Đề tài Tạo lập các bảng tính Excel để giải quyết bài toán: Theo dõi doanh thu bán điện của một chi nhánh điện thành phố trong 1 quý của năm

ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA: TÀI CHÍNH-NGÂN HÀNG ***@*** BÀI THẢO LUẬN NHÓM ----@---- MÔN: Tin học đại cương ĐỀ BÀI: Tạo lập các bảng tính Excel để giải quyết bài toán: Theo dõi doanh thu bán điện của một chi nhánh điện thành phố trong 1 quý của năm NHÓM THỰC HIỆN: Nhóm 8 LỚP HỌC PHẦN: 1107INFO0111 Hà nội 2011 Mục lục I.Lời mở đầu 4 1.Giới thiệu chung về Microsoft Excel 4 a)Khái niệm 4 b)Khởi động và kết thúc làm việc với Excel 4 c)Ưu, nhược điểm 6 2.Tệp bảng tính (Workbook) và trang bảng tính (Worksheet) 6 a)Workbook 7 b)Worksheet 9 3.Quản trị dữ liệu trên bảng tính 10 a)Khái niệm cơ bản 10 b)Dữ liệu 11 c)Công thức 12 d)Tự động nhập dữ liệu 14 e)Sử dụng các loại địa chỉ 15 f) Sử dụng hàm 16 g)Sắp xếp CSDL 19 h)Lọc, trích rút các bản ghi 20 i)Tổng hợp dữ liệu theo nhóm (Subtotals) 22 4.Hiệu chỉnh bảng tính 22 a)Xóa dữ liệu 22 b)Di chuyển và sao chép nội dung các ô hay khối 22 c)Phục hồi dữ liệu 23 d)Xóa ô, khối, hàng, cột 23 e)Chèn ô, khối, hàng, cột 23 5.Định dạng bảng tính 24 a)Định dạng ô 24 b)Định dạng cột, hàng 24 c)Định dạng bảng tính 26 6.Biểu đồ 26 a)Giới thiệu về biểu đồ 26 b)Các bước tạo biểu đồ 28 c)Hiệu chỉnh biểu đồ 29 II.Nội dung 29 1.Đặt và phân tích bài toán 29 Đề bài 29 Cấu trúc các bảng 30 2.Tạo lập bảng tính 33 III.Kết luận 36 Cơ sở lý thuyết Giới thiệu chung về Microsoft Excel Khái niệm Microsoft Excel là chương trình thuộc bộ phần mềm Microsoft Office được sử dụng trong hầu hết tất cả các văn phòng trên toàn thế giới của hãng Microsoft. Excel là phần mềm chuyên dụng cho công tác văn phòng và xử lý bảng biểu. Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh họa… Khởi động và kết thúc làm việc với Excel Khởi động Excel Có nhiều cách để khởi động Excel nhưng hai cách thông thường là: Cách 1: Kích đúp chuột vào shortcut Excel trên desktop Cách 2: Kích chuột vào nút Start Programs Microsoft Office Microsoft Excel Khi đó một tệp bảng tính trống được mở có tên tạm thời là Book1. Tên của các tệp bảng tính trong Excel có phần đuôi là .xls Cửa sổ Excel sau khi khởi động sẽ có dạng như sau: Trong đó: 1-Thanh tiêu đề của cửa sổ Excel 2- Thanh công cụ, chứa các công cụ để định dạng nội dung trong Excel. 3- Thanh Menu, cung cấp các menu xổ xuống với nhiều tùy chọn. 4- Vùng nội dung, nơi nhập dữ liệu, tính toán và trình bày bảng tính của mình. 5- Hộp Name, cho biết chính xác tên của mỗi ô đang được chọn, tên của mỗi ô đều tuân theo quy tắc dọc – ngang, tức là ô thuộc hàng dọc chữ gì và hàng ngang thứ mấy. 6- Thanh Formula: Khi nhập nội dung vào ô, nội dung đó đồng thời cũng xuất hiện trên thanh này. 7- Tab Sheet: Chứa các mẫu trang tính khác nhau, mặc định mỗi bảng tính Excel có 3 trang tính, có thể thêm hoặc bớt số trang này. Kết thúc làm việc với Excel Trước khi kết thúc phiên làm việc với Excel, phải lưu giữ kết quả làm việc trên đĩa từ. Để đề phòng các sự cố nên thường xuyên thực hiện thao tác lưu giữ tránh mất dữ liệu. Để lưu giữ có thể chọn một trong hai phương pháp: Cách 1: Kích nút Save trên thanh công cụ Cách 2: Menu File Save Lần đầu tiên lưu phải gõ tên tệp vào ô File Name, trong đó tên tệp là một dãy không quá 255 kí tự. Tên tệp có thể có dấu cách nhưng không được chứa các kí tự: \ / : ? * “ | Để kết thúc làm việc với Excel có thể chọn một trong ba cách sau: Cách 1: Kích vào nút (góc trên bên phải cửa sổ) Cách 2: Menu File Exit Cách 3: Ấn tổ hợp phím Alt + F4 Ưu, nhược điểm Ưu điểm Bên cạnh các công cụ  phân tích số liệu đơn giản dễ sử dụng, Excel còn cung cấp nhiều công cụ mạnh khác cho kỹ thuật, khoa học và phân tích tài chính. Bạn có thể dùng Excel để tạo lập cơ sở dữ liệu hay danh mục thông tin. Các tính năng như Data Form giúp bạn nhanh chóng thêm, bớt và tìm kiếm các bản ghi. Bạn cũng có thể sắp xếp và lọc dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Sử dụng các tính năng như outlining hay pivot table, bạn có thế tổng hợp số liệu theo nhiều góc độ khác nhau. Bạn có thể dùng Goal Seek và Solver để tìm lời giải tối ưu cho các vấn đề tài chính. Các tính năng khác của Excel như AutoFill, AutoComplete, và Pick From List cho phép bạn tăng tốc nhập liệu. Bạn có thể sử dụng Template Wizard để tạo nên những mẫu nhập liệu có kiểu dạng chuyên nghiệp. Biểu mẫu có thể chứa các hộp điều khiển như hộp kiểm tra, thanh trượt. Excel không đòi hỏi người dùng phải có kiến thức chuyên sâu về cơ sở dữ liệu. Bản chất của mô hình bảng tính hoàn toàn phù hợp với việc tạo danh sách. Nếu chỉ cần tạo danh sách dữ liệu, Excel sẽ là giải pháp tối ưu. Excel có nhiều khả năng phân tích. Người dùng có thể khai thác toàn bộ khả năng phân tích dữ liệu của Excel mà không cần đến một chương trình nào khác. Nhược điểm Kích thước của một trang bảng tính (Wordsheet) trong Excel 2003 khá nhỏ - gồm 65536 hàng và 256 cột. Tuy nhiên, nhược điểm này của Excel đã được Microsoft khắc phục trong phiên bản Excel 2007 với 1.048.576 hàng và 16.384 cột trong một wordsheet. Tệp bảng tính (Workbook) và trang bảng tính (Worksheet) WorkBook Giới thiệu: Tệp bảng tính là tệp Excel có cấu trúc bảng. Mỗi tệp bảng tính có thể có từ 1 đến 255 bảng tính (Sheet). Workbook dùng để lưu trữ các dữ liệu, đồ thị, marco,… có liên hệ với nhau. Tập tin Workbook