Bài giảng hệ thống thông tin quản lý - Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý

annh@buh.edu.vn ThS. Nguyễn Hoàng Ân Hệ thống thông tin quản lý Chương 1 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý 1 2Nội dung 1. Thông tin trong quản lý 2. Giới thiệu về hệ thống thông tin 3. Phân loại hệ thống thông tin 4. Vai trò của hệ thống thông tin trong tổ chức 5. Phát triển hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức Hệ thống thông tin quản lý 2 1. Thông tin trong quản lý Hệ thống thông tin quản lý 3 4Thông tin trong quản lý ▪ Dữ liệu ▪ Thông tin ▪ Giá trị của thông tin ▪ Chất lượng của thông tin ▪ Nguồn của thông tin Hệ thống thông tin quản lý 4 5Dữ liệu (DATA) Dữ ❖ liệu: là các dữ kiện thô, Chuỗi không ngẫu nhiên các ký tự, số, giá trị hoặc ▪ từ. Tập hợp các dữ kiện không ngẫu nhiên được ghi lại ▪ do quan sát hay nghiên cứu. Khi dữ liệu được xử lý và trở nên có ý nghĩa❖ , chúng trở thành thông tin. Hệ thống thông tin quản lý 5 6Thông tin (INFORMATION) Thông❖ tin là một tập hợp các dữ kiện được tổ chức và xử lý để chúng có giá trị bổ sung ngoài các giá trị của các dữ kiện cá nhân. Dữ▪ liệu được xử lý và có ý nghĩa. Dữ▪ liệu được xử lý có mục tiêu. Dữ▪ liệu có thể được diễn dịch và hiểu bởi người nhận. ❖ Thông tin làm giảm tính bất định của sự việc hay tình huống giúp hỗ trợ cho việc đề ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý 6 Phân loại Sắp xếp Tổng hợp Tính toán Chọn lựa Dữ liệu Quá trình xử lý Thông tin 7 Quá trình tạo ra thông tin Hệ thống thông tin quản lý 7 8Giá trị của thông tin ❖Giá trị của thông tin thể hiện ở những gì thông tin giúp nhà quản lý thu được khi sử dụng những thông tin này trong việc ra quyết định để đạt được mục tiêu của tổ chức. ❖Giá trị thông tin có 2 dạng: ▪Giá trị hữu hình. ▪Giá trị vô hình. Hệ thống thông tin quản lý 8 Nguồn thông tin ❖Nguồn chính thức thường truyền thông theo phương thức truyền thông theo hình thức (formal communication): có cấu trúc rõ ràng và chặt chẽ. ❖Nguồn không chính thức thường truyền thông theo phương thức truyền thông không theo hình thức (Informal communication): ít tính cấu trúc, giao tiếp bình thường. Hệ thống thông tin quản lý 10 Chất lượng thông tin Chất lượng thông tin là khái niệm tương đối mới ❖ đối với nhiều tổ chức. Với sự gia tăng việc thu thập, lưu trữ dữ liệu và việc khai thác dữ liệu cho mục đích kinh doanh, chất lượng của thông tin được tạo ra ngày càng trở nên quan trọng. Thông tin có chất lượng tốt được đặt trong bối ❖ cảnh đúng thời điểm cho chúng ta biết trước về các cơ hội và các vấn đề. Chất lượng là giá trị sẽ thay đổi tùy theo người ❖ sử dụng và các công dụng của thông tin. Hệ thống thông tin quản lý 11 Các đặc tính chất lượng của thông tin Thời gian Nội dung Hình thức Khác Tính đúng lúc Tính chính xác Rõ ràng An toàn Tính cập nhật Tính phù hợp Chi tiết Tin cậy Tính thường xuyên Tính đầy đủ Có thứ tự Thích hợp Tính thời đoạn Tính súc tích Trình bày phù hợp Nhận đúng người Tính phạm vi Phương tiện phù hợp Gởi đúng kênh 12 Hệ thống thông tin quản lý 12 Các luồng thông tin trong doanh nghiệp 13 Hệ thống thông tin quản lý 13 14 Nhu cầu thông tin trong ra quyết định Nhu ❖ cầu thông tin của nhà quản trị: Ho▪ ạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Quy▪ ết định quản trị phụ thuộc vào chất lượng thông tin ▪Mức độ phát triển của doanh nghiệp làm tăng độ phức tạp trong điều khiển, hệ thống thông tin trở thành dây thần kinh của doanh nghiệp. Nhu ❖ cầu thông tin đối với các nhà quản lý tùy thuộc vào cấp độ quản lý. Hệ thống thông tin quản lý 14 15 Các loại quyết định ❖Quyết định có cấu trúc ❖Quyết định không cấu trúc ❖Quyết định bán cấu trúc Hệ thống thông tin quản