Công tác tự kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật ở xã, thị trấn

CÔNG TÁC TỰ KIỂM TRA, RÀ SOÁT, HỆ THỐNG HÓA VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT Ở XÃ, THỊ TRẤN I. CÔNG TÁC TỰ KIỂM TRA VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ 1. Khái niệm tự kiểm tra văn bản Tự kiểm tra là một trong hai phương thức kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật (gồm tự kiểm tra và kiểm tra theo thẩm quyền) được quy định tại Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2010 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn tại Thông tư số 20/2010/TT-BTP ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Bộ Tư pháp Quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ngày 12 thỏng 4 năm 2010 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật (Sau đây gọi tắt là Nghị định 40/2010/NĐ-CP và Thông tư 20/2010/TT-BTP). Tự kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền cấp xã là hoạt động kiểm tra do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện đối với văn bản quy phạm pháp luật do chính mình ban hành nhằm phát hiện những nội dung trái pháp luật của văn bản để kịp thời đ́ình chỉ việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi bỏ văn bản, bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất của hệ thống pháp luật, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của tập thể, cá nhân có thẩm quyền trong việc ban hành văn bản trái pháp luật. 2. Văn bản được thực hiện tự kiểm tra Đối với chính quyền cấp xã, những văn bản được thực hiện tự kiểm tra gồm: - Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, quyết định, chỉ thị quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân xã; - Văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng không được ban hành bằng hình thức nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã hoặc hình thức quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân xã (như các công văn, thông báo,... của Ủy ban nhân dân cấp xã) có chứa quy phạm pháp luật; - Văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng không do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã ban hành: như các quyết định của Thường trực HĐND xã, Chủ tịch UBND xã; các công văn, thông báo, kế hoạch, đề án,.... của Thường trực HĐND, Ủy ban nhân, Chủ tịch UBND cấp xã; hoặc văn bản có thể thức và nội dung như văn bản quy phạm pháp luật do người không có thẩm quyền tại cấp xã ban hành 3. Thẩm quyền tự kiểm tra Công chức Tư pháp - Hộ tịch giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện tự kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp xã và quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành. Tùy theo tính chất, phạm vi, yêu cầu quản lý và số lượng văn bản được ban hành của từng cơ quan, việc tự kiểm tra văn bản có thể được giao công chức Tư pháp – Hộ tịch trực tiếp thực hiện hoặc phân công cho các đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân thực hiện theo lĩnh vực được giao phụ trách với điều kiện bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ và phát huy vai trò làm đầu mối của công chức Tư pháp - Hộ tịch trong việc xây dựng kế hoạch, đôn đốc theo dõi công tác tự kiểm tra, tổng hợp và báo cáo kết quả tự kiểm tra với các cơ quan có thẩm quyền (Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cùng cấp, Phòng Tư pháp). 4. Căn cứ tiến hành hoạt động tự kiểm tra Theo Khoản 1 Điều 11 Nghị định 40/2010/NĐ-CP, trách nhiệm tự kiểm tra văn bản được quy định: Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp phải tự kiểm tra văn bản do mình ban hành ngay sau khi văn bản được ban hành, khi nhận được thông báo của cơ quan, người có thẩm quyền kiểm tra văn bản hoặc yêu cầu, kiến nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân và các phương tiện thông tin đại chúng. Hoạt động tự kiểm tra được thực hiện khi: - Ban hành văn bản mới: trong thời hạn chậm nhất là 3 ngày, kể từ ngày ban hành văn bản, văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã chuyển văn bản đó đến công chức Tư pháp - Hộ tịch để tổ chức tự kiểm tra; - Nhận được yêu cầu, kiến nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân và các phương tiện thông tin đại chúng về văn bản do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân mình ban hành có nội dung trái pháp luật: ngay khi nhận được yêu cầu hoặc kiến nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân, hoặc thông tin của các phương tiện thông tin đại chúng về văn bản có nội dung trái pháp luật do mình ban hành, công chức Tư pháp - Hộ tịch tổ chức kiểm tra văn bản này; - Có thông báo của cơ quan, người có thẩm quyền kiểm tra văn bản về văn bản do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân mình ban hành có nội dung trái pháp luật: về cơ bản, đây cũng là một trong những trường hợp tự kiểm tra theo yêu cầu của cơ quan (trường hợp trên), tuy nhiên trường hợp này chỉ xảy ra khi Phòng Tư pháp đó thực hiện kiểm tra theo thẩm quyền và phát hiện văn bản do chính quyền cấp xã ban hành có nội dung trái pháp luật và gửi thông báo để công chức Tư pháp – Hộ tịch thực hiện tự kiểm tra và xử lý theo thẩm quyền; - Tình hình kinh tế - xã hội thay đổi làm cho văn bản do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã đó ban hành trước đó không còn phù hợp hoặc khi cơ quan nhà nước cấp trên ban hành văn bản mới làm cho nội dung văn bản do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã đó ban hành không còn phù hợp. 5. Nội dung tự kiểm tra văn bản Tự kiểm tra văn bản gồm 5 nội dung, cụ thể là: Thứ nhất, căn cứ pháp lý làm cơ sở ban hành văn bản quy phạm pháp luật: là văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên đang có hiệu lực tại thời điểm ban hành văn bản đó, bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có thẩm quyền quy định về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan ban hành văn bản và văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có thẩm quyền quy định về vấn đề thuộc đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản (có thể có một hoặc nhiều văn bản quy định về nội dung này). Đối với văn bản quy phạm pháp luật của cấp xã, căn cứ pháp lý ban hành có thể gồm: Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các văn bản luật, nghị định, quyết định, thông tư của các cơ quan nhà nước ở cấp trên, quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân cấp trên, nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp trên và của Hội đồng nhân dân xã (đối với văn bản do Ủy ban nhân dân xã ban hành) quy định nội dung vấn đề mà văn bản điều chỉnh. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, cơ quan ban hành văn bản không sử dụng căn cứ pháp lý là Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân vì căn cứ về thẩm quyền ban hành văn bản đó được quy định trong Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. Ví dụ: UBND xã B ban hành Quyết định số 01/2006/QĐ-UBND về Chương trình phát triển kinh tế - xã hội của xã B đến năm 2010. Trong phần căn cứ ban hành văn bản, Quyết định số 01 viết như sau: UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ B - Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân; - Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân; - Căn cứ ý kiến chỉ đạo của UBND huyện A tại Công văn số 01/CV ngày 14 tháng 02 năm 2006 về việc xây dựng Chương trình phát triển kinh tế - xã hội đến năm 2010; - Căn cứ vào Nghị quyết Đại hội Đảng bộ lần thứ XV xã H”. QUYẾT ĐỊNH: . Khi tiến hành tự kiểm tra văn bản này, công chức Tư pháp – Hộ tịch lưu ý rằng, việc UBND xã đã bám sát tinh thần chỉ đạo của UBND huyện và Nghị quyết Đại hội Đảng bộ để cụ thể hóa thành Chương trình phát triển kinh tế - xã hội của địa phương là việc làm đáng hoan nghênh. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật thì căn cứ pháp lý để ban hành văn bản QPPL phải là văn bản QPPL của cơ quan nhà nước cấp trên đang có hiệu lực. Tại Quyết định số 01, thì căn cứ thứ ba (Công văn của UBND huyện) và căn cứ thứ tư (Nghị quyết Đại hội Đảng bộ) không phải là văn bản QPPL, do đó không thể sử dụng để làm căn cứ pháp lý ban hành văn bản QPPL. Thứ hai, văn bản quy phạm pháp luật được ban hành đúng thẩm quyền về hình thức và thẩm quyền về nội dung. Thẩm quyền về hình thức được quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. Theo đó, Hội đồng nhân dân có thẩm quyền ban hành Nghị quyết, Ủy ban nhân dân được ban hành văn bản quy phạm pháp luật với hình thức Quyết định và Chỉ thị. Thẩm quyền về nội dung là thẩm quyền quản lý nhà nước của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã. Thẩm quyền này được xác định rõ trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân (từ Điều 18 đến Điều 20) và các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành. Ví dụ: Trong những năm qua, để lưu thông ở nông thôn được thuận lợi, nhiều địa phương có chương trình “bê tông hóa” các tuyến đường liên thôn, trong đó, kinh phí thường do nhân dân đóng góp và một phần được nhà nước hỗ trợ. Xã X cũng hưởng ứng chủ trương này và nhiều tuyến đường liên thôn đó được xây dựng. Do xã X nằm gần trung tâm huyện, là cầu nối giữa huyện với một số xã trong vùng, lưu lượng phương tiện giao thông vận tải đi qua xã X là rất lớn. Để có kinh phí sửa chửa đường, UBND xã X đó cho lắp ở mỗi đường liên thôn một chắn Barie và đưa ra quy định “Thu 5.000 đồng/lượt đối với xe con; thu 10.000 đồng/lượt đối với các loại ôtô khác”. Hiện nay việc lắp đặt các Barie để thu tiền các xe trọng tải lớn khi đi qua các con đường ở nông thôn còn khá phổ biến, tuy nhiên, việc UBND xã X đặt ra quy định như trên có đúng với pháp luật không? Tại Điều 5 Nghị định số 57/2002/NĐ-CP ngày 03 thỏng 6 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Phí và Lệ phí và Nghị định số 24/2006/NĐ- CP ngày 06 tháng 3 năm 2006 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 57/2002/NĐ-CP nêu trên thì thẩm quyền quy định đối với phí như sau: “Chính phủ quy định đối với một số phí quan trọng, có số thu lớn, liên quan đến nhiều chính sách kinh tế - xã hội của Nhà nước. Trong từng loại phí do Chính phủ quy định, Chính phủ có thể ủy quyền cho Bộ, cơ quan ngang Bộ quy định mức thu đối với từng trường hợp cụ thể cho phù hợp với tình hình thực tế. Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh) quy định đối với một số khoản phí về quản lý đất đai, tài nguyên thiên nhiên; một số khoản phí gắn với chức năng quản lý hành chính nhà nước của chính quyền địa phương. Bộ Tài chính quy định đối với các khoản phí còn lại để áp dụng thống nhất trong cả nước”. Như vậy, với quy định trên thì thẩm quyền quy định đối với phí (quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng đối với từng phí) thuộc về Chính phủ, Bộ Tài chính hoặc Hội đồng nhân dân cấp tỉnh đối với từng trường hợp cụ thể. Do đó, việc UBDN xã X ban hành Quyết định quy định về mức phí đối với ôtô qua lại các đường liên thôn là trái thẩm quyền về nội dung. Do đó, khi tiến hành tự kiểm tra và phát hiện văn bản này, công chức Tư pháp – Hộ tịch có trách nhiệm báo cáo UBND để tiến hành hủy bỏ Quyết định