Hệ thống thông tin quản lý

19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Thông tin trong quản lý Trách nhiệm của văn phòng Yêu cầu đối với thông tin Thu thập thông tin Xử lý thông tin 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 1. Thông tin và vai trò thông tin Thông tin - tất cả sự vật, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm hiểu biết của con người, được hình thành trong quá trình giao tiếp. 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 1. Thông tin và vai trò thông tin Thông tin - tất cả những gì được phản ánh trong thế giới vật chất; nội dung của thế giới vật chất mà con người nhận thức được và phụ thuộc vào đặc điểm, tính chất của đối tượng được phản ánh. 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 1. Thông tin và vai trò thông tin Thông tin – một bộ phận tri thức mới về một sự vật hay hiện tượng được con người tiếp nhận và sử dụng vào hoạt động có định hướng, có mục đích của mình dưới các hình thức thích hợp. tri thức + chủ thể + quy trình + vật mang tin + … 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 1. Thông tin và vai trò thông tin Khoa học thông tin? Nghiên cứu các hiện tượng, các quá trình có liên quan tới việc tiếp nhận, phân tích và lựa chọn tin tức, tư liệu mới, trước đây chưa rõ ràng. 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 1. Thông tin và vai trò thông tin VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN KINH TẾ KHOA HỌC QUẢN LÝ 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN NGUỒN LỰC PHÁT TRIỂN KINH TẾ & SẢN XUẤT PHÁT TRIỂN KHOA HỌC LÃNH ĐẠO & QUẢN LÝ GIÁO DỤC & ĐỜI SỐNG CÁC NƯỚC ĐANG PHÁT TRIỂN 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * SỐ LƯỢNG NGƯỜI LAO ĐỘNG … ? Lao động cơ bắp Lao động tri thức Lao động tri thức Lao động tri thức 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * CÁC THUỘC TÍNH CỦA THÔNG TIN CHẤT LƯỢNG KHỐI LƯỢNG GIAO LƯU LAN TRUYỀN;HÌNH THỨC HỮU HẠN/NỘI DUNG VÔ HẠN TÍN HIỆU = THÔNG TIN  VẬT MANG TIN XÁC THỰC; DỄ HIỂU # SAI LẠC; TÙ MÙ - CHÍNH XÁC - PHẠM VI BAO QUÁT - TÍNH CẬP NHẬT - TẦN SỐ SỬ DỤNG GIÁ TRỊ - RIÊNG BIỆT & DỰ BÁO - QUYỀN LỰC TỔ CHỨC - LAO ĐỘNG TRÍ TUỆ - YÊÚ TỐ VẬT CHẤT GIÁ THÀNH 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * MỨC ĐỘ CHẤT LƯỢNG CỦA THÔNG TIN THÔNG TIN NGUYÊN LIỆUDỮ LIỆU (DATA) THÔNG TIN GIÁ TRỊ GIA TĂNG TRI THỨC KẾT QUẢ QUẢN LÝ, KHOA HỌC, CHUYÊN MÔN DỮ LIỆU QUAXỬ LÝ, PHÂN TÍCH, TỔNG HỢP DỮ LIỆU QUAĐIỀU TRA, KHẢO SÁT 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * “Bùng nổ” thông tin SỰ GIA TĂNG MẠNH MẼ CÁC SẢN PHẨM THÔNG TIN CỨ 50 NĂM TRI THỨC KHOA HỌCTĂNG LÊN 10 LẦN CỨ 03 NĂM TRI THỨC QUẢN LÝ TĂNG LÊN 02 LẦN TÀI LIỆU KHÔNG CÔNG BỐNHANH LỖI THỜI PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT THÔNG TIN 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 2. Thông tin trong quản lý Công chức hành chính Mỹ 10,7% thời gian tìm kiếm thông báo, hồ sơ và mẩu nhắn tin qua điện thoại thất lạc. 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 2. Thông tin trong quản lý Quản lý thông tin tốt Giảm trung bình 50% chi phí trong lao động và bảo trì các hệ thống tự động hoá, tránh được đáng kể việc phát triển các hệ thống thừa; Cơ quan giảm trung bình được 40% thời gian truy cập và phục hồi các bản ghi và giảm chi phí trung bình tới 50% cho việc bảo quản các hồ sơ tài liệu. 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 2. Thông tin trong quản lý Quản lý thông tin tốt Sử dụng thông tin đã có; Thu thập thông tin của tương lai. 