Thương mại điện tử - Chương 4: Phân tích hệ thống thông tin quản lý

76 CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 4.1.Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án 4.1.1. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng - Tìm hiểu môi trường XH, kinh tế, kỹ thuật của hệ thống, nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan đó - Nghiên cứu chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều hành, sự phân cấp các quyền hạn - Thu thập, nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các tệp cùng với các phương thức xử lý thông tin trong đó - Thu thập và nghiên cứu các qui tắc quản lý, các qui định, các công thức làm căn cứ cho quá trình xử lý thông tin - Thu thập các chứng từ giao dịch và mô tả các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin và tài liệu giao dịch - Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng - Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến, dự đoán, nguyện vọng trong tương lai Đánh giá phê phán hiện trạng, đề ra hướng giải quyết - Lập sơ đồ tổng thể về hiện trạng 4.1.2. Các mức khảo sát Việc tiến hành khảo sát được tiến hành trên 4 mức đối tượng - Thao tác thừa hành: Đó là khảo sát những người trực tiếp với những thao tác của hệ thống. Họ có kỹ năng, nghiệp vụ cao, nhận biết được những khó khăn, phức tạp và nhiều vấn đề chuyên sâu trong công việc. - Điều phối quản lý: Đây là những người quản lý trực tiếp về một mảng công việc nào đó, chẳng hạn quản đốc phân xưởng, họ hiểu được tình hình cơ quan ở thời điểm hiện tại nhưng không có khả năng nhìn nhận được các vấn đề xảy ra trong tương lai - Quyết định của lãnh đạo: Đây là những người ra quyết định nên họ có yêu cầu về các thông tin trợ giúp 77 - Mức chuyên gia cố vấn : Đây là những người nhận thức được sự phát triển và vận động của hệ thống trong những môi trường 4.1.3. Các hình thức tiến hành khảo sát Có nhiều hình thức khảo sát, chúng được sử dụng kết hợp để nâng cao hiệu quả, tính xác thực, tính khách quan, tính toàn diện của việc khảo sát. (1)- Quan sát, theo dõi, ghi chép (gồm quan sát chính thức và không chính thức): - Chính thức: Có chuẩn bị, có thông báo trước cho đối tác chuẩn bị thông tin trả lời theo yêu cầu của người khảo sát. - Không chính thức: Không thông báo trước cho đối tác chuẩn bị thực hiện bất kỳ lúc nào, ở đâu...Với quan sát không chính thức thường cho kết luận chính xác hơn, tuy vậy cách này rất mất thời gian, thường làm việc với những người đã làm việc lâu ở đó để diễn tả cho mình. (2)- Phỏng vấn: Đưa ra nhiều loại câu hỏi, câu hỏi trực tiếp, câu hỏi đóng (liệt kê tất cả các phương án trả lời theo kiểu trắc nghiệm), câu hỏi mở có tính chất gợi ý. (3)- Nghiên cứu tài liệu, các tài liêu gồm: - Các báo cáo nghiệp vụ - Qui chế về chức năng, nhiệm vụ - Quy định, nội qui - Các sổ sách thông tin chi tiết giao dịch hàng ngày... (4)- Dùng bảng hỏi, phiếu điều tra: Gửi phiếu điều tra cho đối tác thu thập trả lời xử lý gián tiếp không có sự trao đổi tranh luận. Phương pháp này thường nhanh, rẻ tiền nhưng độ tin cậy thấp. 4.2.Quy trình phát triển HTTT quản lý Phương pháp được trình bày ở đây có 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo dưới đây. Cần phải lưu ý rằng từ đây trở đi cuối mỗi giai đoạn là phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần 78 thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình; đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Và sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin. Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: 1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. 1.2 Làm rõ yêu cầu. 1.3 Đánh giá khả năng thực thi. 1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát riển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây. 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết. 2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại. 2.4 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. 2.5 Đánh giá lại tính khả thi. 2.6 Thay đổi đề xuất của dự án. 2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. 79 Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lô gíc của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình lô gíc sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lô gíc bao gồm những công đoạn sau: 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu. 3.2 Thiết kế xử lý. 3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào. 3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc. 3.5 Hợp thức hoá mô hình lô gíc. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình lô gíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lô gíc. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống những chưa phải là một mô tả chi tiết. Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn. Để giúp các những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viện phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp: 4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. 80 4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp. 4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp. 4.4 Chuẩn bị và tình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. Giai đoạn 5 : Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là: 5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài 5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra) 5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công 5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũn như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là như sau: 6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2 Thiết kế vật lý trong 6.3 Lập trình 6.4 Thử nghiệm hệ thống 6.5 Chuẩn bị tài liệu 81 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: 7.1 Lập kế hoạch cài đặt 7.2 Chuyển đổi 7.3 Khai thác và bảo trì 7.4 Đánh giá Cần phải lưu ý rằng kết quả của quá trình phân tích và thiết kế bao gồm hai phần lớn: hệ thống thông tin và tài liệu về hệ thống. Có thể tóm lược các giai đoạn trên đây thành bảng sau: Bảng 3.1: Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu 1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu 1.2 Làm rõ yêu cầu 1.3 Đánh giá tính khả thi 1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết 2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại 2.4 Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp 2.5 Đánh giá lại tính khả thi 2.6 Sửa đổi đề xuất của dự án 2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc 82 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2 Thiết kế xử lý 3.3 Thiết kế các dòng vào 3.4 Hoàn chỉnh tài liệu lô gíc 3.5 Hợp thức hoá mô hình lô gíc Giai đoạn 4: đề xuất các phương án của giải pháp 4.1 Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học 4.2 xây dựng các phương án của giải pháp 4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp 4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phương án của giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài 5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài 5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra 5.3 Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hoá 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công 5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống 6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2 Thiết kế vật lý trong 6.3 Lập trình 6.4 Thử nghiệm kiểm tra 6.5 Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác 7.1 Lập kế hoạch cài đặt 7.2 Chuyển đổi 83 7.3 Khai thác và bảo trì 7.4 Đánh giá 4.3. Biểu đồ phân cấp chức năng 4.3.1. Khái niệm BFD là việc phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu thành các chức năng nhỏ hơn, cuối cùng thu được một cây chứcnăng. 