Bài giảng môn Microsoft Access 2003

Giáo viên: Đinh Hoài Nam Mở đầu Query Table Microsoft Access 2003Nội dung Mở đầu: Giới thiệu về Microsoft Access  Bảng (Table) Truy vấn dữ liệu (Query) Làm việc với mẫu biểu (Form) - Command Button Báo biểu (Report) Macro - MenuFormReportMacro1I. Giới thiệuAccess là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh chạy trên môi trường WindowsAccess 2003 là một phần trong bộ chương trình Microsoft Office 2003 được dùng rất rộng rãi hiện nay Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu một cách có tổ chức trên máy tínhVới Access, người sử dụng không cần viết từng câu lệnh như Pascal, Foxpro, C... mà chỉ tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyếtQuery Table Mở đầu Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2003FormReportMacro2II. Các khái niệm cơ bảnCơ sở dữ liệu (Database): là tập hợp các dữ liệu phục vụ cho một mục đích, bài toán cụ thể. Ví dụ như CSDL cho bài taosn quản lý lương, bài toán Quản lý sinh viênCơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database): Dữ liệu được tổ chức thành các bảng hai chiều.* Chiều dọc: là tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần quản lý (gọi là trường- Field)Vd: Sinh viên (tên, ngày sinh, lớp, điểm) Mặt hàng (tên hàng, số lượng, đơn giá,...) * Chiều ngang: là giá trị của các trường (các bản ghi - Record)Vd: (Nguyễn Văn An, 12/5/1970, K98T, 8)Query Table Mở đầu FormReportMacro3 Table (bảng): là thành phần cơ bản của CSDL, nó cho phép lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác quản lý. Các bảng trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau Query (truy vấn): là công cụ dùng để tính toán các trường không cần lưu trữ (điểmTB, thành tiền), sắp xếp, tìm kiếm, tổng hợp dữ liệuĐối với Access, cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm:II. Các khái niệm cơ bản Mở đầu Query Table FormReportMacro4II. Các khái niệm cơ bản Form (Biểu mẫu): cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong thực tế, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu như nhập xuất trên Table hay Query Report (Báo biểu): cho in ấn với các khả năng In dữ liệu dưới dạng bảng biểu Sắp xếp dữ liệu trước khi in In dữ liệu có quan hệ trên một báo cáo Macro (tập lệnh): là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện các thao tác thường gặp. Khi gọi một Macro, Access sẽ cho thực hiện một dãy các lệnh tương ứng đã qui định Module (đơn thể): là một dạng tự động hoá chuyên sâu hơn Macro. Đó là những hàm riêng của NSD được viết bằng ngôn ngữ Access BasicTập tin chương trình do Access tạo ra có đuôi là .MDBQuery Table Mở đầu FormReportMacro5III. Khởi động, thoátKhởi động: Chọn Start / Program / Microsoft Access hoặc chọn biểu tượng Microsoft Access (hình chìa khoá) trên màn hình nền hay trên thanh công cụ (nếu có), xuất hiện màn hình sau:Query Table Mở đầu FormReportMacro6III. Khởi động, thoát Create a new database using Blank Access database: tạo một CSDL mới Access database wizards, pages, and projects: tạo một CSDL mới với các dạng có sẵn của Access Open an Existing Database: mở một CSDL đã có Sau khi chọn một trong ba mục trên, chọn OK Nếu không thực hiện các chọn lựa trên thì chọn Cancel để vào thẳng màn hình Access Thoát: chọn lệnh File / Exit (Alt+F4) Nếu chưa lưu dữ liệu trước khi thoát sẽ có thông báoQuery Table Mở đầu FormReportMacro7Gồm các thao tác: Mở đầu Query Table Tạo bảng mới, nhập dữ liệu vào bảng Thiết lập quan hệ giữa các bảng Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu , kiểm tra tính hợp lệ của trường khi cập nhậtChương II : Bảng (Table)FormReportMacro8I. Tạo cấu trúc của bảng Khởi động Access, trong hộp thoại MS Access, chọn Blank Access Database, OK Từ cửa sổ Database, chọn Table /New, xuất hiện hộp thoại New Table cho phép chọn cách tạo Table: Xuất hiện hộp thoại File New Database Gõ tên CSDL, chọn Create, xuất hiện cửa sổ Database Mở đầu Query Table FormReportMacro9I. Tạo cấu trúc của bảng 1. Tạo bảng bằng Table Wizard Cho tạo bảng theo các mẫu có sẵn của Access Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Table Wizard, OK. Bước 2: chọn tên Table, tên trường theo mẫu có sẵn của Access và sửa đổi lại theo yêu cầu của thực tế. Chọn Next để thực hiện các công việc kế tiếp như sửa tên Table,... sau cùng là chọn Finish Mở đầu Query Table FormReportMacro10I. Tạo cấu trúc của bảng 2. Tạo bảng bằng Datasheet View Cho tạo bảng theo cách sử dụng một mẫu cho trước, Access dựa vào đó để tạo các Table Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Datasheet View, OK. Xuất hiện cửa sổ MS Access Mở đầu Query Table FormReportMacro11I. Tạo cấu trúc của bảng 2. Tạo bảng bằng Datasheet View Bước 2: Nhập nội dung vào bảng Vd: để tạo bảng