Chương 1: Tổng quan về quản trị dự án đầu tư quốc tế

QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐẦU TƯ QUỐC TẾ Giảng viên: TS. Nguyễn Thị Việt Hoa DT: 0904 222 666 Email: nguyenthiviethoa@gmail.com TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ KẾT CẤU MÔN HỌC • CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐẦU TƯ QUỐC TẾ • CHƯƠNG 2: QUẢN TRỊ TRONG QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ DỰ ÁN • CHƯƠNG 3: QUẢN TRỊ TRONG QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI DỰ ÁN • CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN • CHƯƠNG 5: THỰC TIỄN QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐẦU TƯ QUỐC TẾ 3Kiểm tra (hệ số 0,1) Phương pháp đánh giá • Đề tài và phân nhóm: Theo hướng dẫn của giáo viên; • Yêu cầu về sản phẩm và thời gian: theo hướng dẫn của giáo viên đối với từng bài tập cụ thể. Bài tập nhóm (hệ số 0,2) Thi kết thúc môn (hệ số 0,6) • Hình thức: Tự luận. • Thời gian: 50 phút. • Nội dung: tất cả các nội dung đã học và thảo luận. Chuyên cần (hệ số 0,1) Lập nhóm làm việc • Nhóm từ 2-4 thành viên • Chốt danh sách các nhóm và nộp lại cho giáo viên ngay trong buổi học đầu tiên Tài liệu tham khảo • 1. Bennet P. Lientz và Kathryn P. Rea (2003), International project management, Academic Press. • 2. Jack R. Meredith and Samuel J. Mantel (2009), Project Management A managerial approach, 7th edition, John Wiley & Sons, Inc. • 3. Project Management Institute (2013), A Guide to the project management body of knowledge, 5th edition. Mục tiêu của môn học • Trang bị cho sinh viên các kiến thức cơ bản về lập kế hoạch, tổ chức nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát dự án đầu tư quốc tế. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐẦU TƯ QUỐC TẾ 1.1. Tổng quan về dự án đầu tư quốc tế 1.1.1. Khái niệm 1.1.2. Đặc điểm 1.1.3. Các bên liên quan đến dự án 1.1.4. Vòng đời của dự án 1.2. Tổng quan về quản trị dự án đầu tư quốc tế 1.2.1. Khái niệm 1.2.2. Lịch sử hình thành 1.2.3. Sự cần thiết của quản trị dự án 1.2.4. Nội dung quản trị dự án 1.2.5. Ma trận nội dung/qui trình quản trị dự án 1.1.1.1. Khái niệm dự án Lientz và Rea, 2003: Dự án là một công việc có định hướng nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể với điều kiện giới hạn về ngân sách và thời gian. Theo PMI (Viện quản lý dự án) dự án là nỗ lực tạm thời nhằm tạo ra một sản phẩm, một dịch vụ hoặc một kết quả duy nhất (PMBOK 2004). Joseph M. Juran: dự án là kế hoạch giải quyết một vấn đề. (James P. Lewis, 2007). Theo Wysocki, dự án là một chuỗi tuần tự các hoạt động duy nhất, phức hợp và có liên hệ với nhau nhằm hướng tới cùng một mục tiêu và phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định, với một mức ngân sách nhất định và đạt được một số yêu cầu nhất định (Robert K. Wysocki, 2009). Khái niệm dự án đầu tư (tiếp) Mục tiêu Thời gian Chất lượng Chi phí Phân biệt: Dự án – Hoạt động Dự án • Duy nhất và tạm thời • Dự án khi đạt được mục tiêu sẽ chấm dứt hoạt động Hoạt động • Lặp đi lặp lại • Hoạt động liên tục, hoàn thành mục tiêu này sẽ xuất hiện các mục tiêu mới khác • Do con người tiến hành • Giới hạn về các nguồn lực • 3 giai đoạn chính: lập kế hoạch, triển khai thực hiện và kiểm soát, đánh giá Phân biệt dự án và hoạt động STT Mô tả DA HĐ 1 Xây dựng nhà máy sản xuất ô tô 2 Vận hành hoạt động của nhà máy sản xuất ô tô 3 Thiết kế một mẫu xe mới 4 Chiến dịch marketing để quảng cáo một mẫu xe mới 5 Thiết kế một phần mềm để quản lý thông tin khách hàng 6 Xử dụng phần mềm để quản lý thông tin khách hàng 7 Xây dựng một nhà máy điện 8 Vận hành một nhà máy điện 9 Lắp đặt thêm một tổ máy mới cho nhà máy điện 10 Sửa chữa, bảo dưỡng các tổ máy đang hoạt động Phân biệt dự án và một số thuật ngữ khác • Tiểu dự án (Subproject): Là một bộ phận của dự án thường được giao cho bộ phận khác làm hoặc đi thuê ngoài. • Chương trình (Program): là một tập hợp các dự án được phối hợp quản lý nhằm đạt được lợi ích chung khác với lợi ích thu được khi quản lý từng dự án riêng lẻ. Khác với dự án, rất nhiều chương trình có thể có cả các hoạt động thường nhật có tính chu kỳ hoặc lặp đi lặp lại. • Danh mục dự án hoặc chương trình: Là một tập hợp các dự án hoặc các chương trình hoặc các công việc khác vào thành một nhóm nhằm nâng cao hiệu quả quản lý để đạt được các mục tiêu của chiến lược kinh doanh. 