Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng

Chæång III QUAÍN TRË VÀN PHOÌNG I. Khaïi niãûm Quaín trë vaì Quaín trë haình chênh vàn phoìng 1. Quaín trë. Quaín trë laì sæû phäúi håüp táút caí caïc taìi nguyãn thäng qua tiãún trçnh hoaûch âënh, täø chæïc laînh âaûo vaì kiãøm tra âãø âaût âæåüc caïc muûc tiãu âaî âãö ra. H. L.Sisk. Nhaì quaín trë laì mäüt ngæåìi laìm viãûc thäng qua ngæåìi khaïc vaì giuïp hoü näø læûc âaût âæåüc muûc tiãu. Reinecke vaì Schoell. Hiãûn nay coï ráút nhiãöu quan niãûm khaïc nhau vãö “quaín trë” nhæng âáöy âuí nháút laì khaïi niãûm sau âáy: “Quaín trë laì quaï trçnh laìm viãûc våïi vaì thäng qua nhæîng ngæåìi khaïc âãø thæûc hiãûn nhæîng muûc tiãu cuía täø chæïc trong mäüt mäi træåìng luän biãún âäüng”. Khaïi niãûm trãn bao gäöm caïc näüi dung dæåïi âáy: - Laìm viãûc våïi vaì thäng qua ngæåìi khaïc. Trong mäùi cå quan, täø chæïc (nháút laì täø chæïc kinh tãú) mäùi saín pháøm ra âåìi hoàûc mäùi cäng viãûc âæåüc hoaìn thaình noïi chung âãöu coï sæû tham gia lao âäüng cuía nhiãöu ngæåìi. Trong quaï trçnh âoï, nhaì quaín trë coï vai troì quan troüng laì âæa ra quyãút âënh. Coìn caïn bäü cäng nhán viãn laì læûc læåüng træûc tiãúp thæûc hiãûn. Nãúu nhaì quaín trë khäng giao nhiãûm vuû cuû thãø, khäng kiãøm tra âän âäúc...thç yï âënh cuía ngæåìi laînh âaûo khäng âæåüc biãún thaình hiãûn thæûc. Saín pháøm hoàûc cäng viãûc khäng âæåüc hoaìn thaình. Táûp thãø ngæåìi trong mäüt cå quan, mäüt täø chæïc laì læûc læåüng chuí yãúu træûc tiãúp thæûc hiãûn chæïc nàng, nhiãûm vuû cuía cå quan, âån vë. Táûp thãø âoï coï thãø taûo ra thuáûn låüi hoàûc ngæåüc laûi laì sæïc caín âäúi våïi sæû thaình cäng cuía nhaì quaín trë. Nhæ váûy, quaín trë laì quaï trçnh laìm viãûc våïi vaì thäng qua ngæåìi khaïc. - Muûc tiãu cuía täø chæïc: Muûc tiãu laì caïi âêch âãø pháún âáúu âaût âæåüc. Mäùi cå quan, täø chæïc âãöu coï mäüt muûc tiãu cuû thãø phuì håüp våïi yãu cáöu vaì nhiãûm vuû âæåüc giao. Muûc tiãu cuía caï nhán chuí yãúu do caï nhán näù læûc pháún âáúu coï thãø âaût âæåüc. Coìn muûc tiãu cuía cå quan, cuía täø chæïc phaíi do táûp thãø con ngæåìi trong cå quan, täø chæïc âoï pháún âáúu cuìng thæûc hiãûn. Trong âoï, mäùi ngæåìi phaíi pháún âáúu thæûc hiãûn pháön viãûc cuía mçnh. Mäùi âån vë cáúu thaình trong cå quan, täø chæïc phaíi pháún âáúu thæûc hiãûn pháön viãûc âæåüc giao. Táút caí moüi ngæåìi, táút caí caïc âån vë âãöu pháún âáúu thç cäng viãûc cuía cå quan, cuía täø chæïc seî âaût kãút quaí cao hån. Muûc tiãu âæåüc thæûc hiãûn. Sæû pháún âáúu cuía mäùi ngæåìi, cuía mäùi âån vë cáúu thaình seî taûo thaình sæïc maûnh täøng håüp khi coï sæû quaín lyï, täø chæïc mäüt caïch khoa hoüc cuía nhaì quaín trë. - Kãút quaí vaì hiãûu quaí: Kãút quaí laì nhæîng saín pháøm cuû thãø. Trong