Giáo trình Tin đại cương - Chương 4: Microsoft Word - Trần Tiến Dũng

25/09/2014 1 MICROSOFT WORD 25/09/2014 2 I. Giới thiệu: Microsoft Word là chương trình để soạn thảo văn bản Các phiên bản: –Microsoft Word 2003 –Microsoft Word 2007 –Microsoft Word 2010 Khởi động: –C1: click Start/ Program/ Microsoft Word –C1: Double click Microsoft Word 25/09/2014 3 *Trình tự thực hiện soạn thảo văn bản Mở chương trình Word và bật chương trình gõ tiếng Việt (Vietkey hoặc Unikey) Tạo file mới và lưu lại với tên xác định Định dạng trang giấy (A4, quay ngang hoặc quay dọc, lề, ) Định dạng chung cho đoạn văn bản cần trình bày Thực hiện soạn thảo và chỉnh sửa văn bản Chú ý: Trong quá trình soạn thảo thường xuyên thực hiện thao tác lưu lại * Nguyên tắc soạn thảo văn bản Nhập nhanh văn bản không nên chỉnh khuôn dạng ngay khi nhập Chữ cái đầu câu phải được viết hoa Ký tự đi sau các dấu (.), (!), (?), (:) phải viết hoa. Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung Những câu trong dấu nháy đơn (‘), dấu nháy kép (“), trong dấu ngoặc (), { }, [ ] thì các dấu mở, đóng phải sát ký tự đầu và cuối câu, mở dấu nào thì đóng dấu đấy. Câu tiếp theo sau các dấu trên phải cách dấu trên một ký tự trắng Chế độ gõ: Chèn (Insert) và Đè (OverWrite) 25/09/2014 4 * Màn hình Word 1  tiêu đề 2  thực đơn 3  công cụ 4  vùng làm việc 5  trạng thái 25/09/2014 5 Cửa sổ soạn thảo Các thanh cuốn 1 2 3 4 5 * Thanh thực đơn – Menu Bar Chứa các nhóm làm việc theo chức năng, như: – 2003: File, Edit, View, Insert, Format, Tool, Table, Window – 2007: Home, Insert, Page Layout, Refence, Mailing, Review, View Để kích hoạt: – Kích hoạt trực tiếp vào mục – ấn phím Alt + phím nóng (phím gạch chân) 25/09/2014 6 *Thanh công cụ Chứa các nút biểu tượng cho các lệnh thao tác được nhanh chóng Để mở thanh công cụ: –Office 2003: View -> Toolbar -> chọn thanh công cụ cần mở –Office 2007: chọn menu tương ứng 25/09/2014 7 25/09/2014 8 II. Các thao tác trên tập tin văn bản Tạo một tập tin mới (ctrl + N) Lưu tập tin (ctrl + S) Mở một tập tin đã tồn tại trên đĩa (ctrl + O) Lưu tập tin với một tên khác * Đặt mật khẩu để lưu và mở file Office 2003: –Click Tool -> Option -> Security Office 2007: –Click Save As -> Tools - > General Option Có hai lựa chọn: –Password to open –Password to modify 25/09/2014 10 III. Các thao tác với khối Chọn khối –Dùng bàn phím: giữ phím Shift –Dùng chuột –Đánh dấu toàn bộ văn bản: Ctrl + A Sao chép/ Di chuyển khối Chọn khối văn bản cần sao chép/ di chuyển sao chép: Ấn Ctrl+C di chuyển: Ấn Ctrl+X Đặt con trỏ tại nơi muốn dán khối văn bản Ấn Ctrl+V 25/09/2014 11 IV. Định dạng văn bản Định dạng trang giấy Thiết lập về phông chữ Định dạng đoạn văn bản Tạo chỉ mục Tô nền, kẻ viền Chia cột văn bản Tạo điểm nhảy Tạo chữ cái lớn đầu đoạn Gõ chỉ số dưới và số mũ 1. Định dạng trang (Page setup) 2003: File | Page setup, 2007: Page Layout | Page Setup – chọn tab Margins  Định dạng lề trang in chọn tab Paper  Định dạng giấy in 25/09/2014 12 1 2 3 * Tạo đường viền cho trang 2003: Click Format | Border and Shading | Page Border 2007: Page Layout | Page Background | Page Border 25/09/2014 13 * Tạo nền cho trang 2003: Format | Background –Color –Fill Effect –Printed Watermark 2007: Page Layout | Page Background –Water Marker –Page Color 