lưu trữ điểm sinh viên Thay đổi tên trường: đứng trong trường, chọn Format / Rename Column hoặc nhắp phải chuột ở tên Field, chọn Rename Column Nhập dữ liệu vào bảng như trong Excel Mở đầu Query Table FormReportMacro12I. Tạo cấu trúc của bảng 2. Tạo bảng bằng Datasheet View Bước 3: Lưu bảng. Chọn File / Save, xuất hiện hộp thoại Table Name: gõ tên bảng, OK Access sẽ hỏi có đặt khoá không, bạn chọn No Bước 4: Đóng bảng, chọn File / Close. Mở đầu Query Table FormReportMacro13I. Tạo cấu trúc của bảng 3. Tạo bảng bằng Design ViewCho tạo bảng theo nhu cầu của NSD Trong hộp thoại New Table, chọn Design View, OK. Cửa sổ định nghĩa cấu trúc bảng có các phần Mở đầu Query Table FormReportMacro14I. Tạo cấu trúc của bảng 3. Tạo bảng bằng Design View Bước 1: Khai báo tên trường (Field name): bắt buộc, đặt tuỳ ý (Biến chữ thường thành chữ hoa FormReportMacro21 II. Giới thiệu các thuộc tính của trường3. Chi tiết về các thuộc tính của trường Thuộc tính Format Trường NumberDạngSốTrình bàyGeneral Number1234.51234.5Currency1234.5$1234.5Fixed1234.51234.50Standard1234.51,234.50Percent0.82582.5% Mở đầu Query Table Trường Date / Time: thường chọn kiểu Short DateDạngHiển thịGeneral Date4/23/02 10:30:00 AMLong DateTuesday, April 23, 2002Medium Date23/April/2002Short Date4/23/02Long Time10:30:00 AMMedium Time10:30 AMShort Time10:30FormReportMacro22 II. Giới thiệu các thuộc tính của trường3. Chi tiết về các thuộc tính của trường Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu) Công dụng Tạo khuôn dạng nhập liệu cho dễ nhìn. Vd: dấu ngăn cách phần nguyên và thập phân, dấu gạch ngang để phân cách các cụm ký tự của tài khoản Kiểm tra tính hợp lệ của ký tự gõ vào. (Vd nếu qui định là chữ số thì Access sẽ không nhận các ký tự không phải là chữ số) Tự động biến đổi các ký tự được nhập (Vd từ chữ thường sang chữ hoa) Che giấu thông tin đưa vào (Vd khi ta dùng Password) Mở đầu Query Table FormReportMacro23 II. Giới thiệu các thuộc tính của trường3. Chi tiết về các thuộc tính của trường Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)Ký tựCông dụng : là vị trí dành cho0chữ số 0...9, bắt buộc9chữ số 0...9, không bắt buộc#chữ số, dấu cộng +, dấu trừ -, dấu cáchLmột chữ cái, bắt buộc ?chữ hoặc dấu cách, không bắt buộcAký tự chữ hay số, bắt buộc aký tự chữ hay số, không bắt buộc &ký tự bất kỳ, bắt buộc Cký tự bất kỳ, không bắt buộc Vd1: để nhập số điện thoại dạng Text theo mẫu:0-511-810425ta dùng mặt nạ0-000-000000 Vd2: để nhập điểm thi chứa hai chữ số phần nguyên, một chữ số phần thập phân ta dùng mặt nạ00.0 Mở đầu Query Table FormReportMacro24 II. Giới thiệu các thuộc tính của trường3. Chi tiết về các thuộc tính của trường Thuộc tính Default Value Dùng để đặt giá trị mặc định cho trường. Giá trị mặc định này có thể là một hằng hay một hàm của Access. Ví dụ: Date(): ngày hiện hành Thuộc tính Required Nếu chọn Yes, bắt buộc phải nhập dữ liệu vào, nếu không máy sẽ báo lỗi Mở đầu Query Table Thuộc tính Validation Rule Công dụng: Access tự động kiểm tra tính hợp lệ khi nhập liệu. Muốn chương trình kiểm tra, trong biểu thức này, ta đặt một biểu thức hợp lệ. Ví dụ: >0 (Số lượng phải >0)FormReportMacro25 II. Giới thiệu các thuộc tính của trường3. Chi tiết về các thuộc tính của trường Thuộc tính Allow Zero Length Công dụng: Nếu chọn Yes, sẽ cho phép các trường Text và Memo nhận các chuỗi rỗng Mở đầu Query Table Thuộc tính IndexedGiá trịÝ nghĩaNoKhông có chỉ mụcYes (Duplicate Ok)Tạo chỉ mục cho phép các giá trị trong trường này trùng lặpYes (No Duplicate)Tạo chỉ mục không cho phép các giá trị trong trường này trùng lặp Công dụng: sắp xếp một trường nào đó. Thuộc tính nhận các giá trị sau:FormReportMacro26 III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)1. Khái niệm Là cách tạo trường mà giá trị nhập vào được chọn từ danh sách các trị. Danh sách này được liệt kê trong danh sách đổ xuống (Combo box)2. Cách tạo: Ví dụ minh họaYêu cầu Giả sử có Table Danh muc nganh thi có cấu trúc và nội dung: Ta cần tạo Table Danh sach thi sinh có cấu trúc như sau: Mở đầu Query Table FormReportMacro27 III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)2. Cách tạo: Ví dụ minh họa Trường Manganh khi nhập liệu, các giá trị được chọn từ danh sách các trị Cách thực hiện Bước 1:Tại cửa sổ thiết kế Table, khi tạo trường Manganh, ở cột Data Type, chọn Lookup Wizard..., xuất hiện hộp thoại Lookup Wizard: Mở đầu Query Table FormReportMacro28 III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)2. Cách tạo: Ví dụ minh họa (2) Chọn I will type in the values that I want: nếu muốn giá trị trong danh sách do người sử dụng tự đưa vào Chọn (1), Access sẽ yêu cầu chọn một Table hay Query làm nguồn. Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại: (1) Chọn I want the lookup column to look up the values in a table or query: nếu muốn giá trị trong danh sách được lấy từ table hay query Mở đầu Query Table FormReportMacro29 III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)2. Cách tạo: Ví dụ minh họa Bước 2: Ở đây, ta chọn Table Danh muc nganh thi, chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại: Mở đầu Query Table FormReportMacro30 III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)2. Cách tạo: Ví dụ minh họa Bước 3: Available Fields: liệt kê các trường có trong Table Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại sau: Mở đầu Query Table Chọn trường phù hợp rồi kích nút > để đưa sang danh sách Selected Fields. Ở đây ta chọn trường ManganhFormReportMacro31 III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)2. Cách tạo: Ví dụ minh họa Bước 4: Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại sau: Chọn Finish để hoàn thành quá trình Mở đầu Query Table FormReportMacro32 III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)2. Cách tạo: Ví dụ minh họa Mở table Danh sach thi sinh để nhập liệu, bạn sẽ thấy rằng, tại trường Manganh, một danh sách đổ xuống cho bạn chọn mã ngành Mở đầu Query Table FormReportMacro33 III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)2. Cách tạo: Ví dụ minh họa Chọn (2) để tự nhập vào các giá trị trong Combo box. Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại: Lần lượt nhập vào các giá trị trong Col1, (giả sử trong bảng DS Nhan vien) như sau: Mở đầu Query Table FormReportMacro34 III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)2. Cách tạo: Ví dụ minh họa Chọn Next để sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại: Chọn Finish để hoàn thành Mở đầu Query Table FormReportMacro35 III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)2. Cách tạo: Ví dụ minh họa Kết quả khi mở bảng DS Nhan vien để nhập liệu, bạn sẽ thấy rằng, tại trường Phòng ban, một danh sách đổ xuống cho bạn chọn tên phòng ban. Các tên này do ta tự nhập vào trong các bước trên Mở đầu Query Table FormReportMacro36IV. Khoá chính1. Định nghĩa Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định duy nhất một bản ghi Lợi ích của việc tạo khoá chính: Access dùng khoá chính để tạo sự liên kết giữa các bảng Mở đầu Query Table FormReportMacro37IV. Khoá chính2. Cách đặt khoá chính: một trường: đưa con trỏ chuột đến dòng chứa tên trường cần chọn làm mục khoá chính kết hợp của nhiều trường: nhấn giữ phím Shift sau đó chọn tất cả các trường cần chọn làm mục khoá chính Tại cửa sổ thiết kế Table: Nếu mục khoá chính là Chọn lệnh Edit / Primary Key (hoặc nhấn nút phải, chọn Primary Key, hoặc chọn biểu tượng ): các trường được chọn sẽ có hình chìa khoá ở đầuPrimary Key Mở đầu Query Table FormReportMacro38IV. Khoá chính3. Huỷ khoá chính: Tại cửa sổ thiết kế Table Chọn lại lệnh Edit / Primary Key một lần nữa (hoặc nhấn nút phải, chọn Primary Key, hoặc chọn biểu tượng ): hình chìa khoá ở đầu sẽ biến mất Mở đầu Query Table FormReportMacro39V. Lập quan hệ giữa các bảng1. Công dụng Access dùng quan hệ để đảm bảo những ràng buộc toàn vẹn giữa các bảng liên quan trong các phép: thêm, sửa, xoá mẩu tin Ta thường đặt quan hệ giữa một trường của bảng này với một trường của các bảng khác để liên kết dữ liệu giữa các bảng với nhau (các trường quan hệ cùng tên, cùng kiểu) Mở đầu Query Table FormReportMacro40V. Lập quan hệ giữa các bảng2. Cách tạo Giả sử trong CSDL Vat tu hang hoa ta có 3 bảng với cấu trúc: Ta sẽ lập quan hệ cho trường Makho trong bảng [Danh muc kho] và trường Mavattu trong bảng [Danh muc vat tu] với hai trường Makho và Mavattu trong bảng [Hang nhap] Mở đầu Query Table FormReportMacro41V. Lập quan hệ giữa các bảng2. Cách tạo Tại cửa sổ Database (1), chọn lệnh Tools / Relationships, xuất hiện màn hình Show Table (Nếu không xuất hiện, chọn lệnh View/Show Table):1 Lần lượt chọn Table cần lập quan hệ, chọn Add. Sau khi chọn xong tất cả Table, chọn Close để đóng hộp thoại Mở đầu Query Table FormReportMacro42V. Lập quan hệ giữa các bảng2. Cách tạo Trong cửa sổ Relationships, ta thiết lập các quan hệ. Có hai loại quan hệ trong Access Quan hệ một-một: mỗi mẩu tin của bảng A có một mẩu tin tương ứng trong bảng B Quan hệ một-nhiều: mỗi mẩu tin của bảng A có nhiều mẩu tin tương ứng trong bảng B Mở đầu Query Table FormReportMacro43V. Lập quan hệ giữa các bảng2. Cách tạo Chọn một trường từ bảng này và kéo sang trường tương ứng của bảng quan hệ. Giả sử ta thiết lập quan hệ cho trường Makho trong bảng [Danh muc kho] và bảng [Hang nhap], xuất hiện hộp thoại Edit Relationships Chọn nút Create để thiết lập quan hệ, cuối cùng có kết quả sau: Mở đầu Query Table Chọn một kiểu quan hệFormReportMacro44V. Lập quan hệ giữa các bảng3. Chú