Căn bản về phần mềm kế toán 1A

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán 1A CĂN BẢN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1A Các nội dung chính 1. Làm quen với phần mềm Kế toán 1A 1.1. Đặc điểm công việc kế toán với phần mềm Kế toán 1A 1.2. Giao diện làm việc và các thành phần chức năng chính 1.3. Khai báo thông tin doanh nghiệp 1.4. Khai báo các danh mục đối tượng 1.5. Khai báo các kỳ hạch toán 2. Tổ chức hệ thống tài khoản trong Kế toán 1A 2.1. Đặc điểm sử dụng các tài khoản kế toán. 2.2. Chức năng quản lý, thiết lập hệ thống tài khoản 2.3. Các thuộc tính của tài khoản 2.4. Hệ thống tài khoản mặc định của phần mềm 2.5. Nhập số dư ban đầu các tài khoản 3. Nhập và quản lý chứng từ 3.1. Phân loại và quản lý chứng từ trong Kế toán 1A 3.2. Lập chứng từ ở màn hình Chứng từ trong kỳ 3.3. Chức năng lập nhanh chứng từ khi đang xem sổ kế toán. 3.4. Nội dung các màn hình nhập chứng từ 3.5. Thao tác ở màn hình lập chứng từ 3.6. In chứng từ 3.7. Bảng chỉ dẫn cách sử dụng các màn hình nhập chứng từ 3.8. Tùy chỉnh các màn hình nhập chứng từ * 4. Các Sổ kế toán 4.1. Giao diện làm việc với sổ kế toán 4.2. Các sổ kế toán phân tích 5. Các Báo cáo kế toán 5.1. Giao diện làm việc với các báo cáo 5.2. Đặc điểm của các báo cáo tài chính 5.3. Điều chỉnh biểu mẫu Báo cáo tài chính 1. Làm quen với Kế toán 1A 1.1. Đặc điểm công việc kế toán với phần mềm Kế toán 1A Phần mềm Kế toán 1A hỗ trợ người làm kế toán tổ chức và vận hành một hệ thống kế toán toàn diện theo các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, phù hợp với các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành. Điểm khác biệt ở phần mềm là tất cả các xử lý nghiệp vụ để hoàn tất một kỳ kế toán đều do phần mềm thực hiện hoàn toàn tự động và theo một quy trình thống nhất, gọi là quy trình tự động hoàn tất số liệu. Quy trình này do người dùng kiểm soát, điều khiển bằng chức năng Kết chuyển cuối kỳ và gồm các bước sau: n Tính giá xuất kho; o Trích khấu hao TSCĐ, phân bổ CDCC và các chi phí 142, 242.. p Tính lương, BHXH, BHYT, Thuế TNCN q Tính giá thành sản phẩm dịch vụ; r Xử lý chênh lệch tỷ giá ngoại tệ; s Kết chuyển khóa sổ, xác định kết quả kinh doanh Nhờ có đầy đủ các xử lý tự động, công việc kế toán với phần mềm thực sự rất dễ dàng và thuận tiện, và chỉ gồm các bước như sau: n o p Lập chứng từ, định khỏan và Ghi sổ Thực hiện tự động hòan tất số liệu bằng chức năng Kết chuyển cuối kỳ Xem và in sổ sách, báo cáo Quy trình tự động hoàn tất số liệu cũng sử dụng khi người dùng bố sung hoặc chỉnh sửa các chứng từ gốc. Nếu khi xem sổ kế toán mà phát hiện có sai sót, thì điều chỉnh như sau: n o p Điều chỉnh chứng từ Thực hiện tự động hòan tất số liệu bằng chức năng Kết chuyển cuối kỳ Xem và in sổ sách, báo cáo với số liệu mới Ngoài ra, để hỗ trợ người sử dụng trong việc kiểm tra và điều chỉnh số liệu kế toán, trong phần mềm có thiết kế các sổ kế toán đặc biệt với các tính năng sắp xếp/tìm kiếm nhanh, tra cứu, đối chiếu tổng hợp-chi tiết, truy xuất và chỉnh sửa chứng từ … rất thuận tiện và hiệu quả. Các sổ này được gọi là các sổ kế toán phân tích. 1.2. Giao diện làm việc và các thành phần chức năng chính Sau khi khởi động và đăng nhập, màn hình làm việc của Kế toán 1A xuất hiện với các thành phần chính như sau Menu chính – có các menu chức năng sau ƒ Cơ sở dữ liệu: ở đây có các chức năng Tạo dữ liệu mới, Mở dữ liệu kế toán, Sao lưu/Phục hồi dữ liệu, Cập nhật/Nâng cấp cơ sở dữ liệu, … ƒ Nghiệp vụ - các nghiệp vụ kế toán: Nhập số dư ban đầu, Lập chứng từ, Tính khấu hao, Phân bổ CCDC, phân bổ chi phí trả trước, Tính giá xuất kho, Tính lương, Tính giá thành, Kết chuyển tự động ƒ Danh mục – các danh mục đối tượng sử dụng trong hạch toán: Nhân viên, Khách hàng đối tác, Vật tư hàng hóa, Tài sản cố định, … ƒ Sổ kế toán và Báo cáo – Xem các sổ sách, báo cáo kế toán. ƒ Thiết lập – khai báo, tổ chức hệ thống kế toán: Thông tin doanh nghiệp, Chính sách kế toán, Hệ thống tài khoản, Danh sách các màn hình nhập chứng từ, Tổ chức Phần hành kế toán, Điều chỉnh công thức các chỉ tiêu Báo cáo tài chính Toolbar Nghiệp vụ - truy cập nhanh các chức năng nghiệp vụ Toolbar Sổ kế toán – mở nhanh các sổ kế toán Thanh hệ thống – hiển thị và cho phép điều chỉnh nhanh các tham số hệ thống ƒ Bấm đôi chuột vào ô Kỳ làm việc để mở chức năng quản lý các kỳ hạch toán ƒ Bấm đôi chuột vào ô Tỷ giá để khai báo tỷ giá 1.3. Khai báo thông tin doanh nghiệp Thông tin doanh nghiệp dùng để in trên chứng từ, sổ sách và chỉnh sửa được 1. trên menu Thiết lập chọn Thông tin doanh nghiệp 2. Bấm nút Lưu để lưu lại các thông tin khai báo. 1.4. Khai báo các danh mục đối tượng Việc khai báo và sử dụng các danh mục đối tượng tương tự nhau, và như các bước khai báo danh mục Khách hàng và đối tác dưới đây. 1. trên menu Danh mục, chọn Khách hàng và đối tác Thêm một khách hàng vào danh mục 1. bấm Thêm để thêm dòng mới trên danh mục, dấu nháy đợi sẵn ở ô Mã khách hàng, nhập lần lượt Mã khách hàng, Tên khách hàng, Mã số thuế. 2. Gõ Enter khi nhập xong một ô để chuyển sang nhập ô tiếp theo 3. Dùng phím Alt + L để lưu các thông tin đã nhập Sửa các thông tin trên danh mục 1. Dùng phím Tab hoặc các phím Í, Î, Ï, Ð để di chuyển đến ô cần sửa 2. Gõ Enter hoặc F2 