theo quy định của pháp luật. Thứ ba, nội dung văn bản được kiểm tra phải phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp xã phải phù hợp với văn bản của các cơ quan nhà nước ở trung ương, gồm: Hiến pháp, nghị quyết của Quốc hội; pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội; lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; nghị quyết, nghị định của Chính phủ; quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và phù hợp với văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp trên. Quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân cấp xã ngoài việc phải phù hợp với văn bản của cơ quan nhà nước ở trung ương và văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp trên còn phải phù hợp với Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp. Ngoài ra, văn bản được kiểm tra còn phải phù hợp với các điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc gia nhập. Ví dụ: Trước nạn chặt phá rừng diễn ra ngày càng nhiều và phức tạp trong khi lực lượng Kiểm lâm đóng trên địa bàn lại ít nên không thể kiểm soát nổi. Trước tình hình này, năm 2006 xã D đó tiến hành chia những khu đất trống cho các hộ dân tiến hành trồng mới và bảo vệ rừng, đồng thời, ban hành Chỉ thị về tăng cường công tác bảo vệ rừng trên địa bàn xã D, Chỉ thị nêu rõ: “ Nếu chủ rừng nào bắt được người khai thác gỗ trái phép với khối lượng dưới 1m3 thỡ được phạt đến 300.000 đồng, nếu bắt được người khai thác gỗ trái phép với khối lượng trên 1m3 thỡ dẫn giải về trụ sở Uỷ ban nhân dân xã để giải quyết”. Thẩm quyền quy định hành vi vi phạm hành chính và chế độ áp dụng các biện pháp xử lý hành chính khác được quy định tại Điều 2 Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính như sau: Chính phủ quy định hành vi vi phạm hành chính, hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả đối với từng hành vi vi phạm hành chính trong các lĩnh vực quản lý nhà nước; quy định chế độ áp dụng biện pháp giáo dục tại xã, phường, thị trấn, đưa vào trường giáo dưỡng, đưa vào cơ sở giáo dục, đưa vào cơ sở chữa bệnh, quản chế hành chính”. Như vậy, theo quy định trên thì thẩm quyền quy định về hành vi vi phạm hành chính và hình thức xử lý thuộc về Chính phủ, UBND cấp xã không có thẩm quyền quy định, dó đó, Chỉ thị trên của UBND xã D là trái thẩm quyền. Mặt khác, theo quy định tại Chương III, Nghị định số 159/2007/NĐ-CP ngày 30 tháng 10 năm 2007 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý rừng, bảo vệ rừng và quản lý lâm sản thì chỉ có Kiểm lâm viên, Trạm trưởng Trạm Kiểm lâm, Hạt trưởng Hạt Kiểm lâm, Chi cục trưởng Chi cục Kiểm lâm, Cục trưởng Cục Kiểm lâm và Chủ tịch UBND các cấp mới có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý, bảo vệ rừng theo các mức phạt tương ứng khác nhau. Nghị định số 159/2007/NĐ-CP không giao cho chủ rừng thẩm quyền xử phạt khi phát hiện những vi phạm đối với khu rừng do mình quản lý. Do đó, xét về nội dung, Chỉ thị của UBND xã D về tăng cường công tác bảo vệ rừng trên địa bàn xã cho phép chủ rừng được phạt đến 300.000 đồng là trái với quy định của pháp luật. Từ những phân tích nêu trên thì rõ ràng Chỉ thị của UBND xã D là vừa trái thẩm quyền về nội dung, vừa có nội dung trái với quy định của pháp luật. Vì vậy, khi tự kiểm tra và phát hiện văn bản này thì công chức Tư pháp – Hộ tịch phải báo cáo với UBND để tiến hành hủy bỏ theo quy định của pháp luật. Thứ tư, văn bản được kiểm tra phải được trình bày đúng thể thức và kỹ thuật, bao gồm các nội dung: tiêu đề (tiêu ngữ, quốc hiệu); tên cơ quan, tổ chức ban hành; số và ký hiệu của văn bản (ghi năm ban hành ở giữa số và ký hiệu); địa danh, ngày, tháng, năm ban hành; tên loại văn bản và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; viết đúng chính tả, ngữ pháp tiếng Việt và văn phong pháp luật; nơi nhận; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; đóng dấu của cơ quan, tổ chức (kể cả các dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn, dấu chỉ “tài liệu họp”, “họp xong phải thu hồi”...) và đúng cách trình bày. Các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày cho từng loại văn bản được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Thứ năm, văn bản được kiểm tra phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về thủ tục xây dựng, ban hành và công bố văn bản: được quy định Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân 6. Thủ tục, trình tự thực hiện tự kiểm tra văn bản Sau khi nhận được văn bản để kiểm tra (hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền, thông tin của các cơ quan, cá nhân) công chức Tư pháp – Hộ tịch xã có trách nhiệm tổ chức tự kiểm tra: - Công chức Tư pháp - Hộ tịch vào sổ theo dõi văn bản kiểm tra; - Công chức Tư pháp - Hộ tịch trực tiếp thực hiện tự kiểm tra văn bản có trách nhiệm đối chiếu tỉ mỉ, thận trọng nội dung của văn bản được kiểm tra với nội dung của văn bản làm căn cứ pháp lý để xem xét, kết luận về tính hợp pháp của văn bản được kiểm tra theo sau nội dung của tự kiểm tra. Nếu văn bản thỏa mãn tất cả các yêu cầu trên (nghĩa là toàn bộ nội dung và hình thức văn bản đều đáp ứng được yêu cầu hợp pháp, hợp lý, đáp ứng được yêu cầu quản lý nhà nước tại địa phương) thì kết luận văn bản này không trái pháp luật, người kiểm tra sẽ ký vào góc trên bên phải của văn bản mà mình đó kiểm tra để xác nhận việc kiểm tra, đồng thời lập danh mục các văn bản đó được kiểm tra (trường hợp kiểm tra nhiều văn bản). Trường hợp kết thúc quá trình tự kiểm tra phát hiện văn bản kiểm tra có dấu hiệu trái pháp luật, công chức Tư pháp - Hộ tịch phải lập Phiếu tự kiểm tra văn bản. Phiếu tự kiểm tra văn bản có các nội dung chủ yếu sau đây: Tên người kiểm tra văn bản; tên văn bản được kiểm tra và tên văn bản làm cơ sở pháp lý để kiểm tra; nội dung trái pháp luật (hoặc không còn phù hợp với tình hình kinh tế - xã hội) và yêu cầu quản lý nhà nước của văn bản được kiểm tra; ý kiến của người kiểm tra về nội dung trái pháp luật (hoặc không phù hợp) của văn bản được kiểm tra; hướng xử lý nội dung trái pháp luật (hoặc không phù hợp) đó của văn bản. Nội dung quan trọng nhất của Phiếu tự kiểm tra là ý kiến của người kiểm tra về nội dung trái pháp luật của văn bản. Ở mục này, người kiểm tra không thể chỉ dừng ở việc nêu ý kiến chung chung mà phải thông qua việc phân tích nội dung sai (hoặc không phù hợp) so với văn bản làm căn cứ đối chiếu để thấy được nguyên nhân sai trái, xác lập được định hướng ban đầu cho việc xây dựng một văn bản thay thế hoặc hướng khắc phục nội dung sai trái Với phần bình luận này, cơ quan ban hành văn bản sẽ có một cơ sở quan trọng hoặc một kinh nghiệm trong việc xây dựng văn bản. Trên cơ sở văn bản đó kiểm tra, phiếu kiểm tra công chức Tư pháp – Hộ tịch tham mưu lãnh đạo UBND xã tổ chức thảo luận giữa đại diện các phòng, ban liên quan của Ủy ban nhân dân cấp xã để khẳng định nội dung trái pháp luật của văn bản và dự kiến hướng xử lý nội dung sai trái này, đồng thời, xây dựng báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã về nội dung trái pháp luật và hướng xử lý nội dung đó. Các biện pháp xử lý có thể là: đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, bói bỏ, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm báo cáo Ủy ban nhân dân về nội dung trái pháp luật của văn bản để Ủy ban nhân dân xử lý theo đúng quy định. Trường hợp văn bản trái pháp luật là nghị quyết Hội đồng nhân dân cấp xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản với Hội đồng nhân dân để Hội đồng nhân dân kịp thời xử lý trong kỳ họp gần nhất. 7. Kết quả của hoạt động tự kiểm tra Kết quả của hoạt động tự kiểm tra là kết luận về tính hợp hiến, hợp pháp, tính khả thi của một văn bản quy phạm pháp luật. Trường hợp văn bản hợp hiến, hợp pháp, đáp ứng tình hình thực tế địa phương thì kết luận đó là văn bản tốt, tiếp tục thực hiện, ngược lại, khi phát hiện những nội dung trái pháp luật trong văn bản hoặc không có tính khả thi thì công chức Tư pháp – Hộ tịch cần đề nghị cơ quan có thẩm quyền (Ủy ban nhân dân hoặc Hội đồng nhân dân cấp xã) thực hiện xử lý bằng một trong các hình thức: hủy bỏ, bãi bỏ, sửa đổi, đình chỉ việc thi hành một phần hoặc toàn bộ văn bản nhằm tạo ra một hệ thống pháp luật thống nhất, hoàn thiện. Trường hợp hoạt động tự kiểm tra do nhận được thông báo của cơ quan có thẩm quyền hoặc theo thông tin của các cơ quan, cá nhân, tổ chức thì kết thúc quá trình kiểm tra, công chức Tư pháp – Hộ tịch cần có Báo cáo kết luận tính hợp hiến, hợp pháp, tính khả thi của văn bản và kết quả xử lý gửi tới các cơ quan, tổ chức, cá nhân này. Đồng thời, trên cơ sở kết quả tự kiểm tra văn bản theo từng lĩnh vực, công chức Tư pháp – Hộ tịch có thể kết luận về tình hình soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của địa phương theo từng lĩnh vực đó và đưa ra kế hoạch để xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của địa phương trong thời gian tiếp theo. 8. Thẩm quyền xử lý văn bản trái pháp luật của chính quyền cấp xã - Hội đồng nhân dân cấp xã xử lý các văn bản của Hội đồng nhân dân trên cơ sở kết quả tự kiểm tra và đề nghị của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã. - Uỷ ban nhân dân cấp xã xử lý các văn bản của Uỷ ban nhân dân trên cơ sở kết quả tự kiểm tra và đề nghị của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã. - Các cơ quan có thẩm quyền giám sát, kiểm tra cấp huyện cũng có thẩm quyền xử lý văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp xã. Lưu ý: Trong thời gian giữa hai kỳ họp nếu Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp xã trái pháp luật nhằm kịp thời đình chỉ việc thi hành tránh hậu quả xảy ra thì Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND cấp xã có thể đề nghị Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định đình chỉ thi hành và báo cáo HĐND cấp xã tại kỳ họp gần nhất để xử lý theo thẩm quyền. 9. Xử lý văn bản trái pháp luật của chính quyền cấp xă - Đình chỉ việc thi hành một phần hoặc toàn bộ văn bản trong trường hợp nội dung sai trái đó nếu chưa được sửa đổi, bãi bỏ, hủy bỏ kịp thời và nếu tiếp tục thực hiện thì có thể gây hậu quả nghiêm trọng, làm ảnh hưởng đến lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của công dân; - Sửa đổi trong trường hợp văn bản được ban hành đúng thẩm quyền nhưng có một phần nội dung không phù hợp với nội dung văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên mới được ban hành hoặc không còn phù hợp với tình hình kinh tế - xã hội và cần phải có quy định khác thay thế nội dung đó; - Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ nội dung của văn bản trong trường hợp nội dung đó trái với nội dung của văn bản mới được ban hành là cơ sở pháp lý của văn bản được kiểm tra mà không thuộc trường hợp cần đề xuất sửa đổi; - Huỷ bỏ một phần hoặc toàn bộ nội dung của văn bản trong trường hợp toàn bộ hoặc một phần văn bản đó được ban hành trái thẩm quyền về hình thức, thẩm quyền về nội dung hoặc không phù hợp với quy định của pháp luật ngay từ thời điểm ban hành văn bản đó. Việc đề xuất hình thức hủy bỏ cũng được áp dụng đối với các văn bản được quy định tại Điều 24 của Nghị định