Bài giảng Tin học căn bản - Chương III: Hệ soạn thảo văn bảnmicrosoft word

CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORDI. GIỚI THIỆU VỀ M ICROSOFT WORD: Microsoft word là phần mềm ứng dụng trong nhóm phần mềm Microsoft Office chạy trên môi trường Windows dùng để soạn thảo các loại văn bản với nhiều khả năng phong phú. Dễ dàng sử dụng, thuận tiện, có hệ thống thực đơn chuẩn, khả năng đồ hoạ nâng lên rất cao. Hệ thống cửa sổ linh hoạt trong công việc soạn thảo. II. KHỞI ĐỘNG MICROSOFT WORD: C1: Chọn Start\ programs\ Microsoft Word. C2: Nháy đúp chuột trái lên biểu tượng lối tắt (shortcut) của Word. C3: Nháy chuột trái lên biểu tượng của Word trên thanh Office bar. CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORDKhi Word khởi động xong xuất hiện màn hình như sau: CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORDIII . GIỚI THIỆU MÀN HÌNH SOẠN THẢO:THANH TIÊU ĐỀ (TILE BAR ): THANH TIÊU ĐỀ NẰM Ở TRÊN CÙNG CỦA MÀN HÌNH SOẠN THẢO NÓ CÓ CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH SAU:BIỂU TƯỢNG CỦA MICROSOFT WORD. TÊN CHƯƠNG TRÌNH VÀ FILE HIỆN THỜI NÚT MINIMIZE NÚT RESTORE ( MAXIMIZE )NÚT CLOSE. CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORDCHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD 2. THANH MENU CHÍNH:BAO GỒM CÁC TRÌNH ĐƠN NHƯ: FILE, EDIT, VIEW, INSERT, FORMAT, TOOL, TABLE, WINDOW, HELP. FILE: GỒM CÁC LỆNH XỬ LÝ, QUẢN LÝ CÁC TỆP VĂN BẢN NHƯ: MỞ MỚI(NEW), MỞ TỆP ĐÃ CÓ(OPEN), ĐÓNG TỆP ĐANG MỞ(CLOSE), GHI TỆP(SAVE), THIẾT LẬP TRANG SOẠN THẢO( PAGE SETUP), TRUY TÌM( SEARCH), IN ẤN(PRINT)... EDIT: CÁC LỆNH BIÊN TẬP VĂN BẢN NHƯ: SAO CHÉP(COPY), CẮT( CUT), DÁN(PASTE), TÌM(FIND), THAY THẾ ĐOẠN VĂN BẢN( REPLACE), LẤY LẠI THAO TÁC CỦ( UNDO TYPING)....VIEW: THIẾT LẬP MÀN HÌNH LÀM VIỆC CỦA WORD NHƯ: NORMAL( CHUẨN), PRINT LAYOUT(TRANG IN), RULER( THƯỚC),TOOLBARS( THANH CÔNG CỤ), ẨN HIỆN CÁC THANH: CÔNG CỤ , ĐỊNH DẠNG, TẠO TIÊU ĐỀ TRANG )......CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD Insert: Chèn đối tượng vào văn bản như: Symbol (ký tự đặc biệt),Số trang(Page Numpers), tranh ảnh( Picture), hộp văn bản( Text box).... Fomat: Các lệnh định dạng văn bản như: Font, đoạn văn bản( Paragraph), đường viền( Boder and Shading)... Tool: Một số công cụ trợ giúp khác như: Soát lỗi chính tả( Spelling and grammar), chế độ tự động hiệu chỉnh từ( AutoCorrect))... Table: Các lệnh làm việc với bảng biểu như: Insert Table (chèn bảng), Delete(Xoá) vẽ bảng (Draw Table), tách nhập ô, sắp xếp, tính tổng.... Window: Các lệnh quản lý các cửa sổ soạn thảo như: Mở cửa sổ mới( New), mở tất cả các cửa sổ hiện hành( Arange All), tách cửa sổ( Split) Help: Phần trợ giúp bằng tiếng anh về các công việc khi có vướng mắc CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD3. THANH CÔNG CỤ CHUẨN: ( STANDARD BAR ) THANH CÔNG CỤ CHUẨN CHỨA CÁC NÚT CÔNG CỤ ĐỂ THỰC HIỆN NHANH CÁC CÔNG VIỆC BẰNG CHUỘT MÀ KHÔNG PHẢI VÀO TRÌNH ĐƠN. MỘT SỐ NÚT THÔNG DỤNG NHƯ: NEW, OPEN, SAVE, PRINT, ....4. THANH