1.1.1.2. Khái niệm dự án đầu tư quốc tế • Dự án quốc tế hay khu vực là một dự án có liên quan đến nhiều địa điểm, nhiều bên, nhiều tổ chức và nhiều phòng, ban. (Lientz và Rea, 2003) Khởi công dự án lọc hóa dầu lớn nhất Việt Nam Với tổng vốn đầu tư hơn 9 tỷ USD, dự án lọc hóa dầu Nghi Sơn là một trong những dự án đầu tư nước ngoài lớn nhất Việt Nam hiện nay. Sau khi đi vào hoạt động, nhà máy sẽ đáp ứng khoảng 40% nhu cầu xăng dầu toàn quốc. Sáng 23/10, Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam (PetroVietnam) cùng các đối tác liên doanh đã tổ chức khởi công tổ hợp lọc hoá dầu Nghi Sơn. Với tổng vốn đầu tư trên 9 tỷ USD, đây là một trong những dự án đầu tư nước ngoài lớn nhất hiện nay. Nhà máy có tổng công suất giai đoạn 1 là 10 triệu tấn dầu thô một năm và sẽ nâng công suất giai đoạn 2 lên 20 triệu tấn. Theo kế hoạch, công trình sẽ hoàn thành đầu tư xây dựng giai đoạn một và vận hành thương mại vào quý I/2017. Sau khi đi vào hoạt động, dự án không những góp phần bảo đảm an ninh năng lượng quốc gia, phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước mà còn có sức lan tỏa và tạo bước đột phá mới cho thu hút đầu tư, phát triển Khu kinh tế Nghi Sơn và vùng phụ cận. Chủ đầu tư của dự án là Công ty TNHH Lọc hóa dầu Nghi Sơn (NSRP) được thành lập, góp vốn bởi Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam (25,1%), Công ty Dầu khí Quốc tế Kuwait (KPI/KPE - 35,1%) Công ty Idemitsu Kosan Nhật (IKC - 35,1%) và Công ty Hoá chất Mitsui Nhật Bản (MCI - 4,7%). Dự án được giới thiệu là tổ hợp hóa dầu chế biến sâu tầm cỡ thế giới, sử dụng công nghệ tiên tiến, cho ra các sản phẩm bao gồm khí hóa lỏng LPG, xăng (RON 92, 95), dầu diesel (cao cấp, thường), dầu hoả/nhiên liệu phản lực, nhựa Polypropylene, Para-xylene, Benzene... Phát biểu tại lễ khởi công, Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng đánh giá cao nỗ lực của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, các nhà đầu tư nước ngoài, Công ty Lọc hóa dầu Nghi Sơn, các nhà tài trợ vốn và các nhà thầu EPC trong một thời gian ngắn đã hoàn thành khối lượng lớn các công việc, thu xếp nguồn vốn và hoàn tất thủ tục đầu tư để hôm nay chúng ta có đủ điều kiện khởi công dự án. Người đứng đấu Chính phủ cũng nhấn mạnh việc khởi công xây dựng hợp đồng EPC hôm nay mới chỉ là bước khởi đầu, khối lượng công việc phía trước còn rất lớn với nhiều khó khăn, thách thức. Lê Hoàng 2899665.html Mối quan hệ giữa dự án và doanh nghiệp (A) (B) (C) (D) Doanh nghiệp Dự án Nguyên nhân xuất hiện DA ĐTQT • Tận dụng lợi thế về qui mô • Nhu cầu xâm nhập thị trường thế giới • Nhiều yếu tố tạo thuận lợi cho quá trình hội nhập: intermet, mạng lưới và các hệ thống chung • Doanh nghiệp muốn chia sẻ rủi ro ra nhiều nước trên thế giới 1.1.2. Đặc điểm của dự án Dự án Duy nhất Giới hạn về thời gian Giới hạn về ngân sách Giới hạn về các nguồn lực khác Rủi ro Thay đổi về lợi ích Tiến trình Đặc trưng của dự án đầu tư quốc tế • Rất phức tạp: ½ các dự án quốc tế thất bại (không thể hoàn thành hoặc không đạt được các kết quả như mong đợi) • Khác biệt về văn hóa, xã hội trong chính doanh nghiệp • Khác biệt về văn hóa, xã hội giữa các quốc gia và trong mỗi quốc gia • Khác biệt về ngôn ngữ • Vấn đề tôn giáo • Luật pháp, chính sách và các yêu cầu về chế độ báo cáo • Chênh lệch về trình độ công nghệ giữa các khu vực • Sự khác nhau về cơ sở hạ tầng • Chênh lệch múi giờ 1.1.3. Các bên liên quan đến dự án Các bên liên quan đến DA Người LĐ Phòng/ban Công ty/CQ chính phủ Khách hàng Những người cấp vốn Nhà thấu Người sử dụng DA Cơ quan QLNN Nhóm lợi ích Môi trường tự nhiên và khoa học Khởi công dự án lọc hóa dầu lớn nhất Việt Nam Với tổng vốn đầu tư hơn 9 tỷ USD, dự án lọc hóa dầu Nghi Sơn là một trong những dự án đầu tư nước ngoài lớn nhất Việt Nam hiện nay. Sau khi đi vào hoạt động, nhà máy sẽ đáp ứng khoảng 40% nhu cầu xăng dầu toàn quốc. Sáng 23/10, Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam (PetroVietnam) cùng các đối tác liên doanh đã tổ chức khởi công tổ hợp lọc hoá dầu Nghi Sơn. Với tổng vốn đầu tư trên 9 tỷ USD, đây là một trong những dự án đầu tư nước ngoài lớn