Bài giảng Tin học văn phòng - Microsoft Office Excel Specialist

nhóm Alignment, ấn danh sách Merge & Center, và ấn Merge Cells để gộp toàn bộ các ô đã chọn, giữ nguyên căn lề dọc của kiểu dữ liệu trong ô đầu tiên. Để tách các ô đã gộp Trên thẻ Home, trong nhóm Alignment, ấn nút Merge & Center. Trên thẻ Home, trong nhóm Alignment, ấn danh sách Merge & Center, và ấn Unmerge Cells. Thực hành On the Employees worksheet of the Hyperlink workbook, merge cells A12:C13 so that the hyperlink is centered across the bottom of the three columns. Then unmerge the cells so that the hyperlink appears in only cell A12. 3.3 Tạo tiêu đề dòng, cột Để in lặp dòng, cột tiêu đề trên trang in Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, ấn nút Print Titles. Trên trang Sheet của hộp thoại Page Setup, trong vùng Print titles, ấn vào Rows to repeat at top. Sau đó trong bảng tính, chọn các dòng cần lặp. Ấn vào ô Columns to repeat at left. Sau đó trong bảng tính, chọn các cột cần lặp. Thực hành In the HeightWidth workbook, configure the Inventory List worksheet to print the row and column titles on each page. 3.4 Ẩn, hiện dòng và cột Để ẩn dòng, cột Chuột phải vào vùng dữ liệu cần ẩn, và ấn Hide. Hoặc Trên thẻ Home, trong nhóm Cells group, ấn vào danh sách Format. Tron vùng Visibility của danh sách Format, chọn Hide & Unhide, và chọn Hide Rows để ẩn các dòng đã chọn hoặc Hide Columns để ẩn các cột đã chọn. Để hiện dòng, cột đã ẩn Chọn các dòng, cột nằm ở hai phía của dãy hàng, cột đang bị ẩn. Chuột phải vào vùng chọn, và ấn Unhide. Hoặc Chọn các dòng, cột nằm ở hai phía của dãy hàng, cột đang bị ẩn. Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, ấn vào danh sách Format. Trong vùng Visibility của danh sách Format, chọn Hide & Unhide, và chọn Unhide Rows để hiện các dòng đang ẩn hoặc Unhide Columns để hiện các cột đang ẩn. Để hiện dòng, cột đầu tiên của bảng tính Trong ô Name (bên phải thanh công thức), gõ A1, rồi ấn Enter. Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, chọn danh sách Format. Trong vùng Visibility của danh sách Format, chọn Hide & Unhide, và ấn Unhide Rows để hiển thị dòng 1, hoặc Unhide Columns để hiển thị cột A. Thực hành On the Inventory List worksheet of the Hiding workbook, hide the column containing the Inventory ID and the row containing the data’s source notes. Then unhide the row, but not the column. 3.5 Thay đổi tùy chọn trang in cho bảng tính Để thay đổi lề trang in Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, ấn nút Margins. Trong danh sách Margins, làm theo các bước sau: Chọn mức lề đã có sẵn. Ấn Custom Margins, sau đó trên trang Margins của hộp thoại Page Setup, chỉ định lề trang in cho Top, Bottom, Left, and Right, và ấn OK. Để thay đổi chiều cao của tiêu đề trên, tiêu đề dưới Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, ấn nút Margins, và ấn Custom Margins. Trên trang Margins của hộp thoại Page Setup, chỉ định chính xác chiều cao của vùng Header và Footer, và ấn OK. Để thay đổi hướng trang in Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, ấn nút Orientation, và ấn Portrait hoặc Landscape. Để thay đổi tỷ lệ in của bảng tính Trên thẻ Page Layout, ấn vào nút bật hội thoại Page Setup. Trên trang Page của hộp thoại Page Setup, trong vùng Scaling, ấn Adjust to. Sau đó thay đổi tùy chọn % normal size. Hoặc Trên trang Page của hộp thoại Page Setup, thực hiện các thao tác sau: Chọn Adjust to tron vùng Scaling, chỉnh sửa tùy chọn của % normal size. Trong vùng Scaling, ấn Fit to. Sau đó ấn định số trang trên một trang in. Trong hộp thoại Page Setup, ấn OK. Thực hành In the Layout workbook, display the JanFeb worksheet. Ensure that all the contents will print horizontally on two pages of letter-size paper. In the Layout workbook, ensure that all the contents of the JanFeb worksheet will print on two pieces of A5-size paper. In the Layout workbook, ensure that the contents of the JanFeb worksheet will print at 50 percent of their actual size. 3.6 Tạo và lựa chọn kiểu của ô Để lựa chọn kiểu cho một ô đã chọn Trên thẻ Home, trong nhóm Styles, ấn nút Cell Styles. Trong thư viện Cell Styles, chọn một kiểu phù hợp bất kỳ. Để tạo kiểu ô mới dựa vào ô đang chọn Chọn ô có các tùy chọn định dạng ô cần lưu thành kiểu mới. Trong thư viện Cell Styles, ấn New Cell Style. Trong hộp thoại Style, đặt tên cho kiểu, bỏ chọn các ô ứng với các thành phần không cần lưu trong kiểu mới cần tạo, và ấn OK. Để tạo một kiểu ô mới từ đầu Trong thư viện Cell Styles, ấn New Cell Style. Trong hộp thoại Style, gõ tên cho kiểu ô cần tạo trong ô Style name. Ấn Format. Trong hộp thoại Format Cells, trên các trang Number, Alignment, Font, Border, Fill, and Protection, chỉ địn các thuộc tính tương ứng của kiểu ô cần tạo. Ấn OK trong mỗi hộp thoại được mở. Thực hành On the Expense Statement worksheet of the FormatCells workbook, select cells A9:K9, and apply the 20% - Accent2 cell style. Then change the font style and background color of cells A9:K9, and save the formatting combination as a new cell style. Chương 4. Quản lý bảng tính và bảng Excel 4.1 Tạo và định dạng bảng tính Để sao chép một bảng tính từ bảng Excel này đến bảng Excel khác Chuột phải vào tên của bảng tính, và chọn Move or Copy. Trong hộp thoại Move or Copy, nếu cần sao chép bảng tính sang một bảng Excel khác, chọn bảng Excel đó trong danh sách To book. Trong danh sách Before sheet, chọn bảng tính nằm trước bảng tính đang cần sao chép. Đánh dấu chọn ô Create a copy, và ấn OK. Để thay đổi lại vị trí của bảng tính trong bảng Excel Trong hộp thoại Move or Copy, chọn bảng tính nằm trước bảng tính đang cần sao chép, và ấn OK. Kéo thả thẻ tên của bảng tính để thay đổi vị trí của nó. Để ẩn một bảng tính Chuột phải vào tên bảng tính, và ấn Hide. Để hiện bảng tính bị ẩn Chuột phải vào tên bảng tính bất kỳ, và ấn Unhide. Trong hộp thoại Unhide, chọn bảng tính cần hiện, và ấn OK. Để nhóm các bảng tính Chọn bảng tính đầu tiên trong nhóm. Chọn các bảng tính tiếp theo bằng một trong các phương pháp sau: Để chọn các bảng tính liền kề, giữ Shift và chọn các thẻ bảng tính còn lại. Để chọn các bảng tính không liền kề, giữ Ctrl và chọn lần lượt các bảng tính còn lại. Để đổi tên bảng tính Click đúp vào thẻ tên bảng tính, gõ tên mới của bảng tính. Chuột phải vào thẻ tên của bảng tính, chọn Rename, và gõ tên mới của bảng tính. Để đặt màu cho bảng tính Chuột phải vào thẻ tên bảng tính, chọn Tab Color, và sau đó trong ô màu, chọn một màu tùy ý. Thực hành In the SalesReport workbook, and make a copy of the By Product worksheet. Rename the copy Sales By Product. Group the By Product and Sales By Product worksheets, and then apply the Austin theme to the worksheet group. Make the Source Data worksheet the last worksheet in the workbook. Hide the By Product-Customer Filtered worksheet. Change each of the visible worksheet tabs to a different color. 