Chương 3: Quản trị trong quá trình triển khai dự án

CHƯƠNG 3: QUẢN TRỊ TRONG QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI DỰ ÁN TS Nguyễn Thị Việt Hoa TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ 12/11/2014 12:01 PM Chu trình Lập kế hoạch (planning) Giám sát (monitoring) Kiểm soát (controlling) 12/11/2014 12:01 PM Nội dung • 1. Giám sát dự án (Project monitoring) • 2. Kiểm soát dự án (Project control) • 3. Một số nội dung quản trị khác trong quá trình thực hiện dự án 12/11/2014 12:01 PM 1.1. Khái niệm giám sát dự án • Giám sát dự án là việc thu thập, ghi chép và lập báo cáo về các thông tin liên quan đến tất cả các khía cạnh của dự án trong quá trình thực hiện dự án. Đây là các thông tin mà cán bộ quản lý dự án và những người khác trong doanh nghiệp muốn biết. 12/11/2014 12:01 PM 1.2. Vai trò của giám sát trong quá trình thực hiện dự án Chi phí Thời gian (Tiến độ) Chất lượng (Performance) 12/11/2014 12:01 PM 1.3. Qui trình giám sát dự án Xác định yếu tố cần GS Xây dựng tiêu chí đánh giá, qui trình thu thập dữ liệu Thu thập dữ liệu Viết báo cáo 12/11/2014 12:01 PM Xác định các yếu tố quan trong cần được đánh giá, giám sát • Dựa vào Kế hoạch dự án (thời gian, chi phí, nguồn lực, tiêu chuẩn kỹ thuật, …) • Thực tế dự án: Thay đổi về thái độ của khách hàng đối với dự án, tâm lý của nhóm dự án,… 12/11/2014 12:01 PM Mẫu Kế hoạch hành độngCông việc Người chịu trách nhiệm Thời gian thực hiện Công việc trước đó Nguồn lực 1.0. Xác định các yêu cầu của phiên bản mới 1.1.Yêu cầu đối với Module 1 1.2. Yêu cầu đối với Module 2 2.0. Thiết kế phiên bản mới 2.1. Thiết kế M1 2.2. Thiết kế M2 3.0. Phát triển phiên bản mới 3.1. Nâng cấp các modules lõi 3.1.1. Nâng cấp M1 3.1.2. Nâng cấp M2 3.2. Xây dựng các phiên bản mới 3.2.1. Phiên bản mới của M1 3.2.2. Phiên bản mới của M2 3.3. Kiểm tra các thành phần 3.3.1. Kiểm tra và xác nhận M1 3.3.2. Kiểm tra và xác nhận M2 4.0. Tích hợp và kiểm tra phiên bản mới12/11/2014 12:01 PM Xác định tiêu chí đánh giá, tiêu chuẩn và qui trình thu thập dữ liệu • Tiêu chí đánh giá và qui trình thu thập dữ liệu: thường sử dụng cho cả vòng đời của dự án • Tiêu chuẩn (standard) đánh giá thường không cố định trong suốt vòng đời dự án (thay đổi do thay đổi về năng lực, công nghệ của doanh nghiệp, do yêu cầu của khách hàng hay do thay đổi về chính sách, …) • Qui trình và nguồn thu thập dữ liệu: Dữ liệu kế toán, dữ liệu hoạt động, dữ liệu thử nghiệm kỹ thuật, phản ứng của khách hàng, thay đổi về ̀đặc onh sản phẩm, … 12/11/2014 12:01 PM Các hình thức thu thập thông tin • Đếm số lần xuất hiện • Ghi chép số liệu ban đầu • Cho điểm hoặc xếp hạng chủ quan • Chỉ số (Indicator): Hiệu quả làm việc nhóm? Chất lượng truyền thông của dự án? • Chỉ tiêu định onh: Chất lượng hợp tác giữa các thành viên nhóm, tinh thần làm việc nhóm, khả năng tương tác với khách hàng, … 12/11/2014 12:01 PM Lập báo cáo • Tần suất báo cáo • Nêu rõ nguyên nhân, tác động và dự báo xu hướng trong tương lai • Cập nhật kế hoạch, bảng, biểu đồ, sơ đồ theo thời gian • Phân och dữ liệu: đưa ra các khuyến nghị cho cán bộ kiểm soát dự án, cho các đối tượng khác. • Các loại báo cáo: – Báo cáo hiện trạng dự án, báo cáo uến độ/chi phí, báo cáo thay đổi,… – Báo cáo thường xuyên, Báo cáo đặc biệt, Phân och đặc biệt 12/11/2014 12:01 PM 1.4. Phương pháp phân och giá trị thu được (Earned Value Analysis) • Đường cơ sở: Kế hoạch dự án đã được phê duyệt • Một số qui ước về cách ước lượng tỷ lệ % hoàn thành công việc: • Ước lượng 50-50 • Ước lượng 0 -100 • Sử dụng các yếu tố đầu vào quan trọng • Qui tắc theo mức độ thực hiện dự án (theo thời gian hoặc theo chi phí). 