Chuyên đề Kiểm soát chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình

CHUYấN ĐỀ 6. KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XDCT 1. Giới thiệu chung 2. Nội dung và tổ chức quản lý cụng tỏc kiểm soỏt chi phớ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh 3. Phương phỏp quản lý chi phớ theo cỏc giai đoạn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh Người trỡnh bày: TS. Bựi Ngọc Toàn Trưởng bộ mụn Dự ỏn và QLDA Trường Đại học Giao thụng Vận tải I- Giới thiệu chung 1.Khỏi niệm về kiểm soỏt chi phớ đầu tư XDCT 2. Sự cần thiết phải kiểm soỏt chi phớ 3. Mục đớch, yờu cầu đối với kiểm soỏt chi phớ. 4. Điều kiện cần thiết để thực hiện kiểm soỏt chi phớ 1- KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ  Kiểm soỏt chi phớ xõy dựng được hiểu là điều khiển việc hỡnh thành chi phớ, giỏ xõy dựng cụng trỡnh sao cho khụng phỏ vỡ hạn mức đó được xỏc định trong từng giai đoạn, nú là việc làm thường xuyờn, liờn tục điều chỉnh những phỏt sinh trong suốt quỏ trỡnh quản lý dự ỏn nhằm bảo đảm cho dự ỏn đạt được hiệu quả kinh tế đầu tư, lợi ớch xó hội được xỏc định. 1- KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ (TIẾP)  Kiểm soỏt chi phớ là quỏ trỡnh kiểm soỏt chi tiờu trong giới hạn ngõn sỏch bằng việc giỏm sỏt và đỏnh giỏ việc thực hiện chi phớ.  KSCP là việc giỳp dự ỏn được thực hiện trong phạm vi ngõn sỏch đó cú và lưu ý đỳng lỳc vào cỏc vấn đề về mặt chi phớ cú thể xảy ra nhằm cú cỏc biện phỏp giải quyết hay giảm thiểu chi phớ.  KSCP kỹ thuật được sử dụng để giỏm sỏt chi phớ cho dự ỏn từ giai đoạn ý tưởng đến giai đoạn quyết toỏn 1- KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ (TIẾP) Con người, thụng qua phương phỏp kiểm soỏt chi phớ thực hiện giỏm sỏt sự hỡnh thành chi phớ, chi tiờu chi phớ trong suốt quỏ trỡnh đầu tư xõy dựng cụng trỡnh và đưa ra cỏc giải phỏp cần thực hiện nhằm bảo đảm chi phớ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh nằm trong ngõn sỏch đó được chấp thuận (bằng việc bảo đảm ngõn sỏch cụng trỡnh đạt được cỏc mục tiờu hiệu quả như dự tớnh). 2- SỰ CẦN THIẾT PHẢI KIỂM SOÁT CHI PHÍ • Yờu cầu của Chủ đầu tư đối với việc đạt được cần bằng giữa ba yếu tố: chi phớ- yờu cầu cần đạt được - thời gian xõy dựng. • Yờu cầu về hiệu quả đầu tư xõy dựng cụng trỡnh tạo nờn ỏp lực đũi hỏi phải kiểm soỏt chi phớ đầu tư xõy dựng. • Yờu cầu về cụng nghệ và xó hội học thay đổi nhanh. Dự ỏn ngày càng phức tạp, chi phớ dễ vượt tầm kiểm soỏt. Do vậy cần phải cú hệ thống kiểm soỏt chi phớ cú hiệu quả. 2- SỰ CẦN THIẾT PHẢI KIỂM SOÁT CHI PHÍ (TIẾP)  Sự tham gia của nhiều nhà đầu t vào một dự án đòi hỏi phải có kiểm soát chi phí.  Kỹ thuật, vật liệu sử dụng… giá cả thay đổi nhanh chóng, dự tính ban đầu so với quyết toán cuối cùng thờng vợt. Do vậy cần phải kiểm soát liên tục.  Đề án “Đổi mới cơ chế quản lý chi phí xây dựng công trình” ban hành theo QĐ1585/TTg-CN ngày 09/10/2006 của TTCP -> yêu cầu biện pháp “Kiểm soát chi phí XDCT”. 3- MỤC ĐÍCH VÀ YấU CẦU KIỂM SOÁT CHI PHÍ Bảo đảm đỳng giỏ trị cho đồng tiền của chủ đầu tư bỏ ra phự hợp cho mục đớch đầu tư xõy dựng cụng trỡnh, cõn bằng giữa chất lượng và ngõn quỹ đầu tư 3- MỤC ĐÍCH VÀ YấU CẦU KIỂM SOÁT CHI PHÍ (TIẾP)  Đảm bảo rằng chi phớ phõn bổ vào cỏc bộ phận phự hợp với yờu cầu của chủ đầu tư và nhà thiết kế.  Giữ cho chi phớ nằm trong ngõn sỏch của chủ đầu tư. 4- ĐIỀU KIỆN CẦN THIẾT ĐỂ KIỂM SOÁT CHI PHÍ  Cú cỏch thức (phương phỏp) kiểm soỏt chi phớ phự hợp với đặc điểm, nội dung chi phớ theo từng giai đoạn, cụng việc của quỏ trỡnh đầu tư xõy dựng.  