Bài giảng Tổng quan về Microsoft Excel

1 I. GIỚI THIỆU : 1. Công dụng Ứng dụng trong bộ Microsoft Office dùng để xử lý tính tóan dữ liệu thông qua các hàm, công thức. 2. Tập tin Tập tin chương trình EXCEL.EXE Tập tin lưu trữ có kiểu *.Xls , *.XLSx 3. Khởi động Start  Programs  Microsoft Ofice Excel 2007 2 4. Giao diện Formula Bar Work Sheet Sheet Tab 3 a. Formula bar : - Thanh công cụ thể hiện công thức hay nội dung trong ô đang làm việc. - Thành phần thanh Formula Bar : Address Cell : Xác định ô đang làm việc Formula bar : Xác định nội dung ô đang làm việc. Nội dung có thể là 1 công thức 4 b. Work Sheet : - Vùng làm việc của trang bảng tính. Vùng Work Sheet bao gồm nhiều ô, mỗi ô cho phép chứa 1 nội dung khác nhau. c. Sheet Tab: - Thành phần Work Sheet có trong 1 tập tin Excel, một tập tin Excel (WorkBoot) có thể có nhiều Work Sheet. - Các Work Sheet chứa dữ liệu tính tóan hay các biểu đồ. 5 II. CÁC KHÁI NIỆM : 1. WorkBook: Tập tin bảng tính Excel bao gồm nhiều trang (WorkSheet). 2. WorkSheet: Vùng làm việc của 1 trang bảng tính bao gồm nhiều ô. Thành phần 1 WorkSheet : Cột - Column Dòng - Row Ô - Cell headers Row – Tiêu đề dòng Column headers- Tiêu đề cột 6 a. Column : - Cột dữ liệu trên bảng tính, 16.384 cột được đánh bằng ký tự: A,B,C, ... ,Y, Z, AA, AB, AC, ... ,XFD. b. Row : Dòng dữ liệu trên bảng tính, có 1.048.576 dòng được đánh bằng số: 1,2,3, ... ,1048576. c. Cell : - Ô dữ liệu trên bảng tính nơi giao nhau giữa cột và dòng, được thể hiện bằng địa chỉ Cột Dòng. -Mỗi ô trên bảng tính cho phép định dạng Font, Size chữ khác nhau. - Để chọn tất cả các ô trên bảng tính  Click vào góc giao nhau của thanh tiêu đề cột và tiêu đề dòng. 7 3. Địa chỉ : Thể hiện thông tin vị trí 1 ô hay một vùng trên bảng tính. a. Ô : - Vị trí ô. - Cú pháp : Cột & Dòng. - Ví dụ : A1 , B3 b. Vùng dữ liệu : - Địa chỉ nhiều ô liên tục. - Cú pháp : Địa chỉ ô đầu : Địa chỉ ô cuối. - Ví dụ : A1: B3 , B5 : C7 8 III. CÁC THAO TÁC : 1. Với tập tin - WorkBook : - Office Button  New : Tạo mới 1 tập tin WorkBook ( mặc định có tên là Book n – với n là số lần mở ). - Office Button  Open : Mở 1 tập tin WorkBook đã có. - Office Button  Close : Đóng tập tin WorkBook đang làm việc. - Office Button Save : Lưu tập tin. - Office Button Save as : Lưu tập tin với tên khác. 9 2. Với WorkSheet : Right Mouse lên Sheet để chọn a. Thêm : - Insert b. Đổi tên WorkSheet : -Rename c. Ẩn / hiện WorkSheet : -Hide ( Hiện lại  Unhide) d. Xóa WorkSheet : -Delete e. Sao chép / di chuyển WorkSheet : -Move or Copy Sheet Chú ý : - WorkBook có ít nhất 1 Sheet. 10 2. Nội dung WorkSheet :  Chọn cột : - Click chọn tiêu đề cột.  Chọn dòng : - Click chọn tiêu đề dòng.  Chọn ô : - Click chọn ô. - Ô chọn bao quanh đường viền đậm.  