Căn bản về Email

Chương này sẽ không mô tả cách làm thế nào để gửi và nhân e-mail - bởi vì rốt cuộc, mỗi một dịch vụ trực tuyến và chương trình Internet e-mail đều làm việc khác nhau đôi chút. Thay vào đó, chương này sẽ trả lời các câu hỏi thông thường nhất về những "bẫy rập" (pitfalls) mà những người mới dùng e-mail thường hay "mắc" phải. 1. Địa chỉ E-mail của tôi là gì? Nếu bạn biết tên người dùng của bạn và tên máy tính của bạn, địa chỉ e-mail của bạn sẽ là: username@computername. Ví dụ: nếu bạn là người dùng Zacyoung và bạn sử dụng một máy tính có tên là dummies.com, thì địa chỉ e-mail của bạn sẽ là: zacyoung@dummies.com.

pdf18 trang | Chia sẻ: tlsuongmuoi | Ngày: 13/04/2013 | Lượt xem: 1387 | Lượt tải: 0download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Căn bản về Email, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Chương này sẽ không mô tả cách làm thế nào để gửi và nhân e-mail - bởi vì rốt cuộc, mỗi một dịch vụ trực tuyến và chương trình Internet e-mail đều làm việc khác nhau đôi chút. Thay vào đó, chương này sẽ trả lời các câu hỏi thông thường nhất về những "bẫy rập" (pitfalls) mà những người mới dùng e-mail thường hay "mắc" phải. 1. Địa chỉ E-mail của tôi là gì? Nếu bạn biết tên người dùng của bạn và tên máy tính của bạn, địa chỉ e-mail của bạn sẽ là: username@computername. Ví dụ: nếu bạn là người dùng Zacyoung và bạn sử dụng một máy tính có tên là dummies.com, thì địa chỉ e-mail của bạn sẽ là: zacyoung@dummies.com. Nhưng sự việc không phải lúc nào cũng giản dị như vậy đâu. Phương cách "ngược đời" nhất để biết được địa chỉ e-mail của bạn là tìm đọc nó trên số e-mail mà người ta... gửi tới cho bạn. Đây là một gợi ý của chúng tôi: bạn hãy gửi một điện văn tới cho Internet for Dummies Central (Usenet) theo địa chỉ sau: internetfaq@dummies.com Mailbot của chúng tôi sẽ nhanh nhảu hồi đáp cho bạn một điện văn e-mail để thông báo cho bạn được rõ địa chỉ e-mail của bạn là gì. Chúng tôi luôn đọc tất cả các thư tín chúng tôi nhận được, do đó chúng tôi rất làm... thoải mái để lưu ý thêm rằng: Nếu bạn thích cuốn sách này, xin hãy vui lòng cho chúng tôi biết. 2. Mất bao lâu thì E-mail mới tới? Điều đó còn tuỳ, có thể một phút mà cũng có thể vài ngày. Nếu các máy tính gửi và nhận đều cùng nằm trong mạng cục bộ (local area network), e-mail sẽ đến trong chớp nhoáng. Tuy nhiên, nếu bạn gửi e-mail cho một ai mà người đó phải quay số để nhận thư tín, người nhận có lẽ không quay số nổi cả ngày hoặc lâu hơn. Ngay cho dù người đó được gọi ngay thời điểm mà bạn gửi điện văn của bạn, nó vẫn phải chạy theo đúng con đường của nó từ mail gateway (cổng thư tín) của bạn đến mailbox (hộp thư) của người nnận, việc đó có thể mất nhiều phút. 3. Làm sao biết được khi nào người ta nhận được điện văn của tôi? Bạn có thể yêu cầu một "chứng nhận hồi báo" (return receipt), nếu chương trình e-mail của bạn cho phép làm điều đó. Không phải mọi chương trình e-mail đều có thể vận chuyển được các chứng nhận hồi báo (return receipt), do đó, các chứng nhận hồi báo không phải lúc nào cũng chịu làm việc đâu. Để chúng làm việc một cách nghiêm chỉnh, chương trình e-mail của bạn phải có khả năng yêu cầu một chứng nhận hồi báo, và chương trình e-mail bên người nhận cũng piải có khả năng để gửi hồi báo. Nếu bạn dùng Eudora, hãy click vào nút Return Receipt khi bạn tạo một điện văn. Nếu như bạn sử dụng một chương trình thư tín (mailer) khác, bạn hãy thêm vào dòng chữ sau đây cho những tiêu đề (headers) điện văn của bạn: Return-Receipt-To: your-address Thay thế your-address bằng địa chỉ e-mail của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn đã đánh dòng tiêu đề đúng y như bạn đang thấy nó trên đây, hoàn chỉnh với cả những dấu nối. Chứng nhận hồi báo sẽ được gửi trở lại khi điện văn của bạn đã được giao nộp tới hộp thư của người nhận. Nó có thể mất thêm một lúc nứa khi "lá thư" đó thực sự được đọc bởi một con người bằng xương bằng thịt. 4. Làm sao tìm được địa chỉ E-mail của một người bạn từ lâu tôi mất liên lạc? Cách dễ dàng nhất là gọi điện cho cha mẹ của người bạn đó để hỏi địa chỉ e-mail của anh ta (hoặc của cô ta). Nếu thất bại với mọi cách tiếp cận theo kiểu đó, bạn có lẽ vẫn có khả năng để tìm ra họ trên mạng. Chẳng có một thư mục nào gọi là "những trang trắng" để liệt kê tên họ và địa chỉ e-mail của mọi người trên mạng. Nhưng bạn có thể truy tìm một địa chỉ e-mail nào đó trong một vài nơi. Tìm kiếm danh sách người dùng dịch vụ trực tuyến của bạn. Nếu bạn sử dụng một dịch vụ trực tuyến, chẳng hạn như CompuServe hoặc America Online, bạn hãy tìm kiếm các cơ sở dữ liệu về những người dùng.  