Chuyên đề Về môn tin học

ck mũi tên hướng xuống chọn Center, Tile hay Strech để định vị hình trên Desktop. 4. Click nút Apply hoặc OK chú ý: bạn cũng có thể chọn một ảnh nền khác trong thư mục nào đó trên ổ đĩa bằng cách click nút Browse f) Thiết lập chương trình bảo vệ màn hình 1. Trong hộp thoại Display Properties, chọn trang Screen Saver 2. Click mũi tên hướng xuống trong danh sách Sreen Saver, chọn chương trình bạn thích. Click Preview để xem trước Sreen Saver này. 3. Trong hộp Wait, định thời gian xuất hiện Screen Saver. 4. Click nút Apply hoặc OK chú thích: bạn có thể mua các Sreen Saver khác hoặc tải xuống miễn phí trên Web g) Điều chỉnh ngày giờ của máy tính 1. Bấm đúp vào biểu tượng Date and Time trên cửa sổ Control Panel 2. Thay đổi ngày ( Date) và giờ (Time) trong hộp thoại Date and Time Properties 3. Click nút OK để ghi nhận 4. Trỏ vào đồng hồ trong khay hệ thống để xem ngày giờ trong một hộp toolTip. III Mạng máy tính, Internet và ứng dụng trên Internet 1) Mạng máy tính 1.1 – Khái niệm về mạng máy tính Mạng máy tính là hệ thống liên kết hai hay nhiều máy tính lại với nhau. Một mạng máy tính thông thường gồm nhiều máy tính, gọi là các máy khách, được kết nối đến một máy tính chính gọi là máy chủ. Máy chủ cung cấp cho các máy khách không gian lưu trữ, chương trình, các dịch vụ gửi nhận thư…Các máy khách có thể được kết nối với máy chủ bằng cáp, đường điện thoại hoặc vệ tinh… - Một mạng kết nối các máy tính trong một vùng địa lý nhỏ, ví dụ như trong một tòa nhà hay các tòa nhà trong một thành phố được gọi là mạng cục bộ ( LAN: Local Area Network ). - Một mạng kết nối các máy tính trong một vùng địa lý rộng, ví dụ như giữa các thành phố, được gọi là mạng diện rộng ( WAN: Wide Area Network ). - Mạng Internet là một mạng máy tính toàn cầu. Trong đó các máy tính kết nối với nhau thông qua một tập chuẩn chung các giao thức gọi là TCP/IP ( Transmission Control Protocol/Internet Protocol ). Không có máy tính nào làm chủ và điều khiển tất cả. - Một Intranet là một mạng cục bộ nhưng dùng giao thức TCP/IP để kết nối với các máy trong mạng. Một Intranet của một công ty có thể được kết nối với các Intranet của công ty khác và kết nối vào Internet. 1.2 – Mục đích của việc nối mạng mạng máy tính được thiết lập nhằm Chia xẻ các thông tin và chương trình phần mềm, nâng cao hiệu quả và công suất. Chia xẻ sử dụng các tài nguyên phần cứng, tiết kiệm chi phí và giúp nhiều người có thể thừa hưởng những lợi ích lớn lao của phần cứng. Giúp con người làm việc chung với nhau dễ dàng hơn. 2) Mạng Internet 2.1 – Khái niệm: Internet là một hệ thống các máy tính được liên kết với nhau trên phạm vi toàn thế giới, tạo điều kiện thuận lợi cho các dịch vụ truyền thông dữ liệu, đăng nhập từ xa, truyền các tệp tin, thư tín điện tử. Internet là một phương pháp ghép nối các mạng máy tính hiện hành, được phát triển một cách rộng rãi. - Từ Internet do viết tắt của cụm từ Interconnect Network, nghĩa là mạng lưới liên kết máy tính. - Năm 1969, Bộ quốc phòng Mỹ cùng một số trường đại học đã nghiên cứu thiết lập một hệ thống mạng có tên ARPANET để trao đổi thông tin giữa các đơn vị này. - Ngày 1/1/1983, Bộ quốc phòng Mỹ chính thức chọn TCP/IP là giao thức truyền nhận tin duy nhất cho mạng ARPANET, 6 tháng sau ARPANET chia thành 2 mạng: mạng cho nghiên cứu phát triển ( là Internet ngày nay ) và Milnet ( mạng dành cho quân đội ). - Sự ra đời của mạng toàn cầu này đã tác động sâu sắc đến các hoạt động kinh tế xã hội của thế giới. - Ngày nay Internet đã trở thành kho tài nguyên thông tin khổng lồ, lưu trữ gần như toàn bộ tri thức của nhân loại, thông tin được bổ xung hàng ngày hàng giờ trên toàn thế giới. Mạng Internet phát triển với tốc độ bùng nổ, mỗi tháng có thêm hàng triệu người tham gia mới. 2.2- Lợi ích khi khai thác Internet - Khai thác nguồn thông tin vô tận: thông tin kinh tế, thời sự, giải trí, kho tư liệu khổng lồ của các thư viện…với giao thức truyền thông đa phương tiện như hình ảnh, âm thanh, văn bản… - Trao đổi thư tín điện tử không biên giới - Dùng cho thương mại điện tử ( các hoạt động thương mại diễn ra trên hệ thống máy tính ) - Nâng cao hiệu lực xử lý và cung cấp dịch vụ của các cơ quan chính phủ ( Khai báo thuế, hải quan, hỏi đáp chính sách…trên mạng ) -Để định danh các phần tử trên mạng có 2 cách: Địa chỉ của máy tính: 129.0.22.61 ( khó nhớ, dễ nhầm ) Tên miền: Mỗi quốc gia được gán một tên miền riêng, vídụ Việt Nam – vn, Pháp – fr. Trong mỗi quốc gia lại được chia thành 6 Domain để phân biệt giữa các đơn vị gồm: -gov ( cơ quan chính phủ ) -edu ( trường học ) -com ( công ty ) -mil ( cơ quan quân sự ) -org ( các tổ chức ) -net ( mạng ) Ví dụ: Domain của Bộ Tài chính : mof.gov.v 2.3- Các dịch vụ thông tin trên Internet Khai thác thông tin dựa trên siêu văn bản ( Web ) Truyền tệp ( FTP ) Thư tín điện tử ( E-mail ) a-Khai thác thông tin dựa trên siêu văn bản ( Web ) www ( World Wide Web ) nói ngắn gọn web dựa trên một kỹ thuật biểu diễn thông tin siêu văn bản ( hypertext ), trong đó các từ của văn bản có thể liên kết ( link ) tới các tài liệu khác nhau. Web là hệ thống thông tin toàn cầu, bao gồm thông tin văn bản tài liệu, âm thanh, hình ảnh... Sự tiến hóa của web: ban đầu chỉ là giới thiệu về công ty, hoặc tổ chức. Hiện nay web phát triển rất nhanh cung cấp các dịch vụ đa dạng như thương mại điện tử, diễn đàn… Cấu trúc một tài liệu Web như sau: VD: http: //www.mof.gov.vn /ttTinHoc/index.html Giao thức Domain name của Server Tài liệu trên Server b -Truyền tệp ( FTP ) File Transfer Protocol: cho phép truyền các tệp từ một máy tính này đến một máy tính khác, với điều kiện các máy tính đều nối mạng và có cài đặt FTP. VD: các STC đã nối mạng với bộ Tài chính có thể dùng dịch vụ FTP để lấy các văn bản mới ban hành, các phiên bản cập nhật của các chương trình kế toán, hoặc dùng FTP để gửi các báo cáo lên Bộ Tài chính thông qua hệ thống mạng. c -Thư tín điện tử ( E-mail ) -E-mail là một trong những dịch vụ trao đổi thông tin phổ biến nhất trên Internet. Người dùng có thể trao đổi thông tin khi di chuyển đến bất kỳ nơi đâu trên thế giới -Để gửi nhận thư , hệ thống thư điện tử trên Internet phải xác định rõ người sử dụng trên máy tính thông qua các hòm thư ( địa chỉ ). -Dạng tổng quát của địa chỉ E-mail là: Login-name@host-name Ví dụ: hoangtuyetmai@mof.gov.vn Cấu trúc của một thư điện tử thường bao gồm 2 phần: Phần đầu thư: chứa địa chỉ người nhận, chủ đề thư… Phần thân chứa nội dung thư. -Truy cập khai thác thông tin trên Web: có nhiều chương trình có thể truy cập Web phổ biến nhất là chương trình Internet Explorer của Microsoft hoặc Netscape Communicator của công ty Netscape. Nháy đúp vào biểu tượng Internet Explorer d -Một số nút chức năng trên trang Web: Back: trở về Forward: xem tiếp Stop: dừng lại Refresh: làm mới dữ liệu Home: trang chủ c -Một số trang Web thông dụng trang web của Bộ Tài chính trang tin nhanh hàng ngày xem các loại thông tin lấy các phiên bản chống virus BKAV search engine dùng để tìm kiếm thông tin search engine trang web của UBND thành phố HCM thông tấn xã VN www.na.gov.vn Quốc hội www.dns.vista.gov.vn www.vnuhcm.edu.vn www.hcmut.edu.vn www.mard.gov.vn www.thudo.gov.vn www.cimsi.org.vn www.vff.org.vn www.vneconomy.com.vn 2.4- Cách tìm kiếm thông tin trên Internet -Tại ô address gõ địa chỉ 1 search engine -Tại ô search gõ từ văn bản cần tìm/bấm Search -Kích chuột vào văn bản thích hợp để xem Một trang rất thông dụng và khả năng tìm kiếm rộng là -Trong ô địa chỉ bạn có thể đánh từ tìm kiếm ( đầy đủ hoặc không đầy đủ ) Sau đó bấm tìm kiếm, tất cả các trang liên quan đến từ tìm kiếm sẽ xuất hiện. 2.5- Một số thao tác khác - Download tài liệu trên Internet + Chọn website có thông tin cho phép download + Nhấn nút chuột phải vào liên kết đến file văn bản + Chọn Save Target As… + Chọn tên file, đường dẫn đến nơi muốn lưu trữ + Nhấn nút Save -Đặt địa chỉ trang chủ ( home page ) + Truy cập vào trang web + Vào menu tools/internet options + Trong khung home page bấm nút use current -Đặt trang web ưa thích vào favorites Vào menu Favorites chọn Add to Favorites… Gõ địa chỉ vào khung Name sau đó bấm Create In -Cách lấy tài liệu về máy Chọn văn bản mới hoặc tra cứu văn bản Chọn đúng tài liệu cần lấy Vào menu File chọn Save as… IV. Soạn thảo văn bản với Microsoft Word 1. Giới thiệu Microsoft Word là một trong những công cụ soạn thảo phổ biến nhất được dùng trong công tác văn phòng. Phiên bản mới nhất của ứng dụng chạy trên các máy tính desktop là Microsoft Word XP đã được tích hợp thêm rất nhiều tính năng mạnh như khả năng làm việc nhóm, hỗ trợ Internet… Tài liệu này không đi sâu vào hướng dẫn các thao tác chi tiết, mà tập trung vào các nội dung cơ bản học viên cần phải nắm vững: -Các thao tác soạn thảo cơ bản -Các thao tác với file in ấn -Các thao tác định dạng văn bản -Tạo mẫu và kiểu trong Word -Các thao tác tạo bảng trong Word -Sử dụng tiện ích để tạo kiểu dáng chữ, các mẫu tài liệu -Sử dụng các tiện ích để đưa hình ảnh, biểu đồ vào trong văn bản 2. Giao diện làm việc của Word Sau khi khởi động chương trình soạn thảo Word, giao diện làm việc xuất hiện như sau: Các thông tin được cung cấp qua giao diện như sau: - Thanh tiêu đề: Nằm trên cùng, hiển thị tên của tệp văn bản đang soạn thảo. -Thanh menu: Trong các trình ứng dụng, thanh menu cho phép truy nhập vào các lệnh. Các lệnh được nhóm lại với nhau thành từng nhóm có tên được hiển thị trên thanh menu. Trong đó: -File nhóm các lệnh xử lý tệp văn bản như Open ( mở ) , Close ( đóng ), Save ( lưu ) -Edit nhóm các lệnh soạn thảo văn bản như Copy ( sao ), Pate ( dán ) -View nhóm các lệnh hiển thị văn bản như Normal ( chuẩn ), Toolbar ( thanh công cụ ) -Insert nhóm các lệnh chèn vào văn bản như Page Number ( số trang), Picture ( hình ) -Format nhóm các lệnh định dạng như Font ( phông chữ ), Paragraph ( đoạn văn ) -Tools nhóm các lệnh để thiết đặt hay kích hoạt các công cụ -Table nhóm các lệnh chèn bảng biểu -Windows nhóm các lệnh liên quan đến hiển thị cửa sổ -Help trợ giúp Thanh công cụ: là nơi hiển thị các nút lệnh, giúp cho người dùng thực hiện nhanh các chức năng của word thay vì phải chọn trong các Menu của Word. Các nút công cụ của Word được phân theo nhóm chức năng, người dùng có thể chủ động sắp xếp để quá trình thao tác thuận lợi nhất. Thước kẻ: nằm ở phía trên và phía trái của vùng màn hình dành cho soạn thảo văn bản, nhằm cung cấp thông tin cho người dùng về vị trí tương đối khi thực hiện các thao tác định dạng, sắp xếp các đối tượng trong Word Thanh trạng thái: ở dưới cùng của cửa sổ là thanh trạng thái, hiển thị thông tin trạng thái của văn bản đang soạn thảo: 3-Nhập và điều chỉnh văn bản 3.1.Nguyên tắc gõ văn bản: -Các dấu .,:;! … luôn đi cùng từ sau đó mới đến dấu trống cách từ. -Không dùng phím ENTER để tạo khoảng cách giữa các dòng mà chúng ta có thể có cách khác để tạo độ rộng giữa các dòng, và không nên dùng phím SPACE để tạo khoảng trống. 3.2.Dịch chuyển dấu nhắc: ← sang trái một ký tự → sang phải một ký tự ↑ lên một dòng ↓ xuống một dòng Ctrl + ← về một từ bên trái Ctrl + → về một từ bên phải End về cuối dòng đang đứng Home về đầu dòng đang đứng Ctrl + ↑ về đầu đoạn văn (paragraph) hiện hành Ctrl + ↓ về đầu đoạn văn (paragraph) kế tiếp sau PgUp lên một trang màn hình PgDn xuống một trang màn hình Ctrl + PgUp đáy màn hình Ctrl + PgDn đỉnh màn hình Alt + Ctrl + PgUp đỉnh trang trước Alt + Ctrl + PgDn đỉnh trang sau Ctrl + End cuối tư liệu Ctrl + Home đầu tư liệu Shift + F5 về vị trí sửa trước đó Dùng chuột: Đoạn văn bản bất kỳ rê chuột trên đoạn văn bản muốn lựa chọn Một từ nháy kép vào từ dó Một dòng đưa vào bên trái dòng cho đến khi con trỏ có dạng nháy chuột trái Một câu nhấn phím Ctrl + nháy vào vị trí bất kỳ trong câu Một đoạn đưa con trỏ về bên trái hàng, con trỏ có dạng nháy kép chuột hoặc nháy 3 lần vào vị trí bất kỳ trong đoạn Cả tài liệu đưa vào bên trái dòng nào đó cho đến khi con trỏ có dạng nháy chuột trái 3 lần Một khối hộp nhấn phím Alt rồi rê chuột Đánh dấu khối văn bản dùng bàn phím Shift + ← mở rộng vùng đánh dấu sang trái một ký tự Shift + → mở rộng vùng đánh dấu sang phải một ký tự Ctrl + Shift + ← về đầu từ đang đứng Ctrl + Shift + → về cuối từ đang đứng Shift + End tới cuối dòng đang đứng Shift + Home tới đầu dòng đang đứng Shift + ↑ mở rộng vùng đánh dấu lên một dòng Shift + ↓ mở rộng vùng đánh dấu xuống một dòng Ctrl + Shift + ↑ đánh dấu tới đầu đoạn văn ( paragraph ) hiện hành Ctrl + Shift + ↓ đánh dấu tới cuối đoạn văn ( paragraph ) hiện hành Shift + PgUp đánh dấu tới màn hình dưới Shift + PnDn đánh dấu tới màn hình trên Ctrl + Shift + Home