có phần mở rộng là .ods. Có thể mở đồng thời nhiều Workbook, mỗi Workbook có cửa sổ riêng. Tuy nhiên, không nên mở quá nhiều cùng một lúc vì sẽ tốn bộ nhớ của hệ thống. Theo mặc định, mỗi lần tạo bảng tính mới thì Open Office.org Calc sẽ tạo 3 bảng tính trắng đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Sau này chúng ta có thể chèn thêm các trang mới và chúng được đặt tên là Sheet4, Sheet5… Các thao tác cơ bản về Workbook: - Mở một Workbook mới: Menu File New Spreadsheet hoặc vào biểu tượng trên thanh công cụ. - Mở một Workboook đã có: Menu File Open chọn đường dẫn đến thư mục cần mở, hoặc Ctrl+O hoặc vào biểu tượng trên thanh công cụ. - Lưu và đặt tên: Menu File Save hoặc Ctrl+S hoặc vào biểu tượng trên thanh công cụ. Lưu ý khi đặt tên file không nên gõ dấu. -Đóng một Workbook: Menu File Close. Bảo vệ tệp bảng tính (Workbook) -Lưu tệp bảng tính có bảo vệ: File Save As Tools General Options +Always create backup: Tạo tập tin dự phòng khi lưu. Tệp tin này sẽ có tên là Backup of .xls được lưu cùng thư mục với tệp tin gốc. +)Password to open: mật khẩu chống mở. Mật khẩu này tối đa 15 ký tự, có phân biệt chữ hoa chữ thường. Sau khi nhập mật khẩu xong, nhấn nút OK, Excel sẽ yêu cầu gõ lại mật khẩu lần nữa trong hộp hội thoại Confirm Password. +)Read-only recommended: Nếu đánh dấu ô này thì khi mở bảng tính Excel sẽ hỏi xem cần mở bảng tính ở chế độ nào (chỉ đọc hay cho sửa nội dung) -Bảo vệ các đối tượng trong tệp bảng tính (Workbook): Tools Protection Protect Workbook +)Password: Đặt mật khẩu bảo vệ +)Structure: Không cho thay các WorkSheet của Workbook +)Windows: Không cho thay đổi kích thước hay di chuyển cửa sổ OK -Tự động lưu tệp bảng tính: Tools Add-Ins Đánh dấu hộp kiểm tra AutoSave OK rồi vào lại Tools AutoSave +)Automatic save every: tự động lưu sau số phút được chỉ định +)Save Active Workbook only: chỉ lưu Workbook đang làm việc +)Save all Open Workbook: Lưu tất cả các Workbook đang mở +)Prompt before Saving: Hỏi người sử dụng trước khi lưu OK WorkSheet Giới thiệu: Là tập hợp của các cột (Column) và các hàng (Row). Giao của 1 cột và 1 hàng gọi là ô (Cell). Trên 1 Sheet gồm có: +) 65.536 hàng được đánh địa chỉ từ 1,2,3….16384. +) 256 cột được đánh địa chỉ từ A, B, C…Z, AA, AB, AC…AZ,…IV. +) 256 * 65.536 = 16.777.216 ô, địa chỉ ô được đánh dựa vào địa chỉ cột và địa chỉ hàng Các thao tác cơ bản về Worksheet: Sheet đang làm việc hoặc Sheet đang được chọn gọi là Sheet hiện hành. Muốn chọn Sheet nào ta kích vào Sheet đó trên Sheet Tab. Nếu chọn đồng thời nhiều bảng tính thì ấn giữ phím Ctrl và kích chuột vào các bảng tính được chọn. +)Di chuyển và chọn các đối tượng trên bảng tính (worksheet) -Di chuyển trên bảng tính: là thay đổi ô kích hoạt. Có thể di chuyển bằng 2 cách Cách 1: Sử dụng phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển Cách 2: Sử dụng thanh cuốn để đưa ô cần chọn ra màn hình rồi kích chuột vào ô đó -Chọn một khối: kéo di chuột từ một ô ở góc nào đó của khối đến ô ở góc đối diện. Ô được chọn đầu tiên trong khối là ô được kích hoạt. -Chọn một hàng hay một cột: kích ở tên của hàng hay cột đó. Muốn chọn nhiều hàng hay nhiều cột liên tiếp nhau, kéo di chuột từ tên hàng hay tên cột đầu tiên đến tên hàng hay cột cuối cùng. Ô được chọn đầu tiên trong khối là ô được kích hoạt. -Chọn nhiều đối tượng không liền kề nhau: chọn đối tượng đầu tiên, nhấn giữ phím Ctrl và kích chọn tiếp các đối tượng khác +)Chèn bảng tính: Chọn bảng tính đứng sau bảng tính cần chèn Insert Worksheet +)Xóa bảng tính: chọn các bảng tính muốn xóa Edit Delete sheet OK +)Đổi tên bảng tính: kích đúp vào tên bảng tính cần đổi tên ở Sheet Tab gõ tên mới rồi ấn Enter +)Ẩn bảng tính: kích chọn bảng tính muốn ẩn Format Sheet Hide +)Hiện các bảng tính bị ẩn: Format Sheet Unhide chọn bảng tính muốn hiện lại OK +Sao chép bảng tính: -Sao chép cùng một workbook: chọn bảng tính muốn sao chép Ấn giữ phím Ctrl và di chuột đến vị trí để bảng tính mới trên Sheet Tab rồi thả chuột -Sao chép giữa hai workbook: Mở hai workbook nguồn và đích Windows Arrange Tiled OK rồi chọn workbook nguồn Ấn giữ phím Ctrl và di chuột đến vị trí cần sao chép trên Sheet Tab của workbook đích rồi thả chuột Bảo vệ các thành phần trong worksheet Chọn phạm vi, đối tượng cần bảo vệ Format Cells Protection -Locked: không cho soạn thảo hay thay đổi -Hidden: không cho hiện nội dung ô trên thanh công thức OK Chọn tiếp Tools Protection Protect Sheet -Contents: không cho sửa nội dung các ô -Object: không cho sao chép di chuyển đối tượng -Scenarios: bảo vệ Scenarios Quản trị dữ liệu trên bảng tính Khái niệm cơ bản Cơ sở dữ liệu ( CSDL ) là một bảng gồm tối thiểu 2 dòng: + Dòng 1: lưu trữ các thuộc tính của dữ liệu được lưu trữ. + Dòng 2: chứa nội dung của thuộc tính. Các vùng trên CSDL: gồm 3 vùng + Vùng CSDL chuẩn (database): đây là vùng có chứa dữ liệu của CSDL (hay là một bảng CSDL) + Vùng tiêu chuẩn (criteria): Chứa các điều kiện mà ta xét, không được giao với vùng CSDL chuẩn và vùng có ít nhất 2 dòng: Dòng 1: tên cột của dữ liệu Dòng 2: điều kiện ( Nếu chỉ sự giao nhau thì các điều kiện nằm trên cùng 1 dòng, nếu chỉ sự hợp nhau thì các điều kiện nằm ở các dòng khác nhau ) + Vùng kết xuất dữ liệu (extract): chứa các dòng dữ liệu của CSDL đang xét hoặc thỏa mãn các diều kiện của vùng tiêu chuẩn. Dữ liệu Dữ liệu trong một ô tính có thể thuộc