Kĩ năng lãnh đạo - Phần: Xây dựng và quản lý nhóm làm việc

1Xây dựng và quản lý nhóm làm việcPGS. TS. Trần Văn Bình 2Hiểu thế nào về nhómLàm việc theo nhóm là nền tảng cho tất cả mọi phương thức quản lý thành công.Quản lý tốt các nhóm làm việc là thách thức lớn nhưng rất thú vị đối với bất kỳ nhà quản lý nào cho dù chỉ mới bắt đầu hay đã có kinh nghiệm. 3 3Tæ chøc nhãm lµm viÖc Lµ cùc kú quan träng trong ®iÒu kiÖn kinh doanh hiÖn nay vì:Chñ nghÜa c¸ nh©nChuyªn m«n hẹp Kh«ng cßn quan trọngQuyÒn lùc ¸p ®ÆtSù kång kÒnh nhiÒu tÇng cÊp Thay b»ng TÝnh tËp thÓ Sù ®a d¹ng vÒ chuyªn m«n vµ c«ng viÖc Tù chñ, giao quyÒn Ph¶n øng nhanh, gän 4 4Lµm viÖc theo nhãm ®iÓm m¹nhNÕu nhãm tètKÕt hîp vµ céng h­ưëng thÕ m¹nh cña mäi ngư­êi Đã lµ: 1 + 1 = mét sè lín h¬n 2Ph©n c«ng lao ®éng, tiÕt kiÖm thêi gianT¹o kh«ng khÝ vui vÎ, kh«ng lÎ loiT¹o sù thi ®ua, c¹nh tranhGióp ®ì, chia sÎ kinh nghiÖm vµ häc tËp lÉn nhau 5 5Lµm viÖc theo nhãm Khã khănKhã nhÊt trÝ trong nhãmKhã ra quyÕt ®Þnh nhanhChia sÎ quyÒn lîi vµ tr¸ch nhiÖmC¹nh tranh kh«ng lµnh m¹nhKhã trao ®æi th«ng tinKhã l·nh ®¹o 6Định nghĩa nhómCó rất nhiều định nghĩa về nhóm tuy nhiên tất cả đều ngụ ý rằng:Có nhiều hơn một người tham giaPhải có sự tương tác lẫn nhauMục đích hay dự định chungCùng nổ lực làm việc tập thể Khái niệm nhóm làm việcNhãm lµ sù liªn kÕt cña 2 hay nhiÒu c¸ nh©n cã sù t¸c ®éng qua l¹i vµ phô thuéc lÉn nhau nh»m tho¶ m·n những nhu cÇu nµo ®ã cña c¸c thµnh viªn vµ cïng ®¹t tíi những môc tiªu chung.Thông thường, nhóm làm việc là một tập thể các cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau để phục vụ cho mục đích chung với trách nhiệm tập thể7 8Đặc điểm nhóm làm việc Nhãm víi những con ngư­êi kh¸c nhau t¹o ra văn ho¸ nhãm Thãi quen lµm viÖc vµ sinh ho¹t Quan hÖ giữa c¸c thµnh viªn NiÒm tin, tiªu chuÈn vµ tiªu thøc ®¸nh gi¸ chungMục tiêu của hình thành nhómTùy theo từng trường hợp mà mục tiêu của nhóm sẽ là:Nâng cao năng suất sản xuất;Nâng cao chất lượng sản xuất;Làm cho tất cả người lao động tham gia vào quá trình ra quyết định nhằm nâng cao mức độ thỏa mãn công việc của họ;Xem xét hệ thống và thực tế làm việc để giảm lãng phí thời gian;Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn với khách hàng để nắm rõ các nhu cầu của thị trường.9 10Nhóm chính thức và phi chính thứcNhóm chính thức: do doanh nghiệp thiết lập và thừa nhận một cách điển hình, do đó có những mục tiêu cụ thể nhằm góp phần tiến tới những mục tiêu chung của doanh nghiệpNhóm phi chính thức là các nhóm được thiết lập thông qua tương tác và tiếp xúc giữa những thành viên trong doanh nghiệp 11Các hình thức nhómNhóm điều hànhNhóm đa chức năngNhóm kinh doanhNhóm hỗ trợ chính thứcNhóm dự ánNhóm tao ra sự thay đổiNhóm «nóng »Nhóm công tác tạm thời 12Các hình thức nhóm 13Các hình thức nhóm Thành lập nhómNhóm được thành lập xuất phát từ yêu cầu của DN, tổ chức, cộng đồng.Nhóm có thể theo mô hình Nhóm chính thức hoặc Nhóm phi chính thức.Nhóm gồm có trưởng nhóm và các thành viên của nhóm.Nhóm phải có mục đích rõ ràng và có đủ các nguồn lực để đạt được mục đích đó14Thành phần của nhómThành phần của nhóm có thể là:Những người bạn;Những đồng nghiệp;Những người hoàn toàn xa lạ;Thậm chí là những « đối thủ »15 Phẩm chất cần có của trưởng nhóm 16Khả năng truyền thôngTầm nhìnSự tự tinKỹ năng phân côngKhả năng quan sátTập trung vào kết quảKhả năng hội nhậpTính