Bài giảng Tin học Đại cương - Chương 4: Microsoft Office PowerPoint - Trường Đại học Phương Đông

1Chương 4 Microsoft Office PowerPoint2Chương 4 Microsoft Office PowerPointGIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT OFFICE POWERPOINTĐối tượng nghiên cứu:Sinh viên: Muốn trình bày nội dung bài tập lớn, đồ án tốt nghiệp trước hội đồng bảo vệCán bộ: Muốn trình bày báo cáo công việc của mình trước đồng nghiệpNhà khoa học: Muốn trình bày những ý tưởng, những công trình nghiên cứu của mình trong những diễn đàn, những cuộc hội thảo. Và còn nhiều hoàn cảnh khác nữa, khi mà ta muốn trình bày một vấn đề nào đó trước đám đông. Microsoft Powerpoint sẽ giúp ta làm những công việc đó một cách đơn giản mà hiệu quả rất cao. 3Chương 4 Microsoft Office PowerPointCác loại thông tin có thể trình diễn: văn bản; hình ảnh; âm thanh; bảng tính; biểu đồ; Tệp trình diễn: Có phần mở rộng là *.PPT. Bao gồm các trang trình diễn (Slides), được sắp theo một thứ tự. Trang trình diễn: Chứa nội dung thông tin cần muốn trình bày. Cấu trúc một tệp trình diễn: Có thể minh hoạ bởi các trang trình diễn (Slides) như sau: 4Chương 4 Microsoft Office PowerPointQui trình để tạo và sử dụng một tệp trình diễn: Bước 1: Xác định rõ ràng các nội dung sẽ trình bày. Từ đó sẽ định ra được cấu trúc của tệp trình diễn là: Chọn nền của slide theo mẫu nào cho phù hợp? Cần bao nhiêu slides? Nội dung mỗi Slide là gì? Bước 2: Dùng Powerpoint để xây dựng nội dung các slide đó. Bước 3: Trình diễn Slide. Khi đó nội dung từng Slide sẽ được phóng to lên toàn bộ màn hình máy tính. Nếu máy tính của bạn nối với một máy chiếu (Multimedia Projector chẳng hạn), nội dung các slide trình chiếu sẽ được đưa lên các màn hình lớn, nhiều người có thể quan sát một cách dễ dàng. 5Chương 4 Microsoft Office PowerPointI. CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA POWERPOINT 1. Khởi độngCách 1: Chọn lệnh Start của Windows như sau: Start | Programs | Microsoft Powerpoint Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Powerpoint trên màn hình nền của Windows;6Chương 4 Microsoft Office PowerPointHộp thoại đầu tiên của Powerpoint xuất hiện, cho phép chọn hướng làm việc Các lựa chọn công việcBlank PresentationFrom design templateFrom AutoContent wizardFrom existing presentation7Chương 4 Microsoft Office PowerPoint2. Tạo một trình diễn mớiBước 1: Chọn menu “Blank Presentation” Bước 2: Chọn diện mạo cho Slide:Text layout: Hình thức văn bảnContent layouts: Hình thức nội dungText and Content Layouts: Hình thức văn bản và nội dungOther layouts: Hình thức mạo khác8Chương 4 Microsoft Office PowerPointDanh sách SlidesHệ thống thực đơn lệnhHệ thống thanh công cụMẫu Slides có sẵnVùng chứa thông tin trình diễnĐiều khiển hình thức hiển thịVùng công cụ tạo đối tượng đồ họa9Chương 4 Microsoft Office PowerPointBản trình diễn (slide): Là nơi chế bản nội dung các bản trình diễn. Mỗi tệp trình diễn (Presentation) có thể bao gồm nhiều bản trình diễn (Slide). Tại mỗi thời điểm, màn hình chỉ có thể hiển thị được 1 bản trình diễn để thiết kế. Có thể sử dụng các công cụ chế bản (như sử dụng trong Word) để đưa thông tin lên các Slides nàyHệ thống thực đơn lệnh (menu): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Powerpoint trong khi làm việc. Sử dụng chuột hoặc tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn; Hệ thống thanh công cụ (Toolbar): Bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó;Danh sách các Slide: Cho phép định vị nhanh đến một Slide nào đó chỉ bằng cách nhấn chuột. 