số 40/2010/NĐ-CP. - Khi đề xuất hướng xử lý trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền đã ban hành văn bản trái pháp luật, người kiểm tra văn bản có thể đề xuất hình thức, mức độ xử lý theo quy định của pháp luật về trách nhiệm kỷ luật, trách nhiệm dân sự, trách nhiệm hình sự. Căn cứ vào nội dung trái pháp luật và mức độ thiệt hại trên thực tế do văn bản trái pháp luật gây ra theo quy định tại Điều 7, Điều 33, Điều 34 và các quy định khác của Nghị định số 40/2010/NĐ-CP. II. RÀ SOÁT, HỆ THỐNG HÓA VĂN BẢN 1. Khái niệm rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền cấp xã - Rà soát văn bản quy phạm pháp luật là việc soát, xét lại các văn bản quy phạm pháp luật đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nhằm phát hiện những văn bản, những quy phạm trái pháp luật, chồng chéo, mâu thuẫn hoặc không còn phù hợp với tình hình phát triển của đất nước để xử lý bằng các hình thức thích hợp như sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành, đồng thời kiến nghị các cơ quan, người có thẩm quyền ban hành văn bản mới đề kịp thời điều chỉnh các quan hệ xã hội. - Hệ thống hóa văn bản là việc rà soát, xử lý các khiếm khuyết của văn bản và tập hợp sắp xếp những văn bản quy phạm pháp luật đó thành hệ thống pháp luật thống nhất theo những tiêu chí nhất định như cơ quan ban hành, thời gian ban hành, lĩnh vực điều chỉnh phù hợp về nội dung và hình thức theo yêu cầu định sẵn Chú ý: Cần phân biệt rõ giữa tập hợp hóa và hệ thống hóa. Tập hợp hóa mới chỉ dừng lại ở việc tập hợp văn bản theo một chuyên đề, một lĩnh vực, một thời gian, một không gian nhất định mà chưa xem xét chỉnh sửa về mặt nội dung. Hệ thống hoá là tập hợp văn bản được sắp xếp theo một tiêu chí nhất định trong đó đó loại bỏ những yếu tố mâu thuẫn, chồng chéo, trái pháp luật khỏi văn bản. 2. Đặc điểm của rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật Hoạt động rà soát văn bản quy phạm pháp luật có những đặc điểm cơ bản sau đây: - Rà soát văn bản quy phạm pháp luật là hoạt động thường xuyên của chính quyền cấp xã, trực tiếp phục vụ cho việc hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của mình bằng cách xem xét để loại bỏ những văn bản, những quy định lỗi thời, không phù hợp; sửa đổi, bổ sung những quy định hiện hành nhưng có khiếm khuyết và giữ lại các quy định còn phù hợp với tình hình kinh tế - xã hội của đất nước và địa phương. - Hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật là hoạt động định kỳ hoặc đột xuất của chính quyền cấp xã nhằm tập hợp và khắc phục những khiếm khuyết của văn bản và tập hợp chúng thành một hệ thống thống nhất theo những tiêu chí nhất định (như lĩnh vực, cơ quan ban hành, thời gian ban hành,....). * Phân biệt hoạt động tự̣ kiểm tra và hoạt động rà soát: - Giống nhau: Hoạt động kiểm tra văn bản và hoạt động rà soát văn bản giống nhau ở chỗ cùng là hoạt động được tiến hành sau khi văn bản đã được ban hành (hoạt động "hậu kiểm") và đều nhằm mục đích phát hiện những quy định mâu thuẫn, trái pháp luật để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi bỏ văn bản bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất của hệ thống pháp luật. - Khác nhau: + Thời điểm tiến hành: Nếu như tự kiểm tra được tiến hành sau 3 ngày kể từ ngày thông qua Văn bản QPPL thì rà soát được tiến hành khi có các sự kiện pháp lý: tình hình kinh tế - xã hội ở địa phương đã thay đổi hoặc khi cơ quan nhà nước cấp trên ban hành văn bản mới làm cho nội dung văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân không còn phù hợp; Nhận được thông tin, yêu cầu, kiến nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân về văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ban hành chứa nội dung có dấu hiệu trái pháp luật, mâu thuẫn, chồng chéo hoặc không còn phù hợp". Ví dụ: Khi Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành một văn bản, khi đó công chức Tư pháp - hộ tịch nhận được văn bản để làm nhiệm vụ tự kiểm tra, khi tự kiểm tra không phát hiện được những vi phạm của văn bản đó nhưng sau đó một thời gian khi văn bản của cấp trên thay đổi dẫn đến văn bản đó sai thì lúc này phát sinh hoạt động rà soát + Phạm vi : Nếu như tự kiểm tra kiểm tra văn bản của chính quyền cấp xã chỉ được tiến hành đối với những văn bản do HĐND, UBND cấp xã ban hành thì rà soát được tiến hành ở tất cả các văn bản có liên quan đến văn bản đang tiến hành rà soát Ví dụ: khi tiến hành rà soát văn bản QPPL trong lĩnh vực văn hóa, xã hội của xã thì Ban tư pháp không những xem xét văn bản của xã mình có trái pháp luật không, có mâu thuẫn chồng chéo không, có hợp lý không còn phải xem xét văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên về lĩnh vực này nếu phát hiện có vấn đề thì kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét xử lý. + Nội dung tiến hành: khi tiến hành hoạt động rà soát, Công chức Tư pháp - hộ tịch có thể xem xét tính hợp lý của các quy định trong văn bản hay tính hợp lý của toàn bộ văn bản quy phạm pháp luật của HĐND,UBND cấp xã. Đây là mục đích quan trọng của hoạt động rà soát. 3. Các nguyên tắc rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật Các nguyên tắc trong hoạt động rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật là những nguyên lý, những tư tưởng chỉ đạo xuyên suốt nhằm tạo cho công tác này có cơ sở khoa học, có tính định hướng và đạt được các mục đích đề ra. Vì vậy, việc đảm bảo các nguyên tắc trong quá trình thực hiện rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật có một ý nghĩa và vai trò hết sức quan trọng cả