Các thủ thuật từ cơ bản đến nâng cao

y – bạn có thể sử dụng tính năng Tuỳ biến danh sách (Custom Lists) để tăng tốc và đơn giản hoá công việc này. Bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Custom Lists. Trong cửa sổ hiện ra bạn chọn New List trong ô bên tay trái, còn trong ô bên tay phải bạn nhập các giá trị trong danh sách của mình vào đó, mỗi một đối tượng trong danh sách là một dòng, cuối cùng bạn chọn nút Add. Hoặc nếu bạn đã có danh sách rồi bạn có thể chọn Import list from cell và lựa chọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn nhập danh sách. Bây giờ bạn chỉ cần gõ bất kì một đối tượng nào đó có trong danh sách của bạn rồi di chuyển con trỏ đến góc dưới bên tay phải của ô đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng rồi kéo đến các ô bạn muốn danh sách hiện ra. Excel sẽ giúp bạn điền nối các giá trị còn lại. Phần 3 Định nghĩa hằng số trong bảng tính Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất. Bạn hãy thử cách sau đây: Tìm đến Insert | Name | Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập vào giá trị - giả sử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK. Bây giờ bạn đã có thể nhập công thức bất kì theo kiểu =A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn. Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng tính. Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong. Biểu đồ tự cập nhật Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một biểu đồ có khả năng tự động cập nhật mỗi khi giá trị tham chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể từ phiên bản Excel 2003 vấn đề này đã được giải quyết. Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành một danh sách bằng cách vào Data | List | Create List và lựa chọn vùng dữ liệu của bạn. Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị mới được bổ sung vào trong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu đồ sẽ tự động cập nhật thêm giá trị. Công thức đúng hay sai? Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính chính xác của chúng nhằm đạt được kết quả tính toán đúng như mong đợi. Excel cũng có công cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tính toán trong công thức mà Excel sẽ đi theo. Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được kết quả là 22 thay vì 36. Để nhận được kết quả 36 bạn phải nhập =(7+5)*3. Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn vê quy trình tính toán công thức của mình bạn hãy lựa chọn ô chứa công thức rồi vào Tools | Formula Auditing | Evaluate Formula, Excel sẽ chỉ cho bạn biết. Dấu cột hay hàng? Đôi khi trong quá trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn đi một vài dòng hay một vài cột nào đó không cần thiết để tránh rối mắt. Để thực hiện việc này trước bạn hãy lựa chọn hàng và cột bạn muốn ẩn đi rồi vào Format | Row | Hide hay Format | Column | Hide. Để hiện trở lại những hàng hay cột đã bị giấu đi bạn hãy vào Format | Row | Undide hay Format | Column | Unhide. Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheet của mình. Bảo vệ bảng tính Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn có thể bảo vệ cả bảng tính, bảo vệ sheet hay bảo vệ ô nào đó… Để ngăn chặn người khác không thể mở và sửa đổi bảng tính trên máy của bạn, hãy bảo vệ bằng mật khẩu “Password to open”. Hãy vào Tool | Options | Security. Bạn nhập mật khẩu vào trường “Password to open” hay mật khẩu vào trường “Password to modify” rồi nhắp chuột vào OK. Bảng tính của bạn đã được bảo vệ, nếu không có mật khẩu thì sẽ không thể mở hay sửa đổi bảng tính của bạn được. Bên cạnh đó tính năng Tool | Protection còn cung cấp cho bạn rất nhiều lựa chọn bảo vệ khác nhau nữa. Trước tiên là tính năng Bảo vệ Sheet. Bạn hãy vào Tool | Protection | Protect Sheet. Bạn nhập mật khẩu vào trong mục “Password to unprotect sheet” – đây là mật khẩu để gỡ bỏ mọi hình thức bảo vệ đối với bảng tính đã được bảo vệ. Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, bạn lựa chọn cho phép người sử dụng có thể thực hiện được những thao tác gì trên Sheet đã được bảo vệ. Nếu bạn không lựa chọn gì thì không ai có thể thay đổi được gì trên Sheet đó trừ khi người đó có mật khẩu loại bỏ tính năng Protect Sheet. Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây là tính năng giúp bạn bảo vệ một vùng nhất định trên bảng tính, chỉ những ai được bạn cấp quyền hay có mật khẩu mới được phép sửa đổi trên vùng được bảo vệ này. Tính năng này cũng sử dụng quyền của các user trong hệ điều hành Windows của bạn. Nếu nhiều người sử dụng chung 1 máy bạn có thể cho phép người đó được phép sửa đổi mà không cần đặt mật khẩu. Tính năng Tool | Protection | Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn bộ tệp tin bảng tính của bạn, từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính của bạn. Tính năng Tool | Protection | Protect and Share workbook giúp bạn theo dõi mọi thay đổi trong bảng tính của bạn. Khi có ai đó thực hiện bất kì thay đổi gì trên bảng tính, Excel sẽ dùng Track Changes để ghi lại và thông báo cho bạn biết. Phần 4 Vẽ hình trùng với đường kẻ ô trong Excel Chức năng AutoShapes của Excel giúp bạn xếp những hình bạn vẽ trùng với những đường kẻ ô trong bảng tính. Cách dễ nhất để thực hiện điều này là giữ phím trong khi vẽ. Muốn thử chức năng này, chạy Excel rồi mở một bảng tính mới. Nếu chưa thấy công cụ Drawing trên màn hình, chọn View.Toolbars. Drawing. Khi đã có công cụ Drawing, nhấn vào hình tượng hình chữ nhật (giả sử bạn muốn vẽ một hình chữ nhật). Bây giờ giữ phím trong khi kéo chuột để vẽ một hình chữ nhật. Bạn sẽ thấy các cạnh của hình chữ nhật trùng với các đường kẻ ô trong bảng tính. Chọn lọc khi chép và dán nội dung trong bảng tính Excel Khi sử dụng bảng tính, có thể bạn phải thực hiện nhiều công việc, chẳng hạn như tính toán, định dạng, chép, cắt, dán... trong đó việc sao chép, cắt, dán có lẽ là việc mà bạn làm thường xuyên nhất. Nếu bạn thực hiện thao tác chép (cắt) và dán như thông thường thì toàn bộ những gì có ở nội dung nguồn sẽ được đem qua chỗ dán vào. Nhưng đôi khi chúng ta không cần phải dán hết mọi thứ của nội dung