Đề tài Hệ điều hành Windows XP

Chương 1 Hệ điều hành Windows XP 1 Giới thiệu chung về hệ điều hành Windows Hệ điều hành Windows là chương trình do hãng Microsoft sản xuất dùng cho các máy vi tính. Hiện nay Windows được dùng rộng rãi trên khắp thế giới do tính dễ học, dễ sử dụng hơn DOS nhờ giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống thực đơn, hộp thoại và các biểu tượng. Windows làm việc theo chế độ cửa sổ, tại một thời điểm người sử dụng được cung cấp một cửa sổ để làm việc với một ứng dụng. Trong môi trường Windows có thể thi hành hai hay nhiều chương trình cùng một lúc, mỗi chương trình có vùng cửa sổ riêng trên màn hình. Windows được hãng Microsoft cho ra đời vào năm 1985, tới nay nó đã được phát triển qua nhiều phiên bản Windows 3.x, Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows XP. Trong cuốn sách này chúng tôi sẽ trình bày hệ điều hành Windows trên nền của Windows XP. Windows là hệ điều hành 32 bit, kế thừa những ưu điểm của môi trường giao diện đồ họa Windows 3.x, đồng thời bổ sung thêm nhiều tiện ích, cải tiến giao diện người dùng. Windows có những nét đặc trưng sau: - Tương thích hoàn toàn với các hệ điều hành của Microsoft và các chương trình chạy trên nó. Là một hệ điều hành đa nhiệm thực thụ, Windows cho phép chạy đồng thời nhiều chương trình và thực hiện nhiều tác vụ khác nhau trong cùng một thời điểm (Multitasking). - Phát triển giao diện đồ hoạ người dùng (GUI - graphic user interface) hoàn thiện. Lần đầu tiên trong Windows, một khái niệm giao diện mới được Microsoft đưa ra là giao diện mạng (NUI - network user interface), cho phép tích hợp chặt chẽ giữa giao diện đồ hoạ với mạng và Internet. - Là một hệ điều hành mạnh, Windows có khả năng bảo vệ dữ liệu khi gặp trục trặc hệ thống. Bản thân mỗi chương trình chạy trong Windows được dành trong một vùng tài nguyên riêng. Mỗi vùng tài nguyên của máy tính dành cho một chương trình được gọi là một máy ảo (virtual machine). Máy ảo này độc lập tương đối về tài nguyên đối với máy ảo khác. Có thể coi, trong mỗi máy tính chạy hệ điều hành Windows có nhiều máy tính nhỏ, mỗi máy tính nhỏ này có khả năng chạy một chương trình khác nhau và 2 hỏng hóc ở máy tính nhỏ này không ảnh hưởng tới hoạt động của máy tính nhỏ khác. - Hỗ trợ tên tệp dài. - Hỗ trợ tối đa cho các kỹ thuật mới, như ổ đĩa DVD, tích hợp với hệ thống truyền tin cao tốc ISDN (Integrated Service Digital Network), hệ thống quản lý nguồn điện linh hoạt,... - Kỹ thuật cắm là chạy (Plug and play) giúp cho việc cài đặt cấu hình dễ dàng. - Hỗ trợ kỹ thuật điện toán di động, cho phép sử dụng dễ dàng các máy tính di động khi dùng riêng lẻ cũng như khi cắm vào mạng máy tính. Hỗ trợ các máy vi tính dùng bút điện tử (pen-based computers), thiết bị nhập liệu bằng bút điện tử (pen input device). - Hỗ trợ các mạng cục bộ (LAN) và truy cập mạng từ xa (Remote Network). • Hệ điều hành Windows XP Ra đời năm 2001, hệ điều hành Windows XP là sự kết hợp xuất sắc giữa độ an toàn, độ tin cậy của hệ điều hành Windows 2000 và khả năng tương thích của hệ điều hành Windows 98. Trong số những tính năng mới của hệ điều hành Windows XP, các công cụ bảo mật cho phép người dùng giữ cho máy tính an toàn hơn và các công nghệ mới hoạt động ở chế độ nền cho phép máy tính hoạt động hiệu quả hơn và tin cậy hơn. Windows XP được cải thiện theo hướng an toàn hơn với Trung tâm Bảo mật (Security Center) cho phép người dùng kiểm tra các thành phần bảo mật quan trọng - bao gồm Windows Firewall (tường lửa), Automatic Updates (tự động cập nhật), và phần mềm chống virus. Các thành phần này giúp người dùng dễ dàng hiểu được làm thế nào để giữ hệ thống máy tính của mình chống chọi tốt hơn với virus cũng như các nguy cơ mất an toàn khác. Hiệu năng của hệ thống luôn ở tình trạng rất cao. Người dùng có thể sử dụng nhiều chương trình hơn tại cùng một thời điểm, và các chương trình này luôn đạt tốc độ nhanh nhất từ trước tới nay. Windows XP giờ đây trở nên tin cậy và ổn định hơn, vì thế người dùng có thể luôn luôn tin tưởng vào hiệu quả của hệ thống máy tính. Rất nhiều các cải tiến khác cho phép máy tính được sử dụng hiệu quả hơn. Ví dụ như bạn có thể sử dụng tính năng Remote Desktop để từ nhà truy cập vào máy tính tại cơ quan, xem các tệp và tài liệu trên máy tính của bạn từ máy tính của các đồng nghiệp. Với chức năng NetMeeting, người dùng có thể tạo một 3 phòng họp ảo để gặp gỡ bất cứ ai tại bất cứ đâu để thảo luận bằng âm thanh, hình ảnh hoặc trao đổi trên máy tính (chat). Trợ giúp có thể đạt được một cách dễ dàng chưa từng có. Với chức năng Remote Assistance (hỗ trợ từ xa), người dùng có thể gửi yêu cầu (bằng thư điện tử hoặc lời nhắn trực tiếp - Instant Messenger) tới một chuyên gia máy tính hoặc hệ thống trợ giúp chuyên nghiệp, và họ có thể giúp đỡ người dùng giải quyết các vấn đề từ ngay văn phòng của họ. Windows XP có một hệ thống trợ giúp phong phú cho tất cả các chức năng của hệ điều hành, cũng như hệ thống giới thiệu số (digital tour) để giúp đỡ người dùng khám phá các khả năng đang chờ đón phía trước. Phần sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu các thao tác cơ bản với hệ điều hành này. 2 Thao tác với chuột 2.1 Giới thiệu về thiết bị chuột Đối tượng làm việc của Windows là các cửa sổ và biểu tượng nên chuột (mouse) là thiết bị không thể thiếu được khi sử dụng Windows. Thông thường chuột có hai phím bấm: phím trái và phím phải. Biểu tượng của chuột hiển thị trên màn hình gọi là con trỏ chuột. 