Kĩ năng Tổ chức - Phần: Kỹ năng tổ chức hội nghị – Hội thảo

*Kỹ năng Tổ chứcHội nghị – Hội thảoTâm Việt Group*Nội dungTổng quanQuy trình tổ chứcLập kế hoạchChuẩn bịĐiều khiểnTổng kết*Nội dungTổng quanQuy trình tổ chứcLập kế hoạchChuẩn bịĐiều khiểnTổng kết*Cuộc họp là gì? Cuộc họp xảy ra khi hai hay nhiều người:trực tiếp gặp mặt nhau; thông qua phương tiện điện tử; thông qua điện thoại để:chia sẻ thông tin;ra quyết định, kế hoạch hay hành động.*Phân loạiTheo cấp độ:Cấp tỉnh/ thành phố/ địa phương.Cấp bộ.Cấp chính phủ.Cấp quốc gia.Cấp quốc tế.*Phân loạiTheo mục đíchCung cấp thông tin.Trao đổi thông tin.Đào tạo.Thu nhận ý kiến.Ra quyết định.Yêu cầu trợ giúp.*Phân loạiTheo cách thức:Gặp mặt trực tiếp.Tele-conference.Video conference.*Khâu tổ chức quan trọng?Tạo khả năng truyền tải nội dung hiệu quả.Tạo khả năng lĩnh hội nội dung hiệu quả.Tạo ấn tượng và thiện cảm.*Thách thức khi tổ chức?Phối hợp.Xử lý tình huống bất thường.*Nội dungTổng quanQuy trình tổ chứcLập kế hoạchChuẩn bịĐiều khiểnTổng kết*Quy trình tổ chứcBước 1. Lập kế hoạch.Bước 2. Chuẩn bị.Bước 3. Điều khiển.Bước 4. Tổng kết.*Nội dungTổng quanQuy trình tổ chứcLập kế hoạchChuẩn bịĐiều khiểnTổng kết*Lập kế hoạch1. Mục tiêu.2. Thành phần.3. Thời gian.4. Chương trình.5. Địa điểm.6. Trang bị & tài liệu.7. Nguồn lực.*Lập kế hoạchMục tiêu.Thành phần.Thời gian.Chương trình.Địa điểm.Trang bị & tài liệu.Nguồn lực.*Mục tiêuXác định mục tiêu là gì?Điều cần đạt được sau hội nghị – hội thảoTại sao phải xác định mục tiêu?Định hướng cho tất cả các hoạt động khác.*Mục tiêuCác loại mục tiêu:Cung cấp thông tin.Trao đổi thông tin.Đào tạo.Thu nhận ý kiến.Ra quyết định.Yêu cầu trợ giúp.*Mục tiêuCách đặt mục tiêu:Rõ ràng.Ngắn gọn, súc tích.Trọng tâm.Ví dụ:Thông báo tiến độ giải ngân vốn XDCBTập huấn kỹ năng phòng chống sốt rétThông qua luật đất đai sửa đổi*Lập kế hoạchMục tiêu.Thành phần.Thời gian.Chương trình.Địa điểm.Trang bị & tài liệu.Nguồn lực.*Thành phầnXác định thành phần là gì?Những cá nhân, tổ chức được mời tham gia vào hội nghị – hội thảoTại sao phải xác định thành phần?Giúp đạt mục tiêu đề ra.Truyền tải nội dung.Tiếp nhận nội dung.*Thành phầnCác thành phần chủ yếu:Tham dự.Thuyết trình.Điều khiển/ dẫn chương trình.Ban tổ chức.Thư ký.Hỗ trợ.Truyền thông báo chí. *Thành phầnCách xác định thành phần – gắn với mục tiêu:Nội dung thông tin cần truyền đạt và thu nhận.Khả năng đề xuất ý kiến.Quyền hạn và ảnh hưởng đến việc ra quyết định.Quyền hạn và ảnh hưởng đến việc trợ giúp.Quyền hạn và ảnh hưởng đến cung cấp nguồn lực cho việc tổ chức hội nghị – hội thảo.*Lập kế hoạchMục tiêu.Thành phần.Thời gian.Chương trình.Địa điểm.Trang bị & tài liệu.Nguồn lực.*Thời gianXác định thời gian là gì?Xác định thời điểm tổ chứcXác định khoảng thời gian phù hợpTại sao phải xác định thời gian?Truyền tải thông tin.Thu nhận và xử lý thông tin.Ra quyết định.*Thời gianCác phân loại thời gian:Ban ngày.Buổi tối.Ngày làm việc.Ngày nghỉ.*Thời gianXác định thời gian gắn với mục tiêu, thành phần:Tạo thuận lợi cho truyền tải thông tin.Tạo thuận lợi cho thu nhận thông tin/ quyết định.Tối đa không quá 6 tiếng/ ngày, chia làm 4 phần.