nguồn, chẳng hạn chỉ cần lấy kết quả của một ô tính toán mà thôi. Để làm được điều này, Excel cung cấp một kiểu dán đặc biệt trong menu Edit, đó là chức năng Paste Special. Cách thực hiện chép và dán theo hình thức này như sau: Đầu tiên, bạn hãy chép nội dung mà bạn cần dán vào chỗ khác, sau đó bấm menu Edit, chọn Paste Special, một hộp thoại sẽ hiện ra. Tuỳ vào nội dung mà bạn cần dán, hãy chọn một trong các nút sau: - All: dán toàn bộ theo nội dung nguồn, bao gồm cả dạng thức, công thức nếu có. - Formulas: chỉ dán công thức từ nội dung nguồn, nếu đó là ô chứa kết quả từ một sự tính toán nào đó. - Values: chỉ dán giá trị từ nội dung nguồn, đây thường là kết quả của một sự tính toán. - Formats: dán dạng thức từ nội dung nguồn, chẳng hạn như các dạng đậm, nghiêng, gạch đích... - Comments: nếu nội dung nguồn có thêm ghi chú thì khi dán qua chỉ lấy phần ghi chú mà thôi. - Validation: dán những nội dung phù hợp trong phần dữ liệu được tính toán. - All except borders: dán toàn bộ nhưng chỉ trừ các đường kẻ, nếu nội dung nguồn có định dạng kẻ đường. - Column widths: lấy độ rộng của cột có nội dung nguồn làm độ rộng cho các cột khác khi dán vào chúng. - Formulas and number formats: chỉ dán công thức và dạng của số từ nội dung nguồn. - Values and number formats: dán giá trị và dạng số từ nội dung nguồn. - Các nút trong phần Operation: nội dung khi dán sẽ thực hiện thêm một số tính toán như cộng (Add), trừ (Subtract), nhân (Multiply) và chia (Divide). - Skip blanks: nội dung dán vào sẽ nằm liền nhau, dù các nội dung nguồn có cách khoảng. - Transpose: nội dung dán vào sẽ đảo ngược thứ tự, có nghĩa từ cột-dòng sẽ thành dòng- cột. Chuyển đổi dễ dàng giữa các kiểu chữ trong Excel Bạn có một bảng tính Excel với khá nhiều dữ liệu có các kiểu chữ hoa thường lẫn lộn với nhau, bạn muốn chuyển chúng lại thành một kiểu thống nhất. Điều này có thể thực hiện dễ dàng nếu như bạn dùng Word (do Word có chức năng Change Case), nhưng trong Excel thì bạn không thể làm được như thế, chỉ còn cách gõ lại các dữ liệu đó mà thôi. Nhưng nay với ECCPUL, bạn không cần phải gõ lại nữa, chương trình sẽ tự động hoán chuyển dùm bạn. Trước khi cài đặt, bạn hãy đóng mọi cửa sổ Excel nào đang mở. Sau khi cài đặt xong, bạn hãy mở lại Excel bằng cách bấm vào biểu tượng của chương trình vừa cài đặt trên desktop. Nếu thấy thông báo Macros in this book are disabled... thì bấm OK, mở menu Tools-Macro-Security, chọn mục Medium rồi OK, đóng Excel và chạy lại (cũng từ biểu tượng chương trình), chọn Enable Macros để hoàn tất (bạn sẽ thấy có thêm một menu Case). Bây giờ bạn hãy mở bảng tính có dữ liệu cần chuyển đổi, đánh khối những dữ liệu nào cần thực hiện hoán chuyển, sau đó bấm menu Case và chọn một trong các mục Make Selected Cells... mà bạn muốn. Bạn lưu ý vì là bản dùng thử nên sẽ có một thông báo hiện ra trước khi chuyển đổi, nhưng đừng lo chỉ cần bấm No là xong. - Proper Case : Đổi ký tự đầu tiên mỗi từ thành chữ hoa. - Upper Case : Đổi tất cả thành chữ hoa. - Lower Case : Đổi tất cả thành chữ thường. - Sentence Case : Đổi ký tự đầu của từ đầu tiên thành chữ hoa. Chương trình tương thích từ Excel 2000 trở lên, tải dùng thử tại dung lượng 392KB. Phần 5 Để giúp các bạn khai thác các tính năng ưu việt trong công tác xử lý bảng tính đối với phần mềm Microsoft Excel, sau đây là một số thủ thuật được coi là hay nhất của phần mềm này: ( Hix , tớ thì dốt đặc món này , siu tầm cho những ai quan tâm thui ) Hiển thị đối số của các hàm Để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A. Ví dụ, nếu bạn gõ =RATE và nhấn Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàm này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess)). Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard. Tham chiếu các hàm Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cú pháp. Dùng F9 để tính tạm thời Nếu bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết quả, bạn có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức, và ấn phím F9. Lập tức, kết quả của một công thức con trong dãy công thức của bạn sẽ hiện trên màn hình. Quan trọng hơn, là bạn không được ấn Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn bạn phải ấn phím ESC. Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi lại các thay đổi. Liên kết text box tới dữ liệu trong ô Bạn có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính bằng cách tạo ra một text box và liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box. 1. Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhắp vào bảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box. 2. Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết vào text box. (Ví du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2. Trên thanh công thức, ban gõ =A1). Và ấn Enter. 3. Text hay số liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong text box. Trong ví dụ trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2. Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu bạn muốn. Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô Bạn có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bản tính. Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó tại một vài nơi trong bảng tính của bạn. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để in các ô trong một trang. Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng được áp dụng cho các ô được liên kết. Để tạo một hình ảnh được liên kết, bạn theo các bước: 1. Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc. 2. Nhắp vào Copy trên menu Edit. 3. Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện. 4. Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu Edit. Kết quả sẽ cho nhanh chóng. Sử dụng Advanced Filter Nếu bạn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ liệu đó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter. Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter trong menu Dat, nhắp vào Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn. Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệu Advanced Filter Giả sử bạn tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tổng tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Để làm được việc này, sử dụng theo dòng công thức dưới đây: =SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, A1:A10,0),0)) Để chắc chắn bạn nhập công thức như là một dãy, bạn hãy ấn Ctrl- Shift- Enter. Sau đó bạn sẽ nhìn thấy dấu ngoặc {} trong công thức. Nhưng không được ấn Enter khi đang gõ công thức. Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu Bạn đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1: A10, và muốn đếm tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Bạn sử dụng công thức sau: =SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, 1,0),0)) Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau Bằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏ hình dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột. Ví dụ, nếu bạn gõ dữ liệu trong các ô A1: A20, gõ một công thức hay text vào trong ô B1. Nhắp hai lần chuột vào góc dưới của ô B1. Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B1 tới ô B20. Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc Để sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data\ Sort, và chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển Sort by. Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) và giảm dần (Descending) và nhắp vào OK. Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị các record đó, nhưng sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi của bạn một lần nữa. Để nhận được các bản ghi đó, đơn giản bạn chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu bạn muốn tắt chức năng AutoFilter, chọn Data\ Filter và xoá chọn trong AutoFilter. Làm vừa dữ liệu trong một trang Excel đã rất "cố gắng" để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng bạn có thể giảm bớt hay làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của bạn bằng cách thay đổi lựa chọn Adjust To % Normal Size. Hay bạn có thể sử dụng lựa chọn Fit To Pages để nén dữ liệu cho đầy số trang riêng biệt. Đơn giản, bạn chọn File\ Page Setup và thử nghiệm với hai lựa chọn đó bằng cách thay đổi các thiết đặt của chúng. Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem kết quả. Hiển thị các ô hay dùng Để tìm ra bất cứ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và chọn Show Auditing Toolbar. Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi đó chọn Trace Precedents (nút đầu tiên trên thanh công cụ Auditing), và đưa mũi tên tới các ô mà bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị của riêng ô đó, lúc này hình mũi tên màu xanh sẽ xuất hiện có liên kết từ các ô dữ liệu tới ô kết quả. Để xoá các mũi tên, nhắp vào nút Remove All Arrows. Tìm nhanh các ô có chứa công thức Để tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọn Go To từ menu Edit. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special\ Formulas, và nhắp vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn. Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức. Bổ sung Shift nền web vào bảng tính Để bổ sung dữ liệu "sống" từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại của bạn: mở bảng tính Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó chọn và copy các ô bạn muốn. Trong bảng tính của ban, chọn Paste Special từ menu Edit và nhắp vào nút Paste Link. Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức Để sử dụng các tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn chỉ việc gõ một ký hiệu (&) ở giữa tham chiếu và text. Ví dụ, để hiển thị dòng dữ liệu là "25 Departments", gõ (=A1 & "Departments"), trong đó A1 chứa số 25. Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút? Bạn muốn chạy macro hay hàm chỉ bằng một thao tác nhắp vào một nút? Bằng cách gán một hàm hay một macro tới một nút tuỳ biến bạn có thể thực hiện rất nhanh chóng mà không phải chọn Tools\Macro. Để ấn định một macro tới một nút, chọn View\ Toolbars\ Customize. Nhắp vào tab Commands và chọn Macros trong điều khiển Categories. Kustom Button trong Commands tới một thanh công cụ. Khi bạn đã bổ sung xong nút macro, nhắp vào nút có biểu tượng hình mặt cười màu vàng và nhắp vào nút Modify Selection trong hộp thoại Customize. Chọn Assign Macro từ menu shortcut mới xuất hiện. Cuối cùng, để đồng nhất macro bạn muốn tới gắn vào nút macro, nhắp vào OK, và nhắp vào Close. Hiển thị công thức một cách an toàn Bạn nhớ phải luôn luôn ghi bảng tính trước khi chuyển tới công thức hiển thị bằng cách ấn Ctrl - ~. Khi bạn quay lại bảng tính sau khi hiển thị các công thức, bạn có thể tìm thấy một vài định dạng khác nhau. Ví dụ, Excel có thể đã thay đổi độ rộng cột cùng một vài cột khác của bạn. Nếu điều này xảy ra, đơn giản mở lại bảng tính để quay lại định dạng đã mất. Phương pháp khác là chuyển bảng tính theo cách ở trên và tắt bằng cách vào menu Tools\Options chọn Views và đánh dấu chọn vào ô Formulas. Nhắp và OK để kết thúc. Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường Excel không quan tâm đến trường hợp các ký tự chữ cái khi sắp xếp, trừ khi bạn thông báo tới nó. Nếu bạn muốn phân biệt giữa chữ in hoa và in thường trong quá trình sắp xếp, chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp, chọn Data\Sort. Nhắp vào Options trong hộp thoại Sort và chọn lựa chọn Case Sensitive. Nhắp vào OK hai lần. Bạn sẽ phải nhớ để chọn lựa chọn này mỗi lần vì Excel sẽ không giữ lại thiết đặt này. Chuyển đổi các nhăn tới các số Text dạng số là một kiểu dữ liệu hợp lệ. Ví dụ một số phone không hoàn toàn là một số. Khi lưu trữ kiểu dữ liệu này, bạn có thể thêm vào dữ liệu nhập vào bằng ký tự ('). Tuy nhiên, thỉnh thoảng các giá trị số được nhập vào được nhập như là text số và điều này có thể xảy ra rắc rối. May thay, có thể dễ dàng chuyển đổi text số tới dạng số. Bạn theo các bước sau: chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyển đổi. Chọn Data\ Text To Column. Nhắp vào Next hai lần. Chọn General format và nhắp vào Finish. Excel sẽ chuyển đổi text số thành dữ liệu số. Phần 6 Tạo Macro để hiển thi tên tập tin trên Header và Footer Khởi động Excel, chọn workbook cần in ra, chọn menu Tools, Macro, nhập