Bài giảng Quản lý và phát triển tổ chức hành chính nhà nước - Chương 5: Thiết kế tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước

CH ƯƠ NG 5: THIẾT KẾ TỔ CHỨC CÁC C Ơ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ N Ư ỚC 1- Khái niệm về thiết kế tổ chức 2- Quan đ iểm thiết kế tổ chức 3- C ơ sở lý luận của thiết kế tổ chức 4- Các ph ươ ng pháp thiết kế tổ chức 5- Các hình thức thiết kế tổ chức 6- Định biên 1- Khái niệm về thiết kế tổ chức Thiết kế tổ chức Thiết kế mới Thiết kế đ iều chỉnh Thiết kế tổ chức là một quá trình xây dựng hoặc thay đ ổi c ơ cấu tổ chức =>Thiết kế tổ chức không chỉ tiến hành một lần mà còn đư ợc tiến hành ở một số giai đ oạn phát triển của tổ chức 1- Khái niệm về thiết kế tổ chức Những vấn đ ề cần l ư u ý khi thiết kế tổ chức: Phân công lao đ ộng Thống nhất chỉ huy Quyền hạn và trách nhiệm Không gian kiểm soát(KS hoạt đ ộng cấp d ư ới) Phân chia các bộ phận cấu thành tổ chức Môi tr ư ờng của tổ chức(trong & ngoài) Quy mô của tổ chức Công nghệ 2- Quan đ iểm thiết kế tổ chức Quan đ iểm chung C ơ cấu tổ chức đư ợc hình thành trên c ơ sở phân tích mục tiêu phát triển tổ chức(tổng thể=>chi tiết) C ơ cấu tổ chức đư ợc hình thành trên c ơ sở quy nhóm các hoạt đ ộng(chi tiết => tổng thể) Cách tiếp cận hỗn hợp(kết hợp cả 2 quan đ iểm trên) Quan đ iểm riêng đ ối với c ơ quan HCNN Các CQHCNN đư ợc thành lập trên c ơ sở pháp lý Phân công, phân cấp trong QLHC do PL quy đ ịnh Nhân sự chịu tác đ ộng nhiều yéu tố; Mục tiêu 3- C ơ sở lý luận của thiết kế tổ chức Lý thuyết quản trị khoa học Lý thuyết các mối quan hệ con ng ư ời Lý thuyết tổ chức th ư lại Lý thuyết quyền lực mâu thuẫn Lý thuyết công nghệ Lý thuyết hệ thống Lý thuyết thể chế 4- Các ph ươ ng pháp thiết kế tổ chức Ph ươ ng pháp t ươ ng tự(làm theo mẫu) Ph ươ ng pháp phân tích(tổng hợp-phân tích) Ph ươ ng pháp kết cấu hoá mục tiêu quản lý Ph ươ ng pháp t ươ ng tự(làm theo mẫu) Thiết kế tổ chức mới, dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công, gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý hoặc không t ươ ng thích của một TC đ ã có C ơ sở ph ươ ng pháp luận đ ể xác đ ịnh tính t ươ ng tự là sự phân loại các đ ối t ư ợng quản lý c ă n cứ vào những dấu hiệu nhất đ ịnh: Tính đ ồng nhất của kết quả cuối cùng (sản phẩm?) Tính đ ồng nhất chủa chức n ă ng quản lý (QLHC, DV?) Tính t ươ ng tự của các đ ặc đ iểm về con ng ư ời, XH, lãnh thổ, kỹ thuật=> VD: thiết kế Tr ư ờng; Bộ... Ph ươ ng pháp t ươ ng tự(làm theo mẫu) Quá trình hình thành đ ề án tổ chức nhanh, chi phí thiết kế thấp, thừa kế đư ợc những kinh nghiệm quý báu của