Bài giảng Tin học căn bản - Sử dụng phần mềm bảng tính điện tử

SỬ DỤNG PHẦN MỀM BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬBài 1: Làm quen với MS-Excel 2003Cung cấp cho học sinh kiến thức và kỹ năng thực hành qua các nội dung:Giới thiệu bảng tính điện tử: Bảng tính, Trang bảng tính, dòng, cột, ô, địa chỉ ôCác thao tác cơ bản với MS-Excel: Khởi động và đóng chương trình, tạo mới, ghi lưu bảng tính, mở một (nhiều) bảng tính đã có Thay đổi tham số cơ sở của chương trình: Tên người dùng, thư mục mặc định khi mở và lưu.Mục tiêu của bài học1. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel 1.1 Khởi động- Start > Programs > Microsoft Excel. Hoặc:- Kích đúp chuột vào biểu tượng đường tắt trên màn hình nền (nếu có). Hoặc:- Kích chuột trái vào biểu tượng trên Office bar (nếu có).Cửa sổ bảng tínhThanh thực đơn lệnhThanh tiêu đềThanh công thứcThanh trạng tháiThanh cuộn dọc,ngangĐường viền ngangĐường viền dọcTrang tínhThanh công cụĐịa chỉ ô 1.2 Tạo bảng tính mớiTheo mẫu mặc định: C1: Nhắp chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ. C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+N. C3: Vào FileNew chọn lớp General Workbook  OK.Sử dụng bảng tính mẫu: Vào FileNew chọn lớp Spreadsheet Solutions Chọn mẫu  OK 1.3 Ghi lưu bảng tính vào ổ đĩaVào File > Save hoặc Nhấn chuột vào biểu tượng Save ,hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + S. Có hai khả năng xảy ra: + Trường hợp lưu tệp tin lần đầu tiên sẽ xuất hiện hộp thoại Save As. Xuất hiện hộp thoại:Nhấn chuột vào nút mũi tên trong ô Save in: để chọn ổ đĩa, thư mục chứa tệp tin.Gõ tên bảng tínhNhấn chuột + Trường hợp lưu lại những nội dung thay đổi trong tệp tin thì khi thực hiện một trong ba thao tác trên, chương trình sẽ tự động lưu lại những thay đổi đối với nội dung tập tin đó và không đưa ra yêu cầu gì. 1.4 Ghi lưu bảng tính dưới dạng tên khácVào File > Save As : Xuất hiện hộp thoại:Nhấn chuột vào nút mũi tên trong ô Save in: để chọn ổ đĩa, thư mục chứa tệp tin.Gõ tên mới cho bảng tính Nhấn chuột 1.5 Ghi lưu bảng tính dưới dạng các tệp tin khác nhau như: Text, HTML..Vào File > Save : Xuất hiện hộp thoại:Nhấn chuột vào nút mũi tên trong ô Save in: để chọn ổ đĩa, thư mục chứa tệp tin.Gõ tên cho bảng tính Nhấn chuột Chọn kiểu tệp tin muốn ghi 1.6 Đóng bảng tính, đóng chương trình Nhắp chuột vào menu FileClose đóng bảng tính đang làm việc Nhắp chuột vào menu FileExit đóng chương trình MS- Excel hoặc nhấn nút close trên góc trên bên phải màn hình, hoặc bấm đồng thời Alt+F4 1.7 Mở một hoặc nhiều bảng tínhC1. Nhắp chuột menu FileOpenC2. Nhắp chuột biểu tượng Open trên thanh công cụ.C3. bấm đồng thời Ctrl+OXuất hiện bảng chọn: Tại hộp Look in chọn thư mục chứa tên bảng tính cần mở. Chọn tên bảng tính sau đó bấm Open hoặc bấm đúp tên bảng tính 1.8 Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính MS-Excel hỗ trợ đồng thời mở nhiều bảng tính cùng lúc.Nhắp chuột vào biểu tượng bảng tính trên thanh trạng thái cửa sổnền MS- Windowns. 1.9 Trang hiện hành, Ô hiện hànhTrang hiện hành là trang ta nhìn thấy trên màn hìnhÔ hiện hành là ô ta đang thao tác trên ô đóÔ hiện hànhTrang hiện hành 1.10 Thay đổi tham số chương trình Vào menu lệnh Tool/options/General.Nhập tên người vào User namme: Ví dụ Ngoc HaiĐặt thư mục mặc định: vào ô Default file location: Ví dụ: c:\bai_tapNhập phong chữ mặc địnhvào: Standar font: Ví dụ: ArialNhập cỡ chữ mặc định vào: Size. Ví dụ; 14Nhấp chuột vào OK để kết thúc2. Sử dụng chức năng trợ giúp có sẵn 2.1 Người trợ giúp văn phòng (Office Assistant)2.2 Tiện ích Help2.3 Sử dụng công cụ phóng to, thu nhỏVào menu lệnh View/Zoom hoặc bấm chuột vào biểu tượng View sau đó chọn cỡC1: Vào