Bài giảng Công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp - Nguyễn Duy Vĩnh

 CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ DOANH NGHIỆP   GV. Nguyễn Duy Vĩnh  0987.510.560  Wedsite : chinhlytailieu.com TÀI LIỆU THAM KHẢO CỦA HỌC PHẦN 1. Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ , NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp , HN, 1990 2. Giáo trình Lưu trữ , NXB Văn hóa Thông tin, HN, 2006 3. Vũ Thị Phụng , Nguyễn Thị Kim Bình : Tập bài giảng Công tác văn thư , lưu trữ trong các doanh nghiệp . 4. Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 ( có hiệu lực thi hành từ 01/7/ 2006) 5. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc Gia 2001 6. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 7. Nghị định số 88/2006/NĐ-CP ngày 29/8/2006 về đăng ký kinh doanh . 8. Công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22/01/2003 của Cục LTNN hướng dẫn xây dựng và ban hành Danh mục các cơ quan tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện 9. Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu vào lưu trữ tỉnh , thành phố thuộc TW 10. Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/09 của Cục Văn thư và Lưu trữ NN ban hành Danh mục số 1 các cơ quan , tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào TTLTQG II. 11. Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/09 của Cục Văn thư và Lưu trữ NN ban hành Danh mục số 1 các cơ quan , tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào TTLTQG III. 12. Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/2/2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy định về thẩm quyền quản lý và sưu tầm , thu thập tài liệu của các Trung tâm lưu trữ quốc gia . 13. Từ điển lưu trữ Việt Nam. 14. Các bài viết chuyên đề lưu trữ tài liệu trong các doanh nghiệp được đăng trên tạp chí Văn thư-Lưu trữ VN. BỐ CỤC CỦA HỌC PHẦN Chương I: Một số vấn đề chung về doanh nghiệp và tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp Chương II: Tổ chức quản lý và quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong doanh nghiệp Đề kiểm tra hệ số 1 Lớp tại chức Cao đẳng VTLT K1 Bằng ví dụ cụ thể , trình bày ý nghĩa , tác dụng của tài liệu lưu trữ đối với doanh nghiệp Lưu ý: Thời gian làm bài : Từ 7h50 đến 8h20 CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP I. Một số vấn đề chung về doanh nghiệp II. Khái niệm , đặc điểm , ý nghĩa và tác dụng của tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp I. Một số vấn đề chung về doanh nghiệp 1. Khái niệm doanh nghiệp 2. Các loại hình doanh nghiệp 1. Khái niệm doanh nghiệp Doanh nghiệp là khái niệm chung nhất để chỉ các loại hình doanh nghiệp . Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng , có tài sản , có trụ sở giao dịch ổn định , được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh . (Theo Luật Doanh nghiệp 2005). 2. Các loại hình doanh nghiệp Tuỳ theo căn cứ ( tiêu chí ) phân loại , có thể phân chia doanh nghiệp theo nhiều cách khác nhau : Theo ngành sản xuất kinh doanh : có doanh nghiệp công nghiệp , doanh nghiệp nông nghiệp , doanh nghiệp lâm nghiệp , doanh nghiệp giao thông vận tải Theo quy mô có doanh nghiệp lớn , doanh nghiệp vừa và nhỏ . Theo hình thức sở hữu có doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp dân doanh ( ngoài quốc doanh ). Trong đó , theo luật doanh nghiệp quy định thì doanh nghiệp nhà nước là doanh nghiệp trong đó nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ . Theo nguồn gốc vốn đầu tư thì có doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài . Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 ( có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2006) cho phép thành lập và hoạt động của các loại hình doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế , bao gồm : Doanh nghiệp nhà nước Doanh nghiệp tư nhân Công ty (TNHH, cổ phần , hợp danh ) Nhóm công ty ( Công ty mẹ-công ty con, Tập đoàn KT, Các hình thức khác ) DN có vốn nước ngoài ( Liên doanh , 100% vốn nước ngoài Hợp tác xã 2.1. Doanh nghiệp nhà nước Là DN trong đó Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ . DNNN là tổ chức KT do Nhà nước sở hữu tr ên 50% vốn điều lệ hoặc có cổ phần , góp vốn chi phối , được tổ chức dưới hình thức công ty nhà nước , công ty cổ phần , công ty TNHH. 2.2. Doanh nghiệp tư nhân Là đơn vị KD có mức vốn không thấp hơn vốn pháp định , do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . DNTN không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào . Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một DNTN. DNTN được đặt tên theo ngành , nghề KD hoặc đặt tên riêng . Trên bảng hiệu , hoá đơn , quảng cáo , báo cáo , tài liệu , giấy tờ giao dịch khác của DNTN phải ghi tên DN, kèm theo các chữ “DNTN” và số vốn đầu tư ban đầu của DN. 2.3. Công ty Công ty TNHH Công ty cổ phần Công ty hợp danh * Công ty TNHH Căn cứ vào số lượng TV, C.ty TNHH được chia thành 2 loại : Công ty TNHH một thành viên là DN do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu ( sau đây gọi là chủ sở hữu c.ty ); chủ sở hữu c.ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của c.ty trong phạm vi vốn điều lệ của c.ty . C.ty TNHH một thành viên có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký KD. Công ty TNHH hai thành viên trở lên là DN, trong đó TV có thể là tổ chức , cá nhân ; số lượng TV không vượt qúa 50. TV chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của DN trong phạm vi số vốn cam kết góp vào DN. C.ty TNHH có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký KD. C.ty TNHH không được quyền phát hành chứng khoán . * Công ty cổ phần Công ty cổ phần là DN, trong đó có những đặc điểm sau : Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần . Có thể có nhiều loại cổ phần . Cổ phần được tự do chuyển nhượng . Số lượng TV tối thiểu là ba và không hạn chế số lượng tối đa . TV c.ty là người sở hữu cổ phần , được gọi là cổ đông . Trách nhiệm của cổ đông giới hạn trong phạm vi vốn đã góp vào c.ty . C.ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký KD. C.ty cổ phần được phát hành chứng khoán các loại để huy động vốn . * Công ty hợp danh Là loại hình DN mới xuất hiện tại VN từ năm 2000. Cho đến nay, số lượng DN loại này không nhiều và có đặc điểm sau : Có ít nhất 2 TV là chủ sở hữu chung của công ty , cùng nhau KD dưới một tên chung ; ngoài các thành viên hợp danh có thể có thành viên góp vốn . là cá nhân , trong đó phải có ít nhất một TV hợp danh . Ngoài TV hợp danh có thể có TV góp vốn . TV hợp danh phải là cá nhân , TV góp vốn có thể là cá nhân hoặc tổ chức . TV hợp danh chịu trách nhiệm liên đới và vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ và nghĩa vụ khác của DN; TV góp vốn chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi giá trị số vốn góp vào c.ty . TV hợp danh có quyền quản lý và điều hành hoạt động KD của c.ty ; thành viên góp vốn không có quyền quản lý c.ty . Trường hợp TV góp vốn tham gia quản lý điều hành c.ty thì TV đó được coi là TV hợp danh . C.ty hợp danh có tư cách pháp nhân . C.ty hợp danh không được phát hành chứng khoán . 2.4 Nhóm công ty Nhóm công ty là tập hợp các công ty có mối quan hệ gắn bó lâu dài với nhau về lợi ích kinh tế , công nghệ , thị trường và các dịch vụ kinh doanh khác . Nhóm công ty bao gồm các hình thức sau : - Công ty mẹ - công ty con - Tập đoàn kinh tế - Các hình thức khác 2.5 Doanh nghiệp có vốn nước ngoài Công ty liên doanh : Do 2 hoặc nhiều bên cùng đứng ra góp vốn để thành lập , trên cơ sở hợp đồng liên doanh giữa 2 bên hoặc theo sự ký kết giữa CP các nước , trong đó một bên là CP Việt Nam. Nguyên tắc liên doanh : Các bên sẽ góp vốn theo quy định của Nhà nước VN. Công ty nước ngoài góp tối đa là 70%, VN góp tối thiểu 30% ( chủ yếu là đất đai ) DN liên doanh chia lãi theo % số vốn . Công ty 100% vốn nước ngoài : Là DN do các tổ chức , cá nhân nước ngoài đầu tư 100% vốn và phải được CP VN cho phép thành lập . Cty 100% vốn nước ngoài đầu tư vào VN có thể thuê đất của các địa phương Tài sản của Dn thuộc sở hữu của tổ chức , cá nhân nước ngoài Có tư cách pháp nhân và bình đẳng với DNVN trong sản xuất , kinh doanh NNVN chỉ quản lý bằng giấy phép đầu tư và hệ thống pháp luật => TLLT là tài sản của DN này . 2.6 Hợp tác xã Là tổ chức KT tự chủ do những người lao động có nhu cầu , lợi ích chung , tự nguyện cùng góp vốn , góp sức lập ra theo quy định của pháp luật để phát huy sức mạnh của tập thể của của từng xã viên nhằm giúp nhau thực hiện có hiệu quả hơn các hoạt động sản xuất , kd , dịch vụ và cải thiện đời sống , góp phần phát triển KTXH của đất nước . HTX thoả mãn nhu cầu sản xuất KD ở quy mô nhỏ nhưng cùng hợp tác với nhau , chia sẻ rủi ro và thành công trong sản xuất , kinh doanh . Đặc điểm Góp vốn bằng tiền hoặc phương tiện Trường hợp góp vốn phương tiện thì tài sản vẫn mang tính cá nhân , không phải là tài sản chung . HTX không có quy mô lớn nhưng ổn định Các loại hình Hợp tác xã HTX nông nghiệp HTX công nghiệp (HTX vận tải ) HTX tiểu thủ công nghiệp (HTX mây tre đan ) HTX dịch vụ II. Khái niệm , đặc điểm , ý nghĩa và tác dụng của TLLT trong các doanh nghiệp 1. Khái niệm tài liệu lưu trữ doanh nghiệp 2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp 3. Ý nghĩa , tác dụng của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp 1. Khái niệm tài liệu lưu trữ doanh nghiệp TLLTDN là tài liệu có giá trị , được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong qúa trình hoạt động của các DN, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích của DN và của xã hội . TLLTDN l bộ phận của PLTQGVN. Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về CT, KT, QP, AN, NG, VH, GD, KH &CN được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước , tổ chức chính trị , tổ chức chính trị - xã hội , tổ chức xã hội , tổ chức xã hội - nghề nghiệp , tổ chức kinh tế , đơn vị vũ trang nhân dân ( sau đây gọi chung là cơ quan , tổ chức ) và các nhân vật lịch sử , tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu LS, KH và hoạt động thực tiễn . ( Điều 1-PLLTQG). 2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Đặc điểm chung TLLTDN chứa đựng những thông tin qúa khứ , phản ánh qúa trình hình thành và phát triển của DN. Độ chính xác cao . Độ chính xác này được thể hiện ở việc nội dung của VBDN ban hành không được trái với quy định của PL. Tính chính xác còn được thể hiện rõ hơn ở các yêu cầu kỹ thuật khi thể hiện trên các bản vẽ , tài liệu thiết kế Được Nhà nước quản lý tập trung thống nhất . TLLTDN do DN lưu giữ tại trụ sở chính , thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật . Đối với những DN thuộc nguồn nộp lưu thì đến thời hạn quy định phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp . VD: Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006 của Bộ Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế , BVHC công trình XD, quy định : + Hs thiết kế , BVHCCTXD nộp lưu trữ phải có đầy đủ con dấu và chữ ký của cơ quan , tổ chức , cá nhân lập hs , có chữ ký của chủ nhiệm thiết kế và chủ trì thiết kế ( đối với hs thiết kế ). + Các bv thiết kế phải đảm bảo hình thức , quy cách theo tiêu chuẩn hoặc quy định hiện hành . Các BVHC phải có dấu “ Bản vẽ hoàn công ” của nhà thầu thi công XD và có danh mục bv . + Các vb trong hs lưu trữ như vb phê duyệt dự án , vb phê duyệt báo cáo KTKT ( trường hợp chỉ phải lập báo cáo KTKT), vb thẩm định thiết kế , vb phê duyệt thiết kế , vb nghiệm thu bàn giao CT đưa vào sử dụng trường hợp không còn bản chính thì thay thế bằng bản sao hợp pháp . + Hs thiết kế , BVHCCTXD có thể được lưu trữ dưới dạng băng từ , đĩa từ hoặc vật mang tin phù hợp , thể hiện đầy đủ thành phần và nội dung hs lưu trữ . * Đặc điểm đặc thù TLLTDN có nhiều loại hình phong phú , đặc biệt là có tính đặc thù chuyên môn cao . Do đó , khác với các cơ quan hành chính . Trong các DN, tài liệu hành chính không chiếm số lượng đa số mà chủ yếu là các tài liệu chuyên môn . Mỗi DN tuỳ theo đặc thù chuyên môn lại hình thành những loại hình tài liệu riêng . Chẳng hạn các DN sản xuất thì tài liệu chủ yếu là các tài liệu thiết kế chế tạo , DN thương mại thì chủ yếu hình thành nên các HĐKT và tài liệu có liên quan đến qúa trình KD Điều này sẽ gây khó khăn cho việc xây dựng phương