4.3.2. Các thành phần của BFD - Ký hiệu chức năng là một hình chữ nhật bên trong là tên chức năng - Liên kết các chức năng là đường thẳng -Tên chức năng là Động từ - bổ ngữ và động từ nên ở dạng thức mệnh lệnh Ví dụ: 4.3.3. Đặc điểm của biểu đồ phân cấp chức năng - Cung cấp cách nhìn tổng quát về chức năng của hệ thống, phạm vi cần phân tích - BPC trình bày các chức năng của hệ thống ở dạng tĩnh, tức là không thể hiện được mối quan hệ về chuyển giao thông tin giữa các chức năng, không thể hiện trình tự thực hiện xử lý thông tin. - Biểu đồ phân rã chức năng thường được sử dụng để bổ trợ cho việc xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu. - Chất lượng của tên đặt cho các chức năng là quan trọng cho thành công của hệ thống. Mỗi chức năng cần có một tên duy nhất, tên nên biểu thị thật sát, đầy đủ ý nghĩa Quản lý XN Quản lý nhân sự Quản lý tài chính Quản lý vật tư Quản lý hồ sơ Quản lý lao động Quản lý kho 84 của các chức năng con của chức năng được đặt tên. Tên của chức năng cần phải phản ánh được các chức năng của thế giới thực chứ không chỉ cho hệ thống thông tin. - Biểu đồ này rất gần với sơ đồ tổ chức, tuy nhiên không được lầm lẫn giữa 2 sơ đồ. Ví dụ: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của xí nghiệp: Biểu đồ phân cấp chức năng 4.3.4. Cách xây dựng BFD BFD thể hiện các đầu việc mà hệ thống cần thực hiện để đạt được mục tiêu quản lý (quản lý cái gì?), việc xây dựng dựa trên cơ sở của bước khảo sát, vì vậy khảo sát càng kỹ lưỡng thì việc xác định mô hình chức năng các đầy đủ chính xác. Thông tin có trên BFD: - Thể hiện đầy đủ các chức năng mà hệ thống thực hiện - Một chức năng lớn có thể được phân thành các chức năng nhỏ hơn - Việc phân rã được tiến hành theo tiêu chí: + Theo bản chất xử lý (chức năng) Mục tiêu quản lý Mô hình chức năng Làm gì? Ban giám đốc Phòng tổ chức Phòng KH, tài vụ Phòng vật tư Quản lý xí nghiệp Quản lý nhân sự Quản lý tài chính Quản lý vật tư 85 + Theo bộ phận thực hiện + Theo dữ liệu phải xử lý  Xây dựng biểu đồ chức năng theo các bước sau: - Xem cả hệ thống là 1 chức năng duy nhất, còn gọi là mức 0 - Phân rã khối chức năng ở mức trên thành các chức năng nhỏ hơn ở mức dưới, lần lượt đánh số là mức 1, mức 2, ... - Trong mức cao nhất một chức năng chính sẽ là một trong những loại sau: - Quản lý tiến trình sản xuất. - Quản lý cung cấp dịch vụ - Quản lý tài nguyên, tiền vốn - Quản lý con người . . . Từ chức năng chính này chúng ta phân rã thành các chức năng con để hình thành nên một biểu đồ hình cây mà gốc ở trên. - Thông thường đối với hệ thống lớn cũng không nên có nhiều hơn 6 mức (vì khó theo dõi) và đối với hệ thống nhỏ và trung bình không nên quá 3 mức. - Một chức năng không nên quá 7 chức năng con (khó theo dõi mô hình) - Sơ đồ nên tương đối "cân bằng" theo nghĩa mức của các chức năng con thấp nhất nên được xác định tương đương như nhau. - Phân tích chức năng đưa ra những chi tiết quan trọng mà những chi tiết đó sẽ được dùng nhiều ở những giai đoạn sau của phân tích. Hệ thống A B C D Mức 0 Mức 1 Mức 2 86 Ví dụ: Chương trình quản lý Nhân sự - Tiền lương Xây dựng BFD và DFD của bài toán quản lý Nhân sự - Tiền lương của một Công ty với các yêu cầu sau: - Quản lý nhân sự: + Đáp ứng được yêu cầu cập nhật và lưu trữ hồ sơ nhân viên trong công ty (trong đó có cả lương cơ bản và phụ cấp chức vụ nếu có) + Xem lý lịch của bất kỳ nhân viên khi có yêu cầu + Điều chỉnh lý lịch nhân viên: Điều chỉnh thông tin về hồ sơ lý lịch, xoá.... - Quản lý tiền lương: Để tính lương dựa vào sổ chấm công của các bộ phận và các thông tin về lương cơ bản, hệ số phụ cấp,.... trong hồ sơ nhân viên. Chương trình cần đáp ứng được: + Nhập sổ chấm công hàng tháng của từng nhân viên + Thay đổi số liệu chấm công + Tính lương theo qui định cho từng nhân viên + Thống kê lương theo từng bộ phận + Thống kê lương toàn đơn vị. 4.4. Biểu đồ luồng dữ liệu HTTT vô cùng phức tạp được gắn liền vào cả hệ thống quản lý cũng như hệ thống tác nghiệp. Để hiểu rõ chúng, cần phải sử dụng nhiều công cụ biểu diễn bằng mô hình 87 và ngôn ngữ diễn