Đề tài Quy trình tuyển dụng-Đào tạo-thôi việc tại công ty máy tính Trần Anh

QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG-ĐÀO TẠO-THÔI VIỆC M· hiÖu : QT.14/TD§tTV Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt Họ tên: Nguyễn Tín Nhiệm Họ tên: Đỗ Thị Thu Hường Họ tên: Trần Xuân Kiên Chữ ký: Chữ ký: Chữ ký: Chức vụ: TP Nhân sự-Pháp chế Chức vụ: Giám đốc Điều hành Chức vụ: Chủ tịch HĐQT-Tổng Giám đốc Ngày tháng: 30/11/2008 Ngày tháng: 15/12/2008 Ngày tháng: 31/12/2008 DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU BM.04-TT.01/00KSTL Ngày: TT Phòng, ban, bộ phận được phân phối Số lượng Ngày phân phối Người nhận 1 Ban Giám đốc 1 2 Phòng Hành chính-Tổng hợp 1 3 Phòng Nhân sự-Pháp chế 1 4 Phòng Kinh doanh-Thị trường 1 5 Phòng Tài chính-Kế toán 1 6 Phòng Mua hàng 1 7 Phòng Nghiên cứu-Phát triển 1 8 Cửa hàng 1174 Đường Láng 1 9 Cửa hàng 292 Tây Sơn 1 10 Trung tâm Bảo hành 1 Bảng theo dõi nội dung sửa đổi tài liệu BM.02-TT.01/00KSTL Ngày: Trang Mục sửa đổi Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Ghi chú Mục đích: Quy trình này nhằm đưa ra phương pháp xử lý nhất quán trong việc giải quyết các vấn đề nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, đề bạt, thuyên chuyển công việc, xin nghỉ việc riêng có thời hạn và giải quyết cho thôi việc đối với các nhân viên trong Công ty. Việc giải quyết thi tay nghề, nâng bậc lương, mua bảo hiểm xã hội được nêu trong Quy chế Tiền lương và việc giải quyết khen thưởng, ký luật, bồi thường trách nhiệm vật chất được nếu trong Quy định Khen thưởng-Kỷ luật. Phạm vi áp dụng: Quy trình này được áp dụng đối với hoạt động giải quyết các vấn đề nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, đề bạt, thuyên chuyển công việc, xin nghỉ việc riêng có thời hạn và giải quyết cho thôi việc đối với tất cả các nhân viên các cấp trong Công ty. Định nghĩa và từ viết tắt: Định nghĩa: Phụ trách đơn vị: là những nhân viên làm công tác quản lý bao gồm Ban Giám đốc, Trưởng các phòng/ban, Kế toán trưởng, Cửa hàng trưởng, Phụ trách Trung tâm Bảo hành và các chức danh quản lý tương đương. Từ viết tắt: NS-PC: Nhân sự-Pháp chế. Tài liệu viện dẫn: Bộ luật Lao động. Quy chế Lao động. Quy chế Đào tạo. Nội dung: Quy định chung: Trách nhiệm của Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế: Chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc Ban Giám đốc trong việc hoạch định chính sách nhân sự và triển khai thực hiện chính sách nhân sự phù hợp với luật pháp Nhà nước, định hướng phát triển của Công ty. Thống nhất chỉ đạo nghiệp vụ và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về kết quả công tác giải quyết các vấn đề nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, đề bạt, thuyên chuyển công việc, xin nghỉ việc riêng có thời hạn và giải quyết cho thôi việc đối với mọi nhân viên trong Công ty. Trách nhiệm của Phụ trách đơn vị: Phối hợp với Phòng Nhân sự-Pháp chế giải quyết các vấn đề nhân sự như tìm kiếm, phỏng vấn, kiểm tra, tuyển dụng, hướng dẫn làm việc, đào tạo, đề bạt, thuyên chuyển công việc, xin nghỉ việc riêng có thời hạn và giải quyết cho thôi việc đối với nhân viên trong đơn vị tuân theo Quy trình này. Trách nhiệm của Ban chấp hành Công đoàn: Tham gia đóng góp ý kiến trong suốt quá trình hoạch định chính sách nhân sự và triển khai thực hiện chính sách nhân sự của Công ty. Giám sát toàn bộ quá trình giải quyết các vấn đề nhân sự như tìm kiếm, phỏng vấn, kiểm tra, tuyển dụng, hướng dẫn làm việc, đào tạo, đề bạt, thuyên chuyển công việc, xin nghỉ việc riêng có thời hạn và giải quyết cho thôi việc đối với mọi nhân viên trong Công ty. Trách nhiệm của nhân viên: Tham gia đóng góp ý kiến xây dựng chính sách nhân sự và tham gia triển khai thực hiện chính sách nhân sự của Công ty. Tuân thủ các quy định giải quyết các vấn đề