Bài giảng môn Tin học đại cương

1Dzoãn Xuân Thanh TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG … 1 NỘI DUNG Phần 1: Giới thiệu các kiến thức cơ bản về máy tính  Khái niệm về máy tính  Công dụng của máy tính  Các thành phần máy tính  Các loại phần mềm trên trên máy tính  Khái niệm về virus máy tính  Các thao tác chuột, bàn phím 2 Phần 2: Giới thiệu về Hệ điều hành MS Windows  Khái niệm về hệ điều hành  Các thuật ngữ trên Windows  Thao tác trên Windows Explorer  Thay đổi một số thiết lập mặc định trên Windows Phần 3: Sử dụng MS Word  Các nguyên tắc soạn thảo văn bản  Định dạng văn bản  Bảng biểu  Đối tượng đồ họa  Mail Merge  Tạo mục lục  Các thao tác trình bày văn bản khác 3 Phần 4: Sử dụng MS Excel  Soạn thảo và trình bày bảng tính  Lập công thức  Các công thức cơ bản  Rút trích dữ liệu  Đồ thị 4 KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ MÁY TÍNH 5 MÁY TÍNH LÀ GÌ VÀ CHỨC NĂNG? Máy tính là thiết bị điện tử hoạt động dưới sự điều khiển của các chỉ thị được lưu trữ trong bộ nhớ. 6 Máy tính có thể nhận dữ liệu (nhập), thao tác trên dữ liệu phụ thuộc vào các quy luật xác định (xử lý), sinh ra kết quả (xuất), và lưu trữ kết quả cho việc sử dụng sau này. Kết quảXử lý Lưu trữDữ liệu 2CÁC THÀNH PHẦN CỦA MÁY TÍNH 7 Khối hệ thống Thiết bị nhập Thiết bị xuất Thiết bị lưu trữ Thiết bị kết nối 8 Thiết bị nhập Bàn phím (keyboard) Chuột (mouse) Máy quét (scanner) 9 Thiết bị xuất Màn hình (monitor) Máy in (printer) Loa (speaker) Ổ đĩa cứng (hard disk drive) 10 Thiết bị lưu trữ Đĩa mềm (floppy disk) Đĩa CD (compact disk) Đĩa USB 11 Thiết bị kết nối 12 Khối hệ thống Được bao bọc bởi hộp dạng đứng (tower case) hoặc nằm (desktop case) 3Bộ xử lý trung tâm (CPU) (Center Processor Unit) 13 Khối hệ thống – các thành phần bên trong Bo mạch chính (mainboard) Bộ nhớ (RAM) (Random Access Memory) MÁY TÍNH HIỆU QUẢ Ở ĐIỂM NÀO?  Tốc độ  Độ tin cậy  Chính xác  Lưu trữ  Kết nối  Trình diễn 14 PHẦN MỀM MÁY TÍNH LÀ GÌ? Phần cứng là các thiết bị điện, điện tử hình thành nên các thành phần vật lý của máy tính. Phần mềm (chương trình máy tính) là một chuỗi các chỉ dẫn cho phần cứng máy tính cách thức thực hiện các công việc, những chỉ dẫn này thường gọi là các tập lệnh do lập trình viên tạo ra. 15 Máy tính = Phần cứng + Phần mềm MỘT SỐ PHẦN MỀM THÔNG DỤNG Phần mềm hệ thống  Hệ điều hành: Microsoft DOS, Microsoft Windows, Linux, …  Phần mềm tiện ích: Diệt virus, chống phân mãnh đĩa, sao lưu dữ liệu, … Phần mềm ứng dụng  Phần mềm văn phòng: MS Word, MS Excel, …  Phần mềm thiết kế: AutoCad, Corel Draw, …  Lập trình: Visual Basic, Visual C, …  … 16 CÁC ĐƠN VỊ  Tốc độ máy tính  MHZ  GHZ  Lưu trữ  Bit  Byte  Mega Byte  Giga Byte 17 CÁC LOẠI MÁY TÍNH  Máy cá nhân: Máy để bàn, máy xách tay  Máy trạm: Server, mainframe 18 4SỬ DỤNG CHUỘT  Chức năng của con trỏ chuột dùng để chọn một đối tượng nào đó trên màn hình Windows, dấu hiệu để nhận biết con trỏ chuột đang ở vị trí nào thông qua biểu tượng  Khi di chuyển con chuột thì con trỏ này cũng di chuyển theo cùng hướng. 19 CÁC THAO TÁC CHUỘT 20 St t Thao tác Mô tả 1 Click trái Nhấn vào phím trái và nhả tay ra 2 Click phải Nhấn vào phím phải và nhả tay ra 3 Double Click Click trái 2 lần liên tiếp 4 Kéo rê Nhấn và giữ tay ở phím trái và di chuyển con trỏ chuột SỬ DỤNG BÀN PHÍM Bố trí phím của bàn phím theo chuẩn QWERTY 21 MÔ TẢ CÔNG DỤNG CỦA CÁC PHÍM  Phím chức năng  Đèn thể hiện trạng thái của các phím Num Clock, Caps Lock và Scroll Lock được bật hay tắt  Phần gõ chữ (mặc định là chữ cái in thường), gõ dấu chấm câu và dấu tiếng Việt 22  Phím Space: dùng để gõ khoảng trắng  Phím di chuyển dấu nháy (vị trí gõ chữ)  Phần phím gõ số (nếu đèn NumLock sáng)  Phím Enter: Kết thúc lệnh hoặc xuống hàng  Phím chuyển trạng thái  Phím NumLock bật dùng để nhập số ở phần phím số  Phím CapsLock bật dùng để nhập chữ cái in hoa (đối với gõ chữ cái)  Phím ScrollLock bật dùng để cuộn cửa sổ 23  Xóa chữ đứng trước dấu nháy  Xóa chữ đứng sau dấu nháy  Phím Shift Có 2 công dụng:  Nếu nhấn giữ phím Shift kèm với những phím có 2 phần ví dụ như: thì có tác dụng lấy phần trên Ví dụ: Nhấn phím Shift + phím thì kết quả cho dấu %  Nếu nhấn giữ phím Shift kèm với những phím là chữ cái thì có tác dụng là chữ cái in hoa (nếu đèn CapsLock tắt) và ngược lại nếu đèn CapsLock bật Ví dụ (khi đèn CapsLock tắt): Nhấn phím thì kết quả được chữ a, nếu nhấn phím Shift kèm với phím thì kết quả được chữ A 24 5VIRUS Virus tin học là chương trình máy tính do con người tạo ra nhằm thực hiện ý đồ nào đó (thường mục đích là phá hoại). Đặc điểm:  Có kích thước nhỏ  Có khả năng lây lan  Hoạt động ngầm 25 VIRUS VÀ CÁCH PHÒNG CHỐNG  Không cài đặt phần mềm không rõ nguồn gốc  Không mở file đính kèm trong mail nếu địa chỉ mail lạ  Diệt virus trước khi sử dụng đĩa mềm, đĩa USB đã sử dụng trên máy khác  Hạn chế vào những trang Web lạ 26 VIRUS VÀ CÁCH PHÒNG CHỐNG  Khi chép dữ liệu bằng đĩa mềm để in hay để copy sang máy khác thì nên khóa chống ghi đĩa mềm  Dùng phần mềm diệt virus và thường xuyên cập nhật.  