một trong các kiểu sau đây: số, văn bản, ngày tháng, logic (true, false), công thức. Công thức chứa dữ liệu, các phép toán, các địa chỉ và các hàm. Mỗi ô của bảng tính chỉ có thể chứa duy nhất một kiểu dữ liệu bất kì trong các kiểu dữ liệu nói trên. Muốn chứa kiểu dữ liệu khác, phải xóa nội dung cũ hoặc định dạng lại dữ liệu đã có trong ô đó. Dữ liệu kiểu số (Number) Gõ số liệu thông thường để nhập dữ liệu kiểu số. Tuy nhiên, có một số kí tự đặc biệt như , . % $ E. Trong đó, dấu , dùng để ngăn cách hàng nghìn, hàng triệu; dấu . dùng để ngăn cách giữa phần nguyên và phần thập phân; dấu % để biểu diễn số phần trăm; dấu $ dùng để biểu diễn dạng tiền tệ; dấu E dùng để biểu diễn số quá lớn hoặc quá bé dưới dạng dấu phẩy động. Ví dụ: 241,823,062.15; 32%; $20.5; 1.27E+25 Chú ý: Để thay đổi vai trò giữa dấu . và dấu , cho phù hợp với người Việt Nam, tiến hành như sau: Tools Options International Bỏ chọn ở ô Use system separators Gõ dấu phẩy vào ô Decimal separator và gõ dấu chấm vào ô Thousands separator OK Các nút được dùng để tăng, giảm số chữ số thập phân. Nếu dãy số có độ dài lớn hơn độ rộng cột thì Excel chuyển đổi về dạng dấu phẩy động (E). Nếu độ rộng cột quá nhỏ, không hiển thị được dãy số quá dài thì sẽ xuất hiện dãy #### trong ô. Khi đó phải tăng độ rộng cột. Dữ liệu kiểu số luôn được căn thẳng lề phải của ô. Dữ liệu kiểu văn bản (Text) Gõ dãy các chữ, số, ký tự khác bình thường để nhập dữ liệu kiểu văn bản. Để máy hiểu một số là một hằng văn bản, phải đặt số đó sau dấu nháy đơn. Dữ liệu kiểu văn bản luôn được căn thẳng lề trái của ô. Dữ liệu kiểu thời gian (Time) Dạng ngầm định là tháng/ngày/ năm giờ:phút. Để có dạng ngày/tháng/năm theo cách viết của người Việt Nam, ta tiến hành như sau: Start Control Panel Regional Settings Date Trong ô Short date format gõ dd/mm/yy hoặc dd/mm/yyyy OK. Sửa đổi dữ liệu Khi đang vào dữ liệu, có thể dùng phím xóa lùi để xóa kí tự vừa gõ vào. Không thể dùng các phím di chuyển để di chuyển con trỏ. Muốn sửa dữ liệu của một ô: Kích hoạt ô đó Sửa chữa trên thanh công thức hoặc kích đúp vào ô đó rồi sửa chữa ngay trong ô hoặc trên thanh công thức. Công thức Khái niệm Công thức có dạng =Biểu thức. Trong đó, Biểu thức là một dãy các hằng, các địa chỉ ô, các hàm được liên kết với nhau bởi các phép toán hoặc các dấu ngoặc đơn. Các phép toán Các phép toán số học: +,-,*,/,^,% Phép toán ghép văn bản (nối chuỗi): & Các phép toán quan hệ: >,>=, Thứ tự ưu tiên trong giá trị công thức 1)Trong dấu ngoặc đơn () 2)Lấy số âm – 3)Lấy phần trăm % 4)Lũy thừa ^ 5)Nhân và chia * / 6)Cộng và trừ + - 7)Nối chuỗi văn bản & 8)Các phép toán so sánh =, , =, Nếu cùng một thứ tự ưu tiên thì thực hiện từ trái qua phải. Nhập công thức +) Chọn ô cần nhập công thức gõ dấu = gõ các thành phần của biểu thức ấn Enter Chú ý: Có 2 cách để đưa địa chỉ ô vào trong công thức Cách 1: Dùng bàn phím gõ vào Cách 2: Kích vào ô cần nhập địa chỉ, khi đó có một đường viền chuyển động nhấp nháy quanh ô. Đối với ô ở workbook khác hoặc sheet khác thì ta phải mở workbook hay sheet đó ra rồi mới kích vào ô cần chọn. Trên thực tế hay dùng cách 2 hơn vì nhanh chóng và chính xác hơn cách1. +) Các lỗi có thể gặp khi nhập công thức: #DIV/0 (chia cho không) #N/A (không dò thấy trị dò tìm) #NAME? (trong công thức có văn bản hay tên vùng mà Excel không xác định được) #NULL! (chỉ định phần giao nhau giữa hai vùng nhưng thực tế hai vùng đó không giao nhau) #NUM! (dữ liệu trong công thức có lỗi) #REP! (tham chiếu đến một địa chỉ không hợp lệ) #VALUE! (sai kiểu) Để sửa công thức: kích đúp vào ô cần sửa công thức Sửa nội dung công thức ấn Enter hoặc sửa trên thanh công thức rồi ấn Enter. Tự động nhập dữ liệu Dùng Fill Handle Nhập dữ liệu vào các ô (1 hoặc 2 ô) Chọn phạm vi dữ liệu vừa nhập Đưa con trỏ tới góc dưới bên phải khối vừa chọn, sao cho xuất hiện dấu + Di chuột trong phạm vi để tự động điền dữ liệu +)Trong trường hợp nhập dữ liệu 1 ô: -Nếu là số thì các ô được điền có giá trị không đổi -Nếu là văn bản thì các ô được điền có giá trị không đổi -Nếu là văn bản có số ở bên phải thì các ô được điền có giá trị số tịnh tiến một đơn vị còn văn bản thì không -Nếu là công thức thì địa chỉ tương đối được điều chỉnh cho phù hợp -Nếu là giờ, thứ, ngày, tháng thì các ô được điền có giá trị tịnh tiến 1 đơn vị +Trong trường hợp nhập dữ liệu 2 ô: -Nếu 2 ô chứa số thì các ô được điền có giá trị thay đổi với bước nhảy được xác định bởi 2 ô đầu. -Nếu 2 ô chứa giờ, thứ, ngày, tháng thì các ô được điền có giá trị thay đổi với bước nhảy được xác định bởi 2 ô đầu. Dùng lệnh thực đơn Series Gõ dữ liệu vào ô đầu tiên chọn vùng điền số Edit Fill Series -Series in : chọn đánh số trên dòng (Rows) hay trên cột (Columns) -Type: chọn Lineare (cộng với bước nhảy)/ Growth (nhân với bước nhảy)/ Date (theo dạng ngày)/ Autofill -Step Value: chọn trị số bước nhảy -Stop Value: chọn trị số kết thúc OK Sử dụng các loại địa chỉ Địa chỉ tương đối Địa chỉ của ô, hàng, cột khối là địa chỉ tương đối. Khi cho địa chỉ tương đối trong công thức, địa chỉ đó biểu thị vị trí tương đối của các ô trong công thức với ô chứa công thức (cách bao nhiêu hàng, bao nhiêu cột, về phía nào). Ví dụ: ô A2=2, A4=4, B2=5, B4=30, tại ô C8 có chứa công thức =A2+A4 và có kết quả là 6. Khi sao chép từ ô C8 sang ô D8 thì công thức tại ô D8 lại là =B2+B4 và có kết quả là 35, không phải