Giáo trình Tin học văn phòng - Phần 3: Chương trình bảng tính điện tử Microsoft Excel

2. Chọn thư mục nơi lưu dữ file gõ tên file vào ô trắng có tiêu đề File name chọn nút Save để lưu. ◄ 3. Tìm và chọn file cần mở Chọn nút Open để mở file này LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel6 + Quản lý bảng tính a) Chọn bảng tính Khi chọn một bảng ta nháy chuột vào táp của bảng đó Khi chọn nhiều bảng tính kế tiếp nhau ta ấn đồng thời phím Shift trong khi chọn bảng đầu tiên và bảng cuối cùng. Và thay việc ấn phím Shift bằng ấn phím Ctrl để chọn các bảng tính không kế tiếp nhau. b) Chèn thêm một bảng tính: chọn menu Insert\Worksheet c) Sao chép hoặc di chuyển bảng tính: Ta có thể sao chép hoặc di chuyển bảng tính từ một file này sang file khác, để thực hiện việc này trước hết ta mở các file này ra. - Trong file nguồn chọn bảng tính cần thực hiện - Chọn menu: Edit\Move or Copy Sheet, cửa sổ Move or Copy xuất hiện, ở đây: - Trong hộp To book, chọn file đích (file sẽ sao chép hoặc di chuyển bảng tới); trong hộp Before sheet chọn bảng tính mà vị trí trước nó sẽ là bảng tính sắp sao chép hoặc di chuyển tới. Nếu muốn bảng tính mới nằm ở cuối cùng của tài liệu thì chọn (move to end). - Để sao chép thì chọn vào hộp kiểm Create a copy, nếu hộp này không được chọn có nghĩa là thực hiện di chuyển. d) Xoá một bảng tính - Chọn bảng tính cần xoá - Chọn menu: Edit\Delete sheet. - Chọn OK để chấp nhận xoá e) Đổi tên bảng tính - Nháy đúp chuột vào táp của bảng tính cần đổi tên - Gõ vào tên mới, kết thúc bằng ấn phím Enter Các công việc trên có thể thực hiện nhanh chóng bằng cách nháy chuột phải lên táp của bảng tính (một hoặc nhiều bảng đã được lựa chọn). ◄ 1. Nháy chuột phải vào táp của bảng tính (sheet1). Ở đây có thể thực hiện việc chèn thêm, xoá, đổi tên, sao chép hoặc di chuyển bảng tính, chọn tất cả các bảng tính và xem mã lệnh Visual Basic của file tài liệu LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel7 II. Soạn thảo, định dạng và in ấn Bảng tính Thứ tự các công việc thực hiện các công việc để lưu trữ, quản lý, phân tích dữ liệu và in ra các kết quả báo cáo gồm: nhập dữ liệu vào máy, lưu dữ liệu lên đĩa cứng bằng chương trình Excel, xử lý dữ liệu đưa ra các kết quả, định dạng dữ liệu cần in ra, minh trang và in ra giấy. Trong đó việc xử lý và phân tích số liệu cần nhiều chức năng và phức tạp nên được tách ra thành một phần riêng (phần III). Trong phần này chúng tôi trình bày cách soạn thảo, định dạng dữ liệu, định dạng bảng tính, vẽ và hiển thị dữ liệu bằng biểu đồ và in bảng tính ra giấy. II.1. Soạn thảo + Cách nhập dữ liệu Nhập dữ liệu, chọn ô cần nhập, nhập dữ liệu vào từ bàn phím (theo quy ước kiểu dữ liệu), kết thúc việc nhập bằng cách gõ phím Enter hoặc chuyển đi ô khác. Sữa dữ liệu trong của ô, chọn ô cần sửa gõ phím F2, dùng phím mũi tên (hoặc chuột) đưa con trỏ (dấu vạch đứng) đến vị trí cần sửa và thực hiện việc sửa, muốn xoá một ký tự dùng phím Delete để xoá ký tự bên phải con trỏ và phím Backspace đểxoá ký tự bên trái con trỏ. Ghi đè dữ liệu mới vào một ô: thực hiện như nhập dữ liệu. Cách di chuyển con trỏ: dùng các phím: (sang trái một cột), (lên một dòng), (sang phải một cột), (xuống một dòng); Alt + Page Up (sang trái một trang), Alt + Page Down (sang phải một trang), Page Up (lên trên một trang), Page Down (xuống dưới một trang). Home (về đầu một dòng), Ctrl+Home (về đầu trang: ô A1). dùng chuột: Nháy chuột vào ô muốn đến. Nhập hàm vào một ô: bắt đầu là dấu bằng “=”, tiếp theo là tên hàm, tiếp theo là các tham số của hàm (nằm trong ngoặc đơn( ... )) và kết thúc bằng gõ phím Enter. Ví dụ: trong ô B2 ta nhập hàm tính tổng cho các ô A1 đến A10 thì viết: =sum(a1:a10) và gõ phím Enter (); Sử dụng dùng công cụ tự động điền dữ liệu vào các ô dựa vào dữ liệu của các ô bên cạnh (Automatically fill in data based on adjacent cells- Fill handle) Ví dụ: Ta điền số 1 vào ô A1, số 2 vào ô A2, sau đó chọn hai ô này, rê chuột đến Fill handle (ở góc dưới bên phải ô A2) con chuột biến thành dấu cộng (+), thí ấn và rê chuột đến ô A3, A4 v.v thì Excel căn cứ vào giá trị ở hai ô A1, A2 để điền tiếp giá trị vào các ô tiếp theo. Kết quả số 3 được điền vào ô A3 (hình vẽ). Tương tự cho các ví dụ điền thứ hai (Mon) vào ô B1, điền tháng giêng January (viết tắt Jan) vào ô C5. Sau đó thực hiện điền dữ liệu tự động kết quả sẽ được như hình vẽ. Sử dụng công cụ này đặc biệt hiệu quả khi điền tự động các công thức. + Sao chép, di chuyển, xoá dữ liệu Thực hiện việc sao chép, di chuyển, xoá dữ liệu trong Excel cũng tương tự như phần “Soạn thảo một văn bản đơn giản trong Windows” ở mục II.2 giáo trình “Hệ điều hành Windows”. ◄1. Sử dụng Fill handle điền dữ liệu dự vào các ô dựa vào dữ liệu của các ô bên cạnh. LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel8 Bước 1: Chọn (bôi đen) dữ liệu cần thực hiện Bước 2: Để sao chép ta chọn menu: Edit\Copy Hoặc ấn: Ctrl + C Để di chuyển ta chọn menu: Edit\Cut Hoặc ấn: Ctrl + X Để xoá ta chọn menu: Edit\Clear\Contents Hoặc ấn: Delete Bước 3: Để sao chép hoặc di chuyển dữ liệu ta chỉ ra vị trí đưa dữ liệu đến và chọn menu: Edit\Paste Hoặc ấn: Ctrl + V Tuy nhiên ta có thể thực hiện việc này một cách nhanh chong từ thanh công cụ. + Thêm bớt ô, hàng, hoặc cột Để chèn thêm một hàng hoặc cột ta thực hiện như sau: 1) đánh dấu hàng (cột) nơi ta muốn hàng (cột) mới sẽ xuất hiện; 2) chọn menu Insert\Row để chèn thêm hàng, Insert\Column để chèn thêm cột. Để xoá bớt một hàng hoặc một cột, trước tiên ta chọn nó, sau đó chọn menu: Edit\Delete. Khi thực hiện thêm hoặc bớt một ô vào bảng tính. Hộp thoại Insert hoặc Delete xuất hiện. Trong đó có các lựa chọn sau: Ý nghĩa của từng lựa chọn: Shift Cells right (left): đẩy ô hiện tại sang phải (trái) Shift Cells down (up): đẩy ô hiện tại xuống dưới (lên trên) Entire row: Chèn thêm (huỷ bỏ) một hàng vào vị trí hiện tại Entire column: Chèn thêm (huỷ bỏ) một cột vào vị trí hiện tại Để thêm một ô vào bảng tính ta thực hiện như sau: 1) đánh dấu vị trí ô nơi cần chèn thêm ô mới; 2) chọn menu: Insert\Cells, cửa sổ Insert xuất hiện; chọn một trong 4 lựa chọn (tuỳ vào mục đích) và nháy chuột vào nút OK; hoặc chọn nút Cancel để huỷ bỏ; Tương tự như việc thêm một ô, để xoá một ô khỏi bảng tính ta thực hiện như sau: 1) đánh dấu ô cần xoá; 2) chọn menu: Insert\Delete ..., cửa sổ Delete xuất hiện; chọn một trong 4 lựa chọn (tuỳ vào mục đích) và nháy chuột vào nút OK; hoặc chọn nút Cancel để huỷ bỏ; + Tìm kiếm hoặc thay thế dữ liệu Ta có thể tìm kiếm một chuỗi ký tự, hoặc một số để xem, sữa hoặc tự động thay thế bằng một dữ liệu khác. Trước khi tìm kiếm hoặc thay thế ta đưa con trỏ chuột vào một ô bất kỳ trong bảng tính. a) Tìm kiếm dữ liệu: Ta chọn menu: Edit\Find, hộp thoại tìm kiếm xuất hiện (giống hình 3). Ta cần điền vào các thông tin sau: Nhập chuỗi ký tự cần tìm vào hộp trắng Find what; Đánh dấu vào Match Case nếu cần phân biệt chữ hoa, chữ thường và chọn nút lệnh Find Next để tìm kiếm. ◄ 2. Hộp thoại Insert và hộp thoại Delete LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel9 b) Để thay thế dữ liệu ta chọn: Edit\Replace, hộp thoại thay thế (Replace) xuất hiện trong đó ta điền vào dữ liệu cần tìm vào ô Find What; dữ liệu thay thế vào ô: Replace with; sau đó chọn nút Find Next để tìm kiếm; khi tìm kiếm được chọn nút lệnh Replace để thay thế và lặp hai động tác này cho đến lúc hoàn thành. Hoặc nếu khẳng định cần thay đổi dữ liệu này trong toàn bảng tính thì sau khi điền xong các thông tin ta chọn Replace All (hình 3). + Sắp xếp dữ liệu Ví dụ ta có bảng dữ liệu dưới đây: Bảng này đang được sắp xếp theo Thang, bây giờ ta cần xem số liệu theo Cửa hàng. Để sắp xếp dữ liệu trong bảng theo Cửa hàng ta thực hiện các bước sau: Thứ nhất là đưa con trỏ chuột vào một ô bất kỳ trong bảng tính; Thứ hai chọn menu: Data\Sort, cửa sổ sắp xếp hiện ra. Ta nháy chuột vào nút mũi tên chỉ xuống trong ô Sort by ta chọn trường cần sắp xếp; các ô Then by ta chọn tiếp các trường được ưu tiên trong việc sắp xếp này. Và cuối cùng ta chọn nút lệnh OK để thực hiện. ◄ 3. Hộp thoại thay thế (Replace) dữ liệu ▲ 4. Cửa sổ sắp xếp dữ liệu LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel10 II.2. Cách quản lý dữ liệu của Excel: địa chỉ, kiểu dữ liệu + Địa chỉ a) Cách phân loại và quản lý địa chỉ Đối tượng quản lý của Excel là ô (cell). Ứng với mỗi ô có các thông tin sau: dữ liệu mà ô đó lưu dữ, định dạng của ô, và địa chỉ của ô. Ô là đơn vị dữ liệu nhỏ nhất, lớn hơn là bảng tính (gồm nhiều ô), tiếp theo là tài liệu (gồm nhiều bảng tính). Dữ liệu của workbook được lưu trên một file. Một bảng tính gồm tối đa là 65536 hàng, 256 cột (65536 x 256 = 16.777.216 ô). Ô là nơi giao nhau của một hàng với một cột. Nên một ô được xác định bằng địa chỉ của nó gồm 2 ký tự chỉ ra ô này là giao của cột nào với hàng nào. Ví dụ: ô B2 là ô giao của cột B với hàng số 2; ô đầu tiên trong bảng là ô A1 và ô cuối cùng là ô IV65536. Trong các liên kết dữ liệu, từ file đích có thể truy cập dữ liệu của file nguồn thông qua địa chỉ. ví dụ: Ta có hai file dulieu.xls (gồm sheet1, sheet2, v.v.) và baocao.xls (gồm sheet1, sheet2, v.v.) lưu trong thư mục “My Documents”. Ô A1 trong sheet2 của file baocao.xls ta viết: ='C:\My Documents\[dulieu.xls]Sheet1'!A2; khi đó ô A1 ở file baocao.xls\sheet2 sẽ nhận giá trị của ô A2 ở file dulieu.xls\sheet1. Các loại địa chỉ: Trong Excel cung cấp hai loại địa chỉ, địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối. Ví dụ trong một bảng, ở ô B2 ta viết =A1. Địa chỉ ta viết như vậy gọi là địa chỉ tương đối, nếu đổi cách viết A1 thành $A$1 thì địa chỉ này trở thành địa chỉ tuyệt đối. Sự khác nhau giữa địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối: thứ nhất là nếu giá trị trong ô A1 di chuyển sang một ô khác (dùng Cut và Paste) thì giá trị trong ô B2 sẽ dữ nguyên nếu ta dùng địa chỉ tuyệt đối, ngược lại giá trị này sẽ =0 khi ta dùng địa chỉ tương đối. Thứ hai khi ta dùng công cụ tự động điền dữ liệu vào các ô dựa vào dữ liệu của các ô bên cạnh (Automatically fill in data based on adjacent cells- Fill handle) thì biểu thức điền vào các ô sẽ không thay đổi nếu ta dùng địa chỉ tuyệt đối, ngược lại nếu dùng địa chỉ tương đối thì biểu thức điền vào các ô sẽ tự động thay đổi. + Một số kiểu dữ liệu trong Excel Kiểu dữ liệu Tiếng anh Tiếng việt Ví dụ General Chung chung Trung tam CNTT Nghe An; 123; 1.234 Number Số 1432498; Currency Tiền tệ $ 30 Date Ngày tháng 12/25/2002 Time Thời gian 10:30 Percentage Phần trăm 50 % Scientific Khoa học 1.00E4; 1.254E00; 1.00E+03 Text Chuỗi (ký tự) Trung tam CNTT Nghe An LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel11 II.3. Làm việc với biểu đồ và đồ thị Trong nhiều trường hợp ta cần xem xét sự quan hệ giữa hai hay nhiều dữ liệu với nhau. Ví dụ: xét số lượng hàng hoá bán ra trong một năm theo thời gian (đơn vị là tháng) để biết vào khoãng thời gian nào bán được số lượng hàng nhiều nhất, ít nhất. Hay cùng một mặt hàng, ta cần xem xét số lượng bán ra ở các cửa hàng khác nhau như thế nào? cửa hàng nào bán được nhiều nhất, ít nhất? Excel cung cấp cho người sử dụng công cụ Biểu đồ và Đồ thị cho phép quan sát trực quan các yêu cầu này. Giúp cho quá trình nhận định, đánh giá số liệu được thuận tiện. Vậy việc sử dụng công cụ này như thế nào? ta xét các ví dụ sau: Ví dụ 1: Nhập vào Excel bảng dữ liệu gồm hai cột: cột Tháng và cột Doanh thu như hình 1. Để vẽ đồ thị mô tả quan hệ Doanh thu theo từng Tháng ta chọn (bôi đen) vùng dữ liệu sau đó chọn menu: Insert\Chart, cửa sổ Chart Wizard hiện ra; Trong ô Chart type ta chọn mục XY(Scatter) và ở vùng bên phải cửa sổ này ta chọn ô thứ 2 trên xuống (được bôi đen) như hình 1, cuối cùng ta chọn nút Finish để hoàn thành. Kết quả ta có đồ thị như hình 2. Chú ý: Chart Wizard có 4 bước, ở đây ta kết thúc từ bước 1 như vậy ta đã sử dụng các lựa chọn mặc định ở các bước sau đó. Các bước sau cho phép đặt tiêu đề cho trục dọc (trục tung), trục ngang (trục hoành), cho phép chọn bảng tính để hiển thị kết quả v.v. Chart Wizard cung cấp nhiều cách thể hiện khác nhau (xem hình 1). Tưong tự cách làm trên, ta có thể thử nghiệm các lựa chọn còn lại để biết và chọn ra lựa chọn phù hợp cho mình. ▲ 1. Vùng dữ liệu được chọn và cửa