nhân sự như tìm kiếm, phỏng vấn, kiểm tra, tuyển dụng, hướng dẫn làm việc, đào tạo, đề bạt, thuyên chuyển công việc, xin nghỉ việc riêng có thời hạn và giải quyết cho thôi việc đối với mọi nhân viên trong Công ty. Tham gia giám sát toàn bộ quá trình giải quyết các vấn đề nhân sự như tìm kiếm, phỏng vấn, kiểm tra, tuyển dụng, hướng dẫn làm việc, đào tạo, đề bạt, thuyên chuyển công việc, xin nghỉ việc riêng có thời hạn và giải quyết cho thôi việc đối với mọi nhân viên trong Công ty. 5.2. Lưu đồ quy trình tuyển dụng: Trách nhiệm Lưu đồ quy trình Tài liệu/biểu mẫu liên quan -Phụ trách đơn vị Yêu cầu tuyển dụng Không chấp thuận Xem xét Không đồng ý Tiến hành tuyển dụng Chấp thuận 5.3.1-5.3.2-BM.01-11-QT.14/TDĐTTV - Phòng NS-PC - Ban Giám đốc 5.3.3-BM.01-11 QT.14/TDĐTTV - Phòng NS-PC - Phụ trách đơn vị 5.3.4-5.3.5-5.3.6 BM.02-03-04-15 QT.14/TDĐTTV - Ban Giám đốc Xem xét 5.3.7 BM.02-QT.14/TDĐTTV - Phòng NS-PC - Phụ trách đơn vị Đồng ý Tổ chức đào tạo ban đầu 5.3.7 BM.02-QT.14/TDĐTTV - Phòng NS-PC Sát hạch kết quả đào tạo Đạt yêu cầu 5.3.7 BM.02-QT.14/TDĐTTV - Ban Giám đốc Quyết định thử việc 5.3.8-BM.04-13- QT.14/TDĐTTV - Phòng NS-PC - Phụ trách đơn vị Sát hạch kết quả thử việc 5.3.9 BM.05-QT.14/TDĐTTV - Ban Giám đốc Quyết định tiếp nhận 5.3.9 BM.14-QT.14/TDĐTTV Mô tả lưu đồ quy trình tuyển dụng: Kế hoạch nhu cầu tuyển dụng: Trước ngày 20/12 hàng năm, Phụ trách đơn vị chịu trách nhiệm lập kế hoạch nhu cầu sử dụng nhân sự, dự tính nhu cầu tuyển dụng cho cả năm sau gửi cho Phòng Nhân sự-Pháp chế theo biểu mẫu "Kế hoạch nhu cầu tuyển dụng năm" BM.11-QT.14/TDĐTTV. Phòng Nhân sự-Pháp chế căn cứ vào kế hoạch của các Phụ trách đơn vị lập kế hoạch nhu cầu tuyển dụng tổng thể cho toàn Công ty. Trước ngày 31/12 hàng năm, Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế trình Kế hoạch nhu cầu tuyển dụng năm của toàn Công ty cho Ban Giám đốc phê duyệt. Yêu cầu tuyển dụng: Đối với nhu cầu tuyển dụng theo kế hoạch, trước ngày 25 hàng tháng Phụ trách đơn vị phải khẳng định lại bằng văn bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự của tháng tiếp theo. Đối với nhu cầu tuyển dụng chưa có trong kế hoạch, trừ trường hợp khẩn cấp theo yêu cầu của công việc, Phụ trách đơn vị phải gửi đề nghị bằng văn bản cho Phòng Nhân sự-Pháp chế trước ít nhất 01 tháng. Phụ trách đơn vị phải ghi thông tin yêu cầu vào biểu mẫu "Phiếu yêu cầu tuyển dụng" BM.01-QT.14/TDĐTTV và chuyển cho Phòng Nhân sự-Pháp chế.  Trong đó phải mô tả rõ những yêu cầu về trình độ đào tạo, kinh nghiệm chuyên môn, những đặc điểm tâm-sinh-lý, tính cách, những yêu cầu khác... cần có ở ứng viên. Đồng thời giải trình rõ mức độ cấp thiết, nhiệm vụ sẽ giao và dự kiến những thay đổi trong kết quả công tác của đơn vị sẽ thu được khi bổ sung lao động. Xem xét: Dựa trên những tiêu chí cụ thể và áp dụng những phương pháp phân tích có căn cứ, Phòng Nhân sự-Pháp chế xem xét tính hợp lý của yêu cầu tuyển dụng căn cứ vào nhu cầu kinh doanh, định biên lao động và số lượng nhân viên hiện có của bộ phận đó. Các nội dung cần xem xét: Số lượng nhân viên cần tuyển. Ngành nghề. Trình độ đào tạo. Kinh nghiệm chuyên môn. Những yêu cầu khác cần có đối với ứng viên... Nếu Phòng Nhân sự-Pháp chế không đồng ý với yêu cầu tuyển dụng sẽ chuyển "Phiếu yêu cầu tuyển dụng" trả lại cho đơn vị đăng ký và giải thích lý do từ chối với Phụ trách đơn vị. Nếu Phụ trách đơn vị vẫn giữ nguyên yêu cầu tuyển dụng thì "Phiếu yêu cầu tuyển dụng" được trình Ban Giám đốc. Ban Giám đốc xem xét và ra quyết định cuối cùng đối với yêu cầu tuyển dụng của Phụ trách đơn vị. Nếu Phòng Nhân sự-Pháp chế đồng ý với yêu cầu tuyển dụng, Phòng Nhân sự-Pháp chế trình Ban Giám đốc phê duyệt về yêu cầu tuyển dụng từ các Phụ trách đơn vị để lập kế hoạch tổ chức tuyển dụng. Lập phương án tổ chức tuyển dụng: Phòng