Bảng công tác - Sử dụng excel

Trang: 1 BẢNG CÔNGTÁC SỬ DỤNG EXCEL Phần này giới thiệu Microsoft Excel 2000, một ứng dụng mà ta dùng để minh hoạ bảng công tác. Để bắt đầu, cần xem lại các kỹ năng tổng quát để làm việc với giao diện của excel. I. Nhập môn. Trước khi có thể làm bất cứ điều gì với excel, cần biết khởi động và tắt ứng dụng, cũng như điều hướng giữa các phần khác nhau của nó. 1. Mở ứng dụng Trước đây, chắc ta đã quen thuộc với cách mở và đóng một ứng dụng windows. Ta sẽ ôn lại các thao tác này trong Excel. Để mở ứng dụng Excel, chọn Start\All Programs, Microsoft Excel hay nhấp nút khởi chạy (launch button) trên thanh tác vụ (nếu có). Để đóng Excel, chọn Exit từ thực đơn File hoặc nhấp nút Close ở phía góc trên bên phải của cửa sổ Excel. 2. Mở nhiều bảng công tác Trong excel, mỗi tập tin được gọi là một bảng công tác. Bảng công tác là nơi lưu trữ các con số, văn bản, các công thức toán học, các đồ thị và nhiều đối tượng khác. Để mở một bảng công tác, chọn lệnh Open từ thực đơn File, hoặc nhấp vào Open trên thanh công cụ chuẩn. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Open cho phép tìm đến tập tin muốn mở. Chọn tên tập tin cần mở rồi nhấp vào nút Open. Để mở nhiều bảng công tác, có thể lặp lại các thao tác trên cho mỗi bảng công tác. Một cách khác là giữ phím Ctrl hoặc Shift và nhấp một hay nhiều tập tin. Muốn mở một tập tin mới sử dụng thì có thể chọn từ danh sách ở cuối thực đơn File. 3. Tạo nhiều bảng công tác mới Excel mở cho ta một bảng công tác đã được tạo sẵn. Để tạo nhiều bảng công tác, chọn New từ thực đơn File rồi OK. Một cách khác là có thể nhấp vào New trên thanh công cụ chuẩn. 4. Lưu các bảng công tác Trước khi tiếp tục với Excel, cần biết cách lưu lại công việc đã thực hiện. Cần biết lưu các bảng công tác Excel theo nhiều cách khác nhau. Để lưu một bảng công tác, chọn lệnh Save từ thực đơn File hoặc nhấp vào nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Nếu bảng công tác đang sử dụng chưa được lưu thì thao tác này sẽ mở hộp thoại Save. Hãy đặt tên cho bảng công tác, chọn nơi cần lưu bảng công tác trên đĩa rồi nhấp vào nút Save. Nếu có thay đổi nội dung bảng công tác, và muốn lưu lại mà không cần thay đổi tên bảng công tác thì chọn lệnh Save từ thực đơn File hoặc nhấp vào nút Save trên thanh công cụ chuẩn hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + S . Excel sẽ không yêu cầu đặt lại tên, nhưng nội dung của tập tin hiện tại sẽ được cập nhật. Đôi khi cũng có nhu cầu lưu một bản sao của bảng công tác đang sử dụng bằng một tên mới. Để làm điều này, chọn nút lệnh Save As từ thực đơn File. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Save As. Hãy nhập Trang: 2 tên cho bảng công tác và xác định nơi cần lưu trên đĩa rồi chọn nút Save. Một bảng sao mới được tạo ra sau thao tác này. Khi chỉ dùng Save hoặc Save As, Excel sẽ lưu các bảng công tác theo dạng gốc của nó, một tập tin dạng .xls. Dạng này là dạng tốt nhất để sử dụng nếu chỉ làm việc với dữ liệu trong Excel, nhưng nó không thuận tiện trong việc chia sẻ dữ liệu với những ứng dụng khác. Thật may mắn, Excel cho phép lưu dữ liệu theo nhiều dạng khác. Để lưu dữ liệu theo dạng khác, chọn lệnh Save As từ thực đơn File . Sau đó tại hộp Save As Type, chọn kiểu tập tin mà ta muốn. Bảng 5.1 sau đây liệt kê một số kiểu có sẵn Cũng có thể sử dụng Save As để lưu lại một bảng công tác theo dạng có trong các phiên bản trước của Excel . Excel 2000 cho phép lưu theo các dạng Excel 2.1, Excel 3.0, Excel 4.0, Excel 5.0, hay Excel 97. 5. Điều hướng giữa các bảng công tác. Cần phân biệt một bảng công tác (Spreadsheet) và một bảng tính (Worksheet). Một bảng công tác là một tập tin Excel. Một bảng công tác có thể gồm một hay nhiều (thực tế không có giới hạn) bảng tính. Hình 5.1 sau đây giúp ta hiểu được sự khác biệt giữa hai thuật ngữ này. Trong hình này, ba bảng công tác được đặt tên lần lượt là Spreadsheet1.xls, Spreadsheet2.xls, và Spreadsheet3.xls đang mở. Có thể thấy mỗi bảng này trên thanh tác vụ (Taskbar ) ở phía dưới màn hình. Nút Spreadsheet3.xls được ấn xuống, cho biết bảng công tác này đang được sử dụng. Bên trong bảng công tác, có 3 bảng tính là Sheet1, Sheet2, là Sheet3. Những bảng tính này được xác định bằng các thẻ (Tab) ở góc trái phía duới giao diện Excel. Trang: 3 Để chuyển qua lại gữa các bảng công tác đang mở, sử dụng một trong 3 cách sau đây : • Nhấp vào bảng công tác cần chọn trên thanh tác vụ của cửa sổ. • Dùng tổ hợp phím Alt+Tab để chuyển qua lại giữa các cửa số bảng công tác đang mở. • Chọn bảng công tác cần sử dụng từ danh sách của thực đơn Window trong cửa sổ Excel. 6. Sử dụng chức năng trợ giúp Có thể sử dụng chức năng trợ giúp của Excel theo nhiều cách khác nhau. Có thể tìm thấy những tuỳ chọn này từ thực đơn Help của Excel hoặc có thể khởi động chức năng này bằng cách nhấn phím F7. Sau đây là những tùy chọn chính của chức năng trợ giúp : - Microsoft Excel Help: gồm một tâp tin liệt kê chi tiết các thông tin về tất cả các khía cạnh của ứng dụng. Phụ thuộc vào những thiết lập cụ thể, có thể thấy tập tin này ở cửa sổ dạng web hay được thể hiện như là một “Trợ lý văn phòng hoạt ảnh” (Animated Office Assistant.) - What's This? : Hiển thị một màn hình lời khuyên (tip) cho một tùy chọn cụ thể . Lựa chọn một mục, chẳng hạn như một lệnh điều khiển hay một lệnh thực đơn, và nhấn tổ hợp phím Shift + F1 để xem diễn giải ngắn về thành phần này. - Office On The Web : kết nối đến trang trực tuyến của Microsoft, cho phép truy cập đến một thư viện lớn gồm nhiều đề mục và gợi ý hữu ích 7. Kết thúc công việc Khi đã hoàn tất công việc, có thể chỉ muốn đóng một bảng công tác riêng lẻ trong khi vẫn muốn ứng dụng Excel được mở. Để thực hiện điều này, chọn lệnh Close từ thực đơn File hoặc nhấp vào nút Close ở góc trên bên phải của bảng công tác. Đừng nhầm lẫn nút này với nút Close của ứng dụng Excel. Hình 5.2 cho ta thấy sự khác nhau này . II. Điều chỉnh các thiết lập Cũng như hầu hềt các ứng dụng của Windows khác, Excel cho phép hiệu chỉnh các thiết lập theo