Kĩ năng lãnh đạo - Phần: Lãnh đạo và quản lý

LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝNgười trình bày: PGS TS Trần Văn Bình *ĐÂY LÀ HOẠT ĐỘNG GÌ? * * *THẢO LUẬN Hãy phân tích vai trò của cá nhân hoặc nhóm cá nhân trong một đội đua thuyền, ai là người có vai trò quan trọng nhất? Tại sao? *ĐẶC ĐIỂM CỦA ĐỘI ĐUAHoạt động tập thể gồm nhiều ngườiThành tích của đội phụ thuộc đồng thời vào sức mạnh, tính đồng thời của các tay chèo & chiến thuật của đội đua * *CÁC TAY CHÈOGồm một nhóm từ 10 đến 12 ngườiNhiệm vụ quạt tay chèo nhanh, mạnh và đều theo hiệu lệnh của người cầm nhịp* *NGƯỜI GIỮ NHỊPCầm trống, ngồi ở mũi thuyềnGiữ nhịp chèo của cả đội theo một chiến thuật thích hợp & sao cho thật nhanh, đều* *NGƯỜI CẦM LÁIĐứng ở cuối thuyềnCó nhiệm vụ điều chỉnh bánh lái, giữ cho thuyền đi đúng hướng, vượt qua các khúc quay với quỹ đạo tối ưu nhất* *YẾU TỐ THÀNH CÔNG CỦA ĐỘI ĐUAGồm các tay chèo khỏe mạnh – Các thành viên xuất sắcKhi đua, nhịp chèo của cả đội phải nhanh, mạnh & đều*Chiến thuật đua phù hợpĐi đúng hướng & vượt qua các khúc quay tốt *LIÊN HỆ TRONG TỔ CHỨC DOANH NGHIỆPNgười cầm lái có thể ví như người đóng vai trò lãnh đạo trong doanh nghiệpNgười giữ nhịp cho cả đội là nhà quản lý, điều hành; cònCác tay chèo là đội ngũ các nhân viên* *ĐẶC ĐIỂM CỦA QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH HIỆN NAYQuá trình phức tạp cần nhiều người tham gia cùng thực hiệnCác nguồn lực cho sản xuất, kinh doanh ngày càng khan hiếm và trở nên đắt đỏNhu cầu cần thoả mãn của con người ngày càng đa dạng và phong phúMức độ cạnh tranh ngày càng tăng* * * Vai trò của lãnh đạo và quản lýNhu cầu con người đa dạng và phong phú Sự khan hiếm và khó khăn trong tìm kiếm các yếu tố đầu vào sản xuất Sự cạnh tranh QU¸ TRÌNH S¶N XUÊTNGµY CµNG PHøC T¹PH¬N * * KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ“Phương thức làm cho hoạt động tiến tới mục tiêu được hoàn thành với một hiệu quả cao, bằng & thông qua những người khác” “Quản trị là những hoạt động cần thiết được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung ...” “...Quản lý là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực hiện các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động...” Tổ chức & các mục tiêu của tổ chứcLàm việc với & thông qua những người khácKết quả & hiệu quả * * QUẢN LÝ THỰC SỰSử dụng nguồn lực Quản lý cố gắng để Giảm lãng phí Đạt được kết quả caoĐạt được mục đíchLãng phí  Ít lãng phíĐạt mức cao  Đạt mức thấp Hiệu quả Kết quả Hiệu quả kinh tế & hiệu quả mục đích trong Quản lý * * CHỨC NĂNG CỦA QUẢN LÝLập kế hoạchKiểm traTổ chứcĐiều phốiNhững mục tiêu của tổ chức * * QUÁ TRÌNH CỦA QUẢN LÝSource: Ricky W. Griffin, Management, 4e, Copyright © 1993 by Houghton Mifflin Co., p. 6.Nhà quảnlýMục tiêuNguồn nhân lựcTài chínhThiết bịThông tinLập KHTổ chứcĐiều khiểnKiểm traCác chức năng quản lý*THẢO LUẬN Phân biệt những điểm khác nhau & giống nhau giữa lãnh đạo và quản lý *KHÁC NHAU VÀ GiỐNG NHAU GiỮA LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝPhân biệt sự khác biệt là khá khó khăn. Nhưng rõ ràng là có sự khác biệt.Trong tiếng Anh, nhà lãnh đạo là Leader còn nhà quản lý là ManagerTrong một tập đoàn kinh tế người