Giáo trình Tin đại cương - Chương 7: Microsoft Excel - Trần Tiến Dũng

09/10/2014 1 MICROSOFT EXCEL 09/10/2014 2 I. Giới thiệu Excel là chương trình thực hiện làm việc trên bảng tính, phục vụ chính cho công việc tính toán Khởi động –Start/ Program/ Excel –Nháy đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Excel 09/10/2014 3 II. Cửa sổ làm việc của Excel Ô hiện hành 09/10/2014 4 III. Cấu trúc một file excel Sheet – tối đa 256 sheet (2003) – Không giới hạn (2007) Column – tối đa 256 cột (2003) – Các cột được đặt tên bằng các chữ cái, từ A -> Z, AA - > AZ, , IA -> IV Row – tối đa 65.536 hàng (2003) – Các cột được đặt tên bằng các chữ số, từ 1 -> 65536 Cell – Giao của 1 hàng và 1 cột tạo thành 1 ô 09/10/2014 5 *Địa chỉ ô và miền  Mỗi ô có một địa chỉ tương ứng được xác định gồm tên cột và chỉ số dòng viết liền nhau – Ví dụ: A1, B3,  Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng.  Địa chỉ ô có 3 loại: – Địa chỉ tương đối: Địa chỉ này sẽ được thay đổi tương ứng khi sao chép sang ô khác – Địa chỉ tuyệt đối: Địa chỉ này không bị thay đổi khi sao chép – Địa chỉ hỗn hợp: hoặc Khi sao chép, địa chỉ hỗn hợp sẽ chỉ biến đổi hoặc theo dòng hoặc theo cột. 09/10/2014 6  Miền là một nhóm ô liền kề nhau  Địa chỉ miền được khai báo: : Ví dụ: A3:A6 B2:D5 $C$5:$D$8 09/10/2014 7 IV. Các thao tác cơ bản trên bảng tính  Di chuyển con trỏ ô  Chọn khối  Nhập dữ liệu  Sửa dữ liệu  Sao chép  Di chuyển  Xóa dữ liệu  Điền dữ liệu tự động 09/10/2014 8 1. Thao tác với bảng tính - Sheet Chèn thêm bảng tính 2003: Vào menu Insert | WorkSheet 2007: Home | Insert | Insert Sheet (Shift + F11) Xóa bảng tính 2003: Vào menu Edit | Delete Sheet 2007: Home | Delete | Delete Sheet (Shift + F11) Đổi tên bảng tính – Chọn bảng tính cần đổi tên – Nháy chuột phải | Rename hoặc nhấp đôi vào tên bảng tính – Gõ tên mới và nhấn Enter Ẩn, hiện bảng tính – Chọn bảng tính cần ẩn đi – Nháy phải chuột – Chọn Hide – Muốn hiển thị lại chọn Unhide 09/10/2014 9 09/10/2014 10 2. Di chuyển con trỏ tới ô  Cách 1: Dùng chuột kích vào ô hoặc dùng các phím chức năng cơ bản  Cách 2: Gõ phím F5 (Ctrl+G), gõ địa chỉ ô cần đến vào khung Reference, nhấn OK. Gõ địa chỉ ô muốn đến 09/10/2014 11 * Các phím dịch chuyển con trỏ ô: , , ,  dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình. Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình. Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại Ctrl + Home đưa về ô A1 Ctrl +  tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại. Ctrl +  tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại. Ctrl +  tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại. Ctrl +  tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại. Ctrl +  +  tới ô trái trên cùng (ô A1). Ctrl +  +  tới ô phải trên cùng (ô IV1). Ctrl +  +  tới ô trái dưới cùng (ô A65536). Ctrl +  +  tới ô phải dưới cùng (ô IV65536). 