Trên CompuServe, bạn hãy dùng WinCIM và chọn Member Services rồi Finding Services/Files/People, sau đó là Member Diarectory. (hoặc gõ go diarectiory tại dấu nhắc Compuserve).  Trên America Online, bạn hãy chọn Member--->Member Directory (bạn có thể tìm theo tên, theo tỉnh, hay theo sở thích).  Trên Prodigy, bạn nhảy tới Member List và click vào nút By Name hoặc By Location để tìm ai đó mà bạn biết.  Trên Microsoft Network, đầu tiên bạn mở sổ địa chỉ của bạn (một trong nhiều cách, bằng cách bắt đầu tại MNS Central, click vào E- mail, rồi chọn Tool--->Addess Book). Trong Show Name From The box, bạn click vào Microsoft Network. Gõ một phần hoặc toàn bộ cái tên của người bạn muốn liên lạc, rồi sau đó cuộn qua toàn bộ danh sách. Dùng finger Nếu bạn biết mình sử dụng máy tính nào, bạn có thể dùng lệnh finger (nếu bạn sử dụng một tài khoản UNIX shell) hoặc một chương trình finger (nếu bạn sử dụng một tài khoản SLIP hoặc PPP) để tìm ra tên người dùng của chúng. (Các dịch vụ trực tuyến nói chung sẽ không cho bạn finger đến người nào "của họ" đâu!). Trên hệ thống UNIX, bạn gõ: finger@host.name Thay thế host name bằng tên của máy tính mà người bạn của bạn sử dụng. Bạn thường thấy một danh sách của những người sử dụng được đăng nhập (log Internet) vào máy tính đó, nhưng bạn không thể lấy thông tin về những người không đăng nhập vào đúng lúc. Một số tổ chức sẽ hồi đáp cho bạn về những sự chỉ dẫn về cách dùng chương trình finger để tìm người bạn muốn - đặc biệt là các viện đại học và những công ty máy tính có tầm cỡ lớn. Hỏi thăm InterNIC InterNIC (Internet Information Center-Trung tâm thông tin Internet) hoạt động trên ba cơ sở dữ liệu (có tên là WHOIS, NETFIND, và X.500) chứa danh sách người dùng và các địa chỉ e-mail của họ. Những cơ sở dữ liệu này còn lâu mới là hoàn chỉnh, nhưng chúng thật sự rất đáng để thử. Hãy sử dụng chương trình duyệt Web của bạn để xem xét trang Web ở Sau đó bạn click vào DIRECTORY và DATA BASES SERVICES, rồi InterNIC Directory Services ("White Pages"). Bạn hãy xem ba cơ sở dữ liệu có thể tìm thấy sau đây: WHOIS Person/Organization,Netfind, và World-Wide X.500 Directory. Bạn có thể sử dụng Gopher nếu thích - kết nối đến Gopher server tại ds.internic sử dụng cổng 70. Từ trình đơn có được, bạn chọn InterNIC Directory and Database Services, và sau đó chọn Internic Service ("White Pages"). Sử dụng WHOIS WHOIS là một tập hợp cơ sở dữ liệu lưu trữ tên và địa chỉ e-mail của người dùng. Từ những ngày đầu, quân đội Mỹ đã cho chạy WHOIS; và vì vậy, bạn vẫn có thể "xài" nó để tra cứu địa chỉ "dân nhà binh". Nhưng InterNIC cũng vận hành một cơ sở dữ liệu WHOIS (WHOIS database). Cơ sở dữ liệu này có khuynh hướng chỉ bao gồm những nhà quản trị hệ thống và những quan hệ hành chánh của các máy chủ Internet. Do đó, tên của người bạn của bạn có thể không có trong cơ sở dữ liệu WHOIS của InterNIC. Nếu bạn muốn sử dụng một tài khoản UNIX shell, bạn hãy gõ cái lệnh "huyền bí" sau đây để tìm kiếm cơ sở dữ liệu WHOIS của InterNIC về người bạn "biệt vô âm tín" đó. whois -h whois.internic.net name Thay tên họ (last name) của người bạn đó vào name. WHOIS sẽ báo cáo lại cho bạn bằng một danh sách những người mang tên họ đó mà nó biết, có cả địa chỉ của họ nữa. Nếu người bạn kia có một cái tên họ quá ư là thông dụng, bạn có thể gõ: tên họ, một dấu phẩy, rồi tới tên riêng (first name), tất cả đều nằm hai dấu trích đoạn đơn như sau: whois -h whois.internic.net 'whiplast, snidely' Nếu bạn không có một tài khoản UNIX shell, bạn hãy dùng chương trình telnet của bạn để đăng nhập vào WHOIS server của InterNIC tại whois.internic.net. Rồi gõ: whois name để tìm kiếm một người bạn có cái tên đó. Nhiều tổ chức, đặc biệt là các viện đại học và trường cao đẳng, luôn duy trì cơ sở dữ liệu WHOIS của riêng họ. Matt Powers tại M.I.T. bảo lưu một danh sách của nhiều loại cơ sở dữ liệu khác nhau mà bạn có thể tìm kiếm (thông qua telnet). Bạn có thể kiếm được danh sách đó bằng ftp nặc danh từ slipb.mit.edu, trong thư muc /pub/whois trong một tập tin có tên là whois-servers.list. Sử dụng Netfind Netfind là một tập hợp cơ sở dữ liệu về tên và địa chỉ khác nữa. Nếu bạn sử dụng tài khoản UNIX shell, bạn hãy gõ netfind để xem chương trình tìm kiếm có được cài đặt trên hệ thống