Cú cụng cụ hỗ trợ thớch hợp cho việc thực hiện cụng tỏc kiểm soỏt chi phớ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh như: hệ thống cỏc số liệu, hệ thống cỏc bỏo cỏo, bảng biểu và phần mềm thớch hợp sử dụng trong quỏ trỡnh thực hiện kiểm soỏt chi phớ. 4- ĐIỀU KIỆN CẦN THIẾT ĐỂ KIỂM SOÁT CHI PHÍ (TIẾP)  Cú cỏc cỏ nhõn được đào tạo thớch hợp về kiểm soỏt chi phớ hoặc cỏc chuyờn gia tư vấn, tổ chức tư vấn cú chức năng về quản lý chi phớ thực hiện việc kiểm soỏt chi phớ. II-Nội dung kiểm soỏt chi phớ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh 1. Kiểm soỏt chi phớ khi lập tổng mức đầu tư xõy dựng cụng trỡnh 2. Kiểm soỏt chi phớ theo thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi cụng xõy dựng cụng trỡnh 3. Kiểm soỏt chi phớ khi đấu thầu, ký kết hợp đồng và thanh toỏn hợp đồng xõy dựng cụng trỡnh 4. Kiểm soỏt chi phớ khi kết thỳc xõy dựng đưa cụng trỡnh vào khai thỏc sử dụng 1- KIỂM SOÁT CHI PHÍ KHI LẬP TỔNG MỨC ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CễNG TRèNH Bước 1: Kiểm tra sự phự hợp của phương phỏp xỏc định tổng mức đầu tư. - Căn cứ trờn tớnh chất kỹ thuật của cụng trỡnh, yờu cầu cụng nghệ, mức độ thể hiện thiết kế để đỏnh giỏ. - Bỏo cỏo Chủ đầu tư cú ý kiến với tư vấn nếu cần thiết. 1- KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG VIỆC LẬP TỔNG MỨC ĐTXD CT (TIẾP) Bước 2: Kiểm tra tớnh đầy đủ, hợp lý của tổng mức đầu tư. - Kiểm tra tớnh đầy đủ cỏc thành phần chi phớ tạo nờn tổng mức đầu tư. - Kiến nghị với Chủ đầu tư về bổ sung, điều chỉnh chi phớ. - Lập bỏo cỏo đỏnh giỏ để chủ đầu tư xem xột. 1- KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG VIỆC LẬP TỔNG MỨC ĐTXD CT (TIẾP) Bước 3: Lập Kế hoạch chi phớ sơ bộ tổng mức đầu tư. - Lập bỏo cỏo đỏnh giỏ thay đổi giỏ trị tổng mức đầu tư sau khi thẩm tra, thẩm định. - Lập Kế hoạch chi phớ sơ bộ tổng mức đầu tư (phõn bổ tổng mức đầu tư cho cỏc phần của dự ỏn, cỏc hạng mục cụng trỡnh). 2- KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO THIẾT KẾ KỸ THUẬT, THIẾT KẾ BẢN VẼ THI CễNG XDCT Bước 1: Kiểm tra tớnh đầy đủ, hợp lý của cỏc dự toỏn cỏc bộ phận cụng trỡnh. Mục đớch kiểm soỏt ở bước này là để bảo đảm cỏc chi phớ bộ phận cụng trỡnh được tớnh toỏn đầy đủ (tham gia với tư vấn lập thiết kế, lập dự toỏn). 2- KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO TKKT, TKBVTC XÂY DỰNG CT (TIẾP) Bước 2: Kiểm tra sự phự hợp dự toỏn bộ phận cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh với Kế hoạch chi phớ sơ bộ - Kiểm tra cỏc dự toỏn (sự phự hợp với khối lượng thiết kế, việc ỏp giỏ…). Đề nghị điều chỉnh nếu cần thiết. - Đối chiếu dự toỏn với Kế hoạch chi phớ sơ bộ:  Điều chỉnh thiết kế (thay đổi chi tiết, vật liệu sử dụng)  Điều chỉnh giỏ trị trong Kế hoạch chi phớ sơ bộ.  Phờ duyệt giỏ trị cỏc dự toỏn. 2- KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO TKKT, TKBVTC XÂY DỰNG CT (TIẾP) Bước 3: Lập Kế hoạch chi phớ và giỏ gúi thầu trong kế hoạch đấu thầu. - Lập kế hoạch chi phớ: Kế hoạch này xỏc định giỏ trị trờn cơ sở dự toỏn phờ duyệt và cỏc bổ sung khỏc (nếu cú). - Giỏ trị cỏc bộ phận, hạng mục trong Kế hoạch chi phớ phải phự hợp và khụng vượt Kế hoạch chi phớ sơ bộ. - Giỏ gúi thầu cỏc bộ phận, hạng mục trong Kế hoạch đấu thầu phải căn cứ trờn Kế hoạch chi phớ và khụng được vượt giỏ trị trong Kế hoạch chi phớ. 3- KIỂM SOÁT CHI PHÍ KHI ĐẤU THẦU, Kí KẾT HỢP ĐỒNG VÀ THANH TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG CễNG TRèNH Bước 1: Kiểm tra giỏ gúi thầu và cỏc điều kiện liờn quan đến chi phớ trong HSMT. - Kiểm tra sự đầy đủ, phự hợp giữa khối lượng HSMT với khối lượng đo búc ở giai đoạn trước. - Kiến nghi cỏc hỡnh thức hợp đồng, phương thức thanh toỏn và cỏc điều kiện liờn quan tới chi phớ sử dụng trong Hợp đồng. - Dự kiến giỏ gúi thầu trờn cơ sở cỏc điều kiện của HSMT. Điều chỉnh nếu cần thiết. 