Nhân sự-Pháp chế lập phương án tổ chức tuyển dụng theo biểu mẫu BM.02-QT.14/TDĐTTV trong đó phải giải trình rõ các kênh tuyển dụng và dự kiến kinh phí phục vụ tuyển dụng (nếu có) trình Ban Giám đốc phê duyệt. Thông báo tuyển dụng và hồ sơ ứng tuyển: Phòng Nhân sự-Pháp chế kết hợp với Phụ trách đơn vị có liên quan tổ chức tuyển dụng theo phương án đã được Ban Giám đốc phê duyệt. Nhu cầu tuyển dụng được thông báo rộng rãi trên hệ thống E-mail của Công ty, trong mục Tuyển dụng trên website của Công ty và các phương tiện thông tin đại chúng. Mọi thành viên trong Công ty có quyền và có nghĩa vụ giới thiệu những ứng viên phù hợp đến dự tuyển. Thông tin về các ứng viên được tập trung thông báo cho Phòng Nhân sự-Pháp chế. Phòng Nhân sự-Pháp chế chịu trách nhiệm sàng lọc, tập hợp thông tin và lập danh sách các ứng viên dự tuyển. Người lao động ứng tuyển vào làm việc tại Công ty có trách nhiệm nộp Hồ sơ xin việc cho Phòng Nhân sự-Pháp chế. Hồ sơ xin việc bao gồm: Đơn xin việc làm hoặc học nghề. 02 ảnh chân dung kiểu chứng minh nhân dân 3x4 màu chụp trong vòng 6 tháng kể từ ngày nộp. 01 Sơ yếu lý lịch có dấu xác nhận của chính quyền địa phương nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc cơ quan công tác cũ. Trong Sơ yếu lý lịch phải nêu rõ hoàn cảnh gia đình và quá trình công tác được cập nhật cách không quá 30 ngày kể từ thời điểm nộp. 01 Giấy khám sức khoẻ trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp do Trung tâm Y tế cấp quận, huyện trở lên cấp. 01 Bản sao Giấy khai sinh (không cần Công chứng). 01 Bản sao Đăng ký hộ khẩu thường trú (không cần Công chứng). 01 Bản sao Giấy chứng minh nhân dân (không cần Công chứng). Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ (nếu có) (có Công chứng). Những vị trí công tác có liên quan trực tiếp đến tài sản có giá trị lớn như Lái xe, Thủ kho, Thủ quỹ, Thu ngân, Giao hàng… ứng viên rước khi được giao đảm nhiệm công việc phải làm Bản cam kết trách nhiệm dân sự theo mẫu BM.15-QT.14/TDĐTTV. Những vị trí công tác nắm giữ nhiều bí quyết kinh doanh như Kinh doanh, Kỹ thuật, Kế toán, Nhân sự... ứng viên trước khi được giao đảm nhiệm công việc phải cam kết trong thời hạn ít nhất 02 năm kể từ khi thôi đảm nhiệm vị trí đó không được làm việc cho bất kỳ một công ty nào khác trong cùng lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm kỹ thuật số, điện, điện tử của Công ty với bất kỳ hoàn cảnh và lý do nào. Tùy vào tính chất công việc và từng tình huống cụ thể, trong trường hợp cần thiết, Công ty có thể yêu cầu ứng viên nộp thêm những giấy tờ khác trong Hồ sơ xin việc. Những ứng viên tham gia tuyển dụng phải điền đầy đủ thông tin vào bản đăng ký tuyển dụng theo biểu mẫu BM.03-QT.14/TDĐTTV do Phòng Nhân sự-Pháp chế cung cấp. Tổ chức thi tuyển hoặc phỏng vấn tuyển dụng: Phòng Nhân sự-Pháp chế kiểm tra, chọn lọc những hồ sơ ứng tuyển, lập Danh sách để phỏng vấn những ứng viên có đủ tiêu chuẩn gửi kèm hồ sơ ứng viên trình Ban Giám đốc phê duyệt và chuẩn bị tổ chức phỏng vấn. Phòng Nhân sự-Pháp chế phối hợp với Phụ trách đơn vị chuẩn bị câu hỏi và tình hướng trắc nghiệm hoặc yêu cầu ứng viên trực tiếp giải quyết những nội dung công việc cụ thể để đánh giá trình độ chuyên môn và kinh nghiệm nghề nghiệp. Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế và Phụ trách đơn vị phải chịu trách nhiệm về sự phù hợp của nội dung phỏng vấn và kết quả của cuộc phỏng vấn. Tham gia phỏng vấn vòng 1 có Đại diện Phòng Nhân sự-Pháp chế, Đại diện đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động và những nhân viên do Phụ trách đơn vị đề cử. Kết quả phỏng vấn được lập thành văn bản theo mẫu trình Phụ trách đơn vị và Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế chấp thuận. Tham gia phỏng vấn vòng 2 có Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế và Phụ trách đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động. Chỉ có Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế và Phụ trách đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động được biết mức lương thỏa thuận với ứng viên. Kết quả phỏng vấn được lập thành văn bản theo mẫu trình Ban Giám đốc phê duyệt. Những người tham gia phỏng vấn phải đưa ra đánh giá riêng về sự phù hợp của ứng viên và có quyền bảo lưu ý kiến riêng. Những người được giao nhiệm vụ kiểm tra, phỏng vấn phải ghi nhận và ký vào biểu mẫu “Phiếu đánh giá phỏng vấn” theo BM.04-QT.14/TDĐTTV. Kết quả bài thi sẽ được lưu vào Hồ sơ nhân sự để bảo quản. Kết quả phỏng vấn được trình Ban Giám đốc phê chuẩn. Ban Giám đốc có thể phỏng vấn, sát hạch bổ sung đối với ứng viên trước khi quyết định phê chuẩn hay không phê chuẩn kết quả tuyển dụng. Việc phỏng vấn những người lao động có trình độ cao hoặc những ứng viên dự kiến bố trí đảm nhiệm những vị trí quan trọng trong Công ty sẽ do các thành viên trong Ban Giấm đốc, Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế và những nhân viên khác do Ban Giám đốc chỉ định thực hiện. Phụ trách đơn vị có quyền từ chối tiếp nhận những nhân viên mới tuyển không phù hợp với nhu cầu sử dụng của đơn vị, phải báo cáo ngay cho Ban Giám đốc nhưng phải tuân thủ quyết định cuối cùng của Ban Giám đốc. Tổ chức đào tạo ban đầu: Trong trường hợp nhân viên mới tuyển phải tham gia chương trình đào tạo ban đầu, Phòng Nhân sự-Pháp chế thông báo cho ứng viên về kế hoạch tham gia đào tạo và tổ chức ký thỏa thuận đào tạo. Phòng Nhân sự-Pháp chế tổ chức đào tạo ban đầu, tổ chức sát hạch kết quả đào tạo cho các ứng viên. Nhân viên trực tiếp phụ trách ứng viên phải tổ chức hướng dẫn, kèm cặp ứng viên và phải chịu trách nhiệm về kết quả hướng dẫn, kèm cặp ứng viên. Thử việc: Trường hợp nhân viên mới tuyển được miễn tham gia hoặc đã hoàn thành chương trình đào tạo ban đầu, Phòng Nhân sự-Pháp chế soạn thảo “Quyết định tuyển dụng vào thử việc” và “Hợp đồng thử việc” theo biểu mẫu BM.13-QT.14/TDĐTTV trình Ban Giám đốc. Hồ sơ kèm theo bao gồm: Hồ sơ xin việc của ứng viên, Bản đăng ký tuyển dụng của ứng viên, Phiếu đánh giá phỏng vấn và bài thi (nếu có), Xác nhận hoàn thành hoặc được miễn chương trình đào tạo ban đầu. Ban Giám đốc nếu phê duyệt kết quả tuyển dụng sẽ ký một Quyết định tuyển dụng và thử việc và Hợp đồng thử việc được sao thành 02 bản: 01 bản giao cho nhân viên mới được tuyển dụng. 01 bản lưu trong hồ sơ nhân sự của nhân viên. Trong thời gian thử việc, người lao động được hưởng 80% mức lương của vị trí ứng tuyển. Trong thời gian học nghề có tham gia làm việc, người lao động được hưởng 80% mức lương bậc I của thang lương Lao động phổ thông. Thời gian thử việc của người lao động không bao gồm thời gian học nghề và/hoặc thời gian đào tạo ban đầu. Chỉ sau khi người lao động hoàn thành chương trình học nghề và/hoặc chương trình đào tạo ban đầu thì mới bắt đầu tính thời gian thử việc. Thời gian thử việc đối với nhân viên mới tuyển: 60 ngày đối với công việc yêu cầu trình độ đại học hoặc trên đại học. 30 ngày đối với công việc yêu cầu trình độ cao đẳng, trung cấp và công nhân kỹ thuật. 05 ngày đối với các công việc giản đơn không đòi hỏi phải đào tạo nghề. Thời gian thử việc đối với những trường hợp đặc biệt do Ban Giám đốc quyết định. Những nhân viên mới tuyển có trình độ cao hoặc có nhiều kinh nghiệm có thể được xem xét miễn thử việc. Phòng Nhân sự-Pháp chế bàn giao nhân viên thử việc cho Phụ trách đơn vị liên quan và xác nhận vào biểu mẫu BM.04-QT.14/TDĐTTV. Phụ trách đơn vị chịu trách nhiệm giao nhiệm vụ cụ thể, cung cấp những phương tiện làm việc cần thiết phù hợp với nhu cầu của công việc và điều kiện chung của Công ty, tổ chức kèm cặp, hướng dẫn nghiệp vụ, tay nghề, tạo điều kiện làm