ýKhi đã đánh dấu mục Enforce Referential Integrity thì có thể sử dụng thêm các tuỳ chọn sau Cascade Update Related Fields: khi sửa giá trị của trường khoá trong bảng chính, giá trị tương ứng của các bản ghi trong trường quan hệ sẽ bị sửa theo (Vd: khi thay đổi manhanvien trong bảng [Danh sach nhan vien] thì manhanvien tương ứng trong bảng [Ngoai ngu] cũng thay đổi theo Cascade Delete Related Records: khi xoá một bản ghi trong bảng chính, các bản ghi tương ứng trong bảng quan hệ sẽ xoá (Vd: khi xoá một bản ghi trong bảng [Danh sach nhan vien] thì các bản ghi tương ứng trong bảng [Ngoai ngu] cũng bị xoá theo Mở đầu Query Table FormReportMacro45VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet1. Thêm mẩu tin Gọi lệnh Insert /New Record (hoặc chọn biểu tượng ) 2. Xoá mẩu tin Chọn các mẩu tin cần xoá Gọi lệnh Edit / Delete (nhấn phím Delete hoặc chọn biểu tượng ) Chú ý: Khi xoá mẩu tin, Access sẽ đưa ra thông báo để NSD xác nhận lại có xoá hay không Mở đầu Query Table FormReportMacro46VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet3. Sắp xếp mẩu tin Chọn trường cần sắp xếp Gọi lệnh Records / Sort / Sort Ascending - Sort Descending (hoặc chọn biểu tượng ) Mở đầu Query Table FormReportMacro47VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet4. Lọc bản ghi Chọn lệnh Records / Filter / Filter By Form, xuất hiện hộp thoại Filter By Form như sau: Muốn lọc trường nào, ta bấm chuột vào trường đó, chọn giá trị làm điều kiện để lọc Nhắp phải chuột, chọn Apply Filter/Sort: Access sẽ liệt kê các bản ghi thoả mãn điều kiện Mở đầu Query Table FormReportMacro48Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: tổng hợp, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu Table Truy vấn cho phép NSD thống kê số liệu (truy vấn dữ liệu) theo ý mình, xây dựng các báo cáo tổng hợp dưới nhiều hình thức khác nhau trên dữ liệu gốc là bảng (Table)I. Khái niệmChương III : Truy vấn dữ liệu (Query)Query Mở đầu FormReportMacro49II. Các loại truy vấn thông dụng : Có nhiều loại truy vấn, nhưng thông dụng nhất là các loại sau: 1. Select Query (Truy vấn chọn số liệu): được sử dụng phổ biến nhất, dùng để: Chọn lọc các mẩu tin Thêm các trường mới là kết quả thực hiện các phép tính trên các trường của bảng nguồn. Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn Table Query Mở đầu FormReportMacro 2. Update Query (Truy vấn cập nhật): dùng để sửa đổi đồng loạt nhiều mẩu tin của một hay nhiều bảng50II. Các loại truy vấn thông dụng 3. Delete Query (Truy vấn xoá số liệu): xoá một nhóm các mẩu tin từ một hay nhiều bảng 4. Crosstab Query (Truy vấn tham chiếu chéo): kết nhóm số liệu theo chủng loại và hiển thị số liệu dưới hình thức của một bảng tính kèm theo số liệu tổng hợp ngang và dọc Table Query Mở đầu FormReportMacro 6. Make Table Query (Truy vấn tạo bảng ): cho tạo một bảng mới từ số liệu của Query 5. Append Query (Truy vấn thêm): Dùng để thêm (nối) các bảng ghi vào phần cuối của một bảng.51III. Cách tạo truy vấn Thường dùng hai cách tạo truy vấn ứng với hai lựa chọn: in Design view và by using wizard By using wizard: truy vấn được xây dựng bằng công cụ wizard của Access, ta chỉ việc trả lời các câu hỏi theo yêu cầu In Design view: truy vấn được thiết kế tuỳ theo mục đích của người sử dụng. Ta thường chọn cách này. Cách thực hiện như sau: Table Query Mở đầu FormReportMacro52III. Cách tạo truy vấn Bước 1: Trong cửa sổ Database, chọn trang Queries, chọn nút New, hộp thoại New Query xuất hiệnTrang QueriesNút NewCửa sổ Database Chọn Design View, OK, xuất hiện cửa sổ như sau Table Query Mở đầu FormReportMacro53III. Cách tạo truy vấn Table Query Mở đầu Bước 2: chọn nguồn dữ liệu cho truy vấn Cửa sổ Show Table cho chọn các bảng (Tables), các truy vấn (Queries) hoặc chọn cả bảng và truy vấn để làm nguồn dữ liệu cho truy vấn sắp tạo Chọn nguồn dữ liệu phù hợp, chọn Add. Sau khi chọn xong tất cả, chọn Close để trở về cửa sổ Select QueryFormReportMacro54III. Cách tạo truy vấn Table Query Mở đầu  Mô tả cửa sổ Select Query Phần trên: chứa các bảng và truy vấn đã chọn làm nguồn Phần dưới: gọi là lưới thiết kế QBE (Query By Example) dùng chứa các trường của truy vấn mới cần xây dựngnhấn F6 để di chuyển giữa 2 phầnFormReportMacro55III. Cách tạo truy vấn Table Query Mở đầu  Mô tả cửa sổ Select Query Field: chứa tên trường hoặc biểu thức làm kết quả truy vấn Table: ghi tên nguồn dữ liệu của trường được chọn tại dòng field Sort: chọn cách sắp xếp dữ liệu của trường Criteria: biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu Show: chọn trường có hiển thị hay không Or: điều kiện hoặc của biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu (nếu có)FormReportMacro56III. Cách tạo truy vấn Table Query Mở đầu Bước 3: Thiết