Giáo trình quản lý chương trình dân số, sức khỏe sinh sản và kế hoạch hóa gia đình

ực tiếp, còn có những khoản kinh phí do huyện cấp cho xã bằng hiện vật và dịch vụ. Ban chỉ đạo Dân số – KHHGĐ xã xác định nhu cầu và đề nghị huyện cấp bổ sung bao gồm: - Các danh mục trang thiết bị cho dịch vụ KHHGĐ 69 - Bao cao su cấp miễn phí - Bao cao su tiếp thị xã hội - Thuốc viên uống tránh thai - Que thử thai sớm - Danh mục trang bị cho hoạt động truyền thông - Tranh tuyên truyền, tờ rơi.. - Tập san, tạp chí - Băng cassette - Tâp huấn bồi dưỡng cán bộ 5.7.3. Lập kế hoạch tác nghiệp với những hoạt động chi tiết Mỗi một hoạt động, dù đã được lựa chọn, ưu tiên, nhưng nếu không diễn tả chi tiết thì có thể không triển khai thực hiện được hoặc có triển khai thì cũng không tuân theo một trình tự thích hợp. Lập kế hoạch tác nghiệp với những hoạt động chi tiết giúp cho nhà quản lý cũng như nhân viên sắp xếp được những công việc của mình hoặc do người khác tiến hành, giúp cho các cấp thực hiện phát huy tính linh hoạt, sáng tạo và giúp cho các giám sát viên dễ dàng kiểm tra, theo dõi, đôn đốc. Biểu kế hoạch hoạt động chi tiết để thực hiện hoạt động nghiệp vụ về công tác DS-KHHGĐ tại xã. T T Các hoạt động và công việc cụ thể Thời gian bắt đầu và hoàn thành Người chịu trách nhiệm Kinh phí Kết quả dự kiến I 1 2 3 Truyền thông, chuyển đổi hành vi Hoạt động tuyên truyền, vận động. - Vận động tại hộ gia đình - Nói chuyện trực tiếp - Mít tinh - Triển lãm - Chiếu phim - Chiếu Video - Văn nghệ - ...... Truyền thanh xã - Lần phát thanh - Viết tin bài Tổ chức chiến dịch truyền thông lồng ghép cung cấp dịch vụ CSSKSS/KHHGĐ - Nắm đối tượng Thường xuyên Theo đợt " " " " " " Hàng ngày Thường xuyên Theo đợt Trước chiến CBCT và CTV CBCT CBCT " " " " " CBVH xã " Trưởng Ban Dân số xã CTV và CBCT Thường xuyên Vận động được đối tượng Số người nghe Số người dự Số người xem " " " " Truyền thanh Có tin bài Thực hiện được Có danh sách đối 70 T T Các hoạt động và công việc cụ thể Thời gian bắt đầu và hoàn thành Người chịu trách nhiệm Kinh phí Kết quả dự kiến 4 5 II 1 2 3 III 1 - Phân công các thành viên. - Chuẩn bị các điều kiện - Ra quân - Tổng kết chiến dịch. Phân phối tầi liệu - Số tờ bướm - Số tranh ảnh. - Số sách. - Sửa chữa khẩu hiệu. Tập huấn bồi dưỡng. Lập danh sách người dự theo yếu cầu. - Dự tập huấn và bồi dưỡng. Đảm bảo hậu cần và cung cấp dịch vụ KHHGĐ Cộng tác viên và CBCT cung cấp phương tiện tránh thai. - Lập danh sách người được cung cấp miễn phí: + Bao cao su. + Thuốc viên uống tránh thai - Cung cấp phương tiện tránh thai miễn phí. - Tiếp thị BCS và viên uống tránh thai Cán bộ y tế cung cấp phương tiện tránh thai. - Dụng cụ tử cung (vòng tránh thai). - Thuốc tiêm tránh thai. - Thuốc cấy tránh thai. - Bán bao cao su TTXH. - Bán viên thuốc uống tránh thai TTXH. Tập huấn bồi dưỡng. - Lập danh sách người dự theo yêu cầu - Dự tập huấn và bồi dưỡng. Nâng cao năng lực tổ chức thực hiện chương trình Tổ chức thực hiện triệt sản - Lập danh sách đối tượng - Tập huấn đối tượng dịch " " Ngày dự kiến " Theo đợt " " Ngày dự kiến Theo đợt " Hàng tháng " " " " Thường xuyên " " " " Theo đợt " Thường xuyên " " Tr.ban DS xã CBCT Tr.ban DS xã “ CBCT " " " CBCT CTV, CBCT CTV và CBCT " " " " Cán bộ y tế " " " " Cán bộ y tế và CBCT " CTV và CBCT " " tượng Có kế hoạch phân công Đủ điều kiện Thực hiện “ Đối tượng có tờ bướm Đối tượng có tranh ảnh Đ.tượng có sách K.hiệu được sửa Có danh sách CTV, CBCT được tập huấn Có danh sách " " Theo danh sách Theo số có nhu cầu Đặt được vòng Tiêm được thuốc Cấy được thuốc Bán được BCS Bán được viên thuốc uống tránh thai Có danh sách Có kỹ thuật làm dịch vụ. Theo chỉ tiêu " " 71 T T Các hoạt động và công việc cụ thể Thời gian bắt đầu và hoàn thành Người chịu trách nhiệm Kinh phí Kết quả dự kiến 2 3 4 - Vận chuyển. - Chăm sóc giúp đỡ. Thực hiện chính sách khuyến khích. - Giải quyết chế độ cho đối tượng. - Giải quyết từng trường hợp tai biến. - Đánh giá công việc của CTV. - Đánh giá hoạt động của Ban dân số Quản lý chương trình DS - KHHGĐ xã. - Số lần gặp đối tượ ng tại hộ. - Họp giao ban - Theo dõi và ghi chép tình hình đối tượng. - Báo cáo kết quả. Tập huấn bồi dưỡng. - Lập danh sách người dự theo yêu cầu. - Dự tập huấn bồi dưỡng. ......... Theo đợt " Thường xuyên " Hàng tháng " Thường xuyên Hàng tháng Thường xuyên Hàng tháng Theo đợt " CBTT CTV và CBCT CBCT CBCT CBCT " CTV và CBCT " " " CBCT Người dự tập huấn và CBCT " " Theo chế độ " Báo cáo kết quả " Báo cáo tổng hợp Kết quả hoạt động Quản lý đối tượ ng Có báo cáo Có danh sách người dự Được tập huấn 6. Các thành phần của kế hoạch Một văn bản kế hoạch gồm hai thành phần cơ bản sau: Báo cáo kế hoạch và chỉ tiêu kế hoạch. 6.1. Báo cáo kế hoạch Báo cáo kế hoạch thể hiện việc đánh giá tình hình thực hi ện và định hướng mục tiêu quản lý, định hướng các giải pháp, biện pháp, hoạt động và cơ chế vận hành nhằm thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ kế hoạch được đề ra. Cấu trúc của báo cáo kế hoạch bao gồm: (a)Phần mở đầu Trình bày vị trí của kế hoạch trong việc giải quyết mục tiêu quản lý hoặc thực trạng mục tiêu quản lý so với yêu cầu đề ra. - Mức sinh và giảm tỷ lệ sinh; - Thực hiện KHHGĐ. - Thực hiện các chỉ tiêu về chất lượng dân số. 72 (b) Tình hình thực hiện kế hoạch (giai đoạn trước) Đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu, các chỉ tiêu, nhiệm vụ kế hoạch, cơ chế và tổ chức thực hiện. So sánh với kế hoạch đề ra để thấy mức độ đạt được. - Thực hiện mục tiêu, chỉ tiêu + Đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu, các chỉ tiêu trong 6-9 tháng, so sánh với kế hoạch đề ra; ước thực hiện năm. + Dân số, tỷ suất sinh, mức giảm tỷ lệ sinh, tỷ lệ sinh con thứ 3 trở lên + Các biện pháp tránh thai mới; Tỷ lệ sử dụng các BPTT. + Nạo, phá thai; Các bệnh STDs. + Trẻ sinh ra thiếu cân; Giảm tỷ lệ suy dinh dưỡng trẻ em dới 5 tuổi. + Các chỉ tiêu về chất l ượng dân số như: Trẻ bị khuyết tật, dị tật bẩm sinh; số trẻ sơ sinh được sàng lọc sơ sinh; số bà mẹ mang thai được sàng lọc trước sinh, tình trạng giới tính khi sinh ... - Thực hiện các nhiệm vụ: + Tham mưu, chỉ đạo, tổ chức thực hiện; + Quản lý các cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ; quản lý dân số thông qua sổ hộ gia đình và quản lý, theo dõi đối tượng sử dụng BPTT .... + Truyền thông, giáo dục chuyển đổi