chu đáoLòng can đảmKhả năng làm việc theo nhómTrách nhiệm của trưởng nhómTrách nhiệm của trưởng nhóm gồm: Trách nhiệm đối với công việc Trách nhiệm đối với cá nhân Trách nhiệm đối với Nhóm17Trách nhiệm đối với công việcLãnh đạo nhóm đạt được mục tiêu công việc là trách nhiệm chính của người lãnh đạo nhóm18Trách nhiệm đối với cá nhânHỗ trợ và khuyến khích mỗi cá nhân trong nhóm;Phân công công việc phù hợp;Giải thích vai trò của từng cá nhân đối với công việc chung của nhóm;Đánh giá thực hiện công việc của từng cá nhân;Bảo vệ cá nhân khi cần thiết19Trách nhiệm đối với NhómĐại diện cho cả nhóm trước lãnh đạo cấp trên;Đại diện cho cấp trên trước nhóm;Phối hợp giữa nhóm với các bộ phận khác hoặc nhóm khác.20Lựa chọn thành viên nhómViệc lựa chọn thành viên tham gia nhóm cần phải dựa trên năng lực chuyên môn, kỹ năng làm việc nhóm và những phẩm chất cá nhân của người đó.Những việc nên và không nên làm trong quá trình lựa chọn các thành viên nhóm gồm:21Lựa chọn các thành viên của nhóm 22Những phẩm chất nào cần có cho vai trò này ?Khẳng định rằng mọi người sẽ phù hợp với vai trò của họPhác thảo nội dung công việc trước khi trao đổiCó thành viên nào thích hợp không ?Đối chiếu các nội dung trong hồ sơ với các chi tiết của cá nhânChỉ dựa vào những lời giới thiệu miệngNhững thế mạnh nổi bật của họ là gì ?Bỏ qua nhiều thiếu sót về những kinh nghiệm đặc biệtChọn những cá nhân thích hợp có nhiều kỹ năngNhững yếu kém có thể khắc phục được không ?Xem xét cẩn thận những thiếu sótHy vọng cả nhóm sẽ theo dõi yếu kém đóSẽ làm việc với người này được không ?Lưu ý những thiếu sót thuộc về tính cáchBỏ qua những biểu hiện cá nhânQuyết định cuối cùng dựa trên mức độ thỏa mãn các vấn đề trênGiao vai trò đã xác định cho cá nhân đáp ứng nhiều nhất các yêu cầu chung của nhómGiao vai trò đã xác định cho cá nhân có kỹ năng vượt trộiNhững điều nên làmNhững điều không nên làmThiết lập mục tiêu của nhómXác định mục tiêu có vai trò quyết định đến sự thành công của nhóm;Tất cả các thành viên trong nhóm cần xác định chính xác mục tiêu mà họ cần hướng tới;Các mục tiêu này là ràng buộc đối với tất cả các thành viên nhóm;Để đạt được kết quả tốt nhất, cần đặt ra các chỉ tiêu đầy thách thức. Tuy nhiên phải có tính khả thi và gắn với mục tiêu chung của tổ chức.23Các tiêu chí cần đạt được khi xây dựng mục tiêu nhómLý tưởng nhất mục tiêu của nhóm được xây dựng theo tiêu chí SMART:Cụ thể (Specific)Có thể đo lường được (Measurable)Được nhất trí (Agreed)Khả thi (Realistic)Có thời hạn xác định (Time contrained)24Những điểm lưu ý khi xây dựng nhómGây dựng tất cả các mối quan hệ có thể có ích cho nhóm (trong và ngoài nhóm);Giữ tất cả các mối quan hệ trong nhóm được ổn định;Đảm bảo tất cả những người liên quan nghe và hiểu rõ những tin tốt đẹp;Nếu có vấn đề ngấm ngầm trong bất cứ mối quan hệ nào của nhóm, hãy giải quyết vấn đề đó một cách nhanh chóng.2526Tổ chức nhóm làm việcNhóm không đơn giản chỉ tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lýNhóm làm việc là một tập thể các cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau để phục vụ cho mục đích chung với trách nhiệm tập thểTrong nhóm, mỗi thành viên tùy theo khả năng, năng lực, cá tính mà được giao những nhiệm vụ, vai trò khác nhau.27 Sơ đồ phân công nhóm Người gieo ý tưởngNgười phản biệnNgười phát triển ý tưởngNgười khai thác Người triểnNguồn lực khaiNgười