3- KIỂM SOÁT CHI PHÍ KHI ĐẤU THẦU, Kí KẾT HỢP ĐỒNG VÀ THANH TOÁN HỢP ĐỒNG XDCT (TIẾP) Bước 2: Chuẩn bị giỏ ký hợp đồng. - Kiểm tra, phõn tớch giỏ dự thầu của cỏc nhà thầu. Kiến nghị chủ đầu tư xử lý… - Lập Bỏo cỏo đỏnh giỏ kết quả kiểm tra, phõn tớch đề xuất. - Kiểm tra hợp đồng, kiến nghị cỏc vấn đề cần đàm phỏn để trỏnh cỏc vấn đề cú thể gõy phỏt sinh chi phớ. 3- KIỂM SOÁT CHI PHÍ KHI ĐẤU THẦU, Kí KẾT HỢP ĐỒNG VÀ THANH TOÁN HỢP ĐỒNG XDCT (TIẾP) Bước 3: Kiểm soỏt thanh toỏn trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng. - Kiểm tra tiến độ thanh toỏn và sự hợp lý của cỏc khoản thanh toỏn cho cỏc phần của dự ỏn (giải phúng mặt bằng, quản lý dự ỏn, tư vấn…) - Giỏm sỏt khối lượng thanh toỏn cho cỏc nhà thầu (tư vấn, xõy lắp, cung cấp vật tư, thiết bị..). Lập bỏo cỏo tiến độ và giỏ trị đó thanh toỏn, đối chiếu với KHCP. - Kiểm tra, giỏm sỏt cỏc thay đổi, phỏt sinh trong việc thưc hiện hợp đồng. Lập bỏo cỏo, kiến nghị xử lý. 4- KIỂM SOÁT CHI PHÍ KHI KẾT THÚC XÂY DỰNG ĐƯA CễNG TRèNH VÀO KHAI THÁC SỬ DỤNG Bước 1: Lập Bỏo cỏo về cỏc giỏ trị chi phớ mà nhà thầu, chủ đầu tư cần phải thực hiện khi kết thỳc. Bước 2: Lập Bỏo cỏo đỏnh giỏ giỏ trị quyết toỏn cuối cựng của Hợp đồng. Đề xuất cỏc giải phỏp giải quyết cỏc phỏt sinh, bổ sung. Bước 3: Lập Bỏo cỏo cuối cựng về toàn bộ chi phớ cụng trỡnh. So sỏnh với KHCP. Bước 4 : Lập Kế hoạch lưu trữ cỏc số liệu chi phớ. Tổ chức và quản lý việc kiểm soỏt chi phớ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh 1. Cỏc hỡnh thức tổ chức kiểm soỏt chi phớ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh 2. Trỏch nhiệm của chủ đầu tư đối với việc kiểm soỏt chi phớ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh. 3. Trỏch nhiệm của cỏc cỏc nhõn tổ chức tư vấn quản lý chi phớ đối với việc kiểm soỏt chi phớ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh. 1- CÁC HèNH THỨC TỔ CHỨC KIỂM SOÁT CHI PHÍ ĐẦU TƯ XDCT Thứ nhất: Bổ nhiệm chuyờn viờn về chi phớ của dự ỏn (Project Cost Specialist) hoặc Chuyờn viờn về chi phớ/ tớnh toỏn khối lượng ( The Costing/ Quantity Serveyor) thực hiện cỏc cụng việc về quản lý chi phớ trong đú cú kiểm soỏt chi phớ dự ỏn và đõy là một trong cỏc nhõn vật chủ chốt của dự ỏn (Key Persons) 1- CÁC HèNH THỨC TỔ CHỨC KIỂM SOÁT CHI PHÍ ĐẦU TƯ XDCT (TIẾP) Thứ hai: thuờ một tổ chức tư vấn cú năng lực chuyờn mụn làm nhiệm vụ quản lý, kiểm soỏt chi phớ. Tuy nhiờn do khối lượng cụng việc lớn, tớnh phức tạp với cỏc yờu cầu đỏp ứng nhanh, phự hợp với cỏc yếu tố thị trường qua cỏc giai đoạn thưc hiện dự ỏn nờn chủ đầu tư cú xu hướng thuờ cỏc tổ chức quản lý chi phớ thực hiện cụng việc này và quan hệ giữa chủ đầu tư và tổ chức tư vấn quản lý chi phớ thường được xỏc định qua hợp đồng với cỏc trỏch nhiệm cụ thể. 2- TRÁCH NHIỆM CỦA CHỦ ĐẦU TƯ VỚI QUÁ TRèNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ ĐTXDCT Chủ đầu tư cú cỏc quyền sau:  Chỉ định người kiểm soỏt chi phớ ngay khi tiến hành thực hiện dự ỏn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh; ký kết hợp đồng với tổ chức tư vấn kiểm soỏt chi phớ hoặc cỏ nhõn thực hiện kiểm soỏt chi phớ khụng thuộc tổ chức của chủ đầu tư;  Xem xột, phờ duyệt cỏc hệ thống cỏc bỏo cỏo cần thiết lập trong quỏ trỡnh kiểm soỏt chi phớ do người kiểm soỏt chi phớ lập để ỏp dụng trong quỏ trỡnh kiểm soỏt chi phớ; 2- TRÁCH NHIỆM CỦA CHỦ ĐẦU TƯ VỚI QUÁ TRèNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ ĐTXDCT (TIẾP)  Được quyền yờu cầu cỏ nhõn, tư vấn kiểm soỏt chi phớ đưa ra cỏc đỏnh giỏ, phõn tớch và đề xuất liờn quan tới bất cứ vấn đề chi phớ nào trong