Giáo trình tin học cấp độ A

kiếm vị trí có mặt của một cụm từ nào đó trên văn bản. Ngoài ra, Word còn có chức năng thay thế cụm từ tìm thấy trong văn bản bằng một cụm từ khác, chức năng đó được gọi là chức năng thay thế. Các thao tác sử dụng lệnh Replace được liệt kê trong hình 61: Hình 61. Thực hiên chức năng thay thế Nháy Find Next để tìm Nháy nút Replace All để thay thế tất cả Nháy nút Peplace để thay thế một lần 3. Nhập cụm từ cần thay thế 2. Nhập cụm từ cần tìm 1. Chọn Edit -> Replace * Chú ý: Có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + F hoặch Ctrl + H để mở nhanh hộp thoại Find hay Replace 3. Các khả năng tìm kiếm và thay thế chính xác hơn: Trong quá trình dùng chức năng tìm kiếm và thay thế có thể ta sẽ gặp trường hợp việc tìm kiếm không được chính xác. VD: Ta muốn tìm từ "Hoa" nhưng các tù như "Hoang", "Thoang", "Khoa" vẫn được tìm kiếm. Vậy, để việc tìm kiếm được chính xác hơn, ta nên sử dụng nút More trong hai hộp thoại trên. Sau khi nháy chuột vào nút More sẽ xuất hiện thêm một bảng chọn mở rộng, trong bảng chọn mở rộng này, ta cần chú ý các mục sau: Match Case: Phân biệt chữ hoa, chữ thường Find whole word only: Chỉ tìm các từ hoàn chỉnh Use wildcards: Cho phép sử dụng các ký tự đại diện ? Hình 62. Bảng chọn mở rộng và * II. Gõ tắt: Trong quá trình soạn thảo, có những lúc ta gặp phải trường hợp có những cụm từ tương đối dài nhưng xuất hiên nhiều lần trong văn bản khiến ta phải đánh đi đánh lại nhiều lần một cụm từ rất mất thời gian. Chức năng gõ tắt (AutoCorrect) của Word cho phép ta cùng một vài ký tự ngắn gọn để định nghĩa cho những cụm từ dài hơn. VD: Sau khi sử dụng chức năng AutoCorrect để định nghĩa cụm từ "Trung tâm GDTX - HN Tiên Phước" bằng nhóm ký tự "TT", mỗi lần muốn xuất hiện cụm từ "Trung tâm GDTX - HN Tiên Phước" ta chỉ cần gõ vào văn bản nhóm ký tự "TT". Như vậy sẽ giúp ta tiết kiệm được thời gian rất nhiều. Để sử dụng chức năng gõ tắt trong Word ta thực hiện lần lượt các thao tác được minh họa trong hình 63 sau đây: 1.Chọn Tools -> AutoCorrect Options 2.Đánh dấu chọn mục Replace text as you type Hình 63. Thực hiện chức năng gõ tắt 6. Nháy OK 5. Nháp nút Add 4. Nhập ký tự thay thế 3. Nhập ký tự gõ tắt * Chú ý: Trong hộp thoại AutoCrrect, ta còn cần chú ý các mục sau đây: Correct Two Initial Capitals: Word sẽ tự động sửa chữ cái thứ hai thành chữ thường nếu cả hai chữ cái đầu tiên trong câu là chữ in hoa. VD: THanh thành Thanh Capitalize first letter of sentences: Tự động chuyển chữ cái đầu câu thành chữ in hoa Capitalize names of days: Tự động chuyển tên ngày (tiếng Anh) sang chữ in hoa III. Bảo vệ văn bản: Khi cần bảo vệ dữ liệu văn bản, tránh người sử dụng khác tự do mở, xem hay sửa chữa văn bản, người ta thường đặt mật khẩu cho văn bản, trong Word mật khẩu cho văn bản có hai loại: Mật khẩu để mở, mật khẩu để sửa chữa. Khi biết được mật khẩu để mở, người sử dụng khác chỉ có thể mở được văn bản và xem văn bản mà thôi, muốn sửa chữa được văn bản, người sử dụng đó cần phải biết thêm mật khẩu để sửa chữa nữa. Để đặt mật khẩu cho văn bản, ta thực hiện như sau: Hình 64. Cài mật khẩu cho văn bản 5. Nháy nút OK 4. Nhập mật khẩu để sữa chữa 3. Nhập mật khẩu để mở 2. Chọn trang Security 1. Chọn Tools -> Options Sau khi nháy nút OK xong, Word yêu cầu người dùng gõ lại các loại mật khẩu một lần nữa, nếu mật khẩu gõ lại không đúng với mật khẩu ban đầu, Word sẽ đưa ra thông báo và yêu cầu người dùng gõ lại lần nữa. Trường hợp người dùng chỉ muốn cài đặt một trong hai loại mật khẩu, chỉ nhập một loại mật khẩu trong hộp thoại trên mà thôi. Bài 7: Chuẩn bị in và in văn bản 1. Xem trước khi in: Trong quá trình soạn thảo, cùng một lúc ta không thể nhìn thấy được toàn bộ văn bản trên một trang văn bản, do đó sẽ không có được những điều chỉnh hợp lý về lề trên, lề dưới, lề trái và lề phải của trang làm cho văn bản khi in ra giấy sẽ không đẹp, không hợp lý, nhiều lúc ta phải in lại toàn bộ văn bản. Vấn đề này sẽ gây ra nhiều phiền hà cho người sử dụng. Trong Word có hỗ trợ cho chúng ta một chức năng được gọi là chức năng xem trước khi in, với chức năng này, người dùng có thể nhìn thấy ngay trên máy văn bản của mình khi in ra giấy được bố trí như thế nào, nếu không vừa ý, người dùng có thể thực hiện một số chỉnh sửa để văn bản được bố trí trên giấy hợp lý, đẹp hơn. Nháy chuột vào nút này để chọn số lượng trang xuất hiện trên màn hình Để sử dụng chức năng xem trước khi in, ta chọn File -> Print Preview hoặc nháy chuột vào nút Print Preview trên thanh công cụ chuẩn, sau khi thực hiện một trong hai thao tác trên xong, màn hình Preview xuất hiện như hình 65 sau đây: Hình 65. Màn hình Print Preview Điều chỉnh lại lề tên, lề dưới, lề trái, lề phải của trang Màn hình hiển thị Nháy nút Close để quay trở lại màn hình soạn thảo văn bản Chọn nút này và nháy lên trang để phóng to hoặc thu nhỏ màn hình hiển thị 2. In văn bản: Văn bản tạo bằng Word có thể in được trên các máy in khác nhau. Máy in có thể được kết nối trực tiếp vào máy tính đang dùng để mở văn bản, nhưng cũng có thể là máy in được nối với một máy nào đó trên mạng. Để in văn bản ra giấy, ta thực hiện lần lượt các thao tác sau đây: 1. Chọn File -> Print hoặc nháy tổ hợp phím Ctrl + P: Xuất hiên hộp thoại Print 2. Thực hiện một số tùy chọn trong hộp thoại Print như trong hình 66 3. Nháy chuột vào nút OK trong hộp thoại Print để in Mục Selection Chọn mục này nếu chỉ in một số trang trong văn bản Hình 66. Hộp thoại Print Các tùy chọn mở rộng Chọn số bảng in Chọn mục này nếu chỉ in một trang hiện hành Chọn mục này để in tất cả Chọn máy in để in * Chú ý: - Nếu chỉ in một phần của trang văn bản, ta chọn phần văn bản cần in, sau đó mở hộp thoại Print và chọn mục Selection - Ta có thể in toàn bộ văn bản bằng cách nháy chuột vào nút Print trên thanh công cụ chuẩn PHẦN IV: CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH EXCEL Bài 1: Các khái niệm cơ bản I. Ví dụ về bảng tính Để biểu diễn dữ liệu dưới dạng dễ so sánh và tính toán người ta hay sử dụng dạng bảng, ví dụ các bảng điểm trong sổ điểm của lớp học. Giáo viên dùng sổ điểm để theo dõi học tập của học sinh. BẢNG ĐIỂM HỌC SINH STT Họ và tên Ngày sinh Văn Toán Lý Hóa Sinh Sử Địa Trung bình 