sổ Chart Wizard LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel12 Ví dụ 2: Xem Nhập vào Excel bảng dữ liệu, chọn vùng dữ liệu cần vẽ sơ đồ (hình 3a), chọn menu: Insert\Chart, cửa sổ Chart Wizard hiện ra; ở bước một chọn Pie và ở vùng bên phải chọn ô thứ hai ngoài, hàng trên (hình 3b). ◄ 2. Đồ thị mô tả quan hệ doanh thu theo tháng Từ đồ thị ta thấy doanh thu các tháng đầu và một số tháng cuối năm nói là thấp; Và doanh thu cao ở các tháng 7,8,9; ◄ 3. Vùng dữ liệu được chọn và bước 1 của Chart Wizard ◄ 4. Thực hiện lựa chọn ở bước 3 LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel13 Sau đó chọn nút lệnh “Next >” đến bước 4, chọn như hình 4; Kết quả thực hiện được trình bày trên hình 5. Tương tự cách làm này ta có thể mô tả dữ liệu của bất kỳ lĩnh vực nào bằng biểu đồ hoặc đồ thị. Chúng sẽ trợ giúp cho việc đánh giá phân tích cũng như tạo các báo cáo trực quan, dễ hiểu. ◄ 5. Biểu đồ mô tả quan hệ doanh thu của ba doanh nghiệp Ở đây khi ta chọn từng phần trong biểu đồ các thông tin về biểu đồ sẽ hiện ra. LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel14 II.4. Định dạng bảng tính + Định dạng cho một ô hoặc một nhóm ô Chọn (bôi đen) ô hoặc một nhóm ô cần định dạng, sau đó chọn menu: Format\Cells ... cửa sổ Format Cells hiện ra: Trong cửa sổ này, tương ứng với các táp cho phép ta chọn các định dạng cho dữ liệu được mô tả tóm tắt trong bảng sau: Tên táp Công việc sẽ thực hiện Chi tiết Number Chọn kiểu dữ liệu Như mô tả ở phần kiểu dữ liệu Alignment Chọn căn lề Căn trái, phải, chính giữa, căn đều hai bên; dữ liệu nằm ngang, dựng đứng, nghiêng v.v Lựa chọn Warp text cho phép hiện nhiều dòng trong một ô Font Chọn phông chữ Chọn: mẫu chữ (hộp Fonts) kiểu chữ (Fonts style) cỡ chữ (Size) màu chữ (Color), vv Border Chọn đường kẻ viền bao quanh Chọn: có hay không có đường bao xung quanh các đường kẻ ở giữa có gạch chéo kiểu đường (nét đứt, liền, vv) Patterns Các mẫu tô nền Chọn màu tô nền Sau khi chọn kiểu dữ liệu, nhập dữ liệu vào và chọn định dạng cho các ô ta có thể thêm lời ghi chú cho từng ô dữ liệu trong đó bằng cách chọn menu: Insert\Comment, một hộp soạn thảo hiện ra, gõ vào lời ghi chú, khi gõ xong nháy chuột ra ngoài hộp soạn thảo để kết thúc. ◄ 1. Cửa sổ định dạng dữ các ô dữ liệu. LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel15 Như vậy, mỗi ô trong Excel chứa các thông tin sau: nội dung, định dạng, lời ghi chú. Phần trên đã trình bày cách đưa dữ liệu vào, đặt định dạng và thêm lời ghi chú. Vậy muốn loại bỏ chúng thì làm như thế nào? Việc này được thực hiện bằng cách chọn menu: Edit\Clear và chọn: All để xoá tất cả, Formats để xoá định dạng, Contents để xoá nội dung và Comments để xoá lời ghi chú. + Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng Ta thực hiện như sau: trước hết là chọn cột (hoặc dòng) cần thay đổi, sau đó chọn menu: Format\Column\Width; điền vào giá trị độ rộng; chọn OK để thay đổi độ rộng. Format\Row\Height; điền vào giá trị chiều cao; chọn OK để thay đổi chiều cao. Cách làm nhanh hơn là đưa chuột đến đường phân cách giữa hai cột (gạch đứng), hoặc giữa hai hàng (đường ngang) trên thanh ghi địa chỉ A,B,C ... hoặc 1,2,3 ..., hình dạng con chuột đổi thành mũi tên hai chiều, ấn và rê chuột để thay đổi. II.5. In bảng tính Trước khi in ta phải định dạng trang giấy bằng cách chọn: File\Page Setup, xuất hiện hộp thoại Page Setup với 4 táp như sau: Trong táp Page (hình 1): - Trong Oriention: chọn Portrait để in dọc, Landscape để in ngang trang giấy. - Trong Scaling: nên dữ Adjust to 100% normal size. Trường hợp chỉ thiếu vài dòng sẽ trọn một trang nên chọn Fit to 1 page để Excel ép lại cho vừa một trang. - Trong Paper size: Chọn cỡ giấy in. thông thường ta chọn giấy khổ A4 - Trong Print Quality: chọn chất lượng in; 600 dpi nghĩa là in với độ phân giải 600 điểm/in; Trong táp Margins (hình 2): Đặt các canh lề cho trang giấy - Tương ứng: Top, Bottom, Left và Right là lề trên, dưới, trái và phải; Tức là vùng in sẽ cách các mép tương ứng của trang giấy một khoảng bao nhiêu cm (hoặc in). ◄ 1. Hộp thoại Page Setup, trong táp Page LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel16 - Header, Footer khoảng cách mép trên và mép dưới trang giấy đến mép dưới (trên) của phần Header (Footer). - Horizontally, Vertically: Canh giữa theo chiều ngang, dọc hay không? Trong táp Header/Footer: dùng để định tiêu đề đầu trang và cuối trang. Excel sẽ in ra một dòng trên đỉnh trang gọi là dòng đầu trang (Header) và một dòng ở cuối trang gọi là dòng chân trang (Footer). Trong mục Header và mục Footer của táp này có các dòng gợi ý có sẵn ta có thể chọn chúng để in. Trường hợp ta không thích các dòng này mà muốn thay nó bằng một dòng khác ta chọn: Custom Header và Custom Footor. Khi thực hiện lựa chọn này một cửa sổ soạn thảo sẽ xuất hiện, trong đó Excel chia dòng ra làm 3 phần: Trái, Giữa và Phải ta có thể soạn thảo vào các ô này (hình 3). ▲ 3. Cửa sổ soạn thảo dòng đầu trang Header (cửa sổ soạn thảo dòng cuối trang giống cửa sổ này, chỉ khác tiêu đề là Footer) ◄ 2. Táp căn lề trang (táp Margins). LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel17 Trong cửa sổ soạn thảo có thanh công cụ, gồm các biểu tượng theo thứ tự từ trái qua phải là: Font chữ (chọn Fonts), số trang, tổng số trang, ngày giờ, tên file, tên bảng tính (cho phép chèm vào). Táp Sheet: Cho phép in một vùng dữ liệu bất kỳ trong bảng tính - Hộp Print Area: nhập vào địa chỉ vùng dữ liệu cần in ra - Trong Page Order: cho phép chọn hướng in; Sau khi định dạng trang xong, trước khi in ra giấy ta nên xem thử các trang in đã vừa ý chưa bằng cách chọn menu: File\Print Preview (hoặc chọn nút Print Preview trong cửa sổ Page Setup, hoặc chọn biểu tượng Print Preview trên thanh công cụ) Thực hiện in dữ liệu ra giấy bằng cách chọn menu: File\Print, hộp thoại Print hiện ra: Khung Printer: chọn máy in, lựa chọn Print to file: in ra một file mới, mặc định không chọn nó sẽ in ra giấy. Khung Print range: chọn trang in, All: in tất cả các trang; Pages: từ trang ... đến trang ...; Khung Print what: Selection: in vùng dữ liệu đã chọn, Active