để sửa ô này (sửa ngay trên danh mục) Các phím tắt hay dùng khi làm việc với các danh mục đối tượng Alt + T Thêm đối tượng Alt + L Lưu Alt + N Đóng danh mục Alt + X Xóa đối tượng Alt + K Không lưu * Đọc danh sách khách hàng từ file Excel (Xem Hướng dẫn Import – Export các danh mục) 1.5. Khai báo và chọn kỳ làm việc (F8) Chức năng Kỳ làm việc sử dụng để khai báo và quản lý các kỳ làm việc theo tháng. Với mỗi kỳ kế toán tháng thì cần thực hiện các bước theo quy trình kế toán chung: nhập chứng từ, tự động hoàn tất số liệu và chuyển số dư sang kỳ sau. Khi bắt đầu mỗi năm tài chính thì cần khai báo các tháng của năm đó (có thể hiểu như thao tác mở sổ cho kỳ mới). Để khai báo các kỳ, thì vào menu Nghiệp vụ và chọn Kỳ làm việc (hoặc bấm đôi chuột vào ô Kỳ làm việc trên thanh hệ thống ở bên dưới màn hình làm việc). Để nhập chứng từ vào tháng nào, phải chọn kỳ làm việc là tháng đó Để nhập số dư đầu kỳ, thì chọn kỳ làm việc là kỳ đầu tiên sử dụng phần mềm. 2. Tổ chức hệ thống tài khoản 2.1. Đặc điểm của tài khoản trong phần mềm Tài khoản của phần mềm Kế toán 1A được thiết kế để phuc vụ cho kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Tài khoản có các tính chất quan trọng là: ; Tài khoản có thể được chi tiết theo đối tượng ; Tài khoản có thể được chi tiết theo ngoại tệ ; Tài khoản có thể theo dõi chi tiết số lượng Các tính chất trên có thể được sử dụng kết hợp cho một tài khoản để đáp ứng yêu cầu hạch toán chi tiết trong thực tế. Ví dụ tài khoản 131.Phải thu khách hàng ở các đơn vị có họat động xuất nhập khẩu, thì cần có đồng thời cả 2 tính chất: chi tiết theo đối tượng (khách hàng) và theo ngoại tệ Vận dụng các tính chất của tài khoản cho phép người kế toán dễ dàng tổ chức hệ thống tài khoản để đáp ứng các yêu cầu hạch toán của đơn vị. Khi định nghĩa các tính chất cho các tài khoản, thì hệ thống chứng từ và sổ kế toán cũng đã sẵn sàng cho việc nhập dữ liệu và in sổ chi tiết theo mẫu phù hợp mà không phải chỉnh sửa gì. 2.2. Chức năng thiết lập và quản lý hệ thống tài khoản Để xem và thiết lập nội dung hạch toán của các tài khoản, thì vào menu Thiết lập và chọn Hệ thống tài khoản. Cách xem và sửa một tài khoản: Chọn 1 tài khoản ở danh sách bên trái, thì phần bên phải sẽ hiển thị các thông tin về tài khoản. Sửa trực tiếp thông tin tài khoản tại đây, sau khi sửa cần nhấn nút Lưu Cách mở thêm tài khoản, tiểu khoản: Chọn 1 tài khoản trên danh mục và nhấn nút Thêm để tạo tài khoản cùng cấp, hoặc nút Thêm cấp con để tạo tài khoản con (tiểu khoản) của tài khoản này. Sắp xếp hệ thống tài khoản: Bấm chuột vào nút để bật chế độ sửa danh mục hệ thống tài khoản, rồi dùng chuột kéo/thả tài khoản trên danh mục. 2.3. Các thuộc tính của tài khoản Số hiệu và Tên tài khoản: Có thể đặt số hiệu và tên gọi tùy ý, nhưng các tài khoản trong bảng thì nên sử dụng số hiệu và tên gọi theo quy ước của Chế độ kế toán Loại tài khoản Dùng để phân loại các tài khoản cho mục đích xem một số bảng biểu kế toán theo loại, không ảnh hưởng tới nội dung hạch toán của tài khoản. Loại tài khoản “Tài khoản ngoài bảng” dùng để phân biệt các tài khoản ngoài bảng. Đối tượng theo dõi – dùng để mở sổ chi tiết theo đối tượng cho tài khoản Là danh mục các đối tượng chi tiết (ví dụ nhân viên, khách hàng, đối tác …), theo đó sẽ mở các sổ chi tiết theo đối tượng để hạch toán. Một tài khoản chỉ mở sổ chi tiết theo một danh mục đối tượng. Trong phần mềm Kế toán 1A đã có các danh mục phổ biến trong thực tế ở các doanh nghiệp, tuy nhiên người sử dụng vẫn có thể tự bổ sung các danh mục mới theo đặc thù kế toán. Để bổ sung danh mục mới, chỉ cần vào menu Thiết lập, chọn Đối tượng quản lý, sau đó tại danh sách các danh mục vừa xuất hiện, nhấn nút Thêm để tạo mới 1 danh mục đối tượng, khai báo tên cho danh mục đối tượng mới này và nhấn Lưu. Tài khoản mở chi tiết theo đối tượng phải là tài khoản không có tài khoản con. Trường hợp mở thêm các tài khoản con cho một tài khoản đang được khai báo là có đối tượng, thì cần khai báo bỏ đối tượng chi tiết của tài khoản này. Ví dụ tài khoản 142.Chi phí trả trước ngắn hạn cần mở các tài khoản con là 1421. Chí phí trả trước đang phân bổ và 1428.Chi phí trả trước ngắn hạn khác. Sau khi mở các tài khoản con, thì tài khoản 142 cần thiết lập lại, bỏ không chi tiết theo đối tượng nữa. Cách mở sổ/bỏ sổ chi tiết đối tượng cho tài khoản Để mở sổ chi tiết cho tài khoản theo một danh mục đối tượng thì làm như sau: 1. chọn tài khoản ở danh sách bên trái 2. chọn danh mục ở ô Tên đối tượng ở phần thông tin tài khoản bên phải. Nếu tài khoản đang có đối tượng chi tiết, mà muốn bỏ không theo dõi chi tiết nữa, thì cần đặt con trỏ vào ô Tên đối tượng rồi dùng phím Delete xóa trắng ô này. Chi tiết theo dõi Tài khoản có thể được theo dõi chi tiết theo đối tượng, chi tiết theo ngoại tệ, chi tiết số lượng, hoặc đồng thời chi tiết theo nhiều yếu tố (đối tượng+ngoại tệ, đối tượng+số lượng). Phụ thuộc vào khai báo ở ô Chi tiết theo dõi của tài khoản, mà Kế toán 1A sẽ tự động thực hiện các xử lý nghiệp vụ cần thiết như: ƒ Nếu tài khoản được khai báo là có theo dõi ngoại tệ, thì phần mềm sẽ tự động tính tỷ giá ghi sổ khi lập bút toán liên quan tới tài khoản này (bút toán ngoại tệ) và tự động tính lãi lỗ chênh lệch tỷ giá cho