1 Trần Thị Lan 12/9/1990 6 8 5 7 9 5 8 6.9 2 Huỳnh Văn Sĩ 4/4/1990 4 6 5 8 9 4 7 5.9 3 Trương Văn Lâm 5/7/1991 8 4 3 5 7 9 5 5.9 4 Nguyễn Ngọc Huy 3/6/1989 5 4 7 3 9 4 6 5.2 Hình 67. Minh họa một trang tính Rõ ràng, khi đã gọi là trang tính thì ta có thể tham gia tính toán trên các dữ liệu của nó được. VD: Trong trang tính trên, điểm trung bình của mỗi học sinh được tính bằng cách lấy điểm toán nhân 2 cộng với điểm văn nhân hai cộng với điểm của các môn còn lại và chia trung bình theo hệ số. Với điều kiện hiện nay, ta có thể xây dựng một trang tính bằng hai cách: Sử dụng chương trình bảng tính trên máy, xây dựng bằng tay trên giấy. Sau đây, ta sẽ đi phân tích một số nhược điểm khi xây dựng trang tính bằng tay: - Khi xây dựng trang tính bằng tay, để tham gia tính toán được cho các dữ liệu trên trang tính, ta phải tính toán bằng tay hoặc bằng máy tính điện tử, sau đó ghi kết quả tính được vào vị trí thích hợp. Như vậy, sẽ mất rất nhiều thời gian và gây ra nhiều phiền hà - Thông thường trên trang tính bao gồm rất nhiều số liệu, để cho trang tính được rõ ràng, người ta thường tránh đến mức tối đa việc sửa trên trang tính. Giả sử trang tính bị sửa chữa nhiều quá, ta cần phải xây dựng lại một trang tính khác làm cho ta mất rất nhiều thời gian và công sức - Trong quá trình xây dựng trang, giả sử để sắp xếp trang tính theo thứ tự ABC của một cột nào đó chẳng hạn, ta phải tự sắp xếp trước khi ghi chính thức số liệu của các hàng vào công thức. Điều này thực sự không dễ dàng một tí nào Ngoài ra, khi xây dựng bảng tính bằng tay, ta còn gặp phải nhiều phiền hà khác nữa. Để tiết kiệm thời gian, để tránh gặp phải các phiền hà như trên trong quá trình xây dựng trang tính, ta nên sử dụng sự hỗ trợ, các chức năng của các chương trình bảng tính cung cấp. Vậy chương trình bảng tính là gì? Chúng có những đặc điểm chung cơ bản nào? Các vấn đề này, ta sẽ cùng thảo luận trong phần sau đây: II. Chương trình bảng tính Phần mềm cho phép máy tính biểu diễn dữ liệu dưới dạng bảng và thực hiện tính toán với dữ liệu đó được gọi với tên chung là chương trình bảng tính như các chương trình sau: Excel của hãng Microsoft, Corel Quattro Pro của Corel, Lotus 1-2-3 của IBM ... Microsoft Excel là chương trình bảng tính được sử dụng nhiều nhất hiện nay * Các chương trình bảng tính có một số đặc điểm chung cơ bản sau đây: a) Giao diện: Màn hình làm việc của chương trình bảng tính là các trang tính có dạng bảng được chia thành nhiều hàng, cột và ô. Dữ liệu được lưu trên các ô này b) Dữ liệu: Chương trình bảng tính có khả năng xử lý nhiều kiểu dữ liệu khác nhau như: số, ký tự, ngày tháng ... c) Khả năng sử dụng công thức: Trong các chương trình bảng tính, ta có thể sử dụng các công thức để tính toán d) Khả năng trình bày: Các chương trình bảng tính còn hỗ trợ cho chúng ta rất nhiều khả năng để trình bày bảng tính trở nên đẹp và sinh động hơn e) Dễ dàng sửa đổi: Trong chương trình bảng tính, ta có thể dễ dàng sửa đổi , sao chép, di chuyển nội dung của các ô, thêm, bớt, xóa hàng cột, ô f) Khả năng sắp xếp và lọc dữ liệu: Chương trình bảng tính có khả năng sắp xếp và lọc các hàng, cột một cách nhanh chóng g) Tạo biểu đồ: Là một tính năng mở rộng của các chương trình bảng tính Chương trình bảng tính Microsoft Excel là chương trình thông dụng và được sử dụng nhiều nhất hiện nay, do đó trong phần này, chúng ta sẽ cùng đi thảo luận về các tính năng và phương pháp thực hiện để sử dụng một cách tương đối thành thạo chương trình bảng tính Excel III. Làm quen với chương trình bảng tính Excel 1. Khởi động thoát khỏi Excel: Microsoft Excel và Microsoft Word là hai chương trình nằm trong bộ Microsoft Office do hãng Microsoft cung cấp do đó việc khởi động, lưu bảng tính và thoát khỏi Excel ta cũng thực hiện một trong những thao tác tương tự như khi sử dụng Word (Chú ý: Biểu tượng Word và Excel khác nhau). Hình sau đây là biểu tượng của phần mềm Excel. Hình 68. Biểu tượng Excel 2. Màn hình làm việc của Excel: Vì các lý do vừa nêu ở trên mà màn hình làm việc của chương trình Word và Excel có nhiều điểm tương đồng giống nhau: Đều bao gồm thanh tiêu đề, thanh bảng chọn, thanh công cụ chuẩn, thanh công cụ định dạng, thanh công cụ vẽ. Tuy nhiên, do những đặc trưng riêng về chương trình bảng tính, màn hình làm việc của Excel có một số thay đổi so với màn hình làm việc của Word, đó là những thay đổi sau: - Trên thanh bảng chọn của màn hình Excel, không có bảng chọn Table, thay vào đó là bảng chọn Data gồm các lệnh dùng để xử lý dữ liệu - Ngoài các thanh vừa nêu ở trên màn hình Excel còn có thêm thanh công thức dùng để nhập hiển thị dữ liệu và các công thức trong ô tính, tạm gọi là thanh tên hàng và thanh tên cột chứa tên của các hàng và các cột trên trang tính, hộp tên ô để hiển thị tên ô đang được chọn - Con trỏ văn bản trên màn hình làm việc của Excel không xuất hiện liên tục như trong Word. Nó chỉ xuất hiện trong quá tình nhập dữ liệu cho ô tính hoặc nháy đúp chuột vào ô tính - Con trỏ chuột trong vùng làm việc của Excel không có hình chữ I mảnh như trong Word mà có hình dạng một dấu chữ thập trắng (hình 69) - Trong màn hình Excel không có thước ngang và thước dọc Thanh tiêu đề Con trỏ chuột Thanh tên cột Thanh công thức Thanh bảng chọn Nhãn trang tính Thanh công cụ vẽ Vùng làm việc Hộp tên ô Thanh công cụ định dạng Thanh công cụ chuẩn Thanh tên hàng Ô được chọn Hình 69. Màn hình làm việc của Excel Như vậy, ta thấy các thành phần chính trên màn hình làm việc của Excel là bảng tính, cột, hàng, và ô. Có một số vấn đề ta cần nhận ra khi làm viêc với chương trình bảng tính Excel: - Khi làm việc với các trang tính trong một bảng tính Excel, giao diện ta nhìn thấy hoàn toàn là các hàng, cột và ô là vị trí giao nhau giữa một hàng và một cột - Tên của ô: Trên màn hình làm việc của Excel, ta nhìn thấy được thanh tên hàng và thanh tên cột dùng để chứa tên của các hàng và các cột trong một bảng tính Excel. Các cột được đánh số theo thứ tự bắt đầu từ A, B, ..., AA, ... đến IV, các hàng được đánh số theo thứ tự bắt đầu từ 1, 2, 3 ... Ô là vị trí giao nhau giữa một hàng và một cột nên tên của một ô sẽ bao gồm tên cột và hàng giao nhau đó. VD: Ô là vị trí giao nhau giữa cột B và hàng 3 sẽ có tên là B3. - Trong một bảng tính có thể có nhiều trang tính. Để hiểu được vấn đề này, ta có thể liên tưởng đến hình ảnh một quyển vở, một quyển vở có thể chứa nhiều trang giấy, mỗi trang giấy là một trang tính, quyển vở chính là bảng tính. Mỗi trang tính được gán cho một nhãn như hình 69, nháy chuột tại vị trí nhãn, trang tính tương ứng sẽ được chọn và hiển thị trên màn hình. Ta có thể đổi tên nhãn một trang tính lại theo ý thích của mình bằng cách chọn trang tính đó -> Chọn Format -> Sheet -> Rename hoặc nháy chuột phải chọn Rename. 