ý muốn. Chúng tôi sẽ giới thiệu công cụ thu phóng(magnification), các thanh công cụ, làm đông và giải đông, tuỳ chỉnh các mục cơ bản. 1. Phóng to và thu nhỏ Excel cho phép kiểm soát sự hiển thị của văn bản trên màn hình bằng cách phóng to hay thu nhỏ toàn bộ bảng tính. Có thể sử dụng các cách sau đây để thay đổi yếu tố phóng đại (zoom) của bảng tính đang sử dụng . • Chọn Zoom từ thực đơn View, rồi chọn kích cỡ muốn phóng to, và cuối cùng nhấp OK. • Chọn một giá trị từ hộp danh sách Zoom trên thanh công cụ chuẩn. • Nếu thiết bị chuột đang dùng có bánh xe trượt, có thể hiệu chỉnh sự phóng to bằng cách kết hợp nhấn phím Ctrl và cuộn (scroll) bánh xe trượt. Hình 5.3 sau đây cho ta thấy sự thay đổi lần lượt là 10% (hình bên trái ) và 200% (hình bên phải). Trang: 4 2. Điều chỉnh thanh công cụ Đặc điểm của Excel là có nhiều thanh công cụ khác nhau giúp cho việc sử dụng các chức năng thông thường được dễ dàng. Mặc định, Excel hiển thị thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng, nhưng cũng có thể thay đổi một cách dễ dàng. Nhấp phải vào chỗ trống trên thanh công cụ, một thực đơn tắt như hình 5.4 sẽ liệt kê tất cả các thanh công cụ mà Excel hỗ trợ. Để hiển thị hay ẩn một thanh công cụ nào đó, chỉ việc nhấp vào tên của thanh công cụ đó trên thực đơn tắt. Cũng có thể cho hiển thị các thanh công cụ bằng cách chọn chúng từ thực đơn View. 3.Cố định(Freeze) và gỡ cố định(Unfreeze) Nói chung, các bảng tính chứa ít thông tin.Thường thì hàng đầu hay cột đầu là tiêu đề để chứa thông tin. Excel cho phép làm cố định các tiêu đề này để có thể nhìn thấy trong lúc cuộn qua các phần còn lại của bảng tính. Để làm cố định một phần của bảng tính, trước tiên ta nhấp vào ô ở dưới và bên trái của phần muốn cố định • Để cố định cột đầu tiên, nhấp vào ô B1. • Để cố định dòng đầu tiên, nhấp vào ô A2. Trang: 5 • Để cố định cả dòng và cột đầu tiên, nhấp vào ô B2. Chú ý : Các ô trong bảng tính Excel được xác định bằng một ký tự cụ thể ở đầu cột và một con số ở bên trái của dòng.Vì thế, ô A2 là ô của dòng thứ 2 và cột thứ 1. Sau khi chọn ô thích hợp và chọn Select Freeze Panes từ thực đơn Window, Excel sẽ tô đậm các đường biên để chỉ ra khung cố định. Hình 5.5 cho ta thấy một bảng tính với cả dòng và cột đã được cố định. Chù ý rằng dòng 1 và cột A vẫn có thể nhìn thấy mặc dù các thanh cuốn làm hiện thị vùng dữ liệu bất kỳ của bảng tính. Để gỡ cố định, chọn Unfreeze Panes từ thực đơn Window . 4. Điều chỉnh theo sở thích Excel cho phép tuỳ chỉnh nhiều đặc tính của nó theo sở thích người dùng. Sau đây là 2 ví dụ: Để thay đổi tên mặc định, chọn Options từ thực đơn Tools. Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại Option, như hình 5.6 . Trên thẻ General, thay đổi User Name và nhấp vào nút OK. Trang: 6 Để thay đổi thư mục(directory) mặc định lưu trữ các tập tin, ta chọn Options rồi nhập vào thư mục mới tại hộp Default File Location trên thẻ General và nhấp vào OK. Nếu duyệt qua các thẻ khác trong hộp thoại Options, sẽ tìm thấy nhiều đặc tính khác của Excel có thể tuỳ chỉnh. CÁC Ô Hầu hết thời gian sử dụng Excel là làm việc với các ô (Cells) - các vùng hình chữ nhật tạo nên bảng tính. Phần này kiểm tra khả năng thao tác căn bản với ô. • Chèn và xoá dữ liệu • Lựa chọn dữ liệu • Di chuyển dữ liệu • Sử dụng các công cụ tìm kiếm và thay thế • Sắp xếp dữ liệu Chèn dữ liệu Công việc cơ bản nhất là việc nhập dữ liệu vào bảng công tác để có thể làm việc với nó. Nhập dữ liệu vào một ô Để chèn dữ liệu vào một ô, chỉ việc nhấp chuột vào ô hoặc sử dụng các phím mũi tên để di chuyển đến các ô. Sau đó nhập dữ liệu ta muốn vào trong ô. Khi nhập dữ liệu, sẽ thấy nó xuất hiện cả trong ô đã chọn và trong thanh công thức nằm ở phía trên màn hình. Khi nhập dữ liệu xong, thì nhấn phím Enter hay một trong các phím mũi tên để xác nhận dữ liệu đã nhập. Để nhập văn bản vào trong một ô, chỉ việc gõ văn bản vào ô đó. Excel có thể định dạng lại dữ liệu đã nhập vào.Ví dụ : nếu đánh số 45678.7878787 thì chỉ có phần nguyên là 45678 hiển thị ra mà thôi. Hay nếu nhập dữ liệu June 3, 2003, excel sẽ hiển thị lại là 03-Jun-03. Nhưng nếu thích, ta có thể thay đổi cách hiển thị mặc định của excel bằng cách nhấp phải vào ô rồi chọn Format Cells. Trang: 7 Chú ý : Tuy nhiên, cũng có thể bắt Excel hiện thị chính xác văn bản nhập vào bằng cách thêm vào dấu “ ' “ trước giá trị mà ta nhập. Ví dụ: nếu gõ 'June 3, 2003 thì excel sẽ hiển thị là June 3, 2003. Chọn ô Đôi khi ta cần chọn 1 hay nhiều ô trong một bảng. Ví dụ như cần thay đổi màu sắc của các ô nhất định. Có thể chọn ô mình muốn bằng cách nhấp chuột vào ô đó hoặc dùng các phím mũi tên để di chuyển. Ô được chọn sẽ có đường bao đậm màu đen. Để chọn nhiều ô, ấn giữ và kéo chuột. Bằng cách này, ta sẽ chọn được tất cả các ô nằm trong vùng hình chữ nhật mà ta kéo chuột. Cũng có thể chọn bằng cách ấn giữ phím Shift và ấn các phím mũi tên để mở rộng vùng chọn. Để chọn các ô không nằm kề nhau, nhấn giữ phím Ctrl rồi nhấp chuột hoặc kéo vào các ô muốn chọn. Để chọn toàn bộ bảng tính, nhấp chuột vào góc trên bên trái của bảng tính ( nằm bên trái của cột A và ở ngay bên trên của dòng 1) hoặc nhấp chuột vào bảng rồi ấn Ctrl+A. Excel sẽ hiển thị ô đơn được chọn bằng cách vẽ 1 đường bao đậm bên ngoài. Nếu chọn nhiều ô kề nhau thì vùng chọn sẽ được bao quanh bằng 1 đường bao đậm và có nền màu xám như Hình 5.7. Nếu chọn nhiều ô không nằm kề nhau thì mỗi ô được chọn sẽ có nền xám nhưng không có đường bao đậm bên ngoài. Chọn dòng Để chọn 1 dòng trong bảng tính, ta nhấp vào tiêu đề dòng nằm ở bên trái của nó. Ví dụ, nhấp vào vùng xám có ghi số 3, ta sẽ chọn được toàn bộ các ô nằm ở dòng thứ 3 của bảng tính. Cách khác, có thể chọn một dòng của ô hiện hành bằng cách nhấn Shift+Space. Để chọn nhiều dòng nằm kề nhau, ấn giữ chuột và kéo qua các tiêu đề dòng muốn chọn. Hoặc, nhấp vào tiêu đề dòng đầu tiên và giữ Shift và nhấp vào tiêu đề dòng cuối trong khu vực muốn chọn. Để chọn nhiều dòng không nằm kề nhau thì giữ Ctrl và nhấp vào tiêu đề dòng của các dòng muốn chọn. Trang: 8 