Giáo trình Tin văn phòng-2 - Võ Văn Thanh

2.1.2.1. Google Docs Là một dịch vụ miễn phí nằm trong chuỗi sản phẩm Google Drive (one for all – đăng nhập một lần cho tất cả) của Google. Google Docs hiện có 4 chƣơng trình chính gồm: Trang 22 - Google Docs - soạn thảo văn bản. - Google Sheet – tạo bảng tính. - Google Presentation – trình chiếu - Google Form – tạo khảo sát trực tuyến. Các sản phẩm của Google Docs gọn, dễ sử dụng, có thể tƣơng thích với các chƣơng trình Office của Microsoft. Google docs thích hợp để tạo và chỉnh sửa văn bản đơn giản 2.1.2.2. Zoho Docs Zoho Docs là dịch vụ văn phòng trực tuyến của công ty Zoho. Dịch vụ của zoho tuy chƣa có đƣợc số lƣợng ngƣời dùng nhiều nhƣ hai gã khổng lồ Microsoft và Google nhƣng luôn đƣợc đánh giá tốt, và thƣờng xuyên nằm trong những thứ hạng đầu trên thị trƣờng Mỹ và châu Âu. Zoho Docs có 3 chƣơng trình bao gồm: - Zoho Dritter – soạn thảo văn bản. - Zoho Sheet – Tạo bảng tính. - Zoho Show – Trình chiếu. Zoho Docs tƣơng thích tốt với Microsoft Office, kể cả phiên bản 2016. 2.1.2.3. Microsoft Office Online (tên cũ Sky Drive) Đƣợc xem nhƣ dịch vụ văn phòng “chính chủ”, là sự bổ sung cho bộ Microsoft Office 365 nhƣng rút gọn hơn. Giao diện quen thuộc, nền tảng tƣơng thích tốt, Microsoft Office Online luôn đƣợc xem là một tiêu chuẩn của giới văn phòng. 2.2 Sử dụng Email Email (Thƣ điện tử) là một trong những công nghệ internet cơ bản, một tiện ích đƣợc đa số ngƣời có dịch vụ internet sử dụng. Đa số sử dụng Webmail miễn phí, cũng có một số công ty sử dụng Mail Offline chỉ hoạt động trong văn phòng công ty. Sử dụng Email không đơn thuần là nhận rồi gởi, gởi rồi nhận mà đòi hỏi kỹ năng xử lý email tốt nhƣ gởi thƣ hàng loạt, nhận thƣ có phân loại tự động, đồng thời, sử dụng email để đăng ký một số dịch vụ cộng thêm khác. Ngoài ra, việc sử dụng Email để giao tiếp cũng có những bộ qui tắc ứng xử riêng của nó. 2.2.1. Các loại Email miễn phí. Hiện nay, việc có đƣợc một hộp mail là điều không quá khó khi có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ này miễn phí mà đại diện là Gmail của Google. 2.2.1.1. Chọn và sử dụng thích hợp Có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email miễn phí trên thế giới, vậy chúng ta nên lựa chọn dịch vụ của nhà cung cấp nào? Có rất nhiều yếu tố để lựa chọn: Qui mô công ty, mức độ nổi tiếng, chất lƣợng dịch vụ, bảo mật, các dịch vụ đi kèm, các chi phí phát sinh của dịch vụ nâng cao v.v Các dịch vụ email miễn phí đƣợc khuyến khích tại Việt Nam: Trang 23 - Google mail – Gmail - Microsoft mail – Hotmail, live mail (Outlook.com) - Yahoo mail. 2.2.1.2. Đăng ký một account Khi đăng ký một tài khoản email, cần lƣu ý thêm vào địa chỉ email phụ (alternative email address), hoặc số điện thoại nhằm đảm bảo có thể nhận lại password hoặc tài khoản khi có sự cố xảy ra. 2.2.2. Minh họa sử dụng Gmail cơ bản 2.2.2.1. Giới thiệu Gmail Gmail là dịch vụ webmail (sử dụng email bằng trình duyệt web) miễn phí đƣợc cung cấp bởi công ty Google. Gmail luôn đƣợc đánh giá là hộp tƣ tốt nhất trong nhiều năm qua do tính ổn đinh, hoạt động nhanh, dễ sử dụng, bảo mật tốt và có nhiều dịch vụ kèm theo. Hiện tại, Gmail cung cấp miễn phí 15Gb cho dung lƣợng email. Tuy là dịch vụ Webmail nhƣng Gmail có hỗ trợ sử dụng Các chƣơng trình mail sử dụng POP3 và SMTP. Gmail đang là dịch vụ webmail đƣợc ƣa chuộng tại thị trƣờng Việt Nam. 2.2.2.2. Ý nghĩa mục To, CC, BCC, Attach files. - To: Địa chỉ email ngƣời nhận, ngƣời có liên quan trực tiếp hoặc ngƣời phải xử lý công việc đƣợc nêu trong mail. - CC (Carbon Copy): CC đƣợc hiểu nhƣ việc gửi thêm một bản sao của email cho một số ngƣời khác. Những địa chỉ đƣợc ghi trong dòng CC thực chất không khác với việc bạn điền các địa chỉ trong dòng To (cách gửi thông thƣờng), tuy nhiên chỉ nên gởi CC cho những ai có liên quan gián tiếp hoặc những ngƣời cần theo dõi sự việc. - BCC (Blind Carbon Copy): Các địa chỉ đƣợc điền trong dòng BCC, đều sẽ đƣợc ẩn danh nghĩa là không ai biết đƣợc họ đã nhận đƣợc bản copy của email. - Attach files: Gửi tập tin đính kèm. Ngoài việc gởi những thông điệp trong thƣ, email còn giúp mọi ngƣời chia sẻ những tập tin không quá lớn (tối đa 10Mb đối với Gmail) 2.2.2.3. Sự quan trọng của mục Subject Subject là tiêu đề email, nơi khái quát nội dung đƣợc gởi. Ngƣời nhận sẽ đọc subject đầu tiên và dựa vào đó để đƣa ra các hình thức xử lý khác nhau – đọc liền, để đọc sau, để đó và xóa. Ngoài ra, các chƣơng trình lọc email nhƣ lọc thƣ rác, lừa đảo hoặc bộ lọc riêng mà ngƣời dùng tự tạo cũng hoạt động dựa vào Subject email nhận đƣợc - cho email thông qua, đƣa email vào hộp thƣ rác hoặc chặn email lại. Do đó, Subject là mục quan trọng nhất mà ngƣời viết cần để ý đến khi soạn một email. 2.2.2.4. Tạo danh bạ và danh sách nhóm Trang 24 a. Danh bạ Contact/People/Danh bạ là cuốn sổ điện tử, lƣu trữ địa chỉ email và thông tin ngƣời nhận nhằm thuận tiện trong việc tìm kiếm và quản lý cho ngƣời sử dụng. Danh bạ email cũng tƣơng tự nhƣ danh bạ điện thoại chỉ khác biệt là lƣu số điện thoại đƣợc thay đổi bằng việc lƣu địa chỉ email. b. Danh sách nhóm Việc lƣu danh bạ của nhiều ngƣời thành một nhóm là cách quản lý thông tin của những ngƣời có cùng đặc điểm nào đấy mà chúng ta thƣờng xuyên trao đổi. Ví dụ: Trang 25 - Những khách hàng thân thiết. - Bạn cùng phòng - Đồng nghiệp. - V.v Khi gởi mail cho nhóm, có nghĩa là chúng ta gởi mail đồng thời cho tất cả những thành viên trong nhóm. Việc này giống nhƣ chúng ta sử dụng chức năng chat nhóm trong Facebook, Zalo v.v 2.2.2.5. Các cài đặt thiết lập - Đổi mật khẩu Bạn có thể thay đổi mật khẩu Tài khoản Google của mình bất kỳ lúc nào theo các bƣớc sau đây 1. Đăng nhập vào tài khoản Gmail 2. Trong phần "Đăng nhập và bảo mật", chọn Đăng nhập vào Google. 3. Chọn Mật khẩu. Trang 26 4. Nhập thông tin mật khẩu mới của bạn, sau đó chọn Thay đổi mật khẩu. Trang 27 - Ngôn ngữ Thực hiện các bƣớc sau: 1. Mở Gmail 2. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Cài đặt Cài đặt. 3. Chọn tab Chung 4. Chọn phần Ngôn ngữ 5. Khi bạn đã cập nhật xong cài đặt của mình, nhấp vào Lƣu thay đổi ở dƣới cùng của trang. - Trả lời thƣ tự động Thực hiện các bƣớc sau: 1. Mở Gmail 2. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Cài đặt Cài đặt. 3. Chọn tab Chung 4. Chọn phần Trả lời thƣ tự động Trang 28 5. Chọn ngày bắt đầu trả lời thƣ tự động. 6. Chọn ngày kết thúc 7. Viết nội mong muốn vào. 8. Nếu muốn chỉ trả lời thƣ tự động cho ngƣời trong danh bạ thì chọn “Chỉ gởi cho ngƣời có trong danh bạ” 9. Khi bạn đã cập nhật xong cài đặt của mình, nhấp vào Lƣu thay đổi ở dƣới cùng của trang. - Đánh dấu thƣ quan trọng. Nhấn chọn quan trọng cho thƣ - Chữ ký. Thực hiện các bƣớc sau: 1. Mở Gmail 2. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Cài đặt Cài đặt. 3. Chọn tab Chung 4. Chọn phần Chữ Ký, 5. Viết chữ ký mong muốn vào. 6. Khi bạn đã cập nhật xong cài đặt của mình, nhấp vào Lƣu thay đổi ở dƣới cùng của trang. - Kiểm tra tài khoản email khác. 1. Mở ứng dụng Gmail . 2. Ở phía trên bên trái, nhấn vào Menu . 3. Ở bên phải tên ngƣời dùng của bạn, nhấn vào mũi tên Xuống . Trang 29 4. Nhấn vào Thêm tài khoản. 5. Chọn loại tài khoản bạn muốn thêm. a. Nếu bạn sử dụng Office 365, chọn Exchange. b. Nếu bạn kiểm tra email công việc hay trƣờng học qua Outlook cho Windows, chọn Exchange. c. Nếu bạn không thấy dịch vụ email của bạn, chọn Khác. 6. Làm theo các bƣớc trên màn hình để thêm tài khoản của bạn - Hoàn tác Thực hiện các bƣớc sau: 1. Mở Gmail 2. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Cài đặt Cài đặt. 3. Chọn tab Chung 4. Chọn phần Hoàn tác 5. Khi bạn đã cập nhật xong cài đặt của mình, nhấp vào Lƣu thay đổi ở dƣới 2.2.2.6. Label Để quản lý email, mỗi một dịch vụ đều có các thƣ mục dùng để chứa và phân loại thƣ. Gmail sử dụng cả 2 khái niệm thƣ mục (folder) và nhãn (label) để quản lý thƣ. Mỗi thƣ chỉ có thể nằm trong 1 thƣ mục nhƣng có thể đƣợc gắn nhiều nhãn. Các dịch vụ email luôn có các thƣ mục mặc định sau: - Inbox: Lƣu trữ email nhận đƣợc - Outbox: Lƣu trữ email chờ gởi đi. - Drafts: Lƣu trữ bản thảo email/chƣa gởi. - Sent: Lƣu trữ email đã gởi. - Junk/Spam: Lƣu trữ email rác/spam. - Trash/Deleted: Lƣu trữ email đã xóa Ngoài các thƣ mục trên, ngƣời dùng còn có thể tạo đƣợc các thƣ mục riêng Trang 30 1. Mở Gmail 2. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Cài đặt Cài đặt. 3. Chọn tab nhãn 4. Khi bạn đã cập nhật xong cài đặt của mình, nhấp vào Lƣu thay đổi ở dƣới 2.2.2.7. Tạo bộ lọc Bộ lọc (filter) là một công cụ giúp ngƣời dùng quản lý hộp thƣ một cách tự động. Công cụ này có thể chặn thƣ, tự động đƣa thƣ vào thƣ mục đã chỉ định hoặc thực hiện các thao tác khác một cách tự động. Tạo bộ lọc có 2 bƣớc: - Nhận dạng email. Email đƣợc nhận dạng thông qua các yếu tố nhƣ: o Địa chỉ ngƣời nhận, gửi. o Subject o Có hoặc không có từ, hoặc cụm từ nào đó. o Thƣ có đính kèm hay không. o Khoảng thời gian nhận thƣ. Trang 31 o Kích cỡ của thƣ - Xử lý email. Email sau khi đƣợc nhận dạng qua các điều kiện thì sẽ đƣợc xử lý tự động: o Đƣa email vào thƣ mục chỉ định o Đánh dấu hoặc bỏ dấu quan trọng, đã đọc, chƣa đọc o Chuyển tiếp đến địa chỉ email chỉ định o Xóa o Trang 32 2.2.2.8. Sử dụng account gmail để đăng ký dịch vụ khác Mỗi một dịch vụ đƣợc cung cấp trên internet đều cần đăng ký tài khoản. Thƣờng thì tài khoản đăng ký đƣợc xác nhận thông qua địa chỉ email hoặc số điện thoại. Đối với một số trang web dịch vụ của google thì chúng ta sử dụng account của gmail để sử dụng trực tiếp mà không cần phải đăng ký nhƣ: picasa, youtube, Google+, Groups, Google Sites, Google Drive v.v 2.3 Duyệt mail bằng Microsoft Outlook Microsoft Outlook là phần mềm nằm trong bộ Microsoft Office, là phần mềm dùng để duyệt và quản lý email trên máy tính. Đây đƣợc xem là phần mềm duyệt mail đƣợc xác định là chuẩn nhất trên máy tính sử dụng hệ điều hành Windows. Đây là phần mềm rất tuyệt vời mà bất cứ nhân viên văn phòng nào cũng cần phải biết cách sử dụng. 2.3.1. Đặc trƣng của trình duyệt thƣ Microsoft Outlook Microsoft Outlook là một phần mềm mail client, sử dụng các giao thức POP và SMTP để nhận và gửi mail. Email đƣợc lƣu trữ tại máy tính cá nhân nên khi mất kết nối, ngƣời dùng vẫn có thể đọc và quản lý các email đã tải về máy. 2.3.2. Khai báo nhiều tài khoản : 2.3.2.1. Tạo Identify cho các người dùng Trang 33 Hệ điều hành Windows đã hỗ trợ khá nhiều cho các phần mềm của Microsoft, việc tạo định danh ngƣời dùng đƣợc thực hiện tại bản thân Windows mà không cần phải sử dụng phần mềm. Để tạo đinh danh, ta thực hiện các bƣớc sau: 1. Chọn Start 2. Chọn Setting 3. Chọn Account 4. Chọn Email 5. Chọn Add 2.3.2.2. Khai báo thêm tài khoản thư hai để gởi/nhận Trong chƣơng trình MS Outlook, chọn tab File, tại phần Info chọn Add Account Gõ tên hiển thị (Your Name), địa chỉ email (Email Address), sau đó gõ Password 2 lần rồi ấn Next. MS Outlook sẽ tự xác nhận và làm những phần việc còn lại (chỉ đƣợc đối với một số dịch vụ mail trong đó có Gmail, Hotmail). 2.3.3. Cài đặt Address book (Danh bạ email) 2.3.3.1. Tạo Group trong danh bạ Trang 34 Chọn People, sau đó chọn New Contacts, sau đó điền thông tin và chọn lƣu. Làm tƣơng tự với New Contacts Group 2.3.3.2. Import, export address book, message Để chuyển danh bạ từ account của dịch vụ này sang dịch vụ khác hoặc từ dịch vụ webmail sang MS Outlook, chúng ta chọn cách nhập (import) và xuất(export) để nhanh lẹ và thuận tiện. Trong chƣơng trình MS Outlook, chọn tab File, tại phần Open & Export chọn Import/Export. 2 1 Trang 35 2.3.4. Tổ chức hệ thống lƣu trữ mail Cách tổ chức thƣ mục của MS Outlook giống nhƣ cách tạo và quản lý thƣ mục của Windows 2.3.5. Các bộ lọc: cài đặt Rules Gmail sử dụng khái niệm bộ lọc (Filter), còn đối với MS Outlook sử dụng khái niệm qui tắc (rules). Trang 36 Qui tắc tạo rules cũng giống nhƣ qui tắc tạo Filter trong Gmail, tuy nhiên MS Outlook hỗ trợ nhiều điều kiện và hành vi xử lý hơn Gmail. 2.4 Một số dịch vụ email đặt biệt. Các dịch vụ mail miễn phí nhƣ Gmail, Hotmail, Yahoo mail đƣợc gọi chung là Webmail, muốn sử dụng chúng phải kết nối Internet, truy cập tới Website cung cấp dịch vụ Email, sau đó là sử dụng. Ngoài ra, có một loại dịch vụ Email gọi là Mail Offline, đây là dịch vụ Email chỉ hoạt động trong nội bộ công ty: vào công ty, mở máy tính, kết nối mạng cục bộ, sử dụng chƣơng trình mail Offline để gởi thƣ cho nội bộ văn phòng và gởi ra ngoài, dịch vụ nầy giúp công ty kiểm soát nội dung, không rò rỉ thông tin ra bên ngoài. 