4.2 Thao tác với các chế độ hiển thị màn hình Đóng băng và phân vùng màn hình Để đóng băng dòng đầu tiên hoặc cột đầu tiên của bảng tính Trên thẻ View, trong nhóm Window, ấn nút Freeze Panes, và ấn Freeze Top Row hoặc Freeze First Column. Để đóng băng nhiều dòng, cột Chọn dòng, cột bên phải các dòng cần đóng băng Trên thẻ View, trong nhóm Window, ấn nút Freeze Panes, và ấn Freeze Panes. Để cùng lúc đóng băng các dòng, cột Chọn ô nằm phía dưới và bên phải của giao nhau giữa dòng và cột cần đóng băng. Trên thẻ View, trong nhóm Window, ấn nút Freeze Panes, và ấn Freeze Panes. Để giải đóng băng tất cả các dòng, cột Trên thẻ View, trong nhóm Window, ấn nút Freeze Panes, và ấn Unfreeze Panes. Để chia màn hình theo chiều dọc, chiều ngang Trên thẻ View, trong nhóm Window, ấn nút Split, và thay đổi thanh chia màn hình theo ý muốn. Để bỏ chia màn hình Click đúp vào thanh chia màn hình. Kéo thanh chia màn hình về dòng 1 hoặc cột A. Hiển thị nhiều màn hình cùng lúc Để mở bảng tính trên hai cửa sổ riêng biệt Trên thẻ View, trong nhóm Window, ấn nút New Window. Để sắp xếp nhiều cửa sổ cùng lúc Trong nhóm Window, ấn nút Arrange All. Trong hộp thoại Arrange Windows, ấn Tiled, Horizontal, Vertical, hoặc Cascade. Để chỉ hiển thị các cửa sổ của bảng tính hiện thời, chọn ô Windows of active workbook. Trong hộp thoại Arrange Windows, ấn OK. Thực hành On the Budget worksheet of the PersonalMonthlyBudget workbook, freeze rows 1 through 9 so that when you scroll the rest of the workbook, those rows are always visible. Then unfreeze the rows. Split the Budget worksheet of the PersonalMonthlyBudget workbook so that you can display rows 1 through 9 in one window and scroll the budget data in another window. Continuing from the previous task, open the AirQualityData and PopulationData workbooks. Using the commands in the Window group on the View menu, tile the three windows, and then arrange them so that they overlap. Continuing from the previous task, use the New Window command to open a second instance of one of the workbooks. Then arrange only the two windows of the active workbook horizontally. 4.3 Thao tác với các chế độ hiển thị trong bảng tính Thay đổi cửa sổ làm việc của chương trình Để ẩn các thành phần của chương trình Excel để lại thanh tiêu đề Trên hẻ View, trong nhóm Workbook Views, ấn nút Full Screen. Để hiện các thành phần của chương trình Excel Ấn phím Esc. Chuột phải vào tên bảng tính, và ấn Close Full Screen. Để ẩn, hiện thanh công thức Trên thẻ View, trong nhóm Show, chọn hoặc bỏ chọn ô Formula Bar. Thay đổi các tùy chọn hiển thị trong bảng tính Để ẩn hoặc hiển thị lưới trang Trên thẻ View, trong nhóm Show, chọn hoặc bỏ chọn ô Gridlines. Để ẩn hoặc hiển thị tiêu đề cột, dòng Trên thẻ View, trong nhóm Show, chọn hoặc bỏ chọn ô Headings. Phóng to, thu nhỏ Để thay đổi chế độ phóng to lên tăng 10% Trên thanh công cụ Zoom, ấn nút Zoom Out (có dấu ‘-‘) hoặc nút Zoom In (có dấu ‘+’). Để thay đổi chế độ phóng to một cách linh động hơn Trên thanh công cụ Zoom, di chuyển thanh kéo Zoom sang bên trái để phóng to hoặc sang bên phải để thu nhỏ. Để đặt chế độ phóng to theo phần trăm chính xác Trên thẻ View, trong nhóm Zoom, ấn nút Zoom. Hoặc Trên thanh công cụ Zoom, ấn nút Zoom level. Trong hộp thoại Zoom, chọn mức phóng đại mong muốn, hoặc ấn Custom và nhập giá trị từ 10 đến 400. Và ấn OK. Để phóng to vùng ô Chọn (vùng) ô cần phóng to. Trên thẻ View, trong nhóm Zoom, ấn Zoom to Selection. Hoặc Trên thanh Zoom, ấn nút Zoom level. Trong hộp thoại Zoom, chọn Fit selection, và ấn OK. Thực hành Open the PersonalMonthlyBudget workbook. Display the Budget worksheet in Page Layout view, and then zoom out so you can see the entire first page. Select the Projected Monthly Income section of the Budget worksheet, and zoom in to display only the selected cells. Chương 5. Áp dụng công thức và hàm Excel được thế giới biết tới như là một chương trình quản lý cơ sở dữ liệu thông dụng nhất với một lượng lớn dữ liệu được lưu trữ chỉ trong một bảng tính hoặc bảng Excel. Tuy nhiên đây chưa phải là công dụng lớn nhất và chủ yếu của chương trình Excel. Bằng cách sử dụng các hàm có sẵn có trong chương trình, người dùng có thể sử dụng để tính toán các phép tính phức tạp. Excel 2010 chứa nhiều tính năng cho phép người dùng đơn giản hóa quá trình tính toán với các công thức phức tạp. 5.1 Tạo công thức Để tính tổng giá trị trong vùng ô Chọn ô bên dưới hoặc bên phải dãy giá trị cần tính tổng. Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, ấn nút AutoSum button. Hoặc Trên thẻ Formulas, trong nhóm Function Library, ấn nút AutoSum. Kiểm tra lại vùng ô hiển thị trên thanh công thức đã chính xác, và rồi ấn Enter. Hoặc Chọn ô sẽ lưu giá trị tổng tính được. Trên thanh Formulas, trong nhóm Function Library, ấn nút Math & Trig, và ấn SUM trong danh sách hiện ra. Trong ô Function Arguments, nhập tên vùng ô cần tính tổng, và ấn OK. Để đếm số ô chứa giá trị số Chọn ô bên dưới hoặc bên trái vùng dữ liệu cần đếm số ô chứa giá trị số. Trên thẻ Formulas, trong nhóm Function Library, ấn vào mũi tên AutoSum, và ấn Count Numbers trong danh sách hiện ra. Kiểm tra lại vùng ô hiển thị trên thanh công thức đã chính xác, và rồi ấn Enter. Hoặc Chọn ô sẽ lưu giá trị tổng tính được. Trên thẻ Formulas, trong nhóm Function Library, ấn nút More Functions, chọn Statistical, và ấn COUNT trong danh sách hiện ra. Trong ô Function Arguments, nhập tên vùng ô cần đếm số ô không rỗng và ấn OK. Để đếm số ô có chứa giá trị Chọn ô sẽ lưu kết quả. Trên thẻ Formulas, trong nhóm Function Library, ấn nút More Functions, chọn Statistical, và ấn COUNTA trong danh sách hiện ra. Trong ô