menu lệnh View/ToolbarsC2: Vào menu lệnh Tools/Customize/ToolbarsC3: Bấm chuột phải vào1thanh công cụ2.4 Ẩn hiện thanh công cụNhấp chuột tại ô đầu tiên nằm dưới dòng tiêu đề hoặc bên phải cột tiêu đề Vào menu lệnh Window chọn Freeze PanesMuốn gõ bỏ chọn lệnh UnFreeze Panes trong thực đơn lệnh Window2.5 Cố định dòng tiêu đề/cột tiêu đề Cung cấp cho học viên kiến thức và kỹ năng thực hành qua các nội dung:Nhập dữ liệu kiểu văn bản và kiểu sốBiên tập dữ liệu: Thao tác xóa, sửa dữ liệu. Thao tác chọn ô, cột, dòng.Sao chép, di chuyển nội dung các ô.Sử dụng công cụ AutoFills.Thêm, bớt, đổi tên bảng tính.Sao chép, di chuyển trang bảng tính.Mục tiêu của bài họcBài 2: Soạn thảo nội dung bảng tính1. Các kiểu dữ liệu trong MS- Excel 2003Trong mỗi ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Có thể phân ra các kiểu dữ liệu sau đây: Kiểu số: Dữ liệu nhập vào là các chữ số, ở chế độ mặc nhiên dữ liệu dạng số sẽ hiển thị phía bên phải của ô, nếu là số âm có thể nhập dấu (-) phía trước hoặc để trong ngoặc đơn. Kiểu chuỗi: Mặc nhiên sẽ hiển thị ở phía bên trái của ô. Khi dữ liệu là số, muốn Excel2000 hiểu là dạng chuỗi phải nhập dấu nháy đơn (‘) vào trước. Dữ liệu kiểu ngày tháng: Nhập ngày tháng bình thường với dấu phân cách là gạch ngang (-) hay gạch chéo (/). Phần tháng có thể Excel sẽ hiển thị số hoặc chữ bằng tiếng Anh. Trong Excel mặc định kiểu nhập ngày tháng theo thứ thự Tháng, Ngày, Năm (mm/dd/yy). Kiểu công thức: Dữ liệu kiểu công thức sẽ là các phép toán hay các hàm, muốn nhập dữ liệu dạng công thức phải nhập dấu bằng trước (=) sau đó đến công thức hoặc tên hàm.2. Biên tập dữ liệu Sửa đổi nội dung đã có trong ô: Nhấp đúp chuột vào ô để MS-Excel chuyển sang trạng thái soạn thảo, khi đó có thể hiệu chỉnh dữ liệu. Nhấn Enter để kết thúc Thay thế nội đã tồn tại trong ô: Nhắp chuột vào ô cần thay thế rồi nhập vào dữ liệu mới. Dữ liệu cũ sẽ tự động mất. Nhấn Enter để kết thúc. Sử dụng lệnh Undo và Redo:Lệnh Undo cho phép người dùng quay trở lại kết quả đã có trước khi thực hiện một số lệnh hoặc hành động.Lện Redo cho phép người dùng thực hiện lại hành động đã bị hủy bỏ bởi lệnh Undo. 3. Thao tác chọn/ hủy chọn ô, dòng, cột3.1 Chọn ô, dòng , cột Chọn một ô: Nhấp chuột vào ô đó. Chọn một vùng ô liên tục: Nhắp chuột vào ô trên cùng bên trái đồng thời giữ phím Shift và nhấp chuột vào ô dưới cùng bên phải, sau đó thả phím Shift để kết thúc việc chọn. Chọn vùng ô rời rạc:Chọn một ô hoặc một vùng ô liên tục.Giữ phím Ctrl đồng thời chọn một ô hoặc một vùng ô liên tục tiếp theo. hành động.Thả phím Ctrl khi kết thúc. Chọn một cột: Nhấp chuột vào tiêu đề cột có trên đường viền ngangChọn một dãy cột liền nhau: Nhấp chuột vào tên cột đầu tiên trên đường viền ngangGiữ phím Shift và nhắp chuột vào tên cột cuối cùng của dãyChọn dãy cột rời rạcChọn cột hoặc một dãy cột liền nhauGiữ phím Ctrl đồng thời nhắp chuột vào tên cột cần chọn hoặc dãy cột cần chọnThả phím CtrlChọn một dòng: Nhấp chuột vào tiêu đề dòng có trên đường viền dọcChọn một dãy dòng liền nhau: Nhấp chuột vào tên dòng đầu tiên trên đường viền dọcGiữ phím Shift và nhắp chuột vào tên dòng cuối cùng của dãyChọn dãy dòng rời rạcChọn dòng hoặc một dãy dòng liền nhauGiữ phím Ctrl đồng thời nhắp chuột vào tên dòng cần chọn hoặc dãy dòng cần chọnThả phím CtrlChọn toàn bộ bảng tính: Bấm nút giao giữa đường viền ngang và đường viền dọc hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+A.3.2 Hủy chọnNhắp chuột tại một ô bất kỳ trên bảng tínhĐiền tự động số thứ tựNhập 2 số thứ tự đầu tiênChọn 2 ô vừa nhậpNhấn chuột vào góc dưới phải ô chọn đồng thời kéo tới vị trí kết thúc, sau đó thả chuột.