Kĩ năng lãnh đạo - Phần: Kỹ năng điều hành hội thảo

*Kỹ năngĐiều hành Hội thảoTâm Việt GroupKhông thể giải quyết VẤN ĐỀ MỚI bằng TƯ DUY CŨ* Không thể có được *bằng cáchcải tiến Bạn nghĩ bạn CÓ THỂ hay KHÔNG THỂBạn đều đúng!*Nội dungKhái niệm và nguyên tắcChuẩn bị cho một cuộc họpKỹ năng điều hành họpPhương pháp động não*Nội dungKhái niệm và nguyên tắcChuẩn bị cho một cuộc họpKỹ năng điều hành họpPhương pháp động não*Khái niệm và nguyên tắcCuộc họpNhiệm vụ cuộc họpQuy trình cuộc họpNgười điều hànhNguyên tắc điều hànhNhiệm vụ điều hành*Cuộc họp là gì? Cuộc họp xảy ra khi hai hay nhiều người:trực tiếp gặp mặt nhau; thông qua phương tiện điện tử; thông qua điện thoại để:chia sẻ thông tin;ra quyết định, kế hoạch hay hành động.*Phân loạiCác cuộc họp có thể được phân loại:Chia sẻ thông tin;Quyết định hành độngGồm cả hai.*Nhiệm vụ cuộc họpCái mà ta cố gắng đạt được trong cuộc họp Lý do cùng ngồi để ra quyết định cuối cùng*Quy trình cuộc họp Cách làm việc dể cùng hoàn thành nhiệm vụ.Các kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ đề ra.Cải tiến quy trình giải quyết 90% vấn đề*Người điều hành là người lãnh đạo/ quản lý một cuộc họp/ hội thảo/ cuộc thảo luận/ một diễn biến/ hay sự kiện tương tự.*Phân biệtNgười tổ chứcNội dung sự kiệnMục tiêu cần đạtMời người tham dựNgười điều hànhQuản lý diễn biếnPhương phápKỹ thuật sử dụng*Các nguyên tắc điều hànhThực hiện đúng những phần việc của mìnhTránh bị lợi dụngLàm sai chức năngLàm những việc đã hoàn tấtKhông cho phép dùng uy tín để lấn átKhông giải quyết vấn đề một mình*Các nguyên tắc điều hànhTạo môi trường làm việc bình đẳngKhông cho phép chỉ trích người vắng mặtPhải luôn luôn:Khách quanTìm giải pháp và kết quả rõ ràngLàm cho mọi người hiểu và chấp nhận*Nhiệm vụ khi điều hànhKhai mạc, tóm tắt cuộc họp Tuyên bố mục đích, mục tiêu cuộc họp Giải thích và cung cấp chương trìnhNêu các quy tắc cơ bản Bám sát chương trình đã định*Nhiệm vụ khi điều hànhDuy trì nguyên tắc, kỷ luậtĐiều khiển/ hướng cuộc họp đúng mục tiêuVăn bản hoá các kết quảBàn giao tài liệu, kết quả, trách nhiệmXem xét các sự kiện xảy ra và đánh giá*Nội dungKhái niệm và nguyên tắcChuẩn bị cho một cuộc họpKỹ năng điều hành họpPhương pháp động não*Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại*Chuẩn bịMời người tham dựChuẩn bị chương trìnhChọn địa điểmChuẩn bị các thiết bị*Mời người tham dựChọn người tham dựNgười tham dự sẽ làm việc như thế nào?Chi phí và thời gian cho việc đi lại?Có phải đổi lịch nếu họ không tham dự được?*Mời người tham dựĐánh giá mức độ đóng góp:Có thông tin gì để chia sẻ?Có thể đưa ra lời khuyên hay thông tin?Chuyên môn của họ có ích gì không?Có thể thực hiện được các hoạt động không?