hành vi; + Cung cấp dịch vụ KHHGĐ; + Bảo đảm hậu cần và TTXH các PTTT; + Báo cáo thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ; + Nâng cao chất lượng dân số tại cộng đồng; + Nguồn kinh phí được cấp và sử dụng; + Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý, tuyên truyền về DS- KHHGĐ cho cán bộ DS-KHHGĐ và cộng tác viên DS -KHHGĐ xã... - Thuận lợi, khó khăn, những hạn chế, từ đó rút ra nguyên nhân và bài học kinh nghiệm cho việc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch trong thời gian tới. (c) Phương hướng, nhiệm vụ kế hoạch (trong thời gian tới). - Mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch. - Nhiệm vụ kế hoạch và những kết quả cần đạt được trong kế hoạch. (d) Các giải pháp thực hiện kế hoạch 73 Đây là phần quan trọng nhất, cần trình bày từ giải pháp chung đến các giải pháp cụ thể và các hoạt động chi tiết. (e) Tổ chức thực hiện kế hoạch Bao gồm tiến độ thực hiện, cơ chế thực hiện, trách nhiệm của Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã, cán bộ DS-KHHGĐ xã, cộng tác viên DS-KHHGĐ xã và các đối tượng quản lý của chương trình. 6.2. Chỉ tiêu kế hoạch Chỉ tiêu kế hoạch biểu hiện về mặt số lượng và chất lượng của các nhiệm vụ kế hoạch, thông qua đó giúp chủ thể quản lý xác định được tốc độ phát triển của công tác DS-KHHGĐ, quy mô và hiệu quả sử dụng các nguồn lực được cấp. Nhờ có các chỉ tiêu kế hoạch mà kế hoạch có được tính xác định cụ thể. 6.3. Dự toán kinh phí Là tính toán nhu cầu kinh phí cần đảm bảo để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ kế hoạch trên cơ sở cơ chế, chính sách hiện hành. II. LẬP KẾ HOẠCH NĂM Ở TUYẾN CƠ SỞ 1. Mục đích, yêu cầu Lập kế hoạch năm về DS-KHHGĐ là nhiệm vụ quan trọng nhất của Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã, trong đó lập kế hoạch tuần, tháng, quý, năm. Ở tuyến xã, lập kế hoạch tuần, tháng, quý thường là lập kế hoạch hoạt động, nên sẽ là kế hoạch công tác của Ban chỉ đạo DS -KHHGĐ xã và kế hoạch công tác của cán bộ DS-KHHGĐ xã. a) Mục đích: Đảm bảo kế hoạch hoạt động thực hiện chương trình DS- KHHGĐ có khả năng thực thi và phù hợp với điều kiện thực tế của xã trên cơ sở quản lý đến từng đối tượng thực hiện KHHGĐ tại hộ gia đình của từng thôn, ấp, xóm, bản, làng và tổ dân phố. b) Yêu cầu - Cần xác định rõ mục t iêu, chỉ tiêu kế hoạch cho phù hợp với phương hướng phát triển của chương trình DS-KHHGĐ và khả năng thực tế, điều kiện kinh tế xã hội của xã. - Chủ động trong việc xác định mục tiêu, xây dựng các hoạt động, xác định cách làm tốt phù hợp với thực tế của xã thông qua việc thảo luận công khai giữa Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã với các đơn vị và cá nhân thực hiện. 74 - Trên cơ sở quản lý đến từng đối tượng tại hộ gia đình và màng lưới cộng tác viên DS-KHHGĐ của từng thôn, ấp, xóm, bản, làng và tổ dân phố, nên việc sử dụng nguồn thông tin, số liệu cho lập kế hoạch phải căn cứ vào sổ hộ gia đình và quan sát thực tế của cán bộ chuyên trách và cộng tác viên DS - KHHGĐ. - Thời gian phải được sắp xếp hợp lý: Tránh chồng chéo và hoạt động thực hiện theo trật tự sao cho một việc khởi động tạo cơ sở, tiền đề cho các hoạt động khác. - Công bằng và hiệu quả trong phân bổ ngân sách: Ưu tiên cho các đối tượng hưởng thụ của chương trình, người nghèo và phù hợp với tập quán văn hóa, điều kiện kinh tế của xã. - Kết quả của hoạt động phải được duy trì cho dù không còn nguồn viện trợ ưu tiên từ tuyến trên. 2. Lập kế hoạch năm 2.1. Căn cứ lập kế hoạch - Tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch năm trước. - Kết quả thực hiện mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ kế hoạch 6 tháng đầu năm của năm hiện tại. - Định hướng và các chỉ tiêu kế hoạch năm mới do huyện giao. - Đặc điểm tình hình kinh tế, chính trị và văn hóa xã hội của xã. Định hướng phát triển kinh tế-xã hội của Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân xã. - Các chính sách hiện hành về DS-KHHGĐ của Nhà nước, của ngành và địa phương.... 2.2. Công tác chuẩn bị lập kế hoạch (giai đoạn 1) 2.2.1. Đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu và hoạt động Phần này nêu rõ những việc đã làm được, những việc chưa làm được theo kế hoạch, những vấn đề còn tồn tại và phân tích nguyên nhân của những vấn đề đó theo nhóm các hoạt động. 2.2.1.1. Những nội dung cần được xem xét, đánh giá a) Kết quả đạt được - Thực hiện mục tiêu, chỉ tiêu so với kế hoạch . Việc đánh giá kết quả thực hiện trong công tác DS-KHHGĐ cần tập trung vào một số mục tiêu, chỉ tiêu sau: + Về quy mô dân số: 75 * Dân số hiện có (Trong đó: số phụ nữ 15-49 tuổi; số phụ nữ 15-49 tuổi có chồng). * Tổng số trẻ sinh ra trong năm (Trong đó: số trẻ sinh ra là con thứ ba trở lên; Tỷ suất sinh thô, tỷ lệ sinh con thứ ba trở lên, mức giảm tỷ suất sinh) so với cùng kỳ kế hoạch. * Số phụ nữ 15-49 tuổi có chồng hiện đang sử dụng BPTT. Tỷ lệ sử dụng các BPTT. Số người mới sử dụng BPTT trong năm (chia theo từng BPTT). * Nạo, phá thai an toàn; Tỷ lệ viêm nhiễm đường sinh sản. + Về cơ cấu dân số: * Trong tổng dân số: Số NCT 60+, số NCT 65+. * Trong tổng số trẻ sinh ra trong năm: Số trẻ em nam sinh ra, số trẻ em nữ sinh ra + Về chất lượng dân số: * Tổng số người kết hôn trong kỳ; Tổng số người ly hôn trong kỳ . * Trong tổng số trẻ sinh trong kỳ: Số trẻ sinh ra được sàng lọc sơ sinh; Số trẻ sinh ra bị khuyết tật, dị tật . * Trong tổng số bà mẹ mang thai tính đến cuối kỳ: Số bà mẹ mang thai được SLTS lần 1 trong kỳ; Số bà mẹ mang thai được SLTS lần 2 trong kỳ. * Số người được tư vấn, khám sức khỏe tiền hôn nhân. * Tổng số người bị tàn tật tính đến cuối kỳ; Trong đó: Số người bị tàn tật về nhìn, số người bị tàn tật về nghe/nói , số người bị tàn tật về vận động, số người bị tàn tật về ghi nhớ/ tinh thần. * Trẻ sinh ra thiếu cân; Giảm tỷ lệ suy dinh dưỡng trẻ em dưới 5 tuổi. - Thực hiện các giải pháp, nhiệm vụ + Công tác quản lý, điều hành của Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã: Tổ chức bộ máy; tập huấn, bồi dưỡng cán bộ của Ban DS-KHHGĐ xã; phối hợp với các ngành, đoàn thể ở địa phương; nguồn kinh phí được cấp và sử dụng kinh phí, thực hiện chế độ thông tin báo cáo.... + Công tác tuyên truyền, vận động, tư vấn (truyền thanh xã, hoạt động các câu lạc bộ KHHGĐ, tư vấn tại hộ gia đình. ..); + Công tác cung cấp dịch vụ KHHGĐ (chăm sóc sức khỏe sinh