Bài giảng Tin học đại cương - Chương 4 Microsoft Office PowerPoint

85 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 86 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT OFFICE POWERPOINT Đối tượng nghiên cứu: Sinh viên: Muốn trình bày nội dung bài tập lớn, đồ án tốt nghiệp trước hội đồng bảo vệ Cán bộ: Muốn trình bày báo cáo công việc của mình trước đồng nghiệp Nhà khoa học: Muốn trình bày những ý tưởng, những công trình nghiên cứu của mình trong những diễn đàn, những cuộc hội thảo. Và còn nhiều hoàn cảnh khác nữa, khi mà ta muốn trình bày một vấn đề nào đó trước đám đông. Microsoft Powerpoint sẽ giúp ta làm những công việc đó một cách đơn giản mà hiệu quả rất cao. 87 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Các loại thông tin có thể trình diễn: văn bản; hình ảnh; âm thanh; bảng tính; biểu đồ; Tệp trình diễn: Có phần mở rộng là *.PPT. Bao gồm các trang trình diễn (Slides), được sắp theo một thứ tự. Trang trình diễn: Chứa nội dung thông tin cần muốn trình bày. Cấu trúc một tệp trình diễn: Có thể minh hoạ bởi các trang trình diễn (Slides) như sau: 88 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Qui trình để tạo và sử dụng một tệp trình diễn: Bước 1: Xác định rõ ràng các nội dung sẽ trình bày. Từ đó sẽ định ra được cấu trúc của tệp trình diễn là: Chọn nền của slide theo mẫu nào cho phù hợp? Cần bao nhiêu slides? Nội dung mỗi Slide là gì? Bước 2: Dùng Powerpoint để xây dựng nội dung các slide đó. Bước 3: Trình diễn Slide. Khi đó nội dung từng Slide sẽ được phóng to lên toàn bộ màn hình máy tính. Nếu máy tính của bạn nối với một máy chiếu (Multimedia Projector chẳng hạn), nội dung các slide trình chiếu sẽ được đưa lên các màn hình lớn, nhiều người có thể quan sát một cách dễ dàng. 89 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint I. CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA POWERPOINT 1. Khởi động Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows như sau: Start | Programs | Microsoft Powerpoint Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Powerpoint trên màn hình nền của Windows; 90 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Hộp thoại đầu tiên của Powerpoint xuất hiện, cho phép chọn hướng làm việc Các lựa chọn công việc Blank Presentation From design template From AutoContent wizard From existing presentation 91 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 2. Tạo một trình diễn mới Bước 1: Chọn menu “Blank Presentation” Bước 2: Chọn diện mạo cho Slide: Text layout: Hình thức văn bản Content layouts: Hình thức nội dung Text and Content Layouts: Hình thức văn bản và nội dung Other layouts: Hình thức mạo khác 92 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Danh sách Slides Hệ thống thực đơn lệnh Hệ thống thanh công cụ Mẫu Slides có sẵnVùng chứa thông tin trình diễn Điều khiển hình thức hiển thị Vùng công cụ tạo đối tượng đồ họa 93 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Bản trình diễn (slide): Là nơi chế bản nội dung các bản trình diễn. Mỗi tệp trình diễn (Presentation) có thể bao gồm nhiều bản trình diễn (Slide). Tại mỗi thời điểm, màn hình chỉ có thể hiển thị được 1 bản trình diễn để thiết kế. Có thể sử dụng các công cụ chế bản (như sử dụng trong Word) để đưa thông tin lên các Slides này Hệ thống thực đơn lệnh (menu): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Powerpoint trong khi làm việc. Sử dụng chuột hoặc tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn; Hệ thống thanh công cụ (Toolbar): Bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó; Danh sách các Slide: Cho phép định vị nhanh đến một Slide nào đó chỉ bằng cách nhấn chuột. 