Đạt mục tiêu, phù hợp với thành phần tham dự.Lưu ý phương án dự phòng cho thời gian.Sử dụng kinh nghiệm quá khứ.*Lập kế hoạchMục tiêu.Thành phần.Thời gian.Chương trình.Địa điểm.Trang bị & tài liệu.Nguồn lực.*Chương trìnhXác định chương trình là gì?Trình tự phối hợp của các hoạt động.Tại sao phải xác định chương trình?Thu nhận thông tin.Tiếp nhận và xử lý thông tin.*Chương trìnhCác phần của chương trình:Đón tiếp.Khai mạc.Nội dung.Kết thúc.*Chương trìnhĐón tiếp:Chào mừng.Chuyển tài liệu.Hướng dẫn chỗ ngồi.*Chương trìnhKhai mạc:Thông báo mục đích – chủ đề.Thông báo chương trình.Thành phần tham dự.Diễn văn/ tiết mục khai mạc.Khen thưởng – ghi nhận.*Chương trìnhNội dung:Thứ tự các nội dung.Cách thức chuyển tiếp.Người chịu trách nhiệmNgười hỗ trợ.Các hoạt động chung:Thư giãn giữa giờ giải laoSổ xố vui...*Chương trìnhKết thúc:Thông qua nghị quyết.Kêu gọi cam kết.Diễn văn bế mạc.Hoạt động chung: Chụp hìnhLiên hoan*Chương trìnhCách xác định chương trình:Đủ để đạt mục tiêu.Phù hợp với đối tượng tham dự.Phù hợp với phân bổ thời gian.*Chương trìnhLưu ý:Lập thời gian chi tiết cụ thể.Các phương án dự phòng.*Lập kế hoạchMục tiêu.Thành phần.Thời gian.Chương trình.Địa điểm.Trang bị & tài liệu.Nguồn lực.*Địa điểmXác định địa điểm là gì?Địa điểm diễn ra.Địa điểm ăn nghỉ và phương tiện đi lại.Tại sao phải xác định địa điểm?Tạo thuận lợi cho việc tham dự.*Địa điểmĐịa điểm tổ chức:Số lượng phòng.Cách bố trí: lớp học, nhà hát, chữ U, bàn tròn.Diện tích phòng: tuỳ theo cách bố trí và yêu cầu trưng bày/ trang trí.Khu vực nghỉ giải lao – trà/ cafe.*Địa điểmĐịa điểm tổ chức (tiếp):Khu vực thảo luận theo nhóm.Khu vực đi lại, lối thoát hiểm, khu vệ sinh.Hệ thống điện, điều hoà, ánh sáng.Bảng chỉ dẫn.Địa điểm của các hoạt động chung.*Địa điểmĐịa điểm nơi ăn nghỉ:Khoảng cách đến nơi tổ chức.Danh sách ghép phòng (nếu cần).Thực đơn.Phương tiện di chuyển.*Địa điểmCách xác định địa điểm phụ thuộc:Số lượng thành phần tham dự.Thời điểm và thời gian diễn ra sự kiện.Yêu cầu của chương trình.*Lập kế hoạchMục tiêu.Thành phần.Thời gian.Chương trình.Địa điểm.Trang bị & tài liệu.Nguồn lực.*Trang bị và tài liệuXác định trang bị & tài liệu là gì?Liệt kê các trang bị cần phải sử dụng.Liệt kê các tài liệu cần sử dụng.Tại sao phải xác định trang bị & tài liệu?Đảm bảo truyền tải thông tin.Đảm bảo tiếp nhận và xử lý thông tin.*Trang bị và tài liệuCác yếu tố liên quan đến Trang bị:LCD, Projector, Slide, VCR, TV, micro.Flip chart, bảng, bút viết.Dụng cụ trình diễn và trang trí.Tai nghe, giấy bút.Công cụ cho các hoạt động chung.*Trang bị và tài liệuCác yếu tố liên quan đến tài liệu:Nghị quyết, thoả thuận, báo cáo, số liệu.Các biểu mẫu cần dùng.Phần thưởng, kỷ niệm chương, quà.*Trang bị và tài liệuCách xác định Trang bị & Tài liệu:Phù hợp với thành phần tham dự.Phù hợp với thời gian phân bổ.Phù hợp với từng nội dung.Phù hợp với địa điểm tổ chức.*Lập kế hoạchMục tiêu.Thành phần.Thời gian.Chương trình.Địa điểm.Trang bị & tài liệu.Nguồn lực.*Nguồn lựcXác định nguồn lực là gì?Nhân lực.Vật lực.Tài lực.Tại sao phải xác định nguồn lực?Triển khai tổ chức thành công.