nắm chức vụ Chủ tịch Công ty được coi là nhà lãnh đạo, người được công ty thuê giữ chức vụ Giám đốc điều hành có thể coi là nhà quản lý *MỘT VÀI ĐỊNH NGHĨA *Lãnh đạo và Quản lý Lãnh đạo – “quá trình tác động tới những người khác để họ hiểu và nhất trí về những việc cần làm và cách thức làm, và là quá trình hỗ trợ những nỗ lực của cá nhân và tập thể để đạt được những mục đích chung” (Yukl, 2010: 26) Quản lý – quá trình bao gồm hoạch định, sắp xếp, dẫn dắt (hay triển khai) và kiểm soát các nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu *So sánh lãnh đạo và quản lýLãnh đạo – quá trình tác động những người khác dựa vào động lực nội tại của họ và tính xác đáng theo chủ quan và lấy những người tuân theo làm cơ sởQuản lý – quá trình tác động những người khác dựa vào động lực ngoại lai của họ và tính hợp pháp được quy định từ bên ngoài * Nhà quản lý, họ là ai?Ngµy x­ưaLµ những ngư­êi thuéc tæ chøc, lu«n nhìn thÊy vµ ®Þnh hư­íng c«ng viÖc cho c¸c thµnh viªn kh¸c cña tæ chøcNgµy nay Nhµ qu¶n lý lµ thµnh viªn cña tæ chøc, ng­ưêi tËp hîp vµ ®iÒu phèi c«ng viÖc cho những ng­ưêi kh¸c.Trong tổ chức bao giờ cũng gồm1. Người thừa hành: người trực tiếp làm công việc hay nhiệm vụ và không có trách nhiệm trông coi công việc của người khác2. Ng­ưêi quản lý: Là những người điều khiển những người khác*NHÀ QUẢN LÝ – HỌ LÀ AI* Nhà quản lý là thành viên của tổ chức, người tập hợp & điều phối công việc cho những người khácNHÀ QUẢN LÝ – HỌ LÀ AI ?* * * Nhà quản lý làm gì?Hãy thực hiện bài tập sau đây:** Hãy lựa chọn câu trả lời thích hợp nhất Theo b¹n vai trß chñ yÕu cña ngư­êi qu¶n lý lµ gì? H·y ®¸nh dÊu vµo c©u mµ b¹n cho r»ng nã m« t¶ chÝnh x¸c nhÊt chøc năng chÝnh cña mét nhµ qu¶n lý.1. Hoµn thµnh mét c«ng viÖc 2. Tæ chøc vµ kiÓm so¸t nh©n viªn ®Ó hoµn thµnh c«ng viÖc ®ư­îc giao ë møc tho¶ ®¸ng 3. Đ«n ®èc nh©n viªn thùc hiÖn c«ng viÖc nh»m ®¹t môc tiªu cña doanh nghiÖp 4. T¹o ®iÒu kiÖn ®Ó nh©n viªn c¶m thÊy hµi lßng víi c«ng viÖc cña hä 5. DÉn d¾t nh©n viªn ®¹t ®ư­îc những môc tiªu ®· ®Ò ra víi nç lùc lín nhÊt * * VAI TRÒ NHIỆM VỤ CỦA NHÀ QUẢN LÝHãy hướng dẫn công việc thay vì thực hiện nó. Thỉnh thoảng, nhà quản trị có thể “xắn tay áo” & làm việc với cả đội về một đề án, công việc cấp bách. Nhưng phải luôn ghi nhớ là nhà quản trị được thuê để quản lý công việc của đội ngũ nhân viên, họ không phải là một phần của đội ngũ nhân viên* VAI TRÒ NHIỆM VỤ CỦA NHÀ QUẢN LÝNhà quản lý có trách nhiệm thuê, huấn luyện, phân công, đánh giá, khen thưởng, khích lệ & sa thải nhân viên. Ở đây, phát triển đội ngũ nhân viên là một phần quan trọng trong công việc của nhà quản lý. * VAI TRÒ NHIỆM VỤ CỦA NHÀ QUẢN LÝNhà quản lý sử dụng quyền lực trên chất lượng công việc & các điều kiện qua đó công việc được thực hiện. Điều này có nghĩa rằng nhà quản trị phải có nhiệm vụ đảm bảo các điều kiện & môi trường làm việc cho nhân viên.Nhà quản lý phục vụ như một mối liên lạc giữa các nhân viên & các nhà quản trị ở cấp cao hơn. * VAI TRÒ NHIỆM VỤ CỦA NHÀ QUẢN LÝNhà quản trị là người động viên nhân viên và đóng góp vào việc xây dựng một nền văn hóa thành tích của tổ chức, doanh nghiệp * Mét sè kü năng cña nhµ qu¶n lý cã hiÖu qu¶NHµ QU¶N Lý HIÖU QU¶ĐÆt