giải bằng lời. Phần trên đã xét công cụ sơ đồ BFD, dưới đây sẽ trình bày công cụ hữu dụng - Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD Data Flow Diagram). Đây là công cụ rất hữu ích trong việc phân tích và thiết kế HTTT. Sơ đồ luồng dữ liệu là sự biểu diễn bằng sơ đồ với những ký pháp đơn giản, dễ hiểu thể hiện các luồng dữ liệu, các nguồn, các đích, các xử lý và các kho dữ liệu dưới góc độ trừư tượng các yếu tố vật lý của HTTT. Ký pháp của DFD Các ký pháp dùng mô tả DFD rất đơn giản và quy chuẩn trên toàn thế giới. Chúng bao gồm: 1_Đầu mối thông tin: Hình chữ nhật có tên đầu nguồn bên trong 2_Đích thông tin: Hình chữ nhật có tên đích bên trong 3_ Xử lý: Hình tròn hoặc theo có tên xử lý bên trong Khách hàng Giám đốc Lập báo cáo Tài chính Báo cáo 88 4_ Kho dữ liệu: Hình 2 cạnh song song có ghi tên dữ liệu bên trong 5_ Luồng dữ liệu: Hình mũi tên có ghi tên dữ liệu bên cạnh Chú ý :- Mỗi xử lý phải có ít nhất một luồng vào và ít nhất một luồng ra. Luồng vào phải khác với luồng ra. - Có thể vẽ lại nguồn hoặc đích để các luồng ít cắt nhau nhất Phân rã DFD HTTT phức tạp không thể biểu diễn chỉ bằng một DFD, khi đó cần phải phân rã thành từng cấp. Cấp ngữ cảnh (context): Là cấp cao nhất, vẽ trên một trang sao cho khái quát được toàn bộ hệ thống, sơ đồ này cho phép lược bỏ các kho dữ liệu. Cấp 1: Được phân rã từ xử lý cấp ngữ cảnh. Cấp 2: được phân rã từ xử lý cấp 1. Các cấp khác cứ tiếp tục như vậy Chú ý :- Khi phân cấp cần mã hoá theo cấp các xử lý. Mỗi xử lý có thêm mã hiệu bên trong. - Đảm bảo trên mỗi tờ DFD chỉ có cùng một mức Hồ sơ khách hàng Hoá đơn bán hàng 89 - Luồng vào của mức trên phải là luồng vào của một mức thấp hơn và luồng ra cấp thấp hơn phải là luồng ra cấp cao hơn. - Khi mô tả lô gíc xử lý có thể trình bày trên một trang A4, thì nên ngừng sự phân rã. Chỉ nên để tối đa 7 xử trên một trang DFD. Các phích lô gíc của DFD Dùng sơ đồ DFD biểu diễn một HTTT giúp người ta nhìn rõ sự vận động của thông tin trong hệ thống. Tuy nhiên sơ đồ không thể trình bày các chi tiết của các yếu tố của HTTT do đó đi kèm với DFD bao giờ cũng phải có các phiếu ghi thông tin chi tiết ứng với mỗi đối tượng miêu tả trên sơ đồ. Các phiếu này gọi là phích lô gíc. Có các phích lô gíc sau: Phích luồng dữ liệu. Phích xử lý. Phíc Kho dữ liệu. Phích tệp dữ liệu Phích phần tử dữ liệu Ví dụ: Chương trình quản lý Nhân sự - Tiền lương Xây dựng DFD của bài toán quản lý Nhân sự - Tiền lương của một Công ty với các yêu cầu sau: - Quản lý nhân sự: + Đáp ứng được yêu cầu cập nhật và lưu trữ hồ sơ nhân viên trong công ty (trong đó có cả lương cơ bản và phụ cấp chức vụ nếu có) + Xem lý lịch của bất kỳ nhân viên khi có yêu cầu + Điều chỉnh lý lịch nhân viên: Điều chỉnh thông tin về hồ sơ lý lịch, xoá.... - Quản lý tiền lương: Để tính lương dựa vào sổ chấm công của các bộ phận và các thông tin về lương cơ bản, hệ số phụ cấp,.... trong hồ sơ nhân viên. Chương trình cần đáp ứng được: + Nhập sổ chấm công hàng tháng của từng nhân viên 90 + Thay đổi số liệu chấm công + Tính lương theo qui định cho từng nhân viên + Thống kê lương theo từng bộ phận + Thống kê lương toàn đơn vị. + Biểu đồ khung cảnh quản lý nhân sự tiền lương Ban giám đốc Phòng Tổ chức Phòng kế toán Bộ phận chấm công Thông tin ngày công Yêu cầu Báo cáo lương Thông tin nhân sự Yêu cầu B áo c áo 91 + DFD mức đỉnh + DFD mức dưới đỉnh chức năng 1: Ban giám đốc Phòng Tổ chức Cập nhật hồ sơ NV 1.1 Điều chỉnh hồ sơ NV 1.2 Thông tin NV mới Yêu cầu điều chỉnh Lưu thông tin Hồ sơ nhân viên Tra cứu thông tin N.viên 1.3 Ban giám đốc Phòng Tổ chức Thông tin theo yêu cầu Yêu cầu Báo cáo kết quả Ban giám đốc Phòng Tổ chức Quản lý Nhân sự 1 Quản lý Tiền lương 2 Hồ sơ nhân viên Phòng kế toán Bộ phận chấm công Hồ sơ nhân viên Bảng chấm công 92 4.5.Biểu đồ thực thể liên kết Hiện nay mô hình dữ liệu quan hệ thường được dùng trong các hệ quản trị CSDL, đây là mô hình dữ liệu ở mức vật lý. Để thành