Giáo trình Tin đại cương - Chương 5: Microsoft PowerPoint - Trần Tiến Dũng

Microsoft PowerPoint 2 2 I. Giới thiệu  Là phần mềm tạo các slide để trình chiếu của hãng Microsoft, nằm trong bộ Microsoft Office,  Các phiên bản của MS. PowerPoint: PowerPoint XP PowerPoint 2003 PowerPoint 2007 PowerPoint 2010 3 Cửa sổ làm việc của PowerPoint - 2003 Cửa sổ làm việc của PowerPoint - 2007 4 5 * Trình tự tạo một bản trình chiếu  Tạo file Powerpoint mới  Định dạng chung cho các slide  Định dạng font chữ, kiểu chữ cho các slide chung,  Chọn kiểu nền của slide,  Chọn kiểu mẫu hiển thị,  Tạo hiệu ứng (nếu có)  Soạn thảo và trình bày nội dung báo cáo  Chèn các đối tượng đặc biệt: âm thanh, hình ảnh  Chạy thử trình chiếu để kiểm tra 6 *Các mẹo cho bản trình chiếu tốt  Các Slides nên được thiết kế một cách nhất quán trong toàn bộ bản trình chiếu  Xác định các thông tin quan trọng cho bản trình bày  Sử dụng không quá 6 bullets (các điểm thường dùng làm đề mục) trên một trang (slide)  Các Bullets nên thể hiện các ý kiến ngắn gọn, chứ không nên thể hiện với các câu dài  Để trình chiếu Slide ấn phím F5 hoặc Shift + F5 và ấn các phím mũi tên  Ấn phím Escape để kết thúc trình chiếu Slide 7 II. Các thao tác trên tập tin  Tạo một tập tin mới – Ctrl + N  Lưu tập tin – Ctrl + S  Lưu tập tin với một tên khác – F12  Mở một tập tin đã tồn tại trên đĩa – Ctrl + O Thao tác giống Word 8 III. Định dạng tài liệu  Thiết đặt về phông chữ, đoạn văn  giống Word  Tạo chỉ mục, số tự động  giống Word  Slide Design  Slide Layout  Định dạng nền  Slide Master 9 *Định dạng Slide theo mẫu sẵn có  2003: Chọn Format | Slide Design -> Chọn mẫu  2007: Chọn Design | Themes -> Chọn mẫu 10 *Thay đổi Slide Layout – Kiểu hiển thị  2003: Chọn Format | Slide Layout -> Chọn kiểu hiển thị  2007: Chọn Home | Slides | Layout -> Chọn kiểu hiển thị 11 *Định dạng nền  2003: Chọn Format | Background  2007: Chọn Design | Background | Background Styles 12 *Color Scheme – Phối màu  Cho phép thay đổi màu chung của bản trình chiếu: màu nền, màu tiêu đề, thân văn bản, màu nền ô và màu link kết nối.  2003: Format → Slide Design → Color Schemes  2007: Design → Themes → Colors 13 *Slide Master  Slide Master là một slide chủ cho một tập tin trình diễn.  Mọi cài đặt trên Slide Master sẽ tác động đến tất cả các slide  Không được nhập dữ liệu trên Slide Master  Thực hiện thao tác với Slide Master:  2003: chọn View | Master | Slide Master  2007: Chọn View | Slide Master  Tiến hành các định dạng cần thiết cho Slide Master Các thành phần của Slide Master 1. Định dạng Slide đầu tiên 2. Định dạng cho các slide tiếp theo 3. Định dạng tiêu đề (trừ slide đầu) 4. Định dạng nội dung (trừ slide đầu) 5. Định dạng ngày tháng Footer 6. Định dạng ghi chú Footer 7. Định dạng số thứ tự slide 8. Đóng Slide Master 14 15 IV. Chèn các đối tượng đặc biệt  Chèn các ký hiệu đặc biệt  Chèn các đối tượng đồ họa (hình ảnh | chữ nghệ thuật)  Chèn số trang | ngày tháng | footer  Chèn phim ảnh, âm thanh *Chèn số trang | ngày tháng | footer  2003: Chọn Insert | Slide Number  2007: Chọn Insert | Text -> Slide Number 16 17 *Chèn phim ảnh, âm thanh  2003: Insert → Movies and Sounds → [chọn đối tượng]  2007: Insert | Media Clips | (Movie hoặc Sound)  Chọn nguồn chứa phim ảnh và âm thanh 18 V. Hiệu chỉnh Slide 19 1. Thêm Slide mới  2003: Insert → New Slide (Ctrl + M)  2007: Home → Slides → New Slide 2. Nhân bản một Slide  