Chức năng tổ chức

Bài 5: Chức năng tổ chức 69 BÀI 5: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Nội dung • Khái niệm, nội dung chức năng tổ chức. • Tổ chức cơ cấu quản lý. • Tổ chức quá trình quản lý. Mục tiêu Sau khi hoàn thành bài này, học viên có khả năng: • Trình bày khái niệm chức năng tổ chức. • Mô tả nội dung chức năng tổ chức. • Giải thích quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức. • Phân biệt các kiểu cơ cấu tổ chức và ưu, nhược điểm của mỗi kiểu cơ cấu tổ chức. • Giải thích quá trình phân quyền và tập quyền trong tổ chức. • Cho ví dụ về ủy quyền và giải thích các nguyên tắc ủy quyền. Hướng dẫn học Học viên cần tìm hiểu thêm các kiến thức về công tác tổ chức bằng cách: • Ôn lại Bài 1 – Tổng quan về quản lý/quản trị để có hiểu kỹ hơn về các khái niệm tổ chức, hiệu quả, các chức năng quản lý… • Ôn lại Bài 2 – Sự tiến triển của các tư tưởng quản trị phần quan điểm quản trị theo hành chính, mô hình tổ chức lý tưởng. • Tìm đọc một số tài liệu: Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, Nhà xuất bản thống kê, 1998: Chương 7; Những vấn đề cốt yếu của quản lý, Vũ Thiếu, Nhà xuất bản khoa học, 1999: Phần 3 để có thêm các kiến thức về công tác tổ chức và để có thể hoàn thành bài tập thực hành và trả lời các câu hỏi ôn tập của bài. • Thảo luận với giáo viên và học viên về các vấn đề chưa nắm rõ. Thời lượng • 12 tiết. Bài 5: Chức năng tổ chức 70 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Tình huống: Cơ cấu tổ chức siêu thị A&E Anh Cương sở hữu siêu thị A&E, chuyên bán thực phẩm và các hàng hóa khác. Sản phẩm ở siêu thị được trưng bày theo kiểu nhà kho. Anh Cương tuyển dụng 30 nhân viên và bố trí họ làm việc trong các khu vực chuyên môn hóa cao. Một số nhân viên chỉ xếp hàng lên giá từ xe tải, hoặc đưa các giá hàng về vị trí, và một số người khác lại xếp hàng từ giá vào các vị trí cụ thể. Anh Cương cũng phân công những người quản lý kiểm soát từng khu vực cụ thể.Ví dụ như người quản lý khu hàng về ô tô sẽ chịu trách nhiệm về tất cả các chức năng như kế toán, mua sắm, bán hàng… Cách sắp xếp này nhìn chung hoạt động trôi chảy, nhưng gần đây anh Cương nhận ra rằng nhân viên có vẻ buồn chán, nghỉ việc và bỏ việc nhiều. Hơn nữa anh Cương cũng thấy rằng những cố gắng để hoàn thành các dự án đặc biệt như tạo hệ thống thẻ “Người khách hàng thân thiết” gặp rất nhiều khó khăn do thiếu sự hợp tác và hiểu nhầm giữa các nhóm. Câu hỏi Nếu bạn là chủ siêu thị A&E, bạn sẽ thực hiện những điều chỉnh gì đối với cơ cấu tổ chức hiện tại của siêu thị để khắc phục những khó khăn trong việc tiến hành các dự án đặc biệt? Bài học này sẽ giúp bạn hiểu được quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức cho một doanh nghiệp cũng như các loại sơ đồ cơ cấu tổ chức được sử dụng phổ biến nhất, ưu nhược điểm của chúng. Bài 5: Chức năng tổ chức 71 5.1. Khái niệm, nội dung chức năng tổ chức 5.1.1. Khái niệm chức năng tổ chức Chức năng tổ chức nhằm thiết lập ra một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Khi nhà quản lý đã xác định được mục tiêu và lập kế hoạch để đạt được mục tiêu đó, nhà quản lý cần xây dựng cơ cấu tổ chức và nhân sự cho việc triển khai các hoạt động của kế hoạch. Bản chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản lý đạt được mục tiêu của nó. Nói cách khác, chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào. 5.1.2. Nội dung chức năng tổ chức Chức năng tổ chức bao gồm 2 nội dung chính: • Tổ chức cơ cấu là việc thiết kế một cấu trúc tổ chức vận hành hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức bao gồm việc thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý và xác định nhiệm vụ cho mỗi bộ phận trong cơ cấu. • Tổ chức quá trình là việc thiết kế quá trình quản lý bao gồm việc xác định mối quan hệ quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận và xây dựng nội quy, quy chế hợp tác nội bộ và giữa các bộ phận. 5.2. Tổ chức cơ cấu Tổ chức cơ cấu là việc xây dựng cơ cấu bộ máy quản lý bao gồm việc phân chia tổ chức thành những bộ phận khác nhau, xác định nhiệm vụ cho từng bộ phận. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, các nhà quản lý cần hiểu được khái niệm cơ cấu tổ chức quản lý và quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý. 5.2.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức quản lý Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối quan hệ qua lại và phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu chung đã xác định. 5.2.2. Tầm quản lý và cấp quản lý • Tầm quản lý: Tầm quản lý là số người và/hoặc bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát có hiệu quả. Tầm quản lý hay còn gọi là tầm hạn quản lý hay tầm hạn kiểm soát nói cách khác là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản lý có thể giao việc, hướng dẫn, lãnh đạo, kiểm tra một cách có hiệu quả. Bài 5: Chức năng tổ chức 72 • Cấp quản lý: Cấp quản lý là cấp được quyền ra quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định. Tầm quản lý là khái niệm quan trọng cần nắm được khi thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý vì tầm quản lý có liên quan và ảnh hưởng trực tiếp đến số tầng nấc trung gian hay số cấp quản lý trong cơ cấu bộ máy quản lý của tổ chức. Ví dụ, theo Stephen P.Robbins, nếu một doanh nghiệp có 4.096 nhân viên thừa hành và tầm quản lý trung bình của toàn doanh nghiệp là 4 thì số cấp quản lý là 6 và số lượng nhà quản lý là 1.365 người, còn nếu tầm quản lý trung bình là 8 thì số cấp quản lý giảm xuống chỉ còn là 4 cấp và số nhà quản lý là 585 người. Ta thấy rằng khi tầm quản lý tăng từ 4 lên 8 thì số lượng nhà quản lý trong tổ chức sẽ giảm đi 780 người (1.365 – 585). Thông thường các tổ chức sẽ cố gắng giảm bớt các tầng nấc trung gian hay số cấp quản lý vì điều nay làm gia tăng chi phí quản lý, rủi ro về sự chậm trễ và lệch lạc trong quá trình truyền đạt thông tin cũng tăng lên. Để làm được điều này cần gia tăng tầm quản lý của các nhà quản lý trong tổ chức. Tuy nhiên, tầm quản trị rộng hay hẹp cũng có những ưu, nhược điểm riêng bởi vậy mỗi nhà quản lý và mỗi tổ chức cần quyết định tầm quản lý tối ưu cho mình. Đánh giá Tầm quản lý rộng Tầm quản lý hẹp Ưu điểm • Giảm số cấp quản lý • Tiết kiệm chi phí quản lý • Tăng mức độ phân quyền của cấp trên cho cấp dưới • Theo dõi, hướng dẫn và đôn đốc công việc sát sao • Truyền đạt thông tin đến cấp dưới nhanh chóng Nhược điểm • Có thể gây tình trạng quá tải của nhà quản lý dẫn đến chậm trễ trong việc ra quyết định và truyền đạt thông tin đến các cấp dưới • Tăng số cấp quản lý • Số lượng nhà quản lý tăng lên dẫn tới tăng chi phí quản lý • Dễ xảy ra tình trạng cấp trên can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới • Truyền đạt thông tin giữa các cấp quản lý không nhanh chóng. Chú ý Cần phải có nhà quản lý giỏi • Các nhân tố ảnh hưởng đến tầm quản lý bao gồm: o Trình độ và năng lực của nhà quản lý o Trình độ và năng lực của cấp dưới o Ý thức của cấp dưới o Mối quan hệ giữa nhà quản lý với nhân viên và giữa các nhân viên o Tính chất phức tạp của công việc o Mức độ ổn định của công việc o Hệ thống thông tin quản lý của tổ chức Bài 5: Chức năng tổ chức 73 Tầm quản lý rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản lý có đầy đủ năng lực, khi cấp dưới có trình độ và ý thức cao, công việc ít phức tạp, có kế hoạch, ít thay đổi; và cấp dưới đã được phân quyền khá nhiều. Thêm vào