lập được mô hình này, thường là phải dùng mô hình dữ liệu ở mức quan niệm để đặc tả, một trong những mô hình ở dạng đó là mô hình thực thể kết hợp (sau đó mới dùng một số quy tắc để chuyển hệ thống từ mô hình này về mô hình dữ liệu quan hệ – các quy tắc này sẽ được nói đến trong mục 2.2).Sau đây là các khái niệm của mô hình thực thể kết hợp. 4.5.1. Thực Thể (entity) Thực thể là một sự vật tồn tại và phân biệt được, chẳng hạn sinh viên Nguyễn Văn Thành, lớp Cao Đẳng Tin Học 2A, môn học Cơ Sở Dữ Liệu, xe máy có biển số đăng ký 52-0549, là các ví dụ về thực thể. 4.5.2. Thuộc tính (attribute) Các đặc điểm riêng của thực thể gọi là các thuộc tính. Chẳng hạn các thuộc tính của sinh viên Nguyễn Văn Thành là:mã sốsinh viên, giới tính, ngày sinh, hộ khẩu thường trú, lớp đang theo học, (Trong giáo trình này, tên thuộc tính được viết bằng chữ in hoa) 4.5.3.Loại thực thể (entity type) Là tập hợp các thực thể có cùng thuộc tính. Mỗi loại thực thể đều phải được đặt tên sao cho có ý nghĩa. Một loại thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật. Ví dụ các sinh viên có mã sinh viên là ““02CĐTH019”, “02CĐTH519”, “02TCTH465”, nhóm lại thành một loại thực thể, được đặt tên là Sinhvien chẳng hạn. Tương tự trong ứng dụng quản lý điểm của sinh viên (sẽ được trình bày ngay sau đây) ta có các loại thực thể như Monhoc, Lop, Khoa, (Trong giáo trình này, tên của loại thực thể được in hoa ký tự đầu tiên, các ký tự còn lại viết thường). 4.5.4.Khoá (key) Khoá của loại thực thể E là một hay một tập các thuộc tính của E có thể dùng để phân biệt hai thực thể bất kỳ của E. Ví dụ khoá của loại thực thể Sinhvien là 93 MASV, của Lớp là MALOP, của Khoa là MAKHOA, của Monhoc là MAMH, Cần chú ý rằng khi biểu diễn một hệ thống bằng mô hình thực thể kết hợp thì tên của các loại thực thể phải khác nhau. Trong danh sách các thuộc tính của một loại thực thể thì tập thuộc tính khoá thường được gạch dưới liền nét. Nếu một hệ thống có nhiều loại thực thể, để đơn giản hoá mô hình, người ta có thể chỉ nêu tên các loại thực thể; còn các thuộc tính của loại thực thể được liệt kê riêng. Ví dụ 1.1:Bài toán quản lý điểm của sinh viên được phát biểu sơ bộ như sau: Mỗi sinh viên cần quản lý các thông tin như: họ và tên (HOTENSV),ngày tháng năm sinh(NGAYSINH), giới tính (NU), nơi sinh(NƠISINH), hộ khẩu thường trú (TINH). Mỗi sinh viên được cấp một mã số sinh viên duy nhất (MASV) để phân biệt với mọi sinh viên khác của trường, mỗi sinh viên chỉ thuộc về một lớp nào đó. Mỗi lớp học có một mã số lớp (MALOP)duy nhất để phân biệt với tất cả các lớp học khác trong trường: có một tên gọi (TENLOP) của lớp, mỗi lớp chỉ thuộc về một khoa. Mỗi khoa có một tên gọi (TENKHOA) và một mã số duy nhất (MAKHOA) để phân biệt với các khoa khác. Mỗi môn học có một tên gọi (TENMH) cụ thể, được học trong một số đơn vị học trình (DONVIHT) )và ứng với môn học là một mã số duy nhất (MAMH) để phân biệt với các môn học khác. Mỗi giảng viên cần quản lý các thông tin: họ và tên(HOTENGV), cấp học vị (HOCVI), thuộc một chuyên ngành (CHUYENNGANH) và được gán cho một mã số duy nhất gọi là mã giảng viên(MAGV) để phân biệt với các giảng viên khác. 94 Mỗi giảng viên có thể dạy nhiều môn ở nhiều khoa, nhưng chỉ thuộc về sự quản lý hành chính của một khoa. Mỗi sinh viên với một môn học được phép thi tối đa 3 lần, mỗi lần thi (LANTHI), điểm thi (DIEMTHI). Mỗi môn học ở mỗi lớp học chỉ phân công cho một giảng viên dạy (tất nhiên là một giảng viên thì có thể dạy nhiều môn ở một lớp). Với bài toán trên thì các loại thực thể cần quản lý như: Sinhviên, Mônhọc, Khoa, Lớp, Giảngviên. Ví dụ với loại thực thể Sinhviên thì cần quản lý các thuộc tính như: MASV,HOTENSV, NGAYSINH, và ta có thể biểu diễn như sau: Mối Kết Hợp (relationship) Mối kết hợp diễn tả sự liên hệ giữa các loại thực thể trong một ứng dụng tin học. Ví dụ mối kết hợp giữa hai loại thực thể Sinhviên và Lop, mối kết hợp giữa Sinhviên với