Cách làm Slide & Báo cáo khoa học

Cách làm Slide & báo cáo khoa học Dr. Phạm Minh Tuấn Các bước để xây dựng một bài trình diễn hiệu quả Nội  dung   •  1.  Tiêu  chuẩn  của  một  bài  trình  diễn  hiệu   quả   •  2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả 1.  Tiêu  chuẩn  của  một  bài  trình  diễn  hiệu  quả   •  Được thiết kế và định dạng phù hợp với đối tượng khán giả và hoàn cảnh chung quanh. •  ƒ Tập trung cao độ vào chủ đề báo cáo, loại bỏ đi các phần không liên quan •  ƒ Sử dụng các kiểu mẫu của PowerPoint cung cấp sẵn một cách phù hợp, chú ý về màu sắc, kiểu font chữ nhằm giúp nhấn mạnh nội dung báo cáo. •  ƒ Mỗi slide nên chứa đựng một lượng thông tin vừa phải, không nên có các đoạn văn bản quá dài. •  ƒ Sử dụng các ảnh vá minh họa trên sách báo có mục đích nhằm truyền tải thông tin tốt hơn và tạo nên ấn tượng cho người xem một cách trực quan. •  ƒ Sử dụng các đồ thị minh họa cho các số liệu (tài chính) hơn là đoạn văn bản với các con số. •  Tận dụng các âm thanh và đoạn phim nhằm tạo nên sự thích thú cho người xem, nhưng không tạo nên sự lấn át nội dung báo cáo. •  ƒ Sử  dụng  hiệu  ứng  trong các tình huống phù hợp nhưng không tạo làm giảm giá trӏ  của nội dung báo cáo. •  ƒ Phát cho khán giả bản in của bài báo cáo. •  ƒ Dành thời gian ở phần cuối bài báo cáo cho việc hỏi và trả lời câu hỏi của khán giả, nhằm giúp khán giả làm rõ các vấn đề mà họ quan tâm. •  Sau đây là các bước để phát triển một bài trình 1. Tiêu chuẩn của một bài trình diễn hiệu quả 2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả  Bước 1: Xác định đối tượng khán giả và mục tiêu bài trình diễn 1.  Có bao nhiêu người sẽ tham gia trong buổi báo cáo? 2.  Độ tuổi trung bình của khán giả? 3.  Vai trò của khán giả trong chủ đề báo cáo? 4.  Khán giả đã biết gì về chủ đề báo cáo? 5.  Sự quan tâm của khán giả đến chủ đề? 6. Mục tiêu của bài báo cáo mà bạn hướng đến: - Người nghe có khái niệm - Người nghe hiểu rõ - Người nghe đưa ra quyết định sau khi nghe báo cáo - Người nghe đưa ra quyết định theo nhóm 2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả Bước 2: Lựa chọn phương pháp báo cáo 1. Báo cáo có người diễn thuyết (speaker-led):  - Slide chứa thông tin chính - Bạn diễn giải thêm - Cần phát trước tài liệu cho người nghe 2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả 2. Báo cáo tự chạy (self-running): - Tất cả các thông tin cần show trên slide - Dùng cho cá nhân hoặc nhóm khán giả nhỏ - Slide cần cung cấp đầy đủ: âm thanh, hiệu ứng.. (chú ý tgian hiệu ứng phù hợp) 3. Báo cáo tương tác (user interactive): - Giống báo cáo tự chạy nhưng người nghe có thể dừng lại và trao đổi 2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả Bước 3: Lựa chọn phương pháp truyền đạt    -­‐  Máy  Fnh  trình  chiếu  Powerpoint    -­‐  ƒPhim  chiếu  trên  máy  Overhead    -­‐  Giấy 2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả Bước 4: chọn bộ định dạng phù hợp hoàn cảnh a)   Máy chiếu Overhead (Overhead projector) -  Màu chữ: đen là tốt nhất -  Màu nền: tránh nên tối -  Nội dung: càng đơn giản càng tốt b) Báo cáo trên máy tính -  Font chữ: rõ ràng, sắc nét -  Màu chữ: tương phản với màu nền -  Màu nền: nên chọn nền thẫm -  Nội dung: có thể dùng mọi ứng dụng 2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả Bước 5: Phát triển nội dung Ø   Kiểm  tra  kĩ  các  nội  dung  (không  quá  chi  Sết)   Ø   Nên  dùng  Smartart   Ø Cung  cấp  bản  in  trước   Ø Tóm  tắt  nội  dung  ở  Slide  cuối   2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả Bước 6: Tạo các hình ảnh trực quan •  Mục  đích:  gây  ấn  tượng  mạnh  cho  người  nghe   •  Tính  tương  phản  của  màu  chữ,  Smartart.   