Chọn vùng : - Click và Drag chọn các ô liên tục. Chú ý : - Có thể kết hợp với CTRL , SHIFT để chọn vùng liên tục hay không liên tục. 11  Thay đổi độ rộng cột : - Drag vào đường phân cách tiêu đề cột. Thay đổi độ cao dòng : • Drag vào đường phân cách tiêu đề dòng. Ẩn / Hiện cột : -Right Mouse vào tiêu đề cột  Hide / Unhide. Ẩn / Hiện dòng : •Right Mouse vào tiêu đề dòng  Hide / Unhide 12  Chèn cột : - Chọn vị trí muốn chèn cột. - Right Mouse vào tiêu đề cột  Insert.  Chèn dòng : - Chọn vị trí muốn chèn dòng. - Right Mouse vào tiêu đề dòng  Insert.  Chèn ô : - Chọn vị trí muốn chèn ô. - Right Mouse -> Insert - Chọn vị trí ô chèn. 13  Xóa cột : - Chọn vị trí cột muốn xóa. - Right Mouse vào tiêu đề cột  Delete.  Xóa dòng : - Chọn vị trí dòng muốn xóa. - Right Mouse vào tiêu đề dòng  Delete.  Xóa ô : - Chọn vị trí ô muốn xóa. - Right Mouse  Delete ... - Chọn vị trí ô sau khi xóa. 14 3. Thao tác dữ liệu trên WorkSheet :  Di chuyển giữa các ô : - Phím Tab ,     , Enter ( Xuống ô cùng cột). - Ctrl +  : Về cột cuối Sheet. - Ctrl +  : Vể cột đầu Sheet. - Ctrl +  : Về dòng cuối Sheet. - Ctrl +  : Về dòng đầu Sheet. - Page Up, Page Down, Home , End.  Nhập dữ liệu ô : - Alt + Enter : Xuống hàng trong cùng ô.  Chọn khối : - Cách 1 : Dùng Mouse Click chọn hay Drag. - Cách 2 : Dùng phím Shift kết hợp với     . - Cách 3 : Kết hợp giữa Shift và Click Mouse chọn. 15 16 I. DỮ LIỆU : 1. Các kiểu dữ liệu : Trong bảng tính Excel, mỗi ô cho phép chứa 1 kiểu dữ liệu khác nhau tùy theo yêu cầu. a. Kiểu chuỗi : - Chứa các ký tự, ký số. - Mặc định kiểu dữ liệu Chuỗi luôn nằm bên trái ô. b. Kiểu số : - Chứa các ký số. - Mặc định kiểu dữ liệu Số luôn nằm bên phải ô. Giả lập số 2 c. Kiểu ngày tháng : - Chứa các ký số thể hiện ngày. - Mặc định kiểu dữ liệu ngày luôn nằm bên phải ô. - Chú ý : Khi nhập dữ liệu ngày vào ô phải tuân theo qui ước ngày tháng năm trong Control Panel của Windows. d. Kiểu công thức : - Chứa các chuỗi thể hiện 1 công thức hay hàm tính tóan. Ô chứa dữ liệu kiểu công thức được bắt đầu bằng dấu = Sai Đúng 3 2. Các phép tóan : a. Các phép tóan cơ bản : + , - , *, / , ^ ( Lũy thừa ) - Khi công thức được thiết lập bằng nhiều phép tóan. Các phép tóan sẽ được thực hiện theo mức độ ưu tiên.  Trong dấu ( ).  Lũy thừa.  Nhân , Chia ( Tính từ trái sang phải ).  Cộng, Trừ ( Tính từ trái sang phải ). Ví dụ : = (5 + 3 ) * 4  32 = 5 + 3 * 4  17 = 4 * 5 / 2  10 b. Các phép so sánh : = , > , = , ( khác ) Ví dụ : =A3 25 4 3. Các hằng giá trị : - Khi thực hiện công thức, các giá trị so sánh phải theo qui ước hằng giá trị :  Chuỗi phải đặt trong dấu “ “  Ngày tháng phải sử dụng hàm chuyển đổi.  Số không đặt trong “ “ và không thể hiện đơn vị tính. - Các phép so sánh sẽ cho kết quả  True  Phép so sánh đúng.  False  Phép so sánh sai. Ví dụ : A3 = “Trung tâm” B3 = Date (2008, 4,30) =( 25 = 4 * 5 / 2 )  False 5 4. Thao tác với dữ liệu :  Chọn ô, vùng dữ liệu : - Click chọn ô hay Drag Mouse chọn vùng dữ liệu.  Sao chép : - Chọn khối dữ liệu  R.click  Copy. - Chọn vị trí cần chép đến  R.click  Paste.  