kế truy vấn theo yêu cầu Đưa các trường vào truy vấn: nhấn giữ chuột kéo trường thích hợp thả vào cột của lưới thiết kế, hoặc nhắp đúp tại tên trường Ghi chú: Cách thêm trường biểu thức: Chọn một ô trống trên hàng Field, gõ tên trường biểu thức, dấu : (hai chấm), biểu thức.Ví dụ: Tongdiem: [Diemtoan]+[Diemly]+[Diemhoa] Bước 4: Lập tiêu chuẩn lựa chọn (điều kiện tìm kiếm)Trong ô Criteria của trường cần lập biểu thức, gõ biểu thức Ví dụ: gõ vào L1C (tìm khách ở loại phòng L1C) Lưu truy vấn vừa tạo : Gọi lệnh File / SaveFormReportMacro57III. Cách tạo truy vấn Table Query Mở đầu  Ghi chú: Thay đổi loại truy vấn Chọn lệnh Query, chọn trong danh sách loại Query phù hợpChọn loại QueryFormReportMacro58IV. Thực hiện truy vấn Table Query Mở đầu Trong cửa sổ thiết kế truy vấn Gọi lệnh Query / Run (hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ) Hoặc chọn biểu tượng View Hoặc chọn Design View Design ViewIV. Thực hiện truy vấn FormReportMacro59V. Hiệu chỉnh truy vấn Table Query Mở đầu Trong cửa sổ Database, chọn tên truy vấn, chọn nút Design để mở cửa sổ thiết kế. Thực hiện hiệu chỉnh theo yêu cầunút DesignFormReportMacro60VI. Điều kiện trong truy vấn: khi thiết kế truy vấn và thiết lập biểu thức điều kiện, có thể sử dụng Toán tử toán học +, -, *, /, luỹ thừa (^) Thương số nguyên (chia lấy phần nguyên): / Số dư (chia lấy phần dư): Mod Toán tử logic Not: cho kết quả ngược lại (Not đúng= sai, Not sai= đúng) And (và): cho kết quả đúng khi tất cả điều kiện đúng, nếu một điều kiện nào đó sai thì cho kết quả sai Or (hoặc): cho kết quả đúng khi có ít nhất một điều kiện đúng, nếu tất cả điều kiện sai thì cho kết quả sai Table Query Mở đầu FormReportMacro61VI. Điều kiện trong truy vấn Toán tử so sánh , >=, =, (không bằng) Toán tử so sánh đặc biệt Between ... And ... (Nằm trong khoảng) Like (gần giống): Vd: [slg] Between 150 And 200 (*) Tổ hợp bất kỳ - “Anh Ban” Like “*B*” (?) Ký tự bất kỳ - “Access” Like “???e*” (#) Ký số bất kỳ - 2001 Like “##0#”: True Table Query Mở đầu FormReportMacro62VI. Điều kiện trong truy vấn Toán tử so sánh đặc biệt Null, Not null: kiểm tra dữ liệu đã có hay chưa Vd: Để tìm các thí sinh thiếu Ngày sinh, ta đưa giá trị Null vào ô Criteria của trường [Namsinh] Table Query Mở đầu Vd: Để tìm các khách hàng đã có địa chỉ, ta đưa giá trị Not null vào ô Criteria của trường [Diachi]FormReportMacro63VI. Điều kiện trong truy vấn Toán tử ghép nối & (nối chuỗi) “Đà” & “ Nẵng”: “Đà Nẵng” + (cộng với) 100 & “năm cô đơn”: 100 năm cô đơn 123 + 456 : 579 “Con thuyền” + “không bến”: Con thuyền không bến 1001 + “đêm” : Type mismatch (kết quả sai) 123 & 456: 123456 Date() & “Nhâm Ngọ”: 14/6/2002 Nhâm Ngọ “Vĩ tuyến” & 90/2 & “ngày đêm”: Vĩ tuyến 45 ngày đêm Table Query Mở đầu FormReportMacro64VI. Điều kiện trong truy vấn Hằng trị (constants) True/ False/ Null: hằng trị đúng/ sai/ rỗng Dấu rào (Delimiter) “...”: Rào giá trị chuỗi Vd: “43 Thanh Thuỷ - Đà Nẵng” [ ... ] : Rào tên biến Vd: [SoLuong] * [DonGia] #../../..#: Rào giá trị ngày #23/04/2000# Table Query Mở đầu FormReportMacro65VI. Điều kiện trong truy vấn Table Query Mở đầu Điều kiện cùng thoả mãn/hoặc thoả mãn Các điều kiện viết cùng trên dòng Criteria là các điều kiện đồng thời thoả mãn Ví dụ: để tìm các khách ở loại phòng “L1C” và đến trong tháng 6, trên dòng Criteria, ta ghiĐiều kiện ghi trên cùng 1 dòngKết quảFormReportMacro66VI. Điều kiện trong truy vấn Table Query Mở đầu Các điều kiện viết trên dòng Criteria và dòng Or là các điều kiện không cần đồng thời thoả mãn Ví dụ: để tìm các khách ở loại phòng “L1C” hoặc đến trong tháng 6, trên dòng Criteria và dòng Or, ta ghiKết quảĐiều kiện ghi trên dòng Criteria và dòng OrFormReportMacro67VII. Một số hàm thông dụng Table Query Mở đầu Hàm xử lý chuỗi Hàm LEFT, RIGHT LEFT(Biểu thức chuỗi, n) RIGHT(Biểu thức chuỗi, n) Công dụng: trả về giá trị chuỗi bằng cách lấy n ký tự bên trái (LEFT) hoặc bên phải (RIGHT) của biểu thức chuỗi Ví dụ: Trên dòng Criteria ghi: RIGHT([Mahoadon],2)=“NB”: tìm các chứng từ có 2 ký tự bên phải của Mã hoá đơn là “NB” Hàm LEN(Biểu thức chuỗi) Công dụng: trả về số là chiều dài của biểu thức chuỗi Ví dụ: LEN(“TRUNGTAM”) cho kết quả là 8FormReportMacro68VII. Một số hàm thông dụng Table Query Mở đầu Hàm thời gian Hàm DATE( ) Công dụng: trả về ngày hiện tại của hệ thống Hàm DAY(Biểu thức ngày) Công dụng: trả về trị số là ngày/tháng/năm của biểu thức ngày Hàm MONTH(Biểu thức ngày) Hàm YEAR (Biểu thức ngày) Ví dụ: MONTH([Ngayden])=6: Tìm các khách đến trong tháng 6FormReportMacro69VII. Một số hàm thông dụng Table Query Mở đầu Hàm logic Hàm IIF(điều kiện, trị 1, trị 2) Công dụng:Nếu điều kiện thoả mãn, hàm nhận trị 1 Nếu điều kiện không thoả mãn, hàm nhận trị 2 Ví dụ: Ban hành điều kiện cho cột Xếp loại như sau IIF([Diem] hoặc >> để đưa vào Selected Fields(b) Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  :QueryForm1a1bReportMacro84 Table Mở đầu II. Tạo Form 1. Dùng Form Wizard: Chọn kiểu trình bày Form : cột, bảng... Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  :QueryForm2ReportMacro85 Table Mở đầu II. Tạo Form 1. Dùng Form Wizard: Chọn một mẫu trong danh sách các mẫu cho sẵn để áp dụng cho Form Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại :QueryForm3ReportMacro86 Table Mở đầu II. Tạo Form 1. Dùng Form Wizard: Đặt tên cho Form Chọn Finish để hoàn thành quá trìnhQueryForm4ReportMacro87 Table Mở đầu II. Tạo Form 2. Dùng Auto Form: tạo Form tự động với tất cả các trường trong Table hoặc Query Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New Form xuất hiện Chọn AutoForm: Columnar Chọn nguồn dữ liệu cho Form (Table hoặc Query) Chọn OK kết quả sẽ xuất hiệnChọn nguồn dữ liệuQueryFormReportMacro88 Table Mở đầu II. Tạo Form 2. Dùng Auto Form: Màn hình nhập liệu như sauVề mẩu tin đầu tiênVề mẩu tin phía trướcStt mẩu tin hiện tạiVề mẩu tin phía sauThêm mẩu tin mớiVề mẩu tin cuối cùngQueryFormReportMacro89 Table Mở đầu II. Tạo Form 3. Tự thiết kế Form: Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New Form xuất hiện Chọn Design View Chọn nguồn dữ liệu cho Form (Table hoặc Query) Chọn OK, xuất hiện cửa sổ như sauChọn nguồn dữ liệuQueryFormReportMacro90 Table Mở đầu II. Tạo Form 3. Tự thiết kế Form:Màn hình thiết kế FormThanh công cụ Toolbox Tên gọi và ý nghĩa của các nút chọn trên thanh công cụ Toolbox như sau:QueryFormReportMacro91 Table Mở đầu More ControlsLineTab ControlBound Object FrameImageList BoxCheck BoxToggle ButtonText BoxControls WizardRectangleSubform/SubreportPage BreakUnbound Object FrameCommand ButtonCombo BoxOption ButtonOption GroupLabelSelect ObjectQueryFormReportMacro92 Table Mở đầu Select Objectchọn đối tượng cần hiệu chỉnhLabeltạo nhãnOption Groupnhóm chọn việcOption Buttontạo nút chọn một trong nhiều giá trịCombo Boxchọn giá trị từ danh sách Command Buttontạo nút lệnhUnbound Object Frametạo một khung hình cố địnhPage Breaktạo dấu phân trangSubform/Subreporttạo Form con, tạo Report conRectangletạo hình chữ nhậtQueryFormReportMacro93 Table Mở đầu Controls Wizardbật/tắt Controls WizardText Boxhiển thị giá trị/nhập dữ liệu cho trường, kết quả biểu thứcToggle Buttontạo nút bật tắtCheck Boxhộp đánh dấu để chọn nhiều gía trị cùng lúcList Boxhộp danh sách, cho chọn 1 gía trị trong danh sáchImageđối tượng hình ảnhBound Object Frametạo khung hình không cố địnhTab Controltạo Tab để điều khiển việc chọn trangLinevẽ đường thẳngMore Controlschọn sử dụng các nút điều khiển từ nhiều chương trình khácQueryFormReportMacro94 Table Mở đầu II. Tạo Form 3. Tự thiết kế Form: Muốn đưa một công cụ vào trong Form, ta có thể tự thiết kế hoặc sử dụng Control Wizard của Access Dùng Control Wizard Bấm nút Control Wizard (sẽ có màu sáng) Bấm vào công cụ cần chọn để đưa vào Form Tro chuột kéo Field cần chọn vào trong Form tại vi tri thich hop Khai báo các thông tin cần thiết theo chỉ dẫn của Access Tự thiết kế Bấm vào công cụ cần chọn để đưa vào Form Tro chuột kéo Field cần chọn vào trong Form tại vi tri thich hop Khai báo các thông tin cần thiết. Nếu muốn sửa đổi các thuộc tính thì nhắp đúp tại công cụ vừa tạo để khai báo lạiQueryFormReportMacro95 Table Mở đầu II. Tạo Form 4. Hiệu chỉnh Form: Trong cửa sổ Database, chọn tên Form cần hiệu chỉnh, chọn nút Design Tự sửa đổi như khi thiết kế 5. Thực hiện Form Trong cửa sổ Database, chọn tên Form cần thực hiện, chọn nút OpenQueryFormReportMacro96 Table Mở đầu III. Các loại điều khiển1. Các loại điều khiển Khi thiết kế Form, thường dùng các loại điều khiển sau: Hộp văn bản (Textbox) Nhãn (Label) Hộp lựa chọn (Combo Box) Hộp danh sách (List Box) Nút lệnh (Command Button) Nhóm lựa chọn (Option Group)QueryFormReportMacro97 Table Mở đầu III. Các loại điều khiển 2. Cách dùng Có thể dùng các ô điều khiển theo ba cách sau: Bound (buộc với một trường nào đó): nguồn dữ liệu của nó lấy từ Table hay Query. Textbox là loại thông dụng nhất Unbound (không buộc vào bất kỳ trường nào): không mang dữ liệu của bất kỳ nguồn nào. Loại này dùng để trình bày. Label là loại thông dụng nhấtCalculated (tính toán): nguồn dữ liệu là một biểu thức. Giá trị hiển thị ở chế độ Form view là kết quả của biểu thức. Trong biểu thức có thể dùng kết họp các phép toán (+, -, *, /, =) với các tên trường. Hàm trả về giá trị hoặc các số. Ví dụ: Giamoi:0.75*[Dongia]QueryFormReportMacro98 Table Mở đầu III. Các loại điều khiển 3. Thay đổi trình tự thực hiện các điều khiển Khi chạy Form, nếu dùng phím Tab hoặc Shift+Tab thì các điều khiển sẽ được chọn theo trình tự thiết kế. Ta có