tổ chức mẫu nên phát huy tác dụng ngay => đư ợc áp dụng phổ biến nhiều n ơ i trên TG Dễ sao chép bắt ch ư ớc các c ơ cấu tổ chức mẫu một cách máy móc, thiếu thực tiễn cũng nh ư không xét đ ến yếu môi tr ư ờng(hiện tại, t ươ ng lai) Ph ươ ng pháp phân tích(tổng hợp-phân tích) Bắt đ ầu từ phân tích mô hình quản lý chung nhất=>phân tích các bộ phận cấu thành Đ ư ợc ứng dụng phổ biến thiết kế CQHCNN Có thể chia thành 3 giai đ oạn: Giai đ oạn1: Dựa vào tài liệu ban đ ầu: VBQFPL; QĐHC; h ư ớng dẫn của cấp QL đ ể xây dựng c ơ cấu mang tính tổng quát. Kết quả: xác đ ịnh mục tiêu của tổ chức; các bộ phận chức n ă ng nhằm bảo đ ảm thực hiện mục tiêu; c ơ chế quản lý chung nhất Ph ươ ng pháp phân tích(tổng hợp-phân tích) Giai đ oạn 2: Xác đ ịnh các thành phần, các bộ phận của tổ chức và xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận ấy. Kết quả: xây dựng đư ợc các phân hệ trực tuyến, chức n ă ng(c ơ sở: chuyên môn hoá hoạt đ ộng quản lý; tối ư u hoá cấp trung gian) Giai đ oạn 3: Cụ thể hoá chức n ă ng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm=> quyết đ ịnh về tổ chức bộ máy và nhân sự => xây dựng nội quy, quy chế, lề lối làm việc nhằm bảo đ ảm cho c ơ cấu tổ chức hoạt đ ộng hiệu quả. Ph ươ ng pháp kết cấu hoá mục tiêu QL Là ph ươ ng pháp xây dựng c ơ cấu tổ chức mới dựa vào hệ thống các mục tiêu quản lý Các b ư ớc tiến hành: Xem xét hệ thống các mục tiêu(thể hiện sự lựa chọn đư ờng đ i tới đ ích của tổ chức) Xác đ ịnh các hoạt đ ộng cần thiết đ ể đ ạt mục tiêu Phân các hoạt đ ộng thành các nhóm(tuân thủ các quy luật vận đ ộng của tổ chức( đ ồng nhất) Thiết kế mối quan hệ quyền hạn, trách nhiệm giữa các yếu tố cấu thành tổ chức(phải làm gì?cần phối hợp? phối hợp với ai?...ai chỉ huy?.... ) 5- Các hình thức thiết kế tổ chức Các hình thức thiết kế tổ chức Thiết kế tổ chức Thiết kế mới Điều chỉnh c ơ cấu Hoàn thiện Sáp nhập Chia tách Thiết kế tổ chức mới Thiết kế hoàn thiện tổ chức Thiết kế sáp nhập các tổ chức Thiết kế chia tách tổ chức Thiết kế tổ chức mới Là loại thiết kế c ơ bản Quy trình thiết kế(trình tự các b ư ớc): B1-Sự cần thiết khách quan cần có tổ chức mới. B2-Xác đ ịnh tính hợp pháp của tổ chức. B3-Điều tra, khảo sát, xác đ ịnh và thẩm quyền của tổ chức mới. B4-Xác đ ịnh c ơ cấu tổ chức phù hợp=> đ ạt MT B5-Dự thảo đ ề án thành lập tổ chức. Thiết kế tổ chức mới B6-Tổ chức lấy ý kiến của các c ơ quan liên quan, hội thảo, ý kiến chuyên gia=>hoàn thiện đ ề án B7-Chỉnh lý, trình và bảo vệ đ ề án; quyết đ ịnh thành lập tổ chức của c ơ quan có thẩm quyền B8-Xây dựng đ iều lệ tổ chức(quy chế làm việc) và trình