Bài giảng Nghiệp vụ lưu trữ - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ - Nguyễn Duy Vĩnh

NGHIEÄP VUÏ LÖU TRÖÕ CHỈNH L Ý T À I LIỆU LƯU TRỮ GV. Nguyễn Duy Vĩnh 0987.510.560 Email: duy_vinh1701@yahoo.com Website: chinhlytailieu.com TÀI LIỆU THAM KHẢO - Pháp lênh L ư u trữ Quốc gia (số 34/2001/PL-UBTVQH10) - Nghị đ ịnh số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 n ă m 2004 của Chính phủ về việc quy đ ịnh chi tiết thi hành Pháp lệnh L ư u trữ Quốc gia 2001. - Công v ă n số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 n ă m 2004 của Cục V ă n th ư và L ư u trữ Nhà n ư ớc về việc chỉnh lý tài liệu hành chính. - Quyết đ ịnh số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 n ă m 2009 của Cục V ă n th ư và L ư u trữ Nhà n ư ớc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 BỐ CỤC BÀI GIẢNG I. Khái niệm, mục đ ích, yêu cầu và nguyên tắc chỉnh lý. II. Quy trình chỉnh lý tài liệu l ư u trữ. I. Khái niệm, mục đ ích, yêu cầu và nguyên tắc chỉnh lý 1. Khái niệm 2. Mục đ ích 3. Yêu cầu 4. Nguyên tắc 1. Khái niệm: Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý 2. Mục đ ích: - Toå chöùc saép xeáp hoà sô, taøi lieäu cuûa phoâng hoaëc khoái phoâng taøi lieäu ñöa ra chænh lyù moät caùch khoa hoïc taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho coâng taùc quaûn lyù, baûo quaûn vaø khai thaùc, söû duïng taøi lieäu; - Loaïi ra nhöõng taøi lieäu heát giaù trò ñeå tieâu huyû, qua ñoù, goùp phaàn naâng cao hieäu quaûn söû duïng kho taøng vaø trang thieát bò, phöông tieän baûo quaûn. 3. Yêu cầu: - Phaân loaïi vaø laäp thaønh hoà sô hoaøn chænh; - Xaùc ñònh THBQ cho hoà sô, taøi lieäu; - Heä thoáng hoaù hoà sô, taøi lieäu; - Laäp caùc coâng cuï tra cöùu: Muïc luïc hoà sô, cô sôû döõ lieäu vaø coâng cuï tra cöùu khaùc phuïc vuï cho vieäc quaûn lyù, tra cöùu söû duïng; - Laäp danh muïc taøi lieäu heát giaù trò loaïi ra ñeå tieâu huyû. 4. Nguyên tắc chỉnh lý: - Khoâng phaân taùn phoâng löu tröõ; - Taøi lieäu cuûa phoâng naøo phaûi ñöôïc chænh lyù vaø saép xeáp rieâng. - Khi phaân loaïi, laäp hoà sô , phaûi toân troïng söï hình thaønh taøi lieäu theo trình töï theo doõi, giaûi quyeát coâng vieäc; söï lieân heä loâgíc vaø lòch söû cuûa taøi lieäu; - Taøi lieäu sau khi chænh lyù phaûi phaûn aùnh ñöôïc hoaït ñoäng cuûa cô quan, toå chöùc hình thaønh taøi lieäu. - Taøi lieäu cuûa moät phoâng phaûi ñöôïc chænh lyù theo moät phöông aùn thoáng nhaát. II. Quy trình chỉnh lý tài liệu l ư u trữ Trách nhiệm Các bước thực hiện Tài liệu liên quan 1. Giao nhận tài liệu 2. Vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại 6. Lập, chỉnh sửa, hoàn thiện HS kết hợp XĐGTTL 7. Biên mục phiếu tin ( trường sô 1, 2, 4, 5,6,7,8,9,10,11,13,14) Lưu trữ viên TC B1 BM-CLTLG-01 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên chính B2 BM-CLTLG-02 BM-CLTLG-03 BM-CLTLG-04 BM-CLTLG-05 BM-CLTLG-05 Lưu trữ viên B4 Lưu trữ viên B3 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập HS và việc biên muc phiếu tin Chỉnh sửa, Hoàn chình BM-CLTLG-04 BM-CLTLG-05 BM-CLTLG-06 Lưu trữ viên B3 Chưa đạt Đạt BM-CLTLG-05 BM-CLTLG-06 Hồ sơ Lưu trữ viên chính B2 Lưu đồ Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy Trách nhiệm Các bước thực hiện Tài liệu liên quan 9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án đã chọn 10. Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin Lưu trữ viên TC B4 11. Biên mục hồ sơ Lưu trữ viên B4 Lưu trữ viên TC B1, Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên B5 Lưu trữ viên TC B2 Hồ sơ, bìa hố sơ Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên TC B1 BM-CLTLG-05 BM-CLTLG-06 BM-CLTLG-06 Hồ sơ 12. Kiểm tra, chỉnh sửa việc biên muc Hồ sơ Chỉnh sửa, Hoàn chình Chưa đạt Đạt Hồ sơ Hồ sơ 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ BM-CLTLG-06 Hồ sơ 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng, đưa tai liệu vào bìa HS 15.Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) Lưu đồ Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy *** Trách nhiệm Các bước thực hiện Tài liệu liên quan 16. Viết nhãn hộp 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá 19. Nhập phiếu tin vào CSDL Lưu trữ viên TC B1 BM-CLTLG-07 18. Giao, nhận tài liệu Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên TC B2 Lưu trữ viên chính B2 Lưu trữ viên B3 20. Kiểm tra, việc nhập Phiếu tin Chỉnh sửa, Hoàn chình BM-CLTLG-08 Chưa đạt Đạt Lưu trữ viên chính B2, Lưu trữ viên TC B4 *** BM-CLTLG-01 21. Lập mục lục hồ sơ 23. Kết thúc chính lý 22. Xử lý tài liệu loại BM-CLTLG-06 CSDL BM-CLTLG-06 Lưu trữ viên chính B2, Lưu trữ viên TC B2 Lưu trữ viên chính B2, Lưu trữ viên TC B2 Lưu đồ Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy Bước 1. Giao, nhận tài liệu Biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLG-01) Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý - Mục đích của khảo sát TL: Thu thập thông tin cần thiết về tình hình của phông hoặc khối TL đưa ra chỉnh lý, làm cơ sở cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý. - Yêu cầu khảo sát tài liệu Thành phần tài liệu Tên phông; giới hạn thời gian Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý Tình trạng công cụ thống kê, tra cứu Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý Nội dung của tài liệu - Một số văn bản hướng dẫn chỉnh lý cần xây dựng: + Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTL-02); + Lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông (BM-CLTL-03); + Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (BM-CLTL-04); + Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BM-CLTL-05). - Thu thập, bổ sung tài liệu Nguồn thu thập Thủ tr ư ởng Đ ơ n vị Cá nhân Ng ư ời về h ư u Ng ư ời chuyển công tác Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại Căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành các nhóm theo trình tự sau: Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa Phân chia tài liệu trong nhóm vừa thành các nhóm nhỏ Bước 1 Bước 2 Bước 3 - Đối với ph ươ ng án Thời gian – C ơ cấu tổ chức + Đầu tiên toàn bộ TL của phông đư ợc phân chia ra các nhóm lớn theo năm Ví dụ: Tài liệu của Công ty truyền hình cáp SaigonTourist (SCTV) phân loại