Đồng bộ dữ liệu với nhiều thiết bị

Mỗi ngày, bạn phải làm việc với hàng tá thiết bị như máy tính, điện thoại… nhưng để các thiết bị có thể giao tiếp được với nhau đòi hỏi bạn phải có một chút khéo léo. Hiện nay, bút nhớ và đĩa quang đang là những phương tiện lưu trữ quen thuộc của mọi người. Tuy nhiên, dữ liệu trên đó có thể được lưu trữ với nhiều bản khác nhau. Và bạn sẽ gặp không ít khó khăn để tìm xem bản nào là mới nhất. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách thức đồng bộ dữ liệu được lưu trữ trên nhiều thiết bị. Mỗi ngày, bạn phải làm việc với hàng tá thiết bị như máy tính, điện thoại… nhưng để các thiết bị có thể giao tiếp được với nhau đòi hỏi bạn phải có một chút khéo léo. Bạn có thể dùng các thiết bị gắn ngoài để truyền nhận tập tin, nhưng các thiết bị này thường giới hạn về dung lượng lưu trữ, giá thành cao, tốc độ truy xuất chậm. Giải pháp đồng bộ hóa sẽ giúp giải quyết bài toán truyền nhận dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau. Một số chương trình, tiện ích miễn phí giúp bạn luôn cập nhật những tập tin quan trọng, giao tiếp dễ dàng với các thiết bị để bàn hay di động. Việc đồng bộ dữ liệu sẽ giúp bạn truy cập được những dữ liệu mới nhất. Các thiết bị khác nhau sẽ có những khuyết điểm khác nhau. Điều này ít nhiều ảnh hưởng đến quá trình đồng bộ dữ liệu của bạn. Bài viết này sẽ đề cập đến 2 dạng đồng bộ: giữa hai máy tính có nền tảng khác nhau và từ máy tính đến thiết bị di động. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm bài “đồng bộ dữ liệu cá nhân” (ID:A0912_147). Hình 1: Hãy dùng tính năng nâng cao của Syncback một cách khéo léo, nếu không bạn sẽ phải nhận hàng trăm pop-up cảnh báo về xung đột phiên bản tập tin. Đồng bộ giữa hai máy tính có nền tảng khác nhau Để đồng bộ trực tiếp giữa một máy tính chạy HĐH Windows với một máy tính HĐH Mac, đầu tiên bạn phải chắc rằng cả hai máy tính đã kết nối mạng và chia sẻ thư mục. Tuy nhiên, việc thiết lập này có thể vấp phải một số trục trặc trên máy tính chạy HĐH Mac OS X, vì vậy bạn nên đọc kỹ phần hướng dẫn ở trang web Một khi, trên máy Windows, bạn có thể truy cập vào thư mục chia sẻ của máy Mac, thì đây là lúc bạn có thể bắt đầu thực hiện việc đồng bộ dữ liệu. Hãy truy cập vào trang 2BrightSparks (www.2brightsparks.com), tải về và cài đặt chương trình SyncBack Freeware. Trong khi chương trình đang cài đặt vào máy Windows, bạn hãy mở Windows Explorer, tìm đến thư mục chia sẻ của máy Mac. Nhấn phải chuột vào thư mục chia sẻ và thực hiện ánh xạ (map) thư mục này thành một ổ đĩa mạng trên máy Windows. Khi SyncBack Freeware cài đặt hoàn tất, bạn hãy chạy chương trình và tạo một profile. Profile này sẽ đại diện cho đường liên kết giữa một thư mục nằm trên máy Mac với một thư mục nằm trên máy Windows. Sau khi bạn đặt tên cho profile, một bảng đầy đủ các tùy chọn thiết lập sẽ xuất hiện. Nếu bạn muốn sao lưu một chiều giữa thư mục được ánh xạ từ máy Mac với thư mục trên Windows (hoặc ngược lại), thì ô tùy chọn backup đầu tiên là cái bạn cần. Tuy nhiên, bài viết này đề cập đến việc đồng bộ hóa dữ liệu nhằm đảm bảo cả hai máy MAC và Windows đều có dữ liệu như nhau. Chọn một thư mục trên máy Windows là nguồn dữ liệu, chọn thư mục đã ánh xạ từ máy Mac - bây giờ là ổ đĩa mạng trên máy Windows - là thư mục đích. Tiếp theo chọn ô tùy chọn đồng bộ (synchronization) theo dạng nguồn, đích và nhấn OK. Một bảng thiết lập quá trình đồng bộ sẽ xuất hiện phía dưới danh sách các tùy chọn; để tùy chỉnh, hãy nhấn vào thẻ Advanced. Chọn các tùy chọn trong thẻ Filter để thêm hoặc bớt dữ liệu bên trong thư mục - điều này hữu ích nếu bạn không muốn đồng