quaï trçnh hoaût âäüng, cå quan täø chæïc âãö ra caïc chè tiãu cuû thãø. Chè tiãu âoï coï thãø laì näüi dung cäng taïc phaíi hoaìn thaình. Coï thãø laì säú læåüng vaì cháút læåüng saín pháøm cuía tæìng âån vë, täø chæïc hoàûc cuía caí täø chæïc trong tæìng khoaín thåìi gian. Hãút thåìi gian kãú hoaûch, âån vë, cå quan thæûc hiãûn xong cäng viãûc âaî âãö ra, nhæ váûy laì cå quan âoï, täø chæïc âoï âaî hoaût âäüng âaût kãút quaí. Hiãûu quaí laì giaï trë cuía kãút quaí coï âæåüc so våïi sæûû âáöu tæ âãø âaût âæåüc muûc tiãu maì cå quan, täø chæïc âaî âàût ra Nhæ váûy, trong quaï trçnh täø chæïc thæûc hiãûn muûc tiãu, nhaì quaín trë phaíi coï giaíi phaïp täø chæïc. Phaíi luän quan tám âãún tênh hiãûu quaí cuía hoaût âäüng. Âiãöu âoï thuäüc traïch nhiãûm cuía nhaì quaín trë. - Caïc nguäön taìi nguyãn haûn chãú: Mäüt täø chæïc duì laì cå quan haình chênh sæû nghiãûp hay âån vë saín xuáút kinh doanh thç cuîng luän luän phaíi hoaût âäüng trong âiãöu kiãûn cuû thãø. Nguäön taìi nguyãn åí âáy âæåüc hiãøu theo nghéa räüng vaì âáöy âuí nháút, noï bao gäöm caí nhán læûc, váût læûc, taìi læûc (con ngæåìi, váût cháút vaì tiãön baûc). Khäng coï mäüt cå quan naìo maì laûi caím tháúy thoaí maîn nguäön taìi nguyãn trong quaï trçnh hoaût âäüng. Màût khaïc, do nhu cáöu cuäüc säúng cuía con ngæåìi vaì theo phaïp luáût cuía Nhaì næåïc, caïc cå quan væìa âæåüc sæí duûng nguäön taìi nguyãn laûi væìa coï traïch nhiãûm cao trong viãûc baío vãû nguäön taìi nguyãn. Traïch nhiãûm âoï thuäüc vãö táûp thãø lao âäüng cuía cå quan, trong âoï ngæåìi chëu traïch nhiãûm cao nháút laì nhaì quaín trë. Moüi quyãút âënh cuía nhaì quaín trë âãöu phaíi tênh âãún nguäön taìi nguyãn naìy. - Mäi træåìng luän thay âäøi: Mäùi cå quan luän täön taûi vaì hoaût âäüng trong mäüt mäi træåìng cuû thãø. Mäi træåìng âoï luän biãún âäøi. Theo mäüt nhaì tæång lai hoüc thç mäüt cå quan, mäüt täø chæïc, mäüt doanh nghiãûp thæåìng chëu taïc âäüng cuía 5 nguäön biãún âäüng, âoï laì: Váût cháút, xaî häüi, thäng tin, chênh trë, âaûo âæïc. ÅÍ Viãût Nam cuîng coï taïc giaí âæa ra 8 loaûi mäi træåìng, âoï laì: Kinh tãú, luáût phaïp, vàn hoaï, xaî häüi, cäng nghãû, chênh trë, sinh thaïi, quäúc tãú. Vãö säú læåüng nhoïm mäi træåìng coï thãø khaïc nhau hoàûc biãún âäøi theo tæìng nåi, tæìng luïc, nhæng roî raìng mäüt cå quan, mäüt doanh nghiãûp duì âæåüc thaình láûp ra åí thåìi gian naìo, truû såí âàût åí âáu thç cå quan âoï, doanh nghiãûp âoï cuîng luän luän chëu sæû taïc âäüng cuía mäi træåìng luän coï sæû thay âäøi.Váún âãö quan troüng laì, nhaì quaín trë phaíi xæí lyï nhæ thãú naìo træåïc sæû taïc âäüng cuía mäi træåìng âãø âæa ra nhæîng quyãút âënh âuïng âàõn. Ngoaìi khaïi niãûm trãn, theo tæì âiãøn Tiãúng Viãût, tæì “quaín trë” âæåüc giaíi nghéa nhæ sau: - “Quaín trë” laì viãûc täø chæïc, âiãöu haình cäng viãûc cuía mäüt cå quan, täø chæïc: Ban quaín trë, håüp taïc xaî; Häüi âäöng quaín trë. - “Quaín trë” laì viãûc quaín lyï vaì cáúp phaït caïc phæång tiãûn laìm viãûc theo chãú âäü: Phoìng Quaín trë. Quaín trë cuîng coï phaûm vi cuía noï, ta coï thãø tháúy phaûm vi cuía quaín trë qua mä taí sau âáy: Så âäö caïc cáúp quaín trë Quaín trë Cao cáúp Top Management Quaín trë trung gian Middle Management Quaín trë cáúp cå såí first line Managemt 2 - Quaín trë haình chênh Vàn phoìng (Office management): Âäúi våïi mäüt xê nghiãûp kinh doanh ngaìy nay, nãúu khäng cäng nháûn quaín trë haình chênh laì mäüt ngaình chuyãn män coï tênh cháút chæïc nàng, thç âiãöu âoï coi nhæ mäüt thaím hoüa chàóng khaïc gç viãûc khæåïc tæì mäüt quy trçnh cäng nghãû måïi. Stevens L. Shee Báút kyì bäü pháûn, phoìng ban naìo cuîng âãöu coï caïc cäng viãûc haình chênh vàn phoìng. Vç thãú caïc cáúp quaín trë phaíi biãút quaín trë haình chênh vàn phoìng sao cho coï hiãûu quaí. Hoü phaíi biãút tuyãøn choün, âaìo taûo, bäöi dæåîng vaì sæí duûng caïc Thæ kyï nhæ nhæîng tråü lyï giuïp hoü laìm troìn chæïc nàng quaín trë cuía mçnh. Nguyãùn Hæîu Thán Nhæ váûy: Quaín trë Vàn phoìng laì laînh âaûo Vàn phoìng, quaín lyï cäng taïc Vàn phoìng trong mäüt cå quan. Khaïi niãûm trãn bao haìm caïc näüi dung dæåïi âáy: - Laînh âaûo Vàn phoìng: vàn phoìng laì mäüt âån vë täø chæïc cuía cå quan. Vàn phoìng coï chæïc nàng, nhiãûm vuû, quyãön haûn, täø chæïc, biãn chãú riãng. Ngæåìi âæïng âáöu Vàn phoìng laì Chaïnh Vàn phoìng. Caïc thaình viãn cuía vàn phoìng hoaût âäüng dæåïi sæû âiãöu haình, kiãøm tra cuía Chaïnh Vàn phoìng. Hoaût âäüng cuía Chaïnh Vàn phoìng laì laînh âaûo Vàn phoìng, laì hoaût âäüng quaín trë Vàn phoìng. - Quaín lyï cäng taïc Vàn phoìng: Mäüt cå quan coï nhiãöu âån vë täø chæïc. Mäùi âån vë täø chæïc coï chæïc nàng, nhiãûm vuû, quyãön haûn tæång âäúi âäüc láûp våïi nhau. Ngoaìi chæïc nàng, nhiãûm vuû chênh ra, mäùi âån vë täø chæïc coìn phaíi laìm nhæîng cäng viãûc khaïc coï liãn quan trong âoï coï cäng viãûc Vàn phoìng. Cäng viãûc Vàn phoìng coï åí táút caí caïc âån vë trong cå quan. Cäng viãûc âoï phaíi âæåüc quaín lyï, thæûc hiãûn thäúng nháút. Hoaût âäüng quaín lyï, chè âaûo cäng taïc Vàn phoìng trong mäüt cå quan laì hoaût âäüng quaín trë Vàn phoìng. II. Tiãu chuáøn cuía nhaì quaín trë vàn phoìng. Âãø tråí thaình mäüt nhaì quaín trë haình chênh (Office management hay Admisnistrative manager) hay mäüt cáúp quaín trë chuyãn biãût naìo âoï nhæ tråü lyï haình chênh (Administrative assistant), Træåíng phoìng xæí lyï vàn baín (Word processing supervisor/ manager), Træåíng phoìng häö så hoàûc thäng tin (Records or information manager) thç hoü phaíi laì nhæîng ngæåìi coï