10Chương 4 Microsoft Office PowerPoint3. Soạn thảo thông tin trong SlideSử dụng bàn phím để gõ thông tin cần trình diễn, hoặc có thể copy thông tin từ bản Word sang.Sử dụng chuột hoặc bàn phím để thay đổi vị trí và kích thước các hộp văn bản cho phù hợpSử dụng chuột để bổ sung các hộp văn bản, hình vẽ, tranh ảnh, biểu đồ, từ vùng đối tượng đồ họaSử dụng menu “Format|Font” để định dạng văn bảnSử dụng menu “Format|Slide Design” để định dạng lại hình thức một Slide (hoặc nhiều) từ mẫu có sẵnSử dụng menu “Insert” để chèn các đối tượng tương ứngSử dụng menu “Slide Show | Slide Transition” để tạo hiệu ứng chuyển động cho một (hoặc nhiều Slide)Sử dụng menu “Slide Show | Custom Animation” để tạo hiệu ứng chuyển động cho từng đối tượng trong Slide11Chương 4 Microsoft Office PowerPoint4. Trình diễn SlideSau khi soạn thảo xong một Slide, có thể xem trước hình thức Slide khi trình diễn bằng cách sử dụng tổ hợp phím Shift+F5 hoặc nhấn vào nút tương ứng trong vùng điều khiển hiển thịTiến hành trình diễn Slide bằng cách nhấn F5 hoặc menu “Slide Show | View Show”Di chuyển từ Slide này đến Slide khác bằng phím Enter hoặc các phím mũi tênDừng trình diễn bằng cách sử dụng phím EscXem trước hình thức Slide khi trình diễn12Chương 4 Microsoft Office PowerPoint5. Ghi tệp trình diễn ra đĩaĐể lưu danh sách Slide ra đĩa ta sử dụng menu “File | Save” hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+S. Một hộp thoại hiện ra yêu cầu ta nhập tên và thư mục chứa tệp.Chú ý: Ta phải xác định được đường dẫn chứa tệp để lần sau nhớ và có thể mở lại chúng6. Ghi tệp trình diễn ra một File khácKhi muốn ghi tệp trình diễn ra một file khác tiện cho việc sử đổi Slide trong tệp ta sử dụng menu “File | Save As ”13Chương 4 Microsoft Office PowerPoint7. Mở tệp trình diễn đã tồn tạiMở một tệp trình diễn đã tồn tại để sửa đổi hoặc trình diễn ta sử dung tổ hợp phím Ctrl+O hoặc menu “File | Open” hoặc nút lệnh tương ứng trên thanh công cụ.Vùng lưu trữ tệp SlidesNơi chọn đường dẫn chứa tệp SlidesHình ảnh trang đầu của tệp Slides đang chọnDanh sách các tệp Slides trong thư mực14Chương 4 Microsoft Office PowerPoint8. Thoát khỏi môi trường làm việcKết thúc làm việc hoặc tạm dừng làm việc với tệp Slides, sử dụng tổ hợp phím Ctrl+F4 hoặc menu “File | Exit” hoặc nhấn vào nút đóng cửa sổ.Nếu tệp Slides chưa được lưu vào đĩa, PowerPoint sẽ hỏi ta có ghi không, nếu có nhấn Yes, nếu không nhấn No.15Chương 4 Microsoft Office PowerPointII. XÂY DỰNG CÁC SLIDE 1. Quản lý các Slidea. Thêm một Slide mới vào danh sáchBước 1: Đưa con trỏ chuột vào vị trí cần thêm một Slide trong danh sách Slide, nhấn nút trái chuột để hiển thị con trỏ nhấp nháyBước 2: Vào menu “Insert | New Slide” hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+M hoặc nhấn nút phải chuột và chọn New SlideCon trỏ Slide được đặt ở vị trí này16Chương 4 Microsoft Office PowerPointb. Di chuyển giữa các SlideDùng chuột hoặc sử dụng các phím PageUp, PageDown để di chuyển đến Slide mong muốnNhấn trái chuột vào Slide cần di chuyển tới17Chương 4 Microsoft Office PowerPointc. Xóa một Slide khỏi danh sáchDùng chuột hoặc sử dụng Delete để xóa Slide khỏi danh sáchNhấn phải chuột vào Slide cần xóa và chọn Delete Slide Có thể xóa nhiều Slide một lúc bằng cách chọn các Slide cần xóa, rồi Delete18Chương 4 Microsoft Office PowerPointd. Copy và chèn Slide vào trong danh sáchBước 1: Chọn các Slide cần copy và nhấn nút phải chuột rồi CopyBước 2: Di chuyển con trỏ Slide đến vị trí cần chèn các Slide vừa copy, nhấn nút phải chuột và Paste19Chương 4 Microsoft Office PowerPointe. Di chuyển Slide đến vị trí mớiBước 1: Chọn các Slide cần di chuyển và nhấn nút phải chuột rồi CutBước 2: Di chuyển con trỏ Slide đến vị trí mới cần đặt các Slide vừa Cut, nhấn nút phải chuột và Paste20Chương 4 Microsoft