theo phương án TG-CCTC nhóm lớn đầu tiên sẽ đước phân chia theo từng năm: A. NĂM 2001 B. NĂM 2002 C. NĂM 2003 D. NĂM 2004 + Tiếp đ ó TL trong từng n ă m đư ợc phân nhóm tiếp tục theo đ ặc tr ư ng c ơ cấu tổ chức . D. NĂM 2004 I. Phịng Hành chính - Tổ chức II. Phịng Tài Chính - Kế tốn III. Phịng Tổng Khống chế IV. Phịng Kinh doanh V. Phịng Kế hoạch Đầu tư VI. Phịng Kỹ thuật Sản xuất Chương trình 1 VII. Phịng Kỹ thuật Sản xuất Chương trình 2 VIII. Phịng Truyền dẫn và Phát sĩng IX. Phịng Quảng cáo X.Phịng Kinh doanh Internet XI. Phịng Tạp chí và Website XII. Phịng C ơ ng nghệ Th ơ ng tin và Viễn th ơ ng XIII. Phịng Kỹ thuật + TL của từng phịng, ban đư ợc phân theo các mặt hoạt đ ộng lớn. D. NĂM 2004 1. Phịng Hành chính - Tổ chức 1. Hành chính tổng hợp 2. Tổ chức + Tài liệu trong từng mặt hoạt động của các phòng, ban tiếp tục được phân chia ra thành lĩnh vực nhỏ . D. NĂM 2004 I. Phịng Hành chính - Tổ chức 1. Hành chính tổng hợp a. Tài liệu chung về công tác hành chính b. Ch ươ ng trình, kế hoạch, báo cáo tổng hợp c. Hội nghị- lễ hội. d. Thi đ ua e. V ă n th ư L ư u trữ 1.2. Tổ chức: a. Tài liệu chung. b. Tổ chức bộ máy c . Tổ chức cán bộ + Tài liệu trong từng lĩnh vực nhỏ tiếp tục được chia ra thành các lĩnh vực nhỏ hơn IV. NĂM 2004 1. Phịng Hành chính - Tổ chức 1.1. Hành chính tổng hợp 1.2. Tổ chức c . Tổ chức cán bộ * Tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển đ iều đ ộng, nghỉ h ư u, thôi việc * Đào tạo bồi d ư ỡng cán bộ nhân viên * Lao đ ộng, tiền l ươ ng * Khen th ư ởng, kỷ luật * Bảo vệ nội bộ, khiếu nại tố cáo + Cuối cùng, tài liệu từ lĩnh vực nhỏ hơn được phân chia ra thành hồ sơ theo từng vấn đề, sự việc cụ thể D. NĂM 2004 I. Phịng Hành chính - Tổ chức 1. Hành chính tổng hợp 2. Tổ chức c) Tổ chức cán bộ - Hồ sơ khen thưởng cán bộ, nhân viên năm 2004. - Hồ sơ về việc thi hành kỷ luật đối với ơ ng Nguyễn Văn A - Đối với ph ươ ng án thời gian – Mặt hoạt đ ộng + Tài liệu của phông đư ợc phân chia ra các nhóm lớn đ ầu tiên theo năm Ví dụ: Tài liệu của Công ty Bitexco được phân chia theo từng năm hoạt động NĂM 2000 NĂM 2001 NĂM 2002 NĂM 2003 NĂM 2008 + Tiếp theo, tài liệu trong từng năm được chia theo các mặt hoạt động của doanh nghiệp NĂM 2000 I. HÀNH CHÍNH-NHÂN SỰ II. TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN III. QUY HOẠCH - KẾ HOẠCH IV. KINH DOANH V. MARKETING VI. PHÁP LÝ VII. CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIII. QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢN + Tiếp theo tài liệu trong từng mặt hoạt động được phân chia ra thành các lĩnh vực nhỏ NĂM 2000 II. TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN 1. Tài chính 2. Kế toán + Tiếp theo t ài liệu trong các lĩnh vực nhỏ được phân chia ra lĩnh vực nhỏ hơn . NĂM 2000 II. TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN 1. Tài chính 2. Kế toán 2.1. Quy định chung về tài chính – kế toán 2.2. Dự toán thi ngân sách, quyết toán ngân sách 2.3. Tài liệu có liên quan đến đến thu, chi cho hoạt động của công ty 2.4. Caùc chứng từ kế toán 2.5. Kiểm kê và thanh lý tài sản 2.6. Các loại sổ sách kế toán