Điền tự động theo chuỗi.Nhập dữ liệu vào 2 ô liên tục. Ví dụ 4CL021 và 4CL022 vào ô A1,A2Bôi đen 2 ô vừa nhậpNhấn chuột vào góc dưới phải vùng vừa chọn đồng thời kéo tới vị trí kết thúc, sau đó thả chuột.4. Sử dụng công cụ điền nội dung tự độngĐiền tự động theo cấp số cộngVí dụ: dẫy số 5,10,15,20(số gia 5)Chọn ít nhất 2 ô chứa dãy giá trị đã cho trướcNhắp chuột vào đúng vị trí góc dưới phải, kéo và thảĐiền tự động theo cấp số nhân.Ví dụ: dãy số 1,3,9,27 (thừa số 3)Chọn ít nhất 2 ô chứa dãy giá trị đã cho trướcNhắp chuột phải vào đúng vị trí góc dưới phải, kéo và thảKhi thả nút chuột phải, xuất hiện bảng,chọn Growth Trend.5.1 Sao chép các ôTrường hợp 1: Sao chép bình thườngSao chép những vùng dữ liệu mà ta trực tiếp nhập vào, nghĩa là vùng dữ liệu này không phải dùng công thức hoặc các hàm để tính ra.* Các bước thực hiện:- Bôi đen vùng dữ liệu cần sao chép- Edit > Copy hoặc ấn tổ hợp phím (Ctrl+C) hoặc kích chuột vào nút lệnh Copy trên thanh công cụ Standard. - Kích chuột vào ô đầu tiên của vùng cần sao chép tới- Edit > Paste hoặc ấn tổ hợp phím (Ctrl+V) hoặc kích chuột vào nút lệnh Paste trên thanh công cụ Standard.5. Thao tác sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ôTrường hợp 2: Sao chép đặc biệtChỉ sao chép phần dữ liệu (kết quả) được tính từ việc lập công thức hoặc dùng các hàm.* Các bước thực hiện- Bôi đen vùng dữ liệu cần sao chép- Edit > Copy hoặc ấn tổ hợp phím (Ctrl+C) hoặc kích chuột vào nút lệnh Copy trên thanh công cụ Standard. - Kích chuột vào ô đầu tiên của vùng mới- Edit > Paste Special, xuất hiện hộp thoại Paste Special, kích chuột đánh dấu vào ô Values- Cuối cùng kích chọn OK để kết thúc 5.2 Di chuyển các ô* Các bước thực hiện:- Bôi đen vùng dữ liệu cần di chuyển- Edit > Cut hoặc ấn tổ hợp phím (Ctrl+X) hoặc kích chuột vào nút lệnh Cut trên thanh công cụ Standard. - Kích chuột vào ô đầu tiên của vùng cần di chuyển tới- Edit > Paste hoặc ấn tổ hợp phím (Ctrl+V) hoặc kích chuột vào nút lệnh Paste trên thanh công cụ Standard.5.3 Xóa nội dung ôĐánh dấu chọn các ô cần xóaNhắp chọn thực đơn lệnh EditClear+ All: nếu xoá tất cả trong vùng đã bôi đen (Formats: định dạng, Contents: nội dung, Comments: ghi chú). + Formats: chỉ xoá phần định dạng kiểu dữ liệu trong vùng.+ Contents (hoặc ấn phím Delete): chỉ xoá phần nội dung nhưng vẫn tồn tại phần định dạng kiểu dữ liệu (nếu có) và phần ghi chú (nếu có) trong vùng. + Comments: chỉ xoá phần ghi chú trong vùng (nếu có).6.1 Thêm dòngChọn dòng phía dưới dòng cần thêmVào thực đơn InSertRows6.2 Thêm cộtChọn cột bên phải cột cầnthêmVào thực đơn InSertColumns6.3 Thêm vùng ôChọn vùng ô cần chènNhắp chuột vào thực đơn lệnh Insert Cells6. Thêm/bớt ô, dòng, cột6.4 Xóa vùng ôChọn vùng ô cần xóaVào thực đơn EditDelete xuất hiện hộp thoạiXóa ô và đẩy các ô bên phải vị trí xóa sang bên tráiXóa ô và đẩy các ô dưới vị trí xóa lên trênXóa dòng chứa ô và đẩy các dòng dưới vị trí xóa lên trênXóa cột chứa ô và đẩy các cột bên phải vị trí xóa sang trái6.5 Thay đổi chiều rộng cột và chiều cao dòng Thay đổi độ rộng của Cột (Column width):Có nhiều cách:C1. Di chuột vào đường phân cách bên phải của cột định thay đổi, khi nào biểu tượng chuột chuyển thành hình dấu cộng có mũi tên chỉ sang phải và sang trái bạn kích đúp chuột trái để chương trình tự động điều chỉnh độ rộng đúng bằng độ dài của ô có dữ liệu dài nhất trong cột.C2. Di chuột vào đường phân cách bên phải của cột định thay đổi, khi nào biểu tượng chuột chuyển thành hình dấu cộng có mũi tên chỉ sang phải và sang trái, bạn ấn và giữ chuột trái đồng thời di chuột sang phải (nếu mở rộng) hoặc di sang trái (nếu thu hẹp). Thả phím trái chuột khi thấy độ rộng phù hợp.C3. - Bôi đen một hay nhiều cột cần thay đổi - Format > Column > Width, xuất hiện hộp thoại, nhập độ rộng phù hợp - OK Thay đổi độ cao của dòng (Row Height):C1. Di chuột đến đường phân cách phía dưới của hàng cần thay đổi phía bên trái bảng tính, kích đúp chuột để mở rộng chiều cao bằng ô có dữ liệu cao nhất trong hàng, hoặc ấn và giữ chuột trái đồng thời di chuột lên phía trên (nếu thu hẹp) hoặc di xuống dưới (nếu mở rộng).C2.