hoüc váún cao hån nhæîng Thæ kyï chuyãn nghiãûp. Ngoaìi nhæîng tiãu chuáøn täúi thiãøu cuía ngæåìi Thæ kyï chuyãn nghiãûp, nhaì quaín trë haình chênh vàn phoìng cáön phaíi coï thãm nhæîng tiãu chuáøn sau âáy: - Laì mäüt tri thæïc âæåüc âaìo taûo täøng quaït vaì âæåüc âaìo taûo chuyãn vãö hoaût âäüng quaín trë haình chênh vàn phoìng. - Coï khaí nàng gaïnh vaïc cäng viãûc vaì coï khaí nàng uyí thaïc traïch nhiãûm, quyãön haình. - Coï khaí nàng truyãön âaût, giaíng daûy nghiãûp vuû haình chênh vàn phoìng trong toaìn cå quan. - Coï quan âiãøm khoa hoüc âãø tiãúp nháûn nhæîng phæång phaïp laìm viãûc måïi, phaíi luän bäø sung trçnh âäüü hoüc váún cuía mçnh bàòng caïch luän hoüc hoíi vaì nghiãn cæïu vãö quaín trë haình chênh vàn phoìng, tham dæû häüi thaío âån giaín hoaï cäng viãûc haình chênh vàn phoìng. - Phaíi coï tênh gáön guîi, phaíi biãút hoaì mçnh, hoaì âäöng våïi nhæîng yï tæåíng vaì nhæîng váún âãö cuía nhán viãn. Tæì âoï måïi coï thãø taûo báöu khäng khê thán thiãûn trong toaìn cå quan. - Phaíi coï oïc khäi haìi âãø laìm dëu âi nhæîng tçnh huäúng khoï khàn. Tênh khäi haìi laì mäüt trong nhæîng pháøm cháút kinh doanh vä giaï. Nhæng noïi âuìa thç nãn noïi khi tiãúp xuïc træûc tiãúp. Trãn giáúy tåì, sæû khäi haìi laì nguy hiãøm båíi vç baûn khäng thãø tiãn âoaïn ngæåìi âoüc seî tiãúp nháûn nhæ thãú naìo. Mc. Cormack. - Phong caïch phaíi lëch sæû vaì ngoaûi giao. Sæû thaình cäng tuyì thuäüc vaìo viãûc hoü coï nháûn âæåüc sæû uíng häü, tin tæåíng, håüp taïc cuía ngæåìi khaïc hay khäng. - Phaíi biãút caïch kiãøm soaït caím xuïc. Bäü pháûn haình chênh vàn phoìng laì bäü pháûn laìm dáu tràm hoü, do âoï ráút dãù bë chè trêch, chã bai... - Coï oïc saïng kiãún vaì trê tæåíng tæåüng. - Tæû tin, Nhaì quaín trë phaíi luän toí ra tæû tin trong moüi tçnh huäúng. - Coï coï phaïn âoaïn. Nhaì quaín trë haình chênh vàn phoìng phaíi biãút caïch thu tháûp nhæîng dæî kiãûn cáön thiãút, phán têch thäng tin âãø häø tråü caïc bäü pháûn khaïc. - Phaíi coï khaí nàng noïi âãø thuyãút phuûc cáúp trãn, âäöng nghiãûp vaì cáúp dæåïi cháúp nháûn nhæîng thuí tuûc måïi, phæång phaïp haình chênh vàn phoìng måïi. Ngoaìi nhæîng tiãu chuáøn nãu trãn, nhaì quaín trë haình chênh vàn phoìng phaíi laì ngæåìi coï phong caïch laînh âaûo täút vç baín thán hoü laì nhaì quaín trë, laì ngæåìi laînh âaûo ngæåìi khaïc. III. Chæïc nàng cuía quaín trë haình chênh vàn phoìng. Laì ngæåìi laînh âaûo Vàn phoìng, Chaïnh Vàn phoìng laì nhaì quaín trë.Chênh vç váûy, Chaïnh Vàn phoìng cuîng thæûc hiãûn 4 chæïc nàng cå baín cuía quaín trë noïi chung âoï laì: Hoaûch âënh, Täø chæïc, Quaín trë nhán læûc, Kiãøm tra. Trong mäüt cå quan, cäng taïc Vàn phoìng laì mäüt trong nhiãöu lénh væûc cäng taïc cuía cå quan. Cäng taïc Vàn phoìng coï näüi dung, phæång