nhất hiện nay. Nhà máy có tổng công suất giai đoạn 1 là 10 triệu tấn dầu thô một năm và sẽ nâng công suất giai đoạn 2 lên 20 triệu tấn. Theo kế hoạch, công trình sẽ hoàn thành đầu tư xây dựng giai đoạn một và vận hành thương mại vào quý I/2017. Sau khi đi vào hoạt động, dự án không những góp phần bảo đảm an ninh năng lượng quốc gia, phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước mà còn có sức lan tỏa và tạo bước đột phá mới cho thu hút đầu tư, phát triển Khu kinh tế Nghi Sơn và vùng phụ cận. Chủ đầu tư của dự án là Công ty TNHH Lọc hóa dầu Nghi Sơn (NSRP) được thành lập, góp vốn bởi Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam (25,1%), Công ty Dầu khí Quốc tế Kuwait (KPI/KPE - 35,1%) Công ty Idemitsu Kosan Nhật (IKC - 35,1%) và Công ty Hoá chất Mitsui Nhật Bản (MCI - 4,7%). Dự án được giới thiệu là tổ hợp hóa dầu chế biến sâu tầm cỡ thế giới, sử dụng công nghệ tiên tiến, cho ra các sản phẩm bao gồm khí hóa lỏng LPG, xăng (RON 92, 95), dầu diesel (cao cấp, thường), dầu hoả/nhiên liệu phản lực, nhựa Polypropylene, Para-xylene, Benzene... Phát biểu tại lễ khởi công, Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng đánh giá cao nỗ lực của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, các nhà đầu tư nước ngoài, Công ty Lọc hóa dầu Nghi Sơn, các nhà tài trợ vốn và các nhà thầu EPC trong một thời gian ngắn đã hoàn thành khối lượng lớn các công việc, thu xếp nguồn vốn và hoàn tất thủ tục đầu tư để hôm nay chúng ta có đủ điều kiện khởi công dự án. Người đứng đấu Chính phủ cũng nhấn mạnh việc khởi công xây dựng hợp đồng EPC hôm nay mới chỉ là bước khởi đầu, khối lượng công việc phía trước còn rất lớn với nhiều khó khăn, thách thức. Lê Hoàng 2899665.html • Chủ đầu tư của dự án là Công ty TNHH Lọc hóa dầu Nghi Sơn (NSRP) được thành lập theo Hợp đồng liên doanh ký ngày 7/4/2008 và Giấy chứng nhận đầu tư cấp ngày 14/4/2008. Nhà thầu EPC của dự án gồm: Liên danh nhà thầu do Công ty JGC Corporation (Nhật Bản) đứng đầu và các nhà thầu: Chiyoda Corporation (Nhật Bản), GS Engineering & Construction Corporation (Hàn Quốc); SK Engineering & Construction Co., Ltd (Hàn Quốc); Technip France (Pháp) và Technip Geoproduction (Malaysia). • Nghi-Son/183678.vgp • Phạm vi công việc của Nhà thầu EPC bao gồm toàn bộ công việc thiết kế, mua sắm, xây lắp và hỗ trợ chạy thử cho toàn bộ nhà máy, ngoại trừ công tác nạo nét ban đầu và san lấp mặt bằng được thực hiện bởi các đơn vị thành viên của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam. Liên hợp Lọc hóa dầu Nghi Sơn là tổ hợp lọc hóa dầu chế biến sâu, tầm cỡ thế giới ở công suất, nguyên liệu và sản phẩm. Ông Hussain Esmaiel, Chủ tịch KPI kiêm Chủ tịch Hội đồng Thành viên Công ty TNHH Lọc hóa dầu Nghi Sơn cho biết: Liên hợp Lọc hóa dầu Nghi Sơn có sông suất 200 nghìn thùng/ngày, tương đương 10 triệu tấn dầu thô/năm; sẽ cung cấp các sản phẩm lọc, hóa dầu đảm bảo an ninh năng lượng cho Việt Nam trong thời gian tới. Dự án có tổng mức đầu tư 9 tỉ USD, gồm có 3 cổ đông chính: Tập đoàn Dầu khí Việt Nam (25,1%); Công ty Dầu khí Quốc tế Kuwait (KPI/KPE) 35,1%; Công ty Idemitsu Kosan Nhật Bản (IKC) 35,1%. Các cổ đông chính sẽ đóng góp số vốn khoảng 4 tỉ USD, 5 tỉ USD còn lại sẽ ký với các liên doanh, ngân hàng, tổ chức tài chính quốc tế. Các bên liên quan đến dự án lọc hóa dầu Nghi Sơn Các bên liên quan đến DA Người LĐ Phòng/ban Công ty/CQ chính phủ Khách hàng Những người cấp vốn Nhà thấu Người sử dụng DA Cơ quan QLNN Nhóm lợi ích Môi trường tự nhiên và khoa học Bài tập nhóm – Bài 1 • Tìm một dự án đầu tư quốc tế có thực hiện nay. Trình bày các thông tin sau về dự án: – Tên dự án – Mục tiêu dự án – Tổng vốn đầu tư – Nguồn vốn (nhà tài trợ) – Thời gian tiến hành – Các bên có liên quan đến dự án • Thời hạn: – Thông qua dự án: chậm nhất 9h thứ 6 ngày 31/10/2014 (gửi email hoặc bản cứng) – Nộp bài: chậm nhất 9h ngày 4/11 cả bản cứng và bản mềm Lưu ý cách trình bày bài tập nhóm • Trang bìa cần ghi rõ: – Tên môn học – Bài tập số mấy, tiêu đề nếu có: (Bài 1: Dự án A” – Nhóm số mấy, tên và mã sinh viên của các thành viên trong nhóm • Phân công và đánh giá công việc của các thành viên trong nhóm: – Ghi rõ ai làm phần nào trong bài? – Đánh giá của cả nhóm về mức độ hoàn thành công việc được phân công về nội dung và về thời hạn; – Cả nhóm chấn điểm từng thành viên trong nhóm theo thang điểm 10. 