2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả Bước 7: Thêm các hiệu ứng đa phương tiện •  AnimaSon   •  Âm  nhạc   •  Video   •  Nhưng  không  nên  quá  làm  dụng 2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả Bước 8: Tạo các bản in phát cho khán giả và ghi chú cho slide •  2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả Bước 9: Kiểm tra lại bài và báo cáo thử a)  Báo cáo có người diễn thuyết trước khán giả (Speaker-led) v Kiểm  tra  nội  dung  Slide   v Kiểm  tra  các  nút  điều  khiển,  các  hiệu  ứng   2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả b) Báo cáo tự chạy (self-running) o  Không có cơ hội sửa chữa trong quá trình báo cáoàcần kiểm tra kĩ nội dung trước o  Thiết lập thời gian hợp lí 2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả c)  Báo  cáo  tương  tác:   q Quan  trọng  nhất  là  mối  liên  kết  giữa  các  slide   của  bài  trình  diễn   q Vì  có  thể  tương  tác  bất  kì  lúc  nào  trong  bài   nên  viếc  thiết  lập  thời  gian  không  quan  trọng   2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả Bước 10: Phát hành bài báo cáo •  Các phương pháp báo cáo user-interactive hoặc self- running presentation mang lại ít hiệu quả hơn so với phương pháp speaker-led. Các phương pháp này đơn giản chỉ là việc phát hành đến người xem nên rất dễ gây chán nản cho người xem. Phương pháp báo cáo speaker-led sẽ rất hiệu quả nếu được chuẩn bị kỹ về nội dung và người báo cáo đã luyện tập chu đáo. Bước này bạn chỉ cần bố trí các việc còn lại như là thiết lập các chỗ ngồi tại phòng hӑp và cố gắng làm quen với việc đứng trước đám đông. •  2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả Bước 11: Tiến đến thành công và cải tiến bài báo cáo •  Tất cả các bước chuẩn bị trên nếu được thực hiện cẩn thận thì chắc chắn buổi báo cáo của bạn sẽ thành công tốt đҽp. Nhằm chuẩn bị tốt hơn cho các buổi báo cáo khác trong tương lại, bạn nên tự hỏi và trả lời các câu hỏi sau: •  Các màu sắc và thiết kế của các slide có hợp lý hay không? •  Tất cả mӑi người có dễ dàng đӑc nội dung trên slide hay không? •  Khán giả nhìn bạn, nhìn màn hình hay nhìn bản in (handout) nhiều hơn? Điều đó có giống như mong đợi của bạn hay không? •  Khán giả có ghi chú lại trong khi bạn trình bày báo cáo hay không? Nếu có, bạn có gửi cho khán giả bản in (handout) với các đường kẽ dành cho việc ghi chú bên cạnh hay không? 2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả •  Thời gian báo cáo có hợp lý hay không? Có điểm nào trong bày báo cáo làm người nghe chán nản hoặc thích thú hay không? •  Có slide nào bạn dự định thêm vào báo cáo nhưng đã không làm hay không? •  Có slide nào bạn tính bỏ qua nhưng đã chuẩn bị quá kỹ hay không? •  Các ghi chú cho slide mà bạn chuẩn bị có đủ đáp ứng hay không? •  Các hoạt cảnh và hiệu ứng thêm vào có làm bài báo cáo hấp dẫn hơn hay làm người nghe mất tập trung? •  Chất lượng các âm thanh và đoạn phim có đạt hay không? Chúng có hữu ích hay không? 2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả v Đứng  chắc  chắn,  không  đi  lại  lui  tới   v Dùng  cử  chỉ  hỗ  trợ  cho  thuyết  trình   v Không  nên  học  thuộc  lòng  bài  diễn  thuyết   v Không  nên  tập  trung  quá  vào  tờ  ghi  chú   v Nếu  cần  thiết  có  thể  dừng  diễn  thuyết   v Không  tâp  trung  đọc  slide   3.  Giữ  cho  khán  giả  luôn  cảm  thấy   thích  thú   •  Nếu  các  bạn  lần  lượt  thực  hiện  tốt  các  bước   trên  thì  chắc  chắn  các  bạn  sẽ  có  một  bài  báo   cáo  thành  công!   • Chúc  các  bạn  thành  công!