2.4.1. Ý nghĩa mail offline Mail Offline là một khác niệm sử dụng email mà không cần kết nối internet. Tuy nhiên, việc sử dụng email chỉ bao gồm đọc, quản lý, sắp xếp email cũ v.v.. còn việc gởi và nhận thƣ mới ngƣời dùng vẫn phải cần có kết nối internet. 2.4.2. MS Exchange Đây là hệ thống quản lý dịch vụ mail (hay còn đƣợc gọi là Mail Server) của Microsoft 2.5 Dịch vụ RSS (Really Simple Syndication hoặc Rich Site Summary) 2.5.1. Khái niệm RSS Công nghệ của RSS cho phép ngƣời dùng Internet có thể đặt mua hoặc xem thông tin từ các websites có cung cấp khả năng RSS (RSS feeds); chúng thƣờng là các site có nội dung thay đổi và đƣợc thêm vào thƣờng xuyên. Để có thể dùng công nghệ này, các ngƣời quản trị site đó tạo ra hay quản lí một phần mềm chuyên dụng nhƣ là một hệ thống quản lí nội dung - content management system-CMS), với định dạng XML mà máy có thể đọc đƣợc, có thể biểu diễn các bài tin mới thành một danh sách, với một hoặc hai dòng cho mỗi bài tin và một liên kết đến bài tin đầy đủ đó. Khác với việc mua nhiều ấn bản của các tờ báo hay tạp chí in giấy, hầu hết việc mua RSS là miễn phí. RSS là một đ nh dạng tập tin thuộc họ XML dùng trong việc chia sẻ tin tức Web (Web syndication) đƣợc dùng bởi nhiều website tin tức và weblog 2.5.2. Đặc tả về RSS Chữ viết tắt theo tiếng Anh) dùng để chỉ các chuẩn sau: - Rich Site Summary (RSS 0.91) - RDF Site Summary (RSS 0.9 and 1.0) - Really Simple Syndication (RSS 2.0.0) 2.5.3. Lợi ích RSS thực sự cần thiết với ngƣời quan tâm đến việc cập nhật thông tin nhanh chóng. RSS có thể tập trung nhiều nguồn tin và thông báo ngay lập tức đến ngƣời đặng sử dụng. Trang 37 Trang 38 CHƢƠNG 3. KẾT NỐI XÃ HỘI Với Internet, con ngƣời có vẻ trở nên gần gũi hơn, vƣợt trở ngại khoảng cách địa lý để con ngƣời liên kết lại khi chung một sở thích, một cảm nghĩ, một cách sống, tuy nhiên khi lạm dụng công nghệ, con ngƣời lại cảm thấy cô đơn trƣớc đám đông trong thế giới phẳng: mạnh dạn, linh hoạt trƣớc máy tính, đối diện với ngƣời thật thì ủ rũ, thụ động. Công nghệ cứ phát triển tìm kiếm lợi nhuận, con ngƣời cố liên kết lại để tìm thấy vai trò cá nhân trƣớc xã hội, mạng xã hội mang tính nhân văn hơn nhƣng con ngƣời đứng trƣớc nhiều thách thức hơn: sự vô cảm trƣớc cộng đồng. 3.1 Dịch vụ làm việc nhóm online 3.1.1. Khái niệm Làm việc theo nhóm là tập hợp gồm 2 hoặc nhiều ngƣời để hoàn thành một dự án, công việc theo trình tự, có các công đoạn, có quy trình thông qua một tập thể mà một cá nhân không thể thực hiện đƣợc. Trong đó, mỗi cá nhân có đóng góp nhất định vào kết quả đạt đƣợc. Làm việc nhóm online là một hình thức làm việc nhóm thông qua môi trƣờng internet mà ở đó, các thành viên có thể làm việc, trao đổi, thảo luận với nhau mà không cần trực tiếp gặp mặt. 3.1.2. Các giai đoạn làm việc nhóm Trang 39 - Hình thành: Các cá nhân rời rạc tham gia vào và hình thành nhóm làm việc. Tập hợp của các cá nhân khác biệt này giống thời kỳ khởi đầu của quan hệ tình cảm xã hội. Tâm lý thƣờng thấy là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ, lo âu... - Sóng gió: Công việc bắt đầu đƣợc triển khai một cách chậm chạp, đầy trắc trở. Các cá nhân bộc lộ tính cách, thói quen, sở thích và bắt đầu va chạm mạnh với nhau. Mâu thuẫn nảy sinh và thậm chí dẫn tới xung đột đe dọa sự đổ vỡ của nhóm. Mức độ không hài lòng tăng dần, cảm giác bất mãn tăng lên. Các cá nhân có hành vi không thể chấp nhận đƣợc phải bị đào thải chính trong giai đoạn này. - Chuẩn hóa: Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại đƣợc dàn xếp và giải quyết. Các quan hệ đi vào ổn định. Các tiêu chuẩn đƣợc hình thành và hoàn thiện. Các cá nhân chấp nhận thực tại của nhau. Quan hệ bạn bè, đồng đội thực sự hình thành trong giai đoạn này. Sự chân thành, tin tƣởng trở nên rõ nét hơn. - Thể hiện: Đây là giai đoạn phát triển cao nhất của làm việc theo nhóm. Cảm giác tin tƣởng, hòa nhập, gắn kết mạnh mẽ. Sự háo hức thể hiện rõ. Mức độ cam kết về công việc cao. Cảm giác trƣởng thành thực thụ ở tất cả các thành viên của nhóm. Trong giai đoạn sau đó, nếu việc duy trì tốt, nhóm tiếp tục thể hiện tốt, nếu không, sẽ đi vào giai đoạn Tan rã. Việc kết thúc dự án cũng đƣa làm việc theo nhóm bƣớc vào giai đoạn này. 3.1.3. Những yêu cầu khi tổ chức hoạt động nhóm online - Có nhóm làm việc, có chƣơng trình, nội dung làm việc củ thể - Có sự phân công công việc và theo dõi tiến độ làm việc của mỗi thành viên - Có công cụ để trao đổi, thảo luận mà không cần tập trung nhóm kiểu offline. 3.1.4. Các công cụ hoạt động nhóm trực tuyến 3.1.4.1. Google Group Google Groups là một dịch vụ miễn phí từ Google nơi mà nhóm các ngƣời dùng có thể thảo luận về các sở thích chung. Ngƣời dùng Internet có thể tìm thấy các cuộc thảo luận liên quan đến vấn đề họ quan tâm và tham gia vào các đoạn đối thoại, thông qua cả giao diện web của Google Groups hoặc qua thƣ điện tử. Ngƣời dùng có thể tạo một nhóm mới. Trang 40 Hình 3.1. Giao diện google Group  Đăng nhập và tạo nhóm Để tạo nhóm làm việc với Google Group, ngƣời dùng tối thiểu phải có một tài khoản google hoặc gmail, sau đó truy cập vào trang đăng nhập bằng tài khoản Gmail của mình và chọn nút Create (hoặc TẠO NHÓM...) Hình 3.2. Tạo nhóm làm việc mới bằng cách nhấp vào nút TẠO NHÓM Trang 41  Khai báo thông tin Hình 3.3. Trang khai báo thông tin nhóm Trong trang Create a group, bạn khai báo các thông tin sau: - Tên nhóm: đặt tên cho nhóm này, ví dụ: cbtp12a2 - Địa chỉ Email của nhóm: đặt một địa chỉ Email chung cho nhóm này, ví dụ: cbtp12a2. Nhóm này sẽ có địa chỉ Email chung là cbtp12a2@googlegroups.com và URL để truy cập vào nhóm này sẽ là - Mô tả nhóm: nhập vào các thông tin mô tả về nhóm này, ví dụ: Đây là nhóm lớp 12a2 trƣờng THPT Chuyên Ban Tân Phú năm học 2007-2008  Thêm thành viên cho nhóm Để thành viên cho nhóm, có 2 cách: Cách 1: Gởi thƣ mời tham gia nhóm qua email, những ngƣời đƣợc gởi thƣ mời sẽ nhận đƣợc email thông báo và quyết định có tham gia nhóm hay không bằng cách click vào đƣờng link tƣơng ứng trong email. Để mời tham gia nhóm theo cách 1, chọn Invite members by email và điền các thông tin phù hợp vào. Trang 42 Hình 3.4. Thêm thành viên cho nhóm bằng 2 cách - Enter email addresses of people to invite: nhập vào các địa chỉ email của những ngƣời bạn muốn mời tham gia nhóm, các email cách nhau bởi dấu phẩy (,). - Write an Invitation message: bạn gõ vào nội dung lời mời, xong rồi bạn click nút Invite Member Cách 2: Thêm thành viên trực tiếp, không cần chờ gởi thƣ mời: Bạn chọn Add members directly và cũng điền các thông tin phù hợp vào. Sau khi hoàn tất, sẽ hiện ra các thông tin tổng quát về nhóm mà bạn đã tạo.  