c ơ quan có thẩm quyền phê duyệt B9-Triển khai quyết đ ịnh thành lập và quyết đ ịnh ban hành đ iều lệ tổ chức(quy chế làm việc) Thiết kế hoàn thiện tổ chức Th ư ờng tiến hành lúc nào? Trong suốt quá trình tồn tại & phát triển tổ chức Trong bối cảnh biến đ ộng môi tr ư ờng(hội nhập) Nội dung c ơ bản gồm 3 vấn đ ề: Đánh giá hoạt đ ộng của tổ chức. Để đ ánh giá => phân tích tổ chức * => nguyên nhân * Định h ư ớng những vấn đ ề cần đư ợc đ ổi mới, hoàn thiện * Chuẩn bị VB đ ổi mới tổ chức & KH triển khai Thiết kế sáp nhập các tổ chức Th ư ờng tiến hành khi nào? Khi muốn tập trung nguồn lực=> lợi thế cạnh tranh Khi các tổ chức, bộ phận chồng chéo chức n ă ng hoặc không hợp lý trong quản lý. Một số vấn đ ề cần quan tâm khi sáp nhập: Xác đ ịnh rõ chức n ă ng, nhiệm vụ của các tổ chức Mục tiêu của việc sáp nhập Chức n ă ng, nhiệm vụ của tổ chức mới C ơ cấu của tổ chức mới Phân đ ịnh rõ chức n ă ng, nhiệm vụ của các bộ phận Thiết kế sáp nhập các tổ chức Một số vấn đ ề cần quan tâm khi sáp nhập: (6) Xây dựng KH & phân bổ nguồn lực( đ ặc biệt nhân lực) (7) Xác đ ịnh đ ịa đ iểm chính của tổ chức (8) Tiến hành các thủ tục đă ng ký tổ chức mới(dấu; tài sản; chữ ký.) Một số l ư u ý: Thiết kế sáp nhập tổ chức không phải là phép “hợp” đơ n thuần(dịch chuyển c ơ học) Phức tạp nhất là tìm kiếm ph ươ ng án tối ư u sử dụng nguồn nhân lực(lãnh đ ạo; chức nghiệp; việc làm) Thiết kế chia tách tổ chức Th ư ờng tiến hành khi nào? Tổ chức có quy mô quá lớn => không hiệu quả Trình đ ộ n ă ng lực của nhà quản lý Sự bất hợp lý hoặc lỗi thời của tổ chức Khi tách, càn phải xác đ ịnh rõ: Việc chia tách chức n ă ng, nhiệm vụ Chức n ă ng, nhiệm vụ của các tổ chức mới C ơ cấu tổ chức của các đơ n vị mới => nhu cầu nhân sự, nguồn lực => phân chia nhân sự, nguồn lực Địa đ iểm; thủ tục đ ể tổ chức hoạt đ ộng (tài khoản; dấu; chữ ký) Thiết kế chia tách tổ chức Tách một CQHCNN(Bộ; UBND)=> l ư u ý: Một trong các tổ chức mới ở đ ịa đ iểm cũ Xây dựng đ ịa đ iểm mới cho các tổ chức đư ợc tách Giải quyết vấn đ ề nhân sự, c ơ cấu tổ chức Đối với các tổ chức HC lãnh thổ=> đ ịa giới HC Các thủ tục đ ể đơ n vị mới hoạt đ ộng( tài khoản, dấu, chữ ký, trụ sở, trang thiết bị. ) Một số l ư u ý: Chia tách tổ chức => tốn kém tài chính, nguồn lực XH Nhân sự: thêm nhiều vị trí=> có c ơ hội phát triển, tuy nhiên không cẩn thận sẽ trả giá( n ă ng lực; bè phái ) 6- Định biên Định nghĩa Vị trí của đ ịnh biên trong thiết kế tổ chức Các yếu tố ảnh h ư ởng đ ến đ ịnh biên Một số nguyên tắc c ơ bản đ ịnh biên trong c ơ quan hành chính nhà n ư ớc Quy trình đ ịnh biên trong c ơ quan HCNN