về lý luận lẫn thực tiễn. Xuất phát từ bản chất của hệ thống pháp luật và các điều kiện cụ thể về kinh tế - xã hội của nước ta hiện nay, việc rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau đây: - Bảo đảm tính thống nhất của các văn bản quy phạm pháp luật; - Không bỏ lọt văn bản quy phạm pháp luật trong quá trình rà soát, hệ thống hóa; - Bảo đảm sự phối hợp giữa các cơ quan Nhà nước trong quá trình rà soát, văn bản quy phạm pháp luật. 4. Các hình thức rà soát - Rà soát thường xuyên: Rà soát thường xuyên là trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã: Điều 12 Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2006 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân đã quy định: "Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân phải được thường xuyên rà soát để kịp thời xem xét, kiến nghị các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ hoặc bãi bỏ khi: + Tình hình kinh tế - xã hội ở địa phương đã thay đổi hoặc khi cơ quan nhà nước cấp trên ban hành văn bản mới làm cho nội dung văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân không còn phù hợp; + Nhận được thông tin, yêu cầu, kiến nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân về văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ban hành chứa nội dung có dấu hiệu trái pháp luật, mâu thuẫn, chồng chéo hoặc không còn phù hợp". - Rà soát theo chuyên đề, lĩnh vực hoặc theo yêu cầu: Phụ thuộc vào mục đích và yêu cầu được đặt ra nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật trong một lĩnh vực, một chuyên đề, một không gian, một thời gian nhất định để phù hợp với tŕnh độ phát triển kinh tế - xă hội, thực hiện nhiệm vụ chính trị trong từng thời kỳ, từng giai đoạn phát triển đất nước. Tùy nhiệm vụ phải thực hiện hoặc theo sự chỉ đạo của các cơ quan nhà nước cấp trên, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ quyết định tiến hành rà soát, hệ thống hóa theo chuyên đề, lĩnh vực, thời gian, không gian. - Rà soát phục vụ hệ thống hóa: Điều 12 Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiế́t thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân đã quy định: "Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã được định kỳ hệ thống hóa phù hợp với yêu cầu quản lý nhà nước ở địa phương". 5. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong việc rà soát, hệ thống hóa văn bản - Trách nhiệm của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc rà soát: Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tổ chức rà soát các văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành. - Trách nhiệm của công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã: + Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã giúp Ủy ban nhân dân cấp xã rà soát văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cùng cấp. + Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã khi tổ chức thực hiện việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật, nếu phát hiện văn bản chứa nội dung có dấu hiệu trái pháp luật, mâu thuẫn, chồng chéo, không còn phù hợp hoặc văn bản có những quy định cần được sửa đổi, bổ sung phải kịp thời báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp để kiến nghị các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ hoặc bãi bỏ văn bản đó; định kỳ 6 (sáu) tháng một lần lập danh mục văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân đã hết hiệu lực thi hành để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp. - Trách nhiệm của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc xử lý kết quả rà soát: Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm: - Kịp thời xem xét, có ý kiến chỉ đạo xử lý kết quả rà soát văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân khi nhận được báo cáo của cơ quan tư pháp cùng cấp; - Tổ chức niêm yết danh mục văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã đã hết hiệu lực thi hành. 6. Khái quát quy trình rà soát, hệ thống hóa văn bản của chính quyền cấp xã 6.1. Rà soát thường xuyên văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền cấp xã 6.1.1. Thu thập, tập hợp văn bản quy phạm pháp luật - Nguồn thu thập và tập hợp văn bản quy phạm pháp luật: + Văn bản chính (văn bản gốc tức là văn bản có dấu và chữ ký của người có thẩm quyền): + Văn bản ở bộ phận văn thư-lưu trữ của chính quyền cấp xã + Bản gốc (bản chính) ở bộ phận lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc thực hiện các văn bản đó; + Văn bản dùng để đối chiếu từ: Công báo, Phụ lục Công báo của Chính phủ, Công báo, Phụ lục Công báo của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đã đăng văn bản quy phạm pháp luật; Các văn bản lưu giữ ở Cơ sở dữ liệu Quốc gia về pháp luật, các đĩa CD do Văn phòng Quốc hội phát hành và danh mục văn bản quy phạm pháp luật từ năm 1945 đến thời điểm tiến hành rà soát. Các nguồn khác: Văn bản trong các ấn phẩm như Tập hệ thống hóa luật lệ của Bộ, ngành ở TW; văn bản dưới dạng ấn phẩm do các nhà xuất bản ấn hành; văn bản đăng trên các báo chí của Trung ương và địa phương Chú ý : Khi thu thập văn bản cần tập hợp cả các văn bản mà xét về hình thức, không phải là văn bản quy phạm pháp luật, nhưng lại chứa đựng các quy phạm pháp luật do các cơ quan có thẩm quyền ban hành và thực tiễn được áp dụng như là các văn bản quy phạm pháp luật như Công văn, Thông báo... 6.1.2. Thực hiện các thao tác nghiệp vụ cụ thể trong rà soát, hệ thống hóa - Đọc, nghiên cứu văn bản: Cần đọc kỹ từng văn bản trong số các văn bản cần rà soát, hệ thống hóa theo thứ tự từ văn bản