Cách an tòan nhất là hạn chế sử dụng chung, đặc biệt là mạng nếu thấy không cần thiết.  Nên sao lưu dữ liệu định kỳ thường xuyên để phục hồi lại nếu cần. 27 VIRUS VÀ CÁCH PHÒNG CHỐNG Các phần mềm diệt virus phổ biến  Norton Antivirus  BitDefender  Kaspersky Antivirus  BKAV  … 28 Dzoãn Xuân Thanh HỆ ĐIỀU HÀNH MICROSOFT WINDOWS29 KHÁI NIỆM HỆ ĐIỀU HÀNH Máy tính hoạt động cần có chương trình hay còn gọi là phần mềm. Hệ đều hành là nền tảng giao tiếp giữa phần cứng và phần mềm ứng dụng. Hệ điều hành quản lý các tài nguyên của máy tính (bộ nhớ, đĩa , máy in …) và khai thác tất cả các tính năng, ưu thế của tài nguyên để phần mềm ứng dụng sử dụng. Ngoài ra hệ điều hành còn có nhiệm vụ tổ chức bộ nhớ, đọc chương trình ứng dụng từ đĩa vào bộ nhớ, thi hành chương trình ứng dụng. 30 6ĐẶC TRƯNG CỦA HĐH WINDOWS  Giao diện đồ họa người dùng  Hệ điều hành đa nhiệm  Dễ sử dụng và dễ cài đặt  Tương thích hầu hết các máy tính  Cung cấp nhiều tiện ích  Nhiều phiên bản khác nhau cho các mục đích riêng  Được sử dụng rộng rãi 31 MÀN HÌNH CHÍNH CỦA WINDOWS 32 Màn hình nền (Desktop) Nút Start Thanh tác vụ CÁC THÀNH PHẦN CỦA CỬA SỔ 33 Thanh cuộn ngang Vùng làm việc (soạn thảo) Thanh cuộn dọc Tiêu đề cửa sổ menu Thanh công cụ Thanh trạng thái Nút đóng, thu nhỏ và phóng to cửa sổ KHỞI ĐỘNG WINDOWS  Bước 1: Cấp nguồn máy tính  Bước 2: Bật công tắc nguồn (thường nằm phía trước thùng máy)  Bước 3: Chờ máy tính khởi động cho đến khi vào Windows (màn hình destop) 34 Công tắc nguồn THOÁT KHỎI WINDOWS Khi muốn tắt nguồn máy tính, trước hết ta phải thoát khỏi Windows, cách thực hiện như sau:  Bước 1: Lưu và đóng tất cả các ứng dụng đang sử dụng  Bước 2: Click vào Start, chọn Shutdown sau đó hộp thoại Shutdown xuất hiện 35Chọn CÁC THAO TÁC TRÊN WINDOWS EXPLORE Chủ yếu dùng để quản lý tập tin và thư mục  Click phải chuột vào nút START trên thanh taskbar, hoặc click phải vào My Computer trên destop  Chọn Explore 36 737 TẠO THƯ MỤC Chọn vị trí cần thêm, có 2 cách:  Cách 1: Click phải vùng trống bên cửa sổ bên phải chọn New\Folder và nhập tên cho thư mục mới rồi nhấn enter 38 TẠO THƯ MỤC  Cách 2: Hoặc chọn menu File\New\Folder 39 TẠO TẬP TIN Thao tác tương tự như tạo thư mục, nhưng thay vì chọn Folder thì chọn một tập tin cho ứng dụng bất kỳ 40 XÓA TẬP TIN HOẶC THƯ MỤC Chọn thư mục hoặc tập tin cần xoá, có 2 cách:  Nhấn phím Delete  Hoặc vào menu File chọn Delete Sau đó chọn Yes hoặc nhấn Enter khi xuất hiện hộp thoại 41 SAO CHÉP THƯ MỤC HOẶC TẬP TIN Gồm 2 giai đoạn: Chọn thư mục hoặc tập tin cần sao chép và chọn vị trí để sao chép vào, có 4 cách thực hiện:  Click phải tại thư mục hay tập tin cần sao chép, chọn Copy sau đó chọn vị trí cần sao chép và click phải chọn Paste  Hoặc chọn thư mục hay tập tin cần sao chép, nhấn phím Ctrl+C sau đó chọn vị trí cần sao chép và nhấn phím Ctrl+V 42 8SAO CHÉP THƯ MỤC HOẶC TẬP TIN  Hoặc chọn thư mục hay tập tin cần sao chép, vào menu Edit chọn Copy sau đó chọn vị trí cần sao chép và vào menu Edit chọn Paste  Hoặc chọn thư mục hay tập tin cần sao chép sau đó nhấn phím Ctrl + click và giữ chuột trái kéo rê vào vị trí cần sao chép 43 DI CHUYỂN THƯ MỤC HOẶC TẬP TIN Gồm 2 giai đoạn: Chọn thư mục hoặc tập tin cần di chuyển và chọn vị trí để di chuyển vào, có 4 cách thực hiện:  Click phải tại thư mục hay tập tin cần di chuyển, chọn Cut sau đó chọn vị trí cần di chuyển và click phải chọn Paste  Hoặc chọn thư mục hay tập tin cần di chuyển, nhấn phím Ctrl+X sau đó chọn vị trí cần di chuyển và nhấn phím Ctrl+V 44 DI CHUYỂN THƯ MỤC HOẶC TẬP TIN  Hoặc chọn thư mục hay tập tin cần di chuyển, vào menu Edit chọn Cut sau đó chọn vị trí cần di chuyển và vào menu Edit chọn Paste  Hoặc chọn thư mục hay tập tin cần di chuyển sau đó click và giữ chuột trái kéo rê vào vị trí cần di chuyển 45 ĐỔI TÊN THƯ MỤC HOẶC TẬP TIN Chọn thư mục hoặc tập tin cần đổi tên, có 2 cách thực hiện:  Click trái (1 lần) vào thư mục hay tập tin đó và nhập lại tên  Hoặc vào menu File chọn Rename và nhập lại tên 46 TẠO SHORTCUT Chọn vị trí cần tạo shortcut, có 2 cách thực hiện:  Click phải vào vùng trống chọn New\Shortcut  Hoặc vào menu File chọn New\Shortcut 47  Nhập vào đường dẫn đến tập tin cần tạo shortcut hoặc chọn nút Browse để duyệt và chọn tập tin sau đó nhấn nút Next  Đặt tên cho shortcut và nhấn nút Finish 48 9THAO TÁC TRÊN RECYCLE BIN  Recycle Bin chứa những thư mục hay tập tin bị xoá từ đĩa cứng.  Muốn xoá thực sự toàn bộ thì click phải vào Recycle Bin và chọn Empty Recycle Bin.  Muốn xoá thực sự từng thư mục hay tập tin riêng lẽ thì nhấn đúp vào Recycle Bin, chọn đánh dấu từng thư mục hay từng tập tin và nhấn phím Delete.  Ngược lại muốn phục hồi lại cũng tương tự như bước trên, nhưng click phải chọn Restore. 