09/10/2014 12 3. Nhập và sửa dữ liệu  Nhập dữ liệu – Di chuyển con trỏ đến ô cần nhập dữ liệu. – Nhập bình thường và kết thúc bằng phím Enter hoặc Tab. – Nhấn Alt + Enter nếu muốn nhập nhiều dòng trên một ô. – Các loại dữ liệu: Số, ngày tháng: căn phải Văn bản: căn trái Công thức: bắt đầu bằng dấu „=„ hoặc dấu phép toán và cho kết quả thực hiện tính toán nào đó 09/10/2014 13 Sửa dữ liệu –Di chuyển con trỏ tới ô cần sửa –Nhấp đôi chuột hoặc nhấn phím F2 –Thực hiện việc sửa nội dung –Nhấn Enter để kết thúc. 09/10/2014 14 4. Xóa dữ liệu Cách 1 –Chọn phạm vi cần xóa, ấn phím Delete (xóa nội dung) Cách 2 –Chọn phạm vi cần xóa, chọn thực đơn Edit | Clear: All: Xóa cả nội dung lẫn định dạng Format: Chỉ xóa định dạng Contents: Chỉ xóa nội dung Comments: Chỉ xóa chú thích 09/10/2014 15 5. Điền dữ liệu tự động Cách 1 –Gõ số vào 2 ô liên tiếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần –Chọn 2 ô đã nhập –Kéo nút Handle của phạm vi (vùng nút vuông đậm phía dưới cùng bên phải) Cách 2 –Gõ số thứ tự đầu tiên của dãy số cần điền –Kéo nút Handle và đồng thời ấn phím Ctrl trong khi kéo (dãy số thứ tự tăng dần một đơn vị) 09/10/2014 16 6. Sao chép và di chuyển dữ liệu Sao chép == Word Di chuyển == Word Khi thực hiện sao chép – di chuyển gồm: –Sao chép dữ liệu –Sao chép công thức –Sao chép định dạng –Sao chép ghi chú 09/10/2014 17 Chú ý: Khi sao chép dữ liệu có một số lựa chọn đặc biệt (Chọn Edit/ Paste Special) All Formulars Values Format Comment Skip blank Transpose 09/10/2014 18 7. Hiệu chỉnh và định dạng bảng tính 09/10/2014 19 a. Định dạng kiểu dữ liệu  Chọn phạm vi dữ liệu cần định dạng  2003: Menu Format | Cells  2007: Menu Home | Number  Chọn thẻ Number  Chọn kiểu để định dạng tương ứng: – Number  kiểu số – Currency  tiền tệ – Date  ngày tháng – Text  Văn bản – . – Customer  tự định nghĩa 09/10/2014 20 -Định dạng cho dữ liệu kiểu số Chọn Number Kiểu dữ liệu 09/10/2014 21 -Định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ Chọn thẻ Currency 09/10/2014 22 -Định dạng dữ liệu kiểu ngày tháng Chọn Date Chọn kiểu hiển thị cho ngày tháng 09/10/2014 23 b. Định dạng kiểu trình bày dữ liệu  2003: Menu Format | Cells  2007: Menu Home | Number  Chọn thẻ Alignment Hợp các ô liền kề thành 1 ô 09/10/2014 24 c. Định dạng Font chữ  2003: Menu Format | Cells  2007: Menu Home | Number  Chọn thẻ Font  Hoặc sử dụng biểu tượng trên thanh công cụ 09/10/2014 25 d. Định dạng đường bao – nền cho ô  2003: Menu Format | Cells  2007: Menu Home | Number  Chọn thẻ Border hoặc Patterns 09/10/2014 26 e. Định dạng ô có điều kiện  Chọn các ô cần định dạng – 2003: Vào menu Format | Conditional Formatting ... – 2007: Chọn Home | Conditional Formatting | New Rule | Format Only that Content  Nhập điều kiện cần định dạng f. Xử lý ô, cột, hàng Chèn thêm hàng – cột –Chọn số hàng cần chèn (hàng mới luôn chèn lên phía trên hàng đã chọn) hoặc Chọn số cột cần chèn (cột mới luôn chèn sang bên trái cột đã chọn) –Nhảy phải chuột –Chọn Insert Xóa cột – hàng –Chọn số cột hoặc hàng cần xóa –Nháy phải chuột –Chọn Delete 09/10/2014 27 * Thay đổi kích thước cột, hàng Cách 1: Di chuột vào mép tên hàng/cột, con trỏ thành hình mũi tên 2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí mới rồi thả chuột.  Cách 2: Di chuột vào mép tên hàng/cột, kích đúp để được kích thước vừa khít với nội dung chứa.  