sheets: in các bảng tính đang kích hoạt; Entire workbook: in tất cả các bảng tính trong file. Khung Copies: Number of copies: số bản được in ra (sao chép nhiều bản), Collate: có duyệt thứ tự trang in. Chọn: nút Print Preview để xem thử, nút OK để Excel thực hiện in và nút Cancel để huỷ bỏ. ◄ 4. Khung Page Order trong táp Sheet, cho phép chọn hướng trang in ◄ 5. Hộp thoại in dữ liệu LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel18 III. Phân tích dữ liệu Sau khi vào dữ liệu xong, việc phân tích dữ liệu cung cấp thêm những thông tin có giá trị. Ví dụ: Kết thúc kỳ thi tuyển sinh kết quả thi đã được lưu trữ, dữ liệu này mới cho biết thí sinh nào đạt hay chưa đạt, bao nhiêu điểm. Khi ta muốn biết các thông tin tổng hợp như: có bao nhiêu phần trăm thí sinh đạt loại xuất sắc, giỏi, khá, trung bình, yếu và kém; theo khu vực hay theo tỉnh thành hoặc theo từng trường học thì tỷ lệ này là bao nhiêu; để qua đó đánh giá giá chất lượng đào tạo, có ý kiến phản ánh và luật lập kế hoạch đào tạo. Các bài toán trong quản lý hay trong kinh tế v.v cũng có những nhu cầu tương tự. Việc xử lý dữ liệu trong Excel nên thực hiện bằng cách: dữ liệu đầu vào -> xử lý -> dữ liệu đầu ra. Trong đó dữ liệu đầu vào có thể là một bảng (có một số hàng và cột), hoặc một Bảng tính (sheet), hoặc là một file dữ liệu (book) tuỳ vào dữ liệu này là ít hay nhiều (mỗi sheet có thể lưu 65000 hàng, mỗi hàng 256 cột). Dữ liệu đầu ra có thể lưu trên một file khác, sheet khác hoặc là một bảng khác ngay trong sheet đó. Phần này chúng tôi cung cấp một số hàm và công cụ của Excel dùng cho việc phân tích dữ liệu, và các ví dụ áp dụng đơn giản. Những ví dụ đơn giản, các hàm được cung cấp cho học viên như những công cụ cơ bản để học viên vận dụng linh hoạt chúng trong từng bài toán cụ thể. III.1. Sử dụng các hàm 1) Danh sách một số hàm thường dùng (các hàm khác ta có thể tra cứu bằng chương trình trợ giúp của Excel bằng cách chọn menu: Help\Contents and Index\tab Index\gõ vào từ khoá “functions”\Display và thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình để xem) Phân loại Tên hàm Ý nghĩa Ví dụ minh hoạ Xử lý số abs(n) cho giá trị tuyệt đối của số n abs(-2) = 2 sqrt(n) cho giá trị căn bậc hai của số n (n>0) sqrt(9) = 3 power(x,n) cho giá trị xn power(2,3) = 8 int(x) cho giá trị phần nguyên của x int(3.45) = 3 mod(n,m) lấy phần dư của phép chia n cho m mod(10,3) = 1 round(x,n) làm tròn số x đến n số thập phân round(2.1246,3)=2.125 min(danh sách giá trị) cho giá trị nhỏ nhất trong một danh sách các giá trị min({1,2,5,0}) = 0 max(danh sách giá trị) cho giá trị lớn nhất trong một danh sách các giá trị max({1,2,5,0}) = 5 average( danh sách giá trị) cho giá trị trung bình của các giá trị trong danh sách average({1,2,6,0}) = 2.25 sum(danh sách giá trị) tính tổng các giá trị có trong danh sách sum({1,2,6,0}) = 9 product( danh sách giá trị) tính tích các giá trị có trong danh sách product(2,3,4) = 24 pi() cho số pi pi() = 3.141593 sin(x) tính sin của x radian sin(pi()/2) = 1 LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel19 cos(x) tính cos của x radian cos(pi()/2) = 0 tan(x) tính tang của x radian tan(pi()/4) = 1 asin(x) tính arcsin của x asin(1) = 1.570796 acos(x) tính arccos của x acos(0) = 1.570796 atan(x) tính arctang của x atan(1) = 0.785398 exp(x) tính ex exp(1) = 2.718282 Xử lý chuỗi left(s,n) cho chuỗi con của chuỗi s được tính từ trái qua phải n ký tự left(“nghe an”,4) = nghe mid(s,n1,n2 ) cho chuỗi con của chuỗi s được lấy ra từ vị trí n1 ra n2 ký tự mid(“nghe an”,6,2) = an right(s,n) cho chuỗi con của chuỗi s được tính từ phải qua trái n ký tự right(“nghe an”,4) = e an len(s) cho độ dài của chuỗi s len(“nghe an”) = 7 lower(s) chuyển chuỗi s thành chữ thường lower(“Nghe An”) = nghe an upper(s) chuyển chuỗi s thành chữ hoa lower(“Nghe An”) = NGHE AN proper(s) chuyển các chữ đầu của mỗi từ trong chuỗi s thành chữ hoa proper(“nghe an”) = Nghe An trim(s) cắt các ký tự trống ở hai đầu chuỗi s trim(“ an “) = “an” Hàm tìm kiếm count(danh sách giá trị) cho số giá trị là số có trong danh sách count({1,4,6,”a”,”c”}) = 3 counta(danh sách giá trị) cho số giá trị có trong danh sách (không tính các ô không chứa dữ liệu) counta({1,4,6,”a”,”c”}) = 5 khi các ô A1:A5 tương ứng nhận các giá trị: {1,4, , ”a”,”c”} (A3 không có dữ liệu) thì counta(A1:A5) = 4 rank(x, danh sách số, n) cho biết vị trí của số x trong danh sách các số; tương ứng n=1 và n=0 (hoặc không viết) các số trong danh sách sắp theo thứ tự giảm dần và tăng dần. các ô A1:A5 lần lượt chứa các giá trị: 7, 3.5, 3.5, 1, và 2 thì: rank(A2,A1:A5,1) = 3 rank(A1,A1:A5,1) = 5 rank(A1,A1:A5,0) = 1 rank(A1,A1:A5) = 1 vlookup(x, bảng giá trị, n, điều kiện ) Tìm giá trị x trong bảng giá trị và trả về giá trị cùng hàng với giá trị tìm được đầu tiên và ở cột thứ n trong bảng. Nếu điều kiện là TRUE, cách tìm gần đúng, FALSE tìm chính xác; cho các ô nhận giá trị tương ứng sau: A1:A3 là A, B, C B1:B3 là 10, 8, 5 vlookup("C",A1:B2,2, false) = 5 hlookup(x, bảng giá trị, n, điều kiện ) Tương tự hàm vlookup, hàm này không tìm theo cột mà tìm theo hàng. cho các ô nhận giá trị tương ứng sau: A1, B1, C1 là A, B, C A2, B2, C2 là 10, 8, 5 hlookup("A",A1:C2,2, false) = 10 LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel20 frequency (danh sách giá trị, nhóm giá trị) xác định tần suất xuất hiện của một nhóm giá trị nào đó trong một danh sách giá trị. xem trợ giúp (chọn menu Help) Xử lý cơ sở dữ liệu dsum(bảng dữ liệu, n, vùng tiêu chuẩn) Tính tổng các số thoã mãn tiêu chuẩn trong cột N của bảng dữ liệu. Tương tự như hàm dsum còn có các hàm: dmax, dmin, dcount, daverage, v.v. xem các ví dụ áp dụng sumif( danh sách 1, điều kiện, danh sách 2) Tính tổng các số trong danh sách giá trị 2 thoả mãn điều kiện ở danh sách giá trị 1. Tương tự cho hàm countif(danh sách giá trị, điều kiện) cho các ô nhận giá trị tương ứng sau: A1: A4 là 1, 2, 3, 4 B1: B4 là 2, 4, 6, 8 sumif(A1:A4,”>2”,B1:B4) = 14 (6+8) Logic if(biểu thức logic, biểu thức 1, biểu thức 2) Nếu biểu thức logic đúng hàm trả về giá trị của biểu thức 1, không thì trả về giá