cỏc giai đoạn thực hiện đầu tư xõy dựng cụng trỡnh;  Khụng chấp thuận đề xuất của cỏ nhõn, tư vấn kiểm soỏt chi phớ và tự chịu trỏch nhiệm về những quyết định của mỡnh. 2- TRÁCH NHIỆM CỦA CHỦ ĐẦU TƯ VỚI QUÁ TRèNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ ĐTXDCT (TIẾP) Chủ đầu tư cú cỏc nghĩa vụ sau:  Đưa ra cỏc yờu cầu, nội dung làm cơ sở cho việc lập hệ thống cỏc bỏo cỏo cần thiết lập trong quỏ trỡnh kiểm soỏt chi phớ;  Xem xột và cú ý kiến về những đề xuất, bỏo cỏo giỏm sỏt của cỏc cỏ nhõn, tổ chức tư vấn kiểm soỏt chi phớ thực hiện theo cỏc thủ tục đó quy định; 2- TRÁCH NHIỆM CỦA CHỦ ĐẦU TƯ VỚI QUÁ TRèNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ ĐTXDCT (TIẾP)  Xem xột và tổ chức thực hiện cỏc đề xuất của cỏ nhõn, tổ chức kiểm soỏt chi phớ nhằm khống chế và tiết kiệm chi phớ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh nếu chấp thuận.  Thanh toỏn chi phớ cho cỏc cỏ nhõn, tổ chức kiểm soỏt chi phớ theo hợp động đó ký kết. 3- TRÁCH NHIỆM CỦA CÁ NHÂN VÀ CÁC TỔ CHỨC QUẢN Lí CHI PHÍ XD ĐỐI VỚI QUÁ TRèNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ ĐTXD CT Cỏ nhõn, tổ chức tư vấn kiểm soỏt chi phớ cú cỏc quyền sau:  Được tham gia vào tất cả cỏc vấn đề trong hoạt động xõy dựng cụng trỡnh cú liờn quan tới chi phớ dự ỏn đầu tư xõy dựng;  Duy trỡ vị trớ kiểm soỏt xõy dựng trong suốt quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn từ khi lập dự ỏn, thực hiện dự ỏn và đưa cụng trỡnh hoàn thành vào khai thỏc, sử dụng; 3- TRÁCH NHIỆM CỦA CÁ NHÂN VÀ CÁC TỔ CHỨC QUẢN Lí CHI PHÍ XD ĐỐI VỚI QUÁ TRèNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ ĐTXD CT (TIẾP)  Thực hiện đỳng phương phỏp kiểm soỏt chi phớ, hệ thống cỏc bỏo cỏo cần thiết lập trong quỏ trỡnh kiểm soỏt chi phớ để thống nhất với chủ đầu tư ỏp dụng trong quỏ trỡnh kiểm soỏt chi phớ;  Độc lập và khụng chịu tỏc động từ bất cứ chủ thể nào tham gia dự ỏn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh;  Cỏc bỏo cỏo, phõn tớch và đề xuất với chủ đầu tư phải chớnh xỏc và trung thực. 3- TRÁCH NHIỆM CỦA CÁ NHÂN VÀ CÁC TỔ CHỨC QUẢN Lí CHI PHÍ XD ĐỐI VỚI QUÁ TRèNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ ĐTXD CT (TIẾP) Cỏ nhõn, tổ chức tư vấn kiểm soỏt chi phớ cú cỏc nghĩa vụ sau :  Thực hiện phương phỏp kiểm soỏt chi phớ xõy dựng cụng trỡnh. Cỏc nội dung, yờu cầu kiểm soỏt chi phớ cần đạt được trong từng cụng việc được thể hiện chi tiết, cụ thể trong hợp đồng ký kết giữa chủ đầu tư và cỏ nhõn, tổ chức tư vấn thực hiện việc kiểm soỏt chi phớ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh; 3- TRÁCH NHIỆM CỦA CÁ NHÂN VÀ CÁC TỔ CHỨC QUẢN Lí CHI PHÍ XD ĐỐI VỚI QUÁ TRèNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ ĐTXD CT (TIẾP)  Lập cỏc hệ thống cỏc bỏo cỏo cần thiết lập trong quỏ trỡnh kiểm soỏt chi phớ để thống nhất với chủ đầu tư ỏp dụng trong quỏ trỡnh kiểm soỏt chi phớ  Cỏc hệ thống bỏo cỏo, phõn tớch, đề xuất với chủ đầu tư phải được trỡnh bày dưới dạng phự hợp với kiến thức của chủ đầu tư kể cả khi chủ đầu tư khụng cú chuyờn mụn trong lĩnh vực xõy dựng 3- TRÁCH NHIỆM CỦA CÁ NHÂN VÀ CÁC TỔ CHỨC QUẢN Lí CHI PHÍ XD ĐỐI VỚI QUÁ TRèNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ ĐTXD CT (TIẾP)  Bảo đảm mục tiờu quyết toỏn của dự ỏn luụn thấp hơn tổng mức đầu tư đó được phờ duyệt;  Chịu trỏch nhiệm bồi thường thiệt hại cho chủ đầu tư do lỗi của mỡnh trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc theo mức bồi thường được xỏc định trong hợp đồng ký kết với chủ đầu tư. III: QUẢN Lí CHI PHÍ THEO THEO CÁC GIAI ĐOẠN ĐẦU TƯ XDCT Khỏi niệm giỏ thành: Giỏ thành dự ỏn là toàn bộ cỏc chi phớ tớnh bằng tiền để hoàn thành tất