1.1.4. Vòng đời của dự án • 1. Chuẩn bị • 2. Triển khai • 3. Kết thúc • 1. Ý tưởng • 2. Lập kế hoạch • 3. Thực hiện kế hoạch • 4. Kiểm soát và giám sát • 5. Kết thúc • 1. Ý tưởng • 2. Lập kế hoạch • 3. Thực hiện kế hoạch, kiểm soát và giám sát • 4. Kết thúc 26 Vòng đời dự án Ý tưởng Kế hoạch Thực hiệnGiám sát, kiểm soát Kết thúc 27 1.2. Quản trị dự án đầu tư quốc tế 1.2.1. Khái niệm 1.2.2. Lịch sử hình thành 1.2.3. Sự cần thiết của quản trị dự án 1.2.4. Nội dung quản trị dự án 1.2.5. Ma trận nội dung/qui trình quản trị dự án 28 1.2.1. Khái niệm Quản trị: • Quản trị là "thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định". (Koontz và O' Donnel) • Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. (James Stoner và Stephen Robbin) • Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước. 29 Các công việc của quản trị dự án Lập kế hoạch Tổ chức bộ máy Tuyển nhân sự Triển khai Kiểm soát 30 Các công việc của quản trị – Tài chính và kế toán, bán hàng và marketing, nghiên cứu và triển khai (R&D), sản xuất và phân phối. – Xây dựng chiến lược, chiến thuật và kế hoạch hoạt động. – Xây dựng cơ cấu tổ chức hoạt động, quản lý nhân sự, chế độ đãi ngộ, lợi ích và cơ hội thăng tiến và triển vọng nghề nghiệp. – Quản trị quan hệ lao động thông qua việc khuyến khích, phân cấp, ủy quyền, giám sát, làm việc nhóm, quản trị xung đột và các kỹ năng khác. – Tự quản lý thông qua việc quản lý thời gian, tránh căng thẳng và các kỹ thuật khác. 31 Khái niệm quản trị dự án • Quản trị dự án là việc áp dụng một loạt các công cụ và kỹ thuật (ví dụ như phương pháp đường găng và mô hình tổ chức theo ma trận) để định hướng việc sử dụng các nguồn lực khác nhau nhằm hoàn thành một công việc duy nhất, phức tạp chỉ xuất hiện một lần với giới hạn về thời gian, chi phí và chất lượng. Mỗi công việc đòi hỏi sự phối hợp riêng biệt các công cụ và kỹ thuật theo một trật tự phù hợp môi trường và chu kỳ sống (từ ý tưởng đến khi hoàn thành) của công việc đó. (Oisen, 1950s) • Quản trị dự án là việc lập kế hoạch, phối hợp và kiểm soát các hoạt động đa dạng và phức tạp của các dự án sản xuất và thương mại. (Lock) • Quản trị dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án nhằm đạt được các mục tiêu đặt ra. (PMI) • Quản trị dự án là nghệ thuật và khoa học nhằm biến ý tưởng thành hiện thực. (Wirth) 32 Khái niệm quản trị dự án (tiếp) • Quản trị dự án là việc lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát tất cả các hoạt động và các nội dung của một dự án và khích lệ tất cả các bên tham gia vào dự án hoàn thành các mục tiêu của dự án đúng hạn và với đúng mức chi phí, chất lượng và hiệu quả. (Tiêu chuẩn Anh về quản trị dự án BS6079 năm 1996) • Quản trị dự án là việc lập kế hoạch, tổ chức bộ máy để thực hiện kế hoạch, kiểm tra và giám sát tất cả các nội dung và các hoạt động của một dự án và khích lệ tất cả các bên tham gia vào dự án hoàn thành các mục tiêu của dự án một cách an toàn đúng hạn và với đúng mức chi phí và hiệu quả. (Hiệp hội Quản trị dự án của Vương quốc Anh – The UK Association of Project Management (APM)) • Quản trị dự án là sự kết hợp quản trị, lập kế hoạch và quản trị sự thay đổi. (Reiss) 33 Khái niệm quản trị dự án (tiếp) Nhằm đạt mục tiêu của dự án Đúng tiến độ Đúng chi phí Đúng chất lượng Hiệu quả An toàn Để Lập kế hoạch Tổ chức thực hiện, phốihợp Giám sát và kiểm soát Áp dụng Kiến thức Kỹ năng Công cụ Kỹ thuật 34 Kiến thức chuyên sâu Quản trị chung Quản trị dự án và các kiến thức khác Kiến thức bổ trợ Quản trị dự án 35 Các biên giới của dự án 36 Quản trị chương trình (programme management) • Quản trị chương trình là quá trình quản lý đồng thời nhiều dự án. Quản trị chương trình là việc tập trung quản lý và điều phối các nhóm dự án có liên quan đến nhau nhằm đạt được các mục tiêu của chương trình. 