tổng hợp + Tài liệu trong lĩnh vực nhỏ hơn được chia ra đến nhóm nhỏ nhất NĂM 2000 II. TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN 2. Kế toán 2.5. Kiểm kê và thanh lý tài sản a) Kiểm kê tài sản b) Thanh lý tài sản + Cuối cùng, tài liệu từ lĩnh vực nhỏ nhất được phân chia ra thành hồ sơ, tập tài liệu theo từng vấn đề, sự việc cụ thể NĂM 2000 II. TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN 2. Kế toán 2.5. Kiểm kê và thanh lý tài sản a) Kiểm kê tài sản - Tập biên bản kiểm kê tài sản cố định định kỳ hàng năm của công ty - Hồ sơ về việc điều chuyển, bàn giao tài sản cố định b) Thanh lý tài sản - Hồ sơ thanh lý hệ thống máy tính cũ năm 2000 Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu a) Lập hồ sơ đối với tài liệu được lập hồ sơ * Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ * Biên soạn tiêu đề hồ sơ * Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa * Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ * Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị * Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ - Ñaëc tröng “vaán ñeà”: caùc VB, TL coù teân goïi khaùc nhau cuûa nhieàu CQ,TC khaùc nhau nhöng ND cuûa VB, TL aáy phaûn aùnh veà moät vaán ñeà, vuï vieäc, söï vieäc trong moät khoaûng thôøi gian nhaát ñònh coù theå laäp 1 hoà sô. Ñaëc tröng naøy thöôøng ñöôïc vaän duïng ñeå laäp hoà sô ñaïi hoäi, hoäi nghò, hoà sô chuyeân ñeà, vaán ñeà, söï vieäc. Ví dụ Ví dụ 1: Tập tài liệu Hướng dẫn về kiểm định chất lượng giáo dục năm 2008 Ví dụ 2: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm học 2007-2008 của Trường PTCS Sông Đà. - Đặc trưng “tên gọi”: tên gọi ở đây là tên của từng loại văn bản như Quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình Những VB có cùng tên gọi của cùng một tác giả trong khoảng thời gian nhất định (quý, 6 tháng, 1 năm) có thể lập 1 hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ các tập lưu văn bản Ví dụ: Tập Báo cáo quý I của Trường PTCS Sông Đà năm 2008. - Đặc trưng “tác giả”: Tác giả ở đây là cơ quan hoặc cá nhân ban hành văn bản. Các VB có tên gọi khác nhau, nội dung khác nhau của cùng 1 tác giả, có thể lập 1 hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đối với VB của các cơ quan khác gửi đến. Ví dụ: Tập Nghị quyết, chỉ thị, báo cáo, công văn của Đảng uỷ Khối các cơ quan Trung ương , năm 2008 - Đặc trưng “cơ quan giao dịch”: VB của này giao dịch với cơ quan khác trong khoảng thời gian nhất định về một vấn đề cụ thể có thể lập 1 hồ sơ. Ví dụ: Tập công văn trao đổi giữa Trường ĐHKHXH&NV TP. Hồ Chí Minh với Trung tâm Giáo dục Thường xuyên Tỉnh Vĩnh Long về việc mở lớp Bồi dưỡng chứng chỉ đại học văn thư lưu trữ năm 2010 - Đặc trưng “địa dư”: Địa dư là phạm vi của các đơn vị hành chính như tỉnh, thành phố, huyện, quận, xã, phườnghoặc phạm vi chỉ chung cho cho các, miền, khu vực Những VB có tên loại giống nhau, được cơ quan, tổ chức giới hạn bởi 1 phạm vi địa dư, sản sinh trong một khoảng thời gian nhất định, có thể lập một hồ sơ. Ví dụ: Tập Báo cáo tháng đầu năm của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long về tình hình đạ ôn phá hoại lúa 6 tháng đầu năm 2010. - Đặc trưng “thời gian” : là thời gian giới hạn năm, tháng của vấn đề, sự việc, vụ việc mà nội dung VB đề cập đến hoặc thời gian ban hành VB. Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp những VB được ban hành trong một khoảng thời gian nhất định vào một hồ sơ hoặc tập hợp những VB có nội dung cùng đề cập đến một sự việc (một vấn đề) trong một khoảng thời gian nhất định vào một hồ sơ. Ví dụ: Tập Báo cáo sơ kết công tác 6 tháng đầu năm 2010 của các ban, đảng uỷ trực thuộc Thành uỷ Cần Thơ. Tập lưu văn bản đi của Trường PTCS Sông Đà quý I năm 2010. * Biên soạn tiêu đề hồ sơ - Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường gồm: tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian . + Tên loại văn bản - nội dung - thời gian - tác giả : áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan. Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm 2005 của Trường Cao đẳng sư phạm Tây Ninh. - Một số dạng tiêu đề hồ sơ tiêu biểu: + Tên loại văn bản - tác giả - nội dung - thời gian : áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề. Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo của Trường Cao đẳng sư phạm Tây Ninh về công tác đạo tạo năm 2005. + Tập lưu (quyết định, chỉ thị, thông tư, công văn v.v...) - thời gian - tác giả : áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan. Ví dụ: Tập lưu công văn quý I năm 2005 của Trường Cao đẳng sư phạm Tây Ninh. + Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ quan chủ trì) - địa điểm - thời gian : áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo. Ví dụ: · Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2005 của Trường Cao đẳng sư phạm Tây Ninh ngày 15/01/2006. · Hồ sơ Hội thảo “Đổi mới phương giảng dạy năm 2005” do của Trường Cao đẳng sư phạm Tây Ninh tổ chức tại Tây Ninh từ 25-26/01/2005. + Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian : áp dụng đối với loại hồ sơ việc mà văn bản về quá trình giải quyết công việc còn lưu được khá đầy đủ. Ví dụ: · Hồ sơ về sự cố công trình Ký túc xá A tại của Trường Cao đẳng sư phạm Tây Ninh ngày 02/5/2005. · Hồ sơ về việc nâng lương năm 2005 + Hồ sơ - tên người : áp dụng đối với hồ sơ nhân sự. Ví dụ: Hồ sơ ông Nguyễn Văn A Hồ sơ bà Nguyễn Thị B * Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa - Theo số thứ tự và ngày tháng văn bản : đối với những hồ sơ được lập theo đặc trưng chủ yếu là tên loại văn bản. - Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo; theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc : đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ việc. - Theo tầm quan trọng của tác giả hoặc theo vần ABC tên gọi tác giả, tên địa danh d) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ Căn cứ vào Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu để xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ. * Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ, cần kết hợp xem xét loại ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu hết giá trị. Đối với tài liệu hết giá trị, phải viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị. Tài liệu trùng thừa và tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ nào phải được xếp ở cuối hồ sơ đó và chỉ được loại ra khỏi hồ sơ sau khi đã được kiểm tra. b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu. Bước 7. Biên mục phiếu tin - Phiếu tin là biểu ghi tổng hợp các thông tin về một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản. - Tác dụng của phiếu tin: + Nhập tin và xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá. + Thay thế cho thẻ tạm để hệ thống hoá hồ sơ của phông. - Trên phiếu tin cần biên mục các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14. Phiếu tin (BM-CLTLG-06) Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin - Căn cứ vào Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và phiếu tin kiểm tra kiểm tra việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin. - Nếu việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin chưa đạt yêu cầu cần thực hiện lại. - Nếu việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin đạt yêu cầu thì sẽ hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại tài liệu. Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại Sắp xếp các phiếu tin trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ; sắp xếp các nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin hoặc thẻ tạm. Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo số thứ tự tạm thời của phiếu tin Bước 11. Biên mục hồ sơ a) Đánh số tờ b) Viết mục lục văn bản c) Viết chứng từ kết thúc d) Viết bìa hồ sơ. a) Đánh số tờ Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được đánh bằng chữ số Ảrập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau. Ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b. b) Viết mục lục văn bản Mục lục v ă n bản là bản thống kê các v ă n bản có trong môït đơ n vị bảo quản (hồ s ơ ) theo mẫu in sẵn ngay trên trang bìa của hồ s ơ . Mẫu mục lục v ă n bản Soá TT Soá, kyù hieäu vaên baûn Ngaøy thaùng vaên baûn Taùc giaû vaên baûn Trích yeáu noäi dung vaên baûn Tôø soá Ghi chuù (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (1cm) (3cm) (3cm) (4cm) (7,5cm) (1cm) (2cm) MỤC LỤC VĂN BẢN Số TT Số và ký hiệu của VB Thời gian ban hành VB Tác giả của VB Trích yếu nội dung VB Tờ số Ghi chú 01 970/KH-XHNV 28/11/2008 Tröôøng ÑH KHXH&NV Keá hoaïch Toå chöùc Hoäi nghò caùn boä coâng chöùc naêm 2008 01-03 02 976/CT-XHNV 25/12/2008 Nt Chöông trình Hoäi nghò 04 03 978/BC-AS 25/12/2008 Nt Baùo caùo toång keát hoaït ñoäng naêm 2008 05-07 04 980/BC-XHNV 25/12/2008 Nt Baùo caùo Toång keát hoaït ñoäng coâng ñoaøn naêm 2008 08-09 05 986/NQ-XHNV 25/12/2008 Nt Ngh ò quyeát Hoäi nghò caùn boä, coâng chöùc naêm 2008 10-11 06 987/BB-XHNV 25/12/2008 Nt Bieân baûn Hoäi nghò caùn boä, coâng chöùc naêm 2008 12-14 c) Viết chứng từ kết thúc Chứng từ kết thúc là bản ghi chép những thông tin cần thiết về hồ sơ để phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ đó. CHỨNG TỪ KẾT THÚC Đơn vị bảo quản cú :.....tờ (viết bằng chữ), đỏnh số liờn tục từ số .