tới đầu tài liệu đang soạn thảo Ctrl + Shift + End tới cuối tài liệu đang soạn thảo Ctrl + A chọn toàn bộ tài liệu F8 + phím mũi tên bật tắt chế độ EXT ở thanh sáng 3.4.Sửa và xóa Backspace hoặc Delete hoặc nháy vào nút xóa đi vùng văn bản đang được đánh dấu Backspace xóa ký tự đằng trước dấu nhắc Delete xóa ký tự đằng sau dấu nhắc Ctrl + Backspace xóa cả từ đứng trước dấu chèn ( phím Num Lock phải tắt ) Ctrl + Delete xóa cả từ đứng sau dấu chèn ( phím Num Lock phải tắt ) Ctrl + Z hoặc [ Menu ] > Edit > Undo hoặc nháy vào nút khôi phục lại đoạn văn bản vừa xóa, hủy hành động vừa thực hiện 3.5.chuyển chữ hoa, chữ thường Sử dụng chức năng Format> Change Case, sau đó lựa chọn -Sentence Case : chữ hoa đầu câu -Lowercase : chuyển thành chữ thường -UPPERCASE : chuyển thành chữ hoa -Title Case : chữ hoa các ký tự đầu -TOGGLE CASE : đổi ngược thường thành hoa và ngược lại 3.6.Chèn các ký tự đặc biệt Khi cần chèn các ký tự lạ thì phần lớn bạn có thể tìm thấy chúng ở Symbol -Đưa dấu nhắc đến vị trí cần chèn -Chọn Menu Insert > Symbol…xuất hiện một bảng -Chọn Symbol, trong hộp font bạn chọn Font Windíng hoặc Winding2 là các Font có nhiều ký tự đặc biệt -Chọn ký tự bạn định chèn, nhấn nút Insert, lặp lại nếu bạn muốn chèn thêm ký tự khác -Chọn Close để kết thúc quá trình chèn 3.7.Chèn các công thức toán học -Trên Menu View, chọn Toolbar, Customs… -Chọn tab Command -Trong hộp Catagories chọn Insert -Trong hộp commands chọn Equation Editor và kéo biểu tượng ra ngoài -Kích hoạt thanh công cụ Gán một tổ hợp phím gõ tắt cho ký tự đặc biệt Nếu phải thường xuyên chèn ký tự đặc biệt, bạn có thể gán cho nó một tổ hợp phím gõ tắt -Menu Insert > Symbol như trên -Trong bảng Symbol chọn ký tự cần chèn, chọn nút Shortcut key, xuất hiện hộp thoại Customize -Con trỏ tự chuyển vào hộp Press New Shortcut Key, nhấn tổ hợp phím mà bạn muốn gán, chọn nút Assign, chọn Close để quay trở lại bảng Symbol -Lặp lại bước 2, 3 cho việc gán các ký tự tiếp theo -Chọn Close để kết thúc 3.8. Tìm kiếm và thay thế Tìm kiếm Để tìm kiếm bạn theo các bước sau 1-Thực hiện [menu] Edit > Find hoặc Ctrl + F , xuất hiện hộp thoại Find 2-Trong mục Find What bạn gõ vào văn bản hoặc bạn có thể cắt dán đoạn văn cần tìm - Nếu cần tìm các văn bản có định dạng bạn chọn nút Format để đặt các định dạng như Font, Paragraph, Langue hoặc Style - Lúc bạn chọn định dạng cho văn bản cần tìm thì nút No Formatting sẽ bật sáng cho phép bạn chọn, chọn nút này thì lúc đó bạn sẽ tìm một đoạn không kể định dạng - Nếu chỉ tìm định dạng thì bạn bỏ trống hộp Find What, chọn nút Format rồi chọn các Format mà bạn cần tìm Font, Paragraph, Langue hoặc Style 3-Các tùy chọn Match Case : có sự phân biệt chữ hoa chữ thường Find Whole Word Only : tìm chính xác văn bản chỉ định Sound Like : tìm những từ có phát âm tương tự 4-Trong hộp thoại Search phạm vi tìm gồm All: toàn bộ văn bản Down: tìm xuống cuối văn bản Up: tìm ngược lên đầu văn bản 5-Nếu tìm thấy một đoạn văn bản chọn nút Find Next để tìm tiếp 6-để kết thúc tìm kiếm chọn Cancel hoặc phím ECS Tìm kiếm và thay thế Thay thế nhiều từ hoặc đoạn văn cũ bằng nội dung mới - [menu] Edit > Replace hoặc nhấn Ctrl + H, xuất hiện hộp thoại Replace - Trong hộp Find What nhập văn bản và định dạng tùy theo giống như phần Find nêu trên - Trong hộp Replace gõ vào văn bản thay thế, định dạng cũng như trên - Các tùy chọn giống như dưới mục Find - Chọn nút Find Next , nếu Word tìm thấy đoạn văn bản cần thay thế thì - Bạn có thể chọn các tùy chọn sau Replace: thay thế văn bản, định dạng và tiếp tục tìm Replace All: thay thế tất cả Find Next :không thay thế, tiếp tục tìm 7-Chọn nút Close để kết thúc 3.9.Chức năng tự sửa lỗi AutoCorrect Trong khi soạn thảo văn bản bạn thường hay gõ nhầm hoặc sai lỗi chính tả, bạn có thể dùng chức năng AutoCorrect để bắt Windword tự sửa cho bạn. Trong một số trường hợp bạn cũng có thể dùng chức năng này để tự động gõ lại các từ hay lặp lại Tạo một mục để sửa lỗi tự động Hãy gõ một lần đoạn văn bản, sau đó bạn chọn đoạn văn bản đó Từ trình đơn Tools, chọn AutoCorrect Hộp thoại AutoCorrect xuất hiện, đoạn văn bản bạn đánh dấu sẽ tự động hiển thị trong mục With Trong hộp thoại Replace, gõ vào ký tự tắt bạn định dùng để khi bạn gõ nhóm ký tự đó ra thì nhóm đó sẽ được thay thế bằng đoạn văn đánh dấu Để Windword tự thay thế thì bạn phải đánh dấu vào hộp  Replace Text as You Type Chọn nút Add, chọn OK Sửa đổi, xóa, tắt chức năng AutoCorrect Sửa đổi: 1-Thực hiện lện [Menu] Tool > AutoCorrect - xuất hiện hộp thoại AutoCorrect 2-Lựa chọn một trong các việc Thay đổi tên lựa tên trong hộp Replace xoá tên cũ, gõ tên mới, chọn nút Add Sửa nội dung văn bản thay thế chỉ việc chọn đoạn văn rồi sửa, chọn nút Replace khi kết thúc. Xoá một mục AutoCorrect Khi không dùng đến AutoCorrect bạn xoá đi bằng cách 1- Thực hiện lện [Menu] Tool > AutoCorrect - xuất hiện hộp thoại AutoCorrect 2- Lựa mục muốn xoá, chọn Delete, chọn OK Tắt chức năng bỏ dấu chọn mục Replace Text as You Type trong hộp thoại AutoCorrect 6.Chức năng văn bản tự động AutoText Một chức năng hỗ trợ cho người dùng không phải gõ đi gõ lại một phần văn bản hoặc đồ hoạ nhiều lần đó là chức năng Autocorrect.Với chức năng này bạn gán cho đối tượng một tên, khi cần bạn chỉ cần gọi tên đó ra và thông báo đó là Autotext (nhấn F3 hoặc nháy vào nút Autotext trên thanh công cụ) Tạo một Auto text -Chọn đoạn văn bản hoặc đối tượng đồ hoạ -Lên menu Insert, chọn Autotext -Nhập tên tắt cho mục Autotext trong hộp thoại Enter AutoText entries here(tối đa 32 ký tự, có thể có khoảng trống) -Trong mục Lookin : bạn có thể chọn hiệu lực của Autotext cho các văn bản đang mở hay chỉ cho toàn bộ (Normal.dot) -Chọn nút Add Sử dụng AutoText -Gõ vào tên của Autotext -Nhấn F3 hoặc Alt+Ctrl+V Thay đổi một mục nhập văn bản tự động Sửa nội dung 1-Nhập lại đoạn văn bản tự động 2-Thay đổi nội dung 3-Đánh dấu đoạn sửa 4-Nháy vào nút Autotext hoặc thực hiện Tool, Autocorrect……chọn phiếu Autotext 5-Chọn hoăc nhập vào tên cũ 6-Chọn Add, Word hỏi bản có ghi đè Autotext cũ hay không 7-Chọn Yes Xoá một AutoText Khi không dùng đến một Autotext bạn có thể xoá chúng đi 1-Lên Tool, Autocorrect….,chon phiếu Autotext 2-Chọn tên Autotext bạn muốn xoá 3-Chọn Delete 4.