Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu nhu cầu

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU NHU CẦU Bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống. Bước phát triển bài toán, đặt vấn đề, hay nghiên cứu sơ bộ. Tìm hiểu các nhu cầu đặt ra đối với hệ thống, tập hợp các thông tin cần thiết cho phép trả lời các câu hỏi: Môi trường, hoàn cảnh, các ràng buộc và hạn chế đối với hệ thống? Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt của hệ thống? Hình dung sơ bộ một giải pháp đáp ứng được các yêu cầu đặt ra? Dự án triển khai một hệ thống mới là có thật sự cần thiết và khả thi không? Kế hoạch và tiến độ triển khai dự án? CÁC VẤN ĐỀ CẦN NẮM TRONG CHƯƠNG Khảo sát và đánh giá hiện trạng Xác lập và khởi đầu dự án KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG Mục đích, nội dung, yêu cầu, chiến lược điều tra. Các nguồn điều tra Các phương pháp điều tra Các qui trình điều tra Phân loại và biên tập thông tin điều tra Nhận xét hiện trạng ĐẠI CƯƠNG VỀ KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG Mục đích khảo sát hiện trạng Một hệ thống mới được xây dựng nhằm thay thế hệ thống cũ có nhiều bất cập. Việc tìm hiểu nhu cầu hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ. Hệ thống cũ đang tồn tại, hoạt động -> nên ta gọi là hiện trạng. Việc khảo sát hiện trạng nhằm: Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống. Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống. Chỉ ra chỗ hợp lý cần kế thừa, chỗ bất hợp lý của hệ thống cần khắc phục. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống; nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản của hệ thống. Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều hành, sự phân cấp quyền hạn. Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các tệp cùng với các phương thức xử lý các thông tin. Thu thập và mô tả các qui tắc quản lý (các qui định, các công thức làm căn cứ cho các quá trình xử lý thông tin) Thu thập chứng từ giao dịch và mô tả các chu trình lưu chuyển và xử lý các thông tin và tài liệu giao dịch. Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng. Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch cho tương lai. Đánh giá, phê phán hiện trạng; đề xuất hướng giải quyết. Lập hồ sơ tổng hợp hiện trạng. Các yêu cầu đối với một cuộc điều tra Trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình hiện tại. Không bỏ sót thông tin. Các thông tin thu thập phải được đo đếm (số lượng, tần suất, độ chính xác, thời gian sống…) Không trùng lắp, phải tiến hành trong một trật tự, sao cho mỗi người được điều tra không bị nhiều người điều tra hỏi đi hỏi lại về một việc. Không gây cảm giác xấu hay phản ứng tiêu cực ở người bị điều tra: phải luôn gợi mở, tế nhị, tuyệt đối không can thiệp vào công việc nội bộ cơ quan, hay làm tăng thêm các mâu thuẩn trong cơ quan. Chiến lược điều tra Một chiến lược bao gồm các yếu tố sau: Các nguồn thông tin điều tra. Các phương pháp áp dụng cho mỗi nguồn thông tin điều tra. Các qui trình điều tra thích hợp. Các nguồn điều tra Các phương pháp điều tra Các phương pháp mô hình hoá Chọn các nguồn và các phương pháp Chọn các qui trình điều tra thích hợp Hình 2.1 – Triển khai một chiến lược điều tra CÁC NGUỒN ĐIỀU TRA Mỗi nguồn thông tin cung cấp các loại thông tin khác nhau -> cần các phương pháp khai thác khác nhau. Các nguồn điều tra: + Người dùng hệ thống + Sổ sách tài liệu + Chương trình máy tính + Tài liệu mô tả qui trình chức trách + Các thông báo Các người dùng hệ thống Nhân viên, cán bộ trong cơ quan, khách hàng, đối tác ngoài cơ quan cần được điều tra đầu tiên. Từ người dùng -> sự hoạt động hệ thống hiện tại, xác định mục tiêu và yêu cầu của từng người dùng. Phương