phaïp, nghiãûp vuû riãng. Vç váûy, trãn cå såí chæïc nàng täøng quaït cuía quaín trë, chæïc nàng quaín trë Vàn phoìng cuîng coï nhæîng näüi dung riãng, cuû thãø. 1. Chæïc nàng hoaûch âënh (Planning): 1.1. Khaïi niãûm. Hoaûch âënh laì quaï trçnh xaïc âënh muûc tiãu cuía täø chæïc vaì biãûn phaïp âãø âaût muûc tiãu áúy. - Coï hoaûch âënh chiãún læåüc vaì hoaûch âënh taïc nghiãûp. Hoaûch âënh chiãún læåüc laì viãûc xaïc âënh muûc tiãu cuía täø chæïc vaì caïc biãûn phaïp âãø âaût âæåüc muûc tiãu trong khoaíng thåìi gian nháút âënh. Vãö màût thåìi gian, hoaûch âënh chiãún læåüc thæåìng bao gäöm cäng viãûc trong nhiãöu nàm. Vãö phaûm vi, hoaûch âënh chiãún læåüc thæìång bao quaït toaìn bäü caïc lénh væûc cäng taïc cuía täø chæïc. Hoaûch âënh taïc nghiãûp laì viãûc xaïc âënh caïc chè tiãu, näüi dung cäng taïc cuû thãø maì täø chæïc phaíi thæûc hiãûn trong quaï trçnh thæûc hiãûn hoaûch âënh chiãún læåüc. Hoaûch âënh taïc nghiãûp coìn goüi laì hoaûch âënh ngàõn haûn, hoaûch âënh chiãún thuáût, hoaûch âënh lénh væûc. Noïi mäüt caïch khaïc, hoaûch âënh taïc nghiãûp laì quaï trçnh âæa ra nhæîng quyãút âënh ngàõn haûn, cuû thãø âãø thæûc hiãûn hoaûch âënh chiãún læåüc. 1.2. Näüi dung hoaûch âënh trong quaín trë Vàn phoìng: Theo chæïc nàng, nhiãûm vuû âæåüc giao, näüi dung hoaûch âënh trong quaín trë Vàn phoìng bao gäöm caïc cäng viãûc chuí yãúu dæåïi âáy: + Xáy dæûng chæång trçnh cäng taïc thæåìng kyì cuía cå quan. + Xáy dæûng chæång trçnh cäng taïc thæåìng kyì cuía Vàn phoìng. + Hoaûch âënh caïc cuäüc häüi hoüp, häüi thaío, lãù häi cuía cå quan vaì cuía laînh âaûo cå quan. + Hoaûch âënh caïc chuyãún âi cäng taïc cuía laînh âaûo cå quan. + Hoaûch âënh cå såí váût cháút, phæång tiãûn laìm viãûc cuía cå quan. + Hoaûch âënh taìi chênh, kinh phê âaím baío cho cå quan hoaût âäüngv.v... 1.3. Taïc duûng cuía hoaûch âënh trong quaín trë Vàn phoìng: + Hoaûch âënh laì chæïc nàng âáöu tiãn giæî vai troì måí âæåìng cuía hoaût âäüng quaín trë Vàn phoìng. Coï xaïc âënh âæåüc muûc âêch chæång trçnh, kãú hoaûch måïi coï càn cæï âãø triãøn khai cäng viãûc cuû thãø. Caïc chæïc nàng khaïc cuía quaín trë Vàn phoìng phaíi càn cæï vaìo kãút quaí cuía hoaûch âënh âãø thæûc hiãûn. + Hoaûch âënh coï taïc duûng laìm tàng tênh chuí âäüng, giaím tênh bë âäüng trong cäng taïc cuía Vàn phoìng noïi riãng vaì cuía caí cå quan noïi chung. + Hoaûch âënh laì càn cæï âãø triãøn khai âäöng bäü vaì coï troüng tám, troüng âiãøm cäng taïc cuía Vàn phoìng trong thåìi gian nháút âënh, taûo sæû phäúi håüp cuía caïc âån vë vaì caï nhán trong viãûc thæûc hiãûn cäng taïc Vàn phoìng. 