Bài giảng Tin văn phòng-2 - Chương 2: Các dịch vụ ứng dụng văn phòng trực tuyến - Võ Văn Thanh

BÀI GIẢNG MÔN: TIN VĂN PHÒNG-2 14/7/2018 Chương 2. các dịch vụ ứng dụng văn phòng trực tuyến 2.1. Giới thiệu các dịch vụ văn phòng 2.2. sử dụng E-mail 2.3. duyệt mail bằng Microsoft Outlook 2.4. một số dịch vụ mail đặc biệt 2.5. dịch vụ RSS 4/7/2018 2 Giới thiệu về dịch vụ văn phòng trực tuyến  Khái niệm: Là các ứng dụng văn phòng được cung cấp cho người sử dụng thông qua các Website cung cấp dịch vụ mà không cần cài đặt phần mềm trên máy tính cá nhân. 4/7/2018 3 Giới thiệu về dịch vụ văn phòng trực tuyến  Ứng dụng: - Lữu trữ và đồng bộ hóa dữ liệu. - Soạn thảo văn bản. - Bảng tính cơ sở dữ liệu. - Trình chiếu - Dự án, kế hoạch. - Quản lý hồ sơ. - Gửi, nhận mail. - Làm việc theo nhóm. 4/7/2018 4 Giới thiệu về dịch vụ văn phòng trực tuyến  Một số dịch vụ trực tuyến: - Google Driver. - Office on Sky Driver. - Zoho. - Microsoft Office 365 Education. 4/7/2018 5 Sử dụng E-mail  Mục tiêu: - Sử dụng cơ bản Email (Gmail) - Hiểu khi nào thì To, CC và Bcc - Ích lợi tầm quan trọng của Subject - Sắp xếp thư theo từng Label (Folder) - Chắn lọc thư : nhận dạng thư và xử lý các loại thư một cách tự động - Tùy chọn trong Setting và khám phá mới trong Labs - Sử dụng tốt Outlook Epress 4/7/2018 6 Gmail  Gmail : web mail miễn phí  An toàn : cao, tin cậy  Tốc độ : nhanh, ổn định  Các dịch vụ: tuyệt vời. Dựa vào nền Gmail, có thể đăng ký nhiều dịch vụ khác như: - Google docs - Picasa, Videos - Google site 4/7/2018 7 Cách vào Gmail  Khởi động trình duyệt  Truy cập google, chọn Gmail 4/7/2018 8 Nhập Account 4/7/2018 9 Tạo Account mới 4/7/2018 10 Giao diện Gmail 4/7/2018 11 Cài đặt Gmail 4/7/2018 12 Cài đặt chủ đề 4/7/2018 13 Cài đặt Gmail 4/7/2018 14 Cài đặt Gmail 4/7/2018 15 Soạn thư 4/7/2018 16 Màn hình soạn thảo 4/7/2018 17 File đính kèm 4/7/2018 18 Nhãn (label) và chuyển thư vào nhãn 4/7/2018 19  Nhãn : là Folder trong hộp thư, dùng để chứa các thư đã chọn lọc  Nguyên tắc sử dụng: - Tạo Label - Vào hộp thư, đánh dấu chọn thư - Bấm vào mục “Nhãn”, chọn nhãn để di chuyển - Bấm vào “Lưu trữ” để di chuyển thực sự vào nhãn Tạo nhãn mới 4/7/2018 20 Tạo nhãn mới 4/7/2018 21  Nhập thông tin: Tên nhãn Di chuyển thư tới nhãn 4/7/2018 22 Nhãn Bộ môn KHCB 4/7/2018 23 Thủ thuật Search mail 4/7/2018 24  Tìm mail theo tên nhãn: - label:unread - label:inbox - label:send  Tìm thư có file đính kèm: - has:attachment  Tìm thư theo tiêu đề: - subject:facebook Thủ thuật Search mail 4/7/2018 25  Tìm mail theo kích cỡ: - size:5M - larger:5M - smaller:5M  Tìm thư theo thời gian: - after:2014/01/01 - before:2014/01/01 - Older-than:2y Thủ thuật Search mail 4/7/2018 26  Tìm mail theo các thông số cơ bản: - to:Hoa Truong - from:Hoa Truong - from:Hoa Truong cc:Hang Tran  Tìm tập tin theo tên và định dạng: - filename:.mp3 - filename:baigiang.docx Lọc thư (Filter) 4/7/2018 27  Ý nghĩa: - Nhận dạng thư, xử lý thư  Nhận dạng 1 thư tới, qua các yếu tố: - From - To - Subject - Nội dung  Xử lý thư: - Move to Label (*) - Delete - Forwarding Người gởi có dc cố định như : bạn bè, công ty, các forum, ngân hàng Người gởi mà dc thay đổi thường xuyên: quảng cáo, quấy rối To: Mình có nhiều dc khác nhau cần xử lý, như: Một dc teo@yahoo.ca dùng đăng ký chứng khoán Một dc ty@yahoo.fr dùng giao dịch ngân hàng Có subject đặc trưng dể nhận dạng như Hi!, KT12A, Tram!!, OkiYes, RocknRoll Có chứa một từ/cụm từ đặc biệt như: “sale off”, “giảm giá”, “bỏ qua rất uổng”. Bộ lọc (tt) 4/7/2018 28 Lọc thư : nhận dạng thư đến thông qua 1 trong 4 yếu tố đã nêu : From, To, Subject, Body text, nhận dạng xong, xử lý thư đã nhận dạng bằng cách : di chuyển, xóa, thông báo, đánh dấu hoặc chuyển tiếp thư Bộ lọc (tt) 4/7/2018 29 Thư gởi tới từ các email này sẽ Bộ lọc (tt) 4/7/2018 30 Kết thúc Di chuyển thư vào label Bộ môn KHCB Hủy gửi tin 4/7/2018 31  Thư gửi rồi, hối hận còn kịp không? Thư sẽ được thu hồi, yên tâm nhé, lần sao đừng bộp chộp nữa! Bạn có khoảng 10s kể từ khi bấm nút GỬI Tạo danh bạ và DS nhóm 4/7/2018 32  Ý nghĩa: - Thường xuyên trao đổi với nhóm người này ( 200 khách hàng, 50 nhân viên, 100 SV) - Gửi thư cho nhóm: nhập vào trong mục To: chỉ duy nhất một tên nhóm K.HANG - Kết quả : 200 khách hàng sẽ nhận thư - Yêu cầu: phải thiết lập danh bạ, từ đó mới lập danh sách nhóm nhỏ Khởi tạo danh sách liên hệ 4/7/2018 33 Khởi tạo danh sách liên hệ 4/7/2018 34 Tạo địa chỉ liên hệ mới Thêm vào nhóm mới Đưa thành viên vào nhóm 4/7/2018 35 1. Đánh dấu chọn số liên lạc 2. Chọn nhóm Tạo thành viên trong nhóm 4/7/2018 36 1. Truy cập vào nhóm 2. tạo thành viên mới Gửi mail cho nhóm  Vào mục Soạn thư  Mục Tới : gõ vào ký tự đầu tiên của nhóm  Chọn nhóm Gửi mail cho nhóm Khai báo nhận mail từ Account khác từ Gmail  Ý nghĩa: Khai báo một tài khoản Email khác (không phải Gmail, chẳng hạn Yahoo, Hotmail, miển là có hổ trợ POP3  Ích lợi: ngay trong Gmail, ta có thể nhận thư từ Yahoo, mà không cần chuyển qua Yahoo Mail  Điều kiện tiên quyết: Account Mail phải hổ trợ POP3 (yahoo.com chưa hổ trợ POP3) Khai báo Account khác 1. Chọn cài đặt 2. Chọn: tài khoản và nhập 3. Chọn: Thêm tài khoản thư POP3 Khai báo Account khác 1. Nhập email 1. Nhập username và pass Khai báo Account khác Gửi Mail từ Gmail bằng tài khoản khác  Ý nghĩa: Khai báo một tài khoản