là 6 nữa. Địa chỉ tương đối dùng để tính toán nhanh. Chú ý: Thay cho việc gõ địa chỉ tương đối, ta có thể kích chuột vào ô tương ứng. Ví dụ: để gõ công thức =A2+A4, ta gõ = kích chuột vào ô A2 gõ + kích chuột vào ô A4. Địa chỉ tuyệt đối Địa chỉ tuyệt đối chỉ ra vị trí cố định của các ô trên bảng tính và có dạng $$ Ví dụ: ô A2=2, A4=4, B2=5, B4=30, tại ô C8 có chứa công thức =$A$2+$A$4 và có kết quả là 6. Khi sao chép từ ô C8 sang ô D8 thì công thức tại ô D8 vẫn là =$A$2+$A$4 và kết quả vẫn là 6. Chú ý: Để có địa chỉ tuyệt đối, ta đưa vào địa chỉ tương đối rồi ấn F4. Ví dụ: để gõ công thức =$A$2+$A$4, ta gõ = gõ A2 ấn F4 gõ + gõ A4 ấn F4. Địa chỉ hỗn hợp: có 1 trong 2 dạng sau $ : tuyệt đối cột, tương đối hàng $ : tương đối hàng, tuyệt đối cột Chú ý: gõ địa chỉ tương đối vào ô rồi ấn liên tiếp F4 thì địa chỉ ô sẽ chuyển đổi lần lượt như sau địa chỉ tương đối ấn F4 địa chỉ tuyệt đối ấn F4 địa chỉ hỗn hợp (cột$hàng) ấn F4 địa chỉ hỗn hợp ($cộthàng) địa chỉ tương đối. Sử dụng địa chỉ ở sheet khác hoặc book khác +)Cùng Workbook Nếu địa chỉ ô hay khối ở cùng Book nhưng khác Sheet thì phải ghi kèm tên Sheet theo dạng ‘Tên sheet’!Địa chỉ ô Nếu tên Sheet gồm dãy chữ và số liền nhau thì không cần đặt giữa hai dấu nháy đơn Ví dụ: =D8*’danh muc’!C6 =B9+Sheet3!A15 +)Khác Workbook Nếu địa chỉ ô hay khối ở khác Workbook thì phải ghi theo dạng: ‘đường dẫn[tên tệp.xls]tên Sheet’!địa chỉ Nếu Workbook đang mở thì không cần phải khai báo đường dẫn Ví dụ: =D8*’D:\TCNH\[46H.xls]THDC’!C6 (46H.xls chưa mở) =D8*’[46H.xls]THDC’!C6 (46H.xls đang mở) Sử dụng hàm Khái niệm Hàm là một công cụ nhằm giải quyết một công việc nhất định có dạng: Tên hàm(danh sách đối số) hoặc Tên hàm() Trong đó đối số có thể là hằng, văn bản, địa chỉ ô, địa chỉ khối, công thức hoặc một hàm khác. Chúng ngăn cách nhau bởi dấu phẩy (ngầm định) hoặc dấu chấm phẩy (nếu cài đặt trong Control Panel). Các hàm được chia thành 9 nhóm: 1)Nhóm hàm thống kê (Statistical) 2)Nhóm hàm ngày và giờ (Data & Time) 3)Nhóm hàm toán học và lượng giác (Math & Trig) 4)Nhóm hàm logic (Logical) 5)Nhóm hàm kí tự (Text) 6) Nhóm hàm dò tìm và tham chiếu (Lookup & Reference) 7)Nhóm hàm thông tin (Information) 8)Nhóm hàm tài chính (Financial) 9)Nhóm hàm cơ sở dữ liệu (Database) Các phương pháp nhập hàm vào bảng tính Cách 1: (Dùng bàn phím) thao tác thông thường Cách 2: (Dùng chuột) Kích hoạt ô cần nhập hàm Insert Function Chọn hàm OK nhập các đối số OK Một số hàm thường gặp +)Nhóm hàm tính toán Hàm ABS(x): Cho giá trị là |x|. Hàm SQRT(x): Cho giá trị là căn bậc 2 của x. Hàm ROUND(btN,n): là hàm làm tròn giá trị của btN đến |n| số phần thập phân. Nếu n>0: làm tròn tính về bên phải dấu thập phân. Nếu n<0: làm tròn tính về bên trái dấu thập phân. Hàm INT là hàm lấy phần nguyên có dạng: INT(đối số) Hàm cho kết quả là phần nguyên gần nhất nhỏ hơn Đối số ( Nếu số dương thì bỏ phần thập phân. Nếu số âm thì bỏ phần thập phân rồi trừ đi 1 ). Đối số có thể là một số, địa chỉ một ô có giá trị là văn bản dạng số. Hàm MOD là hàm lấy phần dư có dạng: MOD(đối số 1,đối số 2) Hàm cho kết quả là phần dư của phép chia đối số 1 cho đối số 2, dấu của giá trị hàm này trùng với dấu của đối số 2. Trong đó đối số 1 và đối số 2 có thể là một hằng số, hằng văn bản dạng số, địa chỉ một ô có giá trị là số, địa chỉ một ô có giá trị là hằng văn bản dạng số. +)Nhóm hàm thống kê Hàm COUNT là hàm đếm có dạng: COUNT(đối số 1,đối số 2,…,đối số k) Trong đó: đối số i ( ) có thể là hằng, có thể là địa chỉ ô, có thể là địa chỉ khối. Hàm này cho giá trị là số đối số có giá trị kiểu số. Hàm COUNTA là hàm đếm có dạng: COUNTA( đối số 1, đối số 2,…, đối số k ) Hàm này cho giá trị là số đối số có giá trị bất kỳ. Hàm COUNTIF là hàm đếm có dạng: COUNTIF ( Vùng dữ liệu, Đk ) Hàm này cho kết quả là số ô trong vùng dữ liệu thỏa mãn điều kiện. Trong đó vùng dữ liệu là địa chỉ khối, Đk là điều kiện để đếm ( có thể là hằng bất kỳ, có thể là địa chỉ ô, nếu là biểu thức quan hệ hoặc hằng văn bản phải được đặt giữa hai dấu nháy kép ). Hàm SUM là hàm tính tổng có dạng: SUM( đối số 1, đối số 2,…, đối số k) Trong đó: đối số i ( ) có thể là hằng, có thể là địa chỉ ô, có thể là địa chỉ khối ( hằng thời gian máy hiểu là hằng số ). Hàm này cho giá trị là tổng các giá trị số của các đối số. Chú ý: Đối số là TRUE máy dịch thành 1. Đối số là FALSE máy dịch thành 0. Đối số là văn bản dạng số máy dịch thành số tương ứng. Máy bỏ qua các ô rỗng, các ô chứa giá trị văn bản, logic. Báo lỗi khi đối số là hằng văn bản, logic hay ô chứa lỗi. Hàm AVERAGE là hàm tính trung bình cộng: AVERAGE ( đối số 1, đối số 2,…,đối số k ) Tương tự như hàm SUM. Trung bình cộng của n số bằng tổng của n số chia cho n. Hàm SUMIF là hàm tính tổng có dạng: SUMIF (Vùng dữ liệu, Đk, Vùng dữ liệu được tính tổng ) Hàm cho kết quả là tổng giá trị các ô trong Vùng dữ liệu được tính tổng tương ứng với các ô trong Vùng dữ liệu thỏa mãn Đk. Trong đó Vùng dữ liệu là địa chỉ khối không có tiêu đề cột, Đk là điều kiện để tính tổng ( tương tự như Đk của hàm COUNTIF ). Nếu không có Vùng dữ liệu được tính tổng thì tất cả các ô trong Vùng dữ liệu thỏa mãn Đk được tham gia tính tổng. +)Nhóm hàm logic Hàm lựa chọn: hàm IF có dạng: IF(đk, bt1,bt2 ) = bt1 nếu đk = TRUE bt2 nếu đk = FALSE Trong đó: đk là biểu thức logic. bt1, bt2 là các biểu thức bất kỳ. Có thể có tới 7 hàm IF lồng nhau Hàm