3. Nhập dữ liệu: Muốn nhập dữ liệu vào một ô nào trên trang tính, trước hết ta nháy chuột vào ô đó để chọn (kích hoạt) nó. Ta có thể dùng các phím mũi tên trên bàn phím để thay đổi việc chọn các ô theo chiều di chuyển của dấu mũi tên tương ứng. Việc nhập dữ liệu vào một ô cũng tương tự như việc nhập dữ liệu trong Word. Sau khi nhập dữ liệu vào một ô xong, nhấn phím Enter * Chú ý: Tại một thời điểm chỉ được chọn (kích hoạt) và thực hiện việc nhập dữ liệu cho một ô duy nhất trên trang tính Bài 2: Dữ liệu trên bảng tính Chương trình bảng tính cho phép ta các khả năng để xử lý, thao tác với dữ liệu được lưu trong các ô tính. Việc xử lý trên mỗi kiểu dữ liệu khác nhau là khác nhau. Chính vì các lý do trên, trong bài này, ta sẽ cùng thảo luận về các kiểu dữ liệu thường được dùng trong Excel: 1. Dữ liệu kiểu số: - Là dãy các số 0,1,2 .. 9. Ngoài ra còn có thêm các dấu cộng (+) để chỉ số dương, dấu (-) để chỉ số âm và dấu % để chỉ thể hiện dạng phần trăm, các dấu (,) hoặc (.) để ngăn cách phần nguyên và phần phân trong trường hợp số dạng thập phân VD: 1500, 76.89, +567, 56% là các dữ liệu kiểu số 345a, 6789.y89, 234d% không phải là các dữ liệu kiểu số - Excel mặc định canh phải dữ liệu kiểu số trong ô tính - Các phép toán có thể thực hiện đối với dữ liệu kiểu số: + Các phép toán số học: cộng, trừ, nhân chia, phép lấy lũy thừa, phép lấy phần trăm + Các phép toán so sánh: Cho một trong hai kết quả là đúng sai. VD: 5>7 cho kết quả sai - Trong truờng hợp dãy số dài hơn độ rộng của cột, số sẽ được chuyển về dạng thể hiện khoa học (sử dụng chữ E) để trở nên ngắn gọn hơn. VD: 2000000 = 2.106 -> Dạng thể hiện khoa học của số 2000000 là 2E+6. Nếu đã được chuyển qua dạng thể hiện khoa học rồi mà vẫn còn dài hơn độ rộng của cột thì dữ liệu trong ô tính không bị mất đi nhưng ta sẽ thấy xuất hiện dãy các ký hiệu ## trong ô tính, ta cần phải tăng thêm độ rộng của cột chứa ô đó để hiển thị hết các số Trường hợp ô tính không đủ rộng để thể hiện số Biểu diễn dữ liệu kiểu số dạng bình thường Biểu diễn dữ liệu kiểu số thể hiện khoa học Hình 70. Biểu diễn dữ liệu kiểu số 2. Dữ liệu kiểu ký tự: - Dữ liệu kiểu ký tự là các chữ cái, chữ số, và các ký hiệu khác như *, /, &, # ... VD: Nguyễn Văn A, Quý 1, TP. Hồ Chí minh là các dữ liệu kiểu ký tự - Excel mặc định canh trái dữ liệu kiểu ký tự - Các phép toán thường thực hiện với dữ liệu kiểu ký tự: + Phép toán ghép hai dãy ký tự: Cho kết quả là dãy ký tự được nhập từ hai dãy ký tự ban đầu + Phép toán so sánh hai dãy ký tự: Sẽ bắt đầu so sánh hai ký tự đầu tiên, nếu hai ký tự đầu tiên giống nhau, căn cứ vào ký tự thứ hai để só sánh ... Kết quả thu được là một trong hai giá trị là đúng hoặc sai. VD: Quang Nam < Quang Ngai cho giá trị là đúng * Chú ý: Xét trường hợp dùng 3 ký hiệu để biểu diễn cho STT của một trang tính nào đó, số thứ tự của người đầu tiên sẽ là 001. Nhưng khi ta nhập 001 vào ô tương ứng thì do các ký tự đều là các ký tự số nên Excel sẽ tự động bỏ di các số 0 và chỉ hiện thị là 1, vậy không thỏa mãn được yêu cầu của người dùng. Để xử lý được tình huống trên và các tình huống tương tự như vậy ta đặt dấu nháy đơn (') trước dãy số nhập vào. VD: '001. Khi đó dấu nháy đơn (') sẽ tự động mất đi và trong ô ta chỉ thấy dãy số nguyên vẹn như đã nhập vào ban đầu. VD: 001 Kết quả khi nhập vào ô này dãy '001 Dữ liệu kiểu ký tự Hình 71. Biểu diễn dữ liệu kiểu ký tự 3. Dữ liệu thời gian: Dữ liệu thời gian là kiểu dữ liệu số đặc biệt gồm hai loại: Ngày tháng và thời gian, ta chỉ xét dữ liệu dạng ngày tháng. Mặc dù biểu diễn dạng ngày tháng nhưng Excel lại hiểu các dữ liệu dạng ngày tháng dưới dạng các số tự nhiên với quy ước ngày 1 tháng 1 năm 1900 ứng với số 1 và cứ sau mỗi ngày, số này tăng thêm một đơn vị. - Để nhập dữ liệu dạng ngày tháng, ta sử dụng một trong hai dấu nháy "/" hoặc dấu "-" làm dấu phân cách giữa ngày tháng và năm. VD: 25/06/1998 hoặc 25-06-1998 - Excel mặc định canh phải dữ liệu dạng ngày tháng trong ô tính - Do được Excel hiểu là dữ liệu số nên ta có thể sử dụng tất cả các phép toán được trình bày trong dữ liệu kiểu số đối với dữ liệu kiểu ngày tháng VD: 03/01/1900 - 01/01/1900 = 2 Hình 72. Biểu diễn dữ liệu dạng ngày tháng 4. Dữ liệu kiểu lôgic: - Chỉ gồm một trong hai giá trị là TRUE tương ứng với đúng và FALSE tương ứng với sai - Excel mặc định canh giữa dữ liệu kiểu lôgic - Các phép toán có thể thực hiện đối với dữ liệu kiểu lôgic là các phép toán lôgic: AND, OR, NOT. Kết quả thực hiện và cách dùng các phép toán trên trong Excel cũng là giá trị lôgic và được thể hiện trong bảng sau (Trong bảng này ta dùng các ký hiệu T để thay thế cho giá trị TRUE, giá trị F để thay thế cho giá trị FALSE): Phép toán AND Phép toán OR Phép toán NOT GT1 GT2 AND(GT1,GT2) GT1 GT2 OR(GT1,GT2) GT NOT(GT) T T T T T T T F T F F T F T F T F F T T F T F F F F F F Hình 73. Biểu diễn dữ liệu kiểu lôgic Bài 3: Lập công thức để tính toán I. Sử dụng công thức: Trong quá trình tính toán, ta thường sử dụng công thức VD: Để tính trung bình cộng của hai số 9 và 7, ta sử dụng công thức sau: (9+7)/2 Khả năng tính toán với công thức là một tính năng ưu việt của chương trình bảng tính Excel, giúp ta có thể thực hiện các phép tính toán đối với dữ liệu trên các trang tính Để tính toán với công thức trong Excel, ta nhập công thức cần tính vào một ô tính và phải chú ý là đặt dấu bằng trước công thức . Ô tính sẽ tự động hiển thị kết quả của công thức đạt được Trong chương trình bảng tính, các ký hiệu sau đây được sử dụng làm các phép toán trong công thức: Ký tự Ý nghĩa Ví dụ Kết quả ví dụ + Phép cộng 8+9 17 - Phép trừ 1-3 -2 * Phép nhân 4*5 20 / Phép chia 6/4 1.5 ^ Phép lấy lũy thừa 