Sao chép dữ liệu các ô liên tục : - Chọn ô có chứa dữ liệu cần Copy. - Drag vào biểu tượng góc dưới bên trái của ô. 6  Sao chép giá trị : - Chọn ô cần sao chép  R.click  Copy. - Chọn ô chép đến  R.click  Paste Special.. - Chọn :  All : Tất cả.  Formulas : Công thức.  Values : Giá trị kết quả.  Formats : Định dạng.  Comments : Chú thích. 7  Sao chép giá trị :  None chép không tính toán.  Add : Cộng vùng đích với vùng nguồn.  Subtract : Trừ vùng đích với vùng nguồn.  Multiply : Nhân vùng đích với vùng nguồn.  Divide : Chia vùng đích với vùng nguồn. Transprose: chép đổi dòng thành cột và cột thành dòng 8  Sao chép giá trị tăng dần: - Chọn ô cần sao chép. - CTRL + Drag vào góc dưới bên phải ô. - Giá trị sao chép sẽ tăng dần.  Đánh số thứ tự : - Chọn ô và nhập giá trị bắt đầu. - Home  Fill  Series. - Khai báo kiểu đánh số, bước nhảy.  Series in: Đánh số theo dòng hay cột.  Step Value : Bước nhảy.  Stop Value : Giá trị kết thúc. 9  Di chuyển : - Chọn khối dữ liệu  R.click  Cut. - Chọn vị trí cần chép đến  R.click  Paste.  Di chuyển nhanh : - Chọn ô có chứa dữ liệu cần Copy. - Click và Drag vào đường viền ô dữ liệu.  Xóa : - Chọn ô có dữ liệu  Delete ( Chỉ có tác dụng xóa nội dung ) - Nếu chọn Home  Clear. - Chọn :  All : Xóa tất cả.  Formatd : Xóa định dạng.  Contents : Nội dung. 10 5. Sắp xếp dữ liệu : - Chọn khối dữ liệu trên vùng bảng tính ( không chọn dòng tiêu đề). - Data  Sort. - Chọn cách sắp xếp. Sort by : Khóa chính sắp xếp. Then by : Khóa phụ sắp xếp khi trùng khóa chính.  Order : Tăng dần hay Giảm dần. 11 II. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH : 1. Font chữ : - Chọn khối dữ liệu  Home  Font 12 2. Viền khung : - Chọn khối dữ liệu Home  Font - Chọn thẻ Border. 13 3. Màu nền : - Chọn khối dữ liệu  Home  Font - Chọn thẻ Fill 14 4. Canh gióng nội dung : - Chọn khối dữ liệu  Home Font - Chọn thẻ Alignment. Horizontal : canh trái, phải, giữa Vertical : chọn phân bố dọc trong ô Orientation : chọn hướng Text Control : -Wrap text : dữ liệu sẽ tự xuống dòng nếu ô đó một hàng không đủ -Shrink to fit: dữ liệu thu nhỏ kích thước nếu trong ô đó một hàng không đủ Merge Cell: Trộn các ô thành một ô 15 5. Định dạng thể hiện số : - Chọn khối dữ liệu  Home  Number - Chọn thẻ Number.  Category : Các kiểu định dạng cơ bản. Custom: Định dạng tùy chọn theo cách riêng.  Type : Kiểu định dạng. Để thể hiện đơn vị tính  Đơn vị tính đặt trong “ “ 16 17 2I. KHÁI NIỆM HÀM : 1. Ý nghĩa : Là các biểu thức dùng để xử lý, tính tóan dữ liệu trên bảng tính. Thông qua các hàm, người sử dụng có thể tính tóan các dữ liệu. 2. Thành phần và qui ước của Hàm : Cú pháp chung của 1 hàm : = Tên hàm ( Tham số 1, , Tham số n ) - Để thực hiện hàm phải bắt đầu là dấu = - Tên hàm phải viết đúng cú pháp tên. - Các tham số hàm phải khai báo trong dấu ( ) - Các tham số được viết cách nhau bằng dấu , hay ; - Số lượng tham số phụ thuộc và hàm. - Các hàm được phép viết lồng vào nhau. Kết quả của hàm này có thể là gía trị xét của hàm kia. 33. Các