1.4. Phæång phaïp thæûc hiãûn chæïc nàng hoaûch âënh trong quaín trë Vàn phoìng. Vãö phæång phaïp chung, cäng taïc hoaûch âënh âæåüc tiãún haình theo trçnh tæû: Xaïc âënh muûc âêch, yãu cáöu, khaío saït âaïnh giaï tçnh hçnh hiãûn taûi, xaïc âënh näüi dung cäng viãûc, xaïc âënh âiãöu kiãûn thæûc hiãûn, täø chæïc thæûc hiãûn, âaïnh giaï kãút quaí. Trong viãûc xáy dæûng chæång trçnh, kãú hoaûch, âãö aïn cäng taïc phaíi xaïc âënh roî raìng, cuû thãø caïc näüi dung: laìm viãûc gç? Taûi sao phaíi laìm? Laìm nhæ thãú naìo? Ai laìm? Laìm åí âáu? Bao giåì laìm? (What? Why? How? Who? Where? When?). Âãø hoaûch âënh coï kãút quaí täút, cáön phaíi coï caïc cäng cuû hoaûch âënh, càn cæïï caïc lénh væûc hoaût âäüng khaïc nhau ta coï caïc cäng cuû hoaûch âënh khaïc nhau nhæng nhçn chung hoaûch âënh coï caïc cäng cuû sau: Lëch laìm viãûc haìng ngaìy; Lëch cäng taïc tuáön; Chæång trçnh cäng taïc haìng thaïng... 2. Chæïc nàng täø chæïc (Organizing). 2.1. Khaïi niãûm. - Täø chæïc laì quaï trçnh nghiãn cæïu, thiãút láûp mäüt cå cáúu håüp lyï, caïc mäúi quan hãû giæîa caïc thaình viãn trong mäüt täø chæïc, thäng qua âoï cho pheïp thæûc hiãûn muûc tiãu cuía täø chæïc. 2.2. Tiãún trçnh täø chæïc bao gäöm caïc cäng viãûc. + Xaïc âënh chæïc nàng cuía täø chæïc, + Xaïc âënh caïc lénh væûc hoaût âäüng cuía täø chæïc; + Xaïc âënh caïc näüi dung cäng taïc chênh åí tæìng lénh væûc hoaût âäüng; + Xaïc âënh caïc cå cáúu cuía täø chæïc; + Xaïc âënh chæïc nàng nhiãûm vuû cuía tæìng cå cáúu; + Xaïc âënh mäúi quan hãû giæîa caïc cå cáúu; 2.3. Näüi dung täø chæïc trong quaín trë Vàn phoìng. + Thaình láûp âån vë laìm cäng taïc Vàn phoìng: Khi cå quan âæåüc thaình láûp, thäng thæoìng âån vë täø chæïc laìm cäng taïc Vàn phoìng âæåüc thaình láûp. Coï cå quan goüi âån vë âoï laì Vàn phoìng, cuîng coï cå quan goüi laì phoìng Haình chênh - Quaín trë - Täø chæïc hoàûc phoìng Haình chênh - Täø chæïc. Coï nhiãöu cå quan, do khäúi læåüng cäng viãûc êt, biãn chãú coï haûn, cäng taïc Vàn phoìng âæåüc giao cho mäüt ngæåìi chuyãn traïch hoàûc kiãm nhiãûm. Chæïc nàng cuía caïc nhaì quaín trë laì sau khi coï Vàn phoìng (hoàûc phoìng Haình chênh - Quaín trë) räöi thç phaíi tiãúp tuûc nghiãn cæïu xaïc âënh xem trong Vàn phoìng (hoàûc phoìng Haình chênh - Quaín trë) coï cå cáúu täø chæïc naìo næîa khäng. Nãúu coï thç gäöm nhæîng âån vë naìo? Tãn goüi cuía caïc âån vë âoï laì gç? Chàóng haûn: “Trong Vàn phoìng coï hoàûc khäng coï caïc phoìng? Nãúu coï thç âoï laì caïc phoìng naìo?”: ”Trong phoìng Haình chênh - Quaín trë coï hoàûc khäng coï caïc täø?. Nãúu coï thç âoï laì täø naìo?”