Email khác (không phải Gmail, chẳng hạn Yahoo, Hotmail, miển là có hổ trợ POP3)  Ích lợi: ngay trong Gmail, ta có thể gởi thư từ Yahoo mà không cần chuyển qua Yahoo Mail  Điều kiện tiên quyết: Account Mail phải hổ trợ POP3 (yahoo.com chưa hổ trợ POP3) Khai báo Account 1. Chọn thêm địa chỉ email 2. Đánh địa chỉ Email khác Xác nhận chủ quyền email Qua Yahoo để lấy mã Google xác nhận Khi gửi thư Kết thúc an toàn  Phải đăng xuất/sign out  Kiểm tra có ai dùng mail của mình không  Chọn đăng xuất hoàn toàn, mọi nơi  Di chuyển xuống cuối đáy màn hình Kiểm tra thoát ở tất cả các thiết bị Bài 2: Google Group  Groups: nhóm các thành viên cùng mục đích sinh hoạt, trao đổi thông tin, thảo luận.  Thông tin trao đổi quả hình thức: - Thảo luận (discussions) - Tập tin (Files) - Trang Web (Pages)  Thành viên khi gởi bài, mọi thành viên sẽ nhận biết hoạt động nầy qua Email  Điều kiện : - Gia nhập thành viên: có 1 email bất kỳ - Chủ nhóm: có Account của Gmail Truy nhập vào nhóm Đăng nhập hoặc tạo nhóm Nếu đã sở hữu Group, hoặc là thành viên, bấm vào Đăng nhập, trả lời Email và password Nếu muốn sở hữu Group mới, bấm vào Tạo nhóm, trả lời yêu cầu: nhập Email và password Sign in/Sign up Nhập Email Nhập Password Nếu dùng chung máy tính, đừng chọn chức năng nầy Khai báo nhóm Nhập mã kiểm tra Một số tùy chỉnh khi tạo group Group Thêm thành viên vào Group Thêm thành viên vào Group Chọn Group cần thêm thành viên Thêm thành viên vào Group Thêm thành viên vào Group Gán quyền để nhận email từ ngoài Gán quyền để nhận email từ ngoài Các bước vào Group  Vào Google.com.vn  Chọn Gmail  Sau khi nhập Mail và password  Tiếp tục chọn Group  Tất cả Group mà mình tham gia đều hiện ra Post bài Post bài Ghi chủ đề bài đăngChọn chủ đề bài đăng Nội dung chính Upload File Upload File Bài 2: Sử dụng MS Outlook • Là trình duyệt mail đi kèm với hệ điều hành Microsoft Office. • Cho phép chek mail ở trạng thái offline, tích hợp nhiều tính năng hữu ích. • Cho phép chek cùng lúc nhiều loại email khác nhau. Cài đặt nhận Gmail trong Outlook Cài đặt nhận Gmail trong Outlook Cài đặt Outlook Cài đặt Outlook Cài đặt Outlook Cài đặt Outlook Cài đặt Outlook Điền tên người dùng Tài khoản Email Chọn giao thức POP3Pop.gmail.com smtp.gmail.com Tên email Mật khẩu Cài đặt Outlook Cài đặt Outlook SMTP là 587 Chọn cổng Chọn TLS Cài đặt Outlook Giao diện Outlook Thêm tài khoản email Thông số với Yahoo mail  Máy chủ thư đến (POP3) : pop.mail.yahoo.com  Cổng thư đến (với SSL): 995  Máy chủ thư đi (SMTP): smtp.mail.yahoo.com  Cổng thư đi (với TLS): 25  Bật TLS cho máy chủ SMTP gửi đi.  Địa chỉ email: (user@domain.com)  Mật khẩu: Mật khẩu Yahoo Mail