án phân loại tài liệu của DN. Một số vb của DN đã được mẫu hóa như các mẫu bảng biểu kế toán , thuế . Đặc biệt một số nhóm tài liệu KHKT còn được quy định cụ thể và hình thức và quy cách hs lưu trữ . TLLTDN cũng phải là bản chính hoặc bản sao hợp pháp nhưng có thể lưu trữ dưới những dạng thức phong phú , hiện đại như ở dạng băng từ , đĩa từ . Nhiều hs trong DN được hình thành theo trình tự thủ tục hành chính quy định . VD: Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính v/v ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán , có quy định như sau : Tài liệu kế toán phải bảo quản , lưu trữ theo quy định của Chế độ này là bản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy , có giá trị về kế toán , bao gồm : Chứng từ kế toán , gồm : chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ Sổ kế toán , gồm : sổ kế toán chi tiết , thẻ kế toán chi tiết , sổ kế toán tổng hợp Báo cáo tài chính , gồm : báo cáo tài chính tháng , qúy , năm . Tài liệu khác có liên quan đến kế toán : là các tài liệu được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán , các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế ( như hợp đồng kinh tế , hợp đồng liên doanh , hợp đồng vay ), các tài liệu liên quan đến vốn , quỹ lợi tức , các tài liệu liên quan đến thu , chi ngân sách , sử dụng vốn , kinh phí , các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế với NN, các tài liệu liên quan đến kiểm kê , định giá tài sản . Các tài liệu liệu kế toán nếu được ghi chép trên máy , trên vật mang tin như băng từ , đĩa từ , các loại thẻ thanh toán khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy và phải có đủ các yếu tố pháp lý theo quy định của NN về tài liệu kế toán ( như mẫu biểu , mã số , chữ ký , con dấu ) Ví dụ : Hồ sơ đăng ký KD của DN tư nhân ( được quy định trong Điều 16 của Luật doanh nghiệp ) bao gồm các vb , tài liệu sau : Giấy đề nghị ĐKKD theo mẫu thống nhất do cơ quan ĐKKD có thẩm quyền quy định Bản sao Giấy chứng minh ND, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác VB xác nhận vốn pháp định của cơ quan , tổ chức có thẩm quyền đối với DN kinh doanh ngành , nghề mà theo quy định của PL phải có vốn pháp định . Chứng chỉ hành nghề của Giám đốc và cá nhân khác đối với DN KD ngành , nghề mà theo quy định của PL phải có chứng chỉ hành nghề . 3. Ý nghĩa , tác dụng của TLLT doanh nghiệp 3.1 Đối với doanh nghiệp Là nguồn thông tin phong phú giúp lãnh đạo DN có thể đưa ra những quyết định kịp thời , chính xác phục vụ cho hoạt động quản lý , điều hành sản xuất KD của các DN. Là kho kinh nghiệm quý giá về tổ chức quản lý , điều hành của DN mà qua đó DN rút ra bài học sau mỗi thành công hay thất bại của hoạt động sản xuất KD. TLLT giúp DN lưu giữ những bí quyết riêng về kỹ thuật , công nghệ quản lý . Là chứng cứ thuyết minh cho các hoạt động KD đúng pháp luật của DN khi có thanh tra , kiểm tra của cơ quan NN có thẩm quyền Giúp DN phục dựng lại truyền thống của DN sau nhiều năm hoạt động , xây dựng được hình ảnh của DN. 3.2 Đối với quốc gia TLLT của các DN là nguồn thông tin phản ánh khách quan đường lối đổi mới cũng như những chính sách KT của Đảng , NN trong thời gian qua, phản ánh sự phát triển của nền KT đất nước . Đối với một số DN nắm giữ những ngành KT đặc biệt q.trọng thì TLLT của những DN này là kho báu lưu giữ những thông tin, số liệu , những bí quyết trong việc sx , KD một số hàng hóa , sản phẩm vốn đang là thế mạnh của VN. Khi tham gia hội nhập quốc tế , qua hoạt động KD với các đối tác nước ngoài , các DNVN cũng tạo ra nhiều TLLT trong đó phản ánh một phần chính sách phát triển quan hệ đối ngoại kinh tế của Đảng và NN. TLLT của các DN có vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển khoa học - kỹ thuật - công nghệ TLLTDN giúp các cơ quan pháp luật xác minh , làm rõ các hành vi tham nhũng , các vụ làm ăn phi pháp nhằm đảm bảo an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội . => Đây là một ý nghĩa quan trọng giúp NN quản lý các DN. Để quản lý TLLT của DN, NN đã có những quy định về việc quản lý và tịch thu tài liệu trong trường hợp DN có những vi phạm pháp luật . Trên thực tế đã có nhiều trường hợp có những DN đã cố tình tiêu huỷ TLLT nhằm xóa hết những chứng cứ bất lợi cho DN. VD: Báo Lao động số 91/2008 (7895) có đưa tin: Kho lưu trữ hồ sơ dự án UBND huyện Bình Chánh (TP HCM) bốc cháy bất bình thường : Hồi 3h 5 phút rạng sáng 22.4, một vụ hoả hoạn xảy ra tại kho lưu trữ hồ sơ của Ban Quản lý dự án khu vực đầu tư xây dựng Bình Chánh thuộc UBND huyện Bình Chánh . Sau 10 phút dập lửa của lực lượng PCCC đám cháy đã được khống chế hoàn toàn . Vụ cháy đã làm 5 bộ hồ sơ bị cháy sém . Theo nhận định ban đầu , vụ cháy xảy ra vào lúc kho lưu trữ không có ai làm việc và cháy xảy ra ở nơi lưu trữ những hồ sơ quan trọng về dự án đầu tư xây dựng . Do vậy , Sở Cảnh sát PCCC đã phối hợp với các ban ngành nghiệp vụ của công an thành phố điều tra làm rõ nguyên nhân vụ cháy có dấu hiệu bất thường này . CHƯƠNG II: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ QUY TRÌNHNGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP I. Tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp II. Quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong doanh nghiệp I.Tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong DN 1. Những quy định của Nhà nước đối với công tác lưu trữ trong doanh nghiệp 2. Tổ chức bộ phận phụ trách công tác lưu trữ và tuyển chọn cán bộ 3. Ban hành các Quy chế , Quy định về công tác lưu trữ 4. Bố trí và xây dựng kho lưu trữ 1. Những quy định của NN đối với công tác lưu trữ trong DN Điều 12-Luật Doanh nghiệp Luật Kế toán Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 Quyết định số : 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán Công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22/01/2003 của Cục LTNN hưóng dẫn xây dựng và ban hành Danh mục số 1 các cơ quan , tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của CP quy định chi tiết thi hành một số điều của PLLTQG Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia , tách , sáp nhập cơ quan , tổ chức , đơn vị hành chính và tổ chức chuyển đổi hình thức sở hữu DNNN. Quyết định số : 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000. Quyết định số : 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 của Bộ Tài chính v/v ban hành Bảng thời hạn bảo quản hs , tài liệu của Bộ Tài chính Thông tư số : 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006 của BXD hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế , BVHCCTXD. Thông tư số : 03/2007/TT-BTNMT ngày 15/02/2007 của Bộ Tài nguyên môi trường hướng dẫn quản lý , lưu trữ , cung cấp và khai thác sử dụng thông tin tư liệu đo đạc và bản đồ . Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/09 của Cục Văn thư và Lưu trữ NN ban hành Danh mục số 1 các cơ quan , tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào TTLTQG II. Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/09 của Cục Văn thư và Lưu trữ NN ban hành Danh mục số 1 các cơ quan , tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào TTLTQG III. 2. Tổ chức bộ phận phụ trách công tác lưu trữ và tuyển chọn cán bộ Đối với DN phải giao nhiệm vụ này cho một bộ phận đảm nhiệm ( Phòng HC, phòng HCTC hoặc VP). Việc bố trí số lượng cán bộ phụ trách công tác lưu trữ phụ thuộc quy mô của DN. Việc tuyển chọn cán bộ ở DN khác cơ quan NN, hầu hết cán bộ lưu trữ được tuyển vào làm việc dưới dạng hợp đồng ngắn hạn hoặc dài hạn ( các DN kể cả DNNN không có khái niệm biên chế lưu trữ ). DN vừa và nhỏ có thể lấy cán bộ trình độ trung cấp , sơ cấp về lưu trữ , DN lớn thì phải có cán bộ có trình độ đại học hoặc tương đương.(VD Ngân hàng BIDV) Về đạo đức , phẩm chất cán bộ làm công tác lưu trữ ở các DN ngoài những phẩm chất cần thiết phải có ở người cán bộ lưu trữ nói chung thì nhất thiết phải giữ kín thông tin trong tài liệu lưu trữ vì đối với DN, TLLT đặc biệt quan trọng . Đối với cán bộ lưu trữ làm việc tại các DN có giao dịch với nước ngoài thì cần phải có trình độ ngoại ngữ . 3. Ban hành các Quy chế , Quy định về công tác lưu trữ Các DN phải ban hành các hướng dẫn , quy định về công tác lưu trữ . Hầu hết các DN hiện nay đều chưa có quy chế về công tác lưu trữ . Đa phần các DNNN mới chỉ là sao chụp những văn bản chỉ đạo , hướng dẫn về công tác lưu trữ của NN sau đó gửi về cho các đơn vị , do thiếu những hướng dẫn cụ thể nên các đơn vị rất khó khăn khi thực hiện . Ở các DN tư nhân và c.ty nhỏ thì hầu như chưa có quy định hoặc chỉ có quy định miệng . Ở các DN có vốn đầu tư nước ngoài thì cũng đã quan tâm đến vấn đề này song quy định rất đơn giản . Quy tr ình XD và ban hành các quy chế , quy định về công tác lưu trữ . Các DN cần tiến hành những công việc sau : Về lý luận , DN phải sưu tầm tất cả những quy định của NN và của các cơ quan cấp trên về công tác lưu trữ , sau đó , tiến hành hệ thống hóa những quy định đó . Về thực tiễn : + Vận dụng những quy định đó vào DN: những quy định nào áp dụng được vào , những quy định nào không áp dụng được và vì sao . + Từ thực tiễn của DN, đề nghị với lãnh đạo cho phép ban hành quy định cho DN. Nếu lãnh đạo đồng ý thì cán bộ lưu trữ soạn thảo bản quy chế . Bản dự thảo phải có ý kiến đóng góp của các cá nhân , đơn vị có liên quan . + Gửi cho lãnh đạo cơ quan ký ban hành Hình thức của VB này là : Quy định , Quy chế Trong thời gian đầu có thể ban hành quy định tạm thời . Sau một thời gian thực hiện nếu thấy phù hợp thì nâng lên thành quy chế chính thức được ban hành kèm theo Quyết định của lãnh đạo . Có thể có một Quy chế riêng về công tác lưu trữ hoặc Quy chế về công tác văn thư - lưu trữ hoặc có thể đặt trong quy chế chung về công tác VP nhưng phải có một mục riêng về công tác lưu trữ . Bố cục của Quy chế Những căn cứ ban hành Quy chế Những quy định chung : những từ ngữ , thuật ngữ ( khái niệm ) được dùng trong Quy chế , một số nguyên tắc cơ bản , những nguyên tắc chung Những quy định cụ thể về công tác lưu trữ : trong đó mỗi điều thực chất là quy phạm gồm 3 phần : giả định , quy định , chế tài . Đối với những quy chế tạm thời phần chế tài nên quy định vừa phải , nên quy định chung “ Cán bộ bị . nếu vi phạm .” Trách nhiệm , đối tượng thi hành Trách nhiệm chỉ đạo của lãnh đạo Trách nhiệm của các cán bộ thực hiện các công việc có liên quan đến công tác lưu trữ Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ chuyên trách Hiệu lực của văn bản Thời gian Văn bản hết hiệu lực khi có văn bản khác Văn bản được ban hành theo Quyết định . Lãnh đạo ký xác nhận Đóng dấu 4. Bố trí và xây dựng kho lưu trữ Theo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất TLLT là tài sản chung của cơ quan , thuộc sở hữu của NN do đó ở các cơ quan NN trong đó có các DN nhất thiết phải bố trí và xây dựng KLT. DN tư nhân , tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu của cá nhân và sở hữu này được pháp luật bảo đảm → Ở các DN tư nhân , việc xây dựng kho phụ thuộc vào sự quyết định của chủ DN. Đối với c.ty thì quyền sở hữu thuộc về tập thể , có thể có một kho chung . Ở các công ty TNHH, c.ty cổ phần việc xây dựng kho do Hội đồng thành viên quyết định Công ty liên doanh do hai bên quyết định việc XD kho Công ty 100% vốn nước ngoài do phía nước ngoài quyết định . Ngoài ra , việc tổ chức lưu trữ đối với TLLT của DN cần chú ý đến những quy định của ngành trong việc lưu trữ các tài liệu chuyên môn . Yêu cầu về nh à kho bảo quản tài liệu Công văn số 111/NVĐP ngày 4/4/1995 của Cục LTNN về việc hướng dẫn bảo quản TLLT VD quy định về nơi lưu trữ tài liệu kế toán ( Điều 5- Quyết định số : 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính v/v ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán ) - Tài liệu kế toán của đơn vị nào được LT tại kho của đơn vị đó . - Tài liệu kế toán của c.ty liên doanh , c.ty 100% vốn đầu tư nước ngoài trong thời gian hoạt động tại VN theo giấy phép đầu tư được cấp , phải được LT tại c.ty trong lãnh thổ nước CHXHCNVN. - Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể , phá sản ( kể cả c.ty liên doanh , công ty 100% vốn nước ngoài ), bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến sự kiện giải thể , phá sản được lưu trữ tại cơ quan quyết định thành lập ( cấp giấy phép ) hoặc cơ quan cấp giấy ĐKKD hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định giải thể , phá sản . - Tài liệu kế toán của đơn vị cổ phần hóa , chuyển đổi hình thức sở hữu bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hóa , chuyển đổi hình thức sở hữu phải được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định cổ phần hóa , chuyển đổi hình thức sở hữu . - Tài liệu kế toán của các niên độ kế toán đã kết thúc của các đơn vị được chia , tách thành hai hay nhiều đơn vị mới : Nếu tài liệu kế toán liên quan đến sáp nhập của các đơn vị bị sáp nhập , lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập . Trường hợp tại đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc KLT thì có thể thuê lưu trữ tài liệu kế toán tại các tổ chức lưu trữ trên cơ sở HĐ ký kết giữa các bên . HĐ phải ghi cụ thể trách nhiệm của mỗi bên đối với tài liệu kế toán thuê lưu trữ , chi phí thuê và phương thức thanh toán chi phí thuê . II. Quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong DN 1. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ 2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 3. Chỉnh lý tài liệu 4. Thống kê tài liệu lưu trữ 5. Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu 6. Bảo quản tài liệu lưu trữ 7. Tổ chức khai thác , sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ Sự cần thiết phải thu thập tài liệu l ưu trữ doanh nghiệp Do ý nghĩa , giá trị nhiều mặt của khối TLLT hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp ; Do quy định của pháp luật hiện hành . Điều 1 của PLLTQG năm 2001 đã xác định : TLLT của các tổ chức KT thuộc thành phần PLTQGVN. PGS.TS. Dương Văn Khảm ( nguyên Cục trưởng Cục VT<NN) trong báo cáo tham luận tại Hội thảo khoa học Lưu trữ học và QTVP T11/2001 khẳng định : “ Khái niệm quản lý tập trung thống nhất TLLTQG trong nền KT thị trường không thể hiểu là chỉ quản lý tài liệu thuộc thành phần KT nhà nước , mà cần quản lý toàn bộ TLLT của các cơ quan , tổ chức của các thành phần KT khác trong XH” * Th ực trạng thu thập , bổ sung tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Tại lưu trữ các Bộ và lưu trữ các tỉnh , thành phố trực thuộc TW tình hình thu thập TLLT của các DN chưa có nhi ều biến chuyển . Một số bộ , cơ quan ngang bộ đã bước đầu triển khai việc thu thập tài liệu DN như : Bộ Kế hoạch và Đầu tư , Bộ Công th ương , bộ Giao thông vận tải , bộ Khoa học-Công nghệ Tuy nhiên , vấn đề thu thập TLLT của khối DN ở các bộ vẫn đang còn một số tồn tại sau : Các Bộ chưa có VB chỉ đạo về công tác thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất , KD. Việc thu thập tài liệu còn mang tính bị động , chưa có KH thường xuyên về thu thập tài liệu của các DN . Ở một số bộ , khi có DN giải thể , tài liệu của DN không biết chuyển đi đâu , cũng không tiêu huỷ được đành đưa về lưu trữ bộ . Nhiều nơi tài liệu vẫn còn bó gói , chưa được chỉnh lý KH. Ở một số bộ tuy đã tiến hành việc thu thập , nhưng thành phần tài liệu thu về chủ yếu là tài liệu quản lý hành chính ( hồ sơ đề nghị , xét duyệt và cho phép DN được thành lập ), tài liệu XDCB ( khảo sát , thiết kế , thi công các CT trọng điểm ) và một số tài liệu KHKT khác . Trong khi đó , các tài liệu , hồ sơ phản ánh hoạt động sản xuất - KD của các DN hầu như chưa thu thập được . Tại các TTLTQG, cụ thể là Trung tâm III, công tác thu thập tài liệu của các đơn vị , sản xuất KD trong một vài năm gần đây đã có những chuyển biến đáng kể . Trung tâm đã thu thập được hàng trăm mét giá tài liệu có liên quan đến nhiều đơn vị sản xuất , KD thuộc Bộ Kế hoạch-Đầu tư , bộ Khoa học-Công nghệ , bộ Giao thông vận tải Ngoài ra , Trung tâm còn thu được nhiều tài liệu của T ập đoàn Dầu khí QGVN , tổng công ty Điện lực VN. Thành phần tài liệu thu vào trung tâm chủ yếu vẫn là các tài liệu KHKT. * Giải pháp về thu thập tài liệu của các DN vào lưu trữ NN cần ban hành quy định về trách nhiệm của DN đối với công tác nghiệp vụ lưu trữ nói chung và công tác thu thập , bổ sung tài liệu nói riêng . Hiện nay, trong luật DN mới chỉ có quy định về chế độ lưu giữ TL của DN ( Điều 12- Chế độ lưu giữ tài liệu của DN) Tăng cường công tác kiểm tra , giám sát việc thực hiện các quy định của NN đối với nghiệp vụ này . Cục VT<NN cần giao cho TTLTQG II, III, IV thu thập ngay một số TL từ 10 năm trước của các DN đặc biệt . Bên cạnh đó , cần NC một mô hình tổ chức để có thể quản lý TL của các DN theo một khối riêng vì TLLT của các DN có nhiều điểm đặc thù , cần có chế độ thu thập , bảo quản và tổ chức khai thác , sử dụng riêng cho phù hợp với nền KT thị trường theo định hướng XHCN ở Việt Nam. NN cần NC để XD và ban hành Danh mục thành phần TL chủ yếu mà DN cần nộp lưu . Trong danh mục này , phải xác định tương đối cụ thể loại hình và nội dung của những TL quan trọng làm căn cứ để DN có thể ban hành DMHS, đồng thời là căn cứ cho các TTLT thu thập tài liệu của DN được đầy đủ . Về thành phần TL, không chỉ có TL về qúa trình hình thành DN, tài liệu KHKT mà còn phải có các nhóm tài liệu phản ánh hoạt động sx KD như tài liệu về khai thác nguyên vật liệu , quản lý , sửa chữa trang thiết bị , máy móc , TL về hàng hóa , TL về tiêu thụ sản phẩm , chăm sóc khách hàng Nếu thiếu những TL này thì giá trị của các hs thu về sẽ thấp , hiệu qủa phục vụ khai thác không cao . Các DN khẩn trương xây dựng Quy chế về công tác lưu trữ . * Lưu ý: Đối với DNNN việc thu thập TL được tiến hành như ở các cơ quan NN, tuy nhiên trong DNNN, TL ở một số một số bộ phận , đơn vị nếu lãnh đạo DN xét thấy cần thiết cũng không phải giao nộp vào LT. Ví dụ : TL về tài chính , kế toán , TL thiết kế mẫu , mã hàng hóa hoặc một số TL liên quan đến KD nhưng phải được bảo quản ở đơn vị . Đối với DN ngoài quốc doanh nếu không có một KLT chung thì TLLT có thể thu về hoặc bảo quản ở từng đơn vị , bộ phận . Ví dụ : bộ phận kế toán có thể bảo quản TL của bộ phận mình . Thời gian thu thập TL vào KLT chung thực hiện theo quy định của NN. Trường hợp LT theo từng bộ phận thì mỗi nhân viên phải có danh mục hs của mình và lãnh đạo của DN phải nắm được danh mục hs đó . 