trị của biểu thức 2. Biểu thức 1 và 2 có thể chứa một hàm if khác (if lồng nhau) khối A1:B4 cho như trên: if(B1>B2,A1+A3,A1*A3) = 3 if(B1<B2,A1+A2,A1*A3) = 4 and(điều kiện 1, điều kiện 2, ...) cho giá trị TRUE nếu tất cả các điều kiện đều đúng, không thì cho giá trị FALSE and(B1<B2,B2<B3) = TRUE and(B1>B2,B2<B3) = FALSE or(điều kiện 1, điều kiện 2, ...) cho giá trị FALSE nếu tất cả các điều kiện đều sai, không thì cho giá trị TRUE or(B1>B2,B2<B3) = TRUE or(B1>B2,B2>B3) = FALSE not(điều kiện ) cho giá trị TRUE nếu điều kiện đều sai, và ngược lại cho giá trị FALSE khi điều kiện đúng not(B1>B2) = TRUE not(B1<B2) = FALSE Thời gian day(dữ liệu) Dữ liệu có kiểu là ngày tháng (date), hàm cho giá trị ngày trong đó gõ vào ô A1: 12/25/2002 khi đó: day(a1) = 25 moth(dữ liệu) hàm cho giá trị tháng trong đó month(a1) = 12 year(dữ liệu) hàm cho giá trị năm trong đó year(a1) = 2002 2) Các ví dụ áp dụng Ví dụ 1: Xử lý kết quả thi của học sinh. (Thực tế số học sinh có thể là hàng nghìn, hay chục nghìn hay lớn hơn nhưng ở đây ta xét một số ít đại diện mang tính chất nguyên lý. Khi áp dụng thực tế động tác còn lại chỉ là thiết lập mẫu và thực hiện sao chép, kéo thả chuột một cách nhanh chóng.) Công việc cần làm gồm có: LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel21 + Nhập thông tin, kết quả thi của học sinh + Tính tổng số điểm của các môn thi, điểm thi thấp nhất, cao nhất và trung bình của các học sinh + Xếp loại học sinh theo kết quả thi + Xét điểm lên lớp cho các học sinh + Thống kê học lực của học sinh (bao nhiêu phần trăm học sinh đạt loại xuất sắc, giỏi, khá, trung binh, yếu và kém) Trong đó Đối tượng ưu tiên được nhập vào cột “Uu tien” và TB: thương binh, LS: liệt sỹ, VC: vùng cao, KK: khó khăn, KC: không có (không hưởng ưu tiên). Để tính tổng điểm ta thực hiện như sau: nhập vào ô H3:” = D3+E3 +F3+G3” Sau đó điền tự động vào các ô H4 : H12;(rê chuột đến góc dưới bên phải ô H3, chuột trở thanh dấu +, ấn chuột trái và rê đến ô H12) ◄ 1. Nhập thông tin, kết quả thi của học sinh. Kết quả này được lưu dữ liệu lên đĩa với tên “vidu1” Excel sẽ tự động thêm phần mở rộng là “.xls” ◄ 2. Tính tổng số điểm. LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel22 Để xếp loại học sinh theo kết quả thi, chẳng hạn ta đưa ra tiêu chuẩn xếp loại như sau: tương ứng với điểm trung bình cho mỗi môn thì được xếp theo: 0 - 3 - 5 - 6,5 - 8 - 9 -10 (hoặc tính theo tổng số điểm của cả 4 môn: 0 - 12 - 20 - 26 - 32 - 36 - 40) là kém - yếu - trung bình - khá - giỏi - xuất sắc. Ta thực hiện xếp loại bằng cách, tại ô I3 gõ vào biểu thức: “ =IF(H3>=36,"XSac",IF(AND(H3>=32,H3=26,H3<32),"Kha", IF(AND(H3>=20,H3=12,H3<20),"Yeu","Kem"))))) “ và sau đó điền tự động cho các ô I4-I12 (giống như cách làm ở bước 2). Kết quả thu được như hình vẽ ◄ 3. Xác định điểm cao nhất, thấp nhất và điểm trung bình. Ta nhập các công thức vào các ô như sau: H14: = max( h3:h12) H15: = min( h3:h12) H14: = average(h3:h12) ◄ 4.Xếp loại học sinh theo kết quả thi LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel23 Xét điểm lên lớp cho các học sinh, các điểm ưu tiên được tính theo thang cộng điểm (ở cuối bảng trong hình vẽ). Có nghĩa, học sinh là con thương binh được cộng thêm 2 điểm trong việc xét cho lên lớp, tương tự con liệt sỹ được 3 điểm, con em vùng cao và gia đình khó khăn mỗi trường hợp được cộng thêm 1 điểm và đối tượng KC không hưởng điểm ưu tiên, tức là cộng thêm 0 điểm. Việc xét điểm lên lớp được thực hiện như sau: Tại ô J3 gõ vào biểu thức: “ =VLOOKUP(C3,$B$14:$C$18,2,FALSE)+H3 ” sau đó điền tự động cho các ô J4-J12 (giống như cách làm ở bước 2). Kết quả thu được như hình vẽ. Trong biểu thức này ta có sử dụng cách viết địa chỉ tuyệt đối cho vùng điều kiện của hàm vlookup: $B$14:$C$18. Khi sử dụng cách viết này, quá trình điền tự động giá trị địa chỉ của vùng điều kiện sẽ không thay đổi, trong công thức chỉ có C3 trở thành C4, C5, v.v. và H3 trở thành H4, H5, v.v. đáp ứng việc điền công thức của ta. Lưu ý: Nguyên tắc tìm kiếm của hàm vlookup đã nêu ở trên, ví dụ hàm trong ô J3 sẽ tìm được “TB” (giá trị trong ô C3) ở ô B14 và trả về giá trị là 2 (giá trị trong ô C14). Tương tự, các hàm trong J4-J12 cũng thực hiện như vậy. ◄ 5. Xét điểm lên lớp (có tính đến điểm ưu tiên) cho các học sinh LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel24 Thống kê học lực của học sinh (bao nhiêu phần trăm học sinh đạt loại xuất sắc, giỏi, khá, trung bình, yếu và kém). Bài toán này có dữ liệu vào là bảng A12:H12, cột cần tính toán là cột H (thứ 8 từ trái qua phải của bảng dữ liệu). Ở đây ta sử dụng hàm dcount và hàm count để thực hiện tính toán. Để sử dụng hàm dcount ta phải tạo vùng tiêu chuẩn, tương ứng với các trường hợp: kém, yếu, trung bình, khá, giỏi và xuất sắc ta sử dụng vùng tiêu chuẩn: A20:A21, B20:C21, D20:E21, F20:G21,H20:I21 và J20:J21. Quá trình thực hiện công việc gồm: Thứ nhất tại ô J14 gõ vào biểu thức: “ =DCOUNT($A$2:$H$12,8,($A$20:$A$21))/COUNT($H$3:$H$12) “ sau đó điền tự động cho các ô J15-J19 (giống như cách làm ở bước 2). Sau đó sữa lại các vùng tiêu chuẩn tương ứng như trên, ví dụ trong ô J15 ta sữa $A$20:$A$21 thành $B$20:$C$21. Kết quả thu được như hình vẽ. Căn cứ vào kết quả thống kê ta đưa ra các nhận xét. Ví dụ như kết quả ở trên cho ta thấy kết quả học tập của học sinh còn sự chênh lệch về tỷ lệ học sinh khá và yếu 50% so với 30%. Chưa có học sinh giỏi và học sinh xuất sắc. Như vậy mục tiêu chất lượng đào tạo quý sau là phải giảm tỷ lệ học sinh yếu và tăng tỷ lệ học sinh giỏi và xuất sắc. Lưu ý: + Định dạng của các ô J14:J19 là %. Thực hiện bằng cách bôi đen vùng ô này, sau đó chọn menu: Format\Cells...\ trong danh sách Category chọn Percentage, đặt ô trắng Decimal places = 0\OK; + Kết quả thống kê có thể lưu ở bảng tính (sheet) hoặc file khác. Để liên kết đến vùng dữ liệu ta viết theo cú pháp sau: [tên file]tên bảng tính!