. + Xaïc âënh chæïc nàng, nhiãûm vuû quyãön haûn vaì phaûm vi hoaût âäüüng cuía âån vë laìm cäng taïc Vàn phoìng. Sau khi thiãút kãú bäü maïy, nhaì quaín trë coï traïch nhiãûm nghiãn cæïu, xaïc âënh âáöy âuí, roî raìng chæïc nàng nhiãûm vuû, quyãön haûn vaì phaûm vi hoaût âäüng cuía caí âån vë vaì cuía tæìng cå cáúu täø chæïc trong âån vë laìm cäng taïc Vàn phoìng. Kãút quaí cuía viãûc nghiãn cæïu âæåüc biãn táûp vaì ban haình vàn baín âãø laìm cå såí thæûc hiãûn trong quaï trçnh quaín trë. + Xaïc âënh nhán læûc laìm cäng taïc Vàn phoìng. Nhán læûc laìm cäng taïc Vàn phoìng åí âáy bao gäöm táút caí nhæîng ngæåìi thuäüc quyãön quaín lyï vaì âiãöu haình cuía thuí træåíng Vàn phoìng. Trãn cå såí chæïc nàng, nhiãûm vuû, quyãön haûn, phaûm vi hoaût âäüng cuía Vàn phoìng, nhaì quaín trë nghiãn cæïu, âãö nghë cáúp coï tháøm quyãön quyãút âënh caïc váún âãö vãö: Täøng säú lao âäüng cuía Vàn phoìng laì bao nhiãu ngæåìi, trong âoï xaïc âënh cuû thãø, håüp lyï caïc chè säú vãö lao âäüng thuäüc biãn chãú Nhaì næåïc, lao âäüng håüp âäöng, trçnh âäü vàn hoaï, trçnh âäü chuyãn män nghiãûp vuû, giåïi tênh, âäü tuäøi.v.v... + Phán bäø lao âäüng vãö caïc täø chæïc cuíaVàn phoìng. Trãn cå såí chæïc nàng, nhiãûm vuû cuía Vàn phoìng, càn cæï vaìo täøng säú biãn chãú, trçnh âäü caïn bäü vaì nhu cáöu cäng taïc, nhaì quaín trë coï traïch nhiãûm phán bäø nguäön læûc âæåüc giao vaìo caïc vë trê cäng taïc cho phuì håüp. - Nhaì quaín trë thæûc hiãûn chæïc nàng täø chæïc trong quaín trë Vàn phoìng phaíi âaím baío caïc yãu cáöu: Täø chæïc bäü maïy goün nheû, xaïc âënh chæïc nàng, nhiãûm vuû phán cäng, phán nhiãûm roî raìng. Traïnh chäöng cheïo hoàûc boí soït viãûc khäng coï âån vë naìo, ngæåìi naìo âaím nháûn. Phaït huy âæåüc khaí nàng cuía mäùi thaình viãn vaì taûo ra sæïc maûnh chung cuía caí Vàn phoìng. III. Chæïc nàng quaín trë nhán læûc: 1. Khaïi n iãûm. Quaín trë nhán læûc trong quaín trë Vàn phoìng laì hoaût âäüng cuía nhaì quaín trë âäúi våïi læûc læåüng lao âäüng thuäüc Vàn phoìng cå quan. 2. Näüi dung quaín trë nhán læûc trong quaín trë Vàn phoìng. + Hoaûch âënh nguäön nhán læûc: Âaïnh giaï tçnh hçnh nhán læûc hiãûn taûi, dæû baïo nhu cáöu nhán læûc trong tæång lai. + Tuyãøn duûng nhán sæû: Tçm kiãúm.thi, tuyãøn nhán læûc vaìo caïc vë trê cäng taïc coìn thiãúu ngæåìi âaím nhiãûm. Thæûc hiãûn caïc biãûn phaïp häù tråü trong khi chæa tuyãøn âæåüc ngæåìi måïi. + Sæí duûng nhán læûc: Nghiãn cæïu vaì phán cäng nhiãûm vuû, âaïnh giaï thaình têch, âaîi ngäü âäúi våïi con ngæåìi thuäüc täø chæïc. + Phaït triãøn nguäön nhán læûc: Âaìo taûo âäüi nguî caïn bäü hiãûn coï nhàòm náng cao khaí nàng lao âäüng, âaïp æïng yãu cáöu, nhiãûm vuû måïi cuía Vàn phoìng. Quaín trë nhán læûc laì chæïc nàng coï táöm quan troüng âàûc biãût cuía quaín trë Vàn phoìng. Båíi vç táûp thãø con ngæåìi cuía Vàn phoìng laì læûc læåüng quyãút âënh nháút sæû thaình cäng hay tháút baûi cuía cäng taïc Vàn phoìng. Læûc læåüng lao âäüng trong Vàn phoìng muäún phaït huy âæåüc sæïc maûnh nháút thiãút phaíi thäng qua vai troì cuía nhaì quaín trë Vàn phoìng. Mäüt nhaì quaín trë hoüc Xin - ga - po cho ràòng: Âiãöu quyãút âënh cho sæû täön taûi vaì phaït triãøn cuía cäng taïc laì nhæîng con ngæåìi maì Cäng ty âang coï. Âoï phaíi laì nhæîng con ngæåìi coï hoüc váún cao, âæåüc âaìo taûo täút, coï âaûo âæïc, coï vàn hoaï vaì biãút caïch laìm viãûc coï hiãûu quaí. IV. Chæïc nàng kiãøm tra: (controlling). 