phủ định: hàm NOT(đk): Cho giá trị là FALSE nếu đk = TRUE và ngược lại , đk là biểu thức logic. Hàm nhân: hàm AND(đk 1,đk 2,…,đk n): Cho giá trị là TRUE nếu tất cả các đk = TRUE và ngược lại, đk là biểu thức logic ( i=1 ,…, n ) Hàm cộng: hàm OR(đk 1, đk 2,…, đk n): Cho giá trị là FALSE nếu 1 hoặc nhiều đk = FALSE và ngược lại, đk là biểu thức logic ( i=1 ,…, n ) +)Nhóm hàm cơ sở dữ liệu Hàm tính tổng: DSUM (vùng cơ sở dữ liệu, N, vùng tiêu chuẩn). Trong đó: Vùng Database là bảng biểu mà ta đang xử lý. Vùng Criteria là bảng biểu chứa điều kiện để tính tổng. Vùng này có ít nhất hai dòng. Dòng đầu chứa tiêu đề. Các dòng còn lại chứa điều kiện. N là thứ tự của cột được tính tổng (cột thứ N được tính tổng) hoặc tên cột. Lệnh này tính tổng cột thứ N đối với các bản ghi thỏa mãn điều kiện trong vùng cơ sở dữ liệu. Ví dụ: DSUM(A1:D8,4,F1:F2) Hàm tính trung bình cộng:DAVERAGE(vùng cơ sở dữ liệu, N, vùng tiêu chuẩn) Hàm tính max: DMAX(vùng cơ sở dữ liệu, N, vùng tiêu chuẩn) Hàm tính min: DMIN(vùng cơ sở dữ liệu, N, vùng tiêu chuẩn) Hàm đếm: DCOUNT(vùng cơ sở dữ liệu, N, vùng tiêu chuẩn) Hàm đếm: DCOUNTA(vùng cơ sở dữ liệu, N, vùng tiêu chuẩn) Sắp xếp CSDL: Sắp xếp theo một cột Bước 1: Chọn vùng dữ liệu được sắp xếp. Bước 2: Data Sort Trong ô Sort By, kích chuột vào tên cột đươc chọn làm cột khóa (cột được làm căn cứ sắp xếp); chọn Ascending (tăng dần) hay Descending (giảm dần) tùy thuộc sắp xếp theo thứ tự tăng dần hay giảm dần OK. Sắp xếp theo nhiều cột Tương tự như trường hợp sắp xếp theo một cột, sau đó thực hiện việc chọn cột khóa tiếp theo trong các ô Then By (tối đa là 3 cột) OK. Lọc, trích rút các bản ghi Lọc nhờ AutoFilter B1: Kích vào bảng Database B2: Data Filter AutoFilter Khi đó tất cả các ô tiêu đề đều xuất hiện nút. Khi kích vào nút này của một cột thì xuất hiện một menu liệt kê tất cả các giá trị của cột đó và them 3 mục: All: hiện tất cả các giá trị Top 10: 10 bản ghi có giá trị lớn nhất ở cột này; chỉ dùng cho cột số; có thể thay đổi số bản ghi (không bắt buộc là 10) Custom: có thể nhập vào điều kiện lọc phức tạp hơn +)Lọc theo một cột Giả sử chỉ muốn giữ lại các bản ghi có tên Môn học là “THDC”, khi đó ta kích vào nút của cột Môn học, xuất hiện một menu liệt kê các giá trị cảu cột này, đánh dấu vào ô “THDC”, ta được bảng tính chỉ giữ lại các bản ghi có tên Môn học là “THDC”. Ta cũng có thể đặt điều kiện lọc phức tạp hơn trên một cột. Ví dụ: nếu muốn giữ lại các bản ghi thỏa mãn điều kiện 8<Điểm thi<9. Khi đó ta kích vào nút của cột Điểm thi, chọn Custom… xuất hiện hộp thoại Chú ý: ở ô bên trái ta lựa chọn: equals là =, does not equal là ≠, is greater than là >, is greater than or equal to là >=, is less than là <, is less than and equal to là <= +) Lọc theo nhiều cột Đặt lọc theo từng cột, lần lượt từ cột thứ nhất, thứ hai,… Chỉ có thể lọc được đối với các bản ghi thỏa mãn điều kiện giao của cột thứ nhất và cột thứ hai, không thể lọc được đối với bản ghi thỏa mãn điều kiện hợp của cột thứ nhất và cột thứ hai. Sau khi lọc, muốn hiện lại toàn bộ các bản ghi cảu bảng tính thì chọn Data Filter Show All Trích rút các bản ghi thoả mãn điệu kiện Cần tạo trước vùng Database, vùng Criteria, vùng Extract (vùng Extract chỉ là dòng tiêu đề). Các bước tiến hành tìm kiếm: Bước 1: Kích vào bảng Database. Bước 2: Data Filter Advanced Filter. Khi đó xuất hiện hộp thoại như trong tìm kiếm: Chọn Copy to another location ở mục Action (sao chép những bản ghi thỏa mãn điều kiện ngay trên vùng Database) Tại hộp thoại List Range: gõ địa chỉ vùng Database (cả phần tiêu đề). Hoặc có thể kích vào biểu tượng ở bên phải hộp List Range để thu nhỏ hộp thoại lại giúp ta nhìn thấy bảng tính (database), sau đó dùng chuột để lựa chọn vùng Database, kích lại biểu tượng ở bên phải hộp List Range để hộp thoại trở về trạng thái ban đầu. Tại hộp thoại Copy to: gõ địa chỉ vùng Extract ( chỉ có dòng tiêu đề). Hoặc có thể kính vào biểu tượng ở bên phải hộp Criteria Range để thu nhỏ hộp thoại giúp cho ta nhìn thấy bảng điều kiện (criteria), sau đó dung chuột để lựa chọn vùng rút trích, kích lại biểu tượng ở bên phải hộp Copy to để hộp thoại trở về trạng thái ban đầu. Trong hộp thoại Advanced Filter nếu chọn Unique Records thì các bản ghi giống nhau (tất cả các cột đều có giá trị bằng nhau) trong vùng rút trích chỉ tồn tại một bản ghi. Cuối cùng là kích OK. Khi đó bản ghi thỏa mãn điều kiện trong vùng Criteria sẽ được sao chép sang vùng Extract. Tổng hợp dữ liệu theo nhóm (Subtotals) Các bước thực hiện: Bước 1: Kích vào bảng tính cần tổng hợp sắp xếp theo khóa là cột thể hiện nhóm cần tổng hợp. Bước 2: Data Subtotals. Khi đó xuất hiện một hộp hội thoại: At Each Change in: chọn tên cột cần tạo nhóm tính tổng. Use Function: chọn hàm cần tính toán (SUM, AVERAGE,COUNT,…). Add Subtotal: chọn cột cần tính toán. Replace current subtotals: thay thế các vị trí thống kê hiện thời Page break between groups: đặt dấu ngắt trang giữa mỗi nhóm để in mỗi nhóm trên một trang riêng Summary below data: dòng chứa kết quả thống kê chèn ngay dưới mỗi nhóm Bước 3: Kích OK Chú ý: Nếu ta kích chuột vào các nút mé trái của bảng sẽ chỉ còn dòng tổng hợp. Muốn hủy bỏ tính năng tổng hợp dữ liệu theo nhóm, ta thực hiện: Data Subtotals chọn Remove All Hiệu chỉnh bảng tính Xóa dữ liệu Chọn khối cần xóa Edit All (xóa tất cả)/ Formats (chỉ xóa định dạng)/ Contents (chỉ xóa nội dung)/ Comments (chỉ xóa chú thích) Di chuyển và sao chép nội dung các ô hay khối B1: Chọn ô hay khối cần sao chép B2: Dùng thanh công cụ hay Edit trên thanh bảng chọn hay Ctrl+C hoặc Ctrl+X để copy hay cut nội dung ô hay khối B3:Chọn ô hay khối đích B4: Dùng thanh công cụ hay Edit trên thanh bảng chọn hay Ctrl+V để paste nội dung ô hay khối vào ô, khối đích Sau khi sao chép, đường biên của ô hay khối nguồn vẫn nhấp nháy, vẫn có thể thực hiện tiếp thao tác sang ô hay khối khác. Muốn loại bỏ đường viên biên đó ấn Esc. Chú ý: Nếu chỉ sao chép hoặc di chuyển một phần của ô thì B1 là kích đúp chuột vào ô nguồn rồi chọn phần được sao chép hoặc di chuyển. Trong trường hợp nguồn và đích cùng được hiển thị trên màn hình, ta có thể sử dụng thao tác kéo thả chuột: chọn ô hay khối muốn di chuyển và đưa con trỏ chuột vào một cạnh của ô đó sao cho con trỏ chuột có hình mũi tên 4 chiều. Sau đó kéo di thả chuột vào vị trí đích. Muốn sao chép thì ấn giữ nút Ctrl trước khi kéo di thả chuột Nếu chỉ muốn sao chép một thành phần nào đó của ô nguồn thì các B1,B2,B3 làm như trên rồi làm B4: Edit Paste Special All (sao chép tất cả)/ Formulars (sao chép công thức)/ Values (sao chép giá trị)/Formats (sao chép định dạng). Phục hồi dữ liệu Cách 1: Edit Undo Cách 2: Ấn nút Undo () trên thanh công cụ Cách 3: Ctrl+Z Xóa ô, khối, hàng, cột: B1: Chọn ô/khối/cột/hàng muốn xóa B2: Edit Delete +Shift Cells left: Dịch các ô cùng hàng sang trái +Shift Cells up: Dịch các ô cùng cột lên trên +Entire row: Xóa toàn bộ hàng +Entire column: Xóa toàn bộ cột OK Chèn ô, khối, hàng, cột B1: Chọn ô/khối/hàng/cột liền kề được chèn B2: Insert Cells +Shift Cells right: Dịch khối được chọn cùng hàng sang phải +Shift Cells down: Dịch khối được chọn cùng cột xuống dưới +Entire row: Chèn khối theo hàng +Entire column: Chèn khối theo cột OK Nếu muốn chèn hàng hoặc cột, B2 ấn Insert Rows/Columns Định dang bảng tính Định dạng ô Định dạng một phần văn bản trong ô B1: Kích đúp vào ô cần định dạng B2: Đánh dấu phần cần định dạng B3: Dùng thanh công cụ để định dạng hoặc Format Cells Định dạng theo hộp thoại Định dạng số Dạng ngầm định của dữ liệu kiểu số là dạng General(Tổng quát). Đối với dạng này hiển thị các số như khi gõ vào. Định dạng không làm thay đổi giá trị của dữ liệu mà chỉ làm thay đổi cách hiển thị của dữ liệu. B1: Kích vào ô cần định dạng B2: Format Cells Number Chọn Number trong hộp Category; chọn số chữ số thập phân được hiển thị trong ô của hộp Delcimal places; chọn dấu ngăn cách phần nghìn, triệu,… trong hộp Use 1000 Separator; chọn cách biểu diễn số âm. Chọn phông và căn chỉnh trong ô B1: Kích vào ô cần chọn phông hoặc căn chỉnh B2: Format Cells Font (để chọn phông)/ Alignment (để căn chỉnh) Tiến hành chọn phông và căn chỉnh trong hộp thoại Khi dãy kí tự quá dài và không muốn thay đổi độ rộng cột thì tiến hành như sau: B1: Kích vào ô cần chọn B2:Format Cells Alignment Đánh dấu vào lựa chọn Wrap text OK Định dạng cột, hàng Điều chỉnh độ rộng cột B1: Trỏ chuột vào vạch ngăn giữa hai cột (vách ngăn bên phải) trên dòng địa chỉ cột sao cho con trỏ chuột trở thành mũi tên hai chiều. B2: Kéo di chuột sang phải hay trái để tăng, giảm độ rộng cột. Nếu muốn độ rộng cột khít với nội dung trong cột thì kích đúp chuột. Điều chỉnh độ rộng của nhiều cột: Chọn các cột cần thay đổi độ rộng Format Column Width Gõ độ rộng cột ở hộp thoại Column Width OK. Điều chỉnh độ rộng của nhiều cột cho khít với tiêu đề và nội dung cột: Chọn các cột cần thay đổi độ rộng Format Column Auto Fit Selection Điều chỉnh độ cao của hàng Độ cao của hàng được tự động điều chỉnh. Tuy nhiên, có thể điều chỉnh độ cao của tùy ý của hàng theo các bước sau: B1: Trỏ chuột vào vách ngăn giữa hai hàng (vách ngăn bên dưới) trên cột địa chỉ hàng sao cho con trỏ chuột trở thành mùi tên hai chiều thẳng đứng. B2: Kéo di chuột lên trên hay xuống dưới để thay đổi độ cao của hàng. Nếu muốn độ cao của hàng vừa khít với nội dung trong hàng thì kích đúp chuột. Điều chỉnh độ cao của nhiều hàng: Chọn các hàng cần thay đổi độ cao Format Row Height Gõ độ rộng cao ở hộp thoại Row Height OK. Điều chỉnh độ cao của nhiều hàng cho khít với nội dung của hàng: Chọn các hàng cần thay đổi độ cao Format Row Auto Fit Selection Ẩn, hiện các cột, hàng Cột, hàng bị ẩn sẽ không dược hiện lên màn hình và không được in ra giấy. Để ẩn các cột, hàng ta tiến hành như sau: Bôi đen cột (hàng) muốn ẩn Format Column (Row) Hide Để hiện lại các cột, hàng bị ẩn: Bôi đen khối cột (hàng) chứa cột (hàng) bị ẩn (ví dụ cột B bị ẩn thì ta phải bôi đen cả cột A và C) Format Column Column (Row) Unhide Gộp ô và tách các ô gộp Khi định dạng nội dung trong các ô với các phông chữ có cỡ chữ khác nhau, việc căn chỉnh cho đẹp khá khó khăn. Để khắc phục điều này, ta có thể gộp các ô liền nhau thành một ô: B1: Bôi đen các ô muốn gộp B2: Format Cells Alignment Đánh dấu vào ô Merge Cells OK Ô gộp có địa chỉ của ô ở góc trên bên trái. Sau khi gộp ô, chỉ có nội dung của ô ở góc trên bên trái đực giữ lại. Muốn giữ lại nội dung trong các ô, trước khi gộp phải sao chép chúng vào ô góc trên bên trái. Muốn tách các ô đã được gộp, ta làm tương tự như trên nhưng bỏ đánh dấu trong ô Merge Cells đi. Định hướng ký tự trong khối B1: Đánh dấu khối muốn định hướng B2: Format Cells Alignment Chọn hướng trong ô Orientation OK Định dạng bảng