Giai đoạn vận hành và khai thác hệ thống dự án

1GIAI ĐOẠN VẬN HÀNH VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG ThS. Nguyễn Khắc Quốc IT Department – Tra Vinh University 2Tổng quan Mục đích - Chuyển giao toàn bộ hệ thống trên diện rộng cho tất cả các đầu mối và cho từng người sử dụng. - Khai thác hệ thống giải các bài toán thực tế. Các công việc chính - Cài đặt hệ thống - Đào tạo người sử dụng - Giúp đỡ tổ chức khai thác hệ thống - Bảo hành - Kiểm toán sau khi hoàn thành dự án. 3Tổng quan Các tài liệu cần có - Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Tài liệu hướng dẫn bảo trì - Tài liệu đào tạo - Tài liệu khai thác quản lý. Các tài liệu cần chuẩn bị - Hồ sơ bảo hành - Giới thiệu các khả năng phát triển tiếp của hệ thống: chào hàng bán sản phẩm mới 48.1 Nhập đề - Điều cơ bản ở đây là toàn bộ nhóm thực hiện dự án chưa thể giải tán. - Có thể có những vấn đề còn nảy sinh do người sử dụng phát hiện khi khai thác thực tế. - Nhiệm vụ chủ yếu của giai đoạn này là bảo hành trong thời kì mà tổ dự án phải giải quyết tất cả các vấn đề nảy sinh trong hệ thống. - Tổ chức cuộc họp tổng kết dự án để rút kinh nghiệm, khắc phục những sai sót phạm phải trong dự án. - Điểm mốc quan trọng là đưa ra hệ thống tác nghiệp đầy đủ và tiếp tục triển khai dự án ở giai đoạn sau. 58.2 Dịch vụ bảo hành - Nhóm dự án phải giải quyết mọi vấn đề nảy sinh do lỗi của các lập trình viên, miễn phí trong một thời khoảng đã quy định. - Thông thường thời hạn này là 6 tháng, cho đến 1 năm. - Có thể tiến hành theo một trong 3 cách: + Cử một bộ phận thường trực ở chỗ của người sử dụng để trực tiếp giải quyết mọi vấn đề nảy sinh. + Cử một ai có thể trao đổi bằng một cách nào đó về một vấn đề nảy sinh trong hệ thống qua điện thoại. + Có ai đó có thể giải quyết trực tiếp mọi vấn đề có liên quan ngay sau khi nhận được điện thoại. 68.2 Dịch vụ bảo hành (tt) - Việc cử người túc trực là rất khó. - Để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả, nên kết hợp đào tạo người sử dụng trong giai đoạn này. - Hai tháng tiếp sau đó phải luôn đảm bảo lúc nào cũng có người trao đổi vấn đề qua điện thoại các vấn đề chuyên môn có liên quan, - Ba tháng tiếp theo phải bố trí người để có thể giải quyết vấn đề qua điện thoại theo các vấn đề chuyên môn có liên quan, - Ba tháng tiếp theo phải bố trí người để có thể giải quyết vấn đề nảy sinh ngay 4 tiếng sau khi nhận được thông báo qua điện thoại. 78.2 Dịch vụ bảo hành (tt) - Cần chú ý trong mọi trường hợp, các hạng mục bảo hành chỉ đảm bảo rằng sẽ có người tiếp nhận vấn đề, chứ không được nói rõ sau bao lâu mọi vấn đề sẽ được giải quyết. - Các hãng sản xuất phần cứng, phần mềm như hãng DEC thường bảo hành theo cách sau: + Khi có một vấn đề nào đó nảy sinh và có người gọi điện đến, hãng hứa là sẽ cử một kỹ thuật viên đến ngày đó, chẳng hạn sau vài giờ. + Nếu nhân viên này không giải quyết được sau 8 giờ, thì hãng cử một nhân viên khác và cứ như vậy tiếp tục cho