Bài giảng excel nâng cao

Bµi 6: B¶ng tÝnh excel(tiÕp)5-6: C¬ së d÷ liÖu trªn b¶ng tÝnh I/ C¬ së d÷ liÖu (Database) C¬ së d÷ liÖu (danh s¸ch) lµ tËp hîp c¸c mÉu tin ®­îc tæ chøc c¸c cét vµ c¸c dßng, mçi cét ®­îc gäi lµ 1 tr­êng, mçi dßng ®­îc gäi lµ 1 b¶n ghi. Trªn c¬ së d÷ liÖu d¹ng b¶ng cña Excel ta cã thÓ trÝch läc, s¾p xÕp, xo¸ …. Vd: B¶ng kÕt qu¶ häc tËp cña häc sinh 1. Kh¸i niÖm: Bµi 6: B¶ng tÝnh excel(tiÕp)5-6: C¬ së d÷ liÖu trªn b¶ng tÝnh I/ C¬ së d÷ liÖu (Database) C¬ së d÷ liÖu(danh s¸ch) lµ tËp hîp c¸c mÉu tin ®­îc tæ chøc c¸c cét vµ c¸c dßng, mçi dßng ®­îc gäi lµ 1 b¶n ghi. Trªn c¬ së d÷ liÖu d¹ng b¶ng cña Excel ta cã thÓ trÝch läc, s¾p xÕp, xo¸ …. 1. Kh¸i niÖm: Vd: Møc tiªu thô ®iÖn Tr­êng (field): lµ cét trong c¬ së d÷ liÖu ®Ó tæ chøc nh÷ng th«ng tin theo 1 kiÓu nhÊt ®Þnh ë c¸c cét riªng biÖt, dßng trªn cïng cña cét b¾t buéc ph¶i lµ tªn tr­êng. Chó ý; Nªn tr¸nh tr­êng hîp gåm c¶ sè vµ ký tù trong 1 tr­êng a. ThiÕt lËp c¬ së d÷ liÖu VD: Ta cã tr­êng hä tªn ; tr­êng ®iÓm C¬ së d÷ liÖu trªn b¶ng tÝnh (tiÕp)  - S¾p xÕp d÷ liÖu lµ mét trong nh÷ng c«ng viÖc phæ biÕn nhÊt khi lµm viÖc víi CSDL. ViÖc s¾p xÕp d÷ liÖu ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc ®iÒu kiÖn s¾p xÕp c¨n cø theo tõng dßng hoÆc cét, t¨ng dÇn hay gi¶m dÇn. B¶n ghi (Record): Lµ c¸c dßng trong CSDL, tËp hîp cña nh÷ng vïng tin cã liªn quan víi nhau ®­îc ghi trªn cïng 1 dßng. VD: 2. S¾p xÕp d÷ liÖu + Trong qu¸ tr×nh s¾p xÕp nÕu cã d÷ liÖu trïng nhau th× Excel míi tÝnh ®Õn ®iÒu kiÖn tiÕp theo.Cã 2 c¸ch s¾p xÕp:* S¾p xÕp theo vïng ®¬n* S¾p xÕp theo nhiÒu vïng  C¬ së d÷ liÖu trªn b¶ng tÝnh (tiÕp) S¾p xÕp theo 1 vïng ®¬n gåm c¸c b­íc b1: Chän 1 « bÊt kú trong vïng CSDL b2: Tõ thùc ®¬n Data/ Sort xuÊt hiÖn hép tho¹i b3: Chän tr­êng Khu vùc muèn s¾p xÕp tõ hép Sort by b4: Dïng lùa chän Ascending (t¨ng dÇn) hoÆc Descending(gi¶m dÇn) b5: Tuú vïng My list has ®Ó s¾p xÕp c¶ tiªu ®Ò hay kh«ng( chän Header row s¾p xÕp c¶ tiªu ®Ò, No Hearder row kh«ng s¾p xÕp tiªu ®Ò) b6: Chän OK ®Ó thùc hiÖn. Chän Cancel kh«ng thùc hiÖn VD: Møc tiªu thô ®iÖn: C¬ së d÷ liÖu trªn b¶ng tÝnh (tiÕp) b1: Chän 1 « bÊt kú trong vïng CSDL b2: Nh¸y vµo thùc ®¬n Data/ Sort xuÊt hiÖn hép tho¹i Sort b3: Chän tr­êng Khu vùc tõ hép Sort by b4: Nh¸y chuét chän Ascending (t¨ng dÇn) b5: Vïng My list has chän Hearder row s¾p xÕp c¶ tiªu ®Ò b6: Chän OK ®Ó thùc hiÖn. C¬ së d÷ liÖu trªn b¶ng tÝnh (tiÕp) Vd: Møc tiªu thô ®iÖn S¾p xÕp tr­êng Khu vùc t¨ng dÇn D÷ liÖu ®­îc s¾p xÕp : D÷ liÖu ban ®Çu C¬ së d÷ liÖu trªn b¶ng tÝnh (tiÕp) b. S¾p xÕp nhiÒu vïng Tõ VD møc tiªu thô ®iÖn ta s¾p xÕp tr­êng Khu vùc sau ®ã ®Õn tr­êng Km tiªu thô t¨ng dÇn b1: Nh¸y chuét vµo « bÊt kú trong vïng CSDL b2: Thùc ®¬n Data/ Sort xuÊt hiÖn hép tho¹i Sort B3: Nh¸y chuét vµo hép Sort by chän tr­êng Khu vùc Trong hép Then by chän tr­êng Km tiªu thô vµ lùa chän t¨ng dÇn.Trong hép My list has tuú chän B4: Chän OK ®Ó s¾p xÕp C¬ së d÷ liÖu trªn b¶ng tÝnh (tiÕp) C¬ së d÷ liÖu ®· s¾p xÕp 3. Läc (trÝch läc) c¬ së d÷ liÖu (filter) Dïng ®Ó lùa chän ra mét sè mÉu tin trong vïng c¬ së d÷ liÖu tho¶ m·n ®iÒu kiÖn yªu cÇu nµo ®ã . Läc c¬ së d÷ liÖu tr¶i qua 3 b­íc. B1: X¸c ®Þnh vïng c¬ së d÷ liÖu cÇn läc (gåm c¶ tiªu ®Ò) B2: X¸c ®Þnh ®iÒu kiÖn läc B3: X¸c ®Þnh vÞ trÝ xuÊt d÷ liÖu ®· läc (theo ®iÒu kiÖn b­íc 2) Cã 2 ph­¬ng thøc trÝch läc + Auto filters: Dïng cho viÖc läc ®¬n gi¶n + Advanced filter : Dïng cho läc phøc t¹p. C¬ së d÷ liÖu trªn b¶ng tÝnh (tiÕp) Auto filters: Läc d÷ liÖu b1: Chän 1 « bÊt kú trong vïng c¬ së d÷ liÖu b2: Tõ thùc ®¬n Data/Autofilter xuÊt hiÖn c¸c nót tr¶i xuèng ®­îc ®Æt trªn ®Çu c¸c tr­êng b3: Nh¸y chuét vµo nót tr¶i xuèng ®Ó ¸p dông läc vµo c¸c tr­êng b4: Chän OK ®Ó thùc hiÖn lÖnh C¬ së d÷ liÖu trªn b¶ng tÝnh (tiÕp) VD: Cho b¶ng d÷ liÖu cÇn läc nh÷ng häc sinh n÷ cã ®iÓm TB tõ 6.0 trë lªn B1: Chän 1 « bÊt kú trong b¶ng CSDL B2: Nh¸y chän Data/filter/ Autofilter xuÊt hiÖn c¸c nót tr¶i xuèng cña vïng CSDL B3: Nh¸y chuét vµo nót tr¶i xuèng cña tr­êng giíi tÝnh chän Giíi tÝnh N÷ . -Sau ®ã nh¸y chuét vµo nót tr¶i xuèng cña tr­êng §TB chän Custom xuÊt hiÖn héi tho¹i Custom /Autofilter Trong hép Show rows where cã c¸c hép nhá chøa c¸c dÊu hiÖu ®Ó so s¸nh nh­ >,Z. b. Läc ra c¸c häc sinh cã h¹nh kiÓm kh¸ vµ ®iÓm TBM tõ 7.0 trë lªn. GV Gîi ý: - Sö dông tr­êng s¾p xÕp (Sort) vµ rót trÝch (Filter) Yªu cÇu: - Häc sinh thùc thùc hiÖn lµm bµi tËp trªn m¸y