25/09/2014 14 * Tạo trang mới Insert | Break Ctrl + Enter 25/09/2014 16 2. Định dạng ký tự a) Sử dụng thanh công cụ Formatting: - Bôi đen đoạn văn bản - Bấm chọn nút định dạng tương ứng 25/09/2014 17 b) Sử dụng thực đơn: - Bôi đen văn bản. - 2003: Format | Fonthoặc ấn Ctrl + D + F - 2007: Home -> Font - Các lựa chọn: - Font - Font style - Size - Font color - Underline style - Effects 1 2 3 4 25/09/2014 18 3. Định dạng đoạn văn bản a) Sử dụng thanh công cụ Formatting - Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng - Bấm chọn vào biểu tượng trên thanh công cụ tương ứng 25/09/2014 19 b) Sử dụng thực đơn - Bôi đen đoạn văn bản, - 2003: Format | Paragraph - 2007: Home -> Paragraph - Có các lựa chọn: - Alignment - Indentation - Special - Spacing - Line spacing 1 2 3 4 5 25/09/2014 20 4. Tô nền Chọn các vùng văn bản/ ô trong bảng cần tô 2003: Format | Border and Shading, 2007: Home -> Paragraph -> Border and Shading, Chọn thẻ Shading 25/09/2014 21 5. Kẻ viền Chọn các vùng văn bản/ ô trong bảng Thực hiện: 2003: Vào menu Format | Border and Shading, 2007: Home -> Paragraph -> Border and Shading, Chọn thẻ Borders 25/09/2014 22 6. Chia cột văn bản Chọn khối văn bản cần chia cột 2003: Format | Column 2007: Page Layout -> Page Setup -> Column -> More Columns Các lựa chọn: – Presets – Number of columns – Line between – Equal column width – Chú ý: Việc lựa chọn văn bản được chia phải chính xác 25/09/2014 23 7. Tạo điểm nhảy (Tab) 2003: Format/Tab 2007: Home -> Paragraph -> Tab hoặc kích chuột vào thước ngang để đặt tab. Tab stop: Chọn tab nào để thiết lập Alignment: Chọn tab trái (left), phải (right) hoặc giữa (center) Leader: Chọn kiểu dẫn cho tab Bấm nút Set để thiết lập tab Xóa tab đang chọn Xóa tất cả các tab 25/09/2014 24 8. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn Đặt con trỏ tại đoạn cần tạo chữ cái lớn 2003: Format | Drop Cap, 2007: Inset -> Text -> Drop Cap Xuất hiện hộp thoại với các lựa chọn –Position –Font –Lines to drop –Distance from text 25/09/2014 25 9. Tạo chỉ mục ký hiệu tự động - Bullet Đặt con trỏ tại nơi cần tạo chỉ mục 2003: Format | Bullets and Numbering..., chọn thẻ Bulleted 2007: Home -> Paragraph -> Bullet Chọn kiểu bullet Xem trước Độ thụt của dòng đầu (các dòng dưới) so với các dòng dưới (dòng đầu) Các kiểu khác 25/09/2014 26 10. Tạo chỉ mục số tự động: Numbering Đặt con trỏ tại nơi cần tạo chỉ mục 2003: Format | Bullets and Numbering..., chọn thẻ Numbered 2007: Home -> Paragraph -> Numbering Chọn kiểu numbering Xem trước Độ thụt của dòng đầu Số bắt đầu đánh Độ thụt của các dòng dưới 25/09/2014 27 11. Gõ chỉ số dưới và số mũ Để gõ chỉ số dưới –sử dụng tổ hợp phím Ctrl + = –Ví dụ để gõ x1 thứ tự gõ phím như sau: x, Ctrl + =, 1, Ctrl + =, Để gõ số mũ –sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + = –Ví dụ gõ x2 như sau: x, Ctrl+Shift+= , 2, Ctrl+Shift+=, 25/09/2014 28 V. Chèn các đối tượng vào văn bản Chèn số trang Chèn các kí tự đặc biệt Đánh công thức toán học Tạo Header và Footer Chèn hình ảnh Chèn chữ nghệ thuật Vẽ hình trong văn bản 25/09/2014 29 1. Chèn số trang 2003: Insert | Page Number 2007: Insert -> Header&Footer -> Page Number 25/09/2014 30 2. Chèn ký tự đặc biệt Nhiều ký tự muốn đưa vào văn bản nhưng không có trên bàn phím? Ví