việc thuận lợi và cử nhân viên cũ đã có kinh nghiệm theo dõi, giúp đỡ nhân viên mới làm quen với công việc, nhanh chóng hội nhập với môi trường làm việc trong thời gian thử việc. Phòng Nhân sự-Pháp chế phải đặc biệt quan tâm theo dõi, giám sát quá trình thử việc của nhân viên mới và sẵn sàng áp dụng những biện pháp giúp đỡ, hỗ trợ khi cần thiết. Nhân viên thử việc thực hiện xuất sắc công việc có thể được xem xét rút ngắn thời gian thử việc và được tuyển dụng chính thức trước thời hạn. Trong thời gian thử việc, trừ trường hợp có thỏa thuận riêng về bảo mật, hai bên có quyền đề nghị chấm dứt Hợp đồng thử việc nếu nhận thấy không phù hợp mà không cần phải tuân thủ quy định về thời gian báo trước. Đánh giá thử việc: Hết thời gian thử việc, chậm nhất sau 03 ngày làm việc, Phụ trách đơn vị phải tổ chức đánh giá kết quả thử việc theo biểu mẫu BM.05-QT.14/TDĐTTV. Trong đó, căn cứ vào kết quả thử việc ghi ý kiến đề nghị tuyển dụng chính thức, kéo dài thời gian thử việc hoặc chấm dứt Hợp đồng lao động thử việc gửi về Phòng Nhân sự-Pháp chế. Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế căn cứ vào kết quả thử việc ghi ý kiến nhận xét, đánh giá kết quả thử việc trình Ban Giám đốc. Phòng Nhân sự-Pháp chế soạn thảo Quyết định tương ứng và Hợp đồng lao động trong trường hợp tuyển dụng chính thức kèm theo Phiếu đánh giá kết quả thử việc trình Ban Giám đốc. Ban Giám đốc nếu phê duyệt kết quả thử việc sẽ ký một Quyết định tương ứng và Hợp đồng lao động trong trường hợp tuyển dụng chính thức được sao thành 02 bản: 01 bản giao cho nhân viên mới được tuyển dụng và 01 bản lưu trong hồ sơ nhân sự của nhân viên. Phòng Nhân sự-Pháp chế thông báo cho các bộ phận có liên quan và tiến hành thực hiện những nghiệp vụ cần thiết. 5.4. Lưu đồ quy trình đào tạo : Trách nhiệm Lưu đồ quy trình Tài liệu và biểu mẫu liên quan - Phụ trách đơn vị - Phòng NS-PC Kế hoạch đào tạo năm Xem xét LËp kÕ ho¹ch tuyÓn dông Lập kế hoạch đào tạo Tổ chức thực hiện Đánh giá kết quả đào tạo Lưu hồ sơ đào tạo Không đáp ứng được Đáp ứng Đồng ý Yêu cầu đào tạo 5.5.1.BM.12- QT.14/TDĐTTV - Phụ trách đơn vị 5.5.2.BM.06- QT.14/TDĐTTV - Phòng NS-PC - Ban Giám đốc 5.5.3.BM.06- QT.14/TDĐTTV Không đồng ý - Phßng HC- NS 5.5.4.BM.07- QT.14/TDĐTTV - Ban Giám đốc Phê duyệt 5.5.5.BM.07- QT.14/TDĐTTV - Phòng NS-PC - Phụ trách đơn vị 5.5.6.BM.08- QT.14/TDĐTTV - Phòng NS-PC 5.5.7.BM.08- QT.14/TDĐTTV - Phòng NS-PC 5.5.8.BM.09- QT.14/TDĐTTV BM.10- QT.14/TDĐTTV Mô tả lưu đồ quá trình đào tạo: Kế hoạch nhu cầu đào tạo năm: Trước ngày 20/12 hàng năm, Phụ trách đơn vị chịu trách nhiệm lập kế hoạch nhu cầu đào tạo nhân sự dự tính cho cả năm sau gửi cho Phòng Nhân sự-Pháp chế theo biểu mẫu “Kế hoạch đào tạo năm” BM.12-QT.14/TDĐTTV. Phòng Nhân sự-Pháp chế căn cứ vào kế hoạch của Phụ trách đơn vị lập kế hoạch đào tạo nhân lực tổng thể cho toàn Công ty. Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế chịu trách nhiệm đề xuất bổ sung kế hoạch đào tạo nhân lực tổng thể cho toàn Công ty và trình Ban Giám đốc phê duyệt trước ngày 31/12 của năm trước. Yêu cầu đào tạo: Phụ trách đơn vị căn cứ vào yêu cầu công việc và năng lực thực tế của nhân viên để xác định nhu cầu đào tạo. Đối với những nội dung đào tạo đơn vị tự tổ chức được thì Phụ trách đơn vị tổ chức lập chương trình đào tạo, biên soạn bài giảng và báo cáo cho Phòng Nhân sự-Pháp chế chấp thuận cho đơn vị tự tiến hành đào tạo. Đối với những nội dung đào tạo đơn vị không tự tổ chức được thì Phụ trách đơn vị ghi thông tin yêu cầu Công ty tổ chức đào tạo hỗ trợ vào biểu mẫu “Phiếu yêu cầu đào tạo” theo BM.06-QT.14/TDĐTTV và chuyển cho Phòng Nhân sự-Pháp chế. Xem xét: Phòng Nhân sự-Pháp chế xem xét và trình Ban Giám đốc phê duyệt yêu cầu đào tạo của Phụ trách đơn vị để lập kế hoạch tổ chức đào tạo. Lập kế hoạch tổ chức