3^2 9 % Phép lấy phần trăm 3% 0.03 Sau đây là thứ tự các bước cần thực hiện để nhập một công thức vào ô tính Hình 74. Nhập công thức Công thức trong ô được chọn xuất hiện trên thanh công thức 2. Nhập công thức vào ô vừa chọn với dấu bằng phía trước 1. Chọn ô cần nhập công thức Ở hình 74, ta đã nhập công thức vào ô có địa chỉ D3 II. Sử dụng địa chỉ ô và khối trên thanh công thức: 1. Địa chỉ khối: Trong phần trên, ta đã nắm được việc xác định tên của một ô tính trên bảng tính. Trong phần này ta sẽ cùng thảo luận thêm một loại tên khác mà cũng rất hay sử dụng khi làm việc với chương trình bảng tính Excel đó là tên khối Khối là một nhóm các ô liền nhau tạo thành hình chữ nhật. Khối có thể là một ô, một hàng, một cột, một phần của hàng hay một phần của cột. Để chọn một khối, chọn ô góc trên bên trái của khối sau đó rê chuột đến ô góc dưới bên phải Khối được chọn trong Excel Hình 75. Khối trong Excel Địa chỉ của một khối sẽ có dạng như sau: :, trường hợp khối đó là một hàng sẽ có địa chỉ dạng: :, trường hợp khối đó là một cột sẽ có địa chỉ dạng :. VD: Khối có địa chỉ ô góc trên bên trái là A3 và địa chỉ ô góc dưới bên phải là B8 sẽ có tên là A3:B8, khối bao gồm tất cả các ô trên cột A có tên là A:A, khối bao gồm tất cả các ô trên hàng 3 có tên là 3:3. Chú ý rằng nếu chọn một khối, trên hộp tên chỉ thể hiện địa chỉ của ô nằm góc trên bên trái của khối chứ không thể hiện được đầy đủ tên khối Khối này có địa chỉ là B3:D6 Hình 76. Địa chỉ khối 2. Nạp địa chỉ vào công thức: Ngoài việc nạp các số liệu cụ thể vào công thức ta còn có khả năng nạp địa chỉ của ô hay khối vào công thức. Ta có thể gõ trực tiếp địa chỉ từ bàn phím trong công thức hoặc đến lượt xuất hiện một địa chỉ nào đó, ta có thể nháy chọn ô hoặc khối tương ứng, khi đó, địa chỉ sẽ tự động xuất hiện trên công thức. Khi địa chỉ của một ô hoặc khối có mặt trong công thức, các ô hoặc khối đó sẽ được viền quanh bởi các màu khác nhau Các địa chỉ A1, C1, D2 được viền quanh Công thức Hình 76. Nạp địa chỉ vào công thức Xét hình minh họa 76, kết quả của ô chứa công thức E1 sẽ là 3. Giả sử , ta thay đổi giá trị của D2 lại thành 14 thì kết quả trong ô E1 cũng thay đổi theo là 5. Vậy Excel có khả năng tự động cập nhật giá trị của công thức nếu một ô nào đó có mặt trong công thức bị thay đổi giá trị. Điều đó giúp người dùng thoát khỏi nỗi lo phải sửa chữa lại toàn bộ trang tính khi có một vài ô trên trang tính bị thay đổi giá trị Bài 4: Sử dụng hàm I. Khái niệm hàm trong chương trình bảng tính 1. Khái niệm về hàm Hàm là một công thức được xây dựng sẵn để phục vụ cho một mục đích nào đó trong quá trình tính toán. Hàm giúp cho việc nhập công thức và tính toán trở nên dễ dàng, đơn giản hơn VD: Thay vì việc dùng công thức =A1+A2+A3+A4+A5+A6 để tính tổng các giá trị trong các ô thuộc khổi A1:A6 ta có thể dùng công thức =SUM(A1:A6) Ngoài ra, có nhiều trường hợp ta không thể sử dụng công thức để thực hiện được trong Excel, ví dụ như để tính căn bậc hai của một số nào đó và nhất nhất ta phải dùng hàm SQRT mới có thể thực hiện được 2. Sử dụng hàm: Khi sử dụng hàm cần chú ý các vấn đề sau đây: - Việc sử dụng hàm và sử dụng công thức tương tự như nhau: Muốn kết quả của hàm tại ô nào, ta nhập hàm vào ô đó và phải chú ý là đặt dấu bằng ở phía trước. - Mỗi hàm có hai phần: Tên hàm và danh sách biến của hàm.Tên hàm không phân biệt chữ hoa, chữ thường. Các biến trong danh sách của hàm được cách nhau bởi dấu phẩy "," và được đặt trong cặp dấu dấu mở ngoặc đơn "(" và đóng ngoặc đơn ")" đứng ở vị trí sát phía sau tên hàm VD: Trong hàm SUM(A1,B4) thì SUM là tên hàm, A1,B4 là các biến của hàm - Trong nhiều hàm, thứ tự liệt kê các biết là quan trọng, việc thay đổi thứ tự liệt kê có thể làm thay đổi giá trị của hàm Ngoài ra để nhập hàm vào một ô nào đó, sau khi chọn ô xong, ta có thể sử dụng nút lệnh Insert Function bên trái thanh công thức hoặc sử dụng lệnh Function trong bảng chọn Insert Nút lệnh Insert Function Hàm được nhập vào Hình 77. Nhập hàm vào ô tính II. Một số hàm thông dụng: Để sử dụng một hàm được thành thạo ta cần nắm được cú pháp và ý nghĩa của các hàm đó. Trong cách trình bày dưới đây, các thành phần được đặt giữa hai đầu cặp dấu "" là các thành phần bắt buộc phải có, các thành phần được đặt giữa hai đầu cặp dấu mở ngoặc vuông "[" và đóng ngoặc vuông"]" là các thành phần có thể có hoặc không 1. Một số hàm xử lý dữ liệu số a. Hàm SUM: - Cú pháp: SUM(,[,...]) Trong đó, mỗi biến của hàm SUM có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm - Ý nghĩa: Tính tổng của các thành phần trong danh sách biến VD: SUM(3,6,8,10): Cho kết quả là tổng của các giá trị 3,6,8,10 là 27 SUM(A1,A3,A5): Giả sử các ô A1,A3,A5 của trang tính có giá trị lần lượt là 10,20,30 thì hàm bên sẽ cho kết quả là 50 b. Hàm AVERAGE: - Cú pháp: AVERAGE(, [, ...]) Trong đó, mỗi biến của hàm AVERAGE có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm - Ý nghĩa: Tính trung bình cộng của các thành phần trong danh sách biến VD: AVERAGE(3,5,7): Cho kết quả là trung bình cộng của 3,5,7 là 5 AVERAGE(SUM(A1,A2),B5): Giả sử các ô A1,A2,B5 của trang tính có giá trị lần lượt là 5,6,7 thì hàm bên sẽ cho kết quả là trung bình cộng của hai giá trị là 11 và 7 là 9 c. Các hàm MIN và MAX: - Cú pháp: MIN(, [, ...]) hoặc MAX(, [, ...]) Mỗi biến trong hàm MIN và MAX cũng tương tự như trong hai hàm trên - Ý nghĩa: + Hàm MIN: Cho kết quả là giá trị nhỏ nhất trong danh sách biến + Hàm MAX: Cho kết quả là giá tị lớn nhất trong danh sách biến VD: MAX(6,7,8+9): cho kết quả là 17 MIN (A6,SUM(B1,B2)): Giả sử giá trị của các ô A6, B1, B2 lần lượt là 4,6,8 thì kết quả của hàm này là 14 d. Hàm SQRT: - Cú pháp: SQRT() Danh sách biến của hàm này chỉ có một thành phần, biến có thể là số, địa chỉ ô hay công thức, hàm có giá trị không âm - Ý nghĩa: Tính căn bậc hai của gí trị biến VD: SQRT(9): Cho kết quả là 3 SQRT(A4): Giả sử ô tính A4 có giá trị là 16 thì kết quả của hàm này là 4 e. Hàm ABS: - Cú pháp: ABS() Trong đó biến có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm - Ý nghĩa: Cho kết quả là giá trị tuyệt đối của giá trị biến VD: ABS(-5): Cho kết quả là 5 ABS(SUM(A3,B2)): Giả sử ô A3,B2 có giá tị lần lượt là 5,-6, hàm bên sẽ cho