- Bôi đen một hay nhiều hàng cần thay đổi - Format > Row > Height. Xuất hiện hộp thoại, nhập chiều cao phù hợp - OKẨn/hiện dòng, cộtChọn cột hoặc hàng cần ẩnNhắp chuột phải lên vùng chọn, xuất hiện bảng chọn HideMuốn hiển thị trở lại-Chọn vùng chứa cột hoặc hàng đang bị ẩnNhắp chuột phải lên vùng chọn, xuất hiện bảng chọn UnhideChèn một trang vào bảng tínhNhắp chọn thực đơn lênh InsertWorksheet hoặcNhấn chuột phải vào tên bảng tính bất kỳ, chọn Insert. OKĐổi tên bảng tínhNhắp chuột phải vào tên bảng tínhChọn Rename.Gõ tên mới rồi nhấn EnterXóa một bảng tínhNhắp chuột phải vào tên bảng tínhChọn Delete7. Thao tác với các trang bảng tínhSao chép trang bảng tínhNhắp chọn tên bảng tính cần sao chépGiữ phím Ctrl rồi kéo thả tên trang bảng tính đó sang vị trí mới.Di chuyển trang bảng tínhNhắp chọn tên bảng tính cần di chuyểnKéo thả tên trang bảng tính đó sang vị trí mới.Sắp xếp bảng tính theo cộtTrường hợp 1: Sắp xếp dữ liệu trên một cột không ảnh hưởng đến dữ liệu của cột khác trong bảng- Bôi đen cột cần sắp xếp- Kích chuột vào một trong hai chức năng sau:+ Sắp xếp theo thứ tự tăng dần.+ Sắp xếp theo thứ tự giảm dần.8. Sử dụng tiện ích sắp xếp và lọc dữ liệuTrường hợp 2: Sắp xếp dữ liệu trên một cột nhưng ảnh hưởng đến dữ liệu của các cột khác- Bôi đen vùng dữ liệu cần sắp xếp- Data > Sort, xuất hiện hộp thoại SortKích chuột vào mũi tên trong ô Sort by để chọn cột chính cần sắp xếp. Ví dụ chọn cột Luong chinh - Chọn Ascending: Nếu sắp xếp tăng dần- Chọn Descending: Nếu sắp xếp giảm dần- Header row: Trong khối chọn có dòng tiêu đề nhưng không sắp xếp dòng tiêu đề này.- No header row: Trong khối chọn không có dòng tiêu đề.- Cuối cùng kích chuột vào OK.Sử dụng tiện ích lọc dữ liệu1 Phương pháp trích tự động lọc đơn giản.- Kích chuột vào dòng tiêu đề cột của bảng dữ liệu- Data > Filter > AutoFilter- Kích chuột vào nút tại cột có dữ liệu cần lọc, danh sách các giá trị cần lọc hiện ra, kích chuột chọn giá trị cần lọc. Khi đó, danh sách dữ liệu thoả mãn điều kiện lọc hiện ra. Chú ý:+ Muốn trở lại danh sách ban đầu, kích chuột vào nút có mầu xanh chọn All+ Bỏ chức năng lọc tự động: vào lại: Data > Filter > AutoFilter1 2. Phương pháp trích lọc phức tạp.- Kích chuột vào dòng tiêu đề cột của bảng dữ liệu- Data > Filter > AutoFilter- Kích chuột vào nút tại cột có dữ liệu cần lọc, danh sách các đề mục hiện ra, kích chuột chọn mục Custom, xuất hiện hộp thoại:- Kích chuột vào mũi tên của ô: Show rows where để chọn điều kiện lọc. Trong đó :+ equals: bằng+ does not equals: khác+ is greater than: lớn hơn+ is greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằng+ is less than: nhỏ hơn+ is less than or equal to: nhỏ hơn hoặc bằng+ begins with: bắt đầu bởi+ does not begin with: không bắt đầu bởi+ ends with: kết thúc bằng giá trị+ does not end with: không kết thúc bằng giá trị+ contains: chứa+ does not contain: không chứa- Nhập giá trị của điều kiện lọc trong ô bên phải- Sau khi chọn điều kiện và nhập giá trị điều kiện xong, kích chuột vào OK để kết thúc.Định dạng ô để biểu diễn dữ liệu theo nhiều dạng: dạng số, dạng văn bản, dạng tiền tệ, dạng tỉ lệ phần trăm, dạng ngày thángSao chép định dạng vùng ô.Thay đổi hướng văn bản trong ô.Kẻ/xóa các đường viền của ôMục tiêu của bài họcBài 3: Thao tác định dạngĐịnh dạng là các thao tác nhằm thay đổi hình thức nội dung cho phù hợp với thể thức của bảng tính.