tên Macro và mục Macroname là Nameinfooter rồi nhấn nút Create. Cửa sổ VBA mở ra, bên trong đó sẽ có sẵn cho bạn 2 dòng lệnh là : Sub Namein-footer() End sub Bạn nhập tiếp dòng lệnh sau vào giữa 2 dòng lệnh trên: Activesheet.Page Setup.Leftfooter = Activeworkbook.Fullname Bạn đóng cửa sổ VBA rồi lưu workbook lại. Chọn menu Tools, Macro, bấm chọn Macro Nameinfooler rồi bấm nút Run. Khi này bạn chọn menu File /Print Preview sẽ thấy tên tập tin hiển thị ở góc trái bên dưới trang in. Bạn có thể thay thuộc tính Leftfooter trên câu lệnh bằng những thuộc tính sau để hiển thị ở những nơi khác nhau: - Centerfooter: hiển thị ở giữa phía dưới trang in - Rightfooter: hiển thị ở góc phải bên dới trang in - Leftheader: hiển thị góc trái trên đầu trang in - Centerleader: hiển thị ở giữa trên đầu trang in - Rightleader: hiển thị góc phải trên đầu trang in. Ẩn và hiện cột và hàng theo nhóm Nếu bạn muốn ẩn cột và hàng trong Excel thì dùng chuột quét chọn vị trí cột hoặc hàng cần ẩn đi rồi nhấn tổ hợp phím Alt - Shift - mũi tên phải. Khi đó sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi bạn là Cột hay Hàng, bạn chọn rồi bấm OK. Lúc này trên Workbook sẽ xuất hiện thêm một panel hiển thị những nhóm hàng hoặc cột mà bạn vừa tạo, để ẩn nhóm đó thì bạn nhấn vào dấu trừ và hiện ra thì nhấn dấu cộng. Để dễ dàng cho các bạn mới học word: mình có những mẹo vặt sau đây: - Dấu tiếng việt với chữ hoa là nguyên âm ở đầu câu hay bị lệch (thụt xuống) sau khi ta gõ thanh Space bar: Vào menu Tools>Autocorrect, chọn thẻ Autocorrect, bỏ chọn dòng "CorrectTwo intial capital". - Trang trí văn bản bằng một đoạn gạch nối gõ liên tiếp, nhưng trong world tạo ra một đường thẳng liền nét: Vào menu Tools>Autocorrect, cọn thẻ Autoformat, bỏ chọn dòng "hyphens (-) with dash (_). Thực hiện tương tự với thẻ Autoformat As You Type. - word thường tự động lặp lại những từ đã được gõ trước, dù ta chỉ mới gõ vài kí tự đầu: Vào menu Tools>Autocorrect...,chọn thẻ Autotext, bỏ chọn dòng ShowAutocomplete Suggestions". - Trong word các ClipArt hoặc các hình ảnh được chèn vào văn bản chỉ thấy có khung bao quanh mà thôi, nhưng xem trong chế độ Print Preview, lại thấy đầy đủ các ClipArt hoặc các hình ảnh đó: menu Tools>Option, chọn thẻ View, mục Show, bỏ chọn dòng Picture Placehoders". Microsoft Excel 2000:Racing Một Game đầy đủ được giấu trong phiên bản đầu tiên của Excel 2000 (Game này đã bị loại trong SR1 và SR2). Làm theo các bước sau đây để truy cập game đua xe giống như:SpyHunter 1.Mở Excel 2000 với một worksheet rỗng 2.Chọn File.save as Web Page 3.Trong hộp thoại Save as,chọn Selection:Sheet,đánh dấu chọn Add interactivity,và nhấn Publish 4.Nhấn Publish trong hộp thoại Publish as Web Page 5.Đóng Excel,không lưu (save) worksheet này 6.Mở Internet Explorer 7.Chọn File.Open,dùng trình duyệt để tìm và mở tập tin mà bạn vừa cất 8.Nhấn chuột trong spreadsheet đó,và giữ để chuyển đến hàng 2000 9.Nhấn chuột đầu đề màu xám để chọn hàng 2000 10.Dùng để chuyển con trỏ ngăn hoạt động đến ô WC2000 11.Ấn giữ -- và nhấn chuột vào logo Office ở góc bên trái 12.Xin chúc mừng bạn! Dùng phím mũi tên để lái hướng,thanh space để bắn,0 để thả xuống một vũng dầu,H để bật sáng các đèn trước,và Esc để ngừng chơi. Bằng cách nào thêm logo vào Header và Footer trong một văn bản Excel? Trong Word thì dễ nhưng Excel có cơ chế khác. Tôi không biết cách nào để thực hiện ngay cả trong VBA. Đúng vậy, bạn không thể dán hình ảnh lên header hay footer của Excel. Hộp đối thoại không chấp nhận bất cứ thứ gì ngoài văn bản. Nhưng Print Title của Excel có thể giải quyết được một nửa vấn đề bạn nêu. Print Title cho phép bạn lặp lại những dòng đã thiết kế ở đầu hay ở lề trái mỗi trang in. Bất cứ thứ gì bạn đặt trong những dòng này, gồm cả hình ảnh sẽ xuất hiện trên mỗi trang. Để vào Print Title Setting, chọn Page Setup từ File menu và nhấn trang Sheet. Vào hộp đối thoại Row to Repeat at top. Sau đó bạn có thể chọn hoặc gõ vào số dòng cho thích hợp. Ví dụ để chỉ những dòng từ 1 đến 9 ta gõ vào $1:$9. Bạn có thể kết hợp Print Title với những header thông thường. Nếu bạn đặt lề trên (top margin) dù nhỏ, title và header có thể chồng lấp lên nhau. Để thay đổi lề trên, chỉ cần trỏ tới Top Margin trong hộp đối thoại Page Setup. Rất tiếc rằng không có cách nào để lặp lại hình ảnh tự động ở đáy mỗi trang. Thêm Powerpoint nữa, cố lên! Giấu slide Trong bản trình diễn Microsoft PowerPoint, đôi khi bạn muốn ẩn đi một slide nào đó – slide thông tin tham khảo hay giải thích thêm làm rõ nghĩa chẳng hạn – và chỉ truy cập đến slide này khi nào cần thiết. Slide được ẩn đi sẽ không được hiện lên trên màn hình trình diễn trừ khi bạn ra lệnh cho PowerPoint truy cập đến slide đó. Để ẩn một slide trước tiên bạn hãy chuyển con trỏ chuột về slide bạn muốn giấu đi rồi vào Slide Show | Hide Slide. Bạn hãy khi nhớ số thứ tự của slide bị ẩn đi đó để trong quá trình trình diễn bạn có thể dễ dàng truy cập đến slide ẩn đó bằng cách nhấn phím số thứ tự của slide ẩn và ấn Enter. Nếu bạn có nhiều slide ẩn và không nằm theo thứ tự nào cả thì bạn có thể dùng phím tắt H để chuyển đến slide ẩn tiếp theo. Để quay trở lại bài trình diễn, bạn hãy nhắp chuột phải vào màn hình trình diễn và chọn Go | Previous Viewed. (Lệnh này có thể khác ở những phiên bản PowerPoint khác nhau). Hoặc bạn có thể tạo ra một nút bấm chuyển đổi slide trên màn hình trình diễn của bạn bằng cách vào Slide Show | Action Settings. Căn chỉnh đối tượng Trong PowerPoint, bạn hoàn toàn có thể tự động đặt vị trí hay căn chỉnh các đối tượng mà không cần phải sử dụng đến lưới (grid) hay hướng dẫn (guide). Để thực hiện tác vụ này bạn hãy thử các sau đây. Trước tiên bạn hãy lựa chọn tất cả các đối tượng cần căn chỉnh vị trí (lưu ý khi lựa chọn nhiều đối tượng bạn hãy giữ phím Ctrl). Sau đó bạn chọn nút Draw – nút này nằm ở góc tận cùng bên tay trái cửa sổ PowerPoint, ngay trên nút Start của Windows – và chọn vào “Align or Distribute” sau đó chọn một mô hình căn chỉnh thích hợp với bạn trong số những mô hình mà PowerPoint đưa ra. Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau Nếu bạn muốn bản trình diễn của mình thêm đa dạng phong phú bằng cách đặt màu nền cho mỗi slide hoặc một nhóm slide khác nhau. Để thực hiện tác vụ này bạn hãy thử cách sau đây. Lựa chọn slide hay một nhóm slide bạn muốn đặt màu nền khác với những slide khác, chọn Format | Slide Background. Trong cửa sổ Slide Background, sau khi bạn đã lựa chọn màu nền thích hợp, hãy đánh dấu chọn vào ô “Omit background graphics from master” sau đó chọn Apply. Bạn đã được như ý muốn. Di chuyển đối tượng chính xác hơn Nếu bạn sử dụng chuột để di chuyển đối tượng trong một khoảng nhỏ thì nhiều khi không chính xác và đạt yêu cầu cho lắm. Bạn hãy dùng bàn phím thay thế. Trước tiên hãy lựa chọn đối tượng bạn muốn di chuyển và dùng các phím mũi tên lên-xuống-sang trái-sang phải để di chuyển đối tượng của bạn. Mỗi lần di chuyển như vậy đối tượng sẽ di chuyển Trình diễn từng slide riêng biệt Trong khi bạn soạn thảo và trình bày từng slide của mình, đôi khi bạn muốn xem trước xem slide đó hiện trên màn hình trình diễn như thế nào. Nhưng nếu dùng tính năng xem trước của PowerPoint bạn sẽ lại phải xem tất cả các slide và trên màn hình trình diễn toàn màn hình. Vậy hãy thử ấn và giữ thêm phím Ctrl mỗi khi bạn chọn View Show | Slide Show. Chỉ riêng slide bạn đang chỉnh sửa hiện ra trong một cửa sổ nhỏ và rất thuận tiện cho bạn đó. Để tắt màn hình đó bạn hãy click chuột phải và chọn End Show. Khai thác các tính năng tuyệt vời của MS PowerPoint Trong Microsoft Powerpoint có chức năng tạo hai màn hình khi báo cáo thuận lợi hơn cho người dùng: một màn hình hiển thị nội dung các đề mục và một màn hình báo cáo nội dung chi tiết hơn. Chức năng này chỉ có trên các máy tính xách tay có màn hình LCD và một cổng VGA nối với máy chiếu. 1. Trợ giúp báo cáo dùng 2 màn hình trong PowerPoint Các bước thiết lập như sau Bước 1: bạn nhấn chuột phải trên màn hình desktop chọn Properties/ chọn thẻ settings Trong hộp thoại này bạn thấy xuất hiện hai màn hình 1 và 2 Trường hợp bạn chỉ thấy một màn hình thì phải cài đặt lại driver và các phần mềm tiện ích đi kèm cho phần điều khiển màn hình laptop của bạn Bạn Extend my Windows desktop into thischọn màn hình số 2: đánh dấu check vào mục monitor. Bước 2: Vào trong chương trình PPT bạn chọn mục Slide Show / Setup Slide show Bạn chọn mục Show presenter view / bạn chọn màn hình Monitor 2 cho bàn hình trình chiếu hoặc chọn Primary màn hình desktop của bạn đang sử dụng. Bấm OK. Bước 3: Soạn các chi tiết cho trang báo cáo của bạn: vào mục View / Notes page Bạn nhập các nội dung cần hỗ trợ cho các trang báo cáo của bạn. Bước 4: Trình chiếu: bạn bấm nút F5 hoặc Slide Show thì màn hình chiếu ra ngoài sẽ là trang chính ở giữa các thông tin khác không hiện lên bạn nhìn vào máy tính có các chú thích bên dưới trang hỗ trợ cho bạn nói nhiều hơn những gì có trên màn ảnh rộng. Lưu ý: khi thiết lập chế độ nhhiều màn hình (multimonitor) khi bạn nối máy chiếu vào máy laptop của bạn chỉ thấy được ảnh nền của màn hình desktop, nhưng khi trình chiếu thì có đầy đủ thông tin bạn cần. 2. Tạo nhiều hình nền trong các báo cáo dùng PowerPoint (PPT) Mặc định chương trình PPT có hai màn hình nền là trang đầu tiên và màn hình các trang kế tiếp. Để tăng sự hấp dẫn của bài báo cáo đôi khi chúng ta cần tạo cho mỗi chương một hình nền hoặc các slide có các hình nền tùy ý, cách thực hiện như sau: Bước 1: Trong màn hình soạn thảo PP bấm vào menu View/ Master /Slide Master Thấy xuất hiện 1 màn hình nhỏ ở bên trái màn hình đó là màn hình slide Master (màn hình nền của trang, màn hình này có chứa các định dạng font, màu, nền cho toàn bộ báo cáo) nếu bạn đã chọn một kiểu trang trí nào đó rồi thì ở đây xuất hiện 2 màn hình nhỏ, 1 của trang nhất và 1 của các trang tiếp theo. Bước 2: Bấm vào nút New slide master hoặc vào menu Insert/ New slide master Bạn có thêm một màn hình nền mới và ở đây chúng ta chèn hình hoặc trang trí tùy ý. Bạn có thể tạo nhiều trang slide master ở mục này. Xong bạn bấm vào nút Close Master view Bước 3: Áp dụng các trang nền đã tạo cho các màn hình nội dung của bạn: Chọn menu Format/Slide design Bên màn hình bên trái phía trên các mẫu định dạng của máy có các trang mẫu định dạng mới mà bạn đã tạo sẵn, bạn chọn khối các trang slide cần định dạng (bên phải) và bấm mouse phải vào màn hình định dạng bến trái chọn Apply to Selected Slides 3. Di chuyển nhanh đến các trang cần báo cáo hoặc các hình, film minh họa. Trong một bài báo cáo cần đến các dữ liệu liên quan có trên máy tính của bạn hoặc trên mạng internet bạn có thể dùng chức năng hyperlink để di chuyển nhanh đến phần tham khảo đó bằng một cái bấm chuột. a. Di chuyển nhanh đến trang slide trong cùng một file. - Bạn chọn khối đoạn văn bản hoặc hình cần tham chiếu vào menu Insert /Hypert link – hộp thoại Hypert Link xuất hiện. - Bấm vào nút Bookmask bên phải hộp thoại trên hộp thoại mới xuất hiện tất cả các trang bạn đã soạn bạn chọn vào một trang nào cân liên kết đến, bấm OK - Một các khác bạn tạo một số nút trên trang màn hình slide master như : Đi đến trang kế NEXT, trang trước Previous, hoặc trang mục lục bạn vào mục View/master /Slide Master – sau đó chọn Slide show/ Action Button bạn chọn các nút lệnh có sẵn và chèn vào trang nền ấn định các lệnh như trên cho các nút. b. Tham khảo nhanh đến file hoặc đường dẫn trên mạng. - Bạn chọn khối văn bản hoặc hình và bấm vào Insert/Hypert link, Bấm vào danh mục các ổ đĩa trong lục Look in chọn đĩa, bấm đôi chuột vào các folder để chọn file có trong máy tính của bạn. Bấm OK. Nếu là đường dẫn trên mạng thì bạn mở chương trình xem trang web lên – truy cập đến trang cần tham khảo, chọn khối copy đường dẫn trên dòng Address của màn hình trang web đang xem đem dán vào dòng Address trong hộp thoại Hypert Link và bấm OK. Bạn bấm nút Slide show góc dưới bên trái màn hình kiểm tra xem đường dẫn đúng không bằng cách bấm chuột vào dòng liên kết trên màn hình. - Lưu ý: trong khi soạn thảo các slide có liên kết đến trang trên mạng internet và trình chiếu nơi không có mạng sẽ bị lỗi, trong khi xem trang web bạn chọn đến mục Favorites/Add to Favorites đánh dấu vào mục Make Available