kết quả là 1 f. Hàm ROUND: - Cú pháp: ROUND(,) Trong đó: Biến có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm Số đứng phía sau biến trong cặp dấu "(" và ")" là một số nguyên - Ý nghĩa: Làm tròn giá trị biến đến hàng được chỉ định trong số với quy ước như sau: Nếu số có giá trị dương thì làm tròn đến hàng trong phần phân, hàng phần chục ta dùng giá trị 1, hàng phần trăm ta dùng giá trị 2 ... Nếu số có giá trị âm thì làm tròn đến hàng trong phần nguyên, hàng đơn vị ta dùng số -1, hàng chục ta dùng số -2 ... Nếu dùng số 0 thì Excel măc định làm tròn đến hàng đơn vị VD: ROUND(123456, -2): Cho kết quả là số 123460 ROUND(123.456,2): Cho kết quả là 123.46 g. Hàm INT: - Cú pháp: INT() Trong đó: Biến có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm - Ý nghĩa: Cho kết quả là một số nguyên là phần nguyên của giá trị biến VD: INT(45.67): Cho kết quả là 45 h. Hàm RANK: - Cú pháp: RANK(,,[GT số]) Trong đó: Danh sách là địa chỉ tuyệt đối của một khối bao gồm các ô chứa các số, GT số thường là số nguyên, Số phải là một giá trị trong Danh sách - Ý nghĩa: Cho kết quả là vị thứ của số khi sắp xếp danh sách theo chiều tăng dần nếu GT số lớn hơn 0 hoặc theo chiều giảm dần nếu giá trị số bằng 0 hoặc không có mặt trong DS biến VD: Giả sử các ô B2, C2, D2 lần lượt chứa các giá trị như sau: 3, 5, 6. Tại một ô bất kỳ ta đánh hàm: RANK(B2,$B$2:$D$2): Cho kết quả là 3 RANK(B2,$B$2:$D$2,1): Cho kết quả là 1 2. Một số hàm xử lý ký tự: a. Hàm UPPER: -Cú pháp: UPPER() Trong đó biến có thể là dãy ký tự, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm có giá trị kiểu ký tự. Hằng ký tự được đặt trong cặp dấu " và ". VD: "Lop Tin hoc" - Ý nghĩa: Cho kết quả là dãy ký tự sau khi chuyển toàn bộ các ký tự về chữ hoa trong giá trị biến VD: UPPER("Nam Phi"): Cho kết quả là "NAM PHI" b. Hàm LOWER: - Cú pháp: LOWER() Biến trong hàm này tương tự như trong hàm UPPER - Ý nghĩa: Cho kết quả là dãy ký tự sau khi chuyển toàn bộ các ký tự về chữ thường trong giá trị biến VD: LOWER("TIN HOC"): Cho kết quả là "tin hoc" c. Hàm PROPER: - Cú pháp: PROPER() Biến trong hàm nãy cũng tương tự như trong hai hàm trên - Ý nghĩa: Cho kết quả là dãy ký tự sau khi chuyển toàn bộ các từ trong giá trị biến về dạng chữ hoa đầu từ VD: PROPER("huynh thuc khang"): Cho kết quả là "Huỳnh Thúc Kháng" d. Hàm LEFT, RIGHT: - Cú pháp: LEFT(,) RIGHT(,) Trong đó: Biến trong hai hàm này tương tự như hai hàm trên, số là một số nguyên dương - Ý nghĩa: + Hàm LEFT cho kết quả là một dãy ký tự bao gồm ký tự được lấy từ phía bên trái của sang phải + Hàm RIGHT cho kết quả là một dãy ký tự bao gồm ký tự được lấy từ phía bên phải của sang trái VD: LEFT("Tin học",4): Cho kết quả là "Tin " RIGHT("Tin học",3): Cho kết quả là "học" 3. Hàm TODAY: - Cú pháp: TODAY() Trong hàm này danh sách biến rỗng - Ý nghĩa: Cho kết quả là ngày tháng hiện hành trong máy VD: Nếu ngày tháng hiện hành trong máy là ngày 10 tháng 06 năm 2008 thì hàm TODAY() sẽ cho giá trị là 10/06/2008 4. Hàm COUNT: - Cú pháp: COUNT() Trong đó DS biến là các thành phần có gí trị số - Ý nghĩa: Cho kết quả là số lượng các thành phần trong DS biến VD: COUNT(3,4,7): Cho kết quả là 3 5. Các hàm điều kiện: a. Hàm IF: - Cú pháp: IF(,,) Trong đó: Điều kiện là một biểu thức logic, chỉ nhận một trong hai giá trị là đúng hoặc sai GT khi đúng, GT khi sai là các giá trị thuộc các kiểu dữ liệu đã trình bày, giá trị kiểu ký tự phải được đặt giữa cặp dấu " và " - Ý nghĩa: Khi điều kiện đúng cho kết quả là GT khi đúng, ngược lại cho kết quả là GT khi sai VD: IF(5>7,"Tin hoc","Tin hoc A"): Cho kết quả là Tin học A * Chú ý: các hàm IF có thể lồng nhau VD: Giả sử ô A3 có giá trị là 7, tại ô B2 ta sử dụng hàm IF như sau: IF(A3>=8,"Gioi",IF(A3>=6.5,"Kha",IF(A3>=5,"Trung binh","Yeu))): Cho kết quả là Kha b. Hàm SUMIF: - Cú pháp: SUMIF(,,) Trong đó: Khối điều kiện và Khối tính tổng là hai khối tương thích nhau (bao gồm các ô tương thích với nhau), thông thường hai khối này thường có chỉ số hàng giống nhau nhưng nằm trên các cột khác nhau. VD: Khối A3:A5 tương thích với khối C3:C5. Trong đó (tạm dùng dấu « để chỉ sự tương thích giữa các ô): A3 « C3, A4 « C4, A5 « C5. Điều kiện có thể là một giá trị hoặc một biểu thức lôgic, ngoại trừ giá trị số tất cả các trường hợp còn lại phải được đặt giữa cặp dấu mở nháy kép " và đóng nháy kép " - Ý nghĩa: Khi gọi hàm SUMIF, Excel sẽ đi kiểm tra việc thoả mãn điều kiện của các ô trong , nếu ô nào thoả mãn Excel sẽ lấy tổng của ô tương thích với ô đó trong và cho kết quả là tổng thu được VD: Giả sử các ô có địa chỉ A1,A2,A3,D1,D2,D3 lần lượt chứa các giá trị như sau: 3,5,7,1,2,3. Nếu gọi hàm: =SUMIF(A1:A3,">=5",D1:D3) ta sẽ được kết quả là 5 c. Hàm COUNTIF: - Cú pháp: COUNTIF(,) Trong đó: Khối dđều kiện là một khối trong Excel, Điều kiện cũng tương tự như hàm SUMIF - Ý nghĩa: Cho kết quả là số lượng các ô trong Khối điều kiện thoả mãn Điều kiện VD: Giả sử các ô B2,B3,B4,B5 lần lượt chứa các giá trị sau: 5,6,7,6. Tại một ô bất kỳ ta dùng hàm COUNTIF(B2:B5,6) thì sẽ được kết quả là 2 Bài 5: Thao tác với dữ liệu trên trang tính I. Xóa, sửa nội dung ô tính: Khi lập trang tính, việc nhập dữ liệu vào các ô tính không thể tránh khỏi nhầm lẫn hay sai soát. Với chương trình bảng tính, có thể sử dụng các công cụ biên tập để thực hiện các chỉnh sửa cần thiết mà không cần tạo lại toàn bộ trang tính Để xóa, sửa nội dung ô tính, ta thực hiện lần lượt các thao tác sau: - Chọn ô tính cần thao tác - Nếu muốn xóa dữ liệu ta nhấn phím Delete. Nếu muốn sửa dữ liệu trên ô, ta đánh lại dữ liệu mới, dữ liệu cũ trong ô tính sẽ tự mất đi hoặc nháy chuột một lần nữa vào ô tính vừa chọn và thực hiện các chỉnh sửa cần thiết - Sau khi thực hiện xong, nhấn phím Enter II. Sao chép, di chuyển: Mỗi ô tính trong trang tính Excel có thể chứa một trong hai thành phần sau: Dữ liệu hoặc công thức. Việc sao chép hay di chuyển dữ liệu và công thức có những đặc điểm tương đối khác nhau. 1. Sao chép, di chuyển dữ liệu: Để sao chép, di chuyển dữ liệu trong ô tính, ta thực hiện lần lượt các thao tác sau đây: 1. Chọn đối tượng cần thao tác 2. Chọn Edit -> Copy hoặc nháy chuột phải chọn copy hoặc nháy chuột vào nút lệnh copy trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C nếu muốn sao chép. Chọn Edit -> Cut hoặc nháy chuột vào nút lệnh Cut trên thanh công cụ chuẩn hoặc nháy chuột phải chọn Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X nếu muốn di chuyển. 