12/11/2014 12:01 PM 1.4. Phương pháp phân och giá trị thu được (Earned Value Analysis) Thời gian (time) Chi phí (cost) Tiến độ (schedule) 12/11/2014 12:01 PM Biểu đồ giá trị thu được 12/11/2014 12:01 PM Phân och thời gian TV = ST – AT TV: Time Variance - Độ chênh lệch thời gian STWP: Time scheduled for the work that has been performed – Thời gian theo kế hoạch cho công việc đã hoàn thành ATWP: Actual Time of work performed – Thời gian thực tế của công việc đã hoàn thành TV(%)= TV/ST TV (%): Tỷ lệ % chênh lệch thời gian TPI = ST/AT TPI: Time Performance Index – Chỉ số thời gian thực hiện 12/11/2014 12:01 PM Ví dụ • Một gói công việc dự kiến hoàn thành trong 10 ngày liên tục với tổng chi phí 5000 USD. • Thực tế đã uến hành gói công việc trong 8 ngày, đã hoàn thành 60% công việc với chi phí 2500 USD • Câu hỏi: Phân och thời gian thực hiện gói công việc 12/11/2014 12:01 PM Phân och chi phí CV = EV – AC CV: Cost Variance - Độ chênh lệch chi phí EV – Earned Value: Giá trị thu được (Budgeted cost of work performed – Chi phí theo kế hoạch cho công việc đã hoàn thành) AC: Actual Cost of work performed – Chi phí thực tế của công việc đã hoàn thành CV(%)= CV/EV CV (%): Tỷ lệ % chênh lệch chi phí CPI = EV/AC CPI: Cost Performance Index – Chỉ số chi phí thực hiện 12/11/2014 12:01 PM Ví dụ • Một gói công việc dự kiến hoàn thành trong 10 ngày liên tục với tổng chi phí 5000 USD. • Thực tế đã uến hành gói công việc trong 8 ngày, đã hoàn thành 60% công việc với chi phí 2500 USD • Câu hỏi: Phân och chi phí thực hiện gói công việc 12/11/2014 12:01 PM Phân och uến độ SV = EV – PV SV: Scheduled Variance - Độ chênh lệch uến độ EV – Earned Value: Giá trị thu được (Budgeted cost of work performed – Chi phí theo kế hoạch cho công việc đã hoàn thành) PV – Planned Value: Budgeted cost of work scheduled – Chi phí theo kế hoạch của công việc theo uến độ SV(%)= SV/EV SV (%): Tỷ lệ % chênh lệch uến độ SPI = EV/PV SPI: Schedule Performance Index – Chỉ số uến độ thực hiện 12/11/2014 12:01 PM Ví dụ • Một gói công việc dự kiến hoàn thành trong 10 ngày liên tục với tổng chi phí 5000 USD. • Thực tế đã uến hành gói công việc trong 8 ngày, đã hoàn thành 60% công việc với chi phí 2500 USD • Câu hỏi: Phân och tiến độ thực hiện gói công việc 12/11/2014 12:01 PM Bài tập • Bài 1 và 2 trang 467 sách “Project management A managerial approach”, 7th edition, Jack R. Meredith and Samuel J. Mantel 12/11/2014 12:01 PM Chỉ số chi phí và tiến độ thực hiện (CSI - Cost-Schedule Index) • CSI = CPI * SPI • Bài tập 4,5 trang 467 sách “Project management A managerial approach”, 7th edition, Jack R. Meredith and Samuel J. Mantel 12/11/2014 12:01 PM Các đường tiến độ dự án 12/11/2014 12:01 PM Bài tập • Bài tập 3, 6, 7 trang 467 sách “Project management A managerial approach”, 7th edition, Jack R. Meredith and Samuel J. Mantel 12/11/2014 12:01 PM Dự kiến chi phí theo thực tế ETC = (BAC – EV)/CPI – ETC: Estimated cost to complete (Chi phí dự kiến từ thời điểm tính toán đến khi hoàn thành công việc theo tiến độ hiện tại) – BAC: Budget at Completion (tổng chi phí theo kế hoạch) EAC = ETC + AC – EAC: Estimated Cost at Completion (Tổng chi