Định dạng phông chữĐịnh dạng cỡ chữ.Định dạng kiểu sốĐịnh dạng màu nền và màu chữ..1.Khái niệmMS-Excel cung cấp nhiều dạng biểu diễn dữ liệu trong ô:General: Dạng chung do MS-Excel qui định sau khi nhập dữ liệu vào ô.Number: Dạng sốĐịnh dạng kiểu sốCurrency: Dạng tiền tệ.Date: dạng ngày thángTime: dạng thời gian.Text: Dạng văn bản.Custom: Dạng do người dùng tự định nghĩa theo quy ước mà MS-Excel hỗ trợ2. Thao tác định dạng ô2.1 Biểu diễn dữ liệu số thực- Bôi đen vùng số cần định dạng- Format > Cells, xuất hiện hộp thoại Format Cells- Chọn lớp Number+ Chọn mục Number trong ô Category:+ Nếu sử dụng ký tự phân cách hàng nghìn, kích chuột đánh dấu vào ô: Use 1000 Separator (.)- Nhập số lẻ của phần thập phân trong ô Decimal places- Cuối cùng kích chuột vào OK để kết thúc. 2.2 Biểu diễn dữ liệu theo dạng ngày tháng- Bôi đen vùng số cần định dạng- Format > Cells, xuất hiện hộp thoại Format Cells- Chọn lớp Number+ Chọn mục Custom trong ô Category:+ Nhập chuỗi ký tự dd/mm/yyyy vào hộp Type. - Cuối cùng kích chuột vào OK để kết thúc. 2.3 Biểu diễn dữ liệu theo dạng tiền tệ- Bôi đen vùng số cần định dạng- Format > Cells, xuất hiện hộp thoại Format Cells- Chọn lớp Number+ Chọn mục Custom trong ô Category:+ Nhập chuỗi ký tự #,##0.00[$VND] vào hộp type. - Cuối cùng kích chuột vào OK để kết thúc. 2.4 Biểu diễn dữ liệu theo dạng phần trăm- Bôi đen vùng số cần định dạng- Nhấn nút trên thanh công cụ để thể hiện dạng phần trăm- Nhấn nút , để tăng, giảm số thập phân3. Định dạng ô chứa văn bản3.1 Thay phông chữĐể định dạng phông chữ cho dữ liệu bạn thực hiện theo các bước sau:- Bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng - Format > Cells, xuất hiện hộp thoại Format Cells- Chọn lớp Font, trong đó:+ Font, Font style: Kiểu chữ+ Size: Kích cỡ chữ+ Underline: Tạo chữ có gạch dưới + Color: Màu+ Preview: Xem trước phần định dạng.- Chọn OK để kết thúc. 3.2 Sao chép định dạng ôChọn ô đã được định dạng trướcNếu chọn cả vùng thì vùng đó phải có cùng kiểu(màu chữ, kiểu chữ, màu sắc)Nhấn nút Format Painter , bên phải con trỏ xuất hiện thêm một chổi quét sơn nhỏThao tác chọn ô hoặc chọn vùng để áp dụng định dạng3.3 Đặt thuộc tính Wrap Text cho ô (nhập nhiều dòng trên 1 ô)Mặc định Excel chỉ cho phép nhập dữ liệu trên một dòng trong cùng một ô. Để có thể nhập nhiều dòng trong cùng một ô, thực hiện theo các bước sau:- Bôi đen số ô cần nhập nhiều dòng - Format > Cells, xuất hiện hộp thoại Format Cells- Chọn lớp Alignment- Kích chuột đánh dấu vào ô Wrap text- Kích chọn OK để kết thúc.4. Căn lề, vẽ đường viền ô4.1 Căn vị trí chữ trong ô: giữa, trái, phải, trên, dưới- Bôi đen vùng dữ liệu cần căn giữa- Format > Cells, xuất hiện hộp thoại Format Cells.- Chọn lớp Alignment+ Chọn Center trong ô Horizontal: căn vào giữa ô theo chiều ngang.+ Chọn Center trong ô Vertical: căn vào giữa ô theo chiều dọc.Kích chọn OK để kết thúc.4.2 Nhập ô (gộp nhiều ô thành 1 ô) Nối nhiều ô thành một ô- Bôi đen những ô cần hợp, kích chuột trái vào biểu tượng trên thanh công cụ. Hoặc:- Bôi đen những ô cần hợp- Format > Cells > xuất hiện hộp thoại, chọn lớp Alignment- Kích chuột đánh dấu vào ô Merge Cells > OK.4.3 Thay đổi hướng chữ trong ô- Bôi đen các ô dữ liệu cần thay đổi hướng- Format > Cells, xuất hiện hộp thoại Format Cells- Chọn lớp Alignment+ Thay đổi hướng dữ liệu trong khung: Orientation+ Điều chỉnh góc xoay trong ô: Degrees - Kích chọn OK để kết thúc.4.4 Thêm đường viền cho ô, vùng ô- Bôi đen vùng bảng cần tô đường viền.Format > Cells > xuất hiện hộp thoại Format Cells chọn lớp Border. - Kích chuột trái để chọn kiểu đường viền muốn tô trong ô Style.