cả cỏc cụng việc của dự ỏn cho đến khi đưa dự ỏn vào khai thỏc sử dụng theo đỳng mục tiờu đó đặt ra. Quản lý chi phớ (giỏ thành) dự ỏn là tập hợp cỏc biện phỏp quản lý nhằm đảm bảo dự ỏn được hoàn thành trong phạm vi ngõn sỏch được duyệt. Quản lý chi phớ (giỏ thành) dự ỏn được thực hiện trong toàn bộ vũng đời của nú QUẢN Lí CHI PHÍ THEO CÁC GIAI ĐOẠN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CễNG TRèNH Mục đớch của quản lý giỏ thành dự ỏn: Mục đớch của quản lý giỏ thành dự ỏn là xỏc lập chiến lược, cỏc thủ tục, cỏc biện phỏp để lập kế hoạch và kiểm soỏt chi phớ và bao gồm cỏc nội dung sau: • Quản lý chi phớ trước khi dự ỏn bắt đầu được thực hiện bao gồm: (i) phõn tớch chi phớ vũng đời dự ỏn; và (ii) dự toỏn ngõn sỏch dự ỏn - xỏc định cỏc chỉ tiờu chi phớ cần thiết để thực hiện dự ỏn. • Quản lý chi phớ trong quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn, bao gồm kiểm soỏt chi phớ và khống chế giỏ thành: thường xuyờn đỏnh giỏ cỏc chi phớ thực tế, so sỏnh với cỏc số liệu kế hoạch trong ngõn sỏch đó lập để đề ra cỏc biện phỏp ngăn chặn và điều chỉnh những sai lệch khụng mong muốn. QUẢN Lí CHI PHÍ THEO CÁC GIAI ĐOẠN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CễNG TRèNH Mục đớch của quản lý giỏ thành dự ỏn: Trong trường hợp khụng cú biến động về giỏ cả xõy dựng, khụng cú sự thay đổi về thiết kế và chế độ chớnh sỏch của Nhà nước thỡ giỏ xõy dựng cụng trỡnh được duyệt trong cỏc giai đoạn của quỏ trỡnh đầu tư xõy dựng thường cú mối quan hệ như sau: Tổng mức đầu tư Dự toỏn (Tổng dự toỏn) Giỏ gúi thầu Giỏ ký hợp đồng ≥ ≥≥ ≥ Giỏ quyết toỏn cụng trỡnh KIỂM SOÁT CHI PHÍ Kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí tích luỹ Kiểm soát chi phí trong thời kỳ So sánh chi phí thực tế của các hoạt động của dự án với ngân sách theo kế hoạch -> kiểm soát nếu chi phí có xu hớng vợt ngoài giới hạn kiểm soát Ngân sách hàng tuần đợc vẽ cho hoạt động, thể hiện bằng biểu đồ dạng cột KIỂM SOÁT CHI PHÍ Hình 5.2. Đường chi phí thực tế, ngân sách tích luỹ và các giới hạn kiểm soát 0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 1 2 3 4 5 tuần ch i ph í và n g ân s á ch t íc h l u ỹ Giới hạn kiểm soá t trên Giới hạn kiểm soát dưới Ngân sá ch tích luỹ Chi phí tích luỹ KIỂM SOÁT CHI PHÍ Hình5.3. Chi phí theo tuần 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 1 2 3 4 5 tuần ch i ph í t h eo tu ần Giới hạn trên Giới hạn dưới KHỐNG CHẾ GIÁ THÀNH Khống chế giỏ thành là để quản lý những thay đổi trong chi phớ thực hiện dự ỏn với mục đớch làm giảm cỏc yếu tố tiờu cực và tăng cỏc yếu tố tớch cực trong sự thay đổi đú. Khống chế giỏ thành dự ỏn bao gồm cỏc nội dung sau: • theo dừi cỏc chỉ tiờu chi phớ thực hiện dự ỏn nhằm mục đớch phỏt hiện cỏc sai lệch so với ngõn sỏch đó hoạch định; • quản lý những thay đổi trong ngõn sỏch nhằm mục đớch thực hiện ngõn sỏch đó hoạch định; • ngăn chặn những quyết định sai lầm đó cú trước từ trong kế hoạch; • thụng tin cho cỏc bờn liờn quan về tiến trỡnh thực hiện dự ỏn từ gúc độ tuõn thủ ngõn sỏch. KHỐNG CHẾ GIÁ THÀNH KHống chế giá thành Thống kê Dự báo Đánh giá giá trị thực tế các công việc đã hoàn thành ớc tính giá thành tơng lai của dự án KHỐNG CHẾ GIÁ THÀNH Chỉ tiêu KHống chế giá thành Chi phí còn lại Giá thành tính toán ớc tính các chi phí cần thiết để hoàn thành nốt công việc hoặc cả dự án. cách đánh giá tốt nhất tổng giá thành tơng lai của công việc hoặc dự án khi kết thúc KHỐNG CHẾ GIÁ THÀNH Phơng pháp KHống chế giá thành Phơng pháP truyền thống Phơng pháp giá trị thu đợc KHỐNG CHẾ GIÁ THÀNH THEO PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN THỐNG BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) Là