thông báo lỗi thường gặp : Khi thực hiện 1 tham chiếu hay 1 hàm không đúng thường gặp các báo lỗi như sau : - #NAME? : Không đúng tên Hàm hay chuỗi không đặt trong “ “. - ####### : Phép toán âm cho ngày hay giờ. - #REF! : Không xác định được vùng tham chiếu địa chỉ. - #DIV/0! : Không xác định phép chia với số chia = 0. - #VALUE! : Biểu thức tính toán không thực hiện với chuỗi. - #N/A : Không tìm thấy được giá trị dò trên bảng dò tìm. - #NUM! : Số quá lớn. (  10^309) 4II. KHÁI NIỆM THAM CHIẾU : 1. Ý nghĩa : Dùng để đọc hay sử dụng giá trị của 1 ô trong cùng WorkSheet hay trong WorkBook. 2. Tham chiếu địa chỉ :  Địa chỉ ô trong cùng WorkSheet : Cú pháp : = Địa chỉ ô A1 = 25 B1 = 4 C1 = 25 * 4 52. Tham chiếu địa chỉ (tt):  Địa chỉ ô khác WorkSheet : Cú pháp : = TênSheet!Địa chỉ ô A1 = 36 B1 = 5 Sheet1!C1 = 100 C1 = 36 * 5 + 100 62. Tham chiếu địa chỉ (tt):  Địa chỉ vùng : Cú pháp : = Địa chỉ vùng ( Địa chỉ ô đầu : Địa chỉ ô cuối ) 73. Cách khai báo địa chỉ tham chiếu : - Để khai báo địa chỉ tham chiếu trong biểu thức tính tóan hay hàm  Dùng Mouse Click chọn ô ( Địa chỉ ô) hay Drag vùng ( Địa chỉ vùng ). Chú ý : - Để khai báo địa chỉ vùng nhưng chỉ chứa 1 ô  Địa chỉ ô : Địa chỉ ô ( ví dụ A2 : A2 ). - Khi sử dụng bàn phím khai báo địa chỉ ô  Chú ý bộ gõ tiếng Việt. ( ví dụ A4  Ã ) 84. Địa chỉ tham chiếu tương đối : Là những địa chỉ tham chiếu trong công thức sẽ thay đổi giá trị Dòng hay Cột khi thực hiện thao tác Copy, Move Copy Copy 95. Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối : Là những địa chỉ tham chiếu trong công thức sẽ không thay đổi giá trị Dòng hay Cột khi thực hiện thao tác Copy, Move  Cú pháp :  $CộtDòng : Tuyệt đối cột khi có thao tác thay đổi địa chỉ cột.  Cột$Dòng : Tuyệt đối dòng khi có thao tác thay đổi địa chỉ dòng.  $Cột$Dòng : Tuyệt đối dòng cột khi có thao tác thay đổi địa chỉ.  Cách khai báo : - Khi chọn địa chỉ ô hay địa chỉ vùng  Bấm phím F4 để lần lượt chọn các trạng thái địa chỉ tuyệt đối cần sử dụng. F4 F4 10 Ví dụ tham chiếu tuyệt đối : Thành tiền = Số lượng * Đơn giá * Tỷ giá Vnd 11 Ví dụ tham chiếu tuyệt đối : Thực hiện công thức tại ô B25 nhưng có tác dụng cho tất cả các ô khi thực hiện Copy 12 INT(number) Làm tròn một số đến vị trí chỉ định. -1  hàng đơn vị. 0  phân cách thập phân. 1  số thập phân thứ nhứt. Phần dư của một phép chia. Number : Số bị chia, Divisor : Số chia. Trị tuyệt đối của số. Căn bậc hai của một số. Phần nguyên nhỏ nhất của số. ROUND(number,num_digits) MOD(number,divisor) ABS(number) SQRT(number) III. CÁC HÀM CƠ BẢN : 1. Nhóm hàm xử lý số : - Kết quả trả về của hàm sẽ là 1 giá trị số. 13 Ví dụ nhóm hàm xử lý số : 14 2. Nhóm hàm xử lý chuỗi : - Kết quả trả về của hàm sẽ là 1 chuỗi. Cắt các khỏang trắng hai đầu chuỗi. Xác định độ dài chuỗi. Lấy ký tự giữa chuỗi từ vị trí chỉ định. Start_num : vị trí bắt đầu lấy. Lấy số ký tự bên phải chuỗi. Lấy số ký tự bên trái chuỗi. Num_chars : Số ký tự