đó, kỹ thuật thông tin hiện đại cũng giúp cho việc mở rộng quản lý mà nhà quản lý vẫn có thể thông đạt và kiểm soát hữu hiệu các thuộc cấp. Trái lại, nếu năng lực của nhà quản lý còn hạn chế, trình độ của cấp dưới cũng không cao, hoặc khi công việc của cấp dưới thường xuyên thay đổi, công việc không có kế hoạch, thì tầm hạn quản lý hẹp lại thích hợp hơn. 5.2.3. Quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức về cơ bản thực hiện theo quy trình sau: • Bước 1: Xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức. • Bước 2: Xác định các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu. • Bước 3: Phân chia tổ chức thành các bộ phận. • Bước 4: Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận để hình thành nên cơ cấu tổ chức. Khi triển khai quy trình này, nhà quản lý cần nắm được các cách phân chia tổ chức thành các bộ phận và các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý. Hình 5.1: Quy trình thiết kế cơ cấu tố chức 5.2.3.1. Phân chia tổ chức thành các bộ phận Phân chia tổ chức thành các bộ phận là việc nhóm các hoạt động có cùng tính chất hoặc cùng chức năng để hình thành nên các bộ phận. Các phương pháp phân chia bộ phận trong tổ chức: Phân chia theo chức năng, phân chia theo sản phẩm, phân chia theo khách hàng, phân chia theo lãnh thổ. • Phân chia theo chức năng Phân chia theo chức năng là việc nhóm các hoạt động có cùng tính chất chuyên môn để hình thành nên các bộ phận. o Ưu điểm: ƒ Sử dụng các chuyên gia cho từng chuyên môn. ƒ Thuận lợi trong đào tạo chuyên môn. ƒ Thuận lợi trong phối hợp nội bộ của các phòng ban. o Nhược điểm: ƒ Các bộ phận chức năng có thể quá tập trung vào mục tiêu bộ phận và coi nhẹ mục tiêu của toàn tổ chức. Xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức Xác định các hoạt động cần thiết Phân chia tổ chức thành các bộ phận Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bài 5: Chức năng tổ chức 74 ƒ Phức tạp trong phối hợp giữa các phòng ban và ra các quyết định liên quan đến nhiều phòng ban. ƒ Khó quy trách nhiệm và đánh giá kết quả công việc. • Phân chia theo sản phẩm Phân chia theo sản phẩm là việc nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số sản phẩm để hình thành nên các bộ phận. o Ưu điểm: ƒ Thuận tiện trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến một sản phẩm. ƒ Nhanh chóng ra quyết định liên quan đến một sản phẩm. ƒ Đánh giá được kết quả hoạt động của một hoặc một nhóm sản phẩm. o Nhược điểm: ƒ Các nhà quản lý có thể quá tập trung vào sản phẩm của mình và coi nhẹ mục tiêu tổng thể của tổ chức. ƒ Tăng chi phí hành chính và quản lý vì mỗi bộ phận (sản phẩm) lại có những bộ phận chức năng riêng của mình. • Phân chia theo khách hàng Phân chia theo khách hàng là việc nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số nhóm khách hàng để hình thành nên các bộ phận. o Ưu điểm: Sử dụng được những chuyên gia phù hợp với từng đối tượng khách hàng. o Nhược điểm: Tăng chi phí hành chính, quản lý cho việc phối hợp hoạt động giữa các bộ phận. • Phân chia theo lãnh thổ Phân chia theo lãnh thổ là việc nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số khu vực địa lý để hình thành nên các bộ phận. o Ưu điểm: ƒ Chú ý được các vấn đề địa phương. ƒ Liên hệ chặt chẽ hơn với các đại diện địa phương. ƒ Hiểu biết sâu hơn về nhu cầu, tâm lý khách hàng. ƒ Cơ sở để đào tạo các nhà quản lý cấp cao. o Nhược điểm: ƒ Tăng chi phí hành chính, quản lý cho việc phối hợp hoạt động giữa các bộ phận. ƒ Có tình trạng trùng lặp trong tổ chức. ƒ Cần nhiều nhà quản lý có năng lực tổng quát. 5.2.3.2. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý • Cơ cấu quản lý trực tuyến Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên tắc sau: các tuyến quyền hạn trong tổ chức là đường thẳng, mỗi cấp dưới chỉ chịu sự quản lý trực tiếp và nhận mệnh lệnh từ một cấp trên. Bài 5: Chức năng tổ chức 75 Hình 5.2: Cơ cấu quản lý trực tuyến o Ưu điểm: ƒ Quá trình trao đổi thông tin nhanh chóng; ƒ Chế độ trách nhiệm rõ ràng, dễ dàng quy trách nhiệm khi có sai lầm xảy ra; ƒ Đảm bảo nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh. o Nhược điểm: ƒ Không chuyên môn hóa do vậy nhà quản lý cần có kiến thức toàn diện; ƒ Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ; ƒ Dễ dẫn đến phong cách quản lý gia trưởng. Với những ưu nhược điểm như được trình bày, cơ cấu này chỉ phù hợp với những xí nghiệp có qui mô nhỏ, sản phẩm và công nghệ sản xuất sản phẩm không phức tạp. • Cơ cấu quản lý chức năng Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên tắc sau: Các bộ phận chức năng trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận trực tuyến trong phạm vi chuyên môn của mình. Hình 5.3: Cơ cấu quản lý chức năng Giám đốc Trưởng nhóm sản phẩm A Phụ trách kế toán Phụ trách đào tạo Phụ trách lễ tân Quản đốc Trưởng phòng Marketing Trưởng phòng Tài chính – Kế toán Trưởng phòng Nhân sự Trưởng phòng Hành chính Trưởng phòng Sản xuất Giám đốc cơ sở sản xuất Phân xưởng sản xuất bánh nướng Phân xưởng sản xuất kẹo Phân xưởng sản xuất bánh dẻo chay Phân xưởng sản xuất bánh đậu xanh Phân xưởng sản xuất bánh dẻo thập cẩm Phân xưởng sản xuất bánh dẻo Bài 5: Chức năng tổ chức 76 o Ưu điểm: ƒ Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực chuyên môn cụ thể do vậy chất lượng các quyết định được nâng cao. ƒ Không đòi hỏi các nhà quản lý có kiến thức toàn diện. o Nhược điểm: ƒ Bộ phận thừa hành nhận mệnh lệnh từ nhiều phòng, ban khác nhau. ƒ Các bộ phận có thể chạy theo thành tích riêng. ƒ Thiếu sự chú trọng đến mục tiêu của toàn bộ tổ chức. ƒ Chế độ trách nhiệm không rõ ràng. Nhược điểm nổi bật của kiểu cơ cấu này là vi phạm nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh bởi vậy kiểu cơ cấu này chỉ mang tính lý thuyết, ít thấy trong thực tế. • Cơ cấu quản lý trực tuyến – chức năng Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên tắc sau: các bộ phận chức năng không trực tiếp ra quyết định cho các bộ phận trực tuyến mà chủ yếu làm nhiệm vụ tham mưu trong quá trình ban hành và thực hiện các quyết định thuộc phạm vi chuyên môn của mình. Hình 5.4: Cơ cấu quản lý trực tuyến – chức năng o Ưu điểm: ƒ Đảm bảo tính thống nhất trong mệnh lệnh; ƒ Chuyên môn hóa; ƒ Giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý cấp cao; ƒ Xác định tương đối rõ quyền hạn và trách nhiệm. o Nhược điểm: ƒ Ý kiến chuyên môn chỉ là tham khảo, nhà quản lý cần có kiến thức toàn diện và tính quyết đoán cao. ƒ Hạn chế sự phát huy của các kiến thức chuyên môn. • Cơ cấu quản lý ma trận Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên tắc sau: các bộ phận chức năng giúp việc cho nhà quản lý cấp cao trong các công việc thuộc chức năng. Các bộ phận trực thuộc tổ chức khác tương đối độc lập, kết cấu theo các kiểu cơ cấu trên. Giám đốc Trưởng phòng Marketing Trưởng phòng tài chính – kế toán Trưởng phòng hành chính Trưởng phòng nhân sự Phân xưởng BPhân xưởng A Phân xưởng C Bài 5: Chức năng tổ chức 77 Giám đốc Trưởng phòng Sản xuất Trưởng phòng Nhân sự Trưởng phong Tài chính – Kế toán Trưởng phòng Marketing Trưởng dự án A Trưởng dự án B Trưởng dự án C Hình 5.5: Cơ cấu quản lý ma trận o Ưu điểm: ƒ Tổ chức linh động, cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án. ƒ Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả. ƒ Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động. ƒ Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng. o Nhược điểm: ƒ Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa nhà quản lý cấp cao nhất và trưởng các dự án, đơn vị kinh doanh. ƒ Đòi hỏi nhà quản lý cấp cao cần phải tạo ra ảnh hưởng lớn. 5.2.4. Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức Xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý cần đảm bảo các nguyên tắc sau: • Nguyên tắc mục tiêu: Mục tiêu là cơ sở để xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý của tổ chức; • Nguyên tắc xác định theo chức năng: Các bộ phận cần rõ ràng về mục tiêu, hoạt động, quyền hạn, các mối quan hệ. • Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn: Quyền hạn được giao phải tương ứng với trách nhiệm. Nguyên tắc này có thể được diễn đạt cách khác là nguyên tắc “cân đối”, cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm. • Nguyên tắc bậc thang: Các tuyến quyền hạn phải rõ ràng. • Nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh: Mỗi cấp dưới chịu sự chỉ huy trực tiếp từ một cấp trên duy nhất. Cơ cấu tổ chức cần được thiết kế để đảm bảo mỗi cấp dưới không nhận mệnh lệnh từ hai cấp trên để tránh tình trạng không thống nhất trong mệnh lệnh, dẫn đến không biết nghe ai. • Nguyên tắc hiệu quả: Cơ cấu tổ chức cần đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm chi phí quản lý và chi phí vận hành tổ chức. • Nguyên tắc linh hoạt: Cơ cấu tổ chức cần đảm bảo tính linh hoạt trong hoạt dộng của tổ chức và giúp tổ chức ứng phó linh hoạt với những biến động của môi trường. Bài 5: Chức năng tổ chức 78 5.3. Tổ chức quá trình quản lý Tổ chức quá trình là việc thiết kế quá trình quản lý, bao gồm việc xác định mối quan hệ quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận và xây dựng nội quy, quy chế hợp tác nội bộ và giữa các bộ phận. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, các nhà quản lý cần nắm được khái niệm, quyền hạn và cách thức phân chia quyền hạn trong tổ chức, cụ thể là phân quyền, tập quyền và ủy quyền. 5.3.1. Khái niệm, phân loại quyền hạn • Khái niệm quyền hạn: Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình ra quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí quản lý nhất định. Lý luận cũng như thực tiễn luôn chỉ ra rằng, hiệu quả của quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định trong quản lý phụ thuộc rất nhiều vào việc phân quyền, ủy quyền, cùng việc xác định quyền hạn cho mỗi cá nhân, bộ phận trong một tổ chức. Nghiên cứu cách sử dụng khoa học về quyền hạn và trách nhiệm có ý nghĩa rất to lớn trong việc nâng cao hiệu quả của việc tổ chức và thực hiện các quyết định quản lý. Quyền hạn nảy sinh từ nhu cầu của quản lý và sự phân công của tổ chức. Quyền hạn là công cụ của nhà quản lý, gắn liền với một vị trí quản lý nhất định. Tuy nhiên, quyền hạn do tổ chức quy định chỉ có ý nghĩa thực tế khi quyền hạn đó được sự chấp nhận của cấp dưới. Nếu cấp dưới không tôn trọng quyền hạn của nhà quản lý mà biểu hiện là không tuân thủ các quyết định của nhà quản lý thì quyền hạn đó chỉ mang tính lý thuyết. Nhà xã hội học người Đức, Max Weber, cho rằng quyền hạn của nhà quản trị chỉ có ý nghĩa khi có đủ 3 yếu tố: o Có sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ; o Cấp dưới thừa nhận quyền hạn của cấp trên; o Bản thân nhà quản lý có khả năng chuyên môn và phẩm chất khiến cấp dưới tin tưởng. Nếu không có đầy đủ ba yếu tố trên, quyền hạn của nhà quản lý sẽ không có sức mạnh và khó phát huy hiệu lực. • Phân loại quyền hạn Khi xác định mối quan hệ quyền hạn của các nhà quản lý và các bộ phận trong tổ chức, cần quy định rõ phạm vi quyền hạn. Căn cứ trên phạm vi ra quyết định, quyền hạn có thể được phân loại thành: o Quyền hạn trực tuyến: là quyền ra