Chọn cột Để chọn 1 cột, nhấp chuột vào tiêu đề cột nằm ở đỉnh của mỗi cột. Ví dụ nếu ta nhấp chuột vào vùng xám có ghi chữ C thì ta sẽ chọn được cột thứ 3. Cũng có thể chọn cột chứa ô hiện hành bằng cách ấn Shift+Space. Để chọn các cột nằm kề nhau, nhấn giữ và kéo chuột qua các tiêu đề cột muốn chọn. Hoặc có thể nhấp chuột vào tiêu đề cột đầu tiên, giữ Shift rồi nhấp chuột vào tiêu đề cột cuối cùng của khu vực muốn chọn. Để chọn các cột không nằm kề nhau, giữ Ctrl và nhấp tiêu đề các cột cần chọn. Các dòng và các cột Ngoài việc chọn, cũng có thể chèn thêm, xóa hoặc sửa các dòng và cột. Chèn thêm dòng và cột Để chèn thêm 1 dòng mới, nhấp phải vào tiêu đề dòng mà ta muốn nó nằm ngay dưới dòng mới chèn rồi chọn Insert Rows trên thực đơn tắt hoặc có thể chọn Rows trong thực đơn Insert để chèn 1 dòng nằm ngay phía trên dòng hiện hành. Để chèn thêm 1 cột, nhấp phải vào tiêu đề cột mà ta muốn nó nằm kề bên phải của cột mới chèn rồi chọn Insert Column trên thực đơn tắt hoặc có thể chọn Columns trong thực đơn Insert để chèn 1 cột nằm kề bên trái dòng hiện hành. Xóa dòng và cột. Excel cung cấp nhiều cách để xóa các dòng và cột. Để xóa 1 dòng, nhấp phải vào tiêu đề dòng rồi chọn Delete hoặc nhấp vào dòng muốn xoá rồi chọn Delete trên thực đơn Edit, sau đó chọn Entire Row trong hộp thoại Delete rồi nhấp OK. Để xóa 1 cột, nhấp phải vào tiêu đề cột rồi chọn Delete hoặc nhấp vào cột muốn xoá rồi chọn Delete trên thực đơn Edit, sau đó chọn Entire Column trong hộp thoại Delete rồi nhấp OK. Chỉnh sửa các dòng và cột Có thể điều chỉnh kích thước của các dòng và cột. Để tăng chiều cao của một dòng, đặt con trỏ chuột tại cạnh dưới của tiêu đề dòng. Con trỏ sẽ biến thành hình mũi tên hai chiều. Nhấn giữ chuột và kéo chuột lên hoặc xuống để thay đổi chiều cao của dòng. Cũng có thể chọn dòng mà ta muốn rồi chọn Format, Row, Height để chỉ định chiều cao của dòng. Trang: 9 Để thay đổi chiều rộng của một cột, đặt con trỏ chuột tại cạnh phải của tiêu đề cột. Con trỏ sẽ biến thành hình mũi tên hai chiều. Nhấn giữ chuột và kéo chuột sang trái hoặc phải để thay đổi chiều rộng của cột. Hoặc có thể chọn cột rồi chọn Format, Column, Width để chỉ định chiều rộng của cột. Hiệu chỉnh dữ liệu. Đôi lúc, ta cần phải thay đổi dữ liệu đã có. Ví dụ, cần tính toán lại 1 vài thông tin như dự án bán hàng hàng năm hay đơn giản là vì nhập thông tin sai. Trong trường hợp này, excel cho phép dễ dàng hiệu chỉnh lại dữ liệu đã có. Hiệu chỉnh dữ liệu trong một ô Để hiệu chỉnh dữ liệu trong 1 ô, nhấp đúp vào ô đó. Thao tác này giúp đưa ô vào trạng thái soạn thảo. Nó cũng sao dữ liệu của ô lên thanh công thức. Có thể hiệu chỉnh dữ liệu trực tiếp trên ô hoặc trên thanh công thức. Khi hiệu chỉnh xong, ấn phím Tab hoặc Enter hoặc nhấp vào dấu chọn (check mark) màu xanh nằm kề thanh công thức. Để thay thế dữ liệu trong ô, chỉ cần nhấp vào ô rồi nhập lại dữ liệu, các dữ liệu có sẵn sẽ được thay thế. 2/ Hủy (undo) và làm lại(redo) Vì dữ liệu trong ô dễ dàng bị thay đổi nên có lý do để lo lắng rằng: mọi chuyện sẽ ra sao nếu vô tình nhập dữ liệu sai ô hay vô tình làm mất dữ liệu quan trọng? Đừng bận tâm! Excel cho phép ta gần như không giới hạn khả năng hủy(undo) và làm lại(redo). Để hủy những thao tác trước đó, tức khôi phục lại những trạng thái trước đó, có thể chọn Undo trong thực đơn Edit, chọn nút Undo trên thanh công cụ chuẩn hay nhấn Ctrl+Z. Nếu thay đổi ý kiến, ta có thể làm lại bằng cách chọn Redo trong thực đơn Edit, chọn nút Redo trên thanh công cụ chuẩn hoặc ấn Ctrl+Y. Hãy chú ý đến nút Drop-down nằm cạnh nút Undo và Redo. Danh sách các thao tác có thể hủy hay làm lại sẽ hiện thị khi nhấp vào 1 trong 2 dấu mũi tên đó. Nhấp vào bất cứ dòng nào trong danh sách, ta sẽ hủy hay làm lại toàn bộ thao tác từ đó trở về trước. Trang: 10 Sao chép, di chuyển, xóa. Sao chép dữ liệu Để sao chép nội dung của 1 ô hay nhiều ô, có thể sử dụng copy và paste. Cách làm như sau: 1. Chọn dữ liệu muốn sao chép. 2. Chọn Copy trong thực đơn Edit, ấn Ctrl+C hoặc nhấp phải vào ô rồi chọn copy hoặc nhấn vào nút copy của thanh công cụ chuẩn. 3. Chọn nơi cần dán dữ liệu. Đó có thể là 1 ô khác trong cùng 1 bảng tính, là 1 ô trong bảng tính khác của cùng 1 bảng công tác hay thậm chí là 1 ô của bảng công tác khác. Để sao chép toàn bộ 1 vùng dữ liệu, chọn vùng cần dán cũng có kích thước như vùng sao chép, hoặc chọn ô nằm ở góc trái trên cùng của vùng cần dán. Nếu chọn kích thước của vùng cần dán lớn hơn vùng sao chép thì dữ liệu sẽ đuợc lặp lại nhiều lần. 4. Chọn Paste trong thực đơn Edit, ấn Ctrl+V, nhấp phải ô cần dán rồi chọn Paste, hoặc ấn nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. Sử dụng chức năng AutoFill Excel cung cấp nhiều cách để nhập nhanh chóng những thông tin lặp lại. Ví dụ, khi cần số 5 xuất hiện trong mỗi ô của các dòng của tất cả các cột từ 1 đến 20 thì có thể sử dụng chức năng AutoFill. Nhập số 5 vào cột thứ nhất. Sau đó chọn vùng từ cột thứ nhất đến cột thứ 20. Chọn thực đơn Edit, Fill, Right để sao chép số 5 vào các ô trong vùng chọn. Có thể chọn Edit, Fill, Down để sao chép dữ liệu vào các ô của cùng 1 cột. Cũng có thể dùng núm sao chép(copy handle) để sao chép dữ liệu bằng cách sử dụng chuột. Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên rồi di chuyển chuột đến góc phải của ô đó đến khi chuột biến thành hình dấu cộng nhỏ. Dấu cộng nhỏ đó là núm sao chép. Nhấn chuột và kéo xuống dưới hay qua phải để sao chép nội dung của ô. Phương pháp dùng núm sao chép cũng đuợc dùng để lập danh sách xếp theo thứ tự.Ví dụ nhập từ “Jan”vào 1 ô và kéo núm sao chép của ô đó, các ô tiếp theo sẽ được điền vào các từ Feb, Mar,… 3/ Di chuyển dữ liệu Để sao chép nội dung của 1 ô hay nhiều ô, cũng có thể sử dụng copy và paste của. Cách làm như sau : 1. Chọn dữ liệu muốn di chuyển. 