*Mời người tham dựThông báo với những người tham dự về:Ngày, giờ, địa điểm, mục đích cuộc họpPhải tham gia xây dựng cuộc họpChương trình cuộc họpNhững phương tiện sẵn có (OHP, LCD,...)*Chuẩn bị chương trìnhBiên soạn chương trìnhTránh thời gian có hiệu suất thấpSoạn ngắn gọn và đơn giảnBáo cho người điều hành về mọi thay đổi*Chuẩn bị chương trìnhKhi sắp xếp cấu trúc chương trình cần nhớ:Chi tiết ngày, giờ, địa điểmMục đích chính của cuộc họp phải cụ thểĐể người tham dự biết mình phải làm gìThời gian cho mỗi phần và thứ tự ưu tiênThời gian phân bổ rộng rãi hơn cho mỗi phần*Chuẩn bị chương trìnhPhân bổ chương trìnhXác định vấn đề gì cần đưa ra trong cuộc họpGửi bản thảo chương trình để lấy ý kiếnĐiều chỉnh chương trình và gửi lạiYêu cầu sửa và thông qua chương trình*Chọn địa điểmĐánh giá yêu cầu thực tếChọn địa điểm tại chỗ hay bên ngoàiĐánh giá môi trường xung quanhXác định kích thước, vị trí phòng họpKiểm tra mức độ vọng của âm thanhSự sẵn có của các thiết bị hỗ trợ*Chọn địa điểmĐịa điểm xa:Đến trước để kiểm traHướng dẫn chi tiết cho người tham giaBố trí các biển chỉ dẫn*Chuẩn bị các thiết bịMáy chiếu đa năng (LCD)Đèn chiếu (Overhead Projector)Phim đèn chiếu (Transparency)Bảng kẹp giấy (Flipchart)Bảng trắng, bảng mềm*Chuẩn bị các thiết bịBàn ghếHệ thống âm thanhMáy quay phim, Tivi, VCD, màn hìnhDây dẫn, phích chuyển...Bút viết, giấy A0, A4, thẻ màu...*Nội dungKhái niệm và nguyên tắcChuẩn bị cho một cuộc họpKỹ năng điều hành họpPhương pháp động não*Họp hiệu quảMỗi thành viên có trách nhiệm đảm bảo cho:việc chuẩn bị, tiến hành cuộc họpthực hiện kết quả một cách hiệu quả nhất.*Họp hiệu quảCác hành vi hướng nhiệm vụ:Biên bản - Ghi lại các ý kiến và dữ liệuThời gian - Kiểm soát thời gianƯu tiên - tập trung vào các vấn đề chính trước.Tóm tắt - tập hợp ý tưởng.*Họp hiệu quảCác hành vi hướng nhiệm vụ:Giải thích - giải thích nhầm lẫn và khẳng định lạiDữ liệu - tập trung vào sự kiện, dữ liệu, thông tinQuyết định - xác định sẵn sàng quyết định chưa*Họp hiệu quảCác hành vi hướng quy trình:Tạo điều kiện thực hiện chương trình nghị sự.Tập trung mục tiêu và bước tiếp theo.Điều phối giao tiếp giúp mọi người tham gia.*Họp hiệu quảCác hành vi hướng quy trình:Xây dựng đồng thuậnTìm kiếm lĩnh vực có thể đạt được thoả thuậnKiểm tra sự đồng thuận Khen ngợi - thừa nhận đóng góp *Có hai giai đoạn không thể thống nhất được:trước và sau cuộc họp*Nguyên tắc làm việcChọn một người điều hànhChỉ định người theo dõi thời gianCử một người trình bày kết quảKhuyến khích mọi người đưa ra ý kiến riêng*Nguyên tắc làm việcGiới hạn thời gian phát biểu của mỗi ý kiếnLắng nghe các ý kiến một cách cẩn thậnHỏi kỹ cho đến khi hiểu rõ ý kiến đóng gópKhông phản đối ý kiến của người khácKhông áp đảo tinh thần người khác*Người điều hành làm gì khiNgười có quyền cố chỉ đạo/kiểm soát cuộc họpRời vị trí và xuống ngồi cùng các thành viênTừ chối đề