dụ: Thực hiện: – Đặt con trỏ chuột tại nơi muốn chèn. – 2003: Insert | Symbol – 2007: Insert -> Symbol -> More Symbol – Các lựa chọn Font Auto Correct Shortcut Key 25/09/2014 31 3. Tạo Header và Footer Đầu trang (header) và chân trang (footer) là văn bản như nhau trên mọi trang của một văn bản. Thực hiện –2003: View | Header and Footer –2007: Insert -> Header & Footer -> Header | Footer -> Edit –Gõ và định dạng văn bản bình thường (sử dụng thanh công cụ) 25/09/2014 32 4. Chèn hình ảnh từ một tập tin Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn 2003: Insert | Picture | From File... 2007: Insert -> Illustration -> Picture 2. Chọn hình ảnh cần chèn 3. Nhấn vào đây để chèn 1. Tìm đến thư mục chứa ảnh 25/09/2014 33 5. Chèn hình ảnh từ Clipt Art Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn 2003: Insert | Picture | Clip Art ... 2007: Insert -> Illustration -> Clip Art => Organize clips Chọn hình ảnh cần chèn Chọn Copy và dán vào văn bản 25/09/2014 34 6. Hiệu chỉnh hình ảnh Nhấp đôi vào hình ảnh để xuất hiện thanh công cụ Picture Hoặc View | Toolbars | Picture. 25/09/2014 35 Kiểu hiển thị của hình Hình ảnh như một ký tự Văn bản bao quanh hình Văn bản bó sát hình Hình ẩn sau văn bản Hình nằm dưới văn bản Hình nằm trên văn bản Giống Square 25/09/2014 36 Có thể hiệu chỉnh hình ảnh thông qua hộp thoại Format Picture Thực hiện: –Nháy phải Chuột | Format Picture Colors and Lines Size Layout Picture – 25/09/2014 37 7. Chèn chữ nghệ thuật (WordArt) Thực hiện: – Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn – 2003: Insert | Picture | WordArt... – 2007: Insert -> Text -> Word Art 1. Chọn kiểu WordArt 2 4. Chọn kích cỡ 5.Nhập nội dung 3. Chọn Font 6 25/09/2014 38 *Hiệu chỉnh chữ nghệ thuật: Chọn chữ nghệ thuật => xuất hiện thanh công cụ WordArt 1 2 3 4 5 6 7 25/09/2014 39 8. Chèn công thức toán học 2003: Insert | Object | Microsoft Equation 3.0 2007: Insert -> Symbol -> Equaltion Chọn công thức cần chèn 25/09/2014 40 9. Vẽ hình trong văn bản Thanh công cụ Drawing: – 2003: View | Toolbars | Drawing. – 2007: Insert -> Shape hoặc Smart Art Kích vào nút hình muốn vẽ Nhấn giữ chuột trái và kéo rê trên khung soạn thảo. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 25/09/2014 41 Điều chỉnh kích thước và di chuyển hình vẽ – Chọn hình vẽ – Rê chuột đến các điểm chọn để thay đổi kích thước Lưu ý: – Có thể sử dụng hộp thoại Format AutoShap ( Chuột phải | Format AutoShape) – Dùng phím mũi tên để di chuyển – Kết hợp phím Ctrl + phím mũi tên để di chuyển mịn Thay đổi độ rộng Thay đổi chiều cao Thay đổi cả hai chiều Di chuyển 25/09/2014 42 Nhóm các hình vẽ – Chọn những hình vẽ cần nhóm (Nhấn giữ phím Shift hoặc Ctrl để chọn) – Chuột phải | Grouping | Group Để hủy bỏ chọn nhóm: Chuột phải | Grouping | Ungroup 25/09/2014 43 VI. Bảng biểu Tạo bảng Chỉnh sửa bảng Định dạng bảng Tính toán trên bảng Sắp xếp dữ liệu trên bảng Thanh công cụ Table and Border 25/09/2014 44 1. Tạo bảng Đặt con trỏ tại nơi muốn chèn bảng 2003: Table | Insert | Table 2007: Insert -> Table -> Insert Table Ngoài ra có thể tạo bảng bằng thanh công cụ Chọn độ rộng các cột Độ rộng cột tự động vừa khít nội dung Độ rộng cột vừa với trang giấy cũng như vừa với nội dung 25/09/2014 45 2. Chèn thêm