3. Chọn đối tượng cần đặt dữ liệu đến 4. Chọn Edit -> Paste hoặc nháy chuột phải chọn Paste hoặc nháy chuột vào nút lệnh Paste trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V Đối tượng cần thao tác trong trường hợp này có thể là ô hoặc khối: - Nếu đối tượng cần sao chép hay di chuyển là một khối và đối tượng đến là một ô thì toàn bộ khối sẽ được sao chép hay di chuyển đến một khối mới có ô ở góc trên bên trái là ô vừa chọn để đặt dữ liệu đến - Nếu đối tượng cần sao chép hay di chuyển là một ô và đối tượng đến là một khối thì toàn bộ ô trong khối sẽ có dữ liệu giống như dữ liệu trong ô nguồn Ô nguồn, khối đích Khối nguồn, ô đích Hình 78. Sao chép,di chuyển dữ liệu 2. Sao chép, di chuyển công thức: a. Địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ hỗn hợp: - Địa chỉ tương đối của một ô là địa chỉ có dạng: . VD: A3 là địa chỉ tương đối của ô là vị trí giao nhau giữa hàng A và cột 3. - Địa chỉ tuyệt đối của một ô tính cũng bao gồm hai thành phần tương tự như địa chỉ tương đối nhưng phía trước mỗi thành phần có thêm dấu $. VD: $B$3 là địa chỉ tuyệt đối của ô là vị trí giao nhau giữa cột B và hàng 3 - Địa chỉ hỗn hợp: Trong mỗi địa chỉ hỗn hợp sẽ có một thành phần có dấu $ phía trước và thành phần còn lại không có dấu $. VD: B$2, $D6 Các thao tác dùng để thực hiện việc sao chép hay di chuyển công thức từ ô này đến ô khác trên bảng tính Excel cũng tương tự như các thao tác sao chép hay di chuyển dữ liệu ở trên b. Di chuyển: Khi di chuyển công thức từ ô này đến ô khác trên trang tính, công thức không bị thay đổi do đó giá trị của ô nguồn và ô đích bằng nhau Hình 79. Di chuyển công thức từ ô B3 sang ô D2 c. Sao chép: Việc sao chép một công thức từ ô này đến ô khác trong Excel tuân thủ theo các quy tắc sau đây: - Quy tắc 1: Nếu trong công thức không tồn tại địa chỉ thì công thức sẽ được sao chép y nguyên từ ô nguồn sang ô đích VD: Giả sử ô A3 đang chứa công thức là =SUM(3,5) + 17, sao chép công thức đó sang ô C2, công thức trong ô B2 cũng sẽ là =SUM(3,5) + 17 Hình 80. Sao chép công thức không tồn tại địa chỉ tùe ô A3 sang ô C2 - Quy tắc 2: Địa chỉ tương đối trong công thức được sao chép sẽ bị thay đổi để giữ nguyên vị trí tương đối so với ô đích VD: Giả sử các ô A2,B2,A3,B3 lần lượt chứa các giá trị là 2,3,4,5. Tại ô C2 ta nhập công thức: =A2+B2, giá trị trong ô C2 là 5. Sao chép công thức vừa nhập từ ô C2 sang ô C3, ta thấy công thức xuất hiện trong ô C3 không phải là =A2+B2 mà là =A3+B3 và giá trị trong ô C3 là 9. Vậy địa chỉ trong công thức được sao chép đã bị thay đổi và quy luật thay đổi tuân theo quy luật từ ô C2 sang ô C3 (So với ô C2, ô C3 cùng nằm trên một cột nhưng nằm ở hàng dưới) Hình 81. Sao chép công thức chứa địa chỉ tương đối từ ô C2 sang ô C3 - Quy tắc 3: Khi sao chép công thức từ một ô sang ô khác, các địa chỉ tuyệt đối trong công thức được giữ nguyên VD: Trong ô A3 chứa công thức =SQRT($B$6), sao chép công thức này sang ô B7, công thức vừa được sao chép đến trong ô B7 vẫn là =SQRT($B$6) - Quy tắc 4: Khi sao chép công thức từ một ô sang một ô khác, phần địa chỉ tuyệt đối được giữ nguyên, phần địa chỉ tương đối bị thay đổi theo quy luật thay đổi tương tự như trong quy tắc 2 VD: Ô A3 chứa công thức =SQRT($B7), sao chép công thức từ ô A3 sang ô A4, công thức trong ô A4 sẽ là =SQRT($B8) * Sử dụng nút điền để thực hiện nhanh thao tác sao chép: Nút điền là nút hình vuông màu đen nhỏ, nằm ở góc dưới của mỗi ô hay khối được chọn. Ta có thể dùng nút điền của một ô hay khối để thực hiện nhanh thao tác sao chép dữ liệu hoặc công thức từ ô hoặc khối đó sang các ô hoặc khối liền kề. Nút điền Hình 82. Nút điền của một ô Hình ảnh khi dùng nút điền rê chuột đến các ô liền kề Hình 83. Sao chép bằng nút điền Để thực hiện việc sao chép bằng nút điền, ta chọn ô hoặc khối -> Đưa chuột vào nút điền cho đến khi xuất hiện dấu hình chữ thập màu đen ->Nháy chuột và rê chuột đến các ô liền kề cần sao chép Bài 6: Trình bày trang tính I. Điều chỉnh độ rộng cột và độ cao hàng Trên trang tính mới, các cột có độ rộng và các hàng có độ cao bằng nhau và được đặt ngầm định. Khi nhập dãy ký tự quá dài vào một ô, một phần dãy ký tự đó sẽ được hiển thị trên các ô bên phải. Nếu ô bên phải đã có nội dung thì phần đó sẽ bị che lấp. Khi đó cần điều chỉnh độ rộng các cột. * Để điều chỉnh độ rộng một cột, chỉ cần kéo thả vạch ngăn cách hai cột sang trái hoặc sang phải Vách ngăn cột * Tương tự, để điều chỉnh độ cao hàng, kéo thả vạch ngăn cách giữa hai hàng lên trên hoặc xuống dưới Vách ngăn hàng Hình 84. Vách ngăn hàng và vách ngăn cột Lưu ý: Nếu số trong ô quá dài thì các ký hiện # sẽ hiện lên. Khi đó cần điều chỉnh lại độ rộng cột. * Thao tác nhanh Nháy đúp chuột trên vạch phân cách các cột hoặc hàng sẽ điều chỉnh độ rộng cột, độ cao hàng đưa ra khít với dữ liệu có trong cột và hàng đó. II. Xóa và chèn hàng hoặc cột: Để trình bày mang tính hợp lý, đôi khi cần xóa bớt hoặc chèn thêm các hàng và các cột. a. Xóa hàng (hoặc cột) Muốn xóa hàng hay cột trên trang tính, thực hiện các bước sau: 1) Chọn các hàng (hay cột) cần xóa. 2) Chọn lệnh Edit -> Delete. Khi xóa hàng (hay cột), các hàng còn lại được đẩy lên trên (các cột còn lại được đẩy sang trái). b. Chèn thêm hàng hoặc cột Để chèn thêm hàng, thực hiện: 1) Chọn hàng đúng bằng số hàng muốn chèn thêm. 2) Chọn lệnh Insert -> Rows. Các hàng mới sẽ được chèn vào bên trên các hàng được chọn. Các thao tác thực hiện để chèn thêm cột cũng tương tự như vậy: Chọn các cột và chọn lệnh Insert -> Columns. Các cột mới sẽ được chèn vào bên trái cột được chọn Không chỉ có thể xóa hoặc chèn thêm cả hàng hoặc cột, còn có thể chèn thêm ô tính hoặc một khối vào vị trí bất kỳ trên trang tính. III. Định dạng: Chúng ta đã làm quen với khả năng định dạng văn bản của chương trình soạn thảo văn bản. Tương tự định dạng trong chương trình bảng tính cũng là thay đổi cách trình bày dữ liệu trong các ô tính. Vì chương trình bảng tính trước hết được dùng để tính toán, do đó các tính năng này