sản; cung cấp các biện pháp, phương tiện tránh thai lâm sàng và phi lâm sàng ...); 76 + Thực hiện chính sách cho cộng tác viên, cán bộ DS-KHHGĐ xã và chính sách với đối tượng thực hiện tốt chính sách về DS -KHHGĐ.... b) Hạn chế, tồn tại Những hạn chế, tồn tại trong việc thực hiện mục tiêu, chỉ tiêu và giải pháp đã nêu trên (tóm tắt những điểm chính). c) Nguyên nhân - Nguyên nhân chủ quan. - Nguyên nhân khách quan. 2.2.1.2. Kỹ năng thực hành a. Hàng năm, vào tháng 6 cán bộ DS-KHHGĐ xã phải đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu, nhiệm vụ kế hoạch 6 tháng đầu năm, ước thực hiện cả năm và so sánh với cung kỳ kế hoạch năm trước để làm cơ sở xác định các vấn đề ưu tiên cần phải đưa vào kế hoạch để giải quyết ngay nhằm thực hiện mục tiêu Nghị quyết Đảng bộ, Hội đồng Nhân dân xã đề ra. Muốn nắm được thực trạng tình hình công tác dân số xã, cần phải trả lời được một số câu hỏi sau: - Thực trạng dân số xã hiện tại thế nào? Có thuộc xã đông dân không? Số trẻ sinh ra trong năm là bao nhiêu? - Có nhiều người nơi khác chuyển tới làm ăn không? Hay là người dân ở xã thường đi nơi khác kiếm sống? - Xã bạn có phải là một xã nghèo không? Người dân sống bằng nghề gì là chính? - Ở xã bạn, phụ nữ có thường lấy chồng sớm không? Tuổi trung bình của phụ nữ khi lấy chồng? - Các bà mẹ có đông con không? Có bao nhiêu bà mẹ có từ 3 con trở lên? - Người dân có chấp nhận sử dụng các biện pháp tránh thai để tránh sinh không? Phương pháp tránh thai nào được người dân ưa chuộng, chấp nhận sử dụng nhiều? - Đảng, Chính quyền và các tổ chức xã hội, chính trị -xã hội các cấp và nhân dân trong xã có ủng hộ, tham gia các hoạt động về công tác DS- KHHGĐ? Ngoài các số liệu chung về tình hình dân số ở xã như nêu trên, cán bộ DS-KHHGĐ xã phải có các số liệu về hoạt động truyền thông vận động, cung cấp dịch vụ KHHGĐ, quản lý mạng lưới cộng tác viên DS -KHHGĐ. Để có được các thông tin về các vấn đề này, cần phải trả lời được một số câu hỏi sau: 77 - Công tác vận động cộng đồng đã được thực hiện như thế nào? Đã dùng những hình thức và phương tiện gì? Số lượng các hoạt động, mức độ ủng hộ của cộng đồng? + Gián tiếp: Truyền thanh xã, chiếu phim, Video, xây dựng các cụm Panô, áp phích, hội họp với các tổ chức quần chúng, chính quyền, chiến dịch truyền thông vận động lồng ghép với cung cấp dịch vụ KHHGĐ/CSSKSS, các đợt tuyên truyền lưu động... + Trực tiếp: Nói chuyện chuyên đề, thăm hỏi vận động tại hộ gia đình, gặp gỡ trực tiếp đối tượng... - Hoạt động của mạng lưới cộng tác viên DS-KHHGĐ: + Tổng số cộng tác viên hiện có? Số cộng tác viên mới trong năm vừa qua là bao nhiêu người? Mỗi cộng tác viên phụ trách trung bình bao nhiêu hộ gia đình? Với số lượng như vậy có đảm bảo thực hiện nhiệm vụ được giao không? + Trong kỳ kế hoạch đã thăm hỏi được bao nhiêu lượt hộ gia đình? Đã vận động được bao nhiêu người mới chấp nhận sử dụng biện pháp tránh thai? + Phân phối được bao nhiêu bao cao su và thuốc viên uống tránh thai? Việc cung cấp các phương tiện tránh thai đã gặp những khó khăn gì? - Các hoạt động cung cấp dịch vụ KHHGĐ đã thực hiện được những gì? (Đặt dụng cụ tử cung – vòng; thuốc tiêm tránh thai; thuốc cấy tránh thai; triệt sản – nam/nữ ....). b. Từ những câu hỏi gợi ý nêu trên, cán bộ DS -KHHGĐ xã có nhiệm vụ tổng hợp, đưa ra các số liệu cụ thể hoặc dự đoán mức độ đạt được của từng vấn đề và có nhận xét về tình hình thực hiện công tác DS -KHHGĐ của xã trong kỳ kế hoạch. Để có được thông tin, cán bộ DS-KHHGĐ xã có thể dùng các phương pháp chính như sau: - Nghiên cứu sổ sách, báo cáo + Báo cáo thống kê thường xuyên theo quyết định 437/QĐ-TCDS ngày 16/11/2011 của Tổng cục Dân số-KHHGĐ; + Sổ theo dõi hộ gia đình của cộng tác viên DS -KHHGĐ; + Sổ theo dõi, quản lý, cấp phát phương tiện tránh thai; + Các ghi chép tại Trạm y tế xã; + Các số liệu có tại Ủy ban Nhân dân xã. - Từ các nguồn số liệu nêu trên, cán bộ DS-KHHGĐ xã có thể thu thập được các thông tin về:  Số hộ gia đình; 78  Tổng dân số. Dân số nam – nữ;  Dân số theo nhóm tuổi, đặc biệt là: + Số phụ nữ 15-49 tuổi; + Số phụ nữ 15-49 tuổi có chồng; + Số phụ nữ 15-49 tuổi có chồng theo số con hiện có: Chưa có con; Có 1 con; Có 2 con; Có 3 con trở lên.  Số sinh, chết, đi, đến trong năm;  Số sinh từ con thứ 3 trở lên trong năm;  Số nạo, phá thai an toàn trong năm;  Số phụ nữ đang mang thai (chia theo của tháng kỳ thai);  Số người đăng ký không sinh con trong 3 -5 năm tới;  Số người đăng ký không sinh con thứ 3 trở lên;  Số cặp vợ chồng đang sử dụng các biện pháp tránh thai (BPTT) hiện đại (theo từng biện pháp sử dụng, trong đó số mới trong kỳ là....);  Số lượt phát thanh trên truyền thanh xã; tiếp sóng phát thanh...  Số lượt buổi chiếu phim, Video;  Số lượt tuyên truyền, vận động trực tiếp; nói chuyện chuyên đề.  Số lượt thăm, vận động tại hộ gia đình;  Số cụm Pa nô, áp phích được xây dựng, triển khai;  Số phụ nữ được chăm sóc SKSS trong đợt chiến dịch lồng ghép;  Số phương tiện tránh thai được cung cấp (theo từng biện pháp);  Các trang thiết bị về KHHGĐ, phương tiện truyền thông được cấp;  Các tài liệu về quản lý, tuyên truyền được cấp (loại tài liệu, số lượng);  Số cán bộ được tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý, tuyên truyền vận động (Số người/loại nghiệp vụ được bồi dưỡng/cấp tổ chức). 2.2.2. Xem xét định hướ ng công việc của năm tới Để định hướng công việc của năm tới, mục tiên ưu tiên là giải quyết những vấn đề cấp bách của công tác dân số mà xã cần quan tâm. Việc xác định các vấn đề ưu tiên phải dựa trên những vấn đề tồn tại cần giải quyết, song cần phải sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, vì trong một thời điểm không thể giải quyết được tất cả các vấn đề đang được đặt ra. 79 2.2.2.1. Những tồn tại, thách thức thường gặp ở tuyến xã, có thể là: a. Ở cộng đồng:  Sinh đẻ nhiều;  Nhiều phụ nữ sinh con thứ ba trở lên;  Muốn sinh con trai để có lao động/người chăm sóc tuổi già?  Phụ nữ lấy chồng sinh con sớm;  Sinh dầy (khoảng cách giữa các lần sinh là gần nhau).  Nhiều cặp vợ chồng không chấp nhận sử dụng các biện pháp tránh thai để thực hiện KHHGĐ và giãn khoảng cách sinh (trong đó, cặp sinh con một bề).  Không được tư vấn về sàng lọc trước sinh và sơ sinh.  Nạo phá thai nhiều (trong đó, là VTN/TN).  Tảo hôn; hôn nhân cận huyết.  Không có cơ sở chăm sóc người cao tuổi.  