của bạn hay không. Cách khác, bạn sử dụng telnet để đăng nhập lên Netfind server. InterNIC chạy một Netfind server, do đó bạn có thể telnet tới ds.internic.net và đăng nhập vào như bằng lệnh netfile. Netfind hiển thị một trình đơn nhỏ, bao gồm một mục chọn trợ giúp (help choice). Bạn hãy chọn 2 (Search) để bắt đầu cuộc tìm kiếm. Gõ vào vài chi tiết về người mà bạn muốn tìm, cách nhau bởi những khoảng trắng; ví dụ: gõ tên họ và tên tỉnh, thành (Netfind sẽ giúp bạn mô tả chính xác những thông tin nào bạn cần định rõ). Nếu Netfind tìm thấy quá nhiều người khớp với những thông tin này, nó có thể sẽ yêu cầu bạn giới hạn lại phạm vi tìm kiếm. 5. Làm sao để viết thư cho người khác bằng các tài khoản Compuserve, America Online, Prodigy, Microsoft Network, hoặc Delphi. Tất cả các dịch vụ trực tuyến có tầm cỡ lớn đều kết nối với Internet, do đó bất cứ ai có tài khoản Compuserve, America Online, Prodiry, Microsoft Network, hoặc Delphi đều có thể gửi hoặc nhận Internet-email. Một số hệ thống e-mail thương mại, chẳng hạn như MCI Mail và AT&T Mail, có thể cũng kết nối với Internet mail. Thông thường, bạn bắt đầu bằng tên người dùng của một ai đó, thêm một dấu at sign @ vào cuối, rồi thêm tên chủ Internet của dịch cụ trực tuyến vào sau cùng. Ví dụ: một người dùng có tên là support trên America Online sẽ trở thành support@aol.com. Bảng 1 biểu thị cách phối hợp địa chỉ e-mail của người dùng với tất cả các dịch vụ trực tuyến chủ yếu. Gửi e-mail tới cho FidoNet, một mạng toàn cầu của BBSs (bulletin- board systems - các hệ thống bản tin điện tử), là một công việc rất phức tạp vì những người dùng FidoNet được xác định bằng cả tên họ và tên riêng và mỗi một hệ thống FidoNet được xác định bởi một con số gồm 3 hoặc 4 thành phần. Mỗi FidoNet node lại có một số theo một trong các dạng sau: 1:2/3 hoặc 1:2/3.4. Để gửi một điện văn tới George Washington trên node 1:2/3.4, địa chỉ e-mail sẽ là: george.washington@4.f3.n2.z1.fidonet.org Các lá thư p,f,n và z là các mã được xác định bởi những thành phần của địa chỉ. Nếu George nằm trên node 1:2/3, địa chỉ e-mail của ông sẽ là: george.washington@4.f3.n2.Z1.fidonet.org 5a. Làm sao để gửi E-mail cho ai đó trên BITNET? BITNET là một nút khó đột phá hơn: cách thức để bạn gửi thư cho ai đó trên BITNET tuỳ thuộc vào sự khéo léo của dịch vụ Internet e-mail của riêng bạn. Nếu dịch vụ e-mail của bạn khéo léo về BITNET, có thể bạn chỉ cần thêm chữ .bitnet vào cuối địa chỉ. Ví dụ: nếu bạn đang viết cho ginger@xyzvm3 trên BITNET, bạn có thể thử dùng địa chỉ ginger@xyzvm3.bitnet Nếu điều đó vẫn không đem lại kết quả, bạn phải xài tới "súng hạng nặng" thôi và sử dụng một BITNET gateway (là một máy tính chuyển điện văn giữa Internet và Bitnet). Đây là những gì cần làm: Đổi dấu at-sign@ trên địa chỉ BITNET thành dấu phần trăm (%- percent sign) rồi bổ sung một trong những tên gateway này vào phần cuối địa chỉ: .bitnet@mitvma.mit.edu .bitnet@mitvma.cuny.edu Do đó, ginger@xyzvm3 trên BITNET sẽ trở thành: ginger%xyzvm3.bitnet@mitvma.mit.edu 6. Làm sao để gửi một lời phàn nàn đến nhà trắng? Đơn giản thôi - ghi địa chỉ là president@whitehouse.gov Chúng tôi bảo đảm rằng ngài tổng thống có vô số thời giờ để đọc từng e-mail và cho rằng chúng xứng đáng được lưu tâm. Chỉ tiếc rằng ngài Bill Clinton sẽ không có hơi đâu mà đọc một mình điện văn của bạn, cho nên bạn phải bảo đảm là đã gửi kèm sẵn một địa chỉ hồi đáp theo đường thư tín thông thường, vì nhân viên của ngài tổng thống thường phúc đáp theo kiểu đó. 7. Tất cả những dòng vớ vẩn ở đầu mỗi điện văn là gì vậy? Đó là những tiêu đề, chúng bảo cho chương trình e-mail biết phải làm gì với điện văn của bạn. Các chương trình e-mail khác nhau lại chèn vào những tiêu đề khác nhau, vì vậy e-mail của bạn có thể không có cùng tiêu đề như những gì chúng tôi đề cập đến ở đây. Mỗi dòng trong tiêu đề phục vụ cho một mục đích riêng, chẳng hạn như để báo cho chương trình e-mail của bạn biết điện văn là do ai viết và nó nói về cái gì. Mỗi tiêu đề bao gồm một từ (chẳng hạn To hoặc From hoặc Reply-to), một dấu phẩy và một vài thứ linh tinh khác. Bảng 2 liệt kê một số kiểu phổ biến của các dòng tiêu đề và mục đích của chúng. 