2. Chọn Cut trong thực đơn Edit, hay ấn Ctrl+X hoặc nhấp phải vào ô cần chọn rồi chọn Cut hoặc nhấn vào nút Cut của thanh công cụ chuẩn. Trang: 11 3. Chọn nơi cần dán dữ liệu. Đó có thể là 1 ô khác trong cùng 1 bảng tính, là 1 ô trong bảng tính khác của cùng 1 bảng công tác hay thậm chí là 1 ô của bảng công tác khác. Nếu sao chép toàn bộ 1 vùng dữ liệu, chọn vùng cần dán cũng có kích thước như vùng sao chép, hoặc chọn ô nằm ở góc trái trên cùng của vùng cần dán. 4. Chọn Paste trong thực đơn Edit, hay ấn Ctrl+V. Cũng có thể nhấp phải ô cần dán rồi chọn Paste, hoặc ấn nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. 4/ Xóa dữ liệu Để xóa các dữ liệu của 1 hay nhiều ô, đầu tiên là chọn chúng. Sau đó ấn phím Delete trên bàn phím, hay nhấp phải khu vực chọn rồi chọn Delete, hoặc chọn Delete trong thực đơn Edit. Nếu ấn phím Delete, ô muốn xóa sẽ trở thành ô trống. Lựa chọn một trong các khỏan mục trong thực đơn đề nghị, có thể chỉ định dữ liệu dịch chuyển lên hay sang trái để thay thế cho ô bị xóa. VIII/ Tìm kiếm và thay thế. 1/ Tìm kiếm dữ liệu Để tìm dữ liệu trong bảng tính, chọn Find trong thực đơn Edit hoặc ấn Ctrl+F. Hộp hội thoại Find mở ra, nhập đoạn văn bản muốn tìm rồi xác định dữ liệu muốn tìm là trong công thức hay giá trị thực sự. Cũng có thể sử dụng check boxes trong hộp hội thoại Find để chỉ định đoạn văn bản phải hoàn toàn giống với những gì đã nhập (kể cả chữ in hoa) và tìm trong tất cả các ô thay vì chỉ tìm trong 1 ô 2/ Thay thế dữ liệu Để thay thế dữ liệu chọn Replace trong thực đơn Edit hay ấn Ctrl+H. Hộp thoại Replace rất giống với hộp hội thoại Find. Nhưng nó có thêm điều khiển để chọn nơi thay thế dữ liệu. Nhập dữ liệu muốn tìm và dữ liệu cần thay thế rồi nhấp Find Next để tô đậm trường hợp đầu tiên tìm được. Sau đó nhấp Replace để thay thế nó và tìm kiếm trường hợp kế tiếp, chọn Replace All để thay thế cho tất cả các trường hợp chứa trong bảng tính hoặc ấn Close để hủy bỏ các thao tác. Trang: 12 IX/ Sắp xếp dữ liệu Trong Excel việc sắp xếp dữ liệu rất dễ dàng. Giả sử có 1 bảng tính chứa tên và địa chỉ của khách hàng và ta muốn chúng được sắp xếp theo thứ tự mã số vùng điện thoại. Hãy thực hiện các bước sau : 1. Chọn toàn bộ vùng chứa dữ liệu. 2. Chọn Sort trong thực đơn Data. 3. Trong hộp thoại Sort chọn dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp. 4. Nhấp OK Excel có thể sắp xếp the thứ tự chữ cái hoặc theo giá trị số với thủ tục tương tự. Để sắp xếp theo thứ tự giảm dần thì chọn Descending trước khi thực hiện việc sắp xếp. Hoặc chọn dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp rồi nhấp vào nút Sort Descending hoặc Sort Ascending trên thanh công cụ. Bảng tính(worksheets) Bảng tính là một đối tượng mà trong quá trình làm việc với Excel, ta nhập dữ liệu và các công thức vào đó. Trang: 13 Thao tác với bảng tính. Đôi khi, ta cần thao tác không phải chỉ với một mà là nhiều bảng tính. Ta sẽ học các thao tác căn bản với bảng tính như : chèn, đổi tên, xoá, sao chép, và di chuyển. Chèn các bảng tính. Mặc định Excel có 3 bảng tính nhưng không bị hạn chế bỡi con số này. Để thêm vào một bảng tính mới, chọn Worksheet từ thực đơn Insert. Cũng có thể nhấp phải vào bất kỳ thẻ bảng tính nào đang sử dụng và chọn insert. Một hộp thoại Insert xuất hiện, như hình 5.14 . Chọn Worksheet rồi nhấn vào nút OK để chèn vào một bảng tính mới. Đổi tên cho các bảng tính Không nhất thiết phải sử dụng tên mặc định là Sheet1, Sheet2,… của các bảng tính trong Excel . Thực tế, việc sửa đổi tên sẽ tốt hơn trong việc nhận biết mục đích sử dụng chúng. Chẳng hạn một bảng tính sử dụng để tính toán ngân sách có thể chứa nhiều bảng tính gồm Kế hoạch, Báo cáo thực tế, Sự sai lệch. Để đổi tên cho bảng tính, chọn Format, Sheet, Rename hoặc nhấp phải lên thẻ bảng tính và chọn Rename hoặc có thể gõ tên mới trực tiếp vào thẻ bảng tính. Nhấp vào chỗ bất kì trong bảng tính hoặc nhấn Enter khi hoàn tất việc đổi tên. Sao chép và di chuyển bảng tính Để sao chép và di chuyển bảng tính, chọn Move hoặc Copy trong thực đơn Edit hoặc nhấp phải trên thẻ bảng tính rồi chọn Move hoặc Copy. Hộp thoại Move hoặc Copy sẽ mở ra, chọn bảng công tác và vị trí muốn dán bảng tính. Để sao chép bảng tính, đánh dấu chọn Create a Copy vào bảng chọn. Nhấp OK khi hoàn tất. Để di chuyển thì phải xóa dấu chọn này. Không phụ thuộc bảng tính nguồn và đích trong một bảng công tác hay những bảng công tác khác nhau, kỹ thuật này đều áp dụng tương tự. Trang: 14 CÔNG THỨC VÀ HÀM Nếu chỉ sử dụng vào việc lưu trữ dữ liệu thì một bảng công tác sẽ không khác gì nhiều so với một tài liệu word. Nhưng các bảng công tác còn có thêm các chức năng không tìm thấy được trong Word, đó là chúng thực hiện các chức năng tính toán.Ví dụ ta có thể yêu cầu một ô trong bảng công tác tính tổng giá trị của hai ô khác hoặc tính giá trị trung bình của cả một cột. Cần hiểu rõ công thức và các hàm để có thể để làm việc với bảng công tác một cách hiệu quả. I. Công thức số học Các công thức đơn giản nhất liên quan đến các phép tính số học cơ bản : cộng, trừ, nhân, chia. 1. Xây dựng các công thức đơn giản Để tạo một công thức đơn giản nhất, ta thực hiện theo các bước sau : • Nhập vào giá trị 1 tại ô A1 • Nhập vào giá trị 1 tại ô A2 • Nhập vào giá trị = A1+A2 vào ô A3 và nhấn phím Enter Hình 5.16 sau đây thể hiện bảng tính sau khi đã nhập các giá trị vào.Chú ý là bảng tính hiển thị giá trị 2 trong ô A3 trong khi thanh công thức hiển thị công thức được gõ vào. Trang: 15 Khi nhập dấu bằng như là ký tự đầu tiên trong một ô thì Excel hiểu đó là công thức. Excel hiển thị kết quả của việc tính toán, nhưng công thức thật sự thì được thể hiện trên thanh công thức. Công thức cụ thể trong bảng tính cho Excel biết ô A3 sẽ chứa tổng của các giá trị trong ô A1 và A2. Nếu thay đổi 1 trong 2 giá trị này, Excel sẽ tự động tính toán lại. Chẳng hạn như nhập 4 vào ô A1, ngay sau khi nhấn phím Enter, ô A3 sẽ hiển thị giá trị mới là 5. Các công thức có thể chứa bất kỳ sự kết hợp giữa các toán tử số học cơ bản + : Cho phép công - : Cho phép trừ * : Cho phép nhân / : Cho phép chia Một công thức có thể có nhiều hơn một trong các toán tử này. Có thể sử dụng cặp dấu ngoặc đơn để nhóm các toán tử. Các công thức cũng có thể tham chiếu đến kết quả của các công thức khác. Ví dụ, nhập công thức =((A3-A1)*2)/A2 vào ô B1. Ô B1 sẽ hiển thị kết quả sau khi tính toán là 2. 