pháp sẽ dùng: phỏng vấn, phiếu điều tra. Các sổ sách, tài liệu Dùng điều tra về các loại dữ liệu, luồng dữ liệu và giao dịch. Phương pháp khai thác: lập danh sách các tài liệu qua tìm hiểu từ người dùng, nghiên cứu từng tài liệu -> các dữ liệu cơ bản và dữ liệu cấu trúc. Cần tránh trùng lắp, thiếu nhất quán trong tên gọi (tránh trường hợp cùng 1 dữ liệu có 2 tên gọi) Các chương trình máy tính Dùng xác định chi tiết về cấu trúc dữ liệu và các quá trình xử lý. Phương pháp tìm hiều: đọc kỹ chương trình và tài liệu kèm theo, chạy chương trình với dữ liệu kiểm chứng. Các tài liệu mô tả qui trình, chức trách Các tài liệu qui định các qui trình làm việc và chức trách của các cán bộ nhân viên trong cơ quan. Giúp hiểu thêm chi tiết về công việc các người dùng. Phương pháp khai thác: đọc tài liệu -> thu gom chi tiết có ích. Các thông báo Thông báo: chứng từ giao dịch, giấy nhắc nợ,… tìm hiểu loại đầu ra cần thiết với các người dùng. Nhận xét: Mỗi nguồn điều tra chỉ cho một số thông tin. Phải lấy thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐIỀU TRA Nghiên cứu tài liệu viết Quan sát Phỏng vấn Phiếu điều tra Nghiên cứu tài liệu viết Đây là sự quan sát trực tiếp. Nghiên cứu các chứng từ giao dịch (hóa đơn, phiếu thanh toán, các loại sổ sách, tệp máy tính, các tài liệu tổng hợp: kế hoạch, thống kê, biên bản, nghị quyết…) hoạt động chung của cơ quan, các dữ liệu cơ bản, dữ liệu cấu trúc. Thường kết hợp với phỏng vấn mức thấp (thao tác, thừa hành) -> chi tiết hóa mô hình hệ thống. Tập hợp các phương pháp điều tra Nghiên cứu các tài liệu Phỏng vấn Quan sát Quan sát về chất Quan sát về lượng Tiến hành không theo tài liệu viết Tiến hành kèm với tài liệu viết Tài liệu đã hoàn chỉnh Tài liệu để làm tiếp Tài liệu giao dịch: hóa đơn, phiếu thanh toán… Tài liệu lưu: sổ sách, tệp…. Tài liệu tổng hợp: kế hoạch, thống kê… Tài liệu để bổ sung: bảng hỏi, phiếu thu nhập… Tài liệu chuẩn bị: cho cuộc hợp, cho máy tính… Phỏng vấn để giải thích các thông tin viết Phỏng vấn để bổ sung các thông tin viết Phỏng vấn để kiểm tra các thông tin viết Phỏng vấn để cập nhật các thông tin viết Tọa đàm (để gợi mở vấn đề) Phỏng vấn cá nhân theo chủ đề Phỏng vấn theo nhóm Ví dụ: Quan sát và ghi chép tiến trình công việc ở một nơi làm việc. Ví dụ: Theo dõi sự di chuyển của một tài liệu được đánh dấu. Ví dụ: Đếm số lần xuất nhập kho trong ngày. Ví dụ: Thống kê tần suất của các hóa đơn trong một năm Ví dụ: Bấm giờ cho một công việc cụ thể. Bảng 2.1 – Phân loại các phương pháp điều tra Quan sát Theo dõi (bằng mắt) tại hiện trường, nơi làm việc, một cách thụ động. Đòi hỏi nhiều thời gian, tỉ mỉ từng chi tiết. Không là phương pháp hữu hiệu để thu thập thông tin cho việc phát triển hệ thống máy tính. Người quan sát thường cảm thấy khó chịu, và họ thường thay đổi cách hành động. Quan sát thường kết hợp với phỏng vấn sẽ có hiệu quả hơn. Phỏng vấn Làm việc hai người hoặc theo nhóm: người điều tra đưa ra câu hỏi và chắt lọc các thông tin cần thiết qua các câu trả lời -> phương pháp cơ bản cho mọi cuộc điều tra. Hai loại câu hỏi: + Câu hỏi mở: có nhiều câu trả lời, người hỏi chưa hình dung hết -> có ích khi người hỏi chưa có ý định rõ ràng, cần thăm dò, gợi mở vấn đề -> người trả lời phải hiểu biết rộng (cán bộ lãnh đạo). + Câu hỏi đóng: các phương án trả lời có thể dự kiến sẵn -> dùng khẳng định một phương án -> có ích khi ta có chủ định điều tra và cần biết rõ chi tiết. Các câu hỏi phải sắp xếp hợp lý, phù hợp chủ định điều tra và khả năng trả lời -> trật tư các câu hỏi: + Thu hẹp dần: câu hỏi tổng quát, hỏi tập trung vào một chủ điểm, chi tiết nhất định. + Mở rộng dần: tập trung vào một vài công việc cụ thể, mở rộng dần phạm vi. + Thắt rồi mở: tập trung vào một chủ điểm, rồi lại khuếch trương ra. Cần thiết lập quan hệ hợp tác trong quá trình phỏng vấn. Người phỏng vấn phải luôn luôn tỏ ra biết chú ý lắng nghe, luôn luôn biểu lộ sự tin cậy, thiện cảm, tôn trọng. Phiếu điều tra Là hình thức phỏng vấn không giáp mặt. Các câu hỏi được liệt kê trong một mẫu điều tra -> người được điều tra ghi các trả lời vào mẫu. Việc sử dụng các loại câu hỏi và trật tự các câu hỏi như phỏng vấn trực tiếp. Tuy nhiên trật tự câu hỏi ở phiếu điều tra chỉ có ý nghĩa sắp xếp vấn đề. Điểm yếu của phiếu điều tra (so với phỏng vấn) là thiếu sự giao tiếp (ngôn ngữ nói, cử chỉ, nét mặt, dáng điệu…) Điểm mạnh là có thể mở rộng diện điều tra, ít tốn kém. CÁC QUI TRÌNH ĐIỀU TRA Qui trình điều tra là một kế hoạch xác định việc khai thác các nguồn điều tra cần được: + Tiến hành theo trật tự nào? + với phương pháp nào? + và thu thập những thông tin nào? Mục đích điều tra là để hiểu rõ hệ thống -> “hiểu là mô hình hóa” Khi điều tra hệ thống -> hình thành dần dần mô hình của hệ thống + sơ lược -> tăng thêm chi tiết; + chưa chính xác -> chính xác; + chưa đầy đủ -> bổ sung đầy đủ hơn. Khi lập một qui trình điều tra cần tuân thủ các nguyên tắc sau: + Hỗ trợ cho phương pháp mô hình hóa + Tiến hành từ trên xuống + Lặp đi lặp lại Qui trình điều tra phải hỗ trợ tốt cho phương pháp mô hình hóa Trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ -> dùng mô hình diễn tả bằng ngôn ngữ tự nhiên, sơ đồ, biểu đồ -> dễ hiểu, dễ dàng trao đổi, thảo luận với người dùng. Qui trình điều tra phải được thiết kế -> khai thác các thông tin trong một mô hình cụ thể. Qui trình điều tra phải được tiến hành trên xuống Ba mức điều tra từ trên xuống: Mức quyết định lãnh đạo (ban giám đốc, hội đồng quản trị, các chuyên gia, cố vấn) -> bao quát hoạt động Mức điều phối, quản lý (các trưởng phòng ban, cửa hàng, phân xưởng…) -> bổ sung thêm chi tiết. Mức thao tác, thừa hành (thủ kho, thủ quỹ, kế toán viên, thư ký…) -> bổ sung chi tiết cụ thể -> mô hình hệ thống rõ nét hơn. Quá trình điều tra phải tiến hành lặp đi lặp lại Điều tra một lần -> khi vào chi tiết, cụ thể -> phát hiện thiếu xót, mâu thuẫn cần lặp đi lặp lại một qui trình điều tra (mô hình sẽ được chỉnh sửa -> hoàn thiện hơn, đầy đủ hơn. PHÂN LOẠI VÀ BIÊN TẬP CÁC THÔNG TIN ĐIỀU TRA Các tiêu chuẩn phân loại như sau: Hiện tại/ tương lai Phải phân biệt rõ ràng hai loại thông tin này. Thông tin hiện tại: phản ảnh thực trạng hiện tại. Thông tin tương lai: phản ảnh sự mong muốn chủ quan hoặc nhu cầu tương lai. Nội bộ/ Môi trường Cần xác định ranh giới của hệ thống -> phải thảo luận kỹ với cơ quan chủ quản. Tĩnh/ Động/ biến đổi Thông tin tĩnh: phản ảnh tình trạng tĩnh tại, ổn định của hệ thống Ví dụ: thông tin mô tả + cấu trúc tổ chức của cơ quan, + tình trạng thiết bị, nhà xưởng, nhân sự, các loại sổ sách… Thông tin động: phản ảnh động thái của hệ thống Ví dụ: + động thái trong không gian: đường đi các tài liệu trong quá trình xử lý. + động thái trong thời gian: thời gian xử lý, các hạn định trong chuyển giao thông tin… Thông tin biến đổi, chế biến dữ liệu Ví dụ: + các qui tắc quản lý, + các công thức tính toán + các điều kiện để khởi động, + các qui trình xử lý… Sự phân biệt nhằm sắp xếp lại các thông tin một cách hệ thống. Sau khi rà soát, phân loại, biên tập lại các thông tin thu thập trong quá trình điều tra -> hình thành bảng trình bày các thành phần và sự hoạt động của hệ thống. Bảng trình bày dùng để trao đổi giữa những người triển khai hệ thống, người dùng và cơ quan chủ quản hệ thống. Bảng trình bày là một tư liệu trong hồ sơ của giai đoạn tìm hiểu nhu cầu. TẬP HỢP CÁC THÔNG TIN THU THẬP Các thông tin về hiện trạng Các thông tin về tương lai Các thông tin về nội bộ hệ thống Các thông