Chú ý: Có thể ấn định kích thước hàng/cột bằng cách – 2003: Format | Row | Height và Format | Column | Width – 2007: Format | Cell | Format | Chọn kiểu cần thay đổi 09/10/2014 28 09/10/2014 29 * Ẩn hiện các cột, hàng  Cách 1: Dùng chuột kéo trên vách ngăn tiêu đề cột/ hàng cho đến khi 2 vách ngăn trùng nhau.  Cách 2: Kích phải chuột trên tiêu đề cột (hàng) | Chọn lệnh Hide | Unhide 09/10/2014 30 VI. Hàm và tính toán trên bảng tính  Hàm có dạng tổng quát: ( Tham số 1, Tham số 2,... )  Trong đó: – là qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay chữ thường – Các tham số có thể có hoặc không. Trong một hàm có thể chứa nhiều nhất 30 tham số nhưng không được vượt quá 255 kí tự. – Hàm phải được bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu của một phép tính bất kỳ (+, -, *, /, ) – Nếu hàm lồng trong hàm khác thì các hàm trong không cần dấu = phía trước. 09/10/2014 31 * Cách nhập hàm  Cách 1: Nhập trực tiếp từ bàn phím – Gõ dấu = hoặc dấu + – Gõ tên hàm, các đối số; dấu ; (các tham số cần có; dấu ).  Cách 2: – 2003: Chọn Insert | Function hoặc nút fx – 2007: chọn Formula | Insert Function 09/10/2014 32 VII. Một số hàm thông dụng trong Excel  Hàm số học  Hàm ngày tháng và thời gian  Hàm xử lý chuỗi  Hàm thống kê  Hàm lôgic  Hàm điều kiện  Hàm sắp xếp vị thứ  Hàm tìm kiếm và tham chiếu 09/10/2014 33 * Các hàm số học  ABS( number )  SQRT(number )  ROUND(x, n)  INT( n )  MOD( m, n ) 09/10/2014 34 * Hàm ngày tháng và thời gian  DAY( kiểu_ngày )  MONTH( kiểu_ngày )  YEAR( kiểu_ngày )  TODAY( )  NOW( )  HOUR( kiểu_giờ )  MINUTE( kiểu_giờ )  SECOND( kiểu_giờ )  DATE( năm, tháng, ngày )  TIME( giờ, phút, giây ) 09/10/2014 35 *Hàm xử lý chuỗi  LEFT( Text, number of chars )  RIGHT( Text, number of chars )  LEN( Text )  MID( Text, start, number of chars )  LOWER( Text )  UPPER( Text )  PROPER( Text )  TRIM( Text )  VALUE( Text ) 09/10/2014 36 * Các hàm thống kê  AVERAGE( Range )  SUM( Range ):  COUNT( Range ): Đếm số ô có chứa giá trị kiểu số.  COUNTA( Range): Đếm số ô có chứa dữ liệu, các kiểu  COUNTBLANK( Range ): Đếm số ô không chứa dữ liệu  MAX( Range ): Trả về giá trị lớn nhất.  MIN( Range ): Trả về giá trị nhỏ nhất.  PRODUCT( Range ): Trả về tích của các số trong List  SUMIF( range, criteria, sum_range ): tính tổng các ô thỏa mản điều kiện nào đó – range: miền dò – criteria: điều kiện. – sum_range: miền chứa các ô sẽ được cộng. Các ô trong sum_range sẽ được cộng nếu các ô tương ứng với nó trong range thỏa mản điều kiện criteria.  COUNTIF( Range , criteria ): Đếm số ô thỏa điều kiện. – Range: miền đếm – Criteria: điều kiện đếm 09/10/2014 37 * Hàm điều kiện  Là hàm thực hiện rẽ nhánh hai khả năng  IF (condition, Value if true, value if false ) – “Condition” là biểu thức điều kiện để thực hiện – “Value if true” là giá trị trả lại nếu “Condition” có giá trị True – “Value if false” là giá trị trả lại nếu “Condition” có giá trị False  Ví Dụ: = IF( A3>=5 , “Đỗ” , “Trượt” )  Hàm IF có thể viết lồng nhau.  VD: = IF( C6=8.0 , “GiỎI” , “KHÁ”) ) Hàm trên cho kết quả của phép thử sau: - TB nếu [dữ liệu trong ô C6] < 7.0 - KHÁ nếu 7.0  [dữ liệu trong ô C6] < 8.0 - GIỎI nếu [dữ liệu trong ô C6] ≥ 8.0 09/10/2014 38 * Các hàm Logic  Để mô tả cho nhiều điều kiện, thường dùng:  AND ( biểu thức 1, biểu thức 2,, biểu thức n ) – cho giá trị True khi tất cả các biểu thức có giá trị đúng, ngược lại hàm cho giá trị False.  