bộ một loại dữ liệu nào đó, chẳng hạn tất cả tập tin âm nhạc trong thư mục tải về của máy Windows. Cuối cùng, nhấn OK để chấp nhận việc thiết lập profile. Bạn có thể tạo nhiều profile để thực hiện các nhiệm vụ đồng bộ dữ liệu khác. Bạn có thể thực hiện quá trình đồng bộ trực tiếp trên chương trình SyncBack hoặc để Widows tự chạy đồng bộ dựa vào thời gian bạn đã thiết lập. Để lập kế hoạch tự chạy cho Windows, bạn click phải chuột trên profile vừa tạo và chọn Schedule. Nhấn nút set password và nhập mật khẩu cùng tài khoản Windows của bạn (Windows User Account). Sau đó nhấn thẻ Settings và thiết lập số lần thực hiện đồng bộ. Hãy nhớ, quá trình này sẽ chỉ vận hành nếu máy Mac đang chạy và máy Windows có thể truy cập được vào ổ đĩa mạng - đã ánh xạ từ máy Mac - trong quá trình khởi động. Hình 2: Dùng ứng dụng Dropbox cho iPhone để xem nội dung trong thư mục Dropbox và mở các tài liệu Word, bảng tính Excel, định dạng tập tin PDF, âm thanh .wav và phim là .mov hoặc .mp4. Đồng bộ từ máy tính đến điện thoại và các thiết bị di động Đây là một cách hiệu quả để đồng bộ lịch làm việc, e-mail, danh sách liên lạc và các tập tin từ máy tính đến thiết bị di động. Nếu đang dùng iPhone, bạn sẽ nhận ra rằng các tùy chọn đồng bộ có sẵn trong phần mềm iTunes của Apple rất thích hợp cho việc đồng bộ dữ liệu với Windows Mail, Outlook, IE và Safari cũng như hình ảnh, video, các thư mục âm nhạc. Tất cả các tùy chọn này đều tập trung dưới thẻ Info khi bạn nhấn vào thiết bị iPhone trong iTunes. iTunes không hỗ trợ việc đồng bộ tập tin và thư mục giữa máy tính với ổ cứng của iPhone, nhưng bạn có thể dùng Dropbox (www.getdropbox.com) để khắc phục nhược điểm này. Khi cài đặt ứng dụng, bạn sẽ có 2GB dung lượng lưu trữ miễn phí, dựa vào giải pháp lưu trữ đám mây, trên thư mục Dropbox nằm trong thư mục My Document của máy tính. Bất cứ tập tin nào bạn chỉ định đến thư mục này đều sẽ được đồng bộ đến thư mục Dropbox. Bạn có thể cài ứng dụng Dropbox miễn phí trên iPhone, và có thể truy cập bất cứ tập tin nào có thể đọc trên iPhone trong lúc di chuyển. Nếu dùng BlackBerry, điện thoại HĐH Android, hay một thiết bị chạy HĐH Windows Mobile, thì công cụ thích hợp để đồng bộ là SugarSync (www.sugarsync.com). Chức năng của công cụ này tương tự như Dropbox. Để di chuyển các tập tin mà bạn muốn đồng bộ vào thư mục có 2GB dung lượng miễn phí, bạn hãy chỉ định chúng vào một thư mục chia sẻ. Tùy thuộc vào chức năng có trên điện thoại, bạn có thể hiệu chỉnh tập tin, xem, chia sẻ và gửi chúng từ xa. Trang web SugarSync cung cấp cho bạn các ứng dụng phù hợp với từng dòng điện thoại cụ thể cũng như các hướng dẫn sử dụng chúng. Đối với các điện thoại chạy các phiên bản HĐH Windows Mobile khác nhau, bạn có thể vào Windows Mobile Device Center (find.pcworld.com/64058) để đồng bộ email, địa chỉ liên lạc, lịch làm việc và các tập tin đa phương tiện giữa Vista hoặc Windows 7 với thiết bị di động qua cổng USB. Các hệ thống chạy Windows XP có thể dùng công cụ ActiveSync (find.pcworld.com/64059) để thực hiện các tác vụ đồng bộ tương tự như trên. Nếu bạn truy cập Microsoft Exchange Server, bạn có thể dùng ứng dụng để đồng bộ dữ liệu không dây. Một lựa chọn cho trường hợp này là dùng Google Sync (find.pcworld.com/64060), cụ thể là Exchange Server của Google sẽ bảo đảm dữ liệu luôn được cập nhật mà không cần phải có dây kết nối đến máy tính. Tùy theo loại thiết bị mà người dùng có thể lựa chọn ứng dụng phù hợp, các công cụ Google là một điển hình. Hình 3: Bạn có thể kết nối thiết bị di động với Windows Mobile Device Center qua kết nối bluetooth hoặc hồng ngoại nếu hệ thống của bạn hỗ trợ.