2.2 Trạng thái của con trỏ chuột Mỗi trạng thái của con trỏ chuột tương ứng với từng tác vụ mà chương trình ứng dụng đang thực hiện. 2.3 Thao tác trên chuột Kích chuột: Nhấn một lần tại phím trái của chuột Kích kép chuột: Nhấn nhanh hai lần tại phím trái của chuột Kích phải chuột: Nhấn một lần tại phím phải của chuột Rê chuột: Nhấn phím trái chuột, giữ và kéo chuột đi (xem minh hoạ dưới đây) 4 3 Khởi động Windows XP Trong hầu hết các hệ thống Windows XP tự khởi động khi người sử dụng bật máy. Trong trường hợp cài đặt Windows XP cho nhiều cấu hình thì một câu hỏi lựa chọn cấu hình sẽ xuất hiện trước khi Windows XP khởi động. Nếu thiết lập cấu hình Windows cho nhiều người sử dụng hoặc có kết nối với mạng máy tính thì sẽ thấy hộp thoại đăng nhập mạng xuất hiện mỗi khi Windows XP khởi động. Người dùng có thể sẽ phải chọn Tên người sử dụng và gõ vào mật khẩu (password) để vào màn hình làm việc. 4 Giới thiệu về biểu tượng và cửa sổ 4.1 Biểu tượng Biểu tượng (icon) là một hình nhỏ (picture) đại diện cho một lệnh, chương trình, ổ đĩa, thư mục, tệp, ... trong Windows. 4.2 Cửa sổ Cửa sổ là một vùng trên màn hình để hiển thị thông tin của một chương trình đang chạy hoặc nội dung của một thư mục. Trong Windows XP, người dùng có thể mở cùng lúc nhiều cửa sổ. 5 a. Các thành phần chính của một cửa sổ - Nút menu hệ thống: hiển thị một menu các lệnh có thể sử dụng để di chuyển, thay đổi kích thước cửa sổ. Kích hoạt menu hệ thống bằng cách kích chuột vào biểu tượng cửa sổ (nút menu hệ thống) hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+SpaceBar. - Thanh tiêu đề: hiển thị tiêu đề của cửa sổ. Trên thanh tiêu đề này có thể là tên của cửa sổ, đường dẫn tới thư mục (nếu cửa sổ chứa thông tin về thư mục) hoặc tên của chương trình (nếu là cửa sổ chương trình). - Thanh menu: Gồm các lệnh của hệ điều hành (hoặc chương trình) ở dạng menu (thực đơn, hay trình đơn - theo như cách gọi của một số tài liệu khác). Gọi đến các lệnh này bằng cách chọn các mục trong các mức (hay cấp) menu cho tới khi đến cấp cuối cùng. Menu mức cao hơn được gọi là menu ở mức cha (có dấu
bên cạnh) Menu mức thấp hơn được gọi là menu ở mức con (hay menu con) Lệnh bị mờ là lệnh không thể chọn tại thời điểm hiện tại. Lệnh có dấu ... sẽ mở tiếp một hộp thoại. Kí tự gạch chân trong lệnh: là phím nóng có thể chọn bằng bàn phím. 6 - Thanh công cụ: Gồm một số biểu tượng lệnh thông dụng của hệ điều hành (hoặc chương trình). Gọi đến các lệnh này bằng cách kích chuột trên nút lệnh tương ứng. - TaskPane: Chứa các lệnh thường sử dụng. - Nút Minimize: Thu nhỏ cửa sổ về một biểu tượng nằm trên thanh tác vụ (Taskbar - xem trong phần Màn hình giao tiếp của Windows XP) - Nút Maximize/Restore: Phóng to kích thước cửa sổ hiện thời lên toàn bộ màn hình (maximize) hoặc đưa cửa sổ về trạng thái ban đầu (restore) - Nút Close: Đóng cửa sổ hiện thời. Với cửa sổ chương trình, nút Close có tác dụng kết thúc chương trình. - Vùng làm việc: Là vùng chứa nội dung của cửa sổ. Với cửa sổ chương trình, các thông tin và thao tác với chương trình được diễn ra trong vùng làm việc. - Thanh cuộn: Được dùng dịch chuyển để xem các phần còn khuất trên màn hình. Có thể có thanh cuộn đứng và thanh cuộn ngang. - Thanh trạng thái: Hiển thị thông tin về thư mục hoặc chương trình. b. Các thao tác với cửa sổ - Di chuyển cửa sổ: Thực hiện bằng cách đưa con trỏ chuột đến thanh tiêu đề và rê chuột để di chuyển cả cửa sổ. Hoặc kích chuột tại menu hệ thống, chọn mục Move sau đó dùng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển của sổ. - Thay đổi kích thước cửa sổ: Thực hiện bằng cách đưa con trỏ chuột đến một trong các cạnh hoặc góc của cửa sổ và rê chuột để thay đổi kích thước. Hoặc kích chuột tại menu hệ thống, chọn mục Size sau đó dùng các phím mũi tên trên bàn phím để thay đổi, kết thúc ấn phím Enter. - Phóng to/Thu nhỏ/Khôi phục kích thước cửa sổ: Thực hiện bằng cách kích chuột trên các nút chức năng tương ứng ở góc trên phải của cửa sổ, hoặc chọn các lệnh trong menu hệ thống. - Chuyển cửa sổ làm việc hiện thời: Thực hiện bằng một trong các cách sau : 7 + Kích chuột trên vùng cửa sổ định chuyển tới trong trường hợp nhìn thấy một phần của cửa sổ này. + Kích chuột vào tên của cửa sổ định chuyển tới trên thanh tác vụ của màn hình. + Gõ tổ hợp phím Alt+Tab để duyệt lần lượt qua các cửa sổ đang mở và dừng lại ở cửa sổ cần làm việc. - Sắp xếp các cửa sổ đang mở: Để sắp xếp các cửa sổ ta kích chuột phải trên vùng trống còn lại của thanh tác vụ và chọn các mục menu tương ứng với các kiểu sắp xếp sau: + Cascade Windows: một phần các cửa sổ chồng lên nhau theo kiểu như ngói lợp, cửa sổ đầu tiên nằm ở góc trên trái màn hình. + Tile Windows Horizontally: các cửa sổ không chồng lên nhau mà nằm cạnh nhau theo chiều ngang của màn hình. + Tile Windows Vertically: các cửa sổ không chồng lên nhau mà nằm cạnh nhau theo chiều dọc của màn hình. - Đóng cửa sổ hiện thời: Thực hiện theo một trong các cách sau: + Kích chuột tại nút đóng cửa sổ. + Kích chuột tại nút menu hệ thống và chọn mục Close + Gõ tổ hợp phím Alt+F4 5 Màn hình giao tiếp của Windows XP Màn hình giao tiếp (desktop) của Windows XP là vùng làm việc lớn nhất trên màn hình máy tính. Tuỳ thuộc vào từng máy tính và từng cách cài đặt, màn hình giao tiếp của Windows XP có thể khác nhau. Dưới đây là màn hình thường gặp nhất sau khi cài đặt Windows XP theo chế độ chuẩn. 