Định dạng văn bản 4.1 Lề trang : Lề là khoảng cách từ mép trang giấy tới cạnh của phần văn bản. Thông thường Word in văn bản và hình vẽ trong diện tích được giới hạn bởi các lề, còn các thông tin chứa trong đầu trang hay cuối trang (kể cả số trang) được đưa ra ngoài lề .Một khi lề đã được điều chỉnh thì các thông số đó tác động đến toàn bộ văn bản. Có người sử dụng. Để thay đổi lề trang ta thực hiện như sau: Chọn menu File/Page Setup/Margin -Top : lề trên -Left : lề trái -Gutter : gáy để đóng sách -Bottom:lề dưới -Right : lề phải -Gutter position : vị trí gáy sách (bên trái hoặc phía trên) -Orientation: chọn hướng trang (dọc, ngang) 4.2 Thiết lập Header và Footer: Tiêu đề trang (header) và cuối trang (footer) là những vùng trong lề đầu hoặc cuối trang trong một tài liệu .Có thể chèn text hoặc đồ hoạ vào Header và Footer , ví dụ chèn số trang, ngày tháng, lô gô của đơn vị(Công ty),tên file, tên tác giả…. -View/Header và Footer -Insert Auto Text : Thêm số trang, tên tác giả văn bản, ngày, giờ, đường dẫn tệp…… -Format Page Number : tạo và định dạng số trang -Page Setup : định dạng lề Lưu ý: Có thể định dạng lại font chữ, thay đổi màu, tạo Shadinh thêm hình đồ hoạ…để trang trí Header và Footer Tiêu đề đầu & cuối trang chỉ xuất hiện trong print layout view 4.3.Bullets và Numbering Đối với những phần văn bản có tính chất liệt kê dưới dạng dang sách các khoản mục, ta có thể tạo danh sách khoản mục dạng ký hiệu và số thứ tự. Format/Bullets và Numbering/Bullets: các kiểu Bullets có sẵn hiện ra để chọn Ngoài ra, ta còn có thể chọn các mẫu khác bằng cách chọn Customize/Character hoặc Picture để vào bảng chọn 1 kiểu bullet mới.Chú ý Indent At là vị trí thụt vào từ lề trái -Format/Bullets và Numbering/Numbered: các kiểu Number có sẵn hiện ra để chọn. -Ngoài ra, ta còn có thể chọn các kiểu đánh số khác bằng cách chọn Customize -Number Format: định dạng lại cách đánh số1.;(1);1)… -Number Style : kiểu số, la mã, abc,… -Start At : bắt đầu đánh số từ -Chú ý Indent At : bắt đầu đánh số từ -Chú ý Indent At là vị trí thụt vào từ lề trái 4.4 Định dạng đoạn văn bản -Định dạng (formatting)một văn bản tức là dùng các kiểu dáng để làm cho văn bản rõ ràng mạch lac và thống nhất định dạng trong toàn bộ tài liệu.Kiểu dáng bao gồm: kiểu phông, kích cỡ phông, khoảng cách giữa các dòng, khoảng cách giữa các đoạn, căn lề trái, phải hay căn đều 2 bên, lùi vào đầu lòng…Kiểu dáng thường được áp dụng cho đơn vị đoạn một cách tự động, nếu muốn địng dạng kiểu khác cho một phần văn bản trong đoạn bạn phải chọn riêng đoạn đó và định dạng lại kiểu phông và kích cỡ phông. Các thao tác bao gồm -Căn lề phải, trái, giữa, căn đều 2 bên : hoặc chọn biểu tượng thích hợp -Tạo khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản:Format/Paragraph/LineSpacing, sau đó lựa chọn các khoảng cách dòng tương ứng 4.5 Chọn phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ -Muốn thay đổi phông và cỡ chữ của một đoạn văn bản, ta thực hiện các bước sau: -Nháy chuột ở nút (tên phông chữ).Chúng ta sẽ nhận được danh sách các phông chữ với những cỡ chữ đã được cài đặt, nháy chuột để chọn phông chữ thích hợp -Nháy chuột ở nút (cỡ chữ) để chọn cỡ chữ 4.6 Định dạng mẫu Style -Style:ám chỉ mẫu định dạng ký tự hay đoạn văn.Có: -Character style: Mẫu định dạng ký tự và -Paragrap style: Mẫu định dạng đoạn văn -Style là một tập hợp các định dạng cho một đoạn văn (paragraph style) hay các ký tự (character style) -Với lệnh Style trên menu hoặc với hộp style ta có thể áp dụng các style có sẵn hoặc có thể sử dụng các style tự tạo Áp dụng một style 1- Để áp dụng một Paragraph style hãy đứng ở đoạn văn, để áp dụng một style ký tự, chọn các ký tự 2- Trên Format menu chọn Style Chọn Style mong muốn sau đó nhấn tút Apply.Nếu không thấy Style trong hộp Style Box, chọn nhóm style khác trong List Box Tạo một style mới 1-Trên Format menu, nháy Style, nhấn New 2-Trong hộp Name Box,nhập tên của style mới 3-Trong hộp Style Tyle,chọn loại style bạn muốn tạo 4-Để ấn định các định dạng cho style mới, nhấn nút Fomat Sửa 1style 1- Trên Format menu, nhấn Style 2- Trong hộp style, chọn style bạn muốn sửa đổi, và nhấn nút Modify ở mũi tên kế bên 3-Nhấn nút Format để sửa các thuộc tính của style Chỉ định một style áp dụng cho đoạn văn kế tiếp Đây là Style sẽ áp dụng cho đoạn văn ngay sau khi ta chọn một Style nào đó(Enter) 1.Trên Format menu, nhấn Style 2.Trong hộp Style chọn style mà bạn muốn ấn định cho một style kế sau, và nhấn Modify 3.Trong hộp Style For Following Paragraph, nhấn style bạn muốn chỉ định làm style áp dụng cho đoạn văn kế tiếp. Xoá một style 1.Trên Format menu nhấn Style 2.Chọn style bạn định xoá sau đó nhấn nút Delete Chú ý:Nếu bạn xoá một pagraph style tụ tạo thì Word sẽ áp dụng Normal style cho tất cả các đoạn vaen có style vừa bị xoá.Nếu bạn xoá một style có sẵn(built-in style), bạn có thể lấy lại style đó bằng cách nhấn vào All Style trong hộp List 5.Các thao tác với bảng 5.1 Tạo bảng – Table: -Một table được tạo từ các hàng và các cột, giao của hàng và cột là một ô. Ta có thể làm đầy các ô bằng text và các hình đồ hoạ -Table/inser Table -Number of Columns : đánh số cột cần thiết của bảng hoặc chọn   tăng giảm số cột -Number of Columns : đánh số hàng (dòng) cần thiết của bảng hoặc chọn tăng giảm số hàng -Auto Format: cung cấp nhanh các thiết kế table có sẵn -Hoặc chọn biểu tuợng Insert Table trên thanh công cụ và tô số hàng cột cần cho bảng -Thay đổi độ rộng cột và dòng: dùng chuột để vào đường kẻ cột cho đến khi tạo ra mũi tên hai chiều, bấm chuột kéo tăng giảm độ rộng tuỳ theo yêu cầu. -Thêm cột/dòng: Table/insert -Columns to theLeft: thêm cột vào bên trái con trỏ -Columns to the Right: thêm cột vào bên phải con trỏ -Row Above: thêm dòng trên con trỏ -Row Below: thêm dòng dưới con trỏ -Cells: thêm ô Xoá cột/dòng : tô cột/dòng cần xoá Table/Delete -Table: xoá cả table -Columns: xoá cột -Row: xoá dòng -Cell: xoá ô Tách cột: muốn chia 1 cột đã tạo thành nhiều cột. Tô cột cần chia, chọn Table/Split Cells -Number of column: khai số cột cần tách -Number of row: khai số dòng cần tách Hợp cột : tô các cột cần hợp, Table/Merge Cells 5.2.Sắp xếp và đánh số cho các ô Sắp xếp thông tin Có thể sắp xếp nội dung trong bảng theo trật tự chữ cái, theo số hay theo ngày tháng. Cũng có thể sắp xếp văn bản hay danh sách được đánh theo cột, các cột ngăn cách