đào tạo: Phòng Nhân sự-Pháp chế lập kế hoạch tổ chức đào tạo theo biểu mẫu “Kế hoạch đào tạo” BM.07-QT.14/TDĐTTV và trình Ban Giám đốc để được phê duyệt trước khi thực hiện. Phê duyệt: Ban Giám đốc xem xét và trong trường hợp chấp thuận Ban Giám đốc ký phê duyệt kế hoạch tổ chức đào tạo vào biểu mẫu “Kế hoạch đào tạo” BM.07-QT.14/TDĐTTV. Tổ chức thực hiện: Đào tạo ban đầu trước khi tuyển dụng: Nhân viên mới được tuyển dụng trước khi được bố trí công việc phải tham gia Chương trình đào tạo ban đầu do Công ty tổ chức. Ngay sau khi kết quả phỏng vấn được Ban Giám đốc phê duyệt, Phụ trách đơn vị lập Phiếu Yêu cầu đào tạo theo mẫu BM.06-QT.14/TDĐTTV gửi cho Phòng Nhân sự-Pháp chế. Phòng Nhân sự-Pháp chế xem xét và trình Ban Giám đốc phê duyệt. Sau khi được Ban Giám đốc phê duyệt, Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế phối hợp với Phụ trách đơn vị có nhấn viên mới xây dựng Chương trình đào tạo ban đầu cơ thời lượng tối đa không quá 01 tháng nhằm đảm bảo cho nhân viên mới có đủ kiến thức tối thiểu để bắt đầu làm việc. Các nhân viên mới được tuyển dụng trong thời gian tham gia Chương trình đào tạo ban đầu nói trên chưa được hưởng các chế độ đãi ngộ của Công ty. Sau khi hoàn thành Chương trình đào tạo ban đầu, những nhân viên mới tuyển vượt qua được kỳ thi sát hạch mới được bố trí công việc và bắt đầu được hưởng các chế độ đãi ngộ của Công ty. Những nhân viên mới tuyển không vượt qua được kỳ thi sát hạch sẽ phải tham gia lại Chương trình đào tạo ban đầu hoặc sẽ bị Công ty từ chối tuyển dụng. Đào tạo nhân viên mới trong quá trình làm việc: Trong quá trình làm việc, nhân viên mới tuyển tiếp tục tham gia Chương trình đào tạo cơ bản của Công ty theo mô hình vừa học-vừa làm. Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế chịu trách nhiệm phối hợp với Phụ trách các đơn vị xây dựng Chương trình đào tạo cơ bản cho nhân viên mới tuyển trình Ban Giám đốc phê duyệt. Phòng Nhân sự-Pháp chế chịu trách nhiệm chuẩn bị đề thi và tổ chức sát hạch nhận thức về những nội dung đào tạo. Đề thi và kết quả sát hạch phải trình Ban Giám đốc phê duyệt. Đào tạo bổ sung và sát hạch định kỳ trong quá trình làm việc: Trong quá trình làm việc, nhân viên có trách nhiệm tham gia các đợt sát hạch định kỳ về từng nội dung nghiệp vụ được quy định trong Chương trình đào tạo do Công ty ban hành. Khi xét thấy cần thiết phải soát xét lại kiến thức nghiệp vụ của nhân viên thuộc một hay một số nhóm nghề nhằm phục vụ cho công tác quy hoạch tài nguyên nhân sự của Công ty, Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế có quyền quyết định tổ chức các cuộc kiểm tra, sát hạch bất thường. Phòng Nhân sự-Pháp chế chịu trách nhiệm chuẩn bị đề thi và tổ chức sát hạch lại theo định kỳ các nội dung nghiệp vụ mà Công ty đã đào tạo cho nhân viên. Đề thi và kết quả sát hạch phải trình Ban Giám đốc phê duyệt. Những nhân viên không vượt qua được kỳ sát hạch hoặc trong quá trình làm việc mắc nhiều lỗi nghiệp vụ sẽ bị tạm thời đình chỉ công việc để tham gia đào tạo lại. Trong thời gian nhân viên bị tạm thời đình chỉ công việc để tham gia đào tạo lại sẽ không được hưởng các chế độ đâĩ ngộ của Công ty. Đào tạo kèm cặp tại chỗ: Phụ trách đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức đào tạo kèm cặp nhân viên tại nơi làm việc, hướng dẫn, phổ biến và giám sát nhân viên. Kết quả được ghi nhận vào biểu mẫu BM.08-QT.14/TDĐTTV. Đào tạo bên ngoài: Nếu do yêu cầu công việc phải nâng cao kiến thức cho nhân viên bằng cách gửi đi đào tạo bên ngoài, Phụ trách đơn vị có nhu cầu đào tạo phỉ ghi rõ nội dung đào tạo và kết quả đào tạo vào biểu mẫu BM.08-QT.14/TDĐTTV. Lưu hồ sơ đào tạo: Bằng cấp, chứng chỉ hoặc văn bản xác nhận kết quả thu được sau các khóa đào tạo được lưu trữ trong hồ sơ nhân sự. Phòng Nhân sự-Pháp chế chịu trách nhiệm lập