quyết định và kiểm soát trực tiếp hoạt động của cấp dưới. o Quyền hạn chức năng: là quyền ra quyết định và kiểm soát hoạt động của các nhân viên ở bộ phận khác trong phạm vi được giao phó quyền hạn và phạm vi chuyên môn cụ thể (ví dụ: để thực hiện một bước trong quy trình nhân sự, kế toán, bán hàng,…) o Quyền hạn tham mưu: là quyền đưa ra ý kiến tư vấn cho các nhà quản lý trực tuyến mà họ có mối quan hệ tham mưu. Bài 5: Chức năng tổ chức 79 5.3.2. Phân quyền và tập quyền Một trong những nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức chính là mức độ tập quyền hay mức độ phân quyền của nhà quản lý cấp cao cho các nhà quản lý cấp thấp hơn. Phân quyền là quá trình phân chia quyền lực và quyền hạn trong tổ chức cho cán bộ quản lý cấp thấp hơn. Ngược lại với xu hướng phân quyền là tập quyền, tập trung và duy trì quyền lực và quyền hạn trong tổ chức vào tay các nhà quản lý cấp cao. Mục đích của việc phân quyền chủ yếu là nhằm tạo điều kiện cho tổ chức ứng phó kịp thời, nhanh chóng và phù hợp với những yêu cầu của tình hình. Nếu không phân quyền, mọi việc đều phải đưa cho nhà quản lý cấp cao nhất quyết định thì sẽ chậm trễ và có thể không đáp ứng kịp các đòi hỏi của thực tế. Việc phân quyền càng cần thiết khi quy mô, lĩnh vực và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp càng mở rộng. Ngoài ra, phân quyền cũng nhằm giải phóng bớt khối lượng công việc cho nhà quản lý cấp cao, đồng thời cũng tạo điều kiện đào tạo các nhà quản lý cấp trung gian và cấp thấp, chuẩn bị thay thế các nhà quản trị cấp cao hơn khi cần thiết. 5.3.3. Ủy quyền • Khái niệm ủy quyền: Ủy quyền là giao phó quyền hạn và trách nhiệm cho người khác để họ thay quyền thực hiện những công việc nhất định. Ủy quyền giúp cho người quản lý: o Đưa ra những quyết định sáng suốt hơn o Tận dụng tối đa quỹ thời gian o Quản lý được một nhóm có đông thành viên o Nâng cao hiệu quả công việc • Quy trình ủy quyền Quy trình ủy quyền bao gồm những bước cơ bản sau: o Bước 1: Xác định kết quả mong muốn. o Bước 2: Chọn người và giao nhiệm vụ o Bước 3: Giao quyền hạn và các điều kiện cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ đó o Bước 4: Yêu cầu người được ủy quyền cam kết o Bước 5: Theo dõi và đánh giá Hình 5.6: Quy trình ủy quyền • Nguyên tắc ủy quyền Để việc ủy quyền thật sự có giá trị và mang lại hiệu quả, khi ủy quyền cần phải tuân theo các nguyên tắc sau: o Nguyên tắc ủy quyền theo mục tiêu: ủy quyền phải là công cụ để thực hiện mục tiêu, phải được xác định theo kết quả mong muốn. Xác định kết quả mong muốn Chọn người và giao nhiệm vụ Giao quyền hạn Cam kết trách nhiệm Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Theo dõi và đánh giá Bước 5 Bài 5: Chức năng tổ chức 80 o Nguyên tắc ủy quyền theo chức năng: nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải được xác định rõ ràng. o Nguyên tắc bậc thang: tuyến quyền hạn từ nhà quản lý cao nhất đến nhà quản lý thấp nhất trong tổ chức phải được xác định rõ ràng, việc ủy quyền thường do cấp trên ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp và cấp dưới cũng cần biết rằng với những vấn đề vượt quá phạm vi quyền hạn của họ thì phải được trình báo cho ai. o Nguyên tắc về sự tương ứng giữa quyền hạn và trách nhiệm: quyền hạn được giao cần tương xứng đủ để hoàn thành mục tiêu (Việc giao quyền là nhằm cho người khác có khả năng thực hiện được công việc. Nếu việc giao quyền mà người được giao không thể thực hiện được thì công việc ủy quyền này là vô nghĩa, do đó cần phải ủy quyền tương xứng với công việc và tạo điều kiện cho họ thực hiện công tác được giao). o Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm: sự ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người