chi phớ theo ngõn sỏch của cụng tỏc được lập tiến độ. BCWS = Ngõn sỏch (BC) x % kế hoạch = giỏ dự toỏn của cỏc cụng việc theo kế hoạch ACWP (Actual Cost of Work Performed) Chi phớ thực tế của cụng tỏc được thực hiện. (chớnh là số tiền thực tế đó tiờu cho dự ỏn tớnh đến thời điểm bỏo cỏo) Chờnh lệch chi phớ – CV1 (Cost Variance) CV1 = BCWS- ACWP CV1 > 0 Chi tiờu chậm tiến độ CV1 = 0 Chi tiờu đỳng tiến độ CV1 < 0 Chi tiờu vượt tiến độ PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC BCWP - (Budgeted Cost of Work Performed): Chi phớ theo ngõn sỏch của cụng việc đó hoàn thành thực tế tớnh đến thời điểm bỏo cỏo – Giỏ trị thu được BCWP = Giỏ thành kế hoạch x % cụng việc đó thực hiện = giỏ dự toỏn của cụng việc thực hiện theo thực tế ACWPBCWPBCWS Chờnh lệch tiến độ SV = BCWP - BCWS Chỉ số tiến độ SI = BCWP/ BCWS Chờnh lệch chi phớ CV2 = BCWP – ACWP Chỉ số chi phớ CI = BCWP/ ACWP % vượt chi so với kế hoạch SVP = SV/BCWS*100% % vượt chi thực tế CVP= CV2 /BCWP*100% CV2 = SV + CV1 PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC B i ể u đ ồ b á o c á o t iế n t r ì n h th ự c h i ệ n c ô n g v iệ c 0 5 0 1 0 0 1 5 0 2 0 0 2 5 0 3 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 t h ờ i g i a n , t h á n g ch i ph í, t r. V N Đ B C - n g â n s á c h d ự k i ế n T h ờ i đ iể m b á o c á o A C W P B C W P B C W S S V C V 1 C V 2 lạ m c h i q u á h ạ n PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC Công việc ACWP BCWS BCWP CV1 CV2 CVP, % SV SVP, % 1 4 4 4 0 0 0 0 0 2 8 6 4 -2 -4 -100 -2 -33 3 10 10 10 0 0 0 0 0 4 14 10 6 -4 -8 -133 -4 -40 5 10 10 10 0 0 0 0 0 6 14 10 6 -4 -8 -133 -4 -40 7 40 30 20 -10 -20 -100 -10 -33 8 60 40 20 -20 -40 -200 -20 -50 Tổng cộng 160 120 80 -40 -80 -100 -40 -33 Bảng 5.3. Các chỉ tiêu kiểm soát giá thành dự án tại thời điểm đầu tháng 9 DỰ BÁO GIÁ THÀNH “Dự bỏo giỏ thành dự ỏn – EAC (Estimate at Completion): là ước tớnh giỏ trị cuối cựng của dự ỏn trờn cơ sở thụng tin hiện thời về chi phớ cho dự ỏn.” DỰ BÁO GIÁ THÀNH Phơng pháp truyền thống Phơng pháp giá trị thu đợc Phơng pháp đánh giá lại ETC (Estimate to Completion) – Chi phí còn lại ớc tính của dự án EAC = ACWP + ETC – Trờng hợp bi quan: – Trờng hợp lạc quan: EAC = ACWP + dự toán mới cho phần dự án còn lại  Chỉ tiêu vợt chi cho toàn bộ dự án: VAC = BC - EAC  Thời điểm dự tính hoàn thành: ECD = Thời gian đã thực hiện + (Thời gian còn lại / SI) Tỷ lệ phần trăm hoàn thành theo thực tế = BCWP/BC x 100% Tỷ lệ phần trăm hoàn thành tiến độ = BCWS/BC x 100% CI BCWPBC ETC   CI BCWPBC ACWPEAC   SICI BCWPBC ACWPEAC    CÁC NGƯỠNG KHỐNG CHẾ GIÁ THÀNH TRONG THI CễNG XÂY DỰNG CễNG TRèNH Tổng mức đầu tư Dự toỏn (Tổng dự toỏn) Giỏ gúi thầu Giỏ ký hợp đồng ≥ ≥≥ ≥ Giỏ quyết toỏn cụng trỡnh Tổng mức đầu tư Theo cỏc giai đoạn hỡnh thành giỏ cụng trỡnh xõy dựng, chi phớ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh được khống chế theo bất đẳng thức: CÁC NGƯỠNG KHỐNG CHẾ GIÁ THÀNH TRONG THI CễNG XÂY DỰNG CễNG TRèNH • Khi chi phớ khụng vượt dự toỏn đó được phờ duyệt kể cả thay đổi cơ cấu chi phớ trong tổng dự toỏn thỡ Chủ đầu tư tự điều chỉnh và khụng phải phờ duyệt lại. • Khi chi phớ vượt dự toỏn nhưng khụng vượt tổng mức đầu tư (theo cơ cấu): • Do thay đổi tỷ giỏ ngoại tệ thỡ Chủ đầu tư tự điều chỉnh, khụng phải phờ duyệt lại và bỏo cỏo Người quyết định đầu tư, riờng cụng trỡnh sử dụng vốn ngõn sỏch Nhà nước thỡ Chủ đầu tư phải bỏo cỏo Người quyết định đầu tư phờ duyệt lại. • Do thay đổi giỏ vật liệu, giỏ nhõn cụng, cỏc cơ chế chớnh sỏch của Nhà nước thỡ Chủ đầu tư phải thẩm định và phờ duyệt lại đồng thời bỏo cỏo Người quyết định đầu tư. Chủ đầu tư