Trẻ em sinh ra thiếu cân (dưới 2500 gram);  Trẻ suy dinh dưỡng;  Không khám thai khi mang thai;  Nhiều phụ nữ bị viêm nhiễm đường sinh sản . b. Trong quản lý, điều hành của bộ máy chuyên trách DS -KHHGĐ: Đội ngũ cán bộ (Cộng tác viên và cán bộ DS-KHHGĐ xã) yếu và thiếu; Hoạt động bị động; Phương tiện làm việc thiếu; Không có đủ kinh phí để hoạt động. Trình độ kỹ thuật của đội ngũ cán bộ làm dịch vụ KHHGĐ/SKSS tại trạm y tế xã yếu; 2.2.2.2. Kỹ năng thực hành Trên cơ sở các thông tin thu được nêu trên, Ban chỉ đạo DS -KHHGĐ xã phải cùng nhau xem xét, thống nhất trên cơ sở xây d ựng thang điểm cho từng vấn đề để xác định lựa chọn vấn đề cần ưu tiêu cần phải đưa vào kế hoạch để giải quyết ngay nhằm thực hiện mục tiêu Nghị quyết Đảng bộ, Hội đồng Nhân dân xã đề ra theo tiêu chuẩn ( bạn có thể thêm vào hoặc bớt đi các tiêu chuẩn theo bạn là hợp lý) và cách chấm điểm như sau: 80 Bảng 2.3. BẢNG CHẤM ĐIỂM MỨC ĐỘ ƯU TIÊN Nội dung tiêu chuẩn Điểm ưu tiên từng vấn đề VĐ 1 VĐ 2 VĐ 3 VĐ.. 1. Vấn đề nào là cấp bách cần giải quyết 2. Kết quả giải quyết vấn đề sẽ mang lại lợi ích trước mắt cho Chương trình DS-KHHGĐ 3. Nguồn lực để giải quyết vấn đề được Trung ương phân bổ hoặc địa phương hỗ trợ 4. Sự đồng tình cần giải quyết của Lãnh đạo xã, các ban ngành đoàn thể, nhân dân xã Tổng số điểm Việc cho điểm từng vấn đề theo 4 tiêu chuẩn gợi ý nêu trên ở mức độ 0, 1, 2, 3 (Không rõ ràng là 0 điểm; Bình thường là 1 điểm; Rõ ràng là 2 điểm và Rất rõ ràng là 3 điểm). Sau đó cộng điểm cho từng từng vấn đề, rồi chọn vấn đề ưu tiên có điểm từ cao đến thấp. Những vấn đề có điểm cao nhất được chọn là vấn đề ưu tiên cần giải quyết ngay. Trong trường hợp tất cả các vấn đề đạt điểm thấp, phải xem xét lại cách phát hiện vấn đề. 2.3. Xác định mục tiêu (giai đoạn 2) Mục tiêu là kết quả, hiệu quả hoặc tác động của toàn bộ quá trình thực hiện, là chuẩn đích mà mọi hoạt động của một đơn vị cần phải thực hiện để đạt được. Mục tiêu của Chương trình DS -KHHGĐ ở xã luôn xuất phát từ vấn đề DS-KHHGĐ ở cộng đồng. Khi xác định mục tiêu, cần nêu rõ về số liệu cụ thể, thời gian phải đạt được mục tiêu đó (để đo đếm được, đánh giá được ). Mỗi mục tiêu cần xác định cách giải quyết và những việc cần làm 5. Mục tiêu phải có đủ 3 thành phần: - Nội dung mục tiêu: Điều gì? - Mức phấn đấu cần đạt: Bao nhiêu? - Thời gian cần thực hiện mục tiêu: Khi nào? Ví dụ: Năm 2010, ở xã A tỷ lệ sinh con thứ 3 trở lên là cao ( giả sử là 20% trong tổng số trẻ sinh ra trong năm) và các cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ chấp nhận sử dụng biện pháp tránh thai là thấp (giả sử là 58%). 5 Những việc bạn cần phải làm nằm trong phạm vi quyền hạn và nguồn lực cho phép. 81 Như vậy, ở xã A các mục tiêu dự kiến thực hiện t rong năm 2011 sẽ là: + Giảm tỷ lệ sinh con thứ 3 trở lên trong toàn xã xuống còn 17% vào cuối năm 2011; + Tăng tỷ lệ các cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ chấp nhận sử dụng biện pháp tránh thai lên 60% vào cuối năm 2011. a) Mục tiêu, chỉ tiêu về công tác DS-KHHGĐ ở tuyến xã thường là: - Số trẻ sinh ra (bằng cách xác định số phụ nữ có khả năng sinh trong năm để đưa ra các phương án lựa chọn mục tiêu, bao gồm: Khả năng sinh con thứ 3 trở lên, khả năng sinh dày dưới 3 năm, khả năng sinh sớm). - Số người mới sử dụng biện pháp tránh thai (bằng cách xác định số cặp vợ chồng hiện đang sử dụng biện pháp tránh thai, số bỏ cuộc, số cần áp dụng biện pháp tránh thai mới tương ứng với các phương án lựa chọn mục tiêu về số sinh nêu trên). - Giảm chênh lệch giới tính khi sinh. - Số trẻ em suy dinh dưỡng. - Số trẻ em bị khuyết tật, dị tật. - Nạo phá thai an toàn. - Tỷ lệ viêm nhiễm đường sinh sản . - Số bà mẹ mang thai trong kỳ được sàng lọc trước sinh. - Số trẻ sơ sinh được sàng lọc sơ sinh. - Số lượt ngươi được tư vấn , khám sức khỏe tiền hôn nhân. Các mục tiêu nêu trên cần xác định khả năng có thể xảy ra, mức độ can thiệp để lựa chọn mục tiêu và thời gian để thực hiện mục tiêu. b. Kỹ năng thực hành (Phương pháp xác định chỉ tiêu) Dự đoán gần các trường hợp sinh - Cán bộ chuyên trách và cộng tác viên DS-KHHGĐ xã cùng nhau xem xét và thảo luận cụ thể từng hộ gia đình về số con của mỗi phụ nữ 15 -49 tuổi có chồng theo từng địa bàn dân cư do mỗi cộng tác viên phụ trách. - Phân tích cụ thể từng hộ gia đình theo các tiêu thức đã ghi trong sổ hộ gia đình và quan sát thực tế của cán bộ chuyên trách và cộng tác viên DS - KHHGĐ từ đó dự đoán gần các trừơng hợp sinh của mỗi thành viên trong hộ gia đình. Ví dụ: Trong hộ gia đình số 10 của thôn Chẩn Kỳ, xã Trung Tú, tỉnh... (sau khi ghép 2 trang của 2 gia đình hạt nhân đã ghi trong sổ hộ gia đình ) ghi như sau: 82 Bảng 2.4. BẢNG TRÍCH SỔ HỘ GIA ĐÌNH Số 10 thôn Chẩn Kỳ S TT Họ và tên (Chủ hộ ghi đầu) Quan hệ với chủ hộ Giới tính Ngày tháng năm sinh Trình độ học vấn Tình trạng hôn nhân Ghi chú (ghi biến động dân số) 1 Nguyễn Thị Vui Chủ hộ nữ 18/8/65 7/10 có chồng 2 Đinh Thị Cảnh mẹ chồng nữ 3/5/40 chữ chồng chết 3 Đoàn Văn Mừng chồng nam 14/7/62 7/10 có vợ 4 Đoàn Thị Hạnh con nữ 21/3/85 9/12 có chồng 5 Đoàn Thị Phúc con nữ 11/10/90 10/12 chưa chồng 6 Lâm Thế Thiệt Con rể nam 7/9/75 9/12 có vợ Phân tích hộ gia đình Trong hộ gia đình có 6 nhân khẩu, trong đó có 3 phụ nữ trong độ tuổi sinh đẻ: + Chủ hộ Nguyễn Thị Vui: 46 tuổi, có 2 con gái, đã đặt vòng tránh thai (DCTC) từ năm 1990. Con gái út đã 21 tuổi nên không có khả năng sinh thêm con trong năm. + Con gái thứ 1 Đoàn Thị Hạnh: 26 tuổi, mới kết hôn năm trước, chưa sử dụng BPTT, nên có khả năng sinh con trong năm (dự tính là 1 trường hợp sinh). + Con gái thứ 2 Đoàn Thị Phúc: 21 tuổi, hiện chưa có chồng nhưng đã có người yêu, có thể vận động được chưa kết hôn trong năm . Trên cơ sở phân tích từng hộ gia đình và dự đoán cụ thể các trường hợp sinh, trường hợp sinh con thứ 3 trở lên, trường hợp dưới 22 tuổi đã sinh. Tập hợp kết quả phân tích hộ gia đình Phân tích từng hộ gia đình trong từng địa bàn dân cư do mỗi cộng tác viên phụ trách và lập các chỉ tiêu dân số theo từng thôn, xóm, ấp... Tập hợp các chỉ tiêu dân số của từng thôn, xóm, ấp trong xã và lập các chỉ tiêu dân số của xã để p hân tích số sinh trong năm, cần tổng hợp biểu số trẻ sinh trong năm kế hoạch chia theo số lần sinh và nhóm tuổi người mẹ: 83 Bảng 2.5. BẢNG TỔNG HỢP TRẺ SINH RA TRONG NĂM THEO SỐ LẦN SINH VÀ NHÓM TUỔI NGƯỜI MẸ Nhóm tuổi