8. Tất cả những chữ viết tắt trên địa chỉ e-mail (chẳng hạn như com và edu) có nghĩa là gì? Phần cuối của một địa chỉ e-mail - bộ phận nằm sau dấu chấm - được gọi là zone (tên khu vực). Zone cho bạn biết địa chỉ e-mail kết hợp với loại tổ chức nào hoặc nằm trong quốc gia nào. Một zone ba ký tự báo cho bạn biết rằng máy tính rất có thể nằm ở nước Mỹ và chữ viết tắt với ba ký tự như thế xác định kiểu của tổ chức. Có bảy zone ba ký tự: com cho thương mại, edu cho giáo dục, gov cho những cơ quan chính phủ, mil cho quân đội, net cho mạng, int cho một tổ chức quốc tế, và org cho các tổ chức khác. Một zone hai ký tự là chữ viết tắt của tên nước mà ở đó máy tính đang hoạt động. Cũng cần biết rằng, zone tham chiếu đến tổ chức sử dụng địa chỉ e-mail, chứ không phải tổ chức đang thức sự vận hành máy tính. Nhiều tổ chức có các domain names (tên vùng) riêng của họ, nhưng không thực sự vận hành những máy chủ Internet (Internet hosts) của riêng họ. Nhiều nhà cung cấp rất mong muốn, chỉ vì các khoản lệ phí, cho phép các công ty thương mại và các tổ chức phi lợi nhuận sử dụng các máy tính chủ của họ cho các domain names này. Một máy tính chủ có thể có nhiều tên khác nhau. 9. Có thể gửi e-mail của tôi đi không? Điều đó tuỳ thuộc vào kiểu tài khoản mà bạn có. Nếu bạn sử dụng một tài khoản UNIX shell để nhận thư tín của bạn, việc gửi thư tín của bạn đi là rất dễ dàng. Chỉ việc tạo một tập tin văn bản (text file) có tên là .forward trong thư mục cơ sở (home directory) cả bạn (vâng, phải có một chấm nằm ngay đầu tên tập tin - filename). Tập tin văn bản sẽ phải chứa một dòng: địa chỉ nơi đến của e-mail. Chương trình thư tín UNIX (UNIX mail program) sẽ tự động ghi nhận tập tin này vào thư mục cơ sở của bạn và bắt đầu công việc gửi thư tín của bạn đi ngay lập tức. Để ngưng công việc gửi thư của bạn đi, bạn hãy xoá hoặc đổi tên tập tin .forward đó. Nếu bạn có một tài khoản SLIP hoặc PPP, hãy liên hệ với nhà cung cấp Internet của bạn. Với những hỗ trợ kỹ thuật của nó, mọi người đều có khả năng cài đặt phần thư tín, và huỷ bỏ nó sau đó, khi bạn trở về nhà từ kỳ nghỉ hoàn toàn mãn nguyện. Nếu bạn sử dụng một dịch vụ trực tuyến, có lẽ bạn chẳng có chút may mắn nào. Rốt cuộc, các dịch vụ trực tuyến sẽ làm ra tiền từ việc cho phép bạn đăng nhập vào (log in) để nhận thư tín. Không mất thời gian kết nối, thì cũng không mất tiền. Chắc bạn rất muốn liên lạc với nơi hỗ trợ kỹ thuật của dịch vụ trực tuyến để xem họ có thể gủi thư tín của bạn hay không - biết đâu là họ chịu đặt lợi ích của khách hàng lên trên lợi nhuận! Dịch vụ trực tuyến duy nhất hiện nay cho phép bạn gủi thư tín là Delphi. Trong chương trình thư tín Delphi, bạn cài đặt với lệnh SET FORWARD: SET FORWARD in% """use@host.com""" Mã in% cho biết rằng đây là một địa chỉ Internet. Bản thân địa chỉ này phải có ba (vâng, thực sự là ba) dấu ngoặc kép đứng trước và sau nó. Để tắt chức năng gửi đi, bạn phải SET FORWARD lại một lần nữa và nhấn Enter nếu nó yêu cầu một địa chỉ gửi đi. 10. Tại sao lại có thông điệp "Mail undeliverable" và tôi phải làm gì với nó đây? Nhiều khả năng có thể xảy ra. Đầu tiên, hãy kiểm tra xem bạn gõ địa chỉ có chính xác không. Thứ hai, gửi điện văn một lần nữa (ai biết được). Nếu e-mail của bạn vẫn bị "dội lại", bạn có thể gửi một điện văn đến postmaster ở cùng một máy chủ đã "dội" thư của bạn lại đó. Ví dụ, nếu thư tới fred@xyz.com bị trả về, bạn có thể viết tới postmaster@xyz.com để hỏi chuyện gì đã xảy ra cho Fred. Nếu bạn có sự truy nhập tới một chương trình finger, hãy thử finger địa chỉ hoặc máy tính chủ để xem coi sự thể ra sao. 11. Tôi chẳng quen ai có địa chỉ e-mail cả - làm sao có ai để viết thư cơ chứ? Gia nhập một danh sách thư tín (mailing list) và tìm hiểu những người có cùng mối quan tâm của bạn. Nếu bạn có khả năng truy nhập tới một số dịch vụ, thì Use newsgroup, IRC (Internet Relay Chat), hoặc một hệ thống trò chuyện thông qua dịch vụ trực tuyến của bạn sẽ là những nơi thuận tiện để gặp gỡ trao đổi với bao nhiêu bạn bè thuộc hàng văn sĩ tương lai. 12. Trong điện văn tôi nhận được, một số dòng bắt đầu với > hoặc / - nó có nghĩa là gì? Nó có nghĩa là những dòng này đã được trích dẫn từ một điện văn trước. Khi bạn đọc thư từ e-mail của bạn, có lẽ bạn chẳng thể nào có được cái điện văn bạn đã gửi đi nằm ở đâu đó trước mặt để đối chiếu. Và thật là nhiêu khê rắc rối (và phiền hà!) khi bạn nhận được một điện văn nói rằng: "Bạn tuyệt đối đúng!" mà cái đầu hay quên của bạn lại chẳng hình dung nổi là mình lại có được một cái gì đúng như ngươì viết muốn nói. Netiquette (phép lịch sự trên mạng) yêu cầu bạn "vui lòng" trích dẫn những điện văn trước đó mỗi khi bạn đề cập đến chúng. Những dòng trích dẫn phải được thụt lề (indent) và có một ký tự đặc biệt đứng trước, thông thường là dấu >, để cho biết đó là một chú dẫn. Thí dụ: from:escoffier@cooking.com To:le_bon_chef@goodfood.com Subject:Tiramisu ------ In your message, you said: >It is acceptable for tiramisu to have a little gelatin >in it, to give it a firm texture Not to appear to contracdict you, but gelatin in tiramisu is an abomination before the sight of God. Don't do it! Còn có nhiều luật lệ khác của Netiquette - những phong cách tốt trên Net - áp dụng cho điện văn e-mail, chẳng hạn như:  Không gửi một điện văn cá nhân cho bất kỳ ai khác nếu không có sự chuẩn y của tác giả điện văn. Luật lệ này cũng áp dụng đối với những điện văn e-mail cá nhân đăng trên các nhóm tin Usenet.  Không dùng chữ hoa trong e-mail. Mọi chữ hoa đều được dùng cho công việc... Quát Tháo!.  Không gửi e-mail khi bạn đang tức giận. Nếu bạn tức giận khi đọc e-mail bạn nhận được (rất thường xảy ra), hãy di dạo vài vòng hóng ..."mát" trước khi phúc đáp. Nói chung, đừng nói bất cứ điều gì trong điện văn e-mail mà bạn không bao giờ dám nói trước mặt một người.  Cẩn thận với những lời hài hước trong điện văn e-mail. Chúng thường không có tác dụng. Nếu bạn muốn nói đùa, nhớ kèm thêm một smiley (hãy xem FAQ 9-13, "sao người ta lại gõ:-) hoặc những chùm dấu câu khác nữa vào điện văn của họ vậy?"), để đảm bảo rằng độc giả hiểu được câu nói đùa của bạn. 13. Làm sao để trích dẫn một điện văn khi tôi hồi đáp cho nó? Chuyện trích dẫn điện văn để hồi đáp là chuyện "cơm bữa", vì vậy các chương trình e-mail đều giúp bạn thực hiện công việc một cách dễ dàng. Netiquette cảnh giác: đừng trích dẫn toàn bộ điện văn - chỉ trích dẫn phần bạn đang trả lời. Còn gì chán... ngấy cho bằng khi đọc một thông điệp trích dẫn "nguyên xi", từ tiêu đề cho đến ... mọi thứ, trong khi thông điệp chỉ vỏn vẹn có một, hai dòng. Nếu chương trình e-mail của bạn tự động trích dẫn điện văn gốc, khi bạn hồi đáp cho nó, bạn hãy Delete mọi thứ chỉ trừ những đoạn thích đáng. Loại bỏ những từ không cần thiết - bạn tiết kiệm được một byte! Sau đây là những hướng dẫn về một số chương trình thư tín phổ biến nhất: Sử dụng elm hoặc pine Khi bạn nhấn r để trả lời cho một điện văn, chương trình elm và pine sẽ hỏi xem bạn có muốn sao chép điện văn đó vào trong điện văn trả lời của bạn hay không. Nếu bạn nhấn y, elm, pine sẽ đưa vào luôn văn bản của điện văn gốc, thụt lề (indent) cho nó với những ký tự>. Bạn hãy xoá bỏ tất cả chỉ trừ phần văn bản bạn muốn trả lời cho nó. Sử dụng Eudora Khi bạn chọn Message--->Reply (hoặc nhấn Ctrl+R) để trả lời cho một điện văn, Eudora tự động bao gồm toàn bộ văn bản của điện văn đó vào trong hồi âm của bạn, thụt lề cho nó với những ký tự >. Bạn cũng xoá bỏ hết mọi thứ chỉ trừ những phần đáng quan tâm. 14. Có nên gửi Chain letters qua đường E-mail không? Không! Bạn đừng làm như vậy. United States Postal Service (Dịch vụ bưu chính Mỹ) kịch liệt phản đối "thư dây chuyền" (chain letters) và cộng đồng Internet cũng vậy. Thư chuyền tay là một sự phí phạm kinh khủng về thời gian, không gian đĩa và đặc biệt là lưu lượng giao thông trên mạng. Bởi vì việc gửi e-mail là hết sức nhanh chóng và dễ dàng, do đó còn dễ dàng hơn nữa để cho những bức thư dây chuyền đó "bay ra khỏi tâm tay". Vì vậy, bạn hãy chặn đứng lộ trình của chúng - chỉ cần delete là xong! Và đừng băn khoăn lo lắng gì về bi kịch viết trong đó, mà hãy nhắm mắt lại một lát rồi lái vận rủi từ cánh thư gẫy cánh giữa đường đó sang bọn ác nhân đang chờ chực quyết định sai lầm của bạn. Nhân tiện đây, cũng nên nhắc nhở bạn rằng: Hãy cẩn thận với những kiểu thông điệp "pass this along" (gửi cái này đi tiếp) khác. Nếu bạn nhận được một e-mail thú vị bảo rằng hãy gửi nó đi tiếp, bạn nên kiểm tra lại vài điều:  Nó có đề ngày tháng hay không? Làm sao bạn biết được điện văn này có chứa đựng những tin tức của năm sáu năm về trước và đã hoàn toàn "hết đát"?  Nếu điện văn đưa ra những tin tức "khó tin, chỉ... tức", bạn làm cách nào để biết thực hư? Trước khi tiếp tay cho những chuyện đồn nhảm lan truyền (và lây nhiễm còn hơn bệnh dịch hạch trên Internet), bạn hãy cân nhắc đến việc kiểm chứng sự kiện. Còn gì dễ dàng cho bằng gửi đăng một thông điệp lên nhóm tin Usenet về một chủ đề, bất kể nó là cái gì, để cung cấp cho các chuyên gia về một cơ hội tuyệt vời để... bêu riếu sai lầm của bạn trước bàn dân thiên hạ. (Tóm lại, trước khi đăng một thông điệp, bạn nhất định phải đọc những thông điệp đang lưu hành trên nhóm tin đó - rất có thể là đã có cả chục người hỏi mấy ... chục điều về một mẩu tin cụ thể nào đó trong e-mail bạn vừa nhận được).  