37 Quản trị danh mục (Portfolio Management) • Quản trị danh mục là quản trị việc tập hợp các chương trình, dự án trong một danh mục (bao gồm cả việc đánh giá giá trị của từng dự án và chương trình trong việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của toàn danh mục). Quản trị danh mục cũng bao gồm cả việc giám sát các dự án nhằm tăng cường đóng góp vào việc thực hiện mục tiêu, cân đối danh mục với các khoản đầu tư khác của doanh nghiệp và đảm bảo hiệu quả sử dụng các nguồn lực. 38 1.2.2. Lịch sử hình thành • Ông tổ của khoa học quản lý – Frederick Winslow Taylor (kỹ sư cơ khí người Mỹ) – cuối thế kỷ 19 – đầu thế kỷ 20. • Ông tổ của quản lý dự án: đầu thế kỷ 20 – Henry Gantt (Mỹ): cha đẻ của kỹ thuật lập kế hoạch và kiểm soát, nổi tiếng với biểu đồ Gantt công bố năm 1910 đến nay vẫn được áp dụng. – Henri Fayol (người Pháp): nổi tiếng với việc đề xuất 5 chức năng và 14 nguyên tắc quản lý. • Phát triển mạnh và được áp dụng rộng rãi từ những năm 1950 – 1960 với Kỹ thuật ước lượng và kiểm tra dự án (PERT – Program Evaluation and Review Technique) và Phương pháp đường Găng (CPM – Critical Path Method) dành cho các chương trình vũ khí hạt nhân, các dự án của quân đội sau chiến tranh thế giới thứ 2. • 1969: Thành lập Viện quản trị dự án (PMI) ở Mỹ, hiện có hơn 150.000 thành viên trên toàn thế giới • 1981: PMI xuất bản lần đầu sách “Hướng dẫn những kiến thức cốt lõi trong quản trị dự án”. Cuốn sách đã được Viện tiêu chuẩn quốc gia Hoa Kỳ (the American National Standards Institute (ANSI) công nhận là Tiêu chuẩn quốc gia Hoa Kỳ về quản trị dự án. Cuốn sách cũng được chấp nhận rộng rãi trên toàn thế giới như 1 tiêu chuẩn trong quản trị dự án. • Từ 1990 quản trị dự án mới được ứng dụng rộng rãi trong sản xuất, kinh doanh, giáo dục. 39 5 chức năng của quản trị dự án (theo Henri Fayol) • Dự báo và lập kế hoạch (forecast and plan) • Tổ chức bộ máy (organize) • Điều khiển (command) • Điều phối (coordinate) • Kiểm soát (control) 40 1.2.2. Sự cần thiết quản trị dự án • Tri thức phát triển mạnh • Nhu cầu hàng hóa và dịch vụ trên toàn thế giới • Cạnh tranh toàn cầu • Nhân lực phải đạt chuẩn và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về chất lượng • Cải tiến việc kiểm soát dự án • Cải tiến về năng lực, đòi hỏi cao hơn về hiệu suất, hiệu quả • Cải tiến về ngân sách và chất lượng 41 1.2.3. Nội dung quản trị dự án • 1. Quản trị phối hợp hoạt động trong dự án (Project Integration Management) • 2. Quản trị phạm vi (Project Scope Management) • 3. Quản trị thời gian (Project Time Management) • 4. Quản trị chi phí (Project Cost Management) • 5. Quản trị chất lượng (Project Quality Management) • 6. Quản trị nguồn nhân lực (Project Human Resource Management) • 7. Quản trị truyền thông (Project Communications Management) • 8. Quản trị rủi ro (Project Risk Management) • 9. Quản trị mua sắm (Project Procurement Management) • 10. Quản trị các bên liên quan (Stakeholders’ management) 42 PM 5 Process Groups and 9 Knowledge Management Areas Quản trị chi phí Quản trị thời gian Quản trị rủi ro Quản trị mua sắm Quản trị truyền thông Quản trị nguồn nhân lực Quản trị chất lượng Quản trị phạm vi Quản trị phối hợp Ý tưởng Kế hoạch Thực hiệnKiểm soát, giám sát Kết thúc Quản trị các bên liên quan 43 1.2.5. Ma trận QTDA theo nội dung và qui trình Ý tưởng Kế hoạch Thực hiện Kiểm soát Kết thúc Phối hợp Xây dựng kế hoạch DA Thực hiện KH DA Kiểm soát thay đổi chung Phạm vi Ý tưởng Lập kế hoạch và định nghĩa các giới hạn Kiểm tra giới hạn Thay đổi giới hạn Kiểm soát Thời gian Xác định hoạt động XD qui trình hoạt động Ước tính thời gian cho các HĐ Lập tiến độ DA Kiểm soát tiến độ Chi phí Lập KH các nguồn lực Ước tính chi phí Dự toán ngân sách Kiểm soát chi phí Chất lượng Lập kế hoạch chất lượng Đảm bảo chất lượng Nhân lực Bộ máy tổ chức Tuyển nhân sự Xây dựng đội ngũ QTDA Truyền thông Kế hoạch truyền thông Truyền bá thông tin Báo cáo kết quả Kết thúc về mặt hình thức Rủi ro Kế hoạch quản trị rủi ro Định dạng rủi ro Phân tích định lượng rủi ro Phân tích định tính rủi ro Kế hoạch phòng ngừa rủi ro Giám sát và kiểm soát rủi ro Mua sắm Kế hoạch mua sắm Kế hoạch cụ thể về sản phẩm và nguồn cung ứng Đề xuất mua sắm Nguồn hàng Lựa chọn Hợp đồng QL hành chính Thanh lý hợp đồng Các bên liên quan Xác định các bên liên quan Lập kế hoạch quản lý các bên liên quan Quản lý cá cam kết của các bên LQ Kiểm soát các cam kết của các bên LQ 44 Quản trị phối hợp hoạt động Lập kế hoạch Thực hiện Kiểm soát thay đổi tổng thể Đầu vào Các yếu tố đầu ra của các dự án khác Thông tin quá khứ Chính sách của doanh nghiệp Các ràng buộc Các giả thiết Kế hoạch dự án Kế hoạch chi tiết Các chính sách tổ chức Biện pháp phòng ngừa Biện pháp sửa chữa Kế hoạch dự án Báo cáo kết quả Các đề nghị thay đổi Công cụ và kỹ thuật Phương pháp lập kế hoạch Hiểu biết và kỹ năng của các bên có liên quan Hệ thống thông tin quản trị dự án (PMIS) Quản trị giá trị Kỹ năng quản trị chung Kỹ năng và hiểu biết về sản phẩm Hệ thống cấp phép hoạt động Họp để đánh giá thực hiện dự án PMIS Thủ tục tổ chức hoạt động Hệ thống kiểm soát thay đổi Quản trị cấu trúc Đo lường kết quả Kế hoạch bổ sung PMIS Đầu ra Kế hoạch dự án Kế hoạch chi tiết bổ trợ Kết quả làm việc Đề nghị thay đổi Kế hoạch dự án đã điều chỉnh Hoạt động điều chỉnh Bài học rút ra 45 Quản trị phạm vi Ý tưởng Kế hoạch về phạm vi Xác định phạm vi Kiểm tra phạm vi Kiểm soát thay đổi phạm vi Đầu vào Mô tả sản phẩm Kế hoạch chiến lược Tiêu chí lựa chọn dựa án Thông tin quá khứ Mô tả sản phẩm Tuyên bố dự án Ràng buộc Giả thiết Tuyên bố phạm vi Ràng buộc Các yếu tố đầu ra của KH khác Thông tin quá khứ Kết quả công việc Tài liệu về sản phẩm WBS Tuyên bố phạm vi Kế hoạch dự án WBS Báo cáo kết quả Yêu cầu thay đổi Kế hoạch QT phạm vi Công cụ và kỹ thuật Phương pháp lựa chọn Đánh giá của chuyên gia Phân tích SP Phân tích lợi ích/chi phí Xác định các phương án thay thế Đánh giá của chuyên gia Mẫu WBS Mô tả chi tiết Thanh tra Hệ thống quản lý thay đổi về phạm vi Đo lường kết quả Kế hoạch bổ sung Đầu ra Tuyên bố dự án Giám đốc quản lý dự án Các ràng buộc đã xác định hoặc phân bổ Giả thiết Tuyên bố phạm vi Thông tin chi tiết bổ sung Kế hoạch QT Phạm vi WBS Tuyên bố phạm vi đã cập nhật CHấp nhận chính thức Thay đổi về phạm vi Hoạt động điều chỉnh Bài học rút ra Ranh giới đã điều chỉnh46 Quản trị thời gian Mô tả HĐ Qui trình hoạt động Ước tính thời gian hoạt động Xây dựng lịch tiến độ Kiểm soát tiến độ Đầu vào WBS Tuyên bố phạm vi Thông tin quá khứ Ràng buộc Giả thiết Đánh giá của chuyên gia Danh sách các hoạt động Mô tả sản phẩm Các hoạt động phụ thuộc vào bên ngoài Các hoạt động phụ thuộc theo cam kết Các hoạt động phụ thuộc tùy ý Các mốc quan trọng (Lịch tiến độ) Danh sách các hoạt động Các ràng buộc Các giả thiết Yêu cầu về các nguồn lực Khả năng cung ứng các nguồn lực Thông tin quá khứ Các rủi ro có thể xảy ra Các sơ đồ phân bổ công việc của DA Ước tính thời gian cho từng hoạt động Nhu cầu các nguồn lực Mô tả các nguồn lực sẵn có Lịch làm việc Các ràng buộc Các giả thiết Leads and Lags Kế hoạch quản trị rủi ro Đăc trưng của các hoạt động Lịch tiến độ DA Các báo cáo kết quả Yêu cầu thay đổi Kế hoạch quản trị tiến độ Công cụ và kỹ thuật Mô tả chi tiết công việc Các biểu mẫu PDM (Precedence diagramming method) ADM (Arrow diagramming method) CDM (Conditional diagramming methods) Biểu mẫu mạng lưới công việc Đánh giá của chuyên gia Ước lượng tương tự Thời gian ước tính bằng phương pháp định lượng Thời gian dự phòng Phân tích toán học Rút ngắn thời gian thực hiện đồng thời không thay đổi phạm vi của DA Mô phỏng Qui trình ưu tiên phân bổ các nguồn lực khan hiếm (Resource leveling heuristics) Phần mềm QTDA Cơ cấu mã hóa Hệ thống kiểm soát thay đổi tiến độ Đo lường kết quả Kế hoạch bổ sung Phần mềm QTDA Phân tích mức độ thay đổi Đầu ra Danh sách các hoạt động Thông tin chi tiết bổ sung WSB cập nhật Các sơ đồ phân bổ công việc của DA Danh sách cập nhật các hoạt động Ước tính khoảng thời gian cần thiết cho từng hoạt động Cơ sở để ước tính Danh sách cập nhật các hoạt động Lịch tiến độ DA Thông tin chi tiết bổ sung Kế hoạch quản trị tiến độ Nhu cầu các nguồn lực đã cập nhật Lịch tiến độ cập nhật Hoạt động điều chỉnh Bài học rút ra 47 Quản trị chi phí Kế hoạch nguồn lực Ước tính chi phí Lập dự toán chi Kiểm soát chi phí Đầu vào WBS Thông tin quá khứ Tuyên bố phạm vi Mô tả các nguồn lực sẵn có Chính sách tổ chức nhân sự Ước tính thời gian cho từng hoạt động WBS Các yêu cầu về nguồn lực Tỷ lệ các nguồn lực Ước tình thời gian cho từng hoạt động Ước tính ấn phẩm Thông tin quá khứ Biểu đồ các công việc Rủi ro Ước tính chi phí WBS Lịch tiến độ DA Kế hoạch quản trị rủi ro Giới hạn chi phí theo thời gian Báo cáo kết quả Yêu cầu thay đổi Kế hoạch quản lý chi phí Công cụ và kỹ thuật Ý kiến chuyên gia Xác định các