Bài giảng Tin học văn phòng - Microsoft Office Word Specialist

g nhóm Illustrations, nhấn Insert Picture from File. Trong hộp thoại Insert Picture, duyệt tìm và chọn hình ảnh. Và làm theo một trong những bước sau: Nhấn Insert để chèn hình ảnh vào tài liệu. Trong danh sách Insert, chọn Link to File để chèn hình ảnh sẽ được cập nhật tự động nếu tệp tin hình ảnh đó thay đổi. Trong danh sách Insert, chọn Insert and Link để chèn hình ảnh mà người dùng có thể cập nhật bằng tay nếu tệp tin hình ảnh đó thay đổi. Thay đổi thiết lập nén hình ảnh Trên thẻ ngữ cảnh Picture Tools Format contextual, trong nhóm Adjust, chọn Compress Pictures. Trong hộp thoại Compress Pictures, thiết lập các tùy chọn và đầu ra mong muốn, nhấn OK hai lần. Chụp và chèn ảnh chụp màn hình Hiển thị nội dung muốn chụp. Trng tài liệu Word, đặt trỏ chuột vào vị trí muốn chèn hình ảnh. Trên thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, nhấn Screenshot. Trong thư viện Screenshot, làm theo một trong các bước sau: Nhấn vào hình ảnh cửa sổ đề chèn cửa số đó vào vị trí trỏ chuột. Nhấn Screen Clipping, và kéo ngang qua phần màn hình người dùng muốn chụp. Định dạng hình ảnh Sau khi chèn hình ảnh vào tài liệu, người dùng có thể tùy chỉnh theo nhiều cách. Ví dụng, người dùng có thể cắt hoặc chỉnh kích thước của hình ảnh, thay đổi độ sách và độ tương phải, đổi màu, sử dụng hiệu ứng nghệ thuật, nén ảnh để giảm kích thước tệp tin tài liệu. Thay đổi kích thước hoặc hình dánh của hình ảnh Kéo khung ảnh để điều chỉnh kích thước. Trên thẻ ngữ cảnh Picture Tools Format, trong nhóm Size, thay đổi thiết lập Height and Width. Trên thẻ ngữ cảnh Format, nhấn mũi tên mở hộp thoại Size. Trên thẻ Size của hộp thoại Layout, thay đổi thiết lập Height, Width, hoặc Scale. Di chuyển hình ảnh Kéo hình ảnh theo chiều dọc tới vị trí mới. Chọn hình ảnh. Trên thẻ ngữ cảnh Format, trong nhóm Arrange, xem thư viện Position, và chọn một biểu tượng In Line with Text hoặc With Text Wrapping. Sao chép hình ảnh tới vị trí mới Giữ phìm Ctrl và kéo ảnh theo chiều dọc tới vị trí mới. Sử dụng hiệu ứng nghệ thuật cho hình ảnh Trên thẻ Format, trong nhóm Adjust, mở rộng thư viện Artistic Effects, và chọn hiệu ứng muốn sử dụng. Sử dụng style cho hình ảnh Trên thẻ ngữ cảnh Format, trong nhóm Picture Styles, mở thư viện Quick Styles, và chọn style muốn sử dụng. Hoặc Trên thẻ ngữ cảnh Format, nhấn mũi tên mở hộp thoại Picture Styles. Trong hộp thoại Format Picture, trên thẻ Line Color, Line Style, Shadow, Reflection, Glow and Soft Edges, 3-D Format, và 3-D Rotation, chọn hiệu ứng muốn áp dụng và nhấn Close. Bài thực hành Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective4. Insert the Logo graphic at the beginning of the Picture document. Then size the logo so that it is 0.5″ high, maintaining the height-to-width ratio. Apply the Texturizer effect to the text in the logo, and then place a copy of the logo at the end of the Picture document. Insert a screen clipping of the Microsoft logo, captured from the home page of the Microsoft website, at the end of the Picture document. 4.2 CHÈN VÀ ĐỊNH DẠNG HÌNH VẼ, WORDART VÀ SMARTART Chèn và định dạng hình vẽ Mở khung vẽ (drawing canvas) Trên thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, nhấn Shapes, và chọn New Drawing Canvas. Vẽ hình tiêu chuẩn Trên thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, nhấn Shapes. Trong thư viện Shapes, chọn hình vẽ và làm theo một trong các bước sau: Nhấn vào bất cứ đâu trên trang để chèn hình vẽ tiêu chuẩn. Kéo tới bất cứ đâu trên trang để vẽ hình có kích thước mong muốn. Chèn văn bản vào hình vẽ Nhấn vào hình vẽ và nhập văn bản. Chuột phải vào hình vẽ, nhấn Add Text, và nhập văn bản. Tùy chỉnh hình vẽ Trên thẻ ngữ cảnh Drawings Tools Format, trong nhóm Insert Shapes, nhấn nút Edit Shape, và chọn Edit Points. Kéo các giao điểm xuất hiện trên hình để thay đổi hình dáng của hình vẽ. Thay đổi hình vẽ được chọn bằng hình vẽ khác Trên thẻ ngữ cảnh Format, trong nhóm Insert Shapes, nhấn nút Edit Shape, chọn Change Shape, và chọn hình vẽ mong muốn. Định dạng hình vẽ Trên thẻ ngữ cảnh Format, làm theo sau: Trong thư viện Shape Styles, chọn bất cứ style dựng sẵn nào mong muốn. Trong nhóm Shape Styles, trong thư viện Shape Fill, Shape Outline, và thư viện Shape Effects, chọn thiết lập mong muốn. Định dạng văn bản gắn lèm với hình vẽ Trên thẻ ngữ cảnh Format, làm theo sau: Trong thư viện WordArt Styles, chọn bất cứ style dựng sẵn nào mong muốn. Trong nhóm WordArt Styles, trong thư viện Text Fill, Text Outline, và Text Effects, chọn thiết lập mong muốn. Trong nhóm Text, chọn Text Direction, và chọn hướng mong muốn của văn bản. Chồng nhiều hình vẽ Kéo các hình vẽ xếp chồng lên nhay Thay đổi thứ tự xếp chồng của hình vẽ Chọn hình vẽ muốn đưa lên hoặc xuống trong chồng xếp Trên thẻ ngữ cảnh Format, trong nhóm Arrange, làm như sau: Nhấn Bring Forward or Send Backward để di chuyển hình ảnh lên hoặc xuống một bậc. Trong danh sách Bring Forward, nhấn Bring to Front để di chuyển hình vẽ lên đầu chồng xếp. Trong danh sách Bring Forward, nhấn Bring in Front of Text để di chuyển hình vẽ lên trên text xung quanh. Trong danh sách Send Backward, chọn Send to Back để di chuyển hình vẽ xuống cuối chồng xếp. Trong danh sách Send Backward, nhấn Send Behind Text để di chuyển hình vẽ ra sau text xung quanh. Nhóm các hình vẽ với nhau Chọn hình vẽ đầu tiên, giữ Ctrl và chọn thêm các hình mong muốn. Trên thẻ ngữ cảnh Format, trong nhóm Arrange, nhấn Group, và chọn Group. Tách nhóm các hình vẽ Chọn hình ảnh đã được nhóm. Trên thẻ ngữ cảnh Format, trong nhóm Arrange, nhấn Group, và chọn Ungroup. Chèn và tùy chỉnh WordArt Chèn đối tượng WordArt Trên thẻ Insert, trong nhóm Text, nhấn WordArt. Trong nhóm WordArt, chọn style muốn dùng. Nhập vào nội dung. Điều chỉnh kích thước và những thuộc tính của text. Tạo WordArt từ text có sẵn Bôi đen text. Trên thẻ Insert, trong nhóm Text, nhấn WordArt. Trong thư viện WordArt, chọn style mong muốn. Điều chỉnh kích thước và những thuộc tính của text. Định dạng nền cho đối tượng WordArt Trên thẻ ngữ cảnh Drawing Tools Format, làm như sau: Trong thư viện Shape Styles, chọn style dựng sẵn mong muốn. Trong nhóm Shape Styles, trong