tin chung về môi trường, hoàn cảnh Cơ cấu tổ chức, các phòng ban, chức vụ. Các thông tin có cấu trúc (sổ sách, hồ sơ, tệp…) Các thông tin sơ đẳng. Được phát biểu: các lời chỉ trích, phàn nàn; các dự kiến, kế hoạch. Có ý thức rõ rệt, nhưng không phát biểu, phải khéo gợi ý. Vô ý thức, mơ hồ: phải dự đoán. Trong không gian: đường di chuyển các tài liệu. Trong thời gian: đường di chuyển các tài liệu. TĨNH ĐỘNG Các qui tắc quản lý, các tiêu chuẩn cho xử lý. Các công thức tính toán Các điều kiện để khởi động Các qui trình, thuật toán xử lý BIẾN ĐỔI Bảng 2.2 – Sắp xếp các thông tin điều tra NHẬN XÉT HIỆN TRẠNG Tìm ra các yếu kém của hiện trạng -> đây là công việc khó khăn, tế nhị. dễ gây các cảm giác khó chịu và phản ứng không hay của những người trong hệ thống. Nếu không nhận định rõ các yếu kém của hiện trạng và thỏa thuận công khai với người dùng khó xác định mục tiêu dự án phát triển hệ thống mới khó biện minh cho sự cần thiết tồn tại của dự án. Đây là việc không thể trốn tránh nhưng phải thực hiện thận trọng, khiêm tốn, tế nhị. Ba loại yếu kém: Thiếu + Thiếu thông tin cho xử lý + Thiếu nhân lực + Thiếu phương tiện + Bỏ sót công việc đang làm Sự kém hiệu lực + Cơ cấu tổ chức bất hợp lý + Phương pháp xử lý không chặt chẽ + Lưu chuyển giấy tờ bất hợp lý: vòng vèo, quá dài + Giấy tờ, sổ sách trình bày kém, thiếu thông tin + Để xảy ra tình trạng ùn tắc, quá tải, người làm mệt mỏi. Sự tốn kém + chi phí quá cao; + lãng phí vô ích các yêu cầu nảy sinh trong tương lai: Các nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng Các mong muốn, nguyện vọng của nhân viên Các dự kiến, kế hoạch phát triển từ phía lãnh đạo. VÍ DỤ MINH HỌA Hệ cung ứng vật tư ở nhà máy Z. Nhà máy Z là một nhà máy cơ khí lớn. Gần đây bộ phận cung ứng vật tư sản xuất của nhà máy tỏ ra bất cập, không đáp ứng kịp thời các nhu cầu sản xuất tại các phân xưởng. Vì vậy có yêu cầu cải tiến ở bộ phận này. Nhiệm vụ cơ bản Khi các phân xưởng có yêu cầu vật tư, thì bộ phận cung ứng vật tư phải thực hiện mua hàng từ các nhà cung cấp, đưa về đáp ứng kịp thời cho các phân xưởng, không để xảy ra các sai sót về hàng nhận và tiền trả. Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm Thực chất, bộ phận cung ứng vật tư gồm ba tổ, hoạt động tương đối độc lập nhau: Tổ thứ nhất đảm bảo nhiệm vụ đặt hàng dựa trên các dự trù vật tư của các phân xưởng. Tổ này có sử dụng một máy tính, trên đó có mộ hệ chương trình gọi là hệ đặt hàng (ĐH) trợ giúp các việc chọn người cung cấp, làm đơn hàng và theo dõi sự hoàn tất đơn hàng. Tổ thứ hai đảm nhiệm việc nhận và phát hàng. Tổ này cũng có một máy tính, trên đó có một hệ chương trình gọi là hệ phát hàng (PH) trợ giúp cho các việc ghi nhận hàng về và làm thủ tụch phát hàng cho các phân xưởng. Tổ thức ba gọi là tổ đối chiếu và kiểm tra. Sở dĩ có tổ này là vì hai máy tính ở hai tổ đặt hàng và nhận phát hàng là không tương thích cho nên không ghép nối được với nhau. Vì vậy các thông tin về đặt hàng và nhận hàng quản lý ở hai máy tính đó hoàn toàn bị tách rời và do đó hàng về mà không xác định được là hàng cho phân xưởng nào. Chính tổ đối chiếu sẽ lấy thông tin của các đợt đặt hàng và các đợt nhận hàng từ hai tổ nói trên về, khớp lại để tìm ra phân xưởng có hàng, giúp cho tổ thứ hai thực hiện việc phát hàng. Tổ đối chiếu còn có nhiệm vụ phát hiện các sai sót về hàng và tiền để khiếu nại với các nhà cung cấp nhằm chỉnh sửa lại cho đúng. Tổ chiếu làm việc hoàn toàn thủ công. Qui trình xử lý và các dữ liệu xử lý Qua điều tra khảo sát, ta thấy qui trình làm việc, cùng các loại chứng từ giao dịch được sử dụng trong qui trình như sau: Khi có nhu cầu vật tư, một phân xưởng sẽ lập một bản dự trù gởi cho tổ đặt hàng. Trong đó có các mặt hàng được