người mẹ Số phụ nữ 15-49 tuổi Số nữ 15-49 tuổi có chồng Số trẻ sinh trong năm Chia ra Lần 1 Lần 2 Lần 3 Lần 4 + Tổng số 15-19 20-24 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 Biểu phân tích số trẻ sinh chia theo số lần sinh và nhóm tuổi người mẹ là biểu tổng hợp, được xác định bằng cách đếm các trường hợp sinh theo phương pháp dự đoán gần. Biểu này có tác dụng để xác định mục tiêu phấn đấu cụ thể qua từng năm thông qua việc giảm các trường hợp sinh từ lần thứ 3 trở lên của từng nhóm tuổi cụ thể của người mẹ. Dự đoán số người mới sử dụng biện pháp tránh thai (BPTT) - Chỉ tiêu số cặp vợ chồng đang sử dụng biện pháp tránh thai đến đầu kỳ được xác định bằng cách đếm số người thực tế đang sử dụng trong sổ hộ gia đình và thông qua các lần gặp trực tiếp đối tượng hoặc thông qua những người khác, cộng tác viên và cán bộ chuyên trách DS-KHHGĐ biết được từng đối tượng đang sử dụng BPTT. - Người mới sử dụng BPTT trong kỳ cần được hiểu là:  Những người lần đầu tiên sử dụng BPTT; Những người trước đây đã sử dụng BPTT nhưng bỏ cuộc và trong kỳ l ại chấp nhận sử dụng BPTT. Chỉ tiêu số lượt người mới sử dụng biện pháp tránh thai trong kỳ của kế hoạch năm được xác định bằng phương pháp dự đoán gần. Cách tiến hành như sau: + Cộng tác viên và cán bộ chuyên trách DS -KHHGĐ của xã cùng nhau xem xét cụ thể về từng cặp vợ chồng, phân tích số con, nguyên nhân chưa sử dụng BPTT của mỗi phụ nữ trong độ tuổi 15-49 có chồng theo từng địa bàn dân cư do mỗi cộng tác viên phụ trách. + Phân tích cụ thể từng cặp vợ chồng về tình hình sử dụng BPTT đã ghi trong sổ hộ gia đình, từ đó dự đoán gần các trừơng hợp có khả năng sử dụng các BPTT trong năm kế hoạch. 84 - Chỉ tiêu số lượt người nạo phá thai an toàn trong kỳ cũng thực hiện bằng phương pháp dự đoán gần nêu trên. Ví dụ: về dự đoán gần số lượt người mới sử dụng BPTT tro ng kỳ. Trong hộ gia đình số 10 của thôn Chẩn Kỳ, xã Trung Tú ( sau khi ghép 2 trang của 2 gia đình hạt nhân đã ghi trong sổ hộ gia đình ) ghi như sau: Bảng 2. 6. CÁC BIỆN PHÁP TRÁNH THAI Mã số BPTT Vòng tránh thai 1 Triệt sản nữ 3 Viên uống tránh thai 5 Cấy tránh thai 7 Không dùng 0 Triệt sản nam 2 Bao cao su 4 Tiêm tránh thai 6 Biện pháp khác 8 Họ và tên BPTT đã dùng đến 03/2011 BPTT tiếp tục hoặc mới sử dụng Biện pháp Tháng năm bắt đầu sử dụng 2011 2012 2013 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Chồng Vợ Đoàn Văn Mừng Nguyễn Thị Vui 1 10/90 Chồng Vợ Lâm Thế Thiệt Đoàn Thị Hạnh 0 - Phân tích hộ gia đình Trong hộ gia đình có 2 cặp vợ chồng, con gái thứ 2 Đoàn Thị Phúc 21 tuổi tuy trong độ tuổi sinh đẻ nhưng chưa có chồng. + Cặp thứ nhất, chủ hộ Nguyễn Thị Vui 46 tuổi, đã đặt vòng tránh thai từ năm 1990, vẫn tính là người hiện đang sử dụng các biện pháp tránh thai . + Cặp thứ 2, con gái thứ 1 Đoàn thị Hạnh 26 tuổi, mới kết hôn năm trước, nhưng chưa sử dụng các biện pháp tránh thai, nên trong năm kế hoạch dự đoán gần là chưa sử dụng BPTT vì lý do muốn có con. Trên cơ sở phân tích từng cặp vợ chồng và dự đoán cụ thể các trường hợp có thể sử dụng BPTT trong năm kế hoạch. Việc dự đoán sử dụng các BPTT cụ thể (triệt sản, đặt vòng tránh thai, viên uống tránh thai, bao cao su...) phải căn cứ vào số con, tình hình sức khỏe và tâm lý của mỗi cặp vợ chồng mà cộng tác viên biết được qua trao đổi thông tin và tư vấn về KHHGĐ. 85 Tập hợp kết quả và phân tích từng cặp vợ chồng Phân tích từng cặp vợ chồng trong từng địa bàn dân cư do mỗi Cộng tác viên phụ trách và lập các chỉ tiêu KHHGĐ theo từng thôn, xóm, ấp, bản làng... Tập hợp các chỉ tiêu KHHGĐ của từng thôn, xóm, ấp, bản làng...và lập các chỉ tiêu KHHGĐ của xã. Để phân tích số cặp vợ chồng đang sử dụng BPTT, cần tổng hợp biểu số người đang và chưa sử dụng BPTT theo số con còn sống. Tổng số Chia theo số con còn sống 0 1 2 3+ I. Số phụ nữ 15-49 tuổi có chồng (người) II. Số cặp vợ chồng trong tuổi sinh đẻ hiện đang sử dụng BPTT (cặp) 1. Đặt dụng cụ tử cung 2. Triệt sản nam 3. Triệt sản nữ 4. Thuốc cấy tránh thai 5. Thuốc tiêm tránh thai 6. Thuốc uống tránh thai 7. Bao cao su 8. Biện pháp khác. III. Số cặp vợ chồng trong tuổi sinh đẻ hiện chưa sử dụng BPTT (cặp) - Trong đó: Cặp có 2 con một bề. Biểu phân tích số người đang và chưa sử dụng BPTT theo số con còn sống là biểu tổng hợp, được xác định bằng cánh đếm số người đang và chưa sử dụng BPTT. Biểu này có tác dụng để xác định các biện pháp cụ thể tác động đến các cặp vợ chồng sử dụng BPTT phù hợp với sức khoẻ và số con mong muốn. 2.4. Thiết lập các hoạt động để thực hiện mục tiêu (giai đoạn 3) a) Mục đích: Giúp cho nhà quản lý cũng như nhân viên sắp xếp được những công việc của mình hoặc do người khác tiến hành; dễ dàng kiểm tra, theo dõi, đôn đốc thực hiện. b) Yêu cầu 86 - Liệt kê các hoạt động để thực hiện mục tiêu; phân tích tác động của mỗi hoạt động và lựa chọn các hoạt động có tác động mạnh để thực hiện mục tiêu. Mỗi hoạt động phải mô tả được cách làm như thế nào, trình tự tiến hành qua các bước. - Lập kế hoạch hoạt động để thực hiện mục tiêu phải thể hiện đầy đủ, cụ thể các yếu tố sau đây: + Tên hoạt động; + Thời gian bắt đầu, thời gian hoàn thành; + Phạm vi và địa điểm thực hiện hoạt động; + Ai chủ trì, ai phối hợp thực hiện; + Dự kiến kết quả đạt được; + Dự toán kinh phí chi tiết để thực hiện hoạt động. Thiết lập các hoạt động để thực hiện mục tiêu là giai đoạn quan trọng nhất của lập kế hoạch. Nếu mục tiêu, nhiệm vụ đã được đặt ra nhưng không xây dựng được hoạt động, không diễn tả được cách tiến hành hoạt động thì mục tiêu, nhiệm vụ đặt ra là vô nghĩa. Mặt khác, nếu xây dựng được hoạt động mà không phân tích được tác động của mỗi hoạt động, không lựa chọn được thứ tự ưu tiên và mức độ ưu tiên của mỗi hoạt động thì kế hoạch lập ra sẽ là không hiệu quả. c) Kỹ năng thực hiện Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã (bao gồm cả Cộng tác viên DS-KHHGĐ) cùng nhau thảo luận: - Phân tích đối tượng từ đó đưa ra các hoạt động và công việc cần tiến hành, lựa chọn những hoạt động cần thiết, có ý nghĩa thiết thực và xây dựng một kế hoạch hoạt động hợp lý, phù hợp với đặc điểm riêng của xã. - Cách tiến hành từng hoạt động, phân công cụ thể cho từng cá nhân chịu trách nhiệm và thống nhất về thời gian. Sau khi xác định các hoạt động ưu tiên cần để thực hiện mục tiêu, Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã tiến hành tổng hợp các hoạt động và kinh phí thành hệ thống. Ví dụ: Phân tích đối tượng xây dựng hoạt động 87 Phân tích từng đối tượng cụ thể để xác định các chỉ tiêu DS -KHHGĐ, đồng thời thông qua việc phân tích đối tượng để xây dựng kế hoạch hoạt dộng của xã được phù hợp. Mục tiêu liên quan mật thiết và trực tiếp nhất đến giảm sinh là tăng nhanh số người sử dụng các biện pháp tránh thai, đặc biệt là các biện pháp tránh thai lâu dài, có hiệu quả. * Đối với phụ nữ 15-19 tuổi: + Chưa kết hôn: vận động kết hôn muộn + Đã kết hôn: - Đang sử dụng BPTT: vận động tiếp tục sử dụng - Chưa sử dụng: vận động sinh muộn và sử dụng BPTT tạm thời. * Đối với phụ nữ 20-49 tuổi: + Chưa có chồng: - Chưa có khả năng lấy chồng trong năm: sức khoẻ. - Có khả năng lấy chồng: tuyên truyền về các BPTT. + Đã có chồng: - Chưa có con:  Tuyên truyền về các BPTT.  Hiều biết về sức khoẻ sinh sản. - Có 01 con:  Con dưới 3 năm: vận động sử dụng BPTT tạm thời.  Con trên 3 năm: Khả năng sinh con và chưa sinh trong năm. - Có 02 con:  Đã sử dụng BPTT lâu dài : Vận động duy trì.  Đã sử dụng BPTT tạm thời: vận động chuyển sang biện pháp lâu dài.  Chưa sử dụng BPTT, phân tích nguyên nhân: • Đang mang thai • Muốn có con: Lợi ích của KHHGĐ • Chồng phản đối : Vận động chồng • Ảnh hưởng phụ: Tư vấn về BPTT và cách giải quyết • Mãn kinh • Khó tìm kiếm: Giới thiệu nơi cung cấp • Khó tiếp cận: Giúp đỡ cho thuận lợi • Phiền phức: Tư vấn về BPTT - Có 03 con:  Đã sử dụng BPTT lâu dài: Vận độn g duy trì 88  Đã sử dụng BPTT tạm thời: vận động chuyển sang BPTT lâu dài  Chưa sử dụng BPTT phân tích nguyên nhân: • Đang mang thai • Muốn có con Lợi ích của KHHGĐ, chất lượng cuộc sống • Chồng phản đối: Vận động chồng • Ảnh hưởng phụ: Tư vấn về BPTT và cách giải quyết • Mãn kinh • Khó tìm kiếm: Giới thiệu nơi cung cấp • Khó tiếp cận: Giúp đỡ cho thuận lợi • Phiền phức: Tư vấn về BPTT 2.5. Nhận kế hoạch hướng dẫn từ cấp trên (giai đoạn 4) Hàng năm, thông thường vào tháng 7-8, Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã sẽ nhận được hướng dẫn chỉ tiêu kế hoạch hoạt động của Trung tâm DS -KHHGĐ huyện. Đây là các chỉ tiêu hướng dẫn về việc thiết lập các mục tiêu lớn theo chủ trương của Chi cục DS-KHHGĐ tỉnh (Sở Y tế). Hướng dẫn sẽ đưa ra một số chỉ tiêu về dân số hoặc việc cụ thể mà xã cần phải thực hiện. Ví dụ: Năm 2011, Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã có thể nhận được hướng dẫn từ Trung tâm DS-KHHGĐ huyện như sau: - Giảm tỷ lệ sinh con thứ 3 trở lên xuống còn 20%; - Triển khai vận động phấn đấu số cặp vợ chồng mới chấp nhận sử dụng các biện pháp tránh thai trong năm: Triệt sản là 15 người, đặt dụng cụ tử cung là 300 người, thuốc tiêm tránh thai là 50 người, thuốc viên uống tránh thai là 250 người và bao cao su tránh thai là 300 người. Như vậy, Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã có thể sẽ phải nhận nhiệm vụ do cấp trên giao với mục tiêu cao hơn mục tiêu mà xã đặt ra. Vì vậy, Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã phải xem xét các dự kiến về chỉ tiêu và hoạt động của mình có đáp ứng mục tiêu của cấp trên hướng dẫn hay không? nếu chưa đạt phải xem xét nên điều chỉnh ở khâu nào cho phù hợp và báo cáo cấp trên có thẩm quyền xem xét, quyết định. 2.6. Chỉnh kế hoạch dự kiến, đề nghị duyệt kế hoạch hoạt động (giai đoạn 5) Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã thảo luận, xem xét chỉ tiêu hướng dẫn kế hoạch của cấp trên, nếu thấy phù hợp với dự thảo kế hoạch đã xây dựng và có 89 thể thực hiện được mục tiêu này theo hướng dẫn thì tốt. Trong trường hợp gặp nhiều khó khăn thì phải ghi rõ và đưa ra mục tiêu mà mình có khả năng hoàn thành. Mục tiêu, kế hoạch hoạt động sau khi được điều chỉnh sẽ phải gửi cho Trung tâm DS-KHHGĐ huyện phê duyệt làm căn cứ triển khai thực hiện. 2.7. Nhận kế hoạch và giao kế hoạch hoạt động (giai đoạn 6) Sau khi nhận lại kế hoạch công tác năm đã được duyệt từ cấp trên, Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã phải giao các kế hoạch hoạt động cụ thể cho các bộ phận, tổ chức liên quan, người phụ trách và người chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, hoạt động đó và lên lịch kế hoạch thực hiện. Để có thể giao nhiệm vụ và kế hoạch hoạt động cho các cá nhân, tổ chức, Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã cần phải: - Xác định các điều kiện hỗ trợ các hoạt động thực hiện theo đúng thời gian, địa điểm đã được lựa chọn như: Trang thiết bị phụ vụ; kinh phí (nguồn kinh phí) đảm bảo; - Đánh giá năng lực của cá nhân, đơn vị thực hiện ( chức năng, nhiệm vụ, trình độ năng lực cán bộ, cơ sở vật chất...).... - Phân công cá nhân phụ trách, chịu trách nhiệm hoạt động được triển khai 2.8. Viết kế hoạch hoạt động (giai đoạn 7) Sau khi kế hoạch đã được xác dịnh, việc giao kế hoạch hoạt động cho các bộ phận, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm phải được công khai để mọi người cùng tham gia ý kiến và dựa vào đó có chương trình hành động của mình. Bảng kế hoạch hoạt động thường có các nội dung sau: - Tên vấn đề: Vấn đề ưu tiên mà bạn đã lựa chọn. Viết ngắn gọn, rõ ràng. - Mục tiêu: Nêu mục tiêu, dự kiến kết quả đạt được. - Cách giải quyết, công việc cụ thể: Viết rõ, ngắn gọn. - Thời gian thực hiện và kết thúc. - Người thực hiện, người phối hợp. - Nguồn lực đảm bảo: Theo quy định tài chính hiện hành ( trong khuôn khổ cho phép), các trợ giúp đột xuất. - Dự kiến kết quả từng hoạt động. 90 Ví dụ: Năm 2010, xã A có số trẻ sinh ra là con thứ 3 trở lên là 60 cháu, chiếm tỷ lệ 20%. Hãy viết kế hoạch hành động để giải quyết vấn đề sinh con thứ 3 trở lên cao. - Tên vấn đề: Số sinh con thứ 3 trở lên cao (60 trường hợp). - Mục tiêu: Giảm số sinh con thứ 3 trở lên trong năm 2011 (giảm 20 trường hợp). - Cách giải quyết: + Quản lý tốt đối tượng có 2 con trở lên; + Vận động các bà mẹ trong độ tuổi 15-49 đã có 2 con trở lên đăng ký chấp nhận sử dụng biện pháp tránh thai (BPTT). + Cung cấp kịp thời các BPTT Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã A KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG GIẢM SINH CON THỨ 3 TRỞ LÊN NĂM 2011 TT Nội dung hoạt động Thời gian Người thực hiện Người phối hợp Người giám sát Kinh phí Kết quả dự kiến 1 Quản lý tốt đối tượng có > 2 con Hàng tháng CBCT CTV thôn bản Trạm trưởng Y tế Chi thường xuyên Danh sách đối tượng có > 2 con 2 Tuyền truyền, vận