Bài giảng Tin học ứng dụng - Chương 2: Microsoft Word - Lê Hữu Hùng

CHƯƠNG II MICROSOFT WORDĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCMKHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH1 GIỚI THIỆUSOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD2GIỚI THIỆUGiới thiệuMôi trường làm việcCác thao tác cơ bảnSoạn thảo văn bảnCác thao tác soạn thảo cơ bản Thao tác trên khối văn bảnĐịnh dạng văn bảnChèn đối tượng vào văn bảnTemplateMail mergeAuto text – auto correctMột số ứng dụng khác trong microsoft word 2010In ấn trong microsoft wordI.1 Khởi động microsoft wordCách 1: kích đúp lên biểu tượng ms word trên nền desktopCách 2: click start /all programs/microsoft office/microsoft word 2010Cách 3: click nút start gõ vào hộp thoại search programs and files : microsoft word 2010 bấm enter4Giao diện chính của microsoft word 20105I.2 Các thao tác căn bản trong word 2010Tạo mới một file word: ctrl + nLưu file word: Ctrl + s Mở một file word đã có: ctrl + oCó thể cùng lúc mở nhiều file bằng cách giữ phím ctrl hoặc shift và click vào các file cần mởĐóng cửa sổ word : ctrl + f4 hoặc ctrl + wĐóng file và thoát khỏi word: alt + f4 6I.2 các thao tác cơ bản (tt)Sử dụng chương trình unikeyChọn kiểu gõ: telex hoặc vniChọn bảng mã: unicode Chú ý: các quy tắc gõ dấu trong tiếng việt Tham khảo hình 1 minh hoạ sau: 7Hình 1. 8I.2.1 Trình bày trang in trong word- Thiết lập các thông số cho trang in tại thẻ page layout có các thông số mặc định sẵn cho trang in Hoặc click vào hình mũi tên dưới thẻ layout để tuỳ chỉnh trang in theo yêu cầu bằng của sổ page setup Chọn tab file trên menu ribbon  Chọn print như hình minh hoạ sau: 9I.2.1 thao tác cơ bản ttCopies:Số lượng bản inPrinter:Chọn máy inPrint All Pages:In tất cả hoặc nhập trang in vào Textbox PagesPrint one sidedin 1 mặt hay 2 mặtCollated:Thứ tự trang inPortrait orientationHướng giấy inCustom page sideKhổ giấy inCustom Margins:Thiết lập lề in1 page per sheet:số lượng trang in trên 1 tờ giấy in 10I.2.Các thao tác cơ bản(tt)I.2.2 Tạo header/footer cho trang in- Từ menu ribbon, tab insert chọn header & footer group - Chọn header hoặc footer để tiến hành nhập t/tin 11II.1 Một số thao tác soạn thảo cơ bản. 1.1 Nhập văn bảnKhái niệm cơ bản:Character (ký tự): Một ký tự được nhập từ bàn phím, trừ các phím chức năngWord (từ): Một nhóm ký tự liên tục, giữa các từ cách nhau một khoảng trắngLine (dòng): Các từ nằm trên cùng một dòng.Paragragh (đoạn): Là một đoạn văn bản được kết thúc bằng phím Enter.Page (trang): Kích thước 1 trang được xác định trong Page setupSection (Phân đoạn): Là những phần của văn bản có những định dạng khác nhau.12Nhập văn bản tt Chú ý:Nhập văn bản chính xácNhập đúng nội dung, không sai chính tả.Nhập văn bản trước, định dạng sau. Không nên vừa nhập vừa định dạngKhông nên dùng phím space để canh lề cho văn bản132.1 Chọn khối văn bảnCách 1: đưa con trỏ chuột đến vị trí đầu của văn bản, giữ chuột và kéo chuột qua phải, trái, lên, xuống để chọn khối văn bảnCách 2: giữ phím shift +Sau đây là một số tổ hợp phím tắt dùng để chọn khối và di chuyển con trỏ chuột trên văn bản.2. Thao tác trên khối văn bản 142.1 Chọn khối văn bản (tt) 152.1 Chọn khối văn bản (tt)Các phím xoá trong văn bản 162.1 Chọn khối văn bản (tt) 17 2.1 Chọn bỏ khối văn bản Sau khi chọn khối văn bản muốn bỏ chọn khối chỉ cần click chuột trái vào một vùng bất kỳ nào trên văn bản. Hoặc dùng các phím di chuyển con nháy bất kỳ 182.2 Sao chép & Di chuyển khối văn bản 192.3&4 Thao tác xoá khối và Undo /Repeat Undo Typing Repeat Typing 20 2.3. Định dạng trên khối văn bảnNguyên tắc chung có 2 cách là:Định dạng trước, nhập văn