yêu cầu, với các số lượng yêu cầu tương ứng. Tổ đặt hàng trước hết chọn nhà cung cấp để đặt mua các mặt hàng nói trên. Muốn thế, nó dùng máy tính để tìm các thông tin về các người cung cấp được lưu trong tệp NGCCẤP. Sau đó nó thương lượng trực tiếp với người cung cấp được chon (gặp mặt hoặc qua điện thoại). Sau khi đã thỏa thuận. Dùng hệ chương trình đặt hàng để in một đơn đặt hàng. Các thông tin trên đơn hàng được lưu lại để theo dõi trong tệp ĐƠN HÀNG, còn đơn hàng in ra thì gởi tới người cung cấp. Để tiện theo dõi, người ta áp dụng nguyên tắc: mỗi khoản đặt hàng trên một đơn hàng được giải quyết trọn vẹn (nghĩa là không tách, không gộp) một khoản yêu cầu về một mặt hàng trên một bản dự trù. Tuy nhiên một đơn hàng, gồm nhiều khoản, có thể đáp ứng yêu cầu của nhiều dự trù khác nhau. Ngược lại các khoản yêu cầu trên một bản dự trù lại có thể được phân bổ lên nhiều đơn hàng khác nhau, gửi đến các nhà cung cấp khác nhau. Lại chú ý rằng đơn hàng gửi tới nhà cung cấp không chứa thông tin về phân xưởng đã dự trù hàng đặt. Vì vậy cần lưu mối liên hệ giữa các bản dự trù của các phân xưởng với các đơn hàng đã được phát đi trong một tệp DT-ĐH, ở đó đặt liên kết mỗi số hiệu dự trù và mỗi số hiệu mặt hàng với một số hiệu đơn hàng. Nhà cung cấp, căn cứ trên đơn đặt hàng, sẽ chuyển hàng đến nhà máy, kèm phiếu giao hàng. Tổ nhận và phát hàng tiếp nhận hàng đó. Hàng thì cất tạm vào một kho (có nhiều kho), còn thông tin trên phiếu giao hàng cùng địa điểm cất hàng được lưu vào máy tính, trong tệp NHẬN HÀNG. Trên phiếu giao hàng, mỗi mặt hàng được giao đều có ghi rõ số hiệu đơn hàng đã đặt mặt hàng đó (số lượng giao có thể chưa đủ như số lượng đặt). Tuy vậy, như thế vẫn chưa rõ hàng đó là do phân xưởng nào yêu cầu để có thể phát hàng về phân xưởng ngay được. Để giải quyết vướng mắc này, hàng tuần tổ nhận hàng sử dụng hệ chương trình PH, in một danh sách nhận hàng trong tuần, gửi cho tổ đối chiếu, với nội dung như sau: SH giao hàng – Tên NgCấp – SH Mặt hàng – Số lượng nhận – SH đơn hàng. Mặt khác, cũng hàng tuần, tổ đặt hàng sử dụng hệ chương trình ĐH, in ra một danh sách đặt hàng trong tuần, gửi cho tổ đối chiếu, với nội dung như sau: SH đơn hàng – Tên NgCấp – SH Mặt hàng – Số lượng đặt – SH dự trù – Tên PX Tổ đối chiếu khớp hai danh sách này, tìm ra SH đơn hàng và SH mặt hàng chung, và từ đó xác định được lượng hàng nào là cần phát về cho phân xưởng nào. Danh sách các địa chỉ phát được lập và gửi lại cho tổ nhận và phát hàng, để tổ này chuyển hàng kèm phiếu phát hàng cho các phân xưởng. Tổ đối chiếu và kiểm tra còn có nhiệm vụ tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp gửi đến, đối chiếu nó với hàng đã nhận, nếu chính xác thì xác nhận chi lên hóa đơn và gửi cho bộ phận thanh toán (thuộc phòng tài vụ) để làm thủ tục trả tiền. Nếu phát hiện có sự không ăn khớp giữa hàng đặt – hàng nhận và tiền phải trả, thì tổ đối chiếu và kiểm tra khiếu nại với nhà cung cấp để chỉnh sửa lại. Việc kiểm tra thường gặp khó khăn, vì nhiều khi nhà cung cấp thiếu hàng, chưa đáp ứng đủ ngay mà còn nợ lại một phần để giao sau. Về phía nhà máy, có khi chưa đủ tiền để trả đủ theo hóa đơn, mà còn nợ lại một phần để trả sau. Mặt khác, thì tổ đặt hàng lại cũng muốn biết đơn hàng do mình phát ra là đã hoàn tất hay chưa, cho nên tổ này đã yêu cầu bộ phận thanh toán mỗi khi trả tiền cho nhà cung cấp thì gởi cho tổ một bản ghi trả tiền. Thông tin trả tiền này được cập nhật vào tệp ĐƠN HÀNG, nhờ đó biết đơn hàng nào là đã hoàn tất. Qui trình làm việc, các loại dữ liệu chuyển giao và lưu trữ được tóm tắt trong một lưu đồ hệ thống như trong hình 2.2. Tên NGCCẤP Địa chỉ NGCCẤP Điều kiện bán hành SH Mặt Hàng Đơn Giá Chuẩn NGCCẤP SH Dự trù Tên phân xưởng Ngày DT SH