Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm

GV: ThS. Trần Quốc Trung 05-06-12 1 LOGO Kỹ năng làm việc nhóm Contents 2. Phân tích vai trò trong nhóm 4. Các bước làm việc nhóm 3. Các bước phát triển nhóm 5. Văn hóa nhóm 6. Quản lý xung đột nhóm 1. Giới thiệu làm việc nhóm 1. Giới thiệu về làm việc nhóm 1.1. Nhóm là gì? 1.1.2. Khái niệm Nhóm là tập hợp một số ít người với các kỹ năng, đặc tính có thể bổ trợ cho nhau cùng chung một mục đích, mục tiêu, phương pháp hoạt động và chịu trách nhiệm với nhau. 1.1. Nhóm là gì? 1.1.2. Đặc điểm  Một số ít người: 5 – 10 người.  Tính bổ sung.  Sự cam kết cùng chung mục đích, mục tiêu và phương pháp hoạt động.  Chịu trách nhiệm với nhau. 1. Giới thiệu về làm việc nhóm 1.2. Làm việc nhóm là gì?  Khuyến khích các hoạt động giao tiếp: lắng nghe và phản hồi ý kiến của các thành viên khác.  Sẵn sàng hỗ trợ các thành viên khác khi cần thiết.  Tôn trọng những lợi ích và thành tích của các thành viên khác.  Khuyến khích hoạt động cá nhân lẫn hoạt động nhóm. 1. Giới thiệu về làm việc nhóm Tại sao làm việc nhóm đôi lúc không được ủng hộ?  Thiếu niềm tin Làm việc nhóm gây trở ngại cho quá trình ra quyết định và giảm năng suất lao động.  Sự rụt rè của cá nhân  Văn hóa tổ chức không phù hợp  Không tin tưởng lẫn nhau.  Đề cao cá nhân. GV: ThS. Trần Quốc Trung 05-06-12 2 1.3. Tại sao phải làm việc nhóm?  Tối đa hóa hiệu quả làm việc của cá nhân.  Khai thác tốt tài năng cá nhân.  Dễ thích nghi với những thay đổi của môi trường.  Dân chủ hóa trong tổ chức và tạo động lực cho cá nhân phát triển. 1. Giới thiệu về làm việc nhóm 1.4. Phân loại nhóm làm việc 1.4.1. Nhóm theo nhiệm vụ 5 – 10 nhân viên cùng 1 bộ phận gặp nhau trong vài giờ mỗi tuần để thảo luận về các vấn đề kinh doanh như: cái thiện chất lượng, thích nghi với thay đổi 1.4.2. Nhóm tự quản  Khoảng 10 thành viên đảm nhiệm cả nhiệm vụ của người giám sát.  Lập kế hoạch, giao việc cho các thành viên trong nhóm và ra quyết định theo nhóm. 1. Giới thiệu về làm việc nhóm 1.4. Phân loại nhóm làm việc 1.4.3. Nhóm đa chức năng Các nhân viên cùng cấp bậc ở các bộ phận khác nhau lập nên 1 nhóm để thực hiện 1 nhiệm vụ được giao trước. 1. Giới thiệu về làm việc nhóm 1.4. Phân loại nhóm làm việc 1.4.4. Nhóm ảo Nhóm sử dụng công nghệ thông tin để kết nối với nhau, không liên lạc trực tiếp nhằm thực hiện 1 mục tiêu chung. 1. Giới thiệu về làm việc nhóm  Mỗi nhóm thảo luận trong 5 phút và chuẩn bị 1 đồ vật.  Sau khi thảo luận, từng nhóm đưa ra đồ vật của mình.  Nhóm nào đưa ra đồ vật mà nhóm khác không thể có được cái tương tự về chức năng sẽ giành chiến thắng. CÁI GÌ LÀ ĐỘC NHẤT? Team Role Contribution Allowable Weakness Người sáng tạo (PL) Người hiểu các nghịch lý đồng thời là nguồn của những sáng tạo để giải quyết các vấn đề. Người này có khuynh hướng lãng-trí-bác-học và có vấn đề khi truyền tải tư tưởng cho người khác. Người khám phá (RI) Người chỉ ra các cơ hội, khiến cho nhóm hào hứng đuổi theo Có khả năng tiếp xúc với bên ngoài nhóm rất tốt. Người này thường khó theo một dự án nào xuyên suốt và thường hay quên các chi tiết nhỏ. Người kết hợp (CO) Thường trở thành trưởng nhóm, công việc là lùi lại và thu lấy tầm nhìn tổng thể. Vững chãi và trưởng thành; nhận ra được khả năng của người khác và rất giỏi giao việc cho đúng người. Thỉnh thoảng hay bị đánh giá là có khuynh hướng thao túng người khác và dừa hết công việc của ḿnh cho người khác. Source-Belbin, R.M. Team Roles at Work, Butterworth-Heinemann, Oxford, 1993 2. Phân tích vai trò trong nhóm GV: ThS. Trần Quốc Trung 05-06-12 3 Team Role Contribution AllowableWeakness Người thúc giục (SH) Người tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ được giao với tinh thần trách nhiệm cao độ, có động lực chiến thắng. Thách thức, tranh căi hay thể hiện phong cách quyết liệt trong việc theo đuổi thành công. Dễ làm tổn thương người khác. Trong nhóm có hai hay ba người này sẽ dễ dẫn tới tranh căi hay đấu đá nhau Người điều hành (ME) Người quan sát với con mắt vô tư những sự việc sảy ra xung quanh. Làm việc chậm mà chắc và ra quyết định chính xác. Quá bài bản, và thường làm người khác mất hứng trong công việc của họ. Người đoàn kết (TW) Người gắn bó đội nhóm, họ có khả năng lắng nghe tuyệt vời, ngoại giao rất giỏi và có khả năng hòa giải. Không quyết đoán trong công việc khi cần thiết. Source-Belbin, R.M. Team Roles at Work, Butterworth-Heinemann, Oxford, 1993 2. Phân tích vai trò trong nhóm Vai trò Điểm mạnh Điểm yếu Người thực thi (IMP) Người có có kỷ luật bản thân cao, năng lực tốt, chấp nhận các công việc mà mọi người khác không muốn làm. Có thể bị đánh giá là thiển cận và cứng nhắc v́ bản thân họ không tự đưa ra những kế hoạch cho riêng ḿnh. Người hoàn thiện (CF) Người cầu toàn, sẵn sàng bỏ rất nhiều thời gian để cốt sao cho làm việc cho hoàn toàn "đúng đắn“. Có thể làm cho những người cùng nhóm khó chịu. Không bao giờ tin tưởng giao công việc cho người khác.. Chuyên gia (SP) Người có niềm đam mê trong lănh vực của mńh; có nền tảng kiến thức sâu xắc, và thường thích thú chia xẻ những gì mình biết cho người khác. Chỉ đóng góp trong chuyên môn hẹp; nằm ngoài chuyên môn của họ, họ sẽ bỏ qua. Source-Belbin, R.M. Team Roles at Work, Butterworth-Heinemann, Oxford, 1993 2. Phân tích vai trò trong nhóm Belbin’s Ideal Team  1 Người kết hợp hoặc 1 Người thúc giục  1 Người sáng tạo  1 Người điều hành  1 hoặc nhiều  Người thực thi  Người đoàn kết  Người khám phá  Người hoàn thiện 3.1. Hình thành (Forming) Các cá nhân rời rạc tham gia vào và hình thành nhóm làm việc.  Tham gia do giới thiệu.  Ai cũng rất máu, hăng hái.  Có rất nhiều mong đợi khi tham gia vào nhóm.  Tâm lý thường thấy là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ, lo âu... 3. Các giai đoạn phát triển nhóm 3.2. Hỗn loạn (Storming)  Công việc bắt đầu được triển khai một cách chậm chạp, đầy trắc trở.  Các cá nhân bộc lộ tính cách, thói quen, sở thích và bắt đầu va chạm mạnh với nhau.  Mâu thuẫn nảy sinh và thậm chí dẫn tới xung đột đe dọa sự đổ vỡ của nhóm.  Mức độ không hài lòng tăng dần, cảm giác bất mãn tăng lên. 3. Các giai đoạn phát triển nhóm 3.3. Chuẩn hóa (Norming)  Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại được dàn xếp và giải quyết.  Các quan hệ đi vào ổn định. Các tiêu chuẩn được hình thành và hoàn thiện.  Các cá nhân chấp nhận thực tại của nhau. Quan hệ bạn bè, đồng đội thực sự hình thành. 3. Các giai đoạn phát triển nhóm GV: ThS. Trần Quốc Trung 05-06-12 4 3.4. Thể hiện (Performing)  Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết mạnh mẽ.  Sự háo hức thể hiện rõ.  Mức độ cam kết về công việc cao.  Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả các thành viên của nhóm. 3. Các giai đoạn phát triển nhóm 3.5. Kết thúc  Đối với những nhóm thành lập tạm thời sau khi hoàn thành nhiệm vụ thì nhóm tự giải tán. 3. Các giai đoạn phát triển nhóm 4. Các bước làm việc nhóm hiệu quả Giai đoạn I: Tổ chức Bước 1: Tập trung vào nhóm. Bước 2: Phân chia vai trò. Bước 3: Thiết lập quy tắc. Giai đoạn II: Hoạt động Bước 4: Lập kế hoạch. Bước 5: Triển khai thực hiện. Bước 6: Đánh giá sơ bộ. Bước 7: Hoàn thiện công việc. Giai đoạn III: Tổng kết Bước 8: Công bố kết quả. Bước 9: Khen thưởng. Bước 10: Tiếp tục nhiệm vụ khác. 6. Quản lý xung