8 Các thành phần chủ yếu của màn hình giao tiếp bao gồm: - Các biểu tượng chương trình hoặc thư mục. Các biểu tượng chủ yếu trong màn hình giao tiếp của Windows XP là : + My computer : biểu tượng của tài nguyên có trên máy tính. + My Network places : biểu tượng của tài nguyên mạng. + Recycle bin : là nơi chứa tạm thời các tệp bị xoá trong Windows trước khi bị xoá vĩnh viễn khỏi máy tính. Bạn có thể khôi phục lại các tệp đã bị xoá từ Recycle bin. - Thanh tác vụ (taskbar) : nằm ở đáy của màn hình. Thanh tác vụ được chia thành 3 vùng : + Vùng chứa các chương trình thường sử dụng: nằm phía bên trái, ngay sau nút Start. + Vùng chứa các biểu tượng cửa sổ đang mở. + Vùng chứa một số biểu tượng chương trình mang tính phục vụ đang chạy (System tray) - Nút Start : là thành phần quan trọng nhất của màn hình giao tiếp, nằm ở bên trái thanh tác vụ. 9 6 Nút Start Khi kích chuột vào nút Start, một menu xuất hiện cho phép người dùng tiến hành mọi thao tác với Windows XP, như khởi động các chương trình, thực hiện lệnh, thiết lập các thông số cho Windows, thay đổi thành phần tài nguyên trên máy tính, mở văn bản, tìm kiếm, trợ giúp,.... tắt máy cũng bắt đầu từ menu Start. 6.1 All Programs Trong mục All Program của menu Start là danh sách các nhóm chương trình và chương trình đã được cài đặt trên Windows. - Để khởi động chương trình, hãy kích chuột vào nút Start, chọn mục All Programs và chọn chương trình định khởi động. Nếu chương trình này thuộc vào một nhóm chương trình, hãy chọn dần các nhóm chương trình chứa nó để đi đến vị trí đặt chương trình. Lưu ý: vị trí của chương trình trong menu Start khác với vị trí của chương trình trong ổ đĩa. Chương trình trong menu Start chỉ là biểu tượng trỏ đến tệp chương trình nằm trong ổ đĩa. - Sau khi chương trình được khởi động, Windows sẽ mở một cửa sổ mới dành cho chương trình, và biểu tượng của chương trình sẽ nằm trên thanh tác vụ. Người dùng có thể nhanh chóng chuyển sang chương trình khác bằng cách kích chuột trên biểu tượng này, hoặc duyệt qua các cửa sổ chương trình và thư mục đang mở bằng cách gõ Alt+Tab. - Kết thúc chương trình bằng cách đóng cửa sổ chứa chương trình (xem trong phần khái niệm về cửa sổ). 10 6.2 My Documents Khi kích chuột tại mục My Documents của menu Start sẽ là danh sách thư mục và các tệp được đưa vào My Documents. 6.3 My Recent Documents Trong mục My Recent Documents là danh sách các tệp được mở gần nhất. Người sử dụng có thể mở lại các tệp này bằng cách kích chuột vào menu Start, chọn My Recent Documents và kích chuột lên tên tệp định mở. Windows XP sẽ khởi động chương trình liên kết (associated) với tệp (thường là qua phần mở rộng của tên tệp) và mở tệp đã chọn. 6.4 Control Panel Trong mục Control Panel của menu Start là các thành phần hệ thống của máy tính và của Windows. Người dùng có thể thiết lập và thay đổi các thông số cho Windows thông qua mục này. Tuy nhiên, do việc thiết lập các thông số này thường ảnh hưởng nhiều đến toàn hệ thống và đòi hỏi người dùng phải hiểu biết sâu về Windows và mất nhiều công sức, nên chúng tôi không có ý định trình bày phần này trong giáo trình. Học viên có thể tham khảo thêm nếu cần trong các tài liệu hướng dẫn của hệ điều hành Microsoft Windows XP hoặc phần trợ giúp của chương trình. 6.5 Help and Support Trong mục này là các thông tin trợ giúp của Microsoft dành cho người sử dụng. Các thông tin trợ giúp được cung cấp ở nhiều dạng khác nhau (văn bản, danh mục, âm thanh, hình ảnh, video hướng dẫn,...), cho phép người dùng tìm kiếm nhanh nhất các thông tin cần thiết. Đặc biệt, phần trợ giúp giải quyết sự cố (Troubleshooting) sẽ hướng dẫn người dùng qua từng bước để giải quyết phần lớn các trục trặc đối với cả phần cứng và phần mềm gặp phải trong quá trình làm việc. 6.6 Search Mục Search trong menu Start cho phép người dùng tìm kiếm các thư mục, tệp, các máy tính hiện đang đăng nhập trong mạng, thậm chí cả các thư tín điện tử có trên máy. Việc tìm kiếm dựa trên nhiều thông số khác nhau, thông thường nhất là tìm kiếm qua tên của đối tượng. Windows XP có một cơ chế tìm khá mạnh, cho phép người dùng tìm kiếm theo các nhóm từ thay thế khá rộng rãi. 11 6.7 Run Đây là một công cụ khá linh động của Windows XP, cho phép người sử dụng khởi động chương trình chưa được đăng ký trước với Windows XP thông qua câu lệnh chạy tập tin chương trình của WINDOW. 6.8 Log Off Mục Log Off của Windows XP cho phép người dùng đóng tất cả các ứng dụng đang mở để rời mạng với tên người dùng hiện thời, và đăng nhập lại mạng với tên của một người dùng khác. Lưu ý : Log Off chỉ đóng các chương trình ứng dụng chứ không đóng các tệp hệ thống đang mở trong Window. Vì thế sau khi Log Off không tắt máy tính mà phải đăng nhập lại với một tên người dùng. 6.9 Turn Off Computer Mục này cho phép người dùng đóng tất cả các chương trình, kể cả các tệp hệ thống của Windows XP để tắt máy (nếu chọn Turn Off) hoặc khởi động lại máy (nếu chọn mục Restart). Lưu ý : để bảo đảm an toàn cho máy tính và Windows XP, người dùng chỉ được tắt máy sau khi đã đóng chương trình bằng lệnh Start->Turn Off Computer -> Turn Off. 12 7 My computer Bên trong cửa sổ My computer là các tài nguyên đang có trên máy tính của bạn. Bằng cửa sổ này, người dùng có thể truy cập vào các ổ đĩa, thiết lập lại các thông số trên máy tính, và kết nối với các máy tính khác ở xa, chia xẻ ổ đĩa để dùng chung trên mạng,... Tuy nhiên, như đã nói ở phần trên, các thao tác liên quan đến hệ thống thường yêu cầu người dùng phải có những hiểu biết khá sâu về máy tính và Windows XP, nên trong phần này, chúng tôi chỉ tập trung giới thiệu cho học viên về nhiệm vụ quản lý ổ đĩa, tệp và thư mục trong My Computer. Đây là nhiệm vụ gặp thường xuyên trong hoạt động hàng ngày của máy tính. Một số biểu tượng thường sử dụng: ổ đĩa mềm ổ đĩa cứng ổ CDROM Thư mục Tệp 13 7.1 Định dạng đĩa mềm - Trong cửa sổ My computer, chọn ổ đĩa mềm A: - Kích chuột phải vào biểu tượng ổ đĩa A: và chọn mục Format trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột, Hoặc trong menu File chọn mục Format. Sẽ xuất hiện hộp hội thoại với các tham số sau: Capacity: chọn dung lượng đĩa Volume Label: đưa vào nhãn cho đĩa Format Option: các lựa chọn khác: Quick Format: Định dạng nhanh Create an MS-DOS startup disk: sao chép 3 tệp tối thiểu dùng để khởi động máy bằng hệ điều hành MS-DOS vào đĩa để tạo đĩa khởi động. 7.2 Tạo thư mục mới - Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí thư mục định tạo thư mục con. - Chọn một trong những cách sau: + Thực hiện menu File