OR (biểu thức 1, biểu thức 2,, biểu thức n ) – cho giá trị False khi tất cả các biểu thức có giá trị sai, ngược lại hàm cho giá trị True.  NOT( biểu thức ) – Trả về trị True nếu biểu thức sai và ngược lại  Ví dụ: – AND( A3 > 7, A3 < 9 ) – OR ( A3 9 ) 09/10/2014 39 * Hàm sắp xếp vị thứ (Rank) Xếp thứ hạng của một giá trị trong một danh sách Dạng hàm: RANK( value, table, index ) – value: là giá trị mà bạn muốn xếp vị trí – table: bảng các số để tham chiếu dựa trên đó xếp thứ tự, địa chỉ tuyệt đối – index: Là một số chỉ định cách sắp xếp. Có hai giá trị = 0 (hoặc không có tham số này) thì kết quả sắp xếp theo kiểu lớn đứng trước, nhỏ đứng sau, =1 thì kết quả sắp xếp theo kiểu nhỏ đứng trước, lớn đứng sau. Khi thứ thự xếp bằng 0 09/10/2014 40 * Các hàm tìm kiếm và tham chiếu Dạng hàm: Vlookup( value, table, column, index) Hlookup( value, table, row, index ) Value: là giá trị làm điều kiện tìm kiếm, có thể là một địa chỉ ô hay một công thức Table: địa chỉ bảng chứa giá trị tìm kiếm trên đó, có địa chỉ tuyệt đối Column hoặc Row: thứ tự cột hay hàng trong table trả lại giá trị tìm kiếm Index: chỉ nhận giá trị 1 (TRUE) hoặc 0 (FALSE). Nếu index = 1 thì cột đầu tiên của bảng dò phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Khi dò tìm không phân biệt chữ hoa hay chữ thường. 09/10/2014 41 09/10/2014 42 Hàm Match( value, table, index ) –Dùng để dò tìm giá trị value bên trong một danh sách table => Hàm sẽ trả về vị trí xuất hiện của trị cần dò bên trong danh sách –Danh sách thường là một hoặc nhiều khối nhưng phải nằm trên cùng một cột hoặc một dòng. –Nếu index là 1 (hoặc không chỉ định) thì: Danh sách phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần Tìm trị lớn nhất trong danh sách nhỏ hơn hay bằng trị dò –Nếu index là -1 thì: Danh sách phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần Tìm trị nhỏ nhất trong danh sách lớn hơn hay bằng trị dò –Nếu index là 0 thì: Danh sách không cần sắp xếp theo thứ tự Tìm trị đầu tiên trong danh sách bằng với trị dò 09/10/2014 43 Hàm Index( table, row, col ) –Dùng để trả lại giá trị tại hàng row và cột col của bảng table 09/10/2014 44 Ví dụ hàm Match và Index  Match(67000 ; B3:B11; 0) => Kết quả là 7  Index(A3:C11 ; 4 ; 3) => Kết quả là 16400 09/10/2014 45 VIII. Cơ sở dữ liệu (CSDL) 1. Khái niệm –CSDL là một bảng gồm các trường (field – cột) và bản ghi (record - hàng). –Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định. –Bản ghi là một dòng dữ liệu. –Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi. 09/10/2014 46 Ví dụ một cơ sở dữ liệu đơn giản 09/10/2014 47 2. Sắp xếp Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Có thể định tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng giá trị ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng giá trị ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3. Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả các cột, trừ cột STT (nếu có) để tránh mất độ chính xác dữ liệu. Danh sách không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế. Cách làm: –Chọn vùng cần sắp xếp. –2003: Chọn Menu Data | Sort –2007: Chọn Data | Sort & Filter | Sort –Xuất hiện hộp thoại 09/10/2014 48 09/10/2014 49 3. Lọc dữ liệu:  Mục đích – Lấy ra những bản ghi (thông tin) thoả mãn điều kiện nhất định.  Có thể lọc theo 2 cách – AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc có sẵn – Advanced Filter: người sử dụng tự định điều kiện lọc. 09/10/2014 50 a. Lọc dữ liệu dùng AutoFilter  Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường  2003: Chọn Data | Filter | AutoFilter,  2007:Chọn Data | Sort & Filter | Filter  ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sách  Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống gồm: 09/10/2014 51 Nếu chọn Custom sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc, có các giá trị sau: –equals –does not equal –is greater than –is greater than or equal to –is less than –is less than or equal to –begin with - ký tự –does not begin with –end with –does not end with –Contains –does not contain Chú ý: có thể đưa hai điều kiện dựa vào pháp And, Or 09/10/2014 52 Ví dụ: Lọc những bản ghi thoả mãn điểm môn 1 nằm trong đoạn [7,10] 09/10/2014 53 b. Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter Là kỹ thuật lọc nâng cao, để lọc nâng cao trước khi thực hiện phải xác định: –Miền dữ liệu (List range) chứa toàn bộ dữ liệu cần xử lí, kể cả dòng tiêu đề –Miền tiêu chuẩn (Criteria) miền chứa các điều kiện mà các bản ghi phải thỏa mản, dòng đầu tiên chứa tiêu đề của điều kiện, các dòng tiếp theo là tiêu chuẩn của CSDL. –Miền đích (Copy to) Vùng dùng để chứa các bản ghi đạt tiêu chuẩn. 09/10/2014 54 Các bước thực hiện Bước 1: Định miền điều kiện –Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, Điều kiện trực tiếp thì tên phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL. Nếu điều kiện gián tiếp tên không được trùng với tên cột –Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR Miền điều kiện để lọc các bản ghi có điểm môn 1 là 8 Miền điều kiện để lọc các bản ghi có điểm môn 1 >7 Miền điều kiện để lọc các bản ghi có điểm môn 1 >=5 và điểm môn 2 là 9 Miền điều kiện để lọc các bản ghi có điểm môn 1>=7 hoặc điểm môn 2 <=8 09/10/2014 55 Bước 2: Thực hiện lọc –Bôi đen vùng dữ liệu gốc –2003: Vào menu Data | Filter | Advanced Filter –2007: Chọn Data | Sort & Filter | Advance –Filter the list, in-place –Copy to another location –List range –Criteria range –Unique records only 09/10/2014 56 4. Tính toán phân nhóm Cho phép thực hiện tính toán trên từng nhóm dữ liệu Các bước thực hiện: – Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự của cột cần tính toán phân nhóm – Bôi đen vùng CSDL cần tính toán phân nhóm – 2003: Chọn Data | SubTotal – 2007: Chọn Data | Outline | Sub Total – => Xuất hiện hộp thoại lựa chọn 09/10/2014 57 Chọn cột để phân nhóm (chỉ có 1 cột) Chọn cột thực hiện tính toán (Có thể chọn nhiều cột) Chọn hàm cần tính phân nhóm Thay thế kết quả tại vùng dữ liệu gốc Chèn thêm ngắt giữa các nhóm Tính tổng cho toàn bộ dữ liệu 09/10/2014 58 Loại