bởi các dấu tab, dấu phẩy, hay các dấu chỉ định khác. Ngầm định là Word sẽ sắp xếp lại các hàng theo nội dung của cột đầu tiên, tuy nhiên bạn có thể chỉ ra một hay các cột khác làm cơ sở cho việc sắp xếp. Để sắp xếp dữ liệu trong bảng 1- Đứng ở một ô trong bảng 2- Lên Table chọn lệnh Sort 3- Dưới mục Sort By, chọn khoá chính 4- Trong hộp Type chọn kiểu trường Text (văn bản),Number(số), hay Date (Ngày), 5- Chọn mục Ascending(tăng)hay Descending(giảm) 6- Chọn tiếp các cột khoá phụ tuỳ theo yêu cầu, lặp lại bước 3 và 5 đối với Then By 7- Chọn OK(Chọn Option để đặt các thông số khác, ví dụ có phân biệt chữ hoa, chữ thường) Chọn Undo để huỷ sắp xếp Tạo danh sách trong bảng 1-Chọn cột/hàng ô sẽ đánh số 2-Nhấn vào nút Numbering/Bulltets Chú ý: -Để bắt đầu từ 1, lên Format, Bullets and Numberring, chọn Restart Numberring -Để đánh số tiếp, lên Format, Bullets and Numbering, chọn Continue Previous list 5.3-Các chức năng đặc biệt -Tính toán trong bảng -Có thể cộng, trừ, chia hay tính trung bình cộng các ô.Hoặc tính phần trăm và tìm các ô lớn nhất, nhỏ nhất trên một vùng -Địa chỉ của các ô trong một bảng -Địa chỉ các ô được đánh thành A1, A2, B1, B2, v.v….,trong đó chữ cái là cột, chữ số là hàng Chú ý: -Địa chỉ ô trong Word, không giống với địa chỉ ô trong Excel ở chỗ chúng luôn luôn là địa chỉ tuệt đối tuy không có dấu đô la($) . Ví dụ địa chỉ A1 trong Word tương tự như $A$1 trong Microsoft Excel -Khi sử dụng địa chỉ ô trong công thức, sử dụng dấu phẩy để ngăn cách giữa các ô riêng lẻ và dâu hai chấm để ngăn cách giua ô đầu tiên và ô cuối cùng của một vùng Như minh hoạ trong hình bên Có hai cách để chỉ định chọn một hàng hay cột.Nếu sử dụng 1:1để chỉ một hàng và khi bạn thêm một cột vào bảng thì tình toán của bạn sẽ Bao gồm cả cột mới thêm; nếu chúng ta dùng al:cl để chỉ một hàng thì tính toán sẽ chỉ gồm các hàng a,b và c để tham chiếu đến các ô trong một bảng khác, hoặc tham chiếu đến một ô ngoài bảng, hãy đặt tên cho bảng sử dụng bookmark. Ví dụ trường {=average(Table2 b:b) } sẽ tính trung bình cho các ô ở cột B của bảng được đánh dấu Bookmark là Table2. Thực hiện tính toán trên một bảng 1- chọn ô cần chèn công thức 2- trên Table, nhấn formula 3- nếu word đề xuât một công thức không vua ý, hãy xoá nó ra khỏi hộp Formula 4- Trong hộp Paste function, nhấn chọn một hàm. Ví dụ để tính tổng cộng nhấn SUM. Để trỏ tới nội dung 1 ô trong bảng, nhập địa chỉ ô trong cặp dấu ngoặc của hàm Ví dụ để cộng các ô A1 và B4 công thức sẽ là SUM(a1,b4) 5- Trong hộp Number format, nhập một định dạng thể hiện kết quả. Ví dụ để hiển thị một số dưới dạng phần trăm thập phân , chọn 0.00% Chú ý: Word chèn kết quả tính toán dưới dạng một trường trong ô bạn chọn. Nểu thay đổi số liệu trong các ô liên quan, chúng ta có thể cập nhật lại kết quả bằng cách chỏ trường và nhấn F9 hay tổ hợp phím ALT+SHIFT+ U.Bạn cũng có thể nhấn chuột phải rồi chọn Update Kết hợp bảng và text Left : text sẽ nằm bên trái bảng Center: text sẽ nằm giữa bảng Right: text sẽ nằm bên phải bảng Around: text sẽ nằm quanh bảng Lặp lại tiêu đề của table trên các trang Liên kết: Bảng dữ liệu gồm nhiều trang, nếu không có tiêu đề thì rất khó đọc dữ liệu bên trong bảng. Để hiện tiêu đề của bảng cho tát cả các trang ta làm như sau: -Tô vùng tiêu đề bảng -Table/Heading Rows Repeat Vẽ đồ thị: Bạn có thể tạo các dạng đồ thị mảnh, thanh, cột, đường, quạt và các ứng dụng khác; Bạn cũng có thể mở Diagram, nhập trực tiếp dữ liệu vào phần bảng tính và tạo một đồ thị Tạo một đồ thị 1- Chọn một trong các cách sau: Nếu đã có dữ liệu trong bảng chọn phần bảng chứa dữ liệu Nếu chưa có dữ liệu, đến vị trí mà bạn muốn bố trí đồ thị 2- Lên insert, chọn Picture, chọn Chart 3- Chọn một trong các loại biểu đồ 4- Nhấn OK 5- Chọn một trong các cách: Để chỉnh sửa hay bổ xung dữ liệu vào đồ thị, bạn nháy vào cửa sổ bảng tính, và sau đó thực hiện các thay đổi. Bạn bổ xung thông tin vào bảng tính giống như cách mà bạn sẽ làm trên bảng của Word hay bảng tính của Excel. Trên thay công cụ , lựa chọn các dạng đồ thị mà bạn muốn cũng như đặt các thông số khác(minh hoạ trong hình) 6- Nhấn vào một điểm bên ngoài đồ thị để thoát khỏi Chart và cập nhật đồ thị vào tài liệu. Hiệu chỉnh một đối tượng đồ thị: Để hiệu chỉnh một đối tượng đồ thị 1-Nháy kép vào đối tượng đồ thị mà bạn muốn hiệu chỉnh 2-Nháy chuột phải và chỉnh sửa, bổ xung các định dạng 6.In ấn 6.1.Xem một tài liệu trước khi in(print Preview) Xem trước khi in Để xem tài liệu trước khi in, nhấn nút Print Preview Hiệu chỉnh văn bản trong chế độ (Print Preview) 1- Trong chế độ Print Preview chọn tranh cần hiệu chỉnh 2- Nhấn chọn phóng to vùng văn bản cần hiệu chỉnh 3- Nhấn nút Magnifier, Khi con trỏ chuyển từ kính lúp sang thanh chữ I, thực hiện các sửa đổi 4- Để quay lại chế kính lúp, nhấn nút Magnifier lần nữa Để thoát khổi chế độ Print Preview va quay lại màn hình truóc đó,nhấn Close Ngăn ngừa tài liệu nhảy sang trang mới khi chỉ còn ít dòng Nếu chỉ có một lượng ít văn bản xuất hiện trên trang cuối của một tài liệu ngắn, chúng ta có thể giảm bớt số trang bằng cách nhấn Shrink to Fit trong chế độ Print Preview. Đặc tính này làm việc tốt nhất với các tài liệu chỉ có vài trang như thư tín và các bản ghi nhớ. Để co nhỏ tài liệu, Word giảm tỷ lệ co chữ dùng trong tài liệu. Chú ý: Để bỏ không co văn bản(Shrink to Fit),nhấn nút Undo Tools Shrink to Fit trên Edit menu. Tuy nhiên nếu đã lưu tài liệu và đóng lại thì không thể phục hồi lại như cũ theo cách này 6.2. Thiết lập trang giấy Đặt lại lề Để đặt lại các lề cho trang giấy 1-Trên File Menu, gọi Page Setup 2-Chọn phiếu Margins Chọn kích thước giấy 1.Trên File Menu, gọi Page Setup 2.Chọn phiếu Papers Size 3.Dưới mục Page Size chọn khổ giấy Nếu không có khổ giấy bạn cần, chọn Custom, chỉ định khổ giấy dưới mục Width và mục Height - Để giấy thẳng đứng dưới Orientation, chọn Potrait - Để xoay ngang giấy, dưới Orientation chon Landscape - Để các áp dụng cho các thiết lập này cho toàn tài liệu, hay chỉ cho 1 chương hiện hành hay chỉ từ trang hiện hành trở đi chọn các mục tương ứng trong hộp Apply to - Để thiết lập này trở thành ngầm định nhấn Default…. Bố cục trang 1.Trên File Menu, gọi Page Setup 2.Chọn phiếu Layout, dưới mục Headr and Footer - Để phần tiêu đề và phần chân của trang chẵn khác của trang lẻ, chọn hộp