- Kích chuột trái vào các cạnh tương ứng trong khung Border.- Cuối cùng chọn nút lệnh OK. Xây dựng các công thức số học cơ bảnNhận biết các thông báo lỗi chuẩn khi sử dụng công thức.Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối và địa chỉ tham chiếu tương đối.Sao chép công thức.sử dụng các hàm thông dụng như: ROUND, SUM, AVERAGE, MAX, MIN, IF, VLOOKUP, COUNTIF, SUMIF Trong công thứcMục tiêu của bài họcBài 4: Công thức và hàm1. Tạo công thức cơ bản1.1 Tạo công thức số học cơ bảnCông thức Excel là sự kết hợp dữ liệu giữa các ô, thông qua các phép toán như Cộng (+), Trừ (-), Nhân (*), Chia (/),...Khi nhập công thức vào ô phải bắt đầu bằng dấu bằng (=). Nhập xong công thức bạn gõ enter để chương trình tự động tính kết quả.Ví dụ:= a2*b2 (nhân giá trị của ô a2 với giá trị của ô b2)= (a2*b2)/2 (nhân giá trị của ô a2 với giá trị của ô b2 sau đó chia cho 2) Các phép so sánh trong công thức LOGIC Thứ tự các phép toán1.2 Nhận biết và sửa lỗi- #DIV/0!: Trong công thức có phép toán chia cho không (Zero).- #REF!: Trong công thức có tham chiếu đến những ô không tồn tại, hoặc đã bị xoá.- #VALUE!: Trong công thức dùng sai kiểu dữ liệu, như cộng trừ các dữ liệu dạng chuỗi làm cho kết quả trở nên vô nghĩa- #NAME!: Sử dụng tên ô, vùng không hợp lý hoặc nhập dữ liệu dạng chuỗi không để trong dấu nháy kép.- ###### :Chiều rộng ô không đủ hiển thị kết quả tính toán.2. Địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ tương đốiTên gọi của mỗi ô hay vùng được gọi là địa chỉ của ô hay vùng đó. Có hai loại địa chỉ, đó là địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối:2.1. Địa chỉ tương đối.Địa chỉ thông thường của ô hoặc vùng khi nhập vào trong công thức gọi là địa chỉ tương đối.Ví dụ: Lập công thức tính kết quả của cột Tổng lương trong bảng trên. {Tổng lương = Lương chính + Phụ cấp}Tại ô G3 lập công thức như sau: = D3+E3 {D3, E3 là các địa chỉ tương đối}Tính chất của địa chỉ tương đối: khi sao chép công thức các địa chỉ tương đối trong công thức sẽ tự thay đổi theo vị trí tương ứng ở nơi được sao chép đến.2.2 Địa chỉ tuyệt đối.Các địa chỉ trong công thức đứng sau dấu $ sẽ trở thành địa chỉ tuyệt đối. Có thể phân ra các trường hợp sau đây:+ Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dòng. Ví dụ: = C3*$D3 {$D3 là địa chỉ tuyệt đối cột }+ Địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối dòngVí dụ: = C3*D$3 {D$3 là địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối dòng}+ Địa chỉ tuyệt đối dòng, tuyệt đối cộtVí dụ: = C3*$D$3 {$D$3 là địa chỉ tuyệt đối cột, tuyệt đối dòng}Tính chất của địa chỉ tuyệt đối: Khi sao chép công thức, các địa chỉ tuyệt đối trong công thức sẽ không thay đổi Cách sao chép công thức như sau:- Kích chuột vào ô kết quả vừa tính được - Di chuột vào góc phải dưới của ô kết quả, khi nào biểu tượng chuột chuyển từ hình chữ thập sang hình dấu cộng (+), ấn và giữ chuột trái đồng thời di chuột đến đối tượng cuối cùng cần tính. 3. Thao tác với hàm3.1. Giới thiệu về hàmHàm có thể tham gia như một phép toán trong công thức. hàm sẽ trả về một giá trị( kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu xâu ký tự) hay một thông báo lỗiDạng thức chung của hàm như sau: (Đối số 1, Đối số 2,. Đối số n)3.1. Các hàm thường dùng Hàm ROUND: Làm tròn sốCú pháp: = ROUND(Số cần làm tròn, số lẻ)Trong đó: Số cần làm tròn có thể là địa chỉ của ô chứa số cần làm trònVí dụ: = ROUND(1234.345,2) {kết quả = 1234.3}= ROUND(15.813,0) {kết quả = 16} = ROUND(1645.453,-3) {kết quả = 2000}= ROUND(1445.453,3) {kết quả = 1000}  Hàm MAX: lấy giá trị cao nhất.