New
Folder + Kích chuột phải vào vùng trống trong vùng làm việc của cửa sổ, chọn mục New
Folder trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột 14 + Kích chuột tại mục Make a new folder trên Task Pane - Gõ vào tên của thư mục. 7.3 Sao chép tệp - thư mục - Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí tệp hay thư mục định sao chép (tệp nguồn). - Chọn các tệp và thư mục cần sao chép bằng cách: + Nếu chọn một tệp (hoặc một thư mục) thì kích chuột vào tên tệp nguồn (hoặc thư mục). + Nếu chọn nhiều tệp và thư mục liên tiếp nhau thì kích chuột tại tên tệp (thư mục) đầu tiên trong danh sách, sau đó giữ phím Shift đồng thời kích chuột tại tên tệp (thư mục) cuối cùng trong danh sách. + Nếu chọn nhiều tệp và thư mục không liên tiếp nhau thì giữ phím Ctrl đồng thời kích chuột tại tên tệp hay thư mục cần chọn. Nếu muốn bỏ chọn tệp hay thư mục đã chọn thì giữ phím Ctrl đồng thời kích chuột tại tên tệp hay thư mục đó - Chọn một trong những cách sau: + Thực hiện menu Edit -> chọn mục Copy + Kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn mục Copy trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột + Kích chuột tại mục Copy this file (hoặc Copy the selected items nếu chọn nhiều đối tượng) trên TaskPane + Ấn tổ hợp phím Ctrl+C Lúc này, các tệp và thư mục đang chọn đã được sao chép vào bộ nhớ (clipboard). - Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí định đặt tệp hay thư mục mới (tệp đích) - Chọn một trong những cách sau: + Thực hiện menu Edit -> chọn mục Paste + Kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn mục Paste trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột + Ấn tổ hợp phím Ctrl+V 15 Khi đó, các tệp và thư mục sẽ được dán từ bộ nhớ (clipboard) vào thư mục hiện thời. 7.4 Di chuyển tệp - thư mục - Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí tệp hay thư mục định chuyển (tệp nguồn). - Chọn các tệp và thư mục cần di chuyển - Chọn một trong những cách sau: + Thực hiện menu Edit -> chọn mục Cut + Kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn mục Cut trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột + Kích chuột tại mục Move this file (hoặc Move the selected items nếu chọn nhiều đối tượng) trên TaskPane + Ấn tổ hợp phím Ctrl+X Lúc này, các tệp và thư mục đang chọn được chuyển vào bộ nhớ (clipboard). - Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí định đặt tệp hay thư mục mới (tệp đích) - Chọn một trong những cách sau: + Thực hiện menu Edit -> chọn mục Paste + Kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn mục Paste trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột + Ấn tổ hợp phím Ctrl+V Khi đó, các tệp và thư mục sẽ được dán từ bộ nhớ (clipboard) vào thư mục hiện thời. 7.5 Đổi tên tệp - thư mục - Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí tệp (thư mục) định đổi tên. - Chọn tệp (thư mục) cần đổi tên bằng cách kích chuột vào tên tệp (thư mục). - Chọn một trong những cách sau: + Thực hiện menu File -> chọn mục Rename 16 + Kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn mục Rename trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột + Kích chuột tại mục Rename this file trên TaskPane + Kích chuột thêm một lần nữa vào tên tệp (thư mục). Lưu ý : nếu thời gian kích chuột giữa 2 lần quá ngắn, Windows XP sẽ hiểu là kích kép chuột và khởi động chương trình liên kết với tệp (nếu tệp không phải tệp chương trình), hoặc khởi động chương trình (nếu tệp là tệp chương trình), hoặc mở cửa sổ nếu là thư mục. - Khi này, con trỏ soạn thảo sẽ xuất hiện trong ô tên tệp (thư mục) để cho phép sửa đổi tên tệp. Gõ tên tệp mới và ấn Enter (hoặc kích chuột ra ngoài ô tên tệp) để kết thúc. 7.6 Xoá tệp - thư mục - Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí tệp (thư mục) định xoá. - Chọn các tệp và thư mục cần xoá - Xoá tệp bằng một trong các cách sau: + Thực hiện menu File -> chọn mục Delete + Kích chuột phải và chọn mục Delete trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột. + Kích chuột tại mục Delete this file (hoặc Delete the selected items nếu chọn nhiều đối tượng) trên TaskPane + Gõ phím Delete trên bàn phím. Thông thường, Windows XP sẽ hỏi lại để khẳng định trước khi xoá tệp (chuyển vào trong Recycle Bin) như sau: Bạn chọn Yes để khẳng định sẽ xoá các tệp và thư mục đã chọn. Nếu muốn huỷ bỏ lệnh xoá thì chọn No. 7.7 Gửi tệp - thư mục ra đĩa mềm - Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí tệp (thư mục) định gửi. 17 - Chọn các tệp và thư mục cần thực hiện - Chọn một trong những cách sau: + Thực hiện menu File -> Send To
Floppy (A) + Kích chuột phải trên vùng đã chọn, chọn mục Send To