Function Arguments, nhập tên vùng ô cần đếm chứa giá trị bất kỳ và ấn OK. Để tính trung bình giá trị của vùng dữ liệu Chọn ô phía dưới hoặc bên phải dãy giá trị cần tính trung bình. Trên thẻ Formulas, trong nhóm Function Library, ấn mũi tên AutoSum, và ấn Average trong danh sách hiện ra. Kiểm tra lại vùng ô hiển thị trên thanh công thức đã chính xác và rồi ấn Enter. Hoặc Chọn ô sẽ lưu kết quả tính trung bình. Trên thẻ Formulas, trong nhóm Function Library, ấn nút More Functions, chọn Statistical, và ấn AVERAGE trong danh sách hiện ra. Trong ô Function Arguments, nhập tên vùng dữ liệu cần tính trung bình, và ấn OK. Để tìm giá trị thấp nhất trong vùng dữ liệu Chọn dòng phía dưới hoặc bên phải dãy giá trị cần tìm giá trị thấp nhất. Trên thẻ Formulas, trong nhóm Function Library, ấn mũi tên AutoSum, và ấn Min trong danh sách hiện ra. Kiểm tra lại vùng ô hiển thị trên thanh công thức đã chính xác và rồi ấn Enter. Hoặc Chọn ô sẽ lưu kết quả giá trị thấp nhất. Trên thẻ Formulas, trong nhóm Function Library, ấn nút More Functions, chọn Statistical, và ấn MIN trong danh sách hiện ra. Trong ô Function Arguments, nhập tên vùng dữ liệu cần tìm giá trị thấp nhất, và ấn OK. Để tìm giá trị cao nhất trong vùng dữ liệu Chọn dòng phía dưới hoặc bên phải dãy giá trị cần tìm giá trị cao nhất. Trên thẻ Formulas, trong nhóm Function Library, ấn mũi tên AutoSum, và ấn Max trong danh sách hiện ra. Kiểm tra lại vùng ô hiển thị trên thanh công thức đã chính xác và rồi ấn Enter. Hoặc Chọn ô sẽ lưu kết quả giá trị thấp nhất. Trên thẻ Formulas, trong nhóm Function Library, ấn nút More Functions, chọn Statistical, và ấn MAX trong danh sách hiện ra. Trong ô Function Arguments, nhập tên vùng dữ liệu cần tìm giá trị cao nhất, và ấn OK. Thực hành On the Summary worksheet of the SummaryFormula workbook, do the following: In cell B18, create a formula that returns the number of non-empty cells in the Period range. Then in cell B19, create a formula that returns the number of empty cells in the same range. In cell C18, create a formula that returns the average value in the Sales range. In cell D5, create a formula that returns the lowest Sales value for the Fall period. On the Sales By Region worksheet of the Sales workbook, do the following: Create subtotals of sales amounts first by Period and then by Region. Find the average sales by Period and then by Region. Find the maximum and minimum values by Period and then by Region. 5.2 Đặt thứ tự tính toán Để thay đổi thứ tự phép tính trong công thức Đóng mở phép toán cần thực hiện trước trong dấu ngoặc đơn. Thực hành Open a blank workbook. In cell A1 of a worksheet, enter the following formula: =5x2+7-12 Copy the formula from cell A1 to cells A2:A5. Edit each of the copied formulas, placing parentheses around different groupings to view the effect. 5.3 Sử dụng địa chỉ ô trong công thức Để tham chiếu tương đối nội dung của ô Gõ tên cột, theo sau bởi số dòng: A1 Để tham chiếu tuyệt đối nội dung của ô Thêm dấu $ đằng trước tên cột và số dòng: $A$1 Để tham chiếu tuyệt đối nội dung của ô theo dòng, hoặc theo cột Đặt dấu $ đằng trước tên cột hoặc số dòng. Để tham chiếu tới một ô ở bảng tính khác (trong cùng bảng Excel) Gõ tên bảng tính và tên ô cách nhau bởi dấu !: Data!C2 Hoặc Đặt chuột tại vùng đang nhập công thức, ấn vào tên bảng tính chứa ô cần tham chiếu tới. Ấn vào ô hoặc vùng ô cần tham chiếu tới, và ấn Enter để đưa địa chỉ vùng ô (ô) đó vào trong công thức. Để tham chiếu tới một bảng Excel khác (cùng thư mục) Nhập tên bảng Excel trong dấu ngoặc vuông, theo sau đó là tên bảng tính và tên ô cần tham chiếu – cách nhau bởi dấu !: [Sales.xlsx]Data!C2 Nhập đường dẫn tới bảng Excel đó, tiếp theo là tên bảng tính, tên ô – tất cả đặt trong dấu nháy đơn: =‘C:\PROJECTS\MOS2010\Excel Files\[test.xlsx]Sheet1’!$A$1 Hoặc Mở bảng Excel chứa ô cần tham chiếu tới, và chuyển sang bảng Excel cần tạo công thức. Với con trỏ đặt tại nơi cần sử dụng tham chiếu, chuyển sang bảng Excel chứa ô cần tham chiếu tới, ấn tên bảng tính chứa ô cần tham chiếu, ấn ô hoặc vùng ô cần tham chiếu tới, và ấn Enter. Thực hành In the MultiplicationTable workbook, on the Practice worksheet, create a formula in cells B2:T20 to complete the multiplication table of the numbers 1 through 20. (Challenge: Create the table in six or fewer steps.) Compare the formulas in your multiplication table with those on the Results worksheet. In the SalesBySeason workbook, on the Summary worksheet, display the total sales for each period in cells B2:B5 by referencing the corresponding worksheets. 5.4 Sử dụng điều kiện logic trong công thức Tạo công thức có điều kiện Người dùng có thể sử dụng công thức để hiển thị các giá trị mong muốn nhất định khác nhau tùy theo điều kiện nào đó. Để làm được điều này, người dùng sẽ tạo công thức sử dụng điều kiện logic trong hàm IF() hoặc các hàm tương tự. Để sử dụng tham số điều kiện logic đơn trong công thức Nhập công thức theo sau bởi cặp ngoặc đơn chứa (các) biểu thức điều kiện, kết quả nếu điều kiện đúng, và kết quả nếu điều kiện sai phân cách nhau bởi dấu phẩy, ví dụ: =IF(A3“”,A3+B3,B3+C3) Để sử dụng tham số nhiều điều kiện trong công thức Thêm một hoặc nhiều hàm khác trong biểu thức điều kiện của hàm IF, ví dụ: =IF(OR(Month=“June”,Month=“July”,Month=“August”),“See you next school year!”,“Enjoy the school year!”) Thực hành On the Expense Statement worksheet of the ConditionalFormula workbook, do the following: In cell C25, use the AND() function to determine whether the Entertainment total is less than $200.00 and the Misc. total is less than $100.00. In cell C26, use the OR() function to determine whether the Entertainment total is more than $200.00 or the Misc. total is more than $100.00. In cell C27, use the IF() function to display the text “Expenses are okay” if the function in C25 evaluates to TRUE and “Expenses are too high” if it evaluates to FALSE. In cell C28, use the IF() function to display the text “Expenses are okay” if the function in C26 evaluates to NOT TRUE and “Expenses are too high” if it evaluates to NOT FALSE. Add 60.00 to either the Entertainment column or the Misc. column to check your work. 5.5 Sử dụng vùng dữ liệu trong công thức Để định nghĩa (vùng) ô thành vùng dữ liệu có