2. Công thức và lỗi Sử dụng các công thức trong Excel, ta có thể tạo ra lỗi. Chẳng hạn, yêu cầu Excel thực hiện 1 phép tính vô nghĩa. Ví dụ, nhập công thức =A1/0 vào 1 ô. Excel sẽ hiển thị kết quả là #DIV/0! cho biết là không thể thực hiện phép chia cho không. Bảng 5.2 sau đây liệt kê các giá trị lỗi có thể gặp phải. Table 5.2. Các giá trị lỗi. Giá trị Ý nghĩa ##### Dữ liệu quá lớn so với độ rộng của cột. Cần tăng độ rộng của cột. #VALUE! Công thức nhập vào ô không có giá trị hợp lệ.Ví dụ, nếu ta nhập vào = A1+A2, nhưng A1 chứa ký tự chứ không phải là số thì lỗi này sẽ xuất hiện. #DIV/0! Chia cho số không. #NAME? Công thức có chứa một chuỗi mà Excel không thể xác định được. Ví dụ, nếu ta nhập vào công thức = ZZ1+ZZ2 thì lỗi này sẽ xuất hiện vì không có cột ZZ trong Excel. #N/A Giá trị không dùng được.Lỗi này thường xuất hiện khi sử dụng một hàm dựng sẵn nhưng không cung cấp đầy đủ các giá trị nó cần. #REF! Công thức tham chiếu đến một địa chỉ không hợp lệ. Ví dụ, Nếu xoá nội dung ô A1 thì bất kỳ công thức tham chiếu đến A1 sẽ có giá trị là #REF!. #NUM! Số không hợp lệ.Lỗi này có thể xuất hiện khi việc tính toán trả về kết quả quá lớn hay quá nhỏ so với sự hiển thị của Excel. #NULL! Vùng tham chiếu không đúng. Lỗi này xuất hiện khi ta nhập vào một ô tham chiếu không đúng. II. Sự tham chiếu ô Trong công thức đầu tiên ta nhập =A1+A2 thì A1, A2 là các ô tham chiếu cho Excel biết nơi mà công thức sẽ tìm giá trị để thực hiện việc tính toán. Excel hỗ trợ nhiều cách khác nhau để tạo ra các tham chiếu ô. Sử dụng các tham chiếu ô Trang: 16 Có 2 lọai tham chiếu ô là tuyệt đối và tương đối. Một tham chiếu tuyệt đối sẽ không thay đổi khi bạn sao chép, trái lại một tham chiếu tương đối sẽ được điều chỉnh. Ví dụ sau đây cho thấy sự khác biệt đó: 1. Nhập số 1 vào ô A1, số 2 vào ô B1, số 3 vào ô A2 và số 4 vào ô B2. 2. Nhập công thức =A1+A2 vào ô A4. 3. Nhập công thức =$A$1+$A$2 vào ô A5. 4. Chọn hai ô A4 và A5 và ấn Ctrl+C để sao chép chúng. 5. Nhấp vào ô B4 và ấn Ctrl+V để dán chúng. 6. Nhấn Esc để loại bỏ đường chọn. Nhìn vào các ô vừa dán, ta thấy B4 chứa công thức B1+B2 trong khi B5 thì chứa công thức $A$1+$A$2. Theo mặc định thì các công thức Excel là tương đối. Khi sao chép, Excel sẽ tự động điều chỉnh chúng dựa vào các ô có vị trí tương đối. Sao chép công thức ở ô A4 thì tham chiếu ô sẽ được dán theo hàng ngang tại 1 điểm trên cột B thay vì cột A. Việc thêm vào kí hiệu dollar ($) sẽ biến 1 công thức tương đối thành công thức tuyệt đối. Sao Chép công thức $A$1 vào bất kì nơi nào thì tham chiếu ô vẫn là A1. Loại tham chiếu thứ 3 là tham chiếu hỗn hợp, trong đó có thể chỉ định 1 phần của công thức là tuyệt đối và phần còn lại là tương đối. Một tham chiếu ô có công thức là $A1 thì luôn luôn ở cột A nhưng dòng sẽ thay đổi nếu dán chúng lên trên hoặc xuống dưới trong bảng tính. Một tham chiếu ô có công thức A$1 thì luôn ở dòng 1 nhưng sẽ thay đổi cột nếu dán theo hàng ngang trong bảng tính. III. Làm việc với hàm. Excel cung cấp rất nhiều hàm nhằm giúp cho việc tính toán dễ dàng hơn. 1. Sử dụng các hàm tập hợp. Các hàm tập hợp căn bản là: Sum(tính tổng), Average(tính giá trị trung bình), Minimum (tính gí trị nhỏ nhất), Maximum(tính giá trị lớn nhất) và hàm Count(đếm). Các hàm quan trọng đầu tiên là các hàm tập hợp. Sở dĩ gọi chúng là hàm tập hợp vì chúng đưa ra kết quả dựa vào việc tập hợp giá trị của nhiều ô. Ví dụ sau sẽ cho thấy tác dụng của các hàm tập hợp : 1. Nhập các giá trị 1,2,3,4,5 vào các ô từ A1 đến A5. 2. Nhập công thức =SUM(A1:A5) vào ô B1. 3. Nhập công thức =AVERAGE (A1:A5) vào ô B2. 4. Nhập công thức =MIN(A1:A5) vào ô B3. 5. Nhập công thức =MAX(A1:A5) vào ô B4. 6. Nhập công thức =COUNT(A1:A5) vào ô B5. Kết quả được thể hiện ở Figure 5.18 : Trang: 17 Có 2 điều ta chưa được biết trong phần này. Thứ nhất, tham chiếu A1:A5 là 1 tham chiếu vùng. Nó là vùng bao gồm toàn bộ các ô từ ô A1 đến ô A5. Sau đây là một số vùng tham chiếu: - B4:B17 bao gồm toàn bộ các ô trong cột B từ dòng 4 đến dòng 17. - A3:J3 bao gồm tất cả các ô của dòng thứ 3 từ cột A đến cột J. - A2:D5 là 1 khu vực hình chữ nhật với A2 là góc trái trên còn D5 là gốc phải dưới. Thứ hai là các hàm tập hợp như SUM, AVERAGE, MIN, MAX và COUNT. Chúng thực hiện việc tính tổng, tính giá trị trung bình, giá trị nhỏ nhất, giá trị lớn nhất và đếm số lượng các giá trị có trong vùng. Công thức =MAX(A1:A5) có nghĩa là đưa ra giá trị lớn nhất trong các giá trị có trong vùng từ ô A1 đến ô A5. 2. Sử dụng các hàm logic Ta sẽ học cách sử dụng hàm logic IF. Hàm IF trả về 1 trong 2 giá trị phụ thuộc vào điều kiện. Ví dụ sau cho thấy tác dụng của hàm IF : 1. Nhập giá trị 1 vào ô A1. 2. Nhập giá trị =IF(A1=1, “Good”, “Bad”) vào ô B2. Giá trị hiển thị trên ô B2 sẽ là Good. 3. Rồi đổi giá trị của ô A1 là 2 thì B2 sẽ hiển thị giá trị Bad. Trang: 18 Hàm IF đòi hỏi 3 phần thông tin, phân biệt bởi dấu “,”. Phần 1 là điều kiện, có thể nhận giá trị đúng hoặc sai. Trong trường hợp này thì A1=1 là điều kiện; điều kiện đúng nếu ô A1 chứa giá trị 1 và sai nếu A1 không chứa giá trị 1. Phần thứ 2 trong hàm IF là giá trị sẽ trả lại nếu điều kiện là đúng và phần thứ 3 là giá trị sẽ trả lại nếu điều kiện là sai. Do đó công thức =IF(A1=1, “Good”, “Bad”) có nghĩa là giá trị sẽ trả lại là Good nếu ô A1 chứa giá trị 1 và giá trị trả lại là Bad nếu ô A1 chứa giá trị khác 1. Định dạng Cho đến nay chúng ta vẫn để Excel quyết định hiện thị những thông tin ta đưa vào. Tuy nhiên Excel cho ta nhiều sự lựa chọn sự hiện thị đó: • Kiểm soát sự hiện thị những con số, ngày tháng và phần trăm. • Thay đổi fonts • Thay đổi màu sắc. Định dạng chữ số/Ngày tháng Trong nhiều trường hợp, bảng công tác bao gồm rất nhiều những con số và ngày tháng, chẳng hạn như trong một báo cáo tài chính. Vì thế, chỉ có ý nghĩa khi Excel cho ta những cách linh họat để định dạng. Định dạng chữ số Định dạng ô để hiện thị những con số với số vị trí sau dấu thập phân, có hoặc không có