đột nhóm 5. Văn hóa nhóm 5.1. Khái niệm “Văn hóa nhóm là các giá trị văn hoá được gây dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển, trở thành các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của nhóm và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích.” 5.2. Cấu trúc của văn hóa nhóm Giá trị Chuẩn mực Không khí và phong cách quản lý Yếu tố hữu hình 5. Văn hóa nhóm GV: ThS. Trần Quốc Trung 05-06-12 5  Kiến trúc đặc trưng  Biểu tượng Màu sắc chủ đaọ  Ngôn ngữ  Nghi lễ  Giai thoại về nhân vật anh hùng  Đồng phục  Ấn phẩm điển hình Các yếu tố hữu hình 5.3. Các dạng văn hóa nhóm 5.3.1. Văn hóa dựa trên quyền lực  Tập trung quyền lực.  Đề cao cá nhân.  Quy định bất thành văn/gián tiếp.  Trung thành với sếp. 5.3.2. Văn hóa chú trọng vai trò  Quan liêu và chú trọng thứ bậc.  Chú trọng các thủ tục, quy tắc, luật lệ. 5. Văn hóa nhóm 5.3. Các dạng văn hóa nhóm 5.3.3. Văn hóa chú trọng nhiệm vụ  Chú trọng sự cam kết của nhóm.  Nhân viên linh hoạt với sự tự chủ cao.  Môi trường làm việc sáng tạo. 4. Văn hóa chú trọng con người  Nuôi dưỡng sự phát triển cá nhân.  Chú trọng vào quan hệ giữa người và người. 5. Văn hóa nhóm 6. Quản lý xung đột nhóm 6.1. Khái niệm Xung đột nhóm là xung đột giữa 2 hay nhiều cá nhân trong nhóm làm ảnh hưởng đến kết quả làm việc hoặc làm giảm hiệu quả làm việc tối ưu của nhóm. 6.2. Các biểu hiện của xung đột nhóm  Không đảm bảo thời gian, chất lượng công việc của nhóm.  Xuất hiện sự dèm pha, nói xấu lẫn nhau.  Không trả lời điện thoại, email.  Xuất hiện hành vi thụ động hay quá khích.  Găm giữ thông tin mà không chia sẻ.  Phàn nàn, cau có. 6. Quản lý xung đột nhóm 6.2. Các biểu hiện của xung đột nhóm  Không tham dự các cuộc họp quan trọng.  Vắng mặt thường xuyên.  Chỉ tay vào nhau khi nói chuyện, lăng mạ lẫn nhau.  Có hành vi bạo lực. 6. Quản lý xung đột nhóm GV: ThS. Trần Quốc Trung 05-06-12 6 6.3. Xung độ nhóm tốt hay xấu? 6.3.1. Khi xung đột không được giải quyết  Mất thời gian, giảm năng suất làm việc.  Nhân viên bỏ việc.  Ảnh hưởng xấu uy tín tổ chức.  Suy giảm động lực làm việc.  Tổn hại sức khỏe.  Chi phí cho kiện tụng nếu phải ra toà để giải quyết tranh chấp. 6. Quản lý xung đột nhóm 6.3.2. Những tác động tích cực từ xung đột  Động lực để phát triển.  Tạo ra cái mới.  Cải thiện hoạt động giao tiếp, kết nối.  Giúp tìm được công việc khác phù hợp hơn. “Two heads are better than one only if they contain different opinions” 6. Quản lý xung đột nhóm 6.4. Nguyên nhân xung độ nhóm  Khác biệt về nhận thức  Khác biệt về giá trị  Khác biệt về quyền lực  Khác biệt về ý kiến  Hiềm khích cá nhân  Không tuân thủ nguyên tác  Nhu cầu được chú ý 6. Quản lý xung đột nhóm 6.5. Các phương pháp giải quyết xung đột  Chinh phục – phân định rạch ròi thắng – thua, giải quyết triệt để mâu thuẩn.  Né tránh – không giải quyết mà lở đi với mong muốn để thời gian hàn gắn.  Thỏa thuận – làm rõ lợi ích, thiệt hại để hai bên tìm ra được kết cục phù hợp.  Xoa dịu – tìm ra giải pháp tạm thời, không giải quyết căn nguyên mâu thuẩn. 6. Quản lý xung đột nhóm 6.6. Nguyên tắc giải quyết xung đột  Tấn công vấn đề, không tấn công con người.  Chỉ tập trung vào những gì có thể cải thiện được.  Khuyến khích các ý kiến trái chiều.  Biểu lộ cảm xúc nhưng không lạm dụng.  Xác định cụ thể trách nhiệm đối với từng phần hay toàn bộ của vấn đề cho các cá nhân cụ thể. 6. Quản lý xung đột nhóm 6.6. Nguyên tắc giải quyết xung đột  Lắng nghe trước khi đưa ra phán xét.  Bày tỏ sự tôn trọng đối với ý kiến của người khác.  Giải quyết xung đột đồng thời với xây dựng quan hệ. 6. Quản lý xung đột nhóm GV: ThS. Trần Quốc Trung 05-06-12 7 LOGO