lý 15 Các cấp quyết định trong quản trị Hệ thống thông tin quản lý 16 Tính chất quyết định theo các cấp 17 Cấp quản trị Loại quyết định Thời gian Mức tác động lên tổ chức Tần suất ra quyết định Chiến lược Không có cấu trúc Dài hạn Lớn Ít Chiến thuật ↔ Trung hạn Vừa ↔ Tác nghiệp Có cấu trúc Ngắn hạn Nhỏ Nhiều Hệ thống thông tin quản lý 17 Tính chất của thông tin theo các cấp 18 Cấp quản trị Thời gian Tính thường xuyên Nguồn thông tin Tính chắc chắn Phạm vi Chi tiết Chiến lược Dài hạn Không Bên ngoài Ít Rộng Tổng quát Chiến thuật ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ Tác nghiệp Ngắn hạn Thường xuyên Bên trong Nhiều Hẹp Chi tiết Hệ thống thông tin quản lý 18 Lý thuyết ra quyết định ▪ Qui tắc nghiệp vụ: các điều kiện  qui tắc hành động ▪ Lý thuyết ra quyết định dựa vào: ▪ Cây quyết định (Decision tree) ▪ Bảng quyết định (Decision table) 19 Hệ thống thông tin quản lý 19 2. Hệ thống và Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin quản lý 20 Tổng quan Hệ thống ❖Khái niệm ❖Mô hình ❖Tính chất ❖Lý thuyết hệ thống trong quản lý Hệ thống thông tin quản lý 21 Hệ thống KHÁI NIỆM ▪ – CHỨC NĂNG Hệ▪ thống: là tập hợp các thành phần có liên quan tương tác với nhau nhằm đạt được một mục đích. Chức▪ năng của hệ thống là nhận các yếu tố đầu vào (input) và tạo ra các yếu tố đầu ra (output). Hệ thống thông tin quản lý 22 Tính chất của hệ thống Hệ thống thông tin quản lý 23 Hệ thống (tt) MÔ HÌNH◦ Hệ thống thông tin quản lý 24 Hệ thống (tt) ◦ Ví dụ: Hệ thống kế toán của doanh nghiệp • Đầu vào: Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, hợp đồng, • Xử lý: Phần mềm kế toán, Bảng tính bằng Excel, Quy trình hạch toán, Nghiệp vụ định khoản • Đầu ra: Bảng cân đối kế toán. • Phản hồi: Tổng Tài sản khác Tổng Nguồn vốn. • Điều khiển: Thực hiện các nghiệp vụ hiệu chỉnh. Hệ thống thông tin quản lý 25 Các nguồn lực hỗ trợ hệ thống thông tin Hệ thống thông tin CON NGƯỜI PHẦN CỨNG PHẦN MỀM TRUYỀN THÔNG DỮ LIỆU Hệ thống thông tin quản lý 26 3. Phân loại hệ thống thông tin Hệ thống thông tin quản lý 27 Phân loại hệ thống thông tin ❖Có nhiều góc nhìn trong phân loại hệ thống thông tin: ▪ Phân loại theo phạm vi hoạt động ▪ Phân loại theo đối tượng sử dụng ▪ Phân loại theo chức năng sử dụng ▪ Phân loại theo ứng dụng doanh nghiệp ▪ Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Hệ thống thông tin quản lý 28 Phân loại theo phạm vi hoạt động Nhóm HT hỗ trợ hoạt động tác nghiệp:❖ Hệ thống xử lý giao dịch▪ Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp▪ Hệ thống kho dữ liệu▪ Hệ thống tự động hóa văn phòng▪ Hệ thống tự động hóa sản xuất▪ Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng▪ Hệ thống thông tin quản lý 29 Phân loại theo phạm vi hoạt động ❖Nhóm HT hỗ trợ hoạt động quản lý: ▪Hệ thống hỗ trợ ra quyết định ▪Hệ thống phân tích sử dụng các kỹ thuật khai phá dữ liệu (data mining) ▪Hệ thống hỗ trợ làm việc nhóm ▪Hệ thống thông tin địa lý ▪Hệ thống thông tin điều hành ▪Hệ thống kinh doanh thông minh ▪Hệ thống quản lý tri thức ▪Hệ chuyên gia Hệ thống thông tin quản lý 30 Phân loại theo phạm vi hoạt động Nhóm HT phối hợp hoạt động giữa các tổ ❖ chức: Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử▪ Hệ kinh doanh điện tử▪ Thương mại điện tử▪ Hệ thống Just▪ -In-Time Hệ thống thông tin quản lý 31 Phân loại theo phạm vi hoạt động ❖Nhóm Hệ thống thông tin chuyên dụng khác: ▪Hệ thống thực tế ảo ▪Hệ thống nhận dạng dựa trên tần số sóng vô tuyến ▪Hệ thống hình ảnh không gian ba chiều (3D) ▪Smart container ▪Lý thuyết trò chơi Hệ thống thông tin quản lý 32 Phân loại theo đối tượng sử dụng Hệ thống thông tin quản lý 33 Phân loại theo ứng dụng doanh nghiệp Hệ thống thông tin quản lý 