và xin đầy đủ chữ ký xác nhận danh sách nhân viên đã tham gia các khóa đào tạo vào biểu mẫu BM.09-QT.14/TDĐTTV và lưu trong hồ sơ đào tạo. Phòng Nhân sự-Pháp chế chịu trách nhiệm lưu trữ và theo dõi bằng Sổ “Hồ sơ theo dõi đào tạo” BM.10-QT.14/TDĐTTV. Lưu đồ quy trình đề bạt/thuyên chuyển nhân viên: Trách nhiệm Lưu đồ quy trình Tài liệu và biểu mẫu liên quan - Phụ trách trực tiếp Làm đề xuất Ghi ý kiến vào đề xuất Xem xét - Phụ trách cấp trên - Phòng NS-PC - Ban Giám đốc - Ban Giám đốc LËp kÕ ho¹ch tuyÓn dông Phê duyệt, ký quyết định - Phòng NS-PC Phổ biến, lưu hồ sơ Mô tả lưu đồ quy trình đề bạt/thuyên chuyển nhân viên: Làm đề xuất: Trong trường hợp đề bạt/thuyên chuyển là do ý kiến của Phụ trách trực tiếp, Phụ trách trực tiếp làm đề nghị đề bạt/thuyên chuyển nhân viên. Trong đó ghi rõ vị trí hiện tại, vị trí đề nghị đề bạt/thuyên chuyển và lý do đề bạt/thuyên chuyển. Trong trường hợp đề bạt/thuyên chuyển là do nguyện vọng của đương sự hoặc tập thẻ nhân viên, Phụ trách trực tiếp gửi kèm theo đề nghị đề bạt/thuyên chuyển đơn hoặc biên bản cuộc họp, tờ trình của đương sự và tập thể nhân viên. Trong trường hợp đề bạt/thuyên chuyển là do ý kiến của Phòng Nhân sự-Pháp chế, Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế làm đề nghị đề bạt/thuyên chuyển. Xem xét: Phụ trách đơn vị xem xét, ghi ý kiến vào Đề nghị: Nếu không chấp thuận, Phụ trách đơn vị phải nêu rõ lý do và gửi trả lại Đề nghị. Nếu chấp thuận, Phụ trách đơn vị ký xác nhận và chuyển Đề nghị cho Phòng Nhân sự-Pháp chế. Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế xem xét, ghi ý kiến vào Đề nghị: Nếu không chấp thuận, Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế phải nêu rõ lý do và gửi trả lại Đề nghị. Nếu chấp thuận, Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế ký xác nhận và trình Đề nghị cho Ban Giám đốc xem xét ký duyệt. Tổ chức bàn giao: Phụ trách đơn vị, Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế chịu trách nhiệm hướng dẫn nhân viên được đề bạt/thuyên chuyển thực hiện thủ tục bàn giao công việc cũ, nhận bàn giao công việc mới và ghi kết quả vào biểu mẫu BM.16-QT.14/TDĐTTV. Những nhân viên nhận bàn giao hoặc xác nhận kết quả bàn giao phải chịu trách nhiệm về kết quả bàn giao của nhân viên bàn giao. Sau khi nhận bàn giao, nếu do tiến hành bàn giao không chặt chẽ để thất thoát tài sản, hồ sơ, tài liệu hoặc làm phát sinh công nợ khó đòi thì sẽ bị kỷ luật và phải bồi thường trách nhiệm vật chất theo tỷ lệ: Nhân viên có ảnh hưởng quyết định đến kết quả bàn giao: bồi thường 60% giá trị thiệt hại. Nhân viên có trách nhiệm liên quan đến kết quả bàn giao: bồi thường 20% giá trị thiệt hại. Phụ trách đơn vị: bồi thường 20% giá trị thiệt hại. Lưu đồ quy trình giải quyết cho thôi việc: Trách nhiệm Lưu đồ quy trình Tài liệu và biểu mẫu liên quan - Nhân viên xin thôi việc Làm đơn xin thôi việc Xem xét LËp kÕ ho¹ch tuyÓn dông Tổ chức bàn giao Ký Quyết định cho thôi việc Thanh toán lương-Trả hồ sơ BH Lưu hồ sơ nhân sự Không chấp thuận Chấp thuận Đồng ý Ghi ý kiến vào đơn BM.17-QT.14/TDĐTTV - Phụ trách đơn vị - Phòng NS-PC - Ban Giám đốc Không đồng ý - Phụ trách đơn vị - Các bộ phận có liên quan BM.16- QT.14/TDĐTTV - Phòng NS-PC - Ban Giám đốc Phê duyệt - Ban Giám đốc - Phòng NS-PC - Phòng Tài chính-Kế toán - Phòng NS-PC Mô tả lưu đồ quy trình cho thôi việc: Làm Đơn xin thôi việc: Nhân viên có nhu cầu xin thôi việc tại Công ty làm Đơn xin thôi việc theo mẫu BM.17-QT.14/TDĐTTV nộp cho Phụ trách đơn vị. Trong đơn cần nêu rõ lý do xin thôi việc và thời điểm xin thôi việc. Xem xét: Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được Đơn, Phụ trách đơn vị ghi ý kiến vào Đơn xin thôi việc của nhân viên. Nếu không chấp nhận, Phụ trách đơn vị phải nêu rõ lý do và thuyết phục nhân viên. Nếu nhân viên thay đổi ý kiến thì tiếp tục làm việc. Nếu nhân viên không thay đổi ý kiến, Đơn xin thôi việc được gửi lên Phòng Nhân sự-Pháp chế. Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được Đơn, Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế ghi ý kiến vào Đơn xin thôi việc của nhân viên. Nếu không chấp nhận, Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế phải nêu rõ lý do và thuyết phục nhân viên. Nếu nhân viên thay đổi ý kiến thì tiếp tục làm việc. Nếu nhân viên không thay đổi ý kiến, Phòng Nhân sự-Pháp chế trình Ban Giám đốc phương án giải quyết. Tổ chức bàn giao: Phụ trách đơn vị, Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế chịu trách nhiệm hướng dẫn nhân viên xin thôi việc thực hiện thủ tục bàn giao công việc và ghi kết quả vào biểu mẫu BM.16-QT.14/TDĐTTV. Những nhân viên nhận bàn giao hoặc xác nhận kết quả bàn giao phải chịu trách nhiệm về kết quả bàn giao của nhân viên xin thôi việc. Sau khi nhận bàn giao, nếu do tiến hành bàn giao không chặt chẽ để thất thoát tài sản, hồ sơ, tài liệu hoặc làm phát sinh công nợ khó đòi thì sẽ bị kỷ luật và phải bồi thường trách nhiệm vật chất theo tỷ lệ: Nhân viên có ảnh hưởng quyết định đến kết quả bàn giao: bồi thường 60% giá trị thiệt hại. Nhân viên có trách nhiệm liên quan đến kết quả bàn giao: bồi thường 20% giá trị thiệt hại. Phụ trách đơn vị: bồi thường 20% giá trị thiệt hại. Trong thời gian bàn giao công việc, Phụ trách đơn vị không được giao thêm nhiệm vụ mới và nhân viên xin thôi việc không được hưởng các chế độ đãi ngộ đãi ngộ của Công ty. Ký Quyết định cho thôi việc: Phòng Nhân sự-Pháp chế trình Ban Giám đốc ký Quyết định cho thôi việc. Phòng Nhân sự-Pháp chế và Phòng Tài chính-Kế toán thanh toán lương, trả hồ sơ BHXH cho nhân viên thôi việc. Hồ sơ: TT Tên hồ sơ Ký hiệu Nơi lưu Thời gian lưu 01 Phiếu yêu cầu tuyển dụng BM.01-QT.14/TD§TTV Phòng NS-PC 01 năm 02 Kế hoạch tuyển dụng BM.02- QT.14/TD§TTV Phòng NS-PC 01 năm 03 Bản đăng ký tuyển dụng BM.03- QT.14/TD§TTV Phòng NS-PC Không xác định 04 Phiếu đánh giá phỏng vấn và tiếp nhận nhân viên BM.04- QT.14/TD§TTV Phòng tiếp nhận 01 năm 05 Bản đánh giá thử việc BM.05- QT.14/TD§TTV Phòng NS-PC 01 năm 06 Phiếu yêu cầu đào tạo BM.06- QT.14/TD§TTV Phòng NS-PC 01 năm 07 Kế hoạch đào tạo BM.07- QT.14/TD§TTV Phòng NS-PC 01 năm 08 Đánh giá kết quả đào tạo BM.08- QT.14/TD§TTV Phòng NS-PC 01 năm 09 Danh sách nhân viên tham gia đào tạo BM.09- QT.14/TD§TTV Phòng NS-PC 01 năm 10 Hồ sơ theo dõi đào tạo BM.10- QT.14/TD§TTV Phòng NS-PC Không xác định 11 Kế hoạch tuyển dụng năm BM.11- QT.14/TD§TTV Phòng NS-PC 01 năm 12 Kế hoạch đào tạo năm BM.12- QT.14/TD§TTV Phòng NS-PC 01 năm 13 Hợp đồng thử việc BM.13- QT.14/TD§TTV Phòng NS-PC Theo thời gian thử việc 14 Quyết định tiếp nhận BM.14- QT.14/TD§TTV Phòng NS-PC Không xác định 15 Cam kết trách nhiệm dân sự BM.15- QT.14/TD§TTV Phòng NS-PC Không xác định 16 Giấy xác nhận hoàn thành bàn giao BM.16- QT.14/TD§TTV Phòng NS-PC Không xác định 17 Đơn xin thôi việc BM.17- QT.14/TD§TTV Phòng NS-PC Không xác định Phụ lục: Phiếu yêu cầu tuyển dụng BM.01- QT.14/TD§TTV Kế hoạch tuyển dụng BM.02- QT.14/TD§TTV Bản đăng ký tuyển dụng BM.03- QT.14/TD§TTV Phiếu đánh giá phỏng vấn và tiếp nhận nhân viên BM.04- QT.14/TD§TTV Bản đánh giá thử việc BM.05- QT.14/TD§TTV Phiếu yêu cầu đào tạo BM.06- QT.14/TD§TTV Kế hoạch đào tạo BM.07- QT.14/TD§TTV Đánh giá kết quả đào tạo Danh sách nhân viên tham gia đào tạo BM.08- QT.14/TD§TTV BM.09- QT.14/TD§TTV Hồ sơ theo dõi đào tạo BM.10- QT.14/TD§TTV Kế hoạch tuyển dụng năm BM.11- QT.14/TD§TTV Kế hoạch đào tạo năm BM.12- QT.14/TD§TTV Hợp đồng thử việc BM.13- QT.14/TD§TTV Quyết định tiếp nhận BM.14- QT.14/TD§TTV Cam kết trách nhiệm dân sự BM.15- QT.14/TD§TTV Giấy xác nhận hoàn thành bàn giao BM.16- QT.14/TD§TTV Đơn xin thôi việc BM.17- QT.14/TD§TTV