94 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 3. Soạn thảo thông tin trong Slide Sử dụng bàn phím để gõ thông tin cần trình diễn, hoặc có thể copy thông tin từ bản Word sang. Sử dụng chuột hoặc bàn phím để thay đổi vị trí và kích thước các hộp văn bản cho phù hợp Sử dụng chuột để bổ sung các hộp văn bản, hình vẽ, tranh ảnh, biểu đồ, từ vùng đối tượng đồ họa Sử dụng menu “Format|Font” để định dạng văn bản Sử dụng menu “Format|Slide Design” để định dạng lại hình thức một Slide (hoặc nhiều) từ mẫu có sẵn Sử dụng menu “Insert” để chèn các đối tượng tương ứng Sử dụng menu “Slide Show | Slide Transition” để tạo hiệu ứng chuyển động cho một (hoặc nhiều Slide) Sử dụng menu “Slide Show | Custom Animation” để tạo hiệu ứng chuyển động cho từng đối tượng trong Slide 95 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 4. Trình diễn Slide Sau khi soạn thảo xong một Slide, có thể xem trước hình thức Slide khi trình diễn bằng cách sử dụng tổ hợp phím Shift+F5 hoặc nhấn vào nút tương ứng trong vùng điều khiển hiển thị Tiến hành trình diễn Slide bằng cách nhấn F5 hoặc menu “Slide Show | View Show” Di chuyển từ Slide này đến Slide khác bằng phím Enter hoặc các phím mũi tên Dừng trình diễn bằng cách sử dụng phím Esc Xem trước hình thức Slide khi trình diễn 96 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 5. Ghi tệp trình diễn ra đĩa Để lưu danh sách Slide ra đĩa ta sử dụng menu “File | Save” hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+S. Một hộp thoại hiện ra yêu cầu ta nhập tên và thư mục chứa tệp. Chú ý: Ta phải xác định được đường dẫn chứa tệp để lần sau nhớ và có thể mở lại chúng 6. Ghi tệp trình diễn ra một File khác Khi muốn ghi tệp trình diễn ra một file khác tiện cho việc sử đổi Slide trong tệp ta sử dụng menu “File | Save As ” 97 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 7. Mở tệp trình diễn đã tồn tại Mở một tệp trình diễn đã tồn tại để sửa đổi hoặc trình diễn ta sử dung tổ hợp phím Ctrl+O hoặc menu “File | Open” hoặc nút lệnh tương ứng trên thanh công cụ. Vùng lưu trữ tệp Slides Nơi chọn đường dẫn chứa tệp Slides Hình ảnh trang đầu của tệp Slides đang chọn Danh sách các tệp Slides trong thư mực 98 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 8. Thoát khỏi môi trường làm việc Kết thúc làm việc hoặc tạm dừng làm việc với tệp Slides, sử dụng tổ hợp phím Ctrl+F4 hoặc menu “File | Exit” hoặc nhấn vào nút đóng cửa sổ. Nếu tệp Slides chưa được lưu vào đĩa, PowerPoint sẽ hỏi ta có ghi không, nếu có nhấn Yes, nếu không nhấn No. 99 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint II. XÂY DỰNG CÁC SLIDE 1. Quản lý các Slide a. Thêm một Slide mới vào danh sách Bước 1: Đưa con trỏ chuột vào vị trí cần thêm một Slide trong danh sách Slide, nhấn nút trái chuột để hiển thị con trỏ nhấp nháy Bước 2: Vào menu “Insert | New Slide” hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+M hoặc nhấn nút phải chuột và chọn New Slide Con trỏ Slide được đặt ở vị trí này 100 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint b. Di chuyển giữa các Slide Dùng chuột hoặc sử dụng các phím PageUp, PageDown để di chuyển đến Slide mong muốn. Nhấn trái chuột vào Slide cần di chuyển tới 101 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint c. Xóa một Slide khỏi danh sách Dùng chuột hoặc sử dụng Delete để xóa Slide khỏi danh sáchNhấn phải chuột vào Slide cần xóa và chọn Delete Slide Có thể xóa nhiều Slide một lúc bằng cách chọn các Slide cần xóa, rồi Delete 102 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint d. Copy và chèn Slide vào trong danh sách Bước 1: Chọn các Slide cần copy và nhấn nút phải chuột rồi Copy Bước 2: Di chuyển con trỏ Slide đến vị trí cần chèn các Slide vừa copy, nhấn nút phải chuột và Paste 103 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint e. Di chuyển Slide đến vị trí mới Bước 1: Chọn các Slide cần di chuyển và nhấn nút phải chuột rồi Cut Bước 2: Di chuyển con trỏ Slide đến vị trí mới cần đặt các Slide vừa Cut, nhấn nút phải chuột và Paste 104 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 2. Đưa thông tin lên Slide a) Đưa thông tin văn bản, hình vẽ lên Slide Sử dụng đối tương TextBox để đưa văn bản lên Slide: Dùng chuột kéo và thả các đối tượng từ hộp công cụ lên Slide Đối