49 ĐẶT THUỘC TÍNH TẬP TIN HOẶC THƯ MỤC Chọn thư mục hoặc tập tin cần đặt thuộc tính, có 2 cách thực hiện:  Click phải vào thư mục hay tập tin đó và chọn Properties  Hoặc vào menu File chọn Properties  Click chuột vào checkbox tương ứng 50 3. CÁC THAO TÁC TRÊN MY COMPUTER Double Click vào My Computer trên destop Các thao tác tương tự như Windows Explore nhưng nội dung thư mục và tập tin chỉ nằm trong một vùng cửa sổ 51 CÁC THAO TÁC TRÊN MY COMPUTER 52 TÌM KIẾM 53 Chọn start \ chọn hoặc nhấn phím F3 CÁC THAO TÁC KHÁC TRÊN CONTROL PANEL 54 10 MICROSOFT WORD Dzoãn Xuân Thanh55 NGUYÊN TẮC CHUNG GÕ DẤU TIẾNG VIỆT  Để gõ được tiếng Việt có dấu ta phải sử dụng thêm tiện ích gõ dấu tiếng Việt, có 2 tiện ích thường được hay sử dụng là Unikey và VietKey.  Để gõ các chữ cái Việt có dấu bạn phải gõ chữ cái chính trước, sau đó gõ các dấu thanh, dấu mũ, dấu móc. Các kiểu gõ tiếng Việt khác nhau sẽ quy định các phím bấm khác nhau cho các dấu thanh, dấu mũ và dấu móc.  Trạng thái chữ hoa, thường phụ thuộc vào trạng thái của các phím SHIFT và CAPS LOCK.  Có 2 kiểu gõ tiếng Việt thông dụng là kiểu gõ Telex và VNI 56 KIỂU GÕ TELEX 57 Phím Dấu s Sắc f Huyền r Hỏi x Ngã j Nặng z Xoá dấu đã đặt. Ví dụ: toansz = toan w Dấu trăng trong chữ ă, dấu móc trong các chữ ư, ơ Chữ w đơn lẻ tự động chuyển thành chư ư. aa â dd đ ee ê oo ô [ Gõ nhanh chữ ư ] Gõ nhanh chữ ơ  Ví dụ: tieengs Vieetj = tiếng Việt dduwowngf = đường 58 KIỂU GÕ VNI 59 Phím Dấu 1 sắc 2 huyền 3 hỏi 4 ngã 5 nặng 6 dấu mũ trong các chữ â, ê, ô 7 dấu móc trong các chữ ư, ơ 8 dấu trăng trong chữ ă d9 chữ đ Ví dụ: tie6ng1 Vie6t5 = tiếng Việt d9u7o7ng2 = đường TÌM HIỂU CHƯƠNG TRÌNH VIETKEY  Tiện ích cho phép gõ dấu Tiếng Việt trong soạn thảo văn bản hay lập bảng tính  Muốn gõ dấu được Tiếng Việt phải đảm bảo chương trình VietKey đã được chạy thường trú và có biểu tượng hình chữ “V” trên thanh traybar hoặc trên màn hình, bằng cách vào thư mục VietKey chạy tập tin .exe Khi chạy chương trình, có 1 trong 2 dạng sau: 60 11 TÌM HIỂU CHƯƠNG TRÌNH VIETKEY  Nếu biểu tượng là chữ E, tức không ở chế độ gõ Tiếng Việt ta có thể chỉnh lại bằng cách click trái vào biểu tượng 61 TÌM HIỂU CHƯƠNG TRÌNH VIETKEY  Vào Menu chức năng bằng cách click phải vào biểu tượng 62 TÌM HIỂU CHƯƠNG TRÌNH VIETKEY 63 NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN o Bước 1: Chạy chương trình gõ Tiếng Việt o Bước 2: Khởi động MS Office Word o Bước 3: Nhập văn bản ở dạng thô trước sau đó mới định dạng cho văn bản 64  Lưu ý: Không được dùng quá 2 khoảng trắng giữa các từ trong văn bản. Trước dấu chấm câu không có khoảng trắng. Sau dấu chấm câu phải có khoảng trắng để ngăn cách từ tiếp theo. Điều quan trọng là tránh lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo văn bản. Nếu không gõ được dấu Tiếng Việt thì kiểm tra xem biểu tượng của tiện ích gõ tiếng Việt có phải hình chữ V không, chọn đúng kiểu gõ và chọn đúng font chưa. Một đoạn (paragraph) văn bản được kết thúc bằng phím Enter. 65 KHỞI ĐỘNG MS WORD Cách 1: Vào Start  Program  Microsoft Office Word Cách 2: Double click vào biểu tượng Word trên destop (nếu có) 66 12 CÁC THAO TÁC CHUNG 67 Phần soạn thảo văn bản  Tạo tập tin mới: Chọn menu File\New hoặc nhấn phím Ctrl+N  Mở tập tin văn bản có sẵn: Chọn menu File\Open hoặc nhấn phím Ctrl+O sau đó chọn tập tin thông qua hộp thoại 68  Lưu tập tin: Vào menu File\Save hoặc nhấn phím Ctrl+S. Nếu chưa đặt tên tập tin thì word yêu cầu đặt tên, ngược lại word sẽ lưu với tên cũ  Lưu tập tin với tên khác: Vào menu File\Save As…Sau đó word sẽ hiện lên hộp thọai yêu cầu đặt tên  Đóng tập tin: Chọn menu File\Close  Thoát khỏi word: Chọn menu File\Exit hoặc click trái vào dấu góc trên bên phải của cửa sổ word 69 THAO TÁC TRÊN KHỐI  Đánh dấu khối  Sao chép  Cắt dán  Xóa 70 ĐÁNH DẤU KHỐI Đoạn văn bản được đánh dấu khối thể hiện qua vùng được tô đen  Đánh dấu khối cả đoạn văn bản:  Bước 1: Đưa con trỏ chuột về đầu đoạn văn bản muốn đánh dấu khối (con trỏ chuột phải có biểu tượng )  Bước 2: Double click Đánh dấu khối 1 phần đoạn: Đưa con trỏ chuột tới vị trí đầu cần đánh dấu sau đó Click trái và kéo rê đến vị trí cuối cần đánh dấu 71 SAO CHÉP  Bước 1: Đánh dấu khối vùng cần sao chép.  Bước 2: Nhấn phím Ctrl+C (hoặc để con trỏ chuột vào vùng bôi đen, sau đó click phải chọn copy).  Bước 3: Chọn vị trí cần sao chép, sau đó nhấn phím Ctrl + V (hoặc click phải chuột chọn paste). 72 13 CẮT DÁN Di chuyển vùng văn bản từ vị trí này sang vị trí khác  Bước 1: Đánh dấu khối vùng cần sao chép.  Bước 2: Nhấn phím Ctrl+X (hoặc để con trỏ chuột vào vùng bôi đen, sau đó click phải chọn cut).  