thư viện Shape Fill, Shape Outline, và Shape Effects, chọn thiết lập muốn sử dụng. Định dạng text của đối tượng WordArt Trên thẻ ngữ cảnh Format, làm như sau: Trong thư viện WordArt Styles, chọn style dựng sẵn mong muốn. Trong nhóm WordArt Styles, trong thư viện Text Fill, Text Outline, và Text Effects, chọn thiết lập muốn sử dụng. Trong nhóm Text, chọn Text Direction, và chọn hướng của text. Chèn và tùy chỉnh lưu đồ SmartArt Chèn lưu đồ Trên thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, nhấn Insert SmartArt Graphic. Trong khung bên trái của hộp thoại Choose a SmartArt Graphic, chọn loại biểu đồ mong muốn. Trong khung giữ, chọn kiểu bố cục muốn sử dụng và nhấn OK. Chèn text vào hình vẽ trong lưu đồ Chọn hình vẽ, và nhập text. Trong khung text bên trái, chọn mục tương ứng với hình vẽ và nhập text. Thay đổi bố cục của lưu đồ Để thay đổi bố cục của cùng một loại lưu đồ, trên thẻ ngữ cảnh SmartArt Tools Design, trong thư viện Layouts, chọn bố cục mong muốn. Để thay đổi bố cục thành lưu đồ khác, trên thẻ ngữ cảnh Design, trong thư viện Layouts, chọn More Layouts và trong hộp thoại Choose a SmartArt Graphic, chọn bố cục muốn sử dụng. Xóa hình khỏi lưu đồ SmartArt Chọn hình, và nhấn phím Delete. Thay đổi màu sắc của lưu đồ Trên thẻ ngữ cảnh Design, trong nhóm SmartArt Styles, nhấn Change Colors và chọn phối màu mong muốn. Sử dụng style cho lưu đồ Trên thẻ ngữ cảnh Design, trong thư viện SmartArt Styles, chọn style muốn sử dụng. Sử dụng style cho hình trong lưu đồ Trên thẻ ngữ cảnh SmartArt Tools Format, trong thư viện Shape Styles, chọn style muốn sử dụng. Hoặc Trên thẻ ngữ cảnh Format, nhấn mũi tên mở hộp thoại Shape Styles. Trong hộp thoại Format Shape, trên thẻ Line Color, Line Style, Shadow, Reflection, Glow and Soft Edges, 3-D Format, và 3-D Rotation, chọn hiệu ứng muốn sử dụng và nhấn Close. Bài thực hành Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective4. At the end of the Shapes document, draw a circle 1.5 inches in diameter in the upper-left corner of a new drawing canvas. Then create a copy of the circle in the upper middle of the drawing canvas and another in the upper-right corner. Draw curved lines resembling strings below each circle. Group the shapes, and then move the group to the top of the document. At the end of the SmartArt document, insert a Vertical Process diagram. In the text pane, enter The Journey, The Battle, and The Twist as bullet points. Then add a new shape containing the words True Climax. At the beginning of the WordArt document, insert Welcome Esther Valle! in WordArt style 16 with 44-point text. In the WordArt document, change the words Extra! Extra! into WordArt style 21, and change the color of the letters to orange with a red outline. Then set the spacing to Very Loose. Make the object two inches wider, and then apply Shadow style 7. 4.3 CHÈN VÀ ĐỊNH DẠNH CLIP ART Tìm kiếm và chèn đối tượng clip art Trên thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, chọn Clip Art. Trong khung Clip Art, trong ô Search for, nhập từ khóa, và nhấn Go. Trong danh sách kết quả, nhấn vào hình muốn chèn. Lưu trữ tạm thời clip art image vào Microsoft Office Clipboard Trong khung Clip Art, chọn hình ảnh, nhấn vào mũi tên, và chọn Copy. Lưu trữ đối tượng clip art trong Clip Organizer Trong khung Clip Art, chọn hình ảnh, nhấn vào mũi tên, và chọn Make Available Offline. Trong hộp thoại Copy to Collection, chọn hoặc tạo thư mục muốn lưu đối tượng clip art, và nhấn OK. Lưu clip art object thành tệp tin Chèn đối tượng clip art vào tài liệu. Nhấn chuột phải vào clip art, và nhấn Save as Picture. Trong hộp thoại File Save, duyệt tới vị trí muốn lưu, nhập tên, chọn kiểu định dạng, và nhấn Save. Mở Clip Organizer Trong menu Start, chọn All Programs, Microsoft Office, Microsoft Office 2010 Tools, và nhấn Microsoft Clip Organizer. Bài thực hành Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective4. In the ClipArt document, insert a stylized dollar clip art image at the end of the Greg Guzik paragraph, and make it 0.25 inch square. Then insert a copy of the image at the beginning of the paragraph. Search for other stylized dollar clip art images, and save several of them to the Clip Organizer. In the ClipArt document, replace the dollar image with a new one from the Clip Organizer. Then resize and reposition it as người dùng like. 4.4 ÁP DỤNG VÀ THAO TÁC VỚI TEXT BOX Chèn text box được định nghĩa sẵn Trên thẻ Insert, trong nhóm Text, nhấn Text Box, và chọn Draw Text Box. Hoặc Trên thẻ Insert, trong nhóm Text, nhấn Quick Parts, và chọn Building Blocks Organizer. Trong hộp thoại Building Blocks Organizer, chọn bất cứ kiểu text box nào trong thư viện Text Boxes, và nhấn Insert. Chèn text box tùy chỉnh Trên thẻ Insert, trong nhóm Text, nhấn Text Box, và chọn Draw Text Box. Làm theo sau: Nhấn vào bất cứ đâu trên trang để chèn text box, có thể thay đổi kích thước và chèn text. Kéo tới bất cứ đâu trên trang để vẽ text box có kích thước cố định. Sao chép text box tới vị trí mới Giữ phím Ctrl và kéo text box tới vị trí thứ hai. Chèn text trong text box Nhấn vào text box để viền text box trở thành nét gạch (không còn nét liền nữa). Nhập text vào ô. Liên kết các text box để text được nối tiếp giữa các text box Chọn text box đầu tiên. Trên thẻ ngữ cảnh Text Box Tools Format, trong nhóm Text, chọn Create Link. Khi trỏ chuột chuyển thành hình chiếc bình, nhấn vào text box trống tiếp theo, khi trỏ chuột chuyển thành chiếc bình đang rót, nhấn chuột một lần. Thay đổi hướng của text trong text box Trên thẻ ngữ cảnh Format, trong nhómText, nhấn Text Direction, and và chọn hướng mong muốn. Định dạng text box Nhấn vào khung text box để text box được bao quanh bởi đường viền liền. Trên thẻ ngữ cảnh Format, thực hiện một trong các bước sau: Trong thư viện Shape Styles, chọn style dựng sẵn mong muốn. Trong nhóm Shape Styles, trong thư viện Shape Fill, Shape Outline, và Shape Effects, chọn thiết lập mong muốn. Thay đổi định dạng mặc định của text boxes Chọn một text box đã được định dạng, chuột phải vào viền của nó, và nhấn Set as Default Text Box. Lưu text box thành building block Trên thẻ ngữ cảnh Format, trong nhóm Text, nhấn Text Box, và