đến số, trong đú cúsố trựng là số .và .số nhảy là số. Mục lục văn bản cú: ..tờ Đặc điểm tài liệu: (Mức độ đầy đủ, giỏ trị phỏp lý, tỡnh trạng vật lý, tài liệu phim ảnh cú trong hồ sơ) địa danh, ngày thỏng năm Người lập hồ sơ ( Ký và ghi rừ họ tờn) d) Viết bìa hồ s ơ - Là việc giới thiệu lên bìa hồ sơ các thông tin cần thiết về hồ sơ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm. - Bìa hồ sơ được trình bày theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước. Cấu tạo bìa hồ sơ 560mm 330mm Phần gấp cạnh Phần gấp gáy 50mm 235mm 40mm 235mm TỜ SAU TỜ ĐẦU TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC Kyù hieäu thoâng tin:.. Soá: 01/HCTC...VT HOÀ SÔ Tập văn bản c hỉ đạo của Bộ Giáo dục và Đào tao về công tác tuyển sinh năm học 2008-2009 Töø ngaøy: 20/02/2009 ñeán ngaøy 30/10/2009 Goàm: 45 tôø Phoâng soá: THÔØI HAÏN BAÛO QUAÛN Muïc luïc soá: laâu daøi Hoà sô soá: Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ Căn cứ vào việc biên mục bên trong và bên ngoài của hồ sơ. Nếu chưa đạt yêu cầu hoặc sai sót thì cần chỉnh sửa lại Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ - Đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếu tin và lên bìa hồ sơ. - Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn phông: + Đối với những phông hoặc khối tài liệu được chỉnh lý lần đầu: từ số 01 cho đến hết; + Đối với những đợt chỉnh lý sau: từ số tiếp theo số hồ sơ cuối cùng trong mục lục hồ sơ của chính phông hoặc khối tài liệu đó trong đợt chỉnh lý trước. Ví dụ: ghi số hồ sơ cho cơ quan từ năm 2001 đến năm 2003 - Năm 2001 : 01; 02; 03;100. - Năm 2002 : 101; 102; 103;250. - Năm 2003 : 251; 252; 253;395. Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng, đưa tài liệu vào bìa hồ sơ - Vệ sinh tài liệu - Tháo bỏ ghim kẹp - Làm phẳng tài liệu - Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ. Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) - Xếp theo thứ tự các hồ s ơ đ ã đư ợc hệ thống hoá và đ ánh số. - Không xếp quá ít hồ s ơ trong một hộp vì sẽ tốn hộp, tài liệu trong hộp bị xô lệch. - Không xếp quá chặt vì khi lấy sẽ khó và tài liệu dễ bị h ư hỏng. - Sau khi xếp hồ s ơ vào hộp phải làm nhãn hộp. Bước 16. Viết và dán nhãn hộp PHÔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP SAIGON TOURIST NĂM 2001 01 Gồm: ĐVBQ Từ số ..đến số .. PHÔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP SAIGON TOURIST NĂM 2001 02 Gồm: ĐVBQ Từ số ..đến số .. Bước 17. Vận chuyển tài liệuvào kho và xếp lên giá - Tài liệu sau khi được chỉnh lý cần được vận chuyển vào kho và xếp lên giá. - Nguyeân taéc saép xeáp taøi lieäu leân giaù phaûi deã thaáy, deã laáy, theo töøng loaïi taøi lieäu. - Saép xeáp leân töøng khoang, töøng giaù phaûi thoáng nhaát theo quy ñònh xeáp töø treân xuoáng döôùi, töø traùi qua phaûi. Bước 18. Bàn giao tài liệu Sau khi sắp xếp tài liệu lên giá cần làm thủ tục bàn giao tài liệu và lập biên bản giao, nhận tài liệu ( BM-CLTLG-01 ). Bước 19. Nhập phiếu tin vàocơ sở dữ liệu Lấy các phiếu tin đã được biên mục nhập đầy đủ các thông tin trên phiếu tin vào máy vi tính. Bước 20. Kiểm tra việc nhập phiếu tin Đối chiếu