Bước 3: Chọn vị trí cần sao chép, sau đó nhấn phím Ctrl + V (hoặc click phải chuột chọn paste) XÓA  Bước 1: Đánh dấu khối vùng cần sao chép  Bước 2: Nhấn phím delete 73 Nếu bạn muốn đánh dấu toàn bộ văn bản thì nhấn phím Ctrl + A ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ 74 Bước 1: Đánh dấu vùng cần định dạng. Bước 2: Vào menu Format  Font… ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ  Chọn font chữ  Thiết lập font chữ mặc định  Kích thước font chữ  Tăng: Nhấn phím Ctrl+]  Giảm: Nhấn phím Ctrl+[  In đậm, nghiêng, gạch dưới  Chèn  Xóa  Trước: Dùng phím feed back  Sau: Dùng phím Delete 75 ĐỊNH DẠNG PARAGRAPH 76 Bước 1: Đánh dấu vùng cần định dạng. Bước 2: Vào menu Format  Paragraph… 6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – ĐỊNH DẠNG PARAGRAPH  Line spacing: Độ dãn dòng  Spacing: Khoảng cách các đoạn  Alignment: Canh lề  Left: Trái  Right: Phải  Center: Giữa  Justify: Đều  Indentation: Độ thụt vào đầu dòng  First line  Hanging 77 ĐỊNH DẠNG TAB 78 Click chuột vào đây để thay đổi kiểu tab Thanh Ruler 14 ĐỊNH DẠNG TAB  Sử dụng khi nhấn phím tab con trỏ nhảy đến vị trí tùy theo định dạng  Đặt:  Chọn kiểu tab: Left, right, …  Click trái lên thanh ruler (nếu không có vào menu View\Ruler)  Hoặc cũng có thể vào menu Format\Tabs…  Bỏ: Click chuột vào tab cần bỏ kéo rê xuống dưới 79 ĐỊNH DẠNG CÁCH ĐÁNH SỐ, DẤU ĐẦU CÂU Vào menu Insert \ Bullets and Numbering … 80 Chọn để thay đổi mặc định 81 Mức phân cấp các mục ĐỊNH DẠNG TRANG IN 82 ĐỊNH DẠNG TRANG IN 83 ĐỊNH DẠNG ĐƯỜNG VIỀN TRANG 84 15 ĐỊNH DẠNG ĐƯỜNG VIỀN TRANG Canh lề cho đường viền trang: Chọn Options 85 6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – CHIA CỘT 86 6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – CHIA CỘT  Chia đoạn văn bản thành nhiều cột  Để chia cột bôi đen đoạn văn bản và thực hiện thao tác sau  Để ngắt sang cột khác vào menu Insert\Break\ Column Break 87 6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – ĐỊNH DẠNG TEXTBOX  Textbox: Khung hình chữ nhật chứa văn bản hay hình vẽ khác  Để tạo textbox vào menu Insert\Textbox hoặc chọn biểu tượng drawing trên thanh toolbar và chọn biểu tượng textbox trên thanh drawing (hình chữ A) 88 6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – ĐỊNH DẠNG TEXTBOX Để định dạng textbox, ta chọn textbox, đặt chuột ngay vị trí textbox sao cho biểu tượng chuột hình mũi tên 4 chiều và click phải chọn Format Text Box 89 6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – ĐỊNH DẠNG TEXTBOX 90 16 6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – ĐỊNH DẠNG TEXTBOX 91 DROP CAP 92  Bôi đen ký tự đầu đoạn, sau đó vào menu Format\Drop Cap… 93 6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – FIND & REPLACE  Tìm kiếm (find) hay thay thế (replace) ký tự, từ hay câu văn bản thành một từ, hay câu văn bản khác 94 6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – FIND & REPLACE 95 6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – HEADER VÀ FOOTER 96 17 HEADER VÀ FOOTER  Vào menu View\Header and Footer để chèn Header và Footer vào văn bản  Trong quá trình gõ nội dung header và footer có thể chuyển qua lại giữa header và footer bằng cách click vào biểu tượng như bên dưới 97 HEADER VÀ FOOTER  Vào menu View\Header and Footer để chèn Header và Footer vào văn bản  Trong quá trình gõ nội dung header và footer có thể chuyển qua lại giữa header và footer bằng cách click vào biểu tượng như bên dưới 98 LẬP BẢNG BIỂU 99 7. LẬP BẢNG BIỂU – CHÈN BẢNG BIỂU 100 LẬP BẢNG BIỂU – ĐỊNH DẠNG Bôi đen bảng và click phải 101 LẬP BẢNG BIỂU – ĐỊNH DẠNG 102 18 7. LẬP BẢNG BIỂU – ĐỊNH DẠNG 103 7. LẬP BẢNG BIỂU – ĐỊNH DẠNG  Định dạng đường viền của bảng 104 7. LẬP BẢNG BIỂU – CANH LỀ 105 9. CHÈN HÌNH, WORD ART 106 10. CHÈN CÔNG THỨC 107 10. CHÈN CÔNG THỨC 108 19 CHÈN CÔNG THỨC  Chọn ký hiệu tương ứng và dùng phím mũi tên di chuyển đến vị trí cần chèn các thành phần của công thức  Click chuột ra ngoài ô gõ công thức để kết thúc 109 MAIL MERGE Dùng để tạo các văn bản mẫu dựa vào danh sách cho trước như là thư mời họp, thư thông báo,… Gồm 3 bước:  Tạo tập tin dữ liệu: Gồm bảng dữ liệu các thông tin  Tạo tập tin mẫu chừa trống để điền thông tin vào  Dùng chức năng mail merge của word để phát sinh ra các mẫu 110 MAIL MERGE – TẠO TÂP TIN DỮ LIỆU Soạn tập tin dữ liệu và lưu lại theo mẫu sau (ví dụ tên tập tin lưu lại là: dulieu.doc) Lưu ý: Tiêu đề của bảng dữ liệu không nên gõ dấu tiếng Việt 111 MAIL MERGE – TẠO TÂP TIN MẪU Soạn tập tin mẫu để gửi và lưu lại theo mẫu sau (ví dụ tên tập tin lưu lại là: mau.doc) 112 MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 0) 113 MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 1) 114 20 MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 2) Chọn tập tin mẫu đã lưu 115 MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 3) Chọn tập tin dữ liệu đã lưu 116 MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 4) 117 MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 4) Click chọn vị trí cần chèn thông tin sau đó chọn mục more item và chọn cột cần điền cho đến khi đầy đủ 118 MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 4) 119 MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 4) 120 21 MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 5) Click chuột để xem trước các thư 121 MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 5) Click chuột để xem trước các thư 122 MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 6) In ra máy in Trộn lại và đưa vào tập tin mới 123 CÁCH TẠO MỤC LỤC Mục tiêu để tạo bảng tham chiếu đến nội dung của các phần (mục) thông qua số trang Bước 