cắt. Num_chars >0. TRIM(text) LEN(text) MID(text,start_num,num_chars) RIGHT(text,num_chars) LEFT(text,num_chars) 15 Ví dụ nhóm hàm xử lý chuỗi 1: 16 Ví dụ nhóm hàm xử lý chuỗi 2: Lấy ký tự bên phải chuỗi không theo qui luật. 17 3. Nhóm hàm chuyển đổi chuỗi: - Kết quả trả về của hàm sẽ là 1 chuỗi. Phép nối chuỗi. Chuyển đổi ký tự đầu thành chữ Hoa. Chuyển đổi chuỗi thành chữ Hoa. Chuyển đổi chuỗi thành chữ thường. Toán tử & PROPER(text) UPPER(text) LOWER(text) 18 Ví dụ nhóm hàm chuyển đổi chuỗi: Tóan tử & dùng để nối chuỗi 19 4. Nhóm hàm xử lý ngày : - Kết quả trả về của hàm sẽ có giá trị kiểu ngày. -Cho kết quả tương ứng giá trị kiểu ngày tháng năm -Lấy giá trị năm của ô dữ liệu ngày tháng năm -Lấy giá trị tháng của ô dữ liệu ngày tháng năm -Lấy giá trị ngày của ô dữ liệu ngày tháng năm DATE( Year,Month,day ) YEAR( serial_number ) MONTH( serial_number ) DAY( serial_number ) TODAY( ) -Trả về ngày hiện hành của hệ thống 20 Ví dụ nhóm hàm xử lý ngày : 21 5. Nhóm hàm xử lý giờ : - Kết quả trả về của hàm sẽ có giá trị kiểu giờ. Trả về ngày giờ hiện hành của hệ thống. Cho kết quả tương ứng giá trị kiểu giờ phút giây. Lấy giá trị giờ của ô dữ liệu giờ phút giây. Lấy giá trị phút của ô dữ liệu giờ phút giây. Lấy giá trị giây của ô dữ liệu giờ phút giây. NOW() TIME( Hour,minute,second ) HOUR( serial_number ) MINUTE( serial_number ) SECOND( serial_number ) 22 Ví dụ nhóm hàm xử lý giờ : 23 6. Nhóm hàm chuyển đổi kiểu : - Kết quả trả về của hàm sẽ có kiểu số hay chuỗi tùy theo hàm. Chuyển đổi kiểu dữ liệu chuỗi sang dạng số. - Nếu là ký số  Số - Nếu là ký tự  0 - Nếu là ký số có thể không dùng hàm Value bằng cách * 1 để chuyển sang kiểu số. Chuyển giá trị số thành 1 chuỗi định dạng có đơn vị tính. VALUE( text ) TEXT( value,“format_text”) 24 Ví dụ nhóm hàm chuyển kiểu : 25 7. Nhóm hàm thống kê : - Kết quả trả về của hàm là 1 giá trị số. Đếm số ô có dữ liệu. Giá trị Min của kiểu số. Giá trị Max của kiểu số. Trung bình cộng các giá trị kiểu số. Đếm số phần tử có kiểu số. Tổng các giá trị là kiểu số. COUNTA( value1,value2,... ) MIN( number1,number2,... ) MAX( number1,number2,... ) AVERAGE( number1,number2,... ) COUNT( value1,value2,... ) SUM( number1,number2,... ) 26 Ví dụ nhóm hàm thống kê : 27 8. Nhóm hàm điều kiện : IF( logical_test , value_if_true , value_if_false )  Logical_test : Chuỗi biểu thức xét điều kiện.  Value_if_true : Giá trị hay biểu thức thực hiện khi chuỗi điều kiện xét = True ( Đúng )  Value_if_false : Giá trị hay biểu thức thực hiện khi chuỗi điều kiện xét = False ( Sai ) Logical_test : Chuỗi biểu thức xét điều kiện có thể là 1 phép so sánh, 1 hàm Lý luận , 1 hàm điều kiện lồng Value_if_true, Value_if_false : Giá trị thực hiện có thể là 1 số, chuỗi hay 1 hàm điều kiện lồng Chú ý : Hàm điều kiện cho phép lồng vào nhau nhiều cấp. Mỗi hàm IF giải quyết 2 vấn đề. 28 Ví dụ nhóm hàm điều kiện 1: 29 Ví dụ nhóm hàm điều kiện 2 : 30 9. Nhóm hàm lý luận ( logic ) : - Kết quả trả về của hàm là 1 lý luận ( True – Đúng / False – Sai) Hàm phủ định. Hàm điều kiện hoặc. Kết quả trả về - True  khi có 1 lý luận  True - False  khi tất cả lý luận  False Hàm điều kiện và. Kết quả trả về : - True  khi tất cả lý luận  True - False  khi có 1 lý luận  False NOT( logical ) OR( logical1,logical2,... ) AND( logical1,logical2,... ) Chú ý : Khi thực hiện hàm And, Or lồng nhau phải chú ý đến dấu ) kết thúc hàm. 31 Ví dụ nhóm hàm lý luận - Logic : 32 10. Nhóm hàm thống kê có điều kiện : Tính tổng giá trị tương ứng các phần tử trong vùng thỏa điều kiện Đếm các phần tử trong vùng thỏa điều kiện. SUMIF( range,criteria,sum_range ) COUNTIF( range,criteria ) range : Vùng chứa các giá trị điều kiện xét ( Chỉ thực hiện trên 1 cột dữ liệu ) Sum_range : Vùng chứa các giá trị cộng khi thỏa điều kiện. criteria : Điều kiện xét. Điều kiện xét có thể là : - Ô chứa giá trị - Chuỗi , số , phép so sánh  Đặt trong “ “ -Có thể sử dụng toán tử đại diện * , ? Cho điều kiện 33 Ví dụ nhóm hàm thống kê có điều kiện : 34 11. Nhóm hàm dò tìm – Tra cứu : a. Hàm dò tìm trên cột và dòngđầu tiên của bảng dò: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) Lookup_value :Giá trị dò tìm (có thể là một số, một chuỗi, một công thức trả về giá trị Table_array ) :Bảng dò (col_index_num ) : cột lấy giá trị ( range_lookup ):0/1  Địa chỉ bảng dò (Table_array) : phải là vùng tuyệt đối.  Cột lấy giá trị trả về (Col_index_num): phải >=1 và phải <= tổng số cột.  Cách dò (range_lookup) : 0 - False : Dò tìm chính xác 1 - True : Dò tìm tương đối ( Mặc định ) 35 Ví dụ dò tìm theo cột – giá trị dò trọn vẹn từ 1 ô : 36 Ví dụ dò tìm theo cột – cách dò tương đối : 37 Ví dụ dò tìm theo cột – giá trị dò không trọn vẹn : 38 Ví dụ dò tìm theo cột – giá trị dò là 1 phép nối chuỗi : 39 Ví dụ dò tìm theo cột – lấy giá trị từ nhiều cột phụ thuộc điều kiện : 40 Ví dụ dò tìm theo cột – bảng chứa giá trị lấy tự nhiểu bảng phụ thuộc vào điều kiện : 41 Ví dụ dò tìm theo dòng : 42 1 2I. KHÁI NIỆM: 1. Vùng Database: - Là vùng Dữ Liệu bao gồm ít nhất là 2 dòng. - Dòng đầu tiên gọi là dòng tiêu đề (Field Name) - Các dòng còn lại gọi là dòng dữ liệu (Record) 3I. KHÁI NIỆM (tt): 2. Vùng Criteria: Là vùng chứa điều kiện để lọc, trích, xoá, dữ liệu. 3. Vùng Extract to: Là vùng chứa các mẫu tin thoả mãn điều kiện của vùng Database sau khi thực hiện thao tác trích. 41. Đặt tên vùng : Giúp cho việc tham chiếu đến 1 vùng dễ dàng hơn. Quét khối vùng cần đặt tên-> Formulas\Define Name II. CÁC THAO TÁC: Refers to: Địa chỉ vùng cần đặt tên Names in workbook: Tên vùng trong Workbook ( duy nhất ) Scope: xác định tên dùng cho toàn Workbook hay chỉ một Sheet * Muốn xóa hay sửa: Formulas/Name Manager 5Chọn vùng từ E3H6 Chọn Formulas\Define Name Gõ tên vùng là BangDo OK 62. Tạo vùng tiêu chuẩn : a. Vùng tiêu chuẩn kiểu nhãn: Gồm ít nhất là 2 dòng. - Dòng đầu tiên gọi là dòng tiêu đề. Giống với tiêu đề của