chọn Save Selection to Text Box Gallery. Trong hộp thoại Create New Building Block, nhập tên và đặc tả, chọn hoặc tạo một thể loại và nhấn OK. Bài thực hành Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective4. In the TextBoxes document, insert a Simple Text Box. Then cut and paste the paragraph of the document into the text box. Continuing in the TextBoxes document, decrease the size of the text box to 1.5 inches high by 2.5 inches wide, and then draw another text box of the same size below the first one. Link the two text boxes so that the overflow text from the first box is displayed in the second text box. Continuing in the TextBoxes document, color the first text box Light Blue with a Blue border and the second text box Light Green with a Green border. Then apply Shadow Style 1 to both boxes. CHƯƠNG 5. KIỂM DUYỆT TÀI LIỆU Sử dụng tùy chọn kiểm tra chính tả và ngữ pháp để xác thực nội dung Cấu hình các thiệt lập tự động sửa lỗi (AutoCorrect) Chèn và tùy chỉnh ghi chú (comments) 5.1 SỬ DỤNG TÙY CHỌN KIỂM TRA CHÍNH TẢ VÀ NGỮ PHÁP ĐỂ XÁC THỰC NỘI DUNG Word tự động chỉ ra những nghi ngờ về lỗi chính tả và ngữ pháp. Đường lượn sóng màu đỏ chỉ ra các lỗi chính tả và màu xanh lá cây chỉ ra các lỗi ngữ pháp. Người dùng có thể sửa những lỗi này bằng cách chọn từ hoặc cụm từ thay thế từ từ điển dựng sẵn, hoặc người dùng có thể yêu cầu Word bỏ qua từng trường hợp hoặc tất cả các trường hợp từ hoặc cụm từ bị gạch chân. Với chức năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp, người dùng có thể kiểm tra nội dung của toàn bộ tài liệu hoặc từng phần. Từ hộp thoại Spelling And Grammar người dùng có thể xem lại và sửa những vấn đề không phù hợp với quy tắc đánh vần và ngữ pháp. Thay thế từ hoặc cụm từ được dạch chân với gới ý đúng Nhấn chuột phải vào từ hoặc cụm từ được gạch chân, trên đầu menu ngữ cảnh, chọn từ hoặc cụm từ thay thế. Bỏ chỉ báo lỗi Nhấn chuột phải vào từ hoặc cụm từ, nhấn Ignore. Kiểm tra đánh vần và ngữ pháp trong tài liệu Trên thẻ Review, trong nhóm Proofing, nhấn Spelling & Grammar. Trong hộp thoại Spelling and Grammar, với mỗi lỗi được đánh dấu, làm như sau: Chọn Ignore Once để bỏ qua và chuyển tới lỗi tiếp theo. Chọn Ignore All để chuyển tới lỗi tiếp theo và yêu cầu Word không đánh dấu bất kỳ trường hợp nào có lỗi nữa. Chọn Add to Dictionary để chèn từ hoặc cụm từ được chọn vào từ điển đang sử dụng. Chọn một gợi ý đúng trong khung Suggestions, và nhấn Change để thực hiện các thay đổi đối với từ hoặc cụm từ được chọn. Chọn một gợi ý đúng trong khung Suggestions, và nhấn Change All để thay đổi tất cả các trường hợp từ hoặc cụm từ được chọn trong tài liệu. Chọn Delete để xóa các từ hoặc cụm từ đang được chọn. Chọn Delete All để xóa tất cả các trường hợp từ hoặc cụm từ đang được chọn trong tài liệu. Ẩn lỗi đánh vần hoặc ngữ pháp trong tài liệu Trong hộp thoại Spelling and Grammar, chọn Options. Hoặc Trong hộp thoại Word Options, chọn Proofing. Trong mục Exceptions for trên thẻ Proofing, làm như sau: Để ẩn tất cả các đường gạch chân lượn sóng màu đỏ, chọn Hide spelling errors in this document only. Để ẩn tất cả các đường gạch chân lượn sóng màu xanh, chọn Hide grammar errors in this document only. Để tùy chỉnh thiết lập kieuerm tra đánh vần và ngữ pháp Trong hộp thoại Spelling and Grammar, chọn Options. Hoặc Trong khung trái của hộp thoại Word Options, chọn Proofing. Trong mục When correcting spelling in Microsoft Office programs của thẻ Proofing, lựa chọn các tùy chọn sửa đánh vần và từ điển muốn sử dụng trong chương trình Office, bao gồm cả Word. Trong mục When correcting spelling and grammar in Word của thẻ Proofing, lựa chọn tùy chọn kiểm tra đánh vần và ngữ pháp muốn sử dụng trong Word). Bài thực hành Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective5. In the first paragraph of the Letter document, correct the spelling of the word sorces by selecting the correct spelling from the context menu. Check the spelling and grammar of the Letter document, and do the following from within the Spelling And Grammar dialog box: Correct the duplicate instances of the word to in the first paragraph. Add the company name Contoso to the dictionary so that Word doesn’t flag future instances of it as a spelling error. 5.2 CẤU HÌNH CÁC THIỆT LẬP TỰ ĐỘNG SỬA LỖI (AUTOCORRECT) Chức năng AutoCorrect sửa các lỗi chính tả thông thường, như adn thành and, để người dùng không phải tự sửa. AutoCorrect bao gồm một danh sách dài các từ thường gặp lỗi và từ sửa lại của nó. Nếu người dùng thường xuyên sai chính tả từ mà AutoCorrect không thay đổi, có thể thêm vào danh sách trong hộp thoại AutoCorrect. Nếu AutoCorrect thường đổi một từ hoặc một tập hợp ký tự mà người dùng không muốn, có thể tạo ngoại lệ trong thiết lập AutoCorrect. Thêm lỗi chính tả vào danh sách AutoCorrect Chọn từ sai lỗi chính tả và trên thẻ Proofing của hộp thoại Word Options, chọn AutoCorrect Options. Hoặc Nhấn chuột phải vào từ sai lỗi chính tả, nhấn AutoCorrect, và chọn AutoCorrect Options. Trên thẻ AutoCorrect trong hộp thoại AutoCorrect, nhập từ đúng chính tả và ô With. Chọn Add, và nhấn OK. Hoặc Trên thẻ Proofing của hộp thoại Word Options, chọn AutoCorrect Options. Trên thẻ AutoCorrect của hộp thoại AutoCorrect, nhập từ sai chính tả trong ô Replace và từ đúng chính tả vào ô With. Chọn Add, và nhấn OK. Chỉnh sửa các tùy chọn tự động sửa lỗi mặc định Trên thẻ Proofing trong hộp thoại Word Options, chọn AutoCorrect Options. Trên thẻ AutoCorrect trong hộp thoại AutoCorrect, xóa các đánh dấu người dùng không muốn Word tự động sửa. Nhấn OK. Hủy bỏ tự động sửa lỗi Nhấn Undo. Nhấn Ctrl+Z. Tạo ngoại lệ cho các thiết lập AutoCorrect Trên thẻ Proofing của hộp thoại Word Options, chọn AutoCorrect Options. Trên thẻ AutoCorrect của hộp thoại AutoCorrect, chọn Exceptions. Trong hộp thoại AutoCorrect Exceptions, nhập đoạn text mà người dùng không muốn chức năng AutoCorrect thay đổi trên thẻ thích hợp, nhấn Add, và nhấn OK. Để gỡ bỏ các ngoại lệ AutoCorrect Trên thẻ Proofing của hộp thoại Word Options, chọn AutoCorrect Options. Trên thẻ AutoCorrect của hộp thoại AutoCorrect, chọn Exceptions. Trong hộp thoại AutoCorrect Exceptions, chọn ngoại lệ muốn xóa bỏ, nhấn Delete, và nhấn OK. Bài thực hành Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective5. In the Letter document, locate the misspelled word commited. From the context menu, add the misspelled word to the AutoCorrect list so that Word automatically corrects future instances to committed. Modify the AutoCorrect options so that Word automatically corrects the misspelled word avalable to available. Test the AutoCorrect modification by entering the following text at the end of the second paragraph: Sidney will not be avalable May 10-14. 