tính (sheet) Định dạng tự động Chọn phạm vi cần định dạng Format Auto Format Chọn dạng bảng thích hợp Options Ấn định thêm các tùy chọn OK Tạo đường biên và tô màu nền +)Tạo đường biên (kẻ bảng biểu): đánh dấu khối Format Cells Border chọn mẫu đường biên, chọn đường biên OK +)Tô màu nền: đánh dấu khối Format Cells Patterns chọn màu OK Biểu đồ Giới thiệu về biểu đồ Ta có thể sử dụng dữ liệu trong bảng tính Excel để tạo biểu đồ giúp so sánh và phân tích số liệu. Một biểu đồ được tạo bằng cách sử dụng các điểm dữ liệu (data point) và chuỗi dữ liệu (data series). Điểm dữ liệu là những số riêng biệt trong ô của bảng tính. Tập hợp các ô dữ liệu trên cùng một dòng hoặc một cột là một chuỗi dữ liệu. Một đồ thị có hai đường thẳng giao nhau tại một điểm. Đường thẳng nằm ngang được gọi là trục X (trục hoành), đường thẳng đứng đươc gọi là trục Y (trục tung). Trong một đồ thị của Excel, tên loại (Category names) hiển thị trên trục X. Vì thế trục X cũng được gọi là trục phân loại, trong khi đó trục Y được gọi là trục giá trị. Các tiêu đề cột hay hang của bảng dữ liệu được dùng như tên loại. Excel cung cấp 15 loại biểu đồ khác nhau. Trong đó, có 4 loại biểu đồ thông dụng đó là: biểu đồ cột (Colum), biểu đồ hình tròn (Pie), biểu đồ đường (Line), biểu đồ miền (area chart). Tùy thuộc vào các mục đích cụ thể mà ta có thể chọn loại biểu đồ nào cho phù hợp. Biểu đồ cột (colum), thường được dùng để biểu diễn sự khác biệt về qui mô khối lượng của một hay một số đối tượng hoặc sử dụng để thực hiện tương quan về độ lớn giữa các đại lượng. Ta cũng có thể tạo biểu đồ ngăn xếp (stacked chart), từng mục riêng lẻ của một danh sách sẽ được đặt song song với các mục khác. Các giá trị được hiển thị theo phần giá trị. Bằng cách xếp chồng trong 1 cột, ta sẽ dễ dàng so sánh giữa các mục. Biểu đồ hình tròn (pie), thường được dung để biểu diễn cơ cấu thành phần của 1 tổng thể và qui mô của đối tượng cần trình bày. Chỉ được thực hiện khi thể hiện tỷ lệ phần trăm của các đại lượng trên tổng các giá trị thành phần cộng lại là 100%. Biểu đồ đường hay còn gọi là đồ thị (line), thường được dung để biểu diễn tiến trình phát triển, sự biến thiên của các đối tượng qua thời gian. Biểu đồ miền hay còn gọi là biểu đồ diện (area chart), thường được dung để biểu diễn cơ cấu và động thái phát triển của các đối tượng. Toàn bộ biểu đồ là 1 hình chữ nhật (hoặc hình vuông), trong đó được chia thành các miền khác nhau. Các biểu đồ khác, ta có thể tạo một số biểu đồ đặc biệt khác có tính kỹ thuật, tài chính và thống kê như Doughnut, Radar, Surface, Bubble, Stock, Cylinder, Cone, Pyramid. Các bước tạo biểu đồ: Ta xét bảng tính dưới đây: Tạo biểu đồ từ dữ liệu cột trồng trọt. Các bước thực hiện: Bước 1: Chọn khối B1 : B4 (đánh dấu cả tiêu đề cột) Bước 2: Kích Insert Chart (hoặc kích vào biểu tượng trên thanh công cụ) để xuất hiện hộp hội thoại Chart Wizard – Step 1 of 4 – Chart Type. Bước 3: Chọn dạng biểu đồ trong cột Chart Type, chọn xong kích nút Next để xuất hiện hộp hội thoại Chart Wizard – Step 2 of 4 – Chart Source Data. Bước 4: Chọn Series, hộp hội thoại của lớp này chỉ ra các dãy ô tạo thành dữ liệu và tựa ô. Bước 5: Kích chuột vào biểu tượng bảng tính ở bên phải của vùng Category (X) axis làm hộp hội thoại thu gọn lại để có thể nhìn thấy bảng tính. Bước 6: Chọn khối A2 : A4 (cột các năm) để đặt năm nhe là nhãn cho trục X thay thế cho nhãn đơn giản mặc định của Excel. Bước 7: Kích một lần nữa vào biểu tượng bảng tính ở bên phải của vùng Category (X) axis để khôi phục hộp hội thoại series. Bước 8: Kích nút Next để xuất hiện hộp hội thoại Chart Wizard – Step 3 of 4- Chart Options. Trong mục Chart Title gõ vào tiêu đề của bảng biểu đồ (thu nhập về trồng trọt). Trong mục Category (X) axis gõ vào thuyết minh cho trục X (các năm). Trong mục Value (Y) axis gõ vào thuyết minh cho trục Y (ngàn đồng). Bước 9: Kích nút Next để xuất hiện hộp thoại Chart Wizard – Step 4 of 4 – Chart Locaions. Hộp hội thoại này để ta quyết định hoặc là sẽ chèn biểu đồ vào trong Sheet hiện hành hoặc để ở một Sheet khác tại mục As object in. Sau đó nháy nút Finish để kết thúc. Chú ý: - Đối với các cột khác như cột chăn nuôi ta tiến hành tương tự. Ta có thể biểu diễn một biểu đồ đặt tất cả các dữ liệu của 2 ngành nghề chung lại với nhau để dễ dàng so sánh, ta sử dụng biểu đồ hợp cột. Các bước tương tự như trên nhưng Bước 1: Chọn khối B1 : C4 (đánh dấu cả tiêu đề cột). Hiệu chỉnh biểu đồ: 1- Di chuyển, thay đổi kích thước biểu đồ được tiến hành tương tự như với đối tượng hình ảnh trong word. 2- Thay đổi tiêu đề, thuyết minh các cột, kiểu biểu đồ,…tiến hành như sau: Kích phải chuột lên biểu đồ, khi đó xuất hiện bảng chọn để ta lựa chọn sửa chữa, thay đổi. 3- Hiệu chỉnh bên trong biểu đồ: - Xóa một thành phần: Kích chuột vào thành phần cần xóa rồi ấn Delete. - Thay đổi kích thước, di chuyển một thành phần tiến hành tương tự như với đối tượng hình ảnh trong word. - Định dạng lại một thành phần: Kích đúp chuột vào thành phần, xuất hiện một hộp hội thoại, lúc đó ta có thể lựa chọn theo hướng dẫn của hộp hội thoại. Nội dung Đặt, phân tích bài toán Đề bài: Theo dõi doanh thu bán điện của chi nhánh điện quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội trong quý 1 của năm 2011. Bài làm gồm 13 sổ theo dõi. Mỗi tháng gồm 3 sổ theo dõi 3 đối tượng (hộ gia đình, hộ sản xuất kinh