*Nguồn lựcCác yếu tố liên quan đến nhân lực:Đón tiếp.Chỉ dẫn.Bảo vệ. Điều khiển âm thanh, ánh sáng.Điều khiển thiết bị, phát tài liệu.Điều khiển các hoạt động chung.*Nguồn lựcCác yếu tố liên quan đến vật lực:Trang thiết bị.Công cụ dụng cụTài liệu.*Nguồn lựcCác yếu tố liên quan đến tài lực:Địa điểm.Thành phần tham dự.Trang thiết bị và tài liệu.*Nguồn lựcCách xác định nguồn lực:Phương án chi tiết cụ thể cho từng khoản.Tham khảo số liệu để lập kế hoạch chính xác.Đưa ra các phương án dự phòng.*Nội dungTổng quanQuy trình tổ chứcLập kế hoạchChuẩn bịĐiều khiểnTổng kết*Chuẩn bịNguồn lựcĐịa điểmTrang bị & tài liệuThành phầnDiễn tập*Nguồn lựcChuẩn bị nguồn lực gì?Nhân lực.Vật lực.Tài lực.*Nhân lựcPhê duyệt.Điều động.Phổ biến mục tiêu.Huấn luyện đào tạo.Động viên tinh thần.*Vật lựcPhê duyệt.Điều động.Bảo dưỡng/ chuẩn bị.Kiểm tra*Tài lựcPhê duyệt.Giải ngân.Phân bổ cho các phần.*Cách thức chuẩn bị nguồn lựcTiếp cận các nguồn lực cần thiết:Lập đề xuất và kế hoạch chi tiết.Nêu bật lợi ích và tầm quan trọng của các nội dung chuẩn bị.Đặc biệt lưu ý các nguồn lực liên quan đến kế hoạch dự phòng.*Địa điểmChuẩn bị địa điểm là gì?Kiểm soát quyền sử dụng các địa điểm và phương tiện cần thiết.Tại sao phải chuẩn bị địa điểm?Tạo thuận lợi truyền tải nội dung.Tạo thuận lợi thu nhận nội dung.*Địa điểmCác yếu tố liên quan đến đặt chỗ:Hợp đồng – văn bản.Đặt cược – cam kết.Làm rõ khung thời gian (giờ cụ thể).Thời gian để chuẩn bị.Phương tiện đi lại giữa các địa điểm.*Địa điểmCác yếu tố liên quan đến bố trí:Chữ U.Bàn tròn.Theo nhóm.Lớp học.Đặc biệt*Địa điểmCách thức chuẩn bị địa điểm:Văn bản – văn bản – văn bản.Lưu ý các phương án dự phòng.*Trang bị và Tài liệuChuẩn bị trang bị & tài liệu là gì?Hoàn tất và tập kết trang bị & tài liệu.Các yếu tố liên quan:Hợp đồng cung ứng.Tập kết, kết nối thử.Duyệt nội dung các tài liệu.In ấn, đóng tập, chia bộ.*Trang bị và Tài liệuCách thức chuẩn bị trang bị & tài liệu:Văn bản – văn bản – văn bản.Mắt thấy – Tai nghe.Lưu ý các phương án dự phòng.*Thành phầnChuẩn bị thành phần là gì?Thông báo cho các thành phần tham dự.Phối hợp với các thành phần tham dự.Các yếu tố liên quan:Giấy mời, thông báo trước.Phối hợp với các nhân sự thuyết trình.Kế hoạch các cơ quan truyền thông báo chíHọp phân công các nhân sự hỗ trợ.*Thành phầnCách thức chuẩn bị thành phần:Đảm bảo chắc chắn về địa điểm và thời gian.Đánh giá mức độ ưu tiên của các thành phần.Kiểm chứng lại để xác nhận thông tin.Lưu ý các phương án dự phòng.*Diễn tậpDiễn tập là gì?Tự kiểm định diễn biến thực tế.Tại sao phải diễn tập?Tìm ra các thiếu sót để điều chỉnh.*Diễn tậpCác yếu tố liên quan đến diễn tập:Địa điểm như dự kiến.Thời gian như dự kiến.Chương trình như dự kiến.Trang bị – tài liệu như dự kiến.Nhân sự hỗ trợ, thuyết trình như dự kiến*Diễn tậpCách thức diễn tập:Diễn tập nhiều lần.Điều chỉnh ngay những khiếm khuyết.Lưu ý diễn tập cả các p/ án dự phòng.*Nội dungTổng quanQuy trình tổ chứcLập kế hoạchChuẩn bịĐiều khiểnTổng kết*Điều khiểnĐón tiếpKhai mạcNội dungKết thúc*Tại sao phải đón tiếp?Hướng dẫn vị trí.Gây ấn tượngTạo không khí thân thiện.