dấu phẩy để tách hàng ngàn. Hãy bắt đầu với con số sau. Ta nhập vào con số 12345.6789 trong một ô. Excel sẽ hiện thị nó sau khi làm tròn xuống thành 12345.68, nhưng mọi con số vẫn còn nằm trong đó. Cũng có thể nhấn vào nút Increase Decimal hoặc Decrease Decimal để thay đổi xem có bao nhiêu số sau dấu thập phân. Sử dụng những nút này, ta có thể hiện thị số đó theo nhiều cách : 12346 12345.7 12345.68 12345.679 12345.6789 12345.67890 Cũng có thể chọn có hoặc không có dấu phẩy trong những số để ngăn cách phần ngàn. Nhấn vào nút Comma Style trên thanh công cụ định dạng để chèn vào dấu phẩy. Excel cho ta định dạng số theo cách thích hợp nhất bằng cách sử dụng hộp thọai Format Cells. Để xuất hiện hộp thọai này, nhấp phải trên ô cần định dạng và chọn Format Cells, chọn Cells từ thực đơn Format, hoặc có thể nhấn Ctrl+1. Hộp họai này được thể hiện trên hình 5.20, cho phép chỉnh sửa hiện thị theo ý muốn. Có thể coi trước kết quả trong phần Sample. Nhấp OK để khẳng định những thay đổi. Trang: 19 Hình 5.20. Hiệu chỉnh định dạng số Định dạng ngày tháng Mục tiêu là thể hiện những kiểu ngày tháng trong một ô định dạng. Khi nhập ngày tháng vào ô của Excel, nó tự động hiểu và thể hiện như ngày tháng. Ví dụ, ta gõ 4/5/2003 vào một ô, nó sẽ thể hiện đúng như thế. Nhưng có rất nhiều kiểu định dạng ngày tháng có sẵn khác nhau. Để có thể thấy chúng, chọn một ô chứa ngày tháng và mở hộp thọai Format Cells. Ta có thể chọn bất cứ kiểu ngày tháng nào theo mẫu cho sẵn. Không phụ thuộc vào kiểu định dang, Excel vẫn lưu giữ tòan bộ ngày tháng trong bảng công tác. Định dạng tiền tệ Mục tiêu là thể hiện một ký hiệu tiền tệ trong ô. Trang: 20 Có nhiều bảng công tác chứa những số mà nên được trình bày theo kiểu tiền tệ chẳng hạn như : thu nhập, chi phí, giá trị của tài sản... Để trình bày một số theo kiểu tiền tệ, ta chọn một ô và nhấn vào nút Currency Style trên thanh công cụ định dạng, hoặc chọn Style từ thực đơn Format, chọn Currency style, và nhấn OK. Những kiểu tiền tệ sẽ sử dụng những ký hiệu thích hợp tương ứng theo phiên bản Windows đã được cài đặt. Ví dụ, nếu đang làm việc với phiên bản Windows tiếng Nhật, tiền tệ được thể hiện ở đây là ký hiệu của đồng yen thay vì ký hiệu của đồng dollar. Định dạng tỷ lệ phần trăm Mục tiêu là định dạng ô để hiện thị dấu phần trăm. Thật dễ dàng khi định dạng chữ số theo kiểu tỷ lệ phần trăm. Ví dụ, ta nhập vào 0.35 trong một ô, rồi sau đó nhấn vào nút Percent Style trên thanh công cụ định dạng. Excel sẽ thể hiện ra ô đó là 35%. Cũng có thể chọn kiểu phần trăm trong hộp thoại Format Cells hoặc hộp thoại Style. Nội dung Tới đây ta chỉ thay đổi cách hiện thị của con. Excel cho phép ta quyền kiểm sóat trên cả khía cạnh quan sát của giá trị. Thay đổi Font Thay đổi hiện thị của ô: kích cỡ font, kiểu font. Thực hiện định dạng ô như : tô đậm (bold), nghiêng (italic), gạch dưới (underline), gạch dưới đúp (double underline.) Để thay đổi kiểu font hoặc kích cỡ font của bất cứ ô nào, ta mở hộp thọai Format Cells và nhấn vào Font. Động tác này sẽ hiện ra những sự lựa chọn như hình 5.21. Khi thay đổi font và kích cỡ chữ, cửa sổ Preview sẽ hiện lên hình dáng của font đã chọn. Nhấn OK để thực hiện những thay đối. Hình 5.21. Thiết lập font cho một ô trong bảng công tác. Trang: 21 Có thể thiết lập các thuộc tính của font như : đậm (bold), nghiêng (italic), gạch dưới (underline), và gạch dưới đúp (double underline) trong hộp thọai này, nhưng cũng có cách khác: để chọn đậm, nhấn nút Bold trên thanh định dạng, hoặc nhấn Ctrl+B; để chọn nghiêng, nhấn nút Italic trên thanh định dạng, hoặc nhấn Ctrl+I; để gạch dưới, nhấn nút Underline trên thanh định dạng, hoặc nhấn Ctrl+U. Thay đổi màu sắc Đổi màu nội dung và nền của ô. Nếu thích, có thể tô điểm thêm cho bảng công tác bằng một vài màu sắc. Để thay đổi màu sắc của font trong một ô, nhấn vào mũi tên hướng xuống gần nút Font Color trên thanh định dạng. Động tác này mở ra một bảng màu để lựa chọn. Chọn một màu mà ta muốn thay đổi. Để thay đổi màu nền của ô, làm tương tự với nút Fill Color trên thanh định dạng. Có thể thay đổi màu Font và màu nền bằng cách dùng Cell Format. Ta có thể thay đổi màu font trên thẻ Font và màu nền trên thẻ Patterns. Sao chép định dạng Trang: 22 Sao chép định dạng của một ô, một dãy ô đến một ô, dãy ô khác. Thiết lập sự định dạng, font chữ và lựa chọn màu cho một ô riêng lẻ có thể tốn thời gian. May thay, ta không phải lập lại quá trình này cho mỗi ô tương tự nhau mà có thể sao chép mọi định dạng của ô này sang ô khác. Cách làm như sau : 1. Chọn ô hoặc một dãy ô mà ta muốn sao chép định dạng. 2. Nhấp Format Painter trên thanh công cụ chuẩn.(nhấp đúp để khoá công cụ) 3. Nhấp ô mà ta muốn có sự định dạng giống ô đã được định dạng, hoặc, hoặc nhấp và kéo đến một dãy ô sau đó nhả ra. Bao văn bản(Wrapping Text) Thực hiện bao bọc nội dung chuỗi văn bản trong phạm vi một ô. Khi 1 ô không đủ chỗ chứa văn bản, phần dư sẽ được hiện thị sang một vài ô khác. Có thể làm cho ô chứa được hết văn bản. Để làm thế, chọn ô đó và mở hộp thoại Format Cells. Chọn thẻ Alignment và đánh dấu vào hộp Wrap Text. Sau đó nhấn OK. Hình hình 5.22 cho thấy kết qủa của sự thực hiện đó. Hãy chú ý vào chuỗi văn bản không được bao bọc sẽ lấn qua những ô kế cận nó thế nào. Hình 5.22. Không bao bọc và bao bọc chuỗi chữ số trong một ô. Canh, hiệu ứng Canh và kẻ đường viền. Căn nội dung của ô Trang: 23 Canh nội dung trong một ô, dãy ô : căn trái, giữa, phải, trên, dưới. Thẻ Alignment trong hộp thoại Format Cells cho phép chỉ định nơi đặt văn bản trong một ô. Có thể sử dụng Horizontal để chọn canh trái, giữa hoặc canh phải (cũng như vài sự lựa chọn khác) và hộp Vertical để chọn xem có in văn bản ở trên đỉnh hay đáy của một ô. Cũng có thể điều chỉnh bằng cách nhấn nút canh tương ứng trên thanh công cụ định dạng. Hình 5.23 chỉ ra hiệu ứng của những lựa chọn khác nhau : Hình 5.23. Excel cho phép nhiều kiểu căn khác nhau. Thêm tiêu đề Canh giữa cho tiêu đề trên một dãy ô. Ta có thể canh giữa văn bản suốt dãy ô thay vì một ô riêng lẻ. Muốn