nghị của họHỏi xem liệu anh/ chị có muốn tiếp tụcHỏi ý kiến của nhóm (nếu nhóm ủng hộ mình)*Người điều hành làm gì khiMâu thuẫn cá nhân nảy sinhYêu cầu mọi người bình tĩnh và kiềm chếĐể nhóm ra quyết địnhTập trung vào vấn đề chứ không phải quan hệ*Người điều hành làm gì khiĐi qua sâu vào chi tiết và xa rời vấn đề chínhCắt ngang và lưu ý về nhiệm vụ và mục tiêuYêu cầu viết ra ý tưởng/ ý kiến của họ Đưa vào danh sách vấn đề chưa giải quyết*Người điều hành làm gì khiNhững thoả thuận được lặp đi lặp lạiLưu ý họ sự lặp lại đang xa rời mục đíchNêu vấn đề kế tiếp cần giải quyếtYêu cầu tập trung vào nhiệm vụ, mục tiêu*Người điều hành làm gì khiNhóm thảo luận lạc khỏi chủ đềCan thiệp ngay lập tứcĐưa vào phần chưa giải quyết (quan trọng)Yêu cầu sẽ thảo luận vào buổi khác*Người điều hành làm gì khiKhông khí hỗn loạn đang hình thànhCho giải laoChơi trò chơi nhómTạo điều kiện cho việc đổi chỗ ngồi*20 cách duy trì sự thích thúSử dụng giọng nói hiệu quảKể các giai thoạiDi chuyển trong khi nóiThay đổi tốc độ (cách) thuyết trìnhPhân phát tài liệu*20 cách duy trì sự thích thúKết hợp tên thành viên vào chủ đề thảo luậnSử dụng các công cụ trực quanĐặt câu hỏi đối với các thành viênTổ chức hoạt động theo nhóm nhỏKhác biệt hoá bài trình bày*20 cách duy trì sự thích thúCác ý nghĩ hài hướcSử dụng các cách giao tiếp phi ngôn từXen kẽ các phương phápSử dụng các cách tiếp cận theo nhómKhuyến khích cạnh tranh giữa thành viên*20 cách duy trì sự thích thúThử tiếp cận bằng một cách khác thườngĐi lệch chủ đề của bạnSử dụng âm nhạcCho nghỉ giải lao một cách linh độngThể hiện sự nhiệt tình*Nội dungKhái niệm và nguyên tắcChuẩn bị cho một cuộc họpKỹ năng điều hành họpPhương pháp động não*Phương pháp động nãoGiúp các thành viên thảo luận bằng cách:Xây dựng ý kiến theo kinh nghiệm của họTìm cách khác nhau để giải quyết một vấn đềDùng để khởi tạo ý tưởng*Mục đíchLập danh mục các giải pháp lựa chọnThảo luận, phân tích điểm mạnh, điểm yếuTìm giải pháp tối ưu*Nguyên tắcKhuyến khích càng nhiều ý tưởng càng tốtKhuyến khích sáng tạo ý tưởng mới lạKhông nhận xét hoặc phê bình các ý kiến*Các bước tiến hànhTrình bày vấn đềĐề nghị đưa ra các giải phápNêu 3 nguyên tắc của PP động nãoBài tập khởi động phương pháp động não*Các bước tiến hànhTiến hành động não, thu thập ý tưởngPhân tích:Các thành viên phân tích các dữ kiện đưa raPhân loại ý kiếnLoại bỏ các ý kiến thừa, không liên quanKết thúc: Đưa ra các kết quả*Ưu điểm Nhược điểmDựa trên kinh nghiệmTự lựa chọn giải phápMức độ tham gia caoVấn đề sinh động hơnKhích lệ các ý kiến Tốn nhiều thời gianCần duy trì định hướngSáng tạo sai mục đíchDễ sinh mâu thuẫn*Nội dungKhái niệm và nguyên tắcChuẩn bị cho một cuộc họpKỹ năng điều hành họpPhương pháp động não*Vấn đề cốt lõi của cuộc họp?Nghị quyếtKế hoạch triển khai