môc tiªuGi¶i quyÕt vÊn ®ÒQu¶n lý thêi gianTrao ®æi th«ng tin miÖngKü năng giao tiÕpLµm viÖc theo nhãm tètQu¶n lý xung ®ét*CÙNG TRAO ĐỔI VỀ TRƯỜNG HỢP SAU ĐÂYTrưởng phòng kinh doanh Quốc Hùng** NHỮNG KỸ NĂNG CẦN CÓ CỦA NHÀ QUẢN LÝ Kỹ năng kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ (technical skills): kiến thức, sự lành nghề trong một lĩnh vực cụ thểKỹ năng nhân sự (human skills) Làm việc tốt với những người khác & hiểu họ Xây dựng một nỗ lực hợp tác trong nhóm Động viên & giải quyết xung độtQuan trọng cho tất cả mức độ quản lýKỹ năng tư duy (conceptual skills): Khả năng nhận thức & nhanh chóng đưa ra các giải pháp trong mọi tình huống * YÊU CẦU KỸ NĂNG THEO CẤP QUẢN LÝ NHÀ LÃNH ĐẠO LÀM GÌ?* Sự khác biệt cơ bản giữa nhà quản lý & nhà lãnh đạo ở chỗ, trong khi nhà quản lý làm việc để thi hành các chủ trương của tổ chức thì nhà lãnh đạo là người có sứ mạng tạo ra các chủ trương mới, cải tiến các chủ trương cũ, hoặc khởi xướng các đường lối hành động mớiNHÀ LÃNH ĐẠO LÀM GÌ?*Đề ra mục tiêu, phương hướng cho tổ chức & lãnh đạo tổ chức đạt được những mục tiêu nàyLuôn tìm cách tạo ra một cái gì mới, nổi bật & chưa từng tồn tại trước đóLuôn biểu lộ nghị lực tích cực, tạo sức hấp dẫn thu hút những người khác tự nguyện đi theoNHÀ LÃNH ĐẠO LÀM GÌ?Có tầm nhìn xa, nhưng biết cách hiện thực hóa những ước mơ biến những ý tưởng thành hiện thựcLuôn đón chào sự thay đổi. Không những biết cách khích lệ những người dưới quyền luôn tìm tòi phát kiến mà còn là người đi tiên phong trong việc tạo ra những thay đổi cần thiết cho tổ chức*NHỮNG PHẨM CHẤT CẦN CÓ CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠOLà người nhìn xa trông rộng: Phát hiện & tạo vận mệnh cho tổ chức mà người đó lãnh đạo & phải biết cách truyền tầm nhìn xa đó cho những người đi theo dưới quyềnLà người giải quyết vấn đề: Nhận biết những vấn đề nảy sinh trong tổ chức, doanh nghiệp. Sẳn sàng đối mặt với tư cách là người lãnh đạo, áp dụng nhiều cách tiếp cận khác nhau để giải quyết*NHỮNG PHẨM CHẤT CẦN CÓ CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠOLà người xây dựng tập thể: Mang người khác lại với nhau để tạo nên một tập thể & giúp họ phát huy hết tài năng & cá tính của mình. Cần xây dựng quy tắc hoạt động cho cả nhóm & tiếp thu các ý kiến phản hồi để xây dựng tập thể ngày một tốt hơn*NHỮNG PHẨM CHẤT CẦN CÓ CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠOLà một nhà quản lý giỏi: Là lãnh đạo giỏi phải là người biết quản lý thời gian (sắp xếp và phân bố thời gian), quản lý con người, quản lý cảm xúc (khả năng kìm nén sự cáu giận), quản lý sự căng thẳng (giảm sự căng thẳng do áp lực công việc)*NHỮNG PHẨM CHẤT CẦN CÓ CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠOLà một người truyền đạt: lắng nghe tốt, nói tốt, viết tốt, phỏng vấn tốt, biết cách huấn luyện người khác tốt*NHỮNG PHẨM CHẤT CẦN CÓ CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠOLà một người kiên định: Kiên định không phải là bướng bỉnh, ngang tàng & nhất định không phải là ngông cuồng. Tính kiên định hàm chứa một lý tưởng mà người lãnh đạo & điều hành nhận lãnh như một sứ mệnh để phục vụ doanh nghiệp, tập thể mà mình là người đứng đầu.