*Các yếu tố liên quan Chào hỏi xã giao.Chuyển các văn kiện, tài liệu.Chỉ dẫn về địa điểm.*Điều khiển phần đón tiếpBố trí nhân lực đầy đủ.Bố trí cửa vào – tránh nhầm lẫn.Nhận diện thành phần tham dự.Thông tin kịp thời các tình huống.Lưu ý các phương án dự phòng.*Khai mạcChính thức mở đầu.Làm rõ mục đích.Tạo sự tập trung.Tạo không khí và ấn tượng.*Điều khiển phần khai mạcTuân thủ thời gian.Nếu chậm trễ -> thông báo công khai.Các nhân sự hỗ trợ vào vị trí.Gây chú ý cho những người tham dự.Tránh các tác động gây mất tập trung.Lưu ý các phương án dự phòng.*Điều khiển phần nội dungPhối hợp diễn biến các phần chính của chương trình.*Điều khiển phần nội dungTuân thủ thứ tự các phần.Theo dõi tiến độ, tuân thủ thời gian.Nhân sự hỗ trợ cho các phần chuyển tiếp.Hướng dẫn khu vực ngồi (nếu thay đổi).Hướng dẫn những người đến muộn.Sự ổn định của âm thanh, ánh sáng.Lưu ý các phương án dự phòng.*Kết thúcTóm tắt kết quả của buổi họp.Tạo sự cam kết.Tạo không khí và ấn tượng.*Điều khiển phần kết thúcCác nội dung đã thống nhất – nghị quyết.Phối hợp trong các hoạt động chung.Hướng dẫn lối đi.Trao quà lưu niệm.Kiểm soát thời gian.Lưu ý phương án dự phòng.*Nội dungTổng quanQuy trình tổ chứcLập kế hoạchChuẩn bịĐiều khiểnTổng kết*Tổng kết1. Thanh quyết toán2. Đánh giá kết quả3. Rút kinh nghiệm4. Chuẩn hoá quy trình *Thanh, quyết toánĐịa điểm.Trang bị & tài liệu.Thành phần.Cách thức:Theo hợp đồng.Lên kết toán tổng thể trước khi TQT.Giải trình đối với tình huống bất thường.*Đánh giá kết quảĐánh giá:Kết quả đạt được so với mục tiêu.Thực tế diễn biến so với kế hoạch ban đầu.*Cách thức đánh giá So sánh kết quả thực tế với mục tiêu.Tập trung vào các mục tiêu quan trọng.Số liệu – số liệu – số liệu.Khách quan – khách quan – khách quan.Đánh giá việc chuẩn bị các p/ án dự phòngXen xét đến các tình huống bất thường.*Rút kinh nghiệmPhát hiện các điểm mạnh – điểm yếu.Phát huy điểm mạnh, loại trừ điểm yếu.*Cách thức rút kinh nghiệmLiệt kê các điểm đã làm tốt.Liệt kê các điểm còn thiếu sót.Liệt kê các điểm có thể làm tốt hơn.Mọi người cùng tham gia.Ghi nhận các tình huống bất thường.*Chuẩn hóa quy trìnhĐảm bảo khiếm khuyết không lặp lại.Cách thức chuẩn hoá quy trình:Trọng tâm vào các quy trình then chốt.Mọi người cùng tham gia góp ý.Bổ sung các tình huống bất thường. Công thức hoá các phần chuẩn bị.*Ôn tập nội dungBước 1. Lập kế hoach.Mục tiêu: 6 mục tiêu.Thành phần: khả năng, quyền hạn, ảnh hưởngThời gian: trong giờ – ngoài gìờ.Chương trình: 4 phần.Địa điểm: 3 yếu tố.Trang bị và tài liệu: truyền đạt, thu nhận, xử lýNguồn lực: 3 loại nguồn lực.*Ôn tập nội dungBước 2: Chuẩn bị.Nguồn lực: phê duyệt – điều động.Địa điểm: văn bản – văn bản – văn bản.Trang bị & tài liệu: mắt thấy – tai nghe.Thành phần: kiểm chứng – phối hợp.Diễn tập: sát thực – thời gian.*Ôn tập nội dungBước 3: Điều khiển.Đón tiếp: thông tin – điều chỉnh.Khai mạc: thời gian – gây chú ý.Nội dung: tiến độ – phối hợp.Kết thúc: thoả thuận – tồn đọng.*Ôn tập nội dungBước 4: Tổng kết.Thanh quyết toán: kết toán, thanh toán.Đánh giá: trọng tâm, khách quan.Rút kinh nghiệm: ưu điểm, nhược điểm.Chuẩn hoá: tình huống, công thức hoá