chịu trỏch nhiệm về tớnh đỳng đắn của kết quả thẩm định, phờ duyệt của mỡnh. • Vượt tổng mức đầu tư (theo cơ cấu) thỡ Chủ đầu tư bỏo cỏo Người quyết định đầu tư xem xột quyết định. NỘI DUNG GIÁM SÁT GIÁ THÀNH THI CễNG XÂY DỰNG CễNG TRèNH Nội dung Giám sát đơn giá Giám sát khối lợng Giám sát: • giá nguyên vật liệu, nhiên liệu • đơn giá ca máy, • giá nhân công GIÁM SÁT ĐƠN GIÁ Đơn giá đơn giá cố định đơn giá điều chỉnh GIÁM SÁT ĐƠN GIÁ Đơn giá cố định Đơn giá có điều chỉnh Đơn giá cố định là đơn giá đợc xác định cho một đơn vị công việc (đơn vị khối lợng) cần thực hiện trong hợp đồng xây dựng (áp dụng trong hợp đồng theo đơn giá cố định), và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng xây dựng. Trờng hợp áp dụng: Công trình hoặc gói thầu có các công việc mang tính chất lặp lại, có đủ điều kiện để xác định đợc các đơn giá cho từng loại công việc cần thực hiện. Nhà thầu xây dựng phải có đủ điều kiện xác định các đơn giá và các rủi ro liên quan đến việc xác định mức đơn giá cố định. Hợp đồng xây dựng có thời gian thực hiện dới 12 tháng hoặc dài hơn nhng tình hình thị trờng có khả năng ổn định về giá. Đơn giá có điều chỉnh là đơn giá tạm tính cho các khối lợng công việc thực hiện trong hợp đồng xây dựng mà tại thời điểm ký hợp đồng xây dựng không đủ điều kiện xác định chính xác. Trờng hợp áp dụng: Công trình hoặc gói thầu không thể xác định chính xác về khối l- ợng, chất lợng và thời gian thực hiện; Hợp đồng có thời gian thực hiện trên 12 tháng; Các công việc trong hợp đồng cha có đơn giá. CÁC TRƯỜNG HỢP ĐIỀU CHỈNH ĐƠN GIÁ • Khi ký kết hợp đồng cú sử dụng cỏc đơn giỏ tạm tớnh đối với những cụng việc (hoặc khối lượng cụng việc) mà ở thời điểm ký hợp đồng Bờn giao thầu và Bờn nhận thầu chưa đủ điều kiện xỏc định chớnh xỏc đơn giỏ và đồng ý điều chỉnh khi cú đủ điều kiện. • Khi khối lượng phỏt sinh lớn hơn 20% khối lượng cụng việc tương ứng mà nhà thầu phải thực hiện theo hợp đồng thỡ xem xột điều chỉnh đơn giỏ của khối lượng phỏt sinh đú. • Cỏc đơn giỏ mà chủ đầu tư và nhà thầu đồng ý xem xột, điều chỉnh lại sau khoảng thời gian nhất định kể từ khi thực hiện hợp đồng và đó được ghi rừ trong hợp đồng. • Trường hợp giỏ nhiờn liệu, vật tư, thiết bị nờu trong hợp đồng cú biến động lớn ảnh hưởng trực tiếp tới việc thực hiện hợp đồng hoặc khi Nhà nước thay đổi cỏc chớnh sỏch cú liờn quan thỡ phải bỏo cỏo người cú thẩm quyền xem xột, quyết định. • Do cỏc trường hợp bất khả khỏng được quy định trong hợp đồng. GIÁM SÁT KHỐI LƯỢNG Khối lượng cụng tỏc cú thể thay đổi do cỏc nguyờn nhõn chủ yếu sau: • Thay đổi thiết kế. • Thay đổi biện phỏp, điều kiện thi cụng. • Thay đổi quy phạm và tiờu chuẩn kỹ thuật. • Thay đổi trỡnh tự thi cụng. • Thay đổi kế hoạch tiến độ. • Cỏc nguyờn nhõn bất khả khỏng khụng lường trước được. XÁC NHẬN KHỐI LƯỢNG Xỏc nhận khối lượng cụng trỡnh trong thi cụng cụng trỡnh xõy dựng là chỉ sự theo dừi, tớnh toỏn và ký xỏc nhận của đơn vị giỏm sỏt đối với khối lượng cỏc cụng tỏc xõy lắp mà nhà thầu thi cụng xõy dựng cụng trỡnh đó hoàn thành theo đỳng cỏc yờu cầu và quy định của hợp đồng giao nhận thầu đó ký kết. NGUYấN TẮC XÁC NHẬN KHỐI LƯỢNG - Khối lượng cỏc cụng tỏc trong hợp đồng chỉ là khối lượng dự kiến kế hoạch. Khối lượng mà đơn vị giỏm sỏt xỏc nhận mới là khối lượng cuối cựng được thanh toỏn. - Đối chiếu với cỏc danh mục cụng tỏc của hợp đồng, dựa vào trỡnh tự thi cụng, tiến hành tớnh toỏn khối lượng cụng trỡnh đó hoàn thành theo hạng mục tương ứng. - Vỡ lệnh thay đổi là một bộ phận của hợp đồng xõy dựng nờn cỏc hạng mục thay đổi cụng trỡnh cũng là cỏc hạng mục trong hợp đồng nờn phải được tớnh toỏn và xỏc nhận ngay khi hoàn thành và