kịch bản thay thế Phần mềm QTDA Ước lượng tương tự Các mô hình gồm các thông số Ước lượng từ dưới lên Các công cụ vi tính Các phương pháp ước lượng chi phí khác Các công cụ và kỹ thuật lập dự toán chi phí Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí Đo lường kết quả Kỹ thuật EVM (Earned Value Management) Kế hoạch bổ sung Công cụ vi tính Đầu ra Các yêu cầu về nguồn lực Ước tính chi phí Các thông tin chi tiết bổ sung Kế hoạch quản lý chi phí Giới hạn chi phí theo thời gian Kế hoạch huy động các nguồn lực Ước tính chi phí đã điều chỉnh Ngân sách cập nhật Hoạt động điều chỉnh Dự kiến khi hoàn thành Kết thúc dự án Bài học rút ra 48 Quản trị chất lượng Kế hoạch chất lượng Đảm bảo chất lượng Kiểm soát chất lượng Đầu vào Chính sách chất lượng Tuyên bố phạm vi Mô tả sản phẩm Các tiêu chuẩn và qui định Các đầu ra của các qui trình khác Kế hoạch quản trị chất lượng Kết quả của các biện pháp kiểm soát chất lượng Xác định các hoạt động tác nghiệp Kết quả làm việc Kế hoạch quản trị chất lượng Xác định các hoạt động tác nghiệp Bảng kê các công việc cần kiểm tra Công cụ và kỹ thuật Phân tích lợi ích/chi phí So sánh với tiêu chuẩn (benchmarking) Flow-charting Thử nghiệm thực tế Chi phí đảm bảo chất lượng Các kỹ thuật và công cụ lập kế hoạch về chất lượng Kiểm tra chất lượng Thanh tra Các biểu đồ kiểm soát Đồ thị Pareto Mẫu thống kê Flow-charting Phân tích xu hướng Đầu ra Kế hoạch quản trị chất lượng Xác định các hoạt động tác ngiệp Bảng kê các công việc cần kiểm tra Đầu vào cho các hoạt động khác Cải tiến chất lượng Cải tiến chất lượng Các quyết định chấp nhận Làm lại Hoàn thành kiểm tra theo danh mục Điều chỉnh qui trình 49 Quản trị nguồn nhân lực Kế hoạch tổ chức nhân sự Tuyển chọn nhân sự Xây dựng nhóm làm việc Đầu vào Quan hệ trong dự án Yêu cầu về nhân sự Các ràng buộc Kế hoạch quản trị nhân sự Mô tả nhân lực sẵn có Hướng dẫn tuyển dụng Đội ngũ nhân viên của dự án Kế hoạch dự án Kế hoạch quản trị nhân sự Các bào cáo kết quả Thông tin phản hồi từ bên ngoài Công cụ và kỹ thuật Các biểu mẫu Thực hành quản trị nhân sự Lý thuyết tổ chức Phân tích các bên liên quan Đàm phán Dự kiến bổ nhiệm Tuyển dụng Xây dựng nhóm làm việc Các kỹ năng quản trị chung Chế độ đãi ngộ Phân công công việc Đào tạo Đầu ra Phân định vai trò và trách nhiệm Kế hoạch quản trị nhân sự Sơ đồ cơ cấu tổ chức Các thông tin chi tiết bổ sung Phân công công việc dự án Danh mục các nhóm dự án Cải tiến kết quả Đầu vào để đánh giá kết quả 50 Quản trị truyền thông Kế hoạch truyền thông Công bố thông tin Báo cáo kết quả Kết thúc dự án về mặt hành chính Đầu vào Yêu cầu về truyền thông Công nghệ truyền thông Các ràng buộc Các giả thiết Kết quả làm việc Kế hoạch quản trị truyền thông Kế hoạch dự án Kế hoạch dự án Kết quả làm việc Các ghi chép khác của dự án Tài liệu đánh giá kết quả Tài liệu về sản phẩm Các ghi chép khác của dự án Công cụ và kỹ thuật Phân tích các bên có liên quan Kỹ năng truyền thông Hệ thống phục hồi thông tin Phương pháp công bố thông tin Đánh giá kết quả Phân tích thay đổi Phân tích xu hướng Phân tích EVA (earned value analysis) Các kỹ thuật và công cụ công bố thông tin Các kỹ thuật và công cụ báo cáo kết quả Các báo cáo dự án Các bài thuyết trình về dự án Đầu ra Kế hoạch quản trị truyền thông Ghi chép của dự án Báo cáo của dự án Thuyết trình dự án Báo cáo kết quả Yêu cầu thay đổi Các tài liệu lưu trữ về dự án Kết thúc dự án Bài học rút ra 51 Quản trị rủi ro Đầu vào Công cụ và kỹ thuật Đầu ra Kế hoạch quản trị rủi ro Tuyên bố dự án Chính sách quản trị rủi ro của doanh nghiệp Xác định vai trò và trách nhiệm Dung sai cho phép của các bên liên quan Biểu mẫu kế hoạch quản trị rủi ro WBS Họp để lập kế hoạch Kế hoạch quản trị rủi ro Nhận dạng rủi ro Kế hoạch quản trị rủi ro Kết quả đầu ra theo kế hoạch DA Các loại rủi ro Thông tin quá khứ Tổng hợp tài liệu Kỹ thuật thu thập thông tin Bảng kê các công việc cần kiểm tra Phân tích các giả thiết Kỹ thuật biểu đồ Rủi ro Dấu hiệu cảnh báo rủi ro (triggers) Đầu vào của các qui trình khác Phân tích định tính rủi ro Kế hoạch quản trị rủi ro Các rủi ro đã được nhận dạng Trạng thái của dự án Loại hình dự án Độ chính xác của các dữ liệu Thang đo xác suất và tác động Các giả thiết Xác suất xảy ra rủi ro và tác động của