Different odd and even - Để phần tiêu đề và phần chân của trang đầu khác các trang còn lại chọn hộp Different first page 6.3.Thực hiện in In một loạt các trang 1.Trên File menu, nhấn Print 2.Dưới mục Page Range, chỉ định phần tài liệu cần in Nếu chọn hộp Pages, bạn cần nhập các số trang hay một vùng các trang, hoặc cả hai Chú ý 1.có thể chỉ định in các trang cụ thể, in một hay hai chương hay một vùng các trang 2.Có thể chỉ chọn một phần của tài liệu và in. Nhấn Print trên File menu, và chọn Selection Huỷ in Nếu tắt chế độ in hậu trường (background printing),chọn Cancel hay nhấn ESC, Nếu ở chế độ in hậu trường (background printing), nhấn kép vào biểu tượng máy tính trên thanh trạng thái(status bar) Chú ý: nếu tài liệu quá ngắn và lại đang ở chế độ in hậu trường thì có thể biểu tượng máy in xuất hiện quá ngắn. Bật tắt chế độ in hậu trường 1.Trên Tools menu,nhấn Option, sau đó chọn phiếu Print 2.Dưới mục Printing opitions, chọn Background printing Chú ý : ở chế độ in hậu trường chúng ta có thể tiếp tục làm việc với Word trong khi in. In hậu trường sẽ cần thêm bộ nhớ hệ thống. Để tăng tốc độ in, bỏ chọn hộp Background printing Sử dụng các khổ giấy khác nhau cho một phần của tài liệu Một số máy in không hỗ trợ tính năng này, 1.Trên File menu, nhấn Page Setup, và chọn phiếu Pager Source 2. Để chỉ định khay giấy cho trang đầu của tài liệu, nhấn chọn kiểu đặt giấy mong muốn trong hộp First Page 3. Để chỉ định khay giấy cho các trang còn lại nhấn chọn kiểu đặt giấy trong hộp Other pages Chú ý: để chỉ định khay giấy cho một chương trước hết đứng ở chương đó 7.Một số chức năng nâng cao 7.1.Chèn dữ liệu từ một file khác Trong quá trình soạn thảo văn bản, ta muốn kết hợp nhiều file lại với nhau hoặc chèn thêm một số file hình ảnh vào -Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn file -Insert/File -Tìm đúng đường dẫn file cần chèn -Insert 7.2.Templace Sử dụng các Templace có sẵn: Trong Word có rất nhiều mẫu có thể dùng để tạo một tài liệu mới nhanh chóng và dễ dang. Mẫu là tập hợp các định dạng được thiết kế sẵn cho việc soạn thảo theo một mục đích nào đó, ví dụ như: mẫu thư, fax(Letter & Faxes); mẫu bản ghi nhớ (Memos): mâu Báo cáo(Reports)…. Được trình bày ở các dạng khác nhau và nhóm lại trong kẹp hồ sơ Templates. Sử dụng các mẫu này như một sự gợi ý về cách trình bày và ý chính cho tài liệu mới mà bạ cần tạo -File/New/General Templates -Di chuyển giữa các tab và chọn Template cần thiết -OK Tạo Template: Bạn có thể tự tạo các mẫu cho riêng mình để thực hiện nhanh chóng hơn các công việc thường phải lặp lại hăng ngày như giấy mời, công văn gửi khẩn cấp trên, hoăc các bộ phận chức năng, thư, báo cáo… - Đánh 1 doạn văn bản hay dùng, trang trí đẹp - File/Save As - Save as tyle:chọn Document Template - File name: gõ tên file - Save Gọi Templace đã tạo: -File/New -Chọn Template cần thiết/Creat New 7.3.Trộn văn bản: Trong công việc hằng ngày bạn phải tạo giấy mời guỉ cho nhiều người ở nhiều đơn vị khác nhau. Word giúp bạn chỉ cần gõ một giấy mời sau đó điền tên người nhận (không phải mất công gõ hàng loạt giấy mời). Để làm được điều này ta thực hiện trộn văn bản. Chuẩn bị dữ liệu: -Một file giấy mời -Một file chứa dữ liệu cần trộn vào giấy mời bao gồm tên, chức danh, địa chỉ, điện thoại, …..của những người nhận giấy mời. Cách làm: -Mở file giấy mời -Tool /Letter and Mailíng/Mail Merge Wizard -Chọn Letter B1:Starting Document: Chọn Use the current Document B2:Select Recipients : Chọn Use an existing List Chọn Brower Chọn tên file chứa dữ liệu trộn -Open -Đánh dấu V vào những tên người cần gửi hoặc bỏ đánh dấu nếu không cần -OK B3: Write your letter -Chọn More Item -Chọn các trường cần đưa vào giấy mời -Insert/Close -Định dạng lại các trường vừa Insert vào(đậm, nghiêng…..) B4:Preview your Letter -Nếu muốn xem lại danh sách người gửi giấy mời thì chọn Edit recipient list B5:Complete the Merge -Nếu muốn in luôn thì chọn Printer -Nếu muốn chỉnh sửa văn bản thì chọn Edit individual letter/All -Chỉnh sửa Font, cỡ chữ, tạo các đường kẻ….. -File mới có tên Letter1, có thể Save file lại. 7.4.Tạo danh sách -Chuẩn bị dữ liệu Một file chứa dữ liệu tạo Label -Cách làm: + Tools/Letter and Mailing/Mail Merge Wizard + Chọn Label B1 :Starting Doc: chọn Use the current Document -Chọn Label Options -New Label -Lable name: đặt tên label -Number across: số cột -Number down: số dòng -Vào các thông số về khoảng cách lề -OK B2: Select Recipients :Chọn Use an existing List -Chọn Browser -Chọn tên file chứa dữ liệu /Open/OK B3: Arrange your lable -Chon More Item -Chọn các trường đưa vào label/Insert -Close -Update all label B4:Preview your label B5: Complete the merge - Printer:in ra máy in - Edit individual letter/All: chỉnh sửa trước khi in(font, cỡ chữ, tạo các đường kẻ…) - File mới có tên Label1, có thể Save file lại 7.5.Tạo và in phong bì, nhãn dán Tạo địa chỉ một người gửi trên phong bì Chúng ta có thể tạo một địa chỉ người gửi ngầm định, địa chỉ này sẽ luôn xuất hiện trên phong bì thư khi in.Chúng ta có thể đưa các hình ảnh khác lên bì thư. Tạo địa chỉ người guỉ chỉ gồm văn bản: 1.Trên Tools menu, nhấn Opitions, sau đó chọn phiếu User Information. 2.Trong hộp Mailing address, nhập địa chỉ người gửi Tạo địa chỉ khứ hồi có một ảnh logo Để tự động đưa một biểu tượng lên phong bì thư,chúng ra lưu hình ảnh, bao gồm cả vị trí trên bì thư và định dạng dưới một mục AutoText có tên EnvelopÊxtral. 1.Sử dụng một chương trinh tạo ảnh như Microsoft Paint, để tạo logo.Hay sử dụng ảnh có sẵn 2.Trong Word,nhập phần văn bản cho địa chỉ khứ hồi 3.Nhấn vào nơi bạn muốn chèn ảnh logo 4.Trên Insert menu trong Word, trỏ tới Picture, và nhấn From File 5.Chọn tệp ảnh cần chèn, nhấn Insert. 