ghi vào bảng thanh toỏn khối lượng cụng trỡnh tăng giảm. - Điều kiện để xỏc nhận khối lượng cụng trỡnh là cỏc cụng tỏc hoàn thành phải đạt tiờu chuẩn về kỹ thuật đó quy định trong hợp đồng, cú cỏc số liệu thớ nghiệm đầy đủ, được kỹ sư giỏm sỏt chất lượng nghiệm thu. TRèNH TỰ XÁC NHẬN KHỐI LƯỢNG Xác nhận khối lợng nhà thầu và giám s tá cùng tính toán khối lợng hoàn thành thực tế. giám sát và nhà thầu tính toán độc lập với nhau rồi giao cho bên kia xác nhận. TRèNH TỰ XÁC NHẬN KHỐI LƯỢNG CỦA GIÁM SÁT • Nhà thầu trong thời gian quy định giao bỏo cỏo khối lượng cụng trỡnh đó hoàn thành, nghiệm thu đạt yờu cầu chất lượng cho chủ cụng trỡnh và k/s GS. GS nhận được bỏo cỏo, trong khoảng thời gian quy định, xỏc nhận k/lượng cụng trỡnh đó hoàn thành theo bản vẽ thi cụng. Trước khi xỏc nhận, k/s GS thụng bỏo nhà thầu để nhà thầu cử người cựng tham gia tớnh toỏn và ký xỏc nhận. Nếu nhà thầu khụng tham gia mà khụng cú lý do, kết quả tớnh toỏn và xỏc nhận của giỏm sỏt vẫn cú hiệu lực. Trường hợp nhà thầu khụng tham gia do lỗi của g/sỏt thỡ tớnh toỏn và xỏc nhận của g/sỏt khụng cú hiệu lực. Hết thời gian quy định, sau khi nhận được bỏo cỏo yờu cầu tớnh toỏn k/lượng của nhà thầu, mà g/sỏt khụng tớnh toỏn và xỏc nhận thỡ k/lượng liệt kờ trong bỏo cỏo của nhà thầu coi như đương nhiờn được thừa nhận. • Khối lượng sau khi được cỏc bờn xỏc nhận, nhà thầu điền vào bản kiểm tra k/l tạm ứng. Sau khi kiểm tra, thẩm định g/s ký chứng từ tạm ứng hoặc chứng từ thanh toỏn c/trỡnh là căn cứ để chủ đầu tư chi trả cho nhà thầu. • Cần chỳ ý rằng khối lượng do nhà thầu tự ý thi cụng vượt quỏ yờu cầu của bản vẽ thi cụng và khối lượng nhà thầu phải làm lại do sai hỏng khụng được tớnh và xỏc nhận. GIÁM SÁT THAY ĐỔI KHỐI LƯỢNG Giám sát thay đổi khối lợng Thay đổi do chủ đầu t đề xuất Thay đổi do Nhà thầu đề xuất. Thay đổi do T vấn thiết kế đề xuất GIÁM SÁT THAY ĐỔI DO CHỦ ĐẦU TƯ ĐỀ XUẤT • Chủ cụng trỡnh đề xuất thay đổi với đơn vị giỏm sỏt  Đơn vị giỏm sỏt (và) đơn vị thiết kế thảo luận tớnh hợp lý và tớnh khả thi của thay đổi  Đơn vị giỏm sỏt và nhà thầu thi cụng xõy dựng cụng trỡnh thảo luận kiến nghị thay đổi về cỏc mặt chi phớ và tiến độ  Chủ đầu tư xỏc nhận yờu cầu thay đổi dẫn đến thay đổi tiến độ và chi phớ  Đơn vị giỏm sỏt dự thảo thụng bỏo thay đổi  Hai phớa giao nhận thầu xõy dựng ký  Điều chỉnh giỏ hợp đồng xõy dựng và tiến độ kế hoạch. GIÁM SÁT THAY ĐỔI DO TƯ VẤN THIẾT KẾ ĐỀ XUẤT • Đơn vị thiết kế đề xuất thay đổi thiết kế  Đơn vị giỏm sỏt thảo luận tớnh khả thi của thay đổi và trưng cầu tư vấn (nếu cần thiết)  Đơn vị giỏm sỏt cựng nhà thầu thi cụng xõy dựng cụng trỡnh nghiờn cứu kiến nghị thay đổi về cỏc mặt chi phớ và tiến độ  Đơn vị giỏm sỏt bỏo cỏo ý kiến của cỏc bờn với chủ đầu tư, đồng thời kiến nghị sự thay đổi tương ứng về chi phớ và tiến độ  Chủ đầu tư xỏc nhận thay đổi tiến độ và chi phớ  Đơn vị thiết kế ký văn bản thay đổi thiết kế  Đơn vị giỏm sỏt dự thảo thụng bỏo thay đổi  Hai phớa giao nhận thầu xõy dựng ký  Điều chỉnh giỏ hợp đồng xõy dựng và tiến độ kế hoạch. GIÁM SÁT THAY ĐỔI DO NHÀ THẦU ĐỀ XUẤT Hỡnh 8.14. Trỡnh tự giỏm sỏt thay đổi do nhà thầu đề xuất Kiến nghị thay đổi thiết kế của nhà thầu Thẩm tra của đơn vị giỏm sỏt Đơn vị thiết kế thẩm tra và đề xuất cỏc thay đổi bản vẽ và thuyết minh thiết kế khụng được vượt quỏ tiờu chuẩn và quy mụ thiết kế cũ Cơ quan chủ quản hoặc chủ đầu tư thẩm tra, duyệt và điều chỉnh tiến độ, chi phớ khụng được Nhà thầu đề xuất cỏc thay đổi về tiến độ và chi phớ Thẩm tra của đơn vị giỏm sỏt Điều chỉnh giỏ hợp đồng và tiến độ Hũa giải, kiện, khởi tố khụng được Tạm dừng thi cụng, chủ đầu tư xột duyệt lại về giỏ cụng trỡnh Nhà thầu