phí dự kiến cho toàn bộ dự án theo tiến độ hiện tại) 12/11/2014 12:01 PM Bài tập 8 trang 467 12/11/2014 12:01 PM Bài về nhà buổi 12 • Bài 9 trang 467 và bài 13 trang 468 12/11/2014 12:01 PM 2. Kiểm soát dự án (Project control) • Khái niệm: Kiểm soát dự án là hoạt động nhằm giảm sự khác biệt giữa kế hoạch và thực tế. • Quy trình: Báo cáo về việc thực hiện dự án, so sánh xem việc thực hiện dự án có khác so với kế hoạch không từ đó phát hiện ra các vấn đề cần kiểm soát, m hiểu nguyên nhân nếu có sự khác biệt, đề xuất giải pháp điều chỉnh nếu cần thiết. • Cần cân nhắc: Kiểm soát cái gì? Đo lường như thế nào? Khác biệt đến mức độ nào cần điều chỉnh? Điều chỉnh như thế nào? 12/11/2014 12:01 PM Mục tiêu của kiểm soát • Đảm bảo đạt được kết quả như mong muốn thông qua việc điều chỉnh các hoạt động • Quản lý tài sản của doanh nghiệp: – Tài sản hữu hình: quản lý việc sử dụng tài sản (sử dụng, bảo trì, bảo dưỡng, thay thê, ḱiểm kê) – Nguồn nhân lực – Nguồn tài chính: kiểm soát tài sản hiện có, kiểm soát ngân sách dự án và kiểm soát việc đầu tư vốn. Thường sử dụng các kỹ thuật phân och và kiểm toán như đối với các hoạt động thông thường. 12/11/2014 12:01 PM Các loại qui trình kiểm soát • Kiểm soát tự động • Kiểm soát có hay không • Hậu kiểm 12/11/2014 12:01 PM Kiểm soát tự động Qui trình Đầu raĐầu vào So sánh Tiêu chuẩn Điều chỉnh và ra quyết định Cảm ứng 12/11/2014 12:01 PM Kiểm soát có hay không • Đây là loại qui trình kiểm soát để thử xem một số điều kiện liệu có được đáp ứng không 12/11/2014 12:01 PM Hậu kiểm • Mục đích: Cải uến công tác quản trị của các dự án trong tương lai. • Nội dung: –Mục tiêu dự án – Cột mốc, điểm cần kiểm tra và ngân sách – Báo cáo cuối cùng và các kết quả dự án – Đề xuất để cải uến qui trình và kết quả 12/11/2014 12:01 PM Các công cụ kiểm soát dự án • Đường xu hướng dự án • Các chỉ số quan trọng (critical ratios) • Biểu đồ kiểm soát • So sánh với chuẩn (benchmarking) 12/11/2014 12:01 PM Đường xu hướng 12/11/2014 12:01 PM Các chỉ số quan trọng (critical ratios) CR = (AP/SP) * (BC/AC) – CR: Critical Ratio – AP: Actual Progress – SP: Scheduled Progress – BC: Budgeted Cost (EV) – AC: Actual Cost • Cách sử dụng CR • Hạn chế của CR 12/11/2014 12:01 PM Ví dụ • Một gói công việc dự kiến hoàn thành trong 10 ngày liên tục với tổng chi phí 5000 USD. • Thực tế đã uến hành gói công việc trong 8 ngày, đã hoàn thành 60% công việc với chi phí 2500 USD • Câu hỏi: CR? 12/11/2014 12:01 PM Bài tập (bài 2 trang 507) Hoạt động Công việc hoàn thành KH Công việc hoàn thành theo TT Chi phí theo KH Chi phí thực tế CR A 4 ngày 4 ngày 60 40 1.5 B 3 ngày 2 ngày 50 50 1.5 C 2 ngày 3 ngày 30 20 1 D 1 ngày 1 ngày 20 30 0.67 E 2 ngày 4 ngày 25 25 0.5 12/11/2014 12:01 PM Bài tập 3 trang 595 • Sử dụng các thông tin trong bảng bên, hãy xác định xem hoạt động nào đúng uến độ, hoạt động nào nhanh hay chậm hơn so với uến độ. Hoạt động Chi phí theo kế hoạch Chi phí thực tế CR A 60 40 1.0 B 25 50 0.5 C 45 30 1.5 D 20 20 1.5 E 50 50 0.67 12/11/2014 12:01 PM Ngưỡng kiểm soát CR • Không cần kiểm soát • Xem xét kỹ, cần kỹ sư của dự án kiểm tra • Kiểm tra nếu có thời gian • Cần kiểm tra ngay • Cần thông báo cho quản lý công ty 12/11/2014 12:01 PM 3. Một số nội dung quản trị khác trong quá trình thực hiện dự án • Tự đọc sách: A Guide to the project management body of knowledge, Project Management Institute (2008). 12/11/2014 12:01 PM