tên Trong ô Name phía cuối bên phải của thanh công thức, nhập tên cần lưu, và ấn Enter. Hoặc Trên thẻ Formulas, trong nhóm Defined Names, ấn nút Define Name. Trong hộp thoại New Name, nhập tên cần lưu vào ô Name. Trong danh sách Scope, chọn Workbook để định nghĩa vùng dữ liệu có tên cho toàn bộ bảng Excel, hoặc chọn tên một bảng tính. Trong ô Comment, nhập các chú thích cần thiết. Kiểm tra lại địa chỉ (vùng) ô trong ô Refers to là đúng, và ấn OK. Để sửa vùng dữ liệu có tên Trên thẻ Formulas, trong nhóm Defined Names, ấn nút Name Manager. Trong cửa sổ Name Manager, chọn vùng dữ liệu có tên cần chỉnh sửa, và ấn Edit. Trong hộp thoại Edit Name, làm theo một trong các bước sau, và ấn OK. Trong ô Refers to, nhập địa chỉ (vùng) ô mới. Nếu cần thiết, ấn nút Minimize phía cuối bên phải của ô Refers to để hiển thị vùng bảng tính. Rồi trên bảng tính, thao tác kéo (vùng) ô cần có trong vùng dữ liệu có tên đang sửa. Để đổi tên của vùng dữ liệu có tên Trên thẻ Formulas, trong nhóm Defined Names, ấn nút Name Manager. Trên cửa sổ Name Manager, chọn vùng dữ liệu có tên cần sửa, và ấn Edit. Trong hộp thoại Edit Name, sửa tên trong ô Name, và ấn OK. Để xóa định nghĩa của một vùng dữ liệu có tên Trên thẻ Formulas, trong nhóm Defined Names, ấn nút Name Manager. Trên cửa sổ Name Manager, chọn vùng dữ liệu có tên cần xóa, và ấn Delete. Sau đó ấn OK để xác nhận thao tác xóa. Thực hành In the MultiplicationTable workbook, on the Results worksheet, define cells A1:T1 as a range named FirstRow, and cells A1:A20 as a range named ColumnA. Then change the formulas in cells B2:T20 to reference the named ranges. 5.6 Sử dụng vùng ô trong công thức Để tham chiếu tương đối (vùng) ô Nhập vào địa chỉ tương đối của ô trên cùng bên trái và ô dưới cùng bên phải, ngăn cách nhau bởi dấu hai chấm “:”, ví dụ: A1:B3 Để tham chiếu tương đối (vùng) ô trong công thức Đặt con trỏ tại nơi cần thêm tham chiếu tới (vùng) ô mong muốn. Kéo chuột để xác định (vùng) ô cần tham chiếu tới. Để tham chiếu tuyệt đối (vùng) ô Nhập tham chiếu tuyệt đối của ô trên cùng bên trái và ô dưới cùng bên phải, ngăn cách nhau bởi dấu hai chấm “:”, ví dụ: $A$1:$B$3 Thực hành On the Product Sales worksheet of the CellRange workbook, in cells C95, C101, and C104, calculate the sales total for each category by using a relative cell range reference. In cell C86 of the Product Sales worksheet, calculate the Cacti sales total by using an absolute cell range reference. Chương 6. Hiển thị dữ liệu Người dùng có thể chèn các thành phần đồ họa vào bảng tính Excel như: tài liệu Microsoft Office khác, Clip Art, biểu đồ SmartArt, hình dạng, ảnh chụp màn hình, và hình ảnh. Người dùng cũng có thể biểu diễn dữ liệu thành các biểu đồ, sparklines. 6.1 Tạo biểu đồ Vẽ đồ thị Để hiển thị dữ liệu dưới dạng biểu đồ trên bảng tính Trên thẻ Insert, trong nhóm Charts, chọn kiểu biểu đồ mong muốn,và chọn loại tương ứng với kiểu đó. Để thay đổi loại biểu đồ Trên thẻ tùy ứng Design, trong nhóm Type, ấn nút Change Chart Type. Trong hộp thoại Change Chart Type, chọn kiểu biểu đồ – loại tương ứng, và ấn OK. Để đổi chỗ cột, dòng trong biểu đồ Trên thẻ tùy ứng Design, trong nhóm Data, ấn nút Switch Row/Column. Hoặc Trên thẻ tùy ứng Design, trong nhóm Data, ấn nút Select Data. Hoặc Chuột phải vào viền của biểu đồ hoặc vùng dữ liệu, và ấn Select Data. Trong hộp thoại Select Data Source, ấn Switch Row/Column, và ấn OK. Chọn mẫu và kiểu dáng Để thay đổi bố cục của biểu đồ Trên thẻ tùy ứng Design, trong thư viện Chart Layouts, chọn bố cục mong muốn. Để thay đổi kiểu biểu đồ Trên thẻ tùy ứng Design, trong thư viện Chart Styles, chọn kiểu mong muốn. Để thay đổi hình dáng của biểu đồ Trên thẻ Format, trong thư viện Shape Styles, chọn kiểu dáng mong muốn. Di chuyển và thay đổi kích thước Để di chuyển biểu đồ tới bảng biểu đồ Trên thẻ Design, trong nhóm Location, ấn nút Move Chart. Hoặc Chuột phải vào viền của biểu đồ, và ấn Move Chart. Trong hộp thoại Move Chart, ấn New sheet, và nhập tên bảng tính cần lưu biểu đồ. Ấn OK. Để di chuyển biểu đồ tới bảng tính khác trong cùng một bảng Excel Mở hộp thoại Move Chart, ấn Object in, và chọn bảng tính đích. Ấn OK. Để thay đổi kích thước biểu đồ Chọn cần điều khiển (tập các dấu chấm) trên khung biểu đồ, và kéo theo các hướng để thu nhỏ hoặc phóng to biểu đồ. Trỏ chuột tới cần điều kiển của khung biểu đồ trên các góc, giữ phím Shift, và kéo theo các hướng để thu nhỏ hoặc phóng to biểu đồ một cách cân đối. Trên thẻ Format, trong nhóm Size, thay đổi các tùy chỉnh về Shape Height và Shape Width. Hoặc Trên thẻ tùy ứng Format, mở hộp thoại Size. Trong hộp thoại Size and Properties, thay đổi các tùy chỉnh trong vùng Size and rotate hoặc Scale, và ấn Close. Sửa dữ liệu Để thay đổi dữ liệu trong biểu đồ Trong bảng tính Excel được chọn làm vùng dữ liệu hiển thị, thay đổi các giá trị dữ liệu số. Để thay đổi vùng dữ liệu được chọn để hiển thị biểu đồ Trong bảng tính Excel được chọn làm vùng dữ liệu hiển thị, kéo cần điều khiển của con trỏ chọn vùng dữ liệu tới khi chọn được vùng dữ liệu mới mong muốn. Thay đổi các thành phần của biểu đồ Để thay đổi tiêu đề biểu đồ Trên thẻ tùy ứng Layout, trong nhóm Labels, ấn nút Chart Title. Trong thư viện Title, chọn tùy chọn mong muốn. Chọn hộp tiêu đề, và thay thế nó lại bởi tiêu đề mới. Để tạo hoặc xóa tên trục hoành Trên thẻ tùy ứng Layout, trong nhóm Labels, ấn nút Axis Titles. Trong danh sách hiện ra, chọn Primary Horizontal Axis Title, và ấn None hoặc Title Below Axis; hoặc ấn More Primary Horizontal Axis Title Options, sau đó chọn các tùy chọn mong muốn khác trong hộp thoại Format Axis Title, và ấn Close. Hoặc Trong danh sách hiện ra, chọn Primary Vertical Axis Title, và ấn None, Rotated Title, Vertical Title, hoặc Horizontal Title; hoặc ấn More Primary Vertical Axis Title Options, sau đó chọn các tùy chọn mong muốn khác trong hộp thoại Format Axis Title, và ấn Close. Chọn viền của khung chứa tên trục, nhập lại tiêu đề mong muốn. Để thêm, xóa, hoặc di chuyển chú thích Trên thẻ Layout, trong nhóm Labels, ấn nút Legend. Trong thư viện Legend, chọn Show Legend (Right, Top, Left, or Bottom) hoặc Overlay Legend (Right or Left) tùy theo. Hoặc Ấn More Legend Options, sau đó chọn các tùy chọn mong muốn khác trong hộp thoại Format Legend, và