Phân quyền cho thành viên trong Group Việc phân quyền cho thành viên là hết sức quan trọng để dễ dàng quản lý và phân công công việc trong khi làm việc nhóm. Google Group cung cấp cách thức phân quyền rất củ thể và hợp lý, ở đó ngƣời điều hành nhóm có thể phân công cho các thành viên các quyền liên quan tới quản lý, hoạt động chỉnh sửa, đăng bài... Hình 3.5. giao diện phân quyền cho thành viên nhóm Trang 43 Những điều lƣu ý khi sử dụng: - Khi một thành viên của nhóm nhận đƣợc email và chọn reply thì email reply đó cũng sẽ đƣợc tự động gởi đến cho tất cả các thành viên của nhóm. - Nếu bạn truy cập Google ở Việt Nam có 1 cách đơn giản hãy thêm đuôi .vn vào các địa chỉ của Google, bạn sẽ tiếp xúc với giao diện tiếng Việt bao gồm cả GGG. - Dung lƣợng lƣu trữ hiện nay không hạn chế, tất cả các thƣ (kể cả file đính kèm) sẽ đƣợc nén lại. - Không cho phép gởi kèm file thi hành (exe, com...). - Không nên dùng hộp thƣ để gởi spam mail hay quảng cáo vì chỉ cần có ngƣời gởi thƣ phản hồi cho Google là họ sẽ xóa nhóm của bạn ngay. - Những địa chỉ không gởi mail đƣợc (sai địa chỉ, hộp thƣ bị đầy) sẽ bị “cấm” trong danh sách. 3.1.4.2. Một số dịch vụ làm việc nhóm online khác Yahoo Group: Yahoo group là một website do hãng Yahoo cung cấp cho ngƣời sử dụng một kho chứa các thông tin trong nhóm bao gồm các điện thƣ (với attachment) và hình ảnh. Yahoo Group đƣợc dùng để mọi ngƣời trong nhóm chia xẻ các thông tin trong nhóm với nhau qua hệ thống điện thƣ (email) mà thành viên không cần biết hay nhớ email của từng ngƣời. Chỉ cần nhớ một email duy nhất để gửi thƣ chính là email của group đó, điều này cũng tƣơng tự nhƣ làm việc với Google Group Khi gửi email vào địa chỉ này thỉ tất cả mọi ngƣời trong nhóm đều nhận đƣợc qua hộp thƣ riêng của mỗi ngƣời. Hình 3.6. Giao diện Yahoo Group Trang 44 Facebook Group: Group Facebook là một chƣơng trình mà Facebook tạo ra để những ngƣời thân quen có thể tạo ra 1 nhóm hay 1 sân chơi riêng để trao đổi nó có thể là: - Công khai/Open (tức ai cũng biết trong nhóm này viết gì nói gì và làm gì) - Nội bộ/Closed (Chỉ có thành viên trong nhóm mới có thể xem và comment bài viết) - Bí mật/secret (Chỉ có thành viên mới tìm đƣợc nhóm và xem bài viết) 3.2 Dịch vụ lƣu trữ trực tuyến 3.2.1. Khái niệm và đặc điểm 3.2.1.1. Lưu trữ trực tuyến là gì? Lƣu trữ trực tuyến (lƣu trữ trên mạng) là dịch vụ lƣu trữ cho phép ngƣời dùng truy cập vào dữ liệu của mình từ bất cứ đâu thông qua web.Dịch vụ lƣu trữ trực tuyến cho phép ngƣời dùng có thể: Sao lƣu, đồng bộ và chia sẻ dữ liệu. Sao lƣu dữ liệu: là thao tác tạo ra một hay nhiều bản sao của một file dữ liệu (gọi là dữ liệu gốc) và lƣu trữ an toàn tại một nơi khác nhằm có thể phục hồi khi dữ liệu gốc bị hƣ hỏng, mất mát. Mỗi bản sao lƣu của file đƣợc gọi là 1 phiên bản (version). Khi sao lƣu dữ liệu, việc lƣu trữ bao nhiêu phiên bản phụ thuộc vào tầm quan trọng của dữ liệu, khả năng mất mát, chi phí, Đồng bộ dữ liệu: là làm cho dữ liệu giống nhau về mọi mặt. Chia sẻ dữ liệu: là cho phép ngƣời khác truy cập và sử dụng dữ liệu của mình. 3.2.1.2. Một số đặc điểm của các website lưu trữ trực tuyến Hiện nay có rất nhiều website cung cấp dịch vụ lƣu trữ trực tuyến và ngƣời dùng có thể thoải mái lựa chọn tùy theo nhu cầu sử dụng của bản thân. Tuy nhiên, xét một cách tổng thể thì có 3 loại dịch vụ lƣu trữ đƣợc cung cấp nhƣ sau: Miễn phí: là dịch vụ lƣu trữ trực tuyến cung cấp cho ngƣời dùng các tính năng cơ bản nhƣ lƣu trữ, đồng bộ và chia sẻ file. Tuy nhiên, thƣờng thì dung lƣợng sẽ bị hạn chế tùy theo nhà cung cấp và tốc độ sẽ không nhanh. Có phí: Cung cấp các dịch vụ tƣơng tự nhƣng với dung lƣợng lƣu trữ lớn hơn, tùy theo gói cƣớc mà ngƣời dùng mua, và tốc độ nhanh. Cả hai: là các website cung cấp cả 2 loại dịch vụ có phí lẫn không có phí. Khi đó, dịch vụ không thu phí nhƣ là một hình thức khuyến mãi, quảng cáo. Sau đó ngƣời dùng muốn nâng cấp để phục vụ nhu cầu cao hơn thì bắt đầu tính phí. 3.2.2. Các dịch vụ lƣu trữ trực tuyến thông dụng 3.2.2.1. Google Drive của Google Google Drive là dịch vụ lƣu trữ trực tuyến vừa đƣợc Google trình làng vào đầu tháng 5 năm 2012 , cho phép ngƣời dùng dễ dàng upload, chia sẻ và đồng bộ hóa dữ liệu lên dịch vụ này. Trang 45 Với Google Drive, ngƣời dùng có thể upload những dữ liệu quan trọng từ máy tính của mình để tạo một bản sao và có thể download để sử dụng những dữ liệu này ở bất kỳ đâu, thông qua máy tính có kết nối Internet. Điều này sẽ phát huy hiệu quả trong trƣờng hợp máy tính hoặc ổ cứng không may hỏng hóc, từ đó những dữ liệu quan trọng của bạn vẫn còn đƣợc nguyên vẹn chứ không bị biến mất hoàn toàn. Một số đặc điểm của Google Drive: - Dung lƣợng lƣu trữ miễn phí lên tới 15GB, có thể lƣu mọi loại tệp từ word, excel, PDF... cho đến các loại file ảnh, video... - Chỉ cần một tài khoản google hoặc Gmail, ngƣời dùng có thể sử dụng tất cả các dịch vụ của Google. Mặt khác, với một smartphone chạy hệ điều hành Android cùng một tài khoản, ngƣời dùng đã có thể sử dụng mọi dịch vụ của google trên điện thoại của mình. - Chức năng lƣu trữ ảnh tự động từ smartphone - Khả năng đồng bộ hóa dữ liệu, đảm bảo các tài liệu, các tệp, thƣ mục trên google sẽ giống nhau trên mọi thiết bị. - Tính năng chỉnh sửa, tạo mới các tài liệu Word, Excel, PowerPoint giúp cho ngƣời dùng có thể làm việc trực tiếp trên internet. - Ngƣời dùng có thể chia sẻ tài liệu, hình ảnh, videos với bạn bè, ngƣời