5.3 CHÈN VÀ TÙY CHỈNH GHI CHÚ (COMMENTS) Người dùng có thể chèn ghi chú (comment) để đặt câu hỏi, gợi ý, hoặc giải thích thay đổi. Phụ thuộc vào chế độ xem tài liệu, comment được hiển thị trong bong bóng (balloon), trong khung Reviewing Pane, hoặc trên cùng dòng văn bản. Khi hiển thị trong bong bóng, mỗi comment liên kết với một đoạn text được đánh dấu cùng màu với bong bóng và được gắn tên viết tắt của người tạo comment cùng với số thứ tự. Khi hiển thị trong khung Reviewing Pane, tiêu đề mỗi comment hiển thị số của comment và tên của người viết comment. Chèn comment cho đoạn text Trên thẻ Review, trong nhóm Comments, nhấn New Comment. Nhập ghi chú vào bong bóng (comment balloon) hiện ra. Ẩn/ hiện comment Trên thẻ Review, trong nhóm Tracking, nhấn Show Markup, và chọn Comments. Hiển thị comment trong lề trang văn bản Bật chức năng hiển thị comment. Trên thẻ Review, trong nhóm Tracking, nhấn Show Markup, chọn Balloons, và nhấn Show Revisions in Balloons hoặc Show Only Comments and Formatting in Balloons. Hiển thị comment trong khung Reviewing Pane Bật chức năng hiển thị comment. Trên thẻ Review, trong nhóm Tracking, nhấn mũi tên Reviewing Pane, và chọn Reviewing Pane Vertical or Reviewing Pane Horizontal. Hiển thị comment trong ScreenTips Bật chức năng hiển thị comment. Trên thẻ Review, trong nhóm Tracking, nhấn Show Markup, chọn Balloons, và chọn Show All Revisions Inline. Hiển thị comment của người dùng cụ thể Trên thẻ Review, trong nhóm Tracking, nhấn Show Markup, và chọn Reviewers. Nhấn để đánh dấu những người có comment muốn hiển thị, và để bỏ chọn những người có comment muốn ẩn. Di chuyễn giữa các comment Trên thẻ Review, trong nhóm Comments, nhấn Previous hoặc Next . Chỉnh sửa comment Hiển thị các comment trong Reviewing Pane hoặc balloon Chọn comment, sửa nội dung bên trong comment. Phản hồi comment Hiển thị các comment trong Reviewing Pane hoặc balloon Chọn comment. Trên thẻ Review, trong nhóm Comments, nhấn New Comment. Nhập phản hồi cho comment. Xóa comment Hiển thị các comment trong Reviewing Pane hoặc balloon Chọn comment. Trên thẻ Review, trong nhóm Comments, nhấn Delete. Hoặc Nhấn chuột phải vào comment, và nhấn Delete Comment. Bài thực hành Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective5. Open the Comments document, and in the fifth column of the table, add the comment They carry the new Ultra line to the words some good. Then delete the comment associated with the word competitors in the first paragraph. In the Comments document, add These are special order in a new paragraph at the end of the second comment. Then respond to the comment associated with Adequate with a new comment balloon containing the text If I were a real customer, I would have left. CHƯƠNG 6. THAM CHIẾU VÀ HYPERLINKS Sử dụng HYPERLINK Tạo chú thích chân trang Tạo mục lục (table of contents) 6.1 SỬ DỤNG HYPERLINK Chèn Hyperlinks Giống như các trang web, tài liệu Word bao gồm các liên kết cung cấp liên kết nhanh chóng tới các thông tin liên quan, hoặc để thực hiện các nhiệm vụ như mở tài liệu khác, tải tệp tin, hiển thị trang web, hoặc gửi email. Trong tài liệu, các đoạn text được chèn hyperlinked xuất hiện gạch chân và có màu tùy theo theme của văn bản. (các yếu tố đồ họa có hyperlink không có chỉ báo trực quan). Để xem hyperlink đó liên kết tới đâu người dùng đặt trỏ chuột vào đối tượng được chèn hyperlink. Và để chuyển tới đích đó, người dùng nhấn Ctrl và chọn vào hyperlink. Chèn hyperlink tới một tệp tin Chọn đoạn text hoặc đối tượng đồ họa muốn gắn hyperlink. Trên thẻ Insert, trong nhóm Links, nhấn nút Insert Hyperlink. Hoặc Nhấn chuột phải vào đối tượng, và chọn Hyperlink. Trong hộp thoại Insert Hyperlink, trên thanh Link to, nhấn nút Existing File or Web Page. Trong mục Look in, duyệt tới tệp tin. Hoặc Trong khung Address, chèn đường dẫn tới tệp tin. Chọn Target Frame. Trong hộp thoại Set Target Frame, xác định nơi hiển thị đích hyperlink và nhấn OK. Trong hộp thoại Insert Hyperlink, nhấn OK. Chèn hyperlink tới trang web Chọn đoạn text hoặc đối tượng đồ họa muốn chèn hyperlink và mở hộp thoại Insert Hyperlink. Trên thanh Link to, nhấn nút Existing File or Web Page. Trong khung Address, chèn URL của trang web. Chọn Target Frame. Trong hộp thoại Set Target Frame, chọn New window, và nhấn OK. Trong hộp thoại Insert Hyperlink, nhấn OK. Chèn hyperlink tới tiêu đề hoặc boomark trong tài liệu Chọn đoạn text hoặc đối tượng đồ họa muốn chèn hyperlink và mở hộp thoại Insert Hyperlink. Trên thanh Link to, nhấn nút Place in This Document. Trong khung Select a place in this document, chọn tiêu đề (heading) hoặc bookmark. Trong hộp thoại Insert Hyperlink, nhấn OK. Chèn hyperlink để mở email Chọn đoạn text hoặc đối tượng đồ họa muốn chèn hyperlink và mở hộp thoại Insert Hyperlink. Trong khung Link to, chọn E-mail Address. Trong khung E-mail address, điền địa chỉa email muốn gửi tin nhắn. Hoặc Trong danh sách Recently used email addresses, nhấn chọn địa chỉ email muốn gửi tin nhắn. Trong khung Subject, nhập chủ đề email. Trong hộp thoại Insert Hyperlink, chọn OK. Chỉnh sửa hyperlink Chuột phải vào hyperlink, và chọn Edit Hyperlink. Trong hộp thoại Edit Hyperlink, làm những thay đổi cần thiết, và chọn OK. Gỡ bỏ hyperlink Chuột phải vào hyperlink, và chọn Remove Hyperlink. Chèn Bookmarks Chèn bookmark Đặt chuột vào vị trí muốn chèn bookmark. Hoặc Chọn đoạn text hoặc đối tượng muốn gán bookmark. Trên thẻ Insert, trong nhóm Links, nhấn Bookmark. Trong hộp thoại Bookmark, nhấn tên cho bookmark trong khung Bookmark name, và nhấn Add. Di chuyển tới bookmark Mở hộp thoại Bookmark, và chọn bookmark người dùng muốn tới. Nhấn Go To, và chọn Close. Hoặc Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, chọn Go To trong danh sách Find. Trong thẻ Go To của hộp thoại Find and Replace, trong danh sách Go to what, chọn Bookmark. Trong danh sách Enter bookmark name, chọn bookmark mong muốn. Nhấn Go To, và chọn Close. Bài thực hành Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective6. In the Hyperlinks document, create a hyperlink from the logo at the top of the page to the OtherLogos document. Then test the hyperlink. In the Hyperlinks document, create a hyperlink that, when clicked, creates an email message that is addressed to người dùng and has a subject of MOS Test Message. Then test the hyperlink. 