ấn Close. Để hiện nhãn của dữ liệu Trên thẻ tùy ứng Layout, trong nhóm Labels, ấn nút Data Labels. Trong thư viện Data Labels, chọn Show để hiển thị giá trị của mỗi điểm dữ liệu trên thanh đánh dấu của nó. Hoặc Trong thư viện Data Labels, ấn More Data Label Options, sau đó chọn các tùy chọn mong muốn khác (định dạng số và số phẩy thập phân) trong hộp thoại Format Legend, và ấn Close. Để hiển thị dữ liệu biểu đồ dưới trục hoành Trên thẻ tùy ứng Layout, trong nhóm Labels, ấn nút Data Table. Trong thư viện Data Table, ấn Show Data Table hoặc Show Data Table with Legend Keys. Hoặc Ấn More Data Table Options, chọn các tùy chọn mong muốn khác trong hộp thoại Format Data Table, và ấn Close. Để ẩn, hiện các trục Trên thẻ tùy ứng Layout, trong nhóm Axes, ấn nút Axes. Trong danh sách, chọn Primary Horizontal Axis và ấn None, Show Left to Right Axis, Show Axis without labeling, hoặc Show Right to Left Axis; hoặc ấn More Primary Horizontal AxisOptions, sau đó chọn các tùy chọn mong muốn khác trong hộp thoại Format Axis, và ấn Close. Hoặc Trong danh sahcs, chọn Primary Vertical Axis và ấn None, Show Default Axis, Show Axis in Thousands, Show Axis in Millions, Show Axis in Billions, hoặc Show Axis with Log Scale; hoặc ấn More Primary Vertical AxisOptions, chọn các tùy chọn mong muốn khác trong hộp thoại Format Axis, và ấn Close. Để ẩn, hiện lưới biểu đồ Trên thẻ tùy ứng Layout, trong nhóm Axes, ấn nút Gridlines. Trong danh sách Gridlines, chọn Primary Horizontal Gridlines và ấn None, Major Gridlines, Minor Gridlines, hoặc Major & Minor Gridlines; hoặc ấn More Primary Horizontal GridlinesOptions, chọn các tùy chọn mong muốn khác trong hộp thoại Format Major Gridlines, và ấn Close. Hoặc Trong danh sách Gridlines, chọn Primary Vertical Gridlines và ấn None, Major Gridlines, Minor Gridlines, hoặc Major & Minor Gridlines; hoặc ấn More Primary Vertical GridlinesOptions, chọn các tùy chọn mong muốn khác trong hộp thoại Format Major Gridlines, và ấn Close. Để chọn một thành phần của biểu đồ để định dạng Trên thẻ tùy ứng Layout, trong nhóm Current Selection, chọn thành phần cần định dạng trong danh sách Chart Elements, và ấn nút Format Selection để bật hộp thoại Format tương ứng. Thực hành In the DataSource workbook, use the data on the Seattle worksheet to plot a simple pie chart. In the Plotting workbook, on the Sales worksheet, plot the data as a simple 2-D column chart. Then switch the rows and columns. In the Plotting workbook, on the Sales worksheet, change the chart to a 3-D Clustered Column chart. Then apply Layout 1, Style 34, and the Subtle Effect – Accent 3 shape style. In the SizingMoving workbook, on the Sales worksheet, increase the size of the chart until it occupies cells A1:L23. Then move it to a new chart sheet named Sales Chart. In the Editing workbook, on the Sales worksheet, change the October sales amount for the Flowers category to 888.25. Then add the November data series to the chart, and change the way the data is plotted so that you can compare sales for the two months. In the ChartElements workbook, on the Seattle worksheet, add the title Air Quality Index Report to the chart. Then add data labels that show the percentage relationship of each data marker to the whole, with no decimal places. 6.2 Thao tác với Clip Art Chèn và định dạng một Clip Art Để định vị trí và chèn một đối tượng Clip Art Trên thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, ấn nút Clip Art. Trong vùng Clip Art, nhập từ khóa vào ô Search for, và ấn Go. Trong danh sách tìm được, chọn một hình mong muốn. Để tạm thời lưu một ảnh Clip Art vào bộ nhớ Clipboard Trong vùng Clip Art, chọn ảnh mong muốn, ấn vào mũi tên hiện lên, và ấn Copy. Để lưu đối tượng Clip Art vào trình quản lý Clip Organizer Trong vùng Clip Art, chọn ảnh mong muốn, ấn vào mũi tên hiện lên, và ấn Make Available Offline. Trong hộp thoại Copy to Collection, chọn hoặc tạo một thư mục cần lưu đối tượng Clip Art, và ấn OK. Để mở trình quản lý Clip Organizer Trong menu Start, ấn All Programs, Microsoft Office, Microsoft Office 2010 Tools, và chọn Microsoft Clip Organizer. Chèn và sửa SmartArt Để chèn một SmartArt Trên thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, ấn nút SmartArt. Trong vùng bên trái của hộp thoại Choose a SmartArt Graphic, chọn kiểu SmartArt mong muốn. Trong vùng trung tâm, chọn bố cục, và ấn OK. Để thêm dữ liệu vào hình biểu đồ SmartArt Chọn biểu đồ SmartArt, ấn vào thành phần tùy chọn, và nhập dữ liệu. Trong vùng chữ, chọn ký tự đầu dòng tương ứng, và nhập dữ liệu. Để thay đổi bố cục của biểu đồ SmartArt Để chuyển bố cục của biểu đồ SmartArt sang bố cục khác cùng loại, trên thẻ tùy ứng Design, trong thư viện Layouts, chọn bố cục mong muốn. Để chuyển bố cục của biểu đồ SmartArt sang một bố cục khác loại, trên thẻ tùy ứng Design, trong thư viện Layouts, ấn More Layouts và chọn bố cục mong muốn trong hộp thoại Choose a SmartArt Graphic hiện lên. Để xóa thành phần của một biểu đồ SmartArt Ấn vào hình tương ứng cần xóa, và ấn phím Delete. Để thay đổi gam màu chủ đề của biểu đồ SmartArt Trên thẻ tùy ứng Design, trong nhóm SmartArt Styles, ấn nút Change Colors, và chọn chủ đề mong muốn. Để chọn kiểu cho biểu đồ SmartArt Trên thẻ tùy ứng Design, trong thư viện SmartArt Styles, chọn kiểu mong muốn. Để chọn kiểu cho một thành phần trong biểu đồ SmartArt Trên thẻ tùy ứng Format, trong thư viện Shape Styles, chọn kiểu mong muốn. Hoặc Trên thẻ tùy ứng Format, mở hộp thoại Shape Styles. Trong hộp thoại Format Shape, trên trang Line Color, Line Style, Shadow, Reflection, Glow and Soft Edges, 3-D Format, và 3-D Rotation, chọn hiệu ứng mong muốn. Và ấn Close. Chèn và định dạng các hình Để vẽ một hình có sẵn Trên thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, ấn nút Shapes. Trong thư viện Shapes, chọn hình mong muốn, và làm theo một trong các cách sau: Ấn vào bất cứ đâu trên trang Excel để chèn hình có sẵn vừa chọn. Kéo tới bất cứ đâu trên trang Excel để chèn hình có sẵn với kích thước mong muốn. Để thêm chữ cho hình Ấn vào hình và nhập dữ liệu hiển thị trên hình. Chuột phải vào hình, ấn Edit Text, và nhập dữ liệu. Để tạo một hình không có sẵn Trên thẻ tùy ứng Format, trong nhóm Insert Shapes, ấn nút Edit Shape, và ấn Edit Points. Kéo