offline, chờ cho máy tải toàn bộ trang web xuống máy tính của bạn xong bạn vào menu File dánh dấu chọn mục Work Offline, bây giờ bạn đem máy đến nơi cần trình chiếu mở file PPT lên và sử dụng như khi có nối mạng Internet. Chức năng này bạn có thể liên kết đến film MP4, AVI, hoặc file nhạc MP3, MIDI, WMA… trên máy của bạn rất nhanh. Phím F4 có gì mà hay ta? Khi bạn đối mặt với một loạt các hình, bảng... cần phải chỉnh sửa để có kích cỡ định dạng giống nhau: bạn phải chỉnh từng hỉnh 1? mệt lắm phím F4 có chức năng lặp lại một lệnh mà bạn vừa thực hiện vì vậy khi đối mặt với một loạt các hình cần chỉnh sửa bạn sửa 1 hình đầu và kích vào lần lượt các hình sau, bay giờ bạn chỉ kích chuột và F4 thật đơn giản Thủ thuật nâng cao MS Word, biết càng nhiều càng ít nhỉ? Là người thường xuyên phải làm việc với Word, chắc hẳn bạn sẽ sử dụng rất nhiều những thao tác phải lặp đi lặp lại hàng ngày. Rất nhàm chán mà lại mất thời gian. Tại sao không sử dụng những tính năng tự động hấp dẫn và mạnh mẽ của Word làm giúp bạn? Những thủ thuật dưới đây sẽ giảm bớt thao tác cũng như thời gian thao tác trong Word: Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày Word không khởi động và nạp những thiết lập mà bạn thích, hãy ép chúng làm việc với macro mỗi khi mở tài liệu mới hoặc tạo tài liệu mới. Để sử dụng macro, hãy nhấn chuột vào Tools ->Macros -> Record new macro và sau đó đặt tên macro này là AutoOpen, hãy chú ý trường Store In field luôn nằm trong Normal.dot. Hãy bỏ qua các lựa chọn để gán macro này cho các phím tắt và menu, bởi macro AutoOpen sẽ được thiết kế để chạy tự động khi mở một tập tin mới. Lúc này chế độ ghi macro đang kích hoạt , hãy làm những với những thao tác lặp lại khi mở một tài liệu mới.Sau khi đã hoàn thành xong, hãy nhấn nút dừng (Stop). Bây giờ, sử dụng Tools- >Macro-> Visual Basic Editor, sao chép toàn bộ AutoOpen và dán nó vào dòng cao nhất trong cửa sổ code ở bên tay phải, và đổi tên bản sao chép này thành AutoNew, lúc đó các thiết lập sẽ tự động chạy khi tạo tài liệu mới. Sửa đổi định dạng tài liệu Những người sử dụng mới làm quen với Word thường sử dụng template (mẫu) Normal.dot để chỉnh sửa những định dạng văn bản cho riêng mình. Rất nhiều thay đổi được thay đổi vĩnh viễn bằng cách sử dụng Default và Add to Template trong hầu hết các khung định dạng, nhưng trong một lúc nào đó người sử dụng muốn chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp. Để tìm tập tin này, hãy tìm kiếm trong mục Templates chẳng hạn: C:\Documents and Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates. Tên đường dẫn này có thể khác phụ thuộc vào đường dẫn và ổ đĩa cài đặt Windows. Tránh cảnh báo phiền phức Macro là một biểu tượng, tên, hoặc các kí tự nào đó được biểu diễn cho một danh sách các lệnh, hoặc các hoạt động và phím tắt. Rất nhiều chương trình sử dụng macro và tạo ra các macro nhằm loại bỏ những hoạt động, thao tác lặp lại trong quá trình sử dụng. Macro được hỗ trợ rất tốt từ trong bộ Office của Microsoft, đặc biệt là Word. Sau khi đã tạo được các macro mà bạn lưu trong các tài liệu hoặc các template, Word sẽ luôn đưa ra lời cảnh báo mỗi lần mở tài liệu. Để loại bỏ cảnh báo phiền phức, hãy tạo một chữ kí số (digital signature) sẽ giúp Word "tin tưởng" macro này hơn. Sử dụng Start ->Run và nhập vào đường dẫn nơi cài đặt bộ Office. Ví dụ: C:\Program Files\Microsoft Office\Office11 (Office10 nếu sử dụng Office XP). Tiếp đó, hãy tìm tới tập tin Selfcert hoặc Selfcert.exe (tuỳ thuộc vào cách hiển thị tập tin mở rộng) và nhấn đúp vào tập tin này. Nếu không tìm thấy tập tin Selftcert, hãy thêm tính năng này trong bộ cài đặt Office. Khi sử dụng, làm theo những chỉ dẫn và nhập tên riêng cho certificate khi được hỏi. Sau đó, trong Word, mở tài liệu sử dụng macro này. Chọn Tools-> Macros -> Visual Basic Editor. Trong khung Project ở phía bên trái, điểm sáng tài liệu, chọn Tools -> Digital Signature, nhấn Choose.., và lựa chọn certificate vừa tạo. Bây giờ, hãy đóng và mở lại tài liệu. Nếu hộp cảnh báo về bảo mật xuất hiện, chọn Always Trust Macros From This Source, và lựa chọn Enalbe Macros. Lặp lại những bước này cho bất cứ tài liệu hoặc template muốn nhúng macro này. Một điểm cần lưu ý là những certificate tự tạo này chỉ được "tin tưởng" trên máy của bạn, hãy lựa chọn Always Trust Macros From This Source sẽ tạo được "niềm tin" khi sử dụng trên máy khác. Dán văn bản không chứa định dạng Khi người sử dụng dán các đoạn văn bản từ trang Web vào trong tài liệu Word, có lẽ người sử dụng sẽ không muốn giữ lại định dạng và phông chữ. Đặc biệt là những hình ảnh quảng cáo và những thành phần khác. Bạn có thể sử dụng Edit -> Paste Special và sử dụng Unformatted Text mỗi lần cắt dán từ trang Web. Nhưng cũng có một cách khác khá hấp dẫn và thú vị hơn rất nhiều là sử dụng macro. Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor và gõ vào đoạn mã sau: Sub PasteUnformatted() Selection.PasteSpecial _ dataType:=wdPasteText End Sub Sau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard..., rồi kéo xuống danh sách Categories trong Macros, lựa chọn PasteUnformated từ danh sách Command, đưa con trỏ tới Press New Shortcut Key, nhấn Shift-Alt-V (bạn có thể lựa phím tắt khác theo ý mình), và nhấn vào Assign và Close. Từ bây giờ bạn chỉ cần nhấn Shift-Alt-V dán để dán đoạn văn bản chưa định dạng vào Word nhanh chóng và đơn giản. Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản Đoạn văn bản được dán vào trong Word từ email hoặc trang Web có dấu ngắt dòng (hoặc các kí tự như ^, >> ..), dĩ nhiên là bạn muốn loại bỏ những kí tự, này khỏi văn bản. Hãy sử dụng Edit - >Replace, để loại bỏ bằng cách gõ ^l ( gõ dấu ^ và chữ 'L' thường) trong trường Find What, và gõ dấu cách (spacebar) vào trường Replace. Tiếp đó, chọn Replace All. Cuối cùng, khi Word hỏi có muốn tiếp tục thay thế toàn bộ văn bản không thì chọn No. Bạn cũng có thể ghi lại những bước trên thành một macro. Sau khi đã ghi lại, hãy chỉnh sửa đoạn macro này để Word sẽ không hỏi lại nếu bạn có muốn thay thế toàn bộ tài liệu hay không. Tìm dòng .Warp=wdFind-Ask và thay đổi thành .Warp=wdFindStop. Sử dụng menu Work Sử dụng danh sách các tài liệu thường dùng (recent documents) trong menu File của Word sẽ nhanh hơn rất nhiều. Tuy nhiên, những danh sách này chỉ liệt kê 9 tập tin thường sử dụng mới gần nhất (mặc định chỉ có 4). Để chỉnh sửa con số này hãy lựa Tools ->Options, ở trong thẻ General. Nhưng điều này cũng không đảm bảo là tập tin thường mở có thuộc danh sách này hay không. Hãy sử dụng thêm menu Work từ Tools-> Customize, lựa chọn thẻ Command, và tới mục Categories và tới danh sách Buitl-In Menus. Trong danh sách Command, hãy kéo thanh Work lên hàng có các menu và nhấn OK. Lúc này những tài liệu cần thiết muốn mở lại nhanh chóng chỉ cần nhấn vào menu Work và chọn Add to Work Menu. Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sách trong tài liệu, hãy nhấn Ctrl +Alt + "-" và chọn tài liệu muốn loại bỏ. Khi muốn mở tài liệu chỉ cần tới Work và chọn tài liệu. Thủ thuật làm việc với những tài liệu dài Bạn thường xuyên phải làm việc các tài liệu Word dài vài chục, thậm chí vài trăm trang. Nhu cầu phát sinh là làm thế nào để lần đọc sau có thể đến ngay được chỗ đoạn văn bản đang đọc dở dang ở lần đọc trước đó mà không phải kéo thanh cuộn để diệt qua từng trang. Xin cung cấp một vài mẹo nhỏ. Cách 1: Đặt con trỏ tại chỗ cần đánh dấu, chọn Insert/Bookmark. Hộp thoại Bookmark hiện ra, bạn gõ một chữ hay một từ gì đó vào mục Bookmark name (Lưu ý: không bắt đầu được bằng một kí số) rồi bấm vào nút Add. Sau đó, Bấm Ctrl + S để lưu tài liệu. Lần đọc sau, mở tài liệu ra, vào menu Edit/Goto (hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + G). Hộp thoại Goto hiện ra, bạn bấm chọn dòng Bookmark trong mục Go to what, rồi chọn tên Bookmark cần đến trong mục Enter bookmark name. Cuối cùng, bấm nút Go to và nút Close để kết thúc. Cách 2: Đòi hỏi bạn phải nhớ số trang đang xem dở dang. Ở lần đọc sau, bạn dùng lệnh Go to để đi đến trang đang đọc dở dang trước đó: Vào menu Edit/Goto (hoặc Ctrl + G), bấm chọn dòng Page trong mục Go to what, gõ vào số trang cần đến trong mục Enter page number. Bấm nút Close để kết thúc. Cách 3: Tại chỗ đang đọc dở dang, bạn gõ một từ hay một chữ gì đó thật đặc biệt và dễ nhớ (dễ nhất là gõ abc), bấm Ctrl + S để lưu tài liệu. Ở lần đọc sau, để đến chỗ đánh dấu: Chọn menu Edit/Find (hoặc bấm Ctrl+F), rồi gõ từ đã đánh dấu (abc) vào hộp thoại Find, bấm nút Find next để tìm. Ngay lập tức, bạn sẽ đến được nơi đọc dở dang hôm trước Mail Merge số liệu giữa Word và Excel Mình hay phải làm Exel để tính toán và chèn số liệu sang Word để "trình báo" Gần đây có một số công việc nhàm chán là nội dung trình báo chẳng thay đổi gì cả mà chỉ thay đổi số liệu nên đã dùng Mail Merge để giảm công việc Tuy vậy, lại bị một việc là các công thức trong Excel tính toán luôn cho kết quả lẻ (nhiều hơn 2 số sau dấu thập phân) nên khi Merge vào Word ko thể hiện được kểt quả như ý muốn (lấy sau hàng thập phân 2 số) và không thể hiện được dấu ngăn cách hàng ngàn mà luôn cho một dãy số dài dằng dặc. Vậy có bác nào giúp mình được không Chào Bạn, Về vấn đề này tôi đã từng làm và muốn cùng share với bạn. Nếu bạn đang dùng Office XP thì làm như thế này. 1. Tạo file Excel trước, có các cột theo ý của bạn, ví dụ file Excel có tên Danhmuc.xls có các cột sau tương ứng với cột A/B/C/D, sau đó save file này vào đâu đó trên ổ cứng ID/ Hoten/ Ngaysinh/Dia chi /... 2. Mở Word, soạn sẵn form của văn bản cần trộn, lưu ý để trống những chỗ cần điền văn bản tự động vào 3. Chọn menu Tool/Letter and mailing/Mail Merge Wizard... 4. Task pane của Word xuất hiện cho bạn chọn các thông số trộn, ví du bạn chọn Letter, sau đó bấm Next. 5. Ở bước tiếp theo chọn Use the Current Document, bấm Next: select recipients... 6. Chọn tiếp Use an existing list, sau đó bấm vào link Browse ở bên dưới. 7. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, bạn chọn Excel files trong hộp list box Files Of Type, sau đó chỉ đến file Excel của bạn (Ví dụ file Danhmuc.xls đã nói ở trên). 8. Hộp thoại Select Tables xuất hiện, bạn ghi danh mục đó ở sheet nào thì chọn sheet đó, ví dụ sheet1$. (nếu dòng đầu tiên của file Excel có tên các cột như đã nói ở trên thì bấm vào ô checkbox First row of data contains column headers 9. Hộp thoại Mail Merge Recipients xuất hiện cho bạn chọn các dòng muốn đưa vào mail, mặc định thì chọn tất. Nhấp OK 10. Sau đó toàn bộ các hộp thoại biến mất và màn hình lại như... chưa có gì xảy ra cả. Nếu bạn bấm next: write your letter luôn ở task pane thì không có gì xảy ra đâu. 11. Chọn menu View/Toolbars/Mail Merge để xuất hiện thanh công cụ trộn mail. 12. Di chuyển đến các chỗ cần điền đang để trống , bấm nút Insert Merge Field (Ngay bên trái nút Insert Word Field) trên thanh công cụ Mail Merge mới xuất hiện đó để xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field. Chọn nút Database Fields, bạn sẽ thấy tên các cột của bạn. 13. Bây giờ chọn từng tên một, bấm Insert, xong bấm Close để di chuyển đến chỗ mới, lặp lại bước 11 trên đây đến khi chèn được hết các cột vào đúng từng chỗ tương ứng. Sau đó mới bấm Next trên Task Pane. Bấm Next : Preview your letters luôn, vì chắc bạn không có gì cần quan tâm đến Step 4 này đâu. 14. Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì Bấm Next sang Step 6, chọn Print để in luôn còn không thì bấm Edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm. Next idea Đối với office XP trở về sau, cho phép nhiều khối (vùng) dữ liệu được đặt nhiều tên tương ứng, và bạn khi chọn file chỉ cần chọn tên vùng đã được đặt là được. Tuy nhiên, trên trang văn bản chính là Word, bạn nên chọn nút "abc" trên thanh công cụ mail merge để hiển thị những record bạn cần in thôi, trường hợp bạn muốn in tất tần tật thì chọn nút "Merge" thì nó sẽ cho bạn một file mới và bạn có thể lưu file này. Có một điều bạn nên chú ý đến các dữ liệu kiểu số như number, date,...thì cái này hơi phiền bạn ạ, mà tôi không biết tại sao; tôi đã hỏi nhiều người nhưng có lúc được lúc không. Riêng trường hợp này, bạn có thể thiết kế file "lần đầu" trên Excel 2000, sau đó lưu lại trên Excel XP trở về sau, rồi bạn tiến hành như các bước đã hướng