bản sau Nhập văn bản trước định dạng sau. Đối với cách 2, khối văn bản được chọn rồi thực hiện định dạng 21 Các chức năng của group Font được minh hoạ và giải thích sau:3. Định dạng trên khối văn bản3.1 Trình bày Font chữB1: Chọn khối văn bản cần định dạngB2: Chọn tab Home trên Menu Ribbon chọn group Font và chọn các chức năng định dạng tương ứng22 Biểu tượngTên gọi Ý Nghĩa Box chọn font và kích cỡ fontCho phép định dạng lại kiểu font chữ và cỡ chữ cho đoạn văn bản cần định dạngBoldĐịnh dạng in đậm cho đoạn văn bảnItalicĐịnh dạng in nghiêng cho đoạn văn bảnUnderLineTạo đường gạch chân qua văn bảnStrikethroughTạo đường gạch ngang qua chữSubscriptSuperscriptĐịnh dạng chỉ số dưới dòng như H20Định dạng chỉ số trên như x3Grow FontShrink FontTăng độ lớn cho chữ Giảm độ lớn cho chữ 23 Biểu tượngTên gọi Ý Nghĩa Change CaseChuyển đổi các loại chữ Hoa, thườngText Highlight ColorTô mầu đánh dấu cho dòng văn bảnText EffectTạo hiệu ứng cho chữ Clear FormatingXoá mọi định dạng cho văn bản đã được sử dụng Font ColorĐịnh dạng mầu font chữ trong văn bản243.2 Chuyển đổi dạng ký tự (Shift + f3)Chọn khối văn bản  vào thẻ Home Sentense case: Ký tự đầu câu chữ hoaLowercase: Tất cả thành chữ thườngUppercase: Tất cả thành chữ in hoaCapitalize Each Word: Chữ hoa đầu của mỗi từToggle case: Chữ thường đầu một câu 253.1 font ttCác chức năng khác nằm trong hộp thoại Font dùng phím tắt Ctrl + D để mở hộp thoại hoặc click vào mũi tên nhỏ của group Font Click vào 26Hộp thoại Font Thẻ Font:Font: chọn Font chữ Font: chọn kiểu chữ Đậm, nghiêngSize: chọn cỡ chữ Font Color: chọn màu cho chữ UnderLine Style: chọn kiểu gạch dướiUnderLine Style: chọn màu cho đường kẻ Thẻ Advanced:Thẻ EffectsStrikethrough: gạch giữa chữ Double Strikethought: gạch giữa chữ nét đôiSuperscipt: cho định dạng kiểu H2OSubscipt: cho định dạng chữ kiểu M3Small: đổi chữ thường thành chữ hoa nhỏ All caps: đổi chữ thường thành chữ hoa lớnHidden: làm ẩn chữ trên văn bản Thẻ Preview: cho xem trước các định dạng 27Hộp thoại FontThẻ AdvandedNhóm Character SpacingSpacing :NormalExpandedcondersed283.3 Chèn các ký tự đặc biệtCác ký tự đặc biệt như hệ thống chấm câu, cách khoảng, hoặc các ký tự đồ họa mà không có sẵn trên bàn phím. Để chèn các ký hiệu và các ký tự đặc biệt:Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn ký hiệuChọn tab Insert trên vùng RibbonChọn nhóm Symbol, chọn tiếp chức năng SymbolsChọn ký hiệu phù hợp. bấm insert29 3.4 Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph)Đoạn văn bản là phần văn bản được kết thúc bằng phím Enter.Khái niệm về thước (ruler) và các công cụ của thước: First Line Indent: Cho phép thụt vào/ra đầu dòng đoạn văn bản ra vào so với các dòng còn lại Hanging Indent Left Indent: Các dòng văn bản (trừ dòng đầu) thụt vào/ ra so với dòng đầu tiên. Right Indent: Cho phép thụt vào/ ra toàn bộ lề phải của văn bản .30Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph) tt 313.4 Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph) tt 32 3.4 Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph) ttTab Indent and Spacing: Canh lề cho đoạn văn bảnSpacing: khoảng cách giữa các dòng và các đoạn văn bảnBefore: Khoảng cách so với đoạn văn bản trên nóAfter: khoảng cách so với đoạn văn bản dưới nóLine Spacing: chỉnh khoảng cách giữa các đoạn văn bản 33 3.4 Định dạng đoạn văn bản (Paraghaph) ttTab Line and Page Break: thiết lập các thuộc tính ngắt đoạn Window/Orphan Control: Cho phép / không cho phép đoạn văn bị lẻ một dòng ở trang trước hoặc trang sau Keep with Next: Cho phép / không cho phép ngắt trang giữa đoạn văn bản và đoạn kế tiếp cả hai đoạn cùng nằm trong một