CÔNG CỤ ĐỊNH DẠNG: (FORMATING BAR )CHỨA CÁC LỆNH DƯỚI DẠNG BIỂU TƯỢNG ĐỂ ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CỦA MICROSOFT WORD, GIÚP CHO NGƯỜI SỬ DỤNG CÓ THỂ ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU BẰNG CHUỘT MỘT CÁCH NHANH VÀ THUẬN LỢI NHẤT. DÙNG ĐỂ ĐỊNH DẠNG KIỂU, CỞ CHỮ, CĂN LỀ...TRÊN ĐÓ CHỨA CÁC HỘP DỊNH DẠNG NHƯ: KIỂU TRÌNH BÀY( STYLE) CỦA PARAGRAPH, BẢNG CHỌN FONT CHỮ( FONT), CỠ CHỮ( FONT SIZE), CÁC NÚT KIỂU CHỮ( BOLD, ITALIC,UNDER LINE..)CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD5. THƯỚC NGANG, THƯỚC DỌC.6. THANH CUỘN NGANG, THANH CUỘN DỌC.7. THANH TRẠNG THÁI.8. VIỀN CỬA SỔ ( BORDER ).9. VÙNG SOẠN THẢO VĂN BẢN(TEXT AREA) VÙNG ĐỂ CHỨA NỘI DUNG VĂN BẢN, CÁC THANH TRƯỢT (GỒM CÁC THANH TRƯỢT NGANG( HORIZONTAL SCROLL BAR) DÙNG ĐỂ ĐỊNH VỊ ĐIỂM NHÁY SO VỚI DÒNG VÀ THANH TRƯỢT DỌC( VERTICAL SCROLL BAR) DÙNG ĐỂ ĐỊNH VỊ ĐIỂM NHÃY SO VỚI TOÀN BỘ VĂN BẢN. CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORDIII. TIẾNG VIỆT VÀ CÁC THAO TÁC TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN.1. KHỞI ĐỘNG FONT VIETKEY: B1: NHÁY ĐÚP VÀO BIỂU TƯỢNG VIETKEY TRÊN MÀN HÌNH: B2: * CHỌN LỚP : KIỂU GÕ NHƯ HÌNH 1Hình 1CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD * Chọn lớp : Bảng mã như hình 2 Hình 2CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD B3: Nháy chuột vào nút Luôn nổi hoặc nút Task Bar 2. Quy định mã gõ tiếng việt: C¸ch gâ ch÷:© = aa® =ddª = ee« = oo¨ = aw¬ = ow hoÆc {­ = uw hoÆc } C¸c dÊu trong v¨n b¶n : DÊu huyÒn = f DÊu s¾c = s DÊu nÆng = J DÊu hái = r DÊu ng· = x Xãa dÊu = zCHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD 4. Tạo một văn bản mới : Cách 1: Chọn File\ chọn New. Cách 2: Kích chuột vào nút công cụ New trên thanh công cụ chuẩn Cách 3: ấn đồng thời 2 phím Ctrl + N. 5. Mở tài liệu cũ để sửa chữa hoặc in ấn: C1: Chọn File\ Chọn Open Hộp thoại Open xuất hiện :Tài liệu đã được chọnCHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORDC2: Nháy chuột vào BT Open trên thanh công cụ.C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Ochọn File cần mở trong danh sách File ( hoặc gõ tên File vào hộp thoại File name ) \ Nháy chuột vào nút Open hoặc ấn ENTER (Chú ý : ghi lại tài liệu đã sửa chữa).6. Ghi ( lưu) tài liệu . Cách 1: Chọn File\ chọn Save. Cách 2: Nháy chuột vào BT Cách 3: Nhấn tổ hợp Ctrl + SCHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD Chú ý : Khi tài liệu ghi lần đầu tiên máy sẽ hỏi đặt tên. Xuất hiện hộp thoại sau: - Gõ tên File vào ô File name\ chọn Save ( Enter).Chọn thư mục cần chứaGõ tên File vào đâyCHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD * Lưu tệp đã có thành tên khác: Sau khi sửa chữa tài liệu đã có nếu không muốn thay đổi nội dung tài liệu cũ ta có thể ghi thành một tài liệu có tên mới như sau:B1: Chon File \ Chọn Save As.B2: Gõ tên mới vào hộp thoại File name.B3: Chọn Save( Enter).CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD7. Thao tác trên