có giá trị pháp lý cao tới văn bản có giá trị pháp lý thấp; ghi vào phiếu xử lý từng văn bản về các số liệu, nội dung cơ bản của văn bản, ý kiến nhận xét sơ bộ để chuẩn bị cho việc đối chiếu, so sánh. Trong quá trình đọc, nghiên cứu văn bản cần tham khảo ý kiến của các chuyên gia, các ban ngành cùng cấp và đặc biệt là ý kiến của cơ quan chuyên môn cấp trên. - Đối chiếu, so sánh văn bản: Về hình thức văn bản, cần so sánh, đối chiếu văn bản đang xem xét với các điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, các luật về tổ chức bộ máy Nhà nước... để xem văn bản đó có phù hợp về tên gọi pháp lý, phù hợp với thẩm quyền ban hành hay không. Về nội dung văn bản, đây là điểm quan trọng nhất và cũng là khó nhất trong cả quá trình rà soát, hệ thống hóa văn bản. Bởi vì yêu cầu đặt ra là cần phát hiện được những khiếm khuyết như: văn bản có trái pháp luật, chồng chéo, mâu thuẫn, sơ hở không. Muốn vậy phải tiến hành phân tích một cách tỉ mỉ, so sánh, đối chiếu từng quy phạm, từng văn bản với những quy định mới nhất, chuẩn mực nhất để xem xét hiệu lực của chúng. Cụ thể: + Xem xét tính hợp hiến, hợp pháp: Nội dung xem xét theo Điều 3 Nghị định số 40/2010/NĐ-CP của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật gồm: căn cứ pháp lý ban hành; thẩm quyền ban hành; sự phù hợp của nội dung văn bản với quy định của pháp luật; thể thức và kỹ thuật tŕnh bày; tŕnh tự, thủ tục xây dựng, ban hành, niêm yết, đưa tin văn bản. + Xem xét tính thống nhất, đồng bộ của văn bản: Cần xem xét toàn diện văn bản đó theo mối quan hệ dọc và quan hệ ngang trong hệ thống văn bản điều chỉnh lĩnh vực đó; xem xét hiệu lực của văn bản để phát hiện những chỗ không thống nhất. + Xem xét tính phù hợp với thực tiễn: Đó là xem xét sự phù hợp của các quy định trong văn bản với trình độ phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương. Nếu quy định cao hơn so với thực tiễn thì rất khó thực hiện. Ngược lại, nếu quy định thấp hơn thì sẽ là một lực cản cho sự phát triển lĩnh vực đó. Ngoài ra, qua quá trình rà soát, hệ thống hóa phải phát hiện được những mối quan hệ xã hội cần được điều chỉnh bằng pháp luật, nhưng chưa có văn bản nào quy định, tức là phát hiện những "kẽ hở", "lỗ hổng" trong hệ thống pháp luật để đề nghị cơ quan có thẩm quyền sớm ban hành văn bản điều chỉnh. - Nhận biết các dạng khiếm khuyết của văn bản: + Văn bản trái pháp luật là các văn bản vi phạm một trong những nội dung quy định tại Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2010 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật. + Văn bản mâu thuẫn, chồng chéo tức là các văn bản của cùng chính quyền cấp xã ban hành quy định khác nhau về cùng một vấn đề hoặc một nhóm vấn đề, hoặc một quy định được nhắc đi nhắc lại ở nhiều văn bản. + Văn bản có quy định sơ hở là các văn bản ban hành đúng pháp luật nhưng giải quyết vấn đề không triệt để, nửa vời, có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau hoặc lạc hậu dẫn đến hiểu và áp dụng không thống nhất, dễ bị lợi dụng để làm trái pháp luật. + Các quy phạm pháp luật rải rác trong các văn bản được ban hành dưới hình thức không phải là văn bản quy phạm pháp luật. + Các vấn đề thực tiễn đòi hỏi phải có pháp luật luật điều chỉnh nhưng chưa có văn bản nào điều chỉnh. + Văn bản quy phạm pháp luật đó ban hành tuy không đúng thủ tục nhưng nội dung lại hợp hiến, hợp pháp. 6.1.3. Thẩm quyền xử lý văn bản rà soát - Hội đồng nhân dân cấp xã xử lý các văn bản của Hội đồng nhân dân trên cơ sở kết quả rà soát và đề nghị của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã. - Ủy ban nhân dân cấp xã xử lý các văn bản của Uỷ ban nhân dân trên cơ sở kết quả rà soát và đề nghị của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã. - Các cơ quan có thẩm quyền giám sát, kiểm tra cấp huyện cũng có thẩm quyền xử lý văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp xã. Lưu ý: Trong thời gian giữa hai kỳ họp nếu Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp xã trái pháp luật nhằm kịp thời đình chỉ việc thi hành tránh hậu quả xảy ra thì Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND cấp xã có thể đề nghị Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định đình chỉ thi hành và báo cáo HĐND xã tại kỳ họp gần nhất để xử lý theo thẩm quyền. 6.1.4. Xử lý kết quả rà soỏt văn bản quy phạm pháp luật - Văn bản trái pháp luật: Được xử lý tương tự như trong phần tự kiểm tra văn bản, bao gồm: Đình chỉ thi hành; sửa đổi, bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ; huỷ bỏ một phần hoặc toàn bộ. - Văn bản mâu thuẫn, chồng chéo: Giải pháp xử lý là sửa đổi, bổ sung. - Văn bản quy định sơ hở: Giải pháp xử lý là bãi bỏ; sửa đổi, bổ sung. - Các quy phạm pháp luật rải rác trong các văn bản được ban hành dưới hình thức không phải là văn bản quy phạm: Giải pháp xử lý là hợp nhất các quy phạm đó theo lĩnh vực điều chỉnh vào một văn bản. - Các vấn đề thực tiễn đòi hỏi phải có pháp luật điều chỉnh nhưng chưa có văn bản nào điều chỉnh: Giải pháp xử lý là ban hành văn bản quy phạm pháp luật mới để kịp thời điều chỉnh. - Văn bản quy phạm pháp luật đó ban hành tuy không đúng thủ tục nhưng nội dung lại hợp hiến, hợp pháp, nếu có lý do để giữ lại thỡ bãi bỏ và nội dung được đưa vào văn bản quy phạm pháp luật mới, sau đó hoàn tất thủ tục. Lưu ý́: Nếu phần lớn các quy định trong văn bản quy phạm pháp luật có sự khiếm khuyết thì hủy bỏ, thay thế bằng văn bản quy phạm pháp luật khác. Nếu một bộ phận nhỏ trong văn bản quy phạm pháp luật bị khiếm khuyết thì sửa đổi, bổ sung. 6.2. Rà soát theo