1. Khaïi niãûm. Kiãøm tra trong quaín trë Vàn phoìng laì nhæîng hoaût âäüng coï näüi dung so saïnh, âäúi chiãúu giæîa hiãûn traûng Vàn phoìng våïi caïc càn cæï kiãøm tra nhàòm xaïc âënh kãút quaí vaì uäún nàõn nhæîng sai lãûch so våïi muûc tiãu âaî âãö ra. 2. Näüi dung kiãøm tra trong quaín trë Vàn phoìng: Näüi dung thæï nháút laì kiãøm tra haình chênh. Coï nghéa laì kiãøm tra viãûc âãö ra muûc tiãu, chæång trçnh kãú hoaûch, quy chãú cäng taïc, quy trçnh cäng viãûc...Thæûc cháút cuía viãûc kiãøm tra naìy laì kiãøm tra laûi chênh mçnh, kiãøm tra quaín trë. Näüi dung thæï hai laì kiãøm tra cäng viãûc. Càn cæï vaìo chæång trçnh, kãú hoaûch, chè tiãu âãö ra, cäng taïc kiãøm tra xaïc âënh kãút quaí âaût âæåüc åí táút caí caïc lénh væûc cäng taïc cuía Vàn phoìng. Näüi dung tæï ba laì kiãøm tra nhán sæû: Näüi dung naìy nhàòm xem xeït viãûc thæûc hiãûn caïc quy chãú laìm viãûc trong Vàn phoìng. Âaïnh giaï khaí nàng chuyãn män cuía caïn bäü cäng nhán viãn Vàn phoìng. 3. Phæång phaïp kiãøm tra. Cäng taïc kiãøm tra muäún âaût kãút quaí phaíi coï ”Thæåïc âo” âãø laìm chuáøn mæûc. ”Thæåïc âo” âoï chênh laì caïc chè tiãu, caïc quy trçnh, quy phaûm, tiãu chuáøn, âënh mæïc, cuía Nhaì næåïc noïi chung, cuía ngaình coï liãn quan vaì cuía cå quan, cuía Vàn phoìng âaî âãö ra. Trãn cå såí quy âënh âoï, so saïnh hiãûn traûng cäng viãûc cuía Vàn phoìng våïi chuáøn mæûc. Âaïnh giaï kãút quaí âaût âæåüc åí tæìng cäng viãûc, tæìng caï nhán, âån vë vaì cuía caí Vàn phoìng. 4. Taïc duûng cuía kiãøm tra trong quaín trë Vàn phoìng. Kiãøm tra laì chæïc nàng quan troüng cuía nhaì quaín trë. Chæïc nàng kiãøm tra gàõn liãön våïi caïc chæïc nàng khaïc cuía quaín trë nhæ: Hoaûch âënh, Täø chæïc, Quaín trë nguäön nhán læûc. Thäng qua kiãøm tra, âaïnh giaï tçnh hçnh cuía Vàn phoìng, uäún nàõn sai lãûch âãø tiãúp tuûc náng cháút læåüng cäng taïc Vàn phoìng lãn bæåïc cao hån. Nhæ váûy kiãøm tra laì âãø thæûc hiãûn muûc tiãu, chæång trçnh kãú hoaûch. Kiãøm tra âãø uäún nàõn. Kiãøm tra âãø phaït triãøn. CÁU HOÍI ÄN TÁÛP Cáu 1. Trçnh baìy khaïi niãûm quaín trë vaì quaín trë haình chênh vàn phoìng? Cáu 2. Veî så âäö mä taí chæïc nàng, nhiãûm vuû cuía caïc cáúp quaín trë. Cáu 3. Trçnh baìy caïc tiãu chuáøn cuía nhaì quaín trë. Cáu 4. Trçnh baìy caïc chæïc nàng cuía quaín trë haình chênh vàn phoìng. Caïc cáúp quaín trë khaïc nhau luän luän thæûc hiãûn nhæîng haình vi quaín trë khaïc nhau. Đuïng hay sai? Vç sao? THAÍO LUÁÛN