*NHỮNG PHẨM CHẤT CẦN CÓ CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠO*Là một người có lương tâm: Lương tâm có thể nói vắn tắt là sống có đạo, đạo ở đây là đạo trời, đạo sư, đạo cha mẹ... Đây là một tư tưởng thấm nhuần trong nền văn hóa của nhân loại. Làm kinh tế cũng thế. * Bạn chọn cách giải quyết nào? Bạn là chủ một công ty, có một nhân viên đến trình bày ý kiến để gia tăng hiệu quả công việc. Bạn đã suy nghĩ đến ý kiến đó rồi và sắp sửa triển khai thực hiện. Lúc đó bạn sẽ:Nói với nhân viên ấy là bạn đã nghĩ đến điều đó rồi và cảm ơn sự đóng góp ý kiến;Không đã động gì đến suy nghĩ của bạn trước đây mà chỉ khen ngợi nhân viên về sáng kiến của người đó và mời nhân viên tham gia triển khai sáng kiến.*KỸ NĂNG LÃNH ĐẠOKỹ năng lãnh đạo là sự kết hợp của ít nhất 3 yếu tố:Khả năng nhận thức động lực thúc đẩy con người ở những hoàn cảnh, điều kiện, không gian và thời gian khác nhau;Khả năng khích lệ: tạo sức hấp dẫn và sức cuốn hút để tạo lòng trung thành, sự tận tâm và ước muốn mạnh mẽ làm theo nhà quản lýPhong cách & bầu không khí mà nhà quản lý tạo ra*GÂY DỰNG KĨ NĂNG LÃNH ĐẠO* *PHONG CÁCH LÃNH ĐẠOPhân loại dựa trên việc sử dụng quyền lực:Nhà lãnh đạo “độc tài rộng lượng”:Lắng nghe cấp dưới một cách thận trọng.Ra quyết định theo ý kiến của mình Nhà lãnh đạo chuyên quyền:Ra lệnh & chờ đợi sự phục tùngQuyết đoán, áp đặt thưởng, phạt Quyền lực Nhà quản lý khôn ngoan không cứng nhắc trong phong cách mà sử dụng phong cách nào tùy thuộc vào hoàn cảnh, điều kiệnNhà lãnh đạo dân chủ:Khuyến khích sự tham gia của cấp dướiTham khảo ý kiến cấp dưới *PHONG CÁCH LÃNH ĐẠOPhân loại dựa trên mức độ tham gia của cấp dướiQuyết đoán – áp chế:- Chuyên quyền- Sử dụng hình phạt- Ít tin tưởng cấp dưới Quyết đoán – nhân từ:- Giao quyền + Kiểm soát- Thưởng, phạt- Tiếp thu ý kiến phản hồi Tham vấn:- Sự tham gia- Phần thưởng- Thông tin 2 chiều, tham khảo ý kiến Lãnh đạo theo nhóm:- Quản lý theo mục tiêu- Phần thưởng- Thông tin rộng rãi Mức độ tham gia của cấp dưới Nhà quản lý hướng mạnh mẽ vào cấp dưới thường thu được nhiều thành công hơn do cấp dưới được tham gia vào cả việc thiết lập & thực hiện mục tiêuMÔ HÌNH ỨNG DỤNG*MÔ HÌNH BLANCHARD & HERSEYMô hình bao gồm 2 khái niệm cơ bản: Phong cách lãnh đạoCấp độ phát triểnPHONG CÁCH LÃNH ĐẠOBlanchard & Hersey đã phân loại tất cả các phong cách lãnh đạo thành 4 dạng hành vi:S1: “Nhà lãnh đạo điều khiển”: Các quyết định do nhà lãnh đạo đưa ra & được thông báo đến người thừa hành, vì vậy thông tin liên lạc chủ yếu mang tính một chiều.S2: “Nhà lãnh đạo huấn luyện”: Việc ra quyết định vẫn là đặc quyền của nhà lãnh đạo, nhưng thông tin liên lạc đã mang tính hai chiều nhiều hơn*PHONG CÁCH LÃNH ĐẠOS3: “Nhà lãnh đạo trợ giúp”: Nhà lãnh đạo tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên dưới quyền & tham gia một phần vào việc ra quyết định, nhưng quyền kiểm soát là dành cho các nhân viên cấp dưới. S4: “Nhà lãnh đạo ủy quyền”: Nhà lãnh đạo vẫn tham gia vào việc ra quyết định & giải quyết vấn đề tồn tại, nhưng quyền kiểm soát thuộc về các nhân viên cấp dưới. Nhân viên cấp dưới sẽ quyết định thời điểm & cách thức mà nhà lãnh đạo cùng tham gia vào công việc với họ.