tượng TextBox 105 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint b. Chèn tranh ảnh vào Slide Bước 1: Chọn Insert | Picture| Clip Art: Tranh nghệ thuật có sẵn From File: Từ một file tranh ảnh AutoShapes: Các hình dạng khác nhau WordArt: Văn bản nghệ thuật From Scanner or Camera: Từ máy quét hoặc máy ảnh Bước 2: Tiến hành chèn và sửa đổi đối tượng chèn 106 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint c. Chèn âm thanh và video vào Slide Bước 1: Chọn Insert | Sounds and Movies| Movies from Clip Organizer: Film từ bộ sưu tập có sẵn Movie from Files: Từ một file phim Sounds from Clip Organizer: Âm thanh từ bộ sưu tập có sẵn Sounds from Files: Từ một file âm thanh Bước 2: Tiến hành chèn và sửa đổi đối tượng chèn 107 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint d. Chèn biểu đồ vào Slide Bước 1: Chọn Insert | Chat Bước 2: Tiến hành chèn và sửa đổi biểu đồ vừa chèn e. Chèn bảng biểu vào Slide Bước 1: Chọn Insert | Table Bước 2: Tiến hành chèn và sửa đổi bảng vừa chèn f. Chèn các đối tượng đặc biệt vào Slide Bước 1: Chọn Insert | Object Bước 2: Tiến hành chèn và sửa đổi đối tượng vừa chèn 108 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 3. Chèn Slide từ tập Slide khác Bước 1: Chọn Insert | Slides from Files Bước 2: Chọn files chứa Slides cần chèn Bước 3: Giữ phím Ctrl và chọn các Slides cần chèn Bước 4: Quyết định chèn Insert (đã chọn) hoặc Insert All(Tất cả) 109 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint III. THIẾT LẬP HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN Một trong những điểm mạnh của Powerpoint là khả năng thiết lập các hiệu ứng động (Animation effect). Với các hiệu ứng này, thông tin trên slide trở nên sinh động hơn, hấp dẫn và thu hút người theo dõi hơn. Tuy nhiên cái gì cũng có nhược điểm của nó, vậy ta cũng không nên quá lạm dụng vào các hiệu ứng hoạt hoạ này, tránh trường hợp người xem cảm thấy nhàm chán. 110 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 1. Tạo hiệu ứng chuyển động cho Slide Bước 1: Ta muốn tạo hiệu ứng cho Slide khi xuất hiện trên màn hình. Bằng cách vào menu “Slide Show | Slides Transition”. Bước 2: Thay đổi các tham số chuyển động (bên phải màn hình) theo nhu cầu: -Kiểu hiệu ứng xuất hiện -Tốc độ xuất hiện -Âm thanh khi xuất hiện -Kiểu tác động khi xuất hiện (Khi nhấn chuột hay tự động) 111 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Kiểu hiệu ứng khi xuất hiện Tốc độ và âm thanh khi xuất hiện Kiểu xuất hiện: Nhấn chuột hay tự động Apply to All Slides: Đáp ứng tới tất cả Slide Play: Xem thử Slide Show: Trình diễn thử 112 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 2. Tạo hiệu ứng chuyển động cho các đối tượng trên Slide Bước 1: Chọn đối tượng hoặc nhóm cần làm việc Là hộp văn bản: TextBox Là dòng văn bản trong TextBox Là hình vẽ: Đoạn thẳng, hình đa giác, Là bức tranh, bức ảnh 113 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 2. Tạo hiệu ứng chuyển động cho các đối tượng trên Slide Bước 1: Chọn đối tượng hoặc nhóm cần làm việc Bước 2: Sử dụng menu “Slide Show | Custom Annimation”. 114 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 115 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 116 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 117 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint IV. SỬ DỤNG CÁC TEMPLATE VÀ CÔNG CỤ SLIDE MASTER 1. Sử dụng các mẫu Side định dạng sẵn (Template) Có rất nhiều các mẫu slide định dạng sẵn trên nhiều lĩnh vực báo cáo khác nhau như: Báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu của công ty; giới thiệu sản phẩm mới; trình diễn các khoá đào tạo; Mẫu mã và được thiết kết rất công phu, hợp lý với nhu cầu hiện tại. 118 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint a) Bắt đầu một tập trình diễn mới Bước 1: Mở mục chọn File | New, từ danh sách menu bên phải, chọn menu “From Design Templates” Bước 2: Lựa chọn các mẫu từ danh sách Bước 3: Soạn thảo nội dung của