1: Xác định những tiêu đề cần tạo mục lục để xác định cần bao nhiêu Heading Bước 2: Định dạng các kiểu trình bày (style) cho các Heading (font chữ, kích thước, canh lề, …) vừa xác định (Từ Heading 1 trở đi). Định dạng lại cách đánh số thứ tự (Numbering) trong các phần nội dung Bước 3: Soạn thảo và trình bày văn bản Bước 4: Tạo mục lục 124 Ví dụ cần tạo mục lục theo cấu trúc sau: Bài 1: Tổng quan 1. Các khái niệm cơ bản 1.1. Máy tính là gì? 1.2. Bộ nhớ chính, bộ nhớ phụ, thiết bị lưu trữ 2 Chức năng của máy tính 2.1. Đối với người dùng 2.2. Đối với doanh nghiệp 2.3. Đối với chính phủ Bài 2: Các thành phần của máy tính 1. Thành phần nhập 2.1. Bàn phím 2.2. Máy quét 2. Thành phần xuất 2.1. Màn hình 2.2. Máy in 125 Bước 1: Cần 3 Heading( Heading 1: tên bài học; Heading 2: tên mục chính; Heading 3: tên mục con) Bước 2: Định dạng các Heading: vào menu Format\ Style 126 22 Chọn Chọn Heading cần định dạng 127 Đối với Heading 1 không có đánh số thì chỉ cần định dạng font chữ (Chọn Font: tên font, kích thước) và định dạng canh lề (chọn Paragraph) 128 Đối với Heading 2 và Heading 3 định dạng thêm phần Numbering (do có đánh số thứ tự) 129 130 Level 1 thì chọn Heading 2 Level 2 thì chọn Heading 3 131 Bước 3: Soạn thảo văn bản Tên bài học phải chọn là style Heading 1 Các chương, mục chỉ cần chọn nút trên thanh công cụ của Word Bước 4: Chọn trang đầu tiên hoặc cuối cùng để chèn phần mục lục, sau đó chọn menu Insert\ Index and Tables 132 23 133 Kết quả 134 MICROSOFT EXCEL Dzoãn Xuân Thanh135 KHỞI ĐỘNG MS EXCEL Cách 1: Vào Start  Program  Microsoft Office Excel.  Cách 2: Double click vào biểu tượng Excel trên destop (nếu có) 136 1. GIỚI THIỆU 137 NGUYÊN TẮC LẬP BẢNG TÍNH Bước 1: Soạn thảo dữ liệu. Bước 2: Lập công thức. Bước 3: Trình bày bảng tính. 138 24 1. GIỚI THIỆU 139  Công dụng: Excel là trình ứng dụng - dạng phần mềm bảng tính điện tử - hỗ trợ việc tính toán, phân tích dữ liệu, trích chọn dữ liệu, lập biểu đồ minh họa và tạo các thao tác báo cáo, báo biểu đơn giản.  Ưu điểm của Excel là dễ sử dụng và cho ra kết quả công việc nhanh chóng. 2. CÁC KHÁI NIỆM –BẢNG TÍNH (WORKSHEET) 140  Mỗi bảng tính là một hình chữ nhật gồm có 256 cột và 65536 hàng. Vùng giao nhau giữa hàng và cột gọi là cell. Excel được ghi trên đĩa thành một tập tin dạng *.XLS 2. CÁC KHÁI NIỆM – TẬP TIN WORKBOOK 141  Mỗi workbook cho phép 225 sheet  Tiêu đề dòng: được đánh số theo thứ tự 1,2,3,…65536  Tiêu đề cột: được đánh theo thứ tự A,B,C, AA,AB, IV  Một ô của bảng tính được xác định bởi toạ độ dòng và cột. Ví dụ: ô A22 nằm ở cột A và dòng 22. Mỗi ô có thể chứa 32767 ký tự. Mỗi bảng tính chứa tối đa 256*65536 ô 2. CÁC KHÁI NIỆM – VÙNG (RANGE) 142  Mỗi vùng là một hình chữ nhật con của bản tính, được ghi bởi: ô góc trên trái, dấu : , kế đến là ô góc dưới phải.  Ví dụ: vùng B2:D3 gồm 6 ô B2, C2, D2, B3, C3, D3. Chọn vùng bằng cách rê chuột từ góc này đến góc kia của vùng đó. 2. CÁC KHÁI NIỆM 143 2. CÁC KHÁI NIỆM – FILL HANDLE 144 Trên màn hình luôn có một khung hình chữ nhật tạm gọi là hộp định vị nằm trên một cell nào đó, dùng để chọn mục tiêu xử lý. Bên cạnh hộp định vị còn có một dấu cộng khá lớn, đó là công cụ định vị của thiết bị chuột. Và ở góc dưới bên phải của khối chọn có một dấu cộng nhỏ, đó chính là Fill handle 25 2. CÁC KHÁI NIỆM – FILL HANDLE 145 2. CÁC KHÁI NIỆM - CÁCH DI CHUYỂN 146  Lên xuống qua lại một cột: Dùng 4 mũi tên để đưa hộp định vị hoặc di chuyển bằng dấu cộng bằng chuột đến nơi cần đến rồi nhắp nút bên trái  Lên xuống một trang của sổ màn hình: PageUp, PageDown  Lật từ sheet này qua sheet khác: Ctrl+PageUp (qua sheet sau); Ctrl+PageDown (về sheet trước) 2. CÁC KHÁI NIỆM - CÁCH DI CHUYỂN 147  Qua lại một cột: Tab (qua bên phải); Shift tab (qua bên trái)  Về cell đầu tiên của sheet (A1): Ctrl+Home  Về cell cuối cùng của trong phạm vi có số liệu của sheet: Ctrl+End  Về đầu hàng đang xử lý: Home  Về cuối theo hướng chỉ định bằng mũi tên: End hoặc Ctrl rồi nhấn phím mũi tên 3. NỘI DUNG CỦA MỘT Ô 148  Có thể là con số Vị trí ngầm định nằm bên phải của ô. Excel xem ngày giờ như là số  Quy định dạng ngày ngầm định trong control panel\Regional Settings chọn tab Date và khai báo dạng trong Short date format  Hiển thị dạng ngày: Format/Cells chọn tab number và chọn custom trong Category gõ vào type dd/mm/yy 3. NỘI DUNG CỦA MỘT Ô 149 3. NỘI DUNG CỦA MỘT Ô 150  Có thể là một chuỗi ký tự: đặc trưng của chuỗi là không dùng trong tính toán, có thể dùng để mô tả, giải thích. Trường hợp đặc nếu chuỗi ký tự viết như một số thì bắt đầu bằng dấu nháy đơn. Chuỗi được ngầm định nằm bên phải của ô. 26 3. NỘI DUNG CỦA MỘT Ô 151  Muốn xuống hàng trong ô, ta gõ ALT+Enter  Ngoài ra excel cung cấp cung cụ tiện dụng giúp nhập chuỗi dễ dàng hơn là Auto complete. khi nhập chuỗi vào ô Excel tự động dò tìm trong các dữ liệu của những lần nhập trước và điền đầy đủ dữ liệu đó. Nếu đúng thì gõ Enter nếu không gõ backspace (hoặc không gõ) và nhập tiếp.  