các giao điểm xuất hiện trên hình để thay đổi hình dạng của hình. Để thay đổi kiểu hình này sang một kiểu hình khác Trên thẻ tùy ứng Format, trong nhóm Insert Shapes, ấn nút Edit Shape, chọn Change Shape, và chọn kiểu hình mới. Để định dạng một hình Trên thẻ tùy ứng Format, thực hiện các thao tác sau: Trong thư viện Shape Styles, chọn kiểu có sẵn mong muốn. Trong nhóm Shape Styles, trong thư viện Shape Fill, Shape Outline, và thư viện Shape Effects, chọn các tùy chọn mong muốn. Để định dạng dữ liệu hiển thị trên hình Trên thẻ tùy ứng Format, thực hiện các thao tác sau: Trong thư viện WordArt Styles, chọn kiểu có sẵn mong muốn. Trong nhóm WordArt Styles, trong thư viện Text Fill, Text Outline, và thư viện Text Effects, chọn các tùy chọn mong muốn. Để thay đổi thứ tự chồng hình Chọn hình cần di chuyển lên hoặc xuống theo thứ tự chồng hình. Trên thẻ tùy ứng Format, trong nhóm Arrange, thực hiện các thao tác sau: Ấn nút Bring Forward hoặc Send Backward để di chuyển hình lên hoặc xuống một bậc hiển thị. Trong danh sách Bring Forward, ấn Bring to Front để di chuyển hình hiển thị đầu tiên. Trong danh sách Send Backward, ấn Send to Back để di chuyển hình hiển thị cuối cùng. Để gộp các hình thành nhóm Chọn hình đầu tiên, và nhấn giữ phím Ctrl trong khi chọn các hình khác cần gộp nhóm. Trên thẻ tùy ứng Format, trong nhóm Arrange, ấn nút Group, và ấn Group. Để tách nhóm một nhóm hình Chọn nhóm các hình đã được gộp. Trên thẻ tùy ứng Format, trong nhóm Arrange, ấn nút Group, và ấn Ungroup. Chụp màn hình Để chụp màn hình và chèn vào hộp màn hình Hiển thị dữ liệu cần chụp lên màn hình. Trên bảng tính Excel, đặt con trỏ chuột tại nơi cần chèn hình. Trên thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, ấn nút Screenshot. Trong thư viện Screenshot, thực hiện các thao tác sau: Chọn biểu tượng màn hình cần chèn vào bảng tính. Ấn Screen Clipping, và kéo thả để lấy vùng chụp màn hình. Thực hành On the Budget worksheet of the PersonalMonthlyBudget workbook, insert a stylized budget clip art image after the Monthly Budget title, and resize it to 0.6 inch high. In the SmartArt workbook, on the Diagram worksheet, insert a Basic Bending Process diagram. Add the following text to the shapes: Take order, Create invoice, Fulfill order, Ship order, Order received. Then apply the Powdered style and one of the Colorful color schemes. In the Shapes workbook, on the Sales By Category worksheet, draw a large, red, left-pointing arrow containing the words Successful weekend sale to the right of the Tools Total amount. In the DataSource workbook, on the Seattle worksheet, insert a screen clipping of slide 5 from the Pollution presentation below the data. 6.3 Tạo và chỉnh sửa hình ảnh Để chèn một hình ảnh vào bảng tính Trên thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, ấn nút Picture. Trong hộp thoại Insert Picture, chỉ đường dẫn tới tệp tin hình ảnh cần chèn. Và làm theo một trong các cách sau: Ấn Insert để chèn ảnh vào bảng tính. Trong danh sách Insert, ấn Link to File để hình ảnh tự cập nhật đường dẫn khi bị di chuyển. Trong danh sách Insert, ấn Insert and Link để chèn hình ảnh mà bỏ qua chế độ cập nhật đường dẫn. Để chèn và chỉnh sửa một hình ảnh vào trong tiêu đề trên, dưới của bảng tính Trên thẻ Insert, trong nhóm Text, ấn nút Header & Footer. Ấn vào vùng tiêu đề trên, dưới phía trái, phải hoặc giữa của bảng tính, và trên thẻ tùy ứng Design, trong nhóm Header & Footer Elements, ấn nút Picture. Trong hộp thoại Insert Picture, tìm tới và click đúp vào hình ảnh mong muốn. Trong nhóm Header & Footer Elements, ấn nút FormatPicture. Trong hộp thoại Format Picture, thay đổi các tùy chọn trong vùng Size and rotate hoặc vùng Scale để làm cho hình ảnh vừa khít với độ rộng của vùng tiêu đề trên, dưới. Ấn OK, và ấn vào một ô trong bảng tính để hiển thị hình ảnh vừa chèn trong chế độ Page Layout. Để thay đổi kích thước, hình dạng của một hình ảnh vừa chèn vào bảng tính Kéo thả cần điều khiển kích thước. Trên thẻ tùy ứng Format, trong nhóm Size, thay đổi các tùy chọn Height và Width. Trên thẻ tùy ứng Format, bật nút hộp thoại Size. Rồi trên trang Size của hộp thoại Format Picture, thay đổi các tùy chọn Height, Width, và Scale. Để di chuyển hình ảnh trong bảng tính Kéo hình ảnh tới vị trí mới. Để sao chép hình ảnh tới vị trí mới trong bảng tính Giữ phím Ctrl, và kéo hình ảnh tới vị trí mới. Để áp dụng hiệu ứng nghệ thuật cho hình ảnh trong bảng tính Trên thẻ tùy ứng Format, trong nhóm Adjust, hiện thư viện Artistic Effects, và chọn hiệu ứng mong muốn. Để áp dụng kiểu cho hình ảnh trong bảnh tính Trên thẻ Format, trong nhóm Picture Styles, hiện thư viện Quick Styles, và chọn kiểu hình ảnh mong muốn. Hoặc Trên thẻ Format, bật nút hộp thoại Picture Styles. Trong hộp thoại Format Picture, trên các trang Line Color, Line Style, Shadow, Reflection, Glow and Soft Edges, 3-D Format, và 3-D Rotation, chọn các hiệu ứng mong muốn. Và ấn Close. Để thay đổi hình ảnh trong bảng tính Trên thẻ tùy ứng Format, trong nhóm Adjust, ấn nút ChangePicture. Trong hộp thoại Insert Picture, chỉ đường dẫn tới và click đúp vào hình ảnh cần thay thế. Thực hành Open the Picture workbook, and insert the Logo2 graphic in the upper-left corner of the Employees worksheet header. Scale the logo so that it does not obscure cell A1 of the worksheet. On the Sales worksheet of the ClipArt workbook, replace the grass picture with the VariegatedGrass picture, and then apply the Paint Strokes artistic effect. Next apply a 5 pt. soft edge to all of the pictures. 