dẫn ở trên, bạn sẽ được các con số hiển thị trên word như 25.000.000 thay vì 25000000 (khó coi đúng không). Chúc bạn thành công. Next idea Có 2 cách làm như sau: 1. Gõ trực tiếp: {=tên field\#"#,###,###"} 2. Bạn click chuột phải, chọn edit field. Ở hộp thoại field name chọn formular. Click nút fomular bên tay phải. Ở hộp thoại formular, bạn gõ =tên field Ở hộp thoại number format, bạn gõ: #,###,### Click ok là xong. 3.Bạn cũng có thể thêm đơn vị tiền tệ ở phía sau bằng cách gõ thêm vào. Vd: {=lcb\#"#,###,###vnđ"} --> 900,000vnđ Next idea Ngoài ra có thêm một cách bạn chọn thêm một cột trong file excel, sau đó sử dụng hàm làm tròn để cắt bớt số thập phân theo ý muốn. VD: bạn có một ô chứa kết quả VD D2 chẳng hạn, bạn làm thêm cột E2 và đặt công thức (=round(E2,2) rồi fill down cả cột theo công thức trên, sau đó sử dụng cột E để đưa kết quả thay cho cột D bạn sẽ có kết quả như ý. Next idea Tôi xin bổ sung thêm một dạng sau khi làm hàm Round xong bạn nên chuyển đổi dữ liệu từ dạng numberic thành text thì sẽ an toàn hơn. VD tại ô E2 có dữ liệu ta sẽ chuyển đổi dạng text như sau: (=text(E2,"#.##0,00_);(#.##0,00)'') . Sau đó bạn sẽ thấy kết quả hiện thị lên trên word ưng ý. Chúc bạn thành công Đóng "mộc" cho tập tin văn bản Khi soạn một văn bản Word và gửi cho mọi người, bạn muốn để lại "dấu ấn" tác quyền, hãy sử dụng công cụ “đóng mộc” cho tập tin văn bản. Mọi thứ đã có sẵn trong MS Word, chỉ cần vài thao tác đơn giản để thực hiện. Trước tiên, bạn mở văn bản MS Word của mình lên, vào Format > Background > Printed Watermark... Trong cửa sổ Printed Watermark, nếu muốn “đóng mộc” lên file bằng một bức ảnh, hãy chọn Picture watermark. Nhấn phím Select Picture rồi chọn tấm ảnh mà bạn muốn đưa vào file văn bản của mình. Sau đó, nếu muốn tấm ảnh của bạn chỉ hiển thị “lờ mờ” trong file- hãy chọn Washout, nếu muốn tấm ảnh hiện rõ ràng trong file- không chọn Washout. Mục Scale hỗ trợ bạn điều chỉnh kích thước bức ảnh, chọn Auto để MS Word tự động chọn một kích thước ngẫu nhiên, ngoài ra bạn cũng có thể chọn các kiểu phóng to- thu nhỏ ảnh từ 50%-500%. Nhấn OK để tạo “mộc” cho ảnh. Hãy dùng cách này để đưa Logo công ty, chữ kí cá nhân, hay bất kì hình ảnh nào để thông báo cho mọi người biết là chủ sở hữu của file MS Word là...bạn. Nếu không muốn đưa hình ảnh, bạn cũng có thể đưa địa chỉ email, tên công ty, tên bạn hay bất kì thông điệp riêng tư nào để làm “mộc” cho ảnh. Lúc đó, hãy đánh chọn Text watermark. Dòng, Text- bạn viết thông điệp của mình vào, dòng Font- bạn chọn kiểu font cho chữ, Size- để chọn kích thước cho chữ, Color- chọn loại màu cho chữ. Nếu muốn chữ hiện “lờ mờ”- bạn đánh chọn mục Semitransparent, nếu muốn chữ hiện rõ ràng- không chọn mục Semitransparent. Muốn chữ nằm nghiêng- bạn chọn Diagonal, nếu muốn chữ nằm ngang- bạn chọn Horizontal. Nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Bây giờ bạn hãy mở các tài liệu của mình lên rồi thực hành “đóng mộc” cho nó ngay đi! Theo mặc định trong MS Word, thì chữ hay hình của bạn sẽ được đặt “đại” ở một chỗ nào đó mà MS Word “thích”, nếu bạn muốn di chuyển chúng đến vị trí mình muốn, vào View > Header and Footer, sau đó nhấn giữ chuột phải rồi di chuyển ảnh hay chữ đến vị trị bạn muốn. Cuối cùng nhấn Close để xác nhận vị trí. Theo tuoitre Phím tắt Shift + F3 : thay đổi giữa các kiểu chữ thường, in hoa toàn bộ, in hoa mỗi chữ cái đầu. Ctrl + Shift + C : sao chép định dạng. Ctrl + Shift + V : áp dụng định dạng đã sao chép. Ctrl + = : tạo chữ Subscript (Vd: H2O) Ctrl + Shift + = : tạo chữ Superscript (Vd: a2) Ctrl + ] : tăng kích cỡ phông lên một đơn vị. Ctrl + [ : giảm kích cỡ phông xuống một đơn vị. Ctrl + Y : lặp lại thao tác trước đó. F12: Save As Ctrl + Alt + 1 : áp dụng định dạng cấp 1 Ctrl + Alt + 2 : áp dụng định dạng cấp 2 Ctrl + Alt + 3 : áp dụng định dạng cấp 3 Ctrl + Alt + K : tự động định dạng cho khối văn bản đã chọn Ctrl + Shift + N : áp dụng định dạng Normal Trong Excel: Phím tắt Ý nghĩa Enter Cài dữ liệu vào ô, di chuyển xuống dưới ESC Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi F4 hay Ctrl+Y Lặp lại thao tác vừa làm Alt+Enter Bắt đầu dòng mới trong ô Backspace Xóa ký tự bên trái hoặc vùng chọn Delete Xóa ký tự bên phải hoặc vùng chọn Ctrl+Delete Xoá tất cả chữ trong một dòng Phím mũi tên Di chuyển lên xuống hoặc qua lại một ký tự Home Chuyển về đầu dòng Ctrl+D Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dưới Ctrl+R Chép dữ liệu từ bên trái qua phải Shift+Enter Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chưyển qua phải vùng chọn Shift+Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chưyển qua trái vùng chọn Phím tắt Ý nghĩa = Bắt đầu một công thức F2 Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô Backspace Xoá ký tự bên trái trong ô đang hiệu chỉnh Ctrl+F3 Đặt tên cho vùng chọn F3 Dán một tên đã đặt trong công thức F9 Cập nhật tính toán các Sheet trong Workbook đang mở Shift+F9 Cập nhật tính toán trong sheet hiện hành Alt+= Chèn công thức AutoSum Ctrl+; Cập nhật ngày tháng Ctrl+Shift+: Nhập thời gian Ctrl+K Chèn một Hyperlink Ctrl+Shift+” Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành Ctrl+’ Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành Ctrl+A Hiển thị Formula Palette sau khi nhấp một tên hàm vào công thức Ctrl+Shift+A Chèn dấu ( ) và các đối số của hàm sau khi nhập tên hàm vào công thức Định dạng dữ liệu Ctrl+1 Hiển thị lệnh Cell trong menu Format Ctrl+Shift+~ Định dạng số kiểu General Ctrl+Shift+$ Định dạng số kiểu Curency với hai chữ số thập phân Ctrl+Shift+% Định dạng số kiểu Percentage (không có chữ số thập phân) Ctrl+Shift+^ Định dạng số kiểu Exponential với hai chữ số thập phân Ctrl+Shift+# Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm Ctrl+Shift+? Định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập phân Ctrl+Shift+& Thêm đường viền ngoài Ctrl+Shift+ - Bỏ đường viền Ctrl+B Bật tắt chế độ đậm, không đậm Ctrl+I Bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng Ctrl+U Bật tắt chế độ gạch dưới Ctrl+5 Bật tắt chế độ gạch giữa không gạch giữa Ctrl+9 Ẩn dòng Ctrl+Shift+( Hiển thị dòng ẩn