2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ  2.1 Các nguyên tắc 2.2 Các tiêu chuẩn 2.1 Các nguyên tắc * Nguyªn t¾c tÝnh §¶ ng VËn dông nguyªn t¾c nµy khi X ĐGTTL ph¶i ® øng trªn quan ® iÓm cña §¶ ng ® ã lµ: TL ®­a vµo b¶o qu¶n trong c¸c LT ph¶i nh»m b¶o vÖ lîi Ých cña ND, cña d©n téc , cña §¶ ng vµ NN. ¦u tiªn lùa chän vµ b¶o qu¶n l©u dµi nh÷ng TL ph¶n ¸ nh ®­ êng lèi , chÝnh s¸ch ph¸t triÓn KT cña §¶ ng , NN. TLLT lµ di s¶n cña d©n téc , cña nh©n lo¹i, lµ nh÷ng b»ng chøng lÞch sö tin cËy nhÊt , chÝnh x¸c nhÊt , v× thÕ , khi xem xÐt gi ¸ trÞ TL cña LT ph¶i xuÊt ph¸t tõ lîi Ých b¶o vÖ di s¶n v¨n ho¸ d©n téc . * Nguyªn t¾c lÞch sö : TLLT c ủa DN chøa ® ùng th«ng tin QK, ph¶n ¸ nh thµnh qña lao ® éng sx , kd cña DN, mang tÝnh ® Æc thï chuyªn m«n cña tõng DN. Do ® ã , khi xem xÐt gi ¸ trÞ cña TL cÇn ph¶i ® Æt chóng trong hoµn c¶nh xuÊt xø , thêi gian , ® Þa ® iÓm ®· t¹o ra tµi liÖu , ® Æc biÖt nh÷ng TL s¶n sinh trong c¸c thêi kú LS cã ý nghÜa quan träng nh ­: thµnh lËp , gi¶i thÓ , thay ® æi chøc n¨ng , nhiÖm vô , më réng ngµnh nghÒ , chuyÓn biÕn c¬ cÊu v.v. CÇn l­u ý r»ng bèi c¶nh LS h×nh thµnh nªn TL kh«ng chØ giíi h¹n trong ph¹m vi cña từng DN mµ ph¶i ® Æt nã trong bèi c¶nh ph¸t triÓn chung cña LS ® Êt n­íc . Theo ® ã , nh÷ng TLLT cña DN h×nh thµnh trong nh÷ng thêi ® iÓm LS mµ vÒ vÜ m« NN ®· ban hµnh nh÷ng chñ tr­¬ng vµ chÝnh s¸ch KT quan träng sÏ cã gi á trị cao hơn VD TLLT c ủa DNNN h×nh thµnh trong thêi kú NN tiÕn hµnh chÝnh s¸ch ® æi míi KT, xãa bá c¬ chÕ bao cÊp chuyÓn sang KT thÞ tr­êng hoÆc trong thêi kú hiÖn nay khi NN ® ang tiÕn hµnh cæ phÇn hãa c¸c DNNN. * Nguyªn t¾c toµn diÖn vµ tæng hîp Gi ¸ trÞ cña TL trong nhiÒu tr­êng hîp ®­ îc thÓ hiÖn qua néi dung, h×nh thøc cña TL, ® ång thêi cßn phô thuéc vµo môc ® Ých cña ng­êi sö dông . § èi víi TLLT cña DN gi ¸ trÞ thùc tiÔn th­êng ®­ îc thÓ hiÖn rÊt râ rµng v× nã ph¶n ¸ nh kÕt qña ho¹t ® éng s¶n xuÊt , kinh doanh cña DN . Tuy nhi ên , khi xem xÐt gi ¸ trÞ TLLT ph ải chú ý đ Õn mèi quan hÖ h÷u c¬ víi c¸c TL kh¸c v à mối quan hệ của nó trong phạm vi toàn PLTQGVN . Như vậy , đối với DN, các nguyên tắc trên đều có thể áp dụng vào XĐGTTL, tuy nhiên cần phải lưu ý: - Phải nắm được lịch sử hình thành và phát triển của DN, những mốc lịch sử quan trọng của DN và sự kiện quan trọng , nổi bật liên quan đến qúa trình phát triển của DN. - Tất cả những tài liệu nào của DN giúp DN dựng lại lịch sử hình thành , phát triển của DN thì những TL đó có giá trị bảo quản lâu dài , bao gồm : + Những TL liên quan đến những nhân vật đảm nhận những chức vụ quan trọng hoặc có vai trò đặc biệt quan trọng đối với DN. Ví dụ : Giám đốc đầu tiên của DN, giám đốc chuyển DN sang cổ phần . + Những TL liên quan đến đất đai , chứng minh quyền sở hữu của DN về đất đai , tài sản và sở hữu trí tuệ , đặc biệt là những TL liên quan đến vấn đề sở hữu CN như : bản đăng ký nhãn hiệu hàng hóa , biểu tượng của DN, công thức pha chế , mẫu mã hàng hóa + Những tài liệu liên quan đến thành tựu trong sản xuất và KD. VD: TL về sự thành công của một sản phẩm mới được thị trường chấp nhận . + Những TL liên quan đến huy chương , bằng khen , giải thưởng + TL về hoạt động từ thiện của DN 2.2 Các tiêu chuẩn * Nh óm t iªu chuÈn chung ( xem l ại học phần Xác định giá trị tài liệu và thu thập , bổ sung tài liệu vào lưu trữ ) Tiªu chuÈn ý nghÜa néi dung Tiªu chuÈn t¸c gi ¶ Tiªu chuÈn ý nghÜa c¬ quan , ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng Tiªu chuÈn sù trïng lÆp th«ng tin Tiªu chuÈn thêi gian vµ ® Þa ® iÓm h×nh thµnh tµi liÖu Ti êu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của PLT Tiªu chuÈn hiÖu lùc ph¸p lý cña tµi liÖu Tiªu chuÈn ng«n ng ÷, vËt liÖu kü thuËt chÕ t¸c vµ ® Æc ® iÓm bªn ngoµi tµi liÖu * Nhóm tiêu chuẩn đặc thù Do chức năng chủ yếu của các DN là sản xuất , kd nên ngoài những TL hành chính phục vụ cho hoạt động quản lý DN thì phần lớn tài liệu hình thành trong hoạt động của DN là những TL thiết kế , chế tạo , tài liệu phim , ảnh .. phục vụ thi công , sản xuất ... Khi xác định giá trị của những TL này , chúng ta phải vận dụng những tiêu chuẩn đặc thù áp dụng cho tài liệu của doanh nghiệp như : T.chuẩn cái mới về nguyên tắc trong việc giải quyết các vấn đề KHKT. Trình độ của giải pháp KHKT. Hiệu qủa kinh tế , kỹ thuật và hiệu qủa xã hội . Mức độ tiêu chuẩn hóa sản phẩm hay công trình . Mức độ cải tạo công trình hay mức độ hiện đại hóa sản phẩm . Giai đoạn ( bước ) nghiên cứu , thiết kế Đạt trình độ phát minh , sáng chế hoặc có giá trị thương mại Chiếm giải thưởng ở các cuộc thi , triển lãm hoặc hội chợ Tính độc đáo về kiến trúc dân tộc của công trình xây dựng . Cấp dấu chất lượng quốc gia . 3. Ch ỉnh lý tài liệu  3.1 Khái niệm Chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong các DN là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học , trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện , phục hồi hoặc lập mới hồ sơ ; xác định giá trị ; hệ thống hoá hồ sơ , tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý . 3.2 Mục đích Tổ chức sắp xếp hồ sơ , tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý , bảo quản và khai thác , sử dụng tài liệu ; Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ , qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị , phương tiện bảo quản . 3.3 Yêu cầu Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp ( kinh phí , thời gian , nhân lực , trình độ cán bộ , cơ sở vật chất ) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý ( mức độ phân loại , lập hồ sơ ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh lý ( chỉnh lý sơ bộ ). Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau : Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh ; Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ , tài liệu đối với lưu trữ hiện hành ; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ đối với lưu trữ lịch sử ; Hệ thống hoá hồ sơ , tài liệu ; Lập các công cụ tra cứu : Mục lục hồ sơ , tài liệu ; cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác , phục vụ cho việc quản lý , tra cứu , sử dụng ; Lập danh mục tài liệu hết giá trị và loại ra để tiêu huỷ . 3.4. Nguyên tắc chỉnh lý Không phân tán phông lưu trữ . Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt ; Khi phân loại , lập hồ sơ ( chỉnh sửa hoàn thiện , phục hồi hoặc lập mới hồ sơ ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi , giải quyết công việc . Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của doanh nghiệp hình thành tài liệu , sự liên hệ lôgic và lịch sử của tài liệu . 3.5 Quy trình chỉnh lý tài liệu Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục VTLTNN ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính . Quyết định 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 của Cục VTLTNN v/v ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu . Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/09 của Cục VTLTNN ban hành ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính ( theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004) Quyết định 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 1. Nhận tài liệu 2. Vận chuyển từ kho bảo quản tài liệu về địa điểm chỉnh lý 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu 4. Lập kế hoạch chỉnh lý , biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý : 5. Phân loại tài liệu 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa , hoàn thiện hồ sơ 7. Biên mục phiếu tin 8. Kiểm tra việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin 9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án hệ thống hóa 10. Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin 11. Biên mục hồ sơ 12. Kiểm tra biên mục hồ sơ 13. Bổ sung những thông tin còn thiếu trên phiếu tin 14. Đánh số chính thức cho toàn bộ hồ sơ trên phiếu tin và lên bìa hồ sơ 15. Vệ sinh , tháo bỏ ghim , kẹp , làm phẳng tài liệu và vào bìa hồ sơ 16. Đưa hồ sơ vào hộp ( cặp ) 17. Viết và dán nhãn hộp 18. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá 19. Bàn giao tài liệu 20. Nhập phiếu tin vào máy 21. Kiểm tra việc nhập phiếu tin 22. Lập mục lục hồ sơ 23. Sắp xếp , thống kê tài liệu loại , bó gói thuyết minh tài liệu loại 24. Tổng kết chỉnh lý Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/09 1. Giao , nhận tài liệu 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu 4. Khảo sát và biên soạn các vb hướng dẫn chỉnh lý 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa , hoàn thiện hồ sơ , kết hợp với việc xác định giá trị tài liệu theo Hướng dẫn lập hồ sơ 7. Biên mục phiếu tin ( từ trường 1đến trường 14-trừ trường 3,10,12) 8. Kiểm tra , chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin 9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại 10. Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin 11. Biên mục hồ sơ 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ . 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ 14. Vệ sinh tài liệu , tháo bỏ ghim kẹp , làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ . 15. Đưa hồ sơ vào hộp ( cặp ) 16. Viết và dán nhãn hộp 17. Vận chuyển TL vào kho và xếp lên giá 18. Giao , nhận tài liệu sau chỉnh lý 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu 20. Kiểm tra , chỉnh sửa việc nhập phiếu tin 21. Lập mục lục hồ sơ 22. Xử lý tài liệu loại 23. Kết thúc chỉnh lý . 4. Thống kê tài liệu lưu trữ Thèng kª TLLT lµ ¸p dông c¸c ph­¬ng ph¸p , c¸c c«ng cô chuyªn m«n ®Ó x¸c ® Þnh chÝnh x¸c sè l­îng , chÊt l­îng thµnh phÇn , néi dung TL vµ c¸c đối tượng khác trong KLT. § èi víi c¸c DN lín cña NN, khèi l­îng TLLT t­¬ng ® èi nhi ều cã thÓ tiÕn hµnh thèng kª TLLT theo hai nhãm c ơ bản : TL hµnh chÝnh vµ TL chuyªn m«n . ( Vi ệc thống kê theo ph­¬ng ph¸p vµ ph­¬ng tiÖn t­¬ng tù nh ­ ®· häc ë h ọc phần Th ống kê và Công cụ tra tìm TLLT ) T ài liệu chuyªn m«n cã nhiÒu lo¹i nh ­: TL XDCB, thi ết kế chế tạo SPCN, TL khÝ t­îng thuû v¨n ; TL ¶ nh , phim ® iÖn ¶ nh , ghi ©m, ghi h×nh , tµi liÖu ® iÖn tö Mçi lo¹i tµi liÖu chuyªn m«n ® Òu cã ® Æc ® iÓm riªng v× vËy viÖc thèng kª c¸c lo¹i TL chuyªn m«n ph¶i phï hîp víi ® Æc ® iÓm cña tõng lo¹i TL ® ã . Kh«ng ®­ îc sö dông c«ng cô thèng kª cña lo¹i TL nµy cho lo¹i TL kh¸c . Nh ìn chung , tại các DN, tài liệu chuyên môn chiếm số lượng lớn , do đó việc thống kê riêng đối với khối tài liệu chuyên môn là cần thiết . Các DNNN phải thực hiện chế độ báo t hèng kª c¬ së c«ng t¸c VTLT theo QuyÕt ® Þnh sè : 13/2005/Q§-BNV ngµy 06/01/2005 cña Bé Néi vô vÒ viÖc ban hµnh ChÕ ®é b¸o c¸o thèng kª c¬ së c«ng t¸c v¨n th ­, l­u tr ÷. Kú h¹n b¸o c¸o : n¨m . Ngµy göi b¸o c¸o : 15/01 n¨m sau . C¸c DNNN göi b¸o c¸o vÒ Côc VTLTNN. BiÓu mÉu b¸o c¸o theo BiÓu sè : 02/ CS b¸o c¸o thèng kª c¬ së (ban hµnh kÌm theo QuyÕt ® Þnh trªn ) § èi víi c¸c DN kh¸c cuèi mçi n¨m còng nªn tiÕn hµnh c«ng t¸c thèng kª trong l ưu trữ trong ® ã chñ yÕu lµ thèng kª TLLT vµ c¸c ph­¬ng tiÖn b¶o qu¶n TLLT ®Ó qu¶n lý chÆt chÏ tµi liÖu vµ cã kÕ ho¹ch trang bÞ , ® Çu t­ c¬ së vËt chÊt còng nh ­ bè trÝ nh©n sù cho phï hîp . 5. Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ trong DN Công cụ tra tìm TLLT là phương tiện tra tìm và thông tin tài liệu trong các LTHH và LTLS. Việc xây dựng công cụ tra tìm thường được thực hiện kết hợp trong quá trình chỉnh lý tài liệu . Hầu hết các DN hiện nay đều sử dụng cơ sở dữ liệu trên máy tính để quản lý và tra tìm VB . Cơ sở dữ liệu này được hình thành trong qúa trình lập mục lục văn bản , MLHS . Để xây dựng cơ sở dữ liệu này đòi hỏi phải đảm bảo chuẩn thông tin đầu vào hồ sơ . 