Mặt Hàng Lượng y/c DỰ TRÙ (từ phân xưởng) SH Hóa đơn Tên NGCCấp Ngày HĐ SH Mặt Hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền SH Giao hàng HÓA ĐƠN (từ NGCCẤP) Xác nhận chi (gửi Tài vụ) Tệp NGCCẤP Đặt hàng Danh sách đơn hàng Đối chiếu và kiểm tra SH – Giao hàng SH - Đơn Tên phân xưởng SH Mặt Hàng Số lượng giao Phiếu ĐỐI CHIẾU Đơn hàng (gửi NCCẤP) Tệp DT/ĐH Tệp ĐƠN HÀNG Danh sách nhận hàng Nhận và phát hàng SH – Giao hàng Tên NCCấp Ngày GH SH Mặt Hàng Lượng giao SH đơn Phiếu GIAO HÀNG (từ NCCấp) SH – Phát hàng Tên phân xưởng Ngày PH SH Mặt Hàng Lượng phát Phiếu PHÁT HÀNG (tới PX) Tệp NHẬN HÀNG SH – Giao hàng Tên NCCấp Ngày GH nơi cất SH Mặt Hàng Lượng giao SH đơn NHẬN HÀNG SH – Đơn Tên NCCấp Ngày ĐH SH Mặt Hàng Lượng Đặt Đơn giá Lượng nhận Lượng trả tiền ĐƠN HÀNG SH – Dự trù Tên PX Ngày DT SH Mặt Hàng Lượng y/c SH đơn DT/ĐH Hình 2.2 – Lưu đồ hệ thống hệ cung ứng vật tư nhà máy Z Nhận xét hiện trạng Các yếu kém của hệ thống: Thiếu Thiếu một kho hàng dự trữ các mặt hàng thông dụng và rẻ tiền. Đầu tư cho một kho như thế không tốn kém nhiều mà đáp ứng ngay được cho 60% yêu cầu vật tư hàng ngày. Kém Chu trình quá lâu, do khâu chờ đợi địa chỉ phát hàng. Kiểm tra không chặt, luôn để xảy ra sai sót hàng – tiền. Tốn Tốn nhân lực ở khâu đối chiếu và kiểm tra bằng tay. XÁC LẬP VÀ KHỞI ĐẦU DỰ ÁN Sau khi xác định hiện trạng và các yêu cầu tương lai -> xây dựng một hệ thống mới thay thế hệ thống cũ. Cần xác lập và khởi đầu một dự án xây dựng hệ thống mới. Các công việc cần thực hiện: + Xác định phạm vi và các hạn chế của dự án. + Xác định các mục tiêu và ưu tiên của dự án. + Đề xuất một số giải pháp thô và phân tích tính khả thi -> chọn giải pháp. + Lập kế hoạch triển khai dự án. XÁC ĐỊNH PHẠM VI VÀ CÁC HẠN CHẾ Phạm vi Sự thỏa thuận rõ ràng giữa cơ quan chủ quản và người phát triển hệ thống về: phạm vi, ranh giới các vấn đề (tất cả hay vài bộ phận…). Ba loại kích cỡ của cơ quan chủ quản (mức độ phức tạp khác nhau) Cơ quan lớn (qui mô quốc gia hay quốc tế) Nhiều đơn vị phân bố trên địa bàn rộng. Ví dụ: một ngân hàng tập trung, một tập đoàn bảo hiểm, tổng công ty (điện lực, bưu điện, hàng không,…), cơ quan hành chính cấp bộ…. Cơ quan trung bình Một đơn vị có nhiều chi nhánh, văn phòng phân tán về địa lý. Xí nghiệp nhỏ và vừa Giám đốc xí nghiệp hiểu rất rõ về xí nghiệp mình. Trong một cơ quan bất kỳ, hệ thống quản lý thường bao gồm nhiều hệ thống con: + quản lý nhân sự, + quản lý tài chính, + quản lý vật tư, + quản lý sản xuất,… Mỗi hệ thống con này lại gồm nhiều hệ thống thông tin quản lý nhỏ hơn. Ví dụ: quản lý hàng hóa: quản lý kho, xử lý đơn hàng…. Thông thường phải có một nghiên cứu tổng quát về chiến lược tin học hóa công tác quản lý của cơ quan Xác định các hệ con Chọn một số hệ thống đưa vào phạm vi giải quyết của dự án (gọi là ứng dụng) Ranh giới các hệ thống thường không rõ ràng -> sau bước thiết kế sẽ chỉnh sửa lại. Hạn chế Các hạn chế của dự án, thường do cơ quan chủ quản đề xuất: Hạn chế nhân lực Số lượng, trình đo những người tham gia dự án hay những người sử dụng hệ thống sau này. Hạn chế về thiết bị, kỹ thuật Các khả năng có thể đáp ứng của thiết bị và kỹ thuật Hạn chế về tài chính Mức độ đầu tư và chi phí dành cho dự án. XÁC ĐỊNH CÁC MỤC TIÊU VÀ ƯU TIÊN CHO DỰ ÁN Mục đích Mang lại lợi ích nghiệp vụ + Tăng khả năng xử lý; + Đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ một cách tin cậy, chính xác, an toàn, bí mật Mang lại lợi ích kinh tế + Giảm biên chế cán bộ + Giảm chi phí hoạt động + Tăng thu nhập + Hoàn vốn nhah Mang lại lợi ích sử dụng + Nhanh chóng + Thuận tiện Khắc phục các khiếm khuyết của hệ thống cũ; Hổ trợ các chiến lược phát triển lâu dài; Đáp ứng các ưu tiên, ràng buộc và hạn chế đã được áp