*Các cấp độ phát triển – Development levelsD1: Năng lực thấp, mức độ cam kết cao Là những nhân viên mới, họ chưa có các kỹ năng cần có cho công việc. Tuy nhiên, họ khao khát học hỏi và mong mỏi được chỉ dẫn.D2: Năng lực trung bình, mức độ cam kết thấpHọ là những người thừa hành đã có một số kỹ năng thích ứng, nhưng lại không thể làm việc mà không được giúp đỡ. Nhiệm vụ hoặc tình huống có thể trở nên mới mẻ đối với họ.Đã làm việc tại DN một thời gian nên bắt đầu nảy sinh tư tưởng « nhảy việc ».*Các cấp độ phát triển – Development levelsD3: Năng lực khá, mức độ cam kết thất thườngNhững người thừa hành có kinh nghiệm và khả năng, nhưng có thể thiếu động cơ để làm việc nhanh chóng và hiệu quả tư tưởng nhảy việc biểu hiện khá phổ biến.D4: Năng lực cao, mức độ cam kết cao Những người thừa hành có kinh nghiệm trong công việc và cảm thấy tự tin với năng lực cá nhân để có thể làm việc tốt. Thậm chí họ còn giỏi chuyên môn hơn cả nhà lãnh đạo.** Mô hình Blanchard & Hersey*PHƯƠNG PHÁP LÃNH ĐẠO QUẢN LÝPhương pháp kinh tế: Tác động vào đối tượng quản lý thông qua các lợi ích kinh tế, cho họ quyền tự do lựa chọn phương án hoạt động có hiệu quả nhất;Phương pháp hành chính: Tác động thông qua các hệ thống quản lý & kỷ luật của tổ chức, yêu cầu đối tượng quản lý phải chấp hành;Phương pháp giáo dục: Tác động vào nhận thức, tâm lý, tình cảm của đối tượng quản lý nhằm nâng cao sự tự chủ, nhiệt tình của họ trong công việc*10 LỜI KHUYÊN VÀNG CHO CÁC NHÀ LÃNH ĐẠO* *Cùng thảo luậnTại sao một người ở cương vị lãnh đạo, quản lý phải quyết đoán nhưng phải biết lắng nghe?* *Phải quyết đoánMôi trường kinh doanh luôn biến đổi, nhiều cơ hội nhưng cũng đầy thách thứcNhà lãnh đạo, quản lý phải lãnh đạo và quản lý cả một tập thể gồm nhiều người. Mỗi người có lợi ích và cách giải quyết các vấn đề khác nhauNhà lãnh đạo phải có năng lực và có khả năng quyết đoán để không để mất cơ hội* *Nhưng phải biết lắng ngheNếu chỉ một mình, nhà quản lý không thể đủ năng lực và tri thức để bao quát toàn bộ vấn đề đặt ra cho DN, tổ chức,Nhà quản lý giỏi là người biết cách tập hợp và điều phối đội ngũ nhân viên dưới quyền.Biết lắng nghe tốt nhà quản lý sẽ động viên được nhân viên phát huy hết năng lực của mình cho sự thành công của tập thể*MỘT SỐ SAI LẦM THƯỜNG THẤY CỦA CÁC NHÀ LÃNH ĐẠO*Không nghe lời khuyên của cả nhómKhông thay đổi suy nghĩ ngay cả khi đã saiRất ít khi ủy quyền cho người khác để tránh việc quyền lực của bản thân bị giảm đi & thường hạ thấp những người được ủy quyềnMỘT SỐ SAI LẦM THƯỜNG THẤY CỦA CÁC NHÀ LÃNH ĐẠOTuyển dụng những nhân viên có trình độ yếu để họ trở thành những mối đe doạThường e ngại, nghi ngờ những người có trình độ tốt, chia tách nhân viên để dễ dàng kiểm soát nhằm tránh sự đe doạ đến quyền lực của họXen lẫn tính chất cá nhân vào công việc *TRẮC NGHIỆM KHẢ NĂNG LÃNH ĐẠOHãy tự trắc nghiệm lại khả năng lãnh đạo của bạn sau khi tham gia khóa học* *TỰ ĐÁNH GIÁTừ 12 đến 24: Bạn cần phải làm nhiều việc để có thể thực hiện vai trò lãnh đạo của mìnhTừ 25 đến 36: Bạn có tố chất của một người lãnh đạo giỏi, nhưng còn nhiều điểm cần được cải thiệnTừ 37 đến 48: Triển vọng về vai trò lãnh đạo của bạn rất cao nhưng không nên tự mãn. Hãy cố gắng để hiện thực hoá điều đó.