Mônhọc,... Mối kết hợp được biểu diễn bằng một hình elip và hai bên là hai nhánh gắn kết với các loại thực thể (hoặc mối kết hợp) liên quan, tên mối kết hợp thường là: thuộc, gồm , chứa,... Chẳng hạn giữa hai loại thực thể Lớp và Khoa có mối kết hợp “thuộc” như sau: 95 Bản số của mối kết hợp: Bản số của một nhánh R trong mối kết hợp thể hiện số lượng các thực thể thuộc thực thể ở nhánh “bên kia” có liên hệ với một thực thể của nhánh R. Mỗi bản số là một cặp số (min,max), chỉ số lượng tối thiểu và số lượng tối đa của thực thể khi tham gia vào mối kết hợp đó. Có nghĩa là: “mỗi sinh viên thuộc một và chỉ một lớp nên bản số bên nhánh Sinhviên là (1,1), mỗi lớp có 1 đến n sinh viên nên bản số bên nhánh Lop là (1,n)” Trong một số trường hợp đặc biệt, mối kết hợp có thể có các thuộc tính đi kèm và do đó chúng thường được đặt tên ý với nghĩa đầy đủ hơn. Ví dụ giữa hai loại thực thể Monhoc và Sinhvien có mối kết hợp ketqua với ý nghĩa: “mỗi sinh viên ứng với mỗi lần thi của mỗi môn học có một kết quả điểm thi duy nhất”. Khoá của mối kết hợp: là hợp của các khoá của các loại thực thể liên quan. Chẳng hạn như thuộc tính MAGV là khoá của loại thực thể Giangvien, MALOP là thuộc tính khoá của loại thực thể Lop, MAMH là thuộc tính khoá của loại thực thể Monhoc, do đó mối kết hợp phancong (giữa các loại thực thể Giangvien,Lop,Monhoc) có khoá là {MAGV,MAMH,MALOP} - phancong là mối kết hợp 3 ngôi. (Trong giáo trình này, tên của mối kết hợp được viết toàn bằng chữ thường). Việc thành lập mô hình thực thể kết hợp cho một ứng dụng tin học có thể tiến hành theo các bước sau: b1.Xác định danh sách các loại thực thể b2. Xác định các mối kết hợp giữa các loại thực thể để phác thảo mô hình b3.Lập bản số của các mối kết hợp 96 Để kết thúc chương này, chúng tôi sẽ lập mô hình thực thể kết hợp cho bài toán quản lý điểm của sinh viên đã được nêu trong ví dụ 1.1 97 CHƯƠNG 5 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TIÊU BIỂU TRONG TỔ CHỨC KINH TẾ THƯƠNG MẠI 5.1. Hệ tin học văn phòng * Chức năng của hệ tin học văn phòng. Hệ tin học văn phòng (Management Office System) là hệ thống thông tin tin học hoá có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản các văn bản, tài liệu, thư điện tử cũng như các loại hình thông tin khác. Nó có các chức năng sau đây: * Soạn thảo văn bản: dùng máy vi tính, mát in, máy sao chụp để soạn thảo, in ấn các văn bản. Đây là ứng dụng đầu tiên và rộng rãi nhất của tin học văn phòng. * In ấn, chế bản điện tử. Đây cũng là lĩnh vực ứng dụng rất rộng rãi của tin học văn phòng. * Trao đổi thông tin viễn thông như FAX, Internet. Ngày nay Internet phát triển rất nhanh, cho phép nhận và gửi thông tin qua mạng rất nhanh chóng, thuận lợi và rẻ 98 tiền. Internet các các dịch vụ chủ yếu là: E-mail, Hội thảo trên Internet, truy nhập các trang web (dịch vụ WWW: World Wide Web). Nhờ WWW mà Internet trở thành kho thông tin khổng lồ về các lĩnh vực khác nhau. Nếu muốn ta có thể tạo ra các trang web của mình để cho những người khác tnj đến (tức là tự quảng cáo mình). *Tác dụng của hệ tin học văn phòng 1. Cho phép NSD dùng được các tài nguyên thông tin toàn cầu trong công việc hàng ngày của mình; 2. Tăng NSLĐ của các nhân viên văn phòng; 3. Rút ngắn thời gian chuẩn bị và cung cấp văn bản. 4. Cho phép truyền đi trọn gói các dạng tài liệu khác nhau như văn bản, biể đồ, hình ánh, phim ảnh, âm thanh... 5. Tăng NSLĐ của cán bộ quản lý vì họ được ccps thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, rõ ràng... 5.2. Hệ thống xử lý giao dịch Hệ thống xử lý giao dịch ( Transaction Processing System ) : HTXLGD là hệ thông tin tin học hoá có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản và truyền thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động kinh tế và thương mại.  