Floppy (A) trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột. 18 Chương 2 SOẠN THẢO VĂN BẢN 1 Giới thiệu chung về soạn thảo văn bản 1.1 Chương trình soạn thảo văn bản Trong quá trình sử dụng máy vi tính, một trong số các ứng dụng mà hầu hết người sử dụng máy đều phải biết và ứng dụng nó là việc sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản. Chương trình soạn thảo văn bản trên máy tính thực chất là một chương trình nhằm khai thác các đặc điểm của việc đưa dữ liệu vào từ bàn phím, cách lưu trữ thông tin và cách tổ chức đưa thông tin ra trên màn hình hoặc máy in để sao cho ta có thể sử dụng máy vi tính như công cụ đánh máy kết hợp với công cụ lưu trữ tài liệu. 1.2 Các công việc cần làm khi soạn thảo văn bản - Nhập văn bản vào máy và lưu trữ chúng trên các thiết bị lưu trữ như đĩa từ. - Hiệu chỉnh lại văn bản: thực chất là quá trình soát lỗi của thao tác nhập văn bản. Với các văn bản tiếng Anh, hầu hết các chương trình soạn thảo văn bản đều cung cấp cho người dùng nhiều công cụ tìm và sửa lỗi rất hữu ích, như kiểm tra và sửa lỗi chính tả (Spelling), ngữ pháp (Grammar), tra cứu từ đồng nghĩa - trái nghĩa (Thesaurus), sửa lỗi tự động và gõ tắt (Autocorrect), tự động ngắt từ (Hyphenation),.... - Trình bày văn bản: là quá trình trang trí cho văn bản đúng với ý định và mục đích của người sử dụng. Về khía cạnh này, phần lớn các chương trình soạn thảo văn bản hiện nay đều cung cấp các công cụ tương đối mạnh cho phép người dùng thành thạo có thể tạo ra những bản in mang tính chuyên nghiệp. - Đưa văn bản ra màn hình hoặc máy in: thông thường, các chương trình soạn thảo văn bản đều có công cụ xem văn bản đã trang trí trước khi in. Công cụ này cho phép người dùng kiểm tra lại lần cuối tất cả các bước tiến hành soạn thảo văn bản, đặc biệt là quá trình trình bày văn bản. 19 2 Hệ soạn thảo văn bản Microsoft Word 2.1 Giới thiệu về hệ soạn thảo văn bản Microsoft Word Microsoft Word, gọi tắt là MS Word là một chương trình chuyên dụng trong lĩnh vực soạn thảo văn bản. Ngoài những chức năng thông dụng của một hệ soạn thảo văn bản, MS Word còn cung cấp những công cụ hữu hiệu và thân thiện giúp người sử dụng có thể xử lý hầu hết các vấn đề đặt ra trong quá trình soạn thảo văn bản. Trong phần này chúng tôi giới thiệu hệ soạn thảo MS Word trong bộ chương trình Microsoft Office XP. 2.2 Khởi động và thoát khỏi chương trình 2.2.1 Khởi động chương trình Kích chuột tại biểu tượng MS Word trên màn hình chính của hệ điều hành Windows. Hoặc kích chuột tại nút Start, sau đó đưa chuột tới mục All Programs, rồi kích chuột tại mục MS Word. Hoặc thực hiện Start -> Run -> gõ vào đường dẫn tới tệp chương trình. 2.2.2 Thoát khỏi chương trình Kích chuột tại menu File, chọn Exit. Hoặc thoát khỏi chương trình bằng cách đóng cửa sổ chương trình MS Word Lưu ý: Trong trường hợp thoát khỏi chương trình mà chưa ghi lại những thay đổi trong tệp văn bản đang soạn, MS Word sẽ đưa ra thông báo: Chọn Yes: lưu lại những thay đổi trong văn bản Chọn No: không lưu lại những thay đổi trước đó Chọn Cancel: ngừng thao tác đóng văn bản trở lại màn hình soạn thảo. 2.3 Màn hình giao tiếp Sau khi khởi động chương trình thành công, màn hình giao tiếp của MS Word bao gồm các thành phần cơ bản sau: 20 - Dòng tiêu đề (title bar): chứa tên chương trình và tên tệp văn bản đang soạn thảo. - Dòng menu (menu bar): chứa các lệnh của MS Word. - Thanh công cụ (tool bar): chứa một số biểu tượng (icon) thể hiện một số lệnh thường dùng. Chọn các lệnh bằng chuột. - Thước (ruler): là thước và chứa 1số kí hiệu định dạng thông dụng. Có một thước ngang và một thước dọc. Tắt (mở) bằng cách chọn menu View
Ruler - Vùng nhập văn bản (text area): cửa sổ văn bản là phần lớn nhất, dùng để nhập văn bản. - Thanh cuốn (scroll bar): Dùng để di chuyển màn hình cửa sổ văn bản bằng chuột. Có thanh cuốn bên phải và phía dưới. - Dòng trạng thái (status bar): cho biết một số trạng thái làm việc (tổng số trang trong tệp, trang hiện đang làm việc, ...) 2.4 Các chế độ làm việc Có rất nhiều cách trình bày cửa sổ văn bản như: - Normal: Cửa sổ hiển thị văn bản theo một thước ngang và thể hiện dấu hiệu phân trang. - Print Layout: Cửa sổ hiển thị văn bản theo hai thước, được phân trang theo trang giấy in. 21 - Outline: Cửa sổ hiển thị văn bản không có thước, chỉ thích hợp trong trường hợp thể hiện những văn bản dài. Muốn làm việc ở chế độ nào chọn menu View và chọn mục tương ứng. 2.5 Nhập và điều chỉnh văn bản - Nhập lần lượt các kí tự. Không sử dụng phím Enter để xuống dòng, mà chỉ sử dụng phím này để kết thúc một đoạn văn bản (paragraph). - Ngắt một đoạn văn bản thành nhiều đoạn bằng cách tới vị trí định ngắt, ấn phím Enter để chèn dấu kết thúc đoạn văn bản (dấu paragraph) vào vị trí đã định. - Nối hai đoạn văn bản bằng cách xóa dấu kết thúc đoạn nằm ở cuối đoạn trên (đến đầu đoạn văn bản dưới và nhấn phím Backspace, hoặc đến cuối đoạn văn bản trên và nhấn phím Delete). 2.6 Các thao tác với khối văn bản Khối văn bản là một phần văn bản liên tục. Có một số thao tác cơ bản với khối như: 2.6.1 Chọn khối văn bản (đánh dấu khối văn bản) - Chọn khối bằng bàn phím: Giữ phím Shift, đồng thời dùng các phím di chuyển con trỏ màn hình để chọn khối. - Chọn khối bằng chuột: + Rê chuột từ đầu khối đến cuối khối. + Kích chuột tại kí tự đầu của khối, sau đó giữa phím Shift đồng thời kích chuột tại kí tự cuối của khối. + Nếu khối chọn là một dòng thì đưa con trỏ chuột về đầu dòng sao cho con trỏ chuột có hình mũi tên rồi kích chuột. + Nếu khối chọn là một từ thì kích kép vào từ đó. + Nếu khối chọn là một đoạn văn bản thì bấm nhanh 3 lần vào phím trái chuột, hoặc đưa con trỏ chuột ra đầu dòng sao cho con trỏ chuột có hình mũi tên rồi kích kép chuột. Bỏ chọn khối văn bản bằng cách kích chuột tại vị trí bất kì trong màn hình soạn thảo. 22 2.6.2 Sao chép khối văn bản Mục đích: Nhằm tạo ra một phần văn bản giống phần văn bản đã có. Thực hiện: - Chọn khối văn bản muốn sao chép. - Thực hiện menu Edit