chuyên đề, lĩnh vực, thời gian hoặc rà soát phục vụ hệ thống hóa 6.2.1. Lập kế hoạch rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật Việc lập kế hoạch rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật tùy thuộc vào tính chất công việc: rà soát văn bản quy phạm pháp luật theo chuyên đề, lĩnh vực, thời gian nhất định hay rà soát phục vụ hệ thống hóa định kỳ. Riêng rà soát thường xuyên hoàn toàn không phải lập kế hoạch. Trách nhiệm lập kế hoạch: Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã chủ trì phối hợp với công chức văn phòng - thống kê và một số cán bộ liên quan giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã lập kế hoạch rà soát. Thông thường kế hoạch rà soát theo lĩnh vực hoặc rà soát phục vụ hệ thống hóa gồm các nội dung sau: - Mục đích và yêu cầu cụ thể của rà soát + Đánh giá một cách toàn diện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật. + Lập và công bố danh mục văn bản quy phạm pháp luật. + Phát hiện, phân tích những vấn đề còn tồn tại trong việc soạn thảo, ban hành, công bố, niêm yết, lưu trữ văn bản thuộc từng lĩnh vực - Nêu phạm vi và đối tượng rà soát, hệ thống hóa Cần xác định đối tượng rà soát, hệ thống hóa là tất cả các văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân cấp xã ban hành hay về lĩnh vực, nào (kinh tế, văn hóa, giáo dục, an ninh, quốc phòng); được ban hành trong thời gian nào (quý, năm, 5 năm, 10 năm). - Nêu các biện pháp bảo đảm thực hiện + Phổ biến chủ trương, nhiệm vụ rà soát văn bản quy phạm pháp luật đến các cá nhân có liên quan, trách nhiệm phối hợp của các cá nhân đó trong quá trình rà sóa văn bản quy phạm pháp luật. + Các biện pháp tổ chức thực hiện khác nếu thấy cần thiết. - Dự kiến lịch biểu và dự trù kinh phí thực hiện Sau khi xác định được mục đích, yêu cầu, phạm vi, đối tượng rà soát và các biện pháp tổ chức thực hiện, thì cần lên lịch biểu hoạt động và dự trù kinh phí sao cho phù hợp, tránh lãng phí nhưng phải đảm bảo đủ thời gian và kinh phí cần thiết để đạt được yêu cầu, mục đích đặt ra. 6.2.2. Thu thập, tập hợp và phân loại văn bản quy phạm pháp luật - Yêu cầu của việc thu thập và tập hợp văn bản quy phạm pháp luật: + Thu thập đúng những văn bản quy phạm pháp luật cần rà soát, hệ thống hóa; + Không để sót văn bản hoặc để sót quy phạm pháp luật trong từng văn bản; + Tập hợp các văn bản, các quy phạm pháp luật theo từng tiêu chí đã xác định; + Có sự phối hợp, kết hợp chặt chẽ giữa người thu thập với người lưu trữ văn bản dưới sự chỉ đạo thống nhất của chính quyền cấp xã. - Nguồn thu thập: Công tác này tương tự như việc tập hợp văn bản trong rà soát thường xuyên. - Phân loại văn bản: Việc phân loại văn bản trong rà soát, hệ thống hóa phải dựa vào các tiêu chí sau: + Theo lĩnh vực (ngành) văn bản mà pháp luật điều chỉnh (còn gọi là phân loại theo chuyên đề); + Theo thứ bậc hiệu lực của văn bản ; + Theo trình tự thời gian ban hành; + Theo thứ tự ALFABET (a, b, c,...) trong bảng chữ cái tiếng Việt. 6.2.3. Thực hiện các thao tác nghiệp vụ cụ thể trong rà soát, hệ thống hóa Công tác này tương tự như các thao tác trong rà soát thường xuyên văn bản. 6.2.4. Xử lý kết quả rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật - Lập danh mục văn bản: Khi lập danh mục văn bản quy phạm pháp luật cần sắp xếp theo 4 tiêu chí đó nêu trên, trong đó cần chú ý đặc biệt đến việc phân loại văn bản quy phạm pháp luật theo lĩnh vực (chuyên đề). + Lập danh mục chung: Danh mục này bao gồm toàn bộ các văn bản quy phạm pháp luật được rà soát và cần sắp xếp theo 4 tiêu chí đó nêu trên, trong đó tiêu chí phân loại theo chuyên đề là cơ bản nhất. + Lập danh mục văn bản hết hiệu lực: Khi lập danh mục này cần kiểm tra kĩ kết quả đánh giá, xếp loại văn bản ở các bước trên đây. + Lập danh mục văn bản còn hiệu lực: Trong số các văn bản còn hiệu lực cần được sắp xếp, phân loại văn bản theo chuyên đề, lĩnh vực và theo thời gian. Cần phân biệt những văn bản còn hiệu lực toàn bộ và những văn bản còn hiệu lực từng phần. + Văn bản còn hiệu lực toàn bộ: Cần tập hợp văn bản theo từng nhóm lĩnh vực, không chia nhỏ quá vỡ có những văn bản quy định về nhiều vấn đề liên quan đến nhau. + Văn bản còn hiệu lực từng phần: Là những văn bản cần được sửa đổi, bổ sung. Những văn bản này cũng cần được sắp xếp theo chuyên đề. + Lập danh mục các văn bản cần huỷ bỏ, bãi bỏ: Các văn bản quy phạm pháp luật cần huỷ bỏ và cần bãi bỏ được lập thành hai danh mục riêng. + Lập danh mục các văn bản quy phạm pháp luật cần ban hành trong thời gian tới để kiến nghị các cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét. 6.2.5. Công bố kết quả rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật Việc công bố kết quả rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện như sau: - Hội đồng nhân dân cấp xã công bố danh mục văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân ban hành đó hết hiệu lực, còn hiệu lực thi hành; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã công bố danh mục văn bản quy phạm pháp luật do Uỷ ban nhân dân ban hành đó hết hiệu lực, còn hiệu lực thi hành. - Làm văn bản đề nghị cơ quan nhà nước cấp trên xem xét, công bố huỷ bỏ, sửa đổi, bổ sung văn bản do cơ quan mình ban hành. - Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện việc huỷ bỏ, sửa đổi, bổ sung văn bản theo thẩm quyền. 6.2.6. Xuất bản các tập hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp xã còn hiệu lực để áp dụng thống nhất trong địa phương. Cập nhật cơ sở dữ liệu pháp luật vào hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền cấp xã.