thân. Đặc biệt với tính năng chia sẻ dữ liệu, ngƣời dùng có thể thực hiện làm việc nhóm thông qua internet. Hình 3.7. Giao diện Google Drive Trang 46 Lời khuyên: Ngƣời dùng nên lựa chọn google drive khi bạn có smartphone sử dụng HĐH Android và thƣờng xuyên sử dụng các dịch vụ của google nhƣ: mail, search 3.2.2.2. One Drive của Microsoft OneDrive là một dịch vụ lƣu trữ đám mây của Microsoft, ngƣời dùng có thể sử dụng OneDrive để lƣu trữ các file, folders, ảnh, video trực tuyến thay vì lƣu trữ trên máy tính. Các bạn có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ dữ liệu đƣợc lƣu trữ trên OneDrive ở thiết bị bất kỳ nào nhƣ điện thoại, máy tính bảng, máy tính. Một số đặc điểm của One Drive: - Phần mềm One Drive đƣợc tích hợp sẵn trong hệ điều hành Window 8 trở lên, tuy nhiên, ngƣời dùng hệ điều hành khác vẫn đƣợc hỗ trợ. - Chỉ cần một tài khoản mail Outlook, ngƣời dùng có thể sử dụng tất cả các chức năng của One Drive. - Lƣu trữ mọi loại tệp tin: tài liệu, hình ảnh, video, có tính năng chỉnh sửa, tạo mới và chia sẻ tài liệu Word, Excel, PowerPoint - Dung lƣợng lƣu trữ miễn phí đạt 5GB, ngƣời dùng có thể nâng cấp thêm với nhiều gói cƣớc đa dạng. - Tuy nhiên, One Drive có những quy định khá khắt khe về nội dung lƣu trữ Hình 3.8. Giao diện của One Drive Lời khuyên: One Drive sử dụng tốt nhất khi bạn có máy tính chạy hệ điều hành Windows và có máy tính bảng, điện thoại chạy hệ điều hành windows Phone. 3.2.2.3. Dropbox Dropbox là một ứng dụng lƣu trữ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến. Bất cứ tài liệu nào đƣợc ngƣời dùng lƣu vào Dropbox đều sẽ đƣợc đồng bộ vào trang web Dropbox và các thiết bị di động khác mà chỉ có bạn và những ngƣời mà bạn chia sẻ mới có quyền truy cập các tài liệu đó. Trang 47 Dropbox còn tự động đồng bộ (sync) âm thầm các tài liệu bạn đã lƣu trên cloud của nó cho nên bạn có thể truy cập tài liệu của mình ở bất cứ đâu bạn muốn. Ngay cả khi laptop của bạn bị hỏng thì các dữ liệu bạn đã lƣu trên Dropbox vẫn còn đó. Một số đặc điểm của Dropbox: - Giao diện đơn giản, trực quan nên sẽ dễ dàng sử dụng ngay cả đối với những ngƣời mới bắt đầu. - Có thể lƣu trữ đƣợc mọi định dạng file từ tài liệu Word, Excel, PowerPoint cho đến các file ảnh , video - Sử dụng đƣợc với tất cả các hệ điều hành thông dụng trên thị trƣờng. - Không gian lƣu trữ miễn phí đạt 2GB, tuy nhiên ngƣời dùng có thể nâng cấp với các gói cƣớc đa dạng. - Tuy nhiên, với những ngƣời dùng có những yêu cầu về quản lý cao thì Dropbox chƣa đáp ứng đƣợc. Hình 3.9. Giao diện của Dropbox Lời khuyên: Dropbox dùng tốt nhất trong trƣờng hợp ngƣời dùng muốn có một công cụ lƣu trữ đơn giản hoặc chia sẻ tài liệu cho một nhóm làm việc, đặc biệt thích hợp cho việc lƣu trữ tài liệu học tập của sinh viên. 3.3 Thống kê, điều tra trực tuyến 3.3.1. Khái niệm Khảo sát: là một phƣơng pháp thu thập thông tin từ một số cá nhân (gọi là một mẫu) để tìm hiểu về sự phổ biến lớn hơn mà mẫu đó đƣa ra. Khảo sát trực tuyến: Là một phƣơng pháp khảo sát mà trong đó quá trình khảo sát, thống kê đƣợc thực hiện thông qua mạng internet. 3.3.1.1. Ưu nhược điểm của khảo sát trực tuyến Trong thập kỷ vừa qua, việc áp dụng các phƣơng pháp trực tuyến vào nghiên cứu thị trƣờng đã tăng trƣởng rất mạnh mẽ. Do công nghệ ngày càng tiến bộ, nó giúp các nhà nghiên cứu có thể tự thiết kế, tiến hành và phân tích các cuộc điều tra riêng của họ với chi phí và thời gian nhỏ hơn nhiều so với ngày xƣa.Nhƣng liệu nó có bất kỳ hạn Trang 48 chế nào so với các phƣơng pháp truyền thống (ví dụ nhƣ dùng mail, điện thoại và phỏng vấn cá nhân)? 3.3.1.2. Ưu điểm: Chi phí thấp: Việc thu thập dữ liệu không làm bạn phải tốn hàng ngàn đô la. Đây có lẽ là một trong những điều hấp dẫn nhất đối với các nhà nghiên cứu không có nhiều kinh phí. Chi phí tiết kiệm đƣợc có thể là do bạn sẽ không phải thuê địa điểm, thuê ngƣời phỏng vấn, hoặc tốn thời gian công sức chạy đôn chạy đáo để khảo sát. Tự động hóa và truy cập thời gian thực: Ngƣời trả lời cung cấp dữ liệu đầu vào riêng của họ, và nó sẽ đƣợc lƣu trữ tự động. Phân tích nhƣ thế do vậy trở nên dễ dàng hơn và có thể đƣợc sắp xếp hợp lý, và có sẵn ngay lập tức. Ngƣợc lại các cuộc khảo sát không có sự hỗ trợ của các phƣơng tiện điện tử có thể đòi hỏi rất nhiều công sức phân tích dữ liệu. Tốn ít thời gian: Triển khai nhanh chóng và lặp lại là có thể với các cuộc điều tra trực tuyến, điều mà các phƣơng pháp truyền thống khó đạt đƣợc. Nếu bạn có thông tin liên lạc xấu cho một số ngƣời trả lời, bạn sẽ biết điều đó gần nhƣ ngay lập tức sau khi bạn đã gửi ra một cuộc điều tra. Thuận tiện cho ngƣời trả lời: Ngƣời trả lời không cần phải đến một địa điểm cụ thể, họ có thể thực hiện ở nhà, ở trƣờng,..Họ có thể trả lời câu hỏi vào thời gian họ thuận tiện, theo tốc độ của họ, và thậm chí có thể bắt đầu cuộc điều tra tại một thời điểm, sau đấy dừng lại vì bận việc gì đó, rồi lại hoàn thành nó sau này. Thiết kế linh hoạt: Khảo sát có thể đƣợc lập trình ngay cả khi nó rất phức tạp. Mẫu phức tạp và logic có thể đƣợc sử dụng liên tục. Bạn cũng có thể yêu cầu ngƣời trả lời chỉ cung cấp một câu trả lời cho những câu hỏi đơn lựa chọn, điều đó giúp giảm bớt lỗi. Không có ngƣời phỏng vấn: Ngƣời trả lời có thể sẽ sẵn sàng chia sẻ thông tin cá nhân vì họ không tiết lộ nó trực tiếp cho ngƣời khác. Ngƣời phỏng vấn cũng có thể ảnh hƣởng đến ngƣời trả lời trong một số trƣờng hợp, do vậy thiếu vắng ngƣời phỏng vấn đôi khi tốt hơn. 3.3.1.3. Nhược điểm: Lấy mẫu hạn chế và sẵn sàng trả lời: Một số ngƣời ít có khả năng truy cập internet và do vậy sẽ không trả lời đƣợc các bảng câu hỏi trực tuyến (ví dụ bạn muốn điều tra xem ngƣời già đang quan tâm, lo lắng về những vấn đề gì nhất thì cuộc khảo sát qua internet sẽ không thích hợp, vì nhiều ngƣời có tuổi không sử dụng mạng). Đó cũng chính là khó khăn để tạo ra mẫu xác suất dựa trên các địa chỉ e-mail hoặc ngƣời viếng thăm website. Vấn đề hợp tác tốt: Mặc dù các cuộc điều tra trực tuyến trong nhiều lĩnh vực có thể đạt đƣợc tốc độ phản ứng bằng hoặc cao hơn so với các phƣơng thức truyền thống, ngƣời sử dụng internet hiện nay đang liên tục bị bắn phá bởi các