Bài giảng Tin văn phòng 2 - Chương 2: Các dịch vụ văn phòng trực tuyến - Nguyễn Anh Việt

Giảng viên: Nguyễn Anh Việt 1 2.1. Giới thiệu các dịch vụ văn phòng 2. Sử dụng E-mail 3. Duyệt mail bằng Microsoft Outlook 4. Một số dịch vụ mail đặc biệt 5. Dịch vụRSS 2 • Khái niệm: Là các ứng dụng văn phòng được cung cấp cho người sử dụng thông qua các Website cung cấp dịch vụ mà không cần cài đặt phần mềm trên máy tính cá nhân. 3 • Ứng dụng: - Lưu trữ và đồng bộ hóa dữ liệu. - Soạn thảo văn bản. - Bảng tính cơ sở dữ liệu. - Trình chiếu - Dự án, kế hoạch. - Quản lý hồ sơ. - Gửi, nhận mail. - Làm việc theo nhóm. 4 • Một số dịch vụ trực tuyến: - Google Drive. - Office on Sky Drive. - Zoho. - Microsoft Office 365 Education. 5 6 7 8 • Mục tiêu: - Sử dụng cơ bản Email (Gmail) - Hiểu khi nào thì To, CC và Bcc - Ích lợi tầm quan trọng của Subject - Sắp xếp thư theo từng Label (Folder) - Chắn lọc thư : nhận dạng thư và xử lý các loại thư một cách tự động - Tùy chọn trong Setting và khám phá mới trong Labs - Sử dụng tốt Outlook Epress 9 • Gmail : cung cấp dịch vụ mail miễn phí • An toàn : cao, tin cậy • Tốc độ : nhanh, ổn định • Các dịch vụ: tuyệt vời. Dựa vào nền Gmail, có thể đăng ký nhiều dịch vụ khác như: - Google drive - Google Photos, Videos - Google site 10 11 12 13 • Khởi động trình duyệt • Truy cập google, chọn Gmail 14 15 16 17 18 19 20 21 22 • Nhãn: Là Folder trong hộp thư, dùng để chứa các thư đã chọn lọc. • Nguyên tắc sử dụng: - Tạo Label - Vào hộp thư, đánh dấu chọn thư - Bấm vào mục “Nhãn”, chọn nhãn để di chuyển - Bấm vào “Lưu trữ” để di chuyển thực sự vào nhãn 23 24 1. Nhập thông tin: Tên nhãn 2. Chọn vị trí của nhãn 25 26 Nhãn I Phone 5 27 • Tìm mail theo tên nhãn: - label:unread - label:inbox - label:send • Tìm thư có file đính kèm: - has:attachment • Tìm thư theo tiêu đề: - subject:facebook 28 • Tìm mail theo kích cỡ: - size:5M - larger:5M - smaller:5M • Tìm thư theo thời gian: - after:2014/01/01 - before:2014/01/01 29 • Tìm mail theo các thông số cơ bản: - to:phanvantiep@gmail.com - from: phanvantiep@gmail.com - from: to:phanvantiep@gmail.com cc: letangho@yahoo.ca • Tìm tập tin theo tên và định dạng: - filename:doc - filename:baigiang.docx 30 • Ý nghĩa: - Nhận dạng thư, xử lý thư • Nhận dạng 1 thư tới, qua các yếu tố: - From - To - Subject From : Người gởi có dc cố định như : bạn bè, công ty, các forum, ngân hàng Người gởi mà dc thay đổi thường xuyên: quảng cáo, quấy rối To: Mình có nhiều dc khác nhau cần xử lý, như: Một dc teo@yahoo.ca dùng đăng ký chứng khoán Một dc ty@yahoo.fr dùng giao dịch ngân hàng • Xử lý thư: Có subject đặc trưng dể nhận dạng như Hi!, KT12A, Tram!!, OkiYes, RocknRoll - Move to Label (*) - Delete - Forwarding - Nội dung: Có chứa một từ/cụm từ đặc biệt như: “sale off”, “giảm giá”, “bỏ qua rất uổng”. 31 Lọc thư : nhận dạng thư đến thông qua 1 trong 4 yếu tố đã nêu : Từ, Tới, Chủ đề, Có các từ, nhận dạng xong, xử lý thư đã nhận dạng bằng cách : di chuyển, xóa, thông báo, đánh dấu hoặc chuyển tiếp thư 32 Thư gởi tới từ các email này sẽ 33 Di chuyển thư vào nhãn Thư rác 34 • Ý nghĩa: - Thường xuyên trao đổi với nhóm người này ( 200 khách hàng, 50 nhân viên, 100 SV) - Gửi thư cho nhóm: nhập vào trong mục To: chỉ duy nhất một tên nhóm K.HANG - Kết quả : 200 khách hàng sẽ nhận thư - Yêu cầu: phải thiết lập danh bạ, từ đó mới lập danh sách nhóm nhỏ 35 37 2. Chọn nhóm 38 39 40 41 • Vào mục Soạn thư • Mục Tới : gõ vào ký tự đầu tiên của nhóm • Chọn nhóm 42 • Phải đăng xuất/sign out • Kiểm tra có ai dùng mail của mình không • Chọn đăng xuất hoàn toàn, mọi nơi • Di chuyển xuống cuối đáy màn hình 43 • Groups: nhóm các thành viên cùng mục đích sinh hoạt, trao đổi thông tin, thảo luận. • Thông tin trao đổi quả hình thức: - Thảo luận (discussions) - Tập tin (Files) - Trang Web (Pages) • Thành viên khi gởi bài, mọi thành viên sẽ nhận biết hoạt động nầy qua Email • Điều kiện: - Gia nhập thành viên: có 1 email bất kỳ - Chủ nhóm: có Account của Gmail 44 45 Nếu đã sở hữu Group, hoặc là thành viên, bấm vào Đăng nhập, trả lời Email và password Nếu muốn sở hữu Group mới, bấm vào Tạo nhóm, trả lời yêu cầu: nhập Email và password 46 Nhập Email Nhập Password Nếu dùng chung máy tính, đừng chọn chức năng nầy 47 48 49 50 Chọn Group cần thêm thành viên 51 52 53 thanhhoa48dhv@gmail.com 1. Vào Google.com.vn 2. Chọn Gmail 3. Sau khi nhập Mail và password 4. Tiếp tục chọn Group 5. Tất cả Group mà mình tham gia đều hiện ra 54 55 Ghi chủ đề bài đăng Chọn chủ đề bài đăng Nội dung chính 56 57 Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ: Nguyễn Anh Việt Email: anhviet1960@gmail.com Di động: 0903 618 453 58