động đối tượng có > 2 con chấp nhận thực hiện các BPTT Thường xuyên CTV thôn, bản Cán bộ đoàn thể thôn, bản... CBCT Danh sách đối tượng có > 2 con chưa sử dụng BPTT 3 Đăng ký không sinh con thứ 3 trở lên; Tháng 1, 2, 3 CTV thôn, bản CBCT, Cán bộ đoàn thể thôn, bản... Trạm trưởng Y tế Danh sách đối tượng đăng ký (> 20 chị) 4 Đăng ký sử dụng BPTT Tháng 1, 2, 3 CTV thôn, bản CBCT, Cán bộ đoàn thể thôn, bản... Trạm trưởng Y tế Danh sách đối tượng đăng ký 5 Cung cấp kịp thời các PTTT Thường xuyên CTV thôn, bản CBCT, Cán bộ đoàn thể thôn, bản... Trạm trưởng Y tế Số PTTT được cấp 91 III. LẬP KẾ HOẠCH TUẦN, THÁNG, QUÝ Ở CƠ SỞ Ở tuyến cơ sở (xã, phường) lập kế hoạch (hay thường gọi là chương trình công tác) tuần, tháng, quý thường là lập kế hoạch hoạt động, nên sẽ là kế hoạch công tác của Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã và kế hoạch công tác của cán bộ DS-KHHGĐ xã. 1. Sự cần thiết phải lập chương trình công tác tuần, tháng, quý - Chương trình công tác tuần, tháng rất hữu ích cho cán bộ cơ sở và những người giám sát (Các nhà quản lý đồng cấp và cấp trên ). - Chương trình công tác tuần, tháng sẽ được mô tả chi tiết kế hoạch năm và phải trả lời được các câu hỏi:  Các hoạt động được triển khai khi nào?  Ở đâu?  Ai thực hiện?  Ai phối hợp?  Bằng phương tiện gì?  Nguồn kinh phí là bao nhiêu? Từ đâu? 2. Lợi ích của việc lập chương trình công tác tuần, tháng, quý - Các thành viên trong Ban DS-KHHGĐ xã được phân công công việc cụ thể. - Mỗi người đều biết công việc của người khác. - Thấy rõ được sự cần thiết phải phối hợp công tác. - Thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát, điều hành. 3. Một số yêu cầu khi xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý - Các hoạt động cụ thể phải được thể hiện trên lịch công tác tuần, tháng, quý: Xây dựng các hoạt động cụ thể hàng ngày/tuần cho việc tuyên truyền, vận động, thăm hộ gia đình, ghi chép và kiểm tra số liệu trong sổ hộ gia đình. - Các hoạt động cần được nêu rõ ràng, được sắp xếp hợp lý theo thời gian, nguồn nhân lực và tài chính đã được phê duyệt theo kế hoạch công tác năm. - Các hoạt động như họp giao ban, tập huấn, chiến dịch... cũng phải được thể hiện trên lịch công tác. 92 - Cần chỉ rõ ai là người thực hiện, người phối hợp, địa điểm thực hiện, các phương tiện hỗ trợ và trong thời gian nào (có thể là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng dựa trên mức độ quản lý của kế hoạch ). - Cần đảm bảo tính khả thi của các hoạt động. Có thể điều chỉnh chương trình công tác khi thấy cần thiết. Ví dụ: Mẫu biểu chương trình công tác tuần/tháng/quý. 3.1. Chương trình công tác Quý/tháng của Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã Ủy ban nhân dân xã ..... Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC QUÝ/THÁNG .... NĂM..... T T Nội dung hoạt động Thời gian Địa điểm Người thực hiện Người phối hợp Kinh phí Nguồn kinh phí Kết quả dự kiến 3.2. Lịch công tác tháng/tuần của cán bộ DS-KHHGĐ xã Ủy ban nhân dân xã ..... Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ LỊCH CÔNG TÁC THÁNG/TUẦN TT Thời gian Công việc Địa điểm Người phối hợp Kết quả cần đạt Ghi chú IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH 1. Xây dựng kế hoạch triển khai 93 Tổ chức thực hiện kế hoạch được bắt đầu từ khâu xây dựng kế hoạch công tác DS-KHHGĐ hàng năm và chương trình công tác tuần, tháng, quý trên cơ sở các thông tin quản lý được thu thập từ cấp dưới qua giao ban, qua công tác kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công tác DS -KHHGĐ, các hội nghị chuyên đề về công tác quản lý. Trong đó, xây dựng kế hoạch năm về DS- KHHGĐ là nhiệm vụ quan trọng nhất của cơ quan DS-KHHGĐ các cấp. Căn cứ các quy định cụ thể và hướng dẫn của cấp trên để xác định thời gian thực hiện các nhiệm vụ của công tác kế hoạch. - Thời gian xây dựng kế hoạch năm thường là vào khoảng thán g 7-8 của năm kế hoạch. - Thời gian thực hiện các nhiệm vụ kế hoạch được xác định cụ thể trong chương trình công tác tuần, tháng, quý. 2. Điều hành thực hiện kế hoạch Là giai đoạn phân tích và xử lý thông tin phản hồi của đối tượng quản lý ở các cấp thực hiện, xử lý mối quan hệ giữa các đối tượng quản lý trong việc thực hiện tiến độ, sử dụng các yếu tố đầu vào, bảo đảm kết quả đầu ra và xử lý mối quan hệ giữa đối tượng quản lý ở các cấp thực hiện với các cấp quản lý. Chỉ đạo, điều hành kế hoạch là nhiệm v ụ thường xuyên trong quá trình hoạt động. Ra các quyết định giải quyết những mất cân đối, những thay đổi so với kế hoạch ban đầu, những khó khăn trở ngại, những vấn đề mới phát sinh trong quá trình thực hiện. Để việc chỉ đạo, điều hành có hiệu quả Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã cần phải căn cứ vào các nội dung theo kế hoạch đề ra, bao gồm: - Kế hoạch, chương trình công tác của Ban chỉ đạo DS -KHHGĐ xã; Kế hoạch, chương trình công tác của cán bộ DS -KHHGĐ xã. - Yêu cầu đơn vị, cá nhân thực hiện các hoạt động phải xây dựng kế hoạch hoạt động cụ thể để theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện trên thực tế. Trách nhiệm của Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ (Nhà quản lý chương trình) xã là phải xem xét hoạt động của đơn vị, mối quan hệ gữa các đối tượng quản lý và đảm bảo cho đơn vị làm việc tốt. Cụ thể là: - Phân tích các hoạt động cụ thể (hoặc các chức năng, nhiệm vụ) để phân nhóm hợp lý, bao gồm việc gộp các công việc cụ thể (hoạt động nhỏ) thành hoạt động chính hoặc chia các hoạt động chính thành các công việc cụ thể. - Phân công trách nhiệm và quyền hạn cho mỗi đối tượng quản lý phù hợp với vị trí và năng lực của họ. 94 - Xác định mối quan hệ trên - dưới, mối quan hệ giữa các đối tượng quản lý, giữa đơn vị mình với bên ngoài để sử dụng cán bộ một cách linh hoạt, tạo ra mối quan hệ tốt trong nội bộ đơn vị và giữa các đơn vị với nhau. - Bảo đảm điều kiện làm việc cho cộng tác viên và cán bộ DS -KHHGĐ xã; tạo điều kiện để họ tham gia ý kiến vào các quyết định quan trọng. Trong quá trình tổ chức thực hiện, thường gặp phải nhiều khó khăn như thiếu kinh phí, thiếu phương tiện, tài liệu, người thực hiện có những vướng mắc phát sinh đòi hỏi phải phải điều hành cụ thể. Để điều hành có hiệu quả, Lãnh đạo Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã cần phải: - Xây dựng chương trình công tác chi tiết trên cơ sở kế h oạch đã