trang keep Line Together: Cho phép / không cho phép ngắt trang giữa đoạn văn bản Page Break Before: Cho phép / không cho phép chèn dấu ngắt trang trước đoạn văn, đoạn văn bản bắt đầu ở trang mới.34 3.5 Bullet and NumBeringBullet: Trình bày theo dạng liệt kê, đầu mỗi đoạn được chèn một ký tự đặc biệtNumbering: Đánh số thứ tự theo dạng danh sách liệt kêMultilevel List: Định dạng văn bản dạng danh sách nhiều cấp. Chọn Denfine New MultiLevel List để thiết lập thông số cho từng cấp 353.6 Tạo chữ rớt dòng (Drop cap)Chức năng Drop Cap dùng để tạo một ký tự chữ hoa có kích thước lớn ở đầu mỗi đoạn văn bản.Insert tab -> text group -> Drop Cap 363.7 Chia cột (Columns)Page layout tab -> page setup group -> columnsChức năng này cho phép ta chia đoạn văn bản thành nhiều cột có khoảng cách bằng hoặc khác nhauCó hai cách thực hiện chia cộtSoạn thảo văn bản xong mới chia cộtChia cột trước khi soạn thảo Lưu ý: Trong 1 văn bản có nhiều định dạng khác nhau tùy theo loại định dạng mà chọn thực hiện định dạng nào trước, cái nào sau.Vd: trong vb có drop cap và columns thì nên định dạng columns trước, sau đó định dạng drop cap.373.8 Borders and Sharding Chức năng cho phép định dạng đường viền khung và tô màu nền cho đoạn văn bảnPage layout tab -> Page background group -> page borders383.8 Borders and Sharding 393.9 Tab Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản. Tab giúp định dạng các điểm dừng giúp di chuyển con nháy nhanh sang phải khi nhấn phím tab thay vì dùng phím spacing (khoảng trắng - tốc độ chậm và không định dạng được như yêu cầu) 404. Chèn các đối tượng vào văn bản4.1 Chèn Hình ảnh Chèn hình ảnh (Picture)Chèn ClipArtChèn đối tượng Sharpes4.2 Chèn WordArt & Text Box, chart Chèn WordArt vào văn bảnChèn đối tượng SmartArtChèn TextboxChèn Chart 41Chọn tab Insert trên vùng RibbonChọn nút Clip ArtHộp thoại xuất hiện và bạn có thể tìm hình mẫuChọn hình minh họa bạn muốn chèn4.2 Chèn ClipArt và hình ảnhWord 2010 cũng cho phép bạn chèn các minh họa và hình ảnh vào tài liệu. Để chèn các minh họa:Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn hình minh họa hay hình ảnh424.3 DiagramGroup AdjustGroup Picture StyleGroup ArrangeHiệu chỉnh đối tượng hình ảnh Picture, Shapes, Smart Art, Clip ArtGroup SizeTab insert -> illustrations group -> shapes43 4.4 Chèn đồ thị & công thức toán học Chèn đối tượng đồ thị: insert tab -> illustrations group -> chartTạo đồ thị Hiệu chỉnh đồ thịTạo đồ thị 3D Công thức toán học (Equation): insert tab -> Symbols group -> equationLưu ý: Nên đặt công thức toán học trong text box để dễ dàng định dạng và di chuyển trong văn bản.444.5 TableBảng là kiểu trình bày dữ liệu theo dạng cột (Columns), hàng (rows)Tab insert -> Tables group -> TableTạo một bảng tính trong wordHiệu chỉnh và định dạng bảng tínhChèn công thức vào bảng tínhChuyển từ bản tính sang text và ngược lại 454.6 Chèn ghi chú vào văn bảnTab review -> comments group -> commentChèn 1 ghi chú vào văn bảnXoá một chú thích trong văn bảnHiệu chỉnh nội dung chú thích464.7 Footnote & endnote Tab references -> footnotes group -> insert FootNote/EndNoteTạo một FootNote & EndNoteHiệu chỉnh nội dung chú thích 474.8 Bookmark, hyperlink và Cross & ReferenceTab insert -> links group -> bookmark/ hyperlinkBookMark: đánh dấu điểm nào đó trên văn bản, mục đích di chuyển nhanh đến vị trí được đánh dấu.HyperLink: Tạo siêu liên kết giữa các Bookmark, đoạn văn bản, file, website nhanh chóngCách tạo BookMarkCách tạo HyperLinkCách tạo Cross-references. 