thể thay đổi bằng cách: Mở Form ở chế độ Design. Chọn lệnh View / Tab Order, xuất hiện hộp thoạiChọn các hàng và kéo rê chuột để thay đổi vị tríQueryFormReportMacro99 Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Để thuận tiện cho người dùng chương trình, khi thiết kế Form phải tạo các nút lệnh cần thiết. Thường dùng Command Control Wizard cho tiện thiết kế Mở Form ở chế độ Design. Nhắp chọn biểu tượng Command Button và kéo chuột trên Form để chỉ định vị trí đặt nút lệnh, xuất hiện hộp đối thoại Command Button Wizard  như sau: 1. Cách tạoQueryFormReportMacro Mở thanh Toolbox và kích hoạt nút Control Wizard100 Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Categories: chọn nhóm lệnh tuỳ theo đối tượng1 Actions: chọn lệnh cụ thể Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  QueryFormReportMacro101 Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Text: chọn và nhập tên cho nút lệnh (nếu muốn) Picture: chọn hình ảnh cho nút lệnh (không nhập tên) Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  2QueryFormReportMacro102 Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Chọn tên cho nút (có thể để mặc nhiên) Chọn Finish để hoàn thành 3QueryFormReportMacro103 Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Record Navigation (điều khiển vị trí mẩu tin) 2. Danh sách các Category và Action QueryFormFind NextTìm đến mẩu tin gần nhấtFind RecordMở hộp thoại tìm mẩu tinGo to First RecordĐến mẩu tin đầu tiênGo to Last RecordVề mẩu tin cuối cùngGo to Next RecordĐến mẩu tin tiếp theoGo to Previous RecordVề mẩu tin phía trướcReportMacro104 Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Record Operations (Thao tác với mẩu tin) 2. Danh sách các Category và Action QueryFormAdd New RecordThêm mẩu tin mớiDelete RecordXoá mẩu tin đang chọnDuplicate RecordTạo mẩu tin mới trùng với mẩu tin đang chọnPrint RecordIn mẩu tin hiện hànhSave RecordLưu mẩu tin đang sửaUndo RecordPhục hồi mẩu tinReportMacro105 Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Form Operations (Thao tác với Form) 2. Danh sách các Category và Action QueryFormApply Form FilterÁp dụng lọc mẩu tin với tiêu chuẩn vừa tạoEdit Form FilterTạo tiêu chuẩn lọcClose FormĐóng FormOpen FormMở FormPrint a FormIn FormPrint Current FormIn Form hiện hànhRefresh Form DataLàm mới lại dữ liệu trong FormReportMacro106 Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Report Operations (Thao tác với Report) 2. Danh sách các Category và Action QueryFormMail ReportGởi Email ReportPreview ReportXem Report trước khi inPrint ReportIn Report ra giấySend Report to FileChuyển Report thành một tập tinReportMacro107 Table Mở đầu ReportIV. Nút lệnh Command Wizard 2. Danh sách các Category và Action QueryForm Application (Thao tác với ứng dụng)Quit ApplicationThoát ứng dụngRun ApplicationChạy ứng dụng Micellaneous (Thao tác với các đối tượng khác)Print TableIn bảngRun MacroChạy một MacroRun QueryThực hiện một QueryMacro108 Report là một công cụ thuận tiện để in dữ liệu. Nguồn dữ liệu của Report là các Table có sẵn hoặc số liệu được tổng hợp dưới dạng Query Table I. Khái niệmChương V : Report (Báo cáo-Báo biểu) Mở đầu QueryReportFormII. Các kiểu trình bày Report Columnar Report (báo biểu dạng cột) Tabular Report (báo biểu dạng bảng)Macro109 Table Mở đầu QueryReportFormII. Các kiểu trình bày Report 1. Columnar Report (báo biểu dạng cột) Là dạng thức mà các trường số liệu trong Report được trình bày từ trên xuống thành một cột. Macro110 Table Mở đầu QueryReportFormII. Các kiểu trình bày Report 2. Tabular Report (báo biểu dạng bảng) Mỗi Record thể hiện trên một dòng, các trường được xếp thành cột. Loại này thích hợp cho bảng kê số liệu Macro111 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Tại cửa sổ Database, chọn Report / New, xuất hiện cửa sổ New Report Chọn cách tạo ReportChọn nguồn số liệu để tạo Report Chọn một trong các cách tạo Report, để đơn giản, ta chọn Report Wizard. Chọn nguồn số liệu để tạo Report (Table hay Query tuỳ theo yêu cầu cụ thể) Chọn OK, xuất hiện hộp thoại Report Wizard (a) như sauMacro112 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Available Fields: chứa các trường có sẵn trong nguồn1a1b Chọn các trường phù hợp và đưa sang mục Selected Fields (b)Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại Macro113 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Hộp thoại này hỏi bạn muốn hiển thị dữ liệu từ đâu, bạn tuỳ chọn cho phù hợp2Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại 2Macro114 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Cho chọn trường cần kết nhóm (nếu muốn), bạn tuỳ chọn cho phù hợp3 Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại Macro115 