đặt. Chú ý: Các mục tiêu phải cụ thể -> nhằm đánh giá sự hoàn tất. Ưu tiên Do cơ quan chủ quản và người dùng đề xuất hay do khách quan (ràng buộc về kiến trúc hệ thống, về sử dụng thiết bị, về chi phí, địa điểm, thời hạn thực hiện…). Ví dụ: Xây dựng hệ cung ứng vật tư nhà máy Z. Mục tiêu Rút ngắn thời gian giữa dự trù và phát hàng; Loại trừ sai sót trong việc xử lý đơn hàng. Mục tiêu cụ thể “làm thế nào để đạt được các mục tiêu đại thể đó?” Đưa thêm một kho hàng dự trữ giải quyết các yêu cầu về các mặt hàng thông thường ngay tại kho; Cải tiến cách xác định địa chỉ phát hàng tránh chờ đợi lâu; Cải tiến và thống nhất việc kiểm tra tránh sai sót giữa hàng đặt, hàng nhận và tiền trả. Chuyển công việc của tổ đối chiếu và kiểm tra từ thực hiện thủ công sang thực hiện trên máy tính giảm biên chế cán bộ. Ưu tiên mà cơ quan chủ quản đưa ra: cố gắng tận dụng hai máy tính đã có và các chương trình trên đó. PHÁC HỌA GIẢI PHÁP VÀ CÂN NHẮC TÍNH KHẢ THI Phác họa giải pháp Do mới chỉ tìm hiểu sơ bộ (chưa phân tích kỹ lưỡng) -> đưa giải pháp là sớm -> nhưng tại sao phải đưa giải pháp?: Bên sử dụng không muốn chờ lâu (vì họ sắp phải ra quyết định đầu tư cho hệ thống thông tin mới). Bên xây dựng cần dự toán mức đầu tư cho dự án (phần cứng, phần mềm) và giúp định hướng. Việc đưa giải pháp là sớm -> có thể thực hiện được -> vì chỉ là giải pháp thô với các quyết định sơ lược sau: Chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các biện pháp chính để đáp ứng nhu cầu của người dùng; Kiến trúc tổng thể của hệ thống, bao gồm: + Kiến trúc phần mềm (các hệ thống con, các module chính…) + Kiến trúc phần cứng (mạng, các máy tính, các thiết bị khác…) Giải pháp phải đủ rõ để thuyết phục được bên sử dụng: Về khả năng đáp ứng nhu cầu. Chứng minh tính khả thi. Nên đưa nhiều giải pháp (thể hiện những mức độ tự động hóa khác nhau -> có sự cải tiến quản lý tốt hơn): Tổ chức lại hoạt động thủ công Sự tự động hóa ở mức vừa phải: máy tính giúp một số việc -> không gây đảo lộn lớn. Sự tự động hóa ở mức cao: sự thay đổi lớn về cơ cấu tổ chức và cung cách làm việc. Đánh giá tính khả thi Khả thi về nghiệp vụ Đáp ứng các nhu cầu và nghiệp vụ của bên sử dụng: cung cấp các thông tin nghiệp vụ cần thiết, đúng lúc, đúng nơi? Khả thi về kỹ thuật Các yêu cầu kỹ thuật và công nghệ của giải pháp có thể đáp ứng được không? Khả thi về kinh tế Chi phí cho giải pháp có thể đáp ứng? Giá trị lợi ích mang lại? Ví dụ: hệ cung ứng vật tư nhà máy Z. Sau khi khảo sát kỹ -> đưa ra một số giải pháp sau: Giải pháp 1 Thiết lập 1 kênh liên kết giữa hai máy tính có sẵn -> xóa bỏ tổ đối chiếu và kiểm tra. Hệ Đặt Hàng Hệ Phát Hàng Thêm kênh liên kết Giải pháp 2 Thêm một máy tính để giải quyết khâu đối chiếu -> ba máy tính được kết nối. Hệ Đặt Hàng Hệ Đối Chiếu Thêm một máy tính Hệ Phát Hàng Giải pháp 3 Gộp hệ Đặt hàng vào hệ phát hàng hay ngược lại -> bỏ một máy tính cũ, bỏ tổ đối chiếu và kiểm tra thủ công. Hệ Đặt Hàng + Phát hàng Bỏ một máy tính cũ Giải pháp 4 Bỏ cả hai máy tính cũ -> đưa vào trung tâm máy tính chung của cơ quan -> tổ chức lại các công việc thủ công. TRUNG TÂM MÁY TÍNH Bỏ cả hai máy tính cũ Giải pháp 5 Bỏ tổ đối chiếu và kiểm tra thủ công, giữ lại hai hệ đặt hàng và phát hàng: + Hệ đặt hàng vẫn thực hiện đặt hàng nhưng thêm việc kiểm tra thực hiện đơn hàng. + Hệ phát hàng vẫn nhận và phát hàng nhưng thêm việc quản lý dự trù, quản lý kho hàng dự trữ -> chủ động tìm địa chỉ phát hàng. + Yêu cầu mua hàng và danh sách hàng về được chuyển bằng tay từ hệ phát hàng sang hệ đặt hàng. Hệ Đặt Hàng Mua hàng Kiểm tra thực hiện đơn hàng Yêu cầu mua hàng Hệ Phát Hàng Quản lý các dự trù Quản lý kho dự trữ Nhận và phát hàng Danh sách Hàng về Hóa đơn Dự trù Đơn hàng Giao hàng Phát hàng