Slide 119 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint b) Sử dụng mẫu Slide cho từng Slide hoặc cả tập Slide Sử dụng mẫu cho toàn bộ tập Slide Bước 1: Vào menu Format|Slide Design” Bước 2: Lựa chọn các mẫu từ danh sách Bước 3: Tiếp tục soạn thảo nội dung của Slide 120 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Chỉ định mẫu cho từng Slide Bước 1: Vào menu Format|Slide Design” Bước 2: Lựa chọn Slide cần theo mẫu Bước 3: Nhấn trái chuột vào cạnh mẫu (V): Apply to All Slides Apply to Selected Slides Use for all new Presentations Show large Previews 121 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 2. Sử dụng công cụ Slide Master Slide master có thể hiểu như một slide chủ của một tệp trình diễn Thông thường khi tạo một tệp trình diễn, muốn thay đổi định dạng dữ liệu của toàn bộ các slide theo một định dạng chuẩn nào đó, bạn phải thay đổi lần lượt định dạng dữ liệu trên từng slide. Sử dụng công cụ Silde Master để tạo một slide có định dạng chuẩn, rồi gán toàn bộ các slide trên tệp trình diễn theo định dạng như vậy Mỗi mẫu slide mẫu định dạng sẵn (template slide) là một Slide master Với slide master: Có thể thay đổi các định dạng các đối tượng trên nó. Có thể thiết lập các tiêu đề đầu, tiêu đề cuối, chèn số trang, chèn thêm hình ảnh vào slide. 122 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Cách thiết lập Slide master: Bước 1: Mở tệp trình diễn cần thiết lập lại Slide master. Chọn View | Master | Slide master, màn hình làm việc với Slide master xuất hiện với các thành phần như sau: 123 Chèn ngày tháng Chèn tiêu đề Chèn số trang Chọn mẫu Bước 2: Thay đổi các đối tượng trong một Slide master 124 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint V. IN ẤN 1. Cài đặt trang in Sử dụng menu “File | Page Setup” 125 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 1. Cài đặt trang in  Slides sized for: Chọn khổ giấy in ra máy in;  Width và Height: Chiều rộng và chiều cao khổ giấy in (chỉ sử dụng mục này khi khổ giấy in của bạn không nằm trong danh sách Slides sized for: 126 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint  Orientation: Hướng in:  Portrait: In theo chiều dọc  Landscape: In theo chiều ngang. Trong đó  Slides: thiết lập hướng in dữ liệu trên các Slides;  Notes, handout & outline: Thiết lập hướng in cho phần chú thích đi kèm các slide 127 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 2. Tiến hành in  Xem hình thức trước khi in: Sử dụng menu “File | Print Preview” 128 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 2. Tiến hành in  Tiến hành in: Sử dụng menu “File | Print” hoặc tổ hợp phím Ctrl+P 129 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint  Name: Chọn tên máy in để in 130 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint  Print Range: Giới hạn in  All: In tất cả  Current: In Slide hiện hành  Slides: Giới hạn Slides (từ - đến: 3-7: Slide thứ 3 đến Slides thứ 7) 131 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint  Number of copy: Số bản 132 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint  Print What: In gì (Slides, Notes Pages, Outline View, )  Slides: In nội dung các slide, mỗi slide sẽ in ra một trang giấy;  Handouts: In nội dung các slide, có thể in nhiều slide lên trên cùng một trang giấy. Số slide được in trên một trang giấy bạn có thể chọn ở mục Slides per page;  Note page: Chỉ in ra những thông tin chú thích các slide;  Outline: Chỉ in ra những thông tin chính (outline) trên các slide. 133 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint  Color/GrayScale: Màu hay đen trắng  GrayScale: In theo các màu đã thiết kế trên slide;  Pure Black and White: Chỉ in màu đen trắng.  Color: In màu 134 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint  Scale to Fitpaper: Tự động căn chỉnh nội dung in vừa khít với trang in;  Frame Slide: In cả khung bao quanh mỗi slide (frame); 135 Chương 5 CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