Copy hoặc kích chuột vào biểu tượng hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+C. - Chuyển con trỏ văn bản đến vị trí cần sao chép khối văn bản tới. - Thực hiện menu Edit
Paste hoặc kích chuột vào biểu tượng hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V. 2.6.3 Chuyển khối văn bản Mục đích: chuyển một phần văn bản từ vị trí này sang vị trí khác Thực hiện: - Chọn khối văn bản muốn chuyển. - Thực hiện menu Edit
Cut hoặc kích chuột vào kí hiệu hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+X. - Chuyển con trỏ văn bản đến vị trí cần chuyển khối văn bản tới. - Thực hiện menu Edit
Paste hoặc kích chuột vào biểu tượng hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V. 2.6.4 Xóa khối văn bản - Chọn khối muốn xóa - Thực hiện menu Edit
Delete hoặc gõ phím Delete. 2.7 Thao tác với tệp văn bản MS Word tự động đặt phần mở rộng của các tệp văn bản là DOC. Do đó khi đặt tên các tệp văn bản của MS Word không cần xác định phần mở rộng. 2.7.1 Tạo một văn bản mới Thực hiện menu File -> New hoặc kích chuột vào kí hiệu hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+N. 23 Mỗi khi tạo văn bản mới, MS Word mở thêm một cửa sổ văn bản mới còn trống với tên mặc định là Document x (trong đó x là số thứ tự thực hiện thao tác mở văn bản). 2.7.2 Mở một văn bản đã có trên đĩa - Thực hiện lệnh File
Open hoặc kích chuột vào biểu tượng hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+O, xuất hiện hộp thoại Open. - Lựa chọn các tham số phù hợp trong hộp hội thoại Open + Look in : chọn ổ đĩa và thư mục chứa tệp + Files of type: chọn loại tệp cần mở + File name: gõ vào tên tệp cần mở. (có thể chọn tên của văn bản muốn mở trong danh sách) - Kích chuột tại nút Open để thực hiện hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu muốn bỏ qua thao tác này. Mỗi khi mở một văn bản, MS Word mở thêm cửa sổ và lấy nội dung tệp văn bản đưa vào cửa sổ này. 2.7.3 Lưu một văn bản vào đĩa a. Lưu văn bản với tên đã chỉ định - Thực hiện lệnh File -> Save hoặc kích chuột vào biểu tượng hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+S - Khi lưu văn bản lần đầu tiên, trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Save As và người sử dụng cần lựa chọn các tham số phù hợp: 24 + Save in: chọn thư mục chứa tệp + File name: gõ vào tên tệp + Save as type: lựa chọn kiểu cho tệp cần lưu - Kích chuột tại nút Save để thực hiện hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu muốn bỏ qua thao tác này. b. Lưu văn bản với tên khác Chọn menu File -> Save As xuất hiện hộp hội thoại Save As. Thực hiện việc chọn tham số cho hộp hội thoại này giống như phần a. 2.7.4 Đóng cửa sổ soạn thảo văn bản hiện thời Thực hiện giống việc đóng cửa sổ của Windows hoặc chọn menu File ->Close 2.8 Khôi phục một tác vụ Để khôi phục lại các tác vụ vừa thực hiện như xoá dữ liệu, điều chỉnh dữ liệu... chọn menu Edit -> Undo (hoặc nháy chuột tại biểu tượng hoặc Ctrl+Z). Ngược lại, nếu muốn trở lại thao tác sau chọn Edit -> Redo (hoặc nháy chuột tại biểu tượng hoặc Ctrl+Y) 2.9 Định dạng văn bản Việc trình bày văn bản theo ý muốn của người sử dụng gọi là việc định dạng văn bản. Có các cách thức định dạng văn bản như: - Định dạng bằng menu lệnh : là phương pháp định dạng đầy đủ nhất vì chỉ trong menu lệnh mới chứa tất cả các chức năng định dạng cho văn bản. 25 - Định dạng bằng các kí hiệu định dạng: là phương pháp định dạng trực tiếp và đơn giản vì các kí hiệu định dạng đã hiển thị sẵn trên thanh công cụ và thước. Người sử dụng chỉ việc kích chuột trên những kí hiệu định dạng tương ứng. Tuy nhiên chỉ có các kí hiệu định dạng quen thuộc chứ không đầy đủ như định dạng bằng menu lệnh. - Sử dụng tổ hợp phím: là phương pháp định dạng thường dùng đối với người làm công tác xử lý văn bản chuyên nghiệp trên máy vi tính vì người sử dụng không phải mất thời gian thay đổi thiết bị nhập giữa bàn phím và chuột. 2.9.1 Định dạng kí tự a. Dùng menu - Chọn khối kí tự muốn định dạng - Thực hiện menu Format
Font, xuất hiện hộp thoại: Việc định dạng kí tự bao gồm định dạng chữ, kiểu chữ và kích thước của chữ Một số kiểu chữ thường dùng: Chữ thường Regular Chữ nghiêng Italic (Ctrl+I) Chữ đậm Bold (Ctrl+B) Chữ đậm và nghiêng Bold Italic Chữ chỉ số trên Superscript (Ctrl+Shift+=) + Font (chữ) : kích chuột vo tên chữ định chọn trong danh sách + Font style (kiểu chữ) : kích chuột vo tên kiểu chữ muốn chọn + Size (kích thước chữ) : kích chuột vo kích thước muốn chọn hoặc nhập kích thước vo từ bn phím. + Color (mu chữ) : kích chuột vo mu chữ định chọn 26 Chữ chỉ số dưới Subscript (Ctrl+=) Chữ có hàng kẻ chạy qua giữa Strikethrough Chữ có gạch chân Underline (Ctrl+U) - Kích chuột tại nút OK để thực hiện hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu muốn bỏ qua thao tác này. b. Dùng thanh công cụ - Chọn khối kí tự muốn định dạng - Kích chuột trên những nút tương ứng trên thanh công cụ: Riêng các kí hiệu định dạng cho các kiểu chữ (đậm, nghiêng, gạch chân): kích chuột để chuyển từ trạng thái tắt sang mở hoặc ngược lại. 2.9.2 Định dạng đoạn văn bản a. Dùng menu - Chọn các đoạn văn bản muốn định dạng. - Thực hiện menu Format