tất cả sổ chi tiết của tài khoản này khi thực hiện chức năng Tính Lãi/Lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ . ƒ Nếu tài khoản được khai báo là có theo dõi số lượng (tài khoản vật tư hàng hóa tồn kho), thì khi ghi sổ một bút toán liên quan tới tài khoản (chính là bút toán nhập/xuất vật tư hàng hóa) phần mềm sẽ yêu cầu chỉ ra 1 kho, đồng thời với các bút toán ghi Có (bút toán xuất kho vật tư hàng hóa) thì phần mềm sẽ tự động tính giá xuất kho theo phương pháp lựa chọn. Chi tiết theo dõi của tài khoản được chọn theo Bảng hướng dẫn khai báo ô Chi tiết theo dõi cho tài khoản sau đây Bảng hướng dẫn khai báo ô Chi tiết theo dõi cho tài khoản Tính chất tài khoản Diễn giải Chi tiết đối tượng Chi tiết số lượng Chi tiết ngoại tệ Khai báo ở ô “Chi tiết số dư” Tài khoản thông thường, không mở sổ chi tiết theo đối tượng (1111,1331,333111, 5158, 6358,..) - - - 1. Không đối tượng, không ngoại tệ Tài khoản mở sổ chi tiết theo từng loại ngoại tệ. (Ví dụ: 1112.Tiền mặt ngoại tệ) - - ; 2. Không đối tượng, có ngoại tệ Tài khoản mở sổ chi tiết theo đối tượng, nhưng không theo dõi ngoại tệ (1121, 141, 142, 154, 211, 214, 242..) ; - - 3. Có đối tượng, không ngoại tệ Tài khoản mở chi tiết theo từng đối tượng và từng loại ngoại tệ (1122,131,311,315,331,341…) ; - ; 4. Có đối tượng, có ngoại tệ Tài khoản mở sổ chi tiết theo đối tượng và theo dõi chi tiết thanh toán bù trừ từng chứng từ phát sinh (* Hạn chế sử dụng. Chỉ sử dụng trong các phiên bản cũ của Kế toán 1A) ; - ; 5. Có đối tượng, có ngoại tệ, có chứng từ. Tài khoản hàng tồn kho (001, 002, 151, 152, 153, 155, 156, 157 …) ; ; - 6. Có đối tượng, có số lượng Kiểu số dư của tài khoản: - Không theo dõi số dư: các tài khoản này chỉ ghi nhận số phát sinh trong kỳ kế toán mà không tính số dư và không kết chuyển số dư (nếu có) sang kỳ tiếp theo. Đây là thuộc tính đặc biệt, chỉ sử dụng cho các tài khoản ngòai bảng. - Dư bên Nợ, Dư bên Có: luôn hiển thị số dư bên Nợ, hoặc bên Có theo khai báo. Nếu khai báo hiển thị số dư bên Nợ, thì số dư bên Có sẽ được hiện thị số âm. - Dư bên Lớn: tùy vào thực tế phát sinh của tài khoản, dư bên nào thì hiển thị bên đó. - Dư 2 bên: tài khoản dư 2 bên (ví dụ các tài khoản công nợ). 2.4. Hệ thống tài khoản mặc định của phần mềm Ngay sau khi cài đặt, trong phần mềm đã có một hệ thống tài khoản đầy đủ để có thể sử dụng ngay để hạch toán. Hệ thống tài khoản này được tổ chức theo yêu cầu Chế độ kế toán và các yêu cầu kế toán chi tiết phổ biến nhất trong thực tế. Người sử dụng chỉ cần kiểm tra lại nội dung hạch toán của các tài khoản và điều chỉnh nếu cần thiết. Trong cấu hình CSDL theo QĐ48, thì nội dung hạch toán của các tài khoản quan trọng được thiết lập như sau: Nội dung hạch toán chi tiết Số hiệu Tên tài khoản Đối tượng chi tiết Theo dõi số lượng Ngoại tệ Kiểu số dư Ghi chú 111 Tiền mặt Nợ 1111 Tiền mặt VND - - - Nợ Tài khoản thông thường 1112 Ngoại tệ - - ; Nợ Tự động tính tỷ giá ghi sổ CLTG 112 Tiền gửi ngân hàng Nợ 1121 Tiền gửi VND Các tài khoản tiền gửi nội tệ - - Nợ 1122 Tiền gửi ngoại tệ Các tài khỏan tiền gửi ngoại tệ - ; Nợ Tự động ính tỷ giá ghi sổ và chênh lệch tỷ giá 131 Phải thu khách hàng Khách hàng - ; 2 bên Tính tỷ giá ghi sổ và chênh lệch tỷ giá 133 Thuế GTGT được khấu trừ - Bên lớn 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của HHDV - - - Nợ 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ - - - Nợ 141 Tạm ứng Nhân viên - - Bên Lớn Chi tiết theo từng nhân viên tạm ứng 142 Chi phí trả trước ngắn hạn - - - Nợ 1421 Chi phí trả trước ngắn hạn đang phân bổ Các khoản (Thẻ) chi phí phân bổ, các lô CCDC - - Nợ Tự động phân bổ theo thời gian hoặc theo sản lượng 1428 Chi phí trả trước khác - - - Nợ Khai báo theo mục đích sử dụng của người dùng 152 Nguyên vật liệu Vật tư-hàng hóa ; - Nợ Tự động tính giá xuất kho 153 Công cụ dụng cụ Vật tư-hàng hóa ; - Nợ Tự động tính giá xuất kho 154 Chi phí SXKD dở dang Đối tượng tính giá thành ; - Nợ Tự động tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm 155 Thành phẩm Vật tư-hàng hóa ; - Nợ Tự động tính giá xuất kho 156 Hàng hóa Vật tư-hàng hóa ; - Nợ Tự động tính giá xuất kho 157 Hàng gửi bán Vật tư-hàng hóa ; - Nợ Tự động tính giá xuất kho 211 Nguyên giá tài sản cố định Tài sản cố định - - Nợ 214 Hao mòn tài sản cố định - - Có Tự động trích khấu hao và phân bổ khấu hao 242 Chi phí trả trước dài hạn Các khoản CP trả trước dài hạn, các lô CCDC xuất dùng - - Nợ Tự động phân bổ 311 Vay ngắn hạn Các khoản tiền vay - ; Có Tự động tính CLTG 315 Vay dài hạn đến hạn phải trả Các khoản tiền vay - ; Có Tự động tính CLTG 331 - - - 2 bên 3311 Phải trả người bán hàng hóa dịch vụ Nhà cung cấp - ; 2 bên Tự động tính CLTG 3312 Phải trả người bán (Hoạt động đầu tư) Nhà cung cấp - ; 2 bên Tự động tính CLTG 333 Thuế - - - 2 bên 3331 Thuế GTGT - - - 2 bên 333111 Thuế GTGT đầu ra - - 333112 Thuế GTGT đầu ra - - Chi tiết cho mục đích xác định chỉ tiêu của BC Lưu chuyển tiền tệ 33312 Thuế GTGT nhập khấu - - 511 Doanh thu - - - Có 5111 Doanh thu bán hàng Vật tư hàng hóa - - Có Chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng 5112 Doanh thu bán các thành phẩm Vật tư, hàng hóa - - Có Chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ Dịch vụ, công