thông điệp và có thể dễ dàng thờ ơ với các tiến bộ của bạn. Trang 49 Không có ngƣời phỏng vấn: Thiếu một ngƣời phỏng vấn đƣợc đào tạo để làm rõ và thăm dò sâu hơn có thể có thể dẫn đến dữ liệu không đáng tin cậy. Mặc dù danh sách trên không đầy đủ, bạn có thể thấy rằng những lợi ích có thể lớn hơn những hạn chế đối với các nhà nghiên cứu trong hầu hết các tình huống, đặc biệt là đối với các dự án ngắn và đơn giản hơn. 3.3.2. Một số công cụ 3.3.2.1. Form trong Google Form là một công cụ phục vụ điều tra trực tuyến đƣợc phát triển bởi google với các đặc điểm nhƣ sau: - Nằm trong Google Drive, để sử dụng ngƣời dùng cần có một tài khoản Gmail hoặc tài khoản Google. - Giao diện thân thiện, dễ sử dụng và đẹp mắt. Ngƣời dùng có thể tùy biến giao diện bảng khảo sát theo ý mình. - Hệ thống các loại câu hỏi đa dạng, hợp lý, đáp ứng đầy đủ cho một cuộc khảo sát. - Việc tiến hành khảo sát và thu thập kết quả dễ dàng, kết quả đƣợc thống kê hoàn toàn tự động. - Ngƣời dùng có thể sử dụng hoàn toàn miễn phí. Các bƣớc tạo bảng câu hỏi khảo sát: Bƣớc 1: Truy cập vào công cụ Google Drive (đăng nhập tài khoản) Bƣớc 2: Chọn vào chức năng biểu mẫu Bƣớc 3: Google Form sẽ có giao diện nhƣ hình dƣới, chúng ta bắt đầu tiến hành thiết kế bảng câu hỏi, bắt đầu từ tiêu đề của bảng khảo sát. Trang 50 Bƣớc 4: Tiến hành thiết kế nội dung câu hỏi, giao diện của bảng khảo sát: Trang 51  Các dạng câu hỏi trong google Form: - Loại câu hỏi trả lời ngắn: Nó là một kiểu mà ngƣời khảo sát đặt câu hỏi cho ngƣời cần khảo sát trả lời dƣới dạng một đoạn text - Loại câu hỏi Đoạn: Về cơ bản thì ở phần này thì không khác gì, so với phần trả lời ngắn cả nhƣng ở đây bạn sẽ đƣợc trả lời dài hơn và không bị giới hạn. - Loại câu hỏi trắc nghiệm: Là dạng câu hỏi có nhiều đáp án đƣa ra, và bạn chỉ đƣợc phép chọn một đáp án duy nhất. - Loại câu hỏi Hộp kiểm: Tƣơng tự nhƣ loại trắc nghiệm, nhƣng ngƣời trả lời có thể check chọn nhiều đáp án. - Loại câu hỏi menu thả xuống: là loại câu hỏi mà bạn sẽ đƣợc thêm nhiều các tùy chọn ở phía sau câu hỏi của mình - Câu hỏi phạm vi tuyến tính: Là loại câu hỏi có đáp án dạng phạm vi tuyến tính, theo một quy tắc tăng dần hoặc giả dần nào đó. - Câu hỏi lưới trắc nghiệm: Tƣơng tự nhƣ câu hỏi tuyến tính, Nhƣng có một điểm khác biệt là bạn có thể tạo ra các tùy chọn hàng và cột - Câu hỏi ngày,giờ: là dạng câu hỏi có dạng ngày tháng năm hoặc giờ giấc. 3.3.2.2. Zoho Challenge Zoho Challenge là dịch vụ trực tuyến hỗ trợ ngƣời dùng tạo phiếu khảo sát trực tuyến, tạo bài thi trắc nghiệm và nhận kết quả một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tƣơng tự nhƣ Google Form, công cụ này cho phép ngƣời dùng khảo sát nhanh chóng và thu thập, thống kê kết quả hoàn toàn tự động. Tuy nhiên, nó có hai phiên bản có phí và không có phí để ngƣời dùng lựa chọn. Hệ thống câu hỏi cực kì phong phú, đa dạng. Trang 52 CHƢƠNG 4. POWERPOINT 4.1 Giới thiệu PowerPoint Khi cần trình bày một bài thuyết trình trƣớc tập thể, trƣớc đây diễn giả chỉ trông cậy duy nhất vào khả năng và kinh nghiệm, do đó để có thể phát biểu trƣớc số đông, diễn giả phải tốn nhiều thời gian, công sức để tập luyện. Ngày nay, với máy tính, công nghệ và phần mềm PowerPoint, diễn giả có thể trình bày trƣớc cử tọa một cách tự tin, lƣu loát. PowerPoint là công cụ dùng để trình chiếu nhằm thể hiện ý tƣởng, nội dung, hình ảnh của diễn giả, qua các slide mà diễn giả đã chuẩn bị trứớc. PowerPoint đƣợc kết hợp với kỹ năng nghe và nhìn giúp cho cử tọa có thể vừa xem, vừa nghe diễn giả nói lên ý chính là gì 4.1.1. Công dụng 4.1.1.1. Biểu diễn - Trình bày Với PowerPoint, ngƣời dùng có thể trình bày ý tƣởng của mình trên các trang trình chiếu (slide), sau đó trình chiếu những slide đó thông qua các phƣơng tiện khác nhƣ máy chiếu, màn hình lớn hoặc đơn giản là in ra giấy. 4.1.1.2. Phối hợp nhìn và nghe PowerPoint là công cụ trực quan kết hợp hình ảnh chiếu trên màn hình và âm thanh của diễn giả đi kèm để diễn tả nội dung mà ngƣời dùng muốn thể hiện. 4.1.1.3. Công cụ đa phương tiện Mỗi slide có thể liên kết (bằng link hay hyperlink) đến các đối tƣợng khác trong hoặc ngoài tập tin hiện hành, ngoài ra ngƣời dùng cũng có thể nhúng các object đa phƣơng tiện (video, audio, v.v..) vào powerpoint và trình chiếu nhƣ một công cụ chơi nhạc, phim. 4.1.1.4. Trình chiếu thủ công và tự động Tùy theo đối tƣợng, mục tiêu mà bài trình chiếu có thể thực hiện tự động hoàn toàn (chiếu quảng cáo ngoài trời, hội chợ, giảng đƣờng.) hay thực hiện một cách thủ công. 4.1.2. Công cụ 4.1.2.1. Powerpoint và các phần mềm khác trong bộ MS Office Bộ công cụ văn phòng Microsof Office có rất nhiều thành viên, trong đó đƣợc sử dụng nhiều nhất là: Trang 53 - Microsoft Word: Soạn thảo văn bản - Microsoft Excel: Sử dụng bảng tính. - Microsoft Access: Công cụ quản lý cơ sở dữ liệu. - Microsoft Outlook: Duyệt mail. - Microsoft PowerPoint: Công cụ soạn thảo, trình diễn. 4.1.2.2. Tương đồng và dị biệt trong bộ MS Office So sánh giữa MS Word và PowerPoint - Tƣơng đồng: Là công cụ truyền tải thông tin qua máy tính, giống nhƣ Word, phải soạn thảo tài liệu nội dung - Dị biệt: Về nội dung, Word trình bày chi tiết còn Powerpoint trình bày tổng thể, tóm tắt. 4.1.3. Thành phần 4.1.3.1. Slide: Slide là một trang trình chiếu, là đơn vị nhỏ nhất có thể đƣợc trình diễn. đơn vị Slide trong PowerPoint tƣơng đƣơng với 1 trang trong Word. 4.1.3.2. Place holder Place holder là các thành phần chính cấu tạo nên một slide. Place holder vị trí để ngƣời dùng soạn thảo nội dung. Place holder có nhiều loại, mỗi loại chứa một Object cụ thể. Trang 54 - Title Place holder: nơi chứa tiêu đề của 1 slide - Content Place holder: nơi chứa nội dung của 1 slide - Object Place holder: Khi content place holder chứa nội dung, tùy vào kiểu dữ liệu của nội dung mà nó sẽ chuyển đổi thành: o Picture Place holder: chứa hình ảnh o Text Place holder: chứa chữ, đây là place holder phổ biến nhất. o Table Place holder: chứa bảng biểu. o Chart Place holder: chứa biểu đồ o Media Place holder: chứa nhạc hoặc phim. o 4.1.3.3. Textbox Đối tƣợng dùng để chứa văn bản. 4.1.3.4. Presentation Một tập tin PowerPoint chứa một hoặc nhiều slide đƣợc gọi là Presentation. 