Mô hình tổng quát của quy trình xử lý giao dịch : 99 Quy trình xử lý giao dịch gồm các bước cơ bản sau đây: 1. Thu thập dữ liệu. Có thể thực hiện bản ghi người hoặc bằng các thiết bị đầu cuối (terminal ) như máy quét, máy đọc, máy đo... 2. Xử lý giao dịch. Có 2 phương pháp: a) Xử lý theo lô : gồm các bước: * Tích luỹ theo từng nhóm (loại ) các dữ liệu phát sinh; * Ghi các dữ liệu đó lên đĩa từ; * Sắp xếp các dữ liệu đó theo cấu trúc FIFO theo trình tự thời gian; * Gửi các dữ liệu đó về thiết bị xử lý trung tâm để xử lý chúng. b) Xử lý theo thời gian thực. Theo phương pháp này các dữ liệu giao dịch được xử lý ngay khi chúng xuất hiện để phục vụ khách hàng. Vì vậy hts này còn được gọi là hệ thống trực tiếp. Mô hình dưới đây chỉ ra quá trình giao dịch trong một trung tâm thương mại. 100 3. Cập nhật CSDL. Là quá trình làm cho nội dung các CSDL đổi mới phù hợp với các đối tượng mà chúng phản ánh. 4. Chuẩn bị tài liệu và báo cáo. Căn cứ vào các dữ liệu đã thu thập và xử lý được để tao ra các báo cáo khác nhau phục vụ cán bộ lãnh đạo và khách hàng. 5.3. Hệ thống phục vụ quản lý Hệ thống phục vụ quản lý đạo là hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho cán bộ quản lý ra quyết định... Kiến trúc của hệ thống phục vụ quản lý 101 5.4.Hệ thống lãnh đạo Hệ thống cung cấp thông tin cho cán bộ quản lý cấp cao nhất trong tổ chức phục vụ những quyết định chiến lược. Kiến trúc của hệ thống phục vụ quản lý 102 5.5. Hệ thống trợ giúp ra quyết định Hệ thống cộng cụ lập phương án quyết định, lựa chon phương án tối ưu, trợ giúp quá trình ra quyết định của các nhà quản lý. Kiến trúc của hệ thống trợ giúp ra quyết định 103 5.6. Hệ thống thông tin sản xuất Trong một doanh nghiệp, phân theo chức năng, HTTTQL bao gồm: Hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống thông tin tài chính kế toán Hệ thống thông tin quản trị nhân lực Hệ thống thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định. *Mô hình hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống thông tin sản xuất bao gồm toàn bộ các thông tin phản ánh các quá trình sản xuất và quản lý sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Hệ thống này trợ giúp các chức năng sản xuất và tác nghiệp. Có thể khái quát hệ thống này như sau: 104 Thành phần của hệ thống thông tin sản xuất cũng giống như thành phần của một HTTTQL nói chung. Tiềm năn phần cứng là một LAN. Tiềm năng phần mềm quan trọng nhất là các CSDL và các chương trình dùng để vạch các loại kế hoạch khác nhau. * Các mô hình gồm các mô hình qui hoạch tuyến tính, các mô hình tối ưu, các mô hình thống kê toán... Mô hình chức năng tổng quát của hệ thống thông tin sản xuất có dạng dưới đây. Trong sơ đồ này xét đến 4 quy trình là KH hoá chiến lược, KH hoá chiến thuật và cơ động, hệ thống báo cáo và hệ thống giao dịch. 5.7.Hệ thống thông tin tài chính & kế toán Hệ thống thông tin tài chính & kế toán bao gồm 2 phân hệ là tài chính và kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Đây là hệ thống thông tin được tin học hoá sớm nhất so với các hệ thống thông tin khác. 105 *Phân hệ thông tin tài chính. Phân hệ này bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. 1. Mô hình phân hệ thông tin tài chính. 2. Các tiềm năng: - Phần cứng: LAN; - Phần mềm: là CSDL tài chính thống nhất. 3. Các quy trình trong phân hệ thông tin tài chính. a) quy trình lập các KH tài chính. b) quy trình quản lý ngân sách. c) quy trình quản lý vốn đầu tư 4) quy trình dự đoán tài chính. Mô hình chức năng của các quy trình trong hoạt động tài chính doanh nghiệp được trình bầy trong hình dưới đây , trong đó các hoạt động tài chính được xét theo các giai đoạn ngắn hạn, dài hạn, các báo cáo tài chính và quy trình xử lý giao dịch 106 *Phân hệ thông tin kế toán Phân hệ thông tin kế toán có chức năng thu nhận các dữ liệu trong các giao dịch kinh tế và thương mại, thực hiện các thủ tục kế toán nhắm xây dựng các báo cáo tài chính và các bảng cân đối kế toán tổng hợp. 1. Mô hình tổng quát của phân hệ thông tin kế toán như sau. ( H 3.8) 2. Các tiềm năng: - Phần cứng: LAN; 