trình - - Có Chi tiết doanh thu theo từng hợp đồng, loại hình dịch vụ, hoặc công trình, hạng mục công trình 515 Doanh thu tài chính - - - Có 5152 Doanh thu tài chính - - - Có 5158 Lãi chênh lệch tỷ giá - - - Có Tách riêng để tự động tính lãi chênh lệch tỷ giá 632 Giá vốn hàng bán Nợ 6321 Giá vốn hàng hóa bán ra Vật tư hàng hóa - - Nợ Chi tiết giá vốn hàng bán theo từng mặt hàng 6322 Giá vốn các thành phẩm bán ra Vật tư hàng hóa - - Nợ Chi tiết giá vốn hàng bán theo từng mặt hàng 6323 Giá vốn dịch vụ Dịch vụ, công trình - - Nợ Chi tiết doanh thu theo từng hợp đồng, loại hình dịch vụ, hoặc công trình, hạng mục công trình 635 Chi phí tài chính - - - Nợ 6352 Chi phí lãi vay - - Tách riêng cho mục đích tính chỉ tiêu của Báo cáo tài chính 6357 Chi phí tài chính khác - - 6358 Lỗ chênh lệch tỷ giá - - Tự động sinh bút toán chênh lệch tỷ giá Ngay từ khi khởi tạo dữ liệu, người sử dụng đã lựa chọn Chế độ kế toán áp dụng, đồng nghĩa với việc lựa chọn đồng bộ hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ kế toán và các báo cáo tài chính. Hệ thống tài khoản được thiết lập đồng bộ với các chỉ tiêu báo cáo tài chính. Người sử dụng có thể chi tiết hóa hệ thống tài khoản đã thiết lập theo các yêu cầu hạch toán, nhưng việc mở các tiểu khoản phải đảm bảo trong phạm vi yêu cầu về hệ thống tài khoản của chế độ kế toán lựa chọn. Trường hợp bổ sung thêm tài khoản mà không có trong chế độ kế toán lựa chọn (ví dụ mở thêm các tài khoản 151, 621,622,627, .. trong hệ thống tài khoản theo QĐ48) thì sẽ cần phải điều chỉnh lại công thức tính một số chỉ tiêu của các báo cáo tài chính. Việc điều chỉnh các chỉ tiêu này được hướng dẫn trong phần Điều chỉnh biểu mẫu Báo cáo tài chính Sau khi đã nhập các chứng từ vào phần mềm, mà muốn thay đổi Chế độ kế toán, thì phải làm các điều chỉnh sau:: - Điều chỉnh hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán mới - Điều chỉnh công thức tính các chỉ tiêu của báo cáo tài chính - Thay thế bộ biểu mẫu in chứng từ, sổ kế toán và các báo cáo kế toán. 2.5. Nhập số dư đầu kỳ của các tài khoản Chỉ phải nhập số dư đầu kỳ cho kỳ đầu tiên, là kỳ bắt đầu sử dụng phần mềm. Số dư đầu kỳ của các kỳ tiếp theo do phần mềm tự động xác định, và chỉ xem mà không sửa trực tiếp được. Muốn điều chỉnh số dư, thì phải điều chỉnh số phát sinh trong các chứng từ kỳ trước. Bạn cần chuẩn bị số dư ban đầu các tài khoản, là số dư cuối của kỳ cuối cùng để chuyển vào phần mềm. Tốt nhất là nên có Bảng cân đối tài khoản chi tiết (hiển thị tất cả các tài khỏan chi tiết) và các Bảng tổng hợp chi tiết các đối tượng của tài khoản của các tài khoản có chi tiết như: công nợ khách hàng, hàng tồn kho, tiền gửi ngân hàng, tiền vay… Trình tự chung khi nhập số dư 1. Vào menu Nghiệp vụ, chọn Số dư đầu kỳ 2. Tại màn hình Số dư ban đầu các tài khoản, mở ô Chọn kỳ và chọn kỳ đầu tiên trong danh sách, đây chính là kỳ bắt đầu sử dụng phần mềm theo khai báo của bạn. 3. Lần lượt nhập số dư các tài khoản với lưu ý sau: o Chỉ cần nhập số dư các tài khoản chi tiết (tài khoản con), số dư tài khoản tổng hợp (tài khoản mẹ) sẽ do phần mềm tự động tính. o Các tài khoản có chi tiết theo đối tượng, thì số dư sẽ hiển thị in đậm. o Số dư tài khoản khi nhập đúng và đủ sẽ có màu đen. o Số dư có màu đỏ là số dư nhập chưa đúng, hoặc chưa đủ số dư chi tiết Nhập số dư chi tiết của các tài khoản có số dư chi tiết theo đối tượng Khi nhập số dư các tài khoản có đối tượng thì số dư tài khoản hiển thị in đậm và có màu đỏ. Dấu hiệu này cho biết số dư tài khoản và số dư chi tiết theo các đối tượng chưa bằng nhau do chưa nhập số dư chi tiết theo các đối tượng (số dư tài khoản phải bằng tổng số dư chi tiết theo từng đối tượng) Để nhập số dư chi tiết, thì cần bấm đôi chuột vào dòng số dư tài khoản, hoặc bấm chuột vào nút Chi tiết ở trên thanh công cụ. Làm như vậy sẽ xuất hiện cửa sổ để nhập số dư chi tiết. Tùy theo nội dung hạch toán của tài khoản, mà cửa sổ nhập chi tiết hiện ra khác nhau: Tài khoản loại 1.Không đối tương, không ngoại tệ. Tài khoản loại này không cần nhập số dư chi tiết. Tiêu biểu là tài khoản 1111, 1331, 333, … Tài khoản loại 3. Có đối tượng, không ngoại tệ. Tài khoản loại này có chi tiết theo đối tượng, nhưng không chi tiết theo ngoại tệ và số lượng. Tiêu biểu là các tài khỏan 1121, 141, 142, 154, 211, 214, 242… Nhập số dư chi tiết các tài khoản loại 3 như sau: - Bấm nút Thêm để thêm dòng mới cho từng đối tượng và nhập vào số dư chi tiết theo đối tượng. Các đối tượng sẽ được chọn từ danh mục tương ứng với tài khoản, có thể là các tài khoản tiền gửi ngân hàng, nhân viên tạm ứng, các thẻ CCDC, thẻ Chi phí trả trước, các Thẻ Tài sản cố định, … Tài khoản loại 4. Có đối tượng, có ngoại tệ. Tài khoản loại này có theo dõi chi tiết theo đối tượng và theo ngoại tệ. Tiêu biểu là tài khoản tiền gửi ngoại tệ 1122, các tài khoản công nợ 131, 331 và các tài khoản tiền vay 311,315, 341, … Nhập số dư chi tiết các tài khoản loại 4: Cần chuẩn bị số dư và phân loại theo từng loại ngoại tệ. Ví dụ với TK131 thì cần lọc riêng các bảng kê công nợ khách hàng theo VND và theo USD. Số dư được nhập lần lượt theo từng loại tiền, từng đối tượng chi tiết như sau: - Ở bảng phía trên, bấm nút Thêm để thêm dòng mới cho từng loại tiền và nhập