địa chỉ ô. Ví dụ: ô A1 của sheet1 ở file thu1.xls viết: = [thu2.xls]sheet2!B2 có nghĩa là giá trị trong ô A1 được tham chiếu từ ô B2 của sheet2 ở file thu2. Nếu liên kết giữa các bảng tính cú pháp sẽ là : = tên bảng tính, địa chỉ ô. Ví dụ: ô C1 của sheet1 ở file thu2 viết: = sheet2!B2 tức tạo liên kết giữa ô sheet1\C1 với sheet2\B2 trong cùng một file thu2. ◄ 6. Thống kê học lực của học sinh thông qua kết quả thi LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel25 Ví dụ 2: Tính tiền và theo dõi tình hình khách đến ở Khách sạn. + Nhập thông tin về khách hàng, phòng ở + Tính tiền khách phải trả (theo số ngày ở, loại phòng) cho khách sạn Các bước thực hiện: Số ngày khách lưu lại ở Khách sạn bằng ngày đi trừ ngày đến. Nên trong ô F3 ta gõ vào nội dung: =E3-D3. Sau đó điền tự động cho các ô F4-F12. Chú ý, kiểu dữ liệu trong D3:D12 và E3:E12 là kiểu ngày tháng (Date), còn F3:F12 là kiểu chung (General). Kết quả được chỉ ra trên hình vẽ. Tiền thuê phòng được tính theo theo bảng đơn giá cho từng loại phòng. Tiền thuê bằng số ngày ở nhân với đơn giá một ngày cho loại phòng tương ứng. Nếu số ngày ở bằng 0 (khách đến và đi trong ngày) thì tiền thuê bằng một nữa giá một ngày với loại phòng tương ứng. Để tính tiền thuê phòng, đầu tiên ta viết biểu thức sau vào ô H3: 1. Nhập thông tin về khách hàng: Tên, đến từ đâu, ngày đến, ngày đi và phòng ở ▼ Kết quả này được lưu dữ liệu lên đĩa với tên “vidu2” 2. Tính số ngày khách ở Khách sạn ▼ LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel26 “=IF(F3>0,VLOOKUP(LEFT(G3,1),$G$19:$I$21,2,FALSE)*F3,VLOOKUP(LEFT(G3,1),$ G$19:$I$21,2,FALSE)/2)” sau đó điền tự động cho các ô H4-H12 (giống như cách làm ở bước 2 ví dụ 1). Kết quả được trình bày trên hình vẽ. Trong biểu thức này ta sử dụng hàm left, ví dụ trong ô H3 hàm LEFT(G3,1)=”A” và chữ A sẽ là ký tự cần tìm của hàm vlookup. Ở đây ta lưu ý vùng H3:H12 và H19:H21 có kiểu dữ liệu là kiểu tiền tệ (Accounting) và vùng I19:I21 có kiểu phần trăm (Percentage). Tương tự như tính tiền thuê phòng, ta xác định tiền chi phí phục vụ. Tiền phục vụ bằng tiền thuê phòng nhân với phần trăm chi phí phục vụ ứng với mỗi loại phòng. Giá chi phí phục vụ cho mỗi loại phòng được cho ở bảng đơn giá. Các bước thực hiện bao gồm: thứ nhất ta viết biểu thức sau vào ô I3: “=H3*VLOOKUP(LEFT(G3,1),$G$19:$I$21,3,FALSE)” sau đó điền tự động cho các ô I4-I12. Tiền mà mỗi khách hàng phải trả cho khách sạn gồm tiền phòng và tiền chi phí phục vụ. Để tính khoản tiền này, ta gõ vào ô J3 biểu thức “= H3+I3” sau đó điền tự động cho các ô J4-J12. Kết quả được trình bày trên hình vẽ. Chú ý: Để thuận tiện trong việc trình bày, có cách viết rõ ràng trong biểu thức Excel cho phép định nghĩa một bảng (ví dụ như vùng dữ liệu hay vùng điều kiện) bằng một tên. Ta có thể thay vùng G19:I21 bởi tên VungDieuKien bằng cách chọn vùng G19:I21 sau đó chọn menu: Insert\ Name\Define\gõ tên vùng\OK; 3. Tính tiền thuê phòng cho các khách hàng ▼ LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel27 4. Tính tiền chi phí phục vụ và tổng số tiền phải trả cho mỗi khách hàng ▼ LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel28 III.2. Sử dụng các công cụ 1) Sử dụng công cụ Lọc tự động (Auto Filter: AF) AF cho phép hiển thị tất cả các bản ghi trong bảng dữ liệu, hoặc lọc ra một số bản ghi đầu (cuối) bảng (top 10, buttom 10), hoặc lọc các bản ghi theo một điều kiện nào đó, lựa chọn này cho phép ta tìm kiếm các bản ghi thoả mãn điều kiện mà ta đưa ra. Dưới đây ta thực hiện một số động tác đối với bảng dữ liệu ở ví dụ 1 mục III.1. + Mở file vidu1.xls + Đưa trỏ chuột đến ô A2 (hoặc một ô bất kỳ trong vùng dữ liệu) + Chọn menu: Data\Filter ...\AutoFilter, Ngay lúc này bên phải tiêu đề của mỗi trường xuất hiện mũi tên như hình vẽ: Bây giờ ta lọc ra các học sinh có tổng điểm thi 20<Tong<=26. Sau khi chọn mục Custom hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện, ta chọn các điều kiện như hình dưới. Chọn nút lệnh OK. Kết quả, bảng dữ liệu sẽ giữ lại hai bản ghi như hình dưới. Chú ý: Trong hộp thoại Custom AutoFilter dưới cùng có hai dòng hướng dẫn sử dụng ký tự đại diện khi lọc các bản ghi là chuỗi, với dấu ? sẽ đại diện cho một ký tự bất kỳ trong chuỗi, dấu * sẽ đại diện cho một số các ký tự. Ví dụ ta viết: ?a* có nghĩa là tìm các bản ghi có trường ta chọn chứa chuỗi ký tự mà ký tự thứ hai trong chuỗi là chữ a, còn các ký tự ở vị trí khác là bất kỳ. + Hiển thị lại tất cả các bản ghi, tại trường Tong, chọn mũi tên, chọn All. + Thôi sử dụng AutoFilter bằng cách chọn lại: Data\Filter ...\AutoFilter; LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel29 2) Sử dụng công cụ Lọc cao cấp (Advanced Filter: AdvF) Nếu như AF chỉ cho phép lọc có điều kiện cho một trường, và kết quả lọc nằm ngay trong bảng dữ liệu gốc thì AdvF cho phép lọc có điều kiện cho nhiều trường, và kết quả có thể nằm trong bảng dữ liệu gốc hoặc tạo ra một bản sao mới. Tham số vào của AdvF gồm có: Vùng dữ liệu (ứng với ô List range); Vùng tiêu chuẩn (ứng với ô Criteria range) và Vùng sao chép dữ liệu lọc được (ứng với ô Copy to). Trong đó vùng tiêu chuẩn là một bảng mà tiêu đề của mỗi trường trùng với tên trường trong bảng (vùng) dữ liệu cần xét và hàng tiếp theo ghi điều kiện lọc. Nếu dùng hàm AND các điều kiện được ghi trên các cột khác nhau (tên trường giống nhau), dùng hàm OR các điều kiện ghi trên các hàng trong một trường. Ví dụ: Lọc từ bảng dữ liệu ở ví dụ 1 mục III.1 ra các học sinh là con thương binh, có tổng điểm thi lớn hơn 20 điểm và không có môn nào bị điểm dưới 2. Thứ nhất là thiết lập vùng tiêu chuẩn như hình vẽ Bước tiếp theo là chọn Data\Filter ...