được ủy quyền. • Một số chú ý khi thực hiện việc ủy quyền: o Thực sự giao quyền cho cấp dưới để họ hoàn thành nhiệm vụ. o Xây dựng và duy trì hệ thống thông tin mở giữa cấp trên và cấp dưới. o Cấp trên phải thực sự nắm được mục tiêu, yêu cầu của công việc, năng lực, ý thức của nhân viên. o Cấp trên phải tin tưởng và cho phép cấp dưới mắc sai lầm. o Thiết lập hệ thống kiểm tra để đánh giá hiệu quả việc ủy quyền. Không có ủy quyền vĩnh viễn. o Ủy quyền bằng văn bản. Ủy quyền tạo điều kiện cho cấp dưới được rèn luyện trong nhiệm vụ mới, đó là cơ sở để lựa chọn, đề bạt những người có năng lực vào những vị trí cần thiết trong bộ máy quản trị. Sự ủy quyền phải được tiến hành một cách có ý thức từ cả hai phía.Về phía người ủy quyền, nhà quản lý phải tin cậy vào cấp dưới, sẵn sàng hướng dẫn, chia sẻ và cho phép cấp dưới có những sai sót ở mức độ nhất định, đồng thời phải có sự kiểm tra đôn đốc thường xuyên; cấp dưới khi được ủy quyền phải thấy được trách nhiệm và những giới hạn trong quyền lực để không trở thành người lạm quyền gây thiệt hại cho tổ chức. Bài 5: Chức năng tổ chức 81 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • Chức năng tổ chức nhằm thiết lập ra một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức. • Chức năng tổ chức bao gồm 2 nội dung chính là tổ chức cơ cấu và tổ chức quá trình. • Có nhiều cách phân chia bộ phận trong tổ chức: theo chức năng, sản phẩm, khách hàng, lãnh thổ. • Nhà quản lý có thể xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý của mình dựa trên các kiểu cơ cấu trực tuyến, chức năng, trực tuyến – chức năng, ma trận. • Ủy quyền đúng cách giúp gia tăng hiệu quả quản lý, bởi vậy nhà quản lý cần sử dụng thành thạo công cụ này. Bài 5: Chức năng tổ chức 82 BÀI TẬP THỰC HÀNH 1. Hãy vẽ một sơ đồ mô tả một tổ chức chính thức của một doanh nghiệp nào đó mà bạn biết. Sơ đồ này giúp gì hay còn có gì trở ngại cho việc xác lập môi trường để thực hiện nhiệm vụ? 2. Tại sao một số nhà quản trị không muốn ủy quyền cho cấp dưới của họ? Trong những trường hợp nào thì doanh nghiệp nên tập trung quyền lực và trường hợp nào thì nên phân tán? Cho ví dụ cụ thể. 3. Hãy tổ chức cuộc đi chơi dã ngoại của gia đình bằng cách áp dụng phần đã trình bày ở bài này. 4. Hãy đến thăm một doanh nghiệp may mặc, một ngân hàng và một công ty sản xuất kinh doanh công nghệ cao. Hãy tìm hiểu sơ đồ cơ cấu tổ chức của các công ty này và cho biết những ưu điểm và nhược điểm của các cơ cấu tổ chức này trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ được giao. 5. Hãy mô tả một quá trình ủy quyền của một hoạt động nào đó của một công ty mà bạn quen biết. Hãy đánh giá hiệu quả của quá trình ủy quyền này. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Công tác tổ chức là gì? Công tác tổ chức có vai trò như thế nào trong quá trình quản lý một tổ chức? 2. Công tác tổ chức bao gồm những công việc gì? Hãy phân biệt các công việc đó 3. Cơ cấu tổ chức là gì? Hãy nêu đặc điểm của một cơ cấu tổ chức 4. Hãy trình bày các nguyên tắc xây dựng một cơ cấu tổ chức. 5. Hãy mô tả cách thức các nhà quản lý phân chia bộ phận các công việc của họ. 6. Khái niệm chuỗi mệnh lệnh và tầm mức quản lý được áp dụng trong chức năng tổ chức như thế nào? 7. Thế nào là một hệ thống quyền lực tập quyền? Ứng dụng của hệ thống quyền lực này. 8. Thế nào là một hệ thống quyền lực phân quyền? Ứng dụng của hệ thống quyền lực này. 9. Hãy trình bày các nguyên tắc phân quyền trong quản lý. 10. Trong trường hợp nào cơ cấu tổ chức giản đơn được ưu tiên áp dụng? 11. Cơ cấu tổ chức theo chức năng có những ưu và nhược điểm gì? 12. Sự khác biệt của sơ đồ tổ chức kiểu ma trận và các sơ đồ tổ chức khác là gì?