K. tra/ Người phối hợp Người làm việc Đánh giá trực tiếp Ý tưởngCon người Công việc 28 Tổ chức làm việc nhóm 28Đồng nghiệp nêu ý tưởng mới cho nhómNgười quan sát và theo dõi các ý kiến của nhómThành viên trong nhóm phát biểu, chất vấnTrưởng nhóm đánh giá ý tưởng mới 29Huấn luyện nhómHuấn luyện sẽ giúp:Cải thiện các kỹ năng chuyên môn của các thành viên trong nhóm;Xây dựng các mối quan hệ giữa các thành viên và giữa người quản lý và các thành viên của nhóm;Nâng cao các kỹ năng của toàn nhóm Hình thức huấn luyệnNên sử dụng hình thức huấn luyện ngoại cảnh. Tức là đưa nhóm đến một địa điểm cách xa nơi làm việc để tham gia một buổi huấn luyện;Hãy đưa nhóm đến một nơi đã chọn cùng một chương trình huấn luyện đã được xây dựng kỹ càng;Nên cho người ngoài tham gia vào buổi huấn luyện để họ đưa ra những nhận xét và góp ý khách quan30 Xây dựng chương trình huấn luyệnYêu cầu các thành viên nhóm đánh giá các kỹ năng và yếu kém của họ;Khích lệ các thành viên đặt ra yêu cầu về các kỹ năng cần huấn luyện;Tham khảo các nhà tư vấn để xây dựng khóa huấn luyện cho nhóm.3132 Lµ nhãm cïng chia sÎ mét môc ®Ých lµ lµm cho mäi ng­ưêi cïng thµnh c«ngMét nhãm lµm viÖc tèt cÇn: - TËp hîp những tµi năng c¸ nh©n - Cã cïng mét viÔn c¶nh t­ư¬ng lai - Làm việc trên tinh thần hợp tác - Vµ cã mét ng­ưêi l·nh ®¹o giáiNhãm lµm viÖc tèt33 L·nh ®¹o nhãm cÇnX¸c ®Þnh râ môc tiªu vµ kÕ ho¹ch thùc hiÖn môc tiªu cña nhãm T¹o ra nhiÖt huyÕt, khơi dậy tiềm năng sáng tạo cña c¸c thµnh viªn trong nhóm Kh«ng sî sù kh¸c nhau, coi träng sù kh¸c nhau cña mçi ngư­êi trong nhãm TËp trung vµo ®iÓm m¹nh cña mçi ngư­êi trong nhãmCoi träng sù hç trî vµ hîp t¸c lÉn nhau еo t¹o vÒ c¸ch thøc lµm viÖc trong nhãm cho c¸c thµnh viªn Cã chÝnh s¸ch râ rµng thóc ®Èy kh«ng khÝ lµm viÖc cña nhãm34 C¸c thµnh viªn cña nhãm cÇnThµnh c«ngHiÓu mình, hiÓu ngư­êiQu¶n lý tèt b¶n th©nKü năng truyÒn ®¹t tètL¾ng ngheChia sÎKh¶ năng th­ư¬ng l­ưîng, thuyÕt phôc... 35Hµnh vi kh«ng hiÖu qu¶ khi lµm viÖc nhãmHiÕu th¾ngKh«ng lắng nghe ý kiÕn ng­ưêi kh¸cLÊn ¸t ng­ưêi kh¸c, thÝch g©y ¶nh h­ưëng ¸p ®¶oKhoe khoang thÝch thÓ hiÖnChØ coi träng c¸ nh©n mìnhL¶ng tr¸nh 36Hµnh vi cã hiÖu qu¶ khi lµm viÖc nhãmChia sÎ th«ng tinLµm râ ý nghÜa cña lêi nãi hay th«ng tinTãm t¾t c¸c ý tư­ëng cã liªn quanKiÓm tra tÝnh thùc tiÔnPhèi hîp/ ĐiÒu hoµKhuyÕn khÝch ngư­êi kh¸c 37Những vấn đề của nhómMâu thuẩn không lành mạnhKhông đạt được sự nhất tríNhóm không thể giao tiếpÍt tham giaThiếu tiến bộLãnh đạo vô lý 38Mâu thuẩn không lành mạnhKhông đạt được sự nhất trí 39Nhóm không thể giao tiếp 40Ít tham gia 41Thiếu tiến bộ 42Lãnh đạo vô lý 43Thảo luận nhómHình thức hoạt động nào của nhóm cho phép các thành viên nêu ra những ý kiến đề xuất cải tiến công việc và tiếp thu các ý kiến đóng góp.44Thảo luận Các hình thức có hiệu quả:Duy trì các cuộc họp nhóm định kỳTổ chức thảo luận tổTrao đổi công việc giữa các thành viênTrao đổi riêng giữa nhóm trưởng với các thành viên45 46Đánh giá kết quả thực hiện của nhómĐánh giá kết quả hoạt động của nhóm, nhận dạng những yếu kém, hạn chế để tìm cách khắc phục là quy trình bắt buộc và không thể làm hình thức;Đảm bảo các đánh giá là có cơ sở và trung thực;Có thể sử dụng các chuyên giá đánh giá độc lập từ bên ngoài nếu cần.46 47Các đối tượng và khía cạnh đánh giá 47 48Các đối tượng và khía cạnh đánh giá 48 49Đặc điểm của nhóm hiệu quả và nhóm không hiệu quả