cột, dòng Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn trong bảng Chọn số hàng hoặc số cột cần chèn –2003: Vào menu Table | Insert, –2007: Nháy phải chuột | Insert Chọn cách chèn thêm cột/ dòng 1 2 3 4 25/09/2014 46 3. Xóa ô, hàng, cột, bảng Chọn các ô, cột, dòng cần xóa –Vào menu Table | Delete, –Nháy phải chuột Chọn cách xóa hàng, cột Chú ý: Ấn phím BackSpace 1 2 3 4 25/09/2014 47 4. Trộn ô, chia ô  Trộn các ô thành một Chọn các ô cần hợp làm một 2003: Table | Merge cells 2007: Nháy phải chuột | Merge cells  Chia ô thành nhiều ô Chọn ô cần chia 2003: Table | Split cells 2007: Nháy phải chuột | Split cells Nhập số hàng – số cột được chia ra 25/09/2014 48 6. Thay đổi kích thước hàng, cột  Một cột hoặc một hàng Bấm giữ kéo chuột Nhiều cột hoặc nhiều hàng Chọn các hàng hoặc cột cần thay đổi Nháy phải chuột -> Properties Chiều cao hàng: Row | Specify height Độ rộng cột: Column | Preferred width 25/09/2014 49 7. Định dạng lề dữ liệu trong ô Chọn các ô cần định dạng Chuột phải | chọn Cell Alignment Chọn kiểu căn lề thích hợp 25/09/2014 50 8. Định dạng hướng dữ liệu trong ô Chọn các ô cần định dạng Chuột phải | Text Direction Chọn hướng cần in văn bản trong vùng Orientation 25/09/2014 51 9. Thay đổi kiểu đường bao cho bảng Chọn vùng cần thay đổi 2003 –chọn Format/ Border and Shading –Chọn thẻ Border –Chọn kiểu đường bao cần thay đổi và chọn vị trí cần thay đổi 2007 –Chọn Design hoặc Layout –Chọn kiểu cần thay đổi 25/09/2014 52 10. Thay đổi nền cho bảng Chọn vùng cần thay đổi 2003: –chọn Format/ Border and Shading –Chọn thẻ Shading –Chọn kiểu màu cần thay đổi 2007: –Chọn Design hoặc Layout –Chọn kiểu cần thay đổi 25/09/2014 53 11. Sắp xếp dữ liệu trên bảng Đặt con trỏ trên bảng cần sắp xếp Vào menu Table | Sort 12. Lặp lại tiêu đề của bảng Tiêu đề là dòng đầu tiên của bảng Thực hiện: –Chọn dòng tiêu đề đầu tiên của bảng –2003: chọn Table | Repeat Header Row –2007 Nháy phải chuột -> Properties | Row Chọn Repeat as header row at the top of each page 25/09/2014 54 13. Tính toán cơ bản trong bảng Cho phép thực hiện các tính toán cơ bản trên bảng Thực hiện: – Để tại ô cần chứa kết quả tính toán – 2003: Chọn Table | Formula, xuất hiện hộp thoại – 2007: chọn Layout | Data | Formula Formula: gõ hàm cần thực hiện –SUM( above ), COUNT( above ), –SUM( below ), COUNT( below ), –Sum( Left ), COUNT( Left ), –Sum( Right ), Count( Right ), Number format: chọn kiểu định dạng kết quả 25/09/2014 55 25/09/2014 56 14. Thanh công cụ Tables and Borders Vào menu Table | Draw Table 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 25/09/2014 57 VII. Các tính năng mở rộng Tìm kiếm và thay thế Tính năng AutoCorrect 25/09/2014 58 1. Tìm kiếm trong văn bản 2003: Edit | Find... (Hoặc nhấn Ctrl + F), thẻ Find, 2007: Home -> Find Gõ từ cần tìm trong Find What Nhập cụm từ cần tìm kiếm 25/09/2014 59 2. Tìm và thay thế trong văn bản 2003: Edit | Find... (Hoặc nhấn Ctrl + F), 2007: Home -> Replace Các lựa chọn – Find What: Gõ từ cần tìm. – Replace With: Gõ từ cần thay thế. – Search: Chọn hướng tim kiếm. – Match Case: Phân biệt chữ hoa và chữ thường. – Find Whole Words Only: Để tìm từ trọn vẹn. – 25/09/2014 60 3. Tạo mục lục tự động Mục đích – Cho phép chèn vào mục lục cho văn bản một cách tự động. – Cập nhật lại mục lục dễ dàng. – Di chuyển nhanh chóng đến một mục nào đó. Cách tạo – Bước 1: Định dạng cho các mức đề mục 2003: Format | Styles and Formatting. 