Database. - Dòng còn lại là phép toán so sánh và giá trị so sánh. 7Ví dụ 1: Tạo vùng tiêu chuẩn theo điều kiện Số con là 2 1 điều kiện : Ví dụ 2: Tạo vùng tiêu chuẩn theo điều kiện Số con >= 2 Ví dụ 3: Tạo vùng tiêu chuẩn theo điều kện Mã KT là A Ví dụ 4: Tạo vùng tiêu chuẩn theo điều kện Mã NV bắt đầu là SX Copy H2 Copy B2 82 điều kiện kết hợp điều kiện và Ví dụ: Tạo vùng tiêu chuẩn theo điều kiện Số con là 2 và có Mã KT là A Copy H2,G2 2 điều kiện kết hợp điều kiện hoặc Ví dụ: Tạo vùng tiêu chuẩn theo điều kiện Số con là 2 hoặc có Mã KT là A Copy H2,G2 3 điều kiện kết hợp điều kiện và, hoặc Ví dụ: Tạo vùng tiêu chuẩn theo điều kiện Mã KT là A và B và có Số con là 2 Copy H2,G2 9b. Vùng tiêu chuẩn công thức: Gồm có 2 dòng 1 cột. Dòng đầu tiên gọi là dòng tiêu đề. Khác với các tiêu đề của vùng Database. Dòng còn lại là biểu thức lý luận được viết cho dòng dữ liệu đầu tiên. Ví dụ: Tạo vùng tiêu chuẩn theo điều kiện Số con là 2 Ví dụ: Tạo vùng tiêu chuẩn theo điều kện Mã KT là A 10 Ví dụ: Tạo vùng tiêu chuẩn theo điều kiện Mã NV bắt đầu là SX Ví dụ: Tạo vùng tiêu chuẩn theo điều kiện Số con là 2 và có Mã KT là A Ví dụ: Tạo vùng tiêu chuẩn theo điều kiện Mã KT là A và B và có Số con là 2 11 3. Lọc dữ liệu trên bảng tính : Hiển thị các dòng dữ liệu thoả mãn điều kiện. Cách 1 : Lọc tự động - Chọn dòng tiêu đề của vùng Database - Chọn Data  Filter Ví dụ: Lọc các nhân viên có số con là 3 -Click chọn các giá trị cần lọc trên các cột tiêu đề - Để hủy bỏ lọc  All 12 Cách 2 : Lọc theo vùng tiêu chuẩn Thao tác: - Chuẩn bị: Vùng Database. Đặt tên CSDL - Tạo vùng Criteria. Đặt tên DKL1 - Chọn Data  Advanced - Xuất hiện hộp thoại Advanced Filter 13 Lọc: Action: Filter the list, in-place Chọn hoặc gõ tên vùng Database: List range Chọn hoặc gõ tên vùng Criteria: Criteria range 14 Vùng Databasse Vùng Criteria Kết quả sau khi lọc 15 4. Bỏ lọc dữ liệu trên bảng tính : - Chọn Data  Clear 5. Xoá dữ liệu trên bảng tính theo một điều kiện nào đó: - Là việc lọc dữ liệu bảng tính theo điều kiện và thực hiện thao tác xoá các dòng kết quả nhận được. 6. Trích dữ liệu trên bảng tính : - Là việc sao dữ liệu các dòng dữ liệu trên bảng tính thoả mãn một điều kiện nào đó. 16 Trích theo vùng tiêu chuẩn Thao tác: - Chuẩn bị: Vùng Database. Đặt tên CSDL - Vùng Criteria. Đặt tên DKT1 - Và vùng Extract to. Đặt tên VT1 17 - Chọn Data  Advanced - Xuất hiện hộp thoại Advanced Filter Lọc: Action: Copy to another location Chọn hoặc gõ tên vùng Database: List range Chọn hoặc gõ tên vùng Criteria: Criteria range Chọn hoặc gõ tên vùng Extract to: Copy to 18 Vùng Databasse Vùng Criteria Kết quả sau khi trích 19 7. Các hàm thống kê theo vùng tiêu chuẩn : Bao gồm các hàm: DCOUNT, DCOUNTA, DSUM, DMIN, DMAX, DAVERAGE, Cú pháp chung: Tên hàm ( Database , field , Criteria ) 20 Ví dụ 1: Tổng số nhân viên có Mã KT là A và có số con >2 21 Ví dụ 2: Tổng số con của nhân viên có Mã KT là A và có số con >2 22