Đừng tiếp tay chuyển vận những tài liệu đã bị đánh cắp (chẳng hạn một bài báo có bảo hộ bản quyền mà ai đó đã mượn xài đỡ trong một điện văn e-mail) mà không có sự cho phép của người sở hữu bản quyền. 15. Tôi vừa nhận được điện văn nói về một cậu bé đang hấp hối mà vẫn sưu tầm thiệp chúc mừng - có nên gửi tiếp nó cho qua bạn tôi không? Không! Xoá ngay lập tức! Những điện văn thực sự chỉ là loại thư dây chuyền và đã từng "vất vưởng" nhiều năm nay. Dưới đây là những thư chuyền tay dai dẳng và nguy hại nhất:  Một cậu con trai hấp hối muốn có thiệp thăm hỏi: Không! Cậu ta có muốn vậy đâu! Thực tế là cậu ta đã khoẻ lại cả năm nay rồi, nhưng không phải nhờ vào hàng triệu tấm thiệp hỏi thăm mà cậu ta nhận được đâu! (Nếu bạn không tin hãy xem lại trang 24 của tờ New York Times, ngày 27 tháng 7 năm 1990). Nếu bạn muốn giúp đỡ trẻ em, bạn nên gửi tiền trợ giúp cho UNICEF.  Thuế đánh vào modem sắp được thông qua! Không, không phải vậy! Đây chỉ là một tin đồn "rùng rợn" nhất vào năm 1987 xa xưa, khi Federal Communications Commission (FCC- uỷ ban truyền thông Liên bang) xem xét vấn đề này.  Tôi đã trả 250 USD cho một công thức làm bánh quy! Không! Bạn đâu có phải trả cái giá đó! Một tin đồn phổ biến là: một người nào đó đã yêu cầu một cửa hiệu bánh quy của bà Fields cho công thức bánh quy của bà ấy. "Nhất định là được, với giá hai năm mươi" người thư ký của cửa hiệu đã nói như vậy. Khi hoá đơn thẻ tín dụng của khách hàng đó đến, nó là hai trăm năm mươi đô-la, chứ không phải là 2.50 USD (hai dollars rưỡi). Điện văn - nếu bạn có nhận được - thường có luôn cả công thức đó. Toàn bộ câu chuyện chỉ là một trò bịp bợm. Các công thức nấu nướng của bà Fields đều nằm cả trong cuốn sách dạy nấu ăn của bà ấy, với giá rẻ hơn nhiều số tiền 250 USD, và dù sao đi chăng nữa thì e-mail vẫn đầy dẫy những công thức nấu ăn. Và bạn hoàn toàn có thể kiếm được một nơi... mặt lưng của bịch kẹo sô-cô-la.  Kiếm tiền nhanh nhất! Không, bạn sẽ không đời nào kiếm được! Những điện văn này thường có một chủ đề MAKE.MONEY.FAST, có chữ ký của "Dave Rhodes" và đề nghị bạn gửi 5 USD tới cái tên nằm ở đầu danh sách. Hãy quên nó đi - cái điện văn này là phi pháp và chẳng có tích sự gì đâu. 16. Làm sao người khác tìm ra địa chỉ e-mail của tôi? Bạn có thể gửi nó cho họ, bạn có thể báo cho họ biết, bạn có thể đưa nó vào danh thiếp của bạn, bạn có thể in nó lên tiêu đề thư của bạn, bạn có thể gia nhập một số danh sách thư điện tử (electronec mailing lists) hoặc bạn có thể đăng điện văn trên nhóm tin Usenet. Chẳng hề có một thư mục nào gọi là "Những trang trắng" "White Pages" chính thức cho các địa chỉ e-mail Internet cả, dù rằng nhiều nhà xuất bản đã cố gắng. 17. Làm sao người ta đưa được những chữ ký lịch lãm kia vào cuối điện văn của họ vậy? Hầu hết các chương trình e-mail đều cho phép bạn tạo nên một chữ ký (signature) mà sẽ được tự động điền vào cuối mỗi điện văn bạn gửi đi. Một số chương trình còn cho phép bạn tạo ra vài chữ ký khác nhau. Cách thức chính xác để thực hiện công việc này tuỳ thuộc vào chương trình e-mail mà bạn đang sử dụng. Dave rhodes là ai, và hắn có giàu không? Nếu bạn đã mất nhiều thì giờ để đọc các nhóm tin Usenet, có lẽ bạn đã từng xem thấy những đề mục của một gã có tên là Dave Rpodes với dòng chủ đề MAKE.MONEY.FAST. Đề mục giải thích cho bạn cách làm thế nào để trở giàu có hơn cả trong những giấc mơ điên rồ nhất của bạn nữa, bằng cách gửi chỉ một đô-la (hoặc một số tiền nào đó) cho từng 5 người trên danh sách trong đề mục, thêm tên họ và địa chỉ của bạn trong danh sách đó và gửi e-mail này tới hết thảy các bạn bè đàn đúm của bạn. Nó tuyến bố rằng: chỉ trong vòng vài tuần, bạn sẽ nhận được $50,000 (năm chục ngàn "đô") theo đường thư tín. Rủi thay, MAKE.MONEY.FAST (nổi tiếng với cái tên MMF trên mạng) chẳng làm nên cơm cháo gì và hơn nữa, bất hợp pháp. Kiểu tính toán gian lận này được biết đến như âm mưu Kim Tự Tháp. Việc chuyển tiếp điện văn đi là sự lừa đảo trên đường truyền thông và tiền bạc cũng là một phần của kế hoạch lừa đảo bằng thư tín. Văn bản của đề mục MMF bảo đảm với bạn rằng việc đăng tin hoặc gửi e-mail đó là hoàn toàn hợp pháp, nhưng điều đó hoàn toàn là sai trái. Do đó như vậy bạn nhận được điện văn MMF. Hãy quẳng ngay nó vào sọt rác. Vậy Dave Rhodes là ai? Nếu