+Trường hợp 1: Lấy giá trị lớn nhất của một dãy số không liên tiếpCú pháp: = MAX(số thứ nhất, số thứ hai,...)Trong đó: số thứ nhất, số thứ hai...có thể là địa chỉ của các ô chứa sốVí dụ: = MAX(100,46,120) {kết quả = 120} = MAX(D2,D5,D7) {lấy giá trị lớn nhất của các số có địa chỉ là D2, D5, D7}+Trường hợp 2: Lấy giá trị lớn nhất của dãy số liên tiếpCú pháp: = MAX(địa chỉ ô đầu: địa chỉ ô cuối)Ví dụ: = MAX(D2:D10) {Lấy giá trị lớn nhất của dãy số có địa chỉ từ D2 đến D10} Hàm MIN: lấy giá trị thấp nhất.(Tương tự hàm MAX)Hàm AVERAGE: Tính giá trị trung bình của dãy số+ Trường hợp 1: Tính giá trị trung bình của dãy số không liên tiếpCú pháp: = AVERAGE(số thứ nhất, số thứ hai,...)Trong đó: số thứ nhất, số thứ hai...có thể là địa chỉ của các ô không liên tiếpVí dụ: = AVERAGE(10,5,6) {kết quả = 7}= AVERAGE(D2,D4,D6) {tính giá trị trung bình của các số có địa chỉ D2, D4, D6}+ Trường hợp 2: Tính giá trị trung bình của dãy số liên tiếpCú pháp: = AVERAGE(địa chỉ ô đầu: địa chỉ ô cuối) Ví dụ: = AVERAGE(D2:D10) {Tính giá trị trung bình của dãy số từ ô D2 cho đến ô D10}Hàm COUNT:Đếm các ô chứa số trong một vùngCú pháp: = COUNT(địa chỉ ô đầu: địa chỉ ô cuối)Ví dụ: = COUNT(D2:D10) {đếm các ô chứa số trong dãy số từ ô D2 cho đến ô D10} Hàm COUNTA:Đếm các ô chứa dữ liệu trong một vùngCú pháp: = COUNT(địa chỉ ô đầu: địa chỉ ô cuối)Ví dụ: = COUNT(D2:E10) {đếm các ô chứa dữ liệu trong vùng từ ô D2 cho đến ô D10} Hàm SUM:Tính tổng của dãy số+ Trường hợp 1: Tính tổng của dãy số không liên tiếpCú pháp: = SUM(số thứ nhất, số thứ hai,)Trong đó: số thứ nhất, số thứ hai,có thể là các địa chỉ ô chứa sốVí dụ: = SUM(12,4,56) {kết quả = 72} = SUM(A2, A5, B2) {Tính tổng các ô có địa chỉ là A2, A5 và ô B2}+ Trường hợp 2: Tính tổng dãy số liên tiếpCú pháp: = SUM(địa chỉ ô đầu: địa chỉ ô cuối)Ví dụ: = SUM(A2: A10) {Tính tổng của dãy số từ ô a2 đến ô a10} Hàm IF: Trả về giá trị đúng nếu điều kiện đúng, ngược lại trả về giá trị sai.Cú pháp: = IF(điều kiện, giá trị đúng, giá trị sai)Ví dụ: = IF(C3 >=5, "Đậu", "Trượt"){Nếu giá trị trong ô C3 lớn hơn hoặc bằng 5 thì đưa ra kết quả Đậu, ngoài điều kiện đó là thì đưa ra kết quả Trượt} Hàm VLOOKUP: Tìm kiếm những giá trị trong vùng tham chiếu thoả mãn điều kiện Cú pháp: = VLOOKUP (X, D, C, 0)Tìm kiếm giá trị trong cột C của vùng tham chiếu D thoả mãn điều kiện của ô có địa chỉ X.Trong đó:X: Địa chỉ của ô đầu tiên của cột dò tìmD: Địa chỉ tuyệt đối của vùng tham chiếuC: Số thứ tự của cột giá trị tìm kiếm trong vùng tham chiếu. 0: Cách dò tìm (trong hàm có thể có hoặc không phải nhập phần này.Xem ví dụ sau: Hàm SUMIF: Tính tổng theo điều kiện đơn giảnCú pháp: = SUMIF(Vùng ước lượng,”Điều kiện”, vùng tính toán)Chú ý: Điều kiện phải đặt trong dấu nháy đôi. Ví dụ: Tính doanh thu bán hàng mỗi ngày Hàm COUNTIF: Đếm theo điều kiện đơn giảnCú pháp: = COUNTIF(Vùng ước lượng,”Điều kiện”)Chú ý: Điều kiện phải đặt trong dấu nháy đôi. Ví dụ: Đếm xem có bao nhiêu học sinh xếp loại Đạt, khá, giỏi, xuất sắcTạo các biểu đồ, đồ thị khác nhauBiên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị: kiểu cách, màu nền,màu tô; thay đổi nhãn, chia thang.Di chuyển, sao chép đồ thịCo dãn, thay đổi kích thước đồ thị.Mục tiêu của bài họcBài 5: Biểu đồ, đồ thị1. Sử dụng biểu đồBiểu đồ là sự biểu diễn các con số, dữ liệu bằng hình ảnh, để người đọc nắm bắt được các thông tin một cách trực quan. Khối dữ liệu:Là vùng dữ liệu dùng để xây dựng biểu đồ. Các thành phần của biểu đồ.- Chart title: Tiêu đề của biểu đồ- X title: Tiêu đề trục X- Y title: Tiêu đề trục Y- Category label: Tiêu đề dữ liệu số- Dat Series: Đường biểu diễn của biểu đồLegend: Dãy dữ liệu so sánh.Các loại biểu đồ.- Column: Cột- Bar: Thanh ngang- Line: Đường kẻ- Pie: Hình miếng bánh (Rẽ quạt)Các bước tạo biểu đồ.Thông thường để tạo một biểu đồ cần thực hiện theo các bước sau:- Chọn khối dữ liệu muốn tạo biểu đồ hoặc di chuyển ô chọn đến vùng này.