vào số dư gộp của các đối tượng theo từng loại tiền. Nếu tài khoản có số dư 2 bên, thì nhập số dư cả 2 bên Nợ và Có. - Ở bảng bên dưới, bấm nút Thêm để thêm dòng mới cho từng đối tượng và nhập vào số dư chi tiết theo đối tượng đó theo loại tiền đã chọn ở trên. - Số dư nhập vào gồm số nguyên tệ là các cột Nợ/Có và số quy đổi là các cột Nợ(VND)/Có(VND). Tỷ giá sẽ do phần mềm tự tính bằng Số quy đổi/Số nguyên tệ. (Trường hợp số dư theo tiền VND thì số nguyên tệ và số quy đổi bằng nhau) Ví dụ: công nợ USD của khách hàng có 2 khoản khách hàng trả trước là: o ANX Food Star Corp nợ 10.000 USD, quy đổi 169.500.000đồng o Maxi mart nợ 2.000USD, quy đổi 31.784.000 đồng Thì nhập vào tổng dư bên có theo USD là 12.000USD, quy đổi 201.284.000 đồng Tài khỏan loại 6.Có đối tượng, có số lượng, là các tài khoản hàng tồn kho 152,153,155,156,157… Số dư chi tiết hàng tồn kho được nhập theo từng tài khoản hàng tồn kho. Nhập số dư chi tiết tài khoản hàng tồn kho: Số dư hàng tồn kho được nhập lần lượt cho từng mã hàng như sau: - Ở bảng trên, dùng nút Thêm để thêm dòng mới cho mã hàng và nhập vào số tiền tồn của mã hàng này. - Ở bảng dưới, bấm nút Thêm để thêm dòng cho từng kho và nhập vào số lượng và số tiền tồn của mã hàng này theo kho tương ứng. Trường hợp không theo dõi nhiều kho, thì vẫn phải thêm 1 dòng với 1 kho chung, và nhập vào kho này số lượng và giá trị tồn của mặt hàng. 3. Nhập và quản lý chứng từ 3.1. Phân loại và quản lý chứng từ trong phần mềm Kế toán 1A Chứng từ nhập vào phần mềm thì được phân loại và quản lý theo từng kỳ hạch toán và theo các phần hành kế toán. Để làm việc các chứng từ, thì mở chức năng Chứng từ trong kỳ bằng cách: 1. Bấm chuột vào nút Chứng từ trên màn hình làm việc và chọn phần hành kế toán. Có các phần hành sau 1. Kế toán tiền 2. Kế toán vật tư hàng hóa 3. Kế toán nghiệp vụ khác 4. Tổng hợp chứng từ phát sinh - là phần hành tổng hợp các loại chứng từ thực tế sử dụng trong đơn vị kế toán. 3.2. Lập chứng từ ở màn hình Chứng từ trong kỳ Ngay sau khi đăng nhập, phần mềm sẽ mở ngay giao diện Chứng từ trong kỳ để có thể xem và lập chứng từ được ngay. Màn hình Chứng từ trong kỳ liệt kê các chứng từ phát sinh trong một tháng, nếu muốn xem chứng từ của tháng nào thì chọn Kỳ hạch toán là tháng đó. Khi dùng chuột bấm chọn một loại chứng từ ở Danh sách phân loại chứng từ bên trái, thì các chứng từ phát sinh trong tháng thuộc loại đó sẽ hiển thị ở bên phải Tại màn hình Chứng từ trong kỳ có thể xem các chứng từ phát sinh trong kỳ và thực hiện các thao tác: Thêm (Lập chứng từ), Xem, Sửa, Xóa, In chứng từ Khi thêm chứng từ mới, thì chứng từ đó sẽ được hạch toán ngay vào tháng đang chọn. Muốn lập chứng từ vào tháng nào, thì phải chọn Kỳ hạch toán là tháng đó. Cách lập chứng từ mới 1. Bấm chọn loại chứng từ trên Danh sách phân loại chứng từ, sau đó bấm Thêm (Alt+T) Hoặc: có thể bấm đôi chuột vào loại chứng từ để thêm mới. Xem chứng từ đã lập 1. Bấm đôi chuột vào chứng từ trên Bảng kê chứng từ phát sinh để xem chi tiết. Khi xem chi tiết có thể in hoặc sửa, xóa chứng từ. In chứng từ 1. Bấm chọn chứng từ cần in trên Bảng kê chứng từ, sau đó bấm nút In (Alt+I) Xóa chứng từ 1. Bấm chọn chứng từ cần xóa, bấm Mở khóa (Alt+M) và bấm Xóa (Alt+X) 3.3. Chức năng lập nhanh chứng từ khi đang xem sổ kế toán Ngoài cách lập chứng từ ở giao diện Chứng từ trong kỳ, thì trong phần mềm còn có chức năng Lập chứng từ dành riêng cho việc lập chứng từ mới. Chức năng này cho phép lập chứng từ nhanh trong khi đang xem các sổ kế toán. Sử dụng chức năng này như sau: Nhấn phím F2, hoặc vào menu Nghiệp vụ, chọn Lập chứng từ. Tại cửa sổ Lập chứng từ vừa xuất hiện: 1. Dùng các phím mũi tên (×,Ø,Õ,Ö) trên bàn phím để chọn loại chứng từ cần lập và nhấn Enter. 2. Nhập vào ngày ghi sổ chứng từ và nhấn Enter 3. Nhấn Enter để lập chứng từ mới. Nhấn Esc để tắt chức năng Lập chứng từ 3.4. Nội dung các màn hình nhập chứng từ Tất cả các màn hình nhập chứng từ đều có chung một bố cục và cách trình bày Tất cả màn hình nhập chứng từ đều chung một thao tác nhập dữ liệu Có thể thêm bớt các trường trên màn hình nhập chứng từ Các nội dung chính của màn hình nhập chứng từ Số chứng từ - số chứng từ do phần mềm tự động phát sinh theo cách sau: NH05001 trong đó NH-là ký hiệu chứng từ, 05 là 2 chữ số chỉ kỳ hạch toán (tháng 05) và 001 là số thứ tự của chứng từ trong tháng. Số thứ tự này tự động tăng dần. Người dùng có thể sửa lại nếu muốn. Ngày chứng từ và Ngày ghi sổ - tương ứng là ngày lập, in chứng từ và ngày hạch toán vào sổ sách Thông thường thì chứng từ được lập ngày nào, thì hạch toán ghi sổ ngày đó. Ngày ghi sổ tự động lấy theo Ngày chứng từ. Một số trường hợp chứng từ được lập ra trước, ký duyệt, nhưng chưa thực hiện giao dịch trong thực tế được (chưa đủ tiền để chi, hoặc hàng chưa về đủ để xuất bán). Sau khi thực hiện giao dịch, chứng từ mới chuyển cho kế toán, thì ngày hạch toán ghi sổ sẽ muộn hơn ngày lập chứng từ. Đối tượng - là đối tượng của giao dịch phát sinh, tùy vào nghiệp vụ sẽ là khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên công ty, các bộ phận sản xuất, tập hợp chi phí … Ví dụ đối tượng của Phiếu Thu là Người nộp tiền, của Phiếu chi là Người nhận tiền, của Hóa đơn bán hàng là Khách hàng Họ tên và Địa