\Advanced Filter, cửa sổ Advanced Filter xuất hiện. Trong cửa sổ này ta điền các thông tin vào: + Trong ô Action, nếu chọn Filter the list, in-place thì kết quả lọc được sẽ hiển thị ngay trên vùng dữ liệu (hay các bản ghi không thoả mãn điều kiện lọc sẽ ẩn đi), nếu chọn Copy to ◄ 1. Thiết lập vùng tiêu chuẩn Ở đây trong trường Uu tien, điều kiện như vậy có nghĩa là sử dụng phép so sánh “=”; Ngoài ra ta có thể dùng phép so sánh giống (like), ví dụ: ta thay TB bằng K* có nghĩa là các giá trị trong trường Uu tien của bảng dữ liệu có ký tự đầu tiên là K đều thoả mãn ◄ 2. Điền các thông tin trong hộp thoại Advanced Filter LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel30 another location thì kết quả lọc sẽ được sao chép và hiển thị ở vùng chỉ ra trong ô trắng Copy to. + Trong hộp thoại này, ta chỉ ra các vùng dữ liệu, tiêu chuẩn và vùng sao chép như hình vẽ. Việc điền các vùng vào ô trắng có thể gõ trực tiếp hoặc có thể nháy chuột vào biểu tượng của Excel ở bên trái mỗi hộp, hộp thoại thu nhỏ lại để ta thấy rõ bảng tính, dùng chuột lựa chọn vùng cần thiết, nháy chuột vào biểu tượng của Excel trong hộp để trở về hộp thoại đầy đủ, kết quả địa chỉ của vùng cần chọn hiện trong hộp trắng. + Cuối cùng chọn OK để thực hiện việc lọc. Kết quả lọc được chỉ ra ở hình dưới đây: Chú ý: + Nếu chọn Unique records only thì các bản ghi lọc được nếu có nhiều bản ghi giống nhau chỉ dữ lại một bản. Tương tự như vậy ta sẽ thiết lập vùng tiêu chuẩn và thực hiện lọc đối với các bài toán có yêu cầu lọc khác. ◄ 3. Kết quả lọc dữ liêu LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel31 3) Sử dụng giao diện cửa sổ Data Form (DF) DF dùng để xem dữ liệu, tìm kiếm bản ghi theo tiêu chuẩn. Ví dụ để xem dữ liệu ở ví dụ 1 mục III.1 ta đưa con trỏ vào ô A2 (hoặc một ô bất kỳ thuộc vùng dữ liệu), chọn Data\Form ... một cửa sổ hiện ra như sau: 4) Sử công cụ tổng hợp theo nhóm Subtotal Trong thực tế nhiều bài toán có nhu cầu tổng hợp và phân tích số liệu theo nhóm. Qua đó cho phép so sánh các mặt mạnh, yếu giữa các nhóm với nhau. Ví dụ để đánh giá xem tình hình khách đến Khách sạn(ở ví dụ 2 mục III.1.) cần biết các thông tin như: số khách hàng đến từ thành phố nào chiếm tỷ lệ lớn, đa số khách hàng lưu lại khách sạn mấy ngày, loại phòng nào được thuê nhiều nhất v.v. Chẳng hạn ta thực hiện tổng hợp số liệu theo nơi khách đến: + Mở file vidu2.xls + Đưa trỏ chuột vào vùng dữ liệu; Sắp xếp dữ liệu theo địa chỉ của khách (tên trường Den tu) bằng cách chọn: Data\Sort ...\trong hộp thoại, ở mục Sort by, chọn mũi tên hướng xuống bên cạch hộp trắng và chọn Den tu\ OK; ◄ Cửa sổ Data Form. Nửa trái của cửa sổ hiển thị nội dung bản ghi hiện hành, góc trên bên phải cửa sổ thông báo bản ghi hiện hành là bản ghi thứ mấy trên tổng số bao nhiêu bản ghi. Ở đây ta có thể thực hiện các thao tác sau: + Sử dụng các phím mũi tên, Enter để xem các bản ghi; phím Page Up đến bản ghi đầu tiên, Page Down để nhập tiếp một bản ghi mới vào cuối danh sách các bản ghi. Phím Tab hoặc Shift Tab: di chuyển qua lại giữa các trường dữ liệu. + Nút New: nhập bản ghi mới; Nút Delete: xoá bản ghi hiện hành; Nút Restore: phục hồi dữ liệu vừa xoá. + Nút Criteria: nhập điều kiện để tìm kiếm bản ghi; nút Form thực hiện tìm kiếm; Nút Find Next, Find Prev tiến, lùi một bản ghi. Nút Close: đóng cửa sổ Data Form; ◄1. Điền các thông tin vào hộp thoại Subtotal. + Chọn Data\Subtotals ... cửa sổ Subtotal xuất hiện. Trong mục At each chang in chọn Den tu (trường cần tạo nhóm tổng hợp). Trong mục Use function chọn hàm count (hàm cần tính toán). Trong mục Add subtotal to chọn So ngay (những trường cần tính toán), chọn OK (hình vẽ -1). Kết quả tính toán được chỉ ra trên hình vẽ (2,3) sau: LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel32 Mặc định kết quả hiển thị như hình 2, Để xem thông tin tổng thể ta chọn mục số 2 ở góc trên bên trái cửa sổ kết quả hiện ra như hình 3. Và thông tin tổng chung hiện ra khi ta chọn số 3. Từ thông tin tổng thể ta thấy rằng trong mười khách thì khách đến từ Hà nội là nhiều nhất (4 người, ở đây ta dùng hàm count để đếm), tiếp đó là khách đến từ Đà nẵng và Huế và khách đến từ Saigon và Vinh là ít nhất. Thông tin này giúp cho người lãnh đạo điều chỉnh một số dịch vụ cho phù hợp với yêu cầu của khách và tránh lãng phí. 5) Sử công cụ phân tích dữ liệu Pivot Table (PT) Một yêu cầu khác của các bài toán thực tế là phân tích quan hệ giữa một thông số nào đó với nhiều thông số khác (xét một thông tin theo nhiều khía cạnh, hay quan hệ nhiều chiều). Qua đó làm bộc lộ rõ hơn ý nghĩa của thông tin. Ví dụ: thông tin số ngày lưu lại của các khách hàng ở ví dụ 2 mục III.1, ta có thể xét quan hệ giữa thông tin này với địa chỉ của khách đến. Quan hệ này cho ta biết thống kê về đặc điểm khách ở các địa phương như đa số khách đến khách sạn là từ Hà nội, tiếp theo là Huế, Đà nẵng, một số ít ở Sài gòn và Vinh. Và ta cũng có thể xét quan hệ khách ở địa phương với số ngày ở lại khách sạn, thông tin này cho biết chẳng hạn như đa số khách Hà nội ở lại từ 5 đến 7 ngày hoặc số khách ở lại 10-15 ngày chủ yếu là khách Sài gòn v.v. ◄ 3. Hiển thị thông tin tổng thể khi ta chọn số 2 ở góc trên bên trái của cửa sổ. 2. Kết quả tổng hợp theo nhóm, cửa sổ hiển thị mặc định ▼ LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel33 Đáp ứng yêu cầu phân tích này,Excel cung cấp công cụ PT, nó cho phép phân tích hoặc thống kê dữ liệu theo nhiều hướng khác nhau. Một PT có bốn thành phần, mỗi thành phần chứa một trường trong bảng dữ liệu trong đó: + Trang (page): là đơn vị dữ liệu được phân tích, làm mục chính cho PT + Hàng (row): Hiển thị nội dung của trường được lựa chọn và làm những tiêu đề hàng + Cột (Column): Hiển thị nội dung của trường được lựa chọn và làm những tiêu đề cột + Dữ liệu (Data): Vùng kết quả đã được tính toán Làm quen với cách phân tích số liệu bằng PT, ta xét hai ví dụ sau: Ví dụ 1: Xét quan hệ số ngày khách ở lại Khách sạn với địa chỉ của khách hàng trong dữ liệu ở ví dụ 2 mục III. 1. Các bước thực hiện: + Mở file vidu2.xls + Đưa trỏ chuột đến vùng dữ liệu + Chọn Data\PivotTable report ...