một khối văn bản: a. Sử dụng bàn phím: Đưa con trỏ đến đầu khối, ấn giữ phím Shift, đồng thời sử dụng các phím lên xuống, phải trái . b. Sử dụng chuột: * Đưa con trỏ chuột về đầu khối. ấn giữ phím chuột trái, rê chuột đến vị trí cần chọn rồi thả chuột. * Chọn tất cả văn bản nhấn tổ hợp Ctrl + A - Muốn huỷ bỏ việc chọn khối chỉ cần nhấn một trong các phím di chuyển.CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD8. Sao chép , di chuyển và xoá các khối văn bản. a. Sao chép khối. B1 : Chọn khối ( bôi đen) khối muôn sao chép. B2: Vào Edit\ chọn Copy. Có thể chọn nút Copy trên thanh công cụ chuẩn hoặc bấm Ctrl + C. B3: Di chuyển con trỏ đến vị trí mới cần sao chép đoạn văn bản đến. B4: Vào Edit\ chọn Paste hoặc nháy chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn hoặc ấn Ctrl + V. b. Di chuyển một đoạn văn bản trong cùng một tài liệu: B1: Đánh dấu ( Bôi đen ) đoạn văn bản cần di chuyển. B2 : Vào Edit\ chọn Cut . Có thể chọn nút Cut trên thanh công cụ chuẩn hoặc bấm Ctrl + X. B3 : Di chuyển con trỏ đến vị trí mới. B4: Chọn Edit\ chọn Paste hoặc chọn nút Paste trên thanh công cụ chuẩn hoặc bấm Ctrl + V để dán đoạn văn bản vào vị trí theo ý muốn.CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD 9. Xoá đoạn văn bản: B1: Đánh dấu ( Bôi đen ) phần văn bản cần xoá. B2: ấn Delete. Chú ý: Khi vô tình xoá nhầm một khối văn bản, muốn phục hồi lại những gì đã xoá bỏ, ta chỉ cần thực hiện một trong các cách sau: C1: Vào Edit\ chọn Undo clear. C2: Nháy vào biểu tượng CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORDIV. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN1. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ : B1: CHỌN KÝ TỰ CẦN ĐỊNH DẠNG. B2: CHỌN FORMAT\ CHỌN FONT. * TRONG MỤC LỚP FONT:CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORDChọn kiểu Font chữChọn loại Font chữChọn cỡ Font Chọn hiệu ứng Font B3: Chọn OKCHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD Chú ý: Thay việc vào menu Format ta có thể sử dụng các nút lệnh trên thanh định dạng Formatting. Chọn loại Font chữChọn cỡ Font Chọn kiểu Font Căn lề Font CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD2. Định dạng Paragraph ( đoạn văn bản) ( Mục đích giãn dòng khoảng cách giữa các đoạn văn bản) *B1: Lựa chọn đoạn văn bản ( bôi đen) *B2: Chọn Format\ chọn Paragraph. Hộp thoại hiện ra\ chọn lớp Indent and spacing.Trong mục Alignment: Căn đoạnTrong mục Identation : chỉnh lề cho đoạnTrong mục Spacing: Khoảng cách giữa cách đoạn Trong mục Line spacing : khoản cách dòng trong đoạnTrong mục: At *B3: Chọn OK CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORDChỉnh lề cho đoạnChọn cách căn đoạn vănkhoảng cách giữa các đoạn khoảng cách gữa các dòngSingle1,5 lineExactlyDoubleAleastCHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD3. Định dạng Bullets and numbering.