Office PowerPoint2. Đưa thông tin lên Slidea) Đưa thông tin văn bản, hình vẽ lên SlideSử dụng đối tương TextBox để đưa văn bản lên Slide: Dùng chuột kéo và thả các đối tượng từ hộp công cụ lên SlideĐối tượng TextBox21Chương 4 Microsoft Office PowerPointb. Chèn tranh ảnh vào SlideBước 1: Chọn Insert | Picture|Clip Art: Tranh nghệ thuật có sẵnFrom File: Từ một file tranh ảnhAutoShapes: Các hình dạng khác nhauWordArt: Văn bản nghệ thuậtFrom Scanner or Camera: Từ máy quét hoặc máy ảnhBước 2: Tiến hành chèn và sửa đổi đối tượng chèn22Chương 4 Microsoft Office PowerPointc. Chèn âm thanh và video vào SlideBước 1: Chọn Insert | Sounds and Movies|Movies from Clip Organizer: Film từ bộ sưu tập có sẵnMovie from Files: Từ một file phimSounds from Clip Organizer: Âm thanh từ bộ sưu tập có sẵnSounds from Files: Từ một file âm thanhBước 2: Tiến hành chèn và sửa đổi đối tượng chèn23Chương 4 Microsoft Office PowerPointd. Chèn biểu đồ vào SlideBước 1: Chọn Insert | ChatBước 2: Tiến hành chèn và sửa đổi biểu đồ vừa chène. Chèn bảng biểu vào SlideBước 1: Chọn Insert | TableBước 2: Tiến hành chèn và sửa đổi bảng vừa chènf. Chèn các đối tượng đặc biệt vào SlideBước 1: Chọn Insert | ObjectBước 2: Tiến hành chèn và sửa đổi đối tượng vừa chèn24Chương 4 Microsoft Office PowerPoint3. Chèn Slide từ tập Slide khácBước 1: Chọn Insert | Slides from FilesBước 2: Chọn files chứa Slides cần chènBước 3: Giữ phím Ctrl và chọn các Slides cần chènBước 4: Quyết định chèn Insert (đã chọn) hoặc Insert All(Tất cả)25Chương 4 Microsoft Office PowerPointIII. THIẾT LẬP HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄNMột trong những điểm mạnh của Powerpoint là khả năng thiết lập các hiệu ứng động (Animation effect). Với các hiệu ứng này, thông tin trên slide trở nên sinh động hơn, hấp dẫn và thu hút người theo dõi hơn. Tuy nhiên cái gì cũng có nhược điểm của nó, vậy ta cũng không nên quá lạm dụng vào các hiệu ứng hoạt hoạ này, tránh trường hợp người xem cảm thấy nhàm chán.26Chương 4 Microsoft Office PowerPoint1. Tạo hiệu ứng chuyển động cho SlideBước 1: Ta muốn tạo hiệu ứng cho Slide khi xuất hiện trên màn hình. Bằng cách vào menu “Slide Show | Slides Transition”.Bước 2: Thay đổi các tham số chuyển động (bên phải màn hình) theo nhu cầu:Kiểu hiệu ứng xuất hiệnTốc độ xuất hiệnÂm thanh khi xuất hiệnKiểu tác động khi xuất hiện (Khi nhấn chuột hay tự động)27Chương 4 Microsoft Office PowerPointKiểu hiệu ứng khi xuất hiệnTốc độ và âm thanh khi xuất hiệnKiểu xuất hiện: Nhấn chuột hay tự độngApply to All Slides: Đáp ứng tới tất cả SlidePlay: Xem thửSlide Show: Trình diễn thử28Chương 4 Microsoft Office PowerPoint2. Tạo hiệu ứng chuyển động cho các đối tượng trên SlideBước 1: Chọn đối tượng hoặc nhóm cần làm việcLà hộp văn bản: TextBoxLà dòng văn bản trong TextBoxLà hình vẽ: Đoạn thẳng, hình đa giác, Là bức tranh, bức ảnh29Chương 4 Microsoft Office PowerPoint2. Tạo hiệu ứng chuyển động cho các đối tượng trên SlideBước 1: Chọn đối tượng hoặc nhóm cần làm việcBước 2: Sử dụng menu “Slide Show | Custom Annimation”.30Chương 4 Microsoft Office PowerPoint31Chương 4 Microsoft Office PowerPoint32Chương 4 Microsoft Office PowerPoint33Chương 4 Microsoft Office PowerPointIV. SỬ DỤNG CÁC TEMPLATE VÀ CÔNG CỤ SLIDE MASTER 1. Sử dụng các mẫu Side định dạng sẵn (Template)Có rất nhiều các mẫu slide định dạng sẵn trên nhiều lĩnh vực báo cáo khác nhau như: Báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu của công ty; giới thiệu sản phẩm mới; trình diễn các khoá đào tạo; Mẫu mã và được thiết kết rất công phu, hợp lý với nhu cầu hiện tại. 34Chương 4 Microsoft Office PowerPointa) Bắt đầu một tập trình diễn mớiBước 1: Mở mục chọn File | New, từ danh sách menu bên phải, chọn menu “From Design Templates” Bước 2: Lựa chọn các mẫu từ danh sáchBước 3: Soạn thảo nội dung của Slide35Chương 4 Microsoft Office PowerPointb) Sử dụng mẫu Slide cho từng Slide hoặc cả tập SlideSử dụng mẫu cho toàn bộ tập SlideBước 1: Vào menu Format|Slide Design” Bước 2: Lựa chọn các mẫu từ danh sáchBước 3: Tiếp tục soạn thảo nội dung của Slide36Chương 4 Microsoft Office PowerPointChỉ định mẫu cho từng SlideBước 1: Vào menu Format|Slide Design” Bước 2: Lựa chọn Slide cần theo mẫuBước 3: Nhấn trái chuột vào cạnh mẫu (V):Apply to All SlidesApply to Selected SlidesUse for all new PresentationsShow large Previews37Chương 4 Microsoft Office PowerPoint2. Sử dụng công cụ Slide Master Slide master có thể hiểu như một slide chủ của một tệp trình diễnThông thường khi tạo một tệp trình diễn, muốn thay đổi định dạng dữ liệu của toàn bộ các slide theo một định dạng chuẩn nào đó, bạn phải thay đổi lần lượt định dạng dữ liệu trên từng slide. Sử dụng công cụ Silde Master để tạo một slide có định dạng chuẩn, rồi gán toàn bộ các slide trên tệp trình diễn theo định dạng như vậyMỗi mẫu slide mẫu định dạng sẵn (template slide) là một Slide masterVới slide master: Có thể thay đổi các định dạng các đối tượng trên nó.Có thể thiết lập các tiêu đề đầu, tiêu đề cuối, chèn số trang, chèn thêm hình ảnh vào slide.38Chương 4 Microsoft Office PowerPointCách thiết lập Slide master:Bước 1: Mở tệp trình diễn cần thiết lập lại Slide master. Chọn View | Master | Slide master, màn hình làm việc với Slide master xuất hiện với các thành phần như sau:39Chèn ngày thángChèn tiêu đềChèn số trangChọn mẫuBước 2: Thay đổi các đối tượng trong một Slide master40Chương 4 Microsoft Office PowerPointV. IN ẤN1. Cài đặt trang inSử dụng menu “File | Page Setup”41Chương 4 Microsoft Office PowerPoint1. Cài đặt trang inSlides sized for: Chọn khổ giấy in ra máy in; Width và Height: Chiều rộng và chiều cao khổ giấy in (chỉ sử dụng mục này khi khổ giấy in của bạn không nằm trong danh sách Slides sized for: 42Chương 4 Microsoft Office PowerPointOrientation: Hướng in: Portrait: In theo chiều dọcLandscape: In theo chiều ngang. Trong đó Slides: thiết lập hướng in dữ liệu trên các Slides; Notes, handout & outline: Thiết lập hướng in cho phần chú thích đi kèm các slide 43Chương 4 Microsoft Office PowerPoint2. Tiến hành inXem hình thức trước khi in: Sử dụng menu “File | Print Preview”44Chương 4 Microsoft Office PowerPoint2. Tiến hành inTiến hành in: Sử dụng menu “File | Print” hoặc tổ hợp phím Ctrl+P45Chương 4 Microsoft Office PowerPointName: Chọn tên máy in để in46Chương 4 Microsoft Office PowerPointPrint Range: Giới hạn inAll: In tất cảCurrent: In Slide hiện hànhSlides: Giới hạn Slides (từ - đến: 3-7: Slide thứ 3 đến Slides thứ 7)47Chương 4 Microsoft Office PowerPointNumber of copy: Số bản48Chương 4 Microsoft Office PowerPointPrint What: In gì (Slides, Notes Pages, Outline View, )Slides: In nội dung các slide, mỗi slide sẽ in ra một trang giấy; Handouts: In nội dung các slide, có thể in nhiều slide lên trên cùng một trang giấy. Số slide được in trên một trang giấy bạn có thể chọn ở mục Slides per page; Note page: Chỉ in ra những thông tin chú thích các slide; Outline: Chỉ in ra những thông tin chính (outline) trên các slide. 49Chương 4 Microsoft Office PowerPointColor/GrayScale: Màu hay đen trắngGrayScale: In theo các màu đã thiết kế trên slide; Pure Black and White: Chỉ in màu đen trắng. Color: In màu50Chương 4 Microsoft Office PowerPointScale to Fitpaper: Tự động căn chỉnh nội dung in vừa khít với trang in; Frame Slide: In cả khung bao quanh mỗi slide (frame);