cũng đủ đa dạng giúp thỏa mãn mọi yêu cầu về trình bày trang tính. Căn chỉnh dữ liệu trong ô Định dạng dữ liệu trong các ô tính được thực hiện bằng lệnh Format -> Cells … Hộp thoại Format Cells cho các khả năng định dạng sau đây (hình 85): Định dạng ký tự Định dạng số Hình 85. Hộp thoại Forrmat Cells * Định dạng văn bản. Các công cụ định dạng văn bản có trên trang Font, với các công cụ này có thể định dạng phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, như màu sắc của chữ và một số định dạng khác. * Định dạng số. Vì trên trang tính có dữ liệu số dùng để tính toán, trang Number của hộp thoại Format Cells cho phép đặt các cách hiển thị khác nhau cho dữ liệu số, tăng giảm số chữ số sau dấu chấm thập phân … Các chữ số cũng là các ký tự nên cũng có thể áp dụng các định dạng văn bản cho dữ liệu số. * Căn chỉnh dữ liệu trong ô. Các công cụ căn chỉnh dữ liệu trong ô có trên trang Alignment của hộp thoại. Căn chỉnh dữ liệu áp dụng cả cho dữ liệu số và dữ liệu ký tự trong ô tính. 1. Định dang văn bản Để định dạng văn bản (thay đổi phông chữ của văn bản, cỡ chữ, kiểu chữ và màu sắc của phông chữ) ta sử dụng trang Font. Các bước thực hiện tương tự như các thao tác quen thuộc khi soạn thảo văn bản với Word và được minh họa hình 86 dưới đây Các thao tác định dạng ký tự tương tụ như trong Word Mở trang Font Hình 86. Dịnh dạng ký tự 2. Định dạng số Khi nhập dữ liệu số, định dạng ngầm định của nó là General (chung) Các bước định dạng số tương tự nhau. Để định dạng dữ liệu số, mở trang Number trong hộp thoại Format Cells và thực hiện các bước được minh họa trên hình 87 sau đây: 3. Chọn số chữ số sau dấu thập phân cần hiển thị 1. Chọn trang Number 3. Chọn mục này nếu muốn dùng dấu phẩy để ngăn cách phần nguyên và phần phân 2. Chọn Number 6. Nháy OK 5. Chọn dạng hiển thị số âm Hình 87. Dịnh dạng số Dữ liệu số còn có thể định dạng để hiển thị theo nhiều cách khác nhau, ví dụ như ký tự, thời gian hay dạng tiền tệ … ta chỉ cần chọn dạng tương ứng trong ô Category. * Lưu ý. Việc định dạng không tác động đến giá trị của dữ liệu mà chỉ làm thay đổi cách hiển thị của dữ liệu trong các ô. 3. Căn chỉnh dữ liệu trong ô Sử dụng trang Alignment, các bước để căn chỉnh dữ liệu trong ô như sau: 1. Chọn trang Alignment 2. Căn chỉnh lề theo chiều ngang 4. Chọn mục này để cho phép văn bản tự xuống hàng trong ô 3. Căn chỉnh lề theo chiều dọc 5. Nháy OK Hình 88. Dịnh dạng số 4. Định dạng một phần văn bản trong ô Muốn dịnh dạng một phần nội dung văn bản trong ô ta thực hiện: - Nháy đúp chuột trong ô đó và chọn phần cần định dạng. - Chọn lệnh Format -> Cells … và thực hiện các định dạng ký tự như trong mục Thao tác này chỉ thực hiện được với dữ liệu kiểu ký tự. IV. Kẻ đường biên và tô màu nền: 1. Kẻ đường biên Sau khi chọn đối tượng, các bước thực hiện để kẻ đường biên cho ô hoặc khối như sau (hình 89) 1. Chọn trang Border 2. Chọn kiểu đường cần kẻ 4. Chọn đường biên cần kẻ 3. Chọn màu đường biên 5. Nháy OK Hình 89. Kẻ đường biên * Thao tác nhanh Để kẻ nhanh đường biên cho ô hoặc khối bằng kiểu đường kẻ được sử dụng trước đó, hãy nháy mũi tên bên phải nút Border trên thanh công cụ định dạng và chọn biểu tượng thích hợp 2. Tô màu nền Các bước thực hiện để tô màu nền cho ô hoặc khối được min hoạ trong hình 90 dưới đây: 1. Chọn trang Patterns 2. Chọn màu cần tô 3. Nháy OK Hình 90. Tô màu nền * Thao tác nhanh Ngoài ra ta cũng có thể thực hiện thao tác tô màu nền nhanh bằng cách dùng nút lệnh Fill Color trên thnah công cụ định dạng II. Gộp ô và tách các ô: Khi định dạng nội dung các ô với các phông chữ có cỡ khác nhau, để căn chỉnh cho đẹp cần gộp các ô lại làm một. Ví dụ trên trang tính trong hình 91 dưới đây, ô A1 có nội dung TIỀN LƯƠNG. Để căn chỉnh nội dung này chính giữa bảng, có thể nghĩ đến việc di chuyển nội dung ô tính đó sang ô khác, chẳng hạn ô E1. Việc đó sẽ không cho kết quả mong muốn vì nội dung đó sẽ không được căn giữa khối A1:J1 một cách chính xác. Mặt khác, nếu thay đôi cỡ chữ, hoặc độ rộng các ô thì vị trí của nó cũng sẽ thay đổi. Muốn đạt kết quả chính xác, có thể gộp các ô A1:J1 thành một ô. Sau đó căn giữa nội dung trong ô đã được gộp đó. Nếu ô được gộp có dữ liệu số, vẫn có thể tính toán với dữ liệu số đó. Ô gộp sẽ lấy địa chỉ của ô gốc trên bên trái, còn các ô khác được xem như bị ẩn đi. Hình 91. Bảng tiền lương Để gộp các ô liền nhau thành một ô, thực hiện: - Chọn các ô cần gộp. - Nháy lệnh FormatgCells… và chọn trang Alignment. - Đánh dấu ô Merge cells (Gộp các ô) và nháy OK. Lưu ý: khi gộp các ô, chỉ có nội dung của ô góc trên bên trái được giữ lại, các ô ẩn được gắn số 0. Vì vậy, nếu muốn giữ lại nội dung trong các ô khác, trước khi gộp phải sao chép chúng vào ô góc trêm bên trái. Để tách một ô trở lại thành nhiều ô ban đầu, ta thực hiện: - Chọn ô đã được gộp (đã được đánh dấu ô Merge cells). - Thực hiện lệnh FormatgCells… và chọn trang Alignment. - Xóa đánh dấu ở ô Merge cells và nháy OK. III. Sử dụng thanh công cụ định dạng: Căn chỉnh lề trong ô Chọn phông chữ và cỡ chữ Có thể sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ định dạng để thực hiện nhanh một số thao tác định dạng. Hình 92 minh họa tính năng của các nút lệnh trên thanh công cụ định dạng. Màu chữ Màu nền Đường biên Chọn kiểu chữ Hình 92. Thanh công cụ định dạng Bài 7: Các công cụ trợ giúp II. Tìm kiếm và thay thế: Giống như trong Word, các tính năng Find (Tìm) và Replace (Thay thế) là những công cụ hiệu quả cho việc tìm và thay thế các dữ liệu trên trang tính. 1. Nhập dữ liệu cần tìm Để tìm, chọn lệnh Editg... để mở hộp thoại Find and Replace và thực hiện các thao tác theo hình 93 sau đây: 2. Nhập FindNext để tìm kiếm Hình 93. Hộp thoại Find and Replace Thao tác thay thế (Replace) trong Excel cũng tương tự như trong Word Muốn có thêm các tùy chọn trong tìm, thay thế, trên hộp thoại Find and Replace nháy vào nút Options - Trong ô Within, có hai phạm vi tìm là Sheet (trang tính) và Workbook (bảng tính); - Trong ô Search, có hai lựa chọn By Rows (tìm theo hàng) và By Columns (tìm theo cột); - Trong ô Look in, nếu chọn Values (giá trị), Excel sẽ tìm các giá trị trong các ô trên trang tính. Nếu chọn Formulas (công thức), Excel sẽ chỉ tìm các giá trị trong