Nếu không muốn chức năng này thì chọn Tool/option chọn tab Edit đánh dấu Enable AutoComplete for cell value 3. NỘI DUNG CỦA MỘT Ô 152 3. NỘI DUNG CỦA MỘT Ô 153  Có thể là công thức: bắt đầu bằng dấu bằng “=” và kế tiếp là công thức cần lập 3. CÁC TOÁN TỬ TRONG EXCEL 154 3. CÁC TOÁN TỬ TRONG EXCEL 155  Trong công thức có thể sử dụng giá trị trong các ô khác để tính bằng cách tham chiếu đến địa chỉ của nó, nếu giá trị ô tham chiếu thay đổi thì giá trị của ô công thức cũng thay đổi theo, có nghĩa là công thức sẽ được tính toán lại  Ví dụ: ô B5 có giá trị là 5  Ô C6 có công thức là := B5 * 4vậy C6 có kết quả là 20  Nếu chỉnh ô C5 là 2 thì ô C6 có giá trị là 8 4. NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU 156  Thông thường trước khi trước khi tiến hành nhập liệu, bạn phải xác định ô hay khối ô cần nhập hay cần đều chỉnh.  Chọn ô:  Cách 1: nhấp lên ô cần chọn  Cách 2: dùng các phím mũi tên di chuyển đến các ô cần chọn 27 4. NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU 157  Khối ô (phạm vi ô) kề nhau  Cách 1: giữ chuột ở 1 góc của khối ô cần (biểu tượng merge ,…)  Cách 2: Chọn 1 ô ở một góc, giữ shift và nhắp lên ô đối diện hoặc nhấn các phím di chuyển  Các khối ô không kề nhau: chọn ô hay khối thứ nhất, giữ Ctrl và chọn các ô hay khối khác 4. NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU 158  Chọn cả sheet: nhấp vào góc trái  Nhập dữ liệu: chọn ô cần nhập (dữ liệu nhập hiện trong trên thanh công thức, nó có thể là số, chuỗi hay là công thức). Kết thúc nhập bằng Enter (hay tab, hay các phím mũi tên), muốn bỏ dữ liệu đang nhập thì gõ Escape  Sau khi kết thúc nhập, nếu muốn xoá dữ liệu trong ô thì phải chọn lại ô và nhấn Delete hay del hay Spacebar 4. NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU 159  Sau khi nhập, có thể hiệu chỉnh lại dữ liệu trong ô bằng cách:  Cách 1: Nhấp đúp lên ô (điểm chèn trong ô sẽ nằm tại vị trí bạn muốn nhắp đúp lên)  Cách 2: Gõ phím F2 (điểm chèn nằm cuối dữ liệu trong ô)  Cách 3: Nhắp lên thanh công thức tại vị trí cần điều chỉnh 5. ĐỊA CHỈ TƯƠNG ĐỐI VÀ TUYỆT ĐỐI 160  Khi tạo công thức, các tham chiếu ô hay khối ô trong công thức thường có trạng thái tương đối.  Ví dụ: ô B6 chứa công thức là =A5. A5 trong công thức được biết như địa chỉ tương đối. Khi sao chép công thức có địa chỉ tương đối, các địa chỉ ô trong công thức của ô đích sẽ đựơc cập nhật và thay đổi thành địa chỉ tương tương khác 5. ĐỊA CHỈ TƯƠNG ĐỐI VÀ TUYỆT ĐỐI 161  Ví dụ: B6 đang chứa công thức =A5, chép sang B7 thay đổi thành =A6  Nếu muốn cố định địa chỉ khi sao chép thì phải sử dụng địa chỉ tuyệt đối 5. ĐỊA CHỈ TƯƠNG ĐỐI VÀ TUYỆT ĐỐI 162  Để cố định lại chỉ trong công thức, có 2 cách  Cách 1: nhấn dấu $ trong khi nhập địa chỉ ô  Cách 2: sau khi khai báo địa chỉ ô, nhấn gõ F4  Ví dụ: nếu công thức là A5* C1. Nếu muốn tạo địa chỉ tuyệt đối cho địa chỉ ô C1. Vậy công thức sẽ phải là: A5*$C$1 28 6. CHÈN CHÚ THÍCH CHO Ô 163  Chèn chú thích cho ô: khi di chuyển con chuột nằm trên ô chú thích tự động xuất hiện 1 khung chứa lời chú thích được chèn trước. Những chú thích thường là những lời giải thích, những ghi chú thêm về kết quả trong ô. Ô nào có chú thích thì có 1 hình tam giác nằm ở góc phải trên của ô. 6. CHÈN CHÚ THÍCH CHO Ô 164 1 2 3 6. CHÈN CHÚ THÍCH CHO Ô 165  Để chèn chú thích, thường thực hiện những bước sau:  Bước 1: xác định ô cần chú thích  Bước 2: chọn insert/comment (hoặc double click chọn Insert Commnet)  Bước 3: Nhập vào chú thích trong hộp  Bước 4: kết thúc nhấp bên ngoài hộp chú thích 7. ĐỊNH DẠNG Ô 166  Định dạng font, canh lề, đường viền, kiểu dữ liệu,… 7. ĐỊNH DẠNG Ô 167 7. ĐỊNH DẠNG Ô 168 29 8. SAO CHÉP DỮ LIỆU 169  Sao chép dữ liệu ô đến các ô kề nhau trên cùng hàng hoặc cột  Chọn ô chứa dữ liệu cần sao chép  Giữ chuột trên dấu hình vuông nhỏ, chuột có dạng dấu + và kéo đến ô cần chép thả chuột ra 8. SAO CHÉP DỮ LIỆU 170  Nếu dữ liệu có kiểu nhãn nhưng có ký tự cuối ở cuối nhãn thì sao chép các ký tự số trong nhãn tự động tăng lên 1  Nếu dữ liệu của bạn có kiểu số, khi sao chép đến những ô kế tiếp mà bạn muốn số tự động tăng lên 1 thì khi kéo phải giữ Ctrl (hay nhập vào 2 ô theo thứ tự 1, 2 chọn cả 2 ô chứa giá trị đầu đã khai báo. Giữ chuột trên dấu hình vuông nhỏ ở phía dưới khối, chuột có dạng dấu + rồi kéo đến ô cần điền dữ liệu tới) 8. SAO CHÉP DỮ LIỆU 171 8. SAO CHÉP DỮ LIỆU 172  Sao chép đặt biệt: Chức năng này cho phép bạn sao chép đặc biệt như:  b1:copy  b2: paste special Trong khung past chọn:  Value: chỉ sao chép kết quả của công thức  Format: chỉ sao chép định dạng  Transpose: biến đổI giữa cột và hàng 9. CỐ ĐỊNH HÀNG VÀ CỘT NHƯ TIÊU ĐỀ 173 9. CỐ ĐỊNH HÀNG VÀ CỘT NHƯ TIÊU ĐỀ 174  Khi dữ liệu trên bảng khá nhiều, ta không thể hiển thị chúng trên một màn hình, cần phải lật qua, lật lại thì mới thay đổi được, lúc nhìn thấy dữ liệu phía dưới có thể không biết dữ liệu đó là dữ liệu nào. Do vậy cần phải giữ cố định dòng, cột làm tiêu đề 30 9. CỐ ĐỊNH HÀNG VÀ CỘT NHƯ TIÊU ĐỀ 175 Xác định vị trí ô nằm phía trên các hàng và nằm phía bên trái các cột