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Cho chọn các trường mà danh sách sẽ sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, số khoá sắp xếp tối đa là bốn. Chọn Summary Options nếu muốn tính toán, xuất hiện hộp thoại 4Sắp xếp theo bốn khoá tuỳ ýSắp xếp theo thứ tự tăng hoặc giảm dầnMacro116 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Chọn các trường cần tính toán, kiểu tính (Sum, Avg, Min, Max) Show: chọn cách hiển thị: chi tiết và tổng (Detail and Summary) hay chỉ hiện tổng (Summary Only)Chọn trường cần tính toánChọn hàm cần tính5 Calculate percent of total for sums: chọn nếu muốn tính % trên tổng số Chọn OK, để quay về hộp thoại . Tại hộp thoại , chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại Macro117 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Layout: chọn kiểu trình bày Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  Orientation: chọn hướng in của trang giấy6Kiểu trình bàyHướng in của giấyMacro118 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Chọn một trong các mẫu trình bày Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại 7Danh sách các mẫuMacro119 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Đặt tên cho Report Chọn Finish để hoàn thành, kết quả sẽ xuất hiện8Gõ tên Report vào đây Có thể mở cửa sổ Design để trình bày thêm nếu muốnMacro120 Table Mở đầu MacroQueryReportFormIII. Cách tạo ReportThêm Số thứ tựKẻ khungCác tính toán cần thiết121 Macro là một hay một tập hợp các hành động (Action) liên tiếp được định nghĩa và lưu trữ với một tên xác định. Macro cho phép tự động hoá các công việc cần thực hiện Table I. Khái niệm MacroChương VI : Macro - Menu Mở đầu MacroQueryReportFormReport Có 3 loại Macro Macro kết hợp nhiều hành động: được kết hợp bởi nhiều hành động liên tiếp nhau. Khi Macro được gọi, các hành động sẽ lần lượt tự động thực hiện Macro Group: là tập hợp các Macro có tính năng giống nhau. Để thi hành một Macro trong Macro Group ta chỉ tên nó như sau: Tên Macro Group. Tên Macro thực hiện Macro theo điều kiện: là Macro mà các hành động chỉ được thi hành khi thoả mãn điều kiện nào đó122 Trong cửa sổ Database: chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ khai báo Macro như sau Table II. Cách tạo Macro Mở đầu QueryReportFormReport Action: chọn hành động cần thực hiện. Có thể chọn nhiều hành động tương ứng với nhiều dòng Comment: ghi chú thích cho hành động. Không bắt buộc nhưng giúp NSD dễ dàng khi bảo trì hệ thống vì hiểu được mục đích thiết kế. Action Arguments: chỉ định các đối số phù hợp cho Action khi cần thiếtMacro123 Lưu ý: Cửa sổ thiết kế Macro chỉ gồm 2 cột. Nếu chọn lệnh View / Macro Names sẽ thêm cột Macro Name phía trước như sau Table II. Cách tạo Macro Mở đầu QueryReportFormReport Trong cửa sổ Database, chọn tên Macro, chọn OpenIII. Thực hiện MacroMacro có thể được gọi khi sử dụng Form, ReportCột Macro NameMacro124 Ta có thể sử dụng Macro để xây dựng hệ thống Menu cho phép lựa chọn công việc dễ dàng. Thông qua Menu, các đối tượng trong Database được liên kết thành một khối thống nhất, thuận tiện cho người sử dụng Table IV. Tạo Menu Mở đầu QueryReportFormReport Sau đây trình bày cách tạo một hệ thống Menu gồm các mục sau:Menu cấp 1Menu cấp 2Menu cấp 2Menu cấp 2Menu cấp 3Macro125 Bước 1: Tạo Menu cấp 1 Table IV. Tạo Menu Mở đầu QueryReportFormReport Trong cửa sổ Database, chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ Macro, khai báo các thông tin như sau:Menu cấp 1Macro126 Bước 2: Tạo Menu cấp 2 Table IV. Tạo Menu Mở đầu QueryReportFormReport Chọn Macro / New, chọn View / Macro Names để thêm cột Macro Name, khai báo các thông tin như sau:Menu cấp 2Macro127 Bước 2: Tạo Menu cấp 2 Table IV. Tạo Menu Mở đầu QueryReportFormReportMenu cấp 2 Action Arguments cho Macro Xem Danh sách Cán bộ Report Name: R_DSCanbo View : Print PreviewMacro128 Bước 2: Tạo Menu cấp 2 Table IV. Tạo Menu Mở đầu QueryReportFormReportMenu cấp 2Macro129 Bước 3: Tạo Menu cấp 3 Table IV. Tạo Menu Mở đầu QueryReportFormReportMenu cấp 3Macro130 Bước 4: Gắn Menu vừa tạo lên một Form (hoặc Report) Table Mở đầu QueryReportFormReport Trong cửa sổ Database, chọn Form / New Menu Bar: ghi tên của Macro dành cho Menu cấp 1 Kích chuột vào biểu tượng Properties trên thanh công cụ để hiện hộp FormPropertiesTên Macro Menu cấp 1Thêm tiêu đề chương trìnhThêm hình vẽMacro131 Trang trí thêm cho Form các thành phần như Table Mở đầu QueryReportFormReport Lưu ý: Để tạo Menu, trước khi tạo các Macro, các nguồn số liệu như Table, Query, Report (nếu có) bạn phải chuẩn bị trước Tiêu đề chương trình Hình vẽ để minh hoạ Các trang trí khác (nếu muốn)IV. Tạo MenuMacro132 Mở Form đã gắn với thực đơn được tạo, có kết quả sau: Table V. Sử dụng Menu Mở đầu QueryReportFormReportMacro133