Paragraph. Xuất hiện hộp thoại: + Special: None: bình thường. + Alignment (căn chỉnh lề) gồm: Left: căn theo lề trái (Ctrl+L) Right: căn theo lề phải (Ctrl+R) Centered: căn giữa (Ctrl+E) Justified: căn theo cả hai lề (Ctrl+J) + Indentation gồm: Left: khoảng cách tính từ lề trái Right : khoảng cách tính từ lề phải + Spacing: Before: khoảng cách đến đoạn văn bản trên. After : khoảng cách đến đoạn văn bản dưới. 27 First line: khoảng cách từ lề trái đến dòng đầu của đoạn. Hanging: khoảng cách từ lề trái đến các dòng sau của đoạn, trừ dòng đầu tiên. + Line spacing: Xác định khoảng cách giữa các dòng trong đoạn Single: khoảng cách dòng bình thường (tự động thay đổi theo kích thước chữ). Double: gấp đôi khoảng cách dòng bình thường. 1.5 line: gấp 1,5 lần khoảng cách dòng bình thường. Exactly: khoảng cách dòng chính xác, tính bằng point (pt : 1/72 inch). - Kích chuột tại nút OK để thực hiện hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu muốn bỏ qua thao tác này. b. Dùng thanh công cụ Các nút căn chỉnh lề trên thanh công cụ: Các ký hiện Identation trên thước ngang: - Chọn các đoạn văn bản muốn định dạng. - Thực hiện: + Thay đổi Alignment bằng cách kích chuột trên nút tương ứng. + Thay đổi Indentation bằng cách rê chuột trên những nút Identation tương ứng. 2.9.3 Thiết lập điểm dừng Tab Mỗi lần gõ phím Tab, con trỏ sẽ dừng lại tại một vị trí. Khoảng cách từ vị trí dừng của Tab này đến vị trí dừng của Tab khác gọi là độ dài của Tab (khoảng cách ngầm định là 1,27 cm). Việc thay đổi độ dài của tab và định dạng đường đi cho tab có thể thực hiện như sau: a. Dùng menu - Thực hiện menu Format ->Tab, xuất hiện hộp thoại: 28 b. Lập các điểm dừng của Tab bằng thước ngang Lựa chọn kiểu Tab ở góc trên trái của thước, sau đó nháy chuột tại điểm dừng của Tab trên thước. Muốn thay đổi định dạng Tab thì nháy chuột phải tại biểu tượng đặt Tab. Muốn huỷ bỏ Tab thì nháy chuột và kéo biểu tượng Tab ra khỏi thước. 2.9.4 Chia cột báo a. Dùng menu - Chọn phần văn bản cần thực hiện - Thực hiện menu Format -> Columns, xuất hiện hộp thoại: b. Dùng thanh công cụ Kích chuột tại biểu tượng sau đó rê chuột để chọn số cột cần chia. 2.9.5 Tạo chữ cái đầu dòng - Chọn các đoạn văn bản cần thực hiện - Thực hiện menu Format -> Drop cap, sau đó lựa chọn: + Tab stop position: nhập vo điểm dừng của tab + Aligment: lựa chọn tính chất tab (Left, Right, Center, Decimal) + Leader: lựa chọn kí hiệu lấp đầy đường đi của tab + Set : xác nhận tab đã thiết lập + Clear: xoá 1 tab no đó + Clear All: xoá tất cả các tab. + Number of column: chọn số cột cần chia + Width and spacing: độ rộng v khoảng cách giữa các cột + Line between: có/không có đường ngăn cách giữa các cột 29 2.9.6 Đặt dấu hoặc số ở đầu các đoạn văn bản a. Dùng menu - Chọn các đoạn văn bản cần thực hiện - Thực hiện menu Format -> Bullets and Numbering, sau đó lựa chọn: b. Dùng thanh công cụ - Chọn các đoạn văn bản cần thực hiện - Kích chuột tại biểu tượng để đặt dấu ở đầu các đoạn Kích chuột tại biểu tượng để đặt số ở đầu các đoạn. 2.9.7 Sao chép định dạng - Chọn phạm vi cần thực hiện sao chép định dạng - Kích chuột vào biểu tượng để thực hiện sao chép định dạng một lần. Nếu kích kép chuột thì thực hiện sao chép định dạng nhiều lần cho đến khi bạn kích chuột lại biểu tượng - Lựa chọn phạm vi cần tiếp nhận định dạng + Bulleted : chọn dấu ở đầu các đoạn + Numbered: chọn số ở đầu các đoạn + Customize: thiết lập một số thông số về dấu hay số như: chọn kiểu số hay dấu, số bắt đầu, vị trí của số, vị trí của đoạn văn bản + Reset: dùng để huỷ bỏ mọi thiết lập trước + Position: chọn vị trí của chữ cái đầu + Font: chọn kiểu chữ + Lines to drop: xác định độ cao của chữ + Distance from text: xác định khoảng cách từ kí tự đến phần văn bản còn lại. 30 2.10 Lập bảng biểu trong văn bản Trong một văn bản, nếu phải tạo một bảng biểu, ta có thể sử dụng những phần mềm bảng tính chuyên dụng như Excel, Lotus, Quattro.... Tuy nhiên nếu bảng biểu chỉ có một phần trong văn bản, có thể sử dụng chức năng tạo bảng trong MS Word. 2.10.1 Tạo một bảng a. Thiết lập bảng - Thực hiện menu Table
Insert
table. Xuất hiện hộp thoại: Hoặc tạo bảng bằng cách kích chuột vào biểu tượng , sau đó kích chuột vào một ô để xác định ô góc dưới bên phải của bảng. b. Nhập nội dung vào bảng Cấu trúc của một bảng gồm nhiều cột và nhiều dòng. Giao của một dòng và một cột gọi là 1 ô (cell). Dùng phím tab hoặc các phím ←, →, ↑, ↓ để di chuyển con trỏ đến ô cần điền nội dung, sau đó nhập nội dung vào ô đó. 2.10.2 Đóng khung kẻ đường cho bảng - Chọn các ô muốn đóng khung, kẻ đường. - Thực hiện lệnh Format
Borders and Shading sẽ xuất hiện hộp thoại: - Chọn Border để kẻ khung + Number of Columns: xác định số cột của bảng. + Number of Rows: xác định số dòng của bảng. 31 - Chọn Shading để tạo màu nền 2.10.3 Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng a. Thay đổi độ rộng cột - Đưa con trỏ chuột về gianh giới giữa các cột trên thước ngang hoặc ngay trên bảng sao cho con trỏ chuột có dạng  - Rê chuột để điều chỉnh độ rộng của cột. b. Thay đổi chiều cao dòng - Đưa con trỏ chuột về gianh giới giữa các dòng trên thước dọc hoặc ngay trên bảng sao cho con trỏ chuột có dạng  - Rê chuột để điều chỉnh chiều cao dòng. + Setting: chọn một kiểu kẻ khung Hoặc tự xác lập đường kẻ theo các bước sau: + Style : chọn dạng đường kẻ + Width: chọn mức độ đậm nhạt cho đường kẻ + Color : chọn mu đường kẻ Sau đó áp dụng trực tiếp loại đường kẻ đã chọn cho từng đối tượng trong phần Preview + Fill: chọn mu nền cho các ô Nếu chọn No Fill sẽ không có mu. + Style: chọn loại nền 32 2.10.4 Thêm dòng, cột, ô - Đặt con trỏ tại vị trí muốn thêm. - Thực hiện menu Table
Insert sau đó chọn mục tương ứng với thao tác cần thực hiện như sau: + Columns to the Left: thêm cột ở bên trái vị trí con trỏ. + Columns to the Right: thêm cột ở bên phải vị trí con trỏ. + Rows Above: thêm dòng phía trên vị trí con trỏ. + Rows Below: thêm dòng phía dưới vị trí con trỏ. + Cells: thêm ô khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại sau: Lưu ý: Nếu dòng cần thêm ở cuối bảng thì đưa con trỏ đến ô cuối cùng của bảng rồi ấn phím TAB (hoặc đưa con trỏ đến vị trí cuối cùng của bảng rồi ấn phím Enter). Muốn thêm bao nhiêu dòng (hoặc cột) thì chọn bấy nhiêu dòng (hoặc cột). 2.10.5 Xoá dòng, cột, ô - Đặt con trỏ tại vị trí muốn xoá. - Thực hiện menu Table
Delete sau đó chọn mục tương ứng với thao tác cần thực hiện như sau: + Columns: xoá cột. + Rows: xoá dòng. + Cells: xoá ô khi đó xuất hiện hộp hội thoại sau: Shift Cells Right: đẩy ô hiện thời sang phải. Shift Cells Down: đẩy ô hiện thời xuống dưới. Insert Entire Row: chèn cả dòng trên vị trí dòng hiện thời. Insert Entire Column: chèn cả cột trước vị trí cột hiện thời. Shift Cells Left: Chuyển ô bên trái vo vị trí ô xóa. Shift Cells Up: Chuyển ô dưới vo vị trí ô xóa. Delete Entire Row: Xóa ton bộ dòng hiện thời. Delete Entire Column: Xóa ton bộ cột hiện 33 2.10.6 Trộn ô - Chọn các ô định trộn. - Thực hiện menu Table
Merge cells. 2.10.7 Chia ô - Chọn ô cần chia. - Thực hiện menu Table
Split cells, xuất hiện hộp thoại: 2.10.8 Bật tắt đường kẻ lưới - Bật đường kẻ lưới : Chọn menu Table -> Show Gridlines. - Tắt đường kẻ lưới : Chọn menu Table -> Hide Gridlines. 2.10.9 Chia một bảng thành hai bảng - Di chuyển con trỏ văn bản đến dòng muốn tách sang bảng hai. - Thực hiện menu Table
Split Table. Dùng thanh công cụ Kích chuột tại biểu tượng (hoặc thực hiện menu View -> Toolbars -> Tables and Borders) sẽ xuất hiện thanh công cụ Tables and Borders. Ta có thể thực hiện các thao tác trên dựa vào các biểu tượng của thanh công cụ này. 2.11 Trình bày trang in 2.11.1 Định dạng trang in Thực hiện menu File
Page Setup, xuất hiện hộp hội thoại Page Setup: - Chọn Paper trên cửa sổ Page Setup để chọn khổ giấy. Number of Columns: Cho biết cần chia ô thnh bao nhiêu ô nhỏ (theo chiều ngang). Number of Rows: Cho biết cần chia ô thnh bao nhiêu ô nhỏ (theo chiều dọc). 34 - Chọn Margins để thay đổi lề và hướng in. Dùng chuột hoặc bàn phím lựa chọn cho việc định dạng trang in của mình. Chọn nút OK để thực hiện, hoặc nút Cancel để trở lại văn bản, bỏ qua các thay đổi. 2.11.2 Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang Một số văn bản có cùng nội dung ở đầu hay ở cuối mỗi trang. Để có được các dòng này phải tạo tiêu đề đầu trang hay tiêu đề cuối trang. a, Tạo tiêu đề Chọn menu View
Header and Footer, xuất hiện thanh công cụ sau: + Paper Size : kích thước trang giấy. + Width : chiều rộng (không cần thay đổi nếu sử dụng khổ giấy có sẵn). + Height : chiều cao (không cần thay đổi nếu sử dụng khổ giấy có sẵn). + Magins: đặt lề Top: lề trên Bottom: lề dưới Left: lề trái Right: lề phải + Orientation: hướng in Portrait: khổ giấy đứng Landscape: khổ giấy ngang 35 + Kích chuột tại biểu tượng (Switch between header and footer) để chuyển giữa tiêu đề đầu trang và cuối trang. + Nhập vào nội dung của tiêu đề (có thể sử dụng thao tác định dạng văn bản). + Kết thúc bằng cách kích chuột tại nút Close trên thanh công cụ Header and Footer. b, Thay đổi tiêu đề Kích kép chuột tại tiêu đề đầu trang hay cuối trang, sau đó có thể tiến hành sửa chữa hoặc xoá tiêu đề nếu không còn thấy cần thiết. 2.11.3 Chèn số trang cho văn bản a, Sử dụng View -> Header and Footer - Chọn menu View
Header and Footer tương tự như phần tạo tiêu đề - Trong phần nhập nội dung của tiêu đề ta chuyển con trỏ đến vị trí cần chèn số trang sau đó kích chuột tại biểu tượng (Insert page number) trên thanh công cụ Header and Footer hoặc thực hiện menu Insert
Page Numbers. b, Sử dụng Insert -> Page Numbers - Thực hiện menu Insert
Page Numbers, xuất hiện hộp thoại sau: - Lựa chọn các thông số cần thiết gồm: + Position: vị trí của số trang (theo chiều dọc) gồm: Bottom of page (cuối trang) và Top of page (đầu trang) + Aligment: vị trí của số trang (theo chiều ngang) gồm : Left (bên trái), Center (ở giữa) và Right (bên phải) + Show number on first page: có hiển thị số trang ở trang đầu tiên (trang 1)? + Format: thay đổi định dạng gồm: Number format: lựa chọn kiểu số trang 36 Start at: xác định số bắt đầu (mặc định là 1) Muốn xoá số trang thực hiện giống việc thay đổi tiêu đề trang. 2.11.4 Xem trang trước khi in - Thực hiện menu File
Print Preview hoặc kích chuột tại biểu tượng - Sau khi xem xong kích chuột tại nút Close để đóng cửa sổ. 2.11.5 In văn bản a. Dùng menu - Thực hiện menu File
Print xuất hiện hộp thoại: + Printer: chọn loại máy in và một số tham số cần thiết khác cho máy in. + Page range: chọn phạm vi in All: In toàn bộ tệp văn bản. Current page: In trang hiện thời (là trang văn bản có con trỏ làm việc). Selection: In trong phạm vi lựa chọn. Pages: In một số trang văn bản. (Chẳng hạn nếu chọn 1,3,4 thì sẽ in trang 1, trang 3 và trang 4; nếu chọn 5-7 sẽ in từ trang 5 đến trang 7). + Number of copies: số bản cần in. + Print to file: Đưa nội dung ra tệp. + Print what: Lựa chọn dạng cần in (mặc định là văn bản: Document) b, Dùng thanh công cụ 37 Kích chuột vào biểu tượng (Ctrl+P) để in toàn bộ văn bản đang làm việc hiện tại.