Tệp quản lý kho Hình 2.3 – Các giải pháp được đề xuất Cân nhắc tính khả thi -> chọn giải pháp: Giải pháp 1 và 2 Không khả thi về mặt kỹ thuật vì: các máy cũ không tương thích -> không ghép nối được. Chỉ chuyển việc đối chiếu kiểm tra từ thủ công sang thực hiện trên máy nhưng không cải tiến qui trình xử lý. Giải pháp 3 Có thể được nếu máy tính đủ mạnh. Tuy nhiên, nếu hai máy không tương thích nhau -> phải viết lại một phần lớn chương trình -> không khả thi về kinh tế. Giải pháp 4 Có ích khi thông tin về cung ứng vật tư còn dùng ở nơi khác. Nếu không, tốn kèm khi viết lại chương trình. Giải pháp 5 Có tính thỏa hiệp, tận dụng cả hai máy tính (thỏa điều kiện ưu tiên). Kho hàng dự trữ và các cải tiến về khâu phát hiện địa chỉ phát hàng (xử lý trên hệ phát hàng) và kiểm tra (xử lý trên hệ đặt hàng). được chọn. LẬP KẾ HOÁCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN Hợp đồng triển khai dự án Dự trù thiết bị và kinh phí Tổ chức nhóm làm việc Sự điều hành dự án Tiến trình dự án Hợp đồng triển khai dự án Khẳng định các nội dung chủ yếu của dự án. Hợp đồng phải chứa các thông tin sau; + Vần đề đặt ra và nhu cầu thông tin; + Phạm vi và hạn chế + Mục tiêu và ưu tiên + Giải pháp và tính khả thi + Dự trù thiết bị và kinh phí + Phân công trách nhiệm và nhân sự. + Phương pháp và tiến trình triển khai. Dự trù thiết bị và kinh phí Dự trù thiết bị Do dự án đang ở giai đoạn khở đầu -> chưa có đầy đủ các căn cứ cho tính toán một cách chính xác. Nhưng việc dự trù thiết bị phải nhanh chóng vì: Việc đặt mua và lắp đặt thiết bị cần có thời gian. Đã biết một số thông tin: + khối lượng dữ liệu cầu lưu trữ lâu dài; + Các dạng làm việc (xử lý theo mẻ, từ xa, tương tác, trực tuyến. + Số lượng người dùng tối đa. + Khối lượng thông tin cầu thu thập. + Khối lượng thông tin cần kết xuất, các tài liệu in ra. Xác định cấu hình của thiết bị: + Mạng hay máy lẻ; + Các thiết bị ngoại vi, đặc biệt là các thiết bị đặc dụng; + Các đường truyền, các PLC (program logic controller) + Các phần mềm cơ bản (hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, các ngôn ngữ lập trình…) Khi đặt mua thiết bị cần cân nhắc các mặt sau: + Chất lượng và giá cả + Điều kiện giao hàng và lắp đặt + Huấn luyện + Bảo hành. Dự trù kinh phí Kinh phí được tính dựa vào: Khối lượng công việc, số người tham gia. Mức độ các đòi hỏi về + chất lượng sản phẩm, + thời hạn hoàn thành, + bảo hành sản phẩm. Kinh phí thường được phân bổ cho các giai đoạn triển khai. Tổ chức nhóm làm việc Hai cách tổ chức: Cách cổ điển: một trưởng dự án, các thành viên thực hiện từng công đoạn phân tích, thiết kế, lập trình… độc lập nhau -> thiếu hợp tác giữa các thành viên. “Nhóm lập trình”: nhóm làm việc bình đẳng -> lập một cấu trúc mềm dẻo: mọi người có thể thay thế nhau. Ở Việt Nam: tổ chức theo dạng nhóm lập trình (ít có sự phân công rõ ràng giữa phân tích, thiết kế) do xem nhẹ việc phân tích và thiết kế -> “lập trình chay”. Sự điều hành dự án Trước đây: nhà tin học nắm tất cả quyền điều hành. Hiện nay: các dự án lớn thường thành lập ban điều hành. Ban điều hành chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định có tính định hướng: + mục tiêu, cách đạt đến mục tiêu. + xác định các mức độ an toàn và cách kiểm tra. + phân phối các nguồn lực: nhân lực, vật lực, ngân quỹ. + kiểm tra sự phát triển đúng đắn của dự án -> đánh giá kết quả so với chỉ tiêu. Ban điều hành làm việc kiểu nhóm họp định kỳ. Tiến trình dự án Phải dự kiến tiến trình phát triển dự án. Có nhiều cách phân chia ba giai đoạn lớn (phân tích, thiết kế, thực hiện) thành các giai đoạn nhỏ. Vấn đề của xác lập dự án là chọn một phương pháp và một tiến trình triển khai thích hợp (phù hợp với kinh nghiệm, thói quen, công cụ có sẵn).