cần giữ lại như tiêu đề: Chọn Window - > Freeze Panes (nếu muốn bỏ cố định tiêu đề, chọn Window -> Unfreeze Panes) 10. CÁC HÀM - HÀM TÍNH TỔNG 176 SUM (number1, number2, …) Trả về tổng số các đối số trong danh sách các đối số Ví dụ: SUM(2,3) bằng 5 SUM(A2:D2) SUM(A2:D2,A3:A6) 11. CÁC HÀM - HÀM LÀM TRÒN 177 ROUND(số cần làm tròn, vị trí) Làm tròn số cần làm tròn tại vị trí được chỉ định  >0 thì làm tròn đến vị trí thập phân được chỉ định  =0: làm tròn đến số nguyên gần nhất  <0: làm tròn về bên trái dấu thập phân 11. CÁC HÀM - HÀM LÀM TRÒN 178 Ví dụ: ROUND(2.15,1) = 2.2 ROUND(2.15,0)=2 ROUND(2.15,-1)=0 ROUND(21.5,-1)=20 (trong Excel . là phần thập phân muốn sửa lại là dấu , vào control panel\regional setting- number – decimal symbol ,) 12. CÁC HÀM - HÀM TÍNH TOÁN 179  Hàm tính trung bình AVERAGE (số 1, số 2, …) Trả về giá trị trung bình số học của các đối số  Hàm lấy giá trị lớn nhất MAX (số 1, số 2, …) Trả về giá trị lớn nhất trong danh sách các đối số  Hàm lấy giá trị nhỏ nhất MIN (number1, number2, …) Trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách các đối số 12. CÁC HÀM - HÀM TÍNH TOÁN 180  Hàm lấy giá trị tuyệt đối ABS ABS(giá trị) Ví dụ: ABS(-1)=1  Hàm lấy căn SQRT(gia tri) Ví dụ: SQRT(4)=2  Hàm đổi mã ASCII thành ký tự Char(65)=A 31 12. CÁC HÀM - HÀM TÍNH TOÁN 181  Hàm đổi ký tự sang mã ASCII CODE(A)=65  Hàm mũ POWER(x,y) Trả về x mũ y Ví dụ: power(4,2)= 16 12. CÁC HÀM - HÀM TÍNH TOÁN 182  Hàm tính tổng có điều kiện: SUMIF (range, criteria, sum range)  Range: vùng kiểm tra  Criteria: điều kiện kiểm tra  Sum range: vùng tính tổng Tính tổng các ô trong vùng sum range mà tương ứng với các ô trong vùng range thoả điều kiện criteria 183 IF (điều kiện, X, Y) Trả về X nếu điều kiện đúng, hoặc Y nếu đk sai Điều kiện: là biểu thức logic:  X: là giá trị trả về khi điều kiện là ĐÚNG  Y: là giá trị trả về khi đk là SAI Các hàm if có thể lồng nhau đến 7 cấp 13. CÁC HÀM - HÀM ĐIỀU KIỆN 184  AND (logic1, logic2, ….) Hàm trả về True nếu tất cả các đối số của nó là True, trả về false nếu có ít nhất 1 đối số là False Ví dụ:  AND(5+2=7, 8+2=10) true  AND(51) false Lưu ý: có tối đa 30 đối số logic 14. CÁC HÀM - HÀM LOGIC 185  OR(logic1, logic2, ….) Trả về TRUE nếu có ít nhất một đối số của nó là TRUE, trả về False nếu tất cả các đối số là False 14. CÁC HÀM - HÀM LOGIC 186 RANK(number, ref, order) Trả về hạng của số number trong một danh sách các đối số ref  Number: là số ta muốn tìm hạng của nó  Ref: là một dãy hay một tham chiếu đến một danh sách các đối số  Order: là số chỉ định cách đánh hạng:  Nếu order = 0 hoặc không ghi thì số lớn được xếp hạng trước  Nếu order khác 0 thì số nhỏ được xếp hạng trước 15. CÁC HÀM - HÀM XẾP HẠNG 32 187 INT (number) Trả về phần nguyên của số number Ví dụ: INT(9/2)=4 16. CÁC HÀM - HÀM LẤY PHẦN NGUYÊN 188 MOD (số bị chia, số chia) Trả về phần dư của phép chia nguyên Ví dụ: MOD(9,2)=1 17. CÁC HÀM - HÀM LẤY PHẦN DƯ 189  Hàm lấy ký tự bên trái chuỗi LEFT (chuỗi, n) Trả về n ký tự bên trái nhất trong chuỗi (nếu n không khai báo được xem như là 1) Ví dụ: LEFT(“Microsoft Excel”, 3) =”Mic” 18. CÁC HÀM - HÀM TRÊN CHUỖI 190  Hàm lấy ký tự bên phải chuỗi RIGHT (chuỗi, n) Trả về n ký tự nằm bên phải trong chuỗi (nếu n không khai báo được xem như là 1) Ví dụ: RIGHT (“Microsoft Excel”, 5)= Excel 18. CÁC HÀM - HÀM TRÊN CHUỖI 191  Hàm lấy ký tự bên trong chuỗi MID (chuỗi, m, n) Trả về số ký tự chỉ định n trong chuỗi và bắt đầu lấy từ ký tự thứ m Ví dụ: MID (“Microsoft Excel”, 6, 4) = soft 18. CÁC HÀM - HÀM TRÊN CHUỖI 192  Hàm tính chiều dài của chuỗi LEN (chuỗi) Trả là chiều dài trong chuỗi, tức là số ký tự có trong chuỗi Ví dụ: LEN (“thi”) = 3 18. CÁC HÀM - HÀM TRÊN CHUỖI 33 193  Hàm đổi chuỗi số thành trị số VALUE (chuỗi số) Ví dụ: VALUE(“2”) = 2  Hàm xoá khoảng trống thừa trong chuỗi TRIM (chuỗi) Ví dụ: TRIM (“Trần Minh Thái”) = Trần Minh Thái 18. CÁC HÀM - HÀM TRÊN CHUỖI 194  Hàm đổi chuỗi hoa UPPER (“chuỗi”) Ví dụ: UPPER(“kiến ăn cá”) = KIẾN ĂN CÁ  Hàm đổi chuỗi thường LOWER (“chuỗi”) Ví dụ: LOWER(“KIẾN ĂN CÁ”) = kiến ăn cá  Hàm đổi các ký tự dầu của từ thành hoa PROPER (“chuỗi”) Ví dụ: PROPER(“kiến ăn cá”) = Kiến Ăn Cá 18. CÁC HÀM - HÀM TRÊN CHUỖI 195  Theo cột trong bảng VLOOKUP(giá trị dò tìm, vùng dl, n, x) Hàm tìm kiếm một giá trị dò tìm trong cột bên trái duyệt qua vùng dữ liệu và trả về giá trị trên cột thứ n nếu tìm thấy, hoặc #N/A nếu không tìm thấy.  