rủi ro Ma trận phân loại xác suất và tác động rủi ro Kiểm định các giả thiết của dự án Xếp hạng độ chính xác của các dữ liệu Xếp hạng rủi ro tổng thể đối với dự án Danh mục các rủi ro cần lưu ý Danh mục các rủi ro cần quản trị và phân tích thêm Xu hướng của kết quả phân tích định tính rủi ro52 Quản trị rủi ro (tiếp) Đầu vào Công cụ và kỹ thuật Đầu ra Phân tích định lượng rủi ro Kế hoạch quản trị rủi ro Rủi ro đã được nhận dạng Danh mục các rủi ro cần lưu ý Danh mục các rủi ro cần quản trị và phân tích thêm Thông tin quá khứ Đánh giá của chuyên gia Đầu ra của các kế hoạch khác Phỏng vấn Phân tích độ nhạy Phân tích cây quyết định Mô phỏng Danh mục ưu tiên các rủi ro đã lượng hóa Phân tích xác suất của dự án Xác suất đạt mục tiêu về thời gian và chi phí Xu hướng kết quả phân tích định lượng các rủi ro Kế hoạch phòng chống rủi ro Kế hoạch quản trị rủi ro Danh mục các rủi ro cần lưu ý Xếp hạng rủi ro dự án Danh mục ưu tiên các rủi ro đã lượng hóa Phân tích xác suất của dự án Xác suất đạt mục tiêu về thời gian và chi phí Danh sách các biện pháp phòng chống rủi ro Ngưỡng rủi ro Người có khả năng quản trị rủi ro Các nguyên nhân của các rủi ro chung Xu hướng kết quả phân tích định lượng và định tính các rủi ro Tránh rủi ro Chuyển rủi ro Giảm bớt rủi ro Chấp nhận rủi ro Kế hoạch ứng phó rủi ro Rủi ro không thể tránh (residual risk) Rủi ro từ phòng ngừa rủi ro (secondary risks) Hợp đồng Số tiền dự phòng rủi ro cần thiết Đầu vào của các quá trình khác Đầu vào của kế hoạch dự án đã điều chỉnh Giám sát và kiểm soát rủi ro Kế hoạch quản trị rủi ro Kế hoạch ứng phó với rủi ro Truyền thông của dự án Rủi ro bổ sung Định dạng và phân tích Thay đổi về phạm vi Kiểm toán ứng phó rủi ro của dự án Đánh giá định kỳ rủi ro dự án EVA Đo lường kết quả Kế hoạch ứng phỏ rủi ro bổ sung Kế hoạch ứng phó với các rủi ro không dự kiến trước Hoạt động điều chỉnh Yêu cầu thay đổi dự án Cập nhật kế hoạch ứng phó rủi ro Cơ sở dữ liệu rủi ro Cập nhật danh mục nhận dạng rủi ro cần kiểm tra 53 Quản trị mua sắm Đầu vào Công cụ và kỹ thuật Đầu ra Kế hoạch mua sắm Tuyên bố dự án Mô tả sản phẩm Nguồn cung cấp Các điều kiện thị trường Các đầu ra theo kế hoạch khác Các ràng buộc Các giả thiết Phân tích tự SX hay mua ngoài Đánh giá của chuyên gia Chọn loại hợp đồng Kế hoạch quản trị mua sắm SOW (Statement of Work) Đề xuất mua Kế hoạch quản trị mua sắm SOW Các đầu ra kế hoạch khác Mẫu chuẩn Đánh giá của chuyên gia Tài liệu mua sắm Các tiêu chí đánh giá SOW cập nhật Lập kế hoạch mua Tài liệu mua sắm Danh sách các nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu Trao đổi với những người tham gia đấu giá Quảng cáo Hồ sơ dự thầu Chọn nguồn cung cấp Hồ sơ dự thầu Các tiêu chí đánh giá Các chính sách tổ chức Đàm phán hợp đồng Hệ thống cho điểm Hệ thống sàng lọc Đánh giá độc lập Hợp đồng Quản lý hợp đồng Hợp đồng Kết quả làm việc Yêu cầu thay đổi Hóa đơn bán hàng Hệ thống kiểm soát thay đổi hợp đồng Báo cáo kết quả Hệ thống thanh toán Thông tin đối tác Thay đổi hợp đồng Đề nghị thanh toán Thanh lý hợp đồng Hồ sơ hợp đồng Kiểm toán mua sắm Hồ sơ hợp đồng Chấp nhận và thanh lý chính thức 54 Quản trị các bên liên quan Xác định các bên liên quan Lập kế hoạch quản lý các bên liên quan Quản lý cá cam kết của các bên LQ Kiểm soát các cam kết của các bên LQ Đầu vào Tuyên bố dự án Tài liệu mua sắm Các yếu tố môi trường của DN Hình thành tài sản của tổ chức Kế hoach QTDA Tổng hợp các bên liên quan Các yếu tố môi trường của DN Hình thành tài sản của tổ chức Kế hoach QTDA Kế hoạch QT truyền thông Hình thành tài sản của tổ chức Kế hoach QTDA Dữ liệu về năng lực làm việc Tài liệu dự án Công cụ và kỹ thuật Phân tích các bên liên quan Đánh giá của chuyên gia Họp Đánh giá của chuyên gia Họp Kỹ thuật phân tích Các phương pháp truyền thông Kỹ năng tương tác giữa các cá nhân Kỹ năng quản trị Hệ thống quản trị thông tin Đánh giá của chuyên gia Họp Đầu ra Bảng tổng hợp các bên liên quan Kế hoạch quản trị các bên liên quan Cập nhât các tài liệu dự án Yêu cầu thay đổi Cập nhật kế hoach QTDA Cập nhât tài liệu dự án Cập nhật hình thành tài sản của tổ chức Thông tin về năng lực làm việc Yêu cầu thay đổi Cập nhật kế hoạch QTDA Cập nhât các tài liệu dự án Cập nhật hình thành tài sản của tổ chức 55