vậy, đầu tiên gõ văn bản trong một ô. Sau đó chọn một dãy ô hàng ngang có chứa văn bản đó. Mở hộp thoại Format Cells và chọn Alignment. Trong hộp Horizontal, chọn canh giữa. nhấp OK. Những dòng ngăn cách giữa các ô sẽ biến mất và văn bản được canh giữa với tòan bộ dãy ô. Định hướng văn bản Điều chỉnh hướng của nội dung trên ô Ta có thể in nội dung ô theo bất cứ góc độ nào. Đầu tiên, chọn một ô, sau đó mở hộp thọai Format Cells, và chọn Alignment. Ta có thể kiểm sóat được hướng để thiết lập góc độ cho chuỗi văn bản : nghiêng hướng lên, nghiêng hướng xuống, và thậm chí hướng hàng dọc. Thêm đường viền Trang: 24 Thêm đường viền cho một ô, một dãy ô. Ta có thể thay đổi những đường viền cho mỗi ô trong bảng công tác. Đầu tiên chọn một ô hoặc một dãy ô, sau đó nhấp vào nút mũi tên hướng xuống gần nút Borders trên thanh công cụ định dạng. Động tác này sẽ mở ra một bảng với một số lựa chọn, chẳng hạn như chỉ kẻ viền bên trái hoặc kẻ viền hết xung quanh ô. Để có được nhiều lựa chọn hơn, hãy mở hộp thọai Format Cells và chọn Borders. Ở đây, ta có thể chọn những đường viền, độ dày của chúng, và thậm chí màu sắc cho mỗi đường. Trang: 25 Biểu đồ (Charts/Graphs) Những con số thì rất tốt để trình bày dữ liệu, nhưng đôi khi một mảng lớn các chữ số có thể rất khó hiểu. Khi đó thì khả năng của biểu đồ trong Excel sẽ phát huy tác dụng. Sử dụng Charts/Graphs Để rõ ràng hơn, Excel có thể tạo ra những biểu đồ (charts đôi khi còn gọi là graphs) cho dữ liệu . Trong Excel, hai từ chart và graph có nghĩa giống nhau. Cách tạo Charts và Graphs Cách tạo các kiểu biểu đồ khác nhau từ dữ liệu của bảng công tác, như : biểu đồ cột, biểu đồ thanh, biểu đồ đường thẳng và biểu đồ bánh. Để tạo biểu đồ, cần có dữ liệu mẫu. Nhập dữ liệu vào từ ô A1 đến ô B4 của bảng công tác mới được minh họa ở Hình 5.24. Hình 5.24. Dữ liệu mẫu để lập biểu đồ. Hãy theo các bước sau để tạo một biểu đồ cột đơn giản : 1. Chọn tòan bộ vùng từ ô A1 đến ô B4. 2. Nhấp Chart Wizard trên thanh công cụ chuẩn, hoặc chọn Chart từ thực đơn Insert. 3. Trong Chart Wizard ở bước 1, chọn một lọai biểu đồ muốn tạo. Chấp nhận biểu đồ mặc định clustered column, sau đó nhấp Next. 4. Ở bước 2, có thể chọn dữ liệu để vẽ biểu đồ. Bởi vì ta đã chọn dãy dữ liệu trước khi kích họat wizard, một dãy dữ liệu đúng đã xuất hiện. Sau đó nhấp Next. Trang: 26 5. Ở bước 3, có thể đặt tiêu đề cho biểu đồ cũng như xác định tên cho các trục của biểu đồ. Sau đó nhấp Next. 6. Ở bước 4, chọn nơi đặt biểu đồ là bảng tính hiện hành. Sau đó nhấp Finish. 7. Excel tạo biểu đồ mới và hiện thị nó cùng với thanh công cụ Chart, được minh họa ở hình 5.25. Hình 5.25. Một biểu đồ cột mới được tạo. Để tạo một biểu đồ dạng khác, đơn giản là chọn kiểu biểu đồ ở bước 1 của Chart Wizard. Hình 5.26 biểu diễn cùng dữ liệu trên biểu đồ thanh (bar), biểu đồ đường (line), và biểu đồ bánh (pie). Hình 5.26. Biểu đồ thanh, đường thẳng và biểu đồ bánh. Văn bản trên biểu đồ Trang: 27 Thêm một tiêu đề, nhãn cho một biểu đồ. Xóa tiêu đề, nhãn của biểu đồ. Khi vừa mới tạo một biểu đồ mới, nó cũng sẵn sàng cho ta chỉnh sửa. Có thể nói rằng biểu đồ ở chế độ hiệu chỉnh vì thanh công cụ Chart đang hiện diện và có một lọat các nút chọn hình vuông ở mỗi góc và ở giữa của mỗi cạnh. (Có thể dùng chuột để thay đổi kích cỡ của biểu đồ bằng cách kéo một trong những nút chọn) Có thể làm gì khi một biểu đồ đang trong chế độ hiệu chỉnh? Trước hết, có thể thêm vào biểu đồ một tiêu đề hoặc một cái nhãn. Để làm vậy, nhấp phải trên biểu đồ và chọn Chart Options. Sau đó gõ văn bản cho tiêu đề và nhãn cho các trục X và Y của biểu đồ, được minh họa ở hình 5.27, sau đó nhấp OK Hình 5.27. Thêm tiêu đề cho một cột và nhãn cho các trục. Cũng có thể thêm nhãn cho những thanh và những phần đựơc chia trên biểu đồ. Để làm vậy, nhấp phải vào một trong những điểm dữ liệu và chọn Format Data series. Chọn phần Data Labels và sau đó lựa chọn cái phù hợp để thêm nhãn cho biểu đồ. Để xóa một tiêu đề hoặc nhãn của biểu đồ, nhấp phải trên chuỗi văn bản của tiêu đề hoặc nhãn đó sau đó chọn Clear. Thay đổi màu sắc Trang: 28 Thay đổi màu nền trong biểu đồ. Thay đổi màu cột, thanh, đường thẳng, bánh được chia trong một biểu đồ. Ta có thể thay đổi màu của bất cứ phần nào của một biểu đồ. Để thay đổi màu nền của biểu đồ, nhấp trên nền của biểu đồ và chọn Format Char Area từ thực đơn tắt. Nhấp vào Patterns trong hộp thọai Format Chart Area, chọn một màu mới và nhấp OK. Để thay đổi màu của một đối tượng như một cột, thanh, đường thẳng hoặc một bánh được chia, trước hết nhấp vào bất cứ thanh, cột nào để chọn hòan tòan dãy dữ liệu. Sau đó nhấp trên một thanh, cột, đường thẳng để chọn nó. Rồi nhấp phải vào đối tượng đã chọn và chọn Format Data Point. Nhấp Patterns trong hộp thọai Format Data Point, chọn một màu mới và nhấp OK. Thay đổi lọai biểu đồ Thay đổi lọai biểu đồ. Nếu đã tạo một biểu đồ bánh nhưng sau đó muốn thay đổi nó thành một biểu đồ đường thì không có vấn đề gì. Đảm bảo biểu đồ trong chế độ hiệu chỉnh, nhấp phải vào bất cứ đâu trên biểu đồ, chọn Chart Type. Động tác này sẽ mở một hộp thọai Chart Type,. Nó giúp ta chuyển sang bất cứ lọai biểu đồ nào khác mà Excel hỗ trợ. Làm việc với biểu đồ Sao chép, di chuyển biểu đồ trong một bảng công tác, giữa những bảng công tác đang mở. Thay đổi lại kíck cỡ, xóa biểu đồ. Cần biết những thao tác cơ bản trên biểu đồ: • Để sao chép một biểu đồ, nhấp trên biểu đồ để chọn nó và nhấn Ctrl+C. Sau đó nhấp bất cứ đâu trên bảng tính hoặc trên bảng tính khác, hoặc trên các cửa sổ excel đang mở sau đó nhấn Ctrl+V. • Để di chuyển một biểu đồ đến một vị trí khác trong cùng một bảng tính, nhấp trên biểu đồ rồi kéo biểu đồ sang một chỗ mới sau đó nhả nút chuột ra. • Để di chuyển một biểu đồ đến bảng tính khác hoặc bảng công tác khác, nhấp trên biểu đồ để chọn nó và nhấn Ctrl+X. Sau đó nhấp bất cứ đâu trên bảng tính đang mở sau đó nhấn Ctrl+V. Trang: 29 • Để thay đổi kích cỡ một biểu đồ, nhấp trên biểu đồ để chọn nó. Sau đó kéo nút chọn để mở rộng hay thu nhỏ biểu đồ. • Để xóa một biểu