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 2. Thông tin trong quản lý Thông tin – nhu cầu thiết yếu của quá trình lãnh đạo, quản lý. Quản lý phải có hệ thống thông tin được tổ chức khoa học nhằm cung cấp kịp thời, chính xác các thông tin thuộc mọi lĩnh vực để đưa ra quyết định. Chuẩn bị, thông qua và thực hiện một chuỗi những quyết định kế tiếp nhau từ những cơ sở thông tin đã được xử lý Sự cô đặc thông tin, tổng hợp thông tin về sự kiện, hiện tượng đã, đang, sẽ có trong đời sống xã hội… 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Đặc điểm của thông tin trong quản lý 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Đặc điểm thông tin trong khu vực nhà nước: Cơ sở ra quyết định, cung cấp dịch vụ, đánh giá hoạt động, ghi chép lịch sử cơ quan, tổ chức; Khối lượng tăng nhanh chóng và được phổ biến ngày càng rộng rãi; Có giá trị liên tục nhất; được tạo ra, tìm kiếm, xử lý, sắp xếp, lưu trữ và phổ biến rất tốn kém; Phong phú và đa dạng, đa nguồn gốc, đa mục tiêu; phản ánh lịch sử đất nước; Khả năng sẵn có và có thể truy cập phục vụ phát triển các chính sách; Khả năng, sự sẵn sàng cung cấp thông tin - thước đo sự tín nhiệm; Quyền sở hữu thuộc về Chính phủ; Giá trị tăng lên khi chia sẻ Hình thức đa dạng: bản nháp, bản cuối cùng…văn bản, tài liệu nghe nhìn… Tính kịp thời của thông tin quyết định hiệu quả quản lý. 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 2. Thông tin trong quản lý Vai trò của thông tin trong quản lý Cung cấp dữ liệu để ban hành và kiểm tra thực hiện quyết định Góp phần gợi mỏ đối với tư duy lãnh đạo thông qua dự báo vấn đề nhằm đạt hiệu quả tối ưu Góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý:CLTT = CLQL 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Phân loại thông tin 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * THÔNG TIN KINH TẾ THỐNG KÊ KẾ TOÁN KỸ THUẬT(tác nghiệp) THÔNG BÁO, SỰ PHẢN ẢNH VỀ KẾT QUẢ GHI CHÉP, PHÂN TÍCH TỔNG HỢP CÁC HIỆN TƯỢNG VÀ CÁC QUÁ TRÌNH KINH TẾ XÃ HỘI SỐ LỚN BẰNG CÁC PHƯƠNG PHÁP NHƯ ĐIỀU TRA, PHÂN TỔ, SỐ BÌNH QUÂN, CHỈ SỐ, TƯƠNG QUAN, DỰ BÁO… THÔNG TIN BẰNG SỐ CHỈ SỰ QUAY VÒNG VẬN ĐỘNGCỦA CÁC PHƯƠNG TIỆN TÀI CHÍNH, CÁC NGUỒNNHÂN LỰC BẮT BUỘC PHẢI ĐƯỢC THỂ HIỆN TRÊNCÁC CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH, CÁC CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH,TIỀN TỆ THEO PHƯƠNG PHÁP GHI CHÉP RIÊNG BIỆTNHƯ GHI SỔ KÉP, VÀO TÀI KHOẢN GHI CHÉP HIỆN TƯỢNG, SỰ VIỆC: TIẾN ĐỘ SẢN XUẤT (LAO ĐỘNG, VẬT TƯ, PHƯƠNG TIỆN), CÁC SỰ CỐ VÀDIỄN BIẾN KHÁC CỦA QUÁ TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤTHOẶC DO TÁC ĐỘNG CỦA THIÊN NHIÊN GÂY RA 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Các quá trình thông tin 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Quy trình thông tin tư liệu TÌM,PHỔ BIẾN LẬP PHIẾU: - TÁC GIẢ- TÊN TLIỆU-NGUỒN GỐC- DẠNG TLIỆU - NGÔN NGỮ- NHÀ XB- NĂM XB… 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 4. Yêu cầu đối với thông tin Nội dung thông tin phục vụ lãnh đạo Thông tin phục vụ chủ trương, chính sách, chiến lược; Thông tin kiểm tra việc thực hiện các quyết định có tính chất điều hành; Thông tin phục vụ chỉ đạo, giải quyết sự vụ hàng ngày 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 4. Yêu cầu đối với thông tin Những yêu cầu đối với nội dung thông tin phục vụ lãnh đạo Tính chính trị; Tính tối ưu, đầy đủ Tính chính xác Tính mới Tính kịp thời 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 4. Yêu cầu đối với thông tin Tính chính trị Đường lối, chính sách của Đảng; Đúng yêu cầu, sát chức năng nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý; Phù hợp lý tưởng xã hội; Đảm bảo ổn định chính trị. 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 4. Yêu cầu đối với thông tin Tính tối ưu, đầy đủ Phản ảnh, giải đáp được yêu cầu quản lý; Vừa đủ: không thiếu, không thừa; không bỏ sót – tạo cái nhìn toàn diện. 