doanh, cơ quan hành chính) và 1 sổ tổng hợp tháng của từng tháng + 1 sổ tổng hợp cả quý. Cấu trúc: Sổ theo dõi doanh thu bán điện sinh hoạt từng tháng trong quý STT Tên cột Kiểu cột Độ rộng Ghi chú 1 STT Number 4 Số thứ tự 2 Tên khách hàng Text 20 3 Mã khách hàng Text 15 4 Địa chỉ Text 26 5 Số điện thoại Text 12 6 Số cũ Number 10 Chỉ số cũ 7 Số mới Number 10 Chỉ số mới 8 Điện năng tiêu thụ Number 17 9 Thành tiền Number 15 10 Ghi chú Text 15 Trong đó: Cột cơ sở: STT, Tên khách hàng, Mã khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại Cột hoạt động: Số cũ, Số mới, Ghi chú Cột tính toán: Điện năng tiêu thụ, Thành tiền Sổ theo dõi doanh thu bán điện sản xuất – kinh doanh từng tháng trong quý STT Tên cột Kiểu cột Độ rộng Ghi chú 1 STT Number 4 Số thứ tự 2 Tên khách hàng Text 20 3 Mã khách hàng Text 14 4 Địa chỉ Text 20 5 Số điện thoại Text 12 6 Điện áp Number 12 7 Số cũ Number 10 Chỉ số cũ 8 Số mới Number 10 Chỉ số mới 9 Điện năng tiêu thụ Number 15 10 Thành tiền Number 18 11 Ghi chú Text 15 Trong đó: Cột cơ sở: STT, Tên khách hàng, Mã khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Điện áp Cột hoạt động: Số cũ, Số mới, Ghi chú Cột tính toán: Điện năng tiêu thụ, Thành tiền Sổ theo dõi doanh thu bán điện hành chính – sự nghiệp từng tháng trong quý STT Tên cột Kiểu cột Độ rộng Ghi chú 1 STT Number 4 Số thứ tự 2 Tên khách hàng Text 24 3 Mã khách hàng Text 14 4 Địa chỉ Text 28 5 Số điện thoại Text 12 6 Đối tượng Number 10 7 Số cũ Number 10 Chỉ số cũ 8 Số mới Number 10 Chỉ số mới 9 Điện năng tiêu thụ Number 15 10 Thành tiền Number 18 11 Ghi chú Text 15 Trong đó: Cột cơ sở: STT, Tên khách hàng, Mã khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Đối tượng Cột hoạt động: Số cũ, Số mới, Ghi chú Cột tính toán: Điện năng tiêu thụ, Thành tiền Sổ tổng hợp từng tháng STT Tên cột Kiểu cột Độ rộng Ghi chú 1 STT Number 4 Số thứ tự 2 Đối tượng Text 28 Đối tượng khách hàng 3 Tổng điện năng tiêu thụ Number 20 4 Tổng doanh thu Number 20 5 Ghi chú Text 25 Trong đó: Cột cơ sở: STT, Đối tượng Cột hoạt động: Ghi chú Cột tính toán: Tổng điện năng tiêu thụ, Tổng doanh thu Sổ tổng hợp quý STT Tên cột Kiểu cột Độ rộng Ghi chú 1 STT Number 4 Số thứ tự 2 Đối tượng Text 28 Đối tượng khách hàng 3 Tổng điện năng tiêu thụ Number 20 4 Tổng doanh thu Number 20 5 Ghi chú Text 25 Trong đó: Cột cơ sở: STT, Đối tượng Cột hoạt động: Ghi chú Cột tính toán: Tổng điện năng tiêu thụ, Tổng doanh thu Tạo lập bảng tính Bảng doanh thu bán điện sinh hoạt tháng… Tính: +) Điện năng tiêu thụ = Số mới – Số cũ +) Cột “Thành tiền” được tính bởi công thức: =IF(AND(0<=A;A<=100);A*1242; IF(AND(100<A;A<=150);124200+(A-100)*1304; IF(AND(150<A;A<=200);189400+(A-150)*1651; IF(AND(200<A;A<=300);271950+(A-200)*1788; IF(AND(300<A;A<=400);450750+(A-300)*1912; 641950+(A-400)*1962))))) A là địa chỉ ô chứa giá trị điện năng tiêu thụ +) Ô tổng điện năng tiêu thụ được tính bởi công thức =Sum(cột điện năng tiêu thụ) +) Ô Tổng cộng tiền được tính bởi công thức =Sum(cột Thành tiền) Bảng doanh thu bán điện sản xuất – kinh doanh tháng… Tính: +) Điện năng tiêu thụ = Số mới – Số cũ +) Cột “Thành tiền” được tính bởi công thức: =IF(A<6;I5*1139; IF(AND(A>=6;A<22);B*1093; IF(AND(A>=22;A<110);B*1068;B*1043))) A là địa chỉ ô chứa giá trị điện áp B là địa chỉ ô chứa giá trị điện năng tiêu thụ +) Ô tổng điện năng tiêu thụ được tính bởi công thức =Sum(cột điện năng tiêu thụ) +) Ô Tổng cộng tiền được tính bởi công thức =Sum(cột Thành tiền) Bảng doanh thu bán điện hành chính – sự nghiệp tháng… +) Điện năng tiêu thụ = Số mới – Số cũ +) Cột “Thành tiền” được tính bởi công thức: =IF(A="HC1";B*1117;IF(A="HC2";B*1217;B*1242)) A là địa chỉ ô chứa loại đối tượng B là địa chỉ ô chứa giá trị điện năng tiêu thụ +) Ô tổng điện năng tiêu thụ được tính bởi công thức =Sum(cột điện năng tiêu thụ) +) Ô Tổng cộng tiền được tính bởi công thức =Sum(cột Thành tiền) Bảng tổng hợp doanh thu bán điện tháng … năm 2011 +) Tổng điện năng tiêu thụ được tính bởi =A!B A là sheet chứa dữ liệu của mỗi đối tượng trong từng tháng B là địa chỉ ô chứa tổng điện năng tiêu thụ của mỗi đối tượng trong từng tháng trong sheet A +Cột “Tổng doanh thu” được tính bởi công thức: =C!D C là sheet chứa dữ liệu của mỗi đối tượng trong từng tháng D là địa chỉ ô chứa tổng doanh thu của mỗi đối tượng trong từng tháng trong sheet C +) Ô tổng cộng điện năng tiêu thụ trong tháng được tính bởi công thức =Sum(cột Tổng điện năng tiêu thụ) +) Ô tổng cộng doanh thu trong tháng được tính bởi công thức =Sum(cột Tổng doanh thu) Bảng tổng hợp doanh thu bán điện quý 1 năm 2011 +) Tổng điện năng tiêu thụ được tính bởi =A!B A là sheet chứa dữ liệu tổng hợp của từng tháng B là địa chỉ ô chứa tổng điện năng tiêu thụ từng tháng trong sheet A +Cột “Tổng doanh thu” được tính bởi công thức: =C!D C là sheet chứa dữ liệu tổng hợp của từng tháng D là địa chỉ ô chứa tổng doanh thu từng tháng trong sheet C +) Ô tổng cộng điện năng tiêu thụ trong tháng được tính bởi công thức =Sum(cột Tổng điện năng tiêu thụ) +) Ô tổng cộng doanh thu trong tháng được tính bởi công thức =Sum(cột Tổng doanh thu) Kết luận Với phần mềm Excel ta đã giải quyết xong bài toán theo dõi doanh thu bán điện của một chi nhánh điện thành phố trong 1 quý của năm. Không chỉ riêng bài toán này mà excel còn ứng dụng rộng rãi trong nhiểu ngành nghề, nhiều lĩnh vực khác nhau