6. Bảo quản tài liệu lưu trữ B¶o qu¶n TLLT lµ sö dông c¸c biÖn ph¸p KHKT ®Ó kÐo dµi tuæi thä vµ b ảo đảm an toµn cho TLLT, nhằm phôc vô ®­ îc tèt c¸c yªu cÇu n.cøu , khai th¸c tµi liÖu . TLLT trong các DN hiện nay gồm nhiều loại : tài liệu hành chính , KHKT&CN, tài liệu nghe nhìn , tài liệu điện tử Các loại tài liệu này cũng bị hư hại hại bởi các nguyên nhân sau : - Do chÊt cÊu thµnh TLLT: t ính chất của giấy , mực . - Do ® iÒu kiÖn thiªn nhiªn : nhiệt độ , độ ẩm , ánh sáng , bụi , nấm mốc , côn trùng - Do ® iÒu kiÖn b¶o qu¶n vµ sö dông tµi liÖu : Để bảo quản tài liệu , hạn chế tác hại của các yếu tố trên tại các DN phải có kho tàng và trang bị các thiết bị cần thiết . DN có thể sử dụng một hoặc một số phòng ( tuỳ theo khối lượng và loại hình tài liệu ) tại trụ sở chính , tuy nhiên phải đảm bảo yêu cầu KLT ở tách biệt , hạn chế tối đa việc đi lại và đảm bảo an toàn . Thông thường người ta bố trí KLT ở tầng cao nhất của tòa nhà trụ sở . Ví dụ : toà nhà của công ty bảo hiểm dầu khí ( thuộc tập đoàn dầu khí Việt Nam) gồm 8 tầng thì KLT của c.ty được bố trí ở tầng thứ 8. Cũng có trường hợp KLT được bố trí ở các tầng khác song phải ở nơi tách biệt , có lối đi riêng , ít người qua lại , chẳng hạn như kho lưu trữ của công ty liên doanh sản xuất thiết bị viễn thông ALCATEL được đặt ở tầng hai trong bộ phận , kho này nằm trong toà nhà tuy nhiên có lối đi riêng và hạn chế tối đa người qua lại . VÒ trang thiÕt bÞ , c ác DN cần trang bị các loại sau : - Gi á : N ếu có điều kiện n ên trang bị c ác gi ¸ ® ùng tµi liÖu l­u tr ÷ ® iÒu khiÓn tù ® éng ( g iá compact) sẽ gi úp tiÕt kiÖm triÖt ®Ó ®­ îc diÖn tÝch phßng kho . Tối thiểu cũng phải trang bị giá kim loại để đựng c ác cặp , hộp tài liệu . - Tñ : cã nhiÒu lo¹i tủ như tủ ® ùng hå s¬, tñ ® ùng b¶n vÏ , tñ ® ùng ¶ nh , tñ ® ùng tµi liÖu theo kÝch th­íc Do đó , tuỳ thuộc vào loại hình , kích thước tài liệu mà trang bị các loại tủ cho ph ù hợp . Tñ cã thÓ ® ãng b»ng kim lo¹i hoÆc gç . - Hßm , b×a , cÆp , hép . + Hßm : ® èi víi n­íc ta ® ùng tµi liÖu b»ng hßm lµ ph­¬ng tiÖn b¶o qu¶n cÇn thiÕt , vËt liÖu cã thÓ lµm b»ng gç hoÆc kim lo¹i. Yªu cÇu ph¶i ch¾c ch¾n chÞu ®­ îc lùc . + B×a hå s¬: DN có thể sử dụng b ìa theo mẫu ti êu chuẩn của Côc l­u tr ÷ hoặc mẫu theo ngành quy định , cũng có thể thiết kế m ẫu bìa riêng phù hợp với thực tế tài liệu tại DN. + Hép : sử dụng hộp theo tiêu chuẩn của Cục hoặc mua những hộp phi Axit do nước ngoài sản xuất . Ngoài ra , ở c ác DN hiện nay đang sử dụng phổ biến các loại File để bảo quản tài liệu với nhiều độ dày khác nhau song phải đảm bảo yêu cầu bền , chắc , bảo quản tốt tài liệu . - C¸c trang thiÕt bÞ kh¸c : Tïy theo ® iÒu kiÖn kho tµng vµ kh ¶ n¨ng kinh phÝ , cÇn trang bÞ một sè thiÕt bÞ cho kho l­u tr ÷ nh ­: c ác phương tiện vận chuyển bao gồm thang m¸y , xe ® Èy ; trang thiÕt bÞ b¶o vÖ cöa chÝnh , cöa sæ , hÖ thèng b¸o ® éng ; trang thiết bÞ chèng ch¸y : c¸c b×nh chèng ch¸y , hÖ thèng b¸o ch¸y tù ® éng ; hÖ thèng th«ng giã , chèng Èm nh ­ qu¹t, m¸y ® iÒu hoµ, c¸c dông cô ®o nhiÖt độ , các dụng cụ để đo độ ẩm Với một số DN hiện nay để bảo quản an toàn các tài liệu phát minh , sáng chế ngoài việc lưu trữ thêm một bộ tài liệu bảo hiểm , người ta còn tiến hành chụp các bản microfilm những tài liệu đó . Với những tài liệu dạng microfilm này cần có tủ bảo quản chuyên dụng và phải là tủ chống cháy , ngoài ra còn phải trang bị máy đọc microfilm và máy in những tài liệu dạng này . Với một số loại hình tài liệu chuyên môn đặc thù phải tuân thủ theo các quy định về bảo quản đối với loại hình tài liệu đó . TL kế toán lưu trữ phải được bảo quản theo pháp luật hiện hành của NN về bảo vệ TLLT và theo quy định của chế độ này . TL kế toán lưu trữ phải được bảo quản trong KLT của đơn vị . KLT phải có đủ trang bị , thiết bị bảo quản và các điều kiện bảo đảm sự an toàn TL kế toán lưu trữ như : giá , tủ , phương tiện phòng chống hỏa hoạn ; chống ẩm , mốc , chống lũ lụt , mối xông , chuột cắn Người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm trước PL về sự an toàn , đầy đủ và hợp pháp các TL kế toán của đơn vị đang LT. Trong trường hợp bất khả kháng do thiên tai, hỏa hoạn , TL kế toán bị hư hỏng hoặc mất , đơn vị phải thành lập Hội đồng phục hồi , xử lý TL kế toán do người đứng đầu đơn vị làm chủ tịch Hội đồng . Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và đại diện bộ phận có liên quan ph ải tham gia . Hội đồng phải thực hiện các công việc : - Bằng mọi biện pháp phục hồi , bảo toàn các TL có thể phục hồi được . - Tiến hành kiểm kê , xác định số TL hiện có , số tài liệu bị mất , bị hư hỏng không thể phục hồi được . - Lập biên bản xác định số TL hiện còn , số tài liệu bị mất theo từng loại tài liệu kế toán . Biên bản phải được lưu trữ cùng thời hạn lưu trữ quy định đối với TL bị hư hỏng , bị mất . 7. Tổ chức khai thác , sử dụng tài liệu lưu trữ Các DN hiện nay chủ yếu khai thác TL để phục vụ cho hoạt động sản xuất , KD. Chẳng hạn như phục vụ cho việc hợp tác , quan hệ với đối tác trong và ngoài nước , phục vụ cho việc quảng cáo , tiếp thị , đấu thầu , khai thác , sử dụng TLLT bảo vệ những bí mật về sản xuất , KD và tận dụng được những bí mật của DN khác để phục vụ cho việc cạnh tranh trong KD, phục vụ cho việc chứng minh , bảo vệ cho uy tín của DN trong những trường hợp liên quan đến tranh chấp pháp luật . Tuy nhiên , tại các DN hiện nay do trong các TLLT chứa đựng nhiều thông tin mà DN muốn giữ bí mật như thông tin về phát minh , sáng chế , quy trình công nghệ , tình hình thu chi tài chính , sản xuất KD nên các DN hạn chế tối đa việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu bao gồm cả việc hạn chế đối tượng và hình thức tổ chức sử dụng , thậm chí các đơn vị còn không muốn giao nộp TL vào LT mà giữ lại tại đơn vị để bảo quản và sử dụng . C¸c h×nh thøc tæ chøc sö dông TLLT trong DN Đối với các DN do hạn chế đối tượng khai thác , sử dụng chỉ chủ yếu phục vụ cho nhu cầu giải quyết công việc của các cán bộ lãnh đạo , nhân viên trong DN do đó hình thức tổ chức sử dụng cũng chỉ giới hạn trong một số hình thức mà theo DN có thể hạn chế tối đa việc dò rỉ thông tin. Các hình thức đó bao gồm : - Tæ chøc sö dông TLLT t¹i phßng ® äc - Cấp chứng thực TLLT. Nội dung ôn tập 1.Bằng ví dụ cụ thể , trình bày ý nghĩa , tác dụng của TLLT đối với một doanh nghiệp cụ thể ? 2. Bằng ví dụ cụ thể , nêu các đặc điểm của tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp . 3.Kể tên các tiêu chuẩn cần được vận dụng trong xác định giá trị TLLT của doanh nghiệp . Cho ví dụ minh hoạ . 4.Trình bày khái quát thực trạng thu thập , bổ sung TLLT doanh nghiệp vào các lưu trữ hiện nay và đề xuất các giải pháp khắc phục . Nội dung ôn tập  Lớp CĐTC VTLT K1-thành phố HCM Ý nghĩa , tác dụng của TLLTDN Các tiêu chuẩn được vận dụng trong xác định giá trị tài liệu lưu trữ của DN Các đặc điểm đặc thù của TLLT DN Thực trạng công tác thu thập , bổ sung TLLTDN vào các lưu trữ hiện nay và đề xuất giải pháp khắc phục .