6.Chọn ảnh mới chèn. 7.Trên Insert menu, trỏ tới AutoText, chọn New 8.Trong hộp Please name your AutoText entry, nhập EnvelopeExtral, và nhấn OK Word chèn ảnh tự động lên bì thư mỗi khi in Chú ý: + Chúng ta có thể tạo hai mục EnvelopeExtral AutoText như trên. Ví dụ chúng ta muốn Word tự chèn thêm các đoạn văn bản quảng cáo mỗi khi in phong bì, chúng ta có thể tạo một mục AutoText thứ hai có tên là EnvelopeExtral2. Nếu đưa cả hai AutoText vào một mẫu(template) , thì các thư dc tạo với mẫu này sẽ chứa cả hai mục người gửi.Nếu chỉ muốn sử dụng một địa chỉ, ta phải tạo một mẫu mới hoặc phải xoá đi một mục AutoText + Nếu không muốn in địa chỉ ng gửi lên phong bì , hãy đánh dấu chọn trong hộp Omit của phiếu Envelopes trong mục Envelopes and Labels. Khi bỏ chọn hộp Omit, thì word vânc in mục AutoText EnvelopeÊxtral trên phong bì. 7.6.Chèn chú thích -Chọn text hoặc đoạn văn bản mà bạn muốn tạo chú thích -Chon menu Insert, nhấn Comment -Gõ nội dung comment trong quả cầu hộp thoại comment Chú ý: Để mở hoặc tắt chú thích bạn chọn hoặc bỏ chọn View>Markup Xoá bỏ một Comment: Để nhanh chóng xoá bỏ một comment đơn, hãy nhấn chuột phải lên comment rồi nhấn Delete Comment Xoá bỏ nhiều comment: -Hiện thanh công cụ Reviewing trên Menu view>toolbar -Trên thanh công cụ ,nhấn mũi tên kế bên Reject Change/Delete Comment, rồi nhấn Delete all comment in Document. Che giấu các comment lúc in: - Trên menu file, nhấn Print -Trong hộp Print what, chọn Document(thay vì chọn Document showing markup) - Nhấn OK Footnote & endnote: Các tài liệu dài sử dụng nhằm giải thích, bình chú chi tiết cho đoạn trích dẫn: Chèn ghi chú: -Đưa con trỏ tới điểm cần chèn footnote -Chọn menu Insert->Reference->Footnote -Chọn vị trí đặt Footnotes hoặc Endnotes -Định dạng ký hiệu số hoặc ký tự…. -Chon Insert Di chuyển hoặc sao chép một chú thích: Trong tài liệu chọn dấu tham chiếu chú thích của chú thích mà bạn muốn di chuyển hay sao chép -Để di chuyển nó, hãy rê dấu đến vị trí mới -Để sao chép, hãy nhấn giữ CTRL và sau đó rê đến vị trí mới -Để cuộn xem tất cả các chú thích, hãy chuyển sang khung xem normal và chọn Footnotes trên menu View. 7.7.so sánh hoặc trộn tài liệu Nếu nhiều người xem thực hiện các thay đổi và các lời bình chú trong các bản sao tách rời của tài liệu gốc,bạn có thể tiếp tục làm thay đổi tài liệu và gủi nó cho người khác xem. Word sẽ hiển thị tất cả những gì mà bạn đã bổ xung và nhưng gì mà người xem đã thay đổi B1: Mở bản sao đã đc hiệu chỉnh của tài liệu B2: Trên menu Tool, nhấn Compare and merge Documents B3: Chọn tài liệu gốc,nhấp mũi tên nằm kế bên Merge, rồi chọn một trong các nội dung sau: -Để hiển thị kết quả so sánh trong tai liệu gốc, chọn Merge -Để hiển thị kết quả trong tài liệu đang mở, chọn Merge into current document -Để hiển thị kết quả trong tài liệu mới, chon Merge into new document 7.8.Tạo mục lục: Dùng đặc tính tạo mục lục tự động trong Microsoft Word có thể xây dựng và đưa ra nhanh mục lục của một văn bản dài.Tuy nhiên đặc tính này chỉ có hiệu lục khi bạn định dạng tài liệu theo các kiểu (styles) -Dùng chế độ outline view để tạo văn bản -Các tiêu đề định dạng theo Style Heading -Nội dung văn bản định dạng theo Style Heading -Tạo bảng mục lục: -Chọn vị trí đề mục lục -Insert/Peference/Index and Table -Chọn Table of Content -Show page number:hiện số trang -Right align page number:số trang hiện bên phải -Tab leader:cách hiển thị từ mục đến số trang -Show levels: hiện số mức mà văn bản có -OK. Hiển thị văn bản khi bấm vào mục lục -Tools/Options/Edit -Bỏ chọn ở ô Use Ctrl+Click Luu ý: khi thay đổi văn bản mục lục không tự động cập nhật vì vậy muốn mục lục khớp với văn bản càn làm lại các buớc trên 7.9.Vẽ sơ đồ -Chọn Insert , Diagram -Chọn kiểu biểu đồ -Bấm OK -Insert Shape: thêm các box tuỳ chọn -Layout : chọn các kiểu biểu đồ tương ứng -Select: đánh dấu các box theo mức Chọn kiểu sơ đồ theo mẫu có sẵn mẫu Cách phối hợp text và sơ đồ 7.10.Bảo mật văn bản: Với Word chúng ta có nhiều cách thức để hạn chế các khả năng truy cập vào tệp văn bản, bao gồm: -Gán mật khẩu để mở văn bản, những người không biết mật khẩu này sẽ không thể mở dc -Gán mật khẩu để sửa chữa văn bản:một khi văn bản dc mở ra nhưng nếu không biết mật khẩu này thi không lưu đc những sửa chữa và thay đổi trong văn bản.Khi ng không biết mật khẩu này có thể lưu văn bản(nếu có sửa chữa) chỉ trong trường hợp cho tệp văn bản một tên tệp khác với tên ban đầu -Yêu cầu những ng khác mở văn bản dưới dạng chỉ đọc.Nếu mở văn bản dưới dạng chỉ đọc và sửa chữa văn bản, những gì đã sửa chữa chỉ lưu lại đc trong một tệp có tên khác biệt, nếu lưu nó với tên không đổi thì những thay dổi không đc cập nhât vào văn bản Gán mật khẩu mở văn bản -Vào menu Tools/Options/Security -Password to open:mật khẩu để mở văn bản -Password to modify:mật khẩu sửa văn bản -OK. -Gõ lại đúng mật khẩu mở file khi hiện thông báo Reenter Password to open hoặc Reenten Password to modify -OK. Lưu ý: mật khẩu phân biệt chữ thường và hoa.Nếu quên mật khẩu thì không mở đc, loại bỏ chế độ bảo vệ cũng nhu khôi phục lại các thông tin trong đó.Vì vậy lưu giữ một danh sách các mật khẩu ứng với từng tệp văn bản ở nơi tin tưởng là một cách thức làm việc tốt nhất Bỏ đặt mật khẩu: -Tools/Options/Security -Xoá mật khẩu đi -OK. 7.11.Tự động phục hồi tài liệu: Bạn có thể bảo vệ các file làm việc bằng cách dùng đặc tính AutoRecover để lưu bản sao tài liệu tam thời theo định kỳ bạn đang làm việc. Để phuc hồi công việc của bạn sau khi mất điện hoăc một vấn đề tương tự,bạn có lẽ đã mở đặc tính AutoRecover trước khi vấn đề xảy ra.Bạn có thể cài đặt khoảng cách lưu tài liệu xảy ra thường xuyên hơn cú 10phút một lần theo cài đặt măc định củ nó. Chẳng hạn bạn cài đặt nó để lưu cứ 5phút một lần bạn sẽ phuc hồi đc nhiều thông tin hơn nếu cài đặt nó lưu cứ mỗi 10 phút Cách thực hiện: 1.Trên menu Tool, chọn Options, chọn Save 2.Chọn hộp Save AutoRecover into every 3.Trong hộp minutes, chỉ định khoảng cách bao lâu bạn muốn chương trình lưu các file Để xác định một vị trí dành cho các file phục hồi tự động 1.Trên menu Tool.Chọn Option, chọn File Locations 2.Trong hộp Files type, chọn AutoRecover 3.chọn Modify 4.Nếu bạn muốn lưu trữ các file phục hồi tự động trong một Folder khác, hãy định vị vị trí và mở folder đó 7.12.Chèn ảnh và tạo hình vẽ Chèn và sửa ảnh Word cung cấp thư viện đồ hoạ(Clip Gallery) chia làm các nhóm, từ con người,nhà cửa, động vật….. để chèn một hình ảnh,trỏ vào picture trên Insert, nhấn Clip Art, chọn ảnh cần chèn.Có thể dùng lệnh Find để tìm ảnh cần thiết Chèn ảnh từ Clip Art 1.Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn ảnh 2.Trên Insert menu, trỏ tới Picture , nhấn Clip Art, và sau đó chọn phiếu Clip Art hay Picture 3.Chọn nhóm ảnh mong muốn, sau đó nhấn kép lên ảnh muốn chèn Sau khi chèn chúng ta có thể chuyển đổi ảnh thành hình vẽ và sau đó sủ dụng các công cụ trên thanh Drawing để hiệu chỉnh ảnh Chèn ảnh từ một tệp ảnh 1. Đặt con trỏ tới vị trí cần chèn 2.Trên Insert menu, trỏ tới Picture và nhấn From File 3.Tìm tệp ảnh cần chèn 4.Nháy vào ảnh cần chèn 5.Nếu muốn chèn ảnh dưới dạng trôi nổi để có thể dễ dàng kéo ảnh đến mọi chỗ cũng như đưa ảnh ra đằng trước hay đăng sau lớp văn bản hoặc các đối tứọng khác chọn hộp Float over text Để chèn ảnh trực tiếp vào lớp văn bản, xoá chọn hộp Float over text Thêm ảnh vào Clip Gallery 1.Trên Insert menu, trỏ tới Picture, và sau đó nhấn Clip Art 2.Trên phiếu Clip Art,nhấn Import Clips 3.TÌm đến thư mục có ảnh cần thêm vào Cip Art 4.Chọn ảnh, nhấn nút Open 5.Thêm các từ khoá (keyword) nếu cần, chọn categories hay tạo category mới để lưu giữ ảnh, sau đố nhấn OK Phân rã và sửa các ảnh clip Art 1.Chọn ảnh cần sửa 2.Trên thanh Drawing, nhấn Draw, sau đó chọn Ungroup 3. Để sửa từng đối tượng đã phân rã của ảnh tiếp tục chọn các đối tượng đó và phân rã tiếp cho đến khi ca các đối tượng nguyên thuỷ có thể hiệu chỉnh đc 4.Sử dụng các công cụ trên thanh Drawing để hiệu chỉnh ảnh. Ví dụ:sắp xếp lại các phần, nhóm các phần, tô màu khác,…. 5. Để phục hồi các đối tượng lại thành ảnh cũ, chọn tất cả các nhóm sau đó nhấn Group Định vị trí văn bản và hình ảnh Văn bản bao quanh hình vẽ 1.Trong chế độ Pages layout view, chọn hộp văn bản hay hình vẽ 2.Trên Format menu, chọn AutoShape, Text Box, Picture, hay Object và sau đó nhấn phiếu Wrapping. 3.Dưới mục Wrapping style, chọn tuỳ chọn mong muốn 4.Dưới mục Wrap to, chọn phía sườn có văn bản 5.Dưới mục Distance from text, ấn định khoảng cách giữa các hộp văn bản hay đối tượng đồ hoạ với văn bản bao quanh Tạo một ảnh chìm(watermark) 1.Trên View menu, nhấn Header and Footer 2.Trên thanh Header and Footer, nhấn mục Show/Hide Document Text để ẩn văn bản và đồ hoạ trong tài liệu chính 3.Chèn đối tượng đồ hoạ như AutoShape, clip art, WordArt, ảnh, and ảnh du nhập sẽ xuất hiện trong mọi trang Để chèn văn bản nhấn Text Box trên Insert menu, và nhập văn bản xuất hiện trên mỗi trang 4. Để đặt quy cách cho hình ảnh, chọn nó, nhấn Picture hay Object(Format menu).Trên phiếu Picture tab, dưới mục Image Control, chọn Watemark từ hộp Color box để định dạng hình ảnh hoặc hiệu chỉnh độ sáng tối và tương phản với thanh Picture hay Object(Format menu).Trên phiếu Wrapping tab, chọn Note. 5.Trên mục Header and Footer, nhấn Close. Thêm thuyết minh cho hình ảnh Có một số cách để thêm văn bản chú giải vào hình ảnh -Thêm thuyết minh (caption)như “Hình 1”, để Word sẽ tự động điền cho các hình khác với số thứ tự tăng dần -Sử dụng Callout -Chèn trực tiếp văn bản vào AutoShape V.Lập bảng tính với Microsoft Excel 1.Giới thiệu chung về Excel - Các phần mềm bảng tính làm việc dựa trên một khái niệm cơ bản là trang tính(Worksheet).Một bảng tính đc thể hiện trên màn hình dưới dạng một lưới với các hàng thường được đánh thứ tự bằng số(bắt đầu từ 1) và các cột được đánh thứ tự bằng chữ(bắt đầu bằng chữ A), có 16000 dòng và 256 cột. Phân giao của một hàng và một cột dc gọi là một ô. Mỗi ô trong bảng đc xác định bằng một địa chỉ duy nhất tạo bởi số của hàng và chữ cái của cột - Các phần mềm bảng tính khác nhau có thể khác nhau ở một số chức năng hoặc giao diện nhưng đa số giống nhau -Tự động lập các giá trị, tiêu đề và công thức. Các phần mềm bảng tính thường cung cấp nhiều chức năng giúp đơn giản hoá việc nhập các dữ liệu lặp.Các chức năng này khác nhau tuỳ theo từng phần mềm nhưng tất cả đều có điểm chung là dựa trên sự mở rộng của thao tác cắt – dán cơ bản. -Tự động tính lại. Khi có sự thay đổi tại một ô của bảng tính, phần mềm bảng tính sẽ tự động tính lại toàn bộ bảng tính. -Các hàm thư viện: Các hàm thư viện giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt nguy cơ sinh lỗi. -Macro: Trong trường hợp, bạn thường lặp đi lặp lại một số thao tác nhất định nào đó, phần mềm bảng tính sẽ cho phép bạn “ thu ” lại các thao tác đó và định nghĩa nó là một macro. Sau này khi cần thực hiện lại các thao tác đã ghi nhận trong macro, bạn chỉ cần gọi lại macro đó thay vì phải lặp lại một loạt các thao tác.Bạn có thể định nghĩa macro bằng ngôn ngữ macro như một người lập trình hoặc dùng bộ thu macro dùng để” thu ” lại thao tác đã tiến hành trên bàn phím và chuột. -Bảng tính mẫu: Thông thường phần mềm bảng tính đã gắn kèm một số bảng tính mẫu, và người dùng có thể tự tạo ra hoặc nhờ người lập trình viết -Liên kết: Hầu hết các phần mềm bảng tính đều cho phép bạn tạo ra những liên kết tự động giữa các bảng tính, vì vậy khi giá trị một bảng tính bị thay đổi, tất cả các bảng tính liên kết với nó sẽ được tự động cập nhật -Chức năng cơ sở dữ liệu: lưu trữ, truy cập thông tin, tìm kiếm, sắp xếp, tạo báo cáo, gộp thư điện tử Khái niệm tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối -Trong excel, các trang tính đc tổ chức theo hàng, cột, quá trình làm việc chúng ta phải tham chiếu tới các ô. Mỗi ô đc xác định bởi tên cột và tên hàng- là các tham chiếu tới ô đó, hay còn gọi là địa chỉ của ô.Ví dụ ô đầu tiên của bảng tính:A1.Quá trình lập công thức tính toán trong bảng tính, sử dụng các tham chiếu ô để lấy thông tin, dữ liệu trong các ô tương ứng. Có hai hang tham chiếu, tương đối và tuyệt đối. Địa chỉ-tương đối dùng để xác định vị trí tương đối của nơi cần tham chiếu tới ô đặt kết quả tính toán, vi dụ cách 2 hoặc 3 ô.Khi đó khi thay đổi vị trí của ô kết quả thì các tham chiếu tương đối trong công thực tự động thay đổi theo.Ngược lại tham chiếu tuyệt đối là để xác định chính xác vị trí của ô cần trong tính toán trong bảng tính -Dạng hiển thị của tham chiếu ô tương đối với ô A1:A1 -Một tham chiếu ô tuyệt đối của ô A1 sẽ có dạng:$A$1 -Nếu dấu $ đứng trước phần chữ (A chẳng hạn), thì toạ độ cột là tuyệt đối, và dòng là tương đối. Còn nếu dấu đô la đứng trước phần số(1 chẳng hạn), thì toạ độ cột là tương đối và dòng là tuyệt đối. -Bạn có thể ấn phím F4 để thay đổi dạng tham chiếu ô từ tương đối sang tuyệt đối một cách nhanh chóng Chọn dữ liệu hoăc ô - Chọn các tham chiếu ô hoặc dãy có tên - Vào menu Edit, chọn Go to. Trên hộp Reference nhập tham chiếu ô hoặc địa chỉ ô muốn lựa chọn, bấm OK - Chọn các ô chứa dữ liệu chuyên biệt 1.Vào menu Edit, chọn Go to. 2.Bấm Special 3.Thực hiện một trong các thao tác sau : -Để chọn các ô chứa các phần bình chú, chọn Comments.