chỉ/Bộ phận - Họ tên người trực tiếp giao dịch và địa chỉ hoặc bộ phận công tác. Nội dung - Tóm tắt nội dung chính của nghiệp vụ kế toán. Bảng Bút toán - Đây là nội dung chính của màn hình nhập chứng từ, cần nhập vào đây các bút toán định khoản giản đơn (1 Nợ - 1 Có) theo nguyên tắc ghi kép. Mỗi bút toán nhập trong 1 dòng. Ví dụ các bút toán của phiếu Nhập hàng thương mại (156), mua theo phương thức trả chậm. Bảng Hóa đơn - để kê khai các hóa đơn GTGT mua hàng hóa dịch vụ, hoặc Hóa đơn GTGT bán hàng của nghiệp vụ bán hàng. Hóa đơn phải kê khai ở đây thì mới lên các bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào, bán ra, và mới được tính vào Tờ khai thuế GTGT hàng tháng. Các bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra lập trong phần mềm Kế toán 1A sẽ được kết xuất sang phần mềm HTKK Thuế mà không phải chỉnh sửa gì cả. Việc kê khai hóa đơn GTGT ở bảng Hóa đơn là không bắt buộc nếu đơn vị kế toán tự kê khai trực tiếp vào bằng phần mềm HTKK thuế. Tuy nhiên việc kê khai hóa đơn trong phần mềm Kế toán 1A thuận tiện hơn rất nhiều do thông tin về hóa đơn hầu hết đã được lấy từ chứng từ (ngoài thông tin về hàng hóa, số tiền, thì tên người mua, ngừơi bán, mã số thuế cũng đã khai báo sẵn trong danh mục nên không phải nhập lại cho từng hóa đơn). Kê khai hóa đơn trong phần mềm thì rất dễ kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh sai sót. 3.5. Thao tác ở màn hình nhập chứng từ Các thao tác nhập dữ liệu được minh họa bằng màn hình Nhập hàng thương mại Các phím và phím tắt sử dụng khi nhập chứng từ Lưu ô vừa nhập và chuyển tới nhập ngay ô tiếp theo Alt+H Chuyển từ bảng Bút toán sang bảng Hóa đơn Alt+L Lưu lại ô vừa nhập Alt+G Ghi sổ chứng từ Trình tự nhập chứng từ 1. Nhập Số chứng từ - số chứng từ do phần mềm tự động phát sinh theo cách sau: NH05001 trong đó NH-là ký hiệu chứng từ, 05 là kỳ hạch toán (tháng 05) và 001 là số thứ tự của chứng từ trong tháng. Số thứ tự này tự động tăng dần. Có thể sửa lại số chứng từ và nhấn Enter để tiếp tục. 2. Nhập Ngày chứng từ - gõ trực tiếp các chữ số chỉ ngày/tháng, không có dấu “/” (ví dụ gõ 0201 là nhập ngày 02/01). Thông thường Ngày chứng từ được lấy tự động là ngày làm việc hiện tại, hoặc ngày cuối cùng của tháng cần lập chứng từ, do đó người dùng chỉ cần gõ vào 2 chữ số chỉ Ngày rồi nhấn Enter là được 3. Nhập Ngày ghi sổ - ngày ghi sổ tự động lấy bằng ngày chứng từ. Có thể sửa ngày ghi sổ khác, và nhấn Enter để chuyển tới nhập Đối tượng của chứng từ. 4. Nhập Đối tượng – tại ô nhập, nhấn phím F4 để mở danh mục pop-up chọn đối tượng. Ở phiếu nhập hàng thương mại thì là danh mục Khách hàng, đối tác. Sau khi chọn xong nhà cung cấp – nhấn Enter để chuyển tới ô tiếp theo. Lưu ý: Để tìm nhanh mã đối tượng trong danh mục, có thể sử dụng tính năng tìm nhanh theo mã, bằng cách gõ vào ô này mã đối tượng, phần mềm sẽ tự động nhảy con trỏ tới mã cần tìm trong danh mục. Trường hợp mã đối tượng chưa có khai báo trong danh mục, thì bấm vào nút Danh mục (phím tắt Alt+D) trên pop-up để mở danh mục và thêm vào mã mới. 5. Nhập Họ tên – gõ vào họ tên người nộp tiền/nhận tiền (Phiếu Thu/Phiếu Chi) hay người giao hàng/nhận hàng (Phiếu Nhập Kho/Phiếu Xuất Kho). Nhấn Enter. 6. Nhập Địa chỉ/bộ phận: nhập vào địa chỉ của đối tượng là khách hàng, hoặc bộ phận công tác của nhân viên trong công ty. Nhấn Enter 7. Nhập Nội dung – nhập nội dung chung của nghiệp vụ. Nhấn Enter. 8. Chọn Kho hàng – chọn kho hàng từ danh mục kho. Phần mềm tự động chọn kho hàng mặc định theo thiết lập ban đầu. 9. Nhấn Enter cho tới khi con trỏ chuyển tới bảng Bút toán. Nhập các bút toán 10. Nhấn Enter cho tới khi con trỏ chuyển tới ô TK Nợ 11. Nhập TK Nợ - phần mềm tự động định khoản. Nhấn Enter để chấp nhận định khỏan này hoặc gõ vào số hiệu tài khoản khác. Trường hợp trong pop-up chưa có tài khoản cần chọn, thì nhấn nút Đăng ký tài khoản để đăng ký thêm tài khoản cho nghiệp vụ này 12. Nhập Đối tượng Nợ - là đối tượng chi tiết của tài khoản Nợ. Sau khi chọn TK Nợ, thì phần mềm sẽ tự động xác định danh mục tương ứng theo đăng ký trong Hệ thống tài khoản. Thực hiện thao tác chọn Đối tượng Nợ tương tự như chọn đối tượng ở bước 6, và nhấn Enter để chuyển sang nhập các thông tin tiếp theo. 13. Nhập TK Có, Đối tượng Có – nhập tương tự như TK Nợ, Đối tượng Nợ. 14. Nhập ĐVT – Đơn vị tính tự động lấy theo khai báo đơn vị tính của vật tư, hàng hóa. 15. Nhập Số lượng, Đơn giá, Số tiền 16. Nhập ĐVTT – Đơn vị tiền tệ. Khi chọn ĐVTT là ngoại tệ, thì sẽ tự động hiện thêm cột Tỷ giá và cột Số tiền(VND). Tỷ giá do phần mềm tự động xác định theo nghiệp vụ. 17. Nhập Ghi chú – ghi tóm tắt nội dung của bút toán. Nhấn Enter để chuyển tới nhập bút toán mới. 18. Lần lượt nhập các bút toán theo định khoản của nghiệp vụ, sau đó nhấn nút Lưu. Nhập các thông tin Hóa đơn 19. Sau khi nhập và Lưu các bút toán, nhấn Alt+H để chuyển sang bảng kê Hóa đơn 20. Nhấn Enter cho tới khi con trỏ chuyển tới ô Phân loại. Tại đây nhấn F4 để mở pop-up và chọn phân loại hóa đơn. Nhấn Enter. 