được phê duỵệt. - Thông báo kế hoạch chi tiết cũng như quyền hạn và trách nhiệm của từng tổ chức đoàn thể, từng cá nhân một cách công khai rộng rãi để họ chủ động xử lý các phần việc cụ thể được giao. - Giao trách nhiệm cho các cộng tác viên DS-KHHGĐ, các đoàn thể quần chúng để chủ động thực hiện và giải quyết các công việc đã được giao. - Tập huấn cập nhật kiến thức cho cộng tác viên thông qua các buổi họp giao ban thường kỳ và sử dụng nhiều hình thực khuyến khích để nâng cao chất lượng hoạt động, yêu nghề nghiệp. - Có thông tin chuẩn xác về tiến độ công việc và các thông tin phản hồi từ nhiều phía để có quyết định đúng đắn. - Duy trì họp thường kỳ Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã để kịp thời rút kinh nghiệm tổ chức thực hiện việc điều phối các hoạt động. Tổ chức thực hiện kế hoạch về DS-KHHGĐ được thực hiện thông qua chương trình mục tiêu trên cơ sở các hợp đồng đã được ký kết giữa cơ quan DS-KHHGĐ với cơ quan thực hiện. Bao gồm cơ chế thực hiện, trách nhiệm của chủ thể quản lý và đối tượng quản lý, tiến độ thực hiện; lựa chọn biện pháp triển khai và các chỉ tiêu kế hoạch của cấp quản lý. 3. Giám sát thực hiện Điều hành kế hoạch được thể hiện thông qua việc đi kiểm tra, giám sát việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ, hoạt động đã được ghi trong kế hoạch, trên cơ sở đó người quản lý có thể ra quyết định để thúc đẩy việc thực hiện kế hoạch hoặc rút kinh nghiệm, điều chỉnh những vấn đề đề tồn tại, vướng mắc trong quá trình thực hiện kế hoạch. 95 - Giám sát, kiểm tra tình thình thực hiện kế hoạch ( công tác kiểm tra, giám sát phải được thực hiện trong suốt thời gian thực hiện kế hoạch ): Nhằm xử lý và giải quyết các khó khăn, vướng mắc hoặc yêu cầu phát sinh của đơn vị, cá nhân thực hiện các hoạt động theo khả năng thông qua các cuộc làm việc hoặc họp với các đơn vị, cá nhân có liên quan. Đối với các khó khăn vượt thẩm quyền, cần báo cáo xin ý kiến, chỉ thị của cấp cao hơn. - Tạo điều kiện để các hoạt động đã ghi trong bảng kế hoạch hành động được thực hiện. Mỗi thay đổi phải được thống nhất trước và được thông báo công khai. 4. Điều chỉnh kế hoạch Căn cứ kết quả thực hiện kế hoạch 6 -9 tháng đầu năm, sự thay đổi của các yếu tố khách quan (khí hậu, môi trường, chính sách...) để điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh thực tế nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng kinh phí được giao theo kế hoạch. Văn bản điều chỉnh kế hoạch, trình Uỷ ban Nhân dân xã và báo cáo Trung tâm DS-KHHGĐ huyện phê duyệt. Thời gian điều chỉnh kế hoạch hàng năm từ tháng 7 đến tháng 10. Khi đã được phê duyệt, kế hoạch được điều chỉnh trở thành p háp quy và cần được tổ chức thực hiện nghiêm túc. 5. Tổng kết và giao kế hoạch Tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch để đánh giá kết quả đạt được, những hạn chế tồn tại và rút ra nguyên nhân của những hạn chế để có biện pháp khắc phục trong năm kế hoạch. Giao kế hoạch để phổ biến kế hoạch công khai đến rộng rãi các đơn vị, cá nhân và tạo điều kiện cho các đơn vị, cá nhân thi đua, kiểm tra lẫn nhau trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch Tổng kết và giao kế hoạch thường được thực hiện vào thời điểm cuối năm hoặc đầu năm mới. Ví dụ: CÁCH TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH + Sau khi đã có kế hoạch hành động cụ thể, cán bộ DS-KHHGĐ sẽ phải tham mưu cho Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã tổ chức cho các đoàn thể, bộ phận, cá nhân thực hiện kế hoạch hành động của họ. + Chuẩn bị phân phối về: Nhân sự, kinh phí, phương tiện cho các bộ phận như truyền thông, quản lý KHHGĐ, quản lý cộng tác viên... trước khi đi vào thực hiện. 96 + Khi tổ chức hoạt động cụ thể, chú ý trả lời những câu hỏi như: Phải là gì? Làm như thế nào? Phải tránh nhữn g gì? Không được quên gì? + Đối với mỗi hoạt động nên ghi lại những kinh nghiệm sau mỗi lần thực hiện để áp dụng về sau. + Phải có thời gian trao đổi với người trực tiếp thực hiện và chắc chắn là họ đã hiểu rõ nhiệm vụ. + Sắp xếp, lồng ghép công việc thành các nhóm hợp lý, thực hiện kế hoạch một cách linh hoạt, mềm dẻo. + Khi thực hiện kế hoạch hành động, nếu mọi việc ổn thỏa, không vướng mắc thì tiếp tục thực hiện. Trong trường hợp cần sự điều chỉnh về mục tiêu, loại bỏ những hoạt động không thích hợp, bổ sung hoạt động mới, phải báo cáo Ban chỉ đạo DS-KHHGĐ xã để xin ý kiến quyết định. Nếu việc điều chỉnh vượt quá thẩm quyền của xã, Ban chỉ đạo DS -KHHGĐ báo cáo Trung tâm DS-KHHGĐ huyện quyết định. Tạo điều kiện để tất cả những gì đã ghi trong bảng kế hoạch hành động phải được thực hiện. Mỗi thay đổi phải được thống nhất và thông báo công khai. CÂU HỎI LƯỢNG GIÁ 1. Hãy nêu khái niệm, tầm quan trọng và nguyên tắc lập kế hoạch? 2. Trình bày nhiệm vụ và các bước lập kế hoạch tác nghiệp ? 3. Trình bày quy trình thực hiện và quy trình tổng hợp kế hoạch? Các thành phần của kế hoạch? 4. Hãy nêu các nhiệm vụ của công tác kế hoạch ở tuyến cơ sở? 5. Những vấn đề tồn tại, thách thức thường gặp về DS-KHHGĐ ở tuyến xã, phường? 6. Tại sao phải lập kế hoạch (chương trình) công tác tuần, tháng, quý ở tuyến xã, phường? Để xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý ở xã cần phải đáp ứng những yêu cầu gì? 7. Để xây dựng mục tiêu của kế hoạch hàng năm phù hợp với khả năng thực tế, các hoạt động nào sau đây là không cần phải tiến hành trong bước xây dựng mục tiêu. a. Đánh giá thực trạng xem mục tiêu đang ở đâu. b. Đánh giá năng lực của tổ chức bộ máy để thực hiện mục tiêu. c. Tầm quan trọng của mục tiêu, ý nghĩa tác động của mục tiêu đến đời sống kinh tế xã hội. d. Khả năng ngân sách để đảm bảo việc thực hiện mục tiêu. 97 8. Có bao nhiêu nguyên tắc cơ bản của lập kế hoạch: a. 3 b. 5 c. 7 d. 9 9. Có bao nhiêu bước khi lập kế hoạch? a. 4 b. 6 c. 8 d. 10 10. Sự khác nhau cơ bản của các phương án hành động khi lập kế hoạch được thể hiện ở một phương án nào sau đây? a. Sự khác nhau trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, mức độ ưu tiên của các hoạt động và hiệu quả mang lại của mỗi phương án hành động. b. Sự khác nhau về kinh phí phân bổ cho các phương án hành động. c. Sự khác nhau về tổ chức đơn vị thực hiện các nhiệ m vụ hoạt động của mỗi phương án hành động. d. Sự khác nhau về thời gian thực hiện các nhiệm vụ hoạt động của mỗi phương án hành động.