48Template là một tập tin khuôn mẫu sẵn các định dạng và có phần đôi mở rộng là .DotxChúng ta có thể sử dụng các Template có sẵn hoặc tự tạo ra các Template theo ý thích Sử dụng các Template của bộ officeTạo một Template của riêng mình5. Template 495.1 StyleTrong quá trình soạn thảo văn bản, có nhiều đoạn văn bản có cùng một kiểu định dạng. Nếu định dạng lần lượt như vậy sẽ mất thời gian và không chính xác, Word 2010 giúp đơn giản tình huống trên bằng SytleStyle là một tập hợp các định dạng văn bản của một đoạn, có tên gọi và có thể gán được bằng phím nóngStyle đặt biệt cần thiết khi soạn các tài liệu có nhiều mục, nhiều chương và nhiều loại đoạn văn bản khác nhauCách tạo StyleGán StyleHiệu chỉnh Style 505.2 Tạo bảng mục lục (index table)Để tạo mục lục cần tạo Style trướcTab References -> Group table of Contents -> Table of ContentsShow page Number: Hiển thị số trangTab Leader: Kiểu Tab từ tên thư mục đến số trangFormats: kiểu định dạngShow Levels: số cấp xuất hiện trong mục lụcChọn Options -> Table of Contents Options:Available Styles: Danh sách các Styles tồn tạiTOC level: chỉ định cấp xuất hiện của stylesClick OK để hoàn tất 516. Mail Merge (trộn thư) Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệpThay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng.Tập tin data source Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.Tập tin main document Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnh 527.1 Auto TextLà chức năng chèn văn bản tự độngBước 1: chọn khối văn bản thường dùng-> Tab insert -> quick Parts -> Auto text -> Hộp thoại general -> Save selection to auto gallery -> Create new building blocks -> Nhập ký tự đại diện vào ô name -> Ok để hoàn tấtBước 2: đánh ký tự đại diện đã tạo tại vị trí muốn chèn và nhấn F3 -> Đoạn văn bản 537.2 Auto correctlà chức năng sửa lỗi chính tả tự độngTab File -> option -> Proofing8.1 Đếm Từ (word count)Chức năng thống kê các thông tin về ký tự, từ, Paragragh, số trang trên một tệp tài liệu.Tab review -> proofing-> word count 548.2 Bảo vệ tài liệuBước 1: Mở tập tin cần bảo vệBước 2: chọn Bạn nhấp vào biểu tượng tab File  chọn Info  Click Protect Document Click Encrypt with Password > nhấp OK. Xác nhận lại password > nhấn OK.Hộp thoại Encrypt Document, bạn nhập password vào. Click OK 558.3 Làm việc với Macro Macros là các tính năng tiên tiến, có thể làm tăng tốc độ hiệu chỉnh hay định dạng mà bạn có thể thực thi thường xuyên trong một tài liệu Word. Chúng ghi lại chuỗi các lựa chọn mà bạn chọn để cho một loạt các hành động có thể được hoàn thành trong một bước.Tạo MacrosKhai báo các thành phần của MacrosSử dụng Macros 568.4 Tìm kiếm và thay thế (find & replace)Tab home -> Editing group -> find/replaceKhởi động chức năng tìm kiếm (Ctrl +H)Thiết lập các thông tin tìm kiếmThay thế các từ mới cho các từ tìm kiếm theo yêu cầu (Ctrl +G) 579. Định dạng trang inTab Margins: Các thông số lề cho trang in:Top, bottom, Left, Right: lề trang inGutter: khoảng cách lề để đóng gáy Header/Footer: khoảng cách từ biên trang giấy đến header/FooterMirror margins: in /không in ở chế độ hai mặt giấy 589. Đinh dạng tang in tt2.Tab Paper: Thông số kích thước trang inOrientation: hướng trang inApply: Chọn phạm vi in3.Tab layout: dùng định dạng đối với in hai mặt trang giấy nội dung và cách trình bày header/Footer ở trang chẵn và lẻ sẽ khác nhau 599. Đinh dạng trang in ttIn tài liệu trong WordTab File Print: chứa các tuỳ chọn về in và xem trước trang inPrint: Lệnh in Copies: chọn số bản inPrinter : chọn tên máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows.Pages: chọn lựa trang cần in bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách các trang rời rạt, dấu gạch nối “-“ để in các trang liên tiếp 60Kết thúc chương II Thank You !61