đồ, nhấp trên biểu đồ để chọn nó. Sau đó nhấn phím delete. Trang: 30 Chuẩn bị xuất dữ liệu Khi đã hòan tất với bảng công tác, có thể ta cần in ra một bản. Ta ôn lại cách thiết lập bảng tính trước khi in và in nó ra. Thiết lập bảng tính Kỳ thi sẽ kiểm tra kĩ năng thiết lập một bảng tính trước khi in, bao gồm thiết lập trang và thêm phần tiêu đề dưới và trên của biều đồ. Thiết lập trang Thay đổi các mép bên trái, bên phải, trên đỉnh vào dưới đáy của bảng tính. Thay đổi hướng của bảng tính : chân dung, hình ảnh. Thay đổi kích cỡ trang. Chỉnh sửa trang để cho nội dung của bảng tính vừa với một hay 1 số trang giấy. Trước khi in, nên chắc rằng trang in đã được thiết lập như ý muốn. Để làm vậy, chọn Page Setup từ thực đơn File. Động tác này làm mở hộp thọai Page Setup, được minh họa ở hình 5.28. Hình 5.28. Hộp thọai Page Setup. Có nhiều lựa chọn để in trong hộp thọai này : Trang: 31 • Để thay đổi lề, nhấp Margins. Có thể nhập những giá trị cho lề trên, dưới, trái hay phải, được minh họa ở hình 5.29. Hình 5.29. Thiết lập các biên cho một bảng công tác. • Để thay đổi hướng của trang giấy, nhấp vào Page. Sau đó chọn các hướng portrait hay landscape. • Để thay đổi kích cỡ của trang giấy, chọn các kích cỡ của giấy trên Page. • Điều chỉnh sự thiết lập cho trang để sao cho nó vừa với số trang ta muốn, chọn Fit ở trong phần Scaling của Page, và chỉ rõ số trang sẽ sử dụng để in ra. Làm việc với đầu trang(Headers) và chân trang(Footers) Thêm vào, chỉnh sửa đầu trang, chân trang. Thêm vào số trang, ngày, giờ, tên tập tin, tên bảng công tác vào đầu trang và chân trang. Có thể xác định headers và footers ở trên đỉnh và dưới đáy của mỗi trang của bản in. Để làm vậy, chọn Header/Footer của hộp thọai Page Setup. Sử dụng hộp Header and Footer để chọn các điều chỉnh khác nhau bao gồm số trang, tên tập tin, tên bảng tính và ngày hiện hành. Cũng có thể thêm văn bản vào headers hoặc footers. Nhấp chuột vào Custom Header hoặc Custom Footer để mở hộp thọai header hay Footer, được minh họa bằng hình 5.30. Những phần trong hộp Trang: 32 thọai này cho phép định dạng chuỗi văn bản, thêm số trang, tổng số trang, ngày và giờ, tên tập tin hay tên bảng tính. Để nhập văn bản, chọn phần tương ứng(left, center, right) Hình 5.30. Tạo một header cho một bảng công tác thông thường. Sự chuẩn bị Trước khi thực sự in bảng công tác ra giấy, có một vài bước chuẩn bị luôn luôn phải làm : Kiểm tra lại công việc đã làm Cần hiểu tầm quan trọng của việc kiểm tra lại các phép tính tóan và những chữ số trước khi in. Có một câu nói xưa trong giới máy tính là “Đưa rác vào thì nhận được rác ra”. Mặc dù Excel tính tóan chính xác bất cứ những gì ta đưa vào, nhưng nó không thể biết được những chỉ thị của ta đúng hay sai. Vì vậy, trước khi phân phát những bản của bảng công tác, ta nên kiểm tra lại tính chính xác của nó. Có một vài điểm nên để ý : • Còn lỗi chính tả không ? Excel có khả năng kiểm tra lỗi chính tả mà ta nên tận dụng nó. • Mọi thứ nhìn có vẻ ổn chưa ? Nếu một vài con số nào đó mà cao hoặc thấp đáng ngờ thì nên kiểm lại xem công thức đúng không? • Nếu bạn đã tạo một phiên bản mới khác với bảng công tác hiện tại, bạn nên xem lại các số có được gắn phù hợp không ? Ví dụ như trong hầu hết trường hợp, sự nhảy vọt lớn về lợi nhuận hoặc những số lợi nhuận thấp phân phát trong những quý thành công thì rất đáng nghi ngờ. Xem trước khi in Trang: 33 Xem trước một bảng công tác trước khi in ra. Trước khi in, nên kiểm tra lần cuối cùng trên màn hình. Chức năng xem trước khi in thật hữu ích, bỡi cho thấy trước được chính xác những gì sẽ in ra. Để làm điều này chỉ cần nhấp Print Preview từ thực đơn File. Có thể dò suốt bản in trước để chắc là mọi văn bản đều có thể đọc được, những thông tin trên headers và footers là chính xác, vv... Khi đã hòan rất công việc, nhấp vào nút Close để trở lại bảng tính. Chỉnh sửa lại những nét in Bật, tắt đường kẻ ô, hiện thị tiêu đề hàng và cột cho mục đích in. Sử dụng tiêu đề hàng tự động trên mỗi trang của cả bảng tính. Có một vài cách để chỉnh sửa diện mạo bản in: • Có thể chọn xem bản in có chứa đường kẻ ô hoặc những tiêu đề cột, tiêu đề hàng hay không ? Mặc dù những biểu tượng này thì hữu ích trên màn hình, nhưng chúng có thể không cần thiết trên giấy. Vì thế Excel mặc định không in chúng. Để điều chỉnh, chọn Page Setup từ thực đơn File rồi chọn thẻ Sheet. Sẽ có những hộp kiểm tra riêng rẽ cho phần đường kẻ ô (gridline) và tiêu đề cần in ra (row and column headings) như được minh họa ở hình 5.31. Nhấp OK khi đã hòan tất. Hình 5.31. Thiết lập biên cho bảng công tác. Trang: 34 • Có thể chọn để in một hàng hoặc một nhóm hàng trên đỉnh của mỗi trang. Sự lựa chọn này rất có ích, chẳng hạn như khi dòng đầu tiên chứa tiêu đề cho các cột. Một lần nữa, ta có thể làm việc này trên phần Sheet của hộp thọai Page Setup. Để lập lại hai hàng trên đỉnh của mỗi trang của bản in, ta gõ vào 1:2 trong phần Rows to Repeat at Top. In ra Hầu như đã hòan tất công việc. Tất cả việc còn lại là tạo ra bản in cuối cùng. In ra thành quả của bạn In ra một phạm vi ô trong một bảng tính, cả bảng tính, một số bản in bảng tính, một tập tin bảng công tác, một biểu đồ được chọn. Để in một bảng tính, chọn Print từ thực đơn File. Nhưng cũng phải biết cách làm thế nào để chọn những gì mà ta muốn in ra : • Để in một dãy ô, chon dãy ô đó sau đó chọn File, Print Area, Set Print Area. Kế tiếp chọn Print từ thực đơn File và cuối cùng nhấp OK. • Để in tòan bộ một bảng tính, đầu tiên xóa mặc định print area bằng cách chọn File, Print Area, Clear Print Area. Sau đó chọn Print từ thực đơn File và nhấp OK. Trang: 35 • Để in một tập tin excel, đầu tiên xóa print area bằng cách chọn File, Print Area, Clear Print Area. Sau đó chọn Print từ thực đơn menu File. Trong hộp thọai Print, chọn phần Entire Workbook sau đó nhấp OK. • Để in ra nhiều bản, chọn Print từ thực đơn menu File. Nhập số bản cần in ra trong hộp thọai Print sau đó nhấp OK. • Để in biểu đồ, chọn biểu đồ và kế tiếp chọn Print từ thực đơn menu File . Sau đó Nhấp OK.