công thức. - Nếu đánh dấu tùy chọn match case, chương trình sẽ phân biệt chữ thường và chữ hoa khi tìm hoặc thay thế. - Nếu đánh dấu tùy chọn match entire cell contents, chương trình sẽ chỉ tìm các ô có chức đúng dữ liệu đã nhập trong ô Find what. II. Sắp xếp dữ liệu: Sắp xếp dữ liệu trong danh sách dữ liệu là thay đổi các hàng theo giá trị dữ liệu của các ô trong một hay nhiều cột với thứ tự tăng hay giảm dần. Thứ tự ngầm định của dữ liệu văn bản là thứ tự theo bảng chữ cái của tiếng Anh. Để sắp xếp các hàng của danh sách theo dữ liệu trong một cột, thực hiện theo các bước sau: Chọn danh sách dữ liệu cần sắp xếp -> Chọn Data -> Sort: Xuất hiện hộp thoại Sort. Trên hộp thoại Sort được hiển thị sau đó thực hiện tiếp các thao tác được minh họa trên hình 94 dưới đây: 1. Chọn tên hàng tiêu đề cần sắp xếp 2. Chọn thứ tự sắp xếp 3. Có sắp xếp hàng tiêu đề hay không 4. Nháy OK Hình 94. Hộp thoại Sort * Thao tác nhanh: Để thực hiện nhanh việc sắp xếp danh sách dữ liệu, có thể thực hiện: - Nháy chuột chọn một ô trong cột cần sắp xếp. - Nháy nút Sort Ascending (tăng) hoặc Sort Descending (giảm), để sắp xếp các hàng của danh sách theo thứ tự tăng dần (hoặc theo thứ tự giảm dần) trong cột có ô được chọn. Trong trường hợp danh sách chứa nhiều dữ liệu trùng nhau trong cột, có thể cần sắp xếp tiếp nhóm dữ liệu đó theo một cột khác. Ví dụ: Sau khi sắp xếp danh sách học sinh theo Nam/Nữ, trong từng nhóm có thể cần sắp xếp thêm theo ngày sinh. Để thực hiện điều đó, sau khi chọn tiêu đề cột chính cần sắp xếp trong ô Sort by và thứ tự sắp xếp, cần chọn một tiêu đề cột khác trong ô Then by (và thứ tự sắp xếp) trước khi nháy OK trên hộp thoại Sort Lưu ý: Trên hộp thoại Sort có hai ô Then by có thể chọn một ô tùy ý (hoặc chọn cả hai ô để sắp xếp theo ba cột). * Tạo thứ tự sắp xếp mới: Ngầm định, chương trình bảng tính sắp xếp theo thứ tự tăng hay giảm của dữ liệu số và dữ liệu văn bản. Khi vần sắp xếp theo một thứ tự đặc biệt, ví dụ theo bảng chữ cái tiếng Việt hoặc theo thứ tự Thứ hai, Thứ ba, …, Thứ bảy, Chủ nhật, ta phải định nghĩa thứ tự đó trước khi sắp xếp. Để định nghĩa một thứ tự sắp xếp, nháy ToolsgOptions… và thực hiện tiếp các bước sau như trên hình 95 3. Nháy Add 1. Chọn trang Custom list 2. Nhập thứ tự sắp xếp tự tạo theo chiều tăng dần, mỗi thành phần đặt cách nhau bới một dấu cách hặc một lần xuống dòng 4. Nháy OK Hình 95. Tạo thứ tự sắp xếp mới Sau khi đã định nghĩa, thứ tự này được lưu trong chương trình bảng tính để mỗi khi vần sắp xếp có thể sử dụng mà không phải tạo lại. Các bước cần thực hiển để sắp xếp theo thứ tự tự tạo cũng tương tự như trên. Trước hết, sử dụng lệnh DatagSort… để hiển thị hộp thoại Sort. Sau đó nháy nút Options… và chọn danh sách cần sắp xếp trong hộp thoại xuất hiện Bài 8: Lọc dữ liệu từ danh sách dữ liệu 1. Danh sách dữ liệu: Một bảng trên một trang tính được gọi là một danh sách dữ liệu, một danh sách dữ liệu bao gồm nhiều hàng, nhiều cột, nhiều ô. Hàng trên cùng thường dùng để chỉ tiêu đề cho dữ liệu của các cột, do đó được gọi là hàng tiêu đề. Dữ liệu trên cùng một hàng trong một danh sách dữ liệu thường thống nhất với nhau và thuộc về một đối tượng nào đó. Trên một trang tính có thể có nhiều danh sách dữ liệu BẢNG TIỀN LƯƠNG NHÂN VIÊN STT HO TÊN QUÊ QUÁN NGÀY SINH CẤP BẬC HS LƯƠNG LUONG_C ỨNG TIỀN TIỀN NHẬN 001 Nguyễn Văn A TIÊN KỲ 01/01/1991 GĐ 5.46 3003 500 2503 002 Trần Văn B TIÊN CHÂU 03/06/1991 P.GĐ 4.56 2508 400 2108 003 Huỳnh Thị C TIÊN THỌ 05/07/1991 NV 2.34 1287 300 987 004 Phan Thị D TIÊN LỘC 09/09/1991 NV 2.34 1287 300 987 Hình 96. Danh sách dữ liệu 2. Lọc dữ liệu từ danh sách: Tính năng lọc dữ liệu từ danh sách dữ liệu là một tính năng rất hay do Excel hỗ trợ, cho phép người dùng có thể lọc từ danh sách ra được những hàng thỏa mãn một số điều kiện nào đó VD: Từ danh sách "Bảng điểm học sinh", lọc ra các học sinh có điểm trung bình bằng 8 Để sử dụng tính năng lọc dữ liệu từ danh sách dữ liệu, ta thực hiện như sau: 1. Chọn danh sách cần lọc dữ liệu 2. Chọn Data -> Filter -> AutoFilter: Chế độ AutoFilter được áp dụng cho tất cả các cột của danh sách, các ô trên hàng tiêu đề đều xuất hiện các đấu mũi tên (hình 97). Để lọc dữ liệu dựa vào cột nào ta nháy chuột vào dấu mũi tên của ô đó và thực hiện việc chọn giá trị để lọc tương ứng Nháy chuột vào nút này để lọc dữ liệu Hình 97. Lọc dữ liệu Sau khi có kết quả lọc theo giá trị trong một cột, ta có thể cùng kết quả đó để tiếp tục lọc theo giá trị của cột khác Để quay trở về màn hình làm việc ta có thể thực hiện bằng cách sau: Chọn lại Data -> Filter -> AutoFilter, Chọn Data -> Filter -> Show All để hiển thị lại toàn bộ danh sách và mà vẫn tiếp tục làm việc với AutoFilter 3. Sử dụng các tùy chọn Top 10 và Custom để lọc dữ liệu: Trong muc trên ta thấy danh sách hiển thị mọi giá trị khác nhau của dữ liệu và chỉ có thể chọn một giá trị cụ thể làm tiêu chuẩn lọc. Trong nhiều trường hợp chúng ta cần lọc ra các hàng thỏa mãn nhiều tiêu chuẩn phức tạp hơn. VD: Lọc ra các học sinh có điểm môn toán lớn hơn 7. Để có các kết quả lọc thỏa mãn các tiêu chuẩn như thế cần sử dụng các lựa chọn Top 10 và Custom trên đầu danh sách - Top 10: Dùng để lọc một số hàng có giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất (ngầm định là 10) Để sử dụng chức năng này, sau khi đã chọn Data -> Filter -> AutoFilter, nháy chuột và mũi tên của ô tiêu đề của cột cần dùng để lọc dữ liệu -> Chọn (Top 10…): Xuất hiện hộp thoại Top 10 AutoFilter và thực hiện các lựa chọn như trong hình 98 sau đó, nháy OK Chọn số giá trị cần lọc Chọn Top (lớn nhất) hoặc Bottom (nhỏ nhất) Hình 98. Hộp thoại Top 10 AutoFilter - Custom: Được sử dụng để đặt một số loại tiêu chuẩn phức hợp. Để sử dụng chức năng này ta chọn Data -> Filter -> AutoFilter, nháy chuột và mũi tên của ô tiêu đề của cột cần dùng để lọc dữ liệu -> Chọn (Custom …): Xuất hiện hộp thoại Custom AutoFilter và thực hiện các tùy chọn trong hộp thoại này (Hình 99) Các quan hệ làm tiêu chuẩn hay được sử dụng là: Quan hệ Ý nghĩa equals Bằng does not equal Khác is greater than Lớn hơn is greater or equal to Lớn hơn hoặc bằng is less than Nhỏ hơn is less than or equal to Nhỏ hơn hoặc bằng Hình 99. Hộp thoại Custom AutoFilter