đến khi nhóm tác giả sản phẩm được điều đến. 88.3 Chào hàng bán sản phẩm, thực hiện các dự án tiếp Một trong những lỗi mà nhà quản lý dự án mắc phải là: + Họ hay quên một thực tế là một dự án khi kết thúc tốt đẹp, thường sẽ dẫn tới các dự án khác, + Nếu nhóm dự án muốn triển khai kinh doanh, bán sản phẩm, thì giai đoạn vận hành là cơ hội tuyệt vời để họ quảng cáo cho dự án tiếp theo, phiên bản 2 của dự án đầu tiên. - Nếu có những thay đổi cần thiết hay những trục trặc nào đó, phiên bản 2 của sản phẩm có thể tích hợp cả những thay đổi này. - Đây cũng chính là lý do cần phải ghi lại tất cả các yêu cầu thay đổi theo khuôn dạng quy định trong “Phiếu yêu cầu sửa đổi”. 98.4 Bảo trì hệ thống - Khi vận hành hệ thống, người sử dụng luôn có nhu cầu: + Thay đổi hệ thống để nâng cao chất lượng + Đưa thêm vào nhiều tính năng mới + Chỉnh sửa những tồn tại - Phần lớn các trường hợp là do công việc của người sử dụng thay đổi làm cho những yêu cầu của họ cũng thay đổi theo. - Trong một số phương pháp, người ta gộp việc bảo trì hệ thống vào trong các quá trình phát triển. - Việc bảo trì sẽ tiếp tục trong một thời gian đầu. - Theo thống kê của NASA và DEC chi phí bảo trì thường gấp bảy lần các chi phí xây dựng hệ thống ban đầu. - Để kết thúc dự án một cách tốt đẹp, việc bảo trì hệ thống nên được xem như phần tách rời, sau khi thời hạn bảo hành kết thúc. 10 8.5 Hợp đồng đánh giá sau khi kết thúc dự án - Kết thúc dự án là phiên họp xem xét lại quá trình thực hiện dự án. - Mục đích cuộc họp này là ghi nhận những gì hoàn thành tốt, những gì có thể nâng cao để đưa ra những gợi ý cho những dự án tiếp theo, - Thu thập các thống kê về các số liệu thực tế và kế hoạch để đánh giá sát hơn. - Cuộc họp cần phải có biên bản để tiện cho các xử lý sau. 11 8.6 Danh sách các công việc trong giai đoạn vận hành - Toàn bộ dự án được coi là kết thúc khi: + Hệ thống được xây dựng hoàn chỉnh và vận hành tốt + Đã khắc phục các điểm yếu trong hệ thống cũ. + Người sử dụng đầu cuối đã được đào tạo và hoàn toàn quen thuộc với hệ thống mới. + Đã bảo hành xong. - Người quản lý phải đảm bảo rằng đã hứa gì phải thực hiện đầy đủ. - Có bảo cáo tổng kết dự án trong đó nêu rõ những mục và kinh nghiệm có thể có ích cho các dự án sau. - Trách nhiệm và phương pháp bảo trì 12 8.7 Kết thúc vận hành - Nên gộp các chi phí bảo hành trong bản dự thầu đầu tiên. - Nếu không làm như vậy, không thể nhận được tiền thù lao bổ sung cho giai đoạn bảo hành, sau khi bàn giao sản phẩm. - Nếu có những động tác để người sử dụng hài lòng. - Cần chú ý rằng các ấn tượng ban đầu rất quan trọng! 13 Câu hỏi thảo luận 1. Các cách thức tiến hành bảo hành 2. Tại sao giai đoạn vận hành là một dịp may để ký hợp đồng tiếp theo? 3. Tại sao phải bảo trì hệ thống không được coi là một phần trong dự án? 4. Tại sao phải tổ chức cuộc họp tổng kết sau khi hoàn tất dự án. Trong cuộc họp này cần phải nhấn mạnh những vấn đề gì? 5. Những điểm mốc trong giai đoạn vận hành.