4.1.3.5. Master slide Slide Master là slide chủ đạo, định dạng của các slide (định dạng về vị trí các place holder, font, màu sắc, v.v) trong presentation dựa vào định dạng của slide master đặt ra. Do đó mỗi một Presentation phải có ít nhất một Master slide. Một Master slide bao gồm nhiều slide thành phần đƣợc gọi là slide bố cục. Các Place Holder Các Place Holder Trang 55 4.1.4. Các chế độ xem (view) Slide 4.1.4.1. View/Normal Trang 56 Đây là chế độ xem thƣờng dùng nhất khi soạn thảo nội dung thuyết trình. 4.1.4.2. View Slide Sorter Chế độ này giúp xem tổng thể bài trình diễn, bố cục, cũng nhƣ trình tự các slide trong bài thuyết trình. 4.1.4.3. View/ Slide show Chế độ trình diễn của PowerPoint. Slide Show là chế độ trình chiếu toàn màn hình, các slide sẽ lần lƣợt xuất hiện theo thứ tự đƣợc sắp sếp trong bài thuyết trình. 4.1.4.4. View/ Reading View Xem trƣớc bài thuyết trình trong giao diện soạn thảo 4.1.4.5. View/ Notes Page: Chế độ này giúp ta thêm các ghi chú vào slide (các ghi chú này sẽ không hiển thị khi trình chiếu) 4.1.5. Các thao tác về file 4.1.5.1. Khởi động Tùy theo phiên bản Windows mà ngƣời đang sử dụng mà đƣờng dẫn đến chƣơng trình PowerPoint sẽ khác nhau. Trong Windows XP, Windows Vista và Windows 7 thì đƣờng dẫn truy cập đến chƣơng trình là giống nhau. - Các bƣớc khởi động nhƣ sau: 1. Từ cửa sổ Windows chọn Start 2. Chọn All Programs (Chọn Microsoft Office PowerPoint với Win8, 8.1, 10) 3. Chọn Microsoft Office 4. Nhấp chuột lên Microsoft Office PowerPoint 4.1.5.2. Kết thúc: File/Exit Thoát chƣơng trình PowerPoint, ngƣời dùng có thể làm theo một trong các cách sau: 1. Nhấp vào nút Close ( ) ở góc trên cùng bên phải cửa sổ PowerPoint, hoặc 2. Vào thanh menu File chọn Exit. 3. Dùng tổ hợp phím tắt 4.1.5.3. Mở file: File/Open 4.1.5.4. Lưu file: File/Save Trong suốt quá trình biên soạn bài thuyết trình, ngƣời dùng phải thƣờng xuyên thực hiện lệnh lƣu tập tin để tránh các sự cố bất ngờ xảy ra có thể làm mất đi các slide vừa biên soạn. Tùy theo thời điểm thực hiện lệnh lƣu mà PowerPoint thực hiện các hoạt động khác nhau, sau đây là một số trƣờng hợp. Trang 57 - Lƣu bài thuyết trình lần đầu tiên Lần đầu tiên thực hiện lệnh lƣu tập tin bài thuyết trình thì PowerPoint sẽ mở hộp thoại Save As. Từ hộp thoại này bạn hãy đặt tên cho tập tin, chọn loại định dạng tập tin và chọn vị trí trên ổ đĩa để lƣu trữ. Các bƣớc thực hiện nhƣ sau: 1. Vào ngăn File 2. Chọn lệnh Save, hộp Save As xuất hiện 3. Nhập tên tập tin bài thuyết trình tại hộp File name. Ví dụ bạn đặt tên tập tin là PowerPoint 2010. (Tập tin này sẽ đƣợc dùng để thực hành trong các ví dụ sau này của tài liệu). 4. Chọn loại định dạng tập tin tại Save as type. Ví dụ bạn chọn kiểu tập tin là PowerPoint Presentation (*.pptx). 5. PowerPoint mặc định kiểu tập tin là PowerPoint Presentation (*.pptx), đây là kiểu định dạng dùng cho PowerPoint 2007 và các phiên bản sau. 6. Chúng ta có thể lƣu tập tin theo định dạng PowerPoint 97-2003 Presentation (*.ppt) để các phiên bản PowerPoint 2003 trở về trƣớc có thể mở đƣợc bài thuyết trình tạo trên PowerPoint 2010. Tuy nhiên, các hiệu ứng và các kiểu định dạng đặc thù của PowerPoint 2010 sẽ không hoạt động. 7. Tại hộp Save in, bạn hãy tìm đến thƣ mục cần lƣu tập tin 8. Nhấn nút Save để lƣu - Lƣu bài thuyết trình các lần sau Sau khi đã lƣu tập tin trình diễn, khi có hiệu chỉnh, thêm nội dung và muốn lƣu bài thuyết trình lại thì bạn có thể làm theo một trong các cách sau: 1. VàoFile | chọn nút Save Trang 58 2. Nhấn nút Save ( ) trên Quick Access Toolbar 3. Nhấn tổ hợp phím tắt 4.1.5.5. Lưu file với một tên khác: File/Save As Khi lƣu bài thuyết trình, bạn có thể chọn tên tập tin khác hoặc các kiểu định dạng tập tin từ hộp Save as type trong hộp thoại Save As. PowerPoint cung cấp rất nhiều kiểu định dạng cho bạn lựa chọn từ việc lƣu bài thuyết trình sang định dạng hình ảnh nhƣ JPEGs (.jpg), Portable Document Format (.pdf), trang web (.html), Open Document Presentation (.odp – phần phềm biên soạn bài thuyết trình trong bộ OpenOffice), và thậm chí là lƣu bài thuyết trình sang định dạng phim, ... Thực hiện các bƣớc sau để lƣu bài thuyết trình sang các định dạng khác: 1. Mở bài thuyết trình muốn lƣu tên khác hoặc sang định dạng khác. 2. Vào menu File 3. Chọn lệnh Save As, hộp Save As xuất hiện 4. Tại Filename, chọn tên tập tin khác hoặc Tại Save as type, bạn chọn lại kiểu định dạng khác. 5. Nhấn nút Save để thực hiện lệnh. 4.1.6. In ấn 4.1.6.1. In bình thường In riêng từng slide trên mỗi trang giấy. Thực hiện các bƣớc sau để in bài thuyết trình lên giấy: 1. Mở bài thuyết trình muốn in. 2. Vào menu File 3. Chọn lệnh Print, hộp Print xuất hiện 4. Chọn máy in tại Printer 5. Tại Print layout, chọn Full Pages Slides 6. Nhấn nút Print để thực hiện lệnh. Trang 59 4.1.6.2. In theo kiểu Handout Thực hiện các bƣớc sau để in bài thuyết trình lên giấy theo kiểu handout: 1. Mở bài thuyết trình muốn in. 2. Vào menu File 3. Chọn lệnh Print, hộp Print xuất hiện 4. Chọn máy in tại Printer 5. Tại Print layout, chọn Handouts, chọn số slide muốn in trên 1 trang. 6. Nhấn nút Print để thực hiện lệnh. 4.1.6.3. In chú thích Thực hiện các bƣớc sau để in bài thuyết trình lên giấy kèm theo chú thích: 1. Mở bài thuyết trình muốn in. 2. Vào menu File 3. Chọn lệnh Print, hộp Print xuất hiện 4. Chọn máy in tại Printer 5. Tại Print layout, chọn Notes Pages 6. Nhấn nút Print để thực hiện lệnh. Trang 60 4.1.6.4. In Custom show Thực hiện các bƣớc sau để in bài thuyết trình lên giấy kèm theo chú thích: 1. Mở bài thuyết trình muốn in. 2. Vào menu File 3. Chọn lệnh Print, hộp Print xuất hiện 4. Chọn máy in tại Printer 5. Tại Slide, chọn Custom Range, chọn số thứ tự các slide muốn in 6. Nhấn nút Print để thực hiện lệnh. 4.2 Thao tác cơ bản Powerpoint Việc tạo ra một chƣơng trình trình chiếu tuy đơn giản chỉ cần xem một lần, ai cũng làm đƣợc) nhƣng nếu không đầu tƣ thì buổi thuyết trình sẽ kém hiệu quả. Do đó, xây dựng một bài trình chiếu giống nhƣ đạo diễn đang chỉ đạo quay cuốn phim, nghĩa là phải nắm rõ mục đích, đối tƣợng mà chƣơng trình trình chiếu nhắm tới, cách thức chuyển tải thông tin, từ đó mới xây dựng kịch bản tốt, tác động các giai đoạn, các thành phần với các hiệu ứng làm cho chƣơng trình trình chiếu linh hoạt, hấp dẫn. Trang 61 4.2.1. Chiến lƣợc tạo một Presentation 4.2.1.1. Cấu trúc một presentation Cấu trúc phải có 3 phần rõ ràng: - Giới thiệu: các slide phải giới thiệu đƣợc ngƣời thuyết trình, chủ đề hoặc khái quát nội dung mà presentation muốn trình bày. - Nội dung: thể hiện nội dung của bài thuyết trình, cần phải có slide giới thiệu từng phần nếu bài thuyết trình có nhiều nội dung nhỏ. - Kết thúc: Cần có slide hoặc ngƣời thuyết trình tóm tắt lại nội dung đã thuyết trình. 