chúng tôi không lầm, thì hắn ta là một sinh viên tại Columbea Union College ở Takoma Park, Maryland, xuất hiện vào cuối thập niên 1980 và lần đầu tiên hắn ta đăng đề mục MMF là vào năm 1987 hoặc 1988. Nó đã từng chạy lòng vòng trên mạng dưới các đề mục Usenet và e-mail sau đó, quấy rầy hết thảy mọi người. Từ năm 1994, một chương trình tự động huỷ bỏ đề mục (gọi là cancelbot) đã từng huỷ bỏ mọi hình thái của MMF đăng trên các nhóm tin Usenet, nhưng MMF vẫn còn xuất đầu lộ diện dưới nhiều cái tên khác và trên e-mail. Để có thêm thông tin về mưu mô xảo quyệt nhất này trong câu chuyện dài của thư dây chuyền trên Internet, bạn hãy đọc các nhóm tin Usenet sau đây: alt.make.money.fast và net.legends. Bất kể là bạn sử dụng hệ thống thư tín nào, sau đây là một số điểm hướng dẫn tổng quát về chữ ký (signatures):  Đừng "ký" quá dài! Dù cho có "rồng bay phượng múa" đến thế nào đi chăng nữa, một chữ ký dài ngoằng luôn luôn làm người khác chán ngắt và trông rất ư là... "sến" nếu bạn diện kiến với nó đến lần thứ ba. Hãy giới hạn chữ ký của bạn trong phạm vi ba hoặc bốn dòng là tuyệt nhất.  Hãy chắc chắn rằng bạn đã bao gồm cả tên họ và địa chỉ e-mail của bạn. Vâng, mặc dù địa chỉ e-mail của bạn cũng đã từng "ra mắt" trong những dòng tiêu đề ngay từ "màn đầu" của điện văn, nhưng lỡ chẳng may cái phần đầu điện văn lại bị "cuốn trôi" đâu mất vào đúng cái giây phút quyết định mà người bạn "tâm thư" kia xét xem có nên hồi đáp cho bạn hay không.  Để kiểm tra chữ ký của mình xem có thật "chắc ăn" hay không, bạn hãy gửi ngay điện văn tới địa chỉ của chính bạn. Sau đây là những hướng dẫn để tạo nên một chữ ký trong một số chương trình thư tín và những dịch vụ thương mại trực tuyến phổ biến nhất. Sử dụng eml, pine, hoặc bất kỳ chương trình e-mail nào từ tài khoản UNIX Nếu bạn sử dụng một tài khoản Unix để gửi e-mail, bạn hãy tạo một tập tin văn bản có tên là .signature (hãy chắc rằng tên tập tin được bắt đầu bằng một dấu chấm). Các chương trình thư tín khác, chẳng hạn như elm và pine sẽ tự động nối nội dung của tập tin này vào những điện văn thư tín gửi đi của bạn. Sử dụng American Online, Microsoft Network, hoặc Compuserve Hiện thời, AOL, CompuServe, và Microsoft Network không có đặc tính tạo chữ ký. Dĩ nhiên là nếu bạn sử dụng Windows hoặc Mac, bạn có thể sao chép chữ ký của bạn từ một tập tin văn bản trên máy tính vào trong điện văn mà bạn đang soạn thảo. Có nghĩa là, bạn có thể copy chữ ký đó từ tập tin văn bản vào trong điện văn e-mail của bạn trước khi bạn gửi chúng đi. Ví dụ, trong Windows, bạn có thể xem thông tin chữ ký với Windows Notepad, chọn nó, copy nó vào Windows Clipboard bằng cách nhấn Ctrl+C, rồi đặt con trỏ vào cuối điện văn e-mail trong chương trình AOL hoặc Win CIM hoặc chương trình Microsoft Exchange của bạn, và nhấn Ctrl+V để dán chữ ký của bạn vào cuối thông điệp. Lỉnh kỉnh thật, nhưng có kết quả. Sử dụng Eudora Bạn chọn Windows---> Signature từ thanh trình đơn để thấy cửa sổ Signature. "Sáng tác" chữ ký của bạn trong có đó rồi đóng cửa sổ lại bằng cách bấm đúp vào góc trái trên của nó. Khi Eudora hỏi xem bạn có muốn lưu lại những thay đổi của bạn không? Bạn chọn Yes. (Chọn No cũng được, nếu bạn thấy công trình sáng tác nãy giờ chỉ là chuyện ... nhỏ!) Tương tự như vậy, bạn có thể chọn Windows--->Alternate Signature để tạo một chữ ký thứ hai. Khi bạn tạo một điện văn mới hoặc trả lời cho điện văn đang có, bạn có thể chỉ rõ cho Eudora biết là bạn muốn nó nối chữ ký thường dùng, hay chữ ký "đặc biệt" của bạn, hoặc là đừng có mà "ký kết cọ quẹt" gì cả vào điện văn. Chỉ cần chọn một trong ba tuỳ chọn (options) từ thanh biểu tượng (icon bar) trên đầu cửa sổ điện văn. 18. Sao người ta lại gõ :-) hoặc những chùm dấu ngắt câu vào điện văn của họ vậy? Ngoẹo đầu sang một bên bạn sẽ thấy. (Có nghĩa là, nghiêng đỉnh đầu của bạn về bên trái). Những tác phẩm nghệ thuật nho nhỏ của các dấu ngắt câu này được gọi là smileys, và rất thường được sử dụng để điểm thêm chút cảm xúc cho cái hình thức khô khốc và vô hồn của những điện văn e-mail. Ngoài dấu :-) (cười) này ra bạn còn có thể thấy :-( (mếu) và ;-> (lêu lêu) cùng cả tá những biến thái khác nữa. Bạn cũng có thể bắt gặp hoặc để chỉ rõ một lời nói đùa. 19. Có thể gửi FAX qua đường Internet không? Còn việc nhận nó? Không có con đường chính thức để gửi Fax bằng Internet nhưng nhiều người đã thiết lập nên The Phone Company (Công ty điện thoại), với một Fax server có thể gửi Fax