21. Nhập Ký hiệu HĐ và Số hóa đơn – nhập vào Serie và Số của Hóa đơn GTGT. 22. Nhập Ngày lập – là ngày xuất hóa đơn 23. Nhập Tên khách hàng, Mã số thuế - chọn trong danh mục Khách hàng, đối tác. Trường hợp khách hàng/nhà cung cấp vãng lai, bạn không muốn khai báo vào danh mục, thì nhập trực tiếp tên khách hàng/nhà cung cấp và MST vào các ô này. Tên khách hàng và Mã số thuế trong hầu hết trường hợp được lấy tự động từ các thông tin trên chứng từ 24. Nhập VAT% - thuế suất thuế GTGT. Nếu là không thuế thì bỏ không nhập. Nếu thuế suất là 0%,5% hoặc 10% thì cần gõ vào số “0”,”5” hoặc ”10”. 25. Bấm Lưu – để phần mềm tự động lấy tổng số tiền hàng, số tiền thuế và tên hàng hóa dịch vụ. Có thể kiểm tra và sửa số thuế cho đúng với hóa đơn. Có thể sửa lại tên hàng hóa dịch vụ. 26. Nhấn Enter để kê khai hóa đơn tiếp theo, hoặc bấm nút Lưu để kết thúc kê khai Ghi sổ chứng từ 27. Bấm Ghi sổ để ghi sổ chứng từ. Khi ghi sổ, phần mềm có tự động kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và đưa ra cảnh báo, nhắc nhở nếu thông tin nhập vào chưa đủ. Khi ghi sổ thành công, thì chứng từ cũng đồng thời được khóa lại để tránh các chỉnh sửa vô ý. Nếu muốn sửa chứng từ, phải bấm nút Mở khóa. 3.6. In chứng từ Chứng từ có thể in ngay sau khi lập đủ các nội dung cần thiết bằng cách nhấn chuột vào các nút như trên hình sau: Xem mẫu in Phiếu Nhập kho (có 1 mẫu in) Xem Phiếu chi mua hàng có 2 mẫu in: Phiếu Chi + Phiếu Nhập Kho Nếu một nghiệp vụ có nhiều mẫu in chứng từ, thì khi vào Xem mẫu in có thể chọn xem và in riêng từng mẫu. In chứng từ 3.7. Bảng chỉ dẫn cách sử dụng các màn hình nhập chứng từ Tên chứng từ Cách sử dụng Phiếu Thu dùng cho tất cả các nghiệp vụ thu quỹ tiền mặt, trừ nghiệp vụ thu tiền từ bán hàng thu tiền ngay. In Phiếu Thu theo mẫu Phiếu thu bán hàng Dùng cho nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay (Định khỏan trực tiếp Nợ111- Có511). Tự động xuất kho hàng bán. In Phiếu Thu+ Hóa đơn bán hàng Phiếu Chi Dùng cho tất cả các nghiệp vụ chi quỹ tiền mặt, trừ nghiệp vụ chi tiền mua hàng thanh toán ngay và có nhập kho In Phiếu Chi theo mẫu Phiếu chi mua hàng Dùng cho nghiệp vụ mua hàng hóa vật tư có nhập kho và thanh toán ngay bằng tiền mặt. Định khoản N152,153,156-Có111. In Phiếu Chi + Phiếu nhập kho Giấy TT tạm ứng Dùng để hạch toán các khoản tiền thực chi từ số tiền tạm ứng. Căn cứ để nhập dữ liệu là các Giấy thanh toán tiền tạm ứng (mẫu số …). Định khoản ghi Có141. Trường hợp chi tiền tạm ứng để mua hàng có thể hạch tóan trên Giấy TT tạm ứng (cần thiết lập bổ sung thêm Kho vào màn hình nhập chứng từ), tuy nhiên, tốt hơn cả là nên hạch toán qua công nợ 331, sử dụng phiếu Nhập vật tư, hoặc Nhập hàng thương mại để nhập kho vật tư hàng hóa. Như vậy dễ kiểm soát các chứng từ nhập kho hơn. Báo có Dùng để hạch toán các khoản thu qua các tài khoản tiền gửi ngân hàng (tiền VND), bao gồm cả thu tiền bán ngoại tệ cho ngân hàng. Báo nợ Dùng để hạch toán các khoản chi qua các tài khoản tiền gửi ngân hàng (tiền VND), bao gồm cả chi mua ngoại tệ để thanh toán hợp đồng ngoại thương (nhập khẩu) Báo có ngoại tệ Dùng để hạch toán các khoản thu ngoại tệ ở các tài khoản tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ. Báo nợ ngoại tệ Dùng để hạch toán các khoản chi ngoại tệ ở các tài khoản tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ. Nhập vật tư Dùng cho nghiệp vụ mua vật tư 152,153 trả chậm, hạch toán qua công nợ phải trả người bán. In Phiếu Nhập kho Xuất vật tư Dùng để xuất kho vật tư 152, 153: xuất NVL cho sản xuất, xuất đưa vào sử dụng CCDC 153, và xuất chuyển vật tư thành hàng hóa 156 để bán Nhập thành phẩm Dùng để nhập kho thành phẩm (Ghi Nợ155). Chỉ nhập số lượng, còn giá trị do phần mềm tự động tính. Xuất thành phẩm theo hóa đơn (tự động) Xuất kho 155 vào giá vốn 6322. Phiếu này tự động sinh ra từ Hóa đơn bán các thành phẩm. Người dùng không cần lập Hóa đơn bán các thành phẩm Ghi nhận doanh thu bán các thành phẩm (5112/5122/5132) vào công nợ phải thu khách hàng. Tự động sinh phiếu Xuất thành phẩm theo hóa đơn để ghi giá vốn hàng bán. Nhập hàng thương mại Dùng cho nghiệp vụ mua hàng hóa 156 trả chậm, hạch toán qua công nợ phải trả người bán. In Phiếu Nhập kho Xuất hàng theo hóa đơn (tự động) Xuất kho 156 vào giá vốn 6321. Phiếu này tự động sinh ra từ Hóa đơn bán hàng thương mại. Người dùng không cần lập Hóa đơn bán hàng thương mại Ghi nhận doanh thu bán các thành phẩm (5111/5121/5131) vào công nợ phải thu khách hàng. Tự động sinh phiếu Xuất hàng theo hóa đơn để ghi giá vốn hàng bán. Chiết khấu bán hàng Dùng để hạch toán các khoản chiết khấu cho người mua hàng, kèm theo Hóa đơn bán hàng Hàng bán bị trả lại Dùng cho nghiệp vụ nhận hàng bán bị trả lại. Hạch toán ghi giảm công nợ, giảm doanh thu và điều chỉnh thuế đầu ra Nhập khác Dùng cho các nghiệp vụ nhập hàng bán bị trả lại, hoặc nhập điều chỉnh hàng tồn kho. Xuất khác Dùng cho các nghiệp vụ xuất theo giá đích danh, ghi giảm giá hàng tồn kho, hoặc xuất điều chỉnh hàng tồn kho theo kiểm kê Phiếu lương Hạch toán vào chi phí các khoản lương, BHXH, BHYT công ty nộp Dịch vụ, công trình hoàn thành Dùng để ghi nhận các công trình, hạng mục công trình hoàn thành trong kỳ, hoặc các hợp đồng dịch vụ hoàn thành trong kỳ (đồng thời ghi nhận số lượng và kết chuyển giá thành) Hóa đơn khác Dùng để ghi nhận các khoản doanh thu dịch vụ, doanh thu công trình xây lắp, hoặc các hóa đơn bán thanh lý TSCD. Phiếu kế toán Dùng cho các nghiệp vụ khác, các bút toán điều chỉnh Trích khấu hao Ghi sổ các bút toán khấu hao tài sản cố định. Phiếu này được tự động lập ra từ chức năng Tính khấu hao Phân bổ chi phí Ghi sổ các bút toán phân bổ các chi phí 142, 242. Phiếu này được tự động tạo ra từ chức năng Phân bổ chi phí Kết chuyển cuối kỳ Ghi sổ các bút tóan kết chuyển tự động. Phiếu này được tạo ra từ chức năng Bút toán k/c cuối kỳ Tính lãi lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ Ghi sổ các bút toán điều chỉnh Lãi/Lỗ chênh lệch tỷ giá. Phiếu này được tự động tạo ra khi thực hiện chức năng “Tính lãi lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ” K/c chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp K/c chi phí NC trực tiếp K/c chi phí SD máy thi công K/c chi phí sản xuất chung Ghi sổ các bút toán kết chuyển/phân bổ chi phí sản xuất. Các phiếu này được tự động tạo ra khi thực hiện chức năng Tính giá thành 4. Làm việc với sổ kế toán 4.1. Giao diện làm việc với sổ kế toán trong Kế toán 1A Để xem và in sổ kế toán, thì vào menu Sổ kế toán và chọn mẫu sổ. Nếu không tìm thấy mẫu số kế toán cần thiết trên menu, thì bấm vào nút Sổ kế toán khác.. Khi bấm vào nút Sổ kế toán khác … thì sẽ mở ra màn hình hệ thống tất cả sổ sách, báo cáo của phần mềm Kế toán 1A. (Tương tự là menu Báo cáo được dùng để xem và in các báo cáo thuê và báo cáo tài chính. Để xem các mẫu báo cáo quản trị thì cần bấm vào nút Báo cáo khác..) Xem và in sổ kế toán tại màn hình Hệ thống báo cáo 4.2. Các sổ kế toán phân tích Trong phần mềm Kế toán 1A có thiết kế các sổ kế toán đặc biệt, dành riêng cho việc xem nhanh và kiểm tra dữ liệu kế toán. Gọi là các sổ kế toán phân tích. Sử dụng các sổ này bằng các nút trên toolbar Sổ kế toán ở phía dưới màn hình làm việc. Các sổ kế toán phân tích gồm có: Sổ tiền mặt: xem nhanh chi tiết thu chi các quỹ tiền mặt Sổ tiền gửi: xem nhanh chi tiết thu chi các quỹ tiền gửi Sổ kho: xem toàn bộ tình hình Nhập-Xuất-Tồn, kiểm tra số tồn, chi tiết nhập xuất và thực hiện điều chỉnh các chứng từ nhập xuất hàng tồn kho Sổ chi tiết tài khoản: xem nhanh chi tiết phát sinh các đối tượng của tài khoản (tiêu biểu là các tài khoản 1121, 141, 131, 311, 331… ) Bảng CĐPS: Bảng cân đối tài khoản, cho phép phân tích nhanh số phát sinh của từng tài khoản bằng cách bấm chuột trực tiếp vào số liệu trên màn hình Một số sổ kế toán phân tích được kết hợp từ nhiều mẫu sổ khác nhau. Khi xem sổ và muốn in dữ liệu, thì cần bấm nút phải chuột để chọn mẫu sổ để in Ví dụ: màn hình Sổ chi tiết tài khoản cho biết toàn bộ nội dung của tài khoản 131, được trình bày gồm 2 phần: Bảng tổng hợp chi tiết công nợ tất cả khách hàng và Sổ chi tiết thanh toán của từng khách hàng. 5. Báo cáo kế toán 5.1. Giao diện làm việc với các báo cáo Các Báo cáo thuế và Báo cáo tài chính có trên menu Báo cáo. Để xem các báo cáo khác mà không có trên menu Báo cáo, thì bấm vào nút Báo cáo khác.., như vậy sẽ mở ra màn hình Hệ thống báo cáo của phần mềm Kế toán 1A Tại mành hình Hệ thống báo cáo, có đủ các báo cáo cần thiết cho doanh nghiệp: 5.2. Đặc điểm của các báo cáo tài chính Các báo cáo tài chính được lập theo nguyên tắc tổng hợp dữ liệu từ các tài khoản kế toán. Các dòng chỉ tiêu của BCTC không lấy số liệu trực tiếp từ các tài khoản, mà lấy từ một hệ thống các chỉ tiêu tài chính. Các chỉ tiêu tài chính này mới thực hiện chức năng tổng hợp số liệu từ các tài khoản kế toán. Các chỉ tiêu tài chính tổng hợp số liệu từ các tài khoản bằng các hàm sau đây: NDK(X1,X2) Lấy số dư bên Nợ, Đầu Kỳ của các tài khoản X1, X2 NCK(X1,X2) Lấy số dư bên Nợ, Cuối Kỳ của các tài khoản X1, X2 CDK(X1,X2) Lấy số dư bên Có, Đầu Kỳ của các tài khoản X1, X2 CCK(X1,X2) Lấy số dư bên Có, Cuối Kỳ của các tài khoản X1, X2 NPS(X1,X2) Lấy số bên Nợ, Phát Sinh trong kỳ của các tài khoản X1, X2 CPS(X1,X2) Lấy số bên Có, Phát Sinh trong kỳ của các tài khoản NPSDU(X;Y1,Y2) Số phát sinh bên Nợ của tài khoản X đối ứng với bên Có các tài khoản Y1, Y2 CPSDU(X;Y1,Y2) Số phát sinh bên Có của tài khoản X đối ứng với bên Nợ các tài khoản Y1, Y2 Việc lập báo cáo tài chính luôn phụ thuộc vào hệ thống tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán áp dụng tại đơn vị. Trường hợp hệ thống tài khoản có bổ sung thêm các tài khoản mới thì có thể phải điều chỉnh lại công thức tổng hợp số liệu của các báo cáo tài chính Trong phần mềm Kế toán 1A có chức năng Thiết lập biểu mẫu báo cáo tài chính, cho phép thực hiện các thiết lập/điều chỉnh công thức tính cho từng dòng chỉ tiêu của các báo cáo tài chính 5.3. Điều chỉnh biểu mẫu các báo cáo tài chính Điều chỉnh các chỉ tiêu tài chính bằng chức năng thiết lập hệ thống chỉ tiêu: Vào menu Thiết lập\Biểu mẫu báo cáo tài chính, chọn Hệ thống chỉ tiêu Chọn dòng chỉ tiêu cần điều chỉnh biểu thức, và bấm vào nút “…” ở cột “Định nghĩa biểu thức” để mở màn hình điều chỉnh công thức. Sau khi điều chỉnh công thức thì cấn nhấn nút Áp dụng. Điều chỉnh cái dòng chỉ tiêu của BCTC bằng chức năng thiết lập báo cáo tài chính: Vào menu Thiết lập\Biểu mẫu báo cáo tài chính, chọn Bảng cân đối kế toán Chọn dòng chỉ tiêu cần điều chỉnh, bấm vào nút “…” ở cột chứa các biểu thức để mở màn hình Chi tiêt biểu thức và sửa công thức tính dòng chỉ tiêu này. Sau khi sửa cần nhấn nút Áp dụng