6.4 Sử dụng Sparklines Để tạo (các) sparkline Chọn vùng dữ liệu cần phân tích. Trên thẻ Insert, trong nhóm Sparklines, chọn kiểu sparkline cần tạo. Trong hộp thoại Create Sparklines, kiểm tra lại địa chỉ vùng dữ liệu là đúng. Trong ô Location Range, nhập địa chỉ (vùng) ô sẽ hiển thị (các) sparkline. Và ấn OK. Trên thẻ tùy ứng Design, trong nhóm Show, chọn các ô cần hiện, bỏ chọn các ô cần ẩn cho các mốc dữ liệu. Để thay đổi kiểu của (các) sparkline Trên thẻ tùy ứng Design, trong nhóm Type, chọn kiểu mong muốn. Để thay đổi kiểu sparkline Trên thẻ tùy ứng Design, làm theo các cách sau: Trong thư viện Style, chọn kiểu có sẵn phù hợp. Trong nhóm Style, trong thư viện Sparkline Color, chọn màu mong muốn. Trong nhóm Style, trên danh sách Marker Color, trong thư viện Negative Points, Markers, High Point, Low Point, First Point, và Last Point, chọn các màu mong muốn. Để xóa (nhóm) sparkline Chọn sparkline cần xóa. Trên thẻ tùy ứng Design, trong nhóm Group, ấn nút Clear Selected Sparklines. Chọn (các) sparkline cần xóa. Trên thẻ tùy ứng Design, trong nhóm Group, ấn mũi tên Clear Selected Sparklines, và ấn Clear Selected Sparklines Group. Thực hành In the Sparklines workbook, on the January worksheet, summarize the data for each day by using a Line sparkline. Apply the Sparkline Style Accent 6, Darker 25% style, and then display all the data markers without placing emphasis on any specific type of data marker. In the Sparklines workbook, on the February worksheet, summarize the data for each hour by using a Column sparkline. Apply the Sparkline Style Colorful #4 style, and then accentuate the First Point and Last Point data markers. Chương 7. Chia sẻ bảng tính Một bảng tính có thể chứa các nội dung liên hệ tới những người dùng khác. Chương này tập trung hướng dẫn người sử dụng về các cách lưu bảng tính dưới nhiều định dạng khác nhau để truy cập dễ dàng hơn với người dùng khác, gửi bảng tính tới người khác, nhập ghi chú trong bảng tính. 7.1 Chia sẻ bảng tính Các định dạng có thể lưu của bảng tính Để lưu bảng tính dưới một dạng tệp khác Tại vùng bên trái trong chế độ Backstage, ấn Save As. Trong hộp thoại Save As, tìm đến thư mục cần lưu bảng tính. Nhập tên tệp và chọn định dạng tệp, và ấn Save. Hoặc Tại vùng bên trái của trang Save & Send trong chế độ Backstage, chọn Change File Type. Tại vùng bên phải của trang Save & Send, trong danh sách Workbook File Types hoặc Other File Types, chọn định dạng tệp mong muốn. Và ấn nút Save As. Trong hộp thoại Save As, tìm đến thư mục cần lưu bảng tính. Nhập tên tệp, và ấn Save. Để lưu bảng tính thành tệp PDF hoặc XPS Tại vùng bên trái của chế độ Backstage, chọn Save As. Trong hộp thoại Save As, tìm đến thư mục cần lưu bảng tính, và nhập tên tệp. Rồi trong danh sách Save as type, chọn PDF (*.pdf) hoặc XPS Document (*.xps). Hoặc Tại vùng bên trái của trang Save & Send trong chế độ Backstage, chọn Create PDF/XPS Document. Rồi tại vùng bên phải, ấn nút Create PDF/XPS. Trong hộp thoại Publish as PDF or XPS, tìm đến thư mục cần lưu bảng tính, và nhập tên tệp cần lưu. Trong vùng Optimize for, chọn Standard nếu cần tệp có chất lượng cao hơn hoặc Minimum size nếu cần tệp có chất lượng thấp hơn. Sau đó ấn Options. Trong hộp thoại Options, chọn nội dung bảng tính cần lưu, và ấn OK. Trong hộp thoại Save As, ấn Save. Hoặc Trong hộp thoại Publish as PDF or XPS, ấn Publish. Gửi bảng tính Để gửi bảng tính qua đính kèm trong thư điện tử Tại vùng bên trái của trang Save & Send trong chế độ Backstage, chọn Send Using E-mail. Tại vùng bên phải của trang Save & Send, làm một trong các bước sau: Ấn nút Send as Attachment để gửi bảng tính dưới dạng tệp .xlsx. Ấn nút Send as PDF để gửi bảng tính dưới dạng tệp .pdf. Ấn nút Send as XPS để gửi bảng tính dưới dạng tệp .xps. Nhập địa chỉ người nhận và các thông tin cần thiết khác trong cửa sổ gửi thư, và ấn vào nút gửi. Để gửi liên kết tới một bảng tính đã được chia sẻ Lưu bảng tính tại vùng chia sẻ được. Tại vùng bên trái của trang Save & Send của chế độ Backstage, chọn Send Using E-mail. Tại vùng bên phải của trang Save & Send, ấn nút Send a Link. Nhập địa chỉ người nhận và các thông tin cần thiết khác trong cửa sổ gửi thư, và ấn vào nút gửi. Thực hành Open the Savingworkbook, and save it with the file name MOS-Compatible so that it can be viewed and worked on by a colleague who is using Excel 2003. Save the MOS-Compatible workbook with the file name MOS-Template so that it can be used as the basis for other similar workbooks in the future. Save the MOS-Template workbook with the file name MOS-Macro so that the user will be able to run the attached macro. From the Backstage view of the MOS-Macro workbook, send the macro-enabled workbook to yourself as an email message attachment. From the Backstage view of the MOS-Macro workbook, send only the Sales – Revenue worksheet to yourself as a PDF file attached to an email message. 7.2 Quản lý các chú thích Để chèn một chú thích cho một ô Trên thẻ Review, trong nhóm Comments, ấn nút New Comment. Hoặc Chuột phải vào một ô nào đó, và ấn Insert Comment. Trong hộp chú thích, nhập nội dung cần chú thích. Để hiện các chú thích lên Trỏ chuột tới một ô có chú thích. Để hiện hoặc ẩn một chú thích Chọn ô cần ẩn/ hiện chú thích, và trên thẻ Review, trong nhóm Comments, ấn nút Show/Hide Comment. Chuột phải vào ô cần ẩn/ hiện chú thích, và ấn Show/Hide Comments. Để hiện hoặc ẩn tất cả các chú thích Trên thẻ Review, trong nhóm Comments, ấn nút Show All Comments. Để di chuyển giữa các chú thích Trên thẻ Review, trong nhóm Comments, ấn nút Next or Previous. Để sửa một chú thích Chọn ô chứa chú thích cần sửa, và trên thẻ Review, trong nhóm Comments, ấn nút Edit Comment. Hoặc Chuột phải vào ô chứa chú thích cần sửa, và ấn Edit Comment. Sửa nội dung chú thích như nhập văn bản bình thường. Để thay đổi kích thước hoặc vị trí của chú thích Hiện chú thích, và ấn vào hộp chú thích. Kéo thả cần điều khiển kích thước để tăng hoặc giảm chiều cao, độ rộng của hộp chú thích. Hoặc Kéo thả toàn bộ khung chú thích để đặt lại vị trí của hộp chú thích. Để xóa một chú thích Chọn ô chứa chú thích cần xóa, và trên thẻ Review, trong nhóm Comments, ấn nút Delete. Chuột phải vào ô chứa chú thích cần xóa, và ấn Delete Comment. Thực hành Open the Comments workbook and display all comments. On the Products worksheet of the Comments workbook, in cell A59, add the comment What happened to the common name? Then delete the comment attached to cell E108. On the Products worksheet of the Comments workbook, add These must be special-ordered to the end of the comment attached to cell A103. Resize the comment box so that all the text of the comment is visible, and move the comment box to an empty area of the worksheet. In the Comments workbook, hide all comments. Chương 8. Phân tích, tổ chức dữ liệu Một bảng Excel có thể chứa hàng ngàn dòng và 16,000 cột dữ liệu. Mặc dù người dùng rất hiếm khi sử dụng hết tất cả các ô trong Excel, nhưng để định vị loại thông tin chính xác trong tập dữ liệu hoặc bảng Excel người dùng cần tổ chức dữ liệu một cách hợp lý. Người dùng có thể lọc dữ liệu thỏa mãn một điều kiện nào đó, hoặc sắp xếp dữ liệu để hiển thị một cách logic hơn. Người dùng cũng có thể định dạng các ô trong vùng dữ liệu với các điều kiện logic để nhận biết dữ liệu nhanh chóng hơn. Chương này sẽ hướng dẫn người dùng các cách lọc dữ liệu để định vị các bản ghi thỏa mãn một điều kiện nào đó, sắp xếp dữ liệu bởi (các) trường định sẵn, và định dạng dữ liệu dựa vào tập điều kiện cho trước. 