miễn phí đến nhiều địa điểm. Hầu hết các dịch vụ thương mại trực tuyến đều cho bạn gửi fax với một khoản lệ phí (điều đó cũng hợp lý, bởi vì họ phải "làm" một cuộc gọi đường dài để chuyển Fax cho bạn). Nếu bạn có một tài khoản Internet (tài khoản Unix shell hoặc tài khoản SLIP hoặc PPP), bạn có thể sử dụng dịch vụ của Phone Company để gửi một cái Fax. Sử dụng American Online American Online rất là hoan hỉ thực hiện công việc gửi Fax giúp bạn! Bạn chỉ cần viết điện văn và đề địa chỉ nơi đến là: name@phone- number Ví dụ: Betty Foe Bieloski@901-555-3333 Tên người có thể dài đến 20 ký tự, miễn là đừng có bất kỳ dấu phẩy hay dấu ngoặc (parenthesis) nào. Đừng sử dụng bất cứ định dạng "hoa hoè hoa sói" nào trong nội dung thông điệp và cũng đừng gắn bất cứ tập tin nào vào với điện văn. Trước khi AOL gửi Fax, nó sẽ gửi cho bạn một điện văn e-mail để báo cho bạn dịch vụ cước phí sẽ mất bao nhiêu. Bạn phải hồi âm cho điện văn này để xác định rằng bạn muốn gửi cái Fax đó, hay là muốn huỷ bỏ nó (cho đỡ tốn tiền). Sau khi AOL gửi Fax, nó lại "tống" thêm một điện văn khác nữa để cho bạn biết cái Fax của bạn đã được chuyển tới vào lúc nào. Sử dụng CompuServe Để gửi Fax với CompuServe, bạn chỉ cần đề địa chỉ nơi đến như sau: (Coi chừng quên gõ số 1 vào đầu dãy số). CompuServe cũng gửi cho bạn một điện văn để cho bạn biết Fax đã được chuyển tới khi nào. Tài khoản của bạn sẽ bị trừ mất 75 cent cho 1.000 ký tự đầu tiên trong Fax, và 25 cent cho mỗi 1.000 ký tự tiết theo sau đó. (Đây là giá cả vào tháng 7 năm 1995). Sử dụng WWW. Phone Company có một trang WWW giới thiệu chi tiết về những dịch vụ của nó tại URL này: Bạn cũng có thể FAQ bằng cách gửi một điện văn e-mail với một từ duy nhất là help tới tpc-faq@hall.org. Phone Company đã tổ chức một nhóm các tổ chức đã sẵn sàng cho chạy các fax servers; có nghĩa là, các máy tính trên Internet tiếp nhận các điện văn phát sinh từ Internet (Internet-generated message) khác và fax chúng. Những tổ chức này thường chỉ Fax tới các số điện thoại trong phạm vi nội hạt (local calling area) để khỏi phải "làm dài thêm" hoá đơn điện thoại của họ. Không phải mọi quốc gia, và cũng không phải mọi tổng đài điện thoại trong phạm vi nước Mỹ đều sẵn sàng thông qua dịch vụ của Phone Company. Phương cách dễ nhất để gửi một Fax là sử dụng chương trình duyệt Web của bạn để xem trang Web này: Điền vào các chỗ trống trang bằng tên và số Fax của người nhận. Trong hộp Fax Body, bạn gõ vào nội dung mà bạn muốn Fax. Nếu bạn sử dụng Mac, Windows, hoặc XWindows, bạn có thể sử dụng Clipboard để copy văn bản từ một chương trình xử lý văn bản nào đó. Sau khi làm xong, bạn chọn Send. Để tìm hiểu xem những tổng đài điện thoại nào được phủ mạng dịch vụ Phone Company, bạn click vào đường nối (link) đến khu vực phủ mạng (coverage) đó. Để xác minh số Fax bạn muốn chuyển tới là đang sử dụng dịch vụ của Phone Company, bạn click vào đường nối tới thư mục hỗ trợ. Sử dụng e-mail Bạn có thể sử dụng các điện văn e-mail tới The Phone Company và yêu cầu gửi Fax cho bạn. Hơi phức tạp một chút, nhưng phải làm việc như thế đấy. 1. Bắt đầu với số điện thoại quốc tế đầy đủ, bao gồm cả mã quốc gia (dùng số 1 cho các số điện thoại ở Bắc Mỹ). Ví dụ: 18005551212. 2. Đảo ngược dãy số, để cho thứ tự dãy số chạy từ phải sang trái như thế này: 21215550081. (Chúng tôi không đùa đâu). 3. Thêm remote-printer@ vào đằng trước dãy số này, đặt các dấu chấm vào giữa mỗi con số, và thêm .tpc.int vào cuối dãy số để làm thành địa chỉ e-mail. Ví dụ: remote-printer@2.1.2.1.5.5.5.0.0.8.1.tpc.int 4. Tạo một điện văn e-mail và đề địa chỉ cho nó tới địa chỉ mà bạn đã tạo được trong bước 3. 5. Đối với nội dung của thông điệp, bạn gõ vào văn bản trong Fax. 6. Gửi điện văn đến địa chỉ mà bạn đã tạo trong bước 3. The Phone Company sẽ tạo một cái Fax với phần văn bản xuất hiện trong phần điện văn và fax tới số điện thoại mà bạn đã chỉ định. Một phương pháp lằng nhằng rắc rối nhưng hoạt động được! Phone Company không đảm bảo rằng fax của bạn sẽ được gửi đi đâu, nhân tiện chúng tôi cũng xin nói thêm rằng - nó không thể, bởi vì có quá nhiều tổ chức tình nguyện điều hành công việc chuyển nhận trực tiếp. Tóm lại, rất nên nói luôn rằng bạn đừng bao giờ fax (hoặc e-mail) đi những thông tin bí mật hoặc tế nhị, bởi vì bạn không bao giờ biết được là sẽ có bao nhiêu người đọc nó.

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • pdfCăn bản về Email.pdf
Tài liệu liên quan