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 4. Yêu cầu đối với thông tin Tính chính xác Phản ánh đúng hiện thực khách quan; Không bóp méo, thêm bớt, suy diễn chủ quan; Đúng nguồn, đúng bản chất thông tin gốc. 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 4. Yêu cầu đối với thông tin Tính mới Không lặp lại Định hướng phát triển 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 4. Yêu cầu đối với thông tin Tính kịp thời Nhanh nhất; Đúng lúc nhất: không sớm quá/muộn quá; Phù hợp tính chất thông tin. 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 5. Thu thập thông tin Nguồn thông tin CẤP TRÊN CẤP DƯỚI CẤP ỦY ĐẢNG ĐOÀN THỂ NGANG CẤP NHÂN DÂN CÁN BỘ TÀI LIỆU SÁCH BÁO THÔNG TINĐẠI CHÚNG NỘI BỘ TIN ĐỒN V.V… VĂN PHÒNG 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Nguồn thông tin theo hình thức 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 6. Xử lý thông tin Quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, yêu cầu đã xác định. Công việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng nghiên cứu của lãnh đạo, tránh sự quá tải, nhiễu thông tin. 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 6. Xử lý thông tin Để lãnh đạo nắm bắt vấn đề cốt lõi, chủ yếu  người làm tin cần chắt lọc, loại bỏ rườm rà, thứ yếu; Làm nổi bật các căn cứ, cơ sở lý luận và sự kiện để lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn. Mục đích xử lý 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 6. Xử lý thông tin Các công đoạn xử lý KIỂM TRA ĐỘ TIN CẬYTHÔNG TIN PHÂN TÍCH,TỔNG HỢPTHÔNG TIN KIẾN NGHỊGIẢI QUYẾTVẤN ĐỀ TÓM LƯỢCTIN XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG,HÌNH THỨCTRUYỀN TIN 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 6. Xử lý thông tin Các công đoạn xử lý KIỂM TRA ĐỘ TIN CẬYTHÔNG TIN Nghiên cứu, phân tích, so sánh, đối chiếu để xác định tính trung thực, mức độ tin cậy của thông tin. Cần thiết phải đến tận nơi để xác định hết tầm quan trọng, tính phức tạp và bản chất của sự việc. 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 6. Xử lý thông tin Các công đoạn xử lý PHÂN TÍCH,TỔNG HỢPTHÔNG TIN Sắp xếp các thông tin đã được kiểm tra, xác minh và phân tích vào mối quan hệ mạch lạc, có hệ thống theo những tiêu chí nhất định như: thời gian, tầm quan trọng, tính phổ biến, sự đúng sai, v.v…, tức là hệ thống hóa thông tin nhằm tiếp nhận thông tin một cách rõ ràng, sáng sủa. Phương pháp tìm hiểu và trả lời về bản chất, nguyên nhân của tình hình mà thông tin phản ánh, cũng có thể để đánh giá một chủ trương, biện pháp, kinh nghiệm, kiến nghị… 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 6. Xử lý thông tin Các công đoạn xử lý KIẾN NGHỊGIẢI QUYẾT Phản ảnh trung thực thông tin nhận được và nêu ra những đánh giá và kiến nghị về việc xử lý thông tin đó. 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 6. Xử lý thông tin Các công đoạn xử lý TÓM LƯỢCTIN Hướng vào vấn đề quan tâm Làm nổi bật khía cạnh mới Chú ý khía cạnh chính trị, song Khách quan, không cường điệu Ngắn, gọn, dồn, nén 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 6. Xử lý thông tin Các công đoạn xử lý XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG,HÌNH THỨCTRUYỀN TIN GỬI TỚI AI? ĐÚNG NGƯỜI CÓ TRÁCH NHIỆM BÁO CÁO BẰNG VĂN BẢN PHƯƠNG TIỆN KỸ THUẬT MIỆNG TRỰC TIẾP/ GIAO BAN 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 6. Xử lý thông tin XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG,HÌNH THỨCTRUYỀN TIN Bảo mật thông tin 19/2/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Xin chân thành cảm ơn! TS. Lưu Kiếm Thanh HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA77-Nguyễn Chí Thanh, Hà NộiĐT: 04.8357083; 04.8359290NR: 04.8636227; DĐ: 0913045209E-mail: luukiemthanh@yahoo.com