\cửa sổ Pivot Table Wizard - Step 1 of 4 xuất hiện với câu hỏi “Where is the data that you want to analyze?” ta chọn “Microsoft Excel list or database” và nút lệnh Next. Cửa sổ Pivot Table Wizard - Step 2 of 4 xuất hiện với câu hỏi “Where is the data that you want to use?” ta điền vùng dữ liệu vào ô trắng có tiêu đề Range. Việc điền vùng dữ liệu thực hiện như bước 3 của ví dụ thuộc mục “sử dụng công cụ lọc cao cấp”. Sau đó chọn Next. Cửa sổ Pivot Table Wizard - Step 3 of 4 xuất hiện. Bên phải cửa sổ có các nút tương ứng với các trường trong bảng dữ liệu. Ta dùng chuột rê từng nút mà ta quan tâm thả vào các phần khác nhau của PT. Ví dụ này ta phải đưa nút Ten vào phần trang (page), nút Den tu vào phần hàng (row) nút So ngay vào phần cột (Column) và nú Den tu vào phần dữ liệu (Data). Mặc định hàm count hiện trong nút Den tu thuộc phần dữ liệu. Sau khi đưa các nút vào những vị trí cần thiết của PT, ta chọn nút lệnh Next. Cửa sổ Pivot Table Wizard - Step 4 of 4 xuất hiện với câu hỏi “Where do you want to put PivotTable?” Nếu ta chọn New worksheet thì Excel tạo một bảng tính mới để chứa dữ liệu ▲ 1. Bước 3 của quá trình phân tích dữ liệu bằng PivotTable LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel34 phân tích (ta nên sử dụng lựa chọn này), trường hợp còn lại chọn Existing worksheet thì phải chỉ ra vùng hiển thị vào ô trắng. Tiếp theo là chọn nút lệnh Finish để hoàn thành. Kết quả phân tích sẽ được hiện thị trong một bảng tính mới như hình sau: Nhìn số liệu phân tích ta thấy: Khách từ Đà nẵng có 2 người, một người ở 1 ngày và một người ở 10 ngày; tương tự Hà nội có 4 người số ngày ở tương ứng là 1, 1, 1, 1; Huế 2 người số ngày ở là: 1, 10 tương tự cho Sài gòn và Vinh; Cột Grand Total chỉ tổng số người theo địa phương; Hàng Grand Total chỉ tổng số người theo số ngày ở lại Khách sạn. Các số liệu này đặc biệt có ý nghĩa khi số lượng khách hàng lớn, ở nhiều địa phương khác nhau. Nó là những số liệu giá trị giúp cho người quản lý xem xét và kiểm soát tình hình hoạt động của cơ quan, cũng như quá trình lập kế hoạch, chọn dịch vụ kinh doanh, định hướng phát triển cho công ty. Ví dụ 2: Quản lý bán hàng + Vào bảng số liệu + Phân tích số liệu, chọn Data\PivotTable report ...\ bước 1 và 2 làm như ví dụ 1. ▲ 2. Kết quả phân tích dữ liệu theo các bước ở trên ◄ 1. Nhập số liệu vào bảng LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel35 + Bước ba thực hiện như hình vẽ dưới đây: Kết quả phân tích được trình bày trên hình vẽ sau: Nhìn vào số liệu phân tích được ta thấy: Trong các sản phẩm bán ra, doanh thu của Dày dép là lớn nhất. Với mặt hàng này trong 3 cửa hàng thì Tràng tiền bán được nhiều nhất. Mặt khác, cửa hàng Hue bán Quần áo được nhiều nhất. Nhưng xét doanh thu của các cửa hàng thì Tràng tiền có doanh thu chung lớn nhất. Trên cơ sở số liệu này, người bán hàng có thể lựa chọn mặt hàng, số lượng cho mỗi mặt hàng, phân tích năng lực của các cửa hàng khác, đề ra chính sách cạnh tranh hợp lý. ▲ 2. Bước 3 của quá trình phân tích dữ liệu bằng PivotTable ▲ 3. Kết quả phân tích, có các cách hiển thị số liệu khác nhau: hiện kết quả chung, cho từng quý (từng tháng: Ba, Giêng và Hai). LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel36 IV. Sử dụng hiệu quả MS Excel Như đã trình bày trong phần giáo trình “Hệ điều hành Windows”, một công việc trong Excel cũng có thể thực hiện bằng 3 cách: thứ nhất là thực hiện từ menu; thứ hai từ thanh công cụ (từ các biểu tượng) và thứ ba là từ các phím tắt. Thực hiện từ các menu là cách thực hiện chuẩn tuy nhiên, trong nhiều trường hợp thực hiện từ các biểu tượng hoặc phím tắt lại nhanh hơn. Phần này chúng tôi nêu ra một số các phím tắt giúp cho một số việc được thực hiện nhanh hơn. Các phím tắt khác, hay các chức năng nhằm sử dụng hiệu quả MS Excel ta có thể tham khảo bằng cách chọn menu: Help\Contents and Index; 1) Phím tắt của các phím chức năng (xem: Help\Contents and Index\Index\shortcut keys, Microsoft Excel\learn about function keys in Microsoft Excel) Tên phím Chức năng Shift + Ctrl + Alt + Alt+Shift+ F1 Hiển thị trợ giúp Trợ giúp trực tiếp “ What’s this” Chèn thêm một bảng tính mới F2 Soạn thảo với ô đang kích hoạt Soạn thảo ghi chú cho một ô Lưu dữ liệu vào file với tên khác Lưu dữ liệu vào file F3 Gián tên của một vùng dữ liệu vào công thức Đưa một hàm vào một biểu thức Định nghĩa một tên cho vùng dữ liệu F4 Lặp lại thao tác vừa thực hiện Lặp lại tìm kiếm vừa thực hiện Đóng cửa sổ hiện tại Thoát khỏi Excel F5 Đưa con trỏ chuột đến một ô nào đó Hiển thị hộp thoại tìm kiếm Phục hồi kích thước cửa sổ (sau khi phóng to hoặc thu nhỏ) v.v... F12 Lưu dữ liệu ra file với tên khác Lưu dữ liệu vừa thay đổi vào file Mở một file 2) Thực hiện các thao tác bằng thanh công cụ ▲ 1. Thanh công cụ của MS Excel LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel37 Để xem chức năng của một biểu tượng ta rê chuột đến nó sẽ xuất hiện dòng chú dẫn. Dựa vào hướng dẫn này ta có thể thực hiện các công việc từ thanh công cụ. Ví dụ: ở hình 1, biểu tượng cái kéo là nút thực hiện chức năng cắt dữ liệu. Sau khi dữ liệu trong bảng tính được đánh dấu (bôi đen) thì việc dùng chuột chọn biểu tượng này tương đương với chọn menu: Edit\Cut hoặc ấn phím tắt Ctrl + X. Đối với các biểu tượng khác cách làm tương tự như vậy! 3) Thực hiện các thao tác với ô dữ liệu bằng cách chọn chuột phải Trong khi soạn thảo bảng tính, ta có thể thực hiện nhanh chóng các công việc bằng cách nháy chuột phải. Bài tập: 1) Thực hiện các bài ví dụ dẫn ra trong giáo trình 2) In ví dụ trong phần sử dụng công cụ lọc cao cấp ra giấy 3) Mỗi học viên, tuỳ thuộc vào công việc của mình hãy xây dựng một bảng dữ liệu, thực hiện tính toán và báo cáo kết quả theo tháng hoặc quý hoặc năm. 4) Lặp lại một số ví dụ nhưng được thực hiện nhanh chóng bằng thanh công cụ, phím tắt. ◄ 2. Tại một ô dữ liệu khi nháy chuột phải ta có thể thực hiện nhanh chóng các công việc như trong menu thả xuống. Cut, Copy, Paste: cắt, sao chep và dán dữ liệu; Insert, Delete: chèn hoặc xoá một ô Clear Contents: xoá nội dung dữ liệu trong ô Insert Comment: chèn vào ô một lời ghi chú Format Cells: định dạng ô LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel38 Tài liệu tham khảo [1].Sở KHCN & MT - Trung tâm CNTT nghệ an, Giáo trình tin học văn phòng, 2002 [2].Microsoft, Introducing Microsoft Windows 95, 1996 [3].Microsoft, Help topics: Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, 1996 [4].Bùi Thế Tâm, Giáo trình Windows - Word - Excel, 2001 [5].Phan Quốc Phô, Giáo trình Windows - Word - Excel, 1999 [6].Trung tâm tin học SIC, Giáo trình Windows - Word - Excel, 1996 [7].Ban chỉ đạo Ứng dụng và Phát triển CNTT tỉnh Hà Nam, Giáo trình tin học văn phòng, 2002 [8]. SCC/IBT, Chương trình tự học Windows, MS Word, MS Excel, 1998