- Kích chuột vào biểu tượng Chart Wizazd trên thanh công cụ, hoặc chọn trình đơn Insert \ Chart.- Trong hộp thoại Chart Wizazd - Step 1 of 4 - Chart Type chọn loại biểu đồ trong khung Chart Type rồi chọn tiếp mẫu biểu đồ cần xây dựng bên khung Chart sub - type sau đó kích chuột vào Next. Xuất hiện hộp thoại. Trong hộp thoại Chart Wizazd -Step 2 of 4 - Chart Source Data cho ta xem trước hình dạng của biểu đồ theo mẫu đã chọn. Nếu không đồng ý với các thông số trong biểu đồ có thể định lại vùng dữ liệu trong khung Data range, chọn dạng biểu đồ theo dòng (Row) hoặc theo cột (Column) ở mục Series in. Sau đó, chọn nút Next. Xuất hiện hộp thoại. - Trong hộp thoại Chart Wizazd - Step 3 of 4 – Chart Options nhập tiêu đề cho biểu đồ trong khung Chart title, và các tiêu đề khác. Sau đó, chọn nút Next. Xuất hiện hộp thoại.- Trong hộp thoại Chart Wizazd - Step 4 of 4 - Chart Location chọn vị trí đặt biểu đồ: As new sheet (ở bảng tính mới), As object in (ở bảng tính hiện hành). Chọn Finish để kết thúc. 3.1 Hiệu chỉnh tiêu đề, chú thích3.2 Thay đổi dạng biểu đồ.3.3 Co dãn và xóa biểu đồ3.4 Di chuyển, sao chép biểu đồ3.5 Thay đổi màu nền biểu đồ3.6Thay đổi màu trong biểu đồ3. Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị3.1 Hiệu chỉnh tiêu đề, chú thích3.2 Thay đổi dạng biểu đồ.3.3 Co dãn và xóa biểu đồ3.4 Di chuyển, sao chép biểu đồ3.5 Thay đổi màu nền biểu đồ3.6Thay đổi màu trong biểu đồ3. Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịChỉnh sửa cách bài trí trang bảng tính: Thay đổi lề, hướng trang in, sửa kích thước trangChỉnh sửa để bài trí vừa một trang in, một số trang in định trướcThêm chú giải đầu trang và chân trang cho bảng tínhThiết lập chế độ in lại dòng tiêu đề khi sang trang mớiMục tiêu của bài họcBài 6: Hoàn thiện trang bảng tính và in ấn1. Bài trí trang in- Chọn lớp Margins+ Top: Đặt lề trên+ Bottom: Đặt lề dưới+ Left: Đặt lề trái+ Right: Đặt lề phảiChú ý: Trong Excel dùng đơn vị đo lường là Inch, trong đó: 1 Inch = 2,54 cm- File > Page Setup, xuất hiện hộp thoại:+ Horizontally: Căn bảng dữ liệu vào giữa trang theo chiều ngang của khổ giấy+ Vertically: Căn bảng dữ liệu vào giữa trang theo chiều dọcNếu đánh dấu cả hai ô trên: Căn trang tính vào trung tâm của khổ giấy.+ OK2. Chọn khổ giấy cho trang in- File > Page Setup. Xuất hiện hộp thoại, bạn chọn lớp: Page- Chọn khổ giấy trong ô: Paper Size. Thường chọn khổ giấy A4- Portrait: in theo chiều đứng của khổ giấy- Landscape: In theo chiều ngang của khổ giấy- OK3. Đánh số trang- File > Page Setup. Xuất hiện hộp thoại, bạn chọn lớpHeader/Footer+ Nếu đánh số theo lề trên chọn mục:Custom Header+ Nếu đánh số theo lề dưới chọn mục:Custom Footer- Xuất hiện hộp thoại:+ Nếu đặt số trang ở phía bên trái của lề trên hoặc lề dưới bạn kích chuột vào ô: Left section+ Nếu đặt số trang ở giữa trang của lề trên hoặc lề dưới bạn kích chuột vào ô: Center Section+ Nếu đặt số trang ở phía bên phải của lề trên hoặc lề dưới bạn kích chuột vào ô: Right sectionSố trangTổng số trang4. Đặt chế độ in dòng tiêu đề tự động cho các trang in + File > Page Setup. Hộp thoại xuất hiện bạn chọn lớp: Sheet- Nhập địa chỉ của vùng chứa dòng tiêu đề trong ô: Rows to repeat at top:- OK5 - Xem trang tính trước khi in- File > Print Preview- Kích chuột vào nút lệnh Close để quay lại màn hình ban đầu6. In trang tính- File > Print. Xuất hiện hộp thoại:+ All: In toàn bộ số trang hiện có.+ Page(s): Chỉ in một số trang nào đó. Ví dụ chỉ in từ trang 3 đến trang 5 bạn nhập như sau: Nhập số 3 vào ô From: Nhập số 5 vào ô To:- Nhập số bản cần in ra trong ô: Number of copies. >> OKXin cám ơn các đồng chí!