107 - Phần mềm: là CSDL về đơn đật hàng, về quản lý kho hàng, thanh toán, sổ cái và các sổ chi tiết; sử dụng các HQTCSDL thông dụng như FoxPro, Access, Lotus, Excel...Các phần mềm kế toán như FAST Acounting Quy trình xử lý thông tin kế toán được trình bày trong H 3.9. Quy trình này gồm 13 khối thể hiện các công đoạn của quy trình kế toán. Các khối 1,2,3: Quy trình xử lý đơn đặt hàng; Các khối 4,5,6,7: Quy trình thanh toán; Các khối 8,9: Quy trình xử lý mua hàng; Các khối 10,11: Quy trình trả lương; Các khối 12,13: Quy trình kế toán tổng hợp. 108 Nội dung chi tiết của các quy trình đó xi xem trong GT. 5.8.Hệ thống thông tin quản trị nhân lực *Mô hình Hệ thống thông tin quản trị nhân lực bao gồm toàn bộ các thông tin về nguồn nhân lực, về tuyển chọn, bồi dưỡng và sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. 109 *Thành phần của hệ thống thông tin QTNL gồm: - Tiềm năng phần cứng: một LAN: - Tiềm năng phần mềm : quan trọng nhất là một CSDL quản lý lao động ; *Mục tiêu của hệ thống thông tin QTNL là: - Cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý. - Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về NNL; - cung cấp thông tin về bồi dưỡng NNL; - cung cấp thông tin về tiềm năng NNL để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ; - cung cấp thông tin về sự biến động của NNL; - cung cấp thông tin về trả lương, bảo hiểm XH... 110 5.9. Thương mại điện tử: chiến lược phát triển trong môi trường kinh doanh mới a) Các loại giao dịch trong thương mại điện tử Trong TMĐT có ba chủ thể tham gia: Doanh nghiệp (B) giữ vai trò động lực phát triển TMĐT, người tiêu dùng (C) giữ vai trò quyết định sự thành công của TMĐT và chính phủ (G) giữ vai trò định hướng điều tiết và quản lý.Từ các mối quan hệ giữa các chủ thể trên ta có các loại giao dịch TMĐT: B2B, B2C, B2G, C2G, C2C ... trong đó B2B và B2C là hai loại hình giao dịch TMĐT quan trọng nhất. Business-to-business (B2B) : Mô hình TMĐT B2B được định nghĩa đơn giản là thương mại điện tử giữa các công ty. Đây là loại hình thương mại điện tử gắn với mối quan hệ giữa các công ty với nhau. Khoảng 80% thương mại điện tử theo loại hình này và phần lớn các chuyên gia dự đoán rằng thương mại điện tử B2B sẽ tiếp tục phát triển nhanh hơn B2C. 111 Business to Customers (B2C): Thương mại điện tử B2C hay là thương mại giữa các công ty và người tiêu dùng, liên quan đến việc khách hàng thu thập thông tin, mua các hàng hoá thực (hữu hình như là sách hoặc sản phẩm tiêu dùng) hoặc sản phẩm thông tin (hoặc hàng hoá về nguyên liệu điện tử hoặc nội dung số hoá, như phần mềm, sách điện tử) và các hàng hoá thông tin, nhận sản phẩm qua mạng điện tử. Đơn giản hơn chúng ta có thể hiểu :Thương mại điện tử B2C là việc một doanh nghiệp dựa trên mạng internet để trao đổi các hang hóa dịch vụ do mình tạo ra hoặc do mình phân phối. Các trang web khá thành công với hình thức này trên thế giới phải kể đến Amazon.com, Drugstore.com, Beyond.com. b) Các hình thức hoạt động chủ yếu của Thương mại điện tử Thư điện tử  Thanh toán điện tử  Trao đổi dữ liệu điện tử  Truyền dung liệu  Bán lẻ hàng hóa hữu hình c) Lợi ích của Thương mại điện tử Thu thập được nhiều thông tin  Giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí bán hàng, tiếp thị và giao dịch  Giúp thiết lập củng cố đối tác  Tạo điều kiện sớm tiếp cận kinh tế trí thức  Giảm ách tắc và tai nạn giao thông 112 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Võ Văn Huy và Huỳnh Ngọc Liễu,(2001), Hệ thống Thông tin Quản lý, Nhà Xuất Bản Khoa Học Kỹ Thuật. 2. Trương Văn Tú và Trần Thị Song Minh,(2000), Hệ thống Thông tin Quản lý, NXB Thống Kê. 3. Phạm Thị Thanh Hồng và Phạm Minh Tuấn,(2007), Hệ thống Thông tin Quản lý, NXB Khoa Học và Kỹ Thuật. 4. Nguyễn Văn Ba,(2003), Phân tích Thiết kế Hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội. 5. Đinh Thế Hiển,(2002), Phân tích Thiết kế Hệ thống Thông tin Quản lý, NXB Thống Kê.