Là thao tác tạo slide giống hệt slide đã có  Chọn Slide cần nhân bản  2003: Insert → Duplicate Slide  2007: Home → Slides → New Slide → Duplicate Selected Slide 3. Xóa Slide  Chọn Slide cần xoá → nhấn phím Delete 4. Thay đổi thứ tự Slide  Bấm chọn vào Slide cần di chuyển trong vùng bên trái  Bấm giữ kéo thả đến vị trí thích hợp 20 5. Tạo liên kết  Cho phép liên kết đến các Slide khác  Liên kết từ một chuỗi, đối tượng bất kỳ  Chọn đối tượng cần liên kết (văn bản hay hình ảnh)  Insert → Hyperlink (quả địa cầu)  Chọn mục Place in this Document, Chọn Slide cần liên kết đến, chọn OK. 21  Tạo liên kết từ các nút  tạo nút bấm để liên kết  2003: Chọn Slide Show → Action Button  2007: Insert → Action  Chọn kiểu nút cần tạo 22  Xóa liên kết  Chọn đối tượng cần bỏ liên kết  Insert → Hyperlink → Remove Link 23 VI. Tạo hiệu ứng động 24 1. Hiệu ứng cho các Slide  Thiết kế sẵn:  2003: Slide Show → Animation Schemes  2007: Animations → Transition to This Slide 25  Tự thiết kế:  2003: Slide Show → Custom Animation  2007: Animation → Custom Animation  Chế độ hiệu ứng – Add Effect  Entrance: xuất hiện  Emphasis: nổi bật trình chiếu  Exit: biến mất  Motion path: di chuyển theo đường thiết kế  Hình thức thực hiện – Start  On Click: kích chuột  With Previous: xuất hiện đồng thời  After Previous: xuất hiện tiếp theo  Tốc độ thực hiện - Speed 26 2. Tạo hiệu ứng đi kèm một đối tượng  Cho phép tạo hiệu ứng của một đối tượng khi thực hiện một đối tượng khác  Ví dụ:Tạo slide sao cho khi bấm vào nút số 1 thì chữ Sen sẽ di chuyển tương ứng đến và đồng thời số 1 sẽ bị mất đi (tương tự) 27 Cách tạo  Thiết kế nội dung slide theo yêu cầu:  nội dung văn bản  các nút số 1, 2, 3, 4  vẽ hình tròn  các đáp án tương ứng của các số  tạo các ô textbox  Tạo hiệu ứng:  Tạo hiệu ứng kiểu Motion Path cho đáp án của nút số 1 (đáp án từ Sen),  chỉnh sửa hiệu ứng đường dẫn đến đúng nút số 1  nháy phải chuột vào hiệu ứng của đáp án, chọn Effect Option -> Timing - > Triggers -> Start effect on click of  Chọn đối tượng nút số 1  cho phép hiệu ứng thực hiện khi bấm vào nút số 1  Tạo hiệu ứng kiểu Exit cho nút số 1  nháy phải chuột vào hiệu ứng exit của nút số 1 => chọn Start with Previous ( cho phép hiệu ứng được thực hiện khi thực hiện hiệu ứng của phần trên) 28 3. Hiệu chỉnh hiển thị trình chiếu  là các lựa chọn cài đặt khi thực hiện trình chiếu  Click Slide Show → Set Up Show Màu bút Kiểu trình chiếu Lựa chọn trình chiếu Lựa chọn slide trình chiếu Lựa chọn màn hình hiển thị trình chiếu 29 29 VII. Định dạng trang in  2003: Click File | Page Setup  2007: Design | Page Setup 30 30 * In ấn (Ctrl+P, File | Print)  Để tránh bản in không đẹp, không chính xác, nên xem kỹ trước khi in bằng cách bấm nút Preview Chọn máy in Chọn số bản cần in Chọn thông số máy in In tất cả In từ trang #1 đến trang #n Chọn dạng in 31 *In nhiều slide trên một trang giấy  Cách 1:  Chọn Handout trong lựa chọn Print What  chọn số slide cần in trên một trang trong Slides per page  Slide bị thu nhỏ so với trang giấy  Cách 2:  Chọn nút Properties  Xuất hiện cửa sổ (khác nhau tùy máy in được sử dụng)  chọn thẻ Layout  chọn số slide cần in trên một trang trong Pages per sheet 32 33 *Chuyển các slide sang file word  2003: Chọn File | Send to | Microsoft Office Word  2007: chọn Ribbon | Publish | Create Handout in Microsoft Offcice Word  xuất hiện hộp thoại  chọn chế độ chuyển đổi tương ứng  chọn OK