2007: Home | Styles Chọn Heading tương ứng với cấp chỉ mục. Chọn Modify để sửa các thuộc tính của Heading. Thực hiện định dạng đoạn văn và font chữ bằng cách chọn Format, sau đó chọn kiểu cần định dạng 25/09/2014 61 Tự động cập nhật khi định dạng lại Định dạng số chỉ mục Định phím tắt cho Heading 25/09/2014 62 Bước 2: – Soạn thảo văn bản – chọn các mục văn bản và đặt theo các Heading đã định dạng Chú ý: – Phần văn bản nào được định dạng theo Heading sẽ có trong mục lục – Còn phần văn bản định dạng Normal sẽ không có trong mục lục Bước 3: Chèn mục lục – Để con trỏ soạn thảo tại vị trí cần tạo mục lục (trang đầu hoặc cuối) – 2003: Chọn Insert | Reference | Index and Tables | Table of Contents. – 2007: Chọn Refrences | Table of contents | Insert table of Content | Table of Contents. – Chọn các giá trị cho mục lục sau đó kích OK 25/09/2014 63 Hiển thị số trang Canh phải số trang Kiểu đường dóng Số cấp mục lục Tạo liên kết đến nội dung 4. Tạo danh mục hình tư động Bước 1: Đặt mỗi hình ảnh có một caption nhất định  hiển thị trong danh mục – Nháy phải chuột vào hình ảnh – Chọn Insert Caption – Chọn Label cho Caption – Gõ nội dung caption 25/09/2014 64 Bước 2: Để con trỏ tại vị trí cần tạo danh mục hình – 2003: Insert | Reference | Index and Tables | Table of Figure – 2003: Refrences | Inserst Table of Figure 25/09/2014 65 25/09/2014 66 VIII. In ấn tài liệu Chọn File/Print hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + P Xuất hiện hộp thoại: Xác định phạm vi in -All page..: tất cả -Odd page: trang lẻ -Even: trang chẵn *Một số thao tác nâng cao In nhiều trang trên một khổ giấy Chuyển sang file .pdf In trang chẵn – lẻ IX. Trộn thư (Mail Merge) 25/09/2014 68 25/09/2014 69 Chuẩn bị –Một văn bản: là một bảng chứa danh sách số liệu nguồn, được lưu trong một tập tin riêng gọi là Data Source –Một mẫu nội dung: trong đó có các vị trí mà nội dung của nó được đưa vào từ bảng số liệu nguồn gọi là Main document STT Họ tên Đơn vị Chức vụ 1 Nguyễn Văn Bình Phòng Kinh doanh Trưởng phòng 2 Đổ Văn Tân Phòng Kế hoạch Phó phòng 3 Lê Văn Hải Tổ Tài vụ Tổ trưởng 25/09/2014 70 * Thực hiện trộn thư Bước 1: – Đặt con trỏ tại Main Document – 2003: Vào menu Tool | Letters Mailing | Mail Merge – 2007: Chọn Mailing | Start Mail Merge | Step By Step Mail Merge Wizard – Chọn Letters – Nhấn Next để sang bước 2 25/09/2014 71 Bước 2: – Chọn Use the current document. – Kích next để chuyển sang bước 3 25/09/2014 72 Bước 3: – Chọn Use an existing list – Kích Browse rồi chọn đường dẫn đến tập tin Data Source – Chọn các bản ghi (dòng dữ liệu) cần trộn, kích OK – Kích Next để chuyển sang bước 4. 25/09/2014 73 Bước 4: – Đặt con trỏ tại vị trí thích hợp, Chọn More items. – Chọn trường cần chèn và nhấn Insert, thực hiện cho các trường – Kích Next để chuyển sang bước 5. 25/09/2014 74 Bước 5: – Kích vào nút ( ) hoặc ( ) để xem trước kết quả trộn. – Kích Next để chuyển sang bước 6 Chú ý: kích vào nút ( ) để bỏ qua bản ghi 25/09/2014 75 Bước 6: – Kích vào Edit individual letters. – Chọn số bản ghi cần trộn. – Kích OK để trộn thành văn bản mới. Lưu ý: có thể thao tác nhanh trên thanh công cụ Mail Merge