Giá trị dò tìm: là giá trị được tìm kiếm trong cột bên trái của vùng dữ liệu 19. CÁC HÀM - HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU 196  Vùng dữ liệu: là vùng chứa dữ liệu được tìm kiếm cho trước  n là số thứ tự của cột trong vùng dữ liệu nơi VLOOKUP sẽ lấy giá trị trả về, n=1 chỉ cột đầu tiên, cột thứ 2 có n =2 …  x: là giá trị logic xác định, muốm việc tìm kiếm chính xác hay gần đúng Nếu x=0 hay =false thì hàm sẽ tìm giá trị bằng với trị dò tìm (chính xác) 19. CÁC HÀM - HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU 197 Nếu x=1 hay =true (hay không ghi) thì hàm sẽ thực hiện tìm kiếm gần đúng theo khoảng giá trị với điều kiện là vùng dữ liệu để dò phải đựơc sắp xếp theo thứ tự tăng dần 19. CÁC HÀM - HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU 198  Theo hàng trong bảng HLOOKUP(giá trị dò tìm, vùng dl, n, x) Trả về dữ liệu nằm ở hàng thứ n trong vùng dữ liệu nếu tìm thấy hoặc #N/A (mã lỗi Not Avalable) nếu không tìm thấy  Giá trị dò tìm: là giá trị được tìm kiếm trong cột bên trái của vùng dữ liệu (hay hàng đầu của vùng dữ liệu) 19. CÁC HÀM - HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU 34 199  Vùng dữ liệu: là vùng chúa dữ liệu được tìm kiếm cho trước  N: là số thứ tự của hàng trong vùng dữ liệu nơi HLOOKUP sẽ lấy giá trị trả về, n=1 chỉ hàng đầu tiên, hàng thứ 2 có n =2 …  x: là giá trị logic xác định, muốn việc tìm kiếm một giá trị chính xác hay gần đúng. Nếu x=0 hay =false thì hàm sẽ tìm giá trị bằng với trị đò tìm (chính xác) 19. CÁC HÀM - HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU 200 Nếu x=1 hay =true (hay không ghi) thì hàm sẽ thực hiện tìm kiếm với giá trị dò tìm sẽ nếu không được hàm sẽ tìm lấy giá trị nhỏ hơn giá trị dò tìm nhưng nhỏ nhất do với giá trị mà nó dò qua và điều kiện là cột phía bên trái của vùng dữ liệu phải đựơc sắp xếp theo thứ tư tăng dần (nếu không hàm sẽ trả về giá trị không chính xác) 19. CÁC HÀM - HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU 201  DAY(“chuỗi ngày”) Trả về từ ngày 1 đến ngày 31 trong tháng tương ứng Ví dụ: DAY(“24/12/2004”) = 24  MONTH(“chuỗi ngày”) Trả về giá trị tháng (từ 1 đến 12 trong năm) Ví dụ: MONTH(“24/12/2004”) =12 20. CÁC HÀM - HÀM TÍNH NGÀY 202  YEAR (“chuỗi ngày”) Trả về số năm tương ứng (1900 đến 2078) Ví dụ: YEAR(“24/12/2004”)=2004  TODAY () Trả về ngày hiện tại của máy tính Ví dụ: TODAY()=24/12/2004  NOW () Ví dụ: NOW() 24/12/2004 15:3 Trả về số thứ tự của ngày giờ hiện tại 20. CÁC HÀM - HÀM TÍNH NGÀY 203  COUNT (value1, value2, ….) Đếm có bao nhiêu giá trị số có trong danh sách các đối số  COUNTA(value1, value2, ….) Đếm số lượng giá trị có trong danh sách các đối số  COUNTIF(range,criteria) Đếm số ô trong vùng range thoả điều kiện đã cho trong criteria 21. CÁC HÀM - HÀM ĐẾM 204 Sắp xếp dữ liệu trong bảng tính theo một thứ tự nào đó ta thực hiện lần lượt các bước sau:  Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp  Vào menu Data\Sort 22. SẮP XẾP DỮ LIỆU 35 205  Chọn khoá sắp xếp (mặc nhiên là sắp xếp theo thứ tự của một cột nào đó) từ hộp thoại Sort By và sắp xếp theo thứ tự Ascending hay Descending.  Muốn sắp xếp theo nhiều khoá (khi giá trị khoá đầu tiên bằng nhau) thì chọn tiếp trong các hộp thoạI Then By. (Nếu vùng dữ liệu được chọn có dòng tiêu đề chúng ta không muốn bao gồm dòng này trong việc sắp xếp thì đánh dấu vào option Header row) 22. SẮP XẾP DỮ LIỆU 206  Excel hỗ trợ các chức năng và các hàm để trích chọn dữ liệu từ một vùng dữ liệu cơ sở, thực hiện các tính toán trên vùng dữ liệu cơ sở này, trước hết cần nắm vững một số quy ước sau 23. RÚT TRÍCH DỮ LIỆU 207  Vùng dữ liệu: dùng để lưu dữ liệu gốc, là một vùng hình chữ nhật bao gồm nhiều dòng, dòng dầu tiên không lưu dữ liệu mà chỉ chứa tên của các cột (hay các trường, như: Soluong, dongia…). Mỗi dòng dữ liệu được gọi là một mẩu tin. 23. RÚT TRÍCH DỮ LIỆU 208  Vùng tiêu chuẩn: vùng này xác định các điều kiện luận lý để trích chọn dữ liệu từ vùng dữ liệu cơ sở. Dòng đầu tiên của vùng tiêu chuẩn chứa tên một số trường (cột) của vùng dữ liệu cơ sở mà tham gia vào điều kiện trích chọn. Các tên cột phải chính xác như đã ghi trong vùng dữ liệu cơ sở. Bắt đầu từ dòng thứ 2 của vùng tiêu chuẩn sẽ chứa các điều kiện. 23. RÚT TRÍCH DỮ LIỆU 209  Chú ý quy ước như sau:  Các điều kiện trên cùng một dòng được hiểu là đồng thời xảy ra (giống như ghép nối theo phép logic AND)  Các đk ghi trên nhiều dòng thì chỉ cần một trong các dòng đk thoả mãn là được (như vậy các dòng đk được kết nối theo phép luận lý OR) 23. RÚT TRÍCH DỮ LIỆU TÊN NSX NHÀ SX Mì Vedan 210 Vùng tiêu chuẩn tương đương với điều kiện OR (TÊN NSX=”Mì”, NHÀ SX=”Vedan”) 23. RÚT TRÍCH DỮ LIỆU 36 NHÀ SX ĐƠN GIÁ Vedan >=15 211  Vùng tiêu chuẩn tương đương vớI điều kiện AND(NHÀ SX=”Vedan”,ĐƠN GIÁ >=15) 23. RÚT TRÍCH DỮ LIỆU 212  Trích chọn dữ liệu:  Để thực hiện việc trích chọn dữ liệu ta chỉ cần thực hiện các bước sau (sau khi đã chuẩn bị vùng dữ liệu cơ sở như đã mô tả trên)  Tạo vùng tiêu chuẩn vớI những điều kiện trích chọn thích hợp  Chọn Data/Filter/Advance Filter.. hộp thoạI Advance sẽ xuất hiện 23. RÚT TRÍCH DỮ LIỆU 213 23. RÚT TRÍCH DỮ LIỆU 214 23. RÚT TRÍCH DỮ LIỆU 215  List range: quy định vùng dữ liệu cơ sở, ta chỉ cần nhập địa chỉ vùng tiêu chuẩn  Criteria range: vùng tiêu chuẩn  Nếu chỉ muốn dấu các mẩu tin không thoả đk thì chọn Filter the list, in-place, còn nếu muốn chép các mẩu tin đủ tiêu chuẩn sang vùng khác thì chọn Copy to another location  Để phục hồI các mẩu tin bị dấu đi (do chọn Filter the list, in place) ta chọn Data/Filter/Show All RÚT TRÍCH DỮ LIỆU