4.2.1.2. Master Chọn các slide master cho phù hợp với nội dung bài thuyết trình, nếu master slide chƣơng trình cung cấp chƣa đáp ứng yêu cầu thì chúng ta có thể tự tạo theo ý muốn. 4.2.1.3. Phân tích Việc phân tích nội dung, đối tƣợng nghe sẽ làm việc xây dựng chi tiết bài thuyết trình dễ dàng, rõ ràng và hiệu quả hơn. 4.2.1.4. Xây dựng chi tiết Khi có ý tƣởng, kịch bản, chúng ta nên xây dụng chi tiết, thứ tự xuất hiện các slide gồm nội dung nào, từ đó thêm bớt hiệu ứng để tăng hiệu quả trình chiếu 4.2.2. Định dạng Slide và hiệu ứng 4.2.2.1. Định dạng slide Mỗi slide đã đựợc định dạng bởi slide Master. Nếu muốn slide có định dạng khác biệt đối với phần còn lại, ta có thể định dạng riêng lẻ từng slide nhờ các công cụ đƣợc cung cấp bởi chƣơng trình. 4.2.2.2. Hiệu ứng từng slide Tùy theo đối tựợng, mục đích, mỗi slide gắn hiệu ứng để làm thay đổi cách trình bày. Một số gợi ý cho hiệu ứng: - Trình bày khoa học: Ngắn gọn, ít hiệu ứng, cần nổi bật tính chính xác và rõ ràng. Slide có thể đơn điệu nhƣng phải chính xác. - Trình bày sản phẩm, quảng cáo: cần hiệu ứng nổi bật vấn đề, sử dụng hiệu ứng nhấn mạnh, tạo tính sinh động gây thu hút cho bài thuyết trình. - Đối tƣợng ngƣời lớn tuổi: Cần tránh các hiệu ứng mạnh, ngắt quảng. Nên chọn dạng hiệu ứng chậm, rõ ràng. - Đối tƣợng trẻ em: Cần các hiệu ứng nhấp nháy, nhiều hiệu ứng trong một slide. - Hiệu ứng trong slide đƣợc tạo và chỉnh sửa thông qua thanh công cụ Animation (Hoạt cảnh) Trang 62 4.2.2.3. Tạo chuyển cảnh slide nầy qua slide khác Cũng giống nhƣ hiệu ứng trong slide, chuyển cảnh là một hiệu ứng chuyển từ slide trƣớc ra slide sau và ngƣợc lại. Đây cũng là một công cụ để làm đẹp, sinh động và thu hút cho bài thuyết trình. Hiệu ứng chuyển cảnh slide đƣợc tạo và chỉnh sửa thông qua thanh công cụ Transition 4.2.2.4. Thiết lập trình chiếu Dựa vào mục đích và địa điểm thuyết trình, chúng ta phải thiết lập cách trình chiếu khác nhau nhu chạy tự động, thủ công, có quay lại sau khi hết slide cuối cùng. Để tùy chình thiết lập trình diễn, ta vào thanh công cụ slide show và chọn lệnh Set up Slide Show. 4.2.2.5. Tương tác các đối tượng Tƣơng tác với các đối tƣợng sử dụng hiệu ứng hoạt cảnh đƣợc gọi là kỹ thuật trigger. Đây là kỹ thuật sử dụng animation và tƣơng tác trực tiếp animation trong trình chiếu. Các bƣớc tạo trigger 1. Tạo object tƣơng tác 2. Tạo object hiệu ứng. 3. Gán hiệu ứng cho object hiệu ứng. 4. Chọn trigger 5. Chọn object tƣơng tác. 4.2.2.6. Ngăn cản bấm chuột để tránh kết thúc ngoài ý muốn Thao tác nầy ngăn ngừa những thao tác sai về click chuột có thể làm lệch hƣớng trình chiếu. Để sang slide khác chúng ta sử dụng bàn phím (các phím điều hƣớng, phím N, P, v.v..) để thay thế việc click chuột. Để thực hiện ta chọn thanh công cụ Transition, bỏ chọn On Mouse Click 4.2.3. Đặt một nút điều khiển 4.2.3.1. Ý nghĩa các nút Trong thao tác, cần có một số nút lệnh nhƣ: trở về đầu, cuối, kế trƣớc, theo sau Việc cài đặt các nút này giúp ngƣời thuyết trình có thể bố cục và trình bày thuyết trình theo nhƣ ý muốn 4.2.3.2. Thực hiện cài đặt nút điều khiển Để đặt đƣợc các nút lệnh điều hƣớng, ta sử dụng công cụ Insert để chèn ký tự điều hƣớng và Link với slide mà ta mong muốn hƣớng tới. 1. Chọn slide muốn đặt nút điều khiển 2. Chèn ký tự điều hƣớng: chọn thanh menu Insert, chọn Shapes, chọn hình muốn chèn. Trang 63 3. Chọn ký tự vừa chèn, chọn thanh menu Insert, chọn Action Link, hộp thoại Action Link hiện ra. 4. Trong Action Link, chọn tab Mouse Click, chọn Hyperlink to 5. Sau đó chọn slide mà mình muốn liên kết tới. 4.2.4. Custom Show 4.2.4.1. Mục đích Là việc trình chiếu bài báo cáo một cách không đầy đủ theo mục đích riêng của ngƣời thuyết trình 4.2.4.2. Ý nghĩa thực tiển Từ một bài thuyết trình, ngƣời dùng có thể tạo ra nhiều nội dung thuyết trình khác nhau phụ thuộc vào từng đối tƣợng nghe, địa điểm hoặc trọng tâm của bài thuyết trình. 4.2.4.3. Tạo 2 custom show cho chương trình khác nhau a. Tùy biến trình diễn bằng Hide Slide. Là kỹ thuật tùy biến dựa trên việc ẩn các slide nội dung. Sử dụng công cụ Hide Slide, trong thanh menu Slide Show. Gồm 2 bƣớc: 1. Chọn slide cần ẩn 2. Nhấn vào công cụ Hide Slide. Nhƣ vậy, các slide bị ẩn sẽ không đƣợc trình chiếu mặc dù slide vẫn còn tồn tại trong bài thuyết trình. Muốn trình chiếu lại ta lập lại 2 bƣớc nhƣ cũ. Có thể sử dụng công cụ Hide Slide để bố cục bài thuyết trình. b. Tùy biến trình diễn bằng Custom Show. Là kỹ thuật tùy biến dựa trên việc chọn nội dung để trình chiếu. Sử dụng công cụ Custom Show, trong thanh menu Slide Show. Gồm 3 bƣớc: 1. Chọn Custom Show, tiếp tục chọn Custom show, hộp thoại Custom show hiện ra. 2. Chọn New 3. Gõ tên của Custom Show, chọn các slide cần trình chiếu, ấn nút Add 4. Thay đổi thứ tự các slide trình chiếu – nếu cần thiết rồi bấm OK 4.2.5. Giao tiếp với các ứng dụng khác 4.2.5.1. Import from Nhập dữ liệu từ Word sẽ làm rút ngắn quá trình tạo tập tin PowerPoint. Tuy nhiên, cần chỉnh sửa lại vì nguyên lý trình bày của Word và PowerPoint là hoàn toàn khác nhau. 4.2.5.2. Send to Kết xuất file powerpoint thanh các loại khác: gởi mail, chuyển thành file word... Trang 64 4.2.5.3. Tạo trình chiếu tự động ngoài trời Tắt âm thanh, chuyển tiếp tự động các slide, hết silde cuối quay lại slide đầu. 4.2.5.4. Tạo một trình chiếu dạng đóng gói (.PPS) Một trình chiếu dạng đóng gói dang .PPS có thể ghi trên CD hay file trên đĩa cứng, sau nầy, chạy độc lập mà không cần phần mềm PowerPoint