( Ký tự đặc biệt và số thứ tự tự động đầu dòng) B1: Chọn đoạn văn bản cần định dạng (cột) B2: Chọn Format\ chọn Bullets and numbering\ Xuất hiện hộp thoại: - Chọn lớp Bullets: Nếu muốn kiểu hoa thị. - Chọn lớp Numbered : Định dạng kiểu số \ chọn kiểu cần định dạng. B3 : Chọn Ok 4. Định dạng khung văn bản: B1: Chọn văn bản cần tạo khung . B2: Chọn format\ chọn Boders and shading\ chọn lớp Boders *Trong mục Setting:Chọn Box : có khung bao quanh * Trong mục style: Chọn kiểu nét vẽ khung * Trong mục Color: Chọn màu * Trong mục Width: Bề rộng B3: Chọn OKCHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD5. Thiết lập trang và màn hình. a. Thiết lập trang - Vào File\ chọn Page Setup hộp thoại xuất hiện:Hướng dọcHướng ngangLề trênLề dướiLề phảiLề tráiCHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORDChọn Lớp Paper : Chọn cỡ giấy.Chọn lớp Margins: Chọn hướng in và đặt lề *Portrait : Hướng dọc *Landscape: Hướng ngang *Chọn OK.b. Tạo tiêu đề trang. B1: Vào View\ chọn Header and Footer hộp thoại xuất hiện:CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD- Gõ nội dung tiêu đề ở khung Header và ở khung Footer.- Chuyển đổi giữa tiêu đề đầu và cuối trang mũi tên lên xuống.Chú ý : Nếu muốn đánh số trang vào trong khung Header and footer: - Di chuyển con trỏ tới vị trí cần đánh số - Nhấn vào biểu tượng Insert page.B3: Chọn close trở về soạn thảo .CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORDc. Đánh số trang. B1: Vào Insert\ chọn Page Number: Xuất hiện Trong mục Position: Vị trí *Top of Page ( header): Đầu trang *Bottom of Page( Footer): Trong mục Alignment: *Chọn vị trí trí đánh số: Left, right, center *Chọn Format thiết lập các thông số. B2: Chọn OK.CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORDd. Xem tài liệu trước khi in: C1: Nháy chuột vào Bt hình kinh lúp trên thanh công cụ C2: Vào File\ chọn Print PreviewNháy chuột vào nút Close thoát khỏi chế độ này.e. In tài liệu: Có 2 cách sau: Cách 1: B1: Vào File\ chọn print: Xuất hiệnCHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORD -All: In tất cả tài liệu -Current: in trang hiện hành -Pages : Nhập số trang cần in -Number of copies: số bản in B2: Chọn OK.Cách 2: Nháy vào biểu tượng máy in trên thanh công cụ CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORDV. Chèn các hiệu ứng vào văn bản 1. Chèn các ký tự đặc biệt: B1: Đưa con trỏ vào vị trí cần chèn. B2: Vào Insert\ chọn Symbol. hộp thoại xuất hiện: B3: Chọn mục Font : Chứa các ký hiệu B4: Chọn ký hiệu cần chèn. B5: Chọn Insert\ chọn Close. 2. Chèn ảnh vào văn bản: B1: Đưa con trỏ đến vị trí cần chèn. B2: Vào Insert\ chọn Picture\ Clip Art ( From file) xuất hiện: B3: Chọn Insert.CHƯƠNG III : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢNMICROSOFT WORDChèn Word Art vào văn bản. B1: Đưa con trỏ tới nơi muốn chèn B2: Vào Insert \ chọn Picture\ chọn Word Art (hoặc nháyvào BT xuất B3: Chọn kiểu cần chènChọn Font chữ B4: Chọn OK. Hộp thoại xuất hiện: B5: Chọn OK.Nếu muốn điều chỉnh , nháy chuột vào Word Art đưa chuột vào vị trí chấm trắng bấm giữ rê .Chọn Font chữNhập dữ liệu vào đây