34 Phân loại theo chức năng sử dụng ❖Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực ❖Hệ thống thông tin bán hàng và tiếp thị ❖Hệ thống thông tin kế toán ▪HT kế toán tác nghiệp ▪HT kế toán quản trị ❖Hệ thống thông tin kinh doanh và tác nghiệp Hệ thống thông tin quản lý 35 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra ❖Hệ thống xử lý giao dịch ❖Hệ thống cung cấp thông tin phục vụ quản lý ❖Hệ thống hỗ trợ ra quyết định ❖Hệ thống thông tin điều hành ❖Các hệ thống chuyên gia ▪Hệ chuyên gia ▪Hệ thống quản lý tri thức ▪Hệ thống tự động công việc văn phòng Hệ thống thông tin quản lý 36 4. Vai trò của hệ thống thông tin trong tổ chức Hệ thống thông tin quản lý 37 Vai trò của hệ thống thông tin trong tổ chức ❖Vai trò gia tăng giá trị ❖Vai trò chiến lược trong môi trường cạnh tranh Hệ thống thông tin quản lý 38 Vai trò gia tăng giá trị ❖Gia tăng giá trị cho các quá trình nghiệp vụ ❖Gia tăng giá trị cho các sản phẩm ❖Gia tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm Hệ thống thông tin quản lý 39 Vai trò chiến lược trong môi trường cạnh tranh Tạo ra ưu thế cạnh tranh: ▪Tạo ra những thay đổi ▪Giúp liên kết với các tổ chức khác Hệ thống thông tin quản lý 40 5. Phát triển hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức Hệ thống thông tin quản lý 41 Tổng quan về phát triển hệ thống thông tin ❖Các cách thức phát triển ▪Xây dựng mới (Bespoke development) ▪Mua phần mềm có sẵn (Off-the-shelf) ▪Người dùng tự phát triển (User-developed) ▪Kết hợp triển khai ❖Chọn lựa cách thức triển khai ❖Các nhân tố khác trong chọn lựa Hệ thống thông tin quản lý 42 Các cách thức phát triển HTTT Hệ thống thông tin quản lý 43 Kết hợp triển khai ❖Các phương pháp triển khai hệ thống thông tin kinh doanh (BIS) có thể kết hợp với nhau. ❖Tích hợp ứng dụng trong doanh nghiệp ❖(EAI - Enterprise Application Integration): ▪ Nhu cầu tích hợp hệ thống có sẵn với hệ thống mua từ các nhà cung cấp khác nhau ▪ Hệ thống mở (open systems) ▪ Chú trọng đến giao tiếp giữa các ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý 44 Chọn lựa cách thức triển khai Cách thức triển khai Thời gian Chi phí Lỗi Đáp ứng yêu cầu Xây dựng mới (in-house) Kém Kém Kém Tốt Xây dựng mới (outsource) Tốt Vừa Vừa Vừa Người dùng tự xây dựng Kém Vừa Kém Tốt Mua PM tùy biến Tốt Tốt Tốt Vừa Mua PM tiêu chuẩn Rất tốt Rất tốt Rất tốt Kém Hệ thống thông tin quản lý 45 Các nhân tố khác trong chọn lựa ❖Qui mô của tổ chức (LỚN v NHỎ) ❖Số lượng các Chuyên gia Hệ thống thông tin / Công nghệ thông tin (IS/IT) trong doanh nghiệp (NHIỀU v ÍT) ❖Độ phức tạp của hệ thống (CAO v THẤP) ❖Lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp - tính duy nhất của doanh nghiệp (PHỔ BIẾN v ĐẶC THÙ) ❖Kinh nghiệm người dùng cuối (CAO v THẤP) ❖Tính liên kết với các hệ thống hiện có ❖ (CÓ v KHÔNG – GẮN KẾT v TÁCH BIỆT) Hệ thống thông tin quản lý 46 Các cách tiếp cận phát triển hệ thống ❖Chu trình phát triển hệ thống ❖Phát triển hệ thống theo mô hình thác nước ❖Phương pháp tạo mẫu (Prototyping) ❖Người dùng cuối phát triển ứng dụng ❖Thuê ngoài và phần mềm ứng dụng đóng gói Hệ thống thông tin quản lý 47 Chu trình phát triển hệ thống truyền thống Chu trình phát triển hệ thống (Systems development lifecycle - SDLC): bất kỳ dự án hệ thông thông tin nào cũng đều tuân theo một chuỗi luận lý các giai đoạn phát triển. Hệ thống thông tin quản lý 48 Mô hình thác nước (Waterfall) Hệ thống thông tin quản lý 49 Tham khảo 1. Song-Minh, T.-T. (2012). Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý. Đại học Kinh tế quốc dân. 2. Rainer, R. K., Prince, B., & Watson, H. J. (2014). Management Information Systems (3 ed.). Wiley Publishing. Hệ thống thông tin quản lý 50