bỏ tính toán phân nhóm: –Bôi đen hết vùng dữ liệu đã tính toán phân nhóm –Chọn Data/SubTotal –Chọn RemoveAll 09/10/2014 59 5. Các hàm xử lý trên dữ liệu Là các hàm tính toán trên CSDL thỏa mãn theo một điều kiện nào đó (nhiều điều kiện) Cú pháp hàm: D( database, field, criteria ) Trong đó: –Database: là vùng địa chỉ của danh sách hoặc CSDL –Field: xác định cột dùng trong hàm, tham chiếu đến cột bằng tên cột đặt trong cặp dấu “ ” hoặc thứ tự trong danh sách –Criteria: địa chỉ của vùng điều kiện tính toán 09/10/2014 60 * Các hàm cơ bản: DSUM: tổng các giá trị trong cột của danh sách thỏa mãn điều kiện DCOUNT: số ô trong cột chứa giá trị thỏa mãn điều kiện DCOUNTA: số ô khác rỗng trong cột chứa giá trị thỏa mãn điều kiện DMAX: giá trị lớn nhất trong cột thỏa điều kiện DMIN: giá trị nhỏ nhất trong cột thỏa điều kiện DAVERAGE: giá trị trung bình trong cột thỏa mãn điều kiện 09/10/2014 61 6. Dùng Data Validation để kiểm soát nhập Giúp người dùng dùng nhập chính xác dữ liệu vào bảng tính => Kiểm tra kiểu dữ liệu, giá trị nhập vào một ô và cảnh báo khi nhập sai Thực hiện – Chọn cột cần kiểm soát điều kiện nhập dữ liệu – 2003: Chọn Data/ Validation – 2007: Data | Data Tools | Data Validation – xuất hiện hộp thoại, chọn kiểu xác định điều kiện (allow)  Các lựa chọn tương ứng – Chọn OK 09/10/2014 62 * Ví dụ: Tạo danh sách sổ xuổng cho phép chọn từ danh sách nay: –Nhập danh sách các giá trị chỉ cho phép nhập –Chọn cột cần xác định điều kiện nhập dữ liệu –Chọn Data Validation Allow: chọn List Source: chọn vùng địa chỉ chứa danh sách chỉ cho phép nhập –Chọn OK 09/10/2014 63 7. Tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính  Chọn phạm vi cần tìm, nếu không chọn Excel sẽ tìm trên toàn bộ bảng tính  Vào Ctrl + F, thẻ Find:  Find Next: đến ô chứa dữ liệu cần tìm  Find All: liệt kê tên tập tin, tên bảng tính, địa chỉ tuyệt đối của các ô chứa dữ liệu cần tìm Nhập dữ liệu cần tìm Phân biệt chữ hoa, chữ thường Tìm cả trên tiêu đề 09/10/2014 64 *Tìm kiếm và thay thế dữ liệu  Chọn phạm vi bảng tính, ấn Ctrl + H  Find Next: tìm đến ô chứa liệu cần tìm, bấm Replace để thay thế.  Replace All: thay thế toàn bộ những dữ liệu tìm được. Nhập dữ liệu cần tìm Nhập dữ liệu cần thay thế 09/10/2014 65 9. Bảo vệ tập tin bảng tính  Bảo vệ nội dung sổ bảng tính  Cho phép chỉnh sửa một số miền dữ liệu 09/10/2014 66 *Bảo vệ nội dung sổ bảng tính  Không cho phép chỉnh sửa nội dung sổ bảng tính  Thực hiện: – 2003: menu Tools | Protection | Protect Sheet, – 2007: Review | Change | Protect Sheet – Nhập mật khẩu bảo vệ, nhấn OK. – Chọn thao giới hạn – Xác nhận lại mật khẩu  Để hủy bỏ, – 2003: chọn Tools | Protection | Unprotect Sheet. – 2007: Review | Change | Unprotect Sheet – Nhập mật khẩu ban đầu, nhấn OK. 09/10/2014 67 *Cho phép chỉnh sửa một số miền dữ liệu  2003: Tools | Protection | Allow User to Edit Ranges  2007: Revew | Change | Allow User to Edit Ranges Nhập mật khẩu Tạo miền cho phép chỉnh sửa Xóa bớt miền Chọn để đặt mật khẩu bảo vệ phần bảng tính còn lại 09/10/2014 68 IX. Biểu đồ Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả tiêu đề hàng và tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie. Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào Insert | Chart  Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước: 1.Định kiểu đồ thị 2.Định dữ liệu 3.Các lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải 4.Chọn nơi hiện đồ thị 09/10/2014 69 Ví dụ một miền dữ liệu vẽ đồ thị 09/10/2014 70 Bước 1: Định kiểu đồ thị 09/10/2014 71 Bước 2: Định dữ liệu Miền DL vẽ đồ thị Chọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc theo cột Tiêu đề hàng hiện tại đây Tiêu đề cột làm chú giải 09/10/2014 72 Bước 3: Các lựa chọn Thẻ Titles: Tiêu đề đồ thị và tiêu đề các trục Nhập tiêu đề đồ thị Nhập tiêu đề trục X Nhập tiêu đề trục Y 09/10/2014 73 Thẻ Legend: Chú giải Hiện/ẩn chú giải Vị trí đặt chú giải Chú giải 09/10/2014 74 Bước 4: Định nơi đặt đồ thị Đồ thị hiện trên 1 sheet mới Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại 09/10/2014 75 *Thay đổi thuộc tính trục đồ thị Thay đổi tỷ lệ trên trục Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Khoảng cách các điểm chia 09/10/2014 76 X. Định dạng trang in  Chọn File | Page Setup  Chọn thẻ Page: định dạng trang in Trang dọc Trang xoay ngang Kích thước trang: chọn A4 Xem trước khi in Chọn để in 09/10/2014 77  Chọn thẻ Margins: định dạng lề Chọn kích thước các lề trang in Căn giữa trang nội dung cần in + theo chiều ngang + theo chiều dọc 09/10/2014 78 Chọn thẻ Header/Footer: tạo tiêu đề và hậu đề cho trang in Chọn kiểu tạo Header Chọn kiểu tạo Header 09/10/2014 79 Chọn thẻ Sheet: cài đặt một số lựa chọn cho Sheet Chọn vùng để in Chọn hàng để lặp lại Chọn cột để lặp lại Chọn chế độ thứ tự in 09/10/2014 80 XI. In ấn  Chọn File | Print hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + P  Chú ý: Để tránh bản in không đẹp, không chính xác, nên xem kỹ trước khi in bằng cách bấm nút Preview Chọn máy in Chọn số bản cần in Chọn thông số máy in In tất cả In từ trang #1 đến trang #2 09/10/2014 81 7. Tổng hợp dữ liệu – Pivot Table Bước 1: Chọn Data/ PivotTable and PivotChart Wizard Bước 2: Chọn nguồn dữ liệu – Microsoft Excel list or database – External data source – Multiple consolidation ranges – Another Pivot Table report or Bước 3: Chọn vùng địa chỉ chứa danh sách cần tổng hợp => chọn Next Bước 4: Chọn nơi chứa PivotTable => chọn Finish Bước 5: Kéo thả các trường vào vị trí thích hợp – Row Fields: trường cần tính toán báo cáo – Data Items: trường dữ liệu để tổng hợp 09/10/2014 82 * Ví dụ: 09/10/2014 83 Chọn Data -> PivotTable and Chọn Microsoft Excel list or database Chọn vùng địa chỉ cần tổng hợp => chọn Next 09/10/2014 84 Chọn nơi chứa kết quả PivotTable là New worksheet => chọn Finish 09/10/2014 85 Kéo thảo các trường từ danh sách vào vị trí thích hợp: –Kéo “Tháng” vào vùng “Row Fields” –Kéo “United States”, “Canada”, “Japan”, “New Zealand” vào vùng Data Items 09/10/2014 86 Nhóm cột “Month” thành các quí trong năm: chọn ô Month, vào thực đơn Data -> Group and Outline -> Group => Chọn cả ba loại là Month, Quarters, Year=> chọn OK 09/10/2014 87 Chọn định dạng cho Pivot Table: chọn PivotTable => Chọn View -> Toolbar -> Format -> AutoFormat => chọn kiểu => OK