cơ sở dữ liệu với phiếu tin, nếu phiếu tin chưa đạt yêu cầu thì chỉnh sửa hoàn chỉnh. Bước 21. Lập Mục lục hồ sơ Mục lục hồ sơ là công cụ tra cứu chủ yếu trong các lưu trữ, dùng để thống kê, giới thiệu nội dung hồ sơ, đơn vị bảo quản của phông lưu trữ theo phương án hệ thống hoá. Thành phần của Mục lục hồ s ơ  Tờ bìa *  Tờ nhan đ ề *  Tờ mục lục *  Lời nói đ ầu *  Bảng chữ viết tắt *  Bảng kê các hồ s ơ *  Bảng chỉ dẫn *  Phần kết thúc. UỶ BAN NHÂN DÂN TÌNH ĐỒNG NAI TRUNG TÂM L Ư U TRỮ TỈNH ĐỒNG NAI MỤC LỤC HỒ S Ơ Phông: Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai Từ n ă m:1998 đ ến n ă m:2000 CỤC VĂN TH Ư VÀ L Ư U TRỮ NHÀ N Ư ỚC TR Ư ỜNG TRUNG HỌC VĂN TH Ư L Ư U TRỮ TRUNG ƯƠ NG II MỤC LỤC HỒ S Ơ Phông: Tr ư ờng Trung học V ă n th ư L ư u trữ Trung ươ ng II Từ n ă m:2000 đ ến n ă m:2004 - Tờ bìa CỤC VĂN TH Ư VÀ L Ư U TRỮ NHÀ N Ư ỚC TR Ư ỜNG TRUNG HỌC VĂN TH Ư L Ư U TRỮ TRUNG ƯƠ NG II MỤC LỤC HỒ S Ơ Phông : Tr ư ờng Trung học V ă n th ư L ư u trữ Trung ươ ng II Từ hồ s ơ 206 đ ến hồ s ơ số 920 - Phông số: Thời hạn bảo quản - Mục lục số (quyển số):05 Vĩnh viễn -Số trang:10 UỶ BÂN NHÂN DÂN QUẬN 12 VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND KHO L Ư U TRỮ MỤC LỤC HỒ S Ơ Phông : Uỷ ban nhân dân quận 12 Từ hồ s ơ 1500 đ ến hồ s ơ số 2000 - Phông số:03 Thời hạn bảo quản - Mục lục số (quyển số):20 Vĩnh viễn -Số trang:25 - Tờ nhan đề - Bảng kê tiêu đề hồ sơ bao gồm 6 cột: + Hộp số + Hồ sơ số + Tiêu đề hồ sơ + Ngày tháng bắt đầu và kết thúc + Số lượng tờ + Ghi chú Mẫu phần thống kê tiêu đ ề hồ s ơ CAËP HOÄP SOÁ HOÀ SÔ SOÁ TIEÂU ÑEÀ HOÀ SÔ (ÑÔN VÒ BAÛO QUAÛN) NGAØY THAÙNG BAÉT ÑAÀU VAØ KEÁT THUÙC SOÁ LÖÔÏNG TÔØ GHI CHUÙ 1 2 3 4 5 6 HOÄP SOÁ HOÀ SÔ SOÁ TIEÂU ÑEÀ HOÀ SÔ (ÑÔN VÒ BAÛO QUAÛN) NGAØY THAÙNG BAÉT ÑAÀU VAØ KEÁT THUÙC SOÁ LÖÔÏNG TÔØ GHI CHUÙ 50 A. ÑAØO TAÏO I. QUAÛN LYÙ CHUNG VEÀ ÑAØO TAÏO 1 . Vaên baûn chung cuûa nhaø nöôùc 501 - Taäp taøi lieäu chæ ñaïo cuûa nhaø nöôùc veà coâng taùc ñaøo taïo, naêm 2004 10/01/2004 ñeán 30/12/2004 25 2 . Xaây döïng vaø quaûn lyù chöông trình khung vaø moân hoïc 502 - Taäp taøi lieäu veà vieäc xaây döïng keá hoaïch ñaøo taïo cuûa Tröôøng TH Löu tröõ vaø Nghieäp vuï Vaên phoøng II, naêm 2004 25/01/2004 ñeán 30/3/2004 35 51 II. ÑAØO TAÏO CHÍNH QUY 1 . Tuyeån sinh 503 - Hoà sô tuyeån sinh cuûa Tröôøng TH Löu tröõ vaø Nghieäp vuï Vaên phoøng II, naêm 2004 10/6 ñeán 30/10 naêm 2004 20 2 . Keát quaû ñaøo taïo a. Caùc lôùp Trung hoïc chuyeân nghieäp 504 - Hoà sô veà keá hoaïch hoïc taäp caùc lôùp Thö kyù 10, Vaên phoøng 5, Löu tröõ 8A – B, Vaên thö 8 15 B. HAØNH CHÍNH-TOÅ CHÖÙC - Viết các bảng chỉ dẫn mục lục như bảng chỉ dẫn vấn đề; bảng chỉ dẫn tên người; bảng chỉ dẫn tên địa danh. Bước 22. Xử lý tài liệu loạ i - Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại (BM-CLTLG-08 ) - Viết thuyết minh tài liệu loại * - Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại Bước 23. Kết thúc chỉnh lý - Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông - Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý - Tổ chức họp rút kinh nghiệm. Trân trọng cảm ơn! HẸN GẶP LẠI