8.1 Lọc dữ liệu Để hiện thị các dòng có chứa giá trị cột nhất định Ấn vào ô bất kỳ trong vùng dữ liệu đang xét. Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, ấn nút Sort & Filter, và ấn Filter. Hoặc Ấn vào ô bất kỳ trong vùng dữ liệu đang xét.. Trên thẻ Data, trong nhóm Sort & Filter, ấn nút Filter. Ấn vào hình cái phễu lọc tại cột cần lọc trong bảng tính, và chọn Select All để bỏ chọn tất cả các giá trị lọc ở dưới. Chọn các ô giá trị cần lọc để hiển thị, và ấn OK. Để xóa một phép lọc Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, ấn nút Sort & Filter, và ấn Clear. Trên thẻ Data, trong nhóm Sort & Filter, ấn nút Clear button. Để lọc theo điều kiện Bật các phễu lọc tại các cột dữ liệu, và ấn vào phễu lọc của cột cần lọc. Chỉ tới Filters, và chọn điều kiện lọc mong muốn. Trong hộp thoại Custom AutoFilter, nhập giá trị để tạo điều kiện lọc. Và nếu muốn, có thể tạo điều kiện lọc thứ hai. Ấn OK. Để lọc theo định dạng Bật các phễu lọc tại các cột dữ liệu, và ấn vào phễu lọc của cột cần lọc. Chỉ tới Filter by Color, và chọn định dạng mong muốn. Để tạo bộ lọc Bật các phễu lọc tại các cột dữ liệu, và ấn vào phễu lọc của cột cần lọc. Chỉ tới Filters, và ấn Custom Filter. Trong hộp thoại Custom AutoFilter, xây dựng điều kiện lọc phù hợp, chọn And khi muốn tạo 2 điều kiện lọc đồng thời hoặc Or khi muốn tạo 2 điều kiện lọc thay thế. Ấn OK. Thực hành Open the Filtering workbook. On the OrdersJan worksheet, display only those rows containing WA (Washington state) in the ShipRegion column. Then redisplay all the rows. On the OrdersJan worksheet of the Filtering workbook, display the orders shipped on January 23, 24, and 25. Then display only the orders that were shipped to states other than Washington (WA) during that time. On the OrdersFeb worksheet of the Filtering workbook, display only the rows for which the cell in the Freight column has a colored fill. Then display only the rows for which the cell in the Freight column has no fill color. Lastly, redisplay all the rows. 8.2 Sắp xếp dữ liệu Để sắp xếp bảng tính hoặc bảng dữ liệu theo một cột Ấn vào ô bất kỳ. Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, ấn nút Sort & Filter, và tùy chọn sắp xếp mong muốn. Ấn vào ô bất kỳ. Trên thẻ Data, trong nhóm Sort & Filter, ấn nút Sort A to Z hoặc Sort Z to A. Để sắp xếp bảng tính hoặc bảng dữ liệu theo nhiều cột Ấn vào ô bất kỳ. Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, ấn nút Sort & Filter, và ấn Custom Sort. Hoặc Ấn vào ô bất kỳ, và trong thẻ Data, trong nhóm Sort & Filter, ấn nút Sort. Trong hộp thoại Sort, chọn cột đầu tiên trong danh sách Sort by. Và chọn điều kiện sắp xếp mong muốn trong danh sách Sort on. Cuối cùng, chọn thứ tự sắp xếp trong danh sách Order. Ấn Add Level, và lặp lại bước thứ 2 ở trên cho cột thứ hai. Lặp lại bước này cho các cột khác. Ấn OK. Để xóa một nấc sắp xếp Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, ấn nút Sort & Filter, và ấn Custom Sort. Trong hộp thoại Sort, chọn nấc cần xóa. Ấn Delete Level, và ấn OK. Thực hành In the Sorting workbook, sort the data range on the SalesByCategory worksheet by Category. Sort the data range on the SalesByCategory worksheet by Category and then Price. 8.3 Định dạng có điều kiện Tô màu ô Danh sách lọc giới hạn Thanh dữ liệu Cán cân màu Tập biểu tượng Để tô màu ô và màu chữ theo điều kiện giá trị ô Trên thẻ Home, trong nhóm Styles, ấn nút Conditional Formatting. Trong danh sách Conditional Formatting, chọn Highlight Cell Rules hoặc Top/Bottom Rules, và chọn điều kiện mong muốn. Trong hộp thoại hiện lên, nhập dữ liệu cần thiết để hoàn thiện điều kiện. Rồi chọn tùy chọn về màu ô, màu chữ, font chữ, đường viền, màu viền trong danh sách. Ấn OK. Để hiện thanh dữ liệu, thanh màu, hoặc tập biểu tượng dựa vào giá trị của ô Trong danh sách Conditional Formatting, chọn Data Bars, Color Scales, hoặc Icon Sets, và chọn các tùy chọn mong muốn. Để tạo điều kiện mới Trong danh sách Conditional Formatting, ấn New Rule. Trong hộp thoại New Formatting Rule, trong danh sách Select a Rule Type, chọn loại điều kiện mong muốn. Trong vùng Edit the Rule Description, và chỉnh sửa điều kiện. Nếu điều kiện chứa tùy chọn định dạng, ấn Format. Trên trang Font page của hộp thoại Format Cells, chỉ định định dạng được chọn làm điều kiện, và ấn OK. Trong hộp thoại New Formatting Rule, ấn OK. Để chỉnh sửa điều kiện định dạng cho (các) ô Trong danh sách Conditional Formatting, ấn Manage Rules. Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, chọn điều kiện cần thay đổi, và ấn Edit Rule. Trong hộp thoại Edit Formatting Rule, thay đổi điều kiện, và ấn OK. Để ngừng điều kiện đằng sau Mở hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, chọn điều kiện, chọn ô Stop If True, và ấn OK. Để xóa định dạng theo điều kiện của (các) ô Trong danh sách Conditional Formatting, chọn Clear Rules, và ấn Clear Rules from Selected Cells hoặc Clear Rules from Entire Sheet. Mở hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, chọn điều kiện, ấn Delete Rule, và ấn OK. Thực hành In the ConditionalFormatting workbook, on the Orders worksheet, format the name Seattle in the City column with red text. On the Details worksheet of the ConditionalFormatting workbook, display the Three Arrows (Colored) icon set for all the values in the Extended Price column. Then show blue data bars for the same values. Finally, in the same column, fill all cells containing values over $100 with bright yellow. On the Details worksheet of the ConditionalFormatting workbook, configure Excel to first process the rule that makes the cells fill with yellow, and to not process any more rules for cells that meet the first condition. Contents