6.2 TẠO CHÚ THÍCH CHÂN TRANG Tạo footnote hoặc endnote Đặt trỏ chuột tại vị trí muốn đặt tham chiếu tới footnote hoặc endnote. Trên thẻ References, trong nhóm Footnotes, nhấn nút Insert Footnote hoặc Insert Endnote. Trong vùng liên kết ở cuối trang hoặc cuối tài liệu, chèn vào ghi chú. Thay đổi định dạng số thứ tự cho footnote hoặc endnote Trên thẻ References, nhấn mũi tên mở hộp thoại Footnotes. Trong hộp thoại Footnote and Endnote, trong mục Location, chọn Footnotes hoặc Endnotes. Trong mục Format, trong danh sách Number format, chọn định dạng mong muốn. Chọn Whole document trong khung Apply changes to, nhấn Apply. Thay đổi định dạng điểm đánh dấu tham chiều footnote hoặc endnote Trong tài liệu, chọn điểm đánh dấu tham chiều bất kì footnote hoặc endnote nào. Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, nhấn nút Select, và chọn Select Text with Similar Formatting. Trong thẻ Home, áp dụng định dạng ký tự mong muốn cho điểm tham chiếu. Thay đổi vị trí footnotes hoặc endnotes Trên thẻ References, chọn mũi tên mở hộp thoại Footnotes. Trong hộp thoại Footnote and Endnote, làm các bước sau và nhấn OK: Chọn Footnotes và trong danh sách, chọn Bottom of page hoặc Below text. Chọn Endnotes và trong danh sách, chọn End of document hoặc End of section. Xóa footnote hoặc endnote Trong tàu liệu, chọn điểm tham chiếu footnote hoặc endnoter muốn xóa và nhấn Delete. Bài thực hành Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective6. In the Footnotes document, cut the last sentence from the end of the first paragraph to the Microsoft Office Clipboard. Then insert a footnote after the first sentence in the second paragraph, and paste the cut item as the text of the footnote. 6.3 TẠO MỤC LỤC (TABLE OF CONTENTS) Thư viện Mục lục có 3 định dạng bảng tiêu chuẩn, dùng 9 cấp độ phân cấp của TOC style. Nếu không có định dạng phù hợp, người dùng có thể chọn từ những style khác, như Classic, Fancy và Simple trong hộp thoại Table Of Contents. Tạo một mục lục tiêu chuẩn Chắc chắn rằng các tiêu đề đều sử dụng style Heading. Đặt trỏ chuột vào nơi muốn chèn mục lục. Trên thẻ References, trong nhóm Table of Contents, nhấn nút Table of Contents. Trong thư viện Table of Contents, chọn kiểu mục lục muốn sử dụng. Tạo mục lục riêng Trên thẻ References, trong nhóm Table of Contents, nhấn nút Table of Contents, và chọn Insert Table of Contents. Trong mục Print Preview của hộp thoại Table of Contents, làm theo các bước sau: Hiển thị hoặc ẩn số trang ở mỗi tiêu đề bằng cách chọn hoặc xóa đánh dấu Show page numbers. Hiển thị số trang ở lề bên phải Mục lục hoặc ngay sau tiêu đề bằng cách chọn hoặc xóa đánh dấu Right align page numbers. Xác định các ký tự nằm giữa tiêu đề và số trang bằng cách nhấn chọn mũi tên Tab leader và chọn (none), chấm (.......), gạch ngang (-----), hoặc gạch dưới (_____). Trong mục Web Preview của hộp thoại Table of Contents, xác định liệu số trang có hiển thị trong Mục lục hay không bằng cách chọn hoặc bỏ chọn Use hyperlinks instead of page numbers. Trong mục General của hộp thoại Table of Contents, làm theo các bước sau: Trong danh sách Formats, chọn một trong các định dạng Word TOC mặc định. Trong danh sách Show levels, nhấn chọn số cấp độ phân cấp muốn có trong mục lục. Trong hộp thoại Table of Contents, nhấn OK. Tạo mục lục với style TOC riêng Đặt trỏ chuột vào nơi muốn chèn mục lục. Trên thẻ References , trong nhóm Table of Contents, nhấn nút Table of Contents, và chọn Insert Table of Contents. Trong hộp thoại Table of Contents, chọn Modify. Trong hộp thoại Style, chọn style TOC người dùng muốn chỉnh sửa, và chọn Modify. Trong hộp thoại Modify Style, thay đổi định dạng font, đoạn văn, tav, viền, và những định dạng khác phù hợp với người dùng, và nhấn OK. Lặp lại bước 4 và 5 để thêm các style. Khi hoàn thành, chọn OK trong hộp thoại Style. Trong hộp thoại Table of Contents, nhấn OK. Cập nhật mục lục Nhấn chuột phải vào mục lục, và nhấn Update Field. Trong hộp thoại Update Table of Contents, chọn Update page numbers only hoặc Update entire table, và nhấn OK. Hoặc Đặt chuột vào mục lục. Trên thẻ References, trong nhóm Table of Contents, nhấn Update Table. Trong hộp thoại Update Table Of Contents, chọn Update page numbers only hoặc Update entire table, và nhấn OK. Bài thực hành Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective6. At the beginning of the Contents document, create a table of contents based on heading styles that uses the Classic format and dotted line page-number leaders. Insert manual page breaks within the Contents document, and then update the entire table of contents to reflect yourchanges. CHƯƠNG 7. TRỘN THƯ Thiết lập trộn thư Thực thi trộn thư 7.1 THIẾT LẬP TRỘN THƯ Tài liệu gốc Chức năng trộn thư sử dụng các thông tin tĩnh được lưu trữ trong một tài liệu (tài liệu gốc) với các thông tin khác nhau trong một tập tin khác (nguồn dữ liệu). Tài liệu gốc chứa những nội dung tĩnh sẽ xuất hiện trong tài liệu được trộn. Nó chữa các trường trộn (merge fields) để Word chèn các thông tin khác nhau. Nguồn dữ liệu chứa những thông tin đó. Nguồn dữ liệu Một nguồn dữ liệu hợp lệ là một tập tin có cấu trúc, ví dụ như bảng biểu trong MS Word, bảng tính Excel, bảng cơ sở dữ liệu MS Access, hoặc danh sách liên lạc trong MS Outlook, chứa các bộ thông tin, còn gọi là các bản ghi (record) trong một định dạng bảng. Một tập tin nguồn dữ liệu điển hình bao gồm một ma trận các hàng và các cột. Mỗi hàng chứa một bản ghi (record), ví dụ Tên đầy đủ và Địa chỉ của khách hàng. Mỗi cột chứa một loại thông tin riêng biệt được gọi là trường (field), như Họ của các khách hàng. Ở hàng đầu tiên của bảng nguồn dữ liệu, mỗi trường được xác định bởi tiêu đề cột – tên trường (field name) Người dùng có thể chọn người nhận bằng các nhập tên vào danh sách mới, bằng tham chiếu tới nguồn dữ liệu có sẵn, hoặc nhập từ danh sách liên lạc Outlook. Khi người dùng đưa danh sách liên lạc Outlook vào, tất cả các thông tin liên lạc sẽ được chọn làm người nhận. Tạo danh sách người nhập bằng cách nhập thông tin Trong nhóm Start Mail Merge của thẻ Mailings, nhấn nút Select Recipients, và chọn Type New List. Trong hộp thoại New Address List, nhập thông tin của người nhận đầu tiên. Để thêm người nhận, nhấn New Entry (hoặc nhấn phím Tab) và nhập thông tin người nhận. Khi danh sách hoàn thành, nhấn OK. Trong hộp thoại Save Address List hiển thị nội dung của thư My Data Sources, nhập tên cho danh sách, và nhấn Save. Chọn người nhận từ danh sách có sẵn Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Select Recipients, và chọn Use Existing List. Trong hộp thoại Select Data Source, duyệt tìm và chọn tệp tin chứa danh sách người nhận. Nhấn Open. Chọn người nhận từ danh sách liên lạc của Outlook Khởi động Outlook. Trong Word, trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Select Recipients, và chọn Select from Outlook Contacts. Trong hộp thoại Select Contacts, chọn danh sách liên lạc muốn sử dụng và nhấn OK. Để sử dụng một vài thông tin liên lạc trong danh sách, thực hiện một trong các bước sau ở hộp thoại Mail Merge Recipients: Xóa ô đánh dấu giữa Data Source và Last trong danh sách tiêu đề để bỏ chọn tất cả các người nhận. Sau đó chỉ chọn những người nhận mong muốn. Xóa đánh dấu của từng người nhận không cần thiết. Chuẩn bị tài liệu gốc Người dùng can create a Word document and then use it as the main document for a mail merge process, or người dùng can create a document specifically for the mail merge process. Either way, người dùng insert merge fields into the document in the location in which người dùng want to insert variable information from the data source. Người dùng can insert specific named merge fields or người dùng can insert an address block or greeting line (salutation) that người dùng tailor to suit yourneeds. Chèn một trường trộn Trên thẻ Mailings, trong nhóm Write & Insert Fields, nhấn mũi tên Insert Merge Field và chọn trong danh sách trường trộn muốn chèn. Chèn nhiều trường trộn Trên thẻ Mailings, trong nhóm Write & Insert Fields, nhấn Insert Merge Field. Trong hộp thoại Insert Merge Field, chọn trường mong muốn và nhấn Insert. Sau khi chèn các xong các trường, nhấn Close. Chèn trường địa chỉ Trên thẻ Mailings, trong nhóm Write & Insert Fields, nhấn Address Block. Trong hộp thoại Insert Address Block, xác định khối địa chỉ muốn chèn thêm, xem lại kết quả. Nhấn OK. Chèn lời chào Trên thẻ Mailings, trong nhóm Write & Insert Fields, nhấn Greeting Line. Trong hộp thoại Insert Greeting Line, chọn định dạng lời chào và nhấn OK. Merging Source Documents Người dùng có thể trộn tài liệu gốc với nguồn dữ liệu bằng cách thủ công hoặc sử dụng thuật sĩ Mail Merge wizard. Trộn thư trên Ribbon Trình tự trộn thư Xác định loại nội dung: là bước đầu tiên, thực hiện việc xác định nội dung chính cho thư, thư điện tử, phong bì, nhãn (label) hay danh bạ (directory). Xác định khuôn mẫu nội dung chính: bao gồm việc lựa chọn mẫu nội dung, bao gồm bố cục nội dung tự nhập hoặc lấy từ tập tin có sẵn. Lựa chọn nguồn dữ liệu: nguồn dữ liệu được tạo bằng cách nhập trực tiếp trong quá trình thực hiện, hoặc sử dụng từ các tập tin Excel, Access, Word v…v… Tạo tài liệu gốc: viết mới hoặc điều chỉnh thông tin dựa trên nội dung đã có, đồng thời đưa các trường dữ liệu vào đúng vị trí trong tài liệu. Xem trước: tại bước này người dùng sẽ xem trước kết quả có được. Kết thúc: người dùng sẽ thực hiện việc in, tách thành nhiều tập tin hoặc gửi nội dung tài liệu. Thiết lập trộn thư thủ công Mở một tài liệu mới. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge, và chọn Letters. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Select Recipients, và chọn loại nguồn dữ liệu sẽ sử dụng. Sau đó chọn hoặc tạo nguồn dữ liệu, và tinh chỉnh danh sách người nhận phù hợp. Trong tài liệu, nhập đoạn văn bản tĩnh muốn xuất hiện trong các thư. Đặt trỏ chuột vào vị trí cần chèn thông tin từ nguồn dữ liệu, sử dụng các lệnh trong nhóm Write & Insert Fields trên thẻ Mailings để chèn các trường mong muốn. Thiết lập trộn thư cho email Mở một tài liệu mới. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge button, và chọn E-mail Messages. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Select Recipients, và chọn loại nguồn dữ liệu sẽ sử dụng. Sau đó chọn hoặc tạo nguồn dữ liệu, và tinh chỉnh danh sách người nhận phù hợp. Trong tài liệu Word, nhập nội dung email và các trường trộn mong muốn. Thực hiện trộn thư cho một phong bì dựa vào địa chỉ trong một tài liệu Trong tài liệu, chỉ chọn những dòng địa chỉ. (không chọn bất kì dòng trống trên hoặc dưới địa chỉ) Trên thẻ Mailings, trong nhóm Create, nhấn Envelopes. Trong hộp thoại Envelopes and Labels, thực hiện như sau nếu cần thiết: Chỉnh sửa địa chỉ trong ô Delivery address. Nhập địa chỉ trả về trong ô Return address. Nhấn Options, chọn kích cỡ phong bì, cách thức đưa phong bì vào máy in (ngang, dọc, mặt trước, mặt sau) và font chữ, cỡ chữ của cả địa chỉ gửi đi và trả vể. Trong hộp thoại Envelopes and Labels, thực hiện một trong các bước sau: Để in phong bì, chọn cách đưa phong bì vào máy in, và nhấn Print. Để Word chèn địa chỉ giống như định dạng phong bì vào trang đầu tiên của tài liệu hiện thời, nhấn Add to Document. Thiết lập trộn nhiều phong bì Mở một tài liệu mới, và hiển thị dấu đoạn văn. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge, và chọn Envelopes. Trong hộp thoại Envelope Options, thực hiện như sau và nhấn OK: Trên thẻ Envelope Options, chọn kích cỡ phong bì và xác định font chữ, vị trí cho địa chỉ gửi đi và địa chỉ trả về. Trên thẻ Printing Options, xác định máy in muốn sử dụng, cách thức đưa phong bì vào máy in, chọn vị trí đưa vào. (đối với phong bì, thường là manual paper feed.) Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Select Recipients, và chọn loại nguồn dữ liệu sẽ sử dụng. Sau đó chọn hoặc tạo nguồn dữ liệu, và tinh chỉnh danh sách người nhận phù hợp. Trong tài liệu, đặt trỏ chuột phía trên bên trái dấu đoạn văn và nhập vào địa chỉ trả về nếu muốn nó xuất hiện trên các phong bì. Đặt trỏ chuột tại dấu đoạn văn ở giữa. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Write & Insert Fields, nhấn Address Block. Trong hộp thoại Insert Address Block, xác định địa chỉ muốn chèn, và xem lại kết quả. Nhấn OK. Thiết lập trộn nhãn Lựa chọn kích cỡ chính xác cho các nhãn theo mục đích của người dùng. Chú ý hãng sản xuất và số hiệu của nhãn. Mở một tài liệu mới, và hiển thị dấu đoạn văn. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Select Recipients, và chọn loại nguồn dữ liệu sẽ sử dụng. Sau đó chọn hoặc tạo nguồn dữ liệu, và tinh chỉnh danh sách người nhận phù hợp. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge, và chọn Labels. Trong hộp thoại Label Options, thực hiện như sau và nhấn OK: Trong phần Printer information, chọn máy in. nếu chọn Page printers, chọn khay máy in. Trong phần Label information, chọn hãng tạo nhãn trong danh sách Label vendors, và chọn số hiệu nhãn trong danh sách Product number. Hoặc Để thiết lập nhãn tự tạo, nhấn New Label. Trong hộp thoại Label Details, nhập tên, cỡ giấy, và số lượng nhãn mỗi hàng, mỗi cột trên trang. Nhấn OK. Trên tài liệu, đặt trỏ chuột ở ô đầu tiên. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Write & Insert Fields, nhấn Address Block. Trong hộp thoại Insert Address Block, xác định địa chỉ muốn sử dùn, và xem kết quả. Nhấn OK. Thiết lập trộn bảng tra, danh bạ Mở một tài liệu mới, và hiển thị dấu đoạn văn. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge, và chọn Directory. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Select Recipients, và chọn loại nguồn dữ liệu sẽ sử dụng. Sau đó chọn hoặc tạo nguồn dữ liệu, và tinh chỉnh danh sách người nhận phù hợp. Trong tài liệu Word, chèn các trường trộn vào bảng tra hoặc danh bạ, và nhấn Enter. Chắc chắn rằng một dấu đoạn văn trống kết thúc tài liệu gốc. Thiết lập trộn thư sử dụng Mail Merge Wizard The Mail Merge wizard hướng dẫn người dùng qua các bước trộn tài liệu gốc với nguồn dữ liệu. Thiết lập trộn thư sử dụng Mail Merge wizard Tạo một tài liệu có chứa nội dung thư. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge, và chọn Step by Step Mail Merge Wizard. Trong khung Mail Merge, chọn Letters, ở cuối khung, nhấn Next: Starting document. Với lựa chọn Use the current document, nhấn Next: Select recipients. Với lựa chọn Using an existing list, nhấn Browse. Trong hộp thoại Select Data Source, xác định nguồn dữ liệu, và nhấn Open. Nếu cần thiết, trong hộp thoại Select Table, chọn bảng muốn sử dụng làm nguồn dữ liệu và nhấn OK. Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, sắp xếp hoặc lọc các bản ghi cần thiết, và nhấn OK. Ở cuối khung Mail Merge, nhấn Next: Write yourletter, chèn những trường trộn vào tài liệu gốc, bằng cách chọn trên khung task pane hoặc nhấn Write & Insert Fields trên thẻ Mailings. Thiết lập trộn email với Mail Merge wizard Tạo một tài liệu có chứa nội dung email. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge, và chọn Step by Step Mail Merge Wizard. Trong khung Mail Merge, nhấn E-mail messages, và chọn Next: Starting document. Với lựa chọn Use the current document, nhấn Next: Select recipients. Chọn Select from Outlook contacts, và chọn Choose Contacts Folder. Nếu hộp thoại Choose Profile được mở, nhấn Outlook profile để chọn người nhận, và nhấn OK. Trong hộp thoại Select Contacts, xác định nguồn dữ liệu, và nhấn OK. Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, sắp xếp hoặc lọc nếu cần thiết, và nhấn OK. Trong khung Mail Merge, nhấn Next: Write youre-mail message, và chèn các trường trộn cần thiết. Xem lại các email được trộn và nhấn Next: Complete the merge. Nhấn Electronic Mail, và trong hộp thoại Merge to E-mail, thực hiện như sau: Kiểm tra Email_Address được chọn trong ô To. Nhập chủ đề tin nhắn trong ô Subject line. Chọn định dạng tin nhắn trong ô Mail format. Với lựa chọn tùy chọn All trong phần Send records, nhấn OK. Thiết lập trộn phong bì với Mail Merge wizard Mở một tài liệu mới, và hiển thị dấu đoạn văn. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge, và chọn Step by Step Mail Merge Wizard. Trên thẻ Select document type của khung Mail Merge, chọn Envelopes, và nhấn Next: Starting document. Với lựa chọn Change document layout trên trang Starting document, chọn Envelope options. Trong hộp thoại Envelope Options, thực hiện như sau và nhấn OK: Trên thẻ Envelope Options, chọn kích thước phong bì, xác định font chữ, vị trí điền địa chỉ gửi và địa chỉ nhận. Trên thẻ Printing Options, kiển tra máy in mặc định, xác định cách đưa phong bì vào máy in và chọn khay in. (đối với phong bì, thường là manual feed.) Ở cuối khung Mail Merge, nhấn Next: Select recipients. Trên trang Select recipients, chọn loại nguồn dữ liệu sẽ sử dụng. Sau đó chọn hoặc tạo nguồn dữ liệu, và tinh chỉnh danh sách người nhận phù hợp. Ở cuối khung Mail Merge, nhấn Next: Arrange yourenvelope. Trong tài liệu, đặt trỏ chuột phía trên bên trái dấu đoạn văn và nhập vào địa chỉ trả về nếu muốn nó xuất hiện trên các phong bì. Đặt trỏ chuột tại dấu đoạn văn ở giữa. Trên trang Arrange yourenvelope của khung Mail Merge, nhấn Address Block. Trong hộp thoại Insert Address Block, chọn địa chỉ muốn thêm và xem lại kết quả. Nhấn OK. Thiết lập trộn nhãn với Mail Merge wizard Mở một tài liệu mới. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge, và chọn Step by Step Mail Merge Wizard. Trên trang Select document type của khung Mail Merge, chọn Labels, và nhấn Next: Starting document. Với lựa chọn Change document layout trên trang Starting document, nhấn Label options. Trong hộp thoại Label Options, thực hiện như sau, và nhấn OK: Trong phần Printer information, chọn máy in. nếu người dùng chọn Page printers, chọn khay máy in. Trong phần Label information, chọn tên hãng tạo nhãn trong danh sách Label vendors, và chọn số hiệu nhãn trong sanh sách Product number. Hoặc Để thiết lập nhãn tự tạo, nhấn New Label. Trong hộp thoại Label Details, nhập tên, cỡ giấy, và số lượng nhãn mỗi hàng, mỗi cột trên trang. Nhấn OK. Ở cuối khung Mail Merge, nhấn Next: Select recipients. Trên trang Select recipients, chọn loại nguồn dữ liệu sẽ sử dụng. Sau đó chọn hoặc tạo nguồn dữ liệu, và tinh chỉnh danh sách người nhận phù hợp. Ở cuối khung Mail Merge, nhấn Next: Arrange yourlabels, và chắc chắn rằng người dùng có thể xem lề trái của tài liệu gốc. Với trỏ chuột ở ô đầu tiên, nhấn Address block trên trang Arrange yourlabels. Trong hộp thoại Insert Address Block, nhấn OK để chấp nhận các thiết lập mặc định. Trong khung Mail Merge, nhấn Update all labels. Thiết lập trộn bảng tra hoặc danh bạ với Mail Merge wizard Mở tài liệu mới, và hiển thị dấu đoạn văn. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge, và chọn Step by Step Mail Merge Wizard. Trong khung Mail Merge, chọn Directory, và nhấn Next: Starting document. Trong khung Mail Merge, với lựa chọn Directory, ở cuối khung, nhấn Next: Starting document. Với lựa chọn Use the current document nhấn Next: Select recipients. Trong khung Mail Merge, chọn loại nguồn dữ liệu sẽ sử dụng. Sau đó chọn hoặc tạo nguồn dữ liệu, và tinh chỉnh danh sách người nhận phù hợp. Ở cuối khung Mail Merge, nhấn Next: Arrange yourdirectory, và chèn các trường cần thiết. Bài thực hành Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective7. Set up a form letter using the AnniversaryLetter document as the main document and the CustomerList workbook as the data source. At the top of the main document, insert merge fields for a standard address and an informal greeting line. At the beginning of the third paragraph, insert a merge field for the recipient’s first name, type a comma followed by a space, and change For to for. Before merging the source documents, edit the data source from within Word to include the following contact: Heidi Steen 678 Pine Street Agriculture, WA 10003 Before merging the source documents, sort the recipient list in ascending order by postal code. Without merging the source documents, save the main document as AnniversaryFormLetter. Check the document for errors, and then retain it for use in the section 7.2 practice tasks. Create a sheet of labels for all the records in the CustomerList workbook other than the two recipients whose addresses are not in the state of Washington (WA). Save the label document as MyMergedLabels, and then close it. 7.2 THỰC THI TRỘN THƯ Previewing the Results of a Mail Merge Operation After người dùng specify the data source người dùng want to use and enter merge fields in the main document, người dùng can preview the merged documents before performing the actual merge. Người dùng can exclude recipients during this preview. Xem lại kết quả quá trình trộn thư Trên thẻ Mailings, trong nhóm Preview Results, nhấn Preview Results. Trong nhóm Write & Insert Fields, nhấn Highlight Merge Fields. Kiểm tra các trường trộn được đặt đúng vị trí. Trong nhóm Preview Results, nhấn Next Record hoặc Previous Record để hiển thị mỗi tài liệu trộn được tạo ra. Nhấn First Record hoặc Last Record để hiển thị tài liệu trộn đầu tiên hoặc cuối cùng. Để xem lại kết quả trộn thư cho mỗi bản ghi, nhấn Find Recipient trong nhóm Preview Results. Trong hộp thoại Find Entry, nhập tên hoặc chi tiết bản ghi vào ô Find và nhấn Find Next. Or Hiển thị trang Preview youre-mail messages trong khung Mail Merge. Trong khung Mail Merge, nhấn Next Record hoặc Previous Record để hiển thị mỗi tài liệu được trộn. Để xem lại kết quả trộn thư cho mỗi bản ghi, nhấn Find Recipient trong nhóm Preview Results. Trong hộp thoại Find Entry, nhập tên hoặc chi tiết bản ghi vào ô Find và nhấn Find Next. Loại bỏ một người nhận khỏi thiết lập trộn thư Trên trang Preview youre-mail messages trong khung Mail Merge, tại phần Make changes, nhấn Exclude this recipient. Hoàn thành quá trình trộn thư When người dùng are ready, người dùng can either send the merged documents directly to the printer or người dùng can merge them one after the other into a new document, separated by page breaks. If người dùng merge to a new document, người dùng have another chance to review and, if necessary, edit the merged documents before sending them to the printer. Thực thi quá trình trộn thư vào một tài liệu mới Trên thẻ Mailings, trong nhóm Finish, nhấn Finish & Merge, và chọn Edit Individual Documents. Trong hộp thoại Merge to New Document, xác định các bản ghi muốn chèn vào tài liệu trộn, và nhấn OK. Thực thi quá trình trộn thư vào một tài liệu mới bằng Mail Merge wizard Trong khung Mail Merge, hiển thị trang Complete the merge. Trong khung Mail Merge, nhấn Edit individual letters. Trong hộp thoại Merge to New Document, chọn All, và nhấn OK. Thực thi trộn thư với email Trên thẻ Mailings, trong nhóm Finish, nhấn Finish & Merge, và chọn Send E-mail Messages. Trong hộp thoại Merge to E-mail, thực hiện như sau và nhấn OK: Trong phần Message options, chắc chắn trang trường trong danh sách To là đúng, nhập chủ đề email trong ô Subject line, và chọn định dạng tin nhắn từ danh sách Mail format. In the Send records area, indicate the records to which người dùng want to send the email message. Thự thi trộn email với Mail Merge wizard Trong khung Mail Merge, hiển thị trang Complete the merge. Trong phần Merge của khung Mail Merge, nhấn Electronic mail. Trong hộp thoại Merge to E-mail, nhập chủ đề tin nhán trong ô Subject line, và nhấn OK. Thực thi quá trình trộn thư với máy in sử dụng Mail Merge wizard Trong khung Mail Merge, hiển thị trang Complete the merge. Trong khung Mail Merge, nhấn Print. Trong hộp thoại Merge to Printer, xác định những bản khi muốn trộn để in, và nhấn OK. Trong hộp thoại Print, chọn máy in và nhấn OK. Bài thực hành Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective7. Preview the results of the mail merge operation that will be executed by merging the AnniversaryFormLetter document người dùng created in the tasks for section 7.1 with the CustomerList workbook. Exclude the recipient Garth Fort from the mail merge operation. Merge the source files to a new document that contains all the letters. Save the document as MyMergedLetters, and close it.