Đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản

* DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * ĐÁNH GIÁ & TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN Xin kính chào Anh Chị Em học viên! TS. Lưu Kiếm ThanhKhoa Văn bản và Công nghệ hành chínhHọc viện Hành chính Quốc gia77 Nguyễn Chí Thanh, Hà NộiĐTCQ: (04)8357083; DĐ: 0913045209E-mail: luukiemthanh@yahoo.com * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Bài Vcác phương pháp và kỹ thuật tổ chức sử dụng văn bản (10 tiết ) Các hình thức tổ chức sử dụng VB Các phương pháp tổ chức sử dụng VB Kỹ thuật sử dụng văn bản Giải thích và hướng dẫn sử dụng VB ứng dụng công nghệ hiện đại vào tổ chức sử dụng văn bản * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 1.Các hình thức TCSD VB Tổ chức sử dụng văn bản là một bộ phận hoạt động nghiên cứu của người quản lý nhằm: Tìm kiếm thông tin (fact-finding); Thông hiểu thông tin (critical interpretation); Tổng hợp thông tin (complete research). * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Trực tiếp Gián tiếp 1.1. Tính chất SD * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 1.2. Những phương diện nghiên cứu văn bản Tiểu sử, lý lịch tác giả (biography); Lịch sử hình thành cơ quan, tổ chức (histories of institutions and organizations); Các nguồn (sources) và các ảnh hưởng (influences); Biên tập, xuất bản, bản dịch (editing); Lịch sử các tư tưởng (the history of ideas); Thư mục (bibliography) * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 1.3. Giới thiệu văn bản + Giơí thiệu tên loại + Giới thiệu tên loại kết hợp với tóm tắt nội dung + Giới thiệu theo chủ đề * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 1.4. Công bố văn bản + Công bố trên phương tiện thông tin đại chúng + Công bố thành các xuất bản phẩm * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 1.5. Một số hình thức SD tài liệu lưu trữ + Cung cấp tài liệu để đọc và nghiên cứu tại bộ phận lưu trữ + Cho mượn + Cung cấp các chứng thực lưu trữ + Triển lãm, làm phim tài liệu * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 1.6. Xây dựng các hệ thống tra tìm VB + Bước 1: Phân loại thông tin văn bản theo những đặc trưng thích hợp: * Theo vấn đề * Theo tên loại văn bản * Theo tác giả văn bản * Theo phạm vi quản lý ... * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * + Bước 2: Lập hệ thống ký hiệu tra tìm theo các nhóm TT đã phân loại: * Theo vần chữ cái * Theo hệ thập phân * Theo hệ bách phân * Hỗn hợp 1.6. Xây dựng các hệ thống tra tìm VB * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * + Bước 3: Hệ thống hoá và thống kê các nhóm TT đã được phân loại: * Trên các tấm thẻ * Trên máy tính với một phần mềm thích dụng 1.6. Xây dựng các hệ thống tra tìm VB * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * + Bước 4: Sắp xếp văn bản theo hệ thống phân loại thông tin 1.6. Xây dựng các hệ thống tra tìm VB * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 1.7. Những nguyên tắc áp dụng Điều 80. Áp dụng VBQPPL (LBHVBQPPL 96) 1- VBQPPL được áp dụng từ thời điểm có hiệu lực. VBQPPL được áp dụng đối với hành vi xảy ra tại thời điểm mà VB đó đang có hiệu lực.Trong trường hợp VB có quy định hiệu lực trở về trước, thì áp dụng theo quy định đó. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 1.7. Những nguyên tắc áp dụng Điều 80. Áp dụng VBQPPL (LBHVBQPPL 96) 2- Trong trường hợp các VB QPPL có quy định khác nhau về cùng một vấn đề, thì áp dụng VB có hiệu lực pháp lý cao hơn. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 1.7. Những nguyên tắc áp dụng Điều 80. Áp dụng VBQPPL (LBHVBQPPL 96) 3- Trong trường hợp các VB QPPL về cùng một vấn đề do cùng một cơ quan ban hành mà có quy định khác nhau, thì áp dụng quy định của VB được ban hành sau. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 1.7. Những nguyên tắc áp dụng Điều 80. Áp dụng VBQPPL (LBHVBQPPL 96) 4- Trong trường hợp VB QPPL mới không quy định trách nhiệm pháp lý hoặc quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra trước ngày VB có hiệu lực, thì áp dụng văn bản mới. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Đối với VBQPPL HĐND, UBND Luật của Quốc hội Nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 về việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Chương V. Hiệu lực và nguyên tắc áp dụng văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân. Đ 49-54 * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 2. Các phương pháp TCSD VB 2.1. Phương pháp logic và bản chất logic của tổ chức sử dụng văn bản Logic? * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 2.1. Phương pháp logic và bản chất logic của TCSDVB a) Tư duy khái niệm Khái niệm là một phạm trù của logic học và được định nghĩa là một hình thức tư duy nhằm chỉ rõ thuộc tính bản chất vốn có của sự vật. Khái niệm là “một trong những hình thức phản ánh thế giới vào tư duy, nhờ nó mà người ta nhận thức được bản chất của các hiện tượng, các quá trình, mà người ta khái quát được những mặt và những dấu hiệu cơ bản của chúng”. (TđTH, 1977) Một khái niệm được biểu đạt bởi định nghĩa. định nghĩa một khái niệm là tách ngoại diên của nó và chỉ rõ nội hàm. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 2.1. Phương pháp logic và bản chất logic của TCSDVB b) Phán đoán Phán đoán là một thao tác logic luôn được thực hiện trong nghiên cứu khoa học, là một hình thức tư duy nhằm nối liền các khái niệm lại với nhau để khẳng định rằng khái niệm này là hoặc không là khái niệm kia (S là P) Phán đoán được sử dụng trong trường hợp cần nhận định về bản chất một sự vật, trình bày giả thuyết khoa học, v.v.. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * PHÂN LOẠI CÁC PHÁN ĐOÁN * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 2.1. Phương pháp logic và bản chất logic của TCSDVB c) Suy luận Suy luận là một hình thức tư duy, từ một hay một số phán đoán đã biết (tiền đề) đưa ra một phán đoán mới (kết đề). * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Suy luận diễn dịch: từ chung đến riêng. Suy luận quy nạp: từ riêng đến chung. Loại suy: từ riêng đến riêng. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 2.1. Phương pháp logic và bản chất logic của TCSDVB d) Cấu trúc logic của một văn bản Về cơ bản một văn bản có cấu trúc logic: luận đề, luận cứ, luận chứng. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 2.2. Phương pháp ĐKHPL "Điều khiển học pháp lý là một khoa học tổng hợp về tối ưu hoá sự hành chức các các hệ thống pháp lý trên cơ sở sử dụng các phương pháp toán học, lý thuyết thông tin và các phương tiện kỹ thuật của điều khiển học" (UIP, 51) * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 2.2. Phương pháp ĐKHPL "Điều khiển học pháp lý có trách nhiệm nghiên cứu sự vận động, thu thập, bảo quản, xử lý và sử dụng thông tin trong các hệ thống pháp luật quản lý". "Đú là khoa học pháp lý về quản lý tối ưu và có định hướng đối với các hệ thống pháp luật" (UIP, 52) PPĐKPL là những phương pháp tối ưu hoá quản lý các hệ thống pháp luật. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 2.2. Phương pháp ĐKHPL Tối ưu hoá có thể bao gồm: tính hiệu quả của các quy phạm pháp luật; tính ứng dụng của chúng; khối lượng chi phí vật chất để thực hiện pháp luật, vv.. Phương pháp này dựa trên lý thuyết hệ thống và lý thuyết thông tin. Đặc biệt đối tượng nghiên cứu được xem như một sự vận động không ngừng của quá trình thông tin và quản lý. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 2.3. Phương pháp phân tích thông tin Hiệu suất sử dụng văn bản trong một cơ quan lệ thuộc vào yếu tố: - Khả năng cung cấp các thông tin văn bản. - Hướng vào việc sử dụng các thông tin văn bản khi giải quyết nhiệm vụ. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Sơ đồ mô tả các quan hệ Lãnh đạo đơn vị Quan hÖ chØ ®¹o vµ theo dâi trùc tiÕp Quan hÖ phèi hîp. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Luồng thông tin QUY PHẠM PHÁP LUẬT TIN TỨC KINH TẾ KHOA HỌC, KỸ THUẬT CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI HỘI NHẬP CÁC LUỒNG THÔNG TIN PHÂN LOẠI XỬ LÝ PHẢN HỒI * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Luồng thông tin VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY HỌP; TRAO ĐỔI XỬ LÝ XỬ LÝ * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Nguồn thông tin CẤP TRÊN CẤP DƯỚI CẤP ỦY ĐẢNG ĐOÀN THỂ NGANG CẤP NHÂN DÂN CÁN BỘ TÀI LIỆU SÁCH BÁO THÔNG TINĐẠI CHÚNG NỘI BỘ TIN ĐỒN V.V… VĂN PHÒNG * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Nguồn thông tin theo hình thức * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * THÔNG TIN KINH TẾ THỐNG KÊ KẾ TOÁN KỸ THUẬT(tác nghiệp) THÔNG BÁO, SỰ PHẢN ẢNH VỀ KẾT QUẢ GHI CHÉP, PHÂN TÍCH TỔNG HỢP CÁC HIỆN TƯỢNG VÀ CÁC QUÁ TRÌNH KINH TẾ XÃ HỘI SỐ LỚN BẰNG CÁC PHƯƠNG PHÁP NHƯ ĐIỀU TRA, PHÂN TỔ, SỐ BÌNH QUÂN, CHỈ SỐ, TƯƠNG QUAN, DỰ BÁO… THÔNG TIN BẰNG SỐ CHỈ SỰ QUAY VÒNG VẬN ĐỘNGCỦA CÁC PHƯƠNG TIỆN TÀI CHÍNH, CÁC NGUỒNNHÂN LỰC BẮT BUỘC PHẢI ĐƯỢC THỂ HIỆN TRÊNCÁC CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH, CÁC CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH,TIỀN TỆ THEO PHƯƠNG PHÁP GHI CHÉP RIÊNG BIỆTNHƯ GHI SỔ KÉP, VÀO TÀI KHOẢN GHI CHÉP HIỆN TƯỢNG, SỰ VIỆC: TIẾN ĐỘ SẢN XUẤT (LAO ĐỘNG, VẬT TƯ, PHƯƠNG TIỆN), CÁC SỰ CỐ VÀDIỄN BIẾN KHÁC CỦA QUÁ TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤTHOẶC DO TÁC ĐỘNG CỦA THIÊN NHIÊN GÂY RA * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Xử lý thông tin Quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, yêu cầu đã xác định. Công việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng nghiên cứu của lãnh đạo, tránh sự quá tải, nhiễu thông tin. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Các công đoạn xử lý KIỂM TRA ĐỘ TIN CẬYTHÔNG TIN PHÂN TÍCH,TỔNG HỢPTHÔNG TIN KIẾN NGHỊGIẢI QUYẾTVẤN ĐỀ TÓM LƯỢCTIN XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG,HÌNH THỨCTRUYỀN TIN * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Các công đoạn xử lý KIỂM TRA ĐỘ TIN CẬYTHÔNG TIN Nghiên cứu, phân tích, so sánh, đối chiếu để xác định tính trung thực, mức độ tin cậy của thông tin. Cần thiết phải đến tận nơi để xác định hết tầm quan trọng, tính phức tạp và bản chất của sự việc. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Các công đoạn xử lý PHÂN TÍCH,TỔNG HỢPTHÔNG TIN Sắp xếp các thông tin đã được kiểm tra, xác minh và phân tích vào mối quan hệ mạch lạc, có hệ thống theo những tiêu chí nhất định như: thời gian, tầm quan trọng, tính phổ biến, sự đúng sai, v.v…, tức là hệ thống hóa thông tin nhằm tiếp nhận thông tin một cách rõ ràng, sáng sủa. Phương pháp tìm hiểu và trả lời về bản chất, nguyên nhân của tình hình mà thông tin phản ánh, cũng có thể để đánh giá một chủ trương, biện pháp, kinh nghiệm, kiến nghị… * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Các công đoạn xử lý KIẾN NGHỊGIẢI QUYẾT Phản ảnh trung thực thông tin nhận được và nêu ra những đánh giá và kiến nghị về việc xử lý thông tin đó. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Các công đoạn xử lý TÓM LƯỢCTIN Hướng vào vấn đề quan tâm Làm nổi bật khía cạnh mới Chú ý khía cạnh chính trị, song Khách quan, không cường điệu Ngắn, gọn, dồn, nén * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Các công đoạn xử lý XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG,HÌNH THỨCTRUYỀN TIN GỬI TỚI AI? ĐÚNG NGƯỜI CÓ TRÁCH NHIỆM BÁO CÁO BẰNG VĂN BẢN PHƯƠNG TIỆN KỸ THUẬT MIỆNG TRỰC TIẾP/ GIAO BAN * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Bảo mật thông tin PHẠM VI BÍ MẬT MỨC ĐỘ MẬT PHƯƠNG THỨC BẢO MẬT * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 3. Kỹ thuật TCSD VB Kỹ thuật đọc Kỹ thuật ghi chép Kỹ thuật ghi nhớ Kỹ thuật vận dụng * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 4. Giải thích, hướng dẫn SD Vấn đề nghĩa (meaning) hoặc sự hiểu (interpretation) văn bản luôn luôn được đặt lên hàng đầu trong sử dụng văn bản. Nghĩa của văn bản liên quan trước hết đến từ ngữ (words) và các ký hiệu (symbols) cần xác định (ascertained). Việc hiểu văn bản có thể là giản đơn (a very simple thing), nhưng cũng có thể hết sức phức hợp, đòi hỏi phải có những kiến thức từ nhiều khoa học khác nhau như lịch sử, ngôn ngữ học, chính trị học, kinh tế học, xã hội học, tâm lý học v.v..Nếu muốn dựa vào những dữ kiện đưa ra trong văn bản để giải quyết vấn đề nào đó người sử dụng phải hiểu rõ, ý nghĩa đích thực (true meaning) của nội dung văn bản. Sau đó, cần xác định tính đúng đắn, chính xác (accuracy), tính chất đáng tin cậy chung (general trustworthiness) của nội dung văn bản. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Cần đặt ra một loạt các câu hỏi như: Về thẩm năng của tác giả: trình độ chuyên môn; có nhiều điều kiện để quan sát, nghiên cứu vấn đề đặt ra không; uy tín khoa học thế nào; những kết luận đưa ra là nguyên khai hay lấy từ những nguồn nào khác? Về tính toàn vẹn của nội dung văn bản. Tính toàn vẹn nội dung có thể là trực tiếp hoặc gián tiếp. Nếu được thể hiện gián tiếp thì phải rõ ràng, có thể tra cứu, xác định dễ dàng được. Tính toàn vẹn không nhất thiết là phải nêu toàn bộ, hết thảy những gì liên quan đễn vấn đề, mà phản ánh được trọn vẹn chủ đề, mục tiêu giải quyết vấn đề (significant information). Trên thực tế không thể có văn bản nào được hiểu bởi tất cả mọi người như nhau, có độ chính xác như nhau. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 4. Giải thích, hướng dẫn SD Việc hiểu văn bản phụ thuộc rất nhiều các yếu tố, trong đó đặc biệt là phụ thuộc vào mức độ tư duy khoa học và tư duy đời thường (và mối quan hệ giữa chúng) của mỗi cá nhân. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 4. Giải thích, hướng dẫn SD Việc hiểu văn bản còn phụ thuộc vào tính chất của kiểu giao tiếp (types of communications): + Trên xuống (downward); + Dưới lên (upward); và + Chiều ngang (lateral) * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Văn bản cần giải thích, do: Quy phạm pháp luật được diễn tả bằng ngôn ngữ, do đó nó là quá trình tư duy; Văn bản được kiến tạo theo kỹ thuật đặc biệt, với những thuật ngữ chuyên ngành; Có nội dung trừu tượng Tính không hoàn thiện hệ thống biểu đạt; Tính liên hoàn trong hệ thống. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 4. Giải thích, hướng dẫn SD Văn bản có những hạn chế so với “khẩu lệnh”. Văn bản không có tính biểu cảm, không thể phản hồi trực tiếp do đó cần phải có giải thích, hướng dẫn. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 4. Giải thích, hướng dẫn SD Việc giải